Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, i Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Rozliczanie projektów i

Transkrypt

1 Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, i Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Rozliczanie projektów i weryfikacja płatności Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

2 Definicje 1. Płatność przekazanie beneficjentowi środków stanowiących dofinansowanie projektu. 2. Dokumenty potwierdzające wydatki dokumenty potwierdzające zawarcie umów, dokumenty potwierdzające fakt poniesienia wydatków, dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty. 3. Wniosek o płatność wniosek według określonego schematu, zatwierdzonego przez MRR, składany w formie elektronicznej i papierowej w OPI 4. Generator wniosków Generator Wniosków o Płatność, dostępny na stronach MRR, umoŝliwiający przygotowanie wniosku w formie elektronicznej. Aktualna wersja ma numer Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

3 Wniosek o płatność 1. Beneficjent składa wniosek w formie elektronicznej (generator wniosków o płatność) oraz papierowej. 2. Wniosek moŝe dotyczyć zaliczki, refundacji, rozliczenia zaliczki. 3. Do wniosku naleŝy załączyć dodatkowe tabele (Tabela nr 1 zestawienie poszczególnych wydatków danego wniosku o płatność w podziale na kategorie i zadania, Tabela nr 2 zestawienie kumulatywne wydatków w podziale na kategorie w ramach poszczególnych wniosków o płatność słuŝąca do analizowania poprawności realizacji umowy o dofinansowanie) 2 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

4 Wniosek o płatność 4. Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosków o płatność raz na kwartał: * w terminie 10 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego (danego okresu) w przypadku Beneficjenta samodzielnie realizującego Projekt, * w terminie 25 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego - w przypadku Beneficjenta realizującego Projekt w ramach konsorcjum. 3 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

5 Weryfikacja wniosku 1. Instytucja WdraŜająca weryfikuje wniosek o płatność w terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność. 2. Instytucja WdraŜająca moŝe zlecić weryfikację wniosku o płatność niezaleŝnemu ekspertowi wtedy termin weryfikacji moŝe ulec wydłuŝeniu. 4 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

6 Uzupełnienie wniosku 1. W przypadku, gdy wniosek o płatność zawiera braki lub błędy Beneficjent, na wezwanie Instytucji WdraŜającej, jest zobowiązany do poprawienia i uzupełnienia wniosku. 2. Beneficjent ma 7 dni liczonych od dnia doręczenia wezwania na dokonanie korekty. 5 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

7 Ponowna weryfikacja wniosku 1. W przypadku konieczności dokonania korekt termin weryfikacji wniosku zaczyna się liczyć ponownie od momentu złoŝenia kompletnego wniosku. 2. Oznacza to, Ŝe Instytucja WdraŜająca ma ponownie 14 dni na weryfikację wniosku. 3. W razie zaistnienia takiej konieczności, Instytucja WdraŜająca moŝe dokonać ponownego wezwania do uzupełnienia dokumentów. 6 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

8 Wniosek rozliczający transzę zaliczki 1. Wniosek o płatność rozliczający transzę zaliczki w całości, Beneficjent zobowiązany jest złoŝyć w terminie 120 dni od dnia jej przekazania na rachunek bankowy. Rozliczenie polega na wykazaniu we wniosku o płatność wydatków kwalifikwoanych w wysokości zaliczki lub na zwrocie niewykorzystanych środków. W przypadku niezłoŝenia wniosku o płatność na pełną kwotę transzy zaliczki lub w obowiązującym terminie, od środków pozostałych do rozliczenia w ramach danej transzy nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŝenia wniosku o płatność rozliczającego daną transzę zaliczki. 7 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

9 Wniosek o płatność końcową 1. Łącznie dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie moŝe przekroczyć 95% kwoty dofinansowania określonej w Umowie. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana Beneficjentowi po zaakceptowaniu przez Instytucję WdraŜającą wniosku o płatność końcową. 2. Beneficjent jest zobowiązany do złoŝenia wniosku o płatność końcową nie później niŝ w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków określonego dla kaŝdego Projektu w Umowie o dofinansowanie. 3. Przekazanie płatności końcowej następuje pod warunkiem zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego i finansowego Projektu. 8 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

10 Wniosek o płatność końcową c.d. 4. W przypadku, gdy z wniosku o płatność końcową wynika, Ŝe część przekazanego dofinansowania nie została wydatkowana przez Beneficjenta, Beneficjent bez wezwania, wraz wnioskiem o płatność końcową zwraca na rachunki wskazane przez Instytucję WdraŜającą niewykorzystaną kwotę dofinansowania wraz z odsetkami bankowymi. Kwotę odsetek Benefeicjent dokumentuje wyciągiem bankowym z wyodrębnionego do obsługi zaliczek rachunku bankowego. W przeciwnym wypadku stosuje się art. 207 ustawy o finansach publicznych. 9 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

11 Wypłata środków 1. Instytucja WdraŜająca jest zobowiązana do wystawienia zlecenia płatności ze środków EFRR w ciągu 14 dni od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność oraz przekazania dotacji celowej na rachunek bankowy Beneficjenta w moŝliwie najkrótszym terminie zsynchronizowanym z terminem przekazania przez Płatnika (Bank Gospodarstwa Krajowego) środków z EFRR. 10 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

12 Rachunki bankowe 1. Beneficjent zobowiązany jest do otwarcia wyodrębnionego oprocentowanego rachunku bankowego wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowych. Beneficjent działający w formie konsorcjum zapewnia, ze konsorcjanci równieŝ załoŝą wyodrębnione oprocentowane rachunki bankowe do obsługi zaliczek. 2. Odsetki bankowe narosłe od kwot dofinansowania w formie zaliczki, przekazywanych w ciągu roku kalendarzowego na realizację Projektu (wg stanu na 31 grudnia danego roku), Beneficjent zobowiązany jest zwrócić do 15 stycznia następnego roku oddzielnym przelewem bankowym na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję WdraŜającą. 11 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

13 Rachunki bankowe c.d. 1. Wpłaty na wyodrębniony do obsługi zaliczek rachunek bankowy Beneficjenta mogą pochodzić wyłącznie od Instytucji WdraŜającej oraz Płatnika. Wpłaty na konta bankowe konsorcjantów wyodrębnione na potrzeby obsługi zaliczek mogą pochodzić jedynie od Beneficjenta. 2. Wydatki z wyodrębnionych na obsługę zaliczek rachunków bankowych zarówno Beneficjenta jak i jego konsorcjantów mogą być dokonywane wyłącznie na pokrycie wydatków kwalifikowanych, w tym przekazanie przez Beneficjenta zaliczki na rachunki konsorcjantów. 12 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

14 Ewidencja księgowa 1. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej informatycznej ewidencji księgowej środków dotyczących realizowanego Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i umoŝliwiającej identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji Projektu jak równieŝ kontrolę utrzymania proporcji pomiędzy płatnościami ze środków EFRR i dotacją celową. 2. W przypadku Projektu realizowanego w ramach Konsorcjum, powyŝszy obowiązek dotyczy równieŝ konsorcjantów. 3. Dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług VAT Beneficjent (odpowiednio konsorcjant) zobowiązany jest do prowadzenia odrębnej ewidencji wydatków, w stosunku do których podatek VAT jest uznany za wydatek kwalifikowany. W przeciwnym wypadku Instytucja WdraŜająca uznaje VAT za niekwalifikowany. 13 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

15 Środki niewykorzystane w danym roku budŝetowym 1. Dofinansowanie udzielone Beneficjentowi w formie zaliczki w zakresie środków pochodzących z dotacji celowej w części niewykorzystanej do końca roku budŝetowego podlega zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję WdraŜającą do dnia 15 stycznia następnego roku. Po upływie ww. terminu od niezwróconych środków nalicza się odsetki określone jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia 16 stycznia. 2. Wszystkie wydatki poniesione w ramach projektu z konta ogólnego muszą być zrefundowane z konta zaliczkowego (projektowego) do 31 grudnia danego roku. 3. Środki finansowe przekazane w ramach dofinansowania w formie zaliczki ze środków EFRR pozostają na rachunku Beneficjenta oraz konsorcjantów i mogą być wydatkowane w terminie określonym w harmonogramie realizacji projektu. 14 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

16 Weryfikacja dokumentów na podstawie próby losowej 1. OPI losuje próbę dokumentów do weryfikacji kaŝdego zaakceptowanego wniosku o płatność 2. Do Beneficjentów wysyłane jest pismo z prośbą o dostarczenie pełnej dokumentacji dotyczącej wylosowanych pozycji z Tabeli 11 WOP. 3. Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia dokumentów w sposób czytelny, dokumentacja powinna być uporządkowana zgodnie z pismem oraz trwale złączona. 4. W razie braków, błędów lub wątpliwości Beneficjent będzie wezwany do uzupełnień lub sporządzenia koniecznych korekt. 15 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

17 Poddziałanie Wydatki kwalifikowane LP 1 Wynagrodzenia i pochodne 2 Amortyzacja 3 Wkład niepienięŝny WYDATEK KWALIFIKOWANY 4 Zakup wyposaŝenia laboratoryjnego (w tym uŝywanego) 5 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 6 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 7 Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku 8 Wydatki na delegacje i udział w konferencjach 9 Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu 10 Koszty organizacji paneli ekspertów 11 Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu 12 Wydatki na ochronę patentową 13 Wydatki na promocję 14 Koszty ogólne 15 Obsługa instrumentów zabezpieczających 16 Audyt zewnętrzny 17 Podatek VAT 16 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

18 Działanie 1.3 Wydatki kwalifikowane LP 1 Wynagrodzenia i pochodne 2 Amortyzacja 3 Wkład niepienięŝny WYDATEK KWALIFIKOWANY 4 Zakup wyposaŝenia laboratoryjnego (w tym uŝywanego) 5 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 6 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 7 Wydatki na certyfikację rezultatu projektu 8 Wydatki na ochronę patentową 9 Wydatki na delegacje krajowe i zagraniczne związane ze zgłoszeniami patentowymi 10 Koszty ogólne 11 Obsługa instrumentów zabezpieczających 12 Wydatki na promocję 13 Audyt zewnętrzny 14 Podatek VAT 17 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

19 Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 1. Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę (wraz z pochodnymi) Umowa o pracę/ oświadczenie o zatrudnieniu, zakres obowiązków * Dokumenty delegujące do prac w projekcie (np. polecenie dyrektora) * Indywidualne karty czasu pracy jeśli delegacja bez określenia % czasu pracy w projekcie * lista płac (jeśli są dodatkowe składniki, np. premie, nagrody wtedy naleŝy dosłać regulamin wynagrodzeń) * praca maksymalnie 8 godzin dziennie na pełnym etacie, chyba Ŝe przepisy stanowią inaczej jeśli pracownik przepracował więcej godzin, to naleŝy dołączyć dokumentację dotyczącą odbioru godzin (podanie pracownika/ zgoda/ rozliczenie następuje w miesiącu zapłaty) * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US oraz innych obciąŝeń * DRA * kalkulacja, zbiorcza karta czasu pracy Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników, zapłaty do ZUS i US oraz pozostałych obciąŝeń wynagrodzeń (ZFM, KZP itp.) 18 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

20 Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY 2 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z własnym pracownikiem (wraz z pochodnymi) 3 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z osobą spoza jednostki (wraz z pochodnymi) DOKUMENTACJA PODSTAWOWA Umowa zlecenie/ o dzieło; zakres obowiązków i/lub oświadczenie dotyczące: *rozbieŝności zakresu ww. umowy z zakresem obowiązków pracowniczych *faktu, Ŝe czynności wynikające z ww. umowy wykonywane są poza godzinami pracy. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Umowa zlecenie/ o dzieło. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). DOKUMENTACJA KOSZTÓW * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US 4 Usługi obce podmiot prowadzący działalność gospodarczą Umowa. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktura, * protokół odbioru pracy. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 19 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

21 Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 5 Amortyzacja Faktura źródłowa z potwierdzeniem zapłaty. OT, dokument przyjęcia środka trwałego na stan, tabela amortyzacyjna. Oświadczenie, Ŝe środek trwały nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu ostatnich 7 lat. Jeśli środek trwały był zakupiony jako sprzęt uŝywany dodatkowo oświadczenie o jego wycenie w kontekście cen rynkowych. 6 Wkład niepienięŝny 7 Zakup sprzętu / wyposaŝenia laboratoryjnego (do 20% kosztów kwalifikowanych) Dokumentacja opisowa wkładu niepienięŝnego. Wycena wkładu niepienięŝnego. Umowa z wykonawcą. Przyjęcie wyposaŝenia na stan. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Informacja o przekazaniu środka trwałego do projektu z wykazaniem związku z projektem, * dokumentacja księgowa wydzielone konto przypisane do projektu, * kalkulacja z wyjaśnieniem, jeśli sprzęt uŝywany jest jedynie częściowo. * Dokument wnoszący wkład do projektu, * oświadczenia, wyjaśnienia. * Jeśli częściowe rozliczenie to dołączenie kalkulacji z wyjaśnienie, * dokumentacja księgowa. * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest część faktury * wyjaśnienie związku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 20 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

22 Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY 8 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji 9 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz DOKUMENTACJA PODSTAWOWA Umowa z wykonawcą. Dokument przyjęcia na stan. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Umowa z wykonawcą. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). DOKUMENTACJA KOSZTÓW * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest jedynie część faktury * wyjaśnienie związku z projektem. * Faktury, * protokoły odbioru prac. DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 10 Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku Umowa z wykonawcą. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenie o spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 21 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

23 Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 11 Wydatki na delegacje i udział w konferencjach Dokument delegacji. Dokumenty dodatkowe np.: zaproszenie, agenda, korespondencja, materiały, certyfikaty, listy obecności Oświadczenia: o wyŝywieniu, przejazdach i dojazdach (zg. z Rozp. MPiPS z r.). Samochód prywatny - umowa uŝyczenia (rozliczenie wg. limitu zg. z Rozp..) Samochód słuŝbowy karta przebiegu, faktura za paliwo, potwierdzenie zapłaty. Przy delegacjach zagranicznych dodatkowo naleŝy dołączyć informacje o kursie kosztu i wydatku (bank/data/kurs) * Rozliczenie delegacji (zg. z Rozp. MPiPS z r.); dokumenty źródłowe (faktury za hotel, udział w konferencji, itp.; w przypadku płatności gotówkowych - potwierdzenia zapłaty, adnotacje na fakturach o zapłacie gotówką) * oświadczenie o spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Zapłata gotówką RK, KW, KP, kopia wyciągu bankowego potwierdzającego pobranie pieniędzy do kasy. 12 Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu Umowa z wykonawcą. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 22 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

24 Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 13 Koszty organizacji paneli ekspertów Umowa z wykonawcą. Kopie/zdjęcia z przeprowadzonych spotkań, listy obecności. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Faktury, * protokół odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 14 Wydatki na promocję 1/ materiały promocyjne: Umowa. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Kopie/zdjęcia materiałów promocyjnych 2/ konferencje, spotkania: Umowa z wykonawcą (catering, sala itp.). Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Lista obecności, program, materiały 3/ publikacje: Umowa. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Kopie/zdjęcia 1/ Faktura; protokół odbioru pracy. 2/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 3/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 1/ Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 2/ Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 3/ Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę 23 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

25 Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 15 Wydatki na ochronę patentową 16 Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu Świadectwo dokonania zgłoszenia patentowego Umowy, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Wezwanie do zapłaty z Urzędu Patentowego * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. realizacją projektu publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). spójności wydatku z Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 17 Koszty ogólne (do 20% wydatków kwalifikowanych) 1/ wynagrodzenia personelu zarządzającego, administracyjnego itp. tak jak wynagrodzenia, 1/ tak jak wynagrodzenia, jeśli rozliczane przy pomocy metodologii, to naleŝy dosłać dokładne jej wyjaśnienie. Dokumentacja księgowa Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 2/ koszty powierzchni, media: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty (tylko, gdy w danym okresie w projekcie zatrudnieni są pracownicy na umowę o pracę) 2/ oświadczenia o uŝywalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. 3/ koszty telefonów: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty 3/ oświadczenia o uŝywalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. 24 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

26 Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 18 Obsługa instrumentów zabezpieczających Umowy, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 19 Audyt zewnętrzny Umowa, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). 20 Podatek VAT *Oświadczenie o kwalifikowalności VAT. *VAT dotyczący nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu usług * Faktury, * protokoły odbioru prac *Faktury potwierdzone dla innych wydatków kwalifikowanych * Faktura źródłowa, faktura wewnętrzna naliczająca VAT, deklaracja VAT-7, ew. VAT-UE Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. * Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę faktur dotyczących wydatków kwalifikowanych. * Wyciąg bankowy lub potwierdzający zapłatę dla dostawcy, oraz wyciąg potwierdzający wpłatę do US 21 Koszty finansowe otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego projektu oraz koszty przelewów bankowych Wyciąg bankowy * Wyciąg bankowy. * dokumentacja księgowa. Wyciąg bankowy. 25 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

27 Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 22 Leasing (kwalifikowana spłata kapitału) Umowa, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktura/faktury, * rozliczenie rat kapitałowych, * jeśli konieczna metodologia to z dokładnym wyjaśnieniem Wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę. W przypadku rozliczenia zaliczki naleŝy dołączyć wszystkie kolejne wyciągi bankowe danego okresu rozliczeniowego dotyczące rachunku bankowego otwartego na potrzeby projektu. 26 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

28 Opis na fakturze Faktury lub inne dokumenty o równowaŝonej wartości dowodowej powinny zawierać w opisie: 1. numer umowy o dofinansowanie w ramach PO IG, 2. nazwę projektu lub/i numer projektu, 3. nazwę Programu, Działanie, Poddziałanie, nazwę Funduszu współfinansującego, 4. szczegółowy opis, nie budzący wątpliwości, dotyczący związku wydatku z projektem, 5. odniesienie do pozycji w Harmonogramie wydatków kwalifikowanych projektu zgodnie z umową o dofinansowanie - nazwa kategorii wydatku, numer zadania (jeśli jest rozbicie na klika kategorii/ zadań, to naleŝy je przedstawić w kilku pozycjach z podaniem konkretnych kwot przyporządkowanych do odpowiednich kategorii/ zadań) 6. potwierdzenie realizacji prac ujętych w dokumencie przez Kierownika Projektu lub Wykonawcę jeŝeli załączany dokument dotyczy realizacji prac, 7. informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, 8. podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r, Nr 19, poz. 177) - jeŝeli dany wydatek podlega pod ustawę Prawo zamówień publicznych, jeśli nie to zgodność z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych, 9. kwotę kosztu kwalifikowanego (w tym VAT). 10. Podział wydatku na kwotę płatności ze środków EFRR i kwotę dotacji celowe 27 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

29 Podatek VAT Podatek VAT może być kosztem kwalifikowanym w części lub całości zgodnie z informacjami załączonymi do umowy. Rozliczenie VAT wymaga złożenia oświadczenia, że podlega on kwalifikacji. Analogiczne oświadczenia składają wszyscy konsorcjanci. Najlepszą praktyką byłoby uzyskanie wiążącej interpretacji podatkowej o braku możliwości odliczenia podatku VAT. 28 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

30 Rozliczenia w ramach Konsorcjum Konsorcjum Naukowe, Konsorcjum Naukowo - Przemysłowe Rozliczeń dokonuje Lider / Koordynator Konsorcjum. Lider dokonuje rozliczeń na podstawie umowy konsorcjum ( IP II rekomenduje zawieranie umowy na realizację zadań w ramach projektu z Konsorcjantami). Rozliczenie między Konsorcjantami odbywa się za pomocą faktur lub równoważnych dokumentów księgowych. Lider jest odpowiedzialny za pozyskanie pełnej dokumentacji od Członków Konsorcjum i złożenie jej do IP II w celu rozliczenia. W Poddziałaniach nie przewiduje się przepływów pieniężnych do Przedsiębiorców Członków Konsorcjum. 29 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

31 Dochody w projekcie W każdym wniosku o płatność należy raportować dochody uzyskane w projekcie. Przez dochód rozumiemy różnicę między przychodem uzyskanym w ramach sprzedaży wyników projektu a kosztami operacyjnymi. Przez dochód rozumiemy również uzyskane odsetki od środków przekazywanych na realizację projektu w formie zaliczek i przechowywanych na rachunkach bankowych. 30 Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,

32 Dziękuję za uwagę! Ośrodek Przetwarzania Informacji Dział WdraŜania PO IG tel Ośrodek Przetwarzania Informacji Poznań,