Należy bardzo dokładnie zwrócić uwagę na wszelkie zapisy umowy lub ich brak, nieprecyzyjność, a także lakoniczność.

Transkrypt

1 Należy bardzo dokładnie zwrócić uwagę na wszelkie zapisy umowy lub ich brak, nieprecyzyjność, a także lakoniczność. Firmy planując najem powierzchni biurowej najczęściej biorą pod uwagę trzy czynniki: lokalizację budynku biurowego, standard budynku, a także oferowane przez wynajmującego warunki finansowe. Wzorcowe umowy najmu lokali w biurowcach wysokiej klasy bardzo dokładnie regulują prawa i obowiązki oraz odpowiedzialność najemcy i wynajmującego. W związku z tym należy zwrócić uwagę na wszelkie zapisy umowy lub ich brak, nieprecyzyjność, a także lakoniczność. W praktyce okazuje się bowiem, iż każde postanowienie w umowie lub jego brak jest z reguły zamierzone. Dlatego należy zadbać o detale umowy najmu w celu uniknięcia późniejszych ewentualnych nieporozumień. Punktem wyjścia, z prawnego punktu widzenia, jest uregulowana w Kodeksie cywilnym umowa najmu (art i n.). Polega ona na tym, iż wynajmujący zobowiązuje się do dania najemcy rzeczy do używania na pewien czas, a najemca zobowiązuje się do płacenia wynajmującemu czynszu. Zasada swobody umów pozwala obu stronom na ułożenie stosunku najmu w dogodny sposób, a powszechnie obowiązuje przepisy gwarantują obu stronom równą pozycję. Coraz częściej spotyka się w praktyce umowy, które są przenoszone z innych systemów prawnych. Przedmiot najmu 1 / 5

2 Istotnym elementem umowy jest dokładne określenie przedmiotu najmu. W jego skład wchodzi zarówno powierzchnia biurowa, jak i udział w powierzchniach wspólnych. Stanowi on punkt wyjściowy dla obliczania czynszu. Dla celów obliczania czynszu bierze się pod uwagę powierzchnię handlową, która zostaje powiększona o udział najemcy w części wspólnej. Umowa najmu powinna zawierać m.in. dokładny opis lokalu wraz z jego położeniem w danym budynku, numer księgi wieczystej i działki lub działek, na których budynek jest usytuowany. Czas trwania najmu Najem może być zawarty na czas nieokreślony lub określony. W tym pierwszym przypadku umowa ulega rozwiązaniu w momencie ustalonym w umowie, z kolei umowa na czas nieokreślony kończy się wraz z końcem okresu wypowiedzenia. Umowy najmu lokali biurowych zawierane są z reguły na czas określony. Standardowy okres najmu wynosi przy tym zwykle od pięciu do dziesięciu lat. Od 1 stycznia 2009 r. przedsiębiorcy mogą zawierać umowy najmu na okres do 30 lat. Coraz częściej spotyka się w umowach najmu powierzchni biurowych klauzulę przedłużenia umowy. Opcja ta, dawana praktycznie wyłącznie najemcy, pozwala mu na przedłużenie umowy najmu o określony czas i z reguły zobowiązuje wynajmującego do zaakceptowania tej decyzji. Prawo do skorzystania z tej opcji daje się najemcy w określonym okresie, np. sześć lub dziewięć miesięcy przed wygaśnięciem umowy najmu. 2 / 5

3 Czynsz i indeksacja Stawki czynszu najmu w nowoczesnych budynkach biurowych ustalane są z reguły w EUR. Najemcy płacą więc równowartość w PLN określoną kwotę w EUR. Kursem wymiany jest najczęściej średni kurs EUR/PLN ogłaszany przez NBP, obwiązujący w dniu wskazanym w umowie, np. w dniu wystawienia lub dniu poprzedzającym wystawienie faktury. Czynsz i opłaty eksploatacyjne podlegają coroczne indeksacji na podstawie wartości ustalonego wskaźnika wzrostu cen. Od stron umowy zależy wybór wskaźnika. W praktyce najczęściej stosowany jest zharmonizowany wskaźnik cen konsumpcyjnych - Harmonised Indices of Consumer Prices (HICPs). Opłaty eksploatacyjne Najemcę obciążają też dodatkowe koszty - tzw. opłaty eksploatacyjne. Stanowią one dodatek do czynszu najmu, naliczany przez wynajmującego. Opłaty te związane są z posiadaniem, utrzymaniem oraz użytkowaniem budynku i obejmują m.in. sprzątanie, utrzymanie trawników, obsługę parkingu, ochronę itp. Wynajmujący często stosują praktykę obciążania najemców nieuzasadnionymi kosztami związanymi z centrum handlowym, np. dotyczące przebudowy budynku. Z reguły regulowane są poprzez miesięczne zaliczki, których rozliczenie jest dokonywane każdorazowo po zakończeniu roku kalendarzowego, na podstawie rzeczywistych kosztów ustalonych na podstawie faktycznego zużycia mierzonego przez urządzenia pomiarowe lub faktury wystawione przez dostawców mediów i usług. 3 / 5

4 Zabezpieczenie Praktyką jest zobowiązanie najemcy w umowie najmu do dostarczenia wynajmującemu gwarancji bankowej lub/i kaucji, lub/i gwarancji spółki macierzystej. Najczęściej wysokość zabezpieczenia odpowiada równowartości określonej sumie płatności z tytułu czynszu i opłat eksploatacyjnych. Okres gwarancji/kaucji/gwarancji spółki macierzystej obejmuje cały okres najmu i ulega wydłużeniu o dodatkowy okres po ustaniu stosunku najmu. Zasady korzystania przez wynajmującego z zabezpieczeń powinny być w umowie ściśle uregulowane. Jeśli wynajmujący skorzysta z zabezpieczenia w czasie trwania najmu, najemca jest zobowiązany do dostarczenia nowej bądź uzupełniania kaucji lub gwarancji. Coraz częściej spotyka się zabezpieczenia w postaci oświadczenia najemcy o poddaniu się dobrowolnej egzekucji w trybie art kodeksu postępowania cywilnego lub tradycyjnego zastawu na rzeczach wniesionych do pomieszczenia. Ubezpieczenie Wymaga się posiadania polisy ubezpieczeniowej od najemcy i wynajmującego. Standardowy zakres ochrony ubezpieczeniowej wynajmującego obejmuje ubezpieczenia budynku od ryzyka zniszczenia w wyniku szkód powstałych wskutek takich czynników jak powódź, grad, pożar, huragan, uderzenia pioruna, eksplozja i ubezpieczenie OC. Od najemcy wymaga się z kolei ochrony ubezpieczeniowej związanej z utratą lub zniszczeniem majątku. Najemca zobowiązany jest też do ubezpieczenia swojej działalności od odpowiedzialności cywilnej, której może podlegać z tytułu umowy najmu. Okres ochrony ubezpieczeniowej powinien rozpoczynać się nie później niż w dniu przekazania lokalu i obowiązywać przez cały okres najmu. Konstrukcja umowy najmu zależy od klasy budynku i doświadczenia wynajmującego. W 4 / 5

5 przypadku nowych obiektów umowy są z reguły bardzo obszerne i skomplikowane, regulując przy tym praktycznie wszystkie obszary najmu. Przywołane w niniejszym opracowaniu klauzule mogą stanowić niewątpliwie wskazówkę w trakcie negocjowania wzorca umowy, jak i pomóc przy podjęciu decyzji przy jej podpisywaniu. 5 / 5