Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce

Transkrypt

1 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce LST Sp. z o.o. ul. Grunwaldzka 45A Sopot tel fax LST@LST.com.pl

2 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce 2 /10 System zarz¹ądzania czasem pracy gfos.workforce System gfos.workforce to rozwi¹ązanie s³łu ż¹ące do elektronicznego zarz¹ądzania czasem pracy wykorzystywane w przedsiêębiorstwach ró żnej wielkoœści, ró żnych bran ż. Ten elastyczny system posiada referencje w bran ży przemys³łowej, w handlu, bankowoœści, w sektorze ubezpieczeniowym jak i w administracji publicznej. Wszystkie dane w ramach systemu s¹ą dostêępne w czasie rzeczywistym, co umo żliwia korzystanie z takich funkcji systemu jak monitorowanie obecnoœści pracowników online, czy monitorowanie dzia³łania terminali kontroli dostêępu i rejestracji czasu pracy. System gfos.workforce umo żliwia korzystanie z nowoczesnych technologii takich jak obs³ługa aplikacji przez internet czy rejestracjêę czasu pracy z wykorzystaniem telefonów komórkowych. Jest systemem otwartym, umo żliwia wymianêę danych z narzêędziami Microsoft oraz Lotus Notes. System operacyjny Unix lub Windows, na którym bazuje gfos.workforce oraz wykorzystanie zaawansowanych baz danych, zapewnia szybkie przetwarzanie danych zarówno przy rejestracji pracownika na terminalu, podczas codziennej pracy dzia³łu kadr jak i przy przetwarzaniu danych masowych, np. przy przenoszeniu danych do p³łac. Zakres funkcjonalny systemu gfos.workforce: rejestrowanie wejœścia/wyjœścia pracownika, rejestrowanie wyjœśæć prywatnych i s³łu żbowy oraz delegacji, rejestrowanie na czytnikach lub bezpoœśrednio w systemie innych rodzajów nieobecnoœści, rejestrowanie innych odchyleñń od harmonogramów czasu pracy: zamian zmian, nadgodzin rozliczanie czasu pracy, przygotowanie eksportu danych, przekazywanie komunikatów pracownikom, planowanie zatrudnienia, kontrola pracy portierów i stra żników, kontrola dostêępu do urz¹ądzeñń, pomieszczeñń i zak³ładów, bezgotówkowa obs³ługêę sprzeda ży wewnêętrznej, obs³ługa sto³łówki, obs³ługa tankowania paliw. Wszystkie obszary funkcjonalne objêęte dzia³łaniem systemu gfos.workforce, takie jak rejestracja czasu pracy, kontrola dostêępu czy planowanie zmian s¹ą obs³ługiwane za pomoc¹ą jednej karty

3 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce 3 /10 Zalety systemu gfos.workforce rozwi¹ązanie kompleksowe i zintegrowane, system otwarty umo żliwiaj¹ący wykorzystanie dodatkowych narzêędzi innych firm, budowa modu³łowa systemu umo żliwia dobór tylko tych jego elementów, które odpowiadaj¹ą wymaganiom Klienta, serwer bazy danych, MS-SQL Server lub Oracle, pracuj¹ący w systemie operacyjnym Windows zapewnia niezawodnoœśæć oraz bezpieczeñństwo danych, mo żliwoœśæć wspó³łpracy i wymiany danych z innymi produktami firmy Microsoft takimi jak Word czy Excel, praca wielostanowiskowa w sieciach obs³ługiwanych przez œśrodowisko Windows, zapewnienie dostêępu do informacji oraz mo żliwoœści zmiany informacji tylko dla osób uprawnionych, System oferuje mo żliwoœśæć stopniowego rozszerzania jego funkcjonalnoœści w kierunku MES (Manufacturing Execution System) zbierania danych zak³ładowych, rejestracji danych maszyn czy kontroli jakoœści produkcji. Karty identyfikacyjne Ka żdy pracownik wyposa żony jest w indywidualn¹ą kartêę identyfikacyjn¹ą. Oferowane czytniki wspó³łpracuj¹ą z nastêępuj¹ącymi rodzajami kart: Karta magnetyczna - informacja o numerze karty zakodowana jest na pasku magnetycznym, Karta z kodem kreskowym na podczerwieñń - informacja o numerze karty zakodowana jest w kodzie kreskowym zabezpieczonym czarnym paskiem, tak aby kod nie by³ł widoczny go³łym okiem, Karta chipowa - informacja o numerze zakodowana jest w uk³ładzie scalonym wtopionym w kartêę, Karta zbli żeniowa - pozwala na bezkontaktowy odczyt karty przez czytnik z odleg³łoœści od 10 do 40 centymetrów, co pozwala, np. na noszenie karty w portfelu bez koniecznoœści jej wyjmowania. Nasi Klienci wykorzystuj¹ący rozwi¹ązanie gfos.workforce ABB Elta Sp. z o.o., Borg Warner Turbo Systems Poland Sp. z o.o., Ferrero Polska Sp. z o.o., Grupa Żywiec S.A., Hochland Polska Sp. z o.o., PERN PrzyjaŸźñń S.A., WAGO ELWAG Sp. z o.o., Pomorska Spó³łka Gazownictwa Sp. z o.o., Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo S.A., Selgros Sp. z o.o., Walther Meble Sp. z o.o. Na wszystkich rodzajach kart mo żna nadrukowaæć logo firmy, adres, zdjêęcie lub inne dane pracownika.

4 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce 4 /10 Funkcjonalnoœśæć systemu gfos.workforce Ogólne cechy sytemu zdolnoœśæć do tworzenia dowolnie rozbudowanych struktur organizacyjnych przedsiêębiorstwa, poprzez odwzorowanie mandatów, oddzia³łów firmy, miejsc pracy i miejsc powstawanie kosztów, rozproszona rejestracja czasu pracy obs³ługa centrali i oddzia³łów, brak ograniczeñń co do iloœści obs³ługiwanych pracowników, obszerny zbiór raportów zdefiniowanych w systemie np.: miesiêęczna karta czasu pracy pracownika, raport nieobecnoœści, czas pracy w niedziele i œświêęta, czas pracy w porze nocnej, czas pracy w godzinach nadliczbowych, mo żliwoœśæć tworzenia raportów graficznych, mo żliwoœśæć wprowadzania korekt w zarejestrowanym czasie pracy, mo żliwoœśæć planowania obsady personelu, logowanie wszelkich operacji wykonywanych w systemie, certyfikat zgodnoœści z systemem SAP. Wspó³łpraca z systemami finansowymi i kadrowymi rozbudowane mo żliwoœści definicji sk³ładników wynagrodzeñń, rozliczanie czasu pracy z podzia³łem na miejsca powstawania kosztów, zmiana miejsc powstawania kosztów, automatyczne generowanie sk³ładników wynagrodzeñń dla wszystkich pracowników, mo żliwoœśæć eksportu sk³ładników do wielu systemów p³łacowych - ALX-Comet, CARAT, Comet, Datev, Dipas, Fixlohn, Granat, Hansalog, IBM Lohn, IPAS, IVIP, KHK, LOGA, Opal, PAISY, Pascal, Peoplesoft, PHS / OHG, Portasoft, Salzburger Lohn, Siline, Varial, WES, mo żliwoœśæć eksportu sk³ładników do zewnêętrznego systemu p³łacowego.

5 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce 5 /10 Czytniki i kontrola dostêępu praca w trybach on-line i off-line z mo żliwoœści¹ą lokalnego gromadzenia danych w czytniku, mo żliwoœśæć kwalifikacji rodzaju wejœścia/wyjœścia na czytniku, automatyczne przestawienie czasu letniego na zimowy, wyœświetlanie informacji bezpoœśrednio na wyœświetlaczu czytnika np: zmienna prezentacja sald kont czasowych, do 10 dowolnych sald, odczyt on-line, pozosta³ły urlop, dowolny komunikat adresowany do poszczególnych grup pracowników, definicja uprawnieñń dostêępu do stref i pomieszczeñń, kontrola na poziomie karty i/lub PIN kodu, protoko³łowanie i raportowanie dostêępu, obchód wartowniczy, obs³ługa kart goœści. kontrola dostêępu z nadzorem np. dostêęp do skarbca tylko przy jednoczesnym logowaniu dwóch osób.

6 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce 6 /10 Opis systemu gfos.workforce Modu³ł GDA - Dane podstawowe Modu³ł GDA jest Ÿźród³łem danych podstawowych dla wszystkich modu³łów systemu gfos.workforce. Parametryzacja systemu wykonywana jest wed³ług ogólnej hierarchii - mandant, zak³ład, dzia³ł, miejsca powstawania kosztów i pracownik. Poza struktur¹ą definiowane s¹ą szczegó³ły dotycz¹ące obszarów funkcjonalnych i pracowników. Dla pracowników s¹ą to : numer osobowy, numer identyfikatora, imiêę i nazwisko, data zatrudnienia/zwolnienia, planowany dzia³ł, planowane miejsce pracy/powstawania kosztów. Dziêęki strukturom opartym na mandantach i obszarach podrzêędnych mo żliwe jest niezale żne definiowanie dni œświ¹ątecznych (kalendarzy) w poszczególnych jednostkach organizacyjnych. Wszystkie szczegó³łowe dane podstawowe w przedsiêębiorstwie mog¹ą byæć wprowadzane z dok³ładnoœści¹ą do pojedynczej osoby, co daje pe³łn¹ą swobodêę ich definiowania. System umo żliwia przypisywanie identyfikatorów zastêępczych lub ich blokowanie. Poniewa ż jeden identyfikator jest wykorzystywany we wszystkich obszarach funkcjonalnych systemu, wydanie, usuniêęcie lub zablokowania go, po przeprowadzeniu jednej operacji w module podstawowym, skutkuje natychmiast w ca³łym systemie. Wszystkie funkcje systemu wywo³ływane s¹ą ze struktury menu. Przy ka żdym wywo³łaniu menu kontrolowane s¹ą uprawnienia do jej wykonania, które mog¹ą byæć przypisywane do modu³łu, programu b¹ądÿź funkcji i na tych poziomach pozwalaj¹ą (lub nie) na dodawanie, usuwanie, modyfikacjêę lub odczyt danych. Ka żde zalogowanie operatora powoduje pe³łne, automatyczne protoko³łowanie wszelkich zmian przeprowadzonych w systemie, niezale żnie od tego w jakim module zosta³ły one dokonane. Zapamiêętany zostaje stan przed i po wykonaniu operacji, ³ł¹ącznie z informacj¹ą kto i kiedy wprowadzi³ł têę zmianêę.

7 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce 7 /10 Rejestrowanie logów zmian dokonywane jest zawsze, gdy dane podstawowe pracowników wprowadzane s¹ą rêęcznie. Wszelkie informacje o danych podstawowych i zmianach mog¹ą byæć raportowane w formie wydruku lub wyœświetlenia na ekranie. Raporty s¹ą definiowane dla pojedynczych pracowników lub grup w dowolnych przedzia³łach czasowych. Dziêęki temu osoby nie posiadaj¹ące wiedzy informatycznej mog¹ą uzyskiwaæć dowolnie zestawione, dowolnie wyselekcjonowane i posortowane raporty, które mog¹ą byæć opracowywane i kontrolowane zgodnie ze specyficznymi wymaganiami. Modu³ł AAZ - Rejestracja obecnoœści i nieobecnoœści Zadaniem modu³łu AAZ jest naliczanie czasu pracy pracowników i zarz¹ądzanie ich nieobecnoœściami z uwzglêędnieniem kodeksu pracy i lokalnie obowi¹ązuj¹ących regulacji zak³ładowych. Rejestracja czasu pracy nastêępuje z u życiem terminali poprzez odczyt karty identyfikacyjnej. Informacja o zarejestrowaniu pracownikowi zdarzenia kadrowego ( np. wejœście / wyjœście / s³łu żbowe / prywatne / przerwa) wraz dok³ładn¹ą godzin¹ą jego wyst¹ąpienia przekazywana jest do centralnego serwera gfos.workforce. Terminale rejestracji czasu pracy pracuj¹ą w trybie online, ale w wyj¹ątkowych sytuacjach, np. w przypadku prowadzenia prac technicznych, problemów z ³ł¹ącznoœści¹ą w przedsiêębiorstwach rozproszonych, mog¹ą pracowaæć w trybie off-line. W takich przypadkach czytniki gromadz¹ą zdarzenia lokalnie w wewnêętrznej pamiêęci. Po przywróceniu ³ł¹ącznoœści informacje o odbiciach transferowane s¹ą do centralnej bazy danych. Rejestracja zdarzeñń (wejœście/wyjœście) mo że byæć realizowana poprzez: naciœśniêęcie przycisku funkcyjnego na terminalu i wczytanie karty identyfikatora, domyœślne ustawienie przycisku funkcyjnego bez koniecznoœści jego u życia i wczytanie karty identyfikacyjnej, automatyczne rozpoznawanie wejœścia i wyjœścia na podstawie prowadzonego w systemie statusu obecnoœści w po³ł¹ączeniu z wczytaniem karty na terminalu rejestracji czasu, korektêę lub rejestracjêę dodatkow¹ą na ekranie w miejscu pracy, automatyczne uzupe³łnienie brakuj¹ącego wpisu wejœścia/wyjœścia lub pocz¹ątku/zakoñńczenia wyjœścia s³łu żbowego na podstawie oczekiwañń wynikaj¹ących ze zdefiniowanego modelu czasu pracy. Czas pracy gromadzony jest na kontach czasu pracy jako: czas przepracowany, czas pomijany, nadgodziny 50, 100, godziny nocne, praca w œświêęta itd.

8 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce 8 /10 Definiowanie harmonogramów: tolerancja i zaokr¹ągleñń wejœśæć/wyjœśæć, planowanie i edycja harmonogramów, zmian specjalnych i nadgodzin, mo żliwoœśæć odwzorowania specyficznych wymagañń zak³ładowych w harmonogramach pracy, rytm sta³ły, rytm zmianowy - definiowany z okresem od jednego do 52 tygodni, definiowanie dowolnego wymiaru godzin. Nieobecnoœści: obs³ługa limitów i kont urlopowych funkcje kontrolne podczas rejestrowania nieobecnoœści Modu³ł LDA Przygotowanie danych do p³łac Zadaniem modu³łu LDA jest przyporz¹ądkowanie odpowiednich sk³ładników wynagrodzeñń odpowiadaj¹ącym im danym czasowym rejestracji czasu pracy. Modu³ł p³łacowy pozwala na przygotowanie sk³ładników z uwzglêędnieniem przepisów kodeksu prawa pracy i wewnêętrznych przedsiêębiorstwa. Rodzaje kosztów mo żna definiowaæć niezale żnie dla ró żnych grup pracowników. Dziêęki zastosowaniu przetwarzania w tle, sk³ładniki p³łacowe aktualizowane s¹ą na bie ż¹ąco. Dane p³łacowe z dowolnego okresu mog¹ą byæć przygotowywane w ró żnych formatach u żywanych przez wykorzystywany w danym przedsiêębiorstwie system p³łacowy np. SAP. Przygotowywane po stronie gfos.workforce dane p³łacowe nie wymagaj¹ą dalszych przekszta³łceñń w systemie rozliczeniowym. U żytkownik oprócz standardowych formatów danych, ma do dyspozycji interfejs neutralny, umo żliwiaj¹ący przygotowanie transferu sk³ładników do dowolnego systemu p³łacowego.

9 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce 9 /10 Modu³ł ZUK Kontrola dostêępu Zadaniem kontroli dostêępu jest sterowanie i kontrola dostêępu do budynków i pomieszczeñń na terenie firmy. Kontrola dotyczy zarówno pracowników jak i goœści. Korzystaj¹ąc z identyfikatora pracownik mo że wchodziæć do pomieszczeñń do których ma pozwolenie. Pozwolenia wejœścia/wyjœścia nie s¹ą kodowane na identyfikatorze, lecz s¹ą przydzielone do odpowiedniego schematu dostêępu w systemie gfos.workforce. Po zablokowaniu, identyfikator traci wa żnoœśæć na terminalu dostêępu i staje siêę bezu żyteczny np. w przypadku jego zgubienia. Terminale dostêępu mog¹ą byæć stosowane samodzielnie lub w po³ł¹ączeniu z rejestracj¹ą czasu pracy - otwarcie drzwi mo że nast¹ąpiæć w po³ł¹ączeniu z wpisem wejœścia/wyjœścia lub przyk³ładowo podczas kontroli miejsc parkingowych jako czysty zapis dostêępu. System umo żliwia sterowanie takimi urz¹ądzeniami jak: drzwi, ko³łowroty, rygle, szlabany. Poprzez zapamiêętywanie pozwoleñń dostêępu na terminalu istnieje pe³łna kontrola równie ż w przypadku pracy off-line, tzn. gdy po³ł¹ączenie miêędzy terminalami a serwerem gfos.workforce jest przerwane. Dla obszarów szczególnie chronionych mo żliwe jest stosowanie dodatkowego kodu PIN, tworzenie stref czasowych dla celu zablokowania dostêępu poza godzinami urzêędowania i w czasie weekendów. System pozwala na natychmiastowe okreœślenie odpowiedzi na pytanie Kto znajduje siêę w pomieszczeniu?. Administracja goœści pozwala na czasowe przypisywanie ograniczonych uprawnieñń. Protoko³łowanie wszystkich dostêępów lub nieuprawnionych prób dostêępu mo że byæć w pe³łni konfigurowane.

10 Zarz¹ądzanie czasem pracy gfos.workforce 10 /10 O LST Sp. z o.o. LST Sp. z o.o. powsta³ła w Gdañńsku w 1993 roku. LST jest partnerem SAP i Microsoft oraz partnerem handlowym IBM i Hewlett Packard. LST dostarcza rozwi¹ązania biznesowe umo żliwiaj¹ące Klientom osi¹ągniêęcie przewagi konkurencyjnej. Specjalizujemy siêę w obszarach zarz¹ądzania zasobami ludzkimi, zarz¹ądzania logistyk¹ą i dystrybucj¹ą oraz zarz¹ądzania strategicznego, oferuj¹ąc jednoczeœśnie kompleksowe rozwi¹ązania oparte na platformach ERP II. LST wspiera swych Klientów poprzez: wspomaganie przy formu³łowaniu strategii dzia³łania oraz kszta³łtowaniu procesów gospodarczych, okreœślanie potrzeb informacyjnych oraz koncepcji informatyzacji, dobór odpowiednich rozwi¹ązañń informatycznych. kompletn¹ą implementacjêę tych rozwi¹ązañń. LST, specjalizuj¹ąc siêę w dziedzinach zarz¹ądzania zasobami ludzkimi oraz logistyki w handlu i dystrybucji, oferuje kompletne rozwi¹ązania informatyczne dopasowane do potrzeb Klientów. Dostarczaj¹ąc swym Klientom nowoczesne metody zarz¹ądzania i narzêędzia informacyjne, LST umo żliwia im skuteczniejsze zarz¹ądzanie organizacj¹ą. W celu zaspokojenia potrzeb informacyjnych Klienta LST oferuje: konsulting biznesowy w zakresie tworzenia innowacyjnych rozwi¹ązañń informacyjnych, rekonstrukcji procesów biznesowych, nowoczesnych modeli rachunku kosztów, zarz¹ądzania zasobami ludzkimi oraz logistyki, doradztwo przy formu³łowaniu koncepcji rozwi¹ązania informacyjnego oraz doborze w³łaœściwych narzêędzi informatycznych, konsulting wdro żeniowy przy implementacji rozwi¹ązañń, projektowanie i tworzenie dedykowanych systemów na zamówienie. Kontakt LST Sp. z o.o. ul. Grunwaldzka 45A Sopot tel fax LST@LST.com.pl