Istotą funkcjonowania Systemu Zarządzania Projektami (SZP) w Politechnice Śląskiej jest stosowanie szeregu procedur, opisujących sposób postępowania

Transkrypt

1 1

2 Istotą funkcjonowania Systemu Zarządzania Projektami (SZP) w Politechnice Śląskiej jest stosowanie szeregu procedur, opisujących sposób postępowania osób i jednostek organizacyjnych biorących udział w projekcie. Poszczególne procedury SZP zostały określone w zarządzeniach Rektora Politechniki Śląskiej. 2

3 1. Procedura ustanowienia projektu i powołania kierownika 2. Procedura przygotowania wniosku o dofinansowanie 3. Procedura składania wniosku o dofinansowanie 4. Procedura negocjacji i podpisywania umowy o realizację 5. Procedura realizacji projektu 6. Procedura zakończenia projektu 3

4 W Politechnice Śląskiej utworzony został Program e-czp - elektronicznego wspomagania Systemu Zarządzania Projektami w Politechnice Śląskiej. Podstawą jego opracowania są procedury zarządzania projektami określone w zarządzeniach Rektora. Program e-czp jest elektronicznym narzędziem dedykowanym pracownikom Politechniki Śląskiej składającym wnioski projektowe oraz realizującym projekty krajowe, strukturalne i europejskie. Użytkownikami programu mogą również być studenci, doktoranci oraz inne osoby posiadające konto pocztowe w 4

5 System umożliwia kierownikom projektów: realizację procedur w zakresie zarządzania projektami według określonych standardów na jednej platformie cyfrowej, elektroniczny obieg dokumentów w procedurach zarządzania projektami, dostęp do dokumentacji projektowej na każdym etapie realizacji projektu, kontrolę zatrudniania oraz ewidencję czasu pracy personelu projektów w fazie realizacji. 5

6 Korzystanie z programu e-czp odbywa się za pośrednictwem witryny internetowej pod adresem: a logowanie z użyciem loginu i hasła do konta pocztowego użytkownika w Odsyłacz do strony logowania systemu e-czp znajduje się na głównej witrynie internetowej Politechniki Śląskiej w zakładce Pracownik oraz na podstronie Centrum Zarządzania Projektami Program jest obsługiwany zdalnie. 6

7 Moduł zarządzania projektami umożliwia wnioskowanie drogą elektroniczną o pełnomocnictwa niezbędne w procesie ubiegania się o realizację projektów oraz składanie drogą elektroniczną dokumentów niezbędnych do realizacji projektów Moduł kart czasu pracy umożliwia rejestrację i rozliczanie czasu pracy personelu w projektach 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 Wysłanie wniosku uruchamia procedurę P.1 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 Działając w imieniu kierownika projektu: sporządza wniosek o powołanie kierownika, sporządza wniosek o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu wraz z informacją o projekcie i analizą ryzyka ETAP I, sporządza wniosek o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu do podpisania umowy o realizację projektu wraz z analizą ryzyka ETAP II, sporządza wniosek o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu o zarządzanie projektem, sporządza analiza ryzyka ETAP III corocznie, sporządza kalkulację kosztów planowaną na rok kalendarzowy corocznie, wprowadza ocenę projektu dokonaną przez instytucję finansującą, posiada wgląd w listę kart czasu pracy pracowników projektu na późniejszym etapie realizacji. Nie może uruchamiać procedur w programie e-czp Nie może w imieniu kierownika projektu zatwierdzać KCZP 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 Wybór rodzaju oceny: formalna/merytoryczna/przyjęto do finansowania oraz ewentualnego odwołania od decyzji 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 Rozpoczęcie realizacji projektu 48

49 Kierownik zobowiązany jest do przygotowania planowanej kalkulacji kosztów w projekcie całościowej oraz rocznej do dnia 31 stycznia danego roku kalendarzowego. Kalkulacja jest szacowanym kosztem projektu nie wiąże się z blokadą środków i może podlegać modyfikacji. 49

50 Kalkulacja kosztów: formularz kalkulacji rocznej (na potrzeby ZSI) jest przygotowywany indywidualnie pod projekt należy go pobrać z systemu, wypełnić, załączyć do e-czp i wysłać do weryfikacji 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 Oświadczenie kierownika projektu dotyczące charakteru czynności, będących przedmiotem umów cywilnoprawnych 55

56 pracownikiem Uczelni w tym przypadku należy skorzystać z opcji filtr nazwisk (w pierwszym wierszu okna), niezatrudniony na Politechnice Śląskiej należy wpisać imię i nazwisko osoby w drugim wierszu okna, instytucja podmiot lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. 56

57 Dodawanie wykonawcy projektu Dodawanie wykonawcy dla czynności o charakterze naukowym 57

58 58

59 Dodawanie czynności niemających charakteru naukowego 59

60 Zatwierdzanie oświadczenia 60

61 Status zatwierdzania dokumentu 61

62 Formularz oświadczenia kierownika projektu 62

63 Formularz protokołu z rozeznania cenowego 63

64 Formularz protokołu 64

65 Formularz wyboru oferenta - wybór oferenta 65

66 Wybór oferty 66

67 Zestawienie protokołów i oświadczeń 67

68 Analiza ryzyka realizacji projektu 68

69 69

70 Przejście do opisu rodzajów wynagrodzeń odnoszących się do realizowanego projektu 70

71 Wytyczne zawarte w regulaminach konkursów 71

72 72

73 73

74 Podgląd zatrudnienia pracownika Imię i nazwisko

75

76 Widok kalendarza zbiorczej karty czasu pracy

77 Zbiorcza karta czasu pracy: weryfikowana przez Dział RO1 na podstawie tego dokumentu tworzone są automatycznie: karta czasu pracy pod projekt, zlecenie rozliczenia wynagrodzenia w projekcie oraz oświadczenie o prawach autorskich

78 Podgląd ogólnej karaty czasu pracy w projekcie 78

79 Zlecenie rozliczenia wynagrodzenia w projekcie nie wymaga drukowania i odręcznych podpisów Oświadczenie o prawach autorskich wystawiane wraz z pierwszą kartą czasu pracy - wymaga drukowania i odręcznego podpisu 79

80 Widok archiwum dla kierownika projektu 80

81 Elektroniczna weryfikacja kart czasu pracy Korzyści wynikające z wprowadzenia modułu kart czasu pracy: znacznie skrócono czas weryfikacji dokumentów związanych z wypłaceniem wynagrodzenia w ramach projektów, Kierownik Projektu już w trakcie weryfikacji KCZP zna szacowany całkowity koszt związany z wypłacanym wynagrodzeniem, zlikwidowano konieczność drukowania wszystkich dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy, przeanalizowano i przeredagowano system zatrudniania personelu do projektu.

82 Bezpieczeństwo danych dotyczących projektu. Szybka wymiana informacji pomiędzy kierownikiem projektu a administracją. Kontrola realizacji procedur przez kierownictwo Uczelni. Ograniczenie ilość pomyłek. Ograniczenie możliwości utraty danych i informacji o projektach. Wprowadzanie zmian w procedurach obejmujących wszystkich uczestników SZP Politechniki Śląskiej. 82

83 Realizacja procedur w zakresie zarządzania projektami. Brak konieczności poszukiwania bieżących regulacji w zakresie procedur i formularzy. Realizacja procedur z dowolnego miejsca na świecie, pod warunkiem dostępu do Internetu. Oszczędność czasu w załatwianiu spraw z uwagi na elektroniczny obieg dokumentów. Ograniczenie ilości dokumentacji papierowej. Szybki dostęp do dokumentacji projektowej na każdym etapie realizacji projektu. 83

84 84

85