INSTRUKCJA PROGRAMU SAFO

Transkrypt

1 INSTRUKCJA PROGRAMU SAFO Po zainstalowaniu komputera na sklepie Kierownik Projektu wysyła meilem do kadr zgłoszenie na hasło i login do programu Safo podając imię i nazwisko kierownika sklepu. Dział Kadr w ciągu jednego roboczego dnia odsyła login. HARMONOGRAMY Po wybraniu opcji Harmonogramy z menu programu uŝytkownik widzi na ekranie stworzone harmonogramy dla działu / oddziału, któremu tworzy dokumentację dotyczącą czasu pracy. Nazwa działu i oddziału oraz imię i nazwisko uŝytkownik widoczne są w prawym górnym oknie ekranu. W przypadku, gdy dana osoba tworzy dokumentację dla więcej niŝ jednego miejsca w strukturze organizacyjnej przechodzenie pomiędzy harmonogramami dla danych działów / oddziałów odbywa się poprzez wybór danej lokalizacji w prawym górnym rogu ekranu. Znaczenie poszczególnych informacji na ekranie: Id - unikalny w systemie numer danego harmonogramu, Data od - data początkowa obowiązywania danego harmonogramu, Data do - data końcowa obowiązywania danego harmonogramu, Kod- kod opisujący status danego harmonogramu (N nowy, Z zamknięty), Data zmiany- data wprowadzania ostatniej zmiany w harmonogramie, Osoba- nazwisko i imię osoby, która dokonała ostatnie zmiany. Kolumna z przyciskami - w ostatniej kolumnie widoczne są przyciski, dzięki którym uŝytkownik edytuje dany harmonogram: E - wejście w edycję danego harmonogramu, K - usunięcie harmonogramu, A - akceptacja (zamkniecie) harmonogramu, UWAGA zamknięty harmonogram moŝe otworzyć tylko administrator programu SAFO.HR, AKT - aktualizacja przypisania pracowników do danego harmonogramu, P - podgląd zamkniętego harmonogramu, DRU - wydruk zamkniętego harmonogramu. PoniŜej listy harmonogramów znajduje się informacja o ilości utworzonych harmonogramów dla danego działu / oddziału. Edycja harmonogramu

2 Po wybraniu przycisku E uŝytkownik wchodzi do funkcjonalności edytowania danego harmonogramu. W lewym górnym rogu ekranu moŝna zawęzić zakres pojawiających się osób tylko do tych, którzy mają niezatwierdzony harmonogram czasu pracy w danym okresie. Obok znajduje się informacja o numerze strony oraz przycisk do przechodzenia pomiędzy stronami. Znaczenie informacji w poszczególnych kolumnach: Kolumny dotyczące daty: Data- Dzień i miesiąc roku z nagłówka kolumny Dzień - nazwa dnia tygodnia Kolumny dotyczące godzin pracy danego pracownika: W nagłówku kolumny podane są: nazwisko i imię pracownika, jego unikalny numer ewidencyjny w kadrach oraz ewentualnie kod grupy, do której przypisany jest pracownik, stanowisko, wymiar czasu pracy, stopień niepełnosprawności o ile występuje w kadrach, informacja, Ŝe jest uczniem dla zatrudnionych na stanowiskach uczniowskich, Przyciski do edycji harmonogramu danej osoby: E - wejście w edycję harmonogramu danego pracownika, Z - zapisanie wprowadzonych zmian, C - wyczyszczenie dokonanych zmian, Auto - przypisanie osobie godzin z szablonu dla danego działu / oddziału Potw. - potwierdzenie harmonogramu osoby W - wstawianie dni wolnych za pracę w niedzielę i święta. Od- godzina, od której w danym dniu ma pracować pracownik w formacie godzina : minuta ; Do - godzina, do której w danym dniu ma pracować pracownik w formacie godzina : minuta, Czas - liczba godzin pracy w danym dniu (efekt wyliczenia w oparciu o godziny od do), W - znacznik, czy dany dzień jest dniem wolnym pracownika. JeŜeli dany dzień jest wolny za pracę w niedzielę bądź święto to pole to jest barwione a po najechaniu na nie pokazuje się informacja o dniu odbieranym. W dolnym wierszu dla kolumn danego pracownika podane są następujące informacje: Norma dni roboczych - liczba dni roboczych w miesiącu wynikająca z głównego kalendarza firmy, Norma dni wolnych - liczba dni wolnych w miesiącu wynikająca z głównego kalendarza firmy, N - liczba godzin pracy dla danego wymiaru etatu wynikająca z kalendarza firmy, R - róŝnica miedzy informacjami N i S (R = N S),

3 S - suma godzin pracy wynikająca z wprowadzonych godzin od do w poszczególnych dniach, W - liczba dni wolnych pracownika wprowadzonych przez uŝytkownika. Po wprowadzeniu danych dotyczących godzin pracy oraz statusu dni (wolny / roboczy) uŝytkownik akceptuje zmiany i zapisuje je do systemu SAFO.HR przyciskiem Z. W przypadku błędnych danych pojawia się komunikat z błędem. Przykładowe błędy dotyczące wprowadzonego harmonogramu czasu pracy: Liczba zaplanowanych dni wolnych jest mniejsza od normy, Liczba zaplanowanych godzin pracy jest niezgodna z normą, Trzecia pracująca niedziela z kolei, Ktoś w międzyczasie zmienił wpis, Przekroczono 60 godzin pracy pod rząd. Wymagany dzień wolny. Przekroczona norma 12 godzin pracy na dzień. Po pracującej niedzieli nie udzielono w tygodniu dnia wolnego. Komunikat w zaleŝności od wielkości pojawia się albo na środku ekranu albo jest widoczny powyŝej nagłówka kolumn po najechaniu myszą. UŜytkownik czyści wprowadzone zmiany przyciskiem C z nagłówka kolumn. Funkcjonalność ta słuŝy czyszczeniu wprowadzonych zmian. Czyszczone są tylko zapisy dokonane po ostatniej próbie zapisu informacji do bazy. Przyciskiem Auto moŝna wypełnić godziny pracy w poszczególnych dniach miesiąca danymi zapisanym w systemie SAFO.HR jako godziny pracy działu / oddziału. Przycisk "Potw." słuŝy potwierdzeniu harmonogramu osoby. Po wybraniu przycisku "W" uŝytkownik wybiera dzień wolny (z wcześniej zaznaczonych dni jako wolne) i wskazuje dzień, za który jest odbiór. W liście dni do odebrania pokazane są dni pracy w niedziele i świąta. System sprawdza, czy odbiór następuje w danym czasie. Termin udzielenia dnia wolnego za pracę w niedzielę bądź święto zaleŝy od zmiennej. Ewidencja W części aplikacji WWW Ewidencja uŝytkownik wprowadza dane dotyczące rzeczywistej pracy danego pracownika. Przed wprowadzeniem tych informacji wcześniej pracownikom zatrudnionym w indywidualnym kalendarzu pracy trzeba utworzyć harmonogram czasu pracy i go zatwierdzić. Osoby zatrudnione według kalendarza arkusza bądź grupy kalendarzowej / brygady nie wymagają wprowadzenia indywidualnego harmonogramu. W lewym górnym rogu ekranu podana jest informacja o miesiącu, którego dni są widoczne. Znajdują się tam równieŝ przyciski do przechodzenia do poprzedniego (następnego) miesiąca (kwartału). Przycisk DRU słuŝy do wydruk ewidencji czasu pracy pracownika w danym miesiącu. W prawym górnym rogu podane jest nazwisko i imię pracownika oraz przypisanie do grupy (z moŝliwością zmiany osoby, której edytujemy ewidencję czasu pracy). Po najechaniu na przycisk L pojawia się okno z dodatkowymi informacjami o osobie (nazwisko i imię, numer ewidencyjny, przynaleŝność do grupy, stanowisko, wymiar etatu, stopień niepełnosprawności, fakt bycia uczniem). Poszczególne prostokąty zawierają informacje dotyczące danego dnia pracy. Jeśli dzień jest dniem wolnym od pracy to numer dnia jest koloru czerwonego. W przypadku zarejestrowanej absencji w danym dniu pole jest w kolorze niebieskim. Edytowany dzień zabarwia się innym kolorem. PoniŜej numeru dnia miesiąca zawarte są informacje o:

4 norma liczba godzin pracy wynikająca z harmonogramu czasu pracy, godz. rzecz. liczba rzeczywistych godzin pracy uwzględniająca nadgodziny, dopracowania, zmniejszenia, odbiory nadgodzin oraz absencje, nadg. łączna liczba nadgodzin i dopracowań zarejestrowanych w danym dniu. Po najechaniu na przycisk? w oknie pojawiają się informacje szczegółowe dotyczące danego dnia pracy: nadg. 50% - liczba nadgodzin płaconych z dodatkiem 50%, nadg. 100% - liczba nadgodzin płaconych z dodatkiem 100%, nadg. nocne - liczba nadgodzin przypadających w porze nocnej, dopracowania liczba godzin pracy dla osób zatrudnionych na niepełnym etacie, które nie powodują przekroczenia normy 8 godzin pracy w dniu, nadg. do odbioru - liczba nadgodzin, które zostaną oddane w późniejszym terminie,odebrane nadgodziny liczba godzin, które pracownik odebrał w danym dniu za wcześniejsze nadgodziny do odebrania, zmniejszenia liczba godzin, które zmniejszają rzeczywisty czas pracy (dotyczy to np. osób w ciąŝy), godz. nocne godziny pracy w porze nocnej, informacje o absencji przypadającej w danym dniu (kod, nazwa, daty od i do, liczba dni. W zaleŝności od konfiguracji systemu kadrowego moŝliwa jest edycji dodatkowych informacji. Kierownik prowadzący ewidencję czasu pracy danego pracownika ma moŝliwość wprowadzenia podstawowych absencji tej osoby. SłuŜy do tego lewa dolna część ekranu. UŜytkownik wybiera z dostępnej listy rodzaj absencji, np. urlop wypoczynkowy, chorobę. Podawane informacje dzielą się na wymagane i fakultatywne. Informacje wymagane: Rodzaj absencji, Data od absencji, Data do absencji, Informacje fakultatywne: Data dostarczenia informacji o absencji (wniosek o urlop, zwolnienie lekarskie). Kod choroby, Numer dokumentu (np. numer zwolnienia lekarskie), Data wystawienia dokumentu, Opis pole opisowe dotyczące danej absencji, Urlop na Ŝądanie czy dany urlop jest z limitu dni urlopu przysługujących na Ŝądanie pracownika. Wprowadzoną absencję naleŝy potwierdzić przyciskiem Zapisz. Przycisk Wyczyść słuŝy wyczyszczeniu wprowadzanych informacji o absencji. Absencje wprowadzone przez aplikację www moŝna usuwać i poprawiać. W przypadku absencji zarejestrowanych juŝ w Kadrach uŝytkownik nie ma takiej moŝliwości. Absencje wprowadzone w Kadrach zaznaczone są kolorem ciemnoniebieskim w odróŝnieniu od jasnoniebieskiego koloru absencji wprowadzonych tylko w www. Pytanie o kasowanie absencji pojawia się po

5 kliknięciu na dany dzień z absencją. Dostępna jest tylko edycja dni w zakresie zapisanym w bieŝących ustawieniach programu SAFO.HR. Daty te podawane są przez administratora systemu SAFO.HR. Dostęp do edycji danego miesiąca jest blokowany po 5-tym dniu następnego miesiąca. Chcąc edytować informacje uŝytkownik zaznacza dany dzień (klikając na dany prostokąt). Po wybraniu dnia (o ile jest moŝliwa jego edycja) w polu Edycja informacji dla dnia pojawia się dana data. Informacje o godzinach wpisuje się w poszczególne pola i zatwierdza przyciskiem Zapisz zmiany. Wyjaśnienia wymaga rejestracja odbioru zarejestrowanych wcześniej godzin nadliczbowych do odbioru. UŜytkownik w polu Liczbę godzin wpisuje liczbę godzin, jaką w danym dniu nie jest obecny w związku z odbiorem wcześniejszych nadgodzin. W polu o współ moŝna zmienić współczynnik odbioru nadgodzin z 1 na 1,5. Przycisk Odbierz słuŝy do rejestracji odbieranych nadgodzin. System odbiera nadgodzin w kolejności wynikającej z daty, na którą przypadały. Im wcześniejsza nadgodzina tym wcześniej jest odbierana. UŜytkownik ma widoczną ilość nadgodzin, którą dany pracownik moŝe odebrać. Przycisk "RAP" w prawym górnym rogu ekranu słuŝy do wygenerowanie zestawień: zarejestrowane nadgodziny - raport o liczbie nadgodzin w poszczególnych miesiącach dla danego pracownika, zapisy z urządzeń rejestrujących - zestawienie informacji (godzin wejścia / wyjścia, numeru karty i rejestratora) dla wszystkich dni miesiąca oraz ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego i pierwszego następującego. Plan urlopowy W części Plan urlopowy kierownicy wprowadzają plan urlopów wypoczynkowych pracowników zatrudnionych w danym dziale / oddziale. Informacja o osobie znajduje się w prawej górnej części ekranu. Dopisanie dnia urlopu planowanego dokonuje się przez pola w dolnej części ekranu. Dzień, w którym zarejestrowany jest urlop planowany zmienia barwę. Po najechaniu kursorem na ten dzień pojawia się okno z informacjami o wprowadzonej planowanej absencji. W lewym górnym rogu znajdują się przyciski do przechodzenia pomiędzy poszczególnymi latami. Uwaga w związku z koniecznością udzielania urlopów wypoczynkowych w datach zgodnych z zarejestrowanym planem istnieje blokada kasowania zapisanych planów. Dla pracowników z naniesioną całością danych wpływających na wymiar urlopu pojawia się informacja o wymiarze urlopu do zaplanowania w dniach i godzinach (dolna część ekranu). Dla wszystkich pracowników widoczny jest juŝ zaplanowany wymiar. Urlopy moŝna dodawać i kasować do określonej daty, która wynika z ustawień konfiguracyjnych. Kasowanie urlopu odbywa się poprzez wybranie danego urlopu lewym przyciskiem myszy. Administrator - godziny pracy Kierownicy sklepów na tej stronie ustalają godziny pracy danego oddziału / działu w poszczególnych dniach tygodnia. KaŜde przypisanie szablonu pracy obowiązuje w danych datach (kolumny - Daty obowiązywania). W przypadku uŝytkownika odpowiedzialnego za pracę kilku lokalizacji zmianie pomiędzy nimi słuŝy pole "Wybierz" z prawego górnego rogu ekranu. Dodając nowe godziny pracy naleŝy podać w polu "Od" datę, od której one obowiązują. Godziny pracy wprowadza się w formacie "godzina : minuty". Klawisz "Zapisz" słuŝy zapisaniu wprowadzonego szablonu. Kierownicy mają moŝliwość kasowania ostatniego

6 wpisu dotyczącego godzin pracy oddziału / działu. Na podstawie wprowadzonych godzin moŝna w harmonogramach indywidualnych wypełniać godziny pracy "z automatu". Administrator - grupy pracowników Funkcjonalność ta słuŝy do przypisywania pracowników do określonych grup, dzięki czemu jest łatwiejsza ich identyfikacja w aplikacji "www". Na kaŝdym ekranie (edycja harmonogramów, ewidencja, plan urlopowy ) moŝna zawęŝać zakres przeglądanych pracowników do tych, które naleŝą do danej grupy. Dany pracownik moŝe naleŝeć do kilku grup. Do przypisania słuŝy przycisk "Zapisz". Administrator - zestawienie pracowników Na tym ekranie widoczne są podstawowe informacje dotyczące pracownik zatrudnionych w danej lokalizacji w określonych datach. UŜytkownik ma moŝliwość zmiany zakresu dat. Widoczne informacje to: nazwisko, imię, numer ewidencyjny oraz grupy, do których naleŝy pracownik pesel, adres zameldowania z telefonem, data zatrudnienia, rodzaj umowy, data od ostatniej umowy, stanowisko, data do ostatniej umowy. Przycisk "Drukuj" słuŝy do wydruku zestawienia pracowników. Administrator - zestawienie urlopów Kierownicy danej komórki organizacyjnej mogą wykonać zestawienie dotyczące informacji urlopowych poszczególnych pracowników na dany dzień. Wybór dnia odbywa się w polu "Na dzień". Kolejne pozycje oznaczają: urlop zaległy - dni i godziny urlopu zaległego z lata poprzednich (A), przysługujący wg umowy - wymiar urlopu (dni, godziny) przysługujący w danym roku ale nie dłuŝej niŝ do końca wpisanej umowy o pracę (B), przysługujący stan na dziś - ile urlopu (dni, godziny) pracownik moŝe wykorzystać na dzień dzisiejszy (uwzględnione zostaje tu nabywanie proporcjonalne urlopu w kaŝdym miesiącu) (C), wykorzystany - ile urlopu pracownik wykorzystał do dnia dzisiejszego (D), do wykorzystania na dzień - róŝnica C - D, do wykorzystania wg umowy - róŝnica B - D, maksymalny wymiar do końca roku - wymiar urlopu, jaki pracownik by miał pracując do końca roku (E), maksymalny do wykorzystania do końca roku - róŝnica E - D, data zmiany wymiaru - ewentualna data zmiany wymiaru urlopu, wymiar urlopu dodatkowego - dni i godziny dodatkowego urlopu przysługującego pracownikowi np. ze względu na niepełnosprawność (F),

7 wykorzystany urlop dodatkowy - ile dni (godzin) urlopu dodatkowego wykorzystał pracownik w tym roku (G), do wykorzystania urlop dodatkowy - róŝnica F- G. Administrator - zestawienie urlopów planowanych Kierownicy danej komórki organizacyjnej mogą wykonać zestawienie urlopów planowanych poszczególnych pracowników. Na ekranie moŝna zmieniać rok, którego dotyczy zestawienie (słuŝą do tego przyciski ze strzałkami obok roku). Do wydruku słuŝy przycisk "Drukuj". Kolejne pozycje oznaczają: nazwisko, imię i numer ewidencyjny (w nawiasie) oraz wymiar urlopu do zaplanowania dla osób z prawidłowymi danymi kadrowymi, daty od - do urlopu zaplanowanego, ewentualny opis dotyczący urlopu, ilość dni danego urlopu, podpis pracownika, podpis przełoŝonego, łączna liczba dni zaplanowanego urlopu w danym roku dla pracownika.