Kodeks postępowania w biznesie. Obowiązuje od 1 czerwca 2011 r. Tekst zmieniony 3 wrzesień 2013 r. Wersja 1.3

Transkrypt

1 Kodeks postępowania w biznesie Obowiązuje od 1 czerwca 2011 r. Tekst zmieniony 3 wrzesień 2013 r. Wersja 1.3

2 Spis treści Wprowadzenie 1 Podstawowe zasady i obowiązki 1 Uczciwość 2 Zgodność z przepisami prawa i uczciwe postępowanie 3 Informacje dotyczące konkurencji i nieuczciwe praktyki handlowe 4 Konflikty interesów i korzyści związane z pracą w spółce 4 Wzajemne zobowiązania 6 Obowiązki pracowników wynikające z Kodeksu 8 Podsumowanie 9 Moje zobowiązanie oświadczenie 10

3 wprowadzenie Wprowadzenie Spółka Avantor Performance Materials rozwija działalność. Nieustannie rozszerzamy zakres i zasięg naszej działalności. We wszystkich naszych działaniach zmierzamy ku doskonałości dotyczy to naszych produktów, usług, operacji, a także wzajemnych relacji. Spółka Avantor Performance Materials 1 opracowała niniejszy Kodeks postępowania w biznesie ( Kodeks ), który został przyjęty przez nasz komitet operacyjny i zatwierdzony przez radę dyrektorów Spółki. Kodeks ten ma służyć jako przewodnik w naszych obecnych i przyszłych działaniach biznesowych i określa podstawowe zasady i obowiązki, które zawsze obowiązują wszystkich pracowników Spółki. Avantor jest spółką globalną i przestrzega wszystkich przepisów obowiązujących w krajach, w których prowadzi działalność. Ponadto pracownicy spółki Avantor powinni zawsze postępować uczciwie i okazywać sobie szacunek. Kodeks ma służyć jako przewodnik i źródło informacji na temat niektórych obowiązków prawnych pracowników Spółki oraz kwestii dotyczących postępowania w biznesie. Kodeks nie porusza wszystkich możliwych zagadnień prawnych i etycznych. Oczekujemy, że nasi pracownicy i agenci będą zawsze działać zgodnie z przepisami prawa, kierować się rozsądkiem i racjonalną oceną wykonywanej przez siebie pracy, a w razie wątpliwości dotyczących wyboru właściwej drogi postępowania szukać porady. W razie potrzeby Kodeks będzie uzupełniany bardziej szczegółowymi zasadami i okresowymi szkoleniami. Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów prawa mogą być poważne, zarówno dla spółki Avantor, jak również dla naszych pracowników i agentów. Naruszenia przepisów prawa mogą skutkować wysokimi grzywnami, poważnymi sankcjami cywilnymi i karnymi oraz karą pozbawienia wolności dla osób, które się tych naruszeń dopuściły. Nieetyczne postępowanie nie musi być niezgodne z prawem, jego skutki mogą być jednak poważne i prowadzić na przykład do utraty reputacji lub zaufania na rynku albo w miejscu pracy. Kodeks dotyczy wszystkich podmiotów spółki Avantor na całym świecie, a także wszystkich członków ścisłego kierownictwa, dyrektorów, pracowników, agentów i przedstawicieli Spółki. Przestrzeganie zasad Kodeksu jest obowiązkowe. Ponadto wymagane jest składanie regularnych oświadczeń, które to potwierdzają. Naruszenia zasad Kodeksu mogą prowadzić do działań dyscyplinarnych, w tym do wypowiedzenia stosunku pracy. Naruszenia przepisów prawa mogą również skutkować przekazaniem poszczególnych spraw do rozpatrzenia przez odpowiednie instytucje państwowe. Podstawowe zasady i obowiązki Podstawowe zasady i obowiązki zawarte w Kodeksie należą do trzech ogólnych kategorii: (1) uczciwość; (2) zgodność z przepisami prawa i uczciwe postępowanie oraz (3) wzajemne zobowiązania. Wszystkie te zasady i obowiązki są równie istotne oraz wzajemnie powiązane i powinny zawsze stanowić podstawę wszystkich działań spółki Avantor, naszych pracowników oraz przedstawicieli. Przestrzeganie tych zasad i obowiązków, w tym zgłaszanie ich naruszeń, to obowiązek pracowników wynikający z Kodeksu. Szanujemy wszystkie osoby, które zgłaszają przypadki naruszeń Kodeksu i niewłaściwego postępowania. Zapewniamy także, że spółka Avantor nie będzie podejmować działań odwetowych wobec osób zgłaszających takie przypadki w dobrej wierze. W treści Kodeksu powtarza się sformułowanie o zgłaszaniu wątpliwości członkom ścisłego kierownictwa. Ścisłe kierownictwo obejmuje wszystkich pracowników spółki Avantor zajmujących stanowisko co najmniej wiceprezesa. Jeśli jest to możliwe, pytania i problemy należy zgłaszać do następujących osób: Zgłaszanie przypadków naruszenia Kodeksu Pracownik, który posiądzie wiedzę o naruszeniu niniejszego Kodeksu postępowania w biznesie firmy Avantor (lub innych, mających zastosowanie przepisów prawa), ma obowiązek zgłosić to w ramach struktur zgłaszania przypadków 1. Nazwa Avantor Performance Materials obejmuje spółkę Avantor Performance Materials Holdings S.A. wraz z bezpośrednimi i pośrednimi podmiotami zależnymi. Na potrzeby niniejszego Kodeksu wszystkie te podmioty będą określane wspólną nazwą spółka Avantor lub Spółka. Spółka Avantor zastrzega sobie prawo do modyfikowania niniejszego Kodeksu według własnego uznania w dowolnym czasie. Niniejsza wersja (v1.2) Kodeksu zastępuje wszystkie poprzednie wydania. Niniejszy Kodeks nie stanowi umowy o pracę. KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 1

4 niezgodności z Kodeksem. Istnieją trzy możliwe sposoby zgłoszenia naruszenia: 1) Przez stronę i wpisanie Avantor 2) Dzwoniąc pod numer (poza terytorium Stanów Zjednoczonych, wybierając bezpośredni kod dostępu swojego kraju, a po usłyszeniu komunikatu W celu uzyskania bezpośredniego kodu dostępu swojego kraju proszę wejść na stronę www. Business.att.com/bt/access.jsp). 3) W rozmowie z członkiem wyższej kadry kierowniczej firmy Avantor. Należą do niej wszyscy pracownicy firmy Avantor na stanowisku od wiceprezesa wzwyż. Dokonując zgłoszenia, należy podać jak najwięcej szczegółowych informacji. Dokonując zgłoszenia przez stronę, należy podać swoje informacje kontaktowe, aby otrzymać odpowiedź. Zgłoszenia dotyczące naruszeń zasad Kodeksu będą odpowiednio dokładnie i uczciwie sprawdzane z zachowaniem możliwie najwyższego stopnia poufności. Firma Avantor nie podejmuje żadnych działań przeciw pracownikowi, który działając w dobrej wierze, zgłasza naruszenie niniejszego Kodeksu w ramach struktur zgłaszania przypadków niezgodności. Kierownik podejmujący działania odwetowe przeciw pracownikowi, który działając w dobrej wierze, dokona zgłoszenia zgodnie z niniejszym Kodeksem, podlega postępowaniu dyscyplinarnemu, łącznie z zakończeniem stosunku pracy. Każdy pracownik, któremu zostanie udowodnione działanie w złej wierze lub świadome dokonanie fałszywego zgłoszenia również podlega postępowaniu dyscyplinarnemu, łącznie z zakończeniem stosunku pracy. Uczciwość Wszyscy pracownicy Spółki powinni postępować uczciwie, czyli szanować zasady moralne i etyczne oraz postępować przyzwoicie i w zgodzie z własnym sumieniem. Aby postępować uczciwie, musimy zatem zachowywać się przyzwoicie oraz okazywać szacunek i szanować naszą godność we wzajemnych relacjach. Jeśli postępujemy uczciwie, podejmujemy trafniejsze decyzje oraz budujemy silne i trwałe więzi z klientami, dostawcami, interesariuszami i społecznościami, a także między sobą. Jeśli musimy podjąć decyzję, która w konsekwencji naruszy przepisy prawa, wybór jest prosty: nie wolno nam łamać prawa (ani bezpośrednio, ani pośrednio). Istnieje jednak wiele sytuacji, w których właściwy sposób postępowania, nawet jeśli jest zgodny z prawem, nie jest oczywisty, a decyzję należy podjąć szybko. Niezależnie od odczuwanej presji, przed podjęciem jakiegokolwiek działania należy rozważyć sytuację w sposób całościowy. W każdym takim przypadku należy: (1) starannie zebrać i rozważyć fakty; (2) dołożyć wszelkich starań, aby zrozumieć potrzeby osób, na które podejmowana decyzja będzie miała wpływ; (3) sprawdzić zasady (obowiązujące przepisy prawa oraz zasady zawarte w Kodeksie); (4) skonsultować się z innymi osobami (np. z członkami ścisłego kierownictwa) oraz (5) zdobyć się na odwagę, aby po rozważeniu tych aspektów postąpić właściwie. Jedną z prostych metod sprawdzenia właściwości decyzji jest założenie, że informacje na temat dokonanego wyboru i jego konsekwencji zostaną opublikowane na tytułowej stronie znanego czasopisma lub w popularnej witrynie internetowej. Czy przedstawiona historia usatysfakcjonuje jej bohatera jako przedstawiciela spółki Avantor i nie wprawi go w zakłopotanie? Czy pokaże jej bohatera i Spółkę w pozytywnym świetle, czy też zaszkodzi ich reputacji? Takimi przesłankami należy kierować się przy podejmowaniu wspomnianych decyzji. Ponadto w przypadku posiadania informacji o tym, że inny pracownik lub przedstawiciel spółki Avantor postępuje nieuczciwie lub w sposób, który mógłby zaszkodzić Spółce, jej pracownikom, agentom, działalności lub własności lub zdrowiu i bezpieczeństwu ludzi lub środowiska, obowiązkiem pracownika jest zapobiegać takiemu postępowaniu, naprawiać je i zgłosić odpowiednim osobom. Tylko dzięki uczciwemu postępowaniu i dbaniu o to, aby wszyscy wyznawali wspomnianą zasadę, będziemy skutecznie chronić Spółkę oraz przyczyniać się do jej wzrostu i sukcesu na rynku. Podsumowując, uczciwe postępowanie pracownika powinno obejmować następujące elementy: (1) przestrzeganie wszystkich przepisów prawa oraz zasad dotyczących naszej działalności; (2) prowadzenie działalności z zachowaniem norm uczciwości; (3) dbanie o przejrzyste i uczciwe przeprowadzanie transakcji oraz ich dokładną dokumentację; (4) przestrzeganie praw wszystkich pracowników dotyczących sprawiedliwego traktowania, poszanowania godności oraz prawa do pracy w środowisku wolnym od narkotyków i molestowania, zapewniającym równe możliwości oraz bezpieczeństwo; (5) niewykorzystywanie należących do Spółki zasobów i informacji do celów prywatnych; (6) unikanie konfliktów interesów; (7) niepodejmowanie działań odwetowych wobec pracowników w dobrej wierze zgłaszających przypadki naruszenia Kodeksu oraz (8) unikanie wrażenia niestosowności postępowania, nawet jeśli takie postępowanie jest zgodne z prawem. W razie wątpliwości należy się skonsultować z innymi osobami przede wszystkim z członkami ścisłego kierownictwa aby podejmowane decyzje były odpowiedzialne i oparte na pełnych informacjach. KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 2

5 zgodność z przepisami Zgodność z przepisami prawa i uczciwe postępowanie Uczciwe i zgodne z prawem postępowanie stawia spółkę Avantor w najlepszej pozycji do legalnego i etycznego konkurowania na rynku. Przestrzeganie odpowiednich przepisów i regulacji jest obowiązkowe. Spółka Avantor prowadzi działalność na całym świecie, znaczna część naszych działań dotyczy jednak Stanów Zjednoczonych. W związku z tym, niezależnie od tego, czy mamy prawny obowiązek czy nie mamy prawnego obowiązku przestrzegania obowiązujących w Stanach Zjednoczonych przepisów we wszystkich naszych lokalizacjach, stosujemy je w odniesieniu do naszych działań prowadzonych na całym świecie. Jeśli istnieje przepis obowiązujący w Stanach Zjednoczonych i jego lokalny odpowiednik, wówczas zastosowanie ma przepis bardziej restrykcyjny. Jeżeli w świetle obowiązujących lokalnych praw lub ustaw przestrzeganie amerykańskich praw lub ustaw jest nielegalne lub niewykonalne, lub gdy prawo amerykańskie nie jest zgodne z lokalnymi prawami lub ustawami, wówczas zastosowanie będą miały te lokalne prawa lub ustawy, jakich przestrzeganie zalecą członkowie ścisłego kierownictwa. Poniżej znajduje się podsumowanie podstawowych przepisów prawa związanych z działalnością spółki Avantor, których Spółka przestrzega na całym świecie. Wszelkie pytania dotyczące kwestii zgodności z przepisami oraz dozwolonych i zabronionych działań należy kierować do członków ścisłego kierownictwa. Przepisy antybojkotowe Obowiązujące w Stanach Zjednoczonych przepisy antybojkotowe zabraniają spółkom uczestnictwa w bojkotach nieusankcjonowanych przez władze Stanów Zjednoczonych, takich jak na przykład bojkot Izraela prowadzony przez niektóre kraje. Przepisy te narzucają surowe zakazy i wymogi dotyczące zgłaszania bojkotów i wszelkich powiązanych z nimi propozycji. Przykłady zabronionych czynności bojkotowych to m.in. zawarcie porozumienia w sprawie niewspółpracowania z krajami, których dotyczy nieusankcjonowany bojkot, jak również przyjęcie dokumentu handlowego zawierającego warunki narzucające wymogi lub zakazy prowadzenia działań na rzecz nieusankcjonowanego bojkotu. Wszelkie propozycje dotyczące udziału spółki Avantor w takim bojkocie należy bezzwłocznie zgłaszać ścisłemu kierownictwu w celu podjęcia przez nie odpowiednich działań, w tym działań związanych z odpowiednimi wymogami dotyczącymi zgłoszeń. Przepisy antykorupcyjne W wielu krajach świata obowiązują przepisy prawa zakazujące łapownictwa. Takie przepisy to m.in. obowiązująca w Stanach Zjednoczonych ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (ang. Foreign Corrupt Practices Act, FCPA), obowiązująca w Stanach Zjednoczonych ustawa dotycząca podróży (ang. Travel Act), obowiązująca w Wielkiej Brytanii ustawa antykorupcyjna z 2010 r. (ang. Bribery Act of 2010), obowiązująca w Indiach ustawa o przeciwdziałaniu korupcji (ang. Prevention of Corruption Act) i obowiązujący w Polsce kodeks karny. Przepisy te zabraniają przede wszystkim bezpośredniego lub pośredniego (przez pośredników lub osoby trzecie) obiecywania, oferowania lub dokonywania płatności lub przekazywania rzeczy lub świadczenia usług przedstawiających wartość (np. prezentów, przejazdów, przysług lub usług) osobom lub podmiotom w celu wywarcia na nie wpływu i uzyskania w ten sposób korzyści dla Spółki (np. zawarcia lub przedłużenia umowy handlowej). Ustawy te często nakładają wymóg dokładnego prowadzenia ksiąg rachunkowych i rejestrów dotyczących wszystkich transakcji. Naruszenie tych ustaw może w konsekwencji prowadzić do surowych kar, w tym odpowiedzialności cywilnej i karnej spółki Avantor lub jej poszczególnych członków ścisłego kierownictwa, dyrektorów, pracowników, agentów i przedstawicieli. Spółka Avantor surowo zabrania (bezpośredniego lub pośredniego) wręczania lub oferowania płatności lub podarunków lub świadczenia lub oferowania usług lub czegokolwiek, co przedstawia wartość osobom lub podmiotom w jakimkolwiek miejscu na świecie w celu wywarcia na nie wpływu i uzyskania w ten sposób korzyści dla Spółki. Aby zachować zgodność z tymi przepisami, należy poświęcić szczególną uwagę transakcjom ze spółkami skarbu państwa lub kontrolowanymi przez skarb państwa przedsiębiorstwami. Szczególne wymogi obowiązują również w zakresie zatrzymywania agentów (zostaną one dokładnie omówione w osobnym dokumencie). W celu zachowania zgodności z tymi przepisami należy prowadzić dokładne i przejrzyste księgi rachunkowe oraz rejestry dotyczące wszystkich płatności lub wynagrodzeń innego rodzaju. Wszelkie KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 3

6 działania naruszające przepisy antykorupcyjne są zabronione. Przepisy antymonopolowe i dotyczące ochrony konkurencji Przepisy antymonopolowe i przepisy dotyczące ochrony konkurencji mają na celu promowanie uczciwej i otwartej konkurencji poprzez zakaz zawierania porozumień i podejmowania działań biznesowych ograniczających konkurencję. Naruszenia przepisów antymonopolowych mogą w konsekwencji prowadzić do surowych kar, w tym odpowiedzialności cywilnej i karnej (włączając wysokie kary finansowe i kary pozbawienia wolności) spółki Avantor lub jej poszczególnych członków ścisłego kierownictwa, dyrektorów, pracowników, agentów i przedstawicieli. Przykłady działań naruszających przepisy antymonopolowe i ochrony konkurencji obejmują porozumienia z konkurencyjnymi podmiotami dotyczące: (1) ustalania cen lub elementów cen, np. zniżek; (2) dzielenia klientów, obszarów sprzedaży lub kategorii produktów; (3) ustawiania przetargów; (4) ograniczania produkcji; (5) bojkotów lub odmowy współpracy z innymi podmiotami (np. z podmiotami konkurencyjnymi, dostawcami, klientami lub dystrybutorami). Inne czynności, które mogą prowadzić do naruszenia przepisów antymonopolowych i dotyczących ochrony konkurencji obejmują: (a) udostępnianie cen, metod wyceny oraz innych poufnych i cennych informacji handlowych podmiotom trzecim, w tym konkurencji; (b) zawieranie porozumień o wyłączności z dostawcami lub dystrybutorami; (c) sprzedaż wiązaną lub podobne transakcje, w których sprzedaż produktu uzależniona jest od zgody klienta na zakup innych produktów; (d) drapieżne ustalanie cen, czyli sprzedaż produktów poniżej kosztów; (e) uzgadnianie cen odsprzedaży produktów Spółki z klientami i dystrybutorami hurtowymi; oraz (f) reklamę wprowadzającą w błąd lub nieuzasadnione dyskredytowanie produktów lub usług konkurencji. Wszelkie działania naruszające przepisy antymonopolowe i dotyczące ochrony konkurencji są zabronione. Wszelkie pytania należy kierować do członków ścisłego kierownictwa. Informacje dotyczące konkurencji i nieuczciwe praktyki handlowe Naszym celem jest osiągnąć sukces na rynku dzięki uczciwej konkurencji i przestrzeganiu norm uczciwego postępowania. Chcemy osiągnąć przewagę konkurencyjną, oferując produkty i usługi o wyższej jakości i w konkurencyjnej cenie. Możemy wykorzystywać dostępne publicznie informacje lub informacje świadomie przekazane przez ich właściciela, nie możemy jednak gromadzić poufnych informacji na temat konkurencji ani przyjmować ich bez zgody właściciela. Nie możemy korzystać z nielegalnych lub nieetycznych środków biznesowych w celu zdobycia poufnych informacji lub nakłaniania innych osób do ich przekazania spółka Avantor nie będzie tolerować takich działań naszych pracowników i agentów. Chociaż naszym celem jest osiągnięcie sukcesu, jego ceną nie mogą być nieuczciwe i nieetyczne praktyki handlowe. Konflikty interesów i korzyści związane z pracą w spółce Konflikt interesów powstaje, gdy stawiamy swoje osobiste, finansowe, społeczne lub polityczne interesy przed interesami Spółki. Obejmuje to nie tylko nas, ale również naszych krewnych i znajomych. Przykłady potencjalnych konfliktów interesów to: (1) praca dla konkurencji lub dostawcy Spółki; (2) przyjmowanie prezentów lub ofert rozrywkowych o wartości wyższej niż nominalna od konkurencji, klienta lub dostawcy (bez wcześniejszej zgody ścisłego kierownictwa); (3) posiadanie osobistego interesu w transakcji, w której uczestniczy Spółka, klient lub dostawca (innej niż rutynowe inwestycje w spółki notowane na giełdzie oraz inwestycje zatwierdzone przez ścisłe kierownictwo lub radę dyrektorów spółki Avantor); (4) wykorzystywanie możliwości wynikających z korzystania z własności, informacji lub pozycji Spółki do celów prywatnych; oraz (5) wykorzystywanie własności, informacji lub pozycji Spółki do celów prywatnych. Stawianie osobistych, finansowych, społecznych lub politycznych interesów przed interesami Spółki nie tylko może mieć konsekwencje prawne, ale stwarza również wrażenie niestosowności i może być nieetyczne, a nawet nielegalne. Należy unikać postępowania powodującego konflikt interesów lub nawet wrażenie konfliktu interesów. Jeśli wystąpienie konfliktu interesów nie jest oczywiste, jeśli czujesz, że na Twoją ocenę mogą mieć wpływ względy osobiste lub związane z bliską Ci osobą lub po prostu nie masz pewności, musisz zgłosić tę sytuację członkom ścisłego kierownictwa, aby uzyskać odpowiednie wytyczne przed podjęciem jakichkolwiek działań. Przechowywanie dokumentów Zgodnie z prawem krajów, w których prowadzimy działalność spółka Avantor ma obowiązek KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 4

7 tworzyć i przechowywać określone dokumenty przez minimalne okresy czasu. Obejmują one zarówno dokumenty fizyczne, jak i elektroniczne. Fałszowanie, modyfikacja, podmienianie oraz niszczenie dokumentacji Spółki w nieodpowiednim czasie lub bez upoważnienia stanowi naruszenie Kodeksu i może być niezgodne z prawem. Wszyscy pracownicy spółki Avantor muszą przestrzegać nakazów przechowywania dokumentów wydawanych w związku z roszczeniami, pozwami sądowymi oraz postępowaniami dotyczącymi Spółki, naszych pracowników lub agentów. Przestrzeganie odpowiednich zasad dotyczących przechowywania dokumentów jest obowiązkowe, a wszelkie pytania w tej kwestii lub w kwestii niszczenia dokumentów należy kierować do członków ścisłego kierownictwa. Przepisy dotyczące BHP i ochrony środowiska Avantor, jako globalna firma produkująca materiały i substancje chemiczne, podlega wielu przepisom prawa i regulacjom dotyczącym zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, bezpieczeństwa procedur i ochrony środowiska. Niezwykle ważne jest nie tylko ich przestrzeganie, ale również postępowanie w sposób zapewniający bezpieczeństwo naszych pracowników, agentów i działań oraz ochronę środowiska. A oto niektóre z głównych obowiązków: (1) nie wolno podejmować lub zatwierdzać żadnych działań, które narażają pracownika lub inną osobę na ryzyko zranienia i wszyscy pracownicy mają obowiązek interwencji w przypadku zaobserwowania ryzykownego zachowania; (2) wszyscy pracownicy mają prawo i obowiązek do zaprzestania wykonywania pracy, jeśli uważają, że stwarza ona niebezpieczeństwo dla nich, współpracowników, wykonawców lub społeczności; (3) należy wprowadzić odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony naszych pracowników, agentów i własności (w tym budynków, materiałów i produktów) przed zranieniem lub uszkodzeniem; (4) będziemy transportować, importować, eksportować, produkować, wykorzystywać, sprzedawać i dystrybuować nasze produkty zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i wymogami rejestracyjnymi; (5) przed dokonaniem zmian i aktualizacji w procesach produkcyjnych będziemy przeprowadzać odpowiednie okresowe przeglądy bezpieczeństwa i zgodności z przepisami; (6) będziemy regularnie i przepisowo przekazywać pełne, dokładne i zgodne z prawdą raporty dotyczące BHP i ochrony środowiska agencjom rządowym i społeczeństwu; oraz (7) dołożymy wszelkich starań, aby zminimalizować niepożądany wpływ na zdrowie i środowisko poprzez redukcję ilości odpadów i zapobieganie zanieczyszczeniu. Kontrole handlowe, ograniczenia eksportu i sankcje gospodarcze Stany Zjednoczone oraz inne kraje narzucają sankcje ekonomiczne, embarga handlowe oraz inne kontrole w celu spełnienia norm bezpieczeństwa narodowego oraz celów polityki zagranicznej (które często obejmują działania związane z eliminacją handlu narkotykami i terroryzmu). Wymienione sankcje, embarga i kontrole są wprowadzane poprzez ograniczanie i monitorowanie transakcji handlowych, inwestycyjnych i finansowych oraz innych czynności, w których uczestniczą określone kraje, organizacje lub osoby. Przepisy te mają ogólne zastosowanie do całej organizacji. Na przykład amerykańskie prawo w zakresie kontroli handlowych, ograniczeń eksportu i sankcji gospodarczych ma zastosowanie do obywateli amerykańskich niezależnie od ich lokalizacji, do amerykańskich spółek i ich zagranicznych filii. Ze względu na szeroki zakres prawa amerykańskiego, spółka Avantor uznaje je za obowiązujące w stosunku do wszystkich swoich działań na całym świecie. Może ono dotyczyć wszystkich aspektów transakcji, od pierwszego kontaktu z klientem, przez wysyłanie towaru, po obsługę klienta i pomoc techniczną. W wielu przypadkach mogą być również wymagane odpowiednie rejestracje produktu i autoryzacje eksportu. Ograniczenia handlowe i eksportowe regulują bezpośrednią i pośrednią sprzedaż towarów, zabraniają sprzedaży produktów innym podmiotom w sytuacji, gdy wiemy lub mamy powody podejrzewać, że ostatecznie trafią one do krajów lub podmiotów objętych ograniczeniem handlu. Wymienione ograniczenia i kontrole dotyczą także przesyłania towarów wewnątrz Spółki. W pewnych okolicznościach ograniczenia te mogą nawet dotyczyć sprzedaży naszych produktów, jeśli mają one zostać wykorzystane do wytworzenia innych produktów, o których wiemy lub mamy powody podejrzewać, że ostatecznie trafią do krajów lub podmiotów objętych ograniczeniem handlu. Niektóre z tych przepisów i regulacji ograniczają eksport ze Stanów Zjednoczonych lub reeksport z innych krajów informacji technicznych oraz materiałów, w tym materiałów przechowywanych na nośnikach elektronicznych, takich jak laptopy czy zewnętrzne dyski USB. Przestrzeganie przepisów handlowych i ograniczeń eksportu jest obowiązkowe, a ich naruszenia mogą powodować dotkliwe sankcje cywilne i karne. W razie pytań związanych z przestrzeganiem przepisów handlowych należy się skonsultować z personelem spółki Avantor zajmującym się importem/eksportem lub z członkami ścisłego kierownictwa. KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 5

8 obowiązki Wzajemne zobowiązania Podstawą sukcesu spółki Avantor są jej pracownicy. To oni wymyślają, produkują i sprzedają nasze produkty, obsługują klientów, opracowują strategie i prowadzą naszą działalność. Naszymi najważniejszymi zasobami są nasi pracownicy. Naszym celem jest kreowanie środowiska, które umożliwi im rozwój i osiąganie satysfakcji zawodowej. W związku z tym mamy wobec siebie różne obowiązki, o których mowa poniżej. Wszelkie wątpliwości dotyczące poniższych obowiązków oraz rzeczywistych i podejrzewanych naruszeń należy niezwłocznie zgłaszać członkom ścisłego kierownictwa. Wzajemny szacunek Niewiele rzeczy jest w stanie szybciej zniszczyć morale i motywację ludzi niż poniżające traktowanie i brak szacunku. Każdy z nas odgrywa ważną rolę w ogólnym sukcesie spółki Avantor, dlatego Spółka dokłada wszelkich starań w celu utrzymania profesjonalnego i bezpiecznego miejsca pracy, w którym każdy pracownik jest traktowany z godnością i szacunkiem. Miejsce pracy wolne od molestowania Molestowanie w miejscu pracy jest surowo zabronione. Może ono przyjmować wiele form. Najczęstsze z nich to molestowanie ze względu na rasę, kolor skóry, wyznanie, płeć, wiek, pochodzenie, orientację seksualną, status weterana lub niepełnosprawność. Molestowanie na gruncie seksualnym przyjmuje wiele form i obejmuje niepożądane propozycje seksualne, proponowanie awansu lub korzyści w zamian za usługi natury seksualnej, podejmowanie niepożądanych działań pracowniczych w związku z odmową świadczenia takich usług, wulgarne gesty, pokazywanie lub rozpowszechnianie obrazów lub obiektów natury seksualnej oraz niepożądany kontakt słowny lub fizyczny. Inne postacie zakazanego molestowania obejmują rozgłaszanie złośliwych plotek, publiczne dyskredytowanie (w tym na stronach serwisów społecznościowych), jak również angażowanie się w obraźliwe działania odwetowe lub inne, które stwarzają wrogie środowisko pracy. Często czyny uważane przez osobę, która się ich dopuszcza za nieszkodliwe lub żartobliwe przez osobę, która jest ich przedmiotem mogą być uznawane za molestowanie lub działanie zastraszające. Jeśli masz wątpliwości, unikaj zachowań, które mogą zostać w ten sposób odebrane. Zawsze działaj w sposób, który pomaga w budowaniu profesjonalnego i produktywnego środowiska pracy, w którym wszyscy traktujemy się z godnością i szacunkiem. Równouprawnienie w zatrudnieniu Spółka dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia równych możliwości zatrudnienia wszystkim pracownikom i kandydatom do pracy. Oznacza to, że Spółka prowadzi działania związane z rekrutacją, zatrudnieniem, awansowaniem, wynagrodzeniem oraz zapewnia inne warunki zatrudnienia bez względu na rasę, kolor skóry, wyznanie, płeć, wiek, pochodzenie, orientację seksualną, status weterana, niepełnosprawność lub inny status objęty przepisami dotyczącymi zatrudnienia. Miejsce pracy wolne od narkotyków Przychodzenie do pracy pod wpływem narkotyków lub alkoholu jest zabronione. Używanie narkotyków i alkoholu oraz nadużywanie leków na receptę w miejscu pracy jest surowo zabronione. Zgodnie z obowiązującymi przepisami Spółka zastrzega sobie prawo do przeprowadzania testów na obecność narkotyków w sytuacjach, gdy podejrzewa użycie tych substancji. Spółka zastrzega sobie również prawo do ograniczania działań pracowników przyjmujących leki na receptę, w przypadku gdy mogą one wpływać na osąd lub upośledzać zdolność pracownika do bezpiecznego i efektywnego wykonywania obowiązków. Prywatność Podczas wykonywania obowiązków służbowych możemy wejść w posiadanie dokumentacji medycznej, finansowej lub innych poufnych informacji dotyczących innych pracowników lub osób. Spółka Avantor zobowiązuje się do ochrony poufności wszelkich takich informacji oraz dbania o ich odpowiednie wykorzystanie i udostępnianie. Wszyscy pracownicy, którzy posiadają dostęp do takich informacji są zobowiązani do zachowania ich poufności. KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 6

9 Komputery, poczta elektroniczna, Internet i urządzenia przenośne Spółka Avantor daje wielu naszym pracownikom dostęp do swoich komputerów i systemów informatycznych, w tym za pośrednictwem komputerów stacjonarnych, laptopów, urządzeń mobilnych i liczących. Systemy komputerowe i informatyczne spółki Avantor są przeznaczone wyłącznie do użytku biznesowego. Chociaż w ograniczonym zakresie dopuszczalne jest wykorzystywanie tych systemów (np. poczty elektronicznej i dostępu do Internetu) do celów osobistych, każdy pracownik odpowiada za używanie ich zgodnie z obowiązującym prawem i zasadami Spółki. Wysyłanie i rozpowszechnianie materiałów o treści nielegalnej, seksualnej, rasistowskiej albo w inny sposób wulgarnej, obraźliwej lub bluźnierczej jest surowo zabronione. W przypadku otrzymania takich materiałów, należy je niezwłocznie usunąć i zażądać od nadawcy zaprzestania ich wysyłania. Wszelkie wiadomości i informacje przesyłane, otrzymywane, tworzone lub przechowywane za pośrednictwem komputerów i systemów informatycznych (z uwzględnieniem zewnętrznych nośników) spółki Avantor stanowią własność Spółki. Zgodnie z obowiązującym prawem spółka Avantor zastrzega sobie prawo do monitorowania i sprawdzania wszelkich aspektów i wykorzystania swoich systemów informatycznych i komputerowych (w tym udostępnionych przez Spółkę urządzeń przenośnych) bez uprzedzenia i z dowolnego powodu. Kontakt z opinią publiczną, korzystanie z Internetu i mediów społecznościowych W celu zapewnienia precyzji i odpowiedniości we wszystkich kontaktach z opinią publiczną Spółkę w mediach mogą reprezentować tylko osoby wyznaczone przez ścisłe kierownictwo. Wszelkie zapytania dotyczące firmy Avantor przesyłane spoza firmy lub za pośrednictwem mediów społecznościowych należy kierować do autoryzowanego przedstawiciela w Dziale komunikacji globalnej Avantor. Pracownicy nie mogą także publikować zastrzeżonych i poufnych informacji spółki Avantor (patrz poniżej), jak również niepublicznych informacji dotyczących działań Spółki, jej pracowników, produktów i klientów w Internecie, w tym w witrynach społecznościowych. Własność intelektualna i informacje poufne Duża część przewagi konkurencyjnej spółki Avantor opiera się na zastrzeżonych i poufnych informacjach Spółki oraz jej własności intelektualnej. Zastrzeżone i poufne informacje spółki Avantor obejmują niepubliczne informacje, które mogą zostać wykorzystane przez konkurencję lub które w razie ujawnienia mogłyby zaszkodzić Spółce lub jej klientom. Przykłady zastrzeżonych i poufnych informacji obejmują: informacje biznesowe, badawcze, sprzedażowe, strategiczne, plany produkcyjne, listy klientów i dostawców oraz niepublikowane dane finansowe i cenowe. Własność intelektualna, czyli pomysły, nazwy marek, procesy przemysłowe, wynalazki, tajemnice handlowe oraz inne wyniki pracy umysłowej również stanowią informacje zastrzeżone i często są chronione patentami, znakami towarowymi oraz prawem autorskim. Ochrona tych informacji jest niezbędna dla ciągłego rozwoju Spółki i skutecznej konkurencji na rynku. Wszelkie zastrzeżone i poufne informacje oraz własność intelektualna spółki Avantor muszą być utrzymywane w ścisłej poufności, z oznaczeniem odpowiednich danych jako poufne, zabezpieczone i przy ograniczonym dostępie dla pracowników tylko w przypadkach, gdy jest to uzasadnione biznesowo. Pracownicy odpowiadają także za ochronę zastrzeżonych i poufnych informacji oraz własności intelektualnej należących do podmiotów trzecich oraz za ich właściwe wykorzystanie. Nieupoważnione wykorzystywanie lub ujawnianie zastrzeżonych i poufnych informacji lub własności intelektualnej jest zabronione i może być niezgodne z prawem. KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 7

10 odpowiedzialność Obowiązki pracowników wynikające z Kodeksu (w tym informacje na temat zgłaszania naruszeń) Każdy pracownik, agent oraz przedstawiciel spółki Avantor musi zawsze: (i) prowadzić działania biznesowe w imieniu Spółki w sposób uczciwy, (ii) przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów i regulacji, oraz (iii) przestrzegać wszystkich zasad Spółki, w tym przepisów Kodeksu. Zgłaszanie przypadków naruszenia Kodeksu Pracownik, który posiądzie wiedzę o naruszeniu niniejszego Kodeksu postępowania w biznesie firmy Avantor (lub innych, mających zastosowanie przepisów prawa), ma obowiązek zgłosić to w ramach struktur zgłaszania przypadków niezgodności z Kodeksem. Istnieją trzy możliwe sposoby zgłoszenia naruszenia: 1) Przez stronę i wpisanie Avantor 2) Dzwoniąc pod numer (poza terytorium Stanów Zjednoczonych, wybierając bezpośredni kod dostępu swojego kraju, a po usłyszeniu komunikatu W celu uzyskania bezpośredniego kodu dostępu swojego kraju proszę wejść na stronę com/bt/access.jsp). 3) W rozmowie z członkiem wyższej kadry kierowniczej firmy Avantor. Należą do niej wszyscy pracownicy firmy Avantor na stanowisku od wiceprezesa wzwyż. Dokonując zgłoszenia, należy podać jak najwięcej szczegółowych informacji. Dokonując zgłoszenia przez stronę, należy podać swoje informacje kontaktowe, aby otrzymać odpowiedź. Zgłoszenia dotyczące naruszeń zasad Kodeksu będą odpowiednio dokładnie i uczciwie sprawdzane z zachowaniem możliwie najwyższego stopnia poufności. Naruszenia zasad Kodeksu mogą prowadzić do działań dyscyplinarnych, w tym do wypowiedzenia stosunku pracy. Naruszenia przepisów prawa mogą również skutkować przekazaniem poszczególnych spraw do rozpatrzenia przez odpowiednie instytucje państwowe. Spółka Avantor nie będzie podejmować żadnych działań odwetowych w stosunku do osób w dobrej wierze zgłaszających naruszenia Kodeksu członkom ścisłego kierownictwa. Jeśli którykolwiek przełożony podejmie działania odwetowe w stosunku do pracownika, który w dobrej wierze zgłasza naruszenia Kodeksu, podlega działaniom dyscyplinarnym mogącym obejmować wypowiedzenie stosunku pracy. Jeśli udowodnione zostanie, że pracownik świadomie zgłosił fałszywe naruszenie Kodeksu, również podlega on działaniom dyscyplinarnym mogącym obejmować wypowiedzenie stosunku pracy. KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 8

11 podsumowanie Podsumowanie Spółka Avantor się rozwija. Aby osiągnąć sukces, każdy z nas musi chcieć postępować właściwie. Kodeks postępowania w biznesie potwierdza zaangażowanie spółki Avantor w prowadzenie naszej działalności w sposób uczciwy i zgodny z prawem oraz w traktowanie wszystkich naszych pracowników z godnością i szacunkiem. Zastanów się, w jaki sposób Ty możesz włączyć zasady Kodeksu do swojej pracy i podjąć autentyczne osobiste zobowiązanie w tym zakresie. KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 9

12 zobowiązanie Moje zobowiązanie oświadczenie Niniejszym potwierdzam otrzymanie Kodeksu postępowania ( Kodeksu ) spółki Avantor Performance Materials. Poprzez złożenie podpisu poniżej potwierdzam, że: (1) Kodeks został przeze mnie przeczytany; (2) znam swoje obowiązki wynikające z Kodeksu; (3) będę przestrzegać zasad Kodeksu; i (4) nie wiem o żadnych naruszeniach Kodeksu, które nie zostały przeze mnie zgłoszone Spółce. Imię i nazwisko (drukowanymi literami): Stanowisko: Dział: Data: Miasto: Województwo/stan: Kod pocztowy: Kraj: Podpis: KODEKS POSTĘPOWANIA W BIZNESIE spółki Avantor Performance Materials V1.3 10

13 Avantor Performance Materials 3477 Corporate Parkway, Suite 200 Center Valley, PA U.S.A. Telefon: Faks: Właścicielem wszystkich znaków towarowych jest spółka Avantor Performance Materials, Inc., chyba że wskazano inaczej Avantor Performance Materials.