Ustawa o jawności życia publicznego. Wyzwania dla przedsiębiorców.

Transkrypt

1 Ustawa o jawności życia publicznego. Wyzwania dla przedsiębiorców.

2 Wprowadzenie Zwalczanie korupcji globalny trend legislacyjny USA Foreign Corrupt Practices Act 1977 Wielka Brytania UK Bribery Act 2010 Francja Sapin II 2016 Polska Ustawa o jawności życia publicznego 2018? 2

3 Podstawowe informacje

4 Podstawowe informacje Wprowadzenie (1/2) Cel - wzmocnienie transparentności państwa oraz kontroli społecznej nad osobami pełniącymi funkcje publiczne Zastępuje: Ustawę o dostępie do informacji publicznej Ustawę o działalności lobbingowej Ustawę o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne Kluczowe zmiany: Doprecyzowanie zasad udostępniania informacji publicznej Rozszerzenie obowiązku składania oświadczeń majątkowych oraz ujednolicenie zakresu Doprecyzowanie regulacji działalności lobbingowej Ochrona prawna sygnalistów Przeciwdziałanie praktykom korupcyjnym 4

5 Podstawowe informacje Wprowadzenie (2/2) Rozdział 1 Przepisy ogólne Rozdział 2 Zasady dostępu do informacji publicznej Rozdział 3 Środki i tryb dostępu do informacji publicznej Rozdział 4 Zasady jawności w procesie stanowienia prawa Rozdział 5 Zasady i tryb prowadzenia lobbingu w pracach nad projektami aktów normatywnych i dokumentów rządowych Rozdział 6 Zasady wykonywania i kontroli lobbingu zawodowego Rozdział 7 Środki unikania konfliktu interesów przez osoby pełniące funkcje publiczne Rozdział 8 Oświadczenia majątkowe Rozdział 9 Zasady i środki ochrony sygnalistów Rozdział 10 Przeciwdziałanie praktykom korupcyjnym Rozdział 11 Odpowiedzialność za naruszenie przepisów ustawy Rozdział 12 Zmiany w przepisach 5

6 Podstawowe informacje Kluczowe zmiany dla firm (1/2) Rozdział 2 Dostęp do informacji publicznej (dotyczy tylko spółek zobowiązanych) Rozdział 7 Unikanie konfliktu interesów przez osoby pełniące funkcje publiczne Rozdział 9 Ochrona sygnalistów Obowiązek prowadzenia rejestru umów 3-letni zakaz zatrudniania osób podejmujących decyzje dotyczące spółki Zakaz rozwiązania umowy lub pogorszenia warunków umowy sygnalisty bez zgody prokuratora Grzywna Kara ograniczenia wolności Kara pozbawienia wolności do 3 lat Kara finansowa do 0,5 mln złotych Odszkodowanie w wysokości 2-letniej pensji w przypadku rozwiązania umowy 6

7 Podstawowe informacje Kluczowe zmiany dla firm (2/2) Zgodnie z projektem Ustawy (Rozdział 10), firmy będą miały obowiązek wdrożyć wewnętrzne procedury antykorupcyjne, w szczególności: Kodeks etyki Klauzule antykorupcyjne Procedury i wytyczne dotyczące otrzymywanych prezentów Szkolenia z zakresu odpowiedzialności za przestępstwa korupcyjne Wewnętrzne kanały informowania o propozycjach korupcyjnych Niedopuszczanie do tworzenia funduszy korupcyjnych Niepodejmowanie decyzji w oparciu o działania korupcyjne Sankcje W przypadku nieskuteczności, bądź pozorności wewnętrznych procedur antykorupcyjnych firmom grozi: Kara finansowa do 10 mln złotych Wykluczenie z przetargów publicznych na 5 lat 7

8 Podstawowe informacje Harmonogram działań 3 listopada 2017 czas na przesłanie uwag 6 listopada pierwsza konferencja podsumowująca uwagi 27 listopada druga konferencja podsumowująca uwagi Do 31 lipca 2018? Czas na dostosowanie październik 2017 listopad 2017 styczeń 2018? 6 miesięcy 23 października 2017 Przedstawienie projektu styczeń/luty?? Wejście w życie ustawy 8

9 Podstawowe informacje Kogo dotyczy? Ustawa dotyczy przedsiębiorców będących co najmniej średnim przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (art. 105 i 106), czyli: Przedsiębiorców, którzy w każdym z dwóch ostatnich lat obrotowych*: 1) zatrudniali co najmniej 50 pracowników LUB 2) roczne obroty netto przekroczyły 10 mln EUR ORAZ suma aktywów bilansu sporządzonego na koniec roku przekroczyła 10 mln EUR 16 tys. średnich *ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie podaje tych warunków wprost, dlatego rekomendujemy przeprowadzenie indywidualnej analizy prawnej w zakresie spełnienia ustawowej definicji 3,5 tys. dużych Źródło: Raport o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce, PARP, 2017 Spółka zobowiązana: Ustawa ma zastosowanie również m.in. wobec jednostek sektora finansów publicznych oraz spółek zobowiązanych Co najmniej 10% kapitału zakładowego lub liczby akcji należy do Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub samorządowej osoby prawnej Powyższe podmioty posiadają decydujący wpływ na działalność spółki zobowiązanej 9

10 Wyzwania przy wdrażaniu systemu antykorupcyjnego

11 Kodeks etyki

12 Kodeks etyki odrzucający korupcję Przykładowy zakres tematyczny: W praktyce: Wartości etyczne Uprzejmie i w życzliwy sposób reagujemy na przypadki naruszania ludzkiej godności Kodeks Etyki Relacje wewnętrzne Zapewniamy możliwość zgłaszania uzasadnionych obaw i skarg w taki sposób, by właściwie ocenić sytuację oraz nie narażać ich na retorsje Relacje zewnętrzne For our clients we will do everything Sposoby postępowania Pracownicy, którzy doświadczają niewłaściwych sposobów wpływania na siebie przez partnerów biznesowych 12

13 Kodeks etyki Wyzwania Przygotowanie Wdrożenie i utrzymanie Ciężar zagadnienia dotyka tematu wartości Sformalizowanie Kodek etyki jako formalny dokument spółki Zakres odnosi się do każdego obszaru działalności spółki Zapewnienie zgodności innych dokumentów spółki Zaangażowanie pracowników Komunikacja Współpraca ze związkami zawodowymi Zorganizowanie procesu podpisywania przez: Przygotowanie treści lub jej aktualizacja Pracowników Współpracowników Kontrahentów Wypracowanie planu postępowania z kontrahentami, którzy nie zgodzili się na podpisanie kodeksu 13

14 Klauzule antykorupcyjne

15 Klauzule antykorupcyjne ( ) umieszczanie w umowach klauzul, stanowiących iż żadna część wynagrodzenia z tytułu wykonania umowy nie zostanie przeznaczona na pokrycie kosztów udzielania korzyści majątkowych i osobistych ( ) Typowe wyzwania przy wdrażaniu: Zakres Wszyscy kontrahenci? Nowe vs. obowiązujące umowy Procedura postępowania dla nowych umów Ujęcie klauzul we wzorcach umów Procedura postępowania w przypadku zmian klauzul Procedura postępowania w przypadku odmowy 15

16 Procedury i wytyczne dotyczące otrzymywanych prezentów i innych korzyści

17 Procedury dotyczące otrzymywanych prezentów Czy uregulowanie gościnności jest istotne? % odpowiedzi dotyczy Polska CEE Rynki rozwinięte Rynki rozwijające się Wszyscy respondenci Oferowanie prezentów Oferowanie rozrywki Oferowanie gotówki Fałszowanie wyników finansowych Co najmniej jedno z powyższych Pytanie: Proszę powiedzieć, które z poniższych działań mogą być uzasadnione, jeżeli mają na celu pomoc firmie w przetrwaniu kryzysu gospodarczego. Próba: Polska (50); CEE (650); Rynki rozwinięte (1100); Rynki rozwijające się (1725); Wszyscy respondenci (2825) 17

18 Procedury dotyczące otrzymywanych prezentów Praktyczne wyzwania i przykładowe rozwiązania ( ) określenie wewnętrznej procedury i wytycznych dotyczących otrzymywanych prezentów i innych korzyści przez pracowników ( ) Typowe wyzwania przy wdrażaniu: Brak zrozumienia istotności kwestii gościnności Rozbieżne oczekiwana odnośnie wręczanych i otrzymywanych prezentów Niechęć do ewidencjonowania (rejestr korzyści/prezentów), Precyzyjne definiowanie zasad, kwot, częstotliwości Granice rozrywki i przejawu gościnności Przykładowe szczegółowe rozwiązania 100 PLN na osobę inna rozrywka 100 PLN na osobę lunch 50 PLN na osobę śniadanie Do 4 razy na rzecz tego samego podmiotu za zgodą Pracownik uczestniczy w rozrywce 150 PLN na osobę kolacja Pracownik nie bierze udziału wręcza prezent 1 raz bez dodatkowej zgody Powyżej 4 razy na rzecz tego samego podmiotu - niedopuszczalne 18

19 Zapoznawanie pracowników z zasadami odpowiedzialności karnej za przestępstwa

20 Szkolenia ( ) zapoznawanie osób zatrudnianych przez przedsiębiorcę z zasadami odpowiedzialności karnej za przestępstwa, o których mowa w ust. 1; ( ) Przekupstwo (art. 229 Kodeksu karnego) Pośrednictwo w płatnej protekcji (art. 230a Kodeksu karnego) Łapownictwo na stanowisku kierowniczym (art. 296a, 2-4 Kodeksu karnego) Udaremnienie przetargu (art. 305 Kodeksu karnego) Przyjmowanie korzyści majątkowych lub osobistych, żądanie ich, bądź pośrednictwo w tych czynach w zamian za nieuczciwe zachowanie (art. 46 ust. 2-4 i art. 48 ustawy z o sporcie oraz art. 54 ust. 4 i 5 ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych) 20

21 Szkolenia Wyzwania (1/2) Czynniki wpływające na niepowodzenie szkoleń z etyki biznesu i compliance Cynizm pracowników wobec prób zmiany kultury Pracownicy boją się mówić o etyce w obawie przed odwetem Brak przykładu średniej kadry zarządzającej Brak kar za łamanie zasad etycznych Awanse, bonusy i nagrody nie są powiązane z etyką 37% 35% 34% 32% 31% Niewłaściwa reakcja przełożonego i bagatelizowanie zgłoszeń 26% Przełożeni nie komunikują znaczenia wartości 19% Odczuwane przyzwolenie na odstępstwa od standardów Pracownicy unikają, nękają lub źle traktują osoby zgłaszające naruszenia Przełożeni źle traktują osoby zgłaszające naruszenia Dyskryminujące praktyki dotyczące rekrutacji, zatrudnienia i zwalniania Źródło: 2015 Ethics & Compliance Training Benchmark Report, NAVEX Global 5% 8% 7% 13% 0% 10% 20% 30% 40% 21

22 Procedury informowania właściwych organów przedsiębiorcy o propozycjach korupcyjnych

23 Ochrona sygnalistów w projekcie ustawy Ustawodawca przewidział następujące środki ochronne dla sygnalistów: Status sygnalisty nadaje wyłącznie prokurator Zwrot kosztów zastępstwa procesowego Ochrona w trakcie trwania postępowania oraz rok po jego zakończeniu 4 5 W przypadku rozwiązania stosunku pracy lub umownego bez zgody prokuratora, sygnaliście przysługuje odszkodowanie w wysokości 2-letniego wynagrodzenia Za zmianę warunków stosunku pracy lub umownego bez zgody prokuratora sygnaliście przysługuje odszkodowanie 23

24 Zgłaszanie naruszeń Kluczowe źródła informacji o nadużyciach Wskazówka Audyt wewnętrzny Przegląd zarządu Inne Uzgadnianie kont 0,5% 6,2% 4,1% 6,6% 14,1% 20,6% 12,4% 16,0% 42,2% 47,7% Wykrywalność nadużyć ze względu na źródło informacji o nadużyciu Przyznanie się Przypadek Kontrole IT Powiadomienia od organów ścigania Nadzór/monitoring Audyt zewnętrzny Badanie dokumentów 2,1% 0,8% 2,1% 6,8% 1,0% 1,1% 1,0% 2,2% 1,0% 2,6% 1,0% 3,0% 1,0% 4,2% Według SEC, w 80% przypadków, sygnaliści usiłowali zgłosić problem wewnątrz organizacji zanim zdecydowali się poinformować instytucję zewnętrzną 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% Źródło: 2016 Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse, Association of Certified Fraud Examiners 24

25 Niedopuszczanie do tworzenia funduszy korupcyjnych

26 Kontrola kosztów i płatności Kluczowe obszary ryzyka Najbardziej wrażliwe obszary z punktu widzenia działań antykorupcyjnych Rozdział obowiązków Akceptacja transakcji Dokumentowanie Realizacja płatności Interakcje z Klientami Wybrane koszty Wydatki pracownicze Monitoring 26

27 Kontrola kosztów i płatności Praktyczne wyzwania i przykładowe rozwiązania Bieżący monitoring transakcji przy wykorzystaniu narzędzi do analizy i wizualizacji danych Typowe wyzwania przy wdrażaniu: 1. Dostępne źródła danych 2. Narzędzia 3. Interpretacja zidentyfikowanych sygnałów ostrzegawczych 4. Częstotliwość 5. Przypisanie odpowiedzialności Przykładowe rozwiązanie: 6. Rekomendacje dalszych działań Finansowanie rozrywki oferowanej klientom poprzez podmioty trzecie 27

28 Skuteczność wewnętrznych procedur Wymagania ustawowe vs ich pozorność Zgodnie z projektem Ustawy, firmy będą miały obowiązek wdrożyć wewnętrzne procedury antykorupcyjne, w szczególności: Kodeks etyki Klauzule antykorupcyjne Procedury i wytyczne dotyczące otrzymywanych prezentów Szkolenia z zakresu odpowiedzialności za przestępstwa korupcyjne Wewnętrzne kanały informowania o propozycjach korupcyjnych Niedopuszczanie do tworzenia funduszy korupcyjnych Niepodejmowanie decyzji w oparciu o działania korupcyjne W celu zapewnienia skuteczności stosowanych rozwiązań rekomendujemy rozważenie również: Analizy ryzyka Weryfikacji kontrahentów Zaangażowania odpowiedniej osoby Compliance officera Przeprowadzania cyklicznych przeglądów skuteczności procedur 28

29 Co jeszcze czeka firmy? Odpowiedzialność karna podmiotów zbiorowych (1/2) Ministerstwo Sprawiedliwości poinformowało o pracach nad projektem nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych podczas międzynarodowej konferencji Odpowiedzialność karna podmiotów zbiorowych (16 listopada br.) Założenia: Likwidacja wymogu uprzedniego prawomocnego skazania osoby fizycznej jako warunku odpowiedzialności podmiotu zbiorowego Prowadzenie postępowania przygotowawczego Kara pieniężna od 30 tys. do 30 mln złotych (odejście od powiązania kary z wysokością przychodu) Możliwość umorzenia postępowania, jeżeli nawet najniższa kara byłaby niewspółmierna Zmiana właściwości sądu 29

30 Co jeszcze czeka firmy? Z wywiadu z doktorem Marcinem Warchołem, wiceministrem sprawiedliwości ( ) Pytanie: Chodzi więc o to, by skłonić przedsiębiorstwa do lepszej prewencji? Zgodnie z proponowanym przez nas rozwiązaniem, jeśli wszystkie organy i uprawnione osoby w spółce zachowały należytą staranność w zakresie jej organizacji czy nadzoru, to taki podmiot nie podlega odpowiedzialności. Kluczowe jest zatem wdrożenie procedur compliance, czyli prowadzenie firmy nie tylko zgodnie z prawem, lecz także z normami etycznymi, zasadami zarządzania ryzykiem i innymi standardami wewnętrznymi. Wiąże się to z działaniami prewencyjnymi, które pozwolą spółce uniknąć w przyszłości odpowiedzialności za niepożądane zachowania pracowników. Mogą one obejmować np. ustanowienie procedur dochodzeń wewnętrznych, zmierzających do wykrycia nieprawidłowości na wczesnym etapie i zapobiegania poważniejszym naruszeniom. 30

31 Dziękuję za uwagę Robert Sroka