Załącznik Nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia 1. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa dwuczęściowej konferencji organów kompetentnych w zakresie cen leków i refundacji organizowanej przez Ministerstwo Zdrowia w ramach Polskiej Prezydencji w Unii Europejskiej 2. Termin konferencji: 14 grudnia 2011 roku przyjazd uczestników obu konferencji, obiad, konferencja Access to medicines in Europe od godziny 13-tej, kolacja powitalna, 15 grudnia 2011 roku konferencja Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement cały dzień, w godzinach wieczornych uroczysta kolacja; 16 grudnia 2011 roku konferencja do godziny 15-tej Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement; wyjazd delegacji po konferencji. 3. Uczestnicy konferencji: a) Access to medicines in Europe Uczestnikami konferencji Access to medicines in Europe będą przedstawiciele organów odpowiedzialnych za politykę refundacyjną i cenową w zakresie produktów leczniczych poszczególnych państw członkowskich Unii Europejskiej, przedstawiciele Komisji Europejskiej, przedstawiciele ogólnoeuropejskich stowarzyszeń reprezentujących zainteresowane środowiska oraz inni zaproszeni eksperci. Łączna liczba uczestników nie przekroczy 90 osób. 2) Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement Uczestnikami konferencji Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement będą przedstawiciele organów odpowiedzialnych za politykę refundacyjną i cenową w zakresie produktów leczniczych poszczególnych państw członkowskich Unii Europejskiej, przedstawiciele Komisji Europejskiej oraz inni zaproszeni eksperci.

2 Łączna liczba uczestników nie przekroczy 80 osób. 3) Ustalenie ostatecznej liczby uczestników konferencji dla celów określenia końcowej wartości umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo do ustalenia ostatecznej liczby uczestników konferencji, dla kaŝdej z powyŝszych konferencji indywidualnie, nie później niŝ na 10 dni przed rozpoczęciem pierwszej z konferencji, z zastrzeŝeniem moŝliwości zmniejszenia liczby uczestników kaŝdej z wymienionych konferencji, o nie więcej niŝ 15 osób w stosunku do określonej powyŝej dla kaŝdej z konferencji liczby maksymalnej. W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby uczestników konferencji Access to medicines in Europe, Wykonawca uwzględni tę liczbę w końcowym rozliczeniu umowy w części dotyczącej organizacji i obsługi tej konferencji, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie: dla lunchu oraz serwisu kawowego w godzinach konferencji dla zgłoszonej liczby uczestników. W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby uczestników konferencji Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement, Wykonawca uwzględni tę liczbę w końcowym rozliczeniu umowy w części dotyczącej organizacji i obsługi tej konferencji, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie dla: noclegu ze śniadaniem, lunchu i serwisu kawowego dla liczby uczestników zgłoszonej w wyznaczonym terminie przez Zamawiającego. Na tych samych zasadach, w celu uwzględnienia w końcowym rozliczeniu umowy, Zamawiający przekaŝe Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników powitalnego bufetu (w dniu 14 grudnia 2011 roku) oraz uroczystej kolacji (w dniu 15 grudnia 2011 roku). 4. Wymogi Zamawiającego dotyczące hotelu lub ośrodka szkoleniowego Zamawiający wymaga, aby hotel posiadał decyzję kategoryzacyjną co najmniej hotel czwartej kategorii (4 gwiazdkowy) wydaną przez Marszałka Województwa Mazowieckiego z zapleczem umoŝliwiającym spędzenie wolnego czasu po spotkaniu na koszt uczestników, 2

3 zapewniający sale konferencyjne wielkości odpowiedniej dla liczby uczestników poszczególnych spotkań, pozwalającej na ustawienie stołu (lub połączonych stołów) w kształcie prostokąta, kwadratu lub okręgu, w związku z planowanym programem spotkania Zamawiający wymaga, aby hotel znajdował się na obszarze, którego granice wyznaczają ulice: Stawki, Muranowska, Bonifraterska, Miodowa, Krakowskie Przedmieście, Nowy Świat, Krakowskie Przedmieście, Nowy Świat, Aleje Jerozolimskie, Aleja Jana Pawła II (numery posesji po obu stronach tych ulic). 5. Zamówienie obejmuje: a) zapewnienie sal konferencyjnych wraz z odpowiednim wyposaŝeniem technicznym oraz zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej na potrzeby serwisu kawowego podczas trwania konferencji oraz lunchu w dniach grudnia 2011 roku, b) zapewnienie miejsc hotelowych ze śniadaniem dla uczestników konferencji Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement w dniach grudnia 2011 roku, c) zapewnienie wstępnej rezerwacji dodatkowych miejsc hotelowych w dniach grudnia 2011 roku dla uczestników konferencji Access to medicines in Europe, d) zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposaŝeniem technicznym w ramach realizacji tych usług na potrzeby bufetu powitalnego organizowanego w miejscu odbywania się konferencji w dniu 14 grudnia 2011 roku, e) zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej wraz z odpowiednim wyposaŝeniem technicznym w ramach realizacji tych usług na potrzeby uroczystej kolacji organizowanej na Sali Kolumnowej w siedzibie Ministerstwa Zdrowia, w dniu 15 grudnia 2011, f) zapewnienie transportu dla uczestników konferencji: pomiędzy Portem Lotniczym im. Fryderyka Chopina w Warszawie a miejscem konferencji (hotelem), odpowiednio w dniach grudnia 2011 roku (z lotniska) oraz 14 i 16 grudnia 2011 roku (na lotnisko) oraz pomiędzy miejscem konferencji (hotelem) a siedzibą Ministerstwa Zdrowia w dniu 15 grudnia

4 Ad a) Zapewnienie sal konferencyjnych wraz z odpowiednim wyposaŝeniem technicznym oraz zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej na potrzeby serwisu kawowego podczas trwania konferencji oraz lunchu w dniach grudnia 2011 roku 1. Wykonawca zapewni dostęp do sal konferencyjnych mieszczących się w hotelu, w którym zapewniony zostanie nocleg dla uczestników konferencji, zgodnie z poniŝszym planem ramowym: 2 (dwie) sale konferencyjne w dniu 14 grudnia 2011 roku w godzinach ; dostosowane do liczby uczestników, maksymalnie po 35 osób; 1 (jedna) sala konferencyjna w dniu 14 grudnia 2011 roku w godz ; dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 90 osób; 1 (jedna) sala konferencyjna w dniu 15 grudnia 2011 roku w godz ; dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 80 osób; 1 (jedna) sala konferencyjna w dniu 16 grudnia 2011 roku w godz ; dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 80 osób. Wykonawca zapewni następujące wyposaŝenie sal konferencyjnych: stół konferencyjny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia, długość do podłogi), miejsca siedzące przy stole dla 40 osób, na stole flagi państw członkowskich z nazwami państw oraz woda mineralna, klimatyzacja, 1 (jedna) mównica, 2 (dwa) projektory multimedialny o rozdzielczości przynajmniej HD Ready (1280x720 pikseli), 2 (dwa) ekrany do wyświetlania, monitory, przynajmniej 4 (cztery), ustawione w środku, tak Ŝeby osoba, mająca miejsce po kaŝdej ze stron miała moŝliwość swobodnego oglądania prezentacji, 1 (jeden) laptop, nagłośnienie 40 (czterdzieści) multifonów ustawione na stole konferencyjnym sprzęt do nagrania audio przebiegu konferencji na płytach CD. Wykonawca nagra i przekaŝe Zamawiającemu nagranie na płytach CD (2 kopie nagrania) - po zakończeniu spotkania, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, bezprzewodowy dostęp do Internetu, 4

5 zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie konferencji. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsce wraz z wyposaŝeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla czterech osób) w celu zorganizowania recepcji konferencji, umoŝliwiającej podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników spotkania w pierwszym i drugim dniu konferencji. Szczegółowy program konferencji Zamawiający przekaŝe Wykonawcy niezwłocznie, najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem pierwszej z konferencji. 2. Wykonawca zapewni dostęp dla uczestników konferencji, w czasie jej trwania, do serwisu kawowego, składającego się z: kawy, herbaty, co najmniej 3 rodzaje, mleka do kawy w dzbankach, cytryny, cukru, wody mineralnej: niegazowanej i gazowanej, soków owocowych, co najmniej 3 rodzaje, ciasteczek, co najmniej 5 rodzajów. Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych i musi być uzupełniany na bieŝąco. 3. Lunch w dniach 14, 15 i 16 grudnia 2011 roku, w formie bufetu, podany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sal, w których prowadzona jest konferencja, składający się z: przystawki, zupy (minimum 2 do wyboru), ciepłego dania (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), sałatek (minimum 2 rodzaje), surówek (minimum 2 rodzaje), deseru (minimum 3 rodzaje, wyroby cukiernicze), napojów zimnych (woda mineralna, soki: pomarańczowy, jabłkowy, grejpfrutowy), 5

6 napojów gorących (świeŝo parzona, gorąca kawa, gorąca woda, herbata minimum 3 rodzaje w torebkach, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier). Zamawiający przekaŝe Wykonawcy informacje na temat godziny podawania lunchu w poszczególnych dniach wraz ze szczegółowym planem konferencji, na 30 dni przed rozpoczęciem pierwszej z konferencji. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Menu poszczególnych posiłków róŝnorodnych w kaŝdym dniu konferencji do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niŝ na 14 dni pierwszym dniem konferencji. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeŝeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeŝeń jest zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń przez Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji Menu, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie nie później niŝ na 7 dni przed pierwszym dniem konferencji. Wykonawca zapewni równieŝ przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie. Ad b) Zapewnienie miejsc hotelowych ze śniadaniem dla uczestników konferencji Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement w dniach grudnia 2011 roku 1. Wykonawca zapewni nocleg dla osób w pokojach jednoosobowych. Nocleg powinien być zapewniony w tym samym obiekcie, w którym odbędzie się konferencja. Ostateczną liczbę pokoi wraz z podziałem na dni, w których przyjeŝdŝają i wyjeŝdŝają uczestnicy konferencji, Zamawiający przekaŝe Wykonawcy nie później niŝ na 10 dni przed pierwszym dniem konferencji. Wykonawca zapewni moŝliwość zakwaterowania uczestników spotkania od godz w dniu przyjazdu oraz wykwaterowania do godz w dniu wyjazdu. Wykonawca zobowiązany jest równieŝ zapewnić miejsce na pozostawienie bagaŝy (w obiekcie, w którym odbywa się konferencja) dla osób meldujących się w dniu 6

7 14 grudnia 2011 roku oraz dla osób wymeldowujących się w dniu 16 grudnia 2011 roku, do końca dnia. Zamawiający nie będzie ponosił kosztów wynikających z wykorzystania mini-barów znajdujących się w pokojach uczestników konferencji. 2. Śniadanie w cenie noclegu, w miejscu noclegu uczestników, w formie bufetu, w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji z miejscami siedzącymi dla uczestników, składające się z: pieczywa przynajmniej 2 rodzaje: jasne i ciemne, 3 rodzajów wędlin, 3 rodzajów sera (Ŝółty, pleśniowy, twaroŝek), dŝemów owocowych, jogurtów owocowych, wyboru warzyw krojonych (ogórek świeŝy i kiszony, pomidor, papryka konserwowa), 2 ciepłych dań, płatków kukurydzianych, płatków czekoladowych, musli, mleka, świeŝo parzonej, gorącej kawy i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), mleka, cukru, cytryny, soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy uzupełniane w razie potrzeby). Ad c) Zapewnienie wstępnej rezerwacji dodatkowych miejsc hotelowych w dniach grudnia 2011 roku dla uczestników konferencji Access to medicines in Europe 1. Zamawiający zapewni moŝliwość dokonania dodatkowej rezerwacji miejsc hotelowych przez uczestników konferencji Access to medicines in Europe, ale nie biorących udziału w konferencji Networking Meeting of the Competent Authorities on Pricing and Reimbursement, w ilości: przynajmniej 10 (dziesięć) miejsc hotelowych (pokoi jednoosobowych ze śniadaniem) na noc 13/14 grudnia 2011 roku, przynajmniej 25 (dwadzieścia pięć) miejsc hotelowych (pokoi jednoosobowych ze śniadaniem) na noc 14/15 grudnia 2011 roku. 7

8 Do wykorzystania miejsc hotelowych dostępnych w ramach tej wstępnej rezerwacji uprawnieni będą uczestnicy konferencji Access to medicines in Europe, którzy poinformują o swoim zamiarze Zamawiającego. Informację na temat tych uczestników Zamawiający przekaŝe Wykonawcy. Wykonawca będzie zobowiązany do utrzymania tej wstępnej rezerwacji pokoi na rzecz uczestników konferencji Access to medicines in Europe, nie dłuŝej niŝ do dnia przypadającego na 10 dni przed końcem konferencji. Zamawiający nie będzie ponosił kosztów wstępnej rezerwacji dodatkowych miejsc hotelowych. Koszty miejsc hotelowych dostępnych w ramach wstępnej rezerwacji zostaną poniesione bezpośrednio przez uczestników konferencji z nich korzystających lub przez Komisję Europejską, działającą za pośrednictwem wyznaczonego przez nią podmiotu. Zamawiający, nie później niŝ na 10 dni przez rozpoczęciem konferencji, wskaŝe Wykonawcy, koszty miejsc hotelowych których uczestników zostaną poniesione przez Komisję Europejską do dnia rozpoczęcia konferencji. Ad d) Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim wyposaŝeniem technicznym w ramach realizacji tych usług na potrzeby bufetu powitalnego organizowanego w miejscu odbywania się konferencji w dniu Kolacja w formie bufetu dla uczestników konferencji, podana w pomieszczeniu (sali) z miejscami siedzącymi, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, w miejscu (hotelu), w który odbywać się będzie konferencja, składająca się z: przystawek (minimum 3 rodzaje do wyboru) zupy (minimum 2 do wyboru), ciepłego dania (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), sałatek (minimum 2 rodzaje), surówek (minimum 2 rodzaje), deseru (minimum 3 rodzaje, wyroby cukiernicze), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, wina białego i czerwonego oraz miodu pitnego soków: pomarańczowego, jabłkowego, grejpfrutowego, 8

9 napojów gorących (świeŝo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata w torebkach minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier), wina białe i czerwone (minimum po 2 rodzaje). Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Menu powitalnej kolacji do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niŝ na 14 dni pierwszym dniem konferencji. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeŝeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeŝeń jest zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń przez Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji Menu, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie nie później niŝ na 7 dni przed pierwszym dniem konferencji. Wykonawca zapewni równieŝ przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie. Ad e) Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej wraz z odpowiednim wyposaŝeniem technicznym w ramach realizacji tych usług na potrzeby uroczystej kolacji organizowanej na Sali Kolumnowej w siedzibie Ministerstwa Zdrowia, w dniu Uroczysta kolacja zasiadana, dla uczestników konferencji, odbędzie się na Sali Kolumnowej w siedzibie Ministerstwa Zdrowia. Kolacja ma się składać z: przekąsek oczekujących na stole (minimum 3 rodzaje), przystawki, zupy, ciepłego dania drugiego (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), sałatek, surówek, deseru, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, wina białego i czerwonego oraz miodu pitnego, soków: pomarańczowego, jabłkowego, grejpfrutowego, 9

10 napojów gorących (świeŝo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata w torebkach minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier), wina białe i czerwone (minimum po 2 rodzaje), wódka. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Menu uroczystej kolacji do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niŝ na 14 dni pierwszym dniem konferencji. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeŝeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeŝeń jest zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń przez Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji Menu, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie nie później niŝ na 7 dni przed pierwszym dniem konferencji. Wykonawca zapewni równieŝ przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie. Ad f) Zapewnienie dla uczestników konferencji: pomiędzy Portem Lotniczym im. Fryderyka Chopina w Warszawie a miejscem konferencji (hotelem), odpowiednio w dniach grudnia 2011 roku (z lotniska) oraz 14 i 16 grudnia 2011 roku (na lotnisko) oraz pomiędzy miejscem konferencji (hotelem) a siedzibą Ministerstwa Zdrowia w dniu 15 grudnia Wykonawca zorganizuje transport pomiędzy Portem Lotniczym im. Fryderyka Chopina w Warszawie a miejscem konferencji (hotelem), odpowiednio w dniach 14 i 15 grudnia 2011 roku (z lotniska) oraz 14 i (na lotnisko) dla uczestników konferencji z wykorzystaniem samochodów osobowych (5 miejsc, z klimatyzacją) lub małych busów (nie więcej niŝ 8+1 miejsc, z klimatyzacją) zgodnie z przekazanym przez Zamawiającego grafikiem przylotów i odlotów. Zamawiający przekaŝe Wykonawcy szczegółowy grafik przylotów i odlotów uczestników konferencji na 7 dni przed pierwszym dniem konferencji wraz z wskazaniem grup, w których uczestnicy zostaną razem przetransportowani z uwzględnieniem dostępnych środków transportu. 10

11 Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu informujące w zakresie dostępnych środków transportu na 14 dni przed pierwszym dniem konferencji. 2. Wykonawca zorganizuje transport dla uczestników konferencji pomiędzy miejscem konferencji (hotelem) a siedzibą Ministerstwa Zdrowia w dniu w godzinach wieczornych (transport tam i z powrotem) z wykorzystaniem 2 autobusów (miejsc 49+1, z klimatyzacją). Zamawiające przekaŝe Wykonawcy informację dotyczącą dokładnych godzin przejazdu pomiędzy miejscem konferencji a siedzibą Ministerstwa Zdrowia wraz z ramowych planem konferencji na 30 dni przed pierwszym dniem konferencji. 11