Urząd Miejski w Gliwicach. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Gliwicach Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego KAW /08 Gliwice, dnia 'J [],j ()(][] PROTOKÓŁ Z KONTROLI przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków u; w tym zgodności dokonywania wydatków z planem finansowym. I. Charakterystyka jednostki kontrolowanej. 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 2 w Gliwicach przy ul. Partyzantów 25, Gliwice. 2. Forma prawna podmiotu: jednostka budżetowa. 3. Kierownik jednostki kontrolowanej: mgr Jolanta Stąpó II. Dane dot. przebiegu kontroli. 1. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli: art. 187 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 nr 249 poz z późn. zm.), zarządzenie organizacyjne PM-30/06 z dnia 19 maja 2006 w sprawie zasad przeprowadzania kontroli przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego (z późn. zm.), zarządzenie Prezydenta Miasta Gliwice nr KAW /08 z dnia 13 marca 2. Termin przeprowadzenia kontroli: od dnia 26 do 28 marca 3. Osoby przeprowadzające kontrolę: mgr Arkadiusz Allamoda. 4. Kontrolą objęto wydatki i zaciągnięte zobowiązania w (w ilości 41 operacji i w wysokości ,81 zł) stanowiące 11,5 % planowanych wydatków w, pod kątem przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, w tym zgodności dokonywanych wydatków z planem finansowym. Wysokość kwoty objętej kontrolą wynikająca z zawartych umów zleceń wynosi 251,00 zł. Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice SEKRETARIAT WYDZIAŁU KAW TEL

2 Protokół z kontroli nr KAW /08 III. U stalenia kontrolne. Gospodarka finansowa jednostki w oparta została o plany finansowe (wraz ze zmianami): dla działalności podstawowej ,00 zł, dla dochodów własnych z tyt. umów dotyczących wynajmu pomieszczeń szkolnych zł, dla dochodów własnych z tytułu wydawania legitymacji służbowych ,00 zł. Łącznie na dzień kontroli jednostka zaplanowała w środki na wydatki w wysokości ,00 zł (zał. nr 1). Na dzień 20 marca jednostka zrealizowała wydatki w ramach konta podstawowego w wysokości ,38 zł (zał. nr 2). W celu zapewnienia, że zaciąganie zobowiązań i wydatkowanie środków jest zgodne z faktycznymi potrzebami jednostki i mieści się w zatwierdzonym planie finansowym jednostka kontrolowana stosuje następujące procedury: a) zakres czynności głównego księgowego przewiduje czynności, o których mowa w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, b) wyznaczono inne niż kierownik jednostki osoby upoważnione do: zatwierdzania dokumentów do wypłaty; powyższe dotyczy pracownika zatrudnionego na stanowisku głównego księgowego; dokumenty zatwierdzane są jednocześnie przez dyrektora jednostki i głównego księgowego, c) ustalono odpowiednią kolejność dokonywania kontroli merytorycznej, formalno - rachunkowej oraz zatwierdzania operacji do wypłaty, d) określono, na czym polegają poszczególne rodzaje kontroli, e) odpowiedni pracownicy jednostki zostali poinformowani o ww. procedurach. Jednostka zaciągała m. in. następujące zobowiązania i dokonywała następujących wydatków w ynagrodzenia osobowe nr W B kwota złl rodzaj wydatku podstawa w ydatkow ania środków N r 1 z dnia W ynagrodzenie pedagogów za m iesiąc Listy płac za m iesiąc styczeń. dow. stycznia ,67 styczeń 4/1/, N r 14 z dnia 29 stycznia N rl4 z d n ia 2 9 stycznia N r 17 z dnia 1 lutego N r 32 z dnia 27 lutego 5.157, , , , , , ,89 W ynagrodzenie pedagogów za godziny ponadw ym iarow e w m iesiącu styczniu W ynagrodzenie adm inistracji i obsługi za miesiąc styczeń W ynagrodzenie pedagogów za m iesiąc luty W ynagrodzenie pedagogów za godziny ponadwym iarowe w m iesiącu lutym Listy płac za m iesiąc styczeń r dow. 51/1/. Listy płac za m iesiąc styczeń, dow. 48/1/, Listy płac za m iesiąc luty, dow. 63/11/. Listy płac za m iesiąc luty, dow. 121/11/. N r 32 z dnia 27 lutego 4.476,13 zł 2.696,12 W ynagrodzenie adm inistracji i obsługi za m iesiąc luty Listy płac za m iesiąc luty, dow. 119/11/. 2

3 Protokół z kontroli nr KAW /08 N r 35 z dnia 1 m arca , ,66 W ynagrodzenie pedagogów za miesiąc m arzec Listy płac za m iesiąc m arzec. dow. 133/111/, Razem ,93 W B nr 20 z dnia 7 lutego 125, w ynagrodzenia bezosobowe nr W B kwota [zł rodzaj wydatku podstawa w ydatkow ania środków W ynagrodzenie od um owy zlecenie nr 1/ WB nr 40 z dnia 7 m arca r 125,50 Razem 251,00 W ynagrodzenie od um owy zlecenia nr 2/ Rachunek z dnia do um ow y zlecenie nr 1/ z dnia 1 stycznia Term in zapłaty wg um ow y po w ystaw ieniu rachunku przez Z leceniobiorcę R achunek z dnia 3 m arca do um owy zlecenia nr 2/ z dnia 1 lutego Term in zapłaty wg um ow y po w ystaw ieniu rachunku przez Z leceniobiorcę zakup m ateriałów i wyposażenia nr W B kwota [zł rodzaj wydatku podstawa w ydatkow ania środków N r 21 z dnia 8 lutego N r 22 z dnia 11 lutego N r z dnia 13 lutego. N r 28 z dnia 22 lutego WB nr 23 z dnia 13 lutego Razem 1.149,59 146,30 M ateriały instalacyjne Faktura nr FV G L /08/ z dnia 25 stycznia, term in płatności 8 luty 116,40 M ateriały gospodarcze Faktura nr 43/01/08 z dnia 28 stycznia, term in płatności 11 luty 97,60 Toner do kserokopiarki Faktura nr 12/08 z dnia 31 stycznia, term in płatności 14 luty 184,83 W orki na śmieci Faktura nr 0050/08/FV S z dnia 8 lutego, termin płatności ,46 Środki czystości Faktura vat 98/08 z dnia 30 stycznia, term in zapłaty 13 luty zakup energii nr W B kwota zł] rodzaj wydatku podstawa w ydatkow ania środków N r 30 z dnia 25 lutego N r 26 z dnia 20 lutego N r 48 z dnia 20 marca N r 28 z dnia 22 lutego ,58 Gaz Razem ,22 248,30 W oda 371,40 W oda 4.515,94 Energia elektryczna Faktura vat nr H SW O /FB /23// z dnia 31 stycznia oraz um ow a nr 25/07 z dnia 3 w rześnia 2007, term in płatności 25 luty Faktura vat nr 005/002597/ z dnia 31 stycznia, oraz um ow a nr 25/07 z dnia 3 w rześnia term in płatności 20 luty Faktura vat nr 005/005315/ z dnia 29 lutego, oraz um ow a nr 25/07 z dnia 3 w rześnia 2007, term in płatności 20 m arca Faktura vat nr U /01/ /0408R z dnia 29 stycznia, oraz um ow a nr 25/07 z dnia 3 w rześnia 2007, term in płatności 22 luty zakup usług rem ontowych nr W B kwota [zł rodzaj wydatku podstawa wydatkowania środków N r 13 z dnia 28 stycznia 1.464,00 Przegląd kotłowni gazowej Faktura nr 3/01/ z dnia 14 stycznia, term in płatności 28 stycznia N r 28 z dnia 305,00 Usunięcie awarii instalacji C.O. Faktura nr 15/ z dnia 15 lutego, termin a ( 3

4 Protokół z kontroli nr KAW /08 22 lutego Razem 1769,00 płatności 22 lutego WB 33 nr z dnia 28 lutego N r 48 z dnia 20 m arca N r 24 z dnia 15 lutego N r 27 z dnia 21 lutego zakup usług pozostałych nr W B kwota [zł] rodzaj wydatku podstaw a w ydatkow ania środków Faktura vat nr z dnia 7 lutego, 295,71 W ywóz odpadów kom unalnych termin płatności 28 lutego 477,67 Odprow adzenie ścieków 329,40 340,01 Razem 1442,79 Dzierżaw a nadajnika radiow ego (usługi w zakresie m onitoringu) U sługa konfiguracji i aktualizacji oprogram owania Faktura vat nr 005/005315/ z dnia 29 lutego, oraz um ow a nr 25/07 z dnia 3 września 2007, term in płatności 20 m arca Faktura vat nr 330/02/ z dnia 1 lutego, termin płatności 15 lutego Faktura vat nr 94/K / z dnia 7 lutego, termin płatności 21 lutego zakup usług dostępu do sieci Internet nr W B kwota [zł] rodzaj wydatku podstaw a w ydatkow ania środków WB nr 34 z dnia 29 lutego WB nr 45 z dnia 17 m arca 488,00 488,00 Razem 976,00 A bonam ent za dostęp do Internetu za m iesiąc 11/08 Faktura vat nr B z dnia 15 lutego, term in płatności 29 luty A bonam ent za dostęp do Internetu za miesiąc 11/08 Faktura vat nr B z dnia 3 m arca, termin płatności 17 m arca opłaty z tytułu zakupu usług telekom unikacyjnych telefonii stacjonarnej nr W B kwota [zł 1 rodzaj wydatku podstaw a w ydatkow ania środków WB nr 33 z dnia 28 lutego WB nr 13 z dnia 28 stycznia 1079,74 486,86 Razem 1566,60 A bonam ent oraz połączenia za miesiąc styczeń Rozm ow y telefoniczne za m iesiąc grudzień 2007 oraz abonam ent za m iesiąc 1/08 Faktura vat nr FK A /002/08 z dnia 14 lutego, term in płatności 28 luty Faktura vat nr FK A /001/07 z dnia 14 stycznia, term in płatności 28 stycznia zakup m ateriałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych nr W B kwota [zł] rodzaj wydatku podstaw a wydatkow ania środków WB nr 25 z dnia 19 lutego WB nr 43 z dnia 14 m arca Razem 311,68 172,72 Papier do kserokopiarki. Faktura vat nr FA /000586/ z dnia 5 lutego, term in płatności 19 luty 138,96, Papier do kserokopiarki. Faktura vat nr F A / / z dnia 29 lutego r term in płatności 14 m arca

5 Protokół z kontroli nr KAW / zakup akcesoriów kom puterow ych, w tym program ów i licencji nr W B kwota [zł] rodzaj wydatku podstawa w ydatkow ania środków WB nr 17 z dnia 1 lutego 149,00 N ośnik Office 2007 STD Faktura vat nr 88/01/z dnia 18 stycznia, term in płatności 1 luty, Razem 149, szkolenia pracow ników nie będących członkami korpusu służby cywilnej nr W B kwota zl rodzaj wydatku podstawa w ydatkow ania środków W B nr 23 z dnia 13 lutego WB z dnia 3 m arca 30,00 Opłata za szkolenie Rachunek nr 54/ z dnia 13 lutego, term in płatności 13 lutego 20,00 Opłata za szkolenie R achunek nr 89/ z dnia 6 m arca, term in płatności 6 bm arca Razem 50, stypendia dla uczniów nr W B kwota [zł] rodzaj wydatku podstawa w ydatkow ania środków W B nr 40 z dnia 7 m arca 500,00 Stypendia dla uczniów D ecyzja D yrektora ZSO nr 2 z dnia 6 m arca r., jak i tu w inien być dow ód je t tylko lista zatw ierdzona przez dyrektora Razem 500,00 Jednostka zawarła m. in. następujące umowy: umowa zlecenie nr 1 i 2/ z dnia 1 stycznia i 1 lutego na wykonanie czynności inspektora bhp w ZSO nr 2; umowy zostały kontrasygnowane przez głównego księgowego; wynagrodzenie ustalono i wypłacono w kwocie 125,50 zł miesięcznie. 1. Ww. zaciągnięte zobowiązania oraz dokonane wydatki mieszczą się w planie finansowym jednostki, a fakt ten został potwierdzony przez głównego księgowego przed wydatkowaniem środków lub zaciągnięciem zobowiązań. 2. Wydatki zakwalifikowano do właściwych rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej. 3. Wydatkowanie środków obywa się na podstawie dokumentów: - objętych kontrolą merytoryczną i formalno-rachunkową przez upoważnione osoby, - zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby po przeprowadzeniu kontroli jw. za wyjątkiem przypadków opisanych poniżej (pkt 1 uwag). 4. Dokonane wydatki i zaciągnięte zobowiązania służą prawidłowemu funkcjonowaniu jednostki i realizowanym przez jednostkę zadaniom. Uwagi. 1. Przypadki dokonywania kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzania do wypłaty po dokonaniu wydatku, co jest niezgodne z ustaleniami wynikającymi z obowiązujących w jednostce Procedur kontroli pod względem legalności, celowości i gospodarności w dysponowaniu środkami publicznymi w ZSO nr 2 w Gliwicach z dnia 20 października 2003 ; ustalona niezgodność dotyczy: rachunku nr 54/ z dnia 13 lutego na kwotę 30,00 zł (dow. nr 95), który został uregulowany dnia 13 lutego ; kontrolę dowodu oraz zatwierdzenie do wypłaty przeprowadzono dnia 20 lutego, rachunku nr 89/ z dnia 6 marca na kwotę 20,00 zł (dow. nr 156); który został uregulowany dnia 6 marca ; kontrolę dowodu oraz zatwierdzenie do wypłaty przeprowadzono dnia 18 marca ; 5

6 Protokół z kontrołi nr KAW /08 tytułem zapłaty wystawionych rachunków było uczestnictwo w szkoleniu organizowanym prze GOM (zał. nr 3 i 4); na dow. nr 95 dotyczącym uregulowania zapłaty na kwotę 30,00 zł w opisie dokonanego przelewu środków finansowych nieprawidłowo określono nazwę kontrahenta; zamiast Gliwicki Ośrodek Metodyczny wskazano Młodzieżowy Dom Kultury; środki przekazano na właściwy numer konta; w złożonych na okoliczność kontroli wyjaśnieniach Dyrektor jednostki potwierdził opisany stan faktyczny (zał. nr 5) wskazując zarazem, że wydatek nastąpił jeszcze przed wystawieniem rachunku przez GOM, co narusza zasady określone w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych; w złożonych wyjaśnieniach brak uzasadnienia dla odstępstwa od obowiązujących w jednostce procedu 2. Brak ustalenia terminu płatności na umowach zlecenia nr 1 i 2 z dnia 1 stycznia oraz 1 lutego dotyczących pełnienia funkcji szkolnego inspektora bhp w okresie od stycznia do lutego (zał. nr 6); zgodnie ze złożonym wyjaśnieniem, na podstawie decyzji Dyrektora jednostki realizacja płatności następowała w terminie 7 dni od wystawienia rachunku; warunki kolejno zawartej umowy na miesiąc marzec zostały uzupełnione o uregulowania dotyczące obowiązującego terminu płatności (zał. nr 7). IV. Uprawnienia jednostki kontrolowanej. Stwierdza się, że kierownik jednostki kontrolowanej został poinformowany o: a) przysługujących mu w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu uprawnieniach dotyczących możliwości złożenia: pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybień, pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole, odwołania do naczelnika wydziału KAW w przypadku nieuwzględnienia tych zastrzeżeń przez kontrolującego, pisemnego wyjaśnienia przyczyn odmowy podpisana protokołu. b) skutkach nie złożenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole lub pisemnych wyjaśnień o przyczynach odmowy podpisania protokołu, polegających na uznaniu, iż zapisy protokołu stanowią podstawę do dokonania oceny kontrolowanego obszaru działania jednostki i wydania zaleceń pokontrolnych. V. Postanowienia końcowe. Wyniki kontroli ustalono na podstawie informacji zebranych w trakcie kontroli oraz dokumentacji stanowiącej załączniki do PROTOKOŁU KONTROLI. Wykaz załączników do PROTOKOŁU KONTROLI oraz załączniki stanowią integralną część protokołu. Załączniki pozostawia się jedynie w aktach sprawy pozostających w wydziale Kontroli i Audytu Wewnętrznego. S \ Na tym protokół zakończono. Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu^ dla jednostki kontrolowanej oraz Urzędu Miasta. Kontrola została odnotowana w księdze kontroli (zał. nr 8). Gliwice, dnia v D Y & EM O R SfZKOŁY G łów ny S p e c ja lis ta m g r A rka d iu sj...'ing f jki&tjići' ' 'cąpór (podpis kierow nika jednostki Kontrolowanej) g łó w n y k s ię g o w y Jkfa]<ejtw Maria Aleksiejew (podpis kontrolującego) (podpis głów nego księgow ego jednostki kontrolow anej) 6

7 Protokół z kontroli nr KAW /08 WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW 1. Plany wydatków dla działalności podstawowej oraz dla dochodów własnych na 2. Zestawienie stanu konta Dow. nr 95/11/ Dow. nr 158 i 156/111/ Wyjaśnienie w sprawie zapłaty zobowiązań. 6. Umowa zlecenia nr 1 i Wyjaśnienie w sprawie zawartych umów zleceń. 8. Wyciąg z księgi kontroli potwierdzający dokonanie wpisu. 7

8 Prezydent Miasta Gliwice KAW /08 Gliwice, dnia Pani mgr Jolanta Stąpór Dyrektor Zespołu Szkół Prezydent M iasta ul Zwycięstwa Gliwice Tel +48 (32) F a\ +48 (32) pm@um gllwice pl Ogólnokształcących nr 2 ul. Partyzantów 25 w Gliwicach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul Zwycięstw a Gliwice Tel -:4S (32) Fax -MS (32) biuio Obsługi Interesantom + 48(32) (32) '-48 (32) wvvw.um.gliwice.pl Urząd Miejski w Gliwicach posiada systemy: zarządzania jakością wg ISO 9001 zarzadzania BHP wg PN-N zarządzania środowiskowego wg ISO dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 26 do 28 marca w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 2 w Gliwicach przez pracownika wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta nr KAW /08 z dnia 13 marca Kontrola prowadzona była jako kontrola dokumentalna i wyrywkowa. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 17 kwietnia Temat kontroli Przestrzeganie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w w tym zgodność dokonywania wydatków z planem finansowym. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Z uwagi na niżej opisane nieprawidłowości poprawy wymaga przestrzeganie realizacji procedur w zakresie wydatkowania środków. W pozostałym zakresie objętym kontrolą nie wnosi się uwag. Wnioski i zalecenia. Poniżej przedstawiam uchybienia stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem zalecenia zmierzające do ich eliminacji w przyszłości.

9 Wystąpienie pokontrolne dotyczące kontroli KAW /08 1. Dokonywanie kontroli dowodów księgowych w sposób niezgodny z ustaleniami wynikającymi z obowiązujących w jednostce Procedur kontroli pod wzglądem legalności, celowości i gospodarności w dysponowaniu środkami publicznymi w ZSO nr 2 w Gliwicach. Niezgodność polegała na przeprowadzeniu kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz zatwierdzeniu do wypłaty po faktycznym dokonaniu wydatku. Zalecenie nr 1 Przestrzegać obowiązujących w jednostce procedur kontroli. 2. Brak ustalenia terminów płatności na zawartych umowach zlecenia. Zalecenie nr 2 Z uwagi na przekazane przez jednostkę informacje dotyczące uzupełnienia w treści umów brakujących ustaleń, odstępuję od wydania zalecenia w tym zakresie. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosku pokontrolnego należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosku zawartego w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. I Up. Prezydenta Miasta An 1rzei Karasiński 2

10 ul. Partyzantów 25, GLIWICE te l./fa x (0 3 2 ) NIP REGON Gliwice, Zi>0 z - 094/ ł/m oś Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Gliwicach Odpowiadając na wystąpienie pokontrolne (KAW /08 z dnia ) dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 26 do 28 marca, dyrektor szkoły informuje, że: zalecenie nr 1 - Przestrzegać obowiązujących w jednostce procedur kontroli - w jednostce będą przestrzegane procedury kontroli. Od dnia kontroli wprowadzono zasadę niepłacenia za usługi przed wystawieniem faktury. Warunkiem zapłaty jest przeprowadzenie kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenie do zapłaty. DYREKTOR SZKOŁY