EFEKTYWNA KOMUNIKACJA MOBILNA W BIZNESIE

Transkrypt

1 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA MOBILNA W BIZNESIE

2 spis treści 1. Komunikacja w organizacji, a komunikacja mobilna 3 2. Wiadomości mobilne jako sposób na wewnętrzne problemy komunikacyjne przedsiębiorstwa 4 3. Komunikacja mobilna w organizacji - w jakich sytuacjach warto z niej korzystać? 6 4. Jak wykorzystać komunikację mobilną w komunikacji? 8 5. Case study Czym jest mprofi i w jaki sposób rozpocząć pracę z systemem? Informacja o mprofi i Materna Communications 13 2 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

3 1. komunikacja w organizacji, a komunikacja mobilna Dobra komunikacja wewnątrz organizacji i z kluczowymi partnerami zapewnia oszczędność czasu i wpływa na efektywność jej działania. Jak często słaby obieg informacji w Twojej firmie doprowadził bezpośrednio do utraty klienta lub przedłużenia się okresu realizacji projektu czy zamówienia? Tak proste narzędzie komunikacyjne jakim jest wiadomość wysyłana bezpośrednio na telefon właściwego odbiorcy to doskonały sposób na usprawnienie komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa i zewnętrznej z kluczowymi współpracownikami. Dzięki niemu, szybko i wygodnie poinformujesz pracowników firmy i podmioty współpracujące o zmianach np. w harmonogramach, uaktualnisz cele, czy też wyślesz informację o nowych zadaniach lub odbierzesz raportowane wartości i wskaźniki. Dlaczego warto korzystać z komunikacji mobilnej? Dwukierunkowa możliwość komunikacji poprzez SMS pozwala na osobisty niemalże kontakt z wieloma osobami naraz. Co więcej: 99% wiadomości SMS jest otwierana, natomiast 90% jest odczytywana w mniej niż 3 minuty, SMS to nie tylko wiadomość tekstowa - to również MMS, VMS i inne wiadomości multimedialne, które umożliwiają przekazanie zarówno krótkiego komunikatu, jak i obszernych informacji, aż 99% Polaków posiada telefon komórkowy. 99% wiadomości jest otwierana Aż 99% Polaków posiada telefon komórkowy oraz 90% jest odczytywana w mniej niż 3 minuty 3 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

4 2. wiadomości mobilne jako sposób na wewnętrzne problemy komunikacyjne przedsiębiorstwa Komunikacja mobilna to doskonałe rozwiązanie wewnątrz firmy, szczególnie w przypadku rozproszonej struktury przedsiębiorstwa. Pozwala ona rozwiązać wiele problemów komunikacyjnych, do których należą m.in.: problem: trudności z natychmiastowym dostarczeniem dopasowanych informacji Trudności w filtrowaniu otrzymywanych informacji dziennie otrzymujemy dziesiątki wiadomości mailowych, co sprawia, że ważna informacja może nam się zapodziać. Problem z indywidualizacją komunikacji informacje do dużej grupy pracowników najczęściej są sztampowe, niezindywidualizowane, gdyż standardowe narzędzia komunikacji na to nie pozwalają. Rozwiązanie: Dzięki wiadomości SMS niwelujemy problem z zapodziewaniem się ważnych wiadomości, gdyż informacje dostarczane tym kanałem są niezwykle skuteczne i szybko odczytywane przez odbiorcę. Co więcej, komunikacja mobilna z wykorzystaniem odpowiednich narzedzi, umożliwia indywidualizację przekazu, nawet w przypadku dużej liczby odbiorców. 4 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

5 problem: brak narzędzia do szybkiego, skutecznego przekazu informacji Brak dostępu do Internetu lub komputera - brak dostępu ciągłego lub bieżącego do komputera, systemów zakupowych lub poczty w czasie pracy powoduje, że pracownik nie posiada dostępu do ważnych informacji. Trudność w przeprowadzeniu szkoleń zdalnych organizacje z rozproszonymi strukturami szukają skutecznego sposobu na szkolenie swoich pracowników. Niewystarczające umiejętności pracowników w obsłudze komputera - nawet jeśli pracownik posiada dostęp do komputera to nie zawsze sprawnie z niego korzysta. Rozwiązanie: SMS to szybki i skuteczny sposób przekazywania kluczowych informacji. Odbiorca dostaje wiadomość na telefon, który ma zawsze przy sobie. Odbiór wiadomości jest bardzo intuicyjny, nawet dla osób nieobytych z nowymi technologiami. Ponadto, szkolenia mobilne wykorzystujące wiadomości SMS stanowią ciekawą formę prowadzenia szkoleń zdalnych. problem: trudności z dostępem do najbardziej aktualnych informacji Brak bieżącej informacji o stanach magazynowych, reklamacjach, dostępności towarów, trudności w pozyskiwaniu informacji przez pracowników mobilnych, szczególnie podczas podróży i braku dostępu do Internetu. Rozwiązanie: Po wcześniejszym połączeniu systemu CRM z systemem wysyłki wiadomości mobilnych, wystarczy wysłać odpowiedniego SMSa, by otrzymać natychmiastową wiadomość zwrotną ze stanem magazynowym dla danego produktu. 5 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

6 3. komunikacja mobilna w organizacji - w jakich sytuacjach warto z niej korzystać? Bezpośrednia komunikacja z dużą grupą (powyżej 10 osób) np. z oddziałem lub grupą terenową często bywa utrudniona. Kierownik nie ma możliwości, by porozmawiać z każdym codziennie i osobiście, przez co traci kontrolę nad pracownikami, szczególnie tymi znajdującymi się poza centralą firmy. Trudności komunikacyjne rzutują również na morale i motywację pracowników, co bezpośrednio wpływa na ich efektywność w pracy. W przypadku większych firm lub rozproszonej struktury pracowników, wielu przedsiębiorców zapomina również o dopasowaniu komunikatu do odbiorcy. Rozwiązaniem tego problemu jest sprawdzona komunikacja SMSowa, gdzie wiadomości do dużej liczby odbiorców możemy łatwo i szybko spersonalizować oraz dopasować. Zautomatyzowana komunikacja za pomocą smsów umożliwia sprawne i intuicyjne zarządzanie komunikatami wychodzącymi - ustalając datę, czas, numer mamy pewność, że komunikat zostanie wysłany do odbiorcy w najlepszym czasie! SMS to skuteczne i proste narzędzie komunikacyjne odbiór wiadomości na telefonie jest łatwy dla każdego z nas, dodatkowo mamy też możliwość trzymania informacji offline. 6 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

7 Wśród najważniejszych korzyści wewnętrznej komunikacji mobilnej firmy wymieniają: Ułatwienie raportowania i przesyłania bieżących informacji umożliwienie szybkiego raportowania na temat liczby zamówień, sprzedaży, wizyt, wartości zamówień itp., pozyskiwanie informacji na temat bieżącej sytuacji w firmie np. o stanach magazynowych, kierowanie procesem obsługowosprzedażowym np. poprzez odpytywanie przez przedstawicieli handlowych o stan zamówień i płatności klienta czy zezwolenia na dokonanie transakcji, zbieranie informacji zwrotnych od pracowników, informowanie o sytuacjach nadzwyczajnych (w obie strony), wzmocnienie komunikatu mailowego poprzez wykorzystanie kanału jakim jest sms. Informowanie o nowościach i zmianach informowanie o nowym asortymencie czy cenniku; wsparcie innych kanałów komunikacji np. najważniejsze informacje są wysyłane drogą SMSową, bo zapewniają szybkie i skuteczne dotarcie z informacją, usprawnienie działań operacyjnych i wzmocnienie współpracy (doinformowanie sił terenowych) dając możliwość np. natychmiastowej komunikacji z grupą współpracowników; usprawnienie pracy poprzez potwierdzenia i eliminację odwołanych spotkań sprzedażowych; umożliwiamy komunikację tu i teraz, SMS pozwala wyeliminować problemy i sytuacje, w których ktoś się tłumaczy nie przeczytałem a, wpadł do spamu, byłem poza biurem. Motywowanie, szkolenie i rozrywka wprowadzenie programów motywacyjnych oraz grywalizacji dzięki zintegrowaniu wysyłki wiadomości z systemem CRM firmy, można otrzymywać informacje na temat wyników poszczególnych działów, statystyki i różnorodne aktualności. Informacje dostarczane za pomocą wiadomości mobilnych mogą również pełnić rolę mini intranetu firmy, możliwość prowadzenia efektywnych szkoleń zdalnych dających możliwość edukacji nowych pracowników lub przeprowadzenie okresowych szkoleń u wszystkich, przeprowadzanie ankiet pracowniczych i głosowań, np. wyboru pracownika roku lub miejsca wyjazdu integracyjnego. 7 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

8 4. jak wykorzystać komunikację mobilną w komunikacji? Komunikację mobilną można wykorzystać na wiele sposobów. Należą do nich m.in.: Bieżące raportowanie Przekazywanie statusów realizowanych zadań, np.: FIRMA: Wniosek kredytowy nr dla Klienta: Marta Nowakowska, PESEL: XXXXX zmienił status na: weryfikacja w Dziale Prawnym]. Raportowanie dziennych wyników/liczby spotkań/ wizyt serwisowych, sprzedaży inne KPI, np.: PRACOWNIK: Raport sprzedaży za bieżący dzień. Umowy serwisowe: 4/850zł, spotkania: 7. Odpytywanie o stany magazynowe/ stan zaległości fakturowych zgody na sprzedaż, np.: FIRMA: Klient NIP: zgoda na sprzedaż, limit B. Komunikaty o dostępności towaru, np.: PARCOWNIK zapytanie: STAN.VW/632, FIRMA odpowiedź: POZYCJA: VW/623: MAGAZYN CENTR szt., MAGAZYN REGION - 15 szt <> , 12:34. Składanie zapytań, zamówień, reklamacji próśb o kontakt, np.: PRACOWNIK zlecenie: PH0089: HS-E szt. KK (gdzie PH0089 nr przedstawiciela handlowego, HS-E szt. kod i ilość towaru, KK id. klienta) Informowanie o terminach dostaw, zmianach w dostępności, w terminach, np.: Zamówienie nr ZM 073/2015 zostało przekazane do realizacji. Przewidywany termin dostawy Zamówienie nr ZM 075/2015 oczekiwanie na towar. Umawianie wizyt przedstawicieli, np.: Leasing Fund S.A. potwierdza spotkanie z przedstawicielem p. Markiem Makowskim u Państwa w siedzibie przy ul. Miedzianej 24 w dniu o godz.: 14: W przypadku odwołania przez Państwo wizyty, prosimy o informację zwrotną. 8 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

9 informowanie o zmianach Informowanie o zmianach w ofercie, zebraniach, nowych procedurach, np.: W związku z wprowadzeniem nowych zasad rozliczeń sprzedaży, prosimy o zapoznanie się z nową procedurą pod podanym [linkiem]. Na najbliższej odprawie sprzedażowej zostanie omówiona nowa rola działu back-office. Informowanie o pilnych sprawach służbowych lub sytuacji kryzysowej, np. pilnym kontakcie/ złożeniu raportu, np.: W związku z wprowadzeniem nowych usług do naszej oferty, zapraszamy w dniu jutrzejszym o godz. 10:00 do udziału w webinarium. Klikając w ten [link] otrzymasz swój dostęp. Udział obowiązkowy. Informowanie o specjalnych ofertach cenowych/akcjach promocyjnych i lojalnościowych oraz promowanie nowego asortymentu, np.: Oferta specjalna -20% upustu na nowy model drukarki z serii XPC 3442ps dla naszych dystrybutorów. Przy zamówieniach złożonych tylko do końca tygodnia. Kliknij w [link] aby pobrać prezentację nowej stacji drukującej XPC 3442ps. przypominanie Przypomnienie o spotkaniu np. na 30 minut przed terminem, informacja o odwołaniu spotkania lub zmianie sali, np.: Zapraszamy na szkolenie BHP dla Działu Realizacji o godz. 12:00. Szkolenie odbędzie się w sali konferencyjnej pok Jednorazowe hasło: dostęp do zasobów wewnętrznych (lub w procedurze odzyskiwania hasła), np.: Twoje hasło jednorazowe do sytemu Cedix: jkl290-43f. 9 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

10 6. case study Klient: Link4 Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. Pierwsze w Polsce towarzystwo ubezpieczeń oferujące ubezpieczenia direct. LINK4 wchodzi w skład grupy PZU S.A. Podstawą modelu biznesowego LINK4 jest sprzedaż polis ubezpieczeniowych bezpośrednio przez telefon, Internet oraz agentów. W swojej ofercie LINK4 ma ubezpieczenia komunikacyjne, mieszkaniowe i turystyczne. Rozwiązanie: platforma mprofi do komunikacji wewnętrznej oraz z agentami. Opis rozwiązania: Towarzystwo stosuje kompleksowo szerokie możliwości komunikacji opartej o SMS oraz wiadomości mobilne przy wykorzystaniu platformy mprofi. Pozwala ona na łatwe i samodzielne skonfigurowanie wielu usług dla takich obszarów jak: Komunikacja z agentami informacje o zmianach w ofercie, szkoleniach, przypomnienia o kluczowych warunkach umów, Zlecenia nowe, uzupełnienia, prośba klienta o kontakt, Przypomnienia o szkoleniu, zebraniach, o terminie rozliczenia raportów, Obsługa status sprawy, procesu, brak dokumentów, Automatyzacja zastosowanie reguł biznesowych, możliwa integracja z CRM (API). Główne zalety: sprawna i skuteczna komunikacja w rozbudowanych strukturach na wielu poziomach, łatwa w obsłudze platforma pozwalająca na zarządzanie komunikacją do wielu zdefiniowanych grup odbiorców, wydajna i elastyczna komunikacja z agencjami rozsianymi po całym kraju, wysoka automatyzacja procesów biznesowych, wygodna i dogodna droga komunikacji, w odpowiednim dla odbiorcy miejscu i czasie. 10 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

11 6. czym jest mprofi i w jaki sposób rozpocząć pracę z systemem? mprofi pomaga w usprawnieniu prowadzenia i organizacji szkoleń poprzez dwukierunkową, spersonalizowaną komunikację z użyciem wiadomości mobilnych dostarczanych wprost na telefony uczestników. Rozpocząć pracę z mprofi możemy dosłownie w kilka minut, a sam system jest prosty i intuicyjny, co często doceniają nasi klienci. Wystarczy zarejestrować się na bezpłatne konto na platformie. W celu ułatwienia Ci zapoznania się z naszą platformą i wypróbowania jak sprawdza się w praktyce, otrzymasz budżet na start, który umożliwi Ci wysłanie nawet 60 SMSów bez ponoszenia żadnych kosztów. i otrzymaj 60 SMS-ów na start! Panel podzielony jest na moduły, które przedstawione na poniższym obrazku: 11 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

12 Każdy z modułów odpowiedzialny jest za posczególne czynności: Prosta i szybka wysyłka różnego typu wiadomości tekstowych i głosowych na pojedyncze numery i do zdefiniowanych grup, by być zawsze w kontakcie ze swoimi odbiorcami. Ta usługa pozwoli Ci spersonalizować wiadomości do każdego odbiorcy z osobna, uwzględniając np. imię, nr zamówienia lub link do jego danych. Przychodzące wiadomości możemy interpretować zgodnie z utworzonymi regułami, po wychwyceniu określonych słów kluczowych, możemy przesłać wiadomość do działu obsługi klienta lub odpowiedzieć automatycznie. Ta usługa pozwala na zaimportowanie oraz uporządkowanie dodawanych kontaktów. Poza numerem telefonu, w książce adresowej możesz zamieścić wiele innych pozycji, co ułatwi Ci segmentację Twojej bazy. Dzięki możliwości zaprogramowania sekwencyjnej wysyłki poleceń oraz generowania kodów QR i umieszczania ich w terenie lub obiekcie, będziesz mógł zaangażować odbiorców w grę terenową lub przekazać im informację przypisaną do danego miejsca. Możesz zapisywać i grupować swoich odbiorców według dogodnych kryteriów. Pozwól im na samodzielne dopisywanie się do odpowiedniej grupy poprzez formularz www lub SMS. Twoja baza kontaktów utworzy się sama. Chcesz, aby szerokie grono zainteresowanych podjęło decyzję lub chcesz poznać ich preferencje? Skorzystaj z tej usługi. Wyniki głosowania mogą być publikowane na bieżąco na stronach internetowych lub na telebimach. Usługa cyklicznej wysyłki kolejnych, z góry ustalonych treści to sposób na przeprowadzanie kursu szkoleniowego, cyklu budującego świadomość lub utrwalającego przekaz. Wiadomości mogą zawierać podpięte bogate treści multimedialne. Wzbogać swój system o moduł komunikacji, który pozwoli na wysyłkę wiadomości bezpośrednio z Twojej aplikacji biznesowej. Możesz powiadamiać kontrahentów o statusie realizowanych spraw lub wysyłać powiadomienia, prośby o kontakt itp. Możesz wykorzystywać podstawowe funkcjonalności lub też zdecydować się na skorzystanie z większego wachlarza zastosowań, wszystko zależy od Ciebie. 12 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

13 7. informacja o mprofi i materna communications mprofi jest platformą komunikacyjną pozwalającą użytkownikom na samodzielne konfigurowanie usług opartych o wiadomości tekstowe i głosowe oraz na automatyczną rejestrację odbiorców. Dzięki prostej obsłudze, wszechstronnemu dostępowi oraz możliwościom wielokanałowej i dwukierunkowej komunikacji znajduje ona wiele zastosowań w biznesie, usługach, handlu, administracji, opiece medycznej, edukacji i wielu innych. Usługa realizowana jest przez Materna Communications (nr ew. UKE 9934), działającą w ramach międzynarodowej Grupy MATERNA - jednego z największych europejskich dostawców usług telekomunikacyjnych oraz producentów oprogramowania, który zatrudnia blisko 1500 osób - w centrali mieszczącej się w Dortmundzie oraz w wielu oddziałach w Europie. W ramach zakresu swojej działalności, oferujemy m.in. wysyłkę wiadomości SMS, MMS oraz głosowych na skalę masową. Tworzymy również aplikacje dedykowane na platformy ios, Android i Windows Phone, a także przygotowujemy kompleksowe systemy teleinformatyczne dostosowane do wymagań i potrzeb Klientów. Do grona naszych odbiorców zaliczmy operatorów telekomunikacyjnych, firmy z branż ochrony zdrowia, finansowej, ubezpieczeniowej, marketingowej i handlowej. Z naszych usług korzystają również instytucje administracji publicznej, samorządy, organizacje społeczne, wspólnoty wyznaniowe, szkoły i fundacje. 13 EFEKTYWNA KOMUNIKACJA mobilna w biznesie

14 Skontaktuj się z nami: sprzedaz@mprofi.pl (połączenie bezpłatne w Polsce) i otrzymaj 60 SMS-ów na start!