WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, 9 września 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, 9 września 2014 r. Pan Marek Chrzanowski Prezydent Miasta Bełchatowa ul. Kościuszki Bełchatów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206, ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w związku z art. 26 ust. 6 i art. 76 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 1 (j.t. Dz. U. z 2013, poz. 672 ze zm.) oraz w związku z art. 18 ust. 1 i art ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi 2 (Dz. U. z 2012 r. poz ze zm.) w dniach 9 13 czerwca 2014 r. 3 w Urzędzie Miasta Bełchatowa 4, ul. Kościuszki 1, Bełchatów, przeprowadzona została, w trybie zwykłym, kontrola w zakresie oceny prawidłowości i legalności wykonywania przez Prezydenta Miasta Bełchatowa zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na wydawaniu, odmowie wydania, zmianie zakresu i cofaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz przekazywania ww. danych i informacji do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej 5 w okresie od 1 listopada 2013 r. do 30 kwietnia 2014 r. 1 Dalej zwana: "USDG" 2 Dalej zwana: " UWTPA 3 Czynności w siedzibie jednostki kontrolowanej przeprowadzono: 9 i 13 czerwca 2014 r. 4 Dalej zwany UMB 5 Dalej zwana: " CEIDG 1

2 Kontrolę, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 5 czerwca 2014 r. 6 przeprowadzili pracownicy Oddziału Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: 1) Piotr Pietrzak Inspektor Wojewódzki kierownik zespołu kontrolerów, nr upoważnienia 42/2014; 2) Anna Czajeczna Specjalista członek zespołu kontrolerów, nr upoważnienia 41/ r. 8 Prezydentem Miasta Bełchatowa 7 jest Pan Marek Chrzanowski wybrany na urząd 5 grudnia Mając na uwadze opisane w dokumencie ustalenia kontrolowaną działalność należy ocenić: negatywnie w zakresie wydawania, odmowy wydania, zmiany zakresu, cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, negatywnie w zakresie przekazywania ww. danych i informacji do CEIDG. I. Przygotowanie organizacyjne do wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz przekazywania danych i informacji do CEIDG. 1. Zgodnie 37 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Bełchatowa 9 komórką organizacyjną realizującą kontrolowane zadania jest Zespół ds. Obsługi Aktywności Gospodarczej 10, którym kieruje Koordynator Zespołu Pani Patrycja Cheda. Jak wynika z zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności Koordynator odpowiada za organizowanie pracy, realizację zadań Zespołu określonych w Regulaminie Organizacyjnym UMB oraz przeprowadzanie bieżącej kontroli wewnętrznej Zespołu. Zakresy czynności osób zatrudnionych w Zespole zawierają zapisy odnoszące się do kontrolowanej działalności. Na podstawie wyjaśnień 11 ustalono, iż 2 z 4 pracowników Zespołu (w tym Koordynator) wykonuje zadania związane z wydawaniem kontrolowanych decyzji, a 2 zajmuje się przekazywaniem wymaganych danych i informacji do CEIDG. 2. Ponadto do zadań Zespołu należy przygotowywanie projektów postanowień w sprawie wyrażania przez Miejską Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Bełchatowie 12 opinii w przedmiocie lokalizacji punktów sprzedaży i podawania napojów alkoholowych oraz 6 Akta kontroli, str. 18, Dalej zwany Prezydentem 8 Akta kontroli, str Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2013 Prezydenta Miasta Bełchatowa z dnia 2 stycznia 2013 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Bełchatowa 10 Dalej zwany Zespołem 11 Wyjaśnienia z 24 czerwca br. 12 Dalej zwana MKRPA 2

3 współpraca z MKRPA. 3. Prawidłowość wykonywania zadań przez Zespół nie była przedmiotem instytucjonalnej kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego. 4. Pracownicy Zespołu nie uczestniczyli w szkoleniach w zakresie problematyki wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych lub przekazywania danych i informacji do CEIDG W UMB prowadzone są odrębne rejestry zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży, zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży oraz spisy spraw (o których mowa 53 Instrukcji kancelaryjnej 14 ) obejmujące: jednorazowe zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, wykaz wniosków przekazanych MKRPA, decyzje o cofnięciu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. 6. W ramach przygotowania organizacyjnego w UMB opracowano dla przedsiębiorców wzór wniosku o wydanie zezwolenia na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży lub poza miejscem sprzedaży, który obejmuje wszystkie dane i informacje wymagane na podstawie art. 18 ust. 5 UWTPA oraz zawiera, zgodny z ust. 6 ww. przepisu, wykaz wymaganych załączników do wniosku, co niewątpliwie miało pozytywny wpływ na formalną poprawność i kompletność składanych wniosków, zatem jego opracowanie należy uznać za przykład dobrej praktyki. Natomiast w stosowanym w kontrolowanym okresie wzorze wniosku o wydanie jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych pominięty został element wymagany na podstawie art. 18 ust. 5 pkt 6 UWTPA, tj. adres punktu składowania napojów alkoholowych (magazynu dystrybucyjnego), co w ocenie kontrolujących przyczyniło się do nieprawidłowości opisanej w pkt II.B.2 niniejszego dokumentu. Należy jednak zauważyć, iż powyższa niezgodność wzoru wniosku z wymogami UWTPA została usunięta w toku kontroli, a stosowany obecnie wzór wniosku jest kompletny. Wobec powyższego przygotowanie UMB do wykonywania kontrolowanych zadań należy ocenić pozytywnie. II. Postępowania administracyjne i kompletność dokumentacji. W okresie od 1 listopada 2013 r. do 30 kwietnia 2014 r. organ zezwalający przeprowadził 32 postępowania administracyjne z zakresu będącego przedmiotem kontroli: 31 wszczętych na wniosek i zakończonych udzieleniem łącznie 61 zezwoleń na sprzedaż 13 Akta kontroli, str Załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). 3

4 napojów alkoholowych (w tym 8 zakończonych wydaniem zezwolenia jednorazowego), 1 wszczęte z urzędu zakończone odmową wydania decyzji o cofnięciu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Mając na względzie kryteria legalności i rzetelności w wyniku badania wszystkich postępowań ustalono, co następuje: A. Postępowania w sprawie udzielenie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych określonych w art. 18 UWTPA. 1. Wszystkie postępowania w sprawie wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych zostały wszczęte na skutek wpływu wniosku przedsiębiorcy. 2. Złożone wnioski zawierały kompletne informacje (w części spraw zawarte w załącznikach do wniosku) wymagane na podstawie art. 18 ust. 5 pkt 1-6 UWTPA, tj. oznaczenie rodzaju zezwolenia, oznaczenie przedsiębiorcy, jego siedzibę i adres, numer w rejestrze przedsiębiorców, przedmiot działalności wykonywanej przez wnioskodawcę, adres punktu sprzedaży i punktu składowania napojów alkoholowych (magazynu dystrybucyjnego), a w przypadku ustanowienia pełnomocników ich imiona, nazwiska i adresy zamieszkania. W 1 przypadku 15 został pominięty adres zamieszkania pełnomocnika, mając jednak na uwadze, iż kierowaną do strony korespondencję pełnomocnik odbierał osobiście, nie wywarło to negatywnego skutku na przebieg postępowania, wobec czego powyższy brak należy uznać za uchybienie. W aktach wszystkich spraw znajdują się załączniki wymagane na podstawie art. 18 ust. 6 UWTPA, tj. dokument potwierdzający tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu stanowiącego punkt sprzedaży napojów alkoholowych, decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego o zatwierdzeniu zakładu, o której mowa w art. 65 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, ze zm.) oraz pisemna zgoda zarządcy wielorodzinnego budynku mieszkalnego na usytuowanie w nim punktu sprzedaży (w 1 wymaganym przypadku 16 ). 3. Decyzje uprawniające do detalicznej sprzedaży napojów alkoholowych wydane zostały, zgodnie z art. 18 ust. 3a UWTPA, tj. po uzyskaniu pozytywnej opinii MKRPA, wyrażonej w formie postanowienia. 4. W myśl art ust. 2 UWTPA opłata za wydanie zezwolenia, winna być wniesiona na rachunek gminy przed wydaniem zezwolenia. W 13 z 23 postępowań decyzje wydane zostały 15 Akta kontroli, str Akta kontroli, str

5 przed uiszczeniem przez wnioskodawców opłaty, co narusza ww. przepis i stanowi nieprawidłowość. Jak wynika z wyjaśnień, organ zezwalający błędnie przyjął, iż datą wydania decyzji jest dzień jej doręczenia stronie Wszystkie postępowania w sprawie udzielenia zezwolenia zostały zakończone w terminie określonym w art. 35 ustawy z dnia z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.) Zezwoleń udzielono w oparciu o właściwe przepisy, tj. art. 18 ust. 1 UWTPA oraz Uchwałę Nr XL/277/09 Rady Miejskiej w Bełchatowie z dnia 25 czerwca 2009 r. w sprawie ustalenia liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży jak i w miejscu sprzedaży oraz zasad usytuowania na terenie miasta Bełchatowa miejsc sprzedaży i podawania napojów alkoholowych: 1) oddzielnie na poszczególne rodzaje napojów alkoholowych, co jest zgodne z art. 18 ust. 3 UWTPA; 2) według form sprzedaży napojów alkoholowych, określonych w art. 18 ust. 1 UWTPA; 3) na czas oznaczony, zgodnie z art. 18 ust. 9 UWTPA. 7. Zezwolenia podpisane przez osoby posiadające upoważnienie Prezydenta zawierają elementy wymagane przepisem art Kpa, za wyjątkiem uzasadnienia rozstrzygnięcia, co jest zgodne z Kpa, bowiem każdorazowo decyzja uwzględniała w całości żądanie strony. 8. W każdym przypadku nastąpiło skuteczne doręczenie decyzji stronie lub pełnomocnikowi. B. Postępowania w sprawie udzielenia jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. 1. Wszystkich zezwoleń udzielono podmiotom uprawnionym do ich uzyskania, tj. przedsiębiorcom posiadającym zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych inne niż jednorazowe, co jest zgodne z art ust. 1 UWTPA. 2. Wnioski, na podstawie których wszczęto postępowania administracyjne i wydano decyzje zawierały dane i informacje wymagane na podstawie art. 18 ust. 5 w związku z art ust. 1 UWTPA za wyjątkiem (7 z 8 przypadków) adresu punktu składowania napojów alkoholowych, co należy uznać za nieprawidłowość. 3. Przedmiotowe zezwolenia zostały wydane, mimo iż wniosków nie skierowano 17 Wyjaśnienia z 24 czerwca 2014 r. 18 Dalej zwanej Kpa 5

6 do MKRPA, a tym samym nie zostały pozytywnie zaopiniowane, co narusza art. 18 ust. 3a UWTPA i stanowi nieprawidłowość. Wyjaśnień wskazujących jako przyczynę zachowanie wysokiej jakości współpracy z przedsiębiorcami 19 nie można uznać za zasadne. Nie można także przyjąć podniesionego w wyjaśnieniach argumentu, iż nie zawsze istnieje możliwość synchronizacji [wniosku] z terminem wyznaczonym na obrady Komisji, bowiem w myśl 8 ust. 4 Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Bełchatowie 20, na wniosek Prezydenta Miasta Bełchatowa Przewodniczący Komisji jest zobowiązany do zwołania posiedzenia Komisji w celu rozpatrzenia określonej sprawy. 4. Opłata za wydanie zezwolenia została we wszystkich przypadkach wniesiona przed wydaniem zezwolenia, co jest zgodne z art ust. 2 UWTPA. 5. Zezwoleń udzielono w oparciu o właściwy przepis, tj. art ust. 1 UWTPA. 6. Okres obowiązywania zezwoleń wynosił maksymalnie 2 dni, co jest zgodne z art ust. 2 UWTPA. Wydane zezwolenia zawierają szczegółowe wskazanie czasu i miejsca sprzedaży napojów alkoholowych. W 1 przypadku 21 w wyniku błędu, który wkradł się niefortunnie przy opracowywaniu zezwolenia 22 organ zezwalający udzielił zgody na sprzedaż napojów alkoholowych w miejscu objętym zakazem określonym w art. 14 ust. 1 UWTPA, tj. na terenie szkoły. Mimo iż jak wynika z wyjaśnień 23, sprzedaż odbywała się na parkingu, trwale odgrodzonym od terenu szkoły, powyższe należy uznać za nieprawidłowość, bowiem w oparciu o wydane zezwolenie przedsiębiorca mógł prowadzić sprzedaż alkoholu na terenie objętym zakazem. Jak wynika z preambuły do ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, u jej podstaw leży uznanie, iż życie obywateli w trzeźwości stanowi niezbędny warunek moralnego i materialnego dobra Narodu. Jednym ze środków służących osiągnięciu celów założonych w powołanej ustawie jest ograniczenie dostępności alkoholu poprzez limitowanie liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych oraz nałożenie na przedsiębiorców działających w tym sektorze gospodarki szczególnych, rygorystycznych wymagań, od spełnienia których uzależnione jest zarówno uzyskanie zezwolenia jak i prowadzenie działalności. Mając na uwadze powyższe oraz opisane ustalenia, stwierdzić należy, że organ nie realizuje w sposób należyty celów powołanej ustawy. Powyższe ustalenia dają podstawę do negatywnej oceny działalności organu zezwalającego 19 Wyjaśnienia z 10 czerwca br. 20 Wprowadzony Zarządzeniem Nr 81/2013 Prezydenta Miasta Bełchatowa z dnia r. w sprawie powołania Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów alkoholowych i uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. 21 Akta kontroli, str Wyjaśnienia z 10 czerwca br. 23 ibidem 6

7 w opisywanym zakresie. C. Postępowania w sprawie cofnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. W sprawie cofnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych prowadzone było 1 postępowanie, które zostało wszczęte z urzędu, zgodnie z art. 18 ust. 10 pkt 1 lit. a UWTPA, na skutek uzyskania przez organ zezwalający informacji o możliwości popełnienia czynu zabronionego, o którym mowa w art. 43 ust. 1 UWTPA, polegającego na sprzedaży napoju alkoholowego osobie nieletniej. Czynności podejmowane w toku postępowania należy uznać na zgodne z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, a zgromadzony materiał dowodowy za wystarczający. Decyzja kończąca postępowanie wydana została w terminie, o którym mowa w art Kpa, tj. nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania i zawiera elementy wymagane na podstawie art Kpa. W toku postępowania przedsiębiorcy nie umożliwiono, w myśl art Kpa wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszenia żądań. Z akt sprawy wynika jednak, iż strona posiadała wiedzę o wszystkich zgromadzonych w postępowaniu dowodach, a podjęte rozstrzygnięcie było dla niej korzystne, wobec czego powyższe należy uznać za uchybienie. IV. Przekazywanie danych i informacji do CEIDG. Pod względem terminowości, poprawności i rzetelności przekazanych do systemu danych zbadano wszystkie zezwolenia. 1. Do CEIDG wprowadzone zostały informacje o wszystkich udzielonych zezwoleniach, za wyjątkiem jednorazowych, co jest zgodne ze wskazówkami ogłoszonymi w komunikacie Ministerstwa Gospodarki z 10 października 2012 r. Przekazania danych i informacji dokonali upoważnieni przez Prezydenta pracownicy UMB. figurują: 2. W zakresie przekazanych do CEIDG danych i informacji stwierdzono, iż w systemie a) dane obowiązkowe 24, tj.: sygnatura sprawy, data początkowa okresu ważności zezwolenia, 24 Instrukcja pn. Dokumentacja powykonawcza ST CEIDG. Dokumentacja użytkownika dla pracowników urzędów obsługujących rejestry działalności reglamentowanej w ST CEIDG. Publikowana na stronie internetowej Ministra Gospodarki: 7

8 oznaczenie rodzaju zezwolenia i rodzaju objętych nim napojów alkoholowych, oraz b) dane nieobowiązkowe 25, tj.: numer zezwolenia, opis, obejmujący adres punktu sprzedaży, data końcowa okresu ważności zezwolenia, data uprawomocnienia decyzji. Przekazane dane są zgodne z zezwoleniami, oprócz 1 przypadku, w którym rodzaj napoju alkoholowego objętego zezwoleniem oznaczono niezgodnie z wydaną decyzją. W toku kontroli niezgodność ta została usunięta 26. Ponadto, poza 2 przypadkami, jako datę uprawomocnienia wprowadzono do systemu datę doręczenia decyzji. 3. W przypadku 24 zezwoleń przekazanie nastąpiło niezwłocznie, tj. w dniu doręczenia decyzji administracyjnej lub w dniu następnym, co jest zgodne z art. 37 ust. 5 USDG. Na skutek nieuzasadnionej zwłoki w działaniu organu, przekazanie danych i informacji o 29 zezwoleniach nastąpiło z przekroczeniem ww. terminu. W wyjaśnieniach 27 jako przyczynę powyższego wskazano częste awarie systemu CEIDG oraz dużą liczbę wykonywanych zadań. Powyższych wyjaśnień nie można uznać za zasadne. Odnosząc się do podniesionych w nich problemów technicznych podkreślić należy, iż w 20 z ww. przypadków stwierdzono opóźnienie wynoszące od 3 do ponad 80 dni roboczych od końcowego terminu określonego w art. 37 ust. 5 USDG, tj. następnego dnia roboczego po uzyskaniu informacji o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy. Oznacza to, iż awarie CEIDG nie stanowiły wyłącznej przyczyny opisanych naruszeń. Przyjęcie przez ustawodawcę drugiego ze wskazanych terminów wynika z faktu, iż organ często nie ma wiedzy, czy jego decyzja stała się już prawomocna. W niektórych sprawach o prawomocności decyzji można przesądzić dopiero po uzyskaniu zwrotu akt sprawy z sądu. W związku z tym ustawodawca wskazuje, iż obowiązek ten powstaje dopiero po uzyskaniu przez organ wiarygodnej informacji o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy. Jeżeli w sprawie nie zachodzą wymienione okoliczności, przekazanie informacji do CEIDG winno nastąpić niezwłocznie. Opisane niezgodności naruszają art. 37 ust. 5 USDG w związku z art. 37 ust. 2 USDG, a tym samym stanowią nieprawidłowość. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) wzmożenie nadzoru nad wykonywaniem zadań objętych zakresem kontroli, w tym wdrożenie skutecznej kontroli funkcjonalnej; 25 ibidem 26 Akta kontroli, str Wyjaśnienia z 24 czerwca br. 8

9 2) dochowywanie wymogów wynikających z UWTPA oraz Kodeksu postępowania administracyjnego w odniesieniu do postępowań administracyjnych związanych ze sprzedażą napojów alkoholowych, tj: - rzetelną weryfikację wniosków o wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, a w przypadku braków formalnych, stosowanie przepisu art Kpa, - wydawanie decyzji administracyjnych zgodnie z art. 18 ust. 3a UWTPA w związku z art Kpa tj. po uzyskaniu opinii gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych, wyrażonej w formie postanowienia, - wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych zgodnie z art ust. 2 UWTPA, tj. po wniesieniu opłaty przez przedsiębiorcę, 3) przekazywanie rzetelnych i kompletnych informacji oraz danych o wydanych decyzjach administracyjnych w badanym zakresie zgodnie z art. 37 ust. 5 USDG, tj. niezwłocznie nie później niż następnego dnia roboczego po uzyskaniu informacji o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy. Na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej, proszę o udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Od przedmiotowego wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze (art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej). Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-CA DYREKTORA WYDZIAŁU PRAWNEGO, NADZORU I KONTROLI 9