Wdrożenie wspólnego systemu nowej generacji do bibliotek akademickich w Polsce

Transkrypt

1 Wdrożenie wspólnego systemu nowej generacji do bibliotek akademickich w Polsce Dynamiczny rozwój internetu i elektronicznych źródeł informacji, zmieniające się potrzeby i zachowania użytkowników informacji rodzą potrzebę koniecznych zmian w sposobie zarządzania, integrowania, informowania oraz udostępniania zasobów przez biblioteki akademickie. Stan obecny: Wiele różnych zintegrowanych systemów bibliotecznych (Virtua, Aleph, Horizon, Prolib, Koha i in.) finansowanych ze środków uczelni; Niedostosowanie ww systemów bibliotecznych do dynamicznie zmieniających się potrzeb użytkowników oraz różnorodnych źródeł informacji. Użytkownicy korzystają z niesprawdzonych źródeł, co pośrednio przekładać się może negatywnie na efekty ich pracy naukowej; Utrudniona integracja programów bibliotecznych z innymi systemami komputerowymi wykorzystywanymi na uczelniach (USOS, finansowo-księgowe, e-learningowe); Brak ujednoliconych i ustandaryzowanych formularzy i interfejsów wyszukiwawczych dla użytkowników końcowych korzystających z wielu bibliotek; Mimo wdrażania multiwyszukiwarek przez wybrane biblioteki, zdecydowana większość bibliotek akademickich nie oferuje narzędzi multiwyszukiwarkowych integrujących wyszukiwanie w tradycyjnych zasobach bibliotecznych oraz źródłach elektronicznych (komercyjnych i darmowych). W ten sposób wiele wartościowych (i kosztownych) zasobów nie jest wyszukiwalna i wykorzystana w należytym stopniu; Brak współpracy wielu bibliotek z NUKATem tłumaczona ograniczeniami systemowymi; Brak ustandaryzowanego systemu wypożyczeń międzybibliotecznych; Konieczność utrzymywania i rozbudowy zaplecza serwerowego przez biblioteki; Ograniczone i wciąż ograniczane budżety. Wdrażane w latach 90-tych XX w. zintegrowane systemy biblioteczne przestały być na tyle nowoczesne, by w pełni zaspokoić potrzeby użytkowników oraz należycie zarządzać zasobami i optymalnie wykorzystać potencjał i doświadczenie, jakie mają w sobie biblioteki akademickie. W wielu przypadkach, przestarzałe i nierozwijane przez producentów systemy stały się nawet hamulcem zmian, uniemożliwiając wprowadzanie odpowiednich modyfikacji w procesach pracy oraz świadczenia usług informacyjno-bibliotecznych. System nowej generacji to zintegrowany system bibliotecznych działający w modelu chmurowym, którego rozwój prowadzony jest w tzw. sposób zwinny (Agile). Oprogramowanie jest przygotowane do pracy z serwerów producenta jako usługa, bez opcji instalacji lokalnej, dzięki czemu rezygnuje się z z zaplecza serwerowego, a biblioteka może uniezależnić się od systemu operacyjnego na stacjach roboczych (obsługa przez przeglądarkę). System nowej generacji charakteryzuje również odejście od modułów na rzecz procesów, co ma ogromne znaczenie w zarządzaniu zbiorami różnych typów (tradycyjnych i elektronicznych). Ponadto system nowej generacji jest systemem opartym na zasadzie

2 wyjątków. Oznacza to, że tak długo jak proces może być przetworzony automatycznie, zostanie zrealizowany bez ingerencji bibliotekarza. W sytuacji jednak, gdy wystąpi jakiś wyjątek, system powiadomi o tym i przydzieli dane zadanie odpowiedniej osobie lub grupie osób. Zapewniona jest więc pełna, ale inteligentna automatyzacja pracy. System nowej generacji dzięki wbudowanej multiwyszukiwarce dostarcza oczywiście kompleksową informację o wszystkich zasobach (tradycyjnych i elektronicznych) oferowanych przez bibliotekę oraz dostępnych w sieci. Wdrożenie wspólnego zintegrowanego systemu nowej generacji do bibliotek akademickich w Polsce może być rozwiązaniem sygnalizowanych powyżej problemów, który pozwoli rozwijać bibliotekom nowe role, nowe modele funkcjonowania oraz kompleksowo dostarczać użytkownikom relewantną informację naukową dotyczącą nie tylko dostępnych zasobów bibliotecznych, ale także pozostałych źródeł elektronicznych. W perspektywie kilku lat, to również znaczne oszczędności finansowe wynikające z ograniczenia wydatków na własne serwery, a dzięki działaniu w konsorcjum minimalizacja kosztów związana z zakupem wspólnej licencji. Dzięki poprawie wyszukiwalności sprawdzonych zasobów informacyjnych wzrośnie ich wykorzystanie, co pośrednio przełożyć się może na rozwój dydaktyki i nauki w uczelniach. Nie bez znaczenia jest również fakt, że dzięki funkcjonalnościom systemu opartym na zasadzie wyjątków zoptymalizować można zarządzanie zasobami ludzkimi w bibliotekach. Rozbudowane API pozwala na integrację systemu bibliotecznego z systemami uczelnianymi, ponadto wspólny system biblioteczny zdecydowanie usprawnić może wypożyczanie międzybiblioteczne i dać podstawy do stworzenia krajowego systemu wypożyczeń międzybibliotecznych. Korzyści związane z wdrożeniem wspólnego systemu nowej generacji w bibliotekach akademickich: Jednolity system informacji o wszystkich zasobach bibliotek akademickich w Polsce; Optymalizacja kosztów zakupu i utrzymania systemu dzięki działaniu konsorcjum i finansowaniu centralnemu; Możliwość katalogowania i wyszukiwania wszystkich zasobów bibliotecznych, elektronicznych i sieciowych; Poprawa efektów wyszukiwania dzięki wdrożeniu multiwyszukiwarki oraz obsłudze zapytań w języku naturalnym wzrost wykorzystania subskrybowanych przez biblioteki źródeł elektronicznych oraz tradycyjnych. Biblioteki oferując nowoczesne sposoby wyszukiwania i dostępu do zbiorów, jakiego oczekuje współczesny użytkownik dają równocześnie gwarancję tylko sprawdzonych źródeł informacji oraz pewność dotarcia do nich. Integracja systemu bibliotecznego z systemami wykorzystywanymi na uczelniach; Zmiana metod i procesów pracy w bibliotekach akademickich (optymalizacja kosztów zatrudnienia); Możliwość stworzenia krajowego systemu wypożyczeń międzybibliotecznych; Oszczędności związane z rezygnacją z własnego zaplecza serwerowego. Spośród dostępnych obecnie na rynku systemów bibliotecznych nowej generacji (Alma, Sierra, OCLC Wordshare, Kuali OLE (open source), Open Skies), najbardziej zaawansowanym rozwiązaniem wydaje się być Alma, produkt firmy Ex Libris.

3 Dotychczasowe działania w zakresie wdrożenia wspólnego systemu nowej generacji do bibliotek akademickich: 1. Spotkanie AlmaDay (maj 2014) wstępny zarys projektu 2. Powołanie Zespołu Roboczego przy Konferencji Dyrektorów Bibliotek Akademickich Szkół Polskich złożonego z przedstawicieli bibliotek pracujących w różnych systemach bibliotecznych oraz Centrum NUKAT opracowanie priorytetowych cech, które musi posiadać system drugiej generacji dla polskich bibliotek akademickich (Załącznik) (czerwiecsierpień 2014) 3. Przedstawienie projektu na dorocznym zjeździe KDBASP uzyskanie jednogłośnego poparcia dla kontynuowania działań w zakresie wdrożenia systemu nowej generacji do bibliotek akademickich w ramach ogólnopolskiego konsorcjum (wrzesień 2014) Podstawowe założenia projektu wdrożenia wspólnego systemu nowej generacji do bibliotek akademickich w Polsce: Utworzenie konsorcjum bibliotek akademickich zainteresowanych zmianą dotychczasowego systemu na system drugiej generacji oraz wspólnym wdrożeniem; Opracowanie specyfikacji systemu drugiej generacji, rozmowy z dostawcami, wybór najlepszego oprogramowania (nie są brane pod uwagę rozwiązania open source); Uzyskanie licencji krajowej na wdrożenie systemu oraz zapewnienie środków centralnych na jego dalsze utrzymanie; Przetarg; Etapowe wdrażanie systemu do bibliotek akademickich.

4 Załącznik Cechy, którymi charakteryzować się musi system nowej generacji dla polskich bibliotek akademickich Priorytet I (Cechy konieczne) Współpraca z NUKAT Język polski Wsparcie techniczne Przedstawicielstwo w Polsce (na Polskę) Narzędzia do integracji z bazą danych API Zarządzanie zasobami elektronicznymi zarządzanie licencjami i budżetem Zarządzanie zasobami elektronicznymi opracowywanie własnych dokumentów elektronicznych i eksport do systemów mi.in. DSpace, dlibra Konfigurowalny eksport/import danych bibliograficznych i administracyjnych z systemu do innych formatów i programów bibliograficznych, systemów informatycznych (USOS, AXAPTA) Kodowanie znaków w standardzie Unicode Ochrona danych osobowych Bezpieczeństwo danych w chmurze przepisy prawne i zabezpieczenie Rejestrowana historia zmian danych (opisów, budżetów, kont użytkowników, pobierania opłat) Obsługa magazynu zamkniętego zamówień magazynowych Obsługa zamówień do czytelń (wielu lokalizacji w obrębie jednej jednostki) Opcje rezerwowania pozycji wypożyczonych Zaawansowane raportowanie i generowanie wydruków (ustandaryzowane formaty plików) RFID Współpraca z systemami zarządzania dostępem w oparciu o bazę danych użytkowników mechanizm single sign-on Zaawansowane definiowanie uprawnień pracowników (zmiana haseł, dostęp do poszczególnych opcji w modułach) Definiowanie zasad udostępniania (uproszczenie) Szerokopasmowy dostęp do chmury Aktualizacja systemu bez wpływu na lokalną konfigurację Komunikacja z użytkownikami (mail, sms, alerty, e-monity, przypomnienia o zwrocie) ILL Obsługa wpływów z EO / Dary Obsługa różnych formatów MARC21 ; standard RDA Wprowadzenie dodatkowych danych do tablic systemu (rekord egzemplarza) z możliwością ich prezentacji i indeksacji Opcje ukrywania opisów przed czytelnikami Priorytet II (Cechy wymagane, acz nie obowiązkowe) Przygotowanie gruntu pod elektroniczne EO Generacja księgi inwentarzowej konfigurowanie

5 Wypożyczalnia offline Obsługa systemu w wielu przeglądarkach, responsywność Moduł obsługujący wymianę FastAdd Możliwość dodawania własnych zapytań do bazy danych Zagospodarowanie druków zbędnych Indywidualizacja kolorystyczna