WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W RZESZOWIE WYDZIAŁ ROZWOJU KADR REGIONU

Transkrypt

1 WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W RZESZOWIE WYDZIAŁ ROZWOJU KADR REGIONU Odpowiedzi na pytania zadane w trakcie spotkania informacyjnego dla konkursu nr 8/POKL/8.1.1/2009, które odbyło się w dniu 22 stycznia 2009 roku Część I Rzeszów, roku

2 1. Czy kursy BHP mogą być również realizowane w typie 3 projektów? W związku z tym, że obowiązek przeszkolenia pracownika z bezpieczeństwa i higieny pracy jest nałożony przepisami prawa na pracodawcę i jest on organizowany pod konkretne stanowisko pracy, ze względu na możliwość wystąpienia pomocy publicznej dla przedsiębiorców, IP zaleca by tego rodzaju kursy realizowane były tylko i wyłącznie w ramach typu 1 projektów poddziałania Natomiast jeżeli jest to kurs przygotowujący do wykonywania zawodu inspektora BHP to możliwa jest jego realizacja w ramach projektów typu Jakie są różnice między szkoleniem a doradztwem? Doradztwo ukierunkowane jest na rozwiązanie konkretnego problemu, tak więc zakres tematyczny doradztwa jest uwarunkowany indywidualnymi potrzebami osoby (klienta), której problem ma zostać rozwiązany. W trakcie doradztwa ważna jest pomoc w zrozumieniu istoty problemu oraz ustalenie i wybór najlepszej propozycji rozwiązania tego problemu. Program doradztwa jest więc elastyczny. Szkolenie ma charakter edukacyjny, określoną grupę docelową i jest to systematyczny, planowy oraz podlegający kontroli proces, skoncentrowany na wiedzy, kompetencjach czy kwalifikacjach. Realizowane jest w oparciu o z góry ustalony program, taki sam dla wszystkich uczestników szkolenia. 3. Przy szkoleniach zawodowych jak weryfikować czy instytucja cieszy się powszechnym zaufaniem, czy istnieje katalog takich instytucji? Czy są to instytucje publiczne, czy firmy prywatne, które mają doświadczenie w danym typie szkoleń? Beneficjent nie powinien podejmować się weryfikacji instytucji cieszącej się powszechnym zaufaniem gdyż kryterium odnoszące się do certyfikatów dotyczy przede wszystkim istniejących i uznawanych systemów certyfikacji wynikających z przepisów prawa (np. egzamin spawacza, ochrony osób i mienia, państwowe egzaminy zawodowe prowadzone przez uprawnione do tego podmioty), powszechnych standardów (np. ISO, PRINCE2) lub uprawnień (również tych wynikających z praw producenckich np. rodziny certyfikatów Microsoft). We wniosku o dofinansowanie nie musi być wskazana z nazwy firma certyfikująca, natomiast należy określić rodzaj certyfikatu oraz wskazać na podstawy jego w Rzeszowie Strona 2

3 wydawania. Jeżeli certyfikat zostanie wydany przez firmę zewnętrzną wówczas należy wyraźnie zaznaczyć we wniosku podwykonawstwo. 4. Jakie warunki musi spełniać projekt, aby spełnić kryteria strategiczne wdrażania Regionalnego Centrum Transferu Nowoczesnych Technologii Wytwarzania? Projekt realizowany z EFS musi mieć charakter uzupełniający w stosunku do projektu RCTNTW w zakresie jaki nie jest możliwy do realizacji w tym projekcie (w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) oraz zgodnie z kryterium wykorzystywać produkty (np. budynki, sprzęt i inne) projektu infrastrukturalnego w ramach, którego te produkty powstały. Projekt w ramach EFS może np. dotyczyć przygotowania kadry pracującej w Regionalnym Centrum, organizacji działań promocyjnych i upowszechniających (seminaria, szkolenia) transfer konkretnych rozwiązań do przedsiębiorstw. W dokumentacji konkursowej określono, iż spełnienie tego kryterium będzie się odbywało na podstawie punktu 3.1 (opis uzasadnienia i celów, gdzie badane będzie na ile potrzeba realizacji projektu wynika z realizacji innego projektu inwestycyjnego w tym przypadku RCTNTW) oraz 3.3 (w którym powinien znaleźć się również opis komplementarności wniosku EFS z projektem EFRR) wniosku o dofinansowanie. 5. Czy w ramach POKL Poddziałania możliwa jest realizacja szkoleń w powiązaniu z projektem wdrażanym w ramach RPO 1.1 Schemat B (Bezpośrednie Inwestycje)? Jest możliwa realizacja takich szkoleń. Jeżeli dany przedsiębiorca w ramach 1 Osi Priorytetowej RPO zakupi np. maszyny do swojej firmy i w związku z tym będzie potrzebował przeszkolić pracowników, którzy mają te maszyny obsługiwać, to wówczas jest możliwa realizacja projektu szkoleniowego w dla pracowników tego przedsiębiorcy w zakresie obsługi tej maszyny. Wniosek taki będzie spełniał kryterium strategiczne odnoszące się do komplementarności projektów EFS z projektami realizowanym w ramach RPO i otrzyma dodatkowe punkty strategiczne, zgodnie z opisanym w Zasadach dokonywania wyboru projektów PO KL sposobem ich przyznawania. w Rzeszowie Strona 3

4 6. Czy zaświadczenie wydane na podstawie rozporządzenia MEN z 3 lutego 2006 r. spełnia wymogi szkolenia zawodowego, który kończy się wydaniem certyfikatu, to rozporządzenie dotyczy uzyskania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych? Zgodnie z kryterium strategicznym przez certyfikat rozumie się dokument wydawany przez instytucję do tego uprawnioną (akredytowaną) lub cieszącą się powszechnym zaufaniem. Dodatkowo taki certyfikat powinien potwierdzać prawo do wykonywania określonych czynności i zadań zawodowych oraz posiadane kompetencje w zakresie określonym w certyfikacie. Kryterium to dotyczy certyfikatów wydawanych w ramach funkcjonujących systemów certyfikacji, jak również tych, które są wydawane w oparciu o przepisy prawa określające warunki niezbędne do uzyskania takiego certyfikatu (dla przykładu będą to certyfikaty zarządzania projektami IPMA, PRINCE2, certyfikat menedżera jakości, uprawnienia operatorów maszyn ciężkich, spawaczy, operatorów wózków podnośnikowych z napędem silnikowym, przewozu materiałów niebezpiecznych, ochrony mienia i osób, samodzielnego księgowego, audytora energetycznego). Wskazane w zapytaniu zaświadczenie potwierdza jedynie uczestnictwo we wskazanej w rozporządzeniu formie kształcenia i w opinii IP nie spełnia kryterium strategicznego dotyczącego szkolenia kończącego się uzyskaniem certyfikatu. 7. Czy wszystkie podmioty realizujące projekt powinny być niezależne od pracodawcy uczestników szkolenia? Jeśli podmiotem realizującym projekt typu 3 w ramach jest jednostka organizacyjne starostwa, czy to oznacza, że pracownicy starostwa nie mogą brać udziału w tym projekcie? Według SzOP wszystkie podmioty biorące udział w realizacji projektu są niezależne od pracodawcy uczestnika szkolenia, dlatego pracownicy starostwa nie mogą brać udziału w projekcie typu 3 jeżeli jest on realizowany przez jednostkę organizacyjną tego starostwa. 8. Czy pracownicy JST i ich jednostek organizacyjnych np. pracownicy szkół mogą być uczestnikami projektu typu 3? Tak pracownicy JST i ich jednostek organizacyjnych mogą brać udział w projektach typu 3. Zgodnie z Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL, grupą docelową i w Rzeszowie Strona 4

5 zarazem uczestnikami w projektach typu 3 w Podziałaniu są dorosłe osoby pracujące, które z własnej inicjatywy są zainteresowane nabyciem nowych, uzupełnieniem lub podwyższaniem kwalifikacji i umiejętności, w szczególności dla osób o niskich lub zdezaktualizowanych kwalifikacjach o ile zatrudnieni są na podstawie rodzajów umów wskazanych w SzOP. 9. Czy można zgłosić do prowadzenia szkolenia trenera z zagranicy (spoza UE), czy można opłacić jego koszty przejazdu i noclegu? Jeżeli w Polsce nie można znaleźć takiego specjalisty, to jest możliwe zatrudnienie trenera z zagranicy. Koszty podróży oraz noclegu powinny być wliczone w jego wynagrodzenie, jeżeli będzie on zatrudniony na umowę cywilno-prawną. Ponoszenie tego rodzaju podwyższonych kosztów powinno zostać szczególnie uzasadnione we wniosku o dofinansowanie. 10. Czy zamiast wpłaty 10% wartości szkolenia przez uczestników może wystąpić wkład własny beneficjenta? Nie ma takiej możliwości, ponieważ wkład w postaci częściowej odpłatności za szkolenie musi pochodzić od uczestnika, jest on wykazywany jako przychód projektu i pomniejsza kwotę dofinansowania. Nie należy mylić częściowej odpłatności uczestnika projektu z wkładem własnym beneficjenta, który jest obowiązkowy w projektach objętych pomocą publiczną. 11. Czy dane finansowe w załączniku mogą być podane za rok 2008 w przypadku spółki działającej dłużej niż rok? TAK, dane finansowe zamieszczane w tabeli będącej załącznikiem do wniosku są wykazywane za ostatni zamknięty rok obrotowy, wyjątkiem będzie tylko sytuacja, kiedy rok obrotowy nie jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. W załączniku należy zatem wskazać jakiego okresu dotyczą informacje przedstawiane w tabeli. 12. Czy w projektach z komponentem współpracy ponadnarodowej istnieje ograniczenie co do kraju partnera? Nie ma takich ograniczeń. 13. Czy partnerstwo z uczelnią wyższą jest oceniane na korzyść projektu? Nie ma katalogu preferowanych partnerów. Wybór partnera jest uzależniony od charakteru projektu i roli jaką spełniać ma w projekcie partner. Oczywiście decyzja o zaangażowaniu w realizację projektu partnera musi być uzasadniona. Wybór w Rzeszowie Strona 5

6 partnera oceniany jest w kontekście możliwości partnerstwa i realizowanych przez partnera zadań. 14. Czy wymagane jest pełnomocnictwo dla jednostek nie posiadających osobowości prawnej? Na etapie składanie wniosków o dofinansowanie nie należy dołączać innych załączników niż te wymienione w dokumentacji konkursowej. Osoba składająca podpis w części V wniosku o dofinansowanie (wskazana w punkcie 2.6) powinna w momencie składania wniosku mieć prawo reprezentowania beneficjenta, wynikające z dokumentów określających sytuację prawną beneficjenta (KRS, Statut, inne) lub też pełnomocnictw i upoważnień. Fakt posiadania prawa do reprezentowania w momencie składania wniosku o dofinansowanie weryfikowany jest przed podpisaniem umowy. 15. Czy koszty zabezpieczenia są kwalifikowane? Tak, koszty zabezpieczenia są kwalifikowanym wydatkiem. 16. Czy połączenie typów projektów 1 z 2 powoduje zsumowanie punków za spełnienie kryteriów strategicznych? Nie jest możliwe sumowanie punków strategicznych. 17. Na czym polega zasada konkurencyjności? W przypadku realizacji zamówień przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto wykonywanych przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą Beneficjent stosuje się do następujących reguł: zobowiązuje się do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. Równocześnie Beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie, powyższego zapytania ofertowego. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert. W przypadku, gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, Beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną. Beneficjent wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. Wybór oferty jest dokumentowany protokołem, do którego załączane są w Rzeszowie Strona 6

7 zebrane oferty. Wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia Beneficjent dokonuje w formie pisemnej, przy czym dla udokumentowania czynności innych niż zawarcie umowy i sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty, dopuszczalna jest forma elektroniczna i faks. W przypadku gdy Beneficjent stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców, może zostać wezwany na wniosek Instytucji Pośredniczącej lub organów kontrolnych do przedstawienia uzasadnienia wskazującego na obiektywne przesłanki potwierdzające jego stwierdzenie. Zasady tej nie stosuje się w odniesieniu do osób lub usług rozliczanych w ramach kosztów personelu w projekcie. 18. W jaki sposób należy szacować koszty pośrednie partnera projektu? Wszystkie koszty partnera zarówno pośrednie jak i bezpośrednie powinny być szacowane i planowane analogicznie do kosztów lidera. Opierając się na podziale zadań pomiędzy lidera i partnera, podziałowi również podlega budżet projektu związany z wykonaniem tych zadań.. Partner oblicza więc koszty pośrednie poprzez porównanie przypisanych mu wydatków w projekcie do obrotów w firmie w analogicznym co realizacja zadań w projekcie czasie sprzed złożenia wniosku o dofinansowanie. We wniosku o dofinansowanie metodologia lidera i partnera powinny być zaprezentowane odrębnie. 19. Co to znaczy, ze parter uczestniczy w zarządzaniu projektem? Zapis ten oznacza, że parter projektu powinien mieć wpływ na procesy decyzyjne w projekcie (w szczególności na podejmowanie decyzji w odniesieniu do zadań i etapów, które zgodnie z umową partnerską zostały mu powierzone do realizacji), jednak nie jest dopuszczalna sytuacja, w której w całości przejmuje on odpowiedzialność za realizację zadania związanego z zarządzaniem. Odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu ponosi lider, dlatego generalnie zarządzanie projektem powinno należeć do kompetencji lidera. 20. Jak oszacować wysokość 10% odpłatności za szkolenie, jeżeli w regionie nie ma podobnych szkoleń, czy można wziąć pod uwagę terytorium całej Polski? Przy ustalaniu wysokości odpłatności można brać pod uwagę terytorium całej Polski. Szczególnie wówczas gdy planowane w projekcie szkolenia nie są dostępne na rynku w Rzeszowie Strona 7

8 regionalnym. Trzeba również pamiętać, by w dokumentacji projektu zachować oferty, na podstawie, których oszacowano wysokość odpłatności uczestników. 21. Czy wysokość obrotów u Wnioskodawcy wpływa na ocenę wniosku, co w przypadku, jeżeli w danej firmie nie ma obrotów? Przy ocenie wniosku badana jest płynność finansowa i zdolność zarządzania finansami. WUP w Rzeszowie nie stosuje wytycznych dotyczących minimalnego wymaganego obrotu lub przychodu. Ocena tego elementu potencjału Beneficjenta jest dokonywana indywidualnie przez każdego oceniającego. 22. Czy w sytuacji, gdy trener prowadzi działalność gospodarczą zachodzi podwykonawstwo? Tak jest to podwykonawstwo. Na etapie planowania często nie ma możliwości określenia rodzaju formy zatrudnienia trenerów. Jeżeli we wniosku nie wskazano, że jakieś zadanie zostanie wykonane w podwykonawstwie, a w trakcie realizacji beneficjent zleci innemu podmiotowi realizację tej części projektu, to zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków wydatek ten może zostać uznany za niekwalifikowalny. Bezpiecznym rozwiązaniem będzie w uzasadnieniu kosztów zaznaczyć, że część działań może być realizowana w podwykonawstwie wraz z wyjaśnieniem sytuacji, w której taka sytuacja może wystąpić. 23. Czy można złożyć dwa wnioski o dofinansowanie w ramach konkursu 8/POKL/8.1.1/2009? Projektodawca może złożyć maksymalnie dwa wnioski o dofinansowanie projektu. Zgodnie z zapisami Dokumentacji konkursowej (punkt szczegółowe kryteria dostępu) jeden podmiot (działając jako Beneficjent lub Partner) składa nie więcej niż dwa wnioski w ramach jednego konkursu. 24. Jakie są obowiązkowe załączniki do wniosku o dofinansowanie? W odpowiedzi na ogłoszony konkurs, Beneficjent składa Wniosek o dofinansowanie projektu wraz z wypełnioną tabelą stanowiącą załącznik 6.7 Dokumentacji konkursowej. W przypadku, gdy Beneficjent prowadzi działalność gospodarczą powyżej jednego roku Załącznik powinien zawierać dane finansowe za ostatni zamknięty rok obrotowy. W przypadku gdy działalność prowadzona jest poniżej jednego roku wówczas dane finansowe powinny obejmować okres od dnia rozpoczęcia działalności do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc w Rzeszowie Strona 8

9 złożenia wniosku. Jeżeli projekt przewiduje udział partnera lub partnerów każdy z tych podmiotów składa także załącznik nr 6.7. Partner, który nie posiada osobowości prawnej wypełnia załącznik nr 6.8, a w przypadku, gdy nie ma obowiązku prowadzenia dokumentacji wymaganej przez przepisy podatkowe, wypełnia załącznik nr 6.9 Dokumentacji konkursowej. Wymóg składania informacji określających sytuacje finansową nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych. W przypadku Projektów dotyczących współpracy ponadnarodowej Beneficjent składa również list intencyjny w sprawie partnerstwa ponadnarodowego. 25. Czy jest możliwość złożenia projektu z okresem realizacji od 1 lipca 2010 r. do 31 grudnia 2011 r. i jak IP ocenia tak odległy czas rozpoczęcia realizacji projektu? Zakładany termin realizacji projektu musi mieścić się w okresie od dnia złożenia wniosku w IP do dnia 31 grudnia 2011 r. Wnioskodawca zakładając odległy moment rozpoczęcia realizacji projektu musi uwzględnić zmieniające się warunki rynkowe np. wzrost cen. Jednak najistotniejszym aspektem i ryzykiem w takim przypadku jest przede wszystkim możliwość zdezaktualizowania się projektu a w szczególności problemu, do rozwiązania którego projekt ma się przyczynić. Beneficjent we wniosku o dofinansowanie powinien także uzasadnić wybór ww. okresu realizacji projektu. Należy również pamiętać, że po zatwierdzeniu wniosku do realizacji nie istnieje możliwość podniesienia wnioskowanej kwoty dofinansowania. 26. Czy można łączyć typy projektów (1) i (2)? Zgodnie z zapisami Dokumentacji konkursowej (punkt szczegółowe kryteria dostępu) jeden projekt nie może łączyć typów (1) i (2) z typem (3). Tym samym należy rozumieć, iż typy (1) i (2) mogą występować w jednym projekcie. 27. Czy jest planowana zmiana liczby znaków w polach opisowych wniosku? Obowiązujący limit uniemożliwia zawarcie wszystkich informacji w takim stopniu szczegółowości jaki jest wymagany? Zwiększenie liczby znaków w części opisowej wniosku o dofinansowanie jest planowane, aczkolwiek nie jest znany termin tej zmiany. Jeśli taka możliwość się pojawi, stosowna informacja zostanie umieszczona na stronie internetowej WUP Rzeszów. w Rzeszowie Strona 9

10 28. Czy wkład własny ponosi organizacja czy uczestnicy szkoleń? W przypadku projektów objętych regułami pomocy publicznej (typ 1 i 2) wkład własny zawsze jest ponoszony przez beneficjenta pomocy publicznej (podmiot prowadzący działalność gospodarczą). W przypadku projektów typu 3 uczestnicy projektu (grupy docelowe, beneficjenci ostateczni) ponoszą częściową odpłatność za udział w szkoleniu w wysokości minimalnej 10% rynkowej wartości szkolenia w regionie lub 10% faktycznych kosztów organizacji szkolenia. 29. Jakie muszą być spełnione przesłanki aby uznać, że przedsiębiorstwo znajduje się w trudnej sytuacji? Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL za podmiot w trudnej sytuacji ekonomicznej należy rozumieć: - mikroprzedsiębiorstwo, małe lub średnie przedsiębiorstwo, które spełnia warunki określone w art. 1 ust. 7 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) lub - duże przedsiębiorstwo, które spełnia kryteria przedsiębiorstwa zagrożonego w rozumieniu pkt komunikatu Komisji w sprawie Wytycznych Wspólnotowych dotyczących pomocy państwa w celu ratowania i restrukturyzacji zagrożonych przedsiębiorstw (Dz. Urz. UE C 244 z , str. 2). 30. Którego typu projektów dotyczy limit 20% pracowników z jednej firmy?. W projektach typu 3, skierowanych do osób pracujących, chcących z własnej inicjatywy podnosić swoje kwalifikacje zawodowe nie przewiduje się występowania pomocy publicznej, niemniej jednak muszą być spełnione łącznie następujące warunki: - wszystkie podmioty biorące udział w realizacji projektu są niezależne od pracodawcy, -szkolenie odbywa się poza miejscem zatrudnienia, - szkolenie jest realizowane poza godzinami pracy uczestników, - nabór na szkolenia ma charakter otwarty oraz w Rzeszowie Strona 10

11 - pracownicy zatrudnieni w jednym zakładzie pracy/u jednego pracodawcy (będącego przedsiębiorcą) nie mogą stanowić więcej niż 20% uczestników szkolenia realizowanego w ramach danego projektu. 31. Czy przy projektach powyżej 1 mln PLN wymagany jest audyt zewnętrzny? W ramach PO KL audyt zewnętrzny projektu nie jest co do zasady wymagany. Tym niemniej, może być kwalifikowalny, jeżeli jest wymagany przez Instytucję Pośredniczącą i został uwzględniony w budżecie projektu. W przypadku konkursu 8/POKL/8.1.1/2009 audyt projektu nie jest wymagany tak więc również nie jest kwalifikowalny. 32. Realizacja projektu rozpoczyna się od 1 września 2009 r. Czy wydatki poniesione przed tym terminem będą kwalifikowalne? Okres kwalifikowania wydatków dla każdego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie projektu. Środki na finansowanie projektu mogą być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć zrealizowanych w ramach projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowane oraz dotyczyć będą okresu realizacji projektu. W związku z powyższym w prezentowanym przypadku wydatki poniesione przed 1 września będą wydatkami niekwalifikowalnymi. 33. Czy jednostka publiczne (np. muzeum) muszą mieć wyliczone koszty pośrednie? Jeśli tak to w jaki sposób? Nie ma obowiązku wykazywania kosztów pośrednich w każdym wniosku o dofinansowanie. Natomiast w przypadku uwzględnienia ich we wniosku, obowiązkowo, niezależnie od przyjętego rodzaju rozliczenia kosztów pośrednich i statusu prawnego beneficjenta (lub partnera) koszty te muszą być uzasadnione poprzez wskazanie metodologii ich wyliczenia. Beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie projektu w punkcie IV dotyczącym budżetu w podziale na koszty bezpośrednie i pośrednie. Koszty pośrednie stanowią koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu. Beneficjent zamierzający realizować projekt sam określa zadania, jakie będą realizowane w projekcie, a następnie do nich przyporządkowuje odpowiednie wydatki, które muszą być poniesione, aby projekt został prawidłowo zrealizowany. w Rzeszowie Strona 11

12 Przykład metodologii wyliczania kosztów pośrednich znajduje się w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 34. Czy koszt obsługi projektu może być zawarty w zadaniu zarządzanie? Z reguły koszty personelu obsługowego stanowią koszty pośrednie, ponieważ nie można ich bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu. Są to m.in. wydatki personelu (np.: pracownik sekretariatu), który nie jest przypisany bezpośrednio do projektu, ale zajmuje się bieżącą obsługą jednostki jako podmiotu gospodarczego. Jednakże, nie wyklucza się możliwości ujęcia kosztów personelu obsługowego w kosztach bezpośrednich w zadaniu zarządzanie. Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zatrudnienia w ramach odrębnej umowy pracownika, który będzie wykonywał zadania tylko i wyłącznie dotyczące realizowanego przez Beneficjenta projektu. 35. Co oznacza zapis prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej w ramach projektu? Wymóg utrzymywania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem wprowadzają na Beneficjentów przepisy rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego funduszu społecznego oraz Funduszu Spójności. Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków jest warunkiem zawartym w umowie o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. W przypadku Beneficjentów prowadzących pełną księgowość zapis prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej oznacza odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości i kontroli lub wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem. Odrębny system księgowy to prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej, nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych. W przypadku Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez w Rzeszowie Strona 12

13 comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego Kumultatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca:./rok. Zestawienie obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego i sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz kosztów pośrednich (w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków). Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą oraz dołączone do dokumentacji projektu potwierdzającej poniesione wydatki. 36. Czy noty księgowe (za podręczniki dla uczestników szkoleń) wystawiane przez jeden z naszych oddziałów stowarzyszenia(wydawnictwo) są uznawane za dokument księgowy potwierdzający poniesienie kosztu kwalifikowanego? Co do zasady dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Rozwoju Regionalnego nota księgowa jest dowodem rozliczeniowym stosowanym do udokumentowania wynagrodzenia właściciela firmy (osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą). Sposób udokumentowania notą poniesionego wydatku powinien być zgodny z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz z wewnętrznie przyjętą polityką rachunkowości stowarzyszenia. Natomiast należy pamiętać, że beneficjent rozlicza się z realizacji projektu na podstawie faktycznie poniesionych wydatków. Jeżeli więc prowadzi działalność wydawniczą powinien rozliczać faktyczne koszty wydruku materiałów wykorzystywanych w projekcie (np. wynagrodzenie edytora, papier) ponieważ nie będą one związane tylko i wyłącznie z projektem powinny zostać ujęte w kosztach pośrednich projektu. w Rzeszowie Strona 13

14 37. Jak należy w ewidencji księgowej ująć wpłaty uczestników szkoleń? Czy przychód z tego tytułu pomniejsza kwotę o dofinansowanie? Czy należy wystawiać za wpłaty faktury VAT? Czy należy prowadzić odrębny rejestr sprzedaży? Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstaną w związku z realizacją projektu PO KL. Przychód z obowiązkowych wpłat uczestników szkoleń musi zostać ujęty w budżecie projektu (przychód zaplanowany) i pomniejszy kwotę dofinansowania. Sposób dokumentowania wpłat oraz ujęcia przychodu w ewidencji księgowej wynika z charakteru prowadzonej działalności oraz wewnętrznie przyjętej przez Beneficjenta polityki rachunkowości. Natomiast konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków jest warunkiem zawartym w umowie o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO KL. w Rzeszowie Strona 14