SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA (KALKULACJA CENOWA)

Transkrypt

1 SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA (KALKULACJA CENOWA) W imieniu Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie, w celu rozeznania cen rynkowych na: Zorganizowanie Konferencji nt. Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój , proszę o przesłanie kalkulacji cenowej zgodnie z poniższym opisem przedmiotu zamówienia. Kalkulacja musi zawierać całkowity koszt brutto, STAWKĘ PODATKU VAT oraz wszystkie koszty związane z przedmiotem zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Kompleksowe zorganizowanie Konferencji nt. Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Program współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, dla którego rolę Instytucji Pośredniczącej pełni Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie. Ilość uczestników to 100 osób. Termin i czas trwania konferencji: Zaplanowany termin to 7 grudnia 2016 r. w godzinach od 9.00 do (w tym dwie przerwy kawowe i jedna na lunch). Miejsce konferencji: Miejsce przeprowadzenia konferencji - miasto Koszalin. Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi zamawiającemu propozycje trzech lokalizacji przeprowadzenia konferencji na terenie miasta Koszalin w terminie 10 dni od podpisania umowy. Zamawiający dokona wyboru miejsca w terminie 2 dni od otrzymania propozycji. Zamawiającemu przysługuje prawo odrzucenia proponowanych lokalizacji konferencji, w takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia 3 innych lokalizacji w terminie 2 dni od odrzucenia poprzednich. Sala konferencyjna: Sala musi pomieścić min. 100 osób, być wyposażona w tapicerowane krzesła/fotele i być przystosowana do przeprowadzania widowisk/konferencji, posiadać charakter sali teatralnej. Musi być wyposażona w nagłośnienie i sprzęt multimedialny, m.in. mikrofony, ekran, biała ściana lub ekran do wyświetlania filmów i prezentacji, głośniki, rzutnik/projektor, laptop z dostępem i podłączeniem do Internetu itp. (w razie konieczności wraz ze stolikiem pomocniczym, na którym można będzie ustawić rzutnik i laptop), scenę (podwyższenie). Udostępniony laptop musi mieć zainstalowany program PowerPoint oraz odtwarzacz multimedialny z zainstalowanymi kodekami do odtwarzania różnych typów klipów filmowych ze ścieżką dźwiękową. Dodatkowo, laptop musi mieć możliwość podłączenia głośników/ wyjście audio kompatybilne z głośnikami dostępnymi na Sali. Ponadto, sala musi mieć odpowiednie oświetlenie i ogrzewanie, jak również musi być dostępna dla osób niepełnosprawnych (brak barier architektonicznych). Obiekt, w którym znajduje się sala musi posiadać przylegający do niej, wydzielony trwale hol, w którym zostaną ustawione stoły z przeznaczeniem na catering w formie szwedzkiego stołu. Dodatkowo obiekt musi być wyposażony w szatnię z obsługą, pomieszczenia sanitarne tj. toalety. Obsługa techniczna Wykonawca zapewni w dniu konferencji osobę bądź osoby obsługujące nagłośnienie, wyświetlające filmy / prezentacje, a także osobę odpowiedzialną za oświetlenie i obsługę techniczną. Obsługa organizacyjna

2 Wykonawca w dniu wydarzenia będzie odpowiedzialny za całość wydarzenia i będzie reagować na wszelkie wynikłe sytuacje problemowe. Wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację w dniu wydarzenia wszystkich zadań zleconych przez Zamawiającego zgodnie z zawartą umową. Przygotowanie stołu na listy obecności: Wykonawca zapewni dla Zamawiającego w dniu wydarzenia stół o długości na listę obecności wraz z białym, czystym obrusem i 2 krzesłami. Zapewnienie Moderatora konferencji: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia osoby pełniącej rolę moderatora, która będzie miała za zadanie zapowiadanie kolejnych wystąpień, puentowanie wystąpień, poprowadzenie dyskusji oraz podsumowanie konferencji. Program wydarzenia i materiały prelegentów moderator otrzyma od Zamawiającego 5 dni przed wydarzeniem. Zamawiający wymaga od Wykonawcy zaproponowania min. dwóch osób spełniających następujące wymagania: Wykształcenie: ukończone studia min. pierwszego stopnia w rozumieniu ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U nr 84 poz. 455) Dodatkowo: Posiadane udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu konferencji, eventów (min. 10 wydarzeń) Znajomość tematyki Funduszy Europejskich (udokumentowane np. ukończone studia w danym zakresie lub uczestnictwo w minimum 5 szkoleniach w danym zakresie). Wykonawca wraz z ofertą wskaże osobę pełniącą rolę moderatora wraz z udokumentowanym wykształceniem i doświadczeniem. Druk zaproszeń, kopert i dyplomów; Od Wykonawcy oczekuje się również opracowania i wydrukowania: zaproszeń z kopertami (120 szt. o wymiarach 210 mm x 100 mm (+/- 1%), druk obustronny w pełnym kolorze (CMYK 4+4), papier o gramaturze 250g, perłowy z połyskiem), Wykonawca przed wydrukowaniem przedstawi Zamawiającemu 2 propozycje zaproszeń drukowanych do akceptacji na 3 tygodnie przed wydarzeniem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian w projektach materiałów w terminie 3 dni od otrzymania propozycji od Wykonawcy. Zmiany te winne być uwzględnione przez Wykonawcę w terminie 2 dni od otrzymania uwag od Zamawiającego. Wysyłka zaproszeń do gości Konferencji: Dodatkowo Wykonawca najpóźniej na dwa tygodnie przed wydarzeniem przeprowadzi wysyłkę zaproszeń pocztą tradycyjną, według listy adresowej, dostarczonej przez Zamawiającego. Poczęstunek: Wykonawca przygotuje poczęstunek dla uczestników konferencji. Poczęstunek zaplanowany w czasie rejestracji, następnie przerwa kawowa (30 min), następnie lunch (60 min).

3 Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów świeżych, nieprzeterminowanych, spełniających normy jakości produktów spożywczych, jak również do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych. Wykonawca musi zapewnić własną zastawę, sztućce, filiżanki do kawy i do herbaty, szklanki do napojów zimnych (liczba poszczególnych elementów zastawy musi być większa o co najmniej 1/3 liczby osób biorących udział w konferencji) oraz obrusy i serwetki niezbędne do realizacji usługi, dostosowane do ilości osób wskazanych w zamówieniu. Kanapki i ciastka kruche na tacach lub paterach wyłożonych serwetką ochronną. Zamawiający nie dopuszcza możliwości podawania posiłków z wykorzystaniem papierowej, kartonowej lub plastikowej zastawy. Wykonawca zapewnia poczęstunek w wydzielonym miejscu w lokalizacji konferencji. Wykonawca zapewnia minimum 10 szt. tzw. stolików lunchowych. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru pozostawionych naczyń po realizacji usługi. Kawa: rozpuszczalna, gorąca w warnikach (co najmniej 300 ml na osobę) oraz dodatki. Herbata: zestaw herbat czarnych i smakowych, dodatki; (co najmniej 2 rodzaje herbaty na osobę, po jednej herbacie (pakowanej pojedynczo) z każdego zestawu, tj. jedna herbata czarna oraz jedna herbata smakowa). Gorąca woda w warnikach. Soki - dwa rodzaje soków 100% w butelkach nie większych niż 330 ml. (łącznie, co najmniej 330 ml na osobę). Woda mineralna niegazowana i gazowana w butelkach nie większych niż 300 ml. (łącznie, co najmniej 300 ml na osobę). Ciastka (mieszanka ciastek, min. 3 rodzaje, co najmniej 60 gram z każdego rodzaju na osobę). Kanapki: (min. 3 szt. na osobę) dodatki podawane na kanapkach: wędlina, różne sery, wędzone ryby, warzywa; m.in. sałata, pomidor, ogórek oraz natka pietruszki i koperku. Pieczywo mieszane ciemne i jasne. W tym co najmniej jedna bezmięsna kanapka na osobę. Napoje gorące: kawa, herbata powinny być dostosowane do ilości osób, zgodnie ze złożonym zamówieniem, przy czym na osobę nie może przypadać mniej niż 300 ml. Za dodatki do kawy Zamawiający rozumie: mleko, śmietankę, cukier. Za dodatki do herbaty Zamawiający rozumie: świeżą cytrynę w plasterkach i cukier. Dodatki mają być w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników. Lunch: Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską, liczbą personelu dopasowaną do liczby uczestników spotkania. Przystawki mięsne, rybne, warzywne, sery (w sumie 100 porcji); Zupa dwa rodzaje w ilości po 50 porcji (w sumie 100 porcji); Drugie danie: 30 dań rybnych; 30dań drobiowych; 40 dań wieprzowych; Ziemniaki gotowane i pieczone po 50 porcji (w sumie 100 porcji); Trzy rodzaje surówek warzywnych (w sumie 100 porcji);

4 Mix: soki i woda mineralna gazowana i niegazowana w butelkach nie większych niż 330 ml, łącznie napojów do obiadu 100 butelek; Deser dwa rodzaje ciast typu jabłecznik/ makowiec/ sernik po 50 sztuk (w sumie 100 porcji); Kawa, herbata + dodatki. Wykonawca musi zapewnić jedną kawę oraz jedną herbatę na osobę. Za dodatki do kawy Zamawiający rozumie: mleko, śmietankę, cukier. Za dodatki do herbaty Zamawiający rozumie: świeżą cytrynę w plasterkach i cukier. Dodatki mają być w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników. Usługa hotelowa: Wykonawca zapewni na dzień przed terminem konferencji 4 pokoje jednoosobowe w hotelu o standardzie minimum trzygwiazdkowym (lub równoznacznym), znajdującym się na terenie miasta Koszalina wraz ze śniadaniem w dniu konferencji. Forma płatności: Zapłata za wykonanie usługi odbywać się odbędzie po przeprowadzeniu konferencji i dokonana zostanie na podstawie zatwierdzonego przez Zamawiającego Protokołu potwierdzenia wykonania usługi opracowanego przez Wykonawcę. Podstawą do wystawienia faktury jest zatwierdzony Protokół potwierdzenia wykonania usługi. Płatność nastąpi w terminie do 14 dni od dnia wpływu faktury do WUP. Forma rozliczenia: faktura/rachunek za wykonanie usługi, świadczenie usługi regulować będzie umowa. Warunki udziału przewidziane w postępowaniu: Posiadanie przez Wykonawcę zdolności technicznej: Wykonanie przez Wykonawcę w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 5 usług realizacji konferencji bądź eventu dla grupy nie mniejszej niż 100 osób, wraz z załączeniem dowodów potwierdzających, iż usługa ta została wykonana należycie. Kryteria oceny ofert: Kryterium nr I: cena: waga 60 % - 60 pkt. Inne kryterium: (np. termin realizacji, gwarancja) Kryterium nr II : waga 40 % - max. 40 pkt. Liczba przeprowadzonych konferencji, eventów w okresie a) Zamawiający przyzna następującą liczbę pkt.: przeprowadzenie od 0 do 5 konferencji, eventów 0 pkt, przeprowadzenie od 6 do 10 konferencji, eventów 20 pkt, przeprowadzenie od 11 do 15 konferencji eventów 30 pkt, przeprowadzenie pow. 15 konferencji eventów 40 pkt. Wykaz w/w ewentów, przeprowadzonych przez Wykonawcę, powinien zawierać następujące dane:

5 Data realizacji danej konferencji, ewentu szkolenia Temat/nazwa konferencji/ eventu Zamawiający KALKULACJĘ CENOWĄ NALEŻY KIEROWAĆ NA ADRES MAILOWY: do dnia 21 października 2016 r. W postępowaniu jest przewidziane wprowadzenie klauzul społecznych. ZAZNACZAM, IŻ ROZEZNANIE CENOWE (SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA) STANOWI ELEMENT ANALIZY RYNKU I NIE JEST ZAMÓWIENIEM W ROZUMIENIU USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, A OTRZYMANE OD PAŃSTWA OFERTY NIE POWODUJĄ ŻADNYCH ZOBOWIĄZAŃ. Informacja o właściwym postępowaniu zamieszczona będzie na stronie internetowej Urzędu po ustaleniu przez Zamawiającego szacunkowej wartości zamówienia.