NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu

Transkrypt

1 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Poznań, dnia 16 listopada 2009 r. LPO /09 P/09/127 Pan Ryszard Nawrocki Prezes Zarządu Związku Międzygminnego Wodociągów i Kanalizacji w Koninie Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu skontrolowała Związek Międzygminny Wodociągów i Kanalizacji w Koninie, zwany dalej Związkiem w zakresie gospodarowania mieniem w latach (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 26 października 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK przekazuje Panu Prezesowi Zarządu Związku niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia negatywnie prawidłowość gospodarki finansowej Związku w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz dokonywania wydatków, wskazując jednocześnie na istotne nieprawidłowości w zakresie aktualizowania Statutu Związku. 1. Od 1992 r. Związek prowadził działalność statutową polegającą na eksploatacji urządzeń zbiorowego zaopatrzenia w wodę oraz studni publicznych i zbiorowych urządzeń kanalizacji sanitarnych a takŝe działalność usługowo inwestycyjną w ww. zakresie oraz w zakresie wspólnej eksploatacji i konserwacji wodociągów. W 1997 r. Zarząd Związku powołał jednoosobową Spółkę z o.o. pn. Zakład Usług Wodnych w Koninie, której przekazano w formie aportu, wycenionego na kwotę zł, mienie Związku. W 2007 r. uchwałą Zgromadzenia Związku została utworzona jednostka budŝetowa pn. Jednostka Realizująca Projekt (JRP). ul. DoŜynkowa 9H, Poznań tel.: (0-61) , fax: (0-61) , LPO@nik.gov.pl

2 W okresie objętym kontrolą Zarząd Związku gospodarował mieniem w postaci środków trwałych oraz nadzorował działalność Spółki, która gospodarowała mieniem Związku (grunty, budynki oraz pozostałe środki trwałe). 2. NIK zwraca uwagę, Ŝe w ostatniej zmianie Statutu, opublikowanej w dniu 28 marca 2001 r., wskazanych zostało niezgodnie ze stanem faktycznym 16 gmin tworzących Związek, podczas gdy statut powinien wymieniać 15 takich gmin. Uchwałą nr 132/IV/2004 z dnia 15 czerwca 2004 r. Zgromadzenie Związku postanowiło o zmianie Statutu polegającej na wykreśleniu Gminy Przykona oraz na przyjęciu Gminy Wilczyn. Do dnia zakończenia kontroli NIK o wprowadzeniu tej zmiany nie został poinformowany Wojewoda Wielkopolski. W związku z uchwałą Rady Gminy Malanów z dnia 20 lutego 2007 r. o wystąpieniu ze Związku, równieŝ nie zostały dotąd wprowadzone odpowiednie zmiany Statutu. Nieopublikowanie w dzienniku urzędowym zmian Statutu Związku stanowi naruszenie dyspozycji przepisu art. 13 pkt 3 ustawy z 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 68, poz. 449 ze zm.). NIK zwraca uwagę na brak przewidzianego w Statucie Związku regulaminu organizacyjnego oraz niewprowadzenie instrukcji kancelaryjnej wymaganej przepisami 1 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, ze zm.). 3. NIK negatywnie ocenia prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych kontrolowanej jednostki. ZastrzeŜenia NIK budzi kompletność dokumentu pn Polityka rachunkowości z dnia 16 marca 2006 r. (zmieniona 12 września 2006 r.). Dokument ten nie zawierał wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ze zm.) w punktach 1, 2, 3 lit. b i c oraz 4. Ustalenia kontroli wykazały, Ŝe księgi rachunkowe Związku za lata były prowadzone z naruszeniem przepisów o rachunkowości. W 2006 r. nie prowadzono księgi głównej. Było to niezgodne z dyspozycją art. 13 ust. 1 pkt. 2 ustawy o rachunkowości. Ponadto, w dzienniku za lata 2005 r. i 2006 r. nie były zachowane zasady: kolejności numeracji zapisów (łącznie w 9 miesiącach), chronologicznego ujęcia zdarzeń (łącznie 14 zapisów) oraz trwałości zapisów księgowych (zapis ołówkiem w pozycjach sumujących obroty na poszczególnych kontach). Nieprawidłowości te stanowiły naruszenie przepisów art. 14 ust. 1 i 2 oraz art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości. NIK negatywnie ocenia równieŝ niesporządzanie w latach zestawień obrotów i sald w okresach miesięcznych, co stanowiło naruszenie art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ponadto, w latach nie były prowadzone konta ksiąg pomocniczych oraz szczegółowa analityka do kont Zespołu 2 i konta 130, co stanowiło naruszenie art. 16 ust. 1 i art. 17 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości i było niezgodne z zasadami funkcjonowania tych kont opisanymi w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. (Dz. U. Nr 153, poz ze zm.), a takŝe zastępującego ww. akt, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów 2

3 jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz ze zm.). W księgach za 2007 r. i w I półroczu 2008 r. wykazany został stan naleŝności zawyŝony o kwotę zł, w związku z ujęciem uzyskanego poręczenia na koncie NaleŜności z tytułu dochodów budŝetowych. Nieprawidłowości te świadczyły o naruszeniu zasady rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych wyraŝonej w art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Ustalenia kontroli NIK wykazały równieŝ, Ŝe w 2008 r. nie wyodrębniono rachunku bankowego do wpłat wadiów i zabezpieczeń naleŝytego wykonania umów dokonanych na łączną kwotę ,90 zł. W 2008 r. zwrot wadium na łączną kwotę ,83 zł dokonany został bez odsetek bankowych, co było niezgodne z przepisami art. 46 ust. 4 i art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz ze zm.). Ponadto wpłaty te oraz poręczenie w kwocie ,00 zł zostały zaewidencjonowane z naruszeniem zasad funkcjonowania konta 130 określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ). Stosownie do ww. uregulowań powinny one zostać ujęte na koncie 139 Inne rachunki bankowe, zamiast na koncie 130 Rachunek bieŝący jednostki budŝetowej. 4. NIK negatywnie ocenia funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej dokumentów księgowych ustalonego w Instrukcji obiegu dokumentów Związku. Przeprowadzona w toku kontroli NIK, analiza 50 dowodów księgowych wykazała m.in. brak podpisu osoby odpowiedzialnej za stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (19 dowodów), zrealizowanie wydatków na podstawie 10 dowodów niezatwierdzonych do wypłaty przez osobę upowaŝnioną, zatwierdzenie do wypłaty 15 dowodów przez osobę nieupowaŝnioną, wypłatę wynagrodzeń z tytułu dwóch umów zleceń niepodpisanych przez osobę upowaŝnioną. 5. NIK negatywnie ocenia wywiązywanie się przez Zarząd Związku z obowiązków w zakresie sporządzania sprawozdawczości budŝetowej. W latach nie zostały sporządzone miesięczne sprawozdania budŝetowe, podczas gdy obowiązek taki określony został w 4 pkt 2 lit. a oraz 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Z kolei sporządzone roczne sprawozdania budŝetowe Zarząd Związku przesłał do Regionalnej Izby Obrachunkowej (RIO) z naruszeniem terminów ustalonych w załącznikach do obowiązujących w danym okresie rozporządzeń Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (na 69 skontrolowanych sprawozdań budŝetowych, 23 sprawozdania przesłane zostały z opóźnieniem wynoszącym od jednego do sześciu dni). Ustalenia kontroli NIK wykazały sporządzanie sprawozdań niezgodnie z ewidencją księgową oraz z przepisami obowiązujących rozporządzeń Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Nierzetelne sporządzanie sprawozdań dotyczyło: niewykazania kwoty zł przypisanych naleŝności (sprawozdanie Rb-27S za 2005 r.), zaniŝenia o ,47 zł kwoty naleŝności pozostałych do zapłaty (Rb 27S za 2007 r.) oraz niewykazania nadpłat w kwocie ,80 zł (Rb-ST za 2008 r.) na skutek nieprawidłowego 3

4 zaokrąglenia do pełnych złotych. Ponadto, zawyŝona została kwota środków na rachunku bankowym (o ,07 zł, wykazana w sprawozdaniu Rb-27S za I półrocze 2009 r.), zaniŝona kwota zaległości o ,54 zł - w bilansie jednostki budŝetowej Związku za 2008 r., pozycję sumy obce zaniŝono o ,07 zł, a w bilansie z wykonania budŝetu Związku za 2008 r. zawyŝone zostały pozycje: środki pienięŝne o ,07 zł i pozostałe zobowiązania - o ,07 zł. W 10 pozycjach bilansowych (w bilansach otwarcia na 2006 r., 2007 r. i 2009 r.), rozbieŝności w stanach na dzień zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych wyniosły łącznie ,84 zł, co stanowiło naruszenie zasady ciągłości wyraŝonej w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły równieŝ rozbieŝności w kwotach wykazanych w bilansach jednostki budŝetowej Związku (31 grudnia 2006 r. i 31 grudnia 2007 r.), gdyŝ w siedmiu pozycjach wykazane kwoty zostały zawyŝone łącznie o 775,30 zł. NIK zwraca uwagę na fakt, Ŝe zgodnie z dyspozycją art. 18 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114), naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest wykazanie w sprawozdaniu budŝetowym danych niezgodnych z ewidencją księgową. 6. ZastrzeŜenia NIK dotyczą równieŝ niezatrudnienia w okresie od 3 września 2007 r. do 31 maja 2009 r. pracownika na stanowisku głównego księgowego Związku, co stanowiło naruszenie art. 45 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Wbrew dyspozycji ww. przepisów zadania głównego księgowego zostały powierzone księgowemu zatrudnionemu na podstawie umowy zlecenia. 7. NIK negatywnie ocenia niepodejmowanie działań windykacyjnych w celu uzyskania zaległych naleŝności z tytułu składek członkowskich na łączną kwotę ,20 zł, pomimo upływu od 91 dni do 638 dni od terminu ich wymagalności. Dopiero w trakcie kontroli NIK jeden z dłuŝników (Urząd Gminy Turek) uregulował zaległe naleŝności na łączną kwotę ,22 zł. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczą równieŝ niezgodnego z postanowieniami uchwały Zgromadzenia Związku nr IV/161/2007 z dnia 17 września 2007 r. ustalenia wysokości składek członkowskich na 2009 r. Skutkiem tego, w przypadku 5 gmin składki zaniŝono o łączną kwotę ,67 zł, a w przypadku 9 gmin zostały zawyŝone o łączną kwotę ,7 zł. Według Prezesa Zarządu Związku rozbieŝności te wynikały ze zmiany wskaźników udziału gmin w kosztach inwestycji. NIK zwraca jednak uwagę na to, Ŝe zmiany te nie zostały przyjęte przez właściwe organy Związku. 8. Ustalenia kontroli NIK wykazały równieŝ nieprawidłowości w realizacji wydatków Związku. Na skutek zawarcia w grudniu 2004 r. umowy z firmą Envirotech sp. z o.o. zaciągnięte zostało zobowiązanie na łączną kwotę zł, pomimo braku stosownego upowaŝnienia, o którym mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. e w związku z art. 69 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz ze zm.). Płatności za II i III etap umowy w łącznej kwocie ,4 zł, zostały zrealizowane przed dostarczeniem kompletnej dokumentacji projektowej i pozwoleń na budowę, z czego dwa pozwolenia na budowę zostały dostarczone po podpisaniu protokołu odbioru (po upływie 5 i 20 dni). Jednego z pozwoleń na budowę sieci wodociągowej Chełmno-Chruścin 4

5 wykonawca nie dostarczył do dnia zakończenia kontroli NIK, pomimo, Ŝe od daty podpisania protokołu końcowego upłynęło juŝ 1010 dni. Stanowiło to naruszenie postanowienia 5 umowy z wykonawcą. Ponadto, Zarząd Związku nie wyegzekwował od Envirotech sp. z o.o. kary umownej w wysokości zł, w związku z opóźnieniem w realizacji II i III etapu umowy wynoszącym odpowiednio 50 dni i 58 dni ( 10 ust. 1 i ust. 5 umowy). NIK zwraca uwagę na fakt, Ŝe zgodnie z dyspozycją art. 5 ust. 1 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niedochodzenie naleŝności jednostki sektora finansów publicznych. W latach (do 17 grudnia) Zarząd Związku wbrew postanowieniom uchwały Zgromadzenia Związku z 27 października 2005 r. wydatkował na wypłatę diet dla członka Zarządu Związku łącznie ,0 zł. W uchwale stawkę diety ustalono w wysokości 150,0 zł, podczas gdy dieta ta wypłacona została według stawki 200,0 zł. Z opóźnieniem wynoszącym od jednego do ośmiu dni w latach (I półrocze) odprowadzono siedmiokrotnie składki na ubezpieczenie zdrowotne (łącznie 2.068,14 zł). Było to niezgodne z przepisem art. 87 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. w sprawie świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz ze zm.). NIK zwraca uwagę, Ŝe zgodnie z dyspozycją art. 14 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, nieterminowe odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne wyczerpuje znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych. 9. NIK negatywnie ocenia nieprzeprowadzenie inwentaryzacji naleŝności Związku drogą potwierdzenia sald według stanu na 31 grudnia roku 2006, 2007 i 2008 (wartość księgowa naleŝności wynosiła odpowiednio: 1.641,0 zł, ,68 zł i ,68 zł). Nieprawidłowość ta stanowiła naruszenie przepisu art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji lub przeprowadzenie jej niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości wyczerpuje znamiona czynu określonego w art. 18 pkt 1 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. 10. Z naruszeniem terminów wynikających z przepisów art. 121 ust. 1 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz ze zm. i Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) i art. 181 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz ze zm.), Zarząd przedstawił Zgromadzeniu Związku trzy projekty planów finansowych, a RIO - pięć projektów. 11. ZastrzeŜenia NIK budzi równieŝ prawidłowość danych zawartych na stronie podmiotowej Związku w Biuletynie Informacji Publicznej. Informacje upublicznione były niepełne i nie spełniały wymogów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. f w związku z art. 4 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz ze zm.). Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Podjęcie inicjatywy w celu wprowadzenia zmian Statutu Związku i doprowadzenia zgodności jego postanowień ze stanem faktycznym. 5

6 2. Podjęcie działań w celu wprowadzenia regulaminu organizacyjnego i instrukcji kancelaryjnej Związku. 3. Podjęcie działań w celu zapewnienia: - prowadzenia ksiąg rachunkowych Związku zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz uregulowaniami wewnętrznymi Związku, a takŝe wyeliminowanie nieprawidłowości w tym zakresie, - dokonywania wpłat wadiów i zabezpieczeń naleŝytego wykonania umów na wydzielony rachunek bankowy oraz prawidłowego ewidencjonowania tych zdarzeń w księgach rachunkowych, - prowadzenia kontroli dowodów księgowych zgodnie z procedurami określonymi w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Związku, - prawidłowego pobierania dochodów i dokonywania wydatków Związku, - prawidłowej wypłaty diet członkom Zarządu, - rzetelnego sporządzania sprawozdań budŝetowych i finansowych. 4. Prowadzenie działań windykacyjnych bez zbędnej zwłoki. 5. Rozliczanie umów zgodnie z ich postanowieniami. 6. Terminowe regulowanie składek ZUS. 7. Prawidłowe przeprowadzanie inwentaryzacji naleŝności Związku. 8. Zapewnienie terminowego przedkładania Zgromadzeniu Związku oraz RIO projektów planów finansowych (wraz z informacją o stanie mienia) stosownie do wymogów określonych w ustawie o samorządzie gminnym oraz w ustawie o finansach publicznych. 9. Upublicznianie na stronie internetowej BIP Związku wszystkich informacji wymaganych ustawą o dostępie do informacji publicznej. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Prezesa Zarządu Związku, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Prezesowi Zarządu Związku prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Poznaniu umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 6