Dzień I Szkolenie 10:00 12:00. Przerwa kawowa 12:00 12:15. Szkolenie 12:15 14:00. Przerwa obiadowa 14:00 14:45. Szkolenie 14:45 16:00

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami dla Pełnomocników ds. Realizacji Projektów (MAO) i ich zastępców realizujących projekty środowiskowe współfinansowane z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Dzień I Szkolenie 10:00 12:00 Przerwa kawowa 12:00 12:15 Szkolenie 12:15 14:00 Przerwa obiadowa 14:00 14:45 Szkolenie 14:45 16:00 Przerwa kawowa 16:00 16:15 Szkolenie 16:15 18:00 Konsultacje 18:00 19:00 Dzień II Szkolenie 8:00 10:00 Przerwa kawowa 10:00 10:15 Szkolenie 10:15 12:00 Przerwa obiadowa 12:00 12:45 Szkolenie 12:45 14:00 Przerwa kawowa 14:00 14:15 Szkolenie 14:15 16:00 1

2 Program szkolenia: 1. Zarządzanie projektem inwestycyjnym Tworzenie struktur JRP Powoływanie MAO Organizacja i funkcjonowanie JRP w Projekcie Procedury działania MAO i JRP w ramach Projektu Podział zadań i kompetencji w ramach JRP Obieg dokumentacji w JRP Rekrutacja oraz zatrudnienie osób JRP Koszty oraz źródła finansowania JRP 2. Obowiązki beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie 3. Rzeczowe i ekologiczne rozliczenie realizacji projektu 4. Osiągnięcie wskaźników założonych w projekcie: produktu rezultatu co w przypadku nieosiągnięcia zakładanego efektu ekologicznego? 5. Wprowadzanie zmian w projekcie i umowie dofinansowania Zmiana zakresu rzeczowego na etapie realizacji projektu Rozliczanie zaliczek i konsekwencje opóźnień w tym zakresie Dotacja celowa w formie zaliczki a koniec roku budżetowego Aktualizacja załączników do umowy: Harmonogramu Realizacji Projektu Planu wystąpień o środki Opisu projektu Aneksowanie umowy Zmiana stawki VAT i jej wpływ na umowy zawarte z wykonawcami Dochody generowane przez projekt, które nie zostały uwzględnione przy zawieraniu umowy co z nimi robić? 6. Wniosek beneficjenta o płatność Część dotycząca postępu finansowego Rozliczanie kosztów kwalifikowanych w świetle wytycznych MRR Część dotycząca przebiegu realizacji projektu Weryfikacja wniosku o płatność Formalna Merytoryczna 2

3 Finansowa 7. Kontrola projektów Kontrole doraźne i problemowe na miejscu Na co zwracają uwagę kontrolujący? Kto może kontrolować projekt realizowany przy udziale unijnych środków? Jak często spodziewać się kontroli? Sankcje za nieprawidłowości Procedury przetargowe i ich kontrola Jaką dokumentację i jak długo należy przechowywać? 8. Pojęcie nieprawidłowości, wykrywanie i informowanie o wykrytych nieprawidłowościach. Wycena szkody, założenia i podstawowe metody wyceny. Tryby postępowania w sytuacji wykrycia nieprawidłowości: Sposób postępowania a źródła finansowania; Nieprawidłowości wykryte przed podpisaniem umowy o dofinansowanie; Nieprawidłowości wykryte przed zatwierdzeniem wniosku beneficjenta o płatność; Nieprawidłowości wykryte po zatwierdzeniu wniosku o płatność ale przed refundacją wydatku beneficjentowi; Nieprawidłowości wykryte po rozliczeniu wydatku beneficjentowi; Wykryte nieprawidłowości w odniesieniu do wydatków będących zarówno po, jak i przed ich rozliczeniem beneficjentowi; Postępowanie w przypadku wydatków wątpliwych; Odwołanie od uznania wydatków za niekwalifikowane. Sankcje oraz windykacja środków nienależnie wykorzystanych: Możliwe sankcje dla beneficjenta; Procedura odzyskiwania środków; Rejestr kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych; Rejestr podmiotów wykluczonych; Wykorzystanie środków odzyskanych od beneficjenta; Sposób postępowania z odsetkami. Pojęcie nieprawidłowości systemowych. Najczęściej popełniane błędy w obszarze realizacji projektów realizowanych w ramach POIiŚ. 9. Promocja projektów 3

4 Wykładowca: MICHAŁ RUTKOWSKI - Doświadczenie w prowadzeniu interaktywnych szkoleń i warsztatów z zastosowaniem technik moderacji wizualnej oraz metod partycypatywnych: ZOPP, Metoda Aktywnego Planowania Strategii), ponad 350 przeprowadzonych kursów dla przedstawicieli administracji publicznej. Praktyczna znajomość procesów przygotowawczych do absorpcji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce bezpośrednio zaangażowany w tworzenie systemu monitoringu oraz ewaluacji Funduszy Strukturalnych w Polsce. Udział w pracach licznych grup roboczych i zespołów zadaniowych, m.in. Mazowieckiego Komitetu Monitorującego Kontrakt Wojewódzki, Międzyresortowego Zespołu do przygotowania Narodowego Planu Rozwoju na lata , Zespołu ds. monitoringu i ewaluacji programów i projektów finansowanych ze środków UE i innych funduszy pomocowych, Grupy Roboczej ds. funduszy strukturalnych przy Związku Banków Polskich, Bankowej Grupy Roboczej ds. funduszy strukturalnych przy MGiP, Bankowej Grupy Roboczej ds. funduszy strukturalnych przy PARP. Zarządzanie licznymi projektami finansowanymi ze środków UE, Banku Światowego, pomocy bilateralnej (w tym dotacją Banku Światowego dla Ministerstwa Finansów na stworzenie w Polsce systemu monitoringu i oceny funduszy pomocowych Unii Europejskiej i innych funduszy pomocowych). Ukończył Szkołę Główną Handlową, kierunek: Międzynarodowe Stosunki Gospodarcze i Polityczne. Uzyskał Dyplom Polsko-Francuski Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie i Institut D études Politiques de Paris (SCIENCES PO) - kierunek Unia Europejska. Dyplom trenera europejskiego o specjalności zarządzanie funduszami strukturalnymi UE wydany przez Carl Duisberg Gesellschaft e.v. (Kolonia, Niemcy). Wykonywał ekspertyzę z zakresu funkcjonowania polityki regionalnej UE na zlecenie Senatu RP. Autor książek: Unijne vademecum radnego, Uwarunkowania wdrażania funduszy strukturalnych, Wdrażanie Funduszy Strukturalnych i Funduszy Spójności w Polsce oraz podręcznika: Kwalifikowanie (uznawanie) wydatków na działania współfinansowane z Funduszy Strukturalnych. W ostatnim czasie prowadził szkolenia w takich instytucjach jak: - Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego - Zakład Zagospodarowania Odpadów w Sierznie - Ministerstwo Infrastruktury - Wojewódzkie Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki - Wodnej w Katowicach - Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego - Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego - Centralny Urząd Projektów Transportowych oraz PKP PLK - Urząd Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego - Kancelaria Prezesa Rady Ministrów - Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego 4

5 Warszawa r. Prowadzący: Michał Rutkowski 2 5

6 3 4 6

7 Archiwizacja Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do 31 grudnia 20??r., a w przypadku pomocy publicznej przez okres 10 lat od podpisania umowy (rozp. 1083/2006 art. 90 ust. 1a) 5 Archiwizacja W przypadku działalności finansowanej ze środków UE, istnienie projektu oraz dowody na to że był on zarządzany zgodnie z regulacjami i przepisami mogą być potwierdzone (wstecz) jedynie poprzez odpowiednią dokumentację projektową: umowa o dofinansowanie wraz ze wszystkimi załącznikami i aneksami, umowy z wykonawcami, dokumentacja przetargową, korespondencja z wykonawcami, protokoły odbioru, korespondencja z IW/IP/IZ, wnioski o płatność i sprawozdania, dokumentacja działań informacyjno promocyjnych, wyjaśnienia, oświadczenia, dokumentacja finansowo-księgową dotycząca projektu itp.. 6 7

8 Akty prawne i dokumenty Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Fundusz Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Fundusz Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/ Akty prawne i dokumenty Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 539/2010 z dnia 16 czerwca 2010 r. zmieniające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 w odniesieniu do uproszczenia niektórych przepisów oraz w odniesieniu do niektórych przepisów w zakresie zarządzania finansowego Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 8 8

9 Akty prawne i dokumenty SzOP POIiŚ wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ Wytyczne w zakresie sprawozdawczości POIiŚ 9 Akty prawne i dokumenty Zasady promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ Podręcznik Wdrażania Przewodnik po POIiŚ Instrukcja do wniosku o płatność UWAGA: Nie wolno też zapominać o krajowych ustawach, a zwłaszcza ustawie o finansach publicznych, ustawie o rachunkowości, prawie zamówień publicznych, prawie budowlanym, prawie ochrony środowiska!!! 10 9

10 Zalecenia IZ Zalecenia dla beneficjentów funduszy UE dotyczące interpretacji przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych Zalecenia w zakresie sposobu korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Taryfikator Największe zagrożenia w procedurze udzielania zamówień publicznych - Poradnik dla beneficjenta Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 11 Zalecenia IZ Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko - zestawienie uwag Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko - wersja obowiązująca od 23 czerwca 2010 r. Zalecenia Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko (IZPOIiŚ) w sprawie ustanawiania zabezpieczeń należytego wykonania przez beneficjentów zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie (wersja IV - z dnia r) 12 10

11 Zalecenia IZ Zalecenia nr 7/2010 IZ PO IiŚ w sprawie stosowania w PO IiŚ stawek korekt finansowych odnośnie uchybień zidentyfikowanych przez KE w Planie Działań dla Polski na lata oraz audytach KE na projektach FS w perspektywie finansowej Zalecenia nr 8/2010 IZ PO IiŚ dotyczące rozliczania i dokumentowania przedsięwzięć realizowanych siłami własnymi w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko - dokument z dnia 1 lipca 2010 r. Zalecenia nr 10/2010 Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko w sprawie wymogów kontroli na zakończenia realizacji projektów oraz kontroli trwałości po zakończeniu realizacji projektu. 13 Zalecenia IZ Rekomendacja dotycząca obowiązku określania, w treści ogłoszenia o zamówieniu kierowanego do DUUE, pełnego katalogu dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zalecenia dotyczące wpisywania pełnego katalogu dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego r

12 Ewidencja księgowa Beneficjent zobowiązany jest (rozp. 1083/2006 art. 60): posiadać wewnętrzne procedury opisujące zasady rachunkowości stosowane przy wydatkowaniu środków unijnych prowadzić dla Projektu odrębną informatyczną ewidencję księgową kosztów, wydatków i przychodów lub stosować w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębny kodu księgowy umożliwiający identyfikację wszystkich transakcji 15 Ewidencja księgowa zapewnić identyfikację wszystkich operacji bankowych realizowanych w ramach projektu dokonywać księgowań środków zgodnie z obowiązującymi przepisami Prowadząc ewidencję księgową beneficjent opisuje w swojej polityce rachunkowości wyraźnie sposób powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnia ścieżkę audytu

13 Praktyczne wskazówki dotyczące funkcjonowania Jednostki Realizującej Projekt zgodnie z zasadami POIiŚ 17 PLAN PREZENTACJI 1) Tworzenie struktury JRP 2) Powoływanie MAO 3) Organizacja i funkcjonowanie JRP w Projekcie 4) Podział zadań i kompetencji w ramach JRP 5) Procedury działania MAO i JRP w ramach Projektu 6) Obieg dokumentacji w JRP 7) Rekrutacja oraz zatrudnienie osób JRP 8) Koszty oraz źródła finansowania JRP 9) Rozliczanie kosztów kwalifikowanych w ramach wytycznych MRR 10) Rozliczanie robót budowlanych i dostaw w ramach Projektu 18 13

14 Podstawa prawna : TWORZENIE STRUKTURY JRP Umowa Beneficjenta z Instytucją Wdrażającą lub Pośredniczącą o dofinansowanie Projektu Decyzja Komisji Europejskiej o dofinansowanie Projektu Uchwała Organu Beneficjenta o utworzeniu JRP np. Prezydenta Miasta jako Organu Wykonawczego Gminy lub Zarządu Spółki komunalnej 19 PODSTAWY PROGRAMOWE POIIŚ Dokumenty programowe dot. JRP i MAO: Podręcznik procedur wdrażania Funduszu Spójności w NFOŚiGW Zarządzanie i Kontrola Funduszu Spójności. Ogólny podręcznik MRR. Informacja w sprawie weryfikacji kandydatów na Pełnomocników ds. Realizacji Projektu (MAO - Measure Authorising Officer) Informacja nt. trybu powoływania i obowiązków MAO Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (ang. - Measure Authorising Officer) 20 14

15 21 STRUKTURA ORGANIZACYJNA Jednostka Realizująca Projekt JRP JRP powinna zostać wydzielona ze struktur podstawowych beneficjenta (lub podmiotu upoważnionego w umowie o dofinansowanie) w zakresie personelu podstawowego, tak aby nie było sytuacji częściowego oddelegowania osób i ich podwójnej podległości służbowej 22 15

16 Zarządzanie projektem grupowym - Struktura organizacyjna JRP MAO* Kancelaria + archiwum 1etat K Księgowość KGP 1,5 etatu Kierownik JRP 1etat Sprawozdawczość SPP 0,7 etatu Technika projektu TECH P 1 etat - Vacat 5,2 etatów/ 6 osób BK-POZR 1 BK-POZR 2 BK-POZR 3 Z-ca MAO 1 Z-ca MAO 2* Z-ca MAO3 KGP1 KGP2 KGP3 SPP1 1 etat SPP2 SPP3 TECH P1 TECH P2 TECH P3 Prac. w ramach łącz. obowiązków. Wyk Prac. JRP + ramach łącz. obowiązków. Prac. w ramach łącz. obowiązków. 23 POWOŁYWANIE JRP JRP powoływane jest na mocy : Decyzji o powołaniu JRP, która jest wydawana w formie np. zarządzenia lub uchwały właściwego organu beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego w umowie o dofinansowanie, w której nastąpi określenie zadania schematu organizacyjnego, zakresów czynności oraz innych ważnych warunków np. współpraca komórek organizacyjnych

17 ZAKRES OBOWIĄZKÓW JRP W decyzji o powołaniu musi być jasno określony zakres zadań, obowiązków, procedur z każdego pola działania JRP m.in.: Zarządzanie Zamówienia Publiczne Zawieranie Umów Kontrola Finansowa Monitoring i Sprawozdawczość 25 OBOWIĄZKI PEŁNOMOCNIKA DS. REALIZACJI PROJEKTU Szczegółowo opisane są w Umowie o dofinansowanie Przede wszystkim MAO odpowiada za: - prawidłową realizację projektu, zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne; monitoring - poprawność i kompletność umów z wykonawcą, - przechowywanie udostępniane dokumentacji związanej z realizacją projektu - rachunek bankowy projektu - wnioski beneficjenta o przekazanie środków - zaliczka, płatność pośrednia, końcowa (wraz z niezbędnymi dokumentami warunkującymi przekazanie środków) 26 17

18 OBOWIĄZKI PEŁNOMOCNIKA DS. REALIZACJI PROJEKTU Zatwierdzanie i podpisywanie, poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości projektu: - protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, - świadectwa przejęcia, świadectwa wykonania lub protokoły końcowego odbioru przekazania do eksploatacji 27 OBOWIĄZKI PEŁNOMOCNIKA DS. REALIZACJI PROJEKTU - przejściowe świadectwa płatności, protokoły z negocjacji, dokumenty - osiągnięcie ekologicznych efektów raporty potwierdzające zakładane efekty ekologiczne, efekt końcowy itp. - przygotowanie przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą PZP (m.in. przygotowanie, publikacja ogłoszenia) - przygotowanie SIWZ, w tym kryteriów oceny ofert

19 KONTROLA - Powiadomienie o kontroli (data, zakres, tryb) (wyjątek: w szczególnych przypadkach kontrola doraźna) - MAO odpowiada za przygotowanie dokumentów, skierowanie do współpracy osób odpowiedzialnych za realizację zadań, upoważnia osoby do udzielania informacji, podpisywania protokołu - zgłoszenie zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego 29 Organizacja i funkcjonowanie JRP w Projekcie Przykładowa Struktura JRP MAO Kierownik JRP (Z-ca MAO) Zespól ds. Prawnych i Zamówień Publicznych Zespól ds. Finansowo-Księgowych Główny Księgowy Projektu Zespól ds. Technicznych Zespól ds. Monitoringu, Sprawozdawczości, Organizacji i Promocji 30 19

20 Model zarządzania projektem Projekt grupowy JRP Struktura organizacyjna Komisja Przetargowa MAO* Kierownik JRP Komitet Koordynacyjny Beneficjenta K Księgowość KGP Sprawozdawczość SPP Technika projektu TECH P Zamówienia publ. BK-POZR 1 BK-POZR 2 BK-POZR 3 ST R Z-ca MAO 1 ST R Z-ca MAO 2* ST R Z-ca MAO3 KGP1 KGP2 KGP3 U U U K K K SPP1 SPP2 SPP3 T T T U U U R TECH P1 R TECH P2 R TECH P3 A O A O A O R Pomoc Techniczna R Komisje Przetargowe Inżynier R Kontraktu G. Podmiot zewnętrzny G. u BK-POZR(1..3) Podmiot G. zewnętrzny MRR - IZ MŚ -IPZI MF- INSTYTUCJA PŁANICZA NFOŚiGW -IPZII 31 Podział zadań i kompetencji w ramach JRP MAO jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu, a w szczególności za odpowiednie zarządzanie: administracyjne, finansowe, techniczne, monitoring Projektu Odpowiada przed Beneficjentem za prawidłowe zrealizowanie i rozliczenie Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu lub Decyzją Komisji Europejskiej 32 20

21 Zadania MAO nadzór nad działalnością JRP, zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji poprzez podległą JRP, nadzór nad zapewnieniem ciągłości finansowania projektu, nadzór nad poprawnością i kompletnością umów na usługi, dostawy i roboty budowlane związane z realizacją projektu, nadzór nad poprawnością i kompletnością dokumentacji przetargowej związanej z realizacją projektu, nadzór nad prawidłową współpracą pomiędzy JRP a wykonawcami i Inżynierem kontraktu, monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji projektu oraz zgodności realizacji projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, umową o dofinansowanie oraz wymogami IP i IZ, 33 Zadania MAO zatwierdzanie dokumentów związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu, zatwierdzanie składu członków komisji przetargowej, zatwierdzanie planów płatności, planów wystąpień i harmonogramów rzeczowo-finansowych, harmonogramu procedur przetargowych, zatwierdzanie i podpisywanie sprawozdań finansowych i raportów, akceptacja umów z wykonawcami, akceptacja SIWZ dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, reprezentowanie beneficjenta wobec IZ, IP, IPII

22 JRP struktura i zadania jednostki Struktura JRP uzależniona jest m.in. od zakresu rzeczowego prowadzonych zamówień publicznych w ramach projektu, kosztów inwestycyjnych, obszaru, na którym prowadzone są inwestycje. Struktura JRP powinna uwzględniać : 1. Zespół/sekcja ds. finansowych, 2. Zespół/sekcja ds. technicznych, 3. Zespół/sekcja ds. administracyjno prawnych. 35 Sekcja/zespół ds. finansowych do jej zadań należy : zarządzanie płatnościami na rachunku Projektu w imieniu i na rzecz beneficjenta, prowadzenie rachunkowości, weryfikacja faktur i realizacja płatności, monitorowanie harmonogramów rzeczowo-finansowych i planów płatności, monitoring zgodności i realizacji płatności zgodnie z zapisami kontraktów, przygotowywanie miesięcznych i cyklicznych sprawozdań finansowych dla instytucji finansujących i kontrolnych, przygotowywanie wniosków o przekazanie funduszy zgodnie z planem płatności

23 Sekcja/zespół ds. technicznych do jej zadań należy : opracowywanie materiałów przetargowych i przeprowadzanie przetargów (na usługi oraz na roboty budowlane), zawieranie kontraktów na usługi i roboty budowlane zgodnie z obowiązującym prawem, kontrola i sprawozdawczość postępu robót i realizacji zakresu rzeczowego kontraktów, nadzór nad pracami Inżyniera Kontraktu, koordynacja prac konsultantów pomocy technicznej, nadzór i udział w przeprowadzanych próbach rozruchowych, rozruchach i odbiorach częściowych i końcowych części lub całości realizowanych zadań, przygotowywanie i przekazywanie informacji dla potrzeb wymaganego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego. 37 Zespół/sekcja ds. administracyjno prawnych - do jej zadań należy : kompletowanie i weryfikowanie wymaganych dokumentów, prowadzenie promocji i publicznego rozpowszechniania informacji o projekcie ze szczególnym uwzględnieniem udziału środków UE w realizacji projektu, nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących w JRP procedur i zasad obowiązujących w Funduszu Spójności, weryfikowanie pod względem prawnym materiałów przetargowych, przestrzeganie wymaganych procedur przetargowych, umów i kontraktów, prowadzenie postępowań w przypadku roszczeń i sporów

24 Procedury działania MAO i JRP w ramach Projektu Procedury działania MAO i JRP są integralnym elementem przygotowania Beneficjenta będącym przedmiotem kontroli Instytucji Wdrażającej/Pośredniczącej w ramach kontroli przedrealizacyjnej lub realizacyjnej Projektu Procedury opisują zależności i kompetencje struktury zarządzania Projektem, odpowiedzialności oraz zakresu zadań osób związanych z realizacją Projektu w ramach JRP. Procedury są zatwierdzane przez Beneficjenta w postaci Zarządzeń lub Uchwał Organów Beneficjenta. 39 KIEROWNIK JRP KIEROWNIK JRP odpowiada za prace i funkcjonowanie JRP Odpowiada w ramach procedur i kompetencji za : - nadzór nad Projektem - kontrolę nad pracownikami JRP - koordynację realizacji projektu - opracowanie i wdrożenie procedur - organizacje spotkań JRP z instytucjami zewnętrznymi - monitorowanie postępu prac zgodnego z harmonogramem rzeczowo-finansowym - Rozliczenie Projektu zgodnie z Decyzją KE / Umową o dofinansowanie 40 24

25 KIEROWNIK JRP - identyfikację zagrożeń w realizacji Projektu - wykrywanie i informowanie o nieprawidłowościach Projektu - nadzór, inicjacja działań informacyjnych i promocyjnych Kierownik jest bezpośrednio podległy MAO Zakres kompetencji Kierownika JRP powinien być ustalony tak, aby mógł podejmować robocze decyzje bez podpisu MAO 41 ZADANIA JRP JRP odpowiada za przygotowanie, realizację i rozliczenie Projektu JRP musi posiadać znajomość : zakresu inwestycji, zakresu rzeczowego i finansowego kontraktów, dokumentacji budowlanej, identyfikacji zagrożeń, problemów JRP odpowiada za wdrażanie projektu aktualizacja dokumentów składanych w instytucjach, zmiany prawne, procedury wdrażania, procedury wewnętrzne, dokumentację przetargową

26 ZADANIA JRP Nadzór nad realizacją kontrola postępu prac, bezpośrednia współpraca z : wykonawcami i inżynierami, identyfikacja zagrożeń i odpowiednie reagowanie. Finansowanie i planowanie wnioskowanie o środki, dokonywanie płatności. Monitoring i sprawozdawczość przygotowanie raportów i sprawozdań : opisywanie zagrożeń i problemów oraz informowanie o nich odpowiednich instytucji, prowadzenie dokumentacji zgodnie z wytycznymi, inf. dla instytucji kontrolujących. 43 ZADANIA JRP Działania informacyjno-promocyjne obowiązki Beneficjentów - JRP Podstawy prawne działań informacyjno-promocyjnych w UE Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Art. 69 Państwo członkowskie i IZ PO dostarczają informacji na temat operacji i współfinansowanych programów oraz zapewniają ich promocję. Informacje takie kierują do obywateli UE i beneficjentów w celu podkreślenia roli Wspólnoty i zapewnienia przejrzystości pomocy

27 OBIEG DOKUMENTACJI W JRP Obieg dokumentacji JRP w ramach struktur Beneficjenta jest oparty : - na wewnętrznych instrukcjach kancelaryjnych Urzędu Gminy - na wewnętrznych instrukcjach kancelaryjnych Spółki komunalnej - zarządzeniach Organu Beneficjenta - procedurach JRP 45 OBIEG DOKUMENTACJI JRP Obieg dokumentacji JRP polega na : - rejestracji pism przychodzących i wychodzących w ramach systemu biura JRP - sygnowaniu pism, notatek, faksów sygnaturami JRP - nadaniu priorytetu rangi ważności i pilności załatwiania spraw - chronologii akceptacji i zatwierdzania spraw np. podpisywania umów, aneksów, protokołów odbioru, faktur - Identyfikacji osób odpowiedzialnych za załatwianie spraw w JRP 46 27

28 REKRUTACJA ORAZ ZATRUDNIENIE OSÓB JRP Zatrudnienie osób w ramach JRP może nastąpić na podstawie : - Umowy o pracę - Umowy kontraktowej kontraktu menadżerskiego - Umowy zlecenia na okres Projektu - Charakter umów powinien być stały na czas trwania Projektu np. 2-4 lat. 47 Ryzyko w projekcie a zasoby ludzkie Oprócz typowych ryzyk jak w każdym projekcie inwestycyjnym w projektach FS o dużym stopniu skomplikowania i sformalizowania zarządzania występuje duże ryzyko popełnienia błędu niedotrzymania formalnych uwarunkowań przekładających się na skutki finansowe Determinuje wymagania co do zasobów ludzkich Pracownicy o doświadczeniu w zarządzaniu projektami inwestycyjnymi o wiedzy interdyscyplinarnej. Pracownicy skłonni pracować pod presją czasu, skłonni do ponoszenia ryzyka w rozwiązywaniu problemów związanych z projektem. Pracownicy z rynku spełniający wymagania muszą być dobrze opłacani, co jest nie zawsze do spełnienia

29 REKRUTACJA OSÓB DO JRP Rekrutację prowadzi zwykle Beneficjent. Za skompletowanie obsady JRP odpowiada MAO. Można także powierzyć rekrutację personelu wyspecjalizowanym agencjom pośrednictwa pracy lub Human Reaserching 49 Zatrudnianie w JRP Zatrudnianie w JRP odbywa się z grona pracowników: - Urzędów Gmin - Spółek komunalnych - Osób zewnętrznych dobranych do Projektu Warunek podstawowy zatrudnienia w JRP : Doświadczenie zawodowe w realizacji Projektów lub kontraktów w ramach POIiŚ Fundusz Spójności!!! 50 29

30 Specjalności pracowników JRP Kierownik Projektu menadżer Główny Księgowy Projektu księgowy Specjalista ds. finansowych - ekonomista Specjalista techniczny specjalista branżysta z uprawnieniami np. w zakresie sieci wod-kan, odpadów, energetyki Specjalista ds. prawnych prawnik lub administratywista Specjalista ds. marketingu i promocji marketingowiec Specjalista ds. kontroli audytor lub kontroler Specjalista ds. zamówień publicznych prawnik Specjalista ds. organizacji specjalista ds. obsługi biura JRP Specjalista ds. technologii - technolog 51 Zarządzanie projektem Umowa JRP Umowa W zakresie efektywnego zarządzania Projektem Beneficjent powinien dobrze skonstruować umowę z personelem JRP celem należytego dobrania specjalistycznej kadry, w tym określenia zdań, odpowiedzialności oraz wynagrodzenia. określa Zadania JRP Odpowiedzialność Wynagrodzenie pokrywające koszty JRP 52 30

31 Koszty kwalifikowane Zatrudnianie pracowników w ramach struktury JRP jest kosztem kwalifikowanym pod warunkiem : - Wpisania tych kosztów w strukturze wydatków aplikacji - Potwierdzenia tych kosztów w umowie o dofinansowanie lub decyzji Komisji Europejskiej - Udokumentowanie zgodnie z zasadami księgowości i ustawy o rachunkowości faktycznie poniesionych kosztów na zatrudnienie pracowników w JRP 53 Koszty oraz źródła finansowania JRP Finansowanie JRP jest ukształtowane w ramach montażu finansowego Projektu : Może pochodzić ze źródeł : - Beneficjenta 100% (koszty własne - kw) - Beneficjenta i źródeł zewnętrznych np. 30% kw / 70 % (montaż finansowy np. wkład własny, NFOŚiGW i UE) 54 31

32 Koszty osobowe w JRP W zależności od rodzaju i złożoności Projektu koszty osobowe osób zatrudnionych w JRP średnio w skali kraju wynoszą: Koszty są podane w cenach netto : MAO PLN Kierownik JRP PLN Księgowy Projektu PLN Specjalista ds. technicznych PLN Specjalista ds. prawnych PLN Specjalista ds. finansowych PLN Specjalista ds. organizacji i promocji PLN 55 Zarządzanie projektem Koszty Osobowe JRP Jedna z przyczyn kłopotów we właściwym organizowaniu zarządzania projektami są : Późne organizowanie struktur Jednostek Realizujących Projekt zazwyczaj przed podpisaniem umowy o dofinansowaniu poprzedzonej kontrolą. 1.Przesadne oszczędzanie beneficjentów objawiające się ograniczaniem do minimum etatyzacji JRP, wynagrodzeń. 2. Łączenie obowiązków w JRP z innymi obowiązkami- w strukturze Beneficjenta nieskuteczność i nieefektywność działania JRP

33 Kategorie kosztów JRP Kategoriami kosztów utrzymania i obsługi JRP mogą być: - Koszty zatrudnienia pracowników - Koszty obsługi biura - Koszty środków ruchomych np. samochodu JRP - Koszty reprezentacji JRP np. delegacji, szkoleń - Koszty obsługi JRP zewnętrznego doradztwa UWAGA : Koszty te muszą być potwierdzone w strukturze wydatków w umowie o dofinansowanie 57 JRP WYDATEK KWALIFIKOWANY Wydatki związane z zarządzaniem projektem wydatki poniesione na niezbędne działania towarzyszące realizacji projektu (które nie są działaniami związanymi z przygotowaniem projektu) zgodne z obowiązującymi Wytycznymi pkt WARUNEK: Szczegółowe opisanie, uzasadnienie we wniosku o dofinansowanie, oraz zatwierdzenie w umowie o dofinansowanie 58 33

34 JRP WYDATEK KWALIFIKOWANY Wydatki związane z zarządzaniem projektem: - nadzór nad prowadzonymi robotami budowlanymi - elementy wdrażania projektu zarządzanie projektem przez podmiot zewnętrzny, ekspertyzy - wydatki osobowe - koszty ogólne (czynsz energia, ogrzewanie, koszty administracyjne) - systemy informatyczne (zakup, instalacja, użytkowanie) 59 Zasady realizacji projektu Czy jest dopuszczalna zmiana zakresu rzeczowego projektu? Pamiętaj o ograniczeniach wynikających z umowy Czy jest dopuszczalna zmiana okresu kwalifikowania wydatków? Pamiętaj o ograniczeniach wynikających z umowy 60 34

35 Burza mózgów 61 Zasady i termin realizacji projektu Beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym zakresie, zgodnie z Umową i jej załącznikami, w tym: Wnioskiem o dofinansowanie Opisem Projektu Harmonogramem Projektu tj. Harmonogramem Realizacji Projektu zał. 3 do umowy Planem finansowania Projektu zał. 3a do umowy Planem wystąpień o środki dotacji celowej zał. 3b do umowy UWAGA: Harmonogram jest narzędziem żywym, niemniej zmiany do niego trzeba wprowadzać z głową (patrz 4 umowy) 62 35

36 Zmiana zakresu rzeczowego projektu zmiana w zakresie rzeczowym projektu opisanym najpierw we wniosku o dofinansowanie, a później w umowie o dofinansowanie, możliwa jest jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach. Wymaga spełnienia przez Beneficjenta szeregu warunków umożliwiających udzielenie zgody przez Instytucję Wdrażającą oraz Instytucję Pośredniczącą na dokonanie takiej korekty umowy. Beneficjent powinien udowodnić łączne spełnienie następujących warunków: - brak możliwości przewidzenia przez Beneficjenta na etapie wniosku o dofinansowanie konieczności wykonania dodatkowych zadań w projekcie (np. zakupienia dodatkowego niezbędnego sprzętu); - rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu jest konieczne do jego prawidłowej realizacji (brak zgody na rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu co najmniej w sposób istotny ograniczy możliwość realizacji projektu przez Beneficjenta); 63 Zmiana zakresu rzeczowego projektu zmiana zakresu rzeczowego projektu jest dopuszczalna jedynie po przeprowadzeniu testu zgodności zaproponowanych nowych warunków realizacji projektu z kryteriami wyboru projektów do dofinansowania (nie jest dopuszczalna zmiana Umowy w zakresie warunków realizacji projektu, w rezultacie której projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, według których był oceniany, zawarte w dokumencie Kryteria wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko stanowiącym załącznik nr 1 do Szczegółowego Opisu Priorytetów PO IiŚ oraz w zakresie warunków realizacji Projektu, której rezultatem byłoby nieprzyznanie projektowi dofinansowania w czasie, gdy projekt podlegał ocenie w ramach procedury wyboru projektów; wydatki poniesione na rozszerzony zakres rzeczowy projektu nie mogą skutkować zwiększeniem kosztów realizacji projektu pokrywanych ze środków europejskich i pochodzą z oszczędności wygenerowanych w projekcie

37 Monitoring 65 Monitoring 66 37

38 Długoterminowe efekty osiągniętych rezultatów Bezpośrednie i natychmiastowe efekty u beneficjentów ODDZIAŁYWANIE REZULTAT Skutki (materialne, usługi) zaangażowanych środków PRODUKT Zaangażowane środki (finansowe, prawne, organizacyjne, ludzkie, etc.) WKŁAD 68 38

39 Harmonogram Realizacji Projektu Studium wykonalności przedstawia działania Beneficjenta jako Projektodawcy w skali czasowej na skali harmonogramu rzeczowo-finansowego. Harmonogram realizacji Projektu obejmuje fazę: przygotowawczą, realizacyjną, eksploatacyjną. Odbywa się to za pomocą narządzi wykresów H-RF za pomocą oprogramowania EXCELL, MS PROJECT, itp.. 69 Harmonogram realizacji Projektu Działania I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII * * * * * * 70 39

40 Harmonogram realizacji Projektu Harmonogram określa : przygotowanie projektu, postępowania przetargowe / PZP, zadania inwestycyjne, zadania usługowe, kampanię promocyjną, płynność finansową / cash flow, rozliczenie projektu, zmiany ewentualne w umowie. 71 Harmonogram UWAGI: Harmonogram określa : postępowania przetargowe / PZP terminy zawiłe np. 52 dni plus prace komisji przetargowych plus KIO plus ewentualne odwołania do Sądu powszechnego warunki pogodowe zima przesunięcie czasowe oddania inwestycji do użytkowania np. o 6 m-cy FIDIC Yellow konieczność uzyskania niezbędnych pozloweń na budowę opóźnienie o np. 8 m-cy 72 40

41 Harmonogram UWAGI: Zakończenie inwestycji prawomocne oddanie obiektu do użytkowania zgodnie z prawem budowlanym - Odbiór obiektu przez odpowiednie służby PSP, Inspektoraty - Okres zgłaszania wad oraz rękojmi - FIDIC świadectwo wykonania Rozliczenie Projektu: Rezerwa czasowa na ukończenie inwestycji oraz rzeczowe i finansowe rozliczenie inwestycji co najmniej 6 m-cy 73 Harmonogram UWAGI: Etap eksploatacji obiektu musi być poparty rzetelną analizą finansową Beneficjenta w zakresie konieczności utrzymania wskaźników Projektu - w tym trwałości Projektu przez 5 lat od daty zakończenia Projektu. Zagrożenia źle wyliczona amortyzacja majątku, zabezpieczenia na odtworzenia majątku. Zagrożenia brak finansowania bieżących potrzeb majątkowych wybudowanego obiektu w ramach Projektu 74 41

42 Wartość projektu i źródła finansowania Koszt całkowity, a wydatki kwalifikowalne Konsekwencje nieujawnienia wydatków niekwalifikowalnych Środki funduszu/dofinansowanie max kwotowy / % na sztywno Jak ujmować wydatki wykraczające poza maksymalną kwotę wydatków kwalifikowalnych? Co robić z odsetkami od kwoty dofinansowania w formie zaliczki? 75 Dochodowość Rzeczywisty poziom dofinansowania, odnoszący się do całkowitego kosztu inwestycji może kształtować się na niższym poziomie niż to wynika z umowy! Wynika to z przepisów art. 55 rozporządzenia nr 1083/2006, zgodnie z którymi w przypadku projektów generujących dochód, które nie są objęte zasadami pomocy publicznej i których koszt całkowity przekracza 1 mln euro, wysokość wydatków kwalifikowanych odpowiada luce finansowej (tj. wartości inwestycji pomniejszonej o wysokość dochodów generowanych w trakcie funkcjonowania projektu). Szczegółowe zasady wyliczania poziomu dofinansowania dla takich projektów określone są w wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód

43 Dochodowość zapoznaj się koniecznie z: Wydaną przez Komisję Europejską Komitet Koordynujący Fundusze (COCOF) interpretacją zapisów art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 COCOF 07/0074/09 z dnia 30 listopada 2010r. 77 Ćwiczenie Luka finansowa 78 43

44 Kary umowne Kara umowna wynikająca z postanowień umowy zawartej z Wykonawcą, powinna być traktowana jak incydentalny dochód, a zatem zmniejsza kwotę poniesionych wydatków kwalifikowalnych, które mogą być zadeklarowane do refundacji we wniosku o płatność W praktyce stosowane są dwa alternatywne sposoby rozliczania kar umownych: 79 Kary umowne kara umowna jest traktowana jako przychód i jest w całości odjęta od wydatków kwalifikowalnych na poziomie WoP kara umowna jest potrącana z płatności za daną fakturę, a we WoP, zgodnie z zasadą ogólną, rozliczany jest tylko wydatek faktycznie poniesiony jednocześnie dodatkowe wydatki poniesione przez beneficjenta wskutek niewywiązania się przez Wykonawcę z postanowień umownych mogą być uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio udokumentowane oraz będą zgodne z pozostałymi zasadami kwalifikowania wydatków

45 Koszt całkowity realizacji projektu Rozporządzenie 1083/2006 Koszty kwalifikowane Koszty niekwalifikowane Fundusz strukturalny Wkład własny Wkład pieniężny Wkład pieniężny Wkład niepieniężny (art. 56 ust. 2c) 81 Rozliczanie kosztów kwalifikowanych w ramach wytycznych MRR Podstawa rozliczania kosztów kwalifikowanych w ramach POIiŚ jest stosowanie przez Beneficjenta : Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (...) oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami. Wytyczne MRR w sprawie wydatków kwalifikowanych 82 45

46 Weryfikacja wydatków Weryfikacja 100% wniosków o płatność Kontrole projektów na miejscu Weryfikacja 100% dokumentów poświadczających wydatki Weryfikacja dokumentów poświadczających wydatki na próbie Kontrola 100% projektów Kontrola projektów na próbie Beneficjent dostarcza wszystkie faktury Beneficjent dostarcza zestawienie faktur wraz z wybranymi fakturami Beneficjent dostarcza zestawienie faktur 83 Ogólne zasady podmiot dokonujący wydatków kwalifikowalnych Do wszystkich wydatków kwalifikowalnych mają zastosowanie te same zasady dotyczące ich ponoszenia, dokumentowania, zasad sporządzania wniosków o płatność itp. bez względu, czy wydatek został poniesionych przez Beneficjenta, czy przez inny podmiot upoważniony przez Beneficjenta do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych Zmiana podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych może być dokonana na uzasadniony wniosek Beneficjenta, za zgodą instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie z Beneficjentem, w formie aneksu do umowy o dofinansowanie 84 46

47 Szczegółowe kategorie wydatków kwalifikowalnych w projektach Infrastrukturalnych POIiŚ 85 Wydatki związane z przygotowaniem projektu (1/2) Niezbędne wydatki związane z przygotowaniem projektów poniesione na przygotowanie koniecznych dokumentów np.: -dokumentacja projektowa, -dokumentacja techniczna, -studium wykonalności (w tym analiza finansowoekonomiczna), -raport oddziaływania na środowisko, -dokumentacja przetargowa, -master plan (jeśli jest niezbędny), -wydatki poniesione na opłaty związane z uzyskaniem niezbędnych decyzji administracyjnych na etapie przygotowania przedsięwzięcia, -w przypadku projektów przyrodniczych wydatki poniesione na wykonanie dokumentacji przyrodniczej (w tym m. in. planów ochrony gatunków i siedlisk, inwentaryzacji przyrodniczej, opisu stanu istniejącego, analiza potrzeb/analiza opcji) mogą być uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem, że projekt kwalifikuje się do wsparcia w ramach POIiŚ 86 47

48 Wydatki związane z przygotowaniem projektu (2/2) Wydatki poniesione na wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie nie są wydatkami kwalifikowalnymi 87 Wydatki związane z zarządzaniem projektem (1/2) Wydatki związane z zarządzaniem projektem wydatki poniesione przez Beneficjenta na niezbędne działania towarzyszące realizacji projektu (z zachowaniem zasad określonych w Wytycznych), które nie są działaniami związanymi z przygotowaniem projektu Warunkiem uznania wydatków poniesionych w związku z zarządzeniem projektem za kwalifikowalne jest ich szczegółowe opisanie we wniosku o dofinansowanie oraz zatwierdzenie w umowie o dofinansowanie 88 48

49 Wydatki związane z zarządzaniem projektem (2/2) Wydatki związane z zarządzaniem projektem mogą dotyczyć: a) wydatków związanych z nadzorem nad prowadzonymi robotami budowlanymi, b) wydatków związanych z wdrażaniem projektu (tj. np. niezbędne ekspertyzy, powierzenie zarządzania projektem podmiotowi zewnętrznemu), c) kosztów ogólnych (tj. m.in. opłat czynszowych, kosztów administracyjnych, opłat za energię, ogrzewanie), d) wydatków osobowych, e) wydatków związanych z zakupem i instalacją informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie. Całkowita kwota wydatków związanych z zarządzaniem projektem, z wyłączeniem wydatków związanych z nadzorem nad robotami budowlanymi, a więc (b+c+d+e) nie będzie mogła przekroczyć 3% wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu 89 Wydatki na zakup nieruchomości niezabudowanej (1/2) Łączna kwota wydatków kwalifikowalnych w kategorii Zakup terenu (tj. wszystkich wydatków związanych bezpośrednio z zakupem nieruchomości) nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu (z zastrzeżeniem projektów związanych z ochroną środowiska naturalnego, współfinansowanych przez EFRR) Wydatki na nabycie nieruchomości niezabudowanej będą uznane za kwalifikowalne, jeśli zostaną spełnione następujące warunki: 1) nabyta nieruchomość niezabudowana jest bezpośrednio niezbędna dla realizacji projektu i zostanie bezpośrednio wykorzystana do realizacji projektu 90 49

50 Wydatki na zakup nieruchomości niezabudowanej (2/2) Zatem, nawet jeśli np. ze względów własnościowych nie jest możliwy zakup jedynie tej części gruntu, która będzie wykorzystana bezpośrednio do realizacji projektu, ale konieczny jest zakup dodatkowej powierzchni, to ta część wydatku na nabycie nieruchomości niezabudowanej, która dotyczy terenu, który nie będzie bezpośrednio wykorzystany dla realizacji projektu nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny. 2) wydatek poniesiony na nabycie nieruchomości niezabudowanej nie przekracza wartości rynkowej, a wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym 3) nabycie nieruchomości niezabudowanej zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i bezpośrednio wskazane w umowie o dofinansowanie 91 Wydatki na zakup nieruchomości zabudowanej (1/2) Wydatki na nabycie nieruchomości zabudowanej będą uznane za kwalifikowalne, jeśli spełnią następujące warunki: 1) nabyta nieruchomość zabudowana jest bezpośrednio niezbędna dla realizacji projektu zostanie bezpośrednio wykorzystana do realizacji projektu Zatem, nawet jeśli np. ze względów własnościowych nie jest możliwy zakup jedynie tej części nieruchomości zabudowanej, która będzie wykorzystana bezpośrednio do realizacji projektu, ale konieczny jest zakup dodatkowej powierzchni, to ta część wydatku na zakup nieruchomości gruntowej niezabudowanej, która dotyczy terenu, który nie będzie bezpośrednio wykorzystany dla realizacji projektu nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny

51 Wydatki na zakup nieruchomości zabudowanej (2/2) 2) wydatek poniesiony na nabycie nieruchomości zabudowanej nie przekracza wartości rynkowej, a wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym 3) nabycie nieruchomości zabudowanej zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i bezpośrednio wskazane w umowie o dofinansowanie 4) budynki są dostosowane do potrzeb projektu (tj. będą wykorzystywane do wdrażania projektu) W przypadku zakupu nieruchomości zabudowanej z zamiarem wyburzenia stojących na niej budynków/budowli, za wydatek kwalifikowalny będzie można uznać jedynie wydatek odpowiadający wartości gruntu oraz wydatek związany z wyburzeniem niepotrzebnego budynku/budowli. Wydatek odpowiadający wartości budynku/budowli, które ulegną wyburzeniu, nie będzie uznany za wydatek kwalifikowalny. 93 Przygotowanie placu budowy i budowa Wydatki poniesione na przygotowanie terenu i budowę niezbędne dla realizacji projektu będą kwalifikowalne Wydatki na działania kompensacyjne wynikające z raportu z oceny oddziaływania na środowisko oraz z decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia mogą być uznane za kwalifikowalne 94 51

52 Sprzęt i wyposażenie (1/3) Wydatki na zakup środków trwałych, które będą na stałe zainstalowane w ramach projektu będą wydatkami kwalifikowalnymi jeśli: środki te będą włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości 95 Sprzęt i wyposażenie (2/3) Wydatki na zakup przenośnych środków trwałych, które nie będą na stałe zainstalowane w projekcie (np. specjalistyczne pojazdy do monitorowania sieci kanalizacyjnej, wozy asenizacyjne, specjalistyczny sprzęt komputerowy, fotoradary zamontowane w pojazdach właściwych służb itp.) mogą być uznane za kwalifikowalne po spełnieniu następujących warunków: są niezbędne dla realizacji projektu bądź dla poprawnego funkcjonowania infrastruktury wytworzonej w wyniku realizacji projektu, będą wykorzystywane tylko dla celów związanych z danym projektem w ramach którego zostaną zakupione, przenośne środki trwałe zostaną bezpośrednio wskazane we wniosku o dofinansowanie wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu, zostaną wskazane w umowie o dofinansowanie projektu, zostaną włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości

53 Sprzęt i wyposażenie (3/3) Wydatki na przenośne środki trwałe nie zainstalowane na stałe w projekcie, zakupione lub wytworzone w celu realizacji projektu (np. samochody, komputery, meble, drukarki, itp.) mogą być kwalifikowalne jeżeli: są bezpośrednio niezbędne dla realizacji projektu w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu - wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) środków trwałych po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym, są bezpośrednio wskazane we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu. 97 PODATEK OD TOWARÓW I USŁUG (VAT) Podatek od towarów i usług (VAT) będzie wydatkiem kwalifikowalnym tylko wtedy, gdy nie podlega zwrotowi w oparciu o przepisy o podatku od towarów i usług (nie jest możliwe jego odzyskanie przez Beneficjenta) VAT podlegający odzyskaniu nie będzie uważany za kwalifikowalny, nawet jeśli nie został faktycznie odzyskany przez Beneficjenta Beneficjenci, którzy zaliczą VAT do wydatków kwalifikowalnych są zobowiązani dołączyć do Wniosku o dofinansowanie z przekazywanego do IP Oświadczenie o kwalifikowalności VAT, którego wzór będzie stanowił załącznik do Wytycznych 98 53

54 NIEZBĘDNE OPŁATY Inne niż podatek VAT obciążenia, podatki, opłaty, których poniesienie jest niezbędne dla realizacji projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne tylko wtedy, jeśli zostały rzeczywiście i ostatecznie poniesione przez Beneficjenta 99 INNE KATEGORIE WYDATKÓW Inne niż wskazane dotychczas kategorie wydatków mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli konieczność ich poniesienia wynika bezpośrednio ze specyfiki realizowanego projektu i jeśli zostaną wskazane w umowie o dofinansowanie

55 Szczegółowe kwestie dotyczące kwalifikowania wydatków są uregulowane w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 101 ROZLICZANIE ROBÓT BUDOWLANYCH I DOSTAW W RAMACH PROJEKTU Rozliczanie robót budowlanych i dostaw przez Beneficjenta w ramach Projektu oparte jest na: Prawomocnie zawartej umowie lub kontrakcie: Umowie o dofinansowanie Projektu/Decyzji Komisji EU Umowie z Wykonawcą robót budowlanych Umowie z Wykonawcą dostaw

56 PODSTAWY PRAWNE Aby rozliczyć kontrakt lub Projekt Beneficjent musi stosować : - Prawo zamówień publicznych - Prawo budowlane - Kodeks cywilny - Ustawę o rachunkowości - Ustawę o finansach publicznych - Procedury FIDIC (do wyboru Beneficjenta) 103 W realizacji Projektu można go podzielić na kontrakty w ramach zamówień publicznych - przetargi nieograniczone/ograniczone Kontrakty na roboty i dostawy Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie kontrakt na roboty czerwony FIDIC np. 1 kontrakt na dostawy: przepompowni przydomowych, pompowni sieciowych 1 kontrakt na roboty czerwony FIDIC 1 kontrakt na roboty żółty FIDIC ( projektuj i buduj ) Zamawiający JRP

57 W realizacji Projekt podzielony na kontrakty usługowe w ramach zamówień publicznych - przetargi nieograniczone/ograniczone Kontrakty usługowe Pomoc techniczna Inżynier Kontraktu Doradztwo prawne Zamawiający JRP Działania promocyjne 105 DATA ZAKOŃCZENIA INWESTYCJI Datą odbioru inwestycji od wykonawcy zgodnie z Wytycznymi do przygotowania Raportu Końcowego projektu Funduszu Spójności dla projektów realizowanych według Warunków Kontraktowych FIDIC, jest data wystawienia wykonawcy Świadectwa Przejęcia. Dla wykonawcy protokół odbioru robót stanowi potwierdzenie wykonania robót oraz podstawę do żądania wynagrodzenia, natomiast dla inwestora protokół ten stanowi podstawę do kontroli wykonywanych przez wykonawcę postanowień umowy w zakresie ilości zamówionych i wykonanych robót, terminowości ich realizacji oraz stwierdza ewentualne wady i usterki. Protokół odbioru nie oznacza potwierdzenia braku wad fizycznych

58 PROTOKÓŁ ODBIORU Świadectwo Przejęcia może być uznane za odpowiednik protokołu odbioru, przy założeniu, że takie znaczenie zostało mu nadane w umowie. Natomiast wydanie Świadectwa Wykonania oznacza, że wykonawca wywiązał się ze wszystkich zobowiązań wynikających z umowy, w tym związanych z usunięciem wad stwierdzonych w tzw. Okresie Zgłaszania Wad stanowiącym faktycznie okres gwarancji. 107 UKOŃCZENIE KONTRAKTU Warunki Kontraktowe FIDIC posługują się pojęciem czas na ukończenie rozumianym jako czas liczony od daty rozpoczęcia przeznaczonym na ukończenie robót ustalonym w załączniku do Oferty wraz ze wszelkimi przedłużeniami na mocy klauzuli 8.4, nie zaś obowiązującym w polskim prawie budowlanym, mniej elastycznym pojęciem termin wykonania robót. W sytuacji, kiedy inwestor przewiduje możliwość przedłużenia terminu realizacji robót ustanawia w SWIZ katalog przesłanek, który może być tożsamy z katalogiem określonym w FIDIC