Kadry Optivum, Płace Optivum

Transkrypt

1 Kadry Optivum, Płace Optivum Jak rejestrować i rozliczać czas pracy na podstawie grafików? Programy Kadry Optivum oraz Płace Optivum umożliwiają rejestrowanie i rozliczanie czasu pracy za pomocą grafików z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy. Na podstawie wprowadzonych danych programy wyliczają godziny z wyszczególnieniem: godzin dobowych: nadliczbowych, nadliczbowych nocnych oraz nocnych; godzin średniotygodniowych. Funkcja ta jest szczególnie przydatna przy rozliczaniu godzin dodatkowo przepracowanych przez pracowników niepedagogicznych, zatrudnionych w systemie zmianowym, w równoważnym systemie czasu pracy lub w niepełnym wymiarze godzin. Zanim zaczniemy korzystać z tej funkcji należy dla każdej jednostki określić parametry związane z rozliczaniem czasu pracy: długość okresu rozliczeniowego, miesiąc początkowy oraz godziny pracy w nocy (Skoroszyt / Parametry gałąź Różne/ Rozliczanie czasu pracy). Parametr godziny pracy w nocy wykorzystywany jest do wyliczenia przez program godzin nadliczbowych nocnych pracownika. Czynności związane z rejestrowaniem i rozliczaniem czasu pracy można wykonać w programie indywidualnie na umowie każdego pracownika lub równocześnie dla wielu pracowników za pomocą operacji seryjnej. Przed wprowadzeniem zmian w programie zalecane jest stworzenie kopii bazy danych za pomocą narzędzia Kadry Optivum, Płace Optivum Administracja.

2 Kadry/ Płace Optivum. Jak rejestrować i rozliczać czas pracy na podstawie grafików? 2/8 Rozliczanie czasu pracy na umowie pracownika 1. Wyświetl umowę pracownika, wybierając w głównym menu programu polecenie Kartoteki/ Umowy o pracę i zaznaczając pracownika w drzewie danych. 2. Jeśli niektóre planowane dla pracownika dni robocze wypadają w dni wolne od pracy, wprowadź odpowiednie zmiany w jego kalendarzu. W kartotece pracownika przejdź na zakładkę Absencje, a następnie na kartę Kalendarz. Kliknij przycisk zmień wyświetli się okno Kalendarz dla umowy. Przywołaj menu podręcznej na wybranej dacie i wybierz odpowiednią opcję zmiany: dzień roboczy lub dzień wolny. 3. Wprowadź planowane godziny pracy pracownika. Przejdź na kartę Grafik. W polu Miesiąc ustaw miesiąc, którego dotyczy wprowadzany grafik. W sekcji Grafik planowanie kliknij przycisk zmień i w oknie, które się wyświetli, wprowadź planowane godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika. Aby szybko wprowadzić identyczne godziny pracy we wszystkich dniach roboczych, skorzystaj z przycisku Uzupełnij wartością. Aby wprowadzić godziny powtarzające się cyklicznie, skorzystaj z przycisku Uzupełnij nieregularnie. Kliknij przycisk OK.

3 Kadry/ Płace Optivum. Jak rejestrować i rozliczać czas pracy na podstawie grafików? 3/8 4. Zarejestruj faktyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika. W sekcji Grafik wykonanie kliknij przycisk zmień. Przycisk zmień pojawia się dopiero po uzupełnieniu grafiku godzin planowanych pracownika. W oknie Grafik wykonanie w miesiącu wprowadź rzeczywiste godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika Za pomocą przycisku Pobierz godziny z grafiku możesz automatycznie uzupełnić grafik godzinami z grafiku planowanego. Za pomocą przycisku Usuń godziny w dniach nieobecności możesz usunąć z grafiku godziny wejścia i wyjścia w dniach, w których pracownik ma zarejestrowaną w programie absencję. Jeśli godziny przepracowane znacząco różnią się od zaplanowanych, możesz podczas wprowadzania danych skorzystać z przycisków Uzupełnij wartością lub Uzupełnij nieregularnie. Zatwierdź grafik, klikając przycisk OK. 5. Wyznacz liczby godzin przepracowanych przez pracownika. Przejdź na kartę Godziny i w sekcji Ewidencja czasu pracy kliknij przycisk zmień. W oknie Ewidencja czasu pracy kliknij przycisk Pobierz godziny z grafiku. Jeśli wykazane godziny zgadzają się ze stanem faktycznym, kliknij przycisk OK. Jeśli nie, wprowadź wcześniej zmiany w tabeli. Po wykonaniu opisanych czynności program wyliczy liczby godzin przepracowanych przez pracownika (każdego rodzaju) i wyświetli je na karcie Absencje/ Godziny.

4 Kadry/ Płace Optivum. Jak rejestrować i rozliczać czas pracy na podstawie grafików? 4/8 Rozliczanie czasu pracy za pomocą operacji seryjnych 1. W głównym menu programu wybierz pozycję Operacje/ Operacje seryjne. 2. Wprowadź seryjnie zmiany w kalendarzach wybranych pracowników. W drzewie danych wybierz gałąź Umowy o pracę/ kalendarz. Ustaw właściwą datę w polu dzień. Kliknij przycisk wybór umów, w wyświetlonym oknie zdefiniuj kryteria wyboru pracowników i kliknij przycisk OK. Zaznacz wybrane osoby na wyświetlonej liście i kliknij przycisk zmień. W oknie Zmiana kalendarza ustaw rodzaj wskazanego dnia (roboczy lub wolny) i kliknij przycisk OK. Wprowadzone w ten sposób zmiany w kalendarzach pracowników można zobaczyć w ich kartotekach (zakładka Absencje, karta Kalendarz). 3. Wypełnij seryjnie grafiki godzin planowanych. W drzewie danych wybierz gałąź Rozliczanie czasu pracy/ grafik planowanie. W polu Miesiąc ustaw właściwy miesiąc.

5 Kadry/ Płace Optivum. Jak rejestrować i rozliczać czas pracy na podstawie grafików? 5/8 Kliknij przycisk wybór umów, w wyświetlonym oknie zdefiniuj kryteria wyboru pracowników i kliknij przycisk OK. Zaznacz wybrane osoby na wyświetlonej liście i kliknij przycisk zmień. W wyświetlonym oknie wprowadź planowane godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy wybranych pracowników we wskazanym miesiącu. Aby wprowadzić wszystkim pracownikom jednakowe godziny skorzystaj z przycisków Uzupełnij wartością (w przypadku jednakowych godzin dla wszystkich dni roboczych) lub przycisku Uzupełnij nieregularnie (w przypadku cyklicznie powtarzających się godzin w dniach roboczych). Jeśli grafik konkretnego pracownika różni się od pozostałych, możesz dla niego wprowadzić inne wartości, korzystając z poleceń Uzupełnij wartością dla [nazwisko, imię] lub Uzupełnij nieregularnie dla [nazwisko, imię] dostępnych w menu podręcznym przywołanym na wierszu pracownika. Zatwierdź wprowadzone dane przyciskiem Zapisz wszystkie pozycje lub Zapisz zaznaczone pozycje. 4. Wypełnij seryjnie grafiki godzin wykonanych. W drzewie danych wybierz gałąź Rozliczanie czasu pracy/ grafik wykonanie. W polu Miesiąc ustaw właściwy miesiąc. Kliknij przycisk wybór umów, w wyświetlonym oknie zdefiniuj kryteria wyboru pracowników i kliknij przycisk OK. Zaznacz wybrane osoby na wyświetlonej liście i kliknij przycisk zmień. W wyświetlonym oknie wprowadź faktyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy wybranych pracowników we wskazanym miesiącu. Za pomocą przycisku Pobierz godziny z grafiku możesz automatycznie uzupełnić grafik wartościami z grafików planowanych. Za pomocą przycisku Usuń godziny w dniach nieobecności możesz usunąć z grafików godziny wejścia i wyjścia w dniach, w których pracownicy mają zarejestrowaną w programie absencję. Podczas wprowadzania danych możesz korzystać z przycisków Uzupełnij wartością i Uzupełnij nieregularnie oraz poleceń Uzupełnij wartością dla [nazwisko, imię] lub Uzupełnij nieregularnie dla [nazwisko, imię] dostępnych w menu podręcznym, analogicznie jak podczas wypełniania grafików godzin planowanych.

6 Kadry/ Płace Optivum. Jak rejestrować i rozliczać czas pracy na podstawie grafików? 6/8 Zatwierdź wprowadzone dane przyciskiem Zapisz wszystkie pozycje lub Zapisz zaznaczone pozycje. 5. Wypełnij seryjnie tabele ewidencji czasu pracy. W drzewie danych wybierz gałąź Rozliczanie czasu pracy/ ewidencja czasu pracy. Przejdź na właściwą kartę (Nauczyciele lub Nienauczyciele). W polu Miesiąc ustaw właściwy miesiąc roku. W polu Godziny wybierz rodzaj godzin do wypełnienia (tj. wiersz tabeli ewidencji czasu pracy). Kliknij przycisk wybór umów, w wyświetlonym oknie zdefiniuj kryteria wyboru pracowników i kliknij przycisk OK. Zaznacz wybrane osoby na wyświetlonej liście i kliknij przycisk zmień. W wyświetlonym oknie kliknij przycisk Pobierz godziny z grafiku, aby automatycznie uzupełnić tabelę wartościami z grafików. Możesz również wypełnić tabelę, korzystając z przycisków Uzupełnij wartością lub Uzupełnij nieregularnie oraz poleceń Uzupełnij wartością dla [nazwisko, imię] lub Uzupełnij nieregularnie dla [nazwisko, imię] dostępnych w menu podręcznym. Zatwierdź wprowadzone dane przyciskiem Zapisz wszystkie pozycje lub Zapisz zaznaczone pozycje. W polu Godziny zmieniaj rodzaj godzin i postępując analogicznie wypełnij pozostałe wiersz tabel ewidencji czasu pracy wskazanych pracowników. Po wykonaniu opisanych czynności program wyliczy dla wskazanych w operacji seryjnej pracowników liczby przepracowanych godzin każdego rodzaju.

7 Kadry/ Płace Optivum. Jak rejestrować i rozliczać czas pracy na podstawie grafików? 7/8 Zestawienia i wydruki dotyczące rozliczania czasu pracy Dane z grafików i ewidencji czasu pracy wykorzystywane są do tworzenia różnorodnych zestawień i wydruków. Aby wydrukować grafiki godzin zaplanowanych pracowników, wykonaj następujące czynności: 1. W menu Wydruki wybierz pozycję Wydruki list i zestawień. 2. W drzewie danych wybierz gałąź Zestawienia tworzenie/ Grafik zaplanowany. 3. W polu miesiąc ustaw miesiąc, za który ma zostać przygotowany wydruk. 4. Wybierz rodzaj wydruku: - zbiorczo (dla wszystkich zaznaczonych pracowników, z podziałem na podgrupy); - indywidualnie (pojedynczo na osobnych stronach dla zaznaczonych umów). 5. Kliknij przycisk wybór umów, zdefiniuj kryteria wyboru pracowników i kliknij przycisk OK. 6. Zaznacz wybrane osoby na wyświetlonej liście i kliknij przycisk drukuj. Wyświetli się podgląd wydruku sporządzony według określonych wcześniej kryteriów. W sytuacji, gdy podgląd wydruku nie mieści się na stronie, należy wybrać przycisk Ustawienia strony i ustawić poziomą orientację strony. 7. Aby skierować dokument na drukarkę, kliknij przycisk Drukuj na pasku narzędzi. 8. Zamknij okno z podglądem wydruku. Postępując w analogiczny sposób możesz przygotować: - zestawienie godzin nadliczbowych (w drzewie danych wybierz gałąź Zestawienia tworzenie/ Zestawienie godzin nadliczbowych),.

8 Kadry/ Płace Optivum. Jak rejestrować i rozliczać czas pracy na podstawie grafików? 8/8 - roczną kartę ewidencji czasu pracy pracownika (w drzewie danych wybierz gałąź Zestawienia tworzenie/ Roczna karta czasu pracy).