INSTRUKCJA OBSŁUGI APLIKACJI HERMES 2008 (egzamin zawodowy)

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBSŁUGI APLIKACJI HERMES 2008 (egzamin zawodowy) OKE ŁÓDŹ

2 Wstęp Szanowni Państwo Przekazujemy program komputerowy Hermes 2008, działający w środowisku Windows. Aplikacja umożliwia wprowadzanie: danych o szkole jako jednostce samodzielnej, danych o szkołach w zespole szkół (wszystkie dane dla szkół w zespole należy wprowadzać w tej samej aplikacji dodając kolejne szkoły), danych o szkole jako ośrodku egzaminacyjnym, danych egzaminacyjnych o uczniach. Powyższe dane są wymagane przez okręgowe komisje egzaminacyjne w celu przeprowadzenia egzaminu zawodowego. Niniejszy przewodnik zawiera instrukcje i ilustracje dotyczące instalacji i użytkowania programu Hermes Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po wprowadzeniu identyfikatora szkoły oraz klucza szyfrującego. Zalecane jest zapoznanie się z treścią całej instrukcji przed przystąpieniem do pracy z aplikacją Hermes 2008, ponieważ ułatwi to późniejsza pracę. 2

3 Instalacja programu W celu prawidłowej instalacji programu Hermes 2008 należy wykonać następujące czynności: 1. Odinstalować poprzednią wersję programu Start -> Programy -> Hermes -> uninstall. 2. Uruchomić plik Hermes_-ponadgim_2008w00.exe i postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie (Rys.1). Rys.1 Wskazana jest zamiana domyślnego miejsca instalacji np.(hermes_2008_ponadgim). Aby zmienić domyślne miejsce instalacji programu należy kliknąć przycisk Przeglądaj i wybrać nową lokalizację. 3. W celu rozpoczęcia instalacji należy kliknąć przycisk Start. 4. Po zakończeniu procesu instalacji pojawi się okno (Rys. 2). Po kliknięciu przycisku OK zostanie uruchomiona aplikacja Hermes. Jeśli nie chcemy uruchamiać jej zaraz po instalacji należy odznaczyć pole. Rys. 2 3

4 Uruchomienie programu W celu uruchomienia programu należy kliknąć Start -> Programy-> Hermes-> Uruchom aplikację Hermes_ponadgim_2008. Po wykonaniu czynności ujrzymy okno programu (Rys. 3). Rys. 3 Aby wprowadzić dane dla nowej sesji egzaminacyjnej należy wybrać Plik ->Nowy. Użytkownik zostanie wtedy poproszony o wprowadzenia identyfikatora, klucza, roku (w którym się odbywa egzamin) i sesji. (Rys. 4). Rys. 4 Program sprawdza poprawność wpisanego identyfikatora szkoli i klucza. Prawidłowo wprowadzone identyfikator i klucz zostaną wyświetlone na czarno i uaktywniony zostanie przycisk OK, w przeciwnym razie element wprowadzony błędnie zostanie wyróżniony kolorem czerwonym. Wprowadzanie i edycja danych Po wpisaniu identyfikatora i klucza zostanie wyświetlone okno (Rys. 5) umożliwiające wprowadzanie i edycję danych. W przypadku technikum i szkół policealnych posiada ono cztery zakładki Szkoła, Zawody k., Oddziały i Uczniowie, dla zasadniczych szkół 4

5 zawodowych występuje dodatkowo zakładka Ośrodki (Rys. 5a). Należy kolejno wypełnić pola wymagalne w każdej zakładce oraz we wszystkich polach wybieranych za pomocą menu po prawej stronie. Rys. 5 Rys. 5a W celu wpisania danych należy kliknąć kursorem na wybrane pole. W dolnym oknie pojawią się informacje dotyczące wybranego pola. Dane te można uzyskać także po wciśnięciu klawisza F1 (po wybraniu określonego pola). Zostanie wtedy wyświetlone następujące okno (Rys. 6). Rys. 6 5

6 Po ulokowaniu kursora w określonym polu pojawia się jego pełna nazwa. Poszczególne pola zależnie od informacji, które powinny zawierać są wymagalne lub nie. Pole, którego wypełnienie nie jest konieczne ma białe tło. Pole, które musi zostać wypełnione oznaczone jest czerwoną linią. Istnieją także pola wypełniane według maski w celu ujednolicenia wpisu. Są one także wymagane bądź nie (np. pole telefon - Rys. 7). Rys.7 Dane w polu wyświetlone w kolorze czarnym uznawane są przez program za właściwe. Jeśli po wypełnieniu danego pola dane w nim zawarte zostaną wyświetlone w kolorze niebieskim, należy sprawdzić ich poprawność, ponieważ ich zawartość budzi wątpliwości. Wpis w kolorze czerwonym, przekreślony uznawany jest za błędny. W tym ostatnim przypadku niemożliwy jest eksport danych do pliku. Uwaga: nie wpisujemy do pól niewymagalnych sformułowań brak, nie dotyczy lub nie ma, gdy nie chcemy wprowadzać w te pola danych pozostawiamy je niewypełnionymi. Zakładka Szkoła Zawiera informacje dotyczące danej jednostki m.in. takie jak nazwa i rodzaj placówki, dane teleadresowe, położenie, nazwisko dyrektora, przewodniczącego SZE oraz rodzaj i nazwę organu prowadzącego. Aby pojawiły się odziały w zakładce Odziały należy wskazać oznaczenie ostatniej klasy zgłoszonej do egzaminu zawodowego, oraz w przypadku zgłoszenia uczniów poprawiających, oddział/y dodatkowy/e. Ponadto należy wybrać ilość zawodów kształconych w szkole, co spowoduje pojawienie się odpowiedniej ilości pozycji w zakładce Zawody k.. W zasadniczej szkole zawodowej należy dodatkowo wybrać ilość ośrodków praktycznego kształcenia zawodu, co spowoduje pojawienie się odpowiedniej ilości pozycji w zakładce Ośrodki. Zakładka Zawody k. Zawiera informacje o zawodach kształconych w szkole. Ilość zawodów wybiera się w zakładce Szkoła. Istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kodu zawodu lub wybraniu go z listy po wciśnięciu F2. Zakładka Ośrodki (występuje tylko w zasadniczej szkole zawodowej) Zawiera informacje dotyczące ośrodków praktycznej nauki zawodu. Zalecamy wpisywanie ośrodków praktycznej nauki zawodu tylko dla młodocianych pracowników. Zakładka Oddziały Zawiera informacje o liczbie oddziałów oraz liczbie zdających w poszczególnych oddziałach. Pole oddział Istnieje / Nie istnieje pozostawia się bez zmian chyba, że w danej placówce numeracja oddziałów nie jest ciągła np.: A, C, D. Wprowadzamy wówczas brakujące oddziały zaznaczając Nie istnieje, dla użytego przykładu byłby to oddział B. 6

7 Zakładka Uczniowie Zawiera informacje o uczniach oraz zdawanych przez nich egzaminach. Uczniowie pogrupowani są w oddziałach (Rys. 8). Rys. 8 W polu! należy pozostawić "+" jeśli pod danym numerem w dzienniku jest wpisany uczeń lub wybrać "-" jeśli pod danym numerem w dzienniku uczeń został wykreślony. Pole Ośrodek jest aktywne tylko w przypadku młodocianego pracownika. W celu wpisania ośrodka można skorzystać z klawisza F2 i wybrać ośrodek z listy ośrodków wcześniej wprowadzonych w zakładce Ośrodki. W polu Etap należy wybrać ten/te, do którego/ych uczeń przystępuje w danej sesji. W polu Sala etap pisemny Należy podać numer sali, w której uczeń będzie zdawał etap pisemny egzaminu zawodowego. Analogiczne należy wypełnić pole Sala - etap praktyczny (Rys. 8a). Nie dotyczy ono zawodów robotniczych. Należy zatem jednoznacznie ponumerować sale do celów egzaminacyjnych. (Istnieje możliwość wprowadzania co najwyżej trzyznakowych oznaczeń liczbowych, np. 1, 23, 152, ). W polu Suplement wybrać opcję zgodną z wnioskiem ucznia zawartym w deklaracji przystąpienia do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Większość pól nie wymaga komentarza, pomocą służy tu również żółte pole podpowiedzi. Rys. 8a 7

8 Przyciski i klawisze skrótu. Funkcje przycisków zgromadzonych w prawej, górnej części okna z przyporządkowanymi im klawiszami skrótu. Wstaw rekord ucznia F5 Wytnij rekord ucznia F6 Kopiuj rekord ucznia F7 Wklej rekord ucznia F8 Zapisz F9 Znajdź błędną wartość pola F10 Wstaw znak F11 Pomoc F12 Usuń przedmiot dodatkowy 8

9 Klawisze nawigacyjne dla panelu danych dodatkowych: [TAB] Przejście pomiędzy danymi podstawowymi szkoły, oddziału lub ucznia a panelem danych dodatkowych. [F1] Wyświetlenie szczegółowej informacji (pomocy) o aktywnym polu. Przejście do następnej dostępnej danej dodatkowej. Przejście do poprzedniej dostępnej danej dodatkowej. [Alt] + [Alt] + [Alt] + [Ctrl] + [Ctrl] + Przejście do wyboru wartości z listy możliwości (dla danej wybieranej z listy). Wybranie następnej możliwej wartości (dla danej wybieranej z listy). Wybranie poprzedniej możliwej wartości (dla danej wybieranej z listy). Przejście do poprzedniej grupy danych dodatkowych. Przejście do następnej grupy danych dodatkowych. 9

10 Zapisywanie i eksport danych. Po wpisaniu wszystkich wymaganych danych należy sprawdzić ich poprawność korzystając z przycisku (F10, znajdź błędną wartość pola). Program wskaże dane wymagające korekty. Po jej dokonaniu należy ponownie wcisnąć klawisz. Jeśli wszystkie dane zostały poprawnie wprowadzone zostanie wyświetlony komunikat Plik nie zawiera błędnych danych. Następnie należy zapisać dokument korzystając z przycisku (F9, zapisz). Po tych czynnościach można zamknąć okno edycji przyciskiem. Pojawi się wówczas komunikat przedstawiony na rysunku (Rys.9). Rys. 9 Po zamknięciu podsumowania w oknie programu pojawi się plik z identyfikatorem szkoły. Po podświetleniu pliku w menu będą dostępne nowe opcje. Plik -> Drukuj dane uczniów daje możliwość wydruku i weryfikacji wpisanych danych. Istnieje możliwość wyboru wydruku tabelarycznego lub ramkowego. 10

11 Istnieje również możliwość wyeksportowania danych w postaci pliku CSV, który można otworzyć za pomocą programu np. Microsoft EXCEL i wykorzystać w celu stworzenia własnych sprawozdań i raportów. Po wydrukowaniu wprowadzonych danych o uczniach należy je zweryfikować (porównać z deklaracjami znajdującymi się w dokumentacji szkoły). Kończąc pracę z programem należy wyeksportować dane na dyskietkę lub do dowolnego pustego folderu (folder bądź dyskietka nie mogą zawierać żadnych plików). Klikamy na identyfikator szkoły tak by został wyróżniony. Następnie na zakładkę OKE i Eksportuj wskazany plik a jeżeli szkół w zespole jest więcej wybieramy Eksportuj wszystkie pliki Zgłaszając uczniów do egzaminu w danej sesji należy wybrać drugą opcję Chcesz zgłosić uczniów na egzamin zawodowy i potwierdzić wybór klawiszem OK (Rys. 10). 11

12 Rys. 10 Następnie wybieramy miejsce gdzie ma być wyeksportowany plik. Wprowadzone dane po wyeksportowaniu zachowujemy, będą stanowić w następnych latach swojego rodzaju archiwum. Zweryfikowany i wyeksportowany plik o nazwie zawierającej identyfikator szkoły oraz oznaczenie sesji egzaminacyjnej z rozszerzeniem *.gpg (oznaczenie sesji wiosna/lato ) należy przesłać za pośrednictwem formularza znajdującego się na stronie internetowej Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Łodzi w zakładce Przekazywanie danych ( Aby przesłać plik eksportowy tym mechanizmem należy wypełnić wszystkie pola formularza i po kliknięciu przycisku Przeglądaj podać lokalizację pliku, po czym uruchomić przycisk Wyślij. Poprawne wykonanie tych czynności potwierdzane jest pojawiającym się stosownym komunikatem (Dziękujemy, dane zostały przesłane, proszę pobrać potwierdzenie). Poniżej znajdziee się link do dokumentu w formacie PDF, stanowiącego dowód przesłania danych do OKE. To samo potwierdzenie zostaje automatycznie przesłane na adres podany w formularzu. Ze względu na naturę poczty elektronicznej, mail z potwierdzeniem może przyjść opóźniony nawet o kilkadziesiąt minut, dlatego nie należy telefonować do OKE gdyby nie przyszedł od razu. Problemy z odczytaniem potwierdzenia w formacie PDF prawdopodobnie są spowodowane niezgodnością wersji bądź brakiem programu Adobe Acrobat Reader. Należy zatem pobrać nowszą wersję programu Adobe Acrobat Reader ze strony adobe.com. 12

13 Plik zgłoszenia uczniów na egzamin opatrzony data przesłania pojawi się w Państwa panelu dla szkół Początkowo będzie miał status niezaimportowany co oznacza że dane zostały poprawnie przekazane, jednak OKE nie zaimportowała ich jeszcze do swojego systemu i nie ma powodów do niepokoju. Uwaga: w przypadku zespołu szkół powyższą procedurę należy wykonać kolejno dla każdej szkoły naże1acej do zespołu wypełniając formularz jej własnymi danymi tak, aby przesłane zostały wszystkie pliki wyeksportowane programem Hermes Pracę kończymy zamykając program poleceniem Plik -> Zakończ. Jeżeli wcześniej wyeksportowaliśmy dane odpowiadamy Nie na wyświetlony komunikat z pytaniem Czy chcesz wyeksportować dane?. W przeciwnym wypadku klikając Tak postępujemy zgodnie z procedurą przedstawioną powyżej. Po ponownym otwarciu programu, wybraniu pliku *.her w oknie programu i wyborze opcji trafimy do okna z danymi szkoły. W odróżnieniu od pierwszego użycia będzie tu widoczna data i godzina utworzenia pliku (Rys.11). Rys. 11 Do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe poza zgłoszeniem uczniów należy przesłać dane o szkole jako ośrodku egzaminacyjnym. Zgłaszając szkołę jako ośrodek do egzaminu w danej sesji należy wybrać dla techników (Rys. 10) trzecią opcję, a dla ZSZ drugą (Rys 12) Chcesz zgłosić się jako ośrodek i potwierdzić wybór klawiszem OK. Rys. 12 Zostanie wyświetlone okno umożliwiające wprowadzanie i edycję danych podobne do tego z Rys. 5. Posiada ono tylko dwie zakładki Szkoła i Zawody e. (Rys. 13). Należy kolejno wypełnić pola wymagalne w każdej zakładce oraz we wszystkich polach wybieranych za pomocą menu po prawej stronie. 13

14 Rys. 13 Zakładka Szkoła Zawiera informacje dotyczące danej jednostki. Zobacz opis na stronie 6. Zakładka Zawody e. Zawiera informacje o zawodach, z których ośrodek może prowadzić egzaminy (Rys. 14). Ilość zawodów wybiera się w zakładce Szkoła. Istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kodu zawodu lub wybraniu go z listy po wciśnięciu F2. Do każdego tematu w poszczególnych zawodach należy podać: liczę stanowisk, którymi ośrodek dysponuje do egzaminowania, (liczba stanowisk nie może być mniejsza niż suma stanowisk dla poszczególnych dysfunkcji), liczę sal, którymi ośrodek dysponuje do egzaminowania, liczę stanowisk dostosowanych dla niewidomych, niesłyszących, niesprawnych ruchowo. Rys. 14 Większość pól nie wymaga komentarza, pomocą służy tu żółte pole podpowiedzi. 14