Podróże służbowe. Zagraniczne, krajowe

Transkrypt

1 Podróże służbowe Każdy pracownik Politechniki Śląskiej ma dostęp do Systemu Obiegu Dokumentów (SOD), gdzie w module Delegacje może osobiście wypełnić wniosek o wyjazd. Wniosek może zostać wypełniony również przez inną upoważnioną osobę w imieniu wyjeżdżającego. Istnieje również możliwość utworzenia delegacji dla osób niebędących pracownikami Politechniki Śląskiej. Zagraniczne, krajowe Procedura: Procedura rejestrowania delegacji zarówno w przypadku podróży zagranicznych, jak i krajowych jest taka sama. Przed rozpoczęciem podróży należy oszacować koszty podróży oraz wypełnić odpowiedni formularz ( Kalkulacja kosztów podróży ), w którym uwzględnia się koszty związane z przejazdem, dietami, noclegami itp. Formularz można pobrać w sekcji Dokumentacja SOD. Pracownik planujący podróż służbową powinien wypełnić elektroniczny formularz tworzenia delegacji w systemie SOD. W systemie należy wpisać dane osoby wyjeżdżającej, datę podróży, cel, miejsce, dane osoby delegującej, źródło finansowania oraz dołączyć wcześniej przygotowaną kalkulację kosztów. Po zaakceptowaniu polecenia wyjazdu wyjeżdżający ma możliwość wnioskowania o zaliczkę w formie gotówkowej lub przelewu na konto. Po przyjeździe pracownik wypełnia odpowiedni formularz - rozliczenie kosztów delegacji, następnie przesyła go do Działu Finansowego. Do formularza osoba wyjeżdżająca dołącza oryginały dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami). Na tej podstawie Dział Finansowy określa wysokość świadczeń przysługujących osobie wyjeżdżającej.

2 Wszystkie niezbędne dokumenty oraz instrukcje dostępne są dla pracowników Politechniki Śląskiej po zalogowaniu się do sytemu SOD. Diety: Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej określa Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Bilety: Zakup biletów lotniczych możliwy jest jedynie za pośrednictwem firmy wyłonionej w drodze przetargu. Każda osoba może wystąpić z wnioskiem o wycenę i rezerwację biletu, natomiast zakupu biletów w poszczególnych jednostkach mogą dokonywać jedynie osoby do tego upoważnione. Bilety kolejowe lub autobusowe mogą być zakupione przez wyjeżdzającego w dowolny sposób. Pracownik podróżujący prywatnym samochodem otrzymuje zwrot kosztów podróży na podstawie wymienionych poniżej dokumentów. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 r. stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż: Stawka za 1 km przebiegu: a) samochodu osobowego - o poj. skok. do 900 cm 3 0, o poj. skok. pow. 900 cm 3 0,8358 Zgodnie z zarządzeniem 20/14/15 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 30 grudnia 2014 r. w sprawie używania przez pracowników Politechniki Śląskiej samochodów osobowych do celów służbowych pracownikowi podróżującemu samochodem prywatnym przysługuje zwrot kosztów podróży: 0,3343 zł za kilometr w przypadku, gdy koszty podróży służbowej obciążą fundusz

3 dydaktyczny lub 0,8358 zł za kilometr jeśli koszty podróży służbowej obciążą fundusz określonego projektu lub inne źródło finansowania. Wyjazdy na podstawie skierowania za granicę: Wyjazdy na podstawie skierowania można podzielić na wyjazdy do miesiąca (30 dni) i powyżej miesiąca. Pracownik wyjeżdzający w celu prowadzenia badań naukowych, działalności dydaktycznej, odbycia studiów, studiów doktoranckich, studiów podyplomowych, stażu naukowego, artystycznego, specjalistycznego, kursu językowego, praktyk zawodowych - wyjeżdża na podstawie skierowania za granicę. Pracownik wyjeżdzający na podstawie skierowania za granicę składa wniosek o skierowania za granicę do Biura Współpracy z Zagranicą. Biuro wystawia skierowanie jeśli wyjazd nie przekracza jednego miesiąca. Skierowania na wyjazdy powyżej miesiąca wystawiane są przez Dział Spraw Osobowych. Studenci i doktoranci Biuro Wymiany Akademickiej. Ponadto w przypadku wyjazdu powyżej miesiąca wymagana jest zgoda Rady Wydziału. Kwestie związane z wyjazdami na podstawie skierowania za granicę reguluje ZARZĄDZENIE Nr 86/12/13 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 września 2013 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji dotyczącej wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów Politechniki Śląskiej oraz innych osób, a także trybu ich rozliczania oraz późniejsze zarządzenie nr 104/16/17 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 14 lipca 2017 roku w prawie wdrożenia kolejnych procesów w Systemie Obiegu Dokumentów (SOD). Jeżeli w związku ze skierowaniem za granicę - osobie skierowanej - będą przysługiwały świadczenia (diety, zwrot kosztów podróży, itp.) to w systemie SOD, w celu rozliczenia kosztów pobytu należy zarejestrować Polecenie wyjazdu z wyborem opcji Niebędący użytkownikiem SOD. Jeżeli natomiast skierowane osoby nie będą rozliczać kosztów wyjazdu nie ma potrzeby rejestrowania Polecenia wyjazdu w SOD. Po przyjeździe należy rozliczyć koszty podróży. Załącznik nr 7 zawarty ww. zarządzeniu został zastąpiony przez formularz rozliczenie kosztów delegacji.

4 Dokumenty do pobrania: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób. Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Zarządzenie nr 86/12/13 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 września 2013 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji dotyczącej wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów Politechniki Śląskiej oraz innych osób, a także trybu ich rozliczania. Pismo okólne nr 43/12/13 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 września 2013 roku w sprawie warunków i trybu kierowania za granicę pracowników, doktorantów i studentów Politechniki Śląskiej w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych Zarządzenie nr 20/14/15 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 30 grudnia 2014 roku w sprawie używania przez pracowników Politechniki Śląskiej samochodów osobowych do celów służbowych Zarządzenie nr 25/14/15 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 8 stycznia 2015 roku zmieniające zarządzenie w sprawie używania przez pracowników Politechniki Śląskiej samochodów osobowych do celów służbowych Zarządzenie nr 104/16/17 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 14 lipca 2017 roku w prawie wdrożenia kolejnych procesów w Systemie Obiegu Dokumentów (SOD) Kalkulacja kosztów podróży. Rozliczenie kosztów delegacji. Wniosek o skierowanie za granicę.

5 Skierowanie o wyjazd za granicę. Instrukcja dotycząca delegacji i ich rozliczenia Procedowanie wyjazdu w SOD na podstawie skierowania