System kontroli kosztów oraz dostępu do urządzeń

Transkrypt

1 System kontroli kosztów oraz dostępu do urządzeń Jest to wielomodułowy system, komponowany według potrzeb oraz wymagań Klienta dający możliwość kontroli wykonywanych zadań, w tym monitorowanie kosztów oraz dostępu do urządzeń. Oprogramowanie Q-vision pozwala na: - kontrolę dostępu do urządzeń - kontrolę kosztów kopiowania - kontrolę kosztów drukowania (drukarki sieciowe i lokalne) - uproszczenie wielu czynności związanych z drukowaniem - funkcję wydruku poufnego - funkcję wydruku podążającego follow me printing - automatyzację wysyłania skanów - aktualizację z Active Directory praw dostępu użytkowników systemu - współpracę z SAP - indywidualne dopasowanie do potrzeb klienta - ciągłą możliwość łatwego rozwoju (nowe moduły) - generowanie raportów i rozliczeń według standardowych formularzy oraz możliwość generowania własnych zapytań Oprogramowanie zlicza wydruki generowane na stacjach roboczych na drukarkach sieciowych a także lokalnych (z lokalnie zainstalowanym sterownikiem). Dla wydruków i kopii jest możliwość przypisywania Miejsc Powstania Kosztów i kodów projektów. W skład systemu mogą wchodzić następujące moduły: - Moduł administracyjny - Moduł pozwalający na wydruk poufny - Moduł nadzoru z zliczania wydruków - Moduł pobierający dane z Active Directory - Moduł współpracy z SAP - Terminale interfejsy do maszyn

2 - Reader - czytniki - Klawiatury do dodatkowych kodów (np. na projekty) - Półka - Moduł zliczający z urządzeń lokalnych - Moduł zarządzania swoimi wydrukami poufnymi 1. Cześć główna systemu, składająca się z poniższych modułów jest ona niezależna od liczby użytkowników oraz urządzeń. W jej skład wchodzą moduły: - Moduł administracyjny - Moduł pozwalający na wydruk poufny - Moduł nadzoru z zliczania wydruków - Moduł pobierający dane z Active Directory - Moduł współpracy z systemami klasy ERP Funkcjonalność poszczególnych modułów: Moduł administracyjny. Zarządza bazą danych w systemie bazodanowym Access, MsSQL lub MySQL. Pozwala na podłączaenie dowolnej liczby terminali. Obsługuje dowolną liczbę użytkowników w bazie danych. Moduł pozwalający na wydruk poufny. Pozwala na zwalnia nie wydruków wstrzymywanych na serwerze wydruków. Podlicza ilość wydrukowanych tajnych stron, ich kolor, rozmiar papieru. Drukarka do prawidłowego podliczania powinna mieć sterownik: - PCL w wersji 5 lub 6 - PS w wersji 2 lub 3 - preprocesor wydruku udostępniany przez system Windows. Moduł zliczania wydruków na drukarkach wydruku bezpośredniego. Moduł zlicza ilość wydrukowanych stron, ich kolor, rozmiar papieru. Do prawidłowego działania drukarka powinna mieć zainstalowany sterownik: - PCL w wersji 5 lub 6 - PS w wersji 2 lub 3 - preprocesor wydruku udostępniany prze system Windows. Moduł pozwalający synchronizować dane z bazy opartej na LDAP z danymi z bazy oferowanego systemu. Moduł pozwala importować z AD nazwy departamentów i dane użytkownika jego imię i nazwisko, , loginname. Moduł pozwalający zliczania prac użytkownika z systemów klasy ERP (np. SAP). Aby moduł działał prawidłowo, trzeba odpowiednio skonfigurować system ERP. Jeśli nie będzie możliwa konfiguracja systemu ERP w sposób wskazany przez Wykonawcę, Wykonawca nie odpowiada za dane raportowe zamieszczane w bazie danych.

3 2. Komponenty systemu dla każdej maszyny seciowej: - Terminale interfejsy do maszyn - Reader - czytniki - Klawiatury do dodatkowych kodów (np. na projekty) Terminal - Interfejs sprzętowy podłączany do maszyny MFP za pomocą odpowiedniego interfejsu który musi być wbudowany w maszynę. Reader - Czytnik kart zbliżeniowych przystosowany do działania z kartami klienta. System umożliwa integrację z czytknikami oraz kartami stosowanymi w obecnym środowisku klienta. 3. Opcjonalne elementy systemu: - Moduł zliczający z urządzeń lokalnych - Moduł zarządzania swoimi wydrukami poufnymi - Klawiatury do dodatkowych kodów (np. na projekty) Moduł zliczający z urzadzeń lokalnych. Moduł podłączający się do modułu administracyjnego i podliczający ilości wydrukowanych stron na drukarkach lokalnych, nie udostępnianych w sieci. Moduł działa jedynie pod kontrolą system Windows 2000 i nowszych. Moduł zarządzania swoimi wydrukami poufnymi. Moduł podłączający się do modułu administracyjnego i pozwalający obejrzeć użytkownikowi tajne wydruki, które aktualnie znajdują się w kolejce. Dla wydruków tych można ustawić 2 tryby: drukuj po zalogwaniu i kasuj, oraz drukuj po zalogowaniu i nie kasuj. Klawiatura służąca do oglądania swoich prac poufnych przy maszynie. Prace te można drukować lub kasować. Moduł ten udostępnia również możliwość nadawania kodów projektu dla kopii Klawiatura z kodem PIN służy do identyfikacji klienta za pomocą kodów PIN umożliwia klasyfikację kosztów według dowolnie zdefiniowanych zespołów projektowych.

4 4. Szczegółowy opis funkcjonalności oprogramowania 1. Gromadzenie informacji o wykonywanych pracach w centralnej bazie danych. 2. Gromadzenie danych o wykonywanych wydrukach pomimo czasowego nie funkcjonowania centralnego serwera przechowującego dane o wykonywanych pracach. 3. Zabezpieczenie poufności wydruków i kopii, poprzez zwalnianie prac po wprowadzeniu przez użytkownika kodu ID lub identyfikacji przy pomocy karty magnetycznej lub elektronicznej, z wykorzystaniem zewnętrznego terminala bądź czytnika autoryzacyjnego. 4. Możliwość kolejkowania wielu wydruków jednego użytkownika i ich jednorazowego uwolnienia lub uwalniania pojedynczych wydruków po wprowadzeniu kodu ID lub identyfikacji przy pomocy karty. 5. Możliwość personalizowania menu terminali zewnętrznych dla poszczególnych użytkowników. 6. Możliwość automatycznego kasowania z kolejki drukowania dokumentów, które nie zostały uwolnione w określonym czasie. 7. Funkcja automatycznego zliczania ilości wykonanych wydruków przez każdego użytkownika on-line, na wskazanym komputerze w sieci informatycznej. 8. Tworzenie listy użytkowników urządzeń drukująco-kopiujących z możliwością grupowania na działy i departamenty. 9. Możliwość synchronizacji struktury organizacyjnej z grupami w sieci lokalnej, strukturą ADS, NDS oraz ogólnie LDAP. 10. Możliwość przypisania kilku użytkowników systemowych do jednego konta rozliczeniowego.

5 11. Możliwość przypisywania poszczególnych prac (wydruki, kopie) do wskazanych projektów wcześniej zdefiniowanych w serwerze centralnym. 12. Możliwość anulowania w bazie, przez administratora wskazanych prac użytkownika. 13. Automatyczne (bez udziału administratora) gromadzenie informacji o wykonywanych pracach przez nowych użytkownikach i na nowych urządzeniach z możliwością ich późniejszego przypisania do odpowiednich struktur organizacyjnych i lokalizacyjnych. 14. Generowanie raportów następujących rodzajów: a. Raporty dotyczące użytkowników (z podziałem na koszty i liczbę stron, jednostki organizacyjne, drukarki, tryb wydruku (mono/kolor), format papieru, typ dokumentu; za dowolny okres); b. Raporty dotyczące jednostek organizacyjnych; (z podziałem na koszty i liczbę stron, drukarki, tryb wydruku (mono/kolor), format papieru, typ dokumentu; za dowolny okres); c. Raporty dotyczące drukarek(z podziałem na koszty i liczbę stron, tryb wydruku (mono/kolor), format papieru, typ dokumentu; za dowolny okres); d. Raporty dotyczące trybu wydruku (mono/kolor) i formatu papieru; e. Raporty dotyczące projektów (z podziałem na koszty, liczbę stron, użytkowników; biling projektu); 15. W pełni polska wersja językowa instalatora i Programu. 16. System ma rozliczać pojedyńcze wydruki w rozbiciu na strony BW i Kolor 17. System musi rozliczać wydruki ze względu na strony wydrukowane na maszynie MFP (niedopuszczalne jest rozliczanie na serwerze) 18. Platforma dla aplikacji to: MS Windows XP Professional, 2000 Serwer/Professional, 2003 Serwer. 19. Do dokumentacji przetargowej należy dołączyć płytę CD z wersją demo aplikacji i instrukcją obsługi oraz szczegółowy opis instalacji w systemie Zamawiającego.

6 20. Polska wersja instalacyjna programu oraz polska wersja systemu. 21. Możliwość odwzorowania struktury firmy z dowolną ilością zagłębień departamentów, uwzględnienie tej struktury w raportach. Wymagane jest aby system sumował dane nt. Poszczególnych komórek w kierunku korzenia drzewa.