ZARZĄDZENIE nr 17/16/17 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 25 listopada 2016 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE nr 17/16/17 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 25 listopada 2016 roku zmieniające zarządzenie w sprawie wdrożenia na Politechnice Śląskiej elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i kontroli finansowej wybranych dokumentów Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1842), zarządza się, co następuje: 1 W Zarządzeniu nr 72/15/16 z dnia 13 lipca 2016 roku w sprawie wdrożenia na Politechnice Śląskiej elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i kontroli finansowej wybranych dokumentów, wprowadza się następujące zmiany: 1) 2 pkt 7) otrzymuje brzmienie: 7) pełnomocnik ds. planowania i kontrolingu osoba, o której mowa w Zarządzeniu nr 77/15/16, 2) 2 pkt 8) otrzymuje brzmienie: 8) kontroler budżetu w zależności od zestawu wymiarów finansowych odpowiednio pracownika: Biura Obsługi Finansowej Projektów (CZP6), Biura Badań Naukowych (RN1), Działu Technicznego i Inwestycji (TT) lub Działu Spraw Studenckich i Kształcenia (RD1), pełnomocnik ds. planowania i kontrolingu, 3) 2 pkt 10) w brzmieniu: osoba akceptująca Rektora lub osobę mającą pełnomocnictwo Rektora do reprezentowania Politechniki Śląskiej w zakresie dysponowania środkami finansowymi skreśla się, 4) 3 otrzymuje brzmienie: 3 1. Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na dostawy, usługi lub roboty budowlane odbywa się w SOD, wg następującej ścieżki akceptacji: realizacji, a także sprawdza dostępność środków finansowych w projekcie, 2) dysponent środków podejmuje decyzje o zaciągnięciu zobowiązania finansowego na cel i w wysokości wskazanych w zapotrzebowaniu, udzielając tym samym zamówienia publicznego, 3) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) potwierdza zgodność zapotrzebowania z przepisami ustawy Pzp i wskazuje odpowiedni tryb zamówienia publicznego, 4) kwestor/z-ca kwestora stawia kontrasygnatę finansową. 2. Druki zamówienia, generowane z SOD na podstawie zapotrzebowania wystawionego przez udzielającego zamówienia, podpisują kanclerz jako potwierdzający złożenie zamówienia do realizacji oraz kwestor, stawiając kontrasygnatę finansową.

2 5) dodaje się 4 w następującym brzmieniu: 4 Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na towar z magazynu odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji: realizacji, a także potwierdza dostępność środków finansowych w projekcie, 2) dysponent środków podejmuje decyzje o zaciągnięciu zobowiązania finansowego na cel i w wysokości wskazanych w zapotrzebowaniu., 6) dotychczasowe 4 7 otrzymują numeracje 5 8 7) 5 otrzymuje brzmienie: 5 1. Procedura obiegu i kontroli finansowej faktury zakupu lub jej korekty odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji: 1) pracownik punktu pocztowego rejestruje fakturę zakupu lub jej korektę w SOD, a następnie przekazuje oryginał dokumentu bezpośrednio do Działu Finansowego (GF), 2) pracownik jednostki/komórki organizacyjnej dokonuje kontroli merytorycznej i opisuje fakturę, wypełniając formularz dynamiczny, a także przypisuje fakturę do uprzednio zaakceptowanego zapotrzebowania, 3) Dział Finansowy (GF) sprawdza poprawność faktury pod względem formalno-rachunkowym, a w przypadku stwierdzenia błędu, wystawia notę korygującą do faktury, 4) kontroler budżetu potwierdza zgodność zakupu z budżetem realizacji, potwierdza dostępność środków finansowych w projekcie, a także weryfikuje zgodność kwoty na fakturze z zapotrzebowaniem i prawidłowość przypisanego zapotrzebowania, 5) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) potwierdza zgodność zakupu z przepisami ustawy Pzp, 6) dysponent środków potwierdza wykonanie zamówienia ze środków finansowych jednostki/komórki organizacyjnej lub projektu, 7) kwestor lub z-ca kwestora stawia kontrasygnatę finansową i zatwierdza do zapłaty. 2. W stosunku do faktur zakupu, do których dołącza się rozdzielnik kosztów lub faktury za towary zakupione na magazyn centralny Uczelni, obowiązuje uproszczona ścieżka akceptacji dokumentów. Stosuje się do nich ust. 1 pkt 1), 3) i 7)., 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 grudnia 2016 roku. W załączeniu tekst ujednolicony Zarządzenia nr 72/15/16 Otrzymują: R, RN, RO, RD, RW, RA, AK wszystkie komórki i jednostki organizacyjne Uczelni

3 Tekst ujednolicony opracowany na podstawie: Zarządzenia nr 72/15/16 i Zarządzenia nr 17/16/17 Stan prawny na dzień 25 listopada 2016 roku ZARZĄDZENIE nr 72/15/16 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 13 lipca 2016 roku w sprawie wdrożenia na Politechnice Śląskiej elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i kontroli finansowej wybranych dokumentów Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 572 z późn. zm.), zarządza się, co następuje: 1 1. Z dniem 26 lipca 2016 roku wprowadza się na Politechnice Śląskiej elektroniczny System Obiegu Dokumentów, zwany dalej SOD, wchodzący w skład Zintegrowanego Systemu Informatycznego, który w I etapie obejmuje następujące dokumenty: 1) zapotrzebowanie na dostawy, usługi lub roboty budowlane oraz zapotrzebowanie na towary z magazynu centralnego Uczelni, 2) fakturę zakupu oraz korektę faktury zakupu, 3) dokument przyjęcia środka trwałego, zwany OT, 4) notę księgową. 2. Powyższe dokumenty procedowane są w SOD wyłącznie w formie pliku elektronicznego. 3. Logowanie do SOD odbywa się poprzez przeglądarkę internetową do witryny przy użyciu nazwy użytkownika i hasła do konta w domenie polsl.pl (takie same, co do poczty służbowej), a także poprzez stronę główną Politechniki Śląskiej i zakładkę: Pracownik Administracja ZSI. 2 Określenia użyte w niniejszym Zarządzeniu oznaczają: 1) punkt pocztowy aktualne miejsce dostarczania i odbioru korespondencji poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych Uczelni, 2) formularz dynamiczny dokument pod nazwą Opis dowodu księgowego, w formie pliku elektronicznego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 w Instrukcji, będącej załącznikiem do Zarządzenia nr 26/15/16, 3) zestaw wymiarów finansowych, tj.: konto alokacji, MPK, grupa źródeł finansowania, projekt, kategoria budżetowa, kategoria projektowa, kierunek studiów/dyscyplina, nieruchomość pojęcia zdefiniowane w 2 ust. 1 8 Zarządzenia nr 26/15/16, 4) rozdzielnik kosztów plik w formacie Excel, umożliwiający pracownikowi właściwej jednostki organizacyjnej, po otrzymaniu faktury zbiorczej, dokonanie podziału kosztów zgodnie z zestawem wymiarów finansowych, 5) ścieżka akceptacji sekwencje poszczególnych kroków w SOD, które umożliwiają właściwy obieg i kontrolę finansową dokumentu, 6) dysponent środków Rektor lub osoba mającą pełnomocnictwo do reprezentowania Politechniki Śląskiej w zakresie dysponowania środkami finansowymi, 7) pełnomocnik ds. planowania i kontrolingu osoba, o której mowa w Zarządzeniu nr 77/15/16, 8) kontroler budżetu w zależności od zestawu wymiarów finansowych odpowiednio pracownika: Biura Obsługi Finansowej Projektów (CZP6), Biura Badań Naukowych

4 (RN1), Działu Technicznego i Inwestycji (TT) lub Działu Spraw Studenckich i Kształcenia (RD1), pełnomocnik ds. planowania i kontrolingu, 9) kontrasygnata finansowa kwestora potwierdzenie prawidłowości operacji finansowej, w tym zgodności z planem rzeczowo-finansowym, kompletności i formalno-rachunkowej prawidłowości dokumentu oraz dostępności środków finansowych Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na dostawy, usługi lub roboty budowlane odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji: jednostki/ komórki organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego realizacji, a także sprawdza dostępność środków finansowych w projekcie, 2) dysponent środków podejmuje decyzje o zaciągnięciu zobowiązania finansowego na cel i w wysokości wskazanych w zapotrzebowaniu, udzielając tym samym zamówienia publicznego, 3) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) potwierdza zgodność zapotrzebowania z przepisami ustawy Pzp i wskazuje odpowiedni tryb zamówienia publicznego, 4) kwestor/z-ca kwestora stawia kontrasygnatę finansową. 2. Druki zamówienia, generowane z SOD na podstawie zapotrzebowania wystawionego przez udzielającego zamówienia, podpisują kanclerz, jako potwierdzający złożenie zamówienia do realizacji, oraz kwestor, stawiając kontrasygnatę finansową. 4 Procedura obiegu i kontroli finansowej zapotrzebowań na towar z magazynu odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji: realizacji, a także potwierdza dostępność środków finansowych w projekcie, 2) dysponent środków podejmuje decyzje o zaciągnięciu zobowiązania finansowego na cel i w wysokości wskazanych w zapotrzebowaniu Procedura obiegu i kontroli finansowej faktury zakupu lub jej korekty odbywa się w SOD wg następującej ścieżki akceptacji: 1) pracownik punktu pocztowego rejestruje fakturę zakupu lub jej korektę w SOD, a następnie przekazuje oryginał dokumentu bezpośrednio do Działu Finansowego (GF), 2) pracownik jednostki/komórki organizacyjnej dokonuje kontroli merytorycznej i opisuje fakturę, wypełniając formularz dynamiczny, a także przypisuje fakturę do uprzednio zaakceptowanego zapotrzebowania, 3) Dział Finansowy (GF) sprawdza poprawność faktury pod względem formalnorachunkowym, a w przypadku stwierdzenia błędu, wystawia notę korygującą do faktury, 4) kontroler budżetu potwierdza zgodność zakupu z budżetem jednostki/komórki organizacyjnej lub projektu i harmonogramem jego realizacji, potwierdza dostępność środków finansowych w projekcie, a także weryfikuje zgodność kwoty na fakturze z zapotrzebowaniem i prawidłowość przypisanego zapotrzebowania, 5) Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia (OZ) potwierdza zgodność zakupu z przepisami ustawy Pzp, 6) dysponent środków potwierdza wykonanie zamówienia ze środków finansowych jednostki/komórki organizacyjnej lub projektu, 7) kwestor lub z-ca kwestora stawia kontrasygnatę finansową i zatwierdza do zapłaty.

5 2. W stosunku do faktur zakupu, do których dołącza się rozdzielnik kosztów lub faktury za towary zakupione na magazyn centralny Uczelni, obowiązuje uproszczona ścieżka akceptacji dokumentów. Stosuje się do nich ust. 1 pkt 1), 3) i 7). 6 Zasady generowania i procedowania dokumentów, o których mowa w 1 ust. 1 pkt 1) 4), zawarte są w instrukcjach dostępnych na stronie: W Zarządzeniu nr 22/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie ustalania zasad kontroli finansowej na Politechnice Śląskiej z późn. zm. (Zarządzenie nr 33/13/14) procedury i listy kontrolne, o których mowa w załącznikach nr 17, 17a, 18, 18a oraz od nr 21 do nr 48, mają zastosowanie wyłącznie do umów zlecenia/o dzieło, a procedury i listy kontrolne, o których mowa w załącznikach od nr 49 do nr 54, tracą moc. 2. W Zarządzeniu nr 23/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie ustalania zasad podpisywania i zatwierdzania wybranych dokumentów finansowych na Politechnice Śląskiej 1, 2, 3 i 5 oraz załączniki od nr 1 4 tracą moc. 8 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.