PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA WERSJA a SYSTIM

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA WERSJA a SYSTIM 1

2 Spis treści SYSTIM...1 Rozdział 1. Wstęp logowanie do systemu...5 Rozdział 2. Handel i Magazyn Sprzedaż sprzedaż nowa faktura paragony fiskalne i drukarki fiskalne Zakup dokumenty zakupu nowy dokument zakupu Produkty produkty dodaj produkt dokumenty nowy dokument Płatności płatności dodaj nową płatność Zamówienia zamówienia Kontrahenci Płatności Okresowe płatności okresowe dodaj płatność okresową...28 Rozdział 3. Umowy, Kadry, Użytkownicy Umowy umowy dodaj umowę Kadry lista pracowników dodaj nowego pracownika Użytkownicy lista użytkowników dodaj nowego użytkownika zablokowani...38 Rozdział 4. CRM, Terminarz, Projekty Kalendarz dzienny roboczy tygodniowy miesięczny Projekty lista projektów dodaj projekt Kontrahenci kontrahenci dodaj kontrahenta

3 4.4 Czas pracy czas pracy Dokumenty dokumenty dodaj dokument CRM tematy dodaj nowy temat...53 Rozdział 5. Księgowość, wyposażenie i Pojazdy Pojazdy lista pojazdów dodaj pojazd Wyposażenie lista wyposażenia dodaj nowy Urzędy lista urzędów dodaj urząd Środki trwałe środki trwałe dodaj środek trwały Księgowość wpis do KPiR rejestr KPiR rejestry zakupu i sprzedaży VAT raporty deklaracje podatkowe półautomatyczne księgowania...63 Rozdział 6. Administracja Opcje konta dodaj konto magazyny dodaj magazyn parametry produktów dodaj parametr waluty dodaj walutę szablony dokumentów ustawienia połącz kontrahentów kategorie statusy zamówień szablony wiadomości wygląd systemu import danych uprawnienia dodaj poziom uprawnień numeracja faktur dodaj numerację

4 6.2 Historia historia aktywności obecnie zalogowani Raporty raporty Moje hasło...81 Rozdział 7. API

5 Rozdział 1. Wstęp 1.1 logowanie do systemu Aby korzystać z systemu należy wejść pod adres WWW dostarczony w u potwierdzającym założenie konta. Następnie należy się do niego zalogować wpisując swój login i hasło (rys. 1.1a), po czym potwierdzić logowanie klikając na przycisk ZALOGUJ SIĘ. Po trzeciej nieprawidłowej próbie zalogowania dostęp do programu automatycznie zostaje zablokowany. Odblokowuje się także automatycznie po 24h. (rys. 1.1a) Po zalogowaniu dostępne są zakładki przedstawiające kolejne moduły Systim oraz podzakładki pierwszego modułu: Handel i Magazyn. (rys.1.1b) Po prawej stronie widoczny jest login aktualnie zalogowanego użytkownika, opcja pozwalająca na wylogowanie się z systemu a także czas pozostały do wylogowania (rys. 1.1c). Kliknięcie na zegar spowoduje zresetowanie licznika czasu pozostałego do wylogowania z systemu. Czas do wylogowania może zostać zmieniony w opcjach. Zaleca się, ze względów bezpieczeństwa, nie ustawianie czasu do wylogowania na zbyt długi okres. (rys. 1.1b) (rys. 1.1c) Po zalogowaniu się do systemu pojawia się okno informujące o koncie użytkownika. Podsumowuje z jakiej wersji programu korzysta użytkownik (płatnej lub bezpłatnej) oraz informuje o innych parametrach konta (rys. 1.1d). Jeżeli niektóre pola dotyczące danych konta będą wymagały uzupełnienia, automatycznie pojawi się również okno pozwalające na edycję tychże pól. Jeżeli nie chcemy ich uzupełniać, klikamy prostokącik znajdujący się na dole ekranu okna. Po jego zaznaczeniu i kliknięciu zapisz w przyszłości Systim będzie pomijał ten komunikat (rys. 1.1e). 5

6 (rys. 1.1d) (rys. 1.1e) Do dyspozycji w programie mamy cztery moduły oraz odpowiadające im zakładki posiadające funkcjonalne rozwinięcia. Wszystkie opisy funkcji systemu zawarte są w niniejszym podręczniku. Proponujemy zapoznać się z nim przed rozpoczęciem pracy. 6

7 Rozdział 2. Handel i Magazyn 2.1 Sprzedaż OPCJE ZAKŁADKI: sprzedaż Ta opcja pozwala na zapoznanie się z zestawieniem wszystkich dokumentów sprzedaży, które możemy segregować wedle wybranych kryteriów. Może to być numer faktury, kontrahent, data wystawienia bądź sprzedaży towaru lub usługi, kwota netto, brutto jak również kryterium opłacenia faktury. Opcja filtruj wg umożliwia dodatkowe wybranie określonego zestawienia faktur wedle określonego roku bądź wszystkich lat, według rodzaju wystawionej faktury oraz pozwala także wyselekcjonować te faktury, które pozostają do zapłaty bądź te, które zostały już uregulowane. Po kliknięciu strzałki rozwijana lista menu umożliwia wybranie określonej opcji (rys a). (rys a) Każda z faktur zawiera ikonę umożliwiającą dodanie płatności. Po kliknięciu program automatycznie przenosi użytkownika do zakładki płatności. Można wówczas dodać płatność i powiązać ją z daną fakturą. Zakładka płatności opisana jest szczegółowo w rozdziale 3. Przy wystawianiu faktur i zaznaczeniu opcji rozlicz automatycznie płatności danego dokumentu sprzedażowego zostają automatycznie rozliczone. Ikona pozwala na sprawdzenie płatności powiązanych z danym dokumentem. Po kliknięciu można zobaczyć jakiego numeru faktury dotyczy dana płatność, jaka jest data płatności, jak również na jaką kwotę opiewa. Powyższą sytuację pokazuje (rys 2.1.1b) (rys b) Ikona umożliwia usunięcie dowolnej faktury. Klikniecie ikony skutkuje wysłaniem przypomnienia o niezapłaconej fakturze do kontrahenta. Opcja pozwala na edytowanie dokumentu faktury, zmianę danych, dodanie bądź usunięcie pozycji na fakturze, jak również modyfikację ceny, ilości czy stawek VAT. Rozwijana lista umożliwia także zmianę formy płatności. Faktura (i inne dokumenty sprzedaży) jako dokumenty księgowe nie powinny być zmieniane po ich wystawieniu. Program umożliwia jednak wykonywanie prostych poprawek dokumentów, które nie zostały jeszcze zaksięgowane, aby usprawnić codzienną pracę związaną z unikaniem drobnych pomyłek (tzw. literówek) na fakturach. Program pozwala na zmianę danych do faktury 7

8 kontrahenta, np. w przypadku gdyby np. zmieniła się nazwa czy dane adresowe kontrahenta. Ikony oraz pozwalają na odpowiednio: eksportowanie bezpośrednio jako PDF oraz wydrukowanie dokumentu. Ikona (bez czerwonej obwódki dokumentu) mówi o tym, iż dany dokument został już wydrukowany. Użytkownik ma możliwość wystawienia dokumentu WZ na podstawie faktury. Klikając w ikonę pojawia nam się okienko z możliwością stworzenia nowego dokumentu. System umożliwia również sytuację odwrotną, która polega na tym, z faktury wystawimy WZ. Dokument WZ możemy również wystawić bezpośrednio przy wystawianiu faktury. Opcja umożliwia wystawienie korekty faktury (rys c). (rys c) Na dolnym pasku ekranu zawarte są opcje umożliwiające drukowanie pobranie faktur w formacie PDF jak również ich usunięcie. Opcje te są dostępne po zaznaczeniu tych faktur, z którymi w/w operacje chcemy wykonać. F unkcja notatnika znajduje się na dolnym pasku ekranu, umożliwia tworzenie oraz zapisywanie informacji. Standardowe wydruki z programu dostosowane są do tzw. "kopert z okienkiem". Po zgięciu dokumentu na trzy części (wymaga to zgięcia dokumentu w odpowiednich miejscach) dokument dopasowany jest do kopert DL (114 x 229 mm) z prawostronnym okienkiem. Niektóre szczególne rodzaje kopert wymagają dostosowania do nich wydruku dokumentu, co może być z łatwością wykonane dzięki edycji szablonów wydruków nowa faktura Jak sama nazwa wskazuje ta funkcja została stworzona na potrzeby kreowania nowych faktur. Podczas tworzenia formularza nowej faktury należy uzupełnić ją danymi takimi jak: rodzaj faktury, numer dokumentu. Kontrahenta wybieramy z rozwijanej listy, bądź ręcznie dodajemy nowego. Numer rachunku bankowego również wybieramy spośród kilku możliwości, o ile są one do wyboru. Listę kontrahentów można zdefiniować w zakładce kontrahenci zaś listę rachunków bankowych w zakładce opcje. Opcję termin można modyfikować ręcznie, w momencie, gdy podane dane wymagają zmiany przez użytkownika a formę płatności wybieramy również z rozwijanej listy (rys a). Pole zapłacono pozostaje domyślnie puste. W przypadku gdy termin płatności ustalimy na 0 dni, oznacza to, że dokument został już opłacony. Wówczas w polu zapłacono pojawi się kwota brutto faktury. Mamy wówczas możliwość skorzystania z opcji rozlicz płatność automatycznie, w tym celu klikamy na okienko znajdujące się z lewej strony. Istnieje również możliwość skorzystania z opcji rozlicz płatność automatycznie w tym celu zaznaczamy okienko znajdujące się z lewej s strony ikony. Automatyczne rozliczanie płatności powoduje, że faktura zostanie automatycznie rozliczona tzn. zostanie utworzona nowa płatność i zostanie ona przypisana do tej faktury. W przypadku nie zaznaczenia okienka, żadna płatność nie zostanie dodana ani 8

9 przypisana do faktury, bez względu na zawartość pola kwota zapłacona. Przy wystawianiu faktur, bądź innych dokumentów, może dojść do sytuacji, w której w danej chwili dwie osoby (korzystające z innych komputerów) będą próbowały dodać nową fakturę (bądź inny dokument WZ, PZ itd...). W takim przypadku system automatycznie będzie rozwiązywał konflikty wynikające np. z wystawienia faktury o tym samym numerze, np. poinformuje o istnieniu już dokumentu o takim numerze i automatycznie zaproponuje nowy numer, bądź (w przypadku dokumentów WZ) poinformuje, że dany towar został już wydany z magazynu. Niemożliwe jest wykonanie w programie jednocześnie dwóch operacji, w których każda np. wyda ten sam towar z magazynu. Takie operacje wykonywane są kolejno po sobie. Podczas tworzenia dokumentu faktury, istnieje możliwość samodzielnej numeracji faktur. W tym celu należy wybrać z rozwijanej listy konkretny parametr, z którego chcemy skorzystać. Jeżeli zdefiniowano tylko jedną numerację, program nie będzie pokazywał rozwijanej listy. (rys a) ta automatyczna funkcja kalendarza umożliwia wybranie daty bez potrzeby ręcznego jej wpisywania UWAGA! W prawym, dolnym rogu jest zawarta informacja, mówiąca o tym, iż daną fakturę można wystawić w cenach brutto. W tym celu należy zaznaczyć biały kwadracik.. UWAGA! Podczas tworzenia nowej faktury oraz innych dokumentów, stawka VAT, pojawiająca się do wyboru z rozwijanej listy nie uwzględnia starych stawek VAT. W razie potrzeby skorzystania z nieaktualnych stawek, należy po stworzeniu dokumentu, przejść w jego edycję i zmodyfikować stawkę VAT. Opcja znajdź produkt umożliwia łatwe wybieranie produktów z listy produktów (rys b). (rys b) Możliwe jest również dodanie nowego produktu do już istniejących, w tym celu konieczne jest kliknięcie ikony nowy produkt i wypełnienie pól odnośnie produktu.całość operacji zatwierdzamy przyciskiem dodaj (rys c). 9

10 (rys c) Program umożliwia również wystawianie faktury VAT marża użytkownikom, dla których podstawą opodatkowania jest marża. Faktura VAT marża nie zawiera ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży z podziałem na stawki, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku co widzimy na (rys.2.1.2d) i tym też różni się od tradycyjnej Faktury VAT. (rys.2.1.2d) Rachunek jest dokumentem, który wystawiają firmy nie będące podatnikami VAT. Nie wystawiają wówczas faktury lecz korzystają z dokumentu zwanego Rachunek. Pewne pola, w stosunku do faktury, zostały uproszczone, gdyż nie są wymagane w tej formie. Aby utworzyć nowy rachunek dodajemy konkretny produkt bądź produkty, określamy ilość w sztukach a cena oraz wartość automatycznie się uzupełnią. Po wypełnieniu wszystkich pół Rachunku klikamy przycisk 'zapisz'. Przykład znajduje się poniżej (rys.2.1.2e). (rys.2.1.2e) 10

11 UWAGA! Faktura VAT oraz Rachunek mogą być wystawione w walutach innych niż PLN. Po wybraniu z listy rodzaj dokumentu odpowiednio dokumentu Faktura walutowa, lub Rachunek walutowy, pojawi się pole waluta, a rozwijana lista umożliwi wybranie określonej waluty, w której chcemy wystawić fakturę/rachunek (listę dostępnych walut można edytować w opcjach). Dodatkowo faktura VAT oraz Rachunek w walucie posiadają informacje o dacie i kursie waluty. Faktura zaliczkowa jest dokumentem, za pomocą którego wystawiamy potwierdzenie wpłaconej zaliczki na poczet zamówienia. Po dodaniu produktów i/lub usług do faktury należy w polu zapłacono wpisać uiszczoną kwotę. Na koniec klikamy przycisk zapisz. Przykład zamieszczono poniżej (rys.2.1.2f). W ten sposób wystawiona zostanie pierwsza faktura zaliczkowa. (rys.2.1.2f) Faktura zaliczkowa pojawia się w zestawieniu faktur. Pomarańczowym kolorem w polu zapłacono (rys.2.1.2g) znajduje się zapłacona dotychczas kwota. Kolor pomarańczowy oznacza, że cała kwota zaliczki została już co prawda zapłacona, ale całe zamówienie nie jest jeszcze rozliczone. Aby dodać kolejną wpłatę od klienta, dotyczącą tego zamówienia, należy kliknąć opcję wystaw kolejną fakturę zaliczkową. Jeżeli wpłat jest kilka, można w ten sposób utworzyć kilka faktur zaliczkowych. (rys.2.1.2g) Program automatycznie uwzględni wcześniejszą zaliczkę oraz pokaże łączną wartość zamówienia wraz z kwotą pozostałą do zapłaty. Przykład (rys.2.1.2h). Po dodaniu ostatniej wpłaty całe zamówienie zostaje rozliczone. Na wydruku dokumentu znajdują się informacje o łącznej kwocie zamówienia, numerach wystawionych faktur zaliczkowych, datach wraz z kwotami. Znajdują się także informacje o kwotach nie objętych zaliczkami. W przypadku zamówienia składającego się z więcej niż jednego produktu/usługi, zaliczka rozdzielona jest proporcjonalnie pomiędzy poszczególne pozycje faktury. (rys.2.1.2h) Oferta to dokument który możemy wykorzystać do przedstawienia klientom naszej oferty cenowej na wybrane produkty. Jest to dokument wyłącznie informacyjny, nie mający wpływu na żadne inne dane w programie, dlatego też nie znajduje się na nim ani konto bankowe ani możliwość rozliczenia płatności automatycznie. Przykład znajduje się poniżej (rys.2.1.2i). 11

12 (rys.2.1.2i) UWAGA! Przed pierwszym wydrukiem faktury, po kliknięciu na znaczek 'drukuj' pojawi się komunikat, że program chce uzyskać dostęp do drukarki komputera. Taką informację należy zaakceptować a następnie wydrukować dokumenty. Wygląd ekranu może się różnić w różnych przeglądarkach. Zalecane jest także oznaczenie zielonym ptaszkiem informacji znajdującej się w dolnej części komunikatu, aby w przyszłości komunikat ten się już nie pojawiał. Przykłady ostrzeżeń znajdują się poniżej (rys.2.1.2f), (rys.2.1.2g). (rys.2.1.2f) (rys.2.1.2g) 12

13 2.1.2 paragony fiskalne i drukarki fiskalne Systim umożliwia wystawienie paragonów fiskalnych. Paragony takie wystawiamy analogicznie do innych dokumentów sprzedaży, wybierając podczas tworzenia nowego dokumentu rodzaj - paragon fiskalny. Aby wystawić paragon fiskalny potrzebna jest pełna wersja Systim (wersja Pro) z abonamentem na 2 lub więcej stanowisk, oraz drukarka fiskalna. Program obsługuje wyłącznie drukarki fiskalne (urządzenia bez klawiatury, wyłącznie do wydruku paragonów), nie obsługuje natomiast kas fiskalnych (urządzenia z klawiaturą do wydruku paragonów). Obsługiwane drukarki fiskalne: - Innova (DF-1 i kompatybilne); - Epson (TM-T801FV i kompatybilne); - Posnet (Thermal i kompatybilne). UWAGA: Większość drukarek fiskalnych posiada niemal identyczne protokoły komunikacyjne, w związku z czym nieobecność drukarki na powyższej liście nie musi oznaczać, że drukarka ta nie jest obsługiwana. Aby rozpocząć pracę z paragonami fiskalnymi niezbędne jest zainstalowanie dodatku do Systim SystimPlus. Instalator programu można ściągnąć z adresu: Wystawiając paragon fiskalny należy pamiętać, że: paragony fiskalne wystawiamy tylko od cen brutto; ilość sztuk towaru musi być liczbą całkowitą; w polu zapłacono podajemy kwotę wpłaconą przez klienta, nazwa produktu nie może być dłuższa niż 40 znaków (w niektórych drukarkach krótsza). Po zapisaniu nowego paragonu fiskalnego w programie, należy kliknąć ikonkę sfiskalizuj paragon aby wydrukować go na drukarce fiskalnej. Zanim to zrobimy należy poczekać, aż Systim połączy się z programem SystimPlus, wówczas w dolnej części okna zamiast komunikatu Trwa łączenie z SystimPlus... pojawi się Połączenie z SystimPlus zostało otwarte. Jeśli okaże się to chwilowo niemożliwe (np. brak podłączonej drukarki) to można albo anulować transakcję poprzez usunięcie paragonu fiskalnego, albo wydrukować paragon później. W tym celu należy kliknąć opcję sfiskalizuj przy danym paragonie. Jeśli paragon został wydrukowany, to opcja ta nie jest dostępna. Jeśli opcja nie jest dostępna a paragon nie został poprawnie wydrukowany, to opcję można uaktywnić ponownie poprzez wejście w edycję paragonu, odznaczenie opcji zafiskalizowany, i zapisanie zmian. Jeśli paragon się nie drukuje: sprawdź czy drukarka fiskalna jest podłączona do komputera, oraz czy zawiera dość papieru; upewnij się, że dodatkowy program SystimPlus jest zainstalowany na komputerze i włączony; upewnij się, że program SystimPlus ma połączenie z drukarką - przycisk połącz powinien być nieaktywny jeśli program jest połączony (można również dodatkowo użyć przycisk Sprawdź stan drukarki w SystimPlus); sprawdź, czy drukarka fiskalna posiada ustawione poprawne stawki VAT i przypisane im symbole (litery alfabetu) identyczne jak w programie SystimPlus, oraz w zakładce administracja programu Systim; upewnij się że na komputerze nie jest zablokowany (przez firewall) port 9999, przez który Systim łączy się z SystimPlus. Port ten można zmienić na inny w ustawieniach tych programów; sprawdź czy na pewno jesteś zalogowany w programie, oraz czy nie utracono połączenia z internetem; wypróbuj działanie programu w innej przeglądarce internetowej, bądź zaktualizuj tą którą używasz do najnowszej wersji. 13

14 2.2 Zakup OPCJE ZAKŁADKI: dokumenty zakupu Zakładka ukazuje zestawienie kosztów przedsiębiorstwa, czyli wszystkich faktur przychodzących. Zestawienie można filtrować wg lat, rodzajów. Dodatkowo można sortować listę dokumentów po jej nagłówkach, to znaczy: nazwa, kontrahent, data dokumentu czy wprowadzenia, termin płatności, kwota netto, brutto a także po kategorii zapłacono czy nie. Dodatkowo sortowanie wedle daty dokumentu, wprowadzenia oraz terminu płatności pokazuje miesięczne zestawienie wszystkich kosztów przedsiębiorstwa. Znaczek na niebieskim pasku mówi o tym, według jakiego kryterium zostały posortowane dokumenty. Ikony oraz oznaczają odpowiednio: edycję dokumentu, usunięcie go oraz wystawienie dokumentu PZ na podstawie faktury. Poniżej zaprezentowano przykład (rys a). (rys a) nowy dokument zakupu Zakładka nowy dokument zakupu jest prawie identyczna jak nowa faktura w zakładce sprzedaż. W oknie tym nie występuje automatyczna numeracja faktur, w oknie numer dokumentu należy wpisać numer dokumentu zewnętrznego. Sytuację obrazuje załączony przykład (rys.2.2.2a). (rys.2.2.2a) 14

15 2.3 Produkty OPCJE ZAKŁADKI: produkty W zakładce produkty pojawia nam się stan wszystkich produktów. Po kliknięciu na ikonę rozwinięcia, mamy do wyboru magazyn główny bądź uzupełniający, oraz pasek produktów, z rozwijaną listą, która umożliwia przejście do produktów widocznych bądź ukrytych, bądź też wszystkich, jak widać na (rys 2.2.1a oraz 2.2.1b). W module administracja w opcjach ustawienia mamy możliwość wyboru opcji magazyn zaawansowany, który pozwala na wystawianie dokumentów WZ oraz PZ. Odznaczenie zielonej ikony skutkuje przejściem do magazynu uproszczonego. (rys a) (rys 2.2.1b) Widoczna jest również tabela (rys c) zawierająca listę wszystkich produktów, które znajdują się w magazynie. Do identyfikacji mamy nazwę produktu, zdjęcie, ISBN, cenę brutto. Tabela obrazuje również ilość i parametry produktów. Po kliknięciu 15

16 w nazwę konkretnego produktu bądź też użycie ikony przechodzimy do edycji produktu (rys d). Naciśnięcie tej ikony tradycyjnie skutkuje usunięciem produktu z magazynu. (rys c) Klikając w nazwę produktu, pojawia się osobna tabela z informacją o określonym produkcie tj. cenie netto, brutto, kategorii, widzimy także zdjęcie (miniaturkę) produktu o ile je uprzednio dodaliśmy. Pojawia się także informacja o ilości danego produktu w magazynie. Klient może nie widzieć ilości produktów w magazynie w zależności od ustawień w zakładce opcje. W tym celu musimy przejść do modułu administracja i w opcji ustawienia zmienić dane dotyczące wyżej opisanej sytuacji. Dodatkowo w opcjach możemy ustawić komunikat, który będzie pojawiać się w momencie, gdy stan magazynowy danego produktu wyniesie 0 sztuk, drugą z opcji, które możemy modyfikować jest niepojawianie się w ogóle produktu (dla klienta), którego stan wynosi 0 sztuk. W opcjach również możemy ukryć informacje dotyczące ISBN oraz PKWiU w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej. 16

17 (rys d) Bardzo ważnym elementem edycji produktu są parametry dodatkowe, definiowanie parametrów odbywa się w zakładce opcje w module administracja, natomiast tutaj wpisujemy dane szczegółowe określonych wartości parametrów. (rys e) W tabeli, obok nazwy produktu znajduje się ikona, dzięki której możemy zamówić dowolne produkty w dowolnej ilości do koszyka (rys.2.2.1f). Opcja wyczyść koszyk pozwala na całkowite usunięcie produktów, które umieściliśmy w koszyku. Możemy dodać kolejne produkty do już istniejących (rys.2.2.1g) i wysłać zamówienie klikając przycisk zamów. Pokazuje się potwierdzenie zamówienia (rys.2.2.1h). Na tym etapie możemy jeszcze zmienić ilość produktów, które chcemy zamówić, bądź niektóre z produktów całkowicie usunąć. Po zmianie ilości produktów klikamy przycisk przelicz, aby ponownie obliczyć wartość zamówienia. Możemy również zaznaczyć opcję wyczyść koszyk po złożeniu zamówienia, aby usunąć z koszyka wszystkie produkty. Poniżej wybieramy sposób dostawy, możemy również wpisać uwagi do zamówienia oraz zmodyfikować adres faktury i adres dostawy. Domyślnie pokazują się adresy takie jak w ustawieniach użytkownika. Dodatkowo mamy możliwość wyboru zamawiającego/ kontrahenta bądź też dodanie nowego kontrahenta jako zamawiającego. Po uprzednim sprawdzeniu poprawności wprowadzonych produktów do zamówienia, wybieramy przycisk złóż zamówienie. Dla pewności pojawi się dodatkowy komunikat informujący o niemożności zmiany zamówienia po wysłaniu, a następnie następuje wysłanie. Tabela powyżej (rys e) pokazuje stan produktów na magazynach. Zestawienie łączne obrazuje ilość oraz średnią cenę nabycia. UWAGA! Istnieje blokada usunięcia produktu, jeśli znajdował się on w jakimś zamówieniu, można jedynie ukryć dany produkt. Powinien on się wówczas schować z listy produktów do kupienia dla kontrahentów (nie powinien schować się z zamówień, historii, faktur, WZ). W przypadku ukrycia poszczególnych produktów, w celu ponownego ich przejrzenia, należy skorzystać z filtrowania produktów po ukryty. (rys f) (rys.2.2.1g) UWAGA! Istnieje możliwość importu produktów z bazy danych Symfonii! W tym celu należy przejść do modułu Administracja opcje wszystkie opcje import danych. Dokładny opis znajduje się w module Administracja. 17

18 (rys h) dodaj produkt Aby dodać nowy produkt należy kliknąć opcję zakładki dodaj produkt, wypełnić niezbędne pola odnośnie informacji o produkcie lub usłudze a następnie potwierdzić przyciskiem dodaj (rys a) (rys a) 18

19 2.3.3 dokumenty (rys a) opcja pozwalająca na wydrukowanie dokumentu ikona ta umożliwia pobranie dokumentu do formatu PDF nowy dokument Aby dodać nowy dokument, należy przeprowadzić analogiczne czynności przypisane dodawaniu faktur. Na przykładzie (rys b) widzimy rodzaje dokumentów, które możemy tworzyć, natomiast rysunek (rys c) obrazuje przykładowy dokument. (rys b) (rys c) 19

20 Występuje kilka różnic dotyczących dokumentów magazynowych. Przede wszystkim pole przypisane nazwie kontrahenta występuje tylko w przypadku dokumentów, takich jak: przyjęcie na magazyn (PZ) oraz wydanie z magazynu (WZ). Pozostałe formularze dotyczą dokumentacji wewnętrznej i dlatego też podawanie kontrahenta jest zbędne. Dodatkowo występuje możliwość wystawienia jednej faktury z kilku dokumentów WZ. Najpierw należy zaznaczyć dokumenty, z których chcemy wystawić fakturę, a następnie kliknąć ikonę znajdującą się na dole ekranu 'wystaw fakturę z dokumentów WZ'. Dokument: przesunięcie międzymagazynowe (MM) wygląda trochę inaczej w stosunku do PZ czy WZ. Jego celem jest przeniesienie produktu/ów z jednego magazynu do drugiego. Dlatego też występuje dodatkowe pole: Magazyn docelowy (rys d). (rys d) Protokół wprowadzenia (PRW) powoduje podobnie, jak przyjęcie na magazyn (PZ), wprowadzenie produktu do wybranego magazynu, natomiast dokument ten nie zawiera kontrahenta, gdyż jest to dokument wewnętrzny. Wydanie na produkcję (WP) oznacza wydanie potrzebnych produktów bądź materiałów na produkcję. Wydanie wewnętrzne (WW) dokument używany do wydania np. narzędzi z magazynu dla pracownika, które może później zwrócić do magazynu jako zwrot wewnętrzny (ZW). Inwentaryzacja (INW) Dokument Inwentaryzacja jest specjalnym rodzajem dokumentu, przy którego dodawaniu należy zachować szczególną ostrożność. Dokument ten określa stan magazynowy w danym momencie czasu. Wprowadzenie tego dokumentu zmienia wszystkie stany magazynowe (w danym magazynie) na takie, jak wskazane zostały w dokumencie Inwentaryzacja. Jeśli na danym dokumencie Inwentaryzacja nie ma danego produktu (np. produkt XY ), który wcześniej był w magazynie, to po dodaniu dokumentu inwentaryzacja stan tego produktu będzie wynosił zero. Po dodaniu dokumentu Inwentaryzacja WSZYSTKIE poprzednie stany magazynowe (w danym magazynie) zostają usunięte, dotyczy to wszystkich uprzednio dodanych dokumentów. Nie ma możliwości ich przywrócenia od momentu dodania dokumentu Inwentaryzacja. Po dodaniu dokumentu Inwentaryzacja NIE SĄ jednak usuwane te stany magazynowe, które wprowadzone zostały innym dokumentem Inwentaryzacja wystawionym TEGO SAMEGO dnia. Oznacza to, że możemy w danym dniu wystawić kilka dokumentów Inwentaryzacja. Jeśli na dokumencie Inwentaryzacja zamieścimy produkt, który był już wcześniej zamieszczony na innym, dodanym tego samego dnia dokumencie INW (dla tego samego magazynu), to jego ilość będzie sumą jego ilości na tych dokumentach INW. W przypadku wątpliwości co do sposobu działania dokumentu Inwentaryzacja, prosimy o wcześniejsze sprawdzenie sposobu jego działania na wersji demo, lub zakładając dodatkowe, bezpłatne konto Systim. Jeśli zamierzamy dodać kilka dokumentów Inwentaryzacji po sobie, nie można pomiędzy nimi dodawać innych dokumentów (PZ, WZ, itd.). UWAGA! Możliwe jest przechowywanie informacji o ilości produktów do 4 miejsc po przecinku. UWAGA! Możliwe jest usuwanie wyłącznie ostatniego dokumentu magazynowego w swojej serii. Oznacza to możliwość usunięcia ostatniego PZ bądź ostatniego WZ. Nie można jedynie usuwać dokumentów Inwentaryzacji. UWAGA! Program udostępnia możliwość edycji dokumentu magazynowego. Nie jest możliwa edycja pól z produktami dotyczącymi opisu, ceny, ilości itp. na dokumentach wydania i MM. Edycja dokumentów magazynowych w niektórych przypadkach może 20

21 spowodować zakłócenie kolejności FIFO/LIFO przyjęć/wydań do/z magazynu. Po zapisaniu zmodyfikowanego dokumentu zalecane jest sprawdzenie poprawności kolejności wydań z magazynu. 21

22 2.3 Płatności OPCJE ZAKŁADKI: płatności Opcja ta pokazuje nam zestawienie płatności a filtrowanie pozwala na segregację płatności wg wszystkich, wg rozliczonych bądź nierozliczonych płatności, aby w łatwy sposób dotrzeć do interesujących nas informacji. W prawym górnym rogu mamy możliwość wybrania ilość dokumentów, które będą pojawiać się na stronie. Opcja ta pozwala na jednoczesne zestawienie płatności (rys.2.3.1a). W przypadku nierozliczonych płatności dodatkowo pojawiają się dwie opcje oraz. Pierwsza z nich umożliwia skojarzenie płatności co widać na przykładzie (rys.2.3.2b) i przypisania jej do odpowiedniej faktury. Druga z nich służy do wystawienia faktury z określonej płatności. (rys a) (rys b) Zakładka służy także do edytowania jak również usuwania płatności. Klikając ikonę edytowania pojawia nam się pole umożliwiające zmianę dotychczasowych danych, po korekcie należy kliknąć przycisk zapisz (rys 2.3.1c). 22

23 (rys c) dodaj nową płatność Opcja stworzona została na potrzeby tworzenia oraz dodawania nowych płatności, po wpisaniu odpowiednich danych w pola formularza i kliknięciu przycisku zapisz automatycznie nowa płatność pojawia się w zakładce płatności jako kolejna pozycja w zestawieniu. Dodawanie płatności pokazane jest na przykładzie (rys a). (rys a) 23

24 2.4 Zamówienia OPCJE ZAKŁADKI: zamówienia Funkcja obrazująca zestawienie zamówień złożonych za pomocą formularza znajdującego się w zakładce Produkty. Możemy zobaczyć całe zestawienie, bądź podzielić je wedle kryteriów przedstawionych na (rys 2.4.1a). (rys a) opcja ta pozwala na usunięcie zamówienia dzięki tej ikonie mamy możliwość edytowania zamówienia (rys.2.4.1b) (rys b) 24

25 Na rysunku powyżej (rys b) znajdują się dane dotyczące edycji zamówienia, które podlegają modyfikacji, ważnym elementem jest opcja rodzaj dostawy, dzięki której mamy kilka możliwości zdefiniowania dostawy, jako: przesyłkę kurierską, pocztową, za pobraniem, dostawę lub odbiór osobisty. Ikona pozwala zmodyfikować listę produktów w zamówieniu, zmiany zostają wprowadzone po kliknięciu przycisku "zapisz. Zmiany możemy wprowadzać w obrębie cen oraz ilości. Dodatkową opcją jest adres do faktury, adres dostawy oraz uwagi. W prawym dolnym rogu panelu znajdują się dodatkowe opcje dotyczące zamówień, pierwsza ikona umożliwia drukowanie zamówień po uprzednim zaznaczeniu tych, które chcemy posiadać w formie papierowej, odpowiednio kolejna ikona pozwala na pobranie zamówień do postaci PDF, dzięki kolejnym opcjom możliwe jest łączenie oraz rozdzielanie zamówień. Pasek dolnego menu widzimy na przykładzie poniżej (rys c). (rys c) ZAPISYWANIE ŁĄCZONYCH OPERACJI MAGAZYNOWYCH! Program pozwala na wykonywanie w nim łączonych operacji realizacji zamówienia, wystawienia faktury i wydania towaru z magazynu. Operacja taka odbywa się w następującej kolejności: skompletowanie zamówienia (zmiana stanu zamówienia na "skompletowane") wystawienie dokumentu WZ wystawienie faktury dodanie płatności. Aby wykonać taką łączoną operacje wystarczy kolejno wykonywać instrukcje pojawiające się na ekranie. Operację taką można zacząć w dowolnym momencie (nie trzeba zaczynać od pierwszej z nich), można ją również w dowolnym momencie zakończyć. 25

26 2.5 Kontrahenci OPCJE ZAKŁADKI: Zakładka została dokładnie opisana w module CRM, Terminarz, Projekty. Są to dokładnie dwie jednakowe opcje, posiadające identyczne rozwinięcia oraz informacje. 26

27 2.6 Płatności Okresowe OPCJE ZAKŁADKI: płatności okresowe Analogicznie do zestawienia zamówień, płatności czy faktur, zakładka płatności okresowe umożliwia podgląd oraz generuje zestawienie wszystkich płatności okresowych (rys.2.6.1a). Umożliwia edytowanie, usunięcie, bądź wystawienie faktury.klikając ikonę przechodzimy automatycznie do formularza edytowania płatności. (rys.2.6.1a) dodaj płatność okresową Dodawanie nowych płatności skutkuje pojawieniem się ich w zestawieniu płatności okresowych. Formularz dodawania w/w płatności przedstawiony jest poniżej na (rys 2.6.2b). Gdy dodamy konkretną płatność dla danego kontrahenta, która powtarza się np. z miesięczną częstotliwością, program automatycznie wygeneruje taką fakturę po zaznaczeniu opcji wystawiaj faktury automatycznie. Jeżeli danemu kontrahentowi został przypisany adres oraz zaznaczymy opcję wyślij fakturę na kontrahenta podczas dodawania płatności, program również automatycznie wyśle fakturę na zdefiniowany adres . Aby w tytule płatności określić dany dzień,miesiąc i/lub rok należy skorzystać ze zmiennych do wyboru: #MIESIAC_WYSTAWIENIA# - miesiąc wystawienia faktury, np. 03 #MIESIAC_WYSTAWIENIA_NAZWA# - nazwa miesiąca wystawienia faktury, np. marzec #ROK_WYSTAWIENIA# - rok wystawienia faktury, np #MIESIAC_WYGASNIECIA# - miesiąc wygasanie usługi, np. 04 #MIESIAC_WYGASNIECIA_NAZWA# - miesiąc (nazwa) wygasania usługi, np. kwiecień #ROK_WYGASNIECIA# - rok wygasania usługi, np #DATA_WYGASNIECIA# - pełna data wygaśnięcia usługi #DATA_PRZEDLUZENIA# - data do której usługa zostanie przedłużona po jej opłaceniu Zdefiniowanie określonego tytułu, z uwzględnieniem w/w zmiennych umożliwi automatyczną modyfikację daty, określającą daną płatność okresową. 27

28 (rys b) Jeśli faktura zostanie automatycznie wystawiona, to automatycznie przesunięta również data w polu Data końcowa. Będzie ona wówczas wskazywać na następną datę płatności. 28

29 Rozdział 3. Umowy, Kadry, Użytkownicy 3.1 Umowy OPCJE ZAKŁADKI: umowy Podobnie jak we wcześniejszych opcjach, zakładka umowy pokazuje zestawienie wszystkich umów wygenerowanych przez program (rys a). Kliknięcie przycisku edytowania bądź usuwania skutkuje możliwością zmiany wprowadzonych informacji (rys.3.1.1b) jak również usunięcie umowy. (rys a) (rys b) 29

30 3.1.2 dodaj umowę Zakładka dodaj umowę pozwala na stworzenie umowy dla pracownika. Pozycje zawarte w formularzu zawierają cztery rodzaje umowy do wyboru, daty rozpoczęcia i zakończenia wykonywania świadczenia na rzecz pracodawcy, stawki podatkowe wraz kwotami netto i brutto. Po wprowadzeniu danych zatwierdzamy przyciskiem (rys a) (rys.3.1.2a) 30

31 3.2 Kadry OPCJE ZAKŁADKI: lista pracowników Lista pracowników ukazuje zestawienie wszystkich pracowników wprowadzonych do systemu, związanych z danym przedsiębiorstwem. Raz wprowadzone dane są przechowywane w systemie oraz służą do weryfikacji oraz wystawiania umów z pracownikami (rys a). Opcje po prawej stronie oznaczają odpowiednio edycję oraz usunięcie danego pracownika z bazy danych. (rys a) dodaj nowego pracownika Zakładka dodaj nowego pracownika pozwala na dodawanie do zestawienia pracowników kolejnej osoby. Należy wypełnić pola do niej przypisane, które stają się podstawą do wystawienia np. umowy o pracę. Na końcu należy kliknąć dodaj. 31

32 32

33 3.3 Użytkownicy OPCJE ZAKŁADKI: lista użytkowników Zakładka ukazuje listę użytkowników, wraz z podziałem na rodzaj konta oraz uprawnienia (rys.3.2.1a). (rys.3.2.1a) Opcja pozwala na edytowanie profilu użytkownika, zmianę danych, loginu czy hasła Kliknięcie w ten kwadracik tradycyjnie skutkuje usunięciem użytkownika z programu Ikona dzięki której możliwe jest wygenerowanie nowego klucza do API dodaj nowego użytkownika Aby dodać nowego użytkownika należy wypełnić formularz zamieszczony w zakładce dodaj nowego użytkownika i potwierdzić całość operacji wciskając przycisk (rys a). Podczas zakładania nowego konta użytkownika, należy pamiętać o tym, aby w polu rodzaj konta zdefiniować, czy dane konto przypisane zostanie kontrahentowi czy pracownikowi. Jeżeli pracownikowi, pojawia się możliwość wybrania rodzaju uprawnień: administrator lub użytkownik (rodzaje uprawnień można definiować w zakładce opcje ). Dodatkowo w polu kontrahent można wybrać firmę w jakiej pracuje. Przy dodawaniu nowego użytkownika można także zdefiniować jego przełożonego. (rys a) 33

34 3.3.3 zablokowani W tej zakładce znajdują się użytkownicy, których zablokowano. Gdy zakładka jest pusta oznacza to ich brak. Użytkownicy zostają zablokowani po trzeciej błędnej próbie zalogowania do systemu. Blokada jest aktywna przez 24 godziny, po tym czasie zostaje automatycznie zdjęta. Odblokować zablokowanego użytkownika może administrator, klikając na opcję odblokuj. 34

35 Rozdział 4. CRM, Terminarz, Projekty 4.1 Kalendarz OPCJE ZAKŁADKI: dzienny Kalendarz pozwala na zapisywanie terminów spotkań oraz zadań do wykonania. Po lewej stronie zakładki znajduje się kalendarz dzięki któremu możemy manewrować pomiędzy poszczególnymi miesiącami jak również latami, ułatwiając sobie tym samym dostęp do informacji, które zostały przez nas umieszczone (rys a). (rys.4.1.1a) Plan kalendarza dziennego stanowi główną część zakładki, standardowo umieszczone są godziny pracy od 8: natomiast istnieje również możliwość przejścia zarówno do godzin wcześniejszych jak i późniejszych. W takim przypadku należy kliknąć ikonę pokaż wcześniejsze godziny, bądź odwrotnie pokaż późniejsze godziny (rys.4.1.1b). 35

36 (rys b) Dodawanie spotkań bądź zadań do planu dnia pracy umożliwiają dwie niebieskie opcje, znajdujące się po prawej stronie zakładki kalendarz w prawym górnym rogu (rys.4.1.1c). Gdy chcemy dodać nowe spotkanie klikamy ikonę dodaj spotkanie, i uzupełniamy dane potwierdzając przyciskiem zapisz (rys d). (rys c) (rys d) 36

37 (rys e) Na podobnej zasadzie funkcjonuje dodawanie zadań. Możemy je dodać poprzez wciśnięcie opcji dodaj zadanie (rys f). Po uzupełnieniu wszystkich pól w formularzu, zapisanie oraz dodanie zadania następuje po wciśnięciu klawisza zapisz. Jeżeli w edycji danych kontrahenta w module handel i magazyn została przypisana osoba kontaktowa, to przy dodawaniu zadań dla tegoż kontrahenta ta osoba do kontaktu automatycznie pojawi się w polu osoba kontaktowa. Pod godzinowym rozkładem dnia pojawia się lista zadań do wykonania konkretnego dnia jak wskazuje na to (rys g). Kliknięcie w kawadracik przy konkretnym zadaniu skutkuje skreśleniem go i uznaniem za wykonane. Lista zadań pojawia się wyłącznie w widoku kalendarza dziennego. Zarówno zadania jak i spotkania możemy sortować wg kryterium priorytetu. Do wyboru mamy takie opcje jak: pokaż wszystko, priorytet zwykły lub priorytet wysoki. Pozwala to na wyselekcjonowanie najistotniejszych zadań do wykonania bądź spotkań do odbycia. Dodatkowo powyżej znajduje się funkcja pokaż kalendarz dla Pozwala ona na wyselekcjonowanie zadań i spotkań dla konkretnego użytkownika (rys h). (rys g) (rys f) (rys h) 37

38 4.1.2 roboczy Kalendarz roboczy jest odpowiednikiem kalendarza dziennego, występuje natomiast pod inną postacią (rys a) (rys a) tygodniowy (rys b) 38

39 4.1.4 miesięczny (rys c) 39

40 4.2 Projekty OPCJE ZAKŁADKI: lista projektów Zakładka zawiera listę projektów realizowanych przez użytkowników dla poszczególnych kontrahentów. Dodatkowa opcja wyboru statusu z rozwijanej listy usprawnia poruszanie się pomiędzy konkretnymi projektami (rys a). (rys a) opcja pozwalająca na dodanie kolejnego zadania do projektu (rys b) ta ikona oznacza edycję projektu, możliwość zmiany informacji o projekcie (rys.4.2.1c) kliknięcie czerwonego krzyżyka oznacza usunięcie projektu z zestawienia ta funkcja umożliwia podejrzenie zadań przypisanych do konkretnego projektu. (rys.4.2.1b) 40

41 Przy tworzeniu każdego projektu pola wymagane do uzupełnienia to: nazwa oraz status projektu. Dodatkowe opcje to data rozpoczęcia oraz zakończenia, kwota czy opis projektu. Dodatkowo istnieje możliwość przypisania do niego kontrahenta oraz osoby nadzorującej, koordynatora projektu. (rys.4.2.1c) dodaj projekt Dzięki tej zakładce możliwe jest tworzenie nowych projektów do zestawienia opisanego w poprzednim podpunkcie. Obrazuje to (rys a) (rys a) 41

42 4.3 Kontrahenci OPCJE ZAKŁADKI: kontrahenci W tej zakładce znajduje się lista naszych kontrahentów, pozwalająca gromadzić dane klientów. Zawiera ona nazwę przedsiębiorstwa, NIP, adres, kod miejscowość, województwo, państwo oraz umieszczone jest dodatkowo pole, w którym można wpisać uwagi dotyczące danego kontrahenta. Dzięki tej zakładce, łatwo i szybko można znaleźć informacje o historii kontaktów z klientami oraz dane dotyczące przeprowadzonych transakcji. Umożliwia ona tworzenie oraz aktualizowanie bazy danych obecnych i potencjalnych klientów. W tej zakładce pojawiają się również dane dotyczące użytkownika. Gdy użytkownik chce zmienić dane własnej firmy, dokonuje tego w ten sam sposób jak w przypadku pozostałych kontrahentów. Dane dotyczące użytkownika znajdują się na pozycji pierwszej i nie ma możliwości ich usunięcia. Dodatkowo możliwa jest opcja wyszukiwania konkretnego kontrahenta bądź osoby kontaktowej. W tym celu należy wpisać w pole nazwa firmy pożądane przedsiębiorstwo i/lub w pole osoba kontaktowa konkretną osobę. W przypadku wyszukiwania osób, należy wpisać imię bądź imię i nazwisko. Program nie wyszuka danych, gdy najpierw wpiszemy nazwisko a następnie imię. Na końcu należy kliknąć przycisk zapisz jak widać na poniższym przykładzie. Wyszukiwanie umożliwia z całego zestawienia kontrahentów w łatwy sposób wyselekcjonować konkretną firmę i/lub osobę. Ikony dotyczące kontrahentów: kliknięcie tej opcji umożliwia edycję danych kontrahenta. Znajdują się w niej dwie zakładki. Automatycznie pojawia się pierwsza z nich. Oznacza edycję danych dotyczących samego kontrahenta, wraz z możliwością określenia daty następnego kontaktu oraz przypisania ratingu danemu kontrahentowi. Kliknięcie opcji Kontakty skutkuje przejściem do okna umożliwiającego dodanie, bądź modyfikację osób kontaktowych, przypisanych do danej firmy oraz określenia tematów (rys a). 42

43 (rys a) (rys a) W edycji danych kontrahenta możemy skorzystać także z opcji naliczaj odsetki. W takim układzie program automatycznie będzie naliczał odsetki na wystawionych użytkownikowi fakturach. Dodatkowo istnieje możliwość dodania osób kontaktowych do danego kontrahenta. Przykład znajduje się powyżej (rys a). 43

44 UWAGA! Zmiana danych kontrahenta w programie powoduje, że wszystkie nowe dokumenty będą wystawiane na nowe dane. Zmiana taka NIE powoduje zmiany danych kontrahenta na wystawionych w przeszłości dokumentach. Aby zmienić dane kontrahenta na tych dokumentach należy w edycji takich dokumentów wybrać opcję "edycja danych adresowych kontrahenta". Jeśli dokument został już zaksięgowany należy wystawić fakturę korygującą. (rys b) Dodatkowo w edycji danych, kontrahent posiada adres do faktur (adres, ulica, kod, miasto, województwo, państwo) adres dostarczenia faktury (może być różny od adresu do faktur) oraz adres dostawy. (rys b). ta opcja informuje o możliwości wystawienia faktury kontrahentowi, klikniecie tej ikony przekierowuje nas do zakładki faktury w module handel i magazyn, gdzie automatycznie można dodać nową fakturę. Dokładny opis dotyczący dodawania faktur znajduje się w zakładce faktury opcja dodaj płatność, podobnie jak w poprzedniej zakładce, przekierowuje nas do zakładki płatności dodaj płatność gdzie można dodać nową płatność i przypisać ją do faktury ikona pokazuje płatności kontrahenta ta funkcja przypisana jest usuwaniu kontrahentów z listy dodaj kontrahenta Dodawanie kontrahentów odbywa się poprzez uzupełnienie danych w formularzu, i wciśnięciu przycisku dodaj. Po zapisaniu głównych danych kontrahenta, przechodzimy do edycji jego danych szczegółowych, m.in. danych adresowych. 44

45 UWAGA! Istnieje możliwość importu kontrahentów z bazy danych Symfonii. W tym celu należy przejść do modułu Administracja opcje wszystkie opcje import danych. Dokładny opis znajduje się w module Administracja. 45

46 4.4 Czas pracy OPCJE ZAKŁADKI: czas pracy Zakładka czas pracy pozwala na zapisywanie przez użytkowników czasu pracy. Zastępuje w ten sposób papierową ewidencję czasu pracy. Po upływie miesiąca administrator zatwierdza kartę czasu pracy, wówczas jej edycja staje się niemożliwa dla użytkownika (może to zrobić jedynie administrator). Zakładka pozwala również na zapisywanie przez pracowników ilości czasu pracy, który został poświęcony poszczególnym projektom w firmie. Dodatkowo istnieje możliwość wpisania nieobecności, urlopu czy chorobowego, wpisując w okienka symbole, np. U, CH. (rys a) (rys b) 46

47 4.5 Dokumenty OPCJE ZAKŁADKI: dokumenty W tej zakładce znajduje się zestawienie, pokazujące listę dodanych przez nas dokumentów dodaj dokument Opcja umożliwiająca dodawanie dokumentów. Na przykładzie poniżej (rys a) widzimy na jakiej zasadzie odbywa się dodawanie nowych dokumentów, w tym celu musimy wpisać nazwę dokumentu, możemy dodać również opis, a klikając na przycisk przeglądaj wczytujemy plik, który chcemy załączyć. Zakładka ta umożliwia użytkownikowi przechowywanie dowolnych dokumentów w programie, np. umów z kontrahentami, dokumentów założycielskich firmy, czy innych szablonów plików, np. papieru firmowego. (rys a) 47

48 4.6 CRM OPCJE ZAKŁADKI: tematy (rys a) Zakładka Tematy pokazuje zestawienie wszystkich realizowanych tematów. Dodatkowo w górnym pasku menu znajduje się opcja filtruj wg. Umożliwia ona sortowanie tematów wg wszystkich, zamkniętych bądź otwartych. Powyższy przykład (rys a) ukazuje temat pt zrobienie czegoś klikając na kontrahenta zaznaczonego niebieską czcionką automatycznie przechodzimy do edycji jego danych. Przykład zamieszczono poniżej (rys b). Po prawej stronie znajdują się dwie ikony. Pierwsza z nich oznacza edycję danego tematu (rys c) a ikona usunięcie go. Edycja tematu pozwala na zmianę bądź dodanie poszczególnych opcji. Status oraz rodzaj pozwalają zdefiniować czego dotyczy dany temat oraz na jakim etapie procesu realizacji się znajduje. Po prawej stronie znajduje się możliwość opisu historii kontaktów z danym kontrahentem (rys d). Kliknięcie zielonej strzałki w edycji tematu przy kontrahencie skutkuje automatycznym przejściem do edycji danych konkretnego kontrahenta. (rys b) 48

49 (rys c) (rys d) dodaj nowy temat Aby dodać nowy temat należy wypełnić pola przypisane tworzeniu tematów, na końcu klikając przycisk zapisz. Przykład znajduje się poniżej (rys a). (rys a) 49

50 Rozdział 5. Księgowość, wyposażenie i Pojazdy 5.1 Pojazdy OPCJE ZAKŁADKI: lista pojazdów Zakładka ta pokazuje zestawianie wszystkich pojazdów zarejestrowanych w systemie. Dodatkowo widnieje informacja odnośnie osoby przypisanej do konkretnego modelu pojazdu. Ikony po prawej stronie umożliwiają zmianę danych pojazdu (rys a) oraz całkowite usunięcie go z listy. Odpowiednio oznaczają one oraz. (rys a) (rys b) dodaj pojazd 50

51 Opcja umożliwia dodawanie pojazdów, tabela umożliwia wprowadzenie takich danych jak: nazwa pojazdu wraz z rodzajem oraz marką, numer rejestracyjny, właściciela, osobę przypisaną oraz pojemność silnika. Po uzupełnieniu wszystkich danych należy kliknąć przycisk zapisz. Nowy pojazd automatycznie pojawi się w liście pojazdów. (rys a) 51

52 5.2 Wyposażenie lista wyposażenia Lista ukazuje zestawienie wszystkich zakupionych przez daną firmę sprzętów stanowiących wyposażenie przedsiębiorstwa. Ikony po prawej stronie oznaczają odpowiednio edycję oraz usunięcie danego sprzętu. Edycja umożliwia zmianę poprzednio wprowadzonych danych (rys b). (rys a) (rys b) Opcja pobierz do PDF oraz drukuj umożliwia pobranie do PDF lub wydrukowanie aktualnego stanu wyposażenia, wg stanu na dzień pobrania/wydruku dodaj nowy Dodawanie nowych elementów umożliwia wprowadzenie do systemu kolejnych składników wyposażenia poprze wpisanie nazwy, daty oraz wartości zakupu oraz dokumentu zakupu. Na końcu należy kliknąć zapisz. Przykład przedstawiony jest poniżej. (rys a) 52

53 5.3 Urzędy OPCJE ZAKŁADKI: lista urzędów Lista urzędów pokazuje zestawienie wszystkich instytucji, zarejestrowanych w programie, które są powiązane z danym przedsiębiorstwem. Ikony oraz odpowiednio oznaczają edycję oraz usuniecie danej pozycji z listy. Edycja pozwala na zmianę bądź uaktualnienie danych dotyczących konkretnego urzędu. Po wprowadzeniu modyfikacji należy kliknąć zapisz. (rys a) (rys b) 53

54 5.3.2 dodaj urząd Zakładka dodaj urząd pozwala na dołączenie do programu kolejnego urzędu. Należy uzupełnić dane według przykładu znajdującego się poniżej na koniec klikając przycisk zapisz. (rys a) 54

55 5.4 Środki trwałe środki trwałe Zakładka środki trwałe pokazuje zestawienie wszystkich środków znajdujących się w przedsiębiorstwie (rys a). Nagłówki znajdujące się w niebieskim pasku pozwalają na filtrowanie według określonego kryterium, np., data zakupy, czy wartość netto. Ikony znajdujące się po prawej stronie oznaczają: edycję sodka trwałego, gdzie po kliknięciu pojawia się tabela umożliwiająca zmianę poszczególnych informacji o określonym środku trwałym (rys b). Ikona pozwala na obliczenie amortyzacji. Natomiast oznacza usunięcie danego środka trwałego z listy. (rys a) (rys b) dodaj środek trwały 55

56 Zakładka umożliwia dodawanie kolejnych środków trwałych. Aby to zrobić, należy uzupełnić wszystkie wymagane pola (oznaczone czerwoną gwiazdką) a następnie kliknąć przycisk zapisz. Poniżej znajduje się przykład (rys a). (rys a) Opcja pobierz do PDF oraz drukuj umożliwia pobranie do PDF lub wydrukowanie aktualnego stanu środków trwałych, wg stanu na dzień pobrania/wydruku, wraz z wartościami amortyzacji do odliczenia w danym miesiącu. Opcja zaksięguj amortyzację powoduje przejście do modułu księgowość, wraz z możliwością zaksięgowania amortyzacji. Program sam uzupełni automatycznie wymagane pola. 5.5 Księgowość Systim umożliwia prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Aby rozpocząć pracę z modułem księgowość przechodzimy do modułu Księgowość i wyposażenie, następnie wybieramy zakładkę KPiR. W zakładce KPiR mamy do dyspozycji następujące funkcje podmenu, które zostaną omówione poniżej: rejestr KPiR, rejestr sprzedaży VAT, rejestr zakupu VAT, raporty, deklaracje, nowy zapis, dane firmy. Pracę z księgowością w Systim najlepiej rozpocząć od wyboru opcji dane firmy. W zakładce tej możemy uzupełnić dodatkowe dane, które potrzebne będą do generowania wydruków księgowych oraz do generowania deklaracji VAT. Jeśli uruchomimy zakładkę pierwszy raz, program automatycznie podpowie niektóre pola (takie jak np. miasto ), jeśli tylko będziemy posiadali odpowiednie dane wprowadzone w programie. Po uzupełnieniu wszystkich danych zatwierdzamy wybór przyciskiem zapisz wpis do KPiR Aby wykonać zapis do KPiR, wchodzimy w opcję Nowy zapis. Na górze okna wybieramy rodzaj zapisu księgowego jaki chcemy wykonać może to być zapis do kosztów, przychodów, lub zapis wartości remanentu. W przypadku zapisu do kosztów bądź przychodów, wypełniamy następujące pola: numer dowodu podajemy pełny numer faktury, lub innego dowodu księgowego, który jest podstawą do zaksięgowania 56

57 kosztów. Może to być dowód wystawiony przez nas, bądź otrzymany od kontrahenta; data wystawienia data wystawienia danego dowodu; data sprzedaży data sprzedaży z danego dowodu; data płatności data otrzymania płatności (jedynie w przypadku gdy za fakturę została już dokonana płatność); kontrahent wybieramy nazwę kontrahenta z listy. Jeśli kontrahent jeszcze nigdy nam nie wystawił faktur (ani my jemu), to należy wybrać opcję nowy kontrahent i wprowadzić dane nowej firmy; opis w polu tym podajemy krótki opis oddający istotę operacji gospodarczej, może to być np. sprzedaż usług, zakup środka trwałego, amortyzacja, odsetki naliczone, abonament za internet, itd.; uwagi w polu tym możemy wpisać dowolne uwagi dotyczące danego wpisu do księgi; Systim umożliwia jednoczesne księgowanie dowodów zarówno do KPiR, jak i do rejestrów VAT. Jest to opcja z której możemy, ale nie musimy korzystać. Jeśli chcemy zaksięgować koszt do KPiR, wypełniamy dodatkowo pola w okienku Wpis do KPiR, jeśli chcemy zaksięgować koszt do VAT, uzupełniamy wybrane pola w oknie Rejestr VAT. Możemy wypełnić obydwa okienka jednocześnie, i zwykle jest to najwygodniejszy sposób. Podobnie postępujemy w przypadku kosztów. UWAGA: Należy pamiętać, że usunięcie (bądź anulowanie) wpisu w rejestrze VAT odpowiednio usunie (lub anuluje) ten sam wpis w KPiR. Wpisy te są ze sobą powiązane. W oknie numer wpisu podajemy numer kolejnego wpisu do KPiR. Program automatycznie podpowie nam kolejny numer, pozwoli jednak na jego zmianę jeśli jest taka potrzeba. Program nie pozwoli na wykonanie drugiego zapisu z takim samym numerem, w związku z czym możliwe jest jednoczesne księgowanie z kilku stanowisk jednocześnie. UWAGA: W przypadku gdy taki numer (który chcemy zapisać) już istnieje, program zasygnalizuje błąd, i automatycznie ustawi numer na kolejny. Wystarczy wtedy jedynie ponownie kliknąć zapisz. Numer dokumentu dotyczy wyłącznie wpisu do KPiR. Jeśli wykonujemy wpis tylko do rejestru VAT, można ten numer pozostawić, lub wykasować. Kolejnym polem które musimy uzupełnić jest data wpisu. Pod określoną tu datą wpis do KPiR będzie wyświetlany w rejestrze. Data ta określa dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu. Jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo data zestawienia sprzedaży (zwykle ta z dat, która nastąpiła najwcześniej). Data wpisu zależy od stosowanej metody podatkowej (metoda kasowa, bądź memoriałowa). W przypadku wątpliwości najlepiej skorzystać z możliwości kontaktu z infolinią podatkową. Krajowa Infolinia Podatkowa jest czynna od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 18: dla telefonów stacjonarnych dla telefonów komórkowych lub dla dzwoniących z zagranicy Następnie uzupełniamy odpowiednie pole, w zależności od przeprowadzonej transakcji. W polu tym wpisujemy łączną kwotę netto transakcji. W niektórych przypadkach, gdy VAT nie podlega odliczeniu (np. w przypadku zakupu paliwa) wpisujemy tu kwotę brutto W przypadku przychodów: Wartość sprzedanych towarów i usług - przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i sprzedaży usług. Pozostałe przychody - pozostałe przychody, np. ze zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, odsetek za zwłokę, otrzymanych zobowiązań. W przypadku kosztów: Zakup towarów handlowych i materiałów - zakup towarów handlowych i materiałów. Koszty uboczne zakupu - koszty uboczne związane z zakupem, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. Wynagrodzenia w gotówce i w naturze - wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (wraz ze składkami ZUS 57

58 w części finansowanej przez pracownika), na podstawie listy płac lub innych dowodów, w tym również z umów o dzieło i zlecenie. Pozostałe wydatki - pozostałe koszty takie jak m. in. czynsz za lokal, energię elektryczną, gaz, wodę, c. o., telefon, paliwo, remonty, amortyzacja środków trwałych, składki na ZUS w części finansowanej przez pracodawcę, koszty zakupionego wyposażenia, wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, wydatki z tytułu podróży służbowej. W następnej kolejności dokonujemy wpisu do rejestru VAT. Wpisujemy kwotę netto, VAT i brutto w polu odpowiadającym odpowiedniej stawce VAT. Po wpisaniu kwoty netto, bądź brutto, program sam obliczy nam kwotę VAT i kwotę brutto (bądź netto). Obliczone w ten sposób kwoty należy jednakże każdorazowo sprawdzić - ze względu na różne możliwości naliczania kwota VAT może być inna od naliczonej na fakturze. Różnice w naliczaniu mogą się brać z naliczania VAT od kwoty netto lub brutto, bądź od naliczania VAT od ceny jednostkowej, bądź od łącznej ceny netto produktów. Data odliczenia określa datę, w której ma zostać odliczony VAT. Zwykle jest to data wystawienia faktury (w przypadku sprzedaży), bądź data otrzymania faktury (w przypadku kosztów). Data odliczenia zależy od stosowanej metody podatkowej (metoda kasowa, bądź memoriałowa). W przypadku wątpliwości najlepiej skorzystać z możliwości kontaktu z infolinią podatkową. Krajowa Infolinia Podatkowa jest czynna od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 18: dla telefonów stacjonarnych dla telefonów komórkowych lub dla dzwoniących z zagranicy Na koniec wybieramy jeszcze rejestr VAT do którego dany wpis przynależy. Domyślnie aktywny jest Zakup VAT, lub Sprzedaż VAT, które dotyczą płatności krajowych i zwykle są najczęściej używane. Ostatnią z opcji jest pokaż na deklaracji VAT UE, określająca czy dana transakcja VAT ma się pojawić na deklaracji VAT UE. W przypadku wybrania rejestru VAT takiego jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów czy wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, opcja ta domyślnie zaznaczy się automatycznie, będzie można ją jednak wyłączyć. Ostatnim polem jest pole transakcja trójstronna, które powinno zostać zaznaczone gdy księgujemy kwoty wynikające z przeprowadzonej transakcji trójstronnej. W przypadku zapisu wartości remanentu, pojawi nam się jedynie kilka pól. W polu numer dowodu podajemy numer dokumentu będącego spisem z natury, w polu data wystawienia podajemy datę remanentu, zaś w polu suma remanentu podajemy wartość spisu z natury. Należy pamiętać, że remanent końcowy danego roku jest jednocześnie remanentem początkowym roku następnego. W związku z tym dokonując zapisu księgowego zapisujemy wartość remanentu dwukrotnie, raz na koniec okresu, raz na początek okresu następnego. W przypadku remanentu na koniec roku raz dokonujemy takiego zapisu np. w dniu 31 grudnia danego roku, i drugi raz w dniu 1 stycznia roku następnego. Po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy zapis przyciskiem zapisz. Zapis pojawi się nam na liście zapisów w KPiR i/lub w odpowiednim rejestrze VAT zakupów albo sprzedaży rejestr KPiR Zakładka rejestr KPiR pokazuje nam wszystkie zapisy w rejestrze KPiR jakie wprowadziliśmy. Zapisy możemy posortować wg numeru wpisu, daty, kontrahenta, opisu, kwoty bądź numeru dowodu. Każdy zapis można usunąć i anulować, przy czym należy pamiętać, że operacje te są nieodwracalne. Usunięcie wpisu całkowicie go usuwa. Anulowanie wpisu spowoduje, że będzie on się wyświetlał jako przekreślony. Taki wpis nie będzie pokazywał się w wydrukach rejestru ani na deklaracjach podatkowych. Wpisy można ponadto edytować, jeśli popełniliśmy drobną pomyłkę w ich dodawaniu rejestry zakupu i sprzedaży VAT 58

59 Zakładka rejestr sprzedaży VAT oraz rejestr zakupu VAT pokazuje nam wszystkie zapisy w odpowiednim rejestrze VAT jakie wprowadziliśmy. Zapisy możemy posortować wg daty zaliczenia, kontrahenta, opisu, kwoty bądź numeru dowodu. Każdy zapis można usunąć i anulować, przy czym należy pamiętać, że operacje te są nieodwracalne. Usunięcie wpisu całkowicie go usuwa. Anulowanie wpisu spowoduje, że będzie on się wyświetlał jako przekreślony. Taki wpis nie będzie pokazywał się w wydrukach rejestru ani na deklaracjach podatkowych. Wpisy można ponadto edytować, jeśli popełniliśmy drobną pomyłkę w ich dodawaniu raporty Systim umożliwia generowanie następujących raportów i wydruków: Podsumowanie rejestru sprzedaży za dany rok. Podsumowanie rejestru zakupu za dany rok. Podsumowanie KPiR za dany rok. Strona tytułowa KPiR za dany rok. KPiR za miesiąc - wydruk pełny (wydruk w pełni zgodny z wymogami ustawowymi dot. KPiR). KPiR za miesiąc - szybki wydruk (wydruk KPiR który generuje się bardzo szybko, jednak nie jest w 100% zgodny z wymogami ustawowymi dot. KPiR nie zawiera podsumowań danych stron wydruku. Wydruk ten można traktować jako sposób na szybki podgląd KPiR przed ostatecznym jej wydrukowaniem.) Rejestr sprzedaży VAT za miesiąc może zostać wygenerowany rejestr ogólny (łączny), bądź konkretny rejestr, np. dotyczący eksportu. Rejestr zakupu VAT za miesiąc może zostać wygenerowany rejestr ogólny (łączny), bądź konkretny rejestr, np. dotyczący importu.. Zestawienie przychodów za okres. Zestawienie kosztów za okres. Wszystkie wydruki mogą być wydrukowane bezpośrednio na drukarkę, bądź też mogą być pobrane do dokumentu PDF. Zestawienia mogą być pobrane w formie arkusza Excel, umożliwiającego dalszą obróbkę danych w innych programach deklaracje podatkowe Systim umożliwia automatyczne generowanie deklaracji podatkowych VAT 7, VAT 7k, VAT 7d, VAT UE (miesięczne i kwartalne). W przyszłości dostępne będą również inne popularne deklaracje. Aby wygenerować deklarację automatycznie na podstawie wprowadzonych wpisów do rejestrów VAT klikamy opcję deklaracje. Następnie wybieramy jedną z deklaracji którą chcemy wygenerować, uprzednio zaznaczając odpowiedni rok i miesiąc (lub kwartał). Po kliknięciu opcji pobierz program przedstawia nam dane wygenerowane do deklaracji. Mamy wówczas możliwość pobrania deklaracji do PDF lub wydrukowania bezpośrednio na drukarkę. Jeśli chcemy, możemy również zmienić dane jakie program nam przedstawił (np. zmienić kwotę VAT do zwrotu), i wydrukować dane dopiero po tym gdy je zmienimy półautomatyczne księgowania Systim wspiera wygodny sposób księgowania dokumentów księgowych uprzednio wprowadzonych do systemu w modułach sprzedaż, zakup oraz środki trwałe. Aby zaksięgować fakturę, którą dodaliśmy w module sprzedaż, wchodzimy do tego modułu. Pojawi nam się lista wystawionych faktur na której odszukujemy dokument, który ma zostać zaksięgowany, i klikamy przy nim ikonkę zaksięguj dokument. Zostaniemy wówczas przeniesieni bezpośrednio do opcji nowy wpis, zaś odpowiednie pola nowego zapisu księgowego zostaną automatycznie wypełnione danymi wynikającymi z faktury. Nie wszystkie pola będą mogły jednak zostać wypełnione danymi. Niektóre pola, takie jak rejestr VAT i opis muszą 59

60 zostać wpisane ręcznie. Program nie wie także w której kolumnie KPiR powinien dodać kwotę netto zakupu, oraz czy do KPiR powinna zostać zaksięgowana kwota netto, czy kwota brutto (jak np. w przypadku zakupu paliwa). Pola te przy rejestracji pierwszej transakcji dla danego kontrahenta należy uzupełnić samodzielnie, bądź poprawić sugerowane przez program pola. Należy pamiętać że sugerowane przez program wartości są jedynie propozycjami i powinni zostać sprawdzone i ew. skorygowane przez osobę dokonującą księgowania. Dotyczy to zwłaszcza wartości i dat (sprzedaży, otrzymania, wystawienia itd.), które są jedynie podpowiadane przez program. Wartości te każdorazowo powinny zostać zweryfikowane z dokumentem źródłowym aby uniknąć pomyłki. Daty księgowań mogą zależeć od przyjętych zasad księgowania w firmie, m.in. wynikających z przyjęcia metody kasowej bądź memoriałowej księgowania przychodów i kosztów. Systim stara się jednak ułatwić księgowanie, dlatego przyjęto przy jego tworzeniu założenie, że większość transakcji w firmach to transakcje rutynowe, w których w znacznej większości przypadków od jednego kontrahenta kupuje się tą samą bądź zbliżoną usługę lub towar. Dlatego po zaksięgowaniu pierwszego zapisu dla danego klienta, Systim zapamięta czy księgowanie było w kwocie brutto, czy netto, zapamięta kolumnę KPiR do której dokonano księgowania, a także wybrany rejestr VAT i pole opisu księgowania. Przy następnym zapisie dla danego kontrahenta pola te zostaną automatycznie uzupełnione o powyższe wartości, będzie można jednak je skorygować. Każde następne księgowanie powoduje zmianę zapisanych wartości domyślnych. Ponowna edycja zapisu księgowego nie zmienia zapisanych wartości domyślnych. Powyższy sposób księgowania jest identyczny w przypadku dokumentów dotyczących zakupów. Wartości domyślne dla zakupów i przychodów zapisywane są oddzielnie, czyli nie mają na siebie wpływu. Podczas wykonywania zapisu z wcześniej dodanego dokumentu na ekranie dostępne są dwie dodatkowe opcje: podgląd dokumentu źródłowego umożliwiające otwarcie okienka z podglądem dokumentu źródłowego, co może ułatwić księgowanie w przypadku wątpliwości co do zawartości tego dokumentu zaznacz jako zaksięgowany zaznaczenie tego pola spowoduje oznaczenie dokumentu jako zaksięgowany. Dzięki czemu nie będzie pojawiał się na liście dokumentów oczekujących na zaksięgowanie. Dodanie dokumentów w zakładkach Sprzedaż i/lub Zakup powoduje, że dokumenty te pojawią się w zakładce KPiR na liście dokumentów oczekujących na zaksięgowanie. Lista ta zawiera dokumenty w podziale na przychody i koszty. Każdy z dokumentów jest jedną pozycją (wierszem) na liście. Dokument opisany jest jego numerem, datą i kwotą. Dodatkowo po najechaniu na numer dokumentu pokaże się nazwa kontrahenta dla którego (lub od którego) wystawiony był dokument. Na liście nie pojawiają się dokumenty typu faktura VAT do paragonu, które nie podlegają księgowaniu. Aby zaksięgować dany dokument klikamy ikonkę plus znajdującą się po lewej stronie danej pozycji, lub numer dokumentu, co spowoduje przejście do wcześniej opisanego ekranu księgowania. Jeśli w następnym kroku zaznaczymy opcję zaznacz jako zaksięgowany, to po dodaniu zapisu do KPiR dokument ten zostanie oznaczony jako już zaksięgowany, przez co nie pojawi się już na liście dokumentów oczekujących na księgowanie. W ten sposób można w wygodny sposób księgować kolejne faktury w danym miesiącu czy kwartale. Jeśli chcemy, aby dana pozycja na liście faktur oczekujących zniknęła z tej listy (została oznaczona jako zaksięgowana ), to przy danej pozycji należy kliknąć opcję usuń z listy oczekujących na księgowanie. Opcję tę można również zaznaczyć (lub usunąć) z poziomu edycji danej faktury. Systim umożliwia również półautomatyczne księgowanie wartości amortyzacji za dany miesiąc. Aby to zrobić przechodzimy do zakładki środki trwałe, i wybieramy z podmenu opcję zaksięguj amortyzację. Po jej kliknięciu pojawi się opisany wcześniej ekran umożliwiający zapisanie wartości amortyzacji za dany miesiąc. 60

61 Rozdział 6. Administracja 6.1 Opcje OPCJE ZAKŁADKI: konta Opcja umożliwia podgląd wszystkich kont bankowych użytkownika bądź użytkowników programu (rys a). Zestawienie pokazuje numer konta, nazwę i bank, w którym dane konto zostało założone. Ikony oraz oznaczają odpowiednio usunięcie bądź edycję konta. Edycja konta następuje poprzez modyfikację nazwy oraz numeru konta oraz zmiany banku. Sytuacja przedstawiona jest na (rys b). Co najmniej jedno konto musi znajdować się w programie, w przypadku, gdy zdefiniowane jest tylko jedno, nie ma możliwości usunięcia go. Należy dodać kolejne, aby usunąć poprzednie. (rys a) (rys b) 61

62 6.1.2 dodaj konto Dodawanie nowego konta odbywa się poprzez wypełnienie prostego formularza. Na koniec wciskamy przycisk dodaj. Nowe konto pojawia się w zestawieniu kont w zakładce konta opisanej powyżej. Odzwierciedlenie sytuacji widnieje na przykładzie poniżej (rys a). (rys a) magazyny Opcja pozwala na przeglądanie i edycję magazynów w systemie. Istnieje możliwość modyfikowania nazwy magazynu poprzez ikonę, bądź usunięcie utworzonego magazynu dzięki ikonie Podczas edytowania pojawia się nam takie samo okienko edycji, jak w przypadku dodawania magazynu, co możemy zaobserwować na powyższym przykładzie (rys a). Nie jest możliwe usunięcie głównego magazynu. Usunięcie magazynu do którego wystawiliśmy dokumenty WZ, PZ i inne, skutkuje utratą wszystkich tych informacji! (rys.6.1.3a) dodaj magazyn Dodawanie nowego magazynu odbywa się poprzez wprowadzenie zmian do nazwy magazynu, na końcu należy potwierdzić zmianę klikając przycisk. (rys a) 62

63 6.1.5 parametry produktów Zakładka obrazuje zestawienie funkcjonujących parametrów dotyczących produktów (rys a)Ikona umożliwia usunięcie poszczególnych parametrów z listy. Natomiast kliknięcie w edycję parametrów odbywa się za pomocą ikony. Edycja pozwala na zmianę nawy parametru. Operację zatwierdzamy przyciskiem dodaj. Przykład znajduje się poniżej (rys b) (rys a) (rys b) dodaj parametr Dzięki tej opcji mamy możliwość dodawania nowych parametrów dotyczących poszczególnych produktów, wedle potrzeb. Możemy dodać, w zależności od potrzeb, np. takie parametry jak waga produktu, rozmiar ubrania, wymiary obrazu itd... (rys a) (rys a) waluty Zakładka waluty pokazuje wszystkie waluty, w których możemy wystawić fakturę VAT walutową oraz rachunek VAT walutowy. Ikona umożliwia edycję dowolnej waluty a opcja oznacza usunięcie wybranej waluty z programu. Przykład został przedstawiony poniżej (rys a). 63

64 (rys.6.1.7a) dodaj walutę Zakładka ta umożliwia dodawanie walut wedle określonych potrzeb. Najpierw wprowadzamy określoną walutę, następnie klikamy przycisk 'dodaj' jak widać na rysunku poniżej (rys a). (rys a) szablony dokumentów Zakładka ta zawiera przykładowe szablony dokumentów. Mamy tutaj do wyboru wszystkie rodzaje umów, szablon paragonu, dokumentów zamówień, faktur oraz faktur pro forma, szablony dokumentów wydania i przyjęcia zewnętrznego (WZ, PZ) oraz szablon faktur VAT, korekt faktur VAT (rys a) i inne. (rys a) opcja ta oznacza zmianę szablonu konkretnego dokumentu a kliknięcie tej ikony owocuje pojawieniem się formularza zmiany szablonu (rys b) 64

65 (rys b) ta opcja oznacza pobranie szablonu dokumentu. Pobrany dokument można następnie edytować korzystając z bezpłatnego programu OpenOffice Writer. A następnie z powrotem załączyć zmodyfikowany szablon. Edytując szablon dokumentu mamy do dyspozycji automatycznie generowane pola, np. w szablonie faktur VAT zdefiniowane są takie pola jak: #DATA_WYSTAWIENIA# #DATA_SPRZEDAZY# #RODZAJ# #NUMER# - wyłącznie w fakturach VAT i Fakturach Pro Forma, wyświetla odpowiednio VAT lub Pro Forma - numer dokumentu Dane nabywcy: #NAZWA# #ULICA# #KOD# #MIEJSCOWOSC# #WOJEWODZTWO# #PANSTWO# #NIP# #TERMIN_PLATNOSCI# #FORMA_PLATNOSCI# #BANK# #KONTO# #DO_ZAPLATY# #SLOWNIE# #UWAGI# #PODATEK_ROZLICZA# #PRO_FORMA# - nazwa banku - numer konta - łączna kwota do zapłaty - kwota do zapłaty słownie - formułka pojawiająca się na fakturach, które zawierają pole np. (nie podlega podatkowi VAT), dot. rozliczania podatku VAT przez nabywcę - formułka pojawiająca się na fakturach Pro Forma, informująca iż faktura ta nie jest dokumentem księgowym W wierszach faktury możemy wykorzystać takie pola jak: #LP# - liczba kolejna #OPIS# - czyli nazwa towaru, usługi #ILOSC# #JEDNOSTKA# #CENA_NETTO# #STAWKA_VAT# #WARTOSC_NETTO# #WARTOSC_VAT# #WARTOSC_BRUTTO# Pola podsumowujące fakturę, oraz poszczególne stawki VAT: #SUMA_NETTO# #SUMA_VAT# #SUMA_BRUTTO# #STAWKA# #SUMA_ STAWKI_NETTO # #SUMA_STAWKI_VAT# 65

66 #SUMA_STAWKI_BRUTTO# Aby zrozumieć wartości poszczególnych pól, wystarczy przyjrzeć się przykładowemu szablonowi wydruku. Należy pamiętać że wszystkie parametry piszemy dużą literą! Wydruk dokumentu Faktura VAT umożliwia ponadto zamieszczanie na fakturach okienka z wyszczególnieniem zaległych płatności, w którym można zdefiniować następujące pola: Numer faktury Data faktury Pozostało do zapłaty Odsetki ustawowe #Z_NUM #Z_DAT ER# A# #Z_KWOTA# #Z_ODSETK I# Łącznie: #Z_SUMA# #Z_ODSETK I_SUMA# #Z_NUMER# - numer faktury #Z_DATA# - data zaległej faktury #Z_KWOTA# - pozostała do zapłąty kwota #Z_ODSETKI# - odsetki naliczone od tej faktury #Z_SUMA# - suma pozostała do zapłaty #Z_ODSETKI_SUMA# - suma pozostałych do zapłaty odsetek Szablon dodatkowo umożliwia automatyczne uzupełnienie danych dotyczących sprzedawcy, użytkownika programu tj: #GL_NAZWA# #GL_ULICA# #GL_KOD# #GL_MIASTO# #GL_NIP# #GL_TELEFON# #GL_ # #GL_FAX# #GL_WWW# #GL_WOJEWODZTWO# #GL_PANSTWO# #GL_NAZWA_SKROT# - nazwa firmy - skrócona nazwa firmy Z tych poszczególnych opcji możemy wybrać tylko te które nas interesują bądź skorzystać z gotowego szablonu zawierającego wszystkie dane. Na fakturach korygujących możemy ponadto wykorzystać poniższe parametry: #NUMER2# - numer faktury którą korygujemy #DATA_SPRZEDAZY2# - data sprzedaży faktury którą korygujemy #PODSTAWA_KOREKTY# - opis podstawy korekty #ZMIANA_CENY#, #KWOTA_ZMIANY_CENY# - pola odpowiadające za wyświetlenie komunikatu Kwota zmniejszenia/zwiększenia ceny bez podatku (netto): 1000,00 zł Na dokumentach magazynowych można wykorzystać parametry: #MAGAZYN# - nazwa magazynu #SUMA_DOKUMENTU# - łączna wartość wydania/przyjęcia do magazynu #MAGAZYN_DOCELOWY# - wyłącznie na dokumencie MM, nazwa magazynu docelowego 66

67 Na zamówieniach: #SKLADAJACY# - nazwa osoby która złożyła zamówienie #OBSLUGUJACY# - nazwa osoby która obsługuje zamówienie #DATA_ZAMOWIENIA# Dodatkowo na niektórych dokumentach, np. PZ, WZ, fakturach, możemy dodać znacznik: #POWIAZANIA# Spowoduje on pojawienie się w wybranym miejscu numerów dokumentów powiązanych (np. na fakturze sprzedażowej pojawią się numery dokumentów WZ powiązanych z tą fakturą). kliknięcie tej strzałki powoduje przywrócenie oryginalnego szablonu dokumentu. UWAGA! Jeżeli w zakładce ustawienia opisanej poniżej, zaznaczymy opcję umożliwiającą pojawianie się numerów kodów kreskowych na dokumentach, mamy możliwość zdefiniowania ich w szablonach dokumentów. Dodatkowo możemy dodać dowolny parametr produktu. Aby to zrobić, należy użyć formuł: #KOD_KRESKOWY# #KOD_PRODUKTU# #dowolny parametr produktu# czyli np. chcąc dodatkowo umieścić informacje o rozmiarze na szablonie dokumentu, korzystamy z formuły.: #ROZMIAR#. Aby to zrobić, najpierw ściągamy szablon faktury na dysk twardy komputera, następnie modyfikujemy szablon wpisując określony parametr według w/w wzoru w polu Nazwa towaru/usługi. Należy pamiętać, aby dany parametr został wcześniej dodany w opcjach. W przeciwnym wypadku operacja będzie niemożliwa do wykonania ustawienia W tej zakładce możemy zmieniać ustawienia wedle naszych potrzeb, odbywa się to poprzez zaznaczanie bądź odznaczanie zielonych kwadracików, przy czym ten zaznaczony znaczek oznacza iż z danej opcji chcemy korzystać, wykluczenie opcji następuje poprzez odznaczenie zielonego znaczka ponownym kliknięciem w kwadracik. Kliknięcie ikony nowych ustawień. Przykład znajduje się poniżej (rys a). (rys a) 67 powoduje zapisanie

68 Opcja tworzenie wydruków dokumentów określa kiedy program tworzy wydruki do wystawionych faktur. Do wyboru są dwie opcje pierwsza powoduje wygenerowanie dokumentów zaraz po ich wystawieniu, wówczas jednak operacja dodawania dokumentu trwa nieco dłużej, natomiast gwarantuje to szybki wydruk. Druga z opcji umożliwia szybkie wystawianie dokumentów, natomiast dłuższy czas oczekiwania na wydruk (dokument tworzony jest dopiero w momencie wydruku). Program może wysyłać informacje kontrahentom, gdy zmieni się ich status zamówienia, a także powiadomienie do administratora, gdy dane zamówienie zostanie przez kontrahenta złożone. Obie opcje są domyślnie włączone. Zmiana zostaje zapisana po wciśnięciu klawisza. zostaje automatycznie wysłany przez program np. w momencie złożenia zamówienia przez kontrahenta. (rys b) połącz kontrahentów Zgodnie z opisem pomocniczym widniejącym na przykładzie poniżej opcja ta umożliwia połączenie dwóch kontrahentów w jednego. Opcja jest przydatna w momencie popełnianych przez nas błędów we wprowadzaniu danych kontrahentów, gdy dany kontrahent zostanie przypadkowo wprowadzony dwukrotnie. (rys a) (rys a) kategorie Kategorie produktów zostały już opisane w module pierwszym Handel i Magazyn w zakładce Produkty w tym module mamy możliwość dodania, zmiany lub usunięcia kategorii. 68

69 (rys a) K liknięcie tej opcji oznacza dodanie kolejnej kategorii, instrukcja pomocnicza znajduje się w programie, jak również na zamieszczonym powyżej przykładzie. Aby zmienić nazwę kategorii wystarczy kliknąć lewym klawiszem myszy nazwę, którą chcemy poddać zmianie i w puste pole obok ikony zmień nazwę wpisać właściwą. Usuwanie poszczególnych kategorii odbywa się analogicznie do zmiany nazwy, najpierw należy lewym klawiszem myszy zaznaczyć nazwę, którą chcemy usunąć a następnie nacisnąć klawisz usuń kategorię W zakładce kategorie istnieje również możliwość przesuwania pozycji kategorii zarówno przy przenoszeniu do innej kategorii jak również w ramach samej kategorii. Program oferuje dodatkowe zabezpieczenie usuwania kategorii, w przypadku gdy w kategoriach są jakieś produkty bądź podkategorie, wówczas nie pozwoli na usunięcie takiej kategorii statusy zamówień Zestawienie statusu zamówień zawiera pozycję, nazwę, tytuł wiadomości, oraz możliwość wyboru z rozwijanej listy ilości wiadomości, które chcemy przeglądać na jednej stronie. 69

70 kliknięcie tej ikony automatycznie przenosi użytkownika do formularza edycji zamówienia i modyfikacji aktualnego szablonu. Możemy zmieniać wedle naszych potrzeb nazwę statusu, tytuł wiadomości, oraz ustalać jak mają wyglądać szablony treści wiadomości. Sytuację obrazuje przykład poniżej (rys a). (rys a) Po zmianie statusu zamówienia zostaje wysłana wiadomość tekstowa z informacją o zaistniałej sytuacji. #NOWY_STATUS# po złożeniu zamówienia i zmianie statusu np. z złożone na w realizacji pojawia się nowy status, w tym przypadku w realizacji. #NAZWA_SERWISU# ( nazwa serwisu wyświetla się w nagłówku strony, oraz w ach wysyłanych z serwisu, definiuje się ją w zakładce opcje ustawienia statusy zamówień szablony wiadomości W tej zakładce mamy do dyspozycji szablony wiadomości . Wchodząc w edycję, klikając ikonę możemy dowolnie modyfikować szablon. Zdefiniowaniu podlegają takie parametry jak: numer faktury (#NUMER#), dzień wystawienia faktury (#DATA_WYSTAWIENIA#), kwota opiewająca (#KWOTA_BRUTTO#; #KWOTA_NETTO#) data sprzedaży (#DATA_SPRZEDAŻY#) oraz informacje dotyczące terminu płatności (#DATA_PŁATNOŚCI#).Dowolnie możemy je wybierać i wklejać do szablonu) Na rysunku poniżej (rys a) znajdują się szablony wiadomości przypominające o płatności oraz z informacja o przedłużeniu płatności okresowej wraz z fakturą przedłużającą konto. (rys a) wygląd systemu. Edycja wyglądu systemu daje użytkownikowi możliwość zmiany loga w nagłówku. Logo będzie wyświetlane w nagłówku systemu, na ekranie logowania, istnieje także logo w postaci miniaturki, które po zaimportowaniu będzie widoczne w nagłówku 70

71 systemu w momencie zalogowania użytkownika do programu import danych Zakładka umożliwia import danych kontrahentów z programu Symfonia (rys a). W tym celu należy kliknąć link:.. Pojawia się okienko pliku do zaimportowania, należy kliknąć ikonę przeglądaj a następnie wczytać określony plik do systemu. Zatwierdzamy przyciskiem importuj (rys b). Istnieje także możliwość zaimportowania produktów z programu Symfonia. W tym celu należy wykonać analogiczne czynności jak w przypadku kontrahentów. (rys a) (rys b) UWAGA! Istnieje możliwość importu danych z innych programów niż Symfonia. Dla użytkowników korzystających z płatnej wersji programu, operacja ta jest bezpłatna! uprawnienia Dzięki tej zakładce możemy nadać uprawnienia poszczególnym rodzajom kont. Przykład poniżej (5.1.17a) ukazuje możliwość nadania uprawnień do profilu użytkownika oraz administratora. Kliknięcie ikony skutkuje usunięciem danego poziomu uprawnień, natomiast, ikona oznacza edycję oraz przypisanie konkretnych uprawnień do danego profilu (6.1.17a). (6.1.17a) 71

72 W edycji uprawnień mamy możliwość zdefiniowania zakładek dotyczących wszystkich modułów programu. Uprawnienia nadajemy w czterech kategoriach: przeglądanie, dodawanie, modyfikacja oraz usuwanie. Każda z nich definiuje, do jakich obszarów programu dany rodzaj konta będzie miał dostęp. Do wyboru mamy trzy opcje: pełne prawa dostępu, tylko przypisane do użytkownika bądź brak dostępu. Pierwsza kategoria umożliwia przeglądanie danych i informacji zawartych w programie w obszarze nadanych uprawnień. Kolejną możliwością jest dodawanie bądź modyfikacja opcji znajdujących się w programie. Poszczególne zakładki mają istotny wpływ na siebie. Jeżeli użytkownik ma zablokowany dostęp np. do faktur, to nie będzie miał możliwości także dodawania bądź edycji dokumentów. Cała zakładka sprzedaż będzie dla niego niedostępna. Ostatnią opcją do zdefiniowania jest usuwanie. Tak samo jak w przypadku pozostałych uprawnień, użytkownik, jeżeli zdefiniowano mu opcję tylko przypisane do użytkownika, będzie miał możliwość usuwania tylko swoich dokumentów, tylko swoich zamówień bądź innych opcji, które samodzielnie wprowadzał do systemu, bądź opcji, które nie zostały do nikogo przypisane Niektóre opcje w edycji oraz dodawaniu poziomów uprawnień posiadają tylko dwie możliwości: pełne prawa dostępu, brak dostępu. UWAGA! Jeżeli podczas dodawania projektu wybierzemy koordynatora projektu, a w edycji ograniczymy użytkownikom prawa dostępu do informacji do niego przypisanych, wówczas tylko koordynator będzie miał podgląd do tego projektu, tylko on będzie miał wpływ na modyfikację czy usunięcie go. UWAGA! W przypadku gdy pracownik zdefiniowany jest jako użytkownik i ma ograniczone prawa dostępu do poszczególnych funkcji, ale jest także zdefiniowany jako przełożony innych pracowników, ma wtedy możliwość podglądu nie tylko do swoich danych, lecz także informacji zawartych przez swoich podwładnych w zakładce użytkownicy oraz czas pracy. 72

73 (6.1.17a) dodaj poziom uprawnień Zakładka ta umożliwia dodawanie kolejnego poziomu uprawnień wraz z przypisaniem opcji, z której dany poziom uprawnień będzie mógł korzystać, np. załóżmy iż dodajemy nowy poziom uprawnień przełożony użytkownika oraz definiujemy, które opcje w programie będą mu znane, a do których nie będzie miał dostępu. Przykład znajduje się poniżej (rys a). (rys a) numeracja faktur Zestawienie pokazuje wzory oraz symbole dotyczące numeracji faktur VAT. Każdy symbol umożliwia rozpoczęcie numeracji od początku według określonego przez nas wzoru. Ikony znajdujące się po prawej stronie oznaczają edycję wzoru oraz usunięcie go (rys a). Edycja numeracji zamieszczona na przykładzie poniżej (rys b) pozwala na zmianę symbolu na wybrany przez nas, oraz także na zmodyfikowanie wzoru, wg którego dana numeracja będzie następować. 73

74 (rys a) (rys b) dodaj numerację (rys a) Zakładka dodaj numerację pozwala na dodanie symbolu określającego daną numerację faktur, wedle potrzeb. Podczas dodawania numeracji, można także zweryfikować wzór, według którego dana numeracja będzie się tworzyć. Przykład znajduje się powyżej (rys a). Przykładowo, możemy zdefiniować oddzielne wzory numeracji faktur np. dla kilku oddziałów firmy. 74

75 6.2 Historia OPCJE ZAKŁADKI: historia aktywności Zakładka ta ma na celu poinformowanie nas o użytkownikach korzystających z Systemu (rys a). Do dyspozycji mamy także dane o czasie wejścia, wyjścia, czasie przebywania oraz o adresie IP i domenie osoby, która korzysta lub korzystała z bazy programu. Znak tyldy ~ oznacza, że użytkownik został automatycznie wylogowany po kilkunastominutowym okresie nieaktywności. Przykład poniżej. (rys a) obecnie zalogowani Znajdujemy tu informacje o użytkownikach, którzy są obecnie zalogowani w programie. Pokazany jest także czas ostatniej aktywności (data i godzina), a także adres IP i domenę, z którego użytkownik korzystał z programu. 75

76 6.3 Raporty OPCJE ZAKŁADKI: raporty Zakładka raporty pozwala na stworzenie raportów z pewnego, określonego przez nas okresu. Pola do wyboru określają z jakich kryteriów program ma za zadanie wyselekcjonować określoną przez nas grupę. Istnieje również opcja wyboru formatu, w którym pojawić się ma raport. Gdy przejdziemy już poprzez poszczególne pola, całość operacji zatwierdzamy przyciskiem. Format raportu umożliwia dodatkowo wczytanie go do innego programu, do eksportu danych do innych systemów, możemy np. eksportować określone dane do programu Excel. Przykłady znajdują się poniżej (rys a) oraz (rys b) (rys a) Raport "stan magazynu na dany dzień" pokazuje stan magazynu na początek danego dnia. Aby zobaczyć stan magazynu na 76

77 koniec danego dnia, można wygenerować raport z dnia następnego. (rys b) 6.4 Moje hasło Dzięki tej zakładce możliwa jest zmiana hasła, które wymagane jest podczas logowania do systemu. Powyższą sytuację obrazuje (rys. 5.4.a) (rys. 6.4.a) UWAGA! Hasła do programu powinny być tworzone w sposób możliwie maksymalnie uniemożliwiający ich złamanie. Hasła nie powinny składać się z jednego wyrazu w żadnym języku. Optymalnie aby hasło składało się z małych i dużych liter, cyfr i tzw. znaku specjalnego (np. przecinka, kropki, znaczka dolara czy krzyżyka). UWAGA! System jest pomyślany i przygotowany jako narzędzie wspomagające pracę. Nie jest on narzędziem które ma całkowicie zastąpić człowieka. System wykonuje wyłącznie polecenia człowieka, i może być, ze względu na swój szeroki zakres, podatny na błędy. Zaleca się okresową weryfikację wprowadzanych do systemu dokumentów, i wykonywanych przez system przeliczeń, raportów, pod kątem ich poprawności. UWAGA! System umożliwia także dostęp do programu od strony klienta, w tym celu użytkownik może podać login i hasło swojemu klientowi, który w swoim panelu ma do dyspozycji cztery zakładki: produkty, zamówienia, faktury oraz hasło. Może on składać zamówienia poprzez program, ma wgląd do swoich zamówień już złożonych a także może monitorować przebieg procesu zamówień (w jakim etapie realizacji się one znajdują). Opcja faktury pokazuje wszystkie faktury klienta, dostępne jest także filtrowanie wg lat, rodzajów oraz wg kryterium płatności - czy dana faktura została już uregulowana czy podlega zapłacie. 77