W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia następujących czynności:

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu w imieniu Województwa Kujawsko-Pomorskiego zaprasza do składania ofert na organizację i przeprowadzenie szkolenia planowanie strategiczne, w szczególności przygotowanie dokumentów strategicznych na poziomie lokalnym. Zamówienie będące przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego udzielane jest z wyłączeniem obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). Wykonawcy nie są uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi i niepieniężnymi wobec zamawiającego w związku z niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów przygotowania oferty lub ewentualnych szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez nich od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy przez Zamawiającego. Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro. Informacji w przedmiotowej sprawie udzielają: Ewa Jeżewska e.jezewska@kujawsko-pomorskie.pl tel , Bartosz Waszak b.waszak@kujawskopomorskie.pl tel Nazwa Zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, ul. Marii Skłodowskiej Curie 73, Toruń 2. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie szkolenia w zakresie planowania strategicznego w szczególności przygotowanie dokumentów strategicznych na poziomie lokalnym dla przedstawicieli lokalnych społeczności. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Szkolenie skierowane będzie do przedstawicieli lokalnych społeczności z poszczególnych powiatów województwa kujawsko-pomorskiego. Głównym celem szkolenia ma być wyposażenie uczestników w wiedzę potrzebną do przygotowania dokumentów strategicznych na poziomie lokalnym na lata z uwzględnieniem systemu wskaźników i w oparciu o podstawowe zasady art. 33 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. Dzięki udziałowi w warsztatach uczestnicy uzyskają niezbędną wiedzę w zakresie poprawnej analizy problemów na poziomie lokalnym. Na spotkaniach zostanie poruszona problematyka logicznego analizowania problemów lokalnej społeczności. Warsztaty mają na celu podniesienie umiejętności liderów społeczności lokalnych w zakresie diagnozowania sytuacji społecznogospodarczej oraz właściwego planowania działań zaradczych i naprawczych.

2 W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia następujących czynności: 1) Przeprowadzenie cyklu szkoleń warsztatowych w pięciu miastach: Bydgoszcz, Toruń, Włocławek, Grudziądz oraz Inowrocław. W każdym mieście będą odbywać się po dwa spotkania szkoleniowe. Szkolenia dla max 85 osób łącznie, jedna grupa szkoleniowa to max 20 osób. Szkolenie powinno mieć charakter warsztatowy angażujący uczestników do czynnego udziału. Warsztaty dopuszczają część teoretyczną w formie wykładowej w wymiarze nie więcej niż 15% łącznego czasu szkolenia. Czas szkolenia: łącznie 70 godz. 10 spotkań po 7 godz. zegarowych 54 godz. konsultacje trenera w okresie pomiędzy szkoleniami Proponowany program szkolenia: Na każdy dzień szkoleniowy przypada jedna pół godzinna przerwa na poczęstunek oraz minimum cztery 15 minutowe przerwy. Żadna z przerw nie jest wliczana do czasu trwania szkolenia. I. Pierwszy dzień szkoleniowy (w terminie do 30 dni kalendarzowych od momentu podpisania umowy) od godz. 9:00 Wprowadzenie do planowania strategicznego na poziomie lokalnym, Omówienie sposobu przygotowania części koncepcyjnej dla lokalnych strategii rozwoju, Logika procesu planowania strategicznego, Analiza otoczenia lokalnej społeczności, Jak diagnozować problemy społeczności lokalnej?, Szukanie rozwiązań problemów społeczności lokalnej, Omówienie procesu analizy i diagnoza (model SWOT), Jak określać wskaźniki pomiaru osiągniętych celów ogólnych, szczegółowych oraz przedsięwzięć? II. Drugi dzień szkoleniowy (w terminie do 60 dni od momentu podpisania umowy) od godz. 9:00 Wymiana poglądów i dotychczasowych doświadczeń w zakresie planowania strategicznego na poziomie lokalnym, Kontynuacja dyskusji o sposobach określania wskaźników strategicznych, Rekomendowane działania w odniesieniu do wniosków i analizy otoczenia lokalnej społeczności, Metody kontroli działań. Poniższy program stanowi propozycję Zamawiającego, który pozostaje otwarty na uwagi i sugestie Wykonawcy. Ostateczny program szkolenia powinien zostać zaproponowany przez Wykonawcę w oparciu o jego wiedzę i doświadczenie, z uwzględnieniem specyfiki i potrzeb Zamawiającego.

3 2) Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z potrzebnym zapleczem technicznym oraz materiałami pomocniczymi dla uczestników szkolenia. Wymogi dotyczące sali konferencyjnej: Usytuowana w centrum miast z łatwym dostępem dojazdu zarówno komunikacją publiczną jak również prywatnym środkiem transportu, Dostosowana do liczby uczestników tj. max 20 osób jednorazowo, Wyposażona w: krzesła z miękkimi siedziskami, ustawione w układzie zapewniającym swobodny widok na ekran oraz salę, klimatyzację, dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, zainstalowany sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran, nagłośnienie, co najmniej dwa mikrofony: 2 bezprzewodowe, laptop kompatybilny z rzutnikiem umożliwiający odtwarzanie prezentacji, a także plików filmowych. 3) Zapewnienie poczęstunku dla uczestników szkolenia na każde spotkanie szkoleniowe, na który składają się następujące elementy: a. Serwis kawowy, owoce oraz przekąski Wykonawca zapewni w czasie trwania warsztatów swobodny stały dostęp do: świeżo parzona, gorąca kawa (dostępna bez ograniczeń), herbatę (dostępna bez ograniczeń), dodatki do napojów ciepłych: mleko w dzbankach, cukier, cytryna, woda mineralna butelkowana (do wyboru gazowana i niegazowana, przy czym ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż wody gazowanej, o pojemności 0,5 l), ciastka (3 rodzaje do wyboru po 100 g na osobę z każdego rodzaju), słone przekąski (3 rodzaje), owoce różne rodzaje, b. Poczęstunek (w 30 minutowej przerwie szkoleniowej) Wykonawca zapewnia poczęstunek każdego dnia konferencji, a więc łącznie 10 poczęstunków. Każdy poczęstunek obejmował będzie: kanapki (różne rodzaje: kanapki mięsne oraz jarskie po 4 kromki na osobę) napoje ciepłe (kawa, herbata bez ograniczeń) oraz zimne (woda gazowana i niegazowana) tak jak przy serwisie kawowym. Poczęstunek podany będzie jako bufet szwedzki dla całej grupy, w tym samym czasie w jednym pomieszczeniu z miejscami siedzącymi i stolikami.

4 Wykonawca będzie odpowiedzialny w całości za serwis cateringowy w ramach kompleksowej obsługi dla uczestników warsztatów (tj. przygotowanie, obsługę uzupełniającą ewentualne braki napoi zimnych i ciepłych, zapewnienie serwisu kawowego, sprzątanie). 4) Zapewnienie konsultacji z trenerem: Wykonawca zapewni dostęp drogą telefoniczną, elektroniczną oraz w sposób bezpośredni do trenerów, którzy wesprą uczestników w zakresie odpowiedzi na pytania związane z zakresem warsztatów w okresie pomiędzy spotkaniami szkoleniowymi. Wykonawca zapewni dostęp do trenera w dni robocze w godzinach od 8 do 16, odpowiedzi drogą elektroniczną udzielane będą w ciągu 48 godzin. W sytuacji, gdy niezbędna będzie konsultacja na miejscu, wykonawca zapewni udział trenera w spotkaniu, o którym zostanie poinformowany min. 2 dni wcześniej. Koszty ewentualnego dojazdu do miejsca konsultacji ponosi Wykonawca. Zakładany 54 godzinny czas konsultacji jest to czas poświęcony na konsultacje oraz czas gotowości niezależnie od zainteresowania lokalnych przedstawicieli społeczności. W ramach ww. zadania Wykonawca wskaże określone dni w tygodniu przeznaczone na konsultacje oraz określi godziny tych konsultacji. Proponowane przez Wykonawcę terminy konsultacji wymagają zatwierdzenia Zamawiającego. 5) Dodatkowe zadania wykonawcy: 1) Przygotowanie zestawów szkoleniowych - materiały pomocnicze dla uczestników z zakresu szkolenia. Materiały pomocnicze muszą być gotowe co najmniej 0,5 godziny przed rozpoczęciem warsztatów. Oprócz materiałów edukacyjnych wykonawca zapewnia podstawowe materiały biurowe dla wszystkich uczestników warsztatów (notatnik oraz długopis). 2) Przygotowanie projektu, wydruk i wysyłka zaproszeń na szkolenia warsztatowe w ilości ok. 30 sztuk (adresatów wskaże Zamawiający). Projekt zaproszeń musi uzyskać akceptację Zamawiającego przed procesem ich wydruku oraz wysyłki. 3) Wykonawca zapewni oznakowanie sal oraz zaproszeń. Informacje będą zawierać logo Unii Europejskiej opatrzone słowami Unia Europejska, Europejski Fundusz Społeczny, znak Województwa Kujawsko- Pomorskiego, znak Programu Regionalnego, a także informację o finansowaniu konferencji: Zajęcia warsztatowe finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach RPO WK-P na lata według wskazań Zamawiającego. Logotypy dostarczy Zamawiający. 4. Termin realizacji zamówienia: do 60 dni kalendarzowych od momentu podpisania umowy. 5. Kryteria: Podczas oceny Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 30% cena, 30% doświadczenie Wykonawcy oraz jego zespołu, 40% scenariusz warsztatów.

5 Sposób obliczania kryteriów: 1. Cena Cena brutto oferty najtańszej x 100 x 30 % (waga kryterium) Cena brutto oferty badanej 2. Doświadczenie wykonawcy oraz trenera max 30 pkt Doświadczenie trenera w przeprowadzeniu szkoleń z zakresu planowania strategicznego (DT): 1-5 szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat 5 pkt Od 6-10 szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat 10 pkt Powyżej 10 szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat 13 pkt Dodatkowo: doświadczenie w świadczeniu usług szkoleniowych w zakresie problematyki i zagadnień Europejskiego Funduszu Społecznego - 2 pkt Doświadczenie Wykonawcy w realizacji usług szkoleniowych (DW): Od 3-5 szkoleń 5 pkt Od 6-10 szkoleń 10 pkt Powyżej 10 szkoleń 15 pkt DT + DW= DŁ DT doświadczenie trenera DW doświadczenie Wykonawcy DŁ doświadczenie łącznie 3. Program warsztatów max 40 pkt W ramach ww. kryterium oceniane będą następujące elementy: a) Ocena wartości komunikacyjnej (max 20 pkt) czy program szkolenia zakłada aktywne uczestnictwo uczestników od 0-5 pkt, czy wykonawca zaproponował kompleksowy program warsztatów od 0-5 pkt, czy program warsztatów jest wyczerpujący od 0-5 pkt, materiały zaproponowane przez wykonawcę dla uczestników warsztatów są wyczerpujące od 0-5 pkt b) Oryginalność i unikatowość przekazu informacji (max 10 pkt) program szkolenia zakłada co najmniej 2 formy przekazu informacji od 0-5 pkt, zaproponowany przez wykonawcę sposób komunikowania się trenera z uczestnikami w okresie konsultacji od 0-5 pkt, c) Ocena prawidłowości i zgodności z założeniami zadania (max 10 pkt) program szkolenia zakłada max 15 % części teoretyczno-wykładowej od 0-5 pkt, wykonawca przedstawił racjonalny harmonogram realizacji usługi od 0-5 pkt,

6 6. Miejsce, termin złożenia ofert, forma : A. Oferta powinna być złożona w przeciągu 7 dni od ukazania się ogłoszenia o naborze ofert ale najpóźniej do dnia 14 sierpnia 2015 r. do godz. 14:00 z powołaniem się na tytuł przedmiotu zamówienia: 1) Osobiście: Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, ul. Marii Skłodowskiej Curie 73, Toruń. 2) Przesłana na adres: Departament Spraw Społecznych i Zdrowia, Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, ul. Marii Skłodowskiej Curie 73, Toruń. B. Za pośrednictwem poczty elektronicznej e.jezewska@kujawsko-pomorskie.pl C. Oferta musi zawierać wskazanie jakiego zamówienia dotyczy. 7. Wymagane dokumenty: Przedstawiona przez Wykonawcę oferta powinna zawierać: a. Nazwę i adres oferenta, b. Dane kontaktowe osoby reprezentującej firmę; c. Specyfikację kosztów, ceny jednostkowe netto i brutto (ze wskazaniem stawki VAT) z podziałem na poszczególne zadania oraz koszt jednostkowy dla jednego uczestnika, d. Propozycję programu szkolenia, e. Dokumenty potwierdzające doświadczenie oraz kwalifikacje Wykonawcy oraz trenera. 8. Osoba do kontaktu: Wszelkich informacji udziela Ewa Jeżewska e.jezewska@kujawskopomorskie.pl, Tel Informacje dodatkowe: Informacja o dokonanym wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przekazana mailowo oraz zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem: 1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Wykonawcy bez podawania przyczyny. 2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji terminów szkoleń oraz zmiany terminów realizacji. 3) Zamawiający zastrzega, iż ostateczny harmonogram przedmiotu zamówienia zostanie ustalony bezpośrednio z wybranym Wykonawcą. 4) Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników, a tym samym ilości osób korzystających z poczęstunku. O ostatecznej liczbie osób korzystających z poszczególnych usług Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 5 dni przed konferencją. 5) W przypadku zmniejszenia liczby uczestników Zamawiający zapłaci za rzeczywistą liczbę uczestników pomnożoną przez cenę jednostkową brutto na uczestnika. 6) Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej wymienionego zadania. 7) Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne jednorazowo za realizację cyklu szkoleń warsztatowych, na podstawie faktury w terminie 21 dni od daty dostarczenia faktury do Urzędu Marszałkowskiego oraz po dostarczeniu do Zamawiającego raportu z wykonania zadania, dokumentacji fotograficznej i list obecności z przeprowadzonych szkoleń.

7 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Formularz ofertowy Nazwa Wykonawcy.. Lp. Przedmiot wyceny Liczba/nakład Cena jednostkowa netto Wartość netto Opracowanie programu szkolenia i materiałów na szkolenie Realizacja szkolenia w formie warsztatu Zapewnienie sali szkoleniowej dla min. 20 osób, klimatyzowanej wraz z wyposażeniem do przeprowadzenia konferencji (rzutnik, laptop, nagłośnienie) 4 Catering 5 Opracowanie, wydruk, wysyłka zaproszeń 6 Konsultacje trenera Wartość netto RAZEM Stawka VAT Wartość brutto RAZEM data i podpis Wykonawcy