NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W LUBLINIE

Transkrypt

1 Lublin, dnia 6 kwietnia 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W LUBLINIE ul. Okopowa 7, Lublin, tel , fax LLU P/08/144 Szanowny Pan Leszek Wójcik Lubelski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Lublinie skontrolowała w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Lublinie (zwanym dalej WIIH lub Inspektoratem ) wykonanie budŝetu państwa w 2008 r. w części 85/06 województwo lubelskie. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Inspektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie z zastrzeŝeniami ocenia wykonanie budŝetu państwa w 2008 r. w części 85/06 przez Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Lublinie. 1. Organizację sytemu rachunkowości i kontroli finansowej oceniono pozytywnie z zastrzeŝeniami. Inspektorat posiadał dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 2 (UoR), określającą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Procedury kontroli finansowej wprowadzone decyzjami Lubelskiego Wojewódzkiego 1 Dz.U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zmianami 2 Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zmianami

2 Inspektora Inspekcji Handlowej uwzględniały elementy określone w art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 3. W toku kontroli stwierdzono jednak, Ŝe: stosowany program finansowo księgowy (Sfinks wersja 18 z aktualizacjami) nie dawał moŝliwości zaewidencjonowania dwóch dat, tj. daty dowodu księgowego i daty operacji, w przypadku gdy były one róŝne, co uchybiało przepisom art. 23 ust. 2 pkt 2 UoR; nie stosowano zasady bieŝącego zatwierdzania zapisów księgowych, mimo, Ŝe funkcje taką przewidywał stosowany program finansowo księgowy, a zamknięcie poszczególnych okresów sprawozdawczych (miesięcy) następowało od 1 do 3 dni, a w przypadku sprawozdania za grudzień 14 dni, po sporządzeniu sprawozdań budŝetowych; nie ustanowiono terminów granicznych ewidencjonowania dokumentów księgowych w okresach sprawozdawczych (miesiącach); zadania w zakresie gromadzenia środków publicznych, przewidziane w procedurach kontroli finansowej, nie były przypisane w zakresach obowiązków pracowników, a dopiero pod koniec 2008 r. zostały formalnie powierzone głównemu księgowemu. Pozytywnie z zastrzeŝeniami oceniono skuteczność funkcjonowania procedur kontroli finansowej, poprawność formalną dowodów i zapisów księgowych oraz wiarygodność ksiąg rachunkowych w odniesieniu do sprawozdawczości bieŝącej i rocznej. Ocenę tę sformułowano na podstawie przeglądu analitycznego ksiąg oraz badania próby 494 dowodów księgowych o wartości stanowiącej 11,6% ogólnej kwoty wydatków zrealizowanych w roku Doboru próby dokonano metodą monetarną, łączna wartość operacji udokumentowanych wylosowanymi dowodami księgowymi (187) wyniosła 411,6 tys. zł, a dowodami (307) dobranymi w sposób celowy na podstawie przeglądu ksiąg rachunkowych i badania wybranych wydatków 59,1 tys. zł. W zakresie poprawności formalnej (zgodności) dowodów i zapisów księgowych stwierdzono nieprawidłowość o charakterze systematycznym, polegającą na księgowaniu zobowiązań na kontach rozrachunkowych wyłącznie w przypadku płatności mających miejsce w kolejnym kwartale. Ponadto do ksiąg rachunkowych wprowadzano niezgodną ze stanem faktycznym datę powstania tych zobowiązań, tj. jako datę operacji gospodarczej błędnie przyjmowano datę dekretacji. Stan ten uchybiał przepisom art. 6, art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, a takŝe art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, 3 Dz.U. nr 249, poz ze zmianami

3 który zobowiązuje do ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków. Jako błąd systematyczny potraktowano równieŝ uchybienie postanowieniom art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy rachunkowości, polegające na nieokreśleniu w zapisach księgowych rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu o stanowiącego podstawę zapisu. W zakresie rzetelności zapisów księgowych, mającej wpływ na bieŝące i roczne sprawozdania budŝetowe (badanie wiarygodności), stwierdzono nieprawidłowość dotyczącą ujęcia wydatku w niewłaściwych podziałkach klasyfikacji budŝetowej, tj. niezgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 4. Dotyczyło to kwoty 1.865,43 zł, którą z uwagi na brak środków w 6050, zakwalifikowano w Inwentaryzację składników aktywów i pasywów przeprowadzono zgodnie z postanowieniami art. 26 ustawy o rachunkowości. Roczne sprawozdania z wykonania planów dochodów budŝetowych Rb-27, z wykonania planu wydatków Rb-28, o stanie środków na rachunkach bankowych Rb-23 oraz o stanie naleŝności i zobowiązań Rb-N i Rb-Z zostały sporządzone na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej. 2. W 2008 r. zrealizowane dochody budŝetowe wyniosły 32,5 tys. zł i były wyŝsze od planowanych o 8,2% (2,5 tys. zł). Badanie dochodów (naleŝności) w wysokości 4,0 tys. zł wykazało, Ŝe naleŝności przypisywano na bieŝąco i w prawidłowej wysokości, a pobrane dochody przekazywano terminowo na właściwy rachunek budŝetu państwa. Na koniec 2008 r. zaległości netto wyniosły 1,0 tys. zł i były niŝsze o 4 tys. zł od zaległości z dnia r. Wskutek przeoczenia nie naliczono i nie wyegzekwowano odsetek w kwocie 77,38 zł za zwłokę w zapłacie dwóch rachunków z 2007 r., co uchybiało postanowieniom 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych ( ) 5 oraz 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (...) 6 4 Dz.U. nr 107, poz. 726 ze zmianami 5 rozporządzenie w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. nr 116, poz. 783 ze zm.) 6 rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz ze zmianami)

4 i skutkowało zaniŝeniem naleŝności wykazanych w sprawozdaniu Rb-27 z wykonania planu dochodów budŝetowych na koniec 2008 r. 3. Zrealizowane wydatki w 2008 r. wyniosły 4.057,1 tys. zł i w porównaniu do 2007 roku były wyŝsze o 821 tys. zł, tj. o 25,4%. Stanowiły one 99,9% planu po zmianach i zostały przeznaczone głównie na wynagrodzenia z pochodnymi (3.319,6 tys. zł, tj. 81,8% wydatków ogółem). Zmniejszenia i zwiększenia planu wydatków dokonywane w trakcie roku decyzjami Wojewody Lubelskiego podjętymi na uzasadnione wnioski Lubelskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej - słuŝyły realizacji celów jednostki. Niewykorzystane w roku 2008 r. środki budŝetowe w wysokości 229,60 zł zostały terminowo zwrócone do budŝetu państwa. Wydatki majątkowe wyniosły 86,1 tys. zł (2,1% wydatków ogółem) i zostały zrealizowane w okresie od kwietnia do grudnia 2008 r. w miarę postępów inwestycji realizowanej przez ZUS Oddział Lublin w imieniu wszystkich współuŝytkowników budynku przy ul. T. Zana 38C. Zakup inwestycyjny (zakupiono samochód osobowy za kwotę 56 tys. zł) był związany z uzupełnieniem wyposaŝenia Delegatury w Białej Podlaskiej. Badanie szczegółowe 386 transakcji na kwotę 176 tys. zł 7 wykazało, Ŝe wydatki były realizowane w sposób oszczędny i celowy dla funkcjonowania jednostki. TakŜe wydatki w pozostałych paragrafach (objęte wylosowaną próbą) nie budziły w tym zakresie zastrzeŝeń. Nie dokumentowano jednak dokonania wstępnej oceny celowości wydatków, mimo Ŝe zgodnie z przyjętymi procedurami kontroli finansowej naleŝało to do obowiązków głównego księgowego. Stwierdzono równieŝ naruszenie zasad zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wydatków, określonych w art. 36 ust. 1 i art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz w 15 ust. 1 i 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych. W dniu r. Lubelski Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej podpisał porozumienie w sprawie wspólnej realizacji zadania inwestycyjnego pn. Wykonanie systemów: DSO+SSP w budynku przy ul. T. Zana 38 C w Lublinie, polegającego na wykonaniu dźwiękowego systemu ostrzegania (DSO) i systemu sygnalizacji poŝarowej 7 w tym: 179 transakcji o wartości 151,5 tys. zł związanych z zakupem towarów i usług (w 4210, 4240, 4260, 4270, 4300) (60,7% wydatków w tej grupie), 169 dowodów na kwotę 5 tys. zł w 4410, 24 dowodów na kwotę 14,6 tys. zł w 3020, 14 dowodów na kwotę 4,9 tys. zł w 4170

5 (SSP) 8. W ten sposób zaciągnął zobowiązanie (na kwotę zł), mimo Ŝe w planie finansowym WIIH na 2008 r. nie przewidziano wydatków na ten cel. Środki na realizację tego zadania przyznane zostały decyzją Wojewody Lubelskiego (WL) z dnia 30 kwietnia 2008 r. Do tego czasu na zadanie to wydatkowano (21 kwietnia 2008 r.) kwotę 2.817,64 zł, którą zakwalifikowano w 4300, a następnie - po zmianie planu na podstawie decyzji WL - poleceniem księgowania przeksięgowano (pod datą r.) w Ponadto w dniu r. wydatkowano 2.214,46 zł tytułem partycypacji w kosztach zadania Wykonanie przegród p.poŝ. i montaŝ urządzeń oddymiających a/ roboty elektryczne, b/roboty sanitarne, mimo Ŝe w planie finansowym na 2008 r. nie przewidziano środków na to zadanie. 9 Wydatek ten został w części poniesiony ze środków w 6050 (349,03 zł), a w części 1.865,43 zł zakwalifikowany - niezgodnie z jego rzeczywistą treścią ekonomiczną w W dniu 2 września 2008 r., mimo braku wystarczających środków finansowych w zatwierdzonym planie finansowym, zawarto umowę na kwotę zł, przedmiotem której było przeprowadzenie szkolenia dla grupy 50 pracowników merytorycznych WIIH (w tym spoza jednostki lubelskiej). Wykonanie wydatków w 4550, w chwili zaciągania zobowiązania wynosiło juŝ 7.484,28 zł, przy limicie zł. Zapłaty za szkolenie dokonano w dniu r., a wydatek - z uwagi na brak w planie finansowym dostatecznych środków na ten cel (na dzień r. limit wynosił ,38 zł) zakwalifikowano w Dopiero po zwrocie kosztów szkolenia przez inne inspektoraty przeksięgowano go w 4550 (pod datą r.). Środki z rezerw celowych wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem: na sfinansowanie wypłaty dodatków specjalnych w słuŝbie cywilnej (87,4 tys. zł), na sfinansowanie skutków procesu wartościowania stanowisk pracy w słuŝbie cywilnej (145,6 tys. zł), na sfinansowanie wyrównania róŝnic w wynagrodzeniach pomiędzy urzędami dla zatrudnionych o statusie 01 (11 tys. zł) i dla zatrudnionych o statusie 03 (145,6 tys. zł). Zobowiązania niewymagalne na koniec 2008 r. wyniosły 225,8 tys. zł i dotyczyły dodatkowego wynagrodzenia rocznego z pochodnymi oraz kosztów bieŝącego 8 obowiązek dostosowania budynku do wymagań ochrony przeciwpoŝarowej do końca 2007 r. wynikał z decyzji Komendanta Miejskiego PSP w Lublinie z 2005 r. 9 Zgodnie z porozumieniem z dnia r. w sprawie realizacji inwestycji pod nazwą Wykonanie przegród p.poŝ. klatek schodowych i montaŝ urządzeń oddymiających w budynku (...) w 2008 r. WIIH nie był zobowiązany do ponoszenia Ŝadnych wydatków, a w 2009 r. na kwotę ,88 zł, z zastrzeŝeniem iŝ środki finansowe zostaną zaplanowane w ustawie budŝetowej na 2009 r.

6 funkcjonowania WIIH. W badanym okresie nie wystąpiły zobowiązania wymagalne i nie płacono odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań. 4. Przeciętne zatrudnienie wyniosło 81 osób i było niŝsze od planowanego (89) oraz niŝsze od zatrudnienia w roku 2007 o 1 osobę. Planowane wydatki na wynagrodzenia zrealizowano w 100%, tj. w wysokości 2.684,2 tys. zł (z dodatkowym wynagrodzeniem rocznym 2.821,7 tys. zł). W 2008 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie wyniosło zł i zwiększyło się o 683 zł w stosunku do roku poprzedniego. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy odprowadzano terminowo i w prawidłowej wysokości. 10 Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zdarzeń gospodarczych pod datą ich wystąpienia, niezaleŝnie od terminu zapłaty. 2. Określenie w zasadach polityki rachunkowości oraz zasadach kontroli finansowej sposobów dokumentowania wstępnej kontroli zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, terminów granicznych księgowania dowodów do właściwych okresów sprawozdawczych. 3. Ewidencjonowanie w księgach rachunkowych rodzajów i numerów dowodów księgowych oraz ich dat, jeŝeli róŝnią się od dat operacji gospodarczych. 4. Zaciąganie zobowiązań i realizacja wydatków do wysokości ustalonej w planie. 5. Sporządzanie sprawozdań budŝetowych na podstawie zatwierdzonych zapisów księgowych. 6. Właściwe ewidencjonowanie wydatków w odpowiednich paragrafach klasyfikacji budŝetowej. 7. Naliczanie i egzekwowanie odsetek ustawowych od nieterminowych płatności dochodów budŝetu państwa. NajwyŜsza Izba Kontroli - Delegatura w Lublinie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Inspektora w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. 10 Kwota odprowadzonych w 2008 r. składek na ubezpieczenie społeczne wynosiła 765,7 tys. zł (401,3 tys. zł), na ubezpieczenie zdrowotne 210,5 tys. zł, na PFRON 31,5 tys. zł, na FP 65,2 tys. zł.

7 Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Lublinie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Z powaŝaniem