INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU HERMES 2009 (egzamin maturalny)

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU HERMES 2009 (egzamin maturalny) OKE Poznań

2 Wstęp... 2 Instalacja programu... 3 Uruchomienie programu... 5 Wprowadzanie i edycja danych Zakładka Szkoła Zakładka Oddziały Zakładka Uczniowie Przyciski i klawisze skrótu Zapisywanie i eksport danych Generowanie pliku *.gpg Zgłaszanie uczniów poprzez serwis internetowy OKE Egzamin ustny Eksport pliku *.csv Najczęściej popełniane błędy

3 Wstęp Szanowni Państwo Przekazujemy program komputerowy Hermes 2009, działający w środowisku Windows. Aplikacja umożliwia wprowadzanie: danych o szkole, danych egzaminacyjnych o uczniach. Powyższe dane są wymagane przez okręgowe komisje egzaminacyjne w celu przeprowadzenia egzaminu maturalnego. Niniejszy przewodnik zawiera instrukcje i ilustracje dotyczące instalacji i użytkowania programu Hermes Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po wprowadzeniu identyfikatora szkoły oraz klucza szyfrującego. Zalecane jest zapoznanie się z treścią całej instrukcji przed przystąpieniem do pracy z aplikacją Hermes 2009, ponieważ ułatwi to późniejszą pracę. Prace z aplikacją Hermes należy zacząć odpowiednio wcześniej, aby zdążyć i zweryfikować dane uczniów. 2

4 Instalacja programu W celu prawidłowej instalacji programu Hermes 2009 należy wykonać następujące czynności: 1. Odinstalować poprzednią wersję programu Start -> Programy -> Hermes -> uninstall. 2. Uruchomić plik Hermes2009.exe i postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie (Rys.1). Rys 1. Aby zmienić domyślne miejsce instalacji programu należy kliknąć przycisk Wybierz i wybrać nową lokalizację. Zalecamy instalację programu w folderze o nazwie Hermes

5 Nie należy instalować programu w tym samym katalogu, w którym była zainstalowana poprzednia wersja. 3. W celu rozpoczęcia instalacji należy kliknąć przycisk Dalej. 4. Po zakończeniu procesu instalacji pojawi się okno (Rys.2). Rys.2 4

6 Uruchomienie programu W celu uruchomienia programu należy kliknąć Start -> Programy-> Hermes-> Uruchom aplikację Hermes2009. Po wykonaniu czynności pojawia się okno programu (Rys.3). Rys.3 Dla każdej zgłaszanej do sesji szkoły należy stworzyć odrębny plik i wpisać do niego dane. Aby wprowadzić dane dla nowej sesji egzaminu maturalnego należy wybrać polecenie Nowy z menu Plik(Rys. 4). Rys.4 Program wymaga wprowadzenia identyfikatora i klucza szyfrującego oraz wyboru sesji egzaminacyjnej (zimowa, wiosna/lato lub poprawkowa) i roku, w którym odbędzie się egzamin. (Rys.5). 5

7 Rys.5 6

8 Poprawność identyfikatora i klucz jest sprawdzana. Błędy zostaną podświetlone na czerwono. Przy pierwszym logowaniu należy użyć identyfikator i klucz przesłany szkole przez OKE. Identyfikator i klucz z Rys. 5 są wyłącznie przykładowe, nie należy zgłaszać szkół pod wskazanym wyżej identyfikatorem. Należy zwrócić szczególną uwagę podając rok i rodzaj sesji egzaminu. Wprowadzenie błędnej wartości spowoduje odrzucenie zgłoszenia przez serwis internetowy. ZGŁOSZENIE SZKOŁY NIE ZOSTANIE PRZYJĘTE. Prawidłowo wprowadzony identyfikator i klucz zostaną wyświetlone na czarno i uaktywniony zostanie przycisk OK. Uwaga: przy pierwszym zalogowaniu się do programu Hermes wymuszona zostanie zmiana klucza. Program Hermes 2009 nakłada nowe wymogi na strukturę klucza. Poprawny klucz składa się z jedenastu znaków, którymi mogą być duże i małe litery, cyfry oraz znaki wykrzyknika i pytajnika. Nowy klucz nie może zawierać wyłącznie z samych liter lub samych cyfr. Przykłady kluczy: - niepoprawny AbckwZAppax - niepoprawny poprawny Ab12y!wX3?1 Jeżeli dotychczas używany klucz nie spełnia powyższego kryterium należy po pierwszym zalogowaniu zmienić go na właściwy. Rys. 6 Rys. 7 7

9 Rys. 8 Klucz należy dobrze zapamiętać, a zapisany przechowywać w bezpiecznym miejscu. Utrata klucza uniemożlliwi dostęp do własnych danych. Klucza nie wolno ujawniać. Kiedy wszystko zostanie wykonane poprawnie na ekranie pojawi się następujący komunikat (Rys. 9) Rys. 9 Uwaga: Dostęp do chronionych stref serwisu internetowego OKE umożliwia wyłącznie klucz przesłany przez OKE, nie należy w tym celu używać klucza zmienionego powyższą procedurą. 8

10 Wprowadzanie i edycja danych. Aby wprowadzić dane uczniów przystępujących do egzaminu maturalnego należy wybrać odpowiedni tryb pracy programu (rys. 8). Rys. 8 W technikach, w których uczniowie przystępują również do egzaminu zawodowego, należy w tym samym pliku wpisać także zgłoszenia do egzaminu zawodowego. W tym celu należy po zapisaniu danych dla matury ponownie uruchomić edycję pliku szkoły w trybie przewidzianym do zgłoszenia uczniów do egzaminu zawodowego. Po dokonaniu wyboru możliwe staje się wprowadzanie i edycja danych. Okno edycji zawiera trzy zakładki: Szkoła, Oddziały, Uczniowie (Rys. 9). Rys. 9 9

11 W celu wpisania danych należy kliknąć kursorem na wybrane pole. W dolnym oknie pojawią się podpowiedzi i przykłady dotyczące wybranego pola. Można je uzyskać także po wciśnięciu klawisza F1 (po wybraniu określonego pola). Postać informacji obrazuje (Rys. 10) Zakładka Szkoła Rys. 10 Zawiera informacje dotyczące danej jednostki m.in. takie jak nazwa i rodzaj placówki, dane teleadresowe, położenie, nazwisko dyrektora oraz nazwa i rodzaj organu prowadzącego. Następnym krokiem jest wpisanie wszystkich niezbędnych informacji. Podanie Danych szkoły (Rys. 11), Adresu (Rys. 12), Danych podstawowych (Rys. 13) i danych dotyczących Organu prowadzącego (Rys 14.) Rys. 11 Wpisując nazwę szkoły i inne dane należy stosować się do zasad pisowni, w szczególności używać właściwie dużych i małych liter oraz nie wprowadzać znaków 10

12 tabulatora, zbędnych spacji itp. Pisownia oryginału jest zachowywana w bazie danych i występuje w wytwarzanych później dokumentach. Rys. 12 Rys

13 Rys. 14 Pola, które muszą zostać uzupełnione (wymagalne) wyrożnione są czerwoną kreską (Rys. 14) Pozostawienie pól tego typu pustymi uniemożliwi zgłoszenie szkoły. W przypadku wpisania błędnych wartości program przekreśli wpisane dane na czerwono, muszą one zostać bezwzględnie poprawione (Rys. 15) Rys. 15 Uwaga: nie wpisujemy do pól niewymagalnych sformułowań brak, nie dotyczy lub nie ma, gdy nie chcemy wprowadzać w te pola danych pozostawiamy je niewypełnione. 12

14 Zakładka Oddziały Zakładka Oddziały jest tworzona na podstawie wartości wprowadzonych w zakładce Szkoły (Rys. 16). Należy wybrać oznaczenie ostatniego oddziału (oznaczenia literowe) i/lub oddziału dodatkowego. Dla uczniów powtarzających zaleca się stworzenie osobnego oddziału dodatkowego. Rys 16 Oddział należy oznaczyć jako nieistniejący (Rys. 17) w przypadku: wszystkich typów szkół, gdy nie ma oddziału o takim oznaczeniu, technikum i technikum uzupełniającego, gdy żaden z uczniów tego oddziału nie przystępuje do egzaminu maturalnego i zawodowego, w pozostałych typach szkół, gdy żaden z uczniów tego oddziału nie przystępuje do egzaminu maturalnego. Dla pozostałych oddziałów (istniejących) należy podać numer ostatniego ucznia znajdującego się w danym oddziale (Rys. 18). 13

15 Rys.17 Rys

16 We wszystkich oddziałach, którym wybrano istnieje należy zwrócić uwagę na pola Oddz. dwujęzyczny i Oddz. mniejszości wybierając odpowiednią wartość. Rys.19 W przypadku wyboru pola Tak uaktywnione zostanie pole wyboru języka jako wymagane. Oddziały dwujęzyczne zaznaczamy w przypadku oddziałów, w których język obcy jest drugim językiem nauczania. Zaznaczenie pola Oddz. mniejszości jest niezbędne by móc zadeklarować przystąpienie do egzaminu z języka mniejszości narodowej. Zakładka Uczniowie Dane osobowe: Zakładka Uczniowie zawiera ilość wierszy odpowiadającą liczbie w polu Ostatni nr ucznia w zakładce Oddziały. Zawiera informacje o uczniach i zdawanych przez nich egzaminach. Podaje się tutaj Dane osobowe poszczególnych uczniów, takie jak płeć, drugie imię, miejsce urodzenia. Rys

17 Dane osobowe muszą być zgodne z danymi zawartymi w dokumencie tożsamości ucznia. Pole Drugie imię należy wypełnić tylko w przypadku posiadania przez ucznia drugiego imienia, a pole Nazwisko rodowe wypełnia się tylko wówczas gdy nazwisko jest inne niż nazwisko rodowe. Uwaga: Nie wpisujemy do pól niewymagalnych sformułowań brak, nie dotyczy lub nie ma. Gdy nie chcemy wprowadzać w te pola danych pozostawiamy je niewypełnione. Wpisując kolejne dane należy zachować kolejność z dziennika. Jeżeli uczeń został wykreślony z dziennika należy w kolumnie! wybrać "-" (Rys. 21, Rys. 22). W przypadku, gdy uczeń z innych przyczyn nie przystępuje do egzaminu: a) w technikum i technikum uzupełniającym należy wpisać dane ucznia, a w polu Zgłoszenie do egzaminu maturalnego / Zdaje egzamin maturalny wybrać nie (umożliwi to wpisanie temu uczniowi danych w części dotyczącej zgłoszenia do egzaminu zawodowego), b) w pozostałych typach szkół wybrać - w kolumnie! w danych ucznia (Rys. 21, 22). Rys. 21 Rys

18 Zgłoszenie do egzaminu maturalnego: Jeżeli uczeń przystępuje pierwszy raz do nowego egzaminu maturalnego w polu Pierwsze wybieramy TAK. (Rys. 23). Wpisujemy NIE gdy uczeń poprawia lub podwyższa wynik i określamy rok i sesję w której przystąpił do egzaminu maturalnego po raz pierwszy. Rys. 23 Chcąc umożliwić przesłanie zgłoszenia do egzaminu zawodowego ucznia technikum, który nie zadeklarował przystąpienia do matury należy po wpisaniu jego danych osobowych w polu Zdaje maturę wybrać NIE. W zgłoszeniu maturalnym do OKE zostaną przesłane wyłącznie dane osobowe tego ucznia. Pole Dysleksja i Arkusz należy zaznaczyć zgodnie z przedstawioną przez ucznia opinią poradni psychologiczno-pedagogicznej, w tym poradni specjalistycznej. W przypadku, gdy uczeń przystępuje także do egzaminu zawodowego należy zwrócić uwagę, aby oznaczenie dysleksji i rodzaju arkusza by było identyczne w zgłoszeniu do obu egzaminów. W polu Wyniki dla uczelni należy wybrać TAK, jeśli uczeń w deklaracji przystąpienia do egzaminu maturalnego wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów związanych z egzaminem i procesem rekrutacji na studia. Deklarowanie przedmiotów: Każdemu uczniowi należy kolejno wpisać wszystkie egzaminy, które podał w swojej deklaracji, o ile zgodne są z rozporzędzeniem MEN. Szczególnie należy zwrócić uwagę czy delaracje przystępujących kolejny raz są właściwe w kontekście wcześniej zdawanych egzaminów. Wpisujęc egzamin z języka polskiego wybiera się poziom zdawania wyłącznie dla części pisemnej. 17

19 W przypadku języka obcego nowożytnego obowiązkiego należy wybrać osobno poziom egzaminu pisemnego i ustnego (mogą być różne), uczniom niesłyszącym i słabo słyszącym, którzy nie zdają egzaminu ustnego należy wprowadzić w polu Zdaje tylko pisemny. Wprowadzając przedniot wybrany obowiązkowy należy określić poziom zdawania i salę, a dla informatyki dodatkowo Środowisko, Język programowania, Program użytkowy (Rys. 25) Rys

20 Rys. 25 Wpisując egzaminy dodatkowe należy określić przedmiot oraz salę, a w przypadku języków obcych zdawane części egzaminu. 19

21 Przyciski i klawisze skrótu. Podczas wprowadzania i edycji danych pomocne są narzędzia, które można uruchomić za pomocą ikonek na pasku narzędzi lub korzystając z klawiszy funkcyjnych. Wstaw rekord ucznia F5 Wytnij rekord ucznia F6 Kopiuj rekord ucznia F7 Wklej rekord ucznia F8 Zapisz F9 Znajdź błędną wartość pola F10 Wstaw znak F11 (Rys. 26) Pomoc F12 (Rys. 27) Rys. 26 Rys

22 Zapisywanie i eksport danych Po wpisaniu wszystkich wymaganych danych należy sprawdzić ich poprawność korzystając z przycisku (F10, znajdź błędną wartość pola). Program wskaże dane wymagające korekty. Po jej dokonaniu należy ponownie wcisnąć klawisz. Jeśli wszystkie dane zostały poprawnie wprowadzone zostanie wyświetlony komunikat (Rys. 29) Rys. 29 Następnie należy zapisać dokument korzystając z przycisku (F9, zapisz). Po tych czynnościach można zamknąć okno edycji przyciskiem. Pojawi się wówczas komunikat przedstawiony na rysunku (Rys. 30). Rys. 30 Po zamknięciu podsumowania w oknie programu pojawi się nazwa pliku zawierająca identyfikator szkoły. Z prawej strony obok nazwy pliku, są widoczne informacje dotyczące szkoły oraz dane mówiące o tym której sesji i którego roku szkolnego dotyczy plik ze zgłoszeniem uczniów (Rys. 31). Rys

23 Po zaznaczeniu myszką pliku w menu Plik aktywna jest opcja wydruk wprowadzonych danych (Rys. 32) Rys. 32 Istnieje możliwość wyboru wydruku tabelarycznego lub ramkowego (Rys. 33) Rys

24 Wydruk tabelaryczny: Wydruk ramkowy: Uwaga: Po wydrukowaniu wprowadzonych danych o uczniach należy je zweryfikować (porównać z danymi w dokumentacji szkoły). Po zweryfikowaniu danych i ew. poprawkach można przystąpić do wygenerowania pliku dla Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej. Należy zdać sobie sprawę, że samo wygenerowanie pliku nie jest jednoznaczne z wysłaniem go do OKE i złożeniem zamówienia na arkusze. 23

25 Generowanie pliku *.gpg Dla każdej zgłaszanej szkoły należy wygenerować plik, który zostanie potem wysłany do OKE. W celu wygenerowania pliku dla OKE należy zaznaczyć odpowiednią szkołę, następnie kliknąć w menu OKE i wybrać polecenie Utwórz plik dla wskazanej szkoły. Przypominamy, że opcja ta zadziała tylko i wyłącznie w przypadku, kiedy wprowadzone dane nie będą zawierać błędów i plik szkoły będzie podświetlony (Rys. 34). Rys. 34 Następnie należy wybrać tryb zgłoszenia do egzaminu maturalnego, tak jak pokazano na (Rys. 35), Rys. 35 oraz wskazać folder, w którym ma zostać zapisany plik. Folder, do którego eksportujemy plik musi być pusty. 24

26 W podanym przykładzie (Rys. 36) jest to folder C:\OKE\MATURA 2009\. Rys. 36 Jeżeli wszystko zostanie wykonane poprawnie, na ekranie pojawi się komunikat (Rys. 37) Rys. 37 Pracę kończymy zamykając program poleceniem Plik -> Zakończ. Zostanie wówczas wyświetlony komunikat z pytaniem Czy chcesz wyeksportować dane. Jeśli wyeksportowaliśmy już wcześniej dane wybierając z menu OKE -> Eksportuj wskazany plik, klikamy na Nie. W przeciwnym wypadku klikając Tak postępujemy zgodnie z procedurą przedstawioną wcześniej. UWAGA: Należy zaczekać do całkowitego zamknięcia się programu Hermes. Może to potrwać kilkanaście sekund. W przypadku niewłaściwego zamknięcia programu może nastąpić nieodwracalne uszkodzenie pliku ze zgłoszeniem uczniów. 25

27 Zgłaszanie uczniów poprzez serwis internetowy OKE Zweryfikowany i wyeksportowany plik o nazwie zawierającej identyfikator szkoły i nazwę sesji z rozszerzeniem *.gpg należy przesłać za pośrednictwem strony internetowej w zakładce Egzamin maturalny -> Zgłoszenie uczniów do egzaminu Aby przesłać plik eksportowy tym mechanizmem należy wypełnić formularz na stronie i po kliknięciu przycisku Przeglądaj podać lokalizację pliku. Przesłanie danych następuje po kliknięciu przycisku Wyślij. Uwaga: w przypadku zespołu szkół powyższą procedurę należy wykonać kolejno dla pliku każdej szkoły, aby przesłane zostały wszystkie pliki wyeksportowane programem Hermes Skuteczne przesłanie pliku potwierdzane jest stosownym komunikatem pojawiającym się na stronie po kliknięciu przycisku Wyślij oraz po pewnym czasie em przysyłanym na podany w formularzu adres internetowy szkoły (należy zadbać aby adres był poprawny). W przypadku błędu, na stronie, z której wysyłane są dane pojawia się stosowny komunikat, a pole wymagające korekty wyróżnione jest kolorem czerwonym. Przesyłając zgłoszenie należy posłużyć się identyfikatorem i kluczem przesłanym przez OKE, nie należy w tym celu używać klucza zmienionego samodzielnie. Uwaga: Przy wchodzeniu na stronę zgłoszenia uczniów do egzaminu może pojawić się komunikat dotyczący certyfikatu witryny. Wyświetlenie tego komunikatu uzależnione jest od ustawień poziomu zabezpieczeń przeglądarki internetowej komputera w szkole. Po wybraniu opcji kontynuowania otworzy się docelowa strona zgłoszenia uczniów. Rys. 40 Po zgłoszeniu uczniów szkoły do egzaminu nie należy usuwać pliku z danymi. Dane w nim zawarte będą potrzebne do wpisania wyników egzaminów ustnych i przesłania ich do OKE. 26

28 Egzamin ustny Po przeprowadzonych egzaminach ustnych z języków, należy w programie Hermes wprowadzić wyniki punktowe, a następnie wysłać je do OKE. Aby tego dokonać, po otwarciu należy wybrać Chcesz wprowadzić/zgłosić punkty (Rys. 41) Rys. 41 Rys. 42 Stosuje się następujące zasady: Uczniowie, którzy nie ukończyli szkoły lub są nieklasyfikowani (nie mieli prawa przystąpić do egzaminu maturalnego) winni przed wysłaniem wyników egzaminu ustnego zostać w zakładce uczniowie w kolumnie! oznaczeni znakiem - (Rys. 43) Niewłaściwe jest wpisywanie im nieobecności lub 0 punktów. 27

29 Rys. 43 Wszystkim obecnym na egzaminie uczniom należy wpisać uzyskaną liczbę punktów. Laureatowi i finaliście olimpiady uprawniającej do zwolnienia z egzaminu wprowadzamy maksymalną liczbę punktów (20). Uczniom nieobecnym należy w polu Obecny egz. ustny wybrać nieobecny (wówczas pole Punkty za ustny staje się nieaktywne) Nie należy wpisywać 0 punktów uczniom nieobecnym. Uczniowie niesłyszący i słabo słyszący nie przystępujący do egzaminu ustnego (winni mieć zadeklarowane zdawanie tylko części pisemnej egzaminu) mają nieaktywne pole punkty. Nie wpisuje się im informacji o wyniku egzaminu ustnego. Błędem jest w tym przypadku deklarowanie egzaminu ustnego i zaznaczenie nieobecności lub wpisanie 0 punktów. 28

30 Po wprowadzeniu wszystkich powyższych informacji i sprawdzeniu ich poprawności oraz zgodności z protokołami egzaminów ustnych należy wyeksportować wyniki punktowe. Rys. 44 Wyeksportowany plik o nazwie zawierającej identyfikator szkoły i nazwę sesji z rozszerzeniem *.gpg należy przesłać za pośrednictwem strony internetowej w zakładce Egzamin maturalny -> Egzamin ustny. Procedura jest analogiczna do stosowanej przy zgłoszeniu uczniów do egzaminu. Eksport pliku *.csv Program Hermes2009 umożliwia wyeksportowanie danych do pliku z rozszerzeniem.csv. Jest to plik jawny (nieszyfrowany) i można go otworzyć za pomocą edytorów tekstowych (np. Notatnik) lub za pomocą arkusza kalkulacyjnego (np. Excell). Plik ten może być wykorzystany w pracy szkoły do tworzenia własnych zestawień i raportów. W celu wyeksportowania pliku należy zaznaczyć identyfikator szkoły, a następnie z menu Plik wybrać Eksportuj w CSV (Rys. 45). Rys. 45 Plik zostanie zapisany w podkatalogu o nazwie CSV w miejscu, gdzie został zainstalowany program Hermes2009, a następnie pojawi się komunikat o zapisaniu pliku tak jak pokazano na Rys. 46. Rys

31 Najczęściej popełniane błędy Poniżej znajduje się lista najczęściej popełnianych przez Państwa błędów występujących podczas pracy z programem Hermes. Instalowanie programu Hermes w folderze, w którym była poprzednia wersja. Wpisywanie zgłoszenia do sesji w starym pliku, co uniemożliwia przesłanie tych danych do OKE. W celu stworzenia nowego pliku z danymi na bieżącą sesję należy postępować zgodnie z instrukcją na stronie 5. Błędnie wskazany rok i sesja egzaminu, co skutkuje brakiem możliwości przesłania zgłoszenia. Prawidłowy sposób znajduje się na stronie 6. Błędnie wprowadzone przedmioty i poziomy (deklarowanie przedmiotów zdanych obowiązkowych jako dodatkowe i odwrotnie, podwyższanie wyniku z przedmiotu na niższym poziomie niż zdany). Pominięcie zgłoszenia ucznia. Brak kontroli wprowadzonych danych (ułatwia ją bardzo przeczytanie wydruku danych uczniów). Stąd literówki w nazwiskach i imionach, dysleksje zaznaczone uczniom bez orzeczeń, błędne daty i miejsca urodzenia, nr PESEL itp. Wpisywanie w pola niewymagane wartości: BRAK, nie posiada, nie ma itd., podczas gdy należy pozostawić je puste. Wpisywanie tekstu bez stosowania zasad pisowni (m.in. złe stosowanie małych i dużych liter, literówki). Przesyłanie pliku zgłoszenia uczniów pocztą ową zamiast za pośrednictwem formularza na stronie internetowej. Wpisanie ucznia dwa razy w jednym zgłoszeniu. Tworzenie odrębnych instalacji programu dla zgłoszenia uczniów na egzamin maturalny i zawodowy, Wpisywanie zgłoszeń do egzaminu maturalnego i zawodowego w jednej szkole do dwóch różnych plików (dotyczy techników). Podawanie w nazwie szkoły zbędnych danych (np. pełny adres szkoły). Zwracamy uwagę, że od jakości wprowadzonych przez Państwa danych zależy bardzo wiele. Dane, z których tworzona jest baza OKE pochodzą z nadesłanych ze szkoły plików eksportowych programu Hermes. Wszelkie zawarte w nich błędy mogą skutkować niewłaściwie zaplanowaną i przeprowadzoną sesją, brakami materiałów egzaminacyjnych, błędnie wydrukowanymi dokumentami. Mamy nadzieję, że powyższa instrukcja pozwoli uniknąć pomyłek, prawidłowo zgłosić uczniów do egzaminu maturalnego i przesłać wyniki egzaminu ustnego. 30