Człowiek- najlepsza inwestycja Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ram ach Europejskiego Funduszu Społecznego. Zapytanie ofertowe

Transkrypt

1 Strona1 Zapytanie ofertowe I. ZAMAWIAJĄCY Fundacja Kształcenia Ustawicznego PERITIA Ul. Grottgera 16/ Poznań Fundacja Kształcenia Ustawicznego PERITIA w związku z realizacją projektu Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w ramach PO KL Priorytet V Poddziałanie poszukuje doradców do świadczenia indywidualnych i grupowych usług doradczych w ramach projektu. Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na zapytania oferentów: Anna Kromska Asystent Koordynatora Centrum NGO biuro@centrumngopoznan.pl tel. (61) tel. kom II. PRZEDMIOT, CEL I CHARAKTER ZAMÓWIENIA 1. Niniejsze zamówienie (dalej w skrócie zamówienie ) składane jest w celu realizacji projektu Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej (dalej w skrócie projekt ). Projekt jest dofinansowany w ramach: Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre rządzenie Działanie 5.4 Rozwój potencjału III sektora Poddziałanie Rozwój dialogu obywatelskiego Nr umowy z MPiPS o dofinansowanie projektu: UDA POKL A25/ Grupa docelowa projektu: pracownicy, członkowie, wolontariusze z organizacji pozarządowych nie prowadzących działalności gospodarczej, działających na terenie Poznania i

2 Strona2 Wielkopolski oraz pracownicy administracji publicznej (JST) szczebla gminnego i powiatowego, i ich jednostki organizacyjne, na tym samym obszarze. 3. Celem ogólnym projektu jest wzmocnienie potencjału organizacji pozarządowych, poszerzenie wiedzy na temat III sektora oraz promocja działań partnerskich poprzez uruchomienie i funkcjonowanie Centrum rozwoju dobrych praktyk współpracy organizacji pozarządowych (Centrum NGO Poznań) oraz wspieranie ich rozwoju poprzez usługi doradcze do marca Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest wyłonienie Oferenta (wykonawcy), który przedstawi najkorzystniejsze (w rozumieniu postanowień niniejszego zapytania ofertowego) warunki świadczenia usług doradczych w celu właściwej obsługi projektu. 5. Postępowanie prowadzone będzie w trybie zapytania ofertowego przez Zamawiającego zgodnie z zasadami konkurencyjności, stosowanymi przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków UE przez podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. prawo zamówień publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Oferentów w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. 6. Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronach internetowych oraz jest dostępne w Centrum NGO Poznań, ul. Mickiewicza 5/3, Poznań. 7. Oferty złożone w odpowiedzi na niniejsze zapytania powinny odpowiadać wymogom opisanym w niniejszym zapytaniu, w szczególności powinny zostać złożone (doręczone) Zamawiającemu w wyznaczonym terminie oraz zawierać wszystkie wymagane informacje i to określone w sposób jednoznaczny. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wspólny Słownik Zamówień Publicznych (CPV) usługi doradcze A. Opis przedmiotu zamówienia 1. Do zadań Wykonawcy w ramach realizacji zamówienia należeć będzie udzielenie wsparcia merytorycznego w postaci usług doradczych min. 16 godzin na wybrany typ doradztwa (z pkt. III.A.5) dla uczestników i uczestniczek projektu wg harmonogramu przekazanego przez Zamawiającego. Ostateczna liczba godzin będzie uzależniona od faktycznych potrzeb uczestników i rozliczana wg ilości godzin przeprowadzonych przez oferenta/doradcę w ramach danego miesiąca.

3 Strona3 2. Przedmiotem zamówienia jest realizacja godzin doradczych łącznie zaproponowanych zakresów tematycznych do marca 2014, wg potrzeb uczestników projektu. 3. Forma doradztwa (grupowe lub indywidualne) wraz z harmonogramem będzie dostosowana do potrzeb beneficjentów i przekazana wykonawcy nie później niż na 2 tygodnie przed rozpoczęciem realizacji wsparcia. 4. Celem doradztwa jest wsparcie organizacji pozarządowych i administracji publicznej. 5. Na usługi doradcze składają się : 1) usługi w zakresie zarządzania i trwałego działania w NGO (wizja, misja, cel; projekt y, fundraising, wolontariat, współpraca międzysektorowa) Kod CPV ) usługi formalnoprawne (w tym prawne) Kod CPV ) usługi dotyczące finansów i księgowości Kod CPV ) usługi w zakresie promocji i marketingu, w tym media elektroniczne i społecznościowe Kod CPV ) usługi kadrowe Kod CPV Zleceniodawca dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na wybrany 1 typ ww. doradztwa, przy założeniu, że Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji nie mniej niż 16 godzin doradztwa podzielonego tematycznie i dostosowanego do potrzeb beneficjentów. 7. Dyżur doradcy/ doradców w Centrum NGO łącznie minimum 16 godzin, praca w godzinach otwarcia Centrum NGO Poznań (szczegóły oraz w uzasadnionych przypadkach w weekendy lub innym miejscu na terenie Poznania lub na terenie Wielkopolski, wg zapotrzebowania beneficjentów projektu. B. Inne uwarunkowania 1. Wynagrodzenie za liczbę faktycznie przepracowanych godzin doradczych w miesiącu, zgodnie z harmonogramem usług doradczych zatwierdzonych przez Zamawiającego, po przedstawieniu stosownych dokumentów rozliczeniowych, uzgodnionych ze Zamawiającym, opisanych w pkt Rozliczenia finansowe, terminy i zasady dokonywania rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą określać będzie umowa o wykonanie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 5) wraz z wzorem karty doradczej (Załącznik nr 6). Wykonawca będzie zobowiązany dołączyć do faktury/ rachunku dokument (protokół - Załącznik nr 7) potwierdzający wykonanie usługi doradczej.

4 Strona4 3. Wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia, w terminie do 14 dni od dnia otrzymania oryginału rachunku wraz z ww. dokumentami (poczta- normalny list lub osobiście do Centrum NGO Poznań). 4. Warunkiem ostatecznego wyboru oferty będzie podpisanie umowy na świadczenie usług będących przedmiotem zamówienia. Umowa może zawierać klauzule zabezpieczające prawidłowe wykonanie umowy, w szczególności dotyczące możliwości odstąpienia, rozwiązania lub wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego w przypadku naruszenia umowy (w tym w przypadku zastrzeżeń co do jakości i terminów realizacji zamówienia). IV. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Miejscem realizacji zamówienia jest Regionalne Centrum NGO w Poznaniu ul. Mickiewicza 5/3 lub inne miejsce na terenie Poznania lub na terenie Wielkopolski. 2. Przedmiot zamówienia realizowany będzie od dnia podpisania umowy do marca 2014 r. wg potrzeb uczestników projektu. 3. Terminy realizacji poszczególnych usług zostaną ustalone w umowie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. V. KRYTERIA WYBORU OFERENTA A. Warunki dotyczące Oferenta w zapytaniu ofertowym oraz opis sposobu dokonania oceny spełnienia tych warunków. 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci spełniający poniższe kryteria: wykształcenie wyższe kierunkowe lub inne gwarantujące skuteczne wykonanie zadania udokumentowane min. 2 letnie doświadczenie zawodowe udokumentowane doświadczenie pracy z podobną grupą docelową jak założoną w projekcie Skuteczna komunikacja kluczem do efektywnej współpracy organizacji pozarządowych i administracji publicznej przeprowadzenie powyżej 200 godzin doradczych w ciągu ostatnich 2 lat 2. W przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej w zapytaniu ofertowym mogą brać udział Oferenci, którzy są w stanie przeznaczyć co

5 Strona5 najmniej jedną osobę zdolną do wykonania zamówienia, tj. spełniającą łącznie wszystkie kryteria wskazane w punkcie powyżej. 3. W zapytaniu ofertowym nie mogą brać udziału: a) Oferenci, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; b) Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili Zamawiającemu szkodę przez to, że nie wykonali lub nienależycie wykonali zobowiązanie wobec Fundacji Kształcenia Ustawicznego PERITIA, chyba, że było to następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosił odpowiedzialności; c) Oferenci, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania uchylili się od podpisania umowy z Zamawiającym pomimo wyboru ich oferty; d) Oferenci, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, tj. nie posiadają uprawnień do wykonywania określonej działalności, nie posiadają niezbędnej wiedzy i doświadczenia. B. Kryteria wyboru Oferenta. Ocena spełnienia powyższych warunków oparta będzie o zasadę spełnia - nie spełnia (1-0) i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone dokumenty i oświadczenia Oferenta wymienione w punkcie V: a) Zamawiający dokona sprawdzenia spełnienia przez Oferentów wymogów określonych w zapytaniu ofertowym w zakresie kompletności i jakości oferty, a mianowicie pod uwagę będą brane oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, zawierające komplet ważnych oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym. b) Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, obejmujących usługi doradcze z minimum 1 kategorii tematycznej zawartych w pkt. III.A.5. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia stanu faktycznego z przedłożonymi dokumentami i oświadczeniami, w tym również poprzez wezwanie Oferenta d) do wyjaśnienia treści dokumentów lub przedłożenia dodatkowych dokumentów

6 Strona6 VI. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE POWINNI DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. Dla potwierdzenia spełnienia wymienionych kryteriów Oferent: 1) przedstawi ofertę ceny brutto (zał.1), 2) przedstawi kwalifikacje i doświadczenie zawodowe poprzez wypełnienie Wykazu kwalifikacji i doświadczenia oraz oświadczy, że wszystkie informacje dotyczące kwalifikacji i doświadczenia zawodowego są zgodne z prawdą (zał.nr 2), 3) oświadczy, że między Oferentem a Zamawiającym nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe (zał.nr 3), 4) przedstawi dokumenty potwierdzające wykształcenie kierunkowe lub inne gwarantujące skuteczne wykonanie zadania (CV, zał. 4), 5) przedstawi pisemnie obszary doradztwa, które jego/ jej zdaniem są najbardziej oczekiwane /potrzebne beneficjentom projektu (obszary, zał.5) 6) przedstawi potwierdzenie/referencje (pisemne) potwierdzające ilość przepracowanych godzin doradczych 7)przedstawi inne dokumenty potwierdzające dotychczasowe doświadczenie (dyplomy, świadectwa) 2. Zamawiający dokona sprawdzenia spełnienia przez Oferentów wymogów określonych w zapytaniu ofertowym w zakresie kompletności i jakości oferty, a mianowicie pod uwagę będą brane oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, zawierające komplet ważnych oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym zapytaniu ofertowym. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania oferty wspólnej przez Oferentów. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia stanu faktycznego z przedłożonymi dokumentami i oświadczeniami, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnienia treści dokumentów lub przedłożenia dodatkowych dokumentów.

7 Strona7 VII. SPOSÓB OCENY OFERT 1. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym oraz zgodnie z treścią niniejszego zapytania ofertowego. 2. Po dokonaniu oceny ofert pod względem formalnym, Zamawiający dopuszcza możliwość/ zastrzega sobie prawo do osobistego spotkania z wybranymi Oferentami oraz do negocjacji warunków, w tym ceny. 3. W przypadku uzyskania przez konkurencyjne oferty jednakowej liczby punktów, Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z wybranymi Oferentami, w tym negocjacji ceny. 4. Zamawiający zawrze umowę obejmującą minimum 16 godzin doradztwa, w podziale na 1 typ doradztwa (pkt. III.A.5) z zastrzeżeniem zwiększenia liczby godzin w zależności od potrzeb beneficjentów. 5. Zamawiający dopuszcza poprawienie błędów formalnych oraz uzupełnienie braków w złożonej przez Oferenta dokumentacji. O zaistnieniu takiej konieczności, Zamawiający powiadomi Oferenta niezwłocznie kontaktując się telefonicznie lub mailowo z osobą wyznaczoną przez Oferenta do kontaktu w sprawie oferty. W zawiadomieniu, o którym mowa powyżej, Zamawiający wyznaczy Oferentowi nieprzekraczalny termin na poprawienie błędów lub uzupełnienie braków. Niedokonanie tego skutkować będzie odrzuceniem oferty przez Zamawiającego. 6. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta lub oferty, która uzyska/które uzyskały najwyższą liczbę punktów, stanowiącą sumę punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach oceny oferty. 7. Wykonawcy biorący udział w procedurze zostaną poinformowani o liczbie punktów, które uzyskali oraz liczbie punktów oferty, która wygrała. 8. Oferta pozostająca w sprzeczności z wymogami przedstawionymi w niniejszym zapytaniu, w szczególności niekompletna lub niemożliwa do uznania za ofertę w rozumieniu przepisów prawa cywilnego albo zawierająca inne rozpoznane wady sprzeczne z przepisami prawa, niemożliwa do uzupełnienia w trybie wskazanym w pkt 3. powyżej, zostanie odrzucona bez jej rozpatrywania. 9. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona bez jej rozpoznania. 10. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Z tytułu odrzucenia oferty Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.

8 Strona8 11. Zamawiający może nie wybrać żadnej oferty lub zmodyfikować treść zapytania ofertowego w szczególności: - jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, - ze względu na konieczność usunięcia wad zapytania, dostosowania zapytania do wymagań powszechnie obowiązującego prawa lub innych regulacji wiążących Zamawiającego, - o ile okaże się to konieczne do prawidłowej realizacji Projektu lub przedmiotu zapytania, - w przypadku nie otrzymania dofinansowania projektu. Informacja o zmianie treści zapytania ofertowego zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego. W przypadku zmiany treści zapytania zostanie odpowiednio wydłużony termin do składania lub uzupełniania ofert. VIII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Oferty zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów: 1) Cena brutto 1 (jednej) godziny doradztwa waga maksymalnie 30% W kryterium "cena oferty brutto" ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: najniższa całkowita cena oferty brutto Liczba punktów = *100*30% całkowita cena oferty ocenianej brutto Określenie "cena" należy rozumieć jako koszt całkowity wszystkich składowych zapytania ofertowego. Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 30 pkt. UWAGA: Ze względu na specyfikę doradztwa (godziny dostosowane do potrzeb beneficjentów projektu) nie gwarantujemy kilku godzin doradztwa jedna po drugiej/pod rząd; godziny mogą być również pojedyncze. Cena Oferenta powinna zawierać wszystkie elementy w tym czas i koszt dojazdu. 2) Doświadczenie oferenta waga maksymalnie 50%. Doświadczenie oceniane będzie na podstawie informacji zawartych w zał. 2 i zał. 4 odrębnie dla każdego tematu. Oferenci składający swoje aplikacje na prowadzenie doradztwa w/w tematów oceniani będą

9 Strona9 odrębnie na każdy z tematów i wg następujących kryteriów: A. Doświadczenie doradcze, waga maks. 30 pkt: 0 pkt posiadane doświadczenie w prowadzeniu doradztwa ze wskazanej tematyki ( do 12 m-cy od daty ukończenia studiów ) lub/i doktorantów, lub/i pracowników naukowych w wymiarze do 200 godzin. 15 pkt posiadane doświadczenie z doradztwa ze wskazanej tematyki (do 12 m-cy od daty ukończenia studiów ) lub/i doktorantów, lub/i pracowników naukowych w wymiarze powyżej 200 a nie więcej niż 500 godzin. 25 pkt - posiadane doświadczenie w prowadzeniu doradztwa ze wskazanej tematyki dla studentów i/lub absolwentów ( do 12 m-cy od daty ukończenia studiów ) lub/i doktorantów, lub/i pracowników naukowych w wymiarze powyżej 500 godzin a nie więcej niż 700 godzin. 30 pkt - posiadane doświadczenie w prowadzeniu doradztwa ze wskazanej tematyki dla studentów i/lub absolwentów ( do 12 m-cy od daty ukończenia studiów ) lub/i doktorantów, lub/i pracowników naukowych w wymiarze powyżej 700 godzin. B. Doświadczenie doradcze dla organizacji pozarządowych i/lub jednostek samorządu, waga 20 pkt. 0 pkt posiadane doświadczenie w prowadzeniu doradztwa ze wskazanej tematyki ( do 12 m-cy od daty ukończenia studiów ) lub/i doktorantów, lub/i pracowników naukowych w wymiarze do 150 godzin. 10 pkt posiadane doświadczenie z doradztwa ze wskazanej tematyki (do 12 m-cy od daty ukończenia studiów ) lub/i doktorantów, lub/i pracowników naukowych w wymiarze powyżej 150 a nie więcej niż 300 godzin. 15 pkt - posiadane doświadczenie w prowadzeniu doradztwa ze wskazanej tematyki dla studentów i/lub absolwentów ( do 12 m-cy od daty ukończenia studiów ) lub/i doktorantów, lub/i pracowników naukowych w wymiarze powyżej 300 a nie więcej niż 450 godzin. 20 pkt - posiadane doświadczenie w prowadzeniu doradztwa ze wskazanej tematyki dla studentów i/lub absolwentów ( do 12 m-cy od daty ukończenia studiów ) lub/i doktorantów, lub/i pracowników naukowych w wymiarze powyżej 450 godzin. Maksymalna liczba punków: 50. 3) Proponowane obszary doradztwa 20% Maksymalna liczba punków: 20.

10 Strona10 Wszystkie otrzymane przez Zamawiającego oferty zostaną sklasyfikowane oraz ułożone w rankingu wg przyznanych punktów za poszczególne części oceny oferty. Odrębnie oceniane będą oferty dotyczące prowadzenia doradztwa ze wskazanej tematyki. IX. OPIS PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. 2. Oferta musi zawierać (warunki minimalne): - wypełnione kompletnie i poprawnie zał. 1-5 i zaparafowane/podpisane zał.6-8, - potwierdzenie/referencje (pisemne) potwierdzające ilość przepracowanych godzin doradczych - inne dokumenty potwierdzające dotychczasowe doświadczenie (dyplomy, świadectwa) Oferta powinna zostać sporządzona na piśmie i podpisana przez osoby upoważnione do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Oferenta, mieć datę sporządzenia oraz podpisy osób reprezentujących Oferenta. X. SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w zamkniętej, zaadresowanej kopercie z dopiskiem: Oferta Doradztwo 05/2013 Projekt Skuteczna komunikacja. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: -poczty elektronicznej na adres: biuro@centrumngopoznan.pl, - faksu na numer ; - przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres: Fundacja Kształcenia Ustawicznego PERITIA, CENTRUM NGO Poznań, Ul. Mickiewicza 5/3, Poznań, w godz. pracy CENTRUM NGO Poznań: Pon, g ; Wt. g ; Czw. g , (informacja o godzinach otwarcia Centrum NGO dostępna jest na stronie 2. Oferty przesłane em muszą zawierać podpisane przez Wykonawcę i zeskanowane zał. 1-8 oraz pozostałe dokumenty (referencje, dyplomy, inne).

11 Strona11 3. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 4. Termin składania lub dostarczenia ofert upływa dnia r., godz. 17:00 (liczy się data wpływu). Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. Nie zwracamy przesłanych ofert. XI. ROZSTRZYGNIĘCIE POSTĘPOWANIA 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 2. Zamawiający powiadomi każdego z wykonawców drogą ową o wyniku postepowania oraz ogłosi wybór Wykonawcy na stronie oraz Zapytanie ofertowe załączniki: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 - Wykaz kwalifikacji i doświadczenia Oferentów Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych Załącznik nr 4 CV Załącznik nr 5 - Obszary doradztwa formularz Załącznik nr 6 - Wzór umowy Załącznik nr 7 Wzór Karty Doradztwa Załącznik nr 8 Wzór Protokołu z wykonania przedmiotu umowy Zapytanie ofertowe opublikowano w dniu r.