Wersja 2.0 z dnia r.

Transkrypt

1 Wersja 2.0 z dnia r. Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia- Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego

2 Strona 2

3 Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia- Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Strona 3

4 SPIS TREŚCI I. WYKAZ ZARZĄDZEŃ DYREKTORA MAZOWIECKIEJ JEDNOSTKI WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH W RAMACH WDRAŻANIA RPO WM 14 II. TERMINOLOGIA WYKAZ POJĘĆ I SKRÓTÓW III. WPROWADZENIE IV. DOKUMENTY ZWIĄZANE Z WDRAŻANIEM REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WM V. ZADANIA I STRUKTURA ORGANIZACYJNA MAZOWIECKIEJ JEDNOSTKI WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH VI. KOMÓRKI ORGANIZACYJNE MAZOWIECKIEJ JEDNOSTKI WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH ODPOWIEDZIALNE ZA WDRAŻANIE RPO WM VII. ZADANIA WYDZIAŁÓW WDRAŻANIA PRIORYTETÓW I, II, III, IV, V, VI, VII RPO WM ORAZ WYDZIAŁU MONITORINGU I SPRAWOZDAWCZOŚCI RPO WM I DZIAŁANIA 3.4 ZPORR VIII. 30 SYSTEM PODLEGŁOŚCI SŁUŻBOWEJ I ZASTĘPSTW PRACOWNIKÓW IX. WYKAZ PROCESÓW PRZEWIDYWANYCH DLA RPO WM PROCES ZARZĄDZANIA SYSTEMEM Sporządzanie i aktualizacja Instrukcji Wykonawczej IP II Procedura aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP II na wniosek IZ Procedura aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP II na wniosek KM Procedura postępowania w przypadku odstępstw od przyjętej Instrukcji Wykonawczej IP II PROCES OGŁASZANIA KONKURSÓW, NABORU, OCENY I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW Przygotowanie i zatwierdzenie dokumentacji konkursowej Procedura przygotowania i zatwierdzania dokumentacji konkursowej Procedura przygotowania i zatwierdzania ram konkursu Przygotowanie i ogłoszenie harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów Procedura przygotowywania i ogłoszenia harmonogramu naborów wniosków o dofinansowanie projektu oraz komunikatów o zamknięciu konkursów Nabór i przekazanie wniosków do KM w ramach ogłoszonych konkursów. Wycofanie wniosku z MJWPU. Unieważnienie konkursu Procedura naboru i przekazania do KM wniosków w ramach ogłoszonych konkursów zamkniętych Procedura naboru i przekazania do KM wniosków w ramach ogłoszonych konkursów otwartych Procedura zamykania konkursu otwartego Procedura wycofania wniosku z MJWPU Strona 4

5 2.3.5 Procedura unieważnienia konkursu Procedura opiniowania wniosków projektów kluczowych przed ich formalnym złożeniem, w zakresie poprawności dokumentów stanowiących część dokumentacji załączanej do wniosku o dofinansowanie Weryfikacja formalna złożonych wniosków o dofinansowanie realizacji projektu oraz weryfikacja dokumentacji środowiskowej załączonej do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu składanych w konkursach ogłoszonych w 2008 i od 2009 roku Procedura weryfikacji formalnej złożonych wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym oraz w trybie indywidualnym Procedura weryfikacji dokumentacji środowiskowej załączonej do wniosku o dofinansowanie w realizacji projektu składanych w konkursach ogłoszonych w 2008 i od roku Procedura weryfikacji formalnej wniosków przywróconych do procedury oceny w wyniku uwzględnienia protestu Ocena merytoryczna oraz zatwierdzanie wniosków konkursowych Procedura przygotowania Regulaminu dotyczącego przebiegu oceny merytorycznej wniosków Procedura powołania członków Komisji Konkursowej Procedura oceny merytorycznej oraz zatwierdzania wniosków w ramach RPO WM w trybie konkursowym bez preselekcji oraz w trybie indywidualnym Procedura oceny merytorycznej oraz wstępnego zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM (tryb z preselekcją) Procedura oceny merytorycznej (oceny wykonalności) oraz zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM (tryb z preselekcją) Procedura negocjacji z beneficjentem Procedura opiniowania możliwości wprowadzenia zmian do projektu realizowanego w ramach RPO WM (etap wdrażania) Procedura powtórnej oceny merytorycznej projektów w ramach RPO WM po zmianach wprowadzonych do projektu na etapie wdrażania Procedura oceny merytorycznej po pozytywnie rozpatrzonym środku odwoławczym dla wniosków w ramach RPO WM w trybie konkursowym Procedura monitorowania pracy ekspertów Postępowanie odwoławcze dla konkursów ogłoszonych do dnia 20 grudnia 2008 r.(zgodnie z Ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r.) Procedura postępowania z protestem złożonym do Wojewody za pośrednictwem MJWPU Procedura postępowania z protestem złożonym bezpośrednio do Wojewody Procedura postępowania z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy złożonym do MJWPU Procedura postępowania z wnioskiem, co do którego złożono wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do MRR Postępowanie odwoławcze dla konkursów ogłoszonych od dnia 20 grudnia 2008 r Procedura postępowania z protestem złożonym do MJWPU Strona 5

6 2.6.7 Procedura postępowania ze skargami wniesionymi przez Wnioskodawcę do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego Ocena pomocy publicznej na etapie oceny formalnej oraz na etapie podpisywania umów o dofinansowanie Procedura oceny pomocy publicznej na etapie oceny formalnej Procedura oceny pomocy publicznej na etapie podpisywania umów o dofinansowanie Procedura prenotyfikacji / notyfikacji indywidualnej pomocy publicznej do Komisji Europejskiej Procedura monitorowania projektów zagrożonych przekroczeniem minimalnego progu wartości dużego projektu Procedura zgłoszenia Wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego dla dużego projektu do Komisji Europejskiej Zasady postępowania w sprawie aktów prawnych stanowionych przez Zarząd Województwa Procedura postępowania w sprawie przyjmowania Informacji dla Zarządu Województwa Mazowieckiego Procedura postępowania w sprawie podejmowania Uchwał przez Zarząd Województwa Mazowieckiego PROCES ZAWIERANIA, ZMIENIANIA I ROZWIĄZYWANIA UMÓW Zawieranie umowy z Beneficjentem Procedura zawierania umowy dotyczącej przygotowania projektu kluczowego (zwanej dalej pre-umową ) Procedura przygotowania do realizacji projektów własnych Samorządu Województwa na podstawie decyzji Zarządu Województwa (zwanej dalej preuchwałą ) Zawieranie umowy o dofinansowanie projektów Procedura wystąpienia do Ministerstwa Finansów z wnioskiem o weryfikację wnioskodawcy w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych Procedura wystąpienia do Departamentu Opłat Środowiskowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie z wnioskiem o weryfikację, czy wnioskodawcy wywiązują się z zasady zanieczyszczający płaci stwierdzenie czy wnioskodawcy podlegają i wywiązują się z opat za korzystanie ze środowiska w świetle przepisów ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150 z późn. zm.), opłacie produktowej w świetle przepisów ustawy z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 90, poz. 607, z późn. zm.) oraz opłatom wynikającym z ustawy o bateriach i akumulatorach (Dz. U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666, z późn. zm.) Procedura zawierania umowy o dofinansowanie projektów w trybie konkursu oraz w trybie indywidualnym (z wyłączeniem projektów własnych Samorządu Województwa) Procedura zatwierdzenia do realizacji projektów własnych Samorządu Województwa uchwałą Zarządu Województwa Wprowadzenie zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu Strona 6

7 3.3.1 Procedura wprowadzenia zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu Procedura wprowadzenia zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu dotyczących możliwości sfinansowania zamówienia dodatkowego sytuacji kiedy w projekcie dokonano już zmniejszenia dofinansowania na skutek wystąpienia oszczędności związanych z zamówieniami publicznymi Procedura wprowadzenia zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu dotyczących możliwości sfinansowania zamówienia dodatkowego w ramach tej samej kategorii wydatków lub w ramach przesunięć pomiędzy kategoriami Procedura przekazania do powtórnej oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie z powodu wprowadzenia przez Beneficjenta istotnych zmian do projektu Rozwiązanie umowy Procedura rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym oraz projektu w trybie indywidualnym wypowiedzenie umowy przez MJWPU Procedura rozwiązywania umowy o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym oraz projektu w trybie indywidualnym wypowiedzenie umowy przez Beneficjenta Procedura rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym oraz projektu w trybie indywidualnym rozwiązanie umowy za porozumieniem stron Kontrola kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami Procedura kontroli kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami Procedura kontroli kompletności i zgodności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu Wizyty monitorujące Procedura analizy ryzyka, typowania projektów do wizyt monitorujących Procedura sporządzenia miesięcznego harmonogramu wizyt monitorujących Przeprowadzanie wizyt monitorujących Monitorowanie projektów w okresie trwałości PROCES SPRAWOZDAWCZOŚCI I MONITOROWANIA Sporządzanie i przekazywanie do IZ informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r Procedura Sporządzania i przekazywania do IZ informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r Sporządzanie i przekazywanie do IZ informacji kwartalnej na poziomie Priorytetów Strona 7

8 4.2.1 Procedura sporządzania i przekazywania do IZ informacji kwartalnej na poziomie Priorytetów Sporządzanie i przekazywanie do IZ sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego na poziomie Priorytetów Procedura sporządzania i przekazywania do IZ sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego na poziomie Priorytetów Procedura sporządzania i przekazywania do IZ Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM Sporządzenie i przekazywanie do IZ informacji miesięcznej z realizacji Projektów Kluczowych w ramach RPO WM Procedura sporządzania i przekazywania do IZ informacji miesięcznej z realizacji Projektów Kluczowych w ramach RPO WM Sporządzenie i przekazywanie do IZ bilansów dla poszczególnych Działań RPO WM Procedura przygotowania bilansów dla poszczególnych Działań RPO WM PROCES ZAPEWNIENIA BEZPIECZEŃSTWA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH Nadawanie i zmiana uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Procedura nadawania i zmiany uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Wygaśnięcie uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Procedura wygaśnięcia uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Usuwanie danych z KSI (SIMIK 07 13) Procedura usuwania danych z KSI (SIMIK 07 13) Kopia bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień Procedura wykonywania kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień dostępu do KSI (SIMIK 07-13) Czasowe blokowanie konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Procedura czasowego blokowania konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Zgłaszanie problemu merytorycznego w KSI (SIMIK 07-13) Procedura zgłaszania problemu merytorycznego w KSI (SIMIK 07-13) Audyt jakości danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13) Procedura audytu jakości danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13) Weryfikacja aktywności użytkowników KSI (SIMIK 07-13) Procedura weryfikacji aktywności użytkowników KSI (SIMIK 07-13) Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Krajowego Systemu Informatycznego (SIMIK 07-13) Nadawanie uprawnień użytkownika i użytkowanie Lokalnego Systemu Informatycznego LSI (SEZAM) Procedura nadawania uprawnień użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego LSI (SEZAM) Strona 8

9 Procedura usuwania uprawnień użytkownika z Lokalnego Systemu Informatycznego Procedura nadania/odebrania uprawnień korzystania z zasobów aplikacji Bazy Wiedzy RPO WM Ministerstwa Rozwoju Regionalnego przez pracownika MJWPU PROCES ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO Sporządzanie i przekazywanie do IZ prognozy wydatków na realizację RPO WM na poziomie Priorytetu Procedura opracowania i dokonywania zmian w załącznikach do projektu ustawy budżetowej w celu ujęcia środków w budżecie państwa i budżecie środków europejskich na realizację RPO WM Procedura prognozowania wniosków o płatność w ramach Priorytetów od I do VII i przekazania do IZ Pozyskiwanie środków na realizację projektów Procedura przygotowania załączników do wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa Procedura sporządzania i przekazywania harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich oraz harmonogramu zapotrzebowania na środki dotacji celowej i środków europejskich Procedura sporządzania załączników do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej Procedura dokonywania aktualizacji zaangażowania środków na realizacje projektów ramach Priorytetów I-VII Procedura przygotowania informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych beneficjentom w formie zaliczki Procedura postępowania z Wnioskami o płatność i Wnioskami o płatność zaliczkową Beneficjenta. Rejestrowanie i weryfikacja Wniosków o płatność i Wniosków o płatność zaliczkową oraz dokonywanie płatności na rzecz Beneficjenta Procedura rejestrowania Wniosków o płatność, Wniosków o płatność zaliczkową Procedura weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową/wniosku o płatność pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Procedura sporządzania dyspozycji płatności i dokonywania płatności na rzecz Beneficjenta Procedura sporządzania zlecenia płatności/ dyspozycji płatności i dokonywania płatności na rzecz Beneficjenta innego niż Samorząd Województwa Procedura sporządzania zlecenia płatności i Wniosku o przekazanie środków europejskich/ Wniosku o przekazanie środków finansowych i dokonania płatności w przypadku projektów własnych Samorządu Województwa Procedura postępowania z Wnioskami o Płatność Beneficjenta. Rejestrowanie i weryfikacja Wniosków o wniesienie wkładu na rzecz Funduszu Powierniczego inicjatywa JESICCA w ramach Regionalnego Programu Strona 9

10 Operacyjnego oraz dokonywanie płatności wkładu finansowego dla Funduszu Pożyczkowego JESSICA Procedura weryfikacji wniosku o płatność pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Procedura sporządzania dyspozycji płatności i dokonywania płatności wkładu finansowego dla Funduszu Pożyczkowego JESSICA Procedura sporządzania zlecenia płatności/ dyspozycji płatności i dokonywania płatności wkładu finansowego dla Funduszu Pożyczkowego JESSICA Procedura zawieszania płatności na podstawie umowy o dofinansowanie projektu Procedura sporządzania i weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową/końcową/ w ramach częściowego zamknięcia pomocy od IP II do IZ Procedura sporządzania i weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową /końcową/ od IP II do IZ w ramach Priorytetów I-VII Procedura weryfikacji Deklaracji wydatków do celów częściowego zamknięcia programu od IP II do IZ Procedura sporządzania sprawozdań z wykonania planu finansowego za dany rok budżetowy Procedura monitorowania wydatków zgodnie z zasadą n+3 i n+2 w celu uniknięcia automatycznego anulowania przez KE zobowiązań Ewidencja dokumentów księgowych Procedura dotycząca ewidencji dokumentów księgowych Procedura dotycząca ewidencji zleceń płatności PROCES POSTĘPOWANIA Z NIEPRAWIDŁOWOŚCIAMI Zbieranie informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa Procedura sporządzania Informacji o naruszeniu prawa (IONP) Procedura postępowania w przypadku pozyskania Informacji o naruszeniu prawa (IONP) Sporządzenie i przekazywanie raportów dotyczących nieprawidłowości podlegających raportowaniu do Komisji Europejskiej Sporządzanie i przekazywanie Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do Komisji Europejskiej oraz Zestawienia nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM Procedura monitorowania usuwania nieprawidłowości Procedura postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości przez WWR na etapie weryfikacji Wniosku o płatność lub przez Instytucję Audytową, lub inne upoważnione do kontroli podmioty zewnętrzne Procedura postępowania w przypadku zmiany kwot uprzednio przekazanych nieprawidłowości Procedura sporządzania decyzji administracyjnej w ramach Priorytetów I- VII RPO WM Strona 10

11 7.3.4 Procedura postępowania w sytuacji złożenia przez Beneficjenta odwołania od decyzji administracyjnej PROCES ODZYSKIWANIA KWOT Odzyskiwanie kwot Procedura odzyskiwania kwot Windykacja środków od Beneficjentów Procedura windykacji środków od Beneficjentów PROCES KONTROLI Roczny plan kontroli IP II Procedura sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II Zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II Procedura wprowadzenia zmian do Rocznego Planu Kontroli IP II niepodlegających zatwierdzeniu IZ RPO WM Procedura analizy ryzyka do kontroli trwałości Procedura analizy ryzyka dla kontroli ex-ante prawidłowości realizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego Wprowadzenie zmian do Rocznego Planu Kontroli IP II podlegających zatwierdzeniu IZ RPO WM Procedura aktualizacji Wskazań dotyczących przeprowadzania kontroli projektów i postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego dla Wydziału Kontroli Projektów RPO WM Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych (dalej zwane wskazaniami) Miesięczny harmonogram kontroli Procedura sporządzenia miesięcznego harmonogramu kontroli Przygotowanie oraz przeprowadzenie kontroli Procedura przygotowania kontroli Procedura wnioskowania o kontrolę Procedura informowania o kontroli Procedura upoważnienia do przeprowadzenia kontroli Procedura przeprowadzenia kontroli i sporządzenia informacji pokontrolnej Procedura przeprowadzania kontroli Procedura sporządzania informacji pokontrolnej Procedura w przypadku braku odpowiedzi beneficjenta (brak zwrotu informacji pokontrolnej) Procedura odpowiedzi na zastrzeżenia do informacji pokontrolnej Procedura sporządzania zaleceń pokontrolnych Procedura sporządzania rekomendacji Procedura weryfikacji wykonania zaleceń pokontrolnych Procedura sporządzania karty zamknięcia Procedura przeprowadzenia kontroli krzyżowej (horyzontalnej) z PROW / PO RYBY podczas kontroli w miejscu realizacji projektu/ siedzibie Beneficjenta oraz w trakcie wizyty monitorującej Strona 11

12 9.5 Informowanie o planowanym przeprowadzeniu kontroli projektu dużego Procedura zgłoszenia do Ministerstwa Finansów podmiotu podlegającego wpisowi do Rejestru Podmiotów Wykluczonych PROCES REALIZACJI ZADAŃ W RAMACH POMOCY TECHNICZNEJ (PT) Opracowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej (Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej) Procedura opracowywania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej (Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej) Dokonywanie zmian w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej IP II Procedura dokonywania zmian w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej IP II Rozliczenie wydatków z realizacji RPD PT za pomocą wniosków o płatność Procedura dotycząca rozliczenia wydatków z realizacji RPD PT za pomocą wniosków o płatność Procedura dotycząca wykrycia nieprawidłowości przez IZ/IP II Procedura dotycząca trybu przekazywania kwot wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystanych z naruszeniem procedur, pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości na podstawie wykrytych nieprawidłowości przez IZ po zatwierdzeniu wniosku o płatność/po zakończeniu realizacji projektu przez jednostki kontrolujące Procedura sporządzania sprawozdań IP II z realizacji Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej Przygotowanie wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej na realizację wydatków w ramach RPD PT RPO WM Procedura przygotowania wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej na realizację wydatków w ramach RPD PT RPO WM PROCES ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Realizacja zamówień publicznych Procedura realizacji zamówień publicznych PROCES DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH Przygotowanie i realizacja Planu komunikacji RPO WM Procedura przygotowania Planu komunikacji RPO WM Procedura aktualizacji Planu komunikacji RPO WM Przygotowanie i aktualizacja Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych Procedura przygotowania Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM Procedura aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM Strona 12

13 12.3 Sprawozdania okresowe, kwartalne i roczne z działań informacyjno promocyjnych Prowadzenie działań informacyjno promocyjnych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych Procedura organizowania i prowadzenia konferencji dla Beneficjentów Procedura opracowywania i dystrybucji materiałów informacyjnych, publikacji i wydawnictw Procedura opracowywania i dystrybucji biuletynu informacyjnego o RPO WM Procedura zamieszczania na stronie internetowej informacji dotyczących RPO WM Procedura dotycząca zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących RPO WM Procedura zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących RPO WM przekazywanych wyłącznie drogą ową Procedura dotycząca nadania uprawnień redakcyjnych do zamieszczania wybranych informacji na stronie internetowej dotyczących RPO WM Procedura zamieszczania ogłoszeń prasowych o aktualnych naborach w ramach RPO WM Procedura prowadzenia działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM przez Oddziały Zamiejscowe Organizowanie i prowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów Procedura organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych Procedura organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów w Oddziałach Zamiejscowych MJWPU Współpraca z mediami Instrukcja wykonawcza dotycząca przekazania informacji do mediów Instrukcja wykonawcza dotycząca organizacji briefingów prasowych PROCES SIECI PUNKTÓW INFORMACUJNYCH FUNDUSZY EUROPEJSKICH W WOJEWÓDZTWIE MAZOWIECKIM Prowadzenie Głównego Punktu Informacyjnego, Lokalnego Punktu Informacyjnego i konsultacji indywidualnych z Beneficjentami Procedura udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma)w Oddziałach Zamiejscowych Procedura konsultacji osobistych i telefonicznych w GPI i LPI Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma) w Głównym Punkcie informacyjnym 309 Strona 13

14 14 PROCES AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Sporządzanie i przesyłanie półrocznych sprawozdań z wykonania planu audytu (za I półrocze oraz rocznego) IP II do Biura Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego Procedura sporządzania i przesyłania sprawozdań sprawozdania z wykonania planu audytu (za I półrocze oraz rocznego) IP II do Biura Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego Analiza wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających oraz udzielenie odpowiedzi instytucji kontrolującej/audytującej Procedura analizy wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających oraz udzielania odpowiedzi instytucji kontrolującej/audytującej Procedura dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających do IZ Procedura wdrażania działań zapobiegawczych i korekcyjnych w sytuacji wykrycia błędów systemowych Procedura postępowania komórek organizacyjnych MJWPU w przypadku dokonywania korekt finansowych wymaganych w związku z pojedynczymi lub systemowymi nieprawidłowościami stwierdzonymi w operacjach lub programach operacyjnych PROCES ARCHIWIZACJI Zasady obiegu, udostępniania i archiwizowania dokumentów Procedura obiegu, udostępniania i archiwizacji dokumentów Postępowanie z bazami danych X. SPIS ZAŁĄCZNIKÓW WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW NUMEROWANYCH DO INSTRUKCJI WYKONAWCZEJ IP II RPO WM WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW OGÓLNYCH DO INSTRUKCJI WYKONAWCZEJ IP II RPO WM I. Wykaz zarządzeń Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w ramach wdrażania RPO WM 1. Zarządzenie Nr 18/10 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 9 lutego 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego MJWPU z późniejszymi zmianami. 2. Zarządzenie Nr 68/10 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 25 maja 2010 zmieniające Jednolity rzeczowy wykaz akt Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych. 3. Zarządzenie Nr 82/10 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 18 sierpnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy MJWP Strona 14

15 4. Zarządzenie Nr 4/10 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 15 stycznia 2010 r. w sprawie Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego MJWPU. 5. Zarządzenie Nr 11/08 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 22 stycznia 2008 w sprawie podziału obowiązków pomiędzy członkami kierownictwa MJWPU. 6. Zarządzenie Nr 17/08 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 18 lutego 2008 w sprawie wprowadzenia Instrukcji Lokalnego Systemu Informatycznego. 7. Zarządzenie Nr 117/09 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 14 października 2009 r. w sprawie prowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacyjnego Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych. 8. Zarządzenie nr 36/08 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 5 maja 2008 w sprawie określenia systemu przechowywania i ochrony dokumentów związanych z naborem wniosków i wdrażaniem projektów przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem w ramach RPO WM i POKL. 9. Zarządzenie nr 39/08 Dyrektora MJWPU w sprawie zasad przekazania teczek aktowych do Archiwum MJWPU. II. Terminologia wykaz pojęć i skrótów Beneficjent osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowe z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu, DOŚ - Departament Opłat Środowiskowych DSRR Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, DNWI Departament Nadzowu Właścicielskiego i Inwestycji EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, FK System Finansowo-Księgowy, GK Główny Księgowy, GPI Główny Punkt Informacyjny IK-NSRO Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, IW Instrukcja Wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , Strona 15

16 IWIPK - Indykatywny Wykaz Indywidualnych Projektów Kluczowych, zawierający zestawienie projektów indywidualnych (kluczowych) w tym projektów dużych, które są przewidywane do realizacji w ramach danego programu operacyjnego. IZ Instytucja Zarządzająca (Zarząd Województwa Mazowieckiego), IZe Instytucje zewnętrzne, KK Komisja Konkursowa oceniająca wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM (zespół oceny), KKM Kierownik Komórki Merytrorycznej, KM Komórki Merytoryczne obejmują: WOKWF-R, WMSR-R, WPP-R, WOM-R, WWR, WKP-R, WO, WKP-R, WKR, WZP, SBHP, WRP, WAW, WKW, WIS, WOD, WPA, WPR, WK, WPT KS - Koordynator Sieci Punktów Informacyjnych KSI (SIMIK 07-13) Krajowy System Informatyczny (SIMIK 07-13), LPI Lokalny Punkt Informacyjny LSI Lokalny System Informatyczny, KW Kierownik Wydziału, KWOKWF-R Kierownik Wydziału Ogłaszania Konkursów i Weryfikacji Formalnej Wniosków RPO WM oraz Działań i Piorytetu III ZPORR, KWMS - R - Kierownik Wydziału Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR, KWPP-R - Kierownik Wydziału Pomocy Publicznej RPO WM, KWOM-R - Kierownik Wydziału Oceny Merytorycznej Wniosków RPO WM oraz Działań i Priorytetu III ZPORR,, KWWR-1 Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu I iii RPO WM oraz Wdrażania i Rozliczeń Działania 3.4 ZPORR, KWWR-2 Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu III RPO WM oraz Działań i Działań 3.1, 3.2, 3.3, 3.5 ZPORR, KWWR-3 Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu V i VI RPO WM, KWWR-4 Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu IV i VII RPO WM, KWKP-R - Kierownik Wydziału Kontroli Projektów RPO WM, KWO - Kierownik Wydziału Organizacyjnego, KWKR - Kierownik Wydziału Kadr, KWZP Kierownik Wydziału Zamówień Publicznych, KWRP Kierownik Wydziału Radców Prawnych, KWAW - Kierownik Wydziału Audytu Wewnętrznego, Strona 16

17 KWKW - Kierownik Wydziału Kontroli Wewnętrznej, KWIS Kierownik Wydziału Informacji i Szkoleń Beneficjentów, KWOD - Kierownik Wydziału Odwołań, KWPA - Kierownik Wydziału Planowania i Analiz, KWPR - Kierownik Wydziału Płatności i Refundacji, KWK - Kierownik Wydziału Księgowości, KPT - Kierownik Wydziału Pomocy Technicznej, KWWR Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu, MJWPU Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, OZ Oddziały Zamiejscowe z siedzibami: w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach, OZ.C w Ciechanowie, OZ.O w Ostrołęce, OZ.P w Płocku, OZ.R w Radomiu, OZ.S w Siedlcach, PD Plan Działania, PION - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych; PT Pomoc Techniczna, PZP Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych, REGULAMIN - Regulamin Oceny wniosków i Komisji Konkursowych oceniających wnioski złożone w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego RPD PT Roczny Plan Działań Pomocy Technicznej, RPO WM Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego, SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, UZP Urząd Zamówień Publicznych, WB wyciągi bankowe, WOKWF-R Wydział Ogłaszania Konkursów i Weryfikacji Formalnej Wniosków RPO WM oraz Działań i Priorytetu III ZPORR, WMS-R Wydział Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR, WPP-R Wydział. Pomocy Publicznej RPO WM, WOM-R Wydział Wydział Oceny Merytorycznej Wniosków RPO WM oraz Działań i Priorytetu III ZPORR Strona 17

18 WWR-1 Wydział Wdrażania Priorytetu I i II RPO WM oraz Wdrażania i Rozliczeń Działania 3.4 ZPORR, WWR-2 Wydział Wdrażania Priorytetu III RPO WM oraz Działań i Działań 3.1, 3.2, 3.3, 3.5 ZPORR, WWR-3 - Wydział Wdrażania Priorytetu V i VI RPO WM, WWR-4 - Wydział Wdrażania Priorytetu IV i VII, WKP-R Wydział Kontroli Projektów RPO WM, WO Wydział Organizacyjny, WKR Wydział Kadr, WZP Wydział Zamówień Publicznych, SBHP- Samodzielne BHP, WRP Wydział Radców Prawnych, WAW Wydział Audytu Wewnętrznego, WKW Wydział Kontroli Wewnętrznej, WIS Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów, WOD Wydział Odwołań, WPA Wydział Planowania i Analiz, WPR Wydział Płatności i Refundacji, WK - Wydział Księgowości, WPT -Wydział Pomocy Technicznej, WSZJ - Wieloosobowe Stanowiska ds. Systemu Zarządzania Jakością, WW - Wieloosobowe Stanowiska ds. Windykacji, OZ.C Oddział Zamiejscowy w Ciechanowie, OZ.O Oddział Zamiejscowy w Ostrołęce, OZ.P Oddział Zamiejscowy w Płocku, OZ.R Oddział Zamiejscowy w Radomiu, OZ.S Oddział Zamiejscowy w Siedlcach MPW Miejsce Przechowywania Wniosków Akceptacja przyjęcie danego procesu, czynności, zadania za prawidłowe i wyrażenie na nie zgody, Bank Bank Gospodarstwa Krajowego, Dzień termin użyty bez wskazania czy chodzi o dni kalendarzowe czy robocze oznacza dni kalendarzowe w rozumieniu Kodeksu Cywilnego Strona 18

19 Komisja Przetargowa zespół co najmniej 3 osób, powołany przez Kierownika Zamawiającego (Dyrektora Jednostki) do oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz do badania i oceny ofert, Przygotowanie proces związany z realizacją, wykonaniem, sporządzeniem, staraniem w celu dokonania określonej czynności, Sprawdzenie kontrola i weryfikacja zgodności z prawdą, poświadczenie prawdziwości, Wykonawca osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego, Zatwierdzenie oficjalne, ostateczne wyrażanie aprobaty, nadanie czynności, procesowi mocy prawnej lub uczynienie obowiazującym. III. Wprowadzenie Instytucja Pośrednicząca II stopnia odpowiedzialna jest za wdrażanie i realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Ponosi ona odpowiedzialność za skuteczną i efektywną implementację Programu oraz za przestrzeganie i stosowanie odpowiednich regulacji i zasad dotyczących wdrażania Programu. Instytucja Zarządzająca, zgodnie z art. 27 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U nr 227 poz.1658) powierzyła IP II część zadań związanych z realizacją RPO WM. W tym zakresie kontroluje ona sposób i skuteczność realizacji przekazanych zadań w ramach kontroli systemowej. Kwestie te reguluje treść Porozumienia nr SR.II/2/10, zawartego w dniu 28 września 2010 r. na mocy uchwały Nr 1710/371/10 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 17 sierpnia 2010 r., w sprawie porozumienia dotyczącego powierzenia części zadań związanych z realizacją RPO WM IZ RPO WM. Dokonując delegacji, IZ RPO WM zachowuje jednak całkowitą odpowiedzialność za całość realizacji RPO WM. Strona 19

20 Instytucje zaangażowane w realizację RPO WM schemat Instrukcja Wykonawcza zawiera opisy procesów zachodzących w strukturze organizacyjnej IP II, związanych z wdrażaniem poszczególnych Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego WM. Instrukcja Wykonawcza zawiera również opis struktury organizacyjnej MJWPU, zadania i zakres czynności komórek MJWPU zaangażowanych w realizację RPO WM. IV. y związane z wdrażaniem Regionalnego Programu Operacyjnego WM Akty prawne UE 1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE z dnia 31 lipca 2006r., L 210/25) z późniejszymi zmianami. Strona 20

21 2. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. U. UE z dnia 31 lipca 2006r., L 210/1) z późniejszymi zmianami. 3. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE z dnia 27 grudnia 2006r., L 371/1). Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1159/2000 z dnia 30 maja 2000 r. w sprawie prowadzenia przez Państwa Członkowskie działań informacyjnych i reklamowych dotyczących pomocy udzielanej z funduszy strukturalnych z późniejszymi zmianami. Polskie akty prawne 1. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz.1590 z późn. zm.). 2. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2006 r. nr 227, poz. 1658, z późn. zm.). 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157 poz z późn. zm.). 4. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.). Inne opracowane dokumenty dotyczące okresu programowania Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia wspierające wzrost gospodarczy zatrudnienie (Narodowa Strategia Spójności), zaakceptowane przez Radę Ministrów w maju 2007 r. programowe 1. Regionalny Program Operacyjny, zatwierdzony przez Komisję Europejską w dniu r. stanowiący załącznik do uchwały Nr 2283/89/07 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 6 listopada 2007 r. w sprawie przyjęcia Regionalnego Strona 21

22 Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego przyjęty Uchwałą Nr 250/130/12 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 31 stycznia 2012 r. 2. Szczegółowy Opis Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego przyjęty Uchwałą Nr 1356/172/12 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 26 czerwca 2012 r. Wytyczne Ministerstwa Rozwoju Regionalnego 1. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania z dnia 20 kwietnia 2010 r. 2. Wytyczne w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitorowania projektów indywidualnych z dnia 21 grudnia 2011 r. 3. Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym z dnia 2 lutego 2011 r. 4. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie korzystania z pomocy technicznej z dnia 12 marca 2012 r. 5. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości z dnia 9 30 sierpnia 2011 r.. 6. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych, dla konkursów ogłaszanych do dnia 20 grudnia 2008 r. z dnia 12 kwietnia 2011 r. 7. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej z dnia 9 lutego 2010 r. z późniejszymi zmianami. 8. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania z dnia 8 lutego 2011 r. 9. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. 10. Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz Wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata z dnia 22 marca 2011 r. Strona 22

23 y przyjęte przez Zarząd Województwa Mazowieckiego w ramach wdrażania RPO WM 1. Zasady kwalifikowania wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego przyjęte Uchwałą nr 2967/121/11 z dnia 27 grudnia 2011 r. 2. Roczny Plan Działań Pomocy Technicznej. 3. Procedura odwoławcza dla wniosków o dofinansowanie projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego przyjęta Uchwałą nr 796/228/09 z dnia 7 kwietnia 2009 r. z późn. zm V. Zadania i struktura organizacyjna Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych Zgodnie z Porozumieniem nr SR.II/1/11 i Uchwałą Nr 47/07 Sejmiku Województwa Mazowieckiego z dnia 19 marca 2007 roku ( 4 statutu) do zadań MJWPU związanych z pełnieniem roli IP II we wdrażaniu RPO WM należy w szczególności: 1. Przygotowywanie i aktualizacja opisów procedur i podręczników wdrażania RPO WM zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej celem ich zatwierdzenia; 2. Współpraca z Instytucją Zarządzającą w przygotowywaniu szczegółowego opisu Priorytetów RPO WM; 3. Przygotowywanie wzorów wniosków aplikacyjnych, umów i innych dokumentów dla Beneficjentów zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej; 4. Opracowywanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach Priorytetów I-VII i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej; 5. Prowadzenie procedur konkursowych służących wyborowi przez Zarząd Województwa Mazowieckiego projektów, które będą dofinansowane w ramach RPO WM; 6. Przygotowywanie projektów umów o dofinansowanie projektów; 7. Dokonywanie płatności ze środków RPO WM na rzecz Beneficjentów; 8. Monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji projektów i weryfikacja sprawozdań i wniosków o płatność sporządzanych przez Beneficjentów; 9. Kontrola realizacji poszczególnych projektów dofinansowanych w ramach RPO WM; 10. Odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych Beneficjentom w ramach RPO WM; Strona 23

24 11. Prowadzenie systemu rejestrowania i przechowywania w formie elektronicznej szczegółowych rejestrów księgowych dla każdego projektu oraz gromadzenie danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny; 12. Prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania realizacji projektów i priorytetów realizowanych w ramach RPO WM; 13. Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w ramach RPO WM; 14. Przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów przez okres 3 lat od daty zamknięcia projektu realizowanego w ramach RPO WM; 15. Realizacja zadań związanych z wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej w ramach RPO WM; 16. Monitorowanie realizacji Indykatywnego Planu Inwestycyjnego RPO WM (IPI); 17. Sporządzanie rocznych Planów Działań; 18. Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego, zgodnie z dokumentami źródłowymi. Strukturę organizacyjną MJWPU określa Regulamin Organizacyjny Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, który stanowi załącznik do Zarządzenie Nr 18/10 Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z dnia 9 lutego 2010 r. z późn. zm. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych jest samorządową jednostką organizacyjną Samorządu Województwa Mazowieckiego, działającą w formie jednostki budżetowej. MJWPU realizuje powierzone zadania samodzielnie lub za pośrednictwem Oddziałów Zamiejscowych. MJWPU obejmuje bezpośrednio swoim zasięgiem Miasto St. Warszawa oraz powiaty: garwoliński, grodziski, grójecki, legionowski, miński, nowodworski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, pułtuski, sochaczewski, warszawski zachodni, węgrowski, wołomiński, wyszkowski, żyrardowski. Zadania MJWPU realizowane są przez Oddziały Zamiejscowe z siedzibami w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach. VI. Komórki organizacyjne Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych odpowiedzialne za wdrażanie RPO WM Zadania i struktura organizacyjna MJWPU dostosowana jest do wykonywania zadań związanych z obsługą procesu wdrażania RPO WM. Strona 24

25 Wydział Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR (WMS-R), który funkcjonuje w pionie Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM zajmuje się m.in. monitorowaniem realizacji Priorytetów, przetwarzaniem danych i sporządzaniem informacji z realizacji Priorytetów, sporządzaniem Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową. Celem zapewnienia prawidłowej realizacji zadań, w ramach Wydziałów Wdrażania Priorytetów, wyodrębniono następujące komórki: 1. Wydział Wdrażania Priorytetu I i II RPO WM oraz Wdrażania i Rozliczeń Działania 3.4 ZPORR WWR-1, 2. Wydział Wdrażania Priorytetu III RPO WM oraz Działań i Działań 3.1, 3.2, 3.3, 3.5 ZPORR WWR-2 3. Wydział Wdrażania Priorytetu V i VI RPO WM - WWR-3 4. Wydział Wdrażania Priorytetu IV i VII RPO WM - WWR-4 Pozostałe komórki bezpośrednio zaangażowane w proces wdrażania RPO WM Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS) podległy Dyrektorowi odpowiedzialny m.in. za przygotowanie Planu Komunikacji RPO WM, przygotowanie, monitorowanie i analizę rocznych planów działań informacyjno-promocyjnych, aktualizację i administrowanie strony organizowanie kampanii informacyjno-promocyjnych, prowadzenie Głównego Punktu Informacyjnego; Wydział Planowania i Analiz (WPA) podległy Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych -Głównemu Księgowemu odpowiedzialny m.in. za sporządzanie planu finansowego Jednostki, przygotowanie informacji o stanie zaangażowanie wydatków na realizacje projektów; Wydział Księgowości (WK) podległy Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych - Głównemu Księgowemu prowadzi obsługę finansową i wyodrębnioną ewidencję księgową projektów realizowanych w ramach RPO WM; Wydział Płatności i Refundacji (WPR) - podległy Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych Głównemu Księgowemu odpowiedzialny m.in. za dokonywanie płatności na rzecz Beneficjentów, windykację należności w tym odzyskiwanie kwot; Wydział Oceny Merytorycznej Wniosków RPO WM oraz Działań i Priorytetu III ZPORR (WOM-R) - podległy Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM - odpowiedzialny m.in. za przygotowywanie projektów regulaminów Komisji Konkursowych i innych dokumentów niezbędnych do zapewnienia prawidłowego przebiegu oceny merytorycznej wniosków, obsługę Strona 25

26 procesu związanego z powoływaniem zespołów dokonujących oceny projektów w ramach RPO WM, przygotowywanie wyników oceny wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach RPO WM, przygotowanie projektów informacji dla Beneficjentów i komórek organizacyjnych MJWPU o wynikach oceny wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach RPO WM; Wydział Weryfikacji Formalnej Wniosków RPO WM oraz Działań i Priorytetu III ZPORR (WOKWF-R) - podległy Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM odpowiedzialny m.in. za przygotowanie harmonogramu naboru wniosków, weryfikację formalną wniosków o dofinansowanie realizację projektów w ramach RPO WM oraz Działań i Priorytetu III ZPORR, przekazywanie zbiorczej listy pozytywnie zweryfikowanych wniosków pod względem formalnym do Wydziału Oceny Merytorycznej Wniosków RPO WM oraz Działań i Priorytetu III ZPORR (WOM-R), wprowadzenie danych do Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI) i Krajowego Systemu Informatycznego (KSI) SIMIK, prowadzenie spraw związanych z informowaniem Beneficjentów o wynikach weryfikacji formalnej wniosków; Wydział ds. Pomocy Publicznej RPO WM (WPP-R) - podległy Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM odpowiedzialny m.in. za weryfikację wniosków pod kątem występowania oraz zgodności z zasadami pomocy publicznej, ocenę projektów na etapie podpisywania umów o dofinansowanie, wystawianie zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis, rozpatrywanie protestów dotyczących tematyki pomocy publicznej. Do obowiązków Wydziału należy także przekazywanie informacji nt. udzielonej/nieudzielonej w danym okresie sprawozdawczym pomocy publicznej do Urzędu Marszałkowskiego; Wydział Kontroli Projektów (WKP-R) podległy Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM odpowiedzialny m.in. za sporządzanie projektów planów kontroli w zakresie wykorzystania środków w odniesieniu do wytypowanych projektów RPO WM, w tym projektów Rocznych Planów Kontroli i harmonogramów miesięcznych, przeprowadzenie kontroli na podstawie planu kontroli w tym formułowanie zaleceń pokontrolnych, przeprowadzenie kontroli doraźnych projektów, wykrywanie, monitorowanie i zbieranie informacji o wszystkich wykrytych nieprawidłowościach w realizacji projektów RPO WM, prowadzenie rejestru przeprowadzonych kontroli oraz rejestru wykrytych nieprawidłowości; Wydział Organizacyjny (WO) podległy Dyrektorowi MJWPU odpowiedzialny m.in. za obsługę informatyczną i teleinformatyczną MJWPU, zabezpieczenie techniczno-materiałowe MJWPU, prowadzenie Archiwum, administrowanie bezpieczeństwem informacji, prowadzenie obsługi kancelaryjnej MJWPU; Strona 26

27 Wydział Pomocy Technicznej (WPT) podległy Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych Głównemu Księgowemu odpowiedzialny m.in. za koordynowanie i monitorowanie realizacji projektów systemowych w ramach Priorytetu VIII RPO WM, weryfikację dokumentacji związanej z realizacją wydatków finansowanych ze środków Priorytetu VIII RPO WM, sporządzanie wniosków o płatność w ramach Priorytetu VIII RPO WM we współpracy z komórkami realizującymi zadania w projektach systemowych; Wydział Odwołań (WOD) podległy Dyrektorowi MJWPU odpowiedzialny m.in. za prowadzenie rejestru środków odwoławczych w ramach RPO WM, prowadzenie spraw dotyczących skarg wniesionych przez Wnioskodawców do sądu administracyjnego, informowanie Beneficjentów o przysługujących im środkach odwoławczych, analizowanie składanych środków odwoławczych; Wydział Kontroli Wewnętrznej (WKW) podległy Dyrektorowi MJWPU odpowiedzialny m.in. za opracowanie planów kontroli MJWPU, przeprowadzenie kontroli komórek organizacyjnych MJWPU, opracowywanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych kontroli oraz formułowanie zaleceń pokontrolnych, monitorowanie zaleceń pokontrolnych, współdziałanie z zewnętrznymi organami kontroli w zakresie działalności kontrolnej, sporządzanie projektów odpowiedzi na wystąpienia organów kontroli zewnętrznej; Wydział Kadr (WKR) podległy Dyrektorowi MJWPU odpowiedzialny m.in. za prowadzenie spraw kadrowych pracowników MJWPU, opracowywanie i realizację polityki kadrowej MJWPU, przygotowywanie dokumentacji personalnej; Wydział Audytu Wewnętrznego (WAW) podległy Dyrektorowi MJWPU odpowiedzialny m.in. za ocenę kontroli zarządczej w zakresie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej poprzez cenę m.in.: ogółu zadań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Jednostki w zakresie zgodności z prawem, efektywności, dokonywanie w ramach kontroli zarządczej oceny: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, ochrony zasobów, wiarygodności sprawozdań, zarządzania ryzykiem, przygotowanie rocznego planu audytu wewnętrznego; Wieloosobowe Stanowiska ds. Zarządzania Systemu Jakością (WSZJ) - podległy Dyrektorowi MJWPU - odpowiedzialny m.in. za koordynowanie prac związanych z wdrożeniem, utrzymaniem, monitorowaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością. Prowadzeniem spraw dotyczących szkoleń z zakresu Systemu Zarządzania Jakością oraz Normy ISO dla Kadry Kierowniczej oraz pracowników Jednostki. Odpowiedzialny za prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem audytów Systemu Zarządzania Jakością, w tym opracowanie Strona 27

28 rocznych programów audytów oraz opracowanie procedur dotyczących zadań realizowanych przez Jednostkę na podstawie materiałów uzyskanych od komórek organizacyjnych; Wieloosobowe Stanowiska ds. Windykacji (WW) - podległe Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych - Główny Księgowy - odpowiedzialny m.in. za prowadzenie windykacji wynikających z postępowań prowadzonych w trybie cywilno - prawnym, to jest z wyroków sądowych i nakazów zapłaty oraz windykacji wynikających z decyzji administracyjnych. Odpowiedzialny za prowadzenie korespondencji z dłużnikiem (w postępowaniu windykacyjnym), w tym wysyłanie upomnień wzywających dłużników do zapłaty w trybie art. 15 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. poz z późn. zm.), wystawianie tytułów wykonawczych oraz przekazywanie ich do właściwego organu egzekucyjnego, monitorowanie wpłat dłużników, prowadzenie wpłat dłużników, uruchamianie zabezpieczeń a w szczególności wezwanie do wykupienia weksla, doręczenie gwarantowi gwarancji do realizacji, doręczenie poręczycielowi poręczenia do realizacji oraz prowadzenie bazy informacji o powadzonych postępowaniach egzekucyjnych; Odziały Zamiejscowe w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach odpowiedzialne za informację i promocję RPO WM w zakresie działań wdrażanych przez Jednostkę, prowadzenie Lokalnych Punktów Informacyjnych weryfikacje formalną wniosków o dofinansowanie realizacji projektów złożonych w Oddziałach Zamiejscowych w ramach RPO WM, wprowadzanie danych do KSI; Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (PION) - podległy Dyrektorowi MJWPU - odpowiedzialny m.in. za zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka; kontrolę ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów; opracowanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych, a w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, również nadzorowanie jego realizacji; prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych. VII. Zadania Wydziałów Wdrażania Priorytetów I, II, III, IV, V, VI, VII RPO WM oraz Wydziału monitoringu i sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR Do zakresu zadań WWR należy w szczególności: prowadzenie spraw związanych z zawieraniem, zmianą i rozwiązywaniem umów o dofinansowanie Strona 28

29 projektów; prowadzenie ewidencji zawartych umów; przygotowywanie projektów bieżącej korespondencji i prowadzenie konsultacji z Beneficjentami w zakresie właściwej realizacji warunków umowy o dofinansowanie projektów; przechowywanie dokumentów związanych z wdrażaniem; weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków o płatność; sporządzanie dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjentów; sporządzanie harmonogramów i prognoz wypłat w ramach realizowanych Działań; sporządzanie Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową/końcową/w ramach częściowego zamknięcia pomocy od IP II do IZ; rozliczanie dotacji udzielonych beneficjentom we współpracy z Wydziałem Księgowości (WK); potwierdzenie sald Beneficjentów we współpracy z Wydziałem Księgowości (WK); wprowadzanie danych do KSI oraz LSI w zakresie zadań Wydziału; współpraca z Wydziałem Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR (WMS-R) w zakresie zabezpieczeń. do zadań opiekunów projektów kluczowych, wyznaczonych przez Kierowników Wydziałów, należy koordynowanie spraw związanych z przygotowaniem oraz realizacją projektu kluczowego. Każdą z komórek organizacyjnych kieruje właściwy Kierownik Wydziału Wdrażania Priorytetu, któremu podlegają pracownicy zatrudnieni na stanowiskach ds. obługi projektów, pełniący rolę opiekunów projektów. Do zakresu zadań WMS-R należy w szczególności : Przygotowanie projektu Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej II Stopnia; Monitorowanie realizacji Priorytetów zgodnie z zasadą n+3 / n+2; Sporządzenie infornacji miesięcznej, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z realizacji Priorytetów; Prowadzenie spraw związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem oraz z wprowadzaniem danych do Krajowego Systemu Informatycznego (SIMIK ); Przygotowanie analiz i informacji z realizacji RPO WM; Przygotowanie informacji miesięcznych w ramach RPO WM. z przygotowania projektów kluczowych i dużych Strona 29

30 VIII. System podległości służbowej i zastępstw pracowników Podległość służbową przedstawia schemat organizacyjny MJWPU. W przypadku nieobecności Dyrektora MJWPU jego obowiązki pełni wyznaczony przez niego Zastępca Dyrektora. W przypadku nieobecności Zastępcy Dyrektora, jego obowiązki przejmuje inny Zastępca Dyrektora lub Kierownik Wydziału wskazany przez danego Zastępcę. W przypadku nieobecności Głównego Księgowego, zastępuje go wskazany przez niego Kierownik Wydziału. W przypadku nieobecności Kierownika Wydziału jego obowiązki pełni wyznaczony przez niego pracownik, który mu podlega. W wyjątkowych sytuacjach, np.: gdy nieobecny jest Kierownik obejmujący samodzielne stanowisko pracy lub wszyscy pracownicy podlegli Kierownikowi zostali czasowo oddelegowani, wówczas jego obowiązki może przejąć inny Kierownik lub Zastępca Dyrektora, któremu podlega. W przypadku nieobecności pracownika, jego obowiązki przejmuje wyznaczony przez Kierownika inny pracownik Wydziału. Kierownik może również wyznaczyć siebie, jako osobę zastępującą pracownika. Strona 30

31

32 IX. Wykaz procesów przewidywanych dla RPO WM 1 PROCES ZARZĄDZANIA SYSTEMEM Uczestnicy procesu:

33 1.1 Sporządzanie i aktualizacja Instrukcji Wykonawczej IP II Opracowanie treści Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej II stopnia Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego jest czynnością jednorazową. Zmiany i uzupełnienia IW IP II mogą być wprowadzane na wniosek IZ, KM, lub w przypadku wielokrotnego uzasadnionego odstępstwa od procedur. Rejestr odstępstw prowadzony jest w WMS-R. Zmiany w IW przeprowadzane są do 20 dnia każdego miesiąca po zakończeniu kwartału Procedura aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP II na wniosek IZ Lp. 1. Czynność Otrzymanie od IZ propozycji zmian w zakresie aktualizacji IW IP II Wykonawca czynności procedur Miejsce oraz jednostki powiązane WMS-R źródłowy, w tym system informatyczny Propozycja zmian otrzymana od IZ wtórny Mechanizm kontrolny Rejestracja pisma Czas Uwagi Przygotowanie i przekazanie w formie elektronicznej właściwym komórkom merytorycznym informacji dotyczącej zmian proponowanych przez IZ Akceptacja proponowanych przez IZ zmian - jeżeli TAK: naniesienie zmian w IW IP II w trybie śledź zmiany, wypełnienie Karty zmian (załącznik 1.1.1_1) i przesłanie IW IP II i Karty zmian do stanowiska ds. procedur - jeżeli NIE: konsultacje z IZ za pośrednictwem stanowiska ds. procedur Sprawdzenie i naniesienie zmian na podstawie otrzymanej wersji elektronicznej oraz Karty zmian Stanowisko ds. procedur Kierownik właściwej KM odpowiedzialnej za dany proces Stanowisko ds. procedur Właściwe KM Właściwe KM, procedur Właściwa KM, zmiany w IZ Propozycja zmian otrzymana od IZ Propozycja zmian otrzymana od IZ Propozycja zmian otrzymana od IZ Projekt IW IP II Projekt IW IP II Projekt IW IP II Korespondencja mailowa Korespondencja mailowa Korespondencja mailowa Do 20 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału* Korespondencja pomiędzy KM a Stanowiskiem ds. procedur odbywa się droga elektroniczną. Konsultacje z IZ odbywają się w formie telefonicznej, mailowej lub spotkań. Strona 33

34 Przesłanie projektu zmienionej IW IP II w wersji elektronicznej właściwym KM celem ostatecznej weryfikacji oraz akceptacji Przesłanie projektu zmienionej IW IP II w wersji elektronicznej wraz z wypełnionymi kartami zmian do stanowiska ds. procedur i dokumentów programowych do IZ celem wstępnej akceptacji. Otrzymanie od IZ informacji o wstępnej akceptacji Jeżeli TAK: zatwierdzenie projektu IW IP II Jeżeli NIE: powrót do pkt. 2 Przesłanie zatwierdzonej IW IP II do IZ w wersji elektronicznej oraz papierowej Stanowisko ds. procedur Stanowisko ds. procedur Dyrektor MJWPU Stanowisko ds. procedur Właściwe KM, procedur KWMS-R, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, GK Projekt IW IP II Projekt IW IP II Korespondencja mailowa Projekt IW Projekt IW IP II Projekt IW IP II Projekt IW IP II zaakceptowany przez IZ IW IP II zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU Korespondencja mailowa Korespondencja mailowa IW IP II zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU *W przypadku konieczności natychmiastowego wprowadzenia zmiany do procedury, procedura zostaje wprowadzona jako odstępstwo Procedura aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP II na wniosek KM Termin zgodny z Instrukcja Wykonawcz ą Instytucji Zarządzając ej 3 dni IW IP II przekazana w wersji papierowej oraz nośniku CD wraz z załącznikami i kartą zmian Lp. 1. Czynność Otrzymanie od KM propozycji zmian w zakresie aktualizacji IW IP II w trybie śledź zmiany (wersja elektroniczna) wraz z wypełnioną Kartą zmian (załącznik 1.1.1_1) Wykonawca czynności procedur Miejsce oraz jednostki powiązane Właściwa KM źródłowy, w tym system informatyczny Propozycja zmian otrzymana od Właściwej KM wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi 2. Naniesienie zmian na podstawie otrzymanej wersji elektronicznej oraz Karty zmian Stanowisko ds. procedur WMS-R, Właściwa KM, zmiany w IZ Propozycja zmian otrzymana od KM Projekt IW IP II IW zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU Do 20 dnia miesiąca po zakończeniu Strona 34

35 Przesłanie projektu zmienionej IW IP II w wersji elektronicznej Właściwym KM celem ostatecznej weryfikacji oraz akceptacji Przesłanie roboczej wersji projektu zmienionej IW IP II w wersji elektronicznej wraz z wypełnionymi kartami zmian do stanowiska ds. procedur i dokumentów programowych do IZ celem wstępnej akceptacji Otrzymanie od IZ informacji o wstępnej akceptacji Jeżeli TAK: zatwierdzenie projektu IW IP II Jeżeli NIE: powrót do pkt. 2 Przesłanie zatwierdzonej IW IP II do IZ Stanowisko ds. procedur Stanowisko ds. procedur Dyrektor MJWPU Stanowisko ds. procedur Właściwe KM, procedur KWMS-R, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, GK Projekt IW IP II Projekt IW IP II IW zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU Projekt IW IP II Projekt IW IP II Projekt IW IP II Projekt IW IP II zaakceptowany przez IZ IW IP II zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU *W przypadku konieczności natychmiastowego wprowadzenia zmiany do procedury, procedura zostaje wprowadzona jako odstępstwo. Pismo przewodnie do IZ w spr. IW IP II Termin zgodny z Instrukcją Wykonawczą Instytucji Zarządzającej IW IP II zatwierdzona przez Dyrektora MJWPU kwartału* Termin zgodny z Instrukcja Wykonawczą Instytucji Zarządzającej 3dni Po weryfikacji oraz zaakceptowa niu projektu IW IP II, właściwa KM przesyła dany proces / procedurę do WMS-R IW IP II przekazana w wersji papierowej oraz nośniku CD wraz z załącznikami i kartą zmian Procedura postępowania w przypadku odstępstw od przyjętej Instrukcji Wykonawczej IP II Lp. 1. Czynność Sporządzenie pisma wraz z uzasadnieniem z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Pracownik KM KM Projekt pisma z prośbą o wyrażenie zgody na Mechanizm kontrolny Czas 1 dzień roboczy Uwagi Strona 35

36 procedury Zatwierdzenie pisma Przesłanie elektronicznej wersji pisma do wiadomości Stanowiska ds. procedur Przesłanie pisma wraz z wypełnionym formularzem zgłoszenia odstępstwa (załącznik 1.1.3_1) do DSRR w celu akceptacji Otrzymanie od DSRR odpowiedzi na pismo w sprawie wyrażenia zgody na odstępstwo od procedury - jeżeli TAK: przekazanie kopii pisma wyrażającego zgodę na odstępstwo od procedury wraz z kopią formularza zgłoszenia przekazaną do IZ (załącznik 1.1.3_1) do stanowiska ds. procedur celem wpisania do rejestru odstępstw - jeżeli NIE: przejście do pkt.1 KKM, Z-ca Dyr. pionu, Dyrektor MJWPU Właściwe KM Projekt pisma z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury Pracownik KM WMS-R Pismo z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury Pracownik KM KM Pismo z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury Pracownik KM WMS-R Pismo od DSRR wyrażające zgodę na odstępstwo od procedury odstępstwo od procedury Pismo z prośbą o wyrażenie zgody na odstępstwo od procedury Rejestr odstępstw Pismo zatwierdzone przez Dyrektora MJWPU Rejestr odstępstw 1 dzień roboczy 1 dzień roboczy 1 dzień roboczy Uwagi: Odstępstwo to postępowanie niezgodne z zatwierdzoną Instrukcją Wykonawczą RPO WM, Odstępstwa mogą dotyczyć IW IP II lub załączników do IW IP II, Pisemna zgoda na dokonanie odstępstwa powinna być wyrażona przed dokonaniem czynności z pominięciem sposobu postępowania określonego w Instrukcji Wykonawczej. Strona 36

37 2 PROCES OGŁASZANIA KONKURSÓW, NABORU, OCENY I ZATWIERDZANIA PROJEKTÓW 2.1 Przygotowanie i zatwierdzenie dokumentacji konkursowej Na dokumentację konkursową składają się dokumenty o charakterze programowym, treść ogłoszenia, regulamin konkursu, wymagane załączniki, szczegółowe instrukcje odnośnie wypełniania wniosku, dokumenty odnośnie kwalifikowalności wydatków Procedura przygotowania i zatwierdzania dokumentacji konkursowej Lp Czynność Przygotowanie projektu dokumentacji konkursowej w wersji roboczej na podstawie dokumentów programowych, wytycznych i innych dostępnych źródeł Przekazanie projektu dokumentacji do poszczególnych komórek merytorycznych celem konsultacji oraz wyznaczenie terminu na wnoszenie uwag Po otrzymaniu uwag od KKM przygotowanie ostatecznej wersji dokumentacji konkursowej Sprawdzenie projektu dokumentacji konkursowej: - jeżeli TAK: zatwierdzenie i przekazanie do Dyrektora MJWPU - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście Wykonawca czynności weryfikacji formalnej RPO WM weryfikacji formalnej RPO WM weryfikacji formalnej RPO WM Zastępca Dyrektora ds. RPO WM Miejsce oraz jednostki powiązane WOKWF-R WOKWF-R, WWR, WIS, WPP-R, WOM-R WOKWF-R, KM Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, WOKWF-R źródłowy, w tym system informatyczny Projekt dokumentacji konkursowej wtórny Projekt dokumentacji konkursowej Projekt dokumentacji konkursowej (z uwagami KM) Projekt dokumentacji konkursowej Mechanizm kontrolny Uwagi KM Zatwierdzenie przez KWOKWF-R, Zatwierdzenie przez WRP Akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Czas Co najmniej na 3 tygodnie przed planowanym ogłoszeniem konkursu Co najmniej 1 dzień od otrzymania uwag 1 dzień Uwagi Strona 37

38 5. do pkt. 3 Sprawdzenie projektu dokumentacji konkursowej: - jeżeli TAK: zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4 Dyrektor MJWPU Dyrektor MJWPU, WOKWF-R Projekt dokumentacji konkursowej acja konkursowa Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU 1 dzień Przekazanie podpisanej dokumentacji konkursowej do zatwierdzenia przez IZ Otrzymanie od IZ zatwierdzonej dokumentacji konkursowej - jeżeli TAK: zatwierdzenie, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Przekazanie do WIS zatwierdzonej dokumentacji konkursowej w celu umieszczenia na stronie internetowej MJWPU weryfikacji formalnej RPO WM weryfikacji formalnej RPO WM weryfikacji formalnej RPO WM WOKWF-R IZ, WOKWF-R WOKWF-R oraz WIS acja konkursowa acja konkursowa acja konkursowa Data przekazania dokumentacji konkursowej Data otrzymania zatwierdzonej dokumentacji konkursowej 2 dni od podpisania przez Dyrektora MJWPU Co najmniej 1 dzień od otrzymania dokumentu 3 dni od otrzymania zatwierdzonej przez IZ dokumentacji Procedura przygotowania i zatwierdzania ram konkursu Lp. 1. Czynność Przygotowanie projektu ram konkursu w wersji roboczej na podstawie dokumentów programowych, wytycznych i innych dostępnych źródeł. Ramy konkursu mogą być przygotowane w formie informacji na Zarząd Województwa Mazowieckiego. Wykonawca czynności weryfikacji formalnej RPO WM Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny WOKWF-R Projekt ram konkursu Zatwierdzenie przez KWOKWF-R 4. Sprawdzenie projektu ram konkursu: Zastępca Zastępca Dyrektora ds. Projekt ram konkursu Akceptacja Zastępcy 1 dzień Czas Co najmniej 4 tygodnie przed planowanym ogłoszeniem konkursu Uwagi Strona 38

39 5. - jeżeli TAK: zatwierdzenie i przekazanie do Dyrektora MJWPU - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Sprawdzenie projektu ram konkursu: - jeżeli TAK: zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU i przejście do procedury 2.9, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4 Dyrektora ds. RPO WM Dyrektor MJWPU RPO WM, WOKWF-R Dyrektor MJWPU, WOKWF-R Projekt ram konkursu Ramy konkursu Dyrektora ds. RPO WM Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU 1 dzień 6. Przekazanie do WIS zatwierdzonych ram konkursu w celu umieszczenia na stronie internetowej MJWPU weryfikacji formalnej RPO WM WOKWF-R oraz WIS Pismo z prośbą o zamieszczenie na stronie internetowej 3 dni od akceptacji iz 2.2 Przygotowanie i ogłoszenie harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów MJWPU ustala terminy poszczególnych naborów wniosków. Harmonogram naboru ukazuje się na stronie internetowej MJWPU Procedura przygotowywania i ogłoszenia harmonogramu naborów wniosków o dofinansowanie projektu oraz komunikatów o zamknięciu konkursów Lp Czynność Przygotowanie harmonogramu naboru wniosków w ramach RPO WM na dany rok w formie uchwały Zarządu WM Sprawdzenie i akceptacja projektu Harmonogramu naboru wniosków w ramach RPO WM na dany rok, Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny WOKWF-R WOKWF-R, KM Projekt Harmonogramu naboru wniosków Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, WOKWF-R Projekt Harmonogramu naboru wniosków Mechanizm kontrolny Akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. Czas 1 dzień Uwagi Strona 39

40 jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Zatwierdzenie projektu Harmonogramu naboru wniosków w ramach RPO WM, - jeżeli TAK: zatwierdzenie i przejście do procedury 2.9, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt 2 Przekazanie (w wersji papierowej oraz elektronicznej) zatwierdzonego Harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektu w ramach RPO WM wraz z informacją na stronę internetową do WIS Dyrektor MJWPU, Dyrektor MJWPU, WOKWF-R Projekt Harmonogramu naboru wniosków Harmonogram naboru wniosków WOKWF-R WOKWF-R, WIS Harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie RPO WM Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU Data przekazania pisma 1 dzień 1 dzień 2.3 Nabór i przekazanie wniosków do KM w ramach ogłoszonych konkursów. Wycofanie wniosku z MJWPU. Unieważnienie konkursu Zgodnie z właściwą procedurą oraz Ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (art. 29) każdy wniosek składany osobiście lub za pośrednictwem poczty/kuriera podlega rejestracji w dzienniku kancelaryjnym oraz w elektronicznej bazie wniosków o dofinansowanie Procedura naboru i przekazania do KM wniosków w ramach ogłoszonych konkursów zamkniętych Lp. 1. Czynność Przyjęcie w Punkcie Przyjmowania Wniosków sporządzonych przez Wnioskodawców wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, uzupełnionych wniosków, załączników do wniosków lub pisma w sprawie wycofania wniosku. Rejestracja wniosków o dofinansowanie Wykonawca czynności informacji i promocji Miejsce oraz jednostki powiązane MJWPU, WIS źródłowy, w tym system informatyczny Wniosek o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach RPO WM wtórny LSI (SEZAM), Dziennik Rejestracyjny RPO WM, Potwierdzenie złożenia dokumentów wydane Beneficjentowi Mechanizm kontrolny Godzina i data wpływu wniosku, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego wniosek, numer sprawy nadany przy rejestrowaniu Czas Na bieżąco. Uwagi Numer sprawy nadawany przy rejestracji wniosku jest tożsamy z numerem sprawy wygenerowanym przez LSI (SEZAM) przy kojarzeniu Strona 40

41 realizacji projektów w LSI (SEZAM) polegająca na: - wprowadzeniu do LSI (SEZAM) numeru kancelaryjnego z papierowej wersji wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, - nadanie wnioskowi o dofinansowanie realizacji projektu wygenerowanego przez LSI (SEZAM) numeru sprawy, - wydanie Beneficjentowi potwierdzenia złożenia dokumentów. wniosku, wpis w Dzienniku Rejestracyjnym RPO WM wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną; Każdemu uzupełnieniu oraz każdemu załącznikowi do wniosku o dofinansowanie nadaje się numer sprawy tożsamy z numerem sprawy wniosku którego dotyczy 2. Sporządzenie i parafowanie pisma do KWOKWF-R w sprawie przekazania wniosków do których załącza skojarzone wnioski o dofinansowanie realizacji projektów (przejście do pkt 4) informacji i promocji MJWPU, WIS, WOKWF-R LSI (SEZAM), Dziennik Rejestracyjny RPO WM Projekt pisma przekazującego wnioski do WOKWF-R Na bieżąco w trakcie trwania konkursu. Na wniosek kwokwf-r czas przekazania załączników do pisma może zostać przesunięty. Strona 41

42 Generowanie listy skojarzonych wniosków. W przypadku problemów kontakt z Administratorem LSI Sporządzenie i parafowanie pisma i listy skojarzonych wniosków do KWOWF-R w sprawie przekazania wniosków wraz z załączonymi skojarzonymi wnioskami o dofinansowanie realizacji projektów (przejście do pkt 7) Sporządzenie i parafowanie pisma do KM w sprawie przekazania uzupełnień do wniosków wraz z załącznikami (przejście do pkt 7) Po otrzymaniu z WOM-R informacji nt. zatwierdzonych list rankingowych projektów, sporządzenie i parafowanie pisma do KM w sprawie przekazania załączników do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów zgodnie z listami rankingowymi Sprawdzenie i zatwierdzenie pisma z pkt: 4, 5, 6: - jeżeli TAK: podpisanie pisma i przejście do pkt 8; - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4, 5 lub 6 w zależności od rodzaju pisma z przekazaniem informacji i promocji informacji i promocji informacji i promocji informacji i promocji KWIS MJWPU, WIS, WO MJWPU, WIS, WOKWF-R MJWPU, WIS, KM MJWPU, LSI, WOM-R, KM MJWPU, WIS, KM LSI (SEZAM) LSI (SEZAM), Dziennik Rejestracyjny RPO WM, Dziennik Rejestracyjny RPO WM Dziennik Rejestracyjny RPO WM LSI (SEZAM), Dziennik Rejestracyjny RPO WM Lista skojarzonych wniosków Projekt pisma przekazującego wnioski do WOKWF-R Projekt pisma przekazującego uzupełnienia do wniosków Projekt pisma przekazującego załączniki do wniosków Pismo przekazujące dokumenty do KM wraz z załącznikami data przekazania pisma data przekazania pisma Zatwierdzenie informacji Nie później niż 2 dni od zakończenia naboru wniosków w ramach danego konkursu lub w trakcie trwania naboru wniosków dla przedmiotowego działania na wniosek KWOWF-R Nie później niż 2 dni od zakończenia naboru wniosków w ramach danego konkursu lub w trakcie trwania naboru wniosków dla przedmiotowego działania na wniosek KWOWF-R Nie później niż 2 dni od wpłynięcia do PPW Nie później niż 2 dni od przekazania informacji do WIS Na bieżąco 8. Przekazanie pisma wraz z załącznikami MJWPU, WIS, LSI (SEZAM), Dziennik Potwierdzone pismo data przekazania Na bieżąco po Na wniosek KM Strona 42

43 (wniosek o dofinansowanie realizacji projektu, uzupełnienie do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, załącznik do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu) do KM informacji i promocji KM Rejestracyjny RPO WM przekazujące dokumenty do KM wraz z załącznikami pisma zatwierdzeniu przez WIS czas przekazania załączników do pisma może zostać przesunięty Procedura naboru i przekazania do KM wniosków w ramach ogłoszonych konkursów otwartych Lp. 1. Czynność Przyjęcie w Punkcie Przyjmowania Wniosków sporządzonych przez Wnioskodawców wniosków o dofinansowanie realizacji projektów, uzupełnionych wniosków, załączników do wniosków lub pisma w sprawie wycofania wniosku. Rejestracja wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w LSI (SEZAM) polegająca na: - wprowadzeniu do LSI (SEZAM) numeru kancelaryjnego z papierowej wersji wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, - nadanie wnioskowi o dofinansowanie realizacji projektu wygenerowanego przez LSI (SEZAM) numeru sprawy, - wydanie Beneficjentowi potwierdzenia złożenia dokumentów. Wykonawca czynności informacji i promocji Miejsce oraz jednostki powiązane MJWPU, WIS, WO źródłowy, w tym system informatyczny Wniosek o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach RPO WM wtórny LSI (SEZAM), Dziennik Rejestracyjny RPO WM Mechanizm kontrolny Godzina i data wpływu wniosku, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego wniosek, numer sprawy nadany przy rejestrowaniu wniosku, wpis w Dzienniku Rejestracyjnym RPO WM Na bieżąco. Czas Uwagi Numer sprawy nadawany przy rejestracji wniosku jest tożsamy z numerem sprawy wygenerowany m przez LSI (SEZAM) przy kojarzeniu wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną; Każdemu uzupełnieniu oraz każdemu załącznikowi do wniosku o dofinansowani e nadaje się Strona 43

44 Sporządzenie i parafowanie pisma do KWOKWF-R w sprawie przekazania wniosków do których załącza skojarzone wnioski o dofinansowanie realizacji projektów (przejście do pkt 4) W przypadku stwierdzenia w pkt 1 wpłynięcia wniosku, który przekroczy wskazany w Regulaminie Konkursu limit przeznaczony na dofinansowanie realizacji projektów w ramach danego konkursu, wykonuje: 1. Niezwłocznie przekazuje mailem i przygotowuje projekt pisma z informacją do Dyrektora MJWPU, 2. Niezwłocznie przekazuje do wiadomości informacje mailem i przygotowuje projekt pisma do: Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Sprawdzenie i zatwierdzenie pisma z pkt: 2, 3: - jeżeli TAK: podpisanie pisma i przejście do pkt 5; - jeżeli NIE: zgłoszenie uwagi i przejście do pkt. 2 lub 3 zgodnie z rodzajem pisma Przekazanie pisma z informacją o przekroczeniu wskazanego w Regulaminie Konkursu limitu przeznaczonego na dofinansowanie w ramach danego konkursu informacji i promocji informacji i promocji KWIS informacji i promocji MJWPU, WIS, WOKWF-R Dyrektor MJWPU,, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM WIS, WOKWF-R Dyrektor MJWPU, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, WOKWF-R Dyrektor MJWPU, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, WOKWF-R LSI (SEZAM), Dziennik Rejestracyjny RPO WM LSI (SEZAM) LSI (SEZAM), Dziennik Rejestracyjny RPO WM LSI (SEZAM), Dziennik Rejestracyjny RPO WM Projekt pisma przekazującego wnioski do WOKWF-R Mail z informacją, projekt pisma z informacją nt. konkursu otwartego Zatwierdzone pismo z informacją nt. konkursu otwartego Na bieżąco w trakcie trwania konkursu. Niezwłocznie Niezwłocznie Niezwłocznie numer tożsamy z numerem wniosku którego dotyczy Na wniosek kwokwf-r czas przekazania załączników do pisma może zostać przesunięty. Zamykanie konkursu otwartego - Procedura nr Strona 44

45 6. Przekazanie uzupełnień i załączników do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów do KM analogicznie z procedurą pkt 5-8 informacji i promocji MJWPU, WIS, WOM-R, KM Dziennik Rejestracyjny RPO WM Procedura zamykania konkursu otwartego Lp Czynność Powzięcie oraz przekazanie decyzji o zamknięciu konkursu otwartego Przygotowanie i przekazanie do WIS informacji o zamknięciu konkursu otwartego w celu umieszczenia na stronie internetowej MJWPU Wykonawca czynności Dyrektor MJWPU weryfikacji formalnej RPO WM, Miejsce oraz jednostki powiązane WOKWF-R WOKWF-R oraz WIS źródłowy, w tym system informatyczny Pismo z informacja na temat konkursu otwartego z wydziału WIS Pismo z dekretacją na WOKWF-R wtórny Pismo z dekretacją na WOKWF-R Mechanizm kontrolny Dziennik korespondencyjny 1 dzień Pismo Nadanie sygnatury 1 dzień Czas Uwagi Procedura wycofania wniosku z MJWPU Lp. 1. Czynność Przyjęcie wniosku Beneficjenta o wycofanie wniosku o dofinansowanie projektu. Zwrot wniosku o dofinansowanie, anulowanie wniosku o dofinansowanie, unieważnienie wniosku o dofinansowanie Wykonawca czynności przyjmowania wniosków oraz informacji i promocji Miejsce oraz jednostki powiązane MJWPU WIS, WO źródłowy, w tym system informatyczny Dziennik rejestracyjny, Dziennik kancelaryjny wtórny Mechanizm kontrolny Na bieżąco Czas Uwagi Strona 45

46 2. 3. Rejestracja wniosku Beneficjenta o wycofanie wniosku o dofinansowanie z oceny nadanie numeru rejestracyjnego tożsamego z numerem wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, którego dotyczy Lokalizacja wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, którego dotyczy procedura wycofania. Sprawdzenie czy osoba składająca wniosek, o którym mowa w pkt 1 jest uprawniona do czynności tam wskazanych. W szczególności sprawdzenie zbieżności podpisów i pieczątek na wniosku o dofinansowanie realizacji projektów z wnioskiem, o którym mowa w pkt 1. Przygotowanie dokumentów do zatwierdzenia przez KWIS naboru i rejestracji wniosków RPO WM naboru i rejestracji wniosków RPO WM MJWPU, WIS Dziennik rejestracyjny Godzina i data wpływu wniosku, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego wniosek, nadany numer rejestracyjny zgodnie z prowadzonym Dziennikiem Rejestracyjnym RPO WM MJWPU, WIS Wniosek, o którym mowa w pkt 1., wniosek o dofinansowanie realizacji projektów, Dziennik rejestracyjny Konsultuje się z innym Stanowiskiem ds. naboru i rejestracji wniosków RPO WM Na bieżąco Na bieżąco W przypadku wpłynięcia wniosku, o którym mowa w pkt 1 do Kancelarii ogólnej (WO), przekazuje do WIS zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora 8/09 z dnia roku Zatwierdzenie przekazania dokumentów zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w pkt 1W przypadku wątpliwości konsultacje z Dyrektorem Sporządzenie kopii i przekazanie dokumentów. Dołączenie do kopii oryginału wniosku, o którym mowa w pkt 1 wraz z potwierdzeniem odbioru osobistego przez Beneficjenta lub zwrotką potwierdzającą odebranie przesyłki. KWIS naboru i rejestracji wniosków RPO WM MJWPU, naboru i rejestracji wniosków RPO WM, Dyrektor MJWPU, Wniosek, o którym mowa w pkt 1, wniosek o dofinansowanie realizacji projektów, Dziennik rejestracyjny. Wniosek, o którym mowa w pkt 1, wniosek o dofinansowanie realizacji projektów, Dziennik rejestracyjny. Kopia wycofywanych dokumentów. W przypadku wątpliwości konsultuje Dyrektorem Na bieżąco. Na bieżąco. Strona 46

47 6. Zabezpieczenie kopii w MPW naboru i rejestracji wniosków RPO WM MJWPU, WIS Kopia wycofywanych dokumentów Na bieżąco Procedura unieważnienia konkursu Lp Czynność Przekazanie stanowiska Zarządu Województwa Mazowieckiego o unieważnieniu konkursu.\ Przygotowanie i przekazanie do WIS i WO informacji o unieważnieniu konkursu w celu jej publikacji na stronie MJWPU oraz dezaktywacji w systemie LSI / MEWA. Wykonawca czynności Dyrektor MJWPU weryfikacji formalnej RPO WM Miejsce oraz jednostki powiązane WOKWF-R WOKWF-R WIS i WO źródłowy, w tym system informatyczny Stanowisko Zarządu Województwa o anulowaniu konkursu Pismo z dekretacją na WOKWF-R wtórny Dekretacja Mechanizm kontrolny Dziennik korespondencyjny 1 dzień Pismo Nadanie sygnatury 1 dzień Czas Uwagi Procedura opiniowania wniosków projektów kluczowych przed ich formalnym złożeniem, w zakresie poprawności dokumentów stanowiących część dokumentacji załączanej do wniosku o dofinansowanie Przedmiotowa procedura realizowana jest na podstawie zapisów Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitorowania projektów indywidualnych z dnia 21 grudnia 2011 r. Zgodnie z pkt Ocena projektu, Beneficjent ma prawo zwrócić się, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, do IZ lub IP (I lub II stopnia), upoważnionej do przyjmowania i oceny wniosków, o wydanie opinii na temat poprawności formalnej i merytorycznej dokumentów stanowiących część dokumentacji załączanej do wniosku o dofinansowanie. Opinia jest wydawana na podstawie oceny dokonanej w oparciu o listy sprawdzające, sporządzone na podstawie kryteriów oceny j, w zakresie, w jakim odnoszą się one do danego dokumentu. Opinia ta będzie brana pod uwagę przez IZ lub IP (I lub II stopnia) na etapie oceny wniosku o dofinansowanie w zakresie, w jakim opiniowany dokument odpowiada złożonemu wnioskowi o dofinansowanie. Strona 47

48 Szczegółowe zasady opiniowania wniosków projektów kluczowych przed ich formalnym złożeniem, w zakresie poprawności merytorycznej dokumentów stanowiących część dokumentacji załączanej do wniosku o dofinansowanie, zawiera Regulamin oceny merytorycznej wniosków i Komisji Konkursowych powołanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego (RPO WM ). LP Czynność Wykonawca czynności 1 Otrzymanie wniosku (zapytania) Beneficjenta o wydanie opinii na temat poprawności dokumentów stanowiących część dokumentacji załączanej do wniosku o dofinansowanie. 2a 2b Otrzymanie od opiekuna projektu kluczowego (WWR) wniosku (zapytania) beneficjenta wraz z częścią lub całością dokumentacji projektu do weryfikacji Analiza przekazanej dokumentacji dostarczonej do oceny (np. wniosku o dofinansowanie w trybie roboczym i Stanowisko ds. obsługi projektów Stanowisko ds. weryfikacji formalnej RPO WM, Stanowisko ds. weryfikacji formalnej Miejsce oraz jednostki powiązane WWR, Beneficjent WOKWF-R, WWR, WWR, WPP-R, WOKWF-R źródłowy, w tym system informatyczny Wniosek Beneficjenta o wydanie opinii na temat poprawności załączonych dokumentów w formie pisma, lub korespondencji elektronicznej Wniosek Beneficjenta o wydanie opinii na temat poprawności załączonych dokumentów w formie pisma, lub korespondencji elektronicznej y dostarczone do oceny przez wtórny Opinia nt. poprawności w zakresie formalnym Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Data przyjęcia 3 dni Zgodnie z wnioskiem Beneficjenta, opiekun projektu przekazuje dokumenty do weryfikacji formalnej (poz. 2a) lub merytoryczne j (poz.3a), lub do obu komórek jednocześnie Protokół przekazania 1 dzień lub potwierdzenie wysłania i odbioru korespondencji elektronicznej Nadzór KWOKWF-R 30 dni W razie wątpliwości interpretacyjn Strona 48

49 wymaganych w preumowie (preuchwale) załączników) 2c Przekazanie opinii do WWR KWOKWF-R; Stanowisko ds. weryfikacji formalnej RPO WM 3a 3b Otrzymanie od opiekuna projektu kluczowego (WWR) wniosku (zapytania) beneficjenta wraz z częścią lub całością dokumentacji projektu do weryfikacji Analiza przekazanej dokumentacji dostarczonej do oceny (np. wniosku o dofinansowanie w trybie roboczym i wymaganych w preumowie RPO WM Beneficjenta przekazanej dokumentacji WOKWF-R, WWR, Opinia nt. poprawności w zakresie formalnym przekazanej dokumentacji KWOM-R WOM-R, WWR Wniosek Beneficjenta o wydanie opinii na temat poprawności załączonych dokumentów w formie pisma, lub korespondencji elektronicznej Członkowie Komisji Konkursowyc h w ramach WOM-R y dostarczone do oceny przez Beneficjenta, lista Wypełniona przez eksperta lista sprawdzająca Protokół przekazania lub potwierdzenie wysłania i odbioru korespondencji elektronicznej Protokół przekazania lub potwierdzenie wysłania i odbioru korespondencji elektronicznej 3 dni 1 dzień ych MJWPU może wystąpić do odpowiednie go urzędu w celu uzyskania opinii. W takim przypadku czas potrzebny na analizę przekazanej dokumentacji ulega wydłużeniu do momentu otrzymania stosownej opinii Data opinii, podpis. 30 dni Do wydania opinii w zakresie poprawności Strona 49

50 (preuchwale) załączników) RPO WM sprawdzająca merytoryczne j dokumentów stanowiących część dokumentacji załączanej do wniosku o dofinansowa nie losowany jest tylko jeden ekspert 3c Przekazanie opinii do WWR KWOM-R, WWR, WOM-R Opinia nt. poprawności w zakresie merytorycznym 4 Przekazanie opinii Beneficjentowi Stanowisko ds. obsługi projektów WWR, Beneficjent Opinia nt. poprawności w zakresie formalnym przekazanej dokumentacji Potwierdzenie odbioru lub potwierdzenie wysłania opinii pismem lub em Potwierdzenie odbioru lub potwierdzenie wysłania opinii pismem lub em Protokół przekazania lub potwierdzenie wysłania i odbioru korespondencji elektronicznej Data podpis Beneficjenta 3 dni 3 dni Forma przekazania opinii uzgadniana jest przez WWR z Beneficjente m drogą e- mailową, pisemną bądź podczas zorganizowa nego w tym celu spotkania Strona 50

51 2.4 Weryfikacja formalna złożonych wniosków o dofinansowanie realizacji projektu oraz weryfikacja dokumentacji środowiskowej załączonej do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu składanych w konkursach ogłoszonych w 2008 i od 2009 roku Wnioski podlegają ocenie według kryteriów formalnych przyjętych przez Komitet Monitorujący RPO WM stanowiących załącznik nr 5 do Uszczegółowienia RPO WM obowiązującego na dzień ogłoszenia konkursu Procedura weryfikacji formalnej złożonych wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym oraz w trybie indywidualnym. Lp Czynność Przygotowanie i akceptacja Wskazań do oceny wniosków 1 złożonych do poszczególnych naborów lub konkursów Akceptacja i zatwierdzenie Wskazań, - jeżeli TAK: podpisanie, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1. Otrzymanie od WIS listy wniosków podlegających ocenie Wykonawca czynności weryfikacji formalnej RPO WM, KWOKWF-R Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor MJWPU WIS Miejsce oraz jednostki powiązane WOKWF-R, WPP-R, WIS, WOM-R MJWPU WIS, WOKWF- R, WPP- R źródłowy, w tym system informatyczny y programowe, acja konkursowa y programowe, acja konkursowa Listy wniosków, System SEZAM wtórny Projekt Wskazań do oceny wniosków Wskazania do oceny wniosków Pismo z załączoną listą wniosków Mechanizm kontrolny Uwagi jednostek powiązanych Lista wniosków a lista zadań w SEZAMIE Czas Przed rozpoczęciem oceny formalnej wniosków w ramach danego działania Uwagi 7 dni Wszystkie wersje wskazań powinny podlegać akceptacji IZ W trakcie lub po zakończeniu naboru Listy mogą być przekazywane sukcesywnie, WOKWF-R 4. Kierownik KWOKWF-R wyznacza osoby: - nadzorujące ocenę formalną KWOKWF-R WOKWF-R Lista pracowników Wykaz pracowników Informacje we wspólnym W trakcie lub po zakończeniu naboru 1 Dotyczy również wskazań weryfikacji dokumentacji środowiskowej. Wskazania nie mogą być w sprzeczności z zapisami ów Programowych oraz zapisami Regulaminów Konkursów, zapewniają właściwy tryb oceny wniosków, służą właściwej organizacji oceny wniosków oraz zapewniają jednolite traktowanie beneficjentów. Strona 51

52 5. 6. poszczególnych Działań RPO WM oraz - osoby przydzielone do oceny poszczególnych działań. Przekazanie do OŚ UMWM wykazu Wnioskodawców, których wnioski podlegają ocenie 2 Pobranie wniosków z miejsca przechowywania (WIS ) weryfikacji formalnej RPO WM weryfikacji formalnej RPO WM WOKWF-R, UMWM WOKWF-R, WIS Listy wniosków, System SEZAM Listy wniosków o których mowa w pkt 3., System SEZAM przypisanych do poszczególnych działań (dostępny we wspólnym folderze) Wykaz Wnioskodawców, których wnioski podlegają ocenie Zapis potwierdzający wydanie wniosku z WIS folderze, weryfikacja osoby nadzorującej Nadzór KWOKWF-R Weryfikacja uprawnień pracownika do pobrania wniosku 14 dni od daty otrzymania od WIS listy wniosków podlegających ocenie Zgodnie z terminami określonymi z SzOP RPO WM i Regulaminach Konkursów Wykazy mogą być przekazywane sukcesywnie drogą elektroniczną Zwrot wniosków po zakończeniu oceny przebiega w analogiczny sposób Przeprowadzenie oceny formalnej zgodnie z zapisami Wskazań do oceny wniosków o dofinansowanie. Sporządzenie pisma do Beneficjenta. Akceptacja i zatwierdzenie pisma do Beneficjenta oraz poinformowanie Beneficjenta o wyniku oceny. Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt 6. Odnotowanie czynności w systemie SEZAM weryfikacji formalnej RPO WM Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor MJWPU WOKWF-R, WPP- R MJWPU Wzór karty oceny formalnej stanowiący zał. do odpowiednich wskazań, System SEZAM, Wskazania do oceny, acja konkursowa, acja wniosku Projekt pisma do Beneficjenta Korespondencja z Beneficjentem, Wypełnione karty oceny formalnej Pismo do Beneficjenta Zasada dwóch par oczu, weryfikacja WPP- R, nadzór KWOKWF-R, System SEZAM System SEZAM Zgodnie z terminami określonymi w SzOP RPO WM w zależności od trybu konkursu 7 dni Ocena formalna opiera się na kryteriach formalnych przyjętych przez Komitet Monitorujący 3 RPO WM i jest prowadzona zgodnie z zapisami Wskazań do oceny wniosków o dofinansowanie 2 Dotyczy tylko wniosków o dofinansowanie złożonych w trybie konkursowym. 3 Ocena formalna opiera się na kryteriach przyjętych przez Komitet Monitorujący RPO WM stanowiących załącznik nr 5 do Uszczegółowienia RPO WM obowiązującego na dzień ogłoszenia konkursu. Strona 52

53 Rejestrowanie danych z wniosku o dofinansowanie projektu (dotyczy wniosków które przeszły poprawnie ocenę formalną) w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13) (Automatycznie z systemu SEZAM) Przygotowanie pisma przekazującego listy wniosków skierowanych do dalszej oceny do WOM-R weryfikacji formalnej RPO WM weryfikacji formalnej RPO WM WOKWF-R WOKWF-R, WOM-R, WIS Listy wniosków we wspólnym folderze, karty i pisma we wspólnym folderze, System SEZAM Projekt pisma przekazującego wnioski do WOM- R Elektroniczna baza danych KSI (SIMIK 07-13) Pismo do WOM-R 5 dni od dnia akceptacji wyniku oceny formalnej przez Dyrektora MJWPU Lista zbiorcza wniosków przekazywana jest wraz z postępem oceny formalnej Zatwierdzenie pisma przekazującego listy wniosków skierowanych do dalszej oceny oraz wniosków do WOM-R - jeżeli TAK: przekazanie do KWOM-R, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt 9 Ocena formalna wniosków poprzedzająca ocenę wykonalności dotyczy tylko trybu z preselekcją Weryfikacja 4 wniosku w celu potwierdzenia statusu wniosku po pozytywnej ocenie formalnej KWOKWF-R WOKWF-R WOM-R y we wspólnym folderze, rejestr pism w segregatorze, System SEZAM WOKWF-R WPP-R Uchwała Zarządu Województwa Mazowieckiego o wstępnym wyborze projektów do dofinansowania weryfikacji formalnej RPO WM WOM-R, WWR, WIS, WPP -R Pismo z WOM-R, WWR lub WPP-R, Wzór karty oceny formalnej stanowiący zał. do odpowiednich wskazań Pismo do WOM-R Pismo do WOM-R, Pismo do Beneficjenta Pismo potwierdzające poprawność formalną wniosków, Korespondencja z Beneficjentem, Wypełniona Karta y we wspólnym folderze, rejestr pism w segregatorze, System SEZAM y we wspólnym folderze, rejestr pism w segregatorze, System Na bieżąco Zgodnie z terminami określonymi z SzOP RPO WM i/lub Regulaminach Konkursów Ocena przebiega zgodnie z punktami 1 i 2 oraz od 4 do 10 SEZAM Rejestr pism Na bieżąco Beneficjentom przysługuje możliwość poprawy błędów formalnych powstałych w wyniku wprowadzenia zmian w terminie 14 dni od otrzymania pisma o 4 Czynność ta nie jest ponowną oceną formalną, lecz potwierdzeniem statusu wniosku i następuje np. w przypadku: wykrycia błędów formalnych po zakończeniu oceny formalnej, wprowadzenia zmian w związku z obniżeniem poziomu dofinansowania lub wysokości kosztów kwalifikowanych, zmiany stanu prawnego. Strona 53

54 oceny formalnej uzupełnienie. Weryfikacja odbywa się na podstawie kryteriów zawartych w Karcie oceny wniosku. Po korekcie błędów wniosek przekazywany jest odpowiednio do WOM-R lub WWR 5. Wnioski niepoprawne przekazywane są do WIS. Poprawa błędów przebiega kaskadowo tzn. błędy powstałe w związku z dokonywanymi zmianami również podlegają poprawie. W przypadku odmowy poprawy błędów lub niedotrzymania wy znaczonego na poprawę terminu wniosek pozostaje bez rozpatrzenia. 6 W związku z wcześniejszym otrzymaniem statusu poprawny formalnie dopuszcza się decyzją MJWPU przywrócenie możliwości ponownego rozpatrywania wniosku. 5 Zespół zadaniowy ds. wyboru trybu postępowania z wnioskami złożonymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego, po zmianach dokonanych po zakończeniu oceny formalnej, w sprawach wątpliwych może decydować o przekazaniu wniosku do WOM-R lub WWR. 6 Nadanie statusu bez rozpatrzenia jest równoznaczne z nadaniem w KSI statusu odrzucony.. Strona 54

55 2.4.2 Procedura weryfikacji dokumentacji środowiskowej załączonej do wniosku o dofinansowanie w realizacji projektu składanych w konkursach ogłoszonych w 2008 i od roku Dla konkursów ogłaszanych w roku 2008 w trybie konkursowym z preselekcją ocena projektów odbywa się w oparciu o kryteria wyboru określone w Szczegółowym Opisie Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego w załączniku nr 5 Kryteria wyboru finansowanych operacji Kryteria formalne Kompletność złożonego Wniosku o dofinansowanie Projektu i załączników - dla potrzeb oceny dokumentacji środowiskowej kryterium zostało uszczegółowione i nazwane - Zgodność i kompletność załączników środowiskowych z Wnioskiem o dofinansowanie projektu. Ocena załączników dotyczących OOŚ oraz dokumentacji środowiskowej odbywa się po zakończeniu oceny formalnej, strategicznej i merytorycznej Wniosków o dofinansowanie projektów. Ocenie podlegają projekty, które znalazły się na liście rankingowej projektów i uzyskały minimum 60% maksymalnej liczby punktów możliwych do zdobycia oraz zostały zaakceptowane przez Zarząd Województwa Mazowieckiego wstępną decyzją o wyborze projektów do dofinansowania. Dla konkursów ogłaszanych od roku 2009 ocena projektów odbywa się w oparciu o kryteria wyboru określone w Szczegółowym Opisie Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego w załączniku nr 5 Kryteria wyboru finansowanych operacji, Tabela nr 2 Kryteria dotyczące dokumentów środowiskowych. Lp Czynność Otrzymanie od WWR wniosków. Analiza dokumentacji środowiskowej Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, zgodnie z zapisami Wskazań dotyczących weryfikacji dokumentacji środowiskowej załączonej do wniosków o dofinansowanie realizacji projektu. Wykonawca czynności weryfikacji formalnej RPO WM weryfikacji formalnej RPO WM Miejsce oraz jednostki powiązane WOKWF-R, WWR WWR, WOM-R, WOKWF-R źródłowy, w tym system informatyczny Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu wraz z załącznikami wtórny Karta dokumentacji środowiskowej wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WM lub Karta zgodności i kompletności załączników środowiskowych z Wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach RPO WM Mechanizm kontrolny Protokół przekazania nadzór KWOKWF-R 1 dzień Czas Termin uzależniony od wagi problemu i ilości wniosków które wpłynęły na dany konkurs Uwagi w razie wątpliwości interpretacyjnych może wystąpić do odpowiedniego urzędu w celu uzyskania odpowiedzi dotyczącej stosowanej praktyki w podobnych Strona 55

56 3. Przekazanie opinii w postaci Karty dokumentacji środowiskowej wniosków o dofinansowanie projektów ramach RPO WM Karta jest załączona do teczki oceny formalnej. weryfikacji formalnej RPO WM WOKWF-R, WWR Karta dokumentacji środowiskowej wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WM lub Karty zgodności i kompletności załączników środowiskowych z Wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach RPO WM nadzór KWOKWF-R przypadkach. 2 dni W wyjątkowych przypadkach może być prowadzona korespondencja z Wnioskodawcą w zakresie oceny oddziaływania na środowisko Procedura weryfikacji formalnej wniosków przywróconych do procedury oceny w wyniku uwzględnienia protestu. Lp Czynność Otrzymanie od WOD pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny wraz z wnioskiem o dofinansowanie. Przeprowadzenie oceny formalnej zgodnie z zapisami Wskazań do oceny wniosków o dofinansowanie. Sporządzenie pisma do beneficjenta. Wykonawca czynności KWOKWF-R weryfikacji formalnej RPO WM Miejsce oraz jednostki powiązane WOKWF-R, WOD WOKWF-R, WPP- R źródłowy, w tym system informatyczny Decyzja o uwzględnieniu protestu Wzór karty oceny formalnej stanowiący zał. do odpowiednich wskazań, System SEZAM, wtórny Pisma od WOD informujące o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny Korespondencja z beneficjentem, Wypełnione karty oceny formalnej Mechanizm kontrolny Lista zadań w SEZAMIE Zasada dwóch par oczu, weryfikacja WPP- R, nadzór 2 dni Czas Zgodnie z terminami określonymi w SzOP RPO w zależności od trybu konkursu Uwagi Ocena formalna opiera się na kryteriach formalnych przyjętych przez Komitet Monitorujący 7 RPO WM i jest prowadzona zgodnie 7 Ocena formalna opiera się na kryteriach przyjętych przez Komitet Monitorujący RPO WM stanowiących załącznik nr 5 do Uszczegółowienia RPO WM obowiązującego na dzień ogłoszenia konkursu. Strona 56

57 3. Akceptacja i zatwierdzenie pisma do beneficjenta oraz poinformowanie beneficjenta o wyniku oceny. Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt 6. Odnotowanie czynności w systemie SEZAM. Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor MJWPU MJWPU Wskazania do oceny, acja konkursowa, acja wniosku Projekt Pisma do beneficjenta Pismo do beneficjenta KWOKWF-R, System SEZAM System SEZAM 7 dni z zapisami Wskazań do oceny wniosków o dofinansowanie Rejestrowanie danych z wniosku o dofinansowanie projektu (dotyczy wniosków które przeszły poprawnie ocenę formalną) w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13) (Automatycznie z systemu SEZAM). Przygotowanie pisma przekazującego listy wniosków skierowanych do dalszej oceny do WOM-R. weryfikacji formalnej RPO WM weryfikacji formalnej RPO WM WOKWF-R WOKWF-R, WOM-R, WIS Listy wniosków we wspólnym folderze, karty i pisma we wspólnym folderze, System SEZAM Projekt pisma przekazującego wnioski do WOM- R Elektroniczna baza danych KSI (SIMIK 07-13) Pismo do WOM-R 5 dni od dnia akceptacji wyniku oceny formalnej przez Dyrektora MJWPU Lista zbiorcza wniosków przekazywana jest wraz z postępem oceny formalnej 6. Zatwierdzenie pisma przekazującego listy wniosków skierowanych do dalszej oceny oraz wniosków do WOM-R - jeżeli TAK: przekazanie do KWOM-R, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt 9 KWOKWF-R WOKWF-R WOM-R y we wspólnym folderze, rejestr pism w segregatorze, System SEZAM Pismo do WOM-R y we wspólnym folderze, rejestr pism w segregatorze, System SEZAM Na bieżąco Strona 57

58 2.5 Ocena merytoryczna oraz zatwierdzanie wniosków konkursowych Procedura przygotowania Regulaminu dotyczącego przebiegu oceny merytorycznej wniosków Lp Czynność Przygotowanie projektu dotyczącego przebiegu oceny merytorycznej wniosków zwanego dalej Regulaminem Akceptacja projektu Regulaminu - jeżeli TAK: przekazanie do IZ w celu sprawdzenia i akceptacji projektu - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Akceptacja przez IZ projektu Regulaminu lub wniesienie ewentualnych poprawek - jeżeli akceptacja to skierowanie do WOM-R w celu przygotowania projektu uchwały - jeżeli wniesienie poprawek powrót do pkt.1 Przygotowanie projektu uchwały Zarządu WM w sprawie przyjęcia Regulaminu, Przejście do procedury 2.9 Po podjęciu Uchwały Zarządu WM o przyjęciu Regulaminu przekazanie Regulaminu do WIS w celu umieszczenia na stronie internetowej MJWPU Wykonawca czynności Pracownicy WOM- R wyznaczeni przez Kierownika Zastępca Dyrektora ds. RPO WM Miejsce oraz jednostki powiązane WOM-R WOM-R, IZ źródłowy, w tym system informatyczny Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM 2007 IZ IZ, WOM-R Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM 2007 Pracownicy WOM- R wyznaczeni przez Kierownika Pracownicy WOM- R wyznaczeni przez Kierownika WOM-R, WRP WOM-R WIS Projekt Regulaminu Treść Regulaminu wtórny Projekt Regulaminu Projekt Regulaminu Projekt Regulaminu Projekt uchwały Zarządu WM w sprawie przyjęcia Regulaminu Umieszczony Regulamin na stronie internetowej Mechanizm kontrolny Zatwierdzenie przez KWOM-R, Zatwierdzenie przez WRP Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU Zatwierdzenie przez KWOM-R, Zatwierdzenie przez WRP Data zamieszczenia na stronie internetowej MJWPU Czas 21 dni roboczych 2 dni robocze 4 dni robocze 3 dni robocze Uwagi Strona 58

59 Lp Procedura powołania członków Komisji Konkursowej Czynność Przygotowanie projektu Zarządzenia Dyrektora MJWPU ws. składu osobowego Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM (KK). Przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Akceptacja projektu Zarządzenia w sprawie powołania członków KK - jeżeli TAK: zatwierdzenie i przekazanie do Dyrektora MJWPU - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.1 Wykonawca czynności Pracownicy WOM- R wyznaczeni przez Kierownika Zastępca Dyrektora ds. RPO WM Miejsce oraz jednostki powiązane WOM-R, WOM-R, źródłowy, w tym system informatyczny Regulamin Uchwała ZWM ws. Zatwierdzenia bazy ekspertów RPO WM oraz bazy danych osób prowadzących ocenę strategiczną w ramach RPO WM pełniących funkcję ekspertów Centralna baza ekspertów Ministra Rozwoju Regionalnego Regulamin, Uchwała ZWM ws. Zatwierdzenia bazy ekspertów RPO WM oraz bazy danych osób prowadzących ocenę strategiczną w ramach RPO WM pełniących funkcję ekspertów wtórny Projekt Zarządzenia ws. składu osobowego KK Projekt Zarządzenia ws. składu osobowego KK Mechanizm kontrolny Zatwierdzenie przez KWOM-R, Zatwierdzenie przez WRP Zatwierdzenie przez WRP 3 Akceptacja przez Dyrektora Dyrektor MJWPU WOM-R Regulamin, Zarządzenie ws. 2 dni robocze Czas Uwagi 3 dni robocze Na członków KK powoływani są eksperci z bazy ekspertów RPO WM oraz bazy danych osób prowadzących ocenę strategiczną w ramach RPO WM pełniących funkcję ekspertów. W zależności od ilości złożonych wniosków może zostać podjęta decyzja o powołaniu członków KK z centralnej bazy ekspertów Ministra Rozwoju Regionalnego 3 dni robocze Strona 59

60 MJWPU projektu w/w Zarządzenia, - jeżeli TAK: przekazanie decyzji do KWOM-R - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.1 Uchwała ZWM ws. Zatwierdzenia bazy ekspertów RPO WM oraz bazy danych osób prowadzących ocenę strategiczną w ramach RPO WM pełniących funkcję ekspertów składu osobowego KK Procedura oceny merytorycznej oraz zatwierdzania wniosków w ramach RPO WM w trybie konkursowym bez preselekcji oraz w trybie indywidualnym. Lp Czynność Otrzymanie od Kierownika WOKWF-R informacji o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym Wykonawca czynności KWOM-R Miejsce oraz jednostki powiązane WOM-R, WOKWF-R Przyjęcie wniosków do oceny KWOM-R WOM-R WOKWF-R Powiadomienie ekspertów o rozpoczęciu prac Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM , przeprowadzenie losowania wniosków na podstawie deklaracji uczestnictwa ekspertów w pracach Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem źródłowy, w tym system informatyczny Lista pozytywnie ocenionych pod względem formalnym wniosków Pismo z WOKWF-R przekazujące wnioski do WOM-R wtórny Pismo z WOKWF-R przekazujące wnioski do WOM-R Podpisane przez KWOM-R pismo o przekazaniu wniosków WOM-R Regulamin Informacja drogą elektroniczną, Mechanizm kontrolny Pisemne potwierdzenie wpłynięcia listy wniosków do WOM-R Sprawdzenie kompletności przekazanych wniosków Czas 3 dni robocze 7 dni roboczych Uwagi Strona 60

61 Dyrektora MJWPU Przeprowadzenie procedury oceny merytorycznej na podstawie zapisów Regulaminu oraz w szczególności zapewnienie obsługi techniczno organizacyjnej Sporządzenie listy projektów, które zostały pozytywnie ocenione w celu sporządzenia projektu uchwały dla Zarządu WM w sprawie listy rankingowej. Przejście do procedury 2.9 Po podjęciu uchwały przez Zarząd WM w sprawie listy rankingowej przekazanie wniosków do właściwych WWR Członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU KWOM-R WOM-R Regulamin Wypełniona przez eksperta karta oceny merytorycznej WOM-R Regulamin Lista pozytywnie ocenionych projektów WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4. Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM , Uchwała Zarządu WM Kontrola Sekretarza i Przewodniczącego Komisji Sprawdzenie i akceptacja KWOM-R Zgodnie z terminami określonymi w SzOP RPO WM i/lub Regulaminie Konkursu 7 dni roboczych 5 dni roboczych W przypadku konieczności uzupełnienia przez Wnioskodawcę wniosku o dofinansowani e, termin na przeprowadze nie procedury oceny zostaje przedłużony o nie więcej niż 14 dni od momentu dostarczenia przez Wnioskodawcę poprawionego Wniosku o dofinansowani e projektu. Strona 61

62 Przygotowanie pism do Wnioskodawców informujących o wynikach oceny merytorycznej i możliwości dofinansowania projektu. Sprawdzenie poprawności sporządzonych pism: - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy dyrektora ds. RPO WM - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8 Akceptacja pisma: - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8 Wprowadzenie danych o statusie poszczególnych wniosków o dofinansowanie do systemu informatycznego KSI (SIMIK 07-13) 8 Pracownicy WOM-R WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4, w sprawie listy rankingowej Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej KWOM-R WOM-R Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej Zastępca Dyrektora ds. RPO WM WOM-R, Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej WOM-R WOM-R LSI, KSI (SIMIK 07-13) Pisma do Wnioskodawców Pisma do Wnioskodawców Pisma do Wnioskodawców Wypełnienie części dotyczącej oceny merytorycznej 7 dni roboczych Pisma informujące o wyborze projektu do współfinansow ania zawierają informację o konieczności złożenia załączników niezbędnych do zawarcia Umowy o dofinansowanie projektu. Pisma informujące o wyniku oceny stanowią część dokumentacji wniosku. 1 dzień roboczy 2 dni robocze 5 dni roboczych 8 W przypadku braku możliwości podpisania umowy o dofinansowanie projektu dla wniosku znajdującego się na liście projektów wybranych do dofinansowania, status wniosku w KSI (SIMIK 07-13) zostaje zmieniony na odrzucony. Strona 62

63 2.5.4 Procedura oceny merytorycznej oraz wstępnego zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM (tryb z preselekcją). Lp Czynność Otrzymanie od Kierownika WOKWF-R informacji o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym Wykonawca czynności KWOM-R Miejsce oraz jednostki powiązane WOM-R, WOKWF-R Przyjęcie wniosków do oceny. KWOM-R WOM-R WOKWF-R Powiadomienie ekspertów o rozpoczęciu prac Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM , przeprowadzenie losowania wniosków na podstawie deklaracji uczestnictwa ekspertów w pracach Przeprowadzenie procedury oceny merytorycznej na podstawie zapisów Regulaminu oraz w szczególności zapewnienie obsługi techniczno organizacyjnej Komisji Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU Członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU źródłowy, w tym system informatyczny Lista pozytywnie ocenionych pod względem formalnym wniosków Pismo z WOKWF-R przekazujące wnioski do WOM-R wtórny Pismo z WOKWF-R przekazujące wnioski do WOM-R Podpisane przez KWOM-R pismo o przekazaniu wniosków WOM-R, Regulamin Informacja drogą elektroniczną WOM-R Regulamin Wypełniona przez eksperta karta oceny merytorycznej Mechanizm kontrolny Pisemne potwierdzenie wpłynięcia listy wniosków do WOM-R Sprawdzenie kompletności przekazanych wniosków Kontrola Sekretarza i Przewodnicząceg o Komisji Czas 3 dni robocze 7 dni roboczych Zgodnie z terminami określonymi w SzOP RPO WM i/lub Regulaminie Konkursu Uwagi W przypadku konieczności uzupełnienia przez Wnioskodaw cę wniosku o dofinansowa nie, termin na Strona 63

64 przeprowadz enie procedury oceny zostaje przedłużony o nie więcej niż 14 dni od momentu dostarczenia przez Wnioskodaw cę poprawioneg o Wniosku o dofinansowa nie projektu Sporządzenie listy projektów, które zostały pozytywnie ocenione w celu sporządzenia projektu uchwały Zarządu WM w sprawie listy rankingowej Przejście do procedury 2.9 Po podjęciu przez Zarząd WM Uchwały Zarządu WM w sprawie listy rankingowej przekazanie listy rankingowej do właściwego WWR Przygotowanie pism do Wnioskodawców informujących o wynikach oceny merytorycznej i możliwości przekazania wniosku do oceny wykonalności. Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU KWOM-R WWR 1, WWR 2, WWR 3, WWR 4. Pracownicy WOM-R WOM-R Regulamin Lista pozytywnie ocenionych projektów Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej Pisma do Wnioskodawców Sprawdzenie i akceptacja KWOM-R 7 dni roboczych 5 dni roboczych 7 dni roboczych 8 Sprawdzenie poprawności sporządzonych pism: KWOM-R WOM-R Uchwała Zarządu WM Pisma do 1 dzień roboczy Strona 64

65 9 - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8 Akceptacja pisma: - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8 Zastępca Dyrektora ds. RPO WM WOM-R w sprawie listy rankingowej Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej wnioskodawców Pisma do Wnioskodawców 2 dni robocze Lp Procedura oceny merytorycznej (oceny wykonalności) oraz zatwierdzania wniosków konkursowych w ramach RPO WM (tryb z preselekcją). Czynność Otrzymanie od Kierownika WOKWF-R informacji o wnioskach pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym Wykonawca czynności KWOM-R Miejsce oraz jednostki powiązane WOM-R, WOKWF-R Przyjęcie wniosków do oceny KWOM-R WOM-R WOKWF-R Powiadomienie ekspertów o rozpoczęciu oceny wykonalności Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani Zarządzeniem Dyrektora MJWPU źródłowy, w tym system informatyczny Lista pozytywnie ocenionych pod względem formalnym wniosków Pismo z WOKWF-R przekazujące wnioski do WOM-R wtórny Pismo z WOKWF-R przekazujące wnioski do WOM-R Podpisane przez KWOM-R pismo o przekazaniu wniosków WOM-R, Regulamin Informacja drogą elektroniczną Mechanizm kontrolny Pisemne potwierdzenie wpłynięcia listy wniosków do WOM-R Sprawdzenie kompletności przekazanych wniosków Czas 3 dni robocze 2 dni robocze 4. Przeprowadzenie procedury oceny Członkowie WOM-R Regulamin Wypełniona przez Kontrola Sekretarza i Zgodnie z terminami W przypadku Uwagi Strona 65

66 5. 6. wykonalności na podstawie zapisów Regulaminu oraz w szczególności zapewnienie obsługi techniczno organizacyjnej Komisji Sporządzenie listy projektów, które zostały pozytywnie ocenione w celu sporządzenia projektu uchwały dla Zarządu WM dotyczącej wyników oceny wykonalności projektów do dofinansowania. Przejście do procedury 2.9 Po podjęciu przez Zarząd WM uchwały w sprawie zatwierdzenia listy pozytywnie zweryfikowanych pod względem oceny wykonalności projektów do dofinansowania przekazanie wniosków Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU KWOM-R eksperta karta oceny merytorycznej WOM-R, Regulamin Lista pozytywnie ocenionych projektów WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4 Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM Uchwała Zarządu WM w sprawie zatwierdzenia listy Przewodniczącego Komisji Sprawdzenie i akceptacja KWOM-R określonymi w SZoP RPO WM i/lub Regulaminie Konkursu 7 dni roboczych 5 dni roboczych konieczności uzupełnienia przez Wnioskodawcę wniosku o dofinansowanie, termin na przeprowadzenie procedury oceny zostaje przedłużony o nie więcej niż 14 dni od momentu dostarczenia przez Wnioskodawcę poprawionego Wniosku o dofinansowanie projektu. Strona 66

67 do właściwych WWR Przygotowanie pism do wnioskodawców informujących o wynikach oceny wykonalności. i możliwości dofinansowania projektu Sprawdzenie poprawności sporządzonych pism: - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 7. Akceptacja pisma: - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 7 Wprowadzenie danych o ocenie merytorycznej poszczególnych Pracownicy WOM-R WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4 pozytywnie zweryfikowanych pod względem oceny wykonalności projektów do dofinansowania. Uchwała Zarządu WM w sprawie zatwierdzenia listy pozytywnie zweryfikowanych pod względem oceny wykonalności projektów do dofinansowania KWOM-R WOM-R Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej Zastępca Dyrektora ds. RPO WM WOM-R, Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej Pisma do Wnioskodawców Pisma do wnioskodawców Pisma do wnioskodawców WOM-R WOM-R LSI, KSI (SIMIK 07-13) Wypełnienie części dotyczącej oceny 7 dni roboczych Pisma informujące o wyborze projektu do współfinansowani a zawierają informację o konieczności złożenia załączników niezbędnych do zawarcia Umowy o dofinansowanie projektu. Pisma informujące o wyniku oceny stanowią część dokumentacji wniosku. 1 dzień roboczy 2 dni robocze 5 dni roboczych Strona 67

68 wniosków o dofinansowanie do systemu informatycznego KSI (SIMIK 07-13) 9 merytorycznej Procedura negocjacji z beneficjentem. Szczegółowe zasady prowadzenia negocjacji z beneficjentem regulują zapisy Szczegółowego Opisu Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Regulamin oceny merytorycznej wniosków i Komisji Konkursowych powołanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego (RPO WM ). Lp. 1. Czynność Negocjacje z beneficjentem w zakresie obniżenia poziomu wsparcia finansowego Wykonawca czynności Dyrektor MJWPU, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, upoważniony pracownik MJWPU Miejsce oraz jednostki powiązane Zarząd Województwa Mazowieckiego, DSRR, WOM-R źródłowy, w tym system informatyczny Decyzja Zarządu Województwa Mazowieckiego, Regulamin wtórny Protokół, notatka służbowa, porozumienie Mechanizm kontrolny Informacja dla Zarządu Województwa Mazowieckie go Czas Termin uzależniony od wagi problemu Uwagi Procedura opiniowania możliwości wprowadzenia zmian do projektu realizowanego w ramach RPO WM (etap wdrażania) W przypadku braku możliwości podpisania umowy o dofinansowanie projektu dla wniosku znajdującego się na liście projektów wybranych do dofinansowania, status wniosku w KSI (SIMIK 07-13) zostaje zmieniony na odrzucony. 10 Zmiany, które Beneficjent zamierza wprowadzić w projekcie, nie są zawarte w katalogu zmian dopuszczonych w Umowie o dofinansowanie Strona 68

69 Lp Czynność Otrzymanie od Kierownika właściwego WWR wniosku wraz z pismem zawierającym proponowane zmiany oraz wskazaniem, na które kryteria wpływa zmiana. Powiadomienie ekspertów, którzy pierwotnie oceniali wniosek o terminie zaopiniowania zmian wniosku. lub Przeprowadzenie losowania ekspertów do zaopiniowania proponowanych zmian i powiadomienie ich o terminie zaopiniowania zmian wniosku. Przeprowadzenie opiniowania na podstawie zapisów Regulaminu oraz w szczególności zapewnienie obsługi techniczno organizacyjnej. Przekazanie wniosku wraz z opinią do właściwego WWR. Wykonawca czynności KWOM-R Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU Członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU KWOM-R Miejsce oraz jednostki powiązane WOM-R, WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4. źródłowy, w tym system informatyczny Pismo z właściwego WWR wtórny Podpisane przez KWOM-R pismo WOM-R Regulamin Informacja drogą elektroniczną, WOM-R Regulamin Opinia eksperta dotycząca zmian w projekcie. WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4. Opinia eksperta dotycząca zmian w projekcie Pismo przekazujące wniosek wraz z opinią Mechanizm kontrolny Pisemne potwierdzenie wpłynięcia wniosku do WOM-R Nadzór przewodniczącego Komisji Nadzór przewodniczącego Komisji Podpisane przez właściwego KWWR pismo o przekazaniu wniosku Czas 7 dni roboczych 21 dni roboczych 5 dni roboczych Uwagi Strona 69

70 2.5.8 Procedura powtórnej oceny merytorycznej projektów w ramach RPO WM po zmianach wprowadzonych do projektu na etapie wdrażania 11. Lp Czynność Otrzymanie od Kierownika właściwego WWR zmienionego przez Beneficjenta wniosku oraz wskazaniem, na które kryteria wpływa zmiana. Powiadomienie ekspertów, którzy pierwotnie oceniali wniosek o terminie dokonania powtórnej oceny wniosku lub Przeprowadzenie losowania ekspertów do oceny wniosku i powiadomienie ich o terminie dokonania oceny wniosku Przeprowadzenie procedury oceny merytorycznej na podstawie zapisów Regulaminu Wykonawca czynności KWOM-R Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU Członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU, Miejsce oraz jednostki powiązane WOM-R, WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4. źródłowy, w tym system informatyczny Pismo z właściwego WWR przekazujące wniosek do WOM-R wtórny Podpisane przez KWOM-R pismo o przekazaniu wniosków WOM-R Regulamin Informacja drogą elektroniczną, WOM-R Regulamin Wypełniony przez eksperta dokument: - Oświadczenie dotyczące weryfikacji oceny wniosku na wezwanie Przewodniczącego Komisji Konkursowej lub - Karta oceny merytorycznej Mechanizm kontrolny Pisemne potwierdzenie wpłynięcia listy wniosków do WOM-R Potwierdzenie otrzymania/wysłania a Kontrola Sekretarza i Przewodniczącego Komisji Czas 7 dni roboczych Zgodnie z terminami określonymi w SzOP RPO WM i/lub Regulaminie Konkursu Uwagi W przypadku konieczności uzupełnienia przez Wnioskodawcę wniosku o dofinansowani e, termin na przeprowadze nie procedury oceny zostaje przedłużony o nie więcej niż 11 Zmiany, które Beneficjent wprowadził w projekcie, nie są zawarte w katalogu zmian dopuszczonych w Umowie o dofinansowanie Strona 70

71 4. Przekazanie wniosków do właściwych WWR KWOM-R WWR-1, WWR-2, WWR-3, WWR-4, Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM Podpisane przez właściwego KWWR pismo o przekazaniu wniosku 5 dni roboczych 14 dni od momentu dostarczenia przez Wnioskodawcę poprawionego Wniosku o dofinansowani e projektu Procedura oceny merytorycznej po pozytywnie rozpatrzonym środku odwoławczym dla wniosków w ramach RPO WM w trybie konkursowym. Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi 1. Otrzymanie od Kierownika WOD informacji o przywróceniu wniosku do ponownej oceny. Przejście do procedury lub lub z uwzględnieniem zapisów procedury odwoławczej WOD WOM-R WOM-R, WOD Informacja od WOD Pismo z WOD przekazujące wniosek do WOM-R Sprawdzenie kompletności przekazanych wniosków Kontrola Przewodniczącego i Sekretarza Komisji 2. Przygotowanie pisma do Wnioskodawcy informującego o wyniku ponownej oceny merytorycznej Pracownicy WOM-R Regulamin konkursu, tryb wyboru projektów, procedura odwoławcza Pismo do Wnioskodawcy 7 dni roboczych od zakończenia ponownej oceny Strona 71

72 3. Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma: - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2 KWOM-R WOM-R Regulamin konkursu, tryb wyboru projektów, procedura odwoławcza Pismo do Wnioskodawcy 1 dzień roboczy 4. Akceptacja pisma: - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2 Zastępca Dyrektora ds. RPO WM WOM-R Regulamin konkursu, tryb wyboru projektów, procedura odwoławcza Pismo do Wnioskodawcy 2 dni robocze Sporządzenie listy projektów, które zostały pozytywnie ocenione w celu sporządzenia uchwały dla Zarządu WM. Przejście do procedury 2.9 Po podjęciu uchwały przez Zarząd WM w sprawie listy rankingowej przekazanie wniosków do właściwych WWR Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU KWOM-R WOM-R WWR 1, WWR 2, WWR 3, WWR 4 Regulamin, Regulamin konkursu, tryb wyboru projektów, procedura odwoławcza Szczegółowy Opis Priorytetów RPO WM Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej utworzonej w ramach rezerwy z alokacji na odwołania Lista pozytywnie ocenionych projektów Sprawdzenie i akceptacja KWOM-R 7 dni roboczych 5 dni roboczych Strona 72

73 Przygotowanie pism do Wnioskodawców informujących o wyniku oceny i możliwości dofinansowania projektu. Sprawdzenie poprawności sporządzonych pism: - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 7 Akceptacja pisma: - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 7 Pracownicy WOM-R WWR 1, WWR 2, WWR 3, WWR 4, Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej utworzonej w ramach rezerwy z alokacji na odwołania KWOM-R WOM-R Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej utworzonej w ramach rezerwy z alokacji na odwołania Zastępca Dyrektora ds. RPO WM WOM-R Uchwała Zarządu WM w sprawie listy rankingowej utworzonej w ramach rezerwy z alokacji na odwołania Pismo do Wnioskodawcy Pismo do Wnioskodawcy Pismo do Wnioskodawcy 7 dni roboczych Pisma informujące o wyborze projektu do współfinansowania zawierają informację o konieczności złożenia załączników niezbędnych do zawarcia Umowy o dofinansowanie projektu. Pisma informujące o wyniku oceny stanowią część dokumentacji wniosku. 1 dzień roboczy 2 dni robocze Procedura monitorowania pracy ekspertów. Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 73

74 1. 2. Przeprowadzenie oceny pracy eksperta. Przekazanie ocen pracy ekspertów do Komisji Kwalifikacyjnej, o której mowa w Zasadach wyboru ekspertów oceniających projekty złożone w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Nieoceniający członkowie Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU Dyrektor MJWPU WOM-R, WOM-R, KWOM-R, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, DSRR Zasady wyboru ekspertów oceniających projekty złożone w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , Regulamin Zasady wyboru ekspertów oceniających projekty złożone w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , Regulamin Wypełniony formularz stanowiący załącznik nr 8 do Zasad wyboru ekspertów oceniających projekty złożone w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Pismo przekazujące oceny pracy ekspertów Zatwierdzenie oceny przez przewodniczącego Komisji, prawo eksperta do wniesienia odwołania od przeprowadzonej oceny Potwierdzenie dostarczenia do DSRR ocen pracy ekspertów Po przeprowadzeniu przez eksperta oceny wniosków w ramach danego konkursu (nie rzadziej niż raz na pół roku) lub na pisemne żądanie IZ RPO WM 7 dni roboczych od zakończenia ocen pracy ekspertów dokonujących weryfikacji merytorycznej w ramach danego konkursu Ocena może zostać sporządzona w wersji elektronicznej Ocena może zostać sporządzona w wersji elektronicznej 2.6 Postępowanie odwoławcze dla konkursów ogłoszonych do dnia 20 grudnia 2008 r.(zgodnie z Ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r.) MJWPU prowadzi rejestr środków odwoławczych od decyzji podejmowanych na poszczególnych etapach oceny wyboru projektów i powierza koordynację wyjaśniania okoliczności podjęcia decyzji, od której dokonano odwołania, wyodrębnionemu stanowisku. Rozpatrzenie protestu, jeśli wymaga tego jego charakter, prowadzone jest poprzez zebranie opinii jednej lub większej ilości komórek organizacyjnych, które miały wpływ lub uczestniczyły w procesie powstania ww. okoliczności. Wynik rozpatrzenia odwołania podpisany przez Dyrektora MJWPU przekazywany jest zainteresowanemu w terminie wskazanym w instrukcji wykonawczej. W przypadku podtrzymania decyzji protesty przekazywane są do rozpatrzenia przez Wojewodę Mazowieckiego. Strona 74

75 2.6.1 Procedura postępowania z protestem złożonym do Wojewody za pośrednictwem MJWPU Lp Czynność Otrzymanie protestu wniesionego przez Wnioskodawcę, którego projekt został odrzucony na etapie oceny lub nie został wyłoniony do dofinansowania Pobranie wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją z WIS. W toku prowadzonego postępowania odwoławczego kontakt z KM i IZe mogącymi dostarczyć niezbędnej wiedzy gwarantującej obiektywne rozpatrzenie protestu. Na podstawie zgromadzonej dokumentacji dokonanie wstępnej oceny zasadności protestu a) W przypadku, gdy protest został uznany za zasadny: przygotowanie pisma do Wnioskodawcy o uznaniu protestu za zasadny i przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny, wraz z uzasadnieniem i pouczeniem; przygotowanie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny WOD Beneficjent Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych wtórny Mechanizm kontrolny WOD KM, IZe, WIS 1 dzień w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu MUW WOD Beneficjent, MJWPU, WOKWF-R, WOM-R Projekt pisma Czas 3 dni w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu Uwagi Strona 75

76 oceny do właściwej KM. b) W przypadku, gdy protest nie został uznany za zasadny: przygotowanie pisma do Wojewody o przekazaniu protestu wraz z załącznikami tj. kopią wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędną dokumentacją, w celu jego rozpatrzenia Zatwierdzenie pisma przekazującego protest do Wojewody: jeżeli TAK: zatwierdzenie, jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Wysłanie do Wojewody pism podpisanych przez Dyrektora MJWPU. Zwrócenie do WIS wniosku wraz z powstałą w procesie dokumentacją W przypadku protestu przekazanego do Wojewody w celu rozpatrzenia: otrzymanie od Wojewody pisma z rozstrzygnięciem; a) w przypadku uznania protestu za zasadny: przygotowanie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM; b) w przypadku nieuznania protestu za zasadny: umieszczenie w teczce wniosku powstałej w procesie dokumentacji Zatwierdzenie pisma informującego o przywróceniu wniosku do procedury oceny do właściwej KM: WOD Dyrektor MJWPU Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma przez Dyrektora MJWPU 1 dzień w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu WOD WIS, Wojewoda Zatwierdzone pismo 2 dni w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu WOD Wojewoda, WIS Projekt pisma Niezwłocznie Kierownik WOD Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma 1 dzień Strona 76

77 8. jeżeli TAK: zatwierdzenie, jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6 Przekazanie do właściwej KM pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny. Umieszczenie w teczce wniosku powstałej w procesie dokumentacji WOD WIS, WOKWF-R, WOM-R 1 dzień Procedura postępowania z protestem złożonym bezpośrednio do Wojewody Lp Czynność Otrzymanie od Wojewody pisma lub z prośbą o przekazanie wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędną dokumentacją w celu rozpatrzenia protestu Pobranie wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją z WIS w celu wykonania kopii. Przygotowanie pisma do Wojewody o przekazaniu kopii wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędną dokumentacją Zatwierdzenie pisma przekazującego dokumenty do Wojewody: Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny WOD Wojewoda Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych wtórny Mechanizm kontrolny WOD WIS Projekt pisma 4 dni w terminie 7 dni od dnia wniesienia protestu Dyrektor MJWPU Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma przez Dyrektora MJWPU 1 dzień Czas Uwagi Strona 77

78 jeżeli TAK: zatwierdzenie, jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2 Wysłanie do Wojewody pisma podpisanego przez Dyrektora MJWPU. Zwrócenie do WIS wniosku wraz z dokumentacją Otrzymanie od Wojewody pisma z rozstrzygnięciem protestu: a) w przypadku uznania protestu za zasadny: przygotowanie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM; b) w przypadku nieuznania protestu za zasadny: umieszczenie w teczce wniosku powstałej w procesie dokumentacji Zatwierdzenie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM: jeżeli TAK: zatwierdzenie, jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 5 Przekazanie do właściwej KM pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny. Umieszczenie w teczce wniosku powstałej w procesie dokumentacji WOD Wojewoda Zatwierdzone pismo 2 dni WOD Wojewoda 1 dzień Kierownik WOD Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma 1 dzień WOD WIS, WOKWF-R, WOM-R 1 dzień Strona 78

79 2.6.3 Procedura postępowania z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy złożonym do MJWPU Lp. 1. Czynność Otrzymanie od Wnioskodawcy wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Przygotowanie pisma do MRR o przekazaniu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy wraz z załącznikami Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny WOD Beneficjent, MRR Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych wtórny Projekt pisma wraz z załącznikami Mechanizm kontrolny Zatwierdzenie pisma Dyrektor WOD Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma 1 dzień 2. MJWPU 3. Wysłanie do MRR pisma WOD WOD oraz Beneficjent 1 dzień 1 dzień Czas Uwagi Procedura postępowania z wnioskiem, co do którego złożono wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do MRR Lp. 1. Czynność Otrzymanie z MRR drogą elektroniczną prośby o przekazanie wniosku o dofinansowanie wraz niezbędną dokumentacją w celu rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny WOD MRR Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 79

80 Pobranie wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją z WIS w celu wykonania kopii. Skanowanie WOD WIS 3 dni 2. dokumentacji. Sporządzenie i wysłanie do MRR informacji o przekazaniu skanu wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędną dokumentacją Zwrócenie do WIS wniosku o WOD WIS 1 dzień 3. dofinansowanie wraz z dokumentacją Otrzymanie z MRR pisma z rozstrzygnięciem wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy: a) w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy: przygotowanie pisma informującego o WOD MRR 1 dzień 4. przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM; b) w przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy umieszczenie w teczce wniosku o dofinansowanie powstałej w procesie dokumentacji Zatwierdzenie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury Kierownik WOD Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma 1 dzień 5. oceny do właściwej KM: Jeżeli TAK: zatwierdzenie, Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt Przekazanie do właściwej KM WOD WIS, WOKWF-R, 1 dzień Strona 80

81 pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny. Umieszczenie w teczce wniosku powstałej w procesie dokumentacji WOM-R Postępowanie odwoławcze dla konkursów ogłoszonych od dnia 20 grudnia 2008 r. (zgodnie z ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. znowelizowaną ustawą z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności) MJWPU prowadzi rejestr protestów od decyzji podejmowanych na poszczególnych etapach oceny projektów i powierza koordynację wyjaśniania okoliczności podjęcia decyzji, od której dokonano odwołania, wyodrębnionemu stanowisku. Rozpatrzenie protestu, jeśli wymaga tego jego charakter, prowadzone jest poprzez zebranie opinii jednej lub większej ilości komórek organizacyjnych, które miały wpływ lub uczestniczyły w procesie powstania ww. okoliczności lub instytucji/ ekspertów zewnętrznych. Wynik rozpatrzenia protestu podpisany przez Dyrektora MJWPU przekazywany jest zainteresowanemu w terminie wskazanym w Instrukcji Wykonawczej Procedura postępowania z protestem złożonym do MJWPU Lp. 1. Czynność Otrzymanie protestu wniesionego przez Wnioskodawcę Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny WOD Beneficjent Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 81

82 Pobranie wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją z WIS. W toku prowadzonego postępowania odwoławczego WOD może korzystać z pomocy zespołu doradczego wyłonionego spośród pracowników MJWPU, IZ RPO WM oraz korzystać z pomocy instytucji zewnętrznych/ ekspertów zewnętrznych mogących dostarczyć informacji niezbędnych podczas rozpatrywania protestu. Na podstawie zgromadzonej dokumentacji WOD dokonuje oceny zasadności protestu Po dokonaniu oceny zasadności protestu przygotowanie pisma do Wnioskodawcy zawierającego: rozstrzygnięcie protestu wraz z uzasadnieniem; pouczenie o dalszych środkach odwoławczych przysługujących wnioskodawcy lub ich braku Zatwierdzenie pisma do Wnioskodawcy: Jeżeli TAK: zatwierdzenie, Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Wysłanie do Wnioskodawcy pisma podpisanego przez Dyrektora MJWPU. Zwrócenie do WIS wniosku wraz z powstałą w procesie dokumentacją dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r. z dnia 11 sierpnia 2009 r. WOD KM, IZe, WIS Do 30 dni od dnia wniesienia protestu. W przypadku konieczności skorzystania z opinii zespołu doradczego możliwe jest zawieszenie biegu terminu 30 dniowego, jednak nie dłużej niż na 15 dni, o czym MJWPU informuje Wnioskodawcę WOD Projekt pisma 20 dni w terminie 30 dni od wniesienia protestu Dyrektor MJWPU Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma przez Dyrektora MJWPU 4 dni w terminie 30 dni od wniesienia protestu WOD Beneficjent, WIS Zatwierdzone pismo 2 dni w terminie 30 dni od wniesienia protestu Strona 82

83 Przygotowanie pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny do właściwej KM Zatwierdzenie pisma informującego o przywróceniu wniosku do procedury oceny do właściwej KM: Jeżeli TAK: zatwierdzenie, Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6 Przekazanie do właściwej KM pisma informującego o przywróceniu wniosku o dofinansowanie do procedury oceny. Umieszczenie w teczce wniosku powstałej dokumentacji WOD KM Projekt pisma 1 dzień w terminie 30 dni od wniesienia protestu Kierownik WOD Zatwierdzone pismo Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WOD 1 dzień w terminie 30 dni od wniesienia protestu WOD KM 2 dni w terminie 30 dni od wniesienia protestu Procedura postępowania ze skargami wniesionymi przez Wnioskodawcę do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego Lp. 1. Czynność Otrzymanie skargi wniesionej przez Wnioskodawcę do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego (WSA) Wykonawca czynności WRP Miejsce oraz jednostki powiązane Beneficjent, WOD źródłowy, w tym system informatyczny Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 83

84 Przygotowanie pisma do WOD o przekazanie wskazanej dokumentacji do WSA/NSA oraz o przygotowanie dokumentacji dla WRP. Przygotowanie i przekazanie pisma wraz ze stosownymi załącznikami do WSA/NSA Przygotowanie i przekazanie pisma wraz z kompletem dokumentacji sprawy dla WRP. 20 grudnia 2008 r. z dnia 11 sierpnia 2009 r. WRP WOD, WSA, NSA Zawiadomienie o skardze z WSA,/NSA niezwłocznie WOD WSA/ NSA W terminie 7 dni od daty wpływu zawiadomienia do MJWPU WOD WRP W terminie 7 dni 2.7 Ocena pomocy publicznej na etapie oceny formalnej oraz na etapie podpisywania umów o dofinansowanie. Wydział Pomocy Publicznej zajmuje się wydawaniem opinii w zakresie pomocy publicznej oraz pomocy de mini mis niezbędnej do oceny formalnej wniosku. Wydział zajmuje się weryfikacją wniosków o dofinansowanie pod kątem występowania pomocy publicznej w tych działaniach, w których nie powinna ona wystąpić oraz weryfikacja wniosków o dofinansowanie pod kątem stosowania jej zgodnie z odpowiednimi zasadami, tam gdzie ona występuje. Poniżej opisana weryfikacja odbywa się na etapie: 1. Weryfikacji formalnej wniosków. 2. Podpisywania umów o dofinansowanie w sytuacji, gdy zmieniły się okoliczności wystąpienia pomocy publicznej stwierdzonej na etapie weryfikacji formalnej. 3. WPP-R może uczestniczyć także na podstawie upoważnienia od dyrektora MJWPU w wizytach monitorujących w kontrolach i pracach dotyczących wdrażania projektów oraz ich rozliczania. 4. WPP-R współpracuje z innymi komórkami merytorycznymi w zakresie spraw dotyczących pomocy publicznej. 5. W przypadku projektów, dla których wymagana jest notyfikacja do Komisji Europejskiej, WPP-R jest odpowiedzialny za poprawne przeprowadzenie tego procesu. Do obowiązków Wydziału należy także przekazywanie informacji nt. udzielonej/nieudzielonej w danym okresie sprawozdawczym pomocy publicznej do Urzędu Marszałkowskiego WM. Jednocześnie Wydział wydaje zaświadczenia/korekty zaświadczenia o otrzymaniu przez Wnioskodawcę pomocy de minimis. Strona 84

85 Wzory Testu występowania pomocy publicznej oraz Karty oceny WPP-R do kryteriów związanych z pomocą publiczną będące załącznikami nr 2 i 3 mogą ulegać zmianie w zależności od rodzajów działań oraz zapisów regulaminowych przyjęty w oparciu o wskazania do oceny formalnej. Ww. testy/karty oceny będą przesyłane do IZ celem akceptacji przed rozpoczęciem oceny Procedura oceny pomocy publicznej na etapie oceny formalnej Lp Czynność Analiza wniosku o dofinansowanie projektu, który pozytywnie przeszedł kryteria dostępu. (Wniosek został przekazany przez WOKWF-R w wersji papierowej). WPP-R w razie wątpliwości interpretacyjnych może zwrócić się do Instytucji Zarządzającej RPO WM oraz Instytucji zewnętrznych (Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, firm doradczych itp.) w celu uzyskania odpowiedzi dot. stosowanej praktyki w podobnych przypadkach przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Sprawiedliwości oraz instytucje zaangażowane we wdrażania funduszy europejskich Udzielenie wyjaśnień i przekazanie opinii w postaci dokumentu Test pomocy publicznej do WOKWF-R, w celu sprawdzenia zgodności projektu z zasadami pomocy publicznej (w przypadku tych działań, gdzie występuje ) lub Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny WPP-R WOKWF-R Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami. wtórny Test pomocy publicznej (Załącznik 2.7.1_1), (w zależności od zapisów Regulaminu konkursu danego działania w części dotyczącej pomocy publicznej stosowany będzie dokument: Test występowania pomocy publicznej lub Test zgodności pomocy publicznej WPP-R WOKWF-R Test pomocy publicznej Potwierdzenie przekazania zaopiniowanych wniosków do WOKWF-R Mechanizm kontrolny Wypełniona lista sprawdzająca (Załącznik 2.7.1_2) Wskazania dotyczące oceny formalnej Data i podpis Kierownika lub pracownika WPP-R oraz WOKWF-R Czas Termin uzależniony od wagi problemu i ilości wniosków w odpowiedzi na konkurs. (Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla WOKWF-R) Niezwłocznie. (Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla WOKWF-R) Uwagi Przed przystąpieniem do oceny pomocy publicznej każdorazowo pracownik podpisuje Oświadczenie o bezstronności. W wyjątkowych przypadkach WPP-R przy dużej ilości złożonych wniosków może wydawać opinię przed sprawdzeniem kryteriów dostępu przez WOKWF-R W wyjątkowych przypadkach WPP- R przy dużej ilości złożonych wniosków może prowadzić korespondencję z Strona 85

86 występowania przesłanek pomocy publicznej (w przypadku tych działań, gdzie nie powinna wystąpić oraz tych w których występuje wsparcie w ramach pomocy de minimis). Załączenie Testu pomocy publicznej do teczki oceny formalnej Wnioskodawcą w zakresie kwalifikowalności jego projektu Procedura oceny pomocy publicznej na etapie podpisywania umów o dofinansowanie Lp. 1. Czynność Przekazanie przez WWR do WPP-R wniosków o dofinansowanie wraz załącznikami. Weryfikacja wniosków pod kątem występowania pomocy publicznej lub zgodności z jej zasadami Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny WPP-R WWR Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami. wtórny Test pomocy publicznej (Załącznik 2.7.1_1) na etapie podpisania umowy o dofinansowanie Mechanizm kontrolny Wypełniony Test pomocy publicznej na etapie podpisania umowy o dofinansowanie Czas Termin uzależniony od wagi problemu i ilości wniosków znajdujących się na liście rankingowej. (Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla Wydziałów wdrażania do podpisania umowy) Uwagi Ponowna weryfikacja wniosków o dofinansowanie na etapie podpisania umowy o dofinansowanie pod kątem pomocy publicznej ma miejsce w sytuacji gdy udzielana jest pomoc de minimis i należy zweryfikować bieżącą sytuację beneficjenta (wartość uzyskanego dotychczas wsparcia) lub Strona 86

87 2. Przekazanie opinii w postaci dokumentu Test pomocy publicznej na etapie podpisania umowy o dofinansowanie do WWR WPP-R WWR Test pomocy publicznej na etapie podpisania umowy o dofinansowanie Potwierdzenie przekazania zaopiniowanych wniosków do WWR Data i podpis Kierownika lub pracownika WPP-R oraz WWR Niezwłocznie. (Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla WWR) wówczas, gdy istnieją przesłanki zmiany okoliczności sytuacji Beneficjenta, obowiązującego porządku prawnego lub np. konkursów z preselekcją W wyjątkowych przypadkach WPP-R przy dużej ilości złożonych wniosków może prowadzić korespondencję z Wnioskodawcą w zakresie kwalifikowalności jego projektu Procedura prenotyfikacji / notyfikacji indywidualnej pomocy publicznej do Komisji Europejskiej Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 87

88 1. 2. Po otrzymaniu z WOKWF-R dużego projektu inwestycyjnego lub projektu, dla którego nie przewidziano środka pomocowego, WPP-R bada wniosek o dofinansowanie pod kątem wystąpienia / nie wystąpienia pomocy publicznej wynikającej z art. 87 ust. 1 TFUE. W przypadku braku pomocy publicznej w projekcie postępujemy zgodnie z procedurą (procedura oceny pomocy publicznej na etapie oceny formalnej) Dla projektów objętych zasadami pomocy publicznej, które nie są zwolnione z obowiązku notyfikacji zostaje wszczęta procedura notyfikacji prenotyfikacji / wynikająca z Ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404, z późn. zm).. WPP-R może zażądać wyjaśnień lub dodatkowych dokumentów od Wnioskodawcy, niezbędnych do wniosku pre- /notyfikacyjnego). WPP- R przekazuje do IZ wniosek (dotyczy gdy pomoc udzielana jest w drodze uchwały) celem zatwierdzenia i przekazania go dalej do Prezesa UOKiK-u. WPP-R nanosi ewentualne uwagi do wniosku notyfikacyjnego zgłoszone przez IZ (dotyczy gdy pomoc udzielana jest na podstawie umowy o dofinansowanie). WPP-R WOKWF-R Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami WPP-R WPP-R IZ Wniosek notyfikacyjny / prenotyfikacyjny przygotowany zgodnie z właściwymi przepisami w oparciu o informacje zawarte we wniosku o dofinansowanie i załącznikach, oraz informacje uzyskane od Wnioskodawcy. Test pomocy publicznej (w zależności od zapisów Regulaminu konkursu danego działania w części dotyczącej pomocy publicznej stosowany będzie dokument: Test występowania pomocy publicznej lub Test zgodności pomocy publicznej Zatwierdzony przez IZ wniosek notyfikacyjny / prenotyfikacyjny i/lub uwagi zgłoszone przez IZ do wniosku. Wypełniona lista sprawdzająca Wskazania dotyczące oceny formalnej Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora Termin uzależniony od wagi problemu i ilości wniosków w odpowiedzi na konkurs. (Standardowo: Zgodnie z terminami przewidzianymi dla WOKWF-R) Niezwłocznie W przypadku notyfikacji / prenotyfikacji projektu dla którego podstawą udzielania pomocy publiczne jest umowa o dofinansowanie projektu, stroną podpisującą wniosek i składającą go do UOKiK jest Dyrektor MJWPU W przypadku notyfikacji / prenotyfikacji projektu dla którego podstawą udzielania pomocy publiczne jest uchwała Zarządu Województwa, stroną podpisującą wniosek i składającą go do UOKiK jest Dyrektor Departamentu Strategii i Rozwoju Strona 88

89 3. 4a. 4b WPP-R przekazuje zatwierdzony przez IZ wniosek pre- / notyfikacyjny do Prezesa UOKIK w celu wydania opinii. (jeżeli pomoc udzielana jest na podstawie umowy o dofinansowanie). WPP-R przekazuje do IZ informację o pozytywnej opinii Prezesa UOKiK, który przesyła wniosek notyfikacyjny / prenotyfikacyjny notyfikacyjny za pośrednictwem stałego przedstawicielstwa RP w Brukseli do Komisji Europejskiej celem wszczęcia procesu notyfikacji WPP-R przekazuje informację o negatywnej opinii Prezesa UOKIK do IZ w celu podjęcia decyzji czy należy podtrzymać decyzję o skierowaniu wniosku o wszczęcie postępowania notyfikacyjnego / prenotyfikacyjnego przed Komisją Europejską pomimo negatywnej opinii Prezesa UOKIK. W przypadku podtrzymania decyzji przez IZ MJWPU zwraca się do Prezesa UOKiK z wnioskiem o wszczęcie postępowania przed Komisją Europejską. WPP-R WPP-R WPP-R IZ WPP-R UOKIK WPP-R IZ UOKIK Wniosek notyfikacyjny/ prenotyfikacyjny.. Dodatkowe informacje wynikające z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 października 2004r. w sprawie informacji przekazywanych Prezesowi UOKIK w celu wydania opinii o planowanej pomocy publicznej z późniejszymi zmianami Opinia Prezesa UOKIK Opinia Prezesa UOKIK Decyzja IZ o wszczęciu postępowania notyfikacyjnego/ prenotyfikacyjnego. Pismo zgłoszeniowe zawierające wniosek notyfikacyjny / prenotyfikacyjny do Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów Potwierdzenie przekazania opinii Prezesa UOKIK do IZ. Przekazanie opinii Prezesa UOKIK. Pismo do Prezesa UOKIK z wnioskiem o wszczęcie postępowania przed KE Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora WPP-R przekazuje zatwierdzony przez IZ wniosek do Prezesa UOKIK w celu wydania opinii. Niezwłocznie Niezwłocznie. Terminy przewidziane w Ustawie z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej. WPP-R 5 W przypadku zgłoszenia uwag przez Komisję Europejską MJWPU, IZ oraz Wnioskodawca w drodze konsultacji uzgadniają ostateczną wersję WPP-R WPP-R IZ Wnioskodawca UOKIK Uwagi KE Odpowiedź Wnioskodawcy na uwagi KE. Przekazania, korespondencja konsultacyjna Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO Terminy określone właściwymi przepisami. Po zgłoszeniu wniosku do KE dokonuje ona w ciągu dwóch miesięcy wstępnego badania Strona 89

90 6 odpowiedzi, która jest przekazywana za pośrednictwem UOKIK do Komisji Europejskiej. KE wydaje jedną z decyzji: - Brak konieczności stosowania zasad pomocy publicznej - Pomoc publiczna dozwolona - Pomoc publiczna dozwolona po spełnieniu określonych warunków - Pomoc publiczna niedozwolona oraz przekazuje ją do Prezesa UOKIKu KE UOKIK MJWPU WPP-R Wnioskodawca Decyzja KE W przypadku decyzji pozytywnej / warunkowej postępujemy zgodnie z procedurą (procedura oceny publicznej na etapie oceny formalnej) karta oceny WPP-R. W przypadku decyzji negatywnej odstępujemy od udzielenia pomocy pismo informujące do Wnioskodawcy WM oraz Dyrektora Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora Niezwłocznie zgłoszenia. Na podstawie tego badania może zapaść jedna z decyzji: 1. Brak konieczności stosowania zasad pomocy publicznej 2.Pomoc publiczna dozwolona 3.Wątpliwości - decyzja o wszczęciu formalnej procedury dochodzenia. W ciągu 18 miesięcy trwania procedury, po konsultacjach z zainteresowanymi stronami oraz innymi państwami członkowskimi KE powinna podjąć decyzję w sprawie projektu Strona 90

91 Lp Procedura monitorowania projektów zagrożonych przekroczeniem minimalnego progu wartości dużego projektu. Poniższa procedura przedstawia sposób monitorowania wartości projektu na poszczególnych etapach jego oceny i realizacji oraz po zakończeniu. Kryteria zawężające grupę potencjalnie zagrożonych projektów 12 to min.: a) projekty realizowane w trybie indywidualnym, b) projekty o wartości całkowitej przekraczające 150 mln PLN, c) projekty wieloetapowe, będące częścią większych inwestycji (dotyczy tylko pkt. 3 i 5) Identyfikacja przekroczenia minimalnego progu wartości dużego projektu (zgodnie z definicją w rozumieniu art. 39 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm. lub zgodnie z definicją rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008r.) w związku ze wzrostem całkowitej wartości projektu, nieuwzględnieniem przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie wszystkich kosztów związanych z realizacją projektu lub kosztów związanych z realizacją innych inwestycji, będących częścią jednego projektu może mieć miejsce na jednym z 5 poniższych etapów. W celu ustalenia, czy całkowity koszt danego projektu przekracza próg dużego projektu, a tym samym czy dany projekt jest dużym projektem w rozumieniu art. 39 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 lub dużym projektem inwestycyjnym w rozumieniu rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008, należy zastosować kurs wymiany EUR/PLN, stanowiący średnią miesięcznych obrachunkowych kursów stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich sześciu miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o dofinansowanie Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane WOKWF-R, WPP-R źródłowy, w tym system informatyczny wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami wtórny Mechanizm kontrolny Na etapie oceny formalnej ocena odbywa się na podstawie właściwego oświadczenia beneficjenta WOKWF-R. WPP-R Karta oceny formalnej, test zgodności pomocy data, podpis Zgodnie z terminami przewidzianymi 1 publicznej w procedurze weryfikacji formalnej pkt Na etapie oceny merytorycznej dokonywana Członkowie WOM-R, WPP-R wniosek o karta oceny Data podpis Zgodnie z W przypadku stwierdzenia, Czas Uwagi 12 Dotyczą tylko pkt. 4 i 5 Strona 91

92 jest ocena pod kątem statusu dużego projektu zgodnie z Kryterium wykonalności nr 5 zawartym w Załączniku nr 5 do SZOP. Komisji Konkursowej oceniającej wnioski złożone w ramach danego działania RPO WM powołani zarządzeniem Dyrektora MJWPU dofinansowanie wraz z załącznikami/preumowa, merytorycznej terminami przewidzianymi w procedurze oceny merytorycznej pkt że inwestycja spełnia przesłanki dużego projektu przejście do procedury 2.8 zgłoszenia Wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego dla dużego projektu do Komisji Europejskiej Przed podpisaniem umowy WPP-R sprawdza czy nie występują przesłanki wskazujące na sztuczny podział projektu. min: czy zakres dokumentacji technicznej, umów, SIWZ załączonych do wniosku jest szerszy niż zakres projektu wskazany we wniosku, lub czy beneficjent realizuje inne projekty. WPP-R WOM-R wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, korespondencja z beneficjantem, listy projektów wybranych do dofinansowania checklista (Załącznik 2.7.4_1) Data podpis Niezwłocznie W przypadku pozyskania informacji lub pojawienia się przesłanek wskazujących że projekt może mieć status dużego projektu WPP-R przekazuje dokumentacje do oceny wykonalności z prośbą o ponowną ocenę i ustosunkowanie się do uwag wydziału. W 3 przypadku braku uwag WPP-R stwierdza możliwość podpisania umowy. W przypadku stwierdzenia, że inwestycja spełnia przesłanki dużego projektu przejście do procedury 2.8 zgłoszenia Wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego dla dużego projektu do Komisji Europejskiej 4 Podczas rozliczanie projektu WWR ocenia WW-R WPP-R, WOM Wnioski o płatność, lista sprawdzająca do Data podpis Zgodnie z W przypadku pozyskania Strona 92

93 5 status projektu (całkowita wartość projektu i kwotę wydatków kwalifikowanych) w trakcie weryfikacji wniosków o płatność oraz przy każdej zmianie wartości całkowitej projektu; WKP-R podczas kontroli PZP, kontroli doraźnej lub kontroli na zakończenie projektu. umowa, informacja od Beneficjenta o zmianie wartości projektu, dokumenty dotyczące zamówień publicznych przedkładane do kontroli PZP, WKP-R WKP-R wniosek o dofinansowanie wraz załącznikami, wnioski o płatność, umowa, informacja od Beneficjenta o zmianie wartości projektu, dokumenty dotyczące zamówień publicznych przedkładane do kontroli PZP, inne dokumenty pozyskane w trakcie kontroli wniosku o płatność Checklista (Załącznik 2.7.4_1) Data podpis terminami przewidzianymi w procedurach dla wydziałów wdrożeniowych dla poszczególnych czynności Zgodnie z terminami przewidzianymi w procedurach dla wydziału kontroli dla poszczególnych czynności informacji lub pojawienia się przesłanek wskazujących że projekt może mieć status dużego projektu WW-R przekazuje dokumentacje do WPP-R. W przypadku stwierdzenia, że inwestycja spełnia przesłanki dużego projektu przejście do procedury 2.8 zgłoszenia Wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego dla dużego projektu do Komisji Europejskiej W przypadku pojawienia się przesłanek wskazujących że projekt może mieć status dużego projektu WKP-R za pośrednictwem WPP-R przekazuje dokumentacje do oceny wykonalności z prośbą o ponowną ocenę i ustosunkowanie się do uwag wydziału. W przypadku stwierdzenia, że inwestycja spełnia przesłanki dużego projektu przejście do procedury 2.8 Lp. Czynność 2.8 Procedura zgłoszenia Wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego dla dużego projektu do Komisji Europejskiej Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny 1 Przesłanie zgodnie z listą projektów WPP-R MJWPU acja Pismo z prośbą o Zatwierdzenie 7 dni na Wnioskodawcy Czas Uwagi Strona 93

94 2. 3 przedstawioną w IWIPK do wnioskodawców dużych projektów inwestycyjnych (zgodnie z definicją art. 39 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006) pisma informującego o konieczności zgłoszenia Wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego, do dużego projektu, w tym przedłożenia dokumentacji odpowiadającej załącznikowi XXI lub XXII do rozporządzenia KE nr 846/2009. Pozyskanie i weryfikacja wniosku z załącznikami o potwierdzenie wniesienia wkładu finansowego do dużego projektu, Wysłanie pisma do beneficjenta z prośbą o uzupełnienie wniosku w przypadku negatywnej weryfikacji aplikacyjna WPP-R MJWPU Formularz wniosku o potwierdzenie wniesienia wkładu finansowego do dużego projektu, odpowiadającego załącznikowi XXI lub XXII do rozporządzenia KE nr 846/2009 wraz z załącznikami w wersji papierowej i elektronicznej Wzór karty sprawdzającej WPP-R MJWPU Karta sprawdzająca (Załącznik 2.8_1) wskazująca na wynik weryfikacji negatywny dostarczenie formularza wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego do dużego projektu, wraz z załącznikami w wersji papierowej i elektronicznej Wypełniona karta sprawdzająca (Załącznik 2.8_1) wskazująca na wynik weryfikacji pozytywny przejście do czynności 4 lub negatywny cz. 3 Pismo z prośbą o uzupełnienie wniosku pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora Data przyjęcia wniosku Data akceptacji wypełnionej karty sprawdzającej Akceptacja pisma Kierownika, Dyrektora, data wysłania pisma odpowiedź dla beneficjenta - przesłanie wniosku do MJWPU lub zadeklarowanie terminu dostarczenia wniosku 7 dni na weryfikację zobowiązani są przedłożyć odpowiednie formularze do czasu podpisania umowy o dofinansowanie. W wyjątkowych okolicznościach Zarząd Województwa może przedłużyć termin złożenia ww. dokumentacji - najpóźniej do terminu zakończenia realizacji projektu. W takim przypadku umowa zawiera zapisy gwarantujące zwrot środków w przypadku niepowodzenia notyfikacji lub zakazujące wypłatę środków przed zakończeniem notyfikacji W przypadku wymogu dodatkowych informacji od Wnioskodawcy czas może ulec wydłużeniu. 2 dni Beneficjent ma 14 dni na uzupełnienie wniosku począwszy od dnia otrzymania pisma. Ben. Wysyła poprawiony Strona 94

95 4 5 5a Przekazanie poprawnie wypełnionego wniosku wraz z załącznikami do DSRR Otrzymanie od DSRR decyzji KEpostępowanie jest uzależnione od rodzaju decyzji: a) Prośba o uzupełnienie lub udzielenie odpowiedzi na pytania KE b) Otrzymanie uzupełnienia lub wyjaśnień od Beneficjenta c) Decyzja negatywna d) Decyzja pozytywna W przypadku konieczności uzupełnienia lub udzielenia odpowiedzi na pytania KE wysłanie pisma do beneficjenta. WPP-R MJWPU Formularz wniosku o potwierdzenie wniesienia wkładu finansowego do dużego projektu, odpowiadającego załącznikowi XXI lub XXII do rozporządzenia KE nr 846/2009 wraz z załącznikami w wersji elektronicznej i papierowej KE, IZ, WWR, WPP-R Pismo przekazujące MJWPU, Decyzja KE, Pismo z prośbą o uzupełnienie lub wyjaśnienia w terminie 14 dni data przekazania pisma, akceptacja Kierownika, Dyrektora Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora wniosek do MJWPUczynność nr 2 2 dni DSRR po zatwierdzeniu wniosku wprowadza go do systemu SFC2007. W przypadku uwag DSRRwysyłane zostaje pismo do MJWPU z prośbą o uzupełnienia 2 dni W przypadku wymogu dodatkowych informacji od Wnioskodawcy termin może ulec wydłużeniu. Do momentu otrzymania ostatecznej decyzji ze strony KE o pozytywnej weryfikacji formularza wniosku o potwierdzenie wniesienia wkładu finansowego do dużego projektu wypłata środków finansowych wynikających z umowy o dofinansowanie jest wstrzymana, o czym w momencie złożenia Strona 95

96 5b 5c 5d Otrzymanie uzupełnień lub wyjaśnień od Beneficjenta Otrzymanie decyzji negatywnej od KE Otrzymanie decyzji pozytywnej od KE KE, IZ, WWR, WPP-R KE, IZ, WWR, WPP-R KE, IZ, WWR, WPP-R MJWPU, MJWPU MJWPU Pismo od beneficjenta z uzupełnieniami, Decyzja KE Decyzja KE, Pismo DSRR Decyzja KE, pismo DSRR Karta sprawdzająca (Załącznik 2.8_1), w przypadku braków ponownie czynność nr 3, w przypadku zatwierdzenia uzupełnieńpismo przekazujące do DSRR Pismo do Beneficjenta informujące o negatywnej decyzji KE Pismo do beneficjenta informujące o pozytywnej decyzji KE Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP-R, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora, Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora Zatwierdzenie pisma przez Kierownika WPP, Z-ce Dyrektora ds. RPO WM oraz Dyrektora 3 dni przez wnioskodawcę wniosku WPP-R informuje odpowiedni wydział WWR. W wyjątkowych sytuacjach na wniosek Beneficjenta po uzyskaniu zgody Zarządu Województwa możliwe jest dokonywanie płatności również w trakcie weryfikacji dokumentacji przez KE z zastrzeżeniem pkt. 5b 3 dni W przypadku otrzymania decyzji negatywnej MJWPU odstępuje od realizacji projektu poprzez rozwiązanie umowy zgodnie z właściwą procedurą i ewentualne odzyskanie wypłaconych środków 3 dni Strona 96

97 2.9 Zasady postępowania w sprawie aktów prawnych stanowionych przez Zarząd Województwa Procedura postępowania w sprawie przyjmowania Informacji dla Zarządu Województwa Mazowieckiego Lp Czynność Przygotowanie projektu informacji dla Zarządu WM Akceptacja projektu informacji dla Zarządu WM - jeżeli TAK: zatwierdzenie - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Akceptacja i przekazanie przez Dyrektora MJWPU projektu informacji dla Zarządu WM -jeżeli projekt dotyczy jednostki własnej Samorządu województwa projekt przekazywany jest do Departamentu Nadzoru Właścicielskiego i Inwestycji. Przejście do pkt 4 Wykonawca czynności Pracownicy KM wyznaczeni przez KKM Zastępca Dyrektora ds. RPO WM Dyrektor MJWPU Miejsce oraz jednostki powiązane KM, WRP KM, WPA, WRP KM, IZ źródłowy, w tym system informatyczny Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM wtórny Projekt informacji dla Zarządu WM Projekt informacji dla Zarządu WM Projekt informacji dla Zarządu WM Mechanizm kontrolny Zatwierdzenie przez Kierownika KM, Zatwierdzenie przez WRP Zatwierdzenie przez KWPA oraz Głównego Księgowego Zatwierdzenie przez WRP Zatwierdzenie przez IZ Czas 3 dni robocze 2 dni robocze Uwagi - jeżeli projekt nie dotyczy jednostki własnej Samorządu województwa jest przekazywany do IZ. Przejście do pkt 5 4 Akceptacja i przekazanie przez DNWI informacji dla Zarządu WM do IZ -jeżeli TAK: zatwierdzenie i przejście do pkt 5. DNWI DNWI, IZ Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM Informacja dla Zarządu WM Zatwierdzenie przez DNWI 3 dni robocze Strona 97

98 jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt 1 Akceptacja i przekazanie przez IZ informacji dla Zarządu WM - jeżeli nie wniesienie poprawek powrót do pkt.1 Przyjęcie informacji dla Zarządu WM, - jeżeli TAK: zatwierdzenie - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 IZ IZ Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM Zarząd WM KM Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM Informacja dla Zarządu WM Informacja dla Zarządu WM Dyrektor IZ Procedura postępowania w sprawie podejmowania Uchwał przez Zarząd Województwa Mazowieckiego Lp. 1. Czynność Przygotowanie projektu uchwały Zarządu WM Wykonawca czynności Pracownicy KM wyznaczeni przez KKM Miejsce oraz jednostki powiązane KM, WRP źródłowy, w tym system informatyczny Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM wtórny Projekt uchwały Zarządu WM Mechanizm kontrolny Zatwierdzenie przez Kierownika KM, Zatwierdzenie przez WRP Czas Uwagi Akceptacja projektu uchwały Zarządu WM - jeżeli TAK: zatwierdzenie - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Akceptacja i przekazanie przez Dyrektora MJWPU projektu uchwały Zarządu WM -jeżeli projekt dotyczy jednostki własnej Samorządu województwa projekt przekazywany jest do Zastępca Dyrektora ds. RPO WM Dyrektor MJWPU KM, WPA, WRP KM, IZ Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM Projekt uchwały Zarządu WM Projekt uchwały Zarządu WM Zatwierdzenie przez KWPA oraz Głównego Księgowego Zatwierdzenie przez WRP Zatwierdzenie przez IZ 3 dni robocze 2 dni robocze Strona 98

99 Departamentu Nadzoru Właścicielskiego i Inwestycji. Przejście do pkt 4 - jeżeli projekt nie dotyczy jednostki własnej Samorządu województwa jest przekazywany do IZ. Przejście do pkt Akceptacja i przekazanie przez DNWI projektu uchwały dla Zarządu WM do IZ -jeżeli TAK: zatwierdznie i przejście do pkt 5. -jeżeli NIE: zgłosznie uwag i przejście do pkt 1 Akceptacja i przekazanie przez IZ projektu uchwały Zarządu WM - jeżeli nie wniesienie poprawek powrót do pkt.1 Podjęcie Uchwały Zarządu WM, - jeżeli TAK: zatwierdzenie - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 DNWI DNWI, IZ Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM IZ IZ Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM Zarząd WM KM Przepisy dotyczące zasad przygotowania materiałów na Zarząd WM Projekt uchwały Zarządu WM Projekt uchwały Zarządu WM Uchwała Zarządu WM Zatwierdzenie przez DNWI Dyrektor IZ Strona 99

100 3 PROCES ZAWIERANIA, ZMIENIANIA I ROZWIĄZYWANIA UMÓW Uczestnicy procesu: Strona 100

101 3.1 Zawieranie umowy z Beneficjentem Projekty własne Samorządu Województwa, są przygotowywane do realizacji na podstawie decyzji Zarządu Województwa w formie uchwały. Dla projektów znajdujących się w Indykatywnym Wykazie Indywidualnych Projektów Kluczowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , na podstawie wzoru pre umowy, zatwierdzonego przez Dyrektora DSRR oraz na podstawie IWIPK, właściwe merytoryczne Wydziały Wdrażania MJWPU przygotowują pre-umowę, która po pozytywnym zaopiniowaniu przez Radcę Prawnego oraz po zaakceptowaniu przez Zastępcę Dyrektora, i podpisaniu przez Dyrektora MJWPU (umowy dotyczące przygotowania Indywidualnych Projektów Kluczowych mogą być podpisywane również przez Marszałka WM oraz pozostałych członków Zarządu) przekazywana jest do podpisu przez Beneficjenta. Przed przeniesieniem projektu z listy rezerwowej na listę podstawową IWIPK RPO WM , w przypadku gdy Beneficjent zadeklaruje, że projekt jest przygotowany do realizacji i Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami złoży w ciągu 1 miesiąca od umieszczenia na liście podstawowej IWIPK RPO WM nie ma konieczności podpisywania preumowy. W takiej sytuacji przed zatwierdzeniem listy podstawowej IWIPK RPO WM opiekun projektu zwraca się do IZ z prośbą o akceptację listy załączników do wniosku o dofinansowanie (składanych na etapie oceny oraz przed podpisaniem umowy o dofinansowanie). Beneficjent składa Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami w terminie 1 miesiąca od przeniesienia projektu z listy rezerwowej na listę podstawową IWIPK RPO WM Procedura zawierania umowy dotyczącej przygotowania projektu kluczowego (zwanej dalej pre-umową ) Podpisanie pre-umowy/uchwały nie jest wymagane, jeżeli beneficjent deklaruje, iż wniosek o dofinansowanie zostanie złożony w ciągu 1 miesiąca od podjęcia uchwały dotyczącej umieszczenia projektu na liście IWIPK. W powyższej sytuacji, wykaz dokumentacji projektu przygotowywany jest na tych samych zasadach, jak przy zawarciu pre-umowcy/uchwały, czyli powinien on każdorazowo zawierać wszystkie załączniki od wniosku o dofinansowanie tożsame z wymaganiami w ramach konkursów dla poszczególnych działań. W przypadku jakichkolwiek odstępstw od tej zasady, MJWPU informuje Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego, podając ich przyczyny oraz uzyskuje jego zgodę. Lp. 1. Czynność Przekazanie przez IZ zaakceptowanych fiszek dla projektów kluczowych przyjętych przez Zarząd w formie uchwały w sprawie zatwierdzenia listy projektów kluczowych do umieszczenia w Indykatywnym Wykazie Indywidualnych Projektów Kluczowych Regionalnego Programu Operacyjnego Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny IZ WWR Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa oraz fiszki zaakceptowane przez IZ wtórny Zapis w dzienniku korespondencyjny m Mechanizm kontrolny 2 dni Czas Uwagi Strona 101

102 Przydzielenie projektów pracownikom WWR KWWR WWR Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa oraz fiszki zaakceptowane przez IZ Sporządzenie pisma do Beneficjenta o konieczności Stanowisko WWR, Pismo dostarczenia dokumentów niezbędnych do ds. obsługi Beneficjent podpisania pre-umowy projektów Przygotowanie pre-umowy oraz weryfikacja załączników przekazanych przez Beneficjenta oraz przekazanie jej do akceptacji Beneficjenta Weryfikacja uzgodnionej z Beneficjentem pre-umowy Stanowisko ds. obsługi projektów Stanowisko ds. obsługi projektów, WRP, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM WWR, KWWR Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa oraz fiszki zaakceptowane przez IZ Projekt preumowy WWR, WRP Projekt pre-umowy Projekt preumowy Zapis w dzienniku korespondencyjny m, parafa na piśmie pracownika WWR, KWWR, podpis Z-cy Dyrektora ds. RPO WM Akceptacja KWWR Akceptacja WRP i Z-cy Dyrektora ds. RPO WM 6. Podpisanie pre-umowy Dyrektor WWR Projekt pre-umowy Pre-umowa 5 dni 2 dni 1 dzień 10 dni (od momentu otrzymania załączników).w przypadku konieczności konsultacji listy załączników z IZ termin może zostać odpowiednio wydłużony. 10 dni W przypadku, gdy załączniki do pre-umowy określone w zał. Nr 3 do wzoru pre-umowy nie są tożsame z załącznikami z konkursu, przekazanie pisma do IZ wnioskującego zatwierdzenie wyspecyfikowan ej dla danego projektu listy załączników Strona 102

103 7. Przekazanie oryginału podpisanej pre-umowy do Beneficjenta i kopii do IZ MJWPU, Beneficjent Stanowisko ds. obsługi projektów KWWR, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor Pre-umowa Pismo przekazujące preumowę Parafy KWWR, Z- cy Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektora MJWPU 5 dni Procedura przygotowania do realizacji projektów własnych Samorządu Województwa na podstawie decyzji Zarządu Województwa (zwanej dalej pre-uchwałą ) Lp Czynność Przekazanie przez IZ zaakceptowanych fiszek dla projektów kluczowych przyjętych przez Zarząd w formie uchwały w sprawie zatwierdzenia listy projektów kluczowych do umieszczenia w Indykatywnym Wykazie Indywidualnych Projektów Kluczowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przydzielenie projektów pracownikom WWR Sporządzenie pisma do Beneficjenta o konieczności dostarczenia dokumentów niezbędnych do przygotowania preuchwały Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny IZ WWR Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa oraz fiszki zaakceptowane przez IZ KWWR WWR Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa oraz fiszki zaakceptowane przez IZ obsługi projektów wtórny Zapis w dzienniku korespondenc yjnym Mechanizm kontrolny WWR, Beneficjent Pismo Zapis w dzienniku korespondencyj nym, parafa na piśmie pracownika WWR, KWWR, podpis Z-cy Czas 2 dni 2 dni 2 dni Uwagi Strona 103

104 Przygotowanie pre-uchwały oraz weryfikacja załączników przekazanych przez Beneficjenta Weryfikacja projektu pre-uchwały Weryfikacja przekazanej preuchwały oraz załączników jeżeli brak uwag: procedura jest kontynuowana; jeżeli są uwagi: zgłoszenie uwag i powrót do punktu 1 Przekazanie do IZ zaakceptowanego projektu preuchwały obsługi projektów obsługi projektów, WRP, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM WWR, KWWR Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa oraz fiszki zaakceptowane przez IZ Projekt preuchwały WWR, WRP Projekt pre-uchwały Projekt preuchwały WWR Beneficjent Zaakceptowana pre-uchwała wraz z załącznikami Dyrektora ds. RPO WM Akceptacja KWWR Akceptacja WRP i Z-cy Dyrektora ds. RPO WM Akceptacja KWWR WWR IZ Pre-uchwała Akceptacja przez Dyrektora MJWPU (lub osoby upoważnionej) 10 dni (od momentu otrzymania załączników). W przypadku konieczności konsultacji listy załączników z IZ termin może zostać odpowiednio wydłużony. 10 dni 10 dni od momentu otrzymania preuchwały wraz z załącznikami od Beneficjenta Niezwłocznie, nie dłużej niż 3 dni W przypadku, gdy załączniki do preuchwały określone w zał. Nr 3 do wzoru preumowy nie są tożsame z załącznikami z konkursu, przekazanie pisma do IZ wnioskującego zatwierdzenie wyspecyfikowanej dla danego projektu listy załączników Jeżeli WWR wnosi uwagi do przygotowanej preuchwały lub załączników dokumenty zostają odesłane do Beneficjenta z prośba o poprawę. Jeżeli WWR nie wnosi żadnych wag procedura jest kontynuowana. Strona 104

105 8 Podjęcie uchwały przez Zarząd WM Zarząd Województwa IZ Projekt pre - uchwały Zarządu WM w sprawie projektu własnego Uchwała Zarządu WM w sprawie przygotowania projektu własnego 3.2 Zawieranie umowy o dofinansowanie projektów Procedura wystąpienia do Ministerstwa Finansów z wnioskiem o weryfikację wnioskodawcy w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi 1. Przed podpisaniem umowy z Wnioskodawcą przygotowuje wniosek do MF z prośbą o weryfikację Wnioskodawcy w RPW Przygotowuje wniosek zgodnie z 8 Rozporządzenia MF w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich Wniosek powinien zawierać informacje o podmiocie, którego dotyczy, określone w 6 ust. 1 pkt 1 albo 2 oraz wskazywać zakres pozostałych informacji, które mają WWR WWR Wniosek o dofinansowanie Projekt Akceptacja przez kierownika wydziału Niezwłocznie nie dłużej niż 3 dni po ukazaniu się listy rankingowej Strona 105

106 zostać udostępnione. We wniosku należy podać: imię i nazwisko Wnioskodawcy, adres, NIP a w przypadku osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych: nazwę, adres siedziby, NIP Przekazanie wniosku o weryfikację do akceptacji Przekazanie do MF wniosku o weryfikację podmiotu ubiegającego się o środki europejskie Otrzymanie informacji z MF czy wnioskodawca umowy o dofinansowanie widnieje w rejestrze podmiotów wykluczonych: - jeżeli TAK: odmowa podpisania umowy, Procedura zostaje zamknięta. WWR WWR Wniosek zaakceptowany przez kierownika WWR WWR Wniosek o weryfikacje wnioskodawcy KM MF, WWR, WKP-R rejestr podmiotów wykluczonych prowadzony przez MF Wniosek zaakceptow any przez Dyrektora MJWPU Pismo przewodnie Akceptacja Dyrektora MJWPU (lub osobę upoważnioną) Akceptacja Dyrektora MJWPU (lub osoby upoważnionej) Niezwłocznie ale nie dłużej niż 2 dni Niezwłocznie ale nie dłużej niż 2 dni Informacja do WKP-R o wnioskach dotyczących weryfikacji wnioskodawcy -jeżeli NIE: procedura podpisania umowy jest kontynuowana. 5. Wezwanie przez MF do uzupełnienia danych o udostępnienie informacji o WWR wzywający do uzupełnienia danych Wniosek o weryfikację Akceptacja przez Dyrektora Niezwłocznie nie dłużej niż 3 dni Czynności dalsze jak w procedurze zgłaszania Strona 106

107 podmiotach wykluczonych MJWPU (lub osoby upoważnionej) podmiotu do RPW punkty od 3 do Procedura wystąpienia do Departamentu Opłat Środowiskowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie z wnioskiem o weryfikację, czy wnioskodawcy wywiązują się z zasady zanieczyszczający płaci stwierdzenie czy wnioskodawcy podlegają i wywiązują się z opat za korzystanie ze środowiska w świetle przepisów ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150 z późn. zm.), opłacie produktowej w świetle przepisów ustawy z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 90, poz. 607, z późn. zm.) oraz opłatom wynikającym z ustawy o bateriach i akumulatorach (Dz. U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666, z późn. zm.) 13. Lp Czynność Przygotowanie zestawienia wnioskodawców, których wnioski znalazły się na liście projektów wybranych do dofinansowania Przekazanie do OŚ UMWM zestawienia wnioskodawców, których wnioski znalazły się na liście projektów wybranych do dofinansowania z prośbą o weryfikacje, czy wnioskodawcy wywiązują się z zasady zanieczyszczający płaci. Wykonawca czynności WWR WWR, KWWR Miejsce oraz jednostki powiązane WWR WWR; UMWM źródłowy, w tym system informatyczny Lista projektów wybranych do dofinansowania Zestawienie wnioskodawców, których wnioski znalazły się na liście projektów wybranych do dofinansowania wtórny Zestawienie wnioskodawców, których wnioski znalazły się na liście projektów wybranych do dofinansowania Mechanizm kontrolny Potwierdzenie wysłania a Czas Niezwłocznie nie dłużej niż 14 dni po ukazaniu się listy projektów wybranych do dofinansowania. 1 dzień Uwagi Zestawienie przekazywane jest do OŚ UMWM w formie elektronicznej. 13 Procedura dotyczy konkursów oraz projektów składanych w trybie indywidualnym, w których wnioskodawcy nie byli zobligowani do uzyskania Zaświadczenie wydanego przez Departament Opłat Środowiskowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie o sposobie wywiązywania się z obowiązku uiszczania opłat za korzystanie ze środowiska. Strona 107

108 3. Otrzymanie informacji od OŚ. UMWM dotyczącej wywiązywania się wnioskodawców z zasady zanieczyszczający płaci : -jeżeli TAK: przejście do procedury podpisania umowy. - jeżeli NIE: odmowa podpisania umowy, i poinformowanie wnioskodawcy, że umowa nie może być podpisana do czasu wywiązania się z zasady zanieczyszczający płaci. WWR UMWM; WWR Informacja przekazana przez OŚ UMWM Pismo informujące wnioskodawcę o braku możliwości podpisania umowy do czasu wywiązania się z zasady zanieczyszczający płaci. 14 dni Procedura zawierania umowy o dofinansowanie projektów w trybie konkursu oraz w trybie indywidualnym (z wyłączeniem projektów własnych Samorządu Województwa) Lp Czynność Otrzymanie projektów wraz z pełną dokumentacją od WOM-R, przyjętych do dofinansowania przez Zarząd WM i przydzielenie kolejnych wniosków o dofinansowanie projektu pracownikom WWR Otrzymanie od wnioskodawcy załączników do umowy o dofinansowanie (zgodnie z pismem przekazanym wnioskodawcy przez WOM-R. Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KWWR WWR, WOM-R Lista projektów przyjętych do dofinansowania obsługi projektów WWR, WOM-R załączniki do umowy o dofinansowanie wtórny Mechanizm kontrolny Weryfikacja zgodnie z zasadą dwóch par oczu 2 dni Czas Uwagi 3. Przekazanie wniosku o kontrolę do WKP-R w celu dokonania kontroli zamówień publicznych obsługi WWR, WKP-R harmonogram zamówień Wniosek o kontrolę (załacznik 9.3.1_1) Akceptacja KWWR 2 dni od dnia otrzymania Proces podpisywania Strona 108

109 przeprowadzonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie Nie dotyczy projektów niepodlegających procedurze PZP. projektów publicznych harmonogramu zamówień publicznych od beneficjenta umowy jest wstrzymany do momentu otrzymania z WKP-R rekomendacji. W przypadku kontroli ex post przed podpisaniem umowy i stwierdzenia naruszenia zapisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych w postępowaniach rozpoczętych i zakończonych do dnia kontroli, WKP-R sporządza rekomendację ze wskazaniem właściwych korekt finansowych zgodnie z obowiązującym taryfikatorem (jeśli dotyczy) i wskazaniem, o jaką kwotę należy pomniejszyć zatwierdzone przez Zarząd WM dofinansowanie. Rekomendacje pozytywne przekazywane są do właściwego wydziału wdrażania po podpisaniu informacji pokontrolnej przez zespół kontrolujący, bez konieczności oczekiwania na zwrot informacji pokontrolnej przez wnioskodawcę oraz do wiadomości wnioskodawcy. Rekomendacje warunkowe lub negatywne przekazywane są do właściwego wydziału wdrażania oraz wraz z oceną właściwego wydziału wdrażania, o której mowa niżej do wiadomości wnioskodawcy oraz Dyrektora IP II. Właściwy wydział wdrażania w przypadku otrzymania rekomendacji warunkowej albo negatywnej dokonuje oceny, czy wynik kontroli ma istotny wpływ na możliwość dalszej realizacji projektu (w szczególności w przypadku, gdy w ramach projektu przeprowadzone zostało lub zaplanowane jest przeprowadzenie więcej niż jednego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub gdy wartość postępowania jest nieznaczna w stosunku do całkowitej wartości projektu). Ocena czy projekt kwalifikuje się do dofinansowania wpisywana jest w odpowiedniej rubryce formularza rekomendacji i powinna opierać się na całości okoliczności dotyczących konkretnego projektu. Opiekun projektu przekazuje wypełnioną w zakresie punktów rekomendację do Dyrektora MJWPU, który na podstawie przekazanej rekomendacji wydaje decyzję o podpisaniu umowy na pomniejszoną kwotę dofinansowania lub o odstąpieniu od podpisania umowy o dofinansowanie. Po wydaniu decyzji przez Dyrektora o możliwości podpisania umowy, właściwy wydział Wdrażania przygotowuje projekt umowy/ uchwały z urealnioną kwotą dofinansowania (pomniejszoną ew. oszczędności poprzetargowe i o nałożone korekty) lub projekt aneksu do umowy o dofinansowanie stosownie pomniejszający (urealniający) kwotę dofinansowania, który za zgodą wnioskodawcy, zawierany jest jednocześnie z umową o dofinansowanie. W przypadku podjęcia przez Dyrektora MJWPU decyzji o braku możliwości podpisania umowy, przygotowywana jest informacja dla Zarządu WM. W przypadku odmowy przez wnioskodawcę zawarcia umowy urealnionej o korekty będące wynikiem kontroli lub umowy jednocześnie z aneksem urealniającym kwotę dofinansowania w związku z nałożoną w wyniku kontroli korektą, właściwy wydział wdrażania sporządza stosowną informację o braku możliwości zawarcia umowy o dofinansowanie opiewającej na kwoty nie uwzględniające wyniku kontroli zamówień publicznych i przekazuje ją do wnioskodawcy oraz do wiadomości Dyrektora IP II. Strona 109

110 Weryfikacja szczegółowa wniosku oraz załączników W przypadku pozytywnej weryfikacji przejście do punktu 7 W przypadku wykrycia błędów formalnych nie zauważonych na etapie oceny formalnej wniosku (z wyjątkiem oczywistych omyłek pisarskich oraz niezgodności z dokumentami rejestrowymi, takimi jak numer KRS, NIP, REGON) przekazanie wniosku do WOKWF-R w celu poprawy przez Beneficjenta. Dalsza procedura zgodna z procedurą numer 2.4 W przypadku nieścisłości pomiędzy danymi we wniosku a dokonaną oceną przekazanie wniosku do WOM-R Otrzymanie poprawionej dokumentacji z WOKWF-R/WOM-R obsługi projektów obsługi projektów obsługi projektów WWR, WPP-R, WKP Konsultacje w zależności od specyfiki problemu WWR, WOKWF-R WOM-R WWR, WOKWF- R, WOM-R Wniosek Weryfikacja zgodnie z zasadą dwóch par oczu 14 dni Do czasu dokonania kontroli ZP nie można podpisać umowy Wniosek Pismo 2 dni W przypadku oczywistych omyłek pisarskich oraz niezgodności z dokumentami rejestrowymi podpisanie umowy na podstawie zapisów w dokumentach rejestrowych. Wniosek Pismo Poprawiony wniosek 7 dni roboczych po weryfikacji wniosku Wnioskodawca zobligowany jest do dostarczenia wymaganych dokumentów do podpisania Umowy o dofinansowanie projektu w terminie 21 dni od otrzymania pisma z informacją o wyborze projektu do dofinansowania. MJWPU zobowiązana jest zweryfikować dostarczone dokumenty w terminie 14 dni. W przypadku niepoprawnych lub niekompletnych dokumentów kierowane jest do wnioskodawcy pismo z prośbą o uzupełnienie/poprawienie dokumentacji. Wnioskodawca powinien podjąć niezbędne czynności w terminie 7 dni od otrzymania informacji z MJWPU. W przypadku konieczności przeprowadzenia kontroli przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, proces kontroli zawiesza bieg terminu weryfikacji dokumentów z uwzględnieniem terminów koniecznych do przeprowadzenia kontroli. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor MJWPU ma prawo do jednorazowego wydłużenia terminu wnioskodawcy na złożenie lub poprawienie dokumentów maksymalnie o 2 miesiące. Po upłynięciu terminu wskazanego przez Dyrektora, MJWPU przedstawia ZWM informację o zaistnieniu okoliczności uniemożliwiających podpisanie umowy o dofinansowanie. Zarząd podejmuje decyzję o skreśleniu Beneficjenta z listy projektów wybranych do dofinansowania, przeniesieniu projektu na listę rezerwową lub w wyjątkowych sytuacjach, wynikających z udokumentowanych przyczyn niezależnych od Beneficjenta może jednorazowo przedłużyć termin złożenia wymaganych załączników do umowy maksymalnie o 6 miesięcy (od dnia podjęcia decyzji przez Zarząd o przedłużeniu terminu). Strona 110

111 W przypadku rezygnacji wnioskodawcy z dofinansowania lub nie przystąpienia do podpisania umowy w ww. terminach projekt pozostaje na liście projektów wybranych do dofinansowania natomiast nie są dla niego rezerwowane środki. 7. Weryfikacja poprawności załączników przesłanych przez Beneficjenta oraz weryfikacja Harmonogramu wydatków pod kątem dostępności środków w ramach przyznanego limitu na dane Działanie. (W przypadku projektów infrastrukturalnych przekazanie dokumentacji wraz z przedłożonym pozwoleniem na budowę/zgłoszeniem do WOKWF-R zgodnie z procedurą W przypadku projektów objętych pomocą publiczną (lub mogących podlegać pomocy publicznej) przekazanie do ponownej oceny do WPP-R zgodnie z procedurą nr 2.7 Stanowisko ds. obsługi projektów WWR, WOKWF-R, WPP-R Wniosek o dofinansowanie wraz z wszystkimi wymaganymi na tym etapie załącznikami Pismo przekazujące dokumenty do WOKWF-R Weryfikacja zgodnie z zasadą dwóch par oczu 14 dni Przekazanie 1 kompletu dokumentacji do WOKWF-R, który ma 5 dni roboczych na dokonanie oceny zgodności pozwolenia na budowę/ zgłoszenia i załączników z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska. W przypadku projektów realizowanych w formule zaprojektuj i wybuduj, kiedy Beneficjent zobowiązuje się do przedłożenia pozwolenia na budowę/kopii zgłoszenia budowy lub zgłoszenia wykonania robót budowlanych, Strona 111

112 8. Sporządzenie projektu umowy (zgodnego z aktualnie obowiązującym, zatwierdzonym przez Zarząd WM wzorem Umowy), przekazanie do weryfikacji WRP, weryfikacji WPA i kontrasygnaty Głównego Księgowego i podpisu Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Stanowisko ds. obsługi projektów WWR, WRP, WPA, GK, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM Projekt Umowy Parafowanie przez pracowników ( pierwsza i druga para oczu ) oraz KWWR, ZRP, WPA, kontrasygnata GK, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM i Dyrektora nie później niż do dnia określonego w Umowie o dofinansowanie ocenie podlegają tylko te dokumenty, które są załącznikiem do umowy. Po dostarczeniu prawomocnego pozwolenia na budowę na część inwestycji realizowaną w formule zaprojektuj i wybuduj dokumentacja jest przekazywana ponownie do WOKWF-R w celu wydania opinii. 15 dni 3 egzemplarze umowy W przypadku podpisania umowy przez Dyrektor MJWPU, nie parafuje on 1 egz. umowy. Strona 112

113 Podpisanie umowy przez obie strony. W przypadku wystąpienia pomocy de minimis przekazanie zaświadczenia wystawionego przez WPP-R Wprowadzenie umów do systemu informatycznego KSI ( SIMIK 07-13) Przekazanie po jednym egzemplarzu podpisanej umowy Beneficjentowi i IZ Wniesienie zabezpieczenia umowy przez Beneficjenta (jeśli dotyczy) WWR, WPP- R, Beneficjent, Dyrektor MJWPU Stanowisko ds. obsługi projektów Stanowisko ds. obsługi projektów Stanowisko ds. obsługi projektów GK, WPP-R Umowa zaświadczenie Podpisana Umowa WWR Dane z umowy o dofinansowanie projektu Uaktualniona baza KSI (SIMIK 07-13) MJWPU Podpis osób upoważnionych do podpisania Umowy 2 dni od dnia otrzymania podpisanych, uzupełnionych o odpowiednie pieczęcie egzemplarzy umowy. WWR Umowa 3 dni od dnia otrzymania podpisanych, uzupełnionych o odpowiednie pieczęcie egzemplarzy umowy. WMS-R, WRP zabezpieczający prawidłową realizację umowy Rejestr zabezpieczeń 30 dni (W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym ze względu na wybraną formę zabezpieczenia wymagającą podjęcia czynności sądowych przewidzianych prawem polskim, MJWPU może wydłużyć termin wniesienia zabezpieczenia) 3 egzemplarze umowy Umowy wprowadzane są również do LSI Wg umowy 30 dni od daty podpisania Umowy Strona 113

114 W przypadku niewniesienia zabezpieczenia przez Beneficjenta w określonym w umowie terminie należy skierować do Beneficjenta pismo informujące o konsekwencjach Procedura zatwierdzenia do realizacji projektów własnych Samorządu Województwa uchwałą Zarządu Województwa L.p Czynność Otrzymanie listy projektów własnych wybranych decyzją Zarządu Województwa i przydzielenie pracownikom WWR, zatrudnionym na stanowisku ds. obsługi projektów. Dalesze postępowanie zgodne z procedurą punkty od 2 do 6 Sporządzenie pisma do Beneficjenta z informacją o konieczności dostarczenia dokumentów niezbędnych do wniesienia uchwały ZW oraz dokonania niezbędnych uzupełnień Weryfikacja poprawności załączników przesłanych przez Beneficjenta oraz weryfikacja Harmonogramu wydatków pod kątem dostępności środków w ramach limitu przyznanego na dane działanie. (W przypadku projektów infrastrukturalnych przekazanie do ponownej oceny do WOKWF-R) Wykonawca czynności KWWR obsługi projektów obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR oraz WOM- R źródłowy, w tym system informatyczny Lista projektów przyjętych decyzją Zarządu Województwa wtórny Zapis w dzienniku korespondencyjnym Mechanizm kontrolny WWR, Beneficjent Pismo Zapis w dzienniku korespondencyjny m, parafa na piśmie pracownika WWR, KWWR, podpis Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM WWR, WOKWF-R Wniosek o dofinansowanie wraz z wszystkimi wymaganymi na tym etapie załącznikami Lista sprawdzająca (Pismo przekazujące dokumenty do WOKWF-R) Weryfikacja zgodnie z zasadą dwóch par oczu 1 dzień Czas Uwagi 1 dzień Beneficjent powinien dostarczyć po 2 egzemplarze wymaganych załączników wraz z ich wersją elektroniczną. 15 dni (w przypadku WOKWF-R dodatkowe 5 dni) Przekazanie 1 kompletu dokumentacji do WOKWF-R, który ma 5 dni roboczych na dokonanie oceny zgodności Strona 114

115 4. 5. W przypadku projektów objętych pomocą publiczną przekazanie do ponownej oceny do WPP -R Sporządzenie projektu uchwały wraz z załącznikiem Zasady realizacji projektu własnego przekazanie do weryfikacji WRP, weryfikacji WPA i kontrasygnaty Głównego Księgowego i podpisu Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Akceptacja przez Dyrektora MJWPU projektu uchwały Zarządu WM w sprawie realizacji projektu własnego i przekazanie jej do IZ obsługi projektów WRP, WPA, GK, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Parafowanie przez pracownika oraz KWWR, WRP, WPA, kontrasygnata GK i Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Dyrektor MJWPU WWR, IZ Projekt uchwały Zarządu WM Projekt uchwały Zarządu WM Projekt uchwały Zarządu WM Rejestr umów i zmian pozwolenia na budowę/ zgłoszenia i załączników z przepisami ochrony środowiska 15 dni 2 egzemplarze uchwały wraz z załącznikami 2 dni 6. Przekazanie przez IZ projektu uchwały Zarządu WM w sprawie realizacji projektu własnego do Zarządu WM obsługi projektów IZ Projekt uchwały Zarządu WM Projekt uchwały Zarządu WM Dyrektor MJWPU Podjęcie uchwały przez Zarząd WM Wprowadzenie Decyzji o realizacji projektu własnego do systemu informatycznego KSI (SIMIK 07-13) Zarząd Województwa obsługi projektów IZ Projekt uchwały Zarządu WM w sprawie realizacji projektu własnego WWR Dane z Uchwały - załącznika Zasady realizacji projektu własnego Uchwała Zarządu WM w sprawie realizacji projektu własnego Uaktualniona baza KSI (SIMIK 07-13) 2 dni od uzyskania informacji o podjęciu Uchwały wraz z jej numerem Informację o podjęciu Uchwały wraz z jej numerem WWR uzyskuje od UM WM 3.3 Wprowadzenie zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu. Strona 115

116 Na podstawie złożonego przez Beneficjenta pisma o zmianę zapisów w umowie lub jej załącznikach, MJWPU dokonuje analizy zasadności dokonania zmian i w razie konieczności przygotowuje pismo do Beneficjenta informującego o braku zgody na dokonanie proponowanych przez Beneficjenta zmian lub o konieczności złożenia dodatkowych wyjaśnień. W przypadku zgody na dokonanie zmian w umowie, przygotowuje projekt zmian do umowy, którego procedura zatwierdzania jest taka sama, jak procedura zawierania umowy / decyzji o dofinansowanie projektu Procedura wprowadzenia zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu Lp Czynność Zgłoszenie (przez KM lub przez beneficjenta) zmian do umowy/ decyzji Analiza proponowanych zmian. Jeżeli zaproponowane zmiany zostaną zaakceptowane, przekazanie pisma beneficjentowi z informacją a akceptacji zmian. Dalsza procedura zgodna z procedurą lub z wyjątkiem wniesienia zabezpieczenia W przypadku zgłoszenia istotnych zmian do projektu, postępowanie zgodne z Instrukcją Wykonawca czynności obsługi projektów obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR WWR oraz konsultacje wewnątrz i na zewnątrz MJWPU w zależności od specyfiki problemu, źródłowy, w tym system informatyczny Pismo od Beneficjenta Korespondencja pomiędzy beneficjentem a MJWPU, dokumentacja projektu, wtórny Aneks do umowy o dofinansowanie Mechanizm kontrolny Parafowanie przez pracownik, sprawdzenie przez KWWR, zatwierdzenie przez Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM Czas 14 dni (z wyłączeniem spraw wymagających wyjaśnień międzywydziałowyc h lub między instytucjami) Uwagi Procedura wprowadzenia zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu dotyczących możliwości sfinansowania zamówienia dodatkowego sytuacji kiedy w projekcie dokonano już zmniejszenia dofinansowania na skutek wystąpienia oszczędności związanych z zamówieniami publicznymi Lp. Czynność Wykonawc a czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 116

117 1. Zgłoszenie przez beneficjenta konieczności wprowadzenia zmian do umowy/ decyzji dotyczących zamówień dodatkowych rozumianych jako zamówienie, o którym mowa w art. 67 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. obsługi projektów WWR informatyczny Pismo od Beneficjenta Dekretacja przez KWWR na właściwego opiekuna projektu 2. Analiza proponowanych zmian pod kątem tego czy: 1. Usługi lub roboty objęte zamówieniem dodatkowym : - nie mogły być przewidziane w momencie składania wniosku o dofinansowanie - są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, - Zamówienia dokonano zgodnie z ustawą PZP, - mogą zostać uznane za wydatki kwalifikowane. 2. W Działaniu, w ramach którego realizowany jest projekt, są dostane środki umożliwiające podwyższenie dofinansowania na zasadach określonych w 18 umowy o dofinansowanie. obsługi projektów WWR oraz konsultacje wewnątrz i na zewnątrz MJWPU w zależności od specyfiki problemu, Korespondencja pomiędzy beneficjentem a MJWPU, dokumentacja projektu, dokumentacja związana z zamówieniem dodatkowym, Bilans aktualny na miesiąc, w którym analizowane są proponowane zmiany, Informacja dla Zarządu Województwa Mazowieckiego dot. zwiększenia kwoty dofinansowania Przygotowanie Informacji dla ZWM zgodnie z procedurą nr dni roboczych (z wyłączeniem spraw wymagających wyjaśnień międzywydziałowyc h lub między instytucjami) 4 W przypadku zaakceptowania proponowanych zmian dotyczących zamówień dodatkowych, wystąpienie do IZ RPO WM o zgodę na zwiększenie Dofinansowania w Projekcie. Jeżeli zaproponowane zmiany zostaną zaakceptowane, przekazanie pisma beneficjentowi z informacją o akceptacji zmian. Dalsza procedura zgodna z procedurą lub obsługi projektów WWR Korespondencja pomiędzy beneficjentem a MJWPU, zaktualizowany wniosek o dofinansowanie Aneks do umowy o dofinansowanie Zgodnie z procedurą Zgodnie z procedurą Strona 117

118 3.3.3 Procedura wprowadzenia zmian do umowy / decyzji o dofinansowanie projektu dotyczących możliwości sfinansowania zamówienia dodatkowego w ramach tej samej kategorii wydatków lub w ramach przesunięć pomiędzy kategoriami Lp. 1. Czynność Zgłoszenie przez beneficjenta konieczności wprowadzenia zmian do umowy/ decyzji dotyczących zamówień dodatkowych rozumianych jako zamówienie, o którym mowa w art. 67 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Wykonawc a czynności obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR źródłowy, w tym system informatyczny Pismo od Beneficjenta wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi 2. Analiza proponowanych zmian pod kątem tego czy: 1. Usługi lub roboty objęte zamówieniem dodatkowym : - nie mogły być przewidziane w momencie składania wniosku o dofinansowanie - są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, - Zamówienia dokonano zgodnie z ustawą PZP, - mogą zostać uznane za wydatki kwalifikowane. Jeżeli zaproponowane zmiany zostaną zaakceptowane, przekazanie pisma beneficjentowi z informacją o akceptacji zmian. Dalsza procedura zgodna z procedurą lub obsługi projektów WWR oraz konsultacje wewnątrz i na zewnątrz MJWPU w zależności od specyfiki problemu, Korespondencja pomiędzy beneficjentem a MJWPU, dokumentacja projektu, dokumentacja związana z zamówieniem dodatkowym, Pismo do beneficjenta, aneks do umowy o dofinansowanie Parafowanie pisma przez pracownika WWR i II parę oczu, sprawdzenie przez KWWR, zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU lub osobę upoważnioną. Przygotowanie aneksu zgodnie z procedurą dni (z wyłączeniem spraw wymagających wyjaśnień międzywydziałowyc h lub między instytucjami) Strona 118

119 3.3.4 Procedura przekazania do powtórnej oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie z powodu wprowadzenia przez Beneficjenta istotnych zmian do projektu Lp Czynność Otrzymanie od Beneficjenta informacji dotyczącej wprowadzenia istotnych zmian do projektu. Przekazanie projektu do powtórnej oceny merytorycznej oraz przejście i rozpoczęcie procedury lub Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny Beneficjent WWR Pismo od Beneficjenta informujące o zmianach WWR WOM-R Pismo przekazujące wniosek do WOM-R wtórny Podpisane przez KWOM-R pismo o przekazaniu wniosków Mechanizm kontrolny Rejestracja pisma Pisemne potwierdzenie wpłynięcia listy wniosków do WOM-R Czas Niezwłocznie Uwagi Informacja od Beneficjenta może wpłynąć przed / po podpisaniu umowy Przekazanie do WOM-R może nastąpić zarówno przed i/lub po podpisaniu umowy 3.4 Rozwiązanie umowy Procedura rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym oraz projektu w trybie indywidualnym wypowiedzenie umowy przez MJWPU L.p. 1. Czynność Uzyskanie informacji o nieprawidłowościach i analiza przesłanek będących podstawą do rozwiązania umowy Wykonawca czynności obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR, WRP, WZP, WKP, źródłowy, w tym system informatyczny acja projektowa wtórny Mechanizm kontrolny Czas 7 dni(w uzasadnionych przypadkach termin może ulec Uwagi 2 egzemplarze oświadczenia wraz z pismem przewodnim. Strona 119

120 Sporządzenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy Przesłanie jednego egzemplarza oświadczenia do Beneficjenta Umieszczenie jednego egzemplarza oświadczenia w teczce projektu Wprowadzanie zmian w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13) Sporządzenie Informacji dla Zarządu WM obsługi projektów obsługi projektów obsługi projektów obsługi projektów Beneficjent WWR, WRP WWR, WPR, Beneficjent WWR WWR Korespondencja Dane z umowy o dofinansowanie projektu acja projektowa Oświadczenie o rozwiązaniu umowy Uaktualniona baza KSI (SIMIK 07-13) Parafowanie oświadczenia przez pracownika, KWWR, WRP, kontrasygnata GK i Z-cę Dyrektora ds. RPO WM oraz podpis Dyrektora MJWPU Zapis w dzienniku korespondencyjny m wydłużeniu) 3 dni 1 dzień Przesłanie kopii oświadczenia do IZ 5 dni od momentu wysłania pisma informującego o decyzji rozwiązania umowy W przypadku projektu własnego WM decyzję o cofnięciu dofinansowania podejmuje Zarząd WM na wniosek MJWPU Procedura rozwiązywania umowy o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym oraz projektu w trybie indywidualnym wypowiedzenie umowy przez Beneficjenta Lp. 1. Czynność Zgłoszenie przez Beneficjenta wniosku o rozwiązanie umowy. Analiza przesłanych dokumentów Wykonawca czynności obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR, WRP, Beneficjent źródłowy, w tym system informatyczny acja projektowa wtórny Oświadczenie o rozwiązaniu umowy Mechanizm kontrolny Parafowanie przez pracownika, KWWR, WRP, kontrasygnata GK i Z-cę Dyrektora ds. Czas Uwagi 7 dni 2 egzemplarze oświadczenia wraz z pismem przewodnim Strona 120

121 2 3 4 Umieszczenie jednego egzemplarza oświadczenia w teczce projektu Wprowadzanie zmian w systemie informatycznym KSI (SIMIK 07-13) Sporządzenie Informacji dla Zarządu WM obsługi projektów obsługi projektów obsługi projektów WWR, WPR, Beneficjent, WWR WWR Korespondencja Dane z umowy o dofinansowanie projektu Pismo od Beneficjenta Uaktualniona baza KSI (SIMIK 07-13) RPO WM oraz podpisu Dyrektora MJWPU Zapis w dzienniku korespondencyjnym 1 dzień Przesłanie kopii oświadczenia do IZ 5 dni od momentu wysłania pisma informującego o decyzji rozwiązania umowy Procedura rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym oraz projektu w trybie indywidualnym rozwiązanie umowy za porozumieniem stron Lp Czynność Analiza przesłanek będących podstawą do rozwiązania umowy za porozumieniem stron Przekazanie 2 egzemplarzy oświadczenia do Beneficjenta w celu jego podpisania a następnie odesłanie przez Beneficjenta podpisanego jednego egzemplarza do Wykonawca czynności obsługi projektów obsługi projektów Beneficjent Miejsce oraz jednostki powiązane WWR, WRP, Beneficjent WWR, Beneficjent źródłowy, w tym system informatyczny acja projektowa Oświadczenie o rozwiązaniu umowy wtórny Oświadczenie o rozwiązaniu umowy Mechanizm kontrolny Parafowanie przez pracownika, KWWR, ZRP, kontrasygnata GK i Z-cę Dyrektora ds. RPO WM oraz podpisu Dyrektora MJWPU Czas Uwagi 7 dni 2 egzemplarze oświadczenia wraz z pismem przewodnim 7 dni Strona 121

122 MJWPU 3 Sporządzenie Informacji dla Zarządu WM obsługi projektów WWR acja projektowa 3.5 Kontrola kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami Procedura kontroli kompletności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów i zgodności z przepisami Podstawa wszczęcia procedury przeprowadzania końcowej kontroli na dokumentach: Zgodnie z brzmieniem podrozdziału 6.6 Wytycznych w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej PO, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu 2 lutego 2011 r. (MRR/H/10(4)02/11), a także pkt zaktualizowanych Wytycznych Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad przeprowadzenia kontroli w ramach RPO WM , przyjętych uchwała Nr 1483/66/11Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 19 lipca 2011 r., na zakończenie realizacji projektów IP II zobligowana jest przeprowadzić kontrolę na dokumentach, która powinna być dokonana po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. Procedura ma na celu weryfikację oraz potwierdzenie kompletności i zgodności z przepisami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków, w tym potwierdzających prawidłowe przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Instrukcja wypełniania karty kompletności dokumentacji projektu i zgodności z przepisami Proces kontroli na dokumentach rozpoczyna się przed akceptacją wniosku o płatność końcową i ostatecznym rozliczeniem projektu, zgodnie z ww. wytycznymi MRR. Opiekun projektu ( obsługi projektów) po wypełnieniu, I część Karty (Dane ogólne) oraz części II w zakresie wskazanym dla WWR umieszcza ją w systemie LSI i informuje, w formie elektronicznej, pozostałe wydziały, ujęte w tabeli (WPR i WKP-R) o konieczności wypełnienia karty kompletności. Pracownicy poszczególnych wydziałów (WWR, WPR, WKP-R) mają obowiązek uzupełnić kartę kompletności zgodnie z dokumentacją projektu w ciągu 2 dni roboczych.pracownik WWR wprowadza dane o kontroli do systemu KSI (SIMIK 07-13) i potwierdza tę czynność w systemie SEZAM. Strona 122

123 3.5.2 Procedura kontroli kompletności i zgodności dokumentacji na zakończenie realizacji projektu Lp Czynność Wypełnienie części I i II w zakresie wskazanym dla WWR, zamieszczenie Karty w systemie LSI i poinformowanie pozostałych wydziałów ujętych w tabeli o konieczności wypełnienia Karty. Wprowadzenie danych do wzoru Karty kompletności projektu przez odpowiednie komórki merytoryczne. Wykonawca czynności obsługi projektów WPR, WKP-R, WWR Miejsce oraz jednostki powiązane MJWPU, WWR, WPR, WKP-R. MJWPU, WPR, WKP-R, WWR źródłowy, w tym system informatyczny Wzór karty kompletności i projektu (Załącznik 3.5.2_1). Wzór karty kompletności i projektu (Załącznik 3.5.2_1) wtórny karta kompletności projektu Mechanizm kontrolny Upewnienie się, że wszystkie komórki zaangażowane w proces otrzymywały informację o konieczności wypełnienia Karty Wypełnienie w systemie LSI Karty Kompletności projektu Czas 5 dni robocze od otrzymania od WKP-R Karty zamknięcia kontroli. (po zakończeniu czynności kontrolnych WKP-R oraz wykonaniu przez beneficjenta ewentualnyc h zaleceń pokontrolny ch) 2 dni robocze od momentu otrzymania informacji o koniecznośc i iwypełniania karty kompletnoś Uwagi W przypadku konieczności podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie termin wypełnienia Karty należy liczyć od dnia podpisania aneksu. Strona 123

124 3. 4. Wprowadzenie informacji o przeprowadzeniu kontroli na zakończenie realizacji projektu do systemu KSI. Potwierdzenie na karcie kompletności projektu wprowadzenia danych o kontroli na zakończenie realizacji projektu do systemu KSI. Wydrukowanie wypełnionej Karty kompletności z systemu LSI WWR MJWPU, WWR Karta Informacyjna Kontroli w KSI. WWR MJWPU, WWR Informacja o kontroli w systemie SIMIK Informacja o kontroli w systemie SIMIK WWR Ostateczna weryfikacja dokumentacji Podpisanie karty kompletności zgodnie z zasadą dwóch par oczu, akceptacja KWWR ci projektu. Przed zatwierdzeni a wniosku o płatność końcową. Przed zatwierdzeni a wniosku o płatność końcową. Cel zastosowania informatycznego procesu kompletności i zgodności dokumentacji na zakończenie realizacji projektów: Informatyczny obieg dokumentów pozwoli na: - Pełną integracje danych przed akceptacją wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. - Usprawnienie przepływu informacji w MJWPU w zakresie posiadanych dokumentów, niezbędnych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu. - Pozwoli na weryfikację, czy Wydziały dokonujące rozliczenia projektu posiadają całą dokumentację, która była wymagana na poprzednich etapach rozpatrywania wniosku (oceny, kontroli i rozliczenia). - Ocenę, czy dokumentacja ta została zweryfikowana zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami. - Umożliwi szybką reakcję w momencie nieprawidłowości. - Zapewni skuteczność i efektywność kontroli dokumentacji. 3.6 Wizyty monitorujące Procedura analizy ryzyka, typowania projektów do wizyt monitorujących Wizycie monitorującej nie podlegają projekty, dla których złożono wniosek o płatność końcową. Wizyty monitorujące na miejscu realizacji projektów dzieli się na: Strona 124

125 - wizyty planowe - wizyty ujęte w liście projektów wytypowanych do przeprowadzenia wizyty monitorującej, - wizyty doraźne - wizyty nieujęte w liście projektów wytypowanych do przeprowadzenia wizyty monitorującej, w tym w szczególności wizyty przeprowadzane na wniosek opiekuna projektu, nawet jeśli nie występuje podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta lub uchybień w pracy instytucji zaangażowanej w system Wdrażania i nie otrzymano informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie lub zaniedbań ze strony instytucji zaangażowanej w system Wdrażania - na podstawie profesjonalnego osądu opiekuna. Lp. 1 Czynność Przeprowadzenie analizy ryzyka i sporządzenie listy projektów wytypowanych do wizyty monitorującej. Wykonawca czynności obsługi projektów, Miejsce oraz jednostki powiązane WWR, WOM-R źródłowy, w tym system informatyczny lista rankingowa poszczególnych konkursów przeprowadzonych w ramach Działania, oraz otrzymana z WOM-R (w przypadku nowych konkursów), rejestr projektów będących we wdrażaniu w WWR, dla których podpisano umowę o dofinansowanie a nie został złożony wniosek o płatność końcową Roczny Plan Kontroli wtórny lista projektów wytypowanych do przeprowadzenia wizyty monitorującej Mechanizm kontrolny Akceptacja KWWR, zatwierdzenie Zastępca Dyrektora ds. RPO WM Czas marzec i wrzesień danego roku Uwagi Aktualizacja analizy ryzyka jest wykonywana na podstawie listy kryteriów do analizy ryzyka, na początek II i IV kwartału. Aktualizacja polega na ponownym przeglądzie listy rankingowej, po wyeliminowaniu projektów, w których odbyły się wizyty monitorujące oraz w przypadku których złożono wniosek o płatność końcową. Strona 125

126 Lista kryteriów do analizy ryzyka i wytypowania projektów do przeprowadzenia wizyt monitorujących: 1. Czy w projekcie wystąpiły nieprawidłowości (5 pkt. za każdą nieprawidłowość), 2. Liczba aneksów podpisanych w projekcie na wniosek beneficjenta (1 pkt za każdy aneks), 3. Liczba korekt do wniosków o płatność w ramach projektu (1 pkt. za każdą korektę). Do wizyt monitorujących jest przeznaczone 5% projektów, które uzyskały najwyższa liczbę punktów. W przypadku list rankingowych, w których 10 lub mniej projektów wytypowano do dofinansowania, do wizyty monitorującej typowany jest jeden projekt, który osiągnął najwyższą liczbę punktów w ramach kryteriów Procedura sporządzenia miesięcznego harmonogramu wizyt monitorujących Lp. 1. Czynność Sporządzenie/ aktualizacja miesięcznego harmonogramu wizyt monitorujących Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KWWR WWR, WKP-R lista projektów wytypowanych do przeprowadzenia wizyty monitorującej, aktualizacja informacji o projektach wytypowanych do wizyt monitorujących oraz Harmonogramy rzeczowofinansowe projektów realizowanych w ramach wtórny Projekt miesięcznego harmonogramu wizyt monitorujących (Załącznik 3.6.2_1) Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Harmonogram jest tworzony narastająco. Nie jest wymagane planowanie z góry całego miesiąca, wręcz zalecane jest aby terminy kontroli były realne i oparte o bieżące obciążenie pracą. Do wizyty monitorującej wyznaczone powinny być minimum 2 Strona 126

127 2. 3. Zatwierdzenie miesięcznego harmonogramu kontroli, - jeżeli TAK: przejście do pkt. 3, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Przekazanie zatwierdzonego, pierwszego na dany miesiąc harmonogramu wizyt monitorujących (wersja elektroniczna) WO, WK podpisanych umów. Z-ca Dyrektora ds. WWR Projekt RPO WM miesięcznego harmonogramu wizyt monitorujących KWWR WWR, WO, WK Miesięczny harmonogram wizyt monitorujących Zatwierdzony 2 dni miesięczny harmonogram wizyt monitorujących nie później niż na 2 dni przed pierwszą w miesiącu wizytą monitorującą osoby. Lp Przeprowadzanie wizyt monitorujących Czynność Sporządzanie upoważnienia do przeprowadzenia wizyty monitorującej dla członków Zespołu wizytującego zgodnie z procedurą Przeprowadzenie wizyty monitorującej na podstawie listy sprawdzającej Wykonawca czynności obsługi projektów, KWWR obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR WWR, źródłowy, w tym system informatyczny Projekt upoważnienia do przeprowadzenia wizyty monitorującej acja dotycząca wizytowanego Projektu, wizja lokalna wtórny Upoważnienie do wizyty monitorującej. Lista sprawdzająca, (Załącznik 3.6.3_1), Lista sprawdzająca dla wizyty monitorującej w ramach działania 7.1 RPO WM (jeśli dotyczy) (Załącznik 3.6.3_4), Wywiad z wizyty Mechanizm kontrolny Akceptacja KWWR. zatwierdzenie Zastępca Dyrektora ds. RPO WM acja z wizyty Czas Co najmniej 1 dzień przed planowaną wizytą monitorując ą 1-2 dni. Uwagi Strona 127

128 3. Stwierdzenie w toku wizyty monitorującej uchybienia lub nieprawidłowości dotyczących realizacji projektu. Jeśli TAK - sporządzenie raportu z wizyty monitorującej oraz usuniecie wykrytej nieprawidłowości (dotyczącej zakresu wskazanego w upoważnieniu) przez WWR. W uzasadnionych przypadkach Kierownik WWR za zgodą Dyrektora może przekazać sprawę wraz z wnioskiem o kontrolę (załącznik nr 9_3_1 do WKP-R i przejście do pkt. 5 Jeśli NIE: przejście do pkt. 5 obsługi projektów WWR, WKP-R acja dotycząca wizytowanego Projektu monitorującej (Załącznik 3.6.3_2) Raport z wizyty monitorującej (Załącznik 3.6.3_3). Sporządzeni e raportu: w ciągu 7 dni od zakończenia wizyty monitorując ej. Sporządzeni e raportu po akceptacji lub odrzuceniu zastrzeżeń: 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, sporządzenie raportu z wizyty monitorującej, i przesłanie do beneficjenta. 1. Jeżeli jednostka wizytowana nie zgłasza zastrzeżeń do Raportu z wizyty monitorującej, kierownik jednostki wizytowanej lub osoba przez niego upoważniona podpisuje przesłany Raport i przekazuje go do MJWPU w terminie do 7 dni od dnia doręczenia. Przygotowa nie Informacji o naruszeniu prawa: 5 dni od otrzymania podpisaneg o raportu lub 5 od otrzymania ostatecznej wersji raportu (podpisaneg o lub 2. Kierownik jednostki wizytowanej lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić w terminie 7 dni od dnia doręczenia Raportu z wizyty monitorującej uzasadnione zastrzeżenia do ustaleń zawartych w tym Raporcie i przesłać do MJWPU zastrzeżenia do Raportu z wizyty monitorującej wraz z niezaakceptowanym Strona 128

129 niepodpisan ie wraz ze wskazaniem uzasadnion ych powodów odmowy podpisania). Raportem. Mjwpu analizuje zastrzeżenia i wprowadza ewentualnezmiany do treści raportu albo nie uwzględnia zastrzeżeń beneficjenta i pozostawia Raport bez zmian. Kolejna wersja raportu (zmieniona w wyniku uwzględnienia zastrzeżeń albo bez zmian) wysyłana jest do beneficjenta w terminie 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń Po otrzymaniu Raportu o treści będącej wynikiem rozpatrzenia ww. zastrzeżeń Jednostka Kontrolowana podpisuje i odsyła raport w terminie 7 dni od dnia otrzymania z raportu. Jednostka Kontrolowana w ww. terminie ma prawo odmowy podpisania raportu odsyła niepodpisany raport wraz ze wskazaniem uzasadnionych powodów odmowy podpisania. 4. Po wpłynięciu ostatecznej wersji raportu (tj. podpisanej albo niepodpisanej z Strona 129

130 uzasadnieniem odmowy podpisania) wypełnienie Informacji o naruszeniu prawa i przekazania jej do WKP-R W uzasadnionych przypadkach (dot. m.in. podejrzenia istnienia nieprawidłowości nie objętych upoważnieniem lub niepodpisania przez kierownika jednostki wizytowanej lub osoba przez niego upoważnioną ostatecznej wersji raportu) Kierownik WWR może przekazać wniosek o kontrolę doraźną do WKP-R 5. Wprowadzenie informacji na temat przeprowadzonej wizyty monitorującej do KSI- SIMIK obsługi projektów WWR Lista sprawdzająca, wywiad z wizyty monitorującej, raport z wizyty monitorującej W ciągu 5 dni po zakończeniu wizyty monitorując ej w przypadku kiedy raport nie był sporządzon y. W ciągu 5 dni od otrzymania ostatecznej wersji raportu. Strona 130

131 . W przypadku wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji w projekcie istnieje możliwość przeprowadzenia doraźnej wizyty monitorującej projektu spoza listy projektów wytypowanych do przeprowadzenia kontroli. Decyzja o przeprowadzeniu wizyty doraźnej może być podjęta, m.in. w następujących sytuacjach: podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta lub uchybień w pracy instytucji zaangażowanej w system wdrażania, otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie lub zaniedbań ze strony instytucji zaangażowanej w system wdrażania. Do przeprowadzania wizyt doraźnych stosuje się tryb postępowania obowiązujące w odniesieniu do wizyt planowych z tą różnicą, iż nie ma konieczności wysyłania zawiadomienia o planowanej wizycie. W każdym przypadku, gdy z wizyty zostanie sporządzony raport, procedury postępowania związane ze sporządzaniem raportu są tożsame z procedurami dotyczącymi przeprowadzania kontroli na miejscu realizacji projektu (w szczególności w zakresie sposobu i terminów przekazywania raportu, ew. zastrzeżeń). 3.7 Monitorowanie projektów w okresie trwałości Lp. 1 Czynność Przekazanie pism do beneficjentów informujących o obowiązku złożenia sprawozdania w zakresie monitorowania trwałości projektu oraz obszarów szczególnego ryzyka. Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny WWR WWR Wytyczne IZ w zakresie monitorowania projektów realizowanych w ramach RPO WM w okresie trwałości oraz przeprowadzania wtórny Pismo do beneficjentów Mechanizm kontrolny Akceptacja KWWR. zatwierdzenie Zastępca Dyrektora ds. RPO WM Czas Do 30 listopada każdego roku Uwagi Strona 131

132 Otrzymanie sprawozdania od beneficjentów będących w okresie trwałości projektu, tj. w okresie 5 lat (3 lat w przypadku projektów MŚP) liczonych od dnia zakończenia realizacji. Weryfikacja formalna sprawozdania Jeśli prawidłowe przekazanie informacji do WKP R celem wykonania analizy ryzyka i przejście do punktu 5. Jeśli nie przesłanie pisma z uwagami/pytaniami do beneficjenta i przejście do pkt. 4 Otrzymanie poprawionej wersji sprawozdania i przejście do punktu 3 Weryfikacja merytoryczna pod kątem prawidłowości realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem podejrzenia znaczącej modyfikacji. kontroli obszarów szczególnego ryzyka i kontroli trwałości WWR WWR Wytyczne IŻ, sprawozdanie WWR WWR, WKP-R Wytyczne IŻ, sprawozdanie Pismo przekazujące do WKP-R, pismo do beneficjenta wraz z tabelarycznym zestawieniem Zatwierdzenie przez KWWR 31 stycznia WWR WWR Wytyczne IŻ, sprawozdanie 7 dni WWR WWR, WKP-R Sprawozdanie do końca lutego 7 dni W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub znaczącej modyfikacji mających wpływ na trwałość projektu postępowanie zgodnie z procedurą nr 7 Proces postępowania z nieprawidłowościami. Strona 132

133 4 PROCES SPRAWOZDAWCZOŚCI I MONITOROWANIA Uczestnicy procesu: Proces sprawozdawczości i monitorowania jest wspierany przez system informatyczny (Krajowy System Informatyczny SIMIK 07-13), który zapewnia zdolność agregacji danych i wspiera proces przygotowania sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych oraz informacji miesięcznych dotyczących RPO WM. Strona 133

134 4.1 Sporządzanie i przekazywanie do IZ informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r Procedura Sporządzania i przekazywania do IZ informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Lp Czynność Pozyskanie przez WMS-R informacji z KM oraz z KSI. Sprawdzenie przekazanych informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. i ewentualna korekta Przygotowanie informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Wykonawca czynności Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości Miejsce oraz jednostki powiązane WMS-R oraz WWR, WMS-R oraz WWR źródłowy, w tym system informatyczny KSI (SIMIK 07-13), Informacje pozyskane od WWR KSI (SIMIK 07-13), Informacje pozyskane od WWR WMS-R KSI (SIMIK 07-13), Sprawdzone informacje przekazane przez KM wtórny Informacja dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacja nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r.oraz pismo do IZ Mechanizm kontrolny Data wpływu do WMS-R Nadanie numeru Czas 5 dni od zakończenia miesiąca 1 dzień Uwagi Informacje pozyskane od WWR mogą również mieć formę elektroniczną ( ) Strona 134

135 Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma i Informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Akceptacja poprawności sporządzonego pisma i Informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Zatwierdzenie pisma i Informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. - jeżeli TAK: zatwierdzenie, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Przekazanie do IZ pisma wraz z Informacją dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacją nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Archiwizacja pisma i informacji dot. Instrumentów KWMS-R WMS-R Pismo wraz z Informacją dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacją nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Zastępca Dyrektora ds. RPO WM MJWPU Pismo wraz z Informacją dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacją nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Dyrektor MJWPU MJWPU Pismo wraz z Informacją dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacją nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości WMS-R, IZ Pismo wraz z Informacją dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Wstępna akceptacja pisma i Informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Akceptacja pisma i Informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Zatwierdzenie pisma i Informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Data przekazania 1 dzień Przekazanie Informacji dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacja dot. Instrumentów Inżynierii Finansowej oraz Informacja nt. Strona 135

136 Inżynierii Finansowej oraz Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r. Informacji nt. Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r.do IZ do 7 dnia po upływie miesiąca, którego dotyczyła informacja Stanu Wdrażania Projektów Niwelujących Skutki Powodzi z 2010r.przekazyw ana jest w formie papierowej i elektronicznej. 4.2 Sporządzanie i przekazywanie do IZ informacji kwartalnej na poziomie Priorytetów Procedura sporządzania i przekazywania do IZ informacji kwartalnej na poziomie Priorytetów Lp. 1. Czynność Pozyskanie przez WMS-R zbiorczych informacji dot. postępów wdrażania RPO WM mieszczących się w kompetencjach poszczególnych KM oraz wygenerowanie raportów z KSI Wykonawca czynności Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości Miejsce oraz jednostki powiązane WMS-R oraz WWR, WPA, WPR, WOKWF-R źródłowy, w tym system informatyczny Pismo z KM wraz z informacją dot. postępów wdrażania RPO WM do KWMS-R oraz KSI (SIMIK 07-13) wtórny Mechanizm kontrolny Data wpływu do WMS-R Czas 4 dni od zakończenia kwartału Uwagi Raporty z KSI (SIMIK 07-13) generowane są w pierwszym dniu roboczym następnego miesiąca po zakończeniu kwartału, którego dotyczy dana informacja kwartalna Strona 136

137 Sprawdzenie przekazanych informacji dot. wdrażania RPO WM, mieszczących się w kompetencjach poszczególnych KM i ewentualna korekta Przygotowanie Informacji kwartalnej z realizacji RPO WM (Załącznik 4.2.1_1) Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma i Informacji kwartalnej z realizacji RPO WM, - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Akceptacja poprawności sporządzonego pisma i Informacji kwartalnej z realizacji RPO WM, - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Zatwierdzenie pisma i Informacji kwartalnej z realizacji RPO WM, - jeżeli TAK: zatwierdzenie, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości WMS-R oraz WWR, WPA, WPR, WOKWF-R WMS-R Pismo z KM wraz z informacją dot. postępów wdrażania RPO WM do KWMS-R oraz KSI(SIMIK 07-13) Raporty z KSI (SIMIK 07-13), Sprawdzone informacje przekazane przez KM KWMS-R WMS-R Pismo wraz z Informacją kwartalną Zastępca Dyrektora ds. RPO WM MJWPU Pismo wraz z Informacją kwartalną Dyrektor MJWPU MJWPU Pismo wraz z Informacją kwartalną Informacja kwartalna z realizacji RPO WM oraz pismo do IZ Nadanie numeru Wstępna akceptacja pisma i Informacji kwartalnej Akceptacja pisma i Informacji kwartalnej Zatwierdzenie pisma i Informacji kwartalnej 1 dzień 1 dzień 7. Przekazanie do IZ pisma wraz z Informacją kwartalna z realizacji RPO WM. Archiwizacja pisma i informacji kwartalnej Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości WMS-R, IZ Pismo wraz z Informacją kwartalna Data przekazania Przekazanie Informacji kwartalnej do IZ do 7 dnia po upływie kwartału, którego dotyczyła informacja Informacja kwartalna przekazywana jest w formie papierowej i elektronicznej. W przypadku otrzymania od IZ pisma z uwagami do Informacji kwartalnej z realizacji RPO WM, IP II w ciągu 1 dnia kalendarzowego poprawia Informację kwartalną i przesyła w formie papierowej i elektronicznej do IZ. Strona 137

138 4.3 Sporządzanie i przekazywanie do IZ sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego na poziomie Priorytetów Procedura sporządzania i przekazywania do IZ sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego na poziomie Priorytetów. WMS-R informuje właściwe KM o konieczności sporządzenia sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego IP II do IZ, określając równocześnie zakres potrzebnych informacji i termin ich przekazywania do WMS-R. Właściwe KM przygotowują pismo wraz z wymaganymi w sprawozdaniu informacjami i przesyłają je do WMS-R. Lp Czynność Pozyskanie przez WMS-R informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdania okresowego / rocznego) / końcowego z realizacji RPO WM (Załącznik 4.3.1_1, 4.3.1_2) Wygenerowanie raportów z KSI Sprawdzenie przekazanych przez właściwe KM informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdań okresowego / rocznego / końcowego i ewentualna korekta Przygotowanie sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego z realizacji Priorytetu RPO WM na podstawie informacji przekazanych z właściwych KM Wykonawca czynności Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczoś ci monitorowania i sprawozdawczośc i Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczoś ci Miejsce oraz jednostki powiązane WMS-R oraz WWR, WPA, WPR, WOKWF-R, WKW, WIS WMS-R oraz WWR, WPA, WPR, WOKWF-R, WKW, WIS źródłowy, w tym system informatyczny Informacja z KM niezbędnymi do sporządzenia sprawozdania, KSI (SIMIK 07-13) Informacje z KM oraz KSI (SIMIK 07-13) Wytyczne MRR w zakresie sprawozdawczośc i wtórny Sprawdzone informacje przekazane przez właściwe KM Sprawozdanie okresowe RPO WM (Załącznik 4.3.1_1) Mechanizm kontrolny Data wpływu do WMS-R Czas 10 dni od końca okresu sprawozdawczego, sprawozdanie okresowe, 35 dni od końca okresu sprawozdawczego sprawozdanie roczne/końcowe Nadanie numeru 15 dni sprawozdanie okresowe 35 dni sprawozdanie roczne/końcowe Uwagi Raporty z KSI (SIMIK 07-13) generuje się w pierwszym dniu roboczym po zakończeniu okresu sprawozdawcze go Strona 138

139 Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego z realizacji RPO WM - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Akceptacja poprawności sporządzonego pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego z realizacji RPO WM, - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Zatwierdzenie pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego z realizacji RPO WM, - jeżeli TAK: zatwierdzenie, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.3 Przekazanie do IZ pisma i sprawozdania okresowego / rocznego /końcowego z realizacji RPO WM. Archiwizacja sprawozdania z realizacji RPO WM KWMS-R WMS-R Pismo wraz z sprawozdaniem okresowym / rocznym / końcowym Zastępca Dyrektora ds. RPO WM MJWPU Pismo wraz z sprawozdaniem okresowym / rocznym / końcowym Dyrektor MJWPU MJWPU Pismo wraz z sprawozdaniem okresowym / rocznym / końcowym Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczoś ci WMS-R oraz IZ Pismo wraz sprawozdanie okresowe / roczne / końcowe Wstępna akceptacja pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego Akceptacja pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego Zatwierdzenie pisma i sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego Data przekazania 5 dni sprawozdanie okresowe 10 dni sprawozdanie roczne / końcowe Przekazywanie sprawozdań do IZ okresowe do 30 dni po upływie okresu sprawozdawczego roczne - do 80 dni po upływie okresu sprawozdawczego końcowe do dnia 30 czerwca 2016 r. Sprawozdanie okresowe / roczne / końcowe przekazywane jest w formie papierowej i elektronicznej W przypadku otrzymania od IZ pisma z uwagami do sprawozdania okresowego / rocznego / końcowego, IP II w terminie wskazanym przez IZ przesyła poprawione sprawozdanie okresowe / roczne / końcowe do IZ Procedura sporządzania i przekazywania do IZ Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM. Strona 139

140 IP II zobowiązana jest przedkładać IZ RPO WM w formie elektronicznej półroczne (do 15 dni od końca półrocza) i roczne (do 15 stycznia roku następnego) Informację o przeprowadzonych kontrolach wg wzoru stanowiącego załącznik do Wytycznych IZ w zakresie zasad przeprowadzania kontroli w ramach RPO WM Lp. 1. Czynność Pozyskanie przez WMS-R informacji z WKP-R oraz WWRów niezbędnych do sporządzenia Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM. (Załącznik 4.3.2_1) Wykonawca czynności Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczoś ci, kontroli projektów, obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WMS-R oraz WWR1, WWR2, WWR3, WWR4, WKP-R źródłowy, w tym system informatyczny Informacja z KM niezbędnymi do sporządzenia informacji, KSI (SIMIK 07-13) wtórny Informacja o przeprowadzonyc h kontrolach w zakresie wdrażanym przez WKP-R oraz WWR. Mechanizm kontrolny Data wpływu do WMS-R Czas 8 dni od końca okresu sprawozdawczego Uwagi WWR przygotowuje informację w zakresie: kontroli wykonywanych przez opiekuna projektu, kontrole na dokumentach, kontrole krzyżowe, kontrole na zakończenie realizacji, wizyty monitoringowe. WKP-R przygotowuje informację w zakresie kontroli wykonywanych w zakresie: kontroli na miejscu realizacji projektu, kontrole na dokumentach, kontrole PZP. Strona 140

141 Sprawdzenie, przekazanych przez właściwe KM informacji niezbędnych do sporządzenia Informacji o przeprowadzonych kontrolach i ewentualna korekta Przygotowanie Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM na podstawie informacji przekazanych z właściwych KM Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma i Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM - jeżeli TAK: przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Akceptacja poprawności sporządzonego pisma i Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM - jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Zatwierdzenie pisma i Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM, - jeżeli TAK: zatwierdzenie, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.3 Przekazanie do IZ pisma i Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM oraz archiwizacja. monitorowania i sprawozdawczośc i Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczoś ci WMS-R oraz WWR1, WWR2, WWR3, WWR4, WKP-R Informacje z KM oraz KSI (SIMIK 07-13) Wytyczne IZ KWMS-R WMS-R Pismo wraz Informacji o przeprowadzonyc h kontrolach w ramach RPO WM Zastępca Dyrektora ds. RPO WM MJWPU Pismo wraz z Informacją o przeprowadzonyc h kontrolach w ramach RPO WM Dyrektor MJWPU MJWPU Pismo wraz z Informacją o przeprowadzonyc h kontrolach w ramach RPO WM Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczoś ci WMS-R oraz IZ Sprawdzone informacje przekazane przez właściwe KM Informacji o przeprowadzonyc h kontrolach w ramach RPO WM (Załącznik 4.2.2_1) Pismo wraz Informacją o przeprowadzonyc h kontrolach w ramach RPO WM Wstępna akceptacja pisma Akceptacja pisma i Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM Zatwierdzenie pisma i Informacji o przeprowadzonych kontrolach w ramach RPO WM do 15 dni od końca półrocza, do 15 stycznia roku następnego 4 dni 2 dni Informacji o przeprowadzony ch kontrolach w ramach RPO WM przekazywana jest w formie elektronicznej (płyta CD lub dyskietka) 1 dzień Informacji o przeprowadzony ch kontrolach w ramach RPO WM przekazywana jest w formie elektronicznej (płyta CD lub Strona 141

142 dyskietka) 4.4 Sporządzenie i przekazywanie do IZ informacji miesięcznej z realizacji Projektów Kluczowych w ramach RPO WM Procedura sporządzania i przekazywania do IZ informacji miesięcznej z realizacji Projektów Kluczowych w ramach RPO WM Lp Czynność Pozyskanie przez WMS-R zbiorczych informacji dot. postępów wdrażania Projektów Kluczowych w ramach RPO WM mieszczących się w kompetencjach poszczególnych KM Sprawdzenie przekazanych informacji dot. wdrażania Projektów Kluczowych w ramach RPO WM, mieszczących się w kompetencjach poszczególnych KM i ewentualna korekta Wykonawca czynności Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości Miejsce oraz jednostki powiązane WMS-R oraz WWR, WOKWF- R, WOM-R WMS-R oraz, WOKWF-R, WOM-R źródłowy, w tym system informatyczny Informacja (wersja elektroniczna lub pismo) z KM dot. postępów wdrażania RPO WM do WMS-R oraz KSI Informacja (wersja elektroniczna lub pismo) z KM dot. postępów wdrażania RPO WM do WMS-R wtórny Mechanizm kontrolny Data wpływu do WMS-R Czas Do 6 dni od zakończenia miesiąca Uwagi Sprawdzenie informacji będzie przeprowadzone m. in. w oparciu o dane z KSI (SIMIK 07-13) Strona 142

143 Przygotowanie Informacji miesięcznej z realizacji Projektów Kluczowych w ramach RPO WM (wersja elektroniczna) (Załącznik 4.4.1_1) Weryfikacja Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM, Przekazanie wersji elektronicznej do KWMS-R w celu zapoznania się z informacją miesięczną i w przypadku zgłoszenia uwag przejście do pkt. 3. Przekazanie do IZ Informacji miesięcznej z realizacji RPO WM (wersja elektroniczna) Archiwizacja z przekazania informacji miesięcznej (wersja ostateczna) Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości WMS-R WMS-R oraz KSI Sprawdzone informacje przekazane przez KM Sprawdzone informacje przekazane przez KM KWMS-R WMS-R Informacja miesięczna Stanowisko ds. monitorowania i sprawozdawczości WMS-R, IZ Informacja miesięczna z realizacji projektów kluczowych (Załącznik 4.4.1_1) Informacja miesięczna z realizacji projektów indywidualnych (Załącznik 4.4.1_1) Informacją miesięczną (wersja elektroniczna) Weryfikacja sporządzonej informacji miesięcznej, tzw. druga para oczu Data przekazania Przekazanie Informacji miesięcznej oraz elektronicznej wersji kopii umów i preumów podpisanych w danym miesiącu do IZ do 10 dnia po upływie miesiąca, którego dotyczyła informacja oraz Indykatywny Wykaz Indywidualnych Projektów Kluczowych dla RPO WM Informacja miesięczna przekazywana jest w formie elektronicznej. Strona 143

144 W przypadku otrzymania od IZ uwag do Informacji miesięcznej z realizacji Projektów Kluczowych (w wersji elektronicznej), IP II w ciągu 2 dni roboczych poprawia Informację miesięczną i przesyła w formie elektronicznej do IZ. 4.5 Sporządzenie i przekazywanie do IZ bilansów dla poszczególnych Działań RPO WM Procedura przygotowania bilansów dla poszczególnych Działań RPO WM Lp Czynność Pozyskanie przez WMS-R zbiorczych informacji dot. bilansów dla poszczególnych Działań RPO WM. Sporządzenie bilansów dla poszczególnych Działań RPO WM Przekazanie do IZ bilansów dla poszczególnych Działań RPO WM Wykonawca czynności Stanowisko ds. monitorowa nia i sprawozdawcz ości Stanowisko ds. monitorowa nia i sprawozdawcz ości Stanowisko ds. monitorowa nia i sprawozdawcz ości Miejsce oraz jednostki powiązane WMS-R, WOKWF-R, WOM-R, WWR, WOD WMS-R, WOKWF-R, WOM-R, WWR, WOD WMS-R, IZ źródłowy, w tym system informatyczny Informacja z KM dot. bilansów dla Działań RPO WM, dane z KSI Informacje przekazane przez KM, dane z KSI wtórny Informacja miesięczna dot. bilansów Informacja miesięczna dot. bilansów Mechanizm kontrolny Data wpływu do WMS-R Data przekazania Czas Do 7 dnia każdego miesiąca wg stanu na ostatni dzień poprzedniego miesiąca Do 15 dnia każdego miesiąca Uwagi Informacja miesięczna przekazywana jest w formie elektronicznej. Informacja miesięczna przekazywana jest w formie elektronicznej. Na wniosek Dyrektora MJWPU na podstawie powyższych bilansów są przygotowywane informacje dla ZWM w sprawie autoanalizy bilansów dla Priorytetów RPO WM Strona 144

145 5 PROCES ZAPEWNIENIA BEZPIECZEŃSTWA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH Uczestnicy procesu: Strona 145

146 5.1 Nadawanie i zmiana uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Pracownicy MJWPU, mający dostęp do KSI (SIMIK 07-13), mogą w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, wykorzystywać KSI (SIMIK 07-13) do wprowadzenia do niej informacji lub uzyskania z niej niezbędnych informacji o postępie wdrażania funduszy w wybranym zakresie. Niniejsza procedura określa, w jaki sposób MJWPU występuje o nadanie uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) dla swoich pracowników Procedura nadawania i zmiany uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Lp. 1. Czynność Otrzymanie zgłoszenia osoby do nadania lub zmiany uprawnień KSI (SIMIK 07-13) Wykonawca czynności Kierownik właściwej KM Miejsce oraz jednostki powiązane WMS-R źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Pismo zgłaszające osobę do nadania luz zmiany uprawnień KSI (SIMIK 07-13) Mechanizm kontrolny Rejestr pism Czas Uwagi Wypełnienie wniosku o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) (Załącznik 5.1.1_1) oraz sporządzenie pisma przewodniego Akceptacja dokumentu przez Dyrektora jednostki organizacyjnej. Skanowanie Wniosku o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) Administrator merytoryczny w Instytucji Posredniczącej / pośrediczacej II stopnia (AM I) MJWPU WMS-R Pismo zgłaszające osobę do nadania lub zmiany uprawnień KSI (SIMIK 07-13) Dyrektor MJWPU WMS-R Projekt pisma o nadanie/zmianę uprawnień wraz z wypełnionym Wnioskiem o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) AM I MJWPU WMS-R Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) Projekt pisma o nadanie/zmianę uprawnień wraz z wypełnionym Wnioskiem o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) (Załącznik 5.1.1_1) Pismo o nadanie/zmianę uprawnień wraz z wypełnionym Wnioskiem o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) Elektroniczny rejestr kont KSI (SIMIK 07-13) 1 dzień 1 dzień 1 dzień 5. Archiwizacja podpisanego Wniosku o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13). AM I MJWPU WMS-R Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) Rejestr pism 1 dzień Strona 146

147 6. Przesłanie wersji elektronicznej Wniosku o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) pocztą elektroniczną do AM IZ AM I MJWPU IK-NSRO, WMS-R, iż Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) uprawnień w formie PDF Rejestr pism Rejestr pism 1 dzień Otrzymanie od IK-NSRO informacji o nadaniu lub zmianie uprawnień Archiwizacja wersji elektronicznej formularza na dysku lokalnym AM I MJWPU, użytkownik KSI (SIMIK 07-13) IK-NSRO, WMS-R Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) uprawnień w formie PDF AM I MJWPU WMS-R Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień do KSI (SIMIK 07-13) uprawnień w formie PDF 5.2 Wygaśnięcie uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Procedura wygaśnięcia uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Lp. Czynność Wykonawca czynności Otrzymanie zgłoszenia o konieczności wycofania uprawnień użytkownikowi KSI (SIMIK 07-13) Wypełnienie formularza o wycofanie uprawnień użytkownika systemu KSI (SIMIK 07-13) ) Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Kierownik właściwej KM WMS-R Pismo zgłaszające odebranie uprawnień KSI (SIMIK 07-13) AM I MJWPU WMS-R, Właściwa KM Formularz dot. Zablokowania uprawnień użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Mechanizm kontrolny Rejestr pism 1 dzień 1 dzień Czas Uwagi Strona 147

148 (Załącznik 5.2.1_1) Podpisanie formularza przez Dyrektora Dyrektor MJWPU WMS-R Formularz dot. MJWPU Zablokowania uprawnień użytkownika KSI Skanowanie podpisanego formularza AM I MJWPU WMS-R Skan formularza w formacie PDF Archiwizacja podpisanego formularza. AM I MJWPU WMS-R Rejestr pism Przesłanie wersji elektronicznej pocztą elektroniczną do IZ RPO WM. AM I MJWPU WMS-R, IK- NSRO, IZ Blokowanie dostępu do systemu KSI (SIMIK Administrator uprawnień IK-NSRO WMS-R niezwłocznie 07-13) dla wskazanego w zgłoszeniu użytkownika. Przesłanie informacji o wycofaniu uprawnień AM IK-NSRO WMS-R, IK- niezwłocznie NSRO, Archiwizacja wersji elektronicznej formularza Administrator merytoryczny KSI WMS-R 1 dzień na dysku lokalnym (SIMIK 07-13) MJWPU 1 dzień 1 dzień 5.3 Usuwanie danych z KSI (SIMIK 07 13) Procedura usuwania danych z KSI (SIMIK 07 13) Lp. 1. Czynność Sporządzenie notatki zawierającej: identyfikator usuwanej pozycji, menu/formatkę, w której znajduje się usuwana pozycja oraz powód Wykonawca czynności Użytkownik KSI (SIMIK 07-13) Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Właściwa KM Notatka służbowa 1 dzień Czas Uwagi Strona 148

149 usuwania pozycji 2. Zatwierdzenie notatki Kierownik właściwej KM Właściwa KM Notatka służbowa Rejestr pism niezwłocznie Usunięcie wskazanych danych z KSI Administrator WMS-RWłaściwa Adnotacja na niezwłocznie 3. (SIMIK 07-13) merytoryczny KSI KM notatce służbowej (SIMIK 07-13) w MJWPU 4. Przesłanie do AM IZ comiesięcznych zestawień usuniętych z systemu danych Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) w MJWPU WMS-R Notatka służbowa Rejestr pism Do 10 dnia następnego miesiąca 5.4 Kopia bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień Procedura wykonywania kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień dostępu do KSI (SIMIK 07-13) Lp Czynność Wykonanie kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej wniosków o nadanie/zmianę/wycofanie uprawnień z dysku lokalnego na zewnętrzny nośnik (CD-ROM) 2 kopie Przekazanie jednej kopii bezpieczeństwa bezpośredniemu przełożonemu Wykonawca czynności Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas WMS-R Dysk CD Ostatni dzień roboczy miesiąca WMS-R Dysk CD 1 dzień Uwagi Strona 149

150 5.5 Czasowe blokowanie konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Procedura czasowego blokowania konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Lp Czynność Podjęcie decyzji o czasowym zablokowaniu konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Sporządzenie notatki służbowe, wskazującej użytkowników podlegających czasowemu zablokowaniu konta w KSI (SIMIK 07-13) Wypełnienie wniosku o czasowe wycofanie uprawnień w KSI (SIMIK 07-13) Podpisanie formularza przez Dyrektora MJWPU Skanowanie podpisanego formularza Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Kierownik właściwej KM Właściwa KM 1 dzień Kierownik właściwej KM Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) Właściwa KM, WMS-R WMS-R Właściwy formularz zablokowania konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13) (Załącznik 5.2.1_1) Rejestr pism Rejestr pism Dyrektor MJWPU WMS-R Podpisany właściwy formularz zablokowania konta użytkownika KSI (SIMIK 07-13) Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) WMS-R 1 dzień 1 dzień Czas niezwłocznie 1 dzień Uwagi 6. Przesłanie wersji elektronicznej pocztą elektroniczną formularza do AM IZ. Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13), AM IZ WMS-R niezwłocznie 7. Czasowe zablokowanie dostępu użytkownikowi KSI (SIMIK 07-13) AM IK NSRO MRR niezwłocznie Strona 150

151 8. Przesłanie pocztą elektroniczną informacji o czasowym zablokowaniu konta użytkownikowi KSI (SIMIK 07-13) MRR MRR, AM IZ, WMS-R niezwłocznie 5.6 Zgłaszanie problemu merytorycznego w KSI (SIMIK 07-13) Procedura zgłaszania problemu merytorycznego w KSI (SIMIK 07-13) Lp Czynność W przypadku wykrycia/stwierdzenia problemu, przejrzenie bazy wiedzy, udostępnionej na stronie internetowej ( alizyraportypodsumowania/strony/k SI.aspx). W przypadku braku rozwiązania problemu w bazie wiedzy zgłoszenie problemu za pośrednictwem drogi elektronicznej do AM. zgłoszenie problemu za pośrednictwem drogi elektronicznej do Administratora merytorycznego KSI (SIMIK 07-13) Wykonawca czynności Użytkownik KSI (SIMIK 07-13) Użytkownik KSI (SIMIK 07-13) Miejsce oraz jednostki powiązane Właściwa KM Właściwa KM, Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas 1 dzień 1 dzień Uwagi 3. Analiza zgłoszenia użytkownika. Jeśli jest to zgłoszenie dotyczące problemu technicznego przesłanie do AM IZ Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) WMS-R 1 dzień Strona 151

152 4. 5. Jeśli zgłoszenie dot. problemu merytorycznego/obsługowego/zmian y) przeprowadzenie analizy zgłoszenia sprawdzenie w Clear Quest lub w bazie wiedzy czy podobne zgłoszenie nie było już obsługiwane Poinformowanie użytkownika KSI (SIMIK 07-13) o zamknięciu zgłoszenia Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) WMS-R WMS-R, Właściwa KM niezwłocznie 5.7 Audyt jakości danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13) Procedura audytu jakości danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13) Lp. 1. Czynność Wydziały merytoryczne uczestniczące w procesie gromadzenia danych w KSI (SIMIK 07-13), cyklicznie, lecz nie rzadziej niż raz w miesiącu dokonują weryfikacji zgodności danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13) z dokumentacją papierową znajdującą się we właściwej KM Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Kierownik właściwej KM WMS-R KSI (SIMIK 07-13) Ostatni dzień roboczy miesiąca Czas Uwagi 2. W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub rozbieżności pomiędzy dokumentacją papierową a danymi w KSI (SIMIK 07-13), wprowadzenie stosownych zmian w systemie Użytkownik KSI (SIMIK 07-13) Właściwa KM KSI (SIMIK 07-13) 1 dzień Użytkownik wprowadza zmiany w systemie zgodnie z posiadanymi Strona 152

153 3. 4. Sporządzenie notatki służbowej o zakresie dokonanych zmian w KSI (SIMIK 07-13). Administrator merytoryczny, na podstawie notatki służbowej dokonuje stosownych zmian w KSI (SIMIK 07-13) a następnie informuję za pomocą poczty elektronicznej, użytkownika o dokonanych zmianach Użytkownik KSI (SIMIK 07-13), Kierownik właściwej KM, Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) Właściwa KM, WMS-R WMS-R, Właściwa KM uprawnieniami KSI (SIMIK 07-13) Notatka służbowa Rejestr pism 1 dzień W przypadku kiedy użytkownik nie posiada stosownych uprawnień pozwalających na poprawę wykrytych błędów, wówczas zwraca się pisemnie do Administratora merytorycznego KSI (SIMIK 07-13), z opisem błędnych danych które należy poprawić KSI (SIMIK 07-13) niezwłocznie 5.8 Weryfikacja aktywności użytkowników KSI (SIMIK 07-13) Procedura weryfikacji aktywności użytkowników KSI (SIMIK 07-13) Lp. 1. Czynność Pozyskanie danych dotyczących aktywności użytkowników KSI (SIMIK Wykonawca czynności Administrator merytoryczny KSI (SIMIK Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny WMS-R KSI (SIMIK 07-13) Raport z narzędzia Oracle Discoverer Mechanizm kontrolny Czas Ostatni dzień roboczy miesiąca Uwagi Strona 153

154 ) przy użyciu skoroszytu Okresowy Przegląd Kont w Oracle Discoverer W przypadku stwierdzenia braku aktywności ze strony użytkowników trwającej dłużej niż 30 dni kalendarzowych wysłanie monitu pocztą elektroniczną do użytkownika z prośbą o podanie przyczyn braku aktywności. W przypadku braku aktywności trwającej dłużej niż 60 dni sporządzenie wniosku o wycofanie/ czasowe wycofanie uprawnień w systemie 07-13) Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) WMS-R, Właściwa KMR KSI (SIMIK 07-13) Raport z narzędzia Oracle Discoverer niezwłocznie 5.9 Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Krajowego Systemu Informatycznego (SIMIK 07-13) Przez naruszenie bezpieczeństwa informacji należy rozumieć wszelkie mogące mieć miejsce zdarzenia lub działania, które stanowią lub mogą stanowić przyczynę utraty zasobów, zmian poufności, integralności, dostępności informacji lub niezawodności systemów, a także odstępstwa od obowiązujących procedur postępowania, nawet, jeżeli nie prowadzą do wyżej wymienionych skutków. W szczególności są to wszelkie sytuacje, w których nastąpiła utrata (np. kradzież lub zniszczenie) lub nieuzasadniona modyfikacja danych lub części danych (nawet, jeśli możliwe jest całkowite odtworzenie utraconych danych) a także możliwość dostępu do danych dla osób nieupoważnionych. Incydentem naruszenia bezpieczeństwa określa się każde określone zdarzenie lub działanie, naruszające bezpieczeństwo lub zasady ochrony informacji Nadawanie uprawnień użytkownika i użytkowanie Lokalnego Systemu Informatycznego LSI (SEZAM) Procedura nadawania uprawnień użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego LSI (SEZAM) Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 154

155 1. Sporządzenie projektu pisma zgłaszające nowego użytkownika systemu LSI (SEZAM) 2. Zatwierdzenie pisma przez Dyrektora jednostki organizacyjnej 3. Nadanie uprawnień użytkownikowi systemu LSI (SEZAM) Kierownik właściwej KM WO Projekt pisma o nadanie uprawnień Dyrektor MJWPU Administrator zintegrowanego systemu informatycznego SEZAM 4. Archiwizacja podpisanych uprawnień Administrator zintegrowanego systemu informatycznego SEZAM Właściwa KM, WO Właściwa KM Właściwa KM Projekt pisma o nadanie uprawnień Pismo o nadanie uprawnień Pismo o nadanie uprawnień Pismo o nadanie uprawnień Rejestr uprawnień w systemie Rejestr pism 1 dzień 1 dzień 3 dni 1 dzień Procedura usuwania uprawnień użytkownika z Lokalnego Systemu Informatycznego Lp. 1. Czynność Sporządzenie pisma zgłaszającego odebranie uprawnień użytkownika systemu LSI (SEZAM) Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny WO Właściwa KM, WO Pismo o usunięcie uprawnień Mechanizm kontrolny Czas 1 dzień Uwagi Usunięcie uprawnień użytkownika systemu LSI (SEZAM) Archiwizacja podpisanego pisma o usunięcie uprawnień Administrator zintegrowanego systemu informatycznego SEZAM Administrator zintegrowanego systemu informatycznego SEZAM Właściwa KM Właściwa KM, WK Pismo usunięcia uprawnień Pismo usunięcia uprawnień 3 dni 1 dzień Strona 155

156 Procedura nadania/odebrania uprawnień korzystania z zasobów aplikacji Bazy Wiedzy RPO WM Ministerstwa Rozwoju Regionalnego przez pracownika MJWPU UWAGA: Procedura ściśle regulowana przez Zasady zamieszczania oraz aktualizacji informacji w bazie wiedzy o funduszach europejskich, stanowiące załącznik nr 4 do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji! Na poziomie MJWPU istnieje tylko proces zakładania i usuwania konta użytkownika, który jest przedstawiony poniżej: Lp Czynność Wysłanie mailem zgłoszenia o nadanie/odebranie uprawnień użytkownika Bazy Wiedzy RPO WM. Wysłanie maila pracownika o nadanie uprawnienia jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu Bazy Wiedzy! Nadanie/odebranie przez Administratora Bazy Wiedzy RPO, wniosku o nadanie uprawnień Wykonawca czynności Kierownik właściwej KM Administrator merytoryczny Bazy Wiedzy, Miejsce oraz jednostki powiązane WIS WIS, Właściwa KM źródłowy, w tym system informatyczny Mail o nadanie/odebrani e uprawnień Wniosek o nadanie/odebrani e uprawnień wtórny lista użytkownikó w, mail w wersji elektroniczn ej. Wypełniona karta zgłoszeniow a użytkownika Mechanizm kontrolny Data wpływu informacji, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego wniosek Data wpływu informacji, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego wniosek Czas 3 dni robocze 3 dni robocze Uwagi Wysłanie maila pracownika o nadanie uprawnienia jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu Bazy Wiedzy! Pracownik MJWPU, który otrzyma uprawnienia zobowiązuje się do przestrzegania Zasad zamieszczania oraz aktualizacji informacji W bazie wiedzy o funduszach europejskich, stanowiące załącznik nr 4 do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. Odebranie uprawnienia do używania Bazy Wiedzy RPO, może nastąpić na wniosek zainteresowanego, bądź administratora Bazy Wiedzy RPO, na zasadach określonych w Regulaminie Bazy Wiedzy czyli w Zasadach zamieszczania oraz aktualizacji informacji W bazie wiedzy o funduszach europejskich, stanowiące załącznik nr 4 do Wytycznych Strona 156

157 Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji Jeśli karta spełnia wymogi formalne, pracownik NSRO w ciągu 3 dni tworzy konto i nadaje uprawnienia zgłoszonemu użytkownikowi do Rejestru podmiotów wykluczonych. Informacja o utworzeniu konta w Rejestrze przesyłana jest na adres poczty elektronicznej wskazany w Karcie zgłoszenia użytkownika oraz do Administratora Merytorycznego Instytucji zgłaszającej. Strona 157

158 6 PROCES ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO Uczestnicy procesu: Strona 158

159 6.1 Sporządzanie i przekazywanie do IZ prognozy wydatków na realizację RPO WM na poziomie Priorytetu Procedura opracowania i dokonywania zmian w załącznikach do projektu ustawy budżetowej w celu ujęcia środków w budżecie państwa i budżecie środków europejskich na realizację RPO WM Procedura zapoczątkowana zostaje otrzymaniem od IZ pisma w sprawie wypełnienia załączników do projektu ustawy budżetowej. Załączniki sporządzane są zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej na dany rok budżetowy. Wskazane terminy w kolumnie Czas określają maksymalny czas poświęcony na wykonanie poszczególnych czynności, który może ulec skróceniu w zależności od terminu wskazanego przez IZ na przedłożenie stosownych materiałów. Lp Czynność Otrzymanie informacji od IZ o konieczności sporządzenia prognozy wydatków w postaci wypełnionych załączników na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej i przekazanie jej do WWR Sporządzenie prognozy wydatków na poziomie Priorytetu (wraz z uzasadnieniem przyjętej metodologii) w pełnej klasyfikacji budżetowej (z zachowaniem zasady dwóch par oczu) i przekazanie do WMS-R Wykonawca czynności planowania i analiz obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane IZ, WPA, WMS-R, WWR WWR, WPA, WMS-R źródłowy, w tym system informatyczny Pismo od IZ Pismo do WWR, WMS-R z załącznikami do wypełnienia, Harmonogramy wydatków otrzymane od Beneficjentów, Umowy o dofinansowanie projektu, Wnioski o dofinansowanie projektu zarówno zatwierdzone przez wtórny Pismo do WWR z załącznikami Wypełnione załączniki prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem Mechanizm kontrolny Rejestracja w dzienniku korespondencji; data wpływu pisma Akceptacja Kierownika WWR oraz Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM wypełnione załączniki, rejestracja w dzienniku korespondencji Czas Termin określa IZ 5 dni roboczych Uwagi Strona 159

160 Weryfikacja otrzymanych zestawień z WWR i przekazanie do WPA Weryfikacja formalna, rachunkowa i pod kątem realności założeń finansowych prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) Sporządzenie przez WPA zbiorczej prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata (z zachowaniem zasady dwóch par oczu) monitorowania i sprawozdawczo ści planowania i analiz planowania i analiz WMS-R, WWR, WPA WPA, WMS-R WPA GK, Dyrektor MJWPU Zarząd WM jak i złożone przez Beneficjentów w ogłoszonych i planowanych ale do wysokości alokacji ogłoszonej w danym konkursie, IWIPK Wypełnione załączniki (Priorytet I-VII) prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem Wypełnione załączniki (Priorytet I-VII) prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem Zweryfikowane wypełnione załączniki (Priorytet I-VII) prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na Wypełnione załączniki (Priorytet I-VII) prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem Wypełnione załączniki prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem Wypełnione załączniki (Priorytet I-VII) prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Programu Wypełniona lista sprawdzająca weryfikację załączników prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata (Załącznik 6.1.1_1) Wypełniona lista sprawdzająca weryfikację załączników prognozy wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata (Załącznik 6.1.1_1) Akceptacja Kierownika WPA i zatwierdzenie prognozy przez GK oraz Dyrektora 2 dni robocze 2 dni robocze 1 dzień roboczy Strona 160

161 Przekazanie do IZ prognozy wydatków (w postaci wypełnionych załączników ) na poziomie Priorytetu i Programu Poinformowanie WWR o wysokości kwot ujętych w załącznikach do projektu ustawy budżetowej przekazanych do MRR po otrzymaniu od IZ Archiwizacja prognozy wydatków na poziomie Priorytetu i Programu planowania i analiz planowania i analiz planowania i analiz WPA, iiz WPA, WWR WPA poziomie Priorytetu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem Zatwierdzona prognoza wydatków na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata na poziomie Priorytetu i Programu w pełnej klasyfikacji budżetowej z uzasadnieniem Pismo z IZ informujące o wysokości kwot ujętych w załącznikach do projektu ustawy budżetowej przekazanych do MRR Prognoza wydatków na realizację Programu na dany rok budżetowy i dwa kolejne lata wypełnione zbiorcze załączniki do projektu ustawy budżetowej dla poszczególnych Priorytetów i całego Programu Pismo informujące WWR o wysokości kwot ujętych w załącznikach do projektu ustawy budżetowej przekazanych do MRR MJWPU Rejestracja w dzienniku korespondencji, data przekazania pisma Akceptacja pisma przez Kierownika WPA W terminie określonym przez IZ Bez zbędnej zwłoki W przypadku konieczności dokonania zmian do projektu ustawy budżetowej zarówno planowania i analiz jak i WWR postępują analogicznie do opisanych czynności w tej procedurze. Strona 161

162 6.1.2 Procedura prognozowania wniosków o płatność w ramach Priorytetów od I do VII i przekazania do IZ Do dnia 30 kwietnia każdego roku, Instytucja Certyfikująca przesyła do Komisji Europejskiej zestawienie prognoz dotyczących ich prawdopodobnych wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy. W związku z powyższym IP II otrzymuje pismo od IZ z prośbą o przygotowanie ww. prognozy. Wskazane terminy w kolumnie Czas określają maksymalny czas poświęcony na wykonanie poszczególnych czynności, który może ulec skróceniu w zależności od terminu wskazanego przez IZ na przedłożenie stosownych materiałów. Lp Czynność Sporządzenie prognozy wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Priorytetu wraz z uzasadnieniem (zachowanie zasady dwóch par oczu) i przekazanie do WMS-R Weryfikacja otrzymanych zestawień z WWR Sporządzenie zbiorczej prognozy wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu Priorytet I-VII (zachowanie zasady dwóch par Wykonawca czynności obsługi projektów monitorowania i sprawozdawczości monitorowania i sprawozdawczości Miejsce oraz jednostki powiązane WWR WMS-R, WWR WMS-R, WPA źródłowy, w tym system informatyczny Harmonogramy wydatków otrzymane od Beneficjentów (Załącznik 6.1.2_1) Przekazane od WWR zestawienia zawierające prognozę zaakceptowane przez Kierowników WWR Zaakceptowana przez Kierownika prognoza wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny wtórny Projekt prognozy wniosków o płatność na poziomie Priorytetu Zbiorcza prognoza wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu Priorytetów Mechanizm kontrolny Akceptacja Kierownika WWR Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji prognozy wniosków o płatność (Załącznik 6.1.2_2), Akceptacja KWMS-R Akceptacja KWMS-R i Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Czas 4 dni robocze 2 dni robocze 1 dzień roboczy Uwagi Strona 162

163 oczu), przekazanie do WPA Weryfikacja formalna, rachunkowa i pod kątem realności założeń finansowych prognozy wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Priorytetu (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie do IZ Poinformowanie WWR i WMS-R o ujętych kwotach w prognozie wniosków o płatność przekazanej do MRR na podstawie informacji otrzymanej od IZ Archiwizacja prognozy wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu - Priorytet I-VII planowania i analiz planowania i analiz planowania i analiz WPA, WMS- R WPA, WMS- R WWR, WPA rok (na poziomie Priorytetu I-VII) Zbiorcza prognoza wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu Priorytetów Pismo z IZ informujące o ujęciu kwot w prognozie wniosków o płatność przekazanej do MRR Prognoza wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu-Priorytety I- VII Zaakceptowana Zbiorcza prognoza wniosków o płatność na dany rok budżetowy i kolejny rok na poziomie Programu Priorytetów Pismo informujące WWR, WPA o ujęciu kwot w prognozie wniosków o płatność przekazanej do MRR Akceptacja Kierownika WPA GK, Dyrektora MJWPU Data przekazania pisma i nadanie numeru w rejestrze korespondencji Przekazanie do IZ do 15 marca 2 dni po otrzymaniu pisma z IZ W przypadku konieczności dokonania aktualizacji w prognozie wniosków o płatność zarówno monitorowania i sprawozdawczości jak i WWR postępują analogicznie do opisanych czynności w tej procedurze. 6.2 Pozyskiwanie środków na realizację projektów Procedura przygotowania załączników do wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa Czynności określone w tej procedurze poprzedzone są pracami nad materiałami do projektu ustawy budżetowej i nad prognozą wniosków o płatność opisanych w procedurach nr oraz Strona 163

164 Lp Czynność Sporządzenie załączników (Harmonogram zapotrzebowań na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I- VII wraz z uzasadnieniem - Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM ) do Wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie do WMS-R Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna materiałów przekazanych przez WWR-y Sporządzenie załączników (Harmonogram zapotrzebowań na środki przeznaczone na realizację Wykonawca czynności obsługi projektów monitorowania i sprawozdawczości monitorowania i sprawozdawczości Miejsce oraz jednostki powiązane WWR, WMS-R WMS-R WMS-R, WPA źródłowy, w tym system informatyczny Umowy o dofinansowanie projektów, Harmonogramy wydatków, IWIPK, Wnioski o dofinansowanie projektu przyjęte do realizacji, limity przyznane przez MF na dany rok budżetowy Załączniki do Wniosku przekazane przez WWR-y Złączniki do Wniosku przez WWR-y wtórny Harmonogram zapotrzebowań na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem (Załącznik 6.2.1_1) Załączniki do Wniosku przekazane przez WWR-y Wypełnione złączniki do wniosku Mechanizm kontrolny Akceptacja KWWR Lista sprawdzająca weryfikację załączników do wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa (Załącznik 6.2.1_2), Akceptacja KWMS-R, Wstępna akceptacja KWMS-R,, Czas Do 5 listopada 3 dni robocze Do 10 listopada Uwagi Strona 164

165 4. projektów w ramach priorytetów I- VII wraz z uzasadnieniem - Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM ) do wniosku.. na podstawie zweryfikowanych materiałów od WWR-ów (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie WPA Weryfikacja formalna, rachunkowa oraz pod kątem realności założeń finansowych materiałów przekazanych przez WMS-R i przekazanie do IZ planowania i analiz WPA Złączniki do Wniosku Wypełnione złączniki do wniosku akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Wstępna akceptacja KWPA, akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. finansowych, Dyrektora IP II Do 15 listopada W przypadku konieczności dokonania zmian w materiale przekazanym przez WWR-y, WMS-R zwraca się em do danego WWR-u o dokonanie korekty w terminie umożliwiającym sporządzenie i przekazanie materiałów do WPA. W przypadku konieczności dokonania zmian w materiale przekazanym do IZ, WPA zwraca się do WMS-R o dokonanie korekty i przekazuje poprawiony materiał w terminie określonym przez IZ Procedura sporządzania i przekazywania harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich oraz harmonogramu zapotrzebowania na środki dotacji celowej i środków europejskich Harmonogramy zapotrzebowania na środki są sporządzane, gdy istniej konieczność uaktualnienia danych w nich zawartych. Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 165

166 1. 2. Sporządzenie harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich według stanu na dzień.** oraz zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I- VII wraz z uzasadnieniem ( Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM (Załącznik 6.2.2_2) ) (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie do WMS-R Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna materiałów przekazanych przez WWR-y, sporządzenie zbiorczego harmonogramu zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem ( Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM ) oraz zbiorczego harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich według stanu na dzień i przekazanie do IZ obsługi projektów monitorowania i sprawozdawczości WWR, WMS-R WMS-R, IZ informatyczny Umowy o dofinansowanie projektów, Harmonogramy wydatków, Harmonogramy zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem przekazane przez WWR-y harmonogram wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich według stanu na dzień Harmonogramy zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich według stanu na dzień Zbiorcze harmonogramy zapotrzebowań na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem Wstępna akceptacja KWWR Lista sprawdzająca weryfikację zbiorczego harmonogramu zapotrzebowania na środki przeznaczone na realizację projektów w ramach priorytetów I-VII wraz z uzasadnieniem (Załącznik 6.2.2_1), Wstępna akceptacja KWMS-R,, akceptacja Zastępcy dyrektora ds. RPO WM Akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. finansowych, Dyrektora MJWPU Do 2 dnia danego miesiąca Do 3 dnia danego miesiąca - wersja elektroniczna W przypadku konieczności dokonania korekty zmiany zostaną dokonane bez zbędnej zwłoki i przekazane do IZ. Strona 166

167 6.2.3 Procedura sporządzania załączników do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej MJWPU przedkłada opisane wyciągi bankowe dokumentujące dokonywanie płatności w ramach współfinansowania i Pomocy Technicznej za okres piątek - czwartek do IZ (DSRR), w terminie do każdego poniedziałku.. Lp Czynność Sporządzenie załączników do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej(zgodnie z zasadą dwóch par oczu) Weryfikacja formalno rachunkowa i merytoryczna załączników do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej i przekazanie do IZ Wykonawca czynności księgowości ogólnej księgowości ogólnej Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny WK Wyciągi bankowe, Załączniki do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej (Załącznik 6.2.3_1) WK Załączniki do rozliczenia miesięcznego dotacji celowej Wypełniona lista sprawdzająca (Załącznik 6.2.3_2) Mechanizm kontrolny Wstępna akceptacja KWK Wstępna akceptacja KWK akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. finansowych,i Dyrektora IP II Czas 5 dni roboczych Do 12 dnia danego miesiąca Uwagi W przypadku konieczności dokonania korekty zmiany zostaną dokonane bez zbędnej zwłoki i przekazane do IZ. W przypadku niewykorzystania środków dotacji celowej otrzymanej w danym roku, zwrot następuje na rachunek bankowy IZ do dnia 15 stycznia roku następnego. Strona 167

168 6.2.4 Procedura dokonywania aktualizacji zaangażowania środków na realizacje projektów ramach Priorytetów I-VII Lp Czynność Pozyskanie od Beneficjentów aktualnych Harmonogramów wydatków wraz z uzasadnieniem Weryfikacja Harmonogramów wydatków otrzymanych od Beneficjentów pod kątem zasadności dokonania zmian i przekazanie do WMS-R projektu zmiany zapotrzebowania na poziomie WWR na środki wraz z uzasadnieniem ( Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM ) Weryfikacja projektów zmiany zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem ( Zestawienie projektów, dla których wydatkowano lub planuje się wydatkować środki w ramach RPO WM ) pod kątem możliwości dokonania odpowiednich Wykonawca czynności obsługi projektów obsługi projektów monitoringu Miejsce oraz jednostki powiązane WWR WWR, WMS-R, WPA, IZ WMS-R źródłowy, w tym system informatyczny Umowa o dofinansowanie projektów Projekty zmiany zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem wtórny Wstępny projekt zmiany zapotrzebowania na środki na poziomie WWR wraz z uzasadnieniem Zmienione zapotrzebowania na środki wraz z uzasadnieniem Mechanizm kontrolny Wstępna akceptacja KWWR Wstępna akceptacja KWMS-R Czas Do 25 dnia miesiąca Uwagi Beneficjent może przesyłać Harmonogram wydatków w formie elektronicznej (e -mailem) W przypadku braku stosownego uzasadnienia do dokonania zmiany, gdy zmiany polegają na wcześniejszym wnioskowaniu o środki lub zwiększeniu kwoty zapotrzebowania opiekun projektu informuje Beneficjenta o braku możliwości zmiany terminu płatności. Beneficjent jest informowany o możliwości wypłaty środków w terminie innym niż wnioskowany, przesunięcie nie może wykraczać poza termin określony w Umowie o dofinansowanie Projektu Strona 168

169 4. 5. przesunięć w ramach określonych ustawą budżetową limitów, Przygotowanie propozycji dokonania zmian w harmonogramach w uzgodnieniu z WWR-ami Przygotowanie zbiorczego harmonogramu wydatków i przekazanie do WPA monitoringu monitoringu WMS-R WMS-R, WPA Informacje w zakresie Harmonogramów wydatków przekazane przez WWR Uzgodnione zmiany w harmonogramach Uzgodnione zmiany w harmonogramach Wstępna akceptacja KWMS-R, akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Uzgodnienie między WWR-ami i WMS-R odbywają się w trybie roboczym W sytuacji gdy nie można uwzględnić wnioskowanych przez Beneficjenta zmian w Harmonogramie wydatków, MJWPU informuje Beneficjenta o odmowie wraz z określeniem nowego Harmonogramu wydatków dla danego Beneficjenta (możliwego do przyjęcia w ramach dostępnych środków) Procedura przygotowania informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych beneficjentom w formie zaliczki Informacja będzie sporządzana na podstawie załączników określonych przez IZ. Lp. 1. Czynność Sporządzenie materiałów do informacji kwartalnej o środkach przekazanych w formie zaliczki i o zaliczkach rozliczeniowych (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) Wykonawca czynności obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR-y źródłowy, w tym system informatyczny Wnioski o płatność zaliczkową; Wnioski rozliczające zaliczkę; Dyspozycje płatności; wtórny Materiały do informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki Mechanizm kontrolny Wstępna akceptacja WWRów Czas Do 8 dnia po upływie kwartału 2. Weryfikacja formalno rachunkowa i WMS-R Informacje dotyczące ilości i Zbiorcza Lista Do 12 dnia po Uwagi Strona 169

170 merytoryczna materiałów do informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki, Sporządzenie zbiorczej informacji kwartalnej narastająco o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki i przekazanie do IZ monitoringu wartości zaliczek przekazanych i rozliczonych, przekazane przez WWR-y Informacja dotycząca zwrotów niewykorzystanych kwot zaliczki dokonanych na rachunki bankowe przez beneficjenta, przekazana przez WK. Raport z KSI. informacja kwartalna o rozliczeniu środków przekazanych w formie zaliczki sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji formalnej, rachunkowej i merytorycznej do informacji kwartalnej o rozliczeniu środków przekazanych Beneficjentom w formie zaliczki (Załącznik 6.2.5_1) Wstępna akceptacja KWMS-R Akceptacja, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM. Akceptacja Dyrektora MJWPU. zakończeniu kwartału (wersja elektroniczna) Do 13 dnia po zakończeniu kwartału (wersja papierowa) W przypadku konieczności dokonania korekty zmiany zostaną dokonane bez zbędnej zwłoki i przekazane do IZ. 6.3 Procedura postępowania z Wnioskami o płatność i Wnioskami o płatność zaliczkową Beneficjenta. Rejestrowanie i weryfikacja Wniosków o płatność i Wniosków o płatność zaliczkową oraz dokonywanie płatności na rzecz Beneficjenta Wnioski o płatność i Wnioski o płatność zaliczkową składane w IP II przechodzą ocenę rejestracyjną, formalną, rachunkową i merytoryczną. Pismo informujące o wyniku oceny wymaga zatwierdzenia przez Dyrektora IP II lub osobę upoważnioną. Wniosek o płatność. Strona 170

171 Refundacja wydatków dokonywana jest na warunkach określonych umową o dofinansowanie projektu, zgodnie z harmonogramem wydatków oraz na podstawie Wniosku o płatność, składanego w terminach przewidzianych w SZOP. Odnosi się do wydatków faktycznie poniesionych. Refundacja jest dokumentowana załączonymi do Wniosku o płatność dokumentami, szczegółowo określonymi w wykazie wymaganych załączników do tego dokumentu. Odpowiedni Wydział Wdrożeniowy w IP II weryfikuje Wniosek o płatność i w przypadku jego pozytywnej weryfikacji sporządza zlecenie płatności/dyspozycję płatności w terminie 13 dni roboczych (w przypadku weryfikacji Wniosku o płatność do którego została dołączona dokumentacja pzp 18 dni roboczych) i przekazuje ją/je do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych. Na podstawie pozytywnie zweryfikowanego zlecenia płatności, środki wypłacane są przez BGK zgodnie z terminarzem płatności ze środków europejskich. W przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna IP II wypłaca środki z dotacji celowej na rzecz Beneficjenta zgodnie z terminem określonym dla płatności z BGK. W przypadku projektów własnych Samorządu Województwa weryfikacja Wniosku o płatność wraz z załączonymi dokumentami poświadczającymi wydatki odbywa się w odpowiednim Wydziale Wdrożeniowym w IP II. Następnie zlecenie płatności przekazywane jest do Departamentu Budżetu i Finansów w UM WM, który sporządza zlecenie płatności do BGK. W przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna, właściwy WWR przygotowuje Wniosek o przekazanie środków finansowych, który przekazuje IZ (DSRR) w celu akceptacji, i przekazania do Departamentu Budżetu i Finansów w UM WM. W przypadku projektów państwowych jednostek budżetowych (p.j.b) weryfikacja Wniosku o płatność wraz z załączonymi dokumentami poświadczającymi wydatki odbywa się w odpowiednim Wydziale Wdrożeniowym w IP II, a następnie informacja o wyniku weryfikacji przekazywana jest do Beneficjenta. W przypadku Wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę weryfikacja odbywa się w odpowiednim Wydziale Wdrożeniowym w IP II, a następnie Informacja o wynikach weryfikacji jest przekazywana do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych. W przypadku Wniosku o płatność końcową, przed zatwierdzeniem Wniosku należy przeprowadzić kontrolę na zakończenie realizacji projektu. Termin weryfikacji Wniosku o płatność końcową może zostać wydłużony. Odpowiedni Wydział Wdrożeniowy w IP II sporządza Kartę kompletności dokumentacji projektu i zgodności z przepisami i przekazuje do WPR, WKP, WKW i WO w celu uzupełnienia Karty. Po uzupełnieniu dokumentu opiekun projektu wprowadza informację o przeprowadzeniu kontroli na zakończenie realizacji projektu w KSI. Wniosek o płatność zaliczkową. Zaliczka wypłacana jest Beneficjentowi na realizację bieżącego zadania określonego w harmonogramie rzeczowo - finansowym, na podstawie składanego Wniosku o płatność zaliczkową. W przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna, ostatni Wniosek o płatność zaliczkową w danym roku winien być złożony najpóźniej do 30 listopada. Wypłata środków w formie zaliczki może być udzielona maksymalnie do wysokości 95% całkowitej wartości dofinansowania (nie dotyczy to projektów własnych Samorządu i projektów realizowanych przez wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne (wsjo) w przypadku których możliwe jest udzielenie zaliczki do 100% całkowitej wartości dofinansowania). Pozostałe 5 % środków zostanie wypłacone w formie refundacji poniesionych przez Beneficjenta wydatków, zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. Strona 171

172 Odpowiedni Wydział Wdrożeniowy w IP II weryfikuje Wniosek o płatność zaliczkową i w przypadku jego pozytywnej weryfikacji sporządza zlecenie płatności/dyspozycję płatności w terminie 3 dni roboczych i przekazuje ją/je do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych. Na podstawie pozytywnie zweryfikowanego zlecenia płatności środki wypłacane są przez BGK zgodnie z terminarzem płatności ze środków europejskich. W przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna IP II wypłaca środki z dotacji celowej na rzecz Beneficjenta zgodnie z terminem określonym dla płatności z BGK. Płatności ze środków europejskich oraz dotacji celowej przekazywane są na wyodrębniony dla projektu rachunek bankowy dla zaliczki, wskazany w umowie o dofinansowanie projektu i we Wniosku o płatność zaliczkową, zgodnie z nowymi zasadami przepływów finansowych. Ponadto przekazywana jest Informacja do Beneficjenta o wynikach weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową. Następnie Beneficjent po otrzymaniu zaliczki, reguluje zobowiązania wobec kontrahenta i rozlicza zaliczkę w terminie do 10 dni roboczych od jej otrzymania, poprzez złożenie Wniosku o płatność wraz z wymaganymi załącznikami. Za datę rozliczenia przyjmuje się datę złożenia Wniosku o płatność w siedzibie IP II wraz z potwierdzeniem zwrotu niewykorzystanej kwoty zaliczki. Beneficjent może złożyć wniosek rozliczający zaliczkę, który stanowi jednocześnie wniosek o płatność końcową. Weryfikacja wniosku przebiega analogicznie jak w przypadku weryfikacji wniosku o płatność końcową Procedura rejestrowania Wniosków o płatność, Wniosków o płatność zaliczkową Lp. 1. Czynność Rejestracja Wniosku o płatność/ Wniosku o płatność zaliczkową i przekazanie do właściwego WWR Wykonawca czynności obsługi kancelarii ogólnej Miejsce oraz jednostki powiązane WO, WWR źródłowy, w tym system informatyczny Wniosek o płatność/ Wniosek o płatność zaliczkową wtórny Mechanizm kontrolny Rejestracja wniosku w dzienniku korespondencyjnym Czas niezwłoczni e Uwagi Wniosek o płatność/wniosek o płatność zaliczkową winien zostać przekazany do odpowiedniego WWR w dniu wpłynięcia wniosku Strona 172

173 6.3.2 Procedura weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową/wniosku o płatność pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Procedura sporządzania dyspozycji płatności i dokonywania płatności na rzecz Beneficjenta Lp. 1. Czynność Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna, złożonego Wniosku o płatność zaliczkową /Wniosku o płatność, w tym zamówień publicznych (jeśli dotyczy) oraz wprowadzenie wniosku do KSI (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) Przygotowanie i przekazanie pisma do Beneficjenta o wyniku weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową/ Wniosku o płatność oraz do wiadomości WPR W przypadku wniosku o płatność końcową przejście do punktu 2. Wykonawca czynności obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR źródłowy, w tym system informatyczny Wniosek o płatność zaliczkową/wniosek o płatność, Umowa o dofinansowanie projektu z załącznikami, dokumentacja pzp (jeśli dotyczy) wtórny Wypełniona lista sprawdzająca pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz Lista sprawdzająca pzp (jeśli dotyczy) Mechanizm kontrolny Listy sprawdzające - Załącznik 6.3.2_1, 6.3.2_2, 6.3.2_3, (jeśli dotyczy) zatwierdzenie. Akceptacja przez KWWR, Zatwierdzenie pisma do Beneficjenta o wyniku weryfikacji Wniosku o płatność zaliczkową/wniosku o płatność przez Dyrektora lub osobę upoważnioną Czas Wniosek o płatność zaliczkową: 3 dni robocze. Wniosek o płatność: 15 dni roboczych w przypadku, kiedy właściwy wydział wdrażania formułuje uwagi do wniosku o płatność, 13 dni roboczych w przypadku pozytywnej weryfikacji wniosku. w przypadku weryfikacji Wniosku o płatność do którego Uwagi WWR przyjmuje i weryfikuje elektroniczną wersję Wniosku o płatność w LSI z wersją papierową. Informacja o wyniku weryfikacji kierowana do Beneficjenta winna zawierać informację o wysokości wydatków kwalifikowanych ze wskazaniem wysokości kwoty z EFRR i dotacji celowej w podziale na wydatki bieżące i inwestycyjne. Beneficjent winien zostać poinformowany o wys. wydatków uznanych za niekwalifikowalne wraz z podaniem uzasadnienia takiej decyzji Strona 173

174 została dołączona dokumentac ja pzp weryfikacja zostaje przedłużona o 5 dni roboczych) Wniosek o płatność końcową 12 dni od dnia otrzymania Karty Zamknięcia Kontroli,jeśli nie stwierdzono nieprawidło wości Gdy stwierdzono nieprawidlo wości termin ten może ulec stosownem u wydłuzeniu. 2 Po przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji formalnej, rachunkowej i merytorycznej złożonego wniosku o płatność końcową przekazanie do WKP- R wniosku o kontrolę (załącznik nr 9.3.1_1) obsługi projektów WWR, WKP Wstępnie pozytywnie zweryfikowany wniosek o płatność końcową pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym Wypełniony Wniosek o kontrolę (załącznik 9.3.1_1) Akceptacja KWWR, Częściowo wypełniona lista sprawdzająca do Wniosku o płatność (za wyjątkiem części dot. kontroli na zakończenie) 3 dni robocze Po zakończeniu czynności kontrolnych oraz wykonaniu przez Beneficjenta ewentualnych zaleceń pokontrolnych przejście do procedury 3.5 Pozytywny wynik kontroli Strona 174

175 jest konieczny do pozytywnego zweryfikowania wniosku o płatność końcową. W przypadku, gdy we Wniosku o płatność zaliczkową/wniosku o płatność stwierdzono błędy formalne, rachunkowe lub merytoryczne, IP II może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje Beneficjenta lub wzywa go do poprawienia lub uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od otrzymania pocztą pisma przez Beneficjenta. Pismo informujące o stwierdzonych błędach i konieczności ich poprawienia oraz dostarczenia poprawionego dokumentu w wersji papierowej i elektronicznej przygotowuje obsługi projektów. Wysłanie pisma przerywa bieg terminu weryfikacji wniosku do czasu przesłania korekty wniosku przez Beneficjenta. Poprawiony Wniosek o płatność zaliczkową/wniosek o płatność jest weryfikowany ponownie z zachowaniem zasady dwóch par oczu, zgodnie z wyżej opisanymi procedurami. W przypadku konieczności złożenia przez beneficjenta wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów, które nie wymagają modyfikacji formularza wniosku o płatność, do beneficjenta kierowane jest pismo wskazujące jakiego typu wyjaśnienia lub dokumenty należy dosłać. Beneficjent w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania pisma przekazuje wyjaśnienia lub brakujące dokumenty. Właściwy wydział wdrażania weryfikuje dokumenty lub analizuje przesłane wyjaśnienia w ciągu 5 dni roboczych. Wysłanie powyższego pisma wstrzymuje bieg terminu weryfikacji wniosku o płatność do czasu złożenia wymaganych wyjaśnień lub dokumentów. W przypadku pozytywnej weryfikacji Wniosku o płatność (również pod kątem pzp), IP II informuje Beneficjneta w formie pisemnej o wynikach pozytywnej weryfikacji wniosku. Jeżeli podczas weryfikacji Wniosku o płatność stwierdzono naruszenie pzp, a wniosek dotyczy środków wypłaconych wcześniej na podstawie zaliczki lub rozliczenia zaliczki, IP II informuje Beneficjenta o stwierdzeniu nieprawidłowości oraz wzywa do zwrotu środków lub do wyrażenia zgody na potrącenie kolejnych płatności w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Po bezskutecznym upływie terminu 14 dni, IP II wydaje decyzję nakazującą zwrot środków na podstawie art. 207 uofp oraz zawierającą informację o możliwości odwołania się Beneficjenta od przedmiotowej decyzji. Jeżeli podczas weryfikacji Wniosku o płatność dotyczącego refundacji (środków jeszcze nie wypłaconych) stwierdzono naruszenie pzp, IP II informuje Beneficjenta o stwierdzeniu nieprawidłowości oraz dokonuje pomniejszenia kwoty wydatków uznanych za kwalifikowalne po autoryzacji we Wniosku o płatność o wysokość korekty wynikającej ze stwierdzonej nieprawidłowości. Jednocześnie w każdym kolejnym Wniosku o płatność, w którym wystąpią wydatki z tego zamówienia publicznego, IP II dokonuje pomniejszenia kwoty po autoryzacji. W tym przypadku przepisy nie przewidują możliwości wydania decyzji administracyjnej w sprawie niekwalifikowania wydatków w projekcie, ze względu na fakt, że decyzja określająca kwotę przypadającą do zwrotu może być wydana jedynie w przypadku nieprawidłowości dotyczących środków publicznych, które beneficjent faktycznie otrzymał. Strona 175

176 Natomiast dla wydatków przedstawionych we wcześniejszych Wnioskach o płatność, czyli już wypłaconych IP II wzywa do zwrotu środków lub wyrażenia zgody na pomniejszenie z kolejnej płatności, a po bezskutecznym upływie 14 dni, wydaje decyzję nakazującą zwrot środków wraz z informacją o możliwości odwołania się Beneficjenta. W przypadku, gdy w pierwszej kolejności wpłynie do MJWPU wniosek o płatność pośrednią (refundacja), a w terminie jego weryfikacji wpłynie również wniosek o płatność zaliczkową, należy w pierwszej kolejności zweryfikować wniosek o płatność pośrednią (refundacja). W takim przypadku weryfikacja wniosku o płatność zaliczkową zostaje zawieszona do czasu zatwierdzenia wniosku o płatność pośrednią (refundacja) W przypadku, gdy w pierwszej kolejności wpłynie wniosek o płatność zaliczkową, a w terminie jego weryfikacji wpłynie wniosek o płatność pośrednią (refundacja), w pierwszej kolejności weryfikacji podlega wniosek o płatność zaliczkową a weryfikacja wniosku o płatność pośrednią (refundacja) jest wstrzymana do czasu rozliczenia w 100% środków otrzymanych w formie zaliczki. W przypadku zawiadomienia odpowiedniego wydziału wdrażania przez WKP-R o zaplanowanej kontroli lub przekazaniu wniosku o kontrolę doraźna przez WWR do WKP-R proces weryfikacji wniosku o płatność zostaje przerwany do czasu zakończenia czynności kontrolnych. O wstrzymanej lub przerwanej z powodu kontroli weryfikacji beneficjent jest informowany pisemnie. Po zatwierdzeniu Wniosku o płatność zaliczkową/ Wniosku o płatność postępowanie zgodne z procedurą lub Dane ko KSI wprowadzane są nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od zatwierdzenia Wniosku o płatność. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie kontroli MJWPU, przez instytucje zewnętrzne lub opiekuna projektu przejście do procedury nr Wniosek o płatność końcową może zostać pozytywnie zatwierdzony pod warunkiem usunięcia wszystkich stwierdzonych nieprawidłowości, odzyskania nadmiernie pobranego dofinansowania (zgodnie z procedurą nr 8.1) lub wyrażenia zgody przez Beneficjenta na potracenie nadmiernie pobranego dofinansowania z kolejnej płatności. W przypadku dokonywania potrącenia z kolejnej płatności wypełniana jest zgodnie z Instrukcją KSI Karta informacyjna obciążeń na projekcie - Kwoty odzyskane w KSI. Wówczas za datę odzyskania środków uznaje się datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową i również do tej daty naliczane są odsetki jak dla zalęgłości podatkowych od nienależnie pobranego dofinansowania. W przypadku projektów zakończonych, w sytuacji gdy kwota dofinansowania w umowie jest wyższa od kwoty faktycznie wypłaconego dofinansowania, opiekun projektu dokonuje korekty w KSI kwoty dofinansowania na podstawie notatki służbowej zatwierdzonej przez Dyrektora MJWPU. Strona 176

177 6.3.3 Procedura sporządzania zlecenia płatności/ dyspozycji płatności i dokonywania płatności na rzecz Beneficjenta innego niż Samorząd Województwa Lp Czynność Sporządzenie zlecenia płatności /dyspozycji płatności na podstawie pozytywnie zweryfikowanego i zatwierdzonego Wniosku o płatność zaliczkową/wniosku o płatność oraz ewentualnej informacji o wysokości środków z dotacji celowej (współfinansowanie) (zachowanie zasady dwóch par oczu) i przekazanie zlecenia płatności/ dyspozycji płatności do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych Weryfikacja zlecenia płatności/dyspozycji płatności pod względem formalnorachunkowym i dostępności środków (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie zlecenia płatności do BGK Wykonawca czynności obsługi projektów weryfikacji Miejsce oraz jednostki powiązane WWR, WPR WPR źródłowy, w tym system informatyczny Wniosek o płatność zaliczkową/wniosek o płatność Zlecenie płatności/dyspozycja płatności wtórny Zlecenie płatności, Dyspozycja płatności (Załącznik 6.3.3_1) Wypełniona Lista sprawdzająca do weryfikacji zlecenia płatności /dyspozycji płatności Mechanizm kontrolny Wstępna akceptacja zlecenia płatności/dyspozycji płatności przez KWWR i Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM Lista sprawdzająca (Załącznik 6.3.3_2) Zatwierdzenie zlecenia płatności/dyspozycji płatności zgodnie z kartą wzoru podpisów osób upoważnionych Czas 1 dzień roboczy Czynności z pkt. 2: 2 dni robocze Uwagi WWR sporządza zlecenie płatności/ dyspozycję płatności w 2 egz., które przekazywane są do pionu finansowego. Po zrealizowaniu zlecenia płatności/dyspozycji płatności jeden egzemplarz zlecenie płatności/ dyspozycję płatności jest przekazywany do WWR. Złożenie podpisu w systemie BGK jest równoznaczne z elektronicznym przekazaniem płatności do BGK W przypadku negatywnej weryfikacji formalno-rachunkowej zlecenia płatności/dyspozycji płatności przez WPR, dokumenty te zwracane są do WWR. W przypadku projektów, w których wystąpi pomoc publiczna środki w formie dotacji celowej wypłacane są Beneficjentowi przez IP II, w terminach zgodnych z terminarzem płatności środków europejskich na dany rok, dostępnym na stronie internetowej BGK. W tym celu WPR przygotowuje przelew w systemie księgowym funkcjonującym w IP II. Strona 177

178 Sporządzanie zbiorczego Wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej (współfinansowanie) (zachowanie zasady dwóch par oczu) oraz przekazanie do DSRR Przygotowanie przelewu w formie elektronicznej do dyspozycji płatności Zatwierdzenie przez osoby upoważnione i przekazanie do pracownika sporządzającego przelewy Wysłanie z bankowego systemu elektronicznego MultiCash zatwierdzonego przelewu weryfikacji płatności i refundacji płatności i refundacji płatności i refundacji WPR, WWR, WPA Informacja o wysokości środków z dotacji celowej (współfinansowanie) otrzymanej od WWR Zbiorczy wniosek o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej (współfinansowanie) WPR Dyspozycja płatności Wydruk polecenia przelewu z bankowego systemu elektronicznego MultiCash WPR WPR Wydruk polecenia przelewu z bankowego systemu elektronicznego MultiCash Wydruk polecenia przelewu z bankowego systemu elektronicznego MultiCash Polecenie przelewu bankowego Przekazanie do zatwierdzenia przez osoby upoważnione w karcie wzorów podpisów w banku Złożenie podpisów na wydruku zlecenia płatności/z MultiCash oraz podpisów elektronicznych w celu realizacji Dzień po okresie składania zleceń do BGK, do godziny 12:00 Czynności pkt. 4-6 dokonywan e są w terminie wynikający m z płatności z BGK... WPR wprowadza datę zapłaty w systemie KSI (SIMIK 07-13) w ciągu 2 dni od realizacji zlecania płatności przez BGK (jednak nie później niż w ciągu 5 dni). płatności po zakończeniu miesiąca przekazuje zestawienie dokonanych płatności w ramach działań RPO WM, oraz drugi egzemplarz zrealizowanych w tym okresie dyspozycji płatności wraz z Listą sprawdzającą do weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM. Strona 178

179 6.3.4 Procedura sporządzania zlecenia płatności i Wniosku o przekazanie środków europejskich/ Wniosku o przekazanie środków finansowych i dokonania płatności w przypadku projektów własnych Samorządu Województwa Lp. 1. Czynność Sporządzanie zlecenia płatności i Wniosku o przekazanie środków europejskich/wniosku o przekazanie środków finansowych na podstawie pozytywnie zweryfikowanego Wniosku o płatność zaliczkową/wniosku o płatność (zachowanie zasady dwóch par oczu) i przekazanie zlecenia płatności oraz Wniosku o przekazanie środków europejskich/wniosku o przekazanie środków finansowych do UMWM Wykonawca czynności obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR, BF, IZ źródłowy, w tym system informatyczny Wniosek o płatność zaliczkową/wniosek o płatność wtórny Zlecenie płatności i Wniosek o przekazanie środków europejskich) (Załącznik 6.3.4_1) / Wniosek o przekazanie środków finansowych (Załącznik 6.3.4_2) Mechanizm kontrolny Wstępna akceptacja zlecenia płatności/dyspozycji płatności przez KWWR i akceptacja przez Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM Czas 1 dzień roboczy Uwagi WWR sporządza zlecenie płatności i Wniosek o przekazanie środków europejskich / Wniosek o przekazanie środków finansowych w 2 egz. 1 egz. dla BF, 2 egz. zostaje w WWR W przypadku projektów własnych samorządu, w których wystąpi pomoc publiczna po zweryfikowaniu Wniosku o płatność zaliczkową/wniosku o płatność, WWR sporządza zlecenie płatności w zakresie środków europejskich oraz Wniosek o przekazanie środków finansowych w zakresie dotacji celowej. Wniosek o przekazanie środków finansowych jest przekazywany do DSRR następnego dnia po okresie składania zleceń, w celu akceptacji. Po otrzymaniu informacji (w formie elektronicznej) z DSRR o zweryfikowaniu wniosku, pracownik MJWPU odbiera wniosek DSRR i przekazuje go do Departamentu Budżetu i Finansów w UM WM. W przypadku projektów własnych Samorządu Datę zapłaty w KSI wprowadzać będzie BF w ciągu 2 dni od realizacji zlecenia płatności przez BGK (jednak nie później niż w ciągu 5 dni). Strona 179

180 6.3.5 Procedura postępowania z Wnioskami o Płatność Beneficjenta. Rejestrowanie i weryfikacja Wniosków o wniesienie wkładu na rzecz Funduszu Powierniczego inicjatywa JESICCA w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego oraz dokonywanie płatności wkładu finansowego dla Funduszu Pożyczkowego JESSICA Wnioski o wniesienie wkładu na rzecz Funduszu Powierniczego inicjatywa JESICCA w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego , zwane dalej wnioskami o płatność składane są w IP II, przechodzą ocenę rejestracyjną, formalną, rachunkową i merytoryczną. Pismo informujące o wyniku oceny wymaga akceptacji Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM i zatwierdzenia przez Dyrektora IP II. Wniosek o płatność. Przekazanie wkładu finansowego dokonywane jest na warunkach określonych Umową o finansowanie zawartą pomiędzy Europejskim Bankiem Inwestycyjnym a Instytucją Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Mazowieckiego na lata Odpowiedni Wydział Wdrożeniowy w IP II weryfikuje Wnioski o Płatność i w przypadku pozytywnej weryfikacji sporządza zlecenia płatności/dyspozycję płatności w terminie 10 dni roboczych i przekazuje ją/je do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych. Na podstawie pozytywnie zweryfikowanego zlecenia płatności/dyspozycji płatności, środki wypłacane są przez BGK zgodnie z terminarzem płatności ze środków europejskich oraz przez IPII, która wypłaca środki krajowe środki uzupełniające zgodnie z terminem określonym dla płatności z BGK,, dostępnym na stronie internetowej BGK. W tym celu WPR przygotowuje przelew w systemie księgowym funkcjonującym w IP II. Każdorazowo przed przesłaniem środków do Funduszu Powierniczego JESSICA, IPII poinformuje Instytucję Zarządzającą z wyprzedzeniem wynoszącym przynajmniej 7 dni roboczych drogą ową (na adres: dsrr@mazovia.pl) o dacie złożenia przelewu Procedura weryfikacji wniosku o płatność pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Procedura sporządzania dyspozycji płatności i dokonywania płatności wkładu finansowego dla Funduszu Pożyczkowego JESSICA Lp. 1. Czynność Rejestracja Wniosku o płatność i przekazanie do właściwego WWR Wykonawca czynności obsługi kancelarii ogólnej Miejsce oraz jednostki powiązane WO, WWR źródłowy, w tym system informatyczny Wniosek o płatność wtórny Mechanizm kontrolny Rejestracja wniosku w dzienniku korespondencyjnym Czas niezwłoczni e Uwagi Wniosek o płatność winien zostać przekazany do odpowiedniego WWR w dniu wpłynięcia wniosku. W ramach projektu Strona 180

181 1. Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna złożonego Wniosku o płatność oraz wprowadzenie wniosku do KSI (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) Przygotowanie i przekazanie pisma do Beneficjenta o wyniku weryfikacji Wniosku. obsługi projektów WWR Wniosek o płatność o płatność, Umowa o dofinansowanie projektu z załącznikami Wypełniona lista sprawdzająca pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym Listy sprawdzające (Załącznik 6.3.2_1, 6.3.2_2) sprawdzenie przez KWWR, akceptacja pisma do Beneficjenta o wyniku weryfikacji Wniosku o płatność przez Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM, zatwierdzenie przez Dyrektora IP II Wniosek o płatność: 9 dni roboczych przewidziano finansowanie ze środków następujących Działań: Działanie 1.6, Działanie 4.3, Działanie 5.2 RPO WM Fundusz Powierniczy przekazuje do IP II wyciąg bankowy potwierdzający wpływ środków na rachunek bankowy, w terminie 5 dni od dnia otrzymania środków. Stanowisko do spraw obsługi projektów niezwłocznie uzupełnia KSI o skan dokumentu Procedura sporządzania zlecenia płatności/ dyspozycji płatności i dokonywania płatności wkładu finansowego dla Funduszu Pożyczkowego JESSICA Lp. 1. Czynność Sporządzenie zlecenia płatności /dyspozycji płatności na podstawie pozytywnie zweryfikowanego i zatwierdzonego Wniosku o płatność (zachowanie zasady dwóch par oczu) i przekazanie zlecenia płatności/ dyspozycji płatności do pionu Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych Wykonawca czynności obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny WWR, WPR Wniosek o płatność Zlecenie płatności, Dyspozycja płatności (Załącznik 6.3.3_1) Mechanizm kontrolny Wstępna akceptacja zlecenia płatności/dyspozycji płatności przez KWWR i Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM Czas 1 dzień roboczy Uwagi WWR sporządza zlecenie płatności/ dyspozycję płatności w 2 egz. 1 egz. dla pionu finansowego, 2 egz. zostaje przekazany do WWR po zrealizowaniu zlecenia płatności/ Strona 181

182 2. Weryfikacja zlecenia płatności/dyspozycji płatności pod względem formalnorachunkowym i dostępności środków (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i przekazanie zlecenia płatności do BGK weryfikacji WPR, WPA Zlecenie płatności/dyspozycja płatności Wypełniona Lista sprawdzająca do weryfikacji zlecenia płatności /dyspozycji płatności Lista sprawdzająca (Załącznik 6.3.3_2) Zatwierdzenie zlecenia płatności/dyspozycji płatności zgodnie z kartą wzoru podpisów osób upoważnionych 2 dni robocze dyspozycji płatności. Na min. 7 dni przed planowanym terminem płatności zgodnie z terminem określonym dla płatności BGK przekazywana jest informacja w formie e- mail IZ dot. daty złożenia przelewu Złożenie podpisu w systemie BGK jest równoznaczne z elektronicznym przekazaniem płatności do BGK. W przypadku negatywnej weryfikacji formalno-rachunkowej zlecenia płatności/dyspozycji płatności przez WPR lub weryfikacji pod względem dostępności środków - dokumenty zwracane są do WWR Sporządzanie zbiorczego Wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej (współfinansowanie) (zachowanie zasady dwóch par oczu) oraz przekazanie do DSRR Przygotowanie przelewu w formie elektronicznej do dyspozycji płatności weryfikacji płatności i refundacji WPR, WWR, WPA Informacja o wysokości środków z dotacji celowej (współfinansowanie) otrzymanej od WWR Zbiorczy wniosek o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej (współfinansowanie) WPR Dyspozycja płatności Wydruk polecenia przelewu z bankowego systemu elektronicznego MultiCash Przekazanie do zatwierdzenia przez osoby upoważnione w karcie wzorów podpisów w banku Dzień po okresie składania zleceń do BGK, do godziny 12:00... Strona 182

183 5. 6. Zatwierdzenie przez osoby upoważnione i przekazanie do pracownika sporządzającego przelewy Wysłanie z bankowego systemu elektronicznego MultiCash zatwierdzonego przelewu płatności i refundacji płatności i refundacji WPR WPR Wydruk polecenia przelewu z bankowego systemu elektronicznego MultiCash Wydruk polecenia przelewu z bankowego systemu elektronicznego MultiCash Polecenie przelewu bankowego Złożenie podpisów na wydruku zlecenia płatności/z MultiCash oraz podpisów elektronicznych w celu realizacji Czynności pkt. 4-6 dokonywan e są w terminie wynikający m z płatności z BGK WPR wprowadza datę zapłaty w systemie KSI (SIMIK 07-13) w ciągu 2 dni od realizacji zlecania płatności przez BGK (jednak nie później niż w ciągu 5 dni). płatności po zakończeniu miesiąca przekazuje zestawienie dokonanych płatności w ramach działań RPO WM, oraz drugi egzemplarz zrealizowanych w tym okresie dyspozycji płatności wraz z Listą sprawdzającą do weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności do Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM. 6.4 Procedura zawieszania płatności na podstawie umowy o dofinansowanie projektu W przypadku niewywiązania się Beneficjenta z realizacji projektu zgodnie z warunkami określonymi w Umowie o dofinansowanie projektu i/lub na skutek wykrytych przez WKP nieprawidłowości IP II może podjąć decyzję o niekwalifikowalności poszczególnych wydatków lub wstrzymaniu dofinansowania. Lp. 1. Czynność Przekazanie informacji do WWR i Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych (WPR) w sprawie wykrytych nieprawidłowości w realizacji skontrolowanego projektu powodujących Wykonawca czynności kontroli Miejsce oraz jednostki powiązane WKP, WWR, WPR źródłowy, w tym system informatyczny Informacja pokontrolna, rekomendacja, zalecenia pokontrolne wtórny Pismo do WWR oraz pismo do Zastępcy Dyrektora ds. Mechanizm kontrolny Akceptacja KWWR, Zastępcy Dyrektora ds. Czas 1 dzień roboczy Uwagi Strona 183

184 2. naruszenie warunków Umowy o dofinansowanie oraz o konieczności zawieszenia płatności do czasu wyjaśnienia Przygotowanie pisma informującego do Beneficjenta obsługi projektów WWR, WKP Informacja pokontrolna, umowa o dofinansowanie projektu, rekomendacja, zalecenia pokontrolne Finansowych Pismo do Beneficjenta RPO WM Akceptacja KWWR, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM i Dyrektora MJWPU 2 dni robocze W przypadku, gdy zawieszenie płatności następuje na podstawie otrzymanej od WKP informacji pokontrolnej dalsze postępowanie zgodne z zaleceniami pokontrolnymi. W przypadku konieczności odzyskania kwot wydatkowanych niezgodnie z zasadami wydatkowania dotacji przyznanej w ramach RPO WM, wszczynana jest procedura odzyskiwania kwot i windykacji (procedura 8.1 oraz 8.2). 6.5 Procedura sporządzania i weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową/końcową/ w ramach częściowego zamknięcia pomocy od IP II do IZ Poświadczenie... sporządzane jest w oparciu o zatwierdzone Wnioski o płatność Beneficjentów realizujących projekty w ramach Priorytetów I-VII RPO WM zgodnie z Wytycznymi w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do komisji Europejskiej w Programach operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na tata i Instrukcji wypełniania załącznika 4a do niniejszych wytycznych. sporządzany jest na podstawie materiałów przekazanych przez poszczególne WWR do Wydziału Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR (WMS-R). Strona 184

185 6.5.1 Procedura sporządzania i weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową /końcową/ od IP II do IZ w ramach Priorytetów I-VII Lp Czynność Sporządzenie i weryfikacja materiałów wyjściowych do Poświadczenia w postaci listy zatwierdzonych wniosków o płatność i listy sprawdzającej do każdego z Priotytetów zgodnie z zasadą dwóch par oczu i przekazanie do WMS- R Przekazanie do WMS-R : - Listy wniosków beneficjentów o płatność ; - Informacji o zadeklarowanych kwotach w ramach instrumentów inżynierii finansowej (Załącznik 6.5.1_2 ) - wydruków z ewidencji, Wykonawca czynności obsługi projektów obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR WWR źródłowy, w tym system informatyczny Zatwierdzone wnioski o płatność w KSI (SIMIK 07-13), w okresie za który sporządzane jest Poświadczenie (Załącznik 6.5.1_1) Zatwierdzone wnioski o w KSI (SIMIK 07-13), w okresie za który sporządzane jest Poświadczenie (Załącznik 6.5.1_1). Instrukcja wypełniania załacznika 4a do Wytycznych wtórny Lista Wniosków beneficjentów o płatność załącznik nr 1 do Poświadczenia i Deklaracji wydatków Lista wniosków beneficjentów o płatność załącznik nr 1 do Poświadczenia i Deklaracji wydatków Mechanizm kontrolny Lista sprawdzająca (Załącznik 6.5.1_3) Akceptacja przez KWWR Lista sprawdzająca (Załącznik 6.5.1_3) Akceptacja przez KWWR Czas Na bieżąco, w okresie, którego dotyczy Deklaracja 3 dni robocze od zakończenia okresu, za który sporządzane jest Uwagi Pracownik weryfikując sprawdza pod kątem zgodności danych zawartych w LSI/KSI Materiały są sporządzane w 2 egz. 1 egz. pozostaje w WWR. Podstawą do prowadzonej analizy są dane wprowadzone do KSI przez Wydziały Wdrożeniowe, szczególnie w zakresie: umowy o dofinansowanie projektu, wniosków o płatność, rejestru obciążeń na projekcie oraz kontroli. Ppotwierdzone za zgodność z oryginałem kartoteki budżetowe wydatków dotacji celowej Strona 185

186 3. potwierdzających ujęcie w księgach rachunkowych IP II płatności dokonanych ze środków współfinansowania (pomoc publiczna) w ramach Wniosków o płatność ujętych w Poświadczeniu od IP II do IZ. W piśmie przewodnim powinny być zawarte następujące informacje: - numery wniosków o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą; - numery korekt do wniosków o płatność, które należy ująć w Deklaracji; - informację o braku zmian w zadeklarowanych kwotach w ramach instrumentów inżynierii finansowej w stosunku do okresu poprzedniego w przypadku, gdy w/w tabela nie jest przekazywana. ; - informację o nie ujęciu kwot odzyskanych zarejestrowanych w ROP dla poszczególnych projektów wraz z uzasadnieniem; Weryfikacja materiałów przekazanych przez WWR monitorowania i sprawozdawczo ści WWR, WMS-R w zakresie warunków certyfikacji., Lista zatwierdzonych wniosków o płatność Materiały przekazane przez WWR Lista sprawdzająca (Załącznik 6.5.1_2) Poświadczeni e 1 dzień roboczy poprzedniego miesiąca powinny zawierać m.in. nr dowodu określające nr wyciągu bankowego oraz nr dokumentu nr pozycji na wyciągu bankowym. WWR w oparciu o otrzymany dokument oraz informacje uzyskane wcześniej od WK dokonuje weryfikacji czy dany dokument potwierdza dokonanie płatności ze środków współfinansowania dla każdego z wniosków o płatność, które ujął w załączniku nr 1 do Poświadczenia i przekazuje go do WMS-R do 9 dnia każdego miesiąca. Przekazane kartoteki są uzupełnieniem załączników przekazanych przez WWR. Sprawdzenie danych w KSI Strona 186

187 4. 5. Sporządzenie wersji roboczej Poświadczenia (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i wprowadzenie do KSI (SIMIK 07-13) Przekazanie do WMS R zaktualizowanych załączników do Poświadczenia i Deklaracji wydatków lub informacji o braku zmian. monitorowania i sprawozdawczo ści obsługi projektów WMS-R WWR Załącznik nr 1 Lista wniosków beneficjentów o płatność, załącznik 4 a do wytycznych w zakresie warunków certyfikacji, tabela dot. kwot odzyskanych i wycofanych po anulowaniu (jeśli dotyczy) utworzona na podstawie raportu z Oracle BI Discoverer. Wydruk karty informacyjnej deklaracji wydatków Zatwierdzone wnioski o płatność, korekty, kwoty odzyskane zarejestrowane w KSI (SIMIK 07-13), w okresie za który sporządzane jest Poświadczenie (Załącznik 6.5.1_1) Poświadczenie, Deklaracja wydatków w KSI (SIMIK 07-13), Pismo przewodnie do IZ Lista wniosków beneficjentów o płatność załącznik nr 1 do Poświadczenia i Deklaracji wydatków Lista sprawdzająca (Załącznik 6.5.1_3) Akceptacja przez KWWR do 10 dnia każdego miesiąca Do 27 dnia po upływie okresu, którego dotyczy Deklaracja W KSI dokument ma status W przygotowaniu Do dnia przekazania oficjalnej wersji Poświadczenia i Deklaracji wydatków zmianie może ulec dane zawarte w KSI (SIMIK 07-13) (kwoty objęte wnioskiem, korekty, kwoty odzyskane), które generować mogą zmiany i konieczność aktualizacji danych przekazanych w liście wniosków.. trzeciego dnia po upływie okresu, którego dotyczy Deklaracja. 6. Przygotowanie Poświadczenia (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i monitorowania i WMS-R Załącznik nr 1 Lista wniosków beneficjentów o Poświadczenie, Deklaracja wydatków w KSI (SIMIK 07- Lista sprawdzająca Do 30 po upływie W KSI dokument ma status Strona 187

188 7. wprowadzenie do KSI (SIMIK 07-13) Przekazanie Poświadczenia podpisanego przez upoważnione osoby wraz z pismem do IZ. W piśmie przewodnim powinny być zawarte następujące informacje: - informację o braku zmian w zadeklarowanych kwotach w ramach instrumentów inżynierii finansowej w stosunku do okresu poprzedniego w przypadku, gdy w/w tabela nie jest przekazywana. ; - informację o nie ujęciu kwot odzyskanych zarejestrowanych w ROP dla poszczególnych projektów wraz z uzasadnieniem; sprawozdawczo ści monitorowania i sprawozdawczo ści WMS-R płatność, załącznik 4 a do wytycznych w zakresie warunków certyfikacji, tabela dot. kwot odzyskanych i wycofanych po anulowaniu (jeśli dotyczy) utworzona na podstawie raportu z Oracle BI Discoverer. Wydruk karty informacyjnej deklaracji wydatków Poświadczenie wraz z pismem do IZ 13), Pismo przewodnie do IZ ( Załącznik 6.5.1_1) (Załącznik 6.5.1_4) Akceptacja KWMS-R i Zastępcy Dyrektora ds./ RPO WM, Dyrektora MJWPU Nadanie numeru okresu, którego dotyczy Deklaracja Do 30 dnia po upływie okresu, którego dotyczy Deklaracja W przygotowaniu WMS-R wraz z poświadczeniem przekazuje Kartę Informacyjną deklaracji wydatków o statusie Przekazana, zatwierdzoną uprzednio przez Dyrektora MJWPU (o statucie w trakcie przygotowania) oraz raport wygenerowany za pomocą OracleBI Discoverer dotyczący kwot odzyskanych i wycofanych po anulowaniu, ujętych w danym Poświadczeniu. Do Poświadczenia załącza się również otrzymane uprzednio kartoteki budżetowe Strona 188

189 wydatków dotacji celowej. W przypadku stwierdzenia błędów w przygotowanych przez WWR materiałach, WMS-R zwraca się do właściwego WWR z prośbą o ich poprawienie. W przypadku, gdy w okresie sprawozdawczym nie zatwierdzono Wniosków o płatność lub nie ma innych Wniosków o płatność, które można ująć w Poświadczeniu, IP II sporządza Oświadczenie zgodnie ze wzorem przekazanym przez IZ. Dopuszcza się możliwość poprawienia/uzupełnienia Poświadczenia przez IP II w trybie roboczym. Dyrektor MJWPU upoważnia osoby do dokonywania oczywistych sprostowań, poprawiania omyłek i błędów pisarskich w Poświadczeniu Procedura weryfikacji Deklaracji wydatków do celów częściowego zamknięcia programu od IP II do IZ Częściowego zamknięcia RPO WM można dokonać w stosunku do projektów, które zostały zakończone do dnia 31 grudnia poprzedzającego roku. W świetle rozporządzenia nr 1083/2006 za zakończony można uznać projekt, w ramach którego wszystkie działania zostały faktycznie przeprowadzone i w odniesieniu do którego wszystkie wydatki Beneficjentów oraz odpowiedni wkład publiczny zostały opłacone. IZ RPO WM może dokonywać częściowego zamknięcia pomocy pod warunkiem przesłania KE do dnia 31 grudnia danego roku: - przez IC deklaracji wydatków dotyczącej projektów, które zostały zakończone do dnia 31 grudnia roku poprzedniego, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku XIV do rozporządzenia nr 1828/2006; - przez IA deklaracji częściowego zamknięcia zawierającej ocenę zgodności z prawem i prawidłowości danych wydatków, zgodnie z wzorem zawartym w załączniku IX do rozporządzenia nr 1828/2006. Deklarację dla Priorytetów od I do VII sporządza IP II. Do każdej Deklaracji IP II dołącza listę projektów objętych częściowym zamknięciem. Na podstawie przekazanych i zweryfikowanych materiałów przez poszczególne WWR-y, WMS-R sporządza Deklarację w ramach RPO WM dla Priorytetów I-VII, następnie przygotowuje pismo przewodnie do IZ. Lp. 1. Czynność Sporządzenie i weryfikacja materiałów wyjściowych do Deklaracji w postaci listy zatwierdzonych wniosków o płatność zgodnie z zasadą dwóch par oczu i przekazanie do WMS-R Wykonawca czynności obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane WWR źródłowy, w tym system informatyczny Lista projektów objętych częściowym zamknięciem przekazana przez poszczególne WWR oraz KSI wtórny Lista projektów objętych częściowym zamknięciem Mechanizm kontrolny Akceptacja przez KWWR Czas 3 dni robocze od zakończenia okresu, za który sporządzana Uwagi Pracownik weryfikując sprawdza pod kątem zgodności danych zawartych w LSI/KSI Strona 189

190 jest Deklaracja Materiały są sporządzane w 2 egz. 1 egz. pozostaje w WWR Weryfikacja materiałów przekazanych przez WWR Sporządzenie Deklaracji. (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) i wprowadzenie do KSI (SIMIK 07-13) Przekazanie Deklaracji podpisanej przez upoważnione osoby wraz z pismem do IZ monitoringu i sprawozdawczo ści monitorowania i sprawozdawczo ści monitorowania i sprawozdawczo ści WWR, WMS-R Lista projektów objetych częściowym zamknięciem przekazana przez poszczególne WWR WMS-R Wypełnione tabele 1, 2 Deklaracja., Pismo przewodnie do IZ WMS-R Deklaracja. wraz z pismem do IZ Lista sprawdzająca Lista sprawdzająca (Załącznik 6.5.2_1) Akceptacja KWMS-R i Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Nadanie numeru 1 dzień roboczy 1 dzień roboczy Do 31 lipca Sprawdzenie danych w KSI. W przypadku stwierdzenia błędów w przygotowanych przez WWR materiałach, WMS-R zwraca materiały do właściwego WWR z prośbą o ich poprawienie. 6.6 Procedura sporządzania sprawozdań z wykonania planu finansowego za dany rok budżetowy Lp Czynność Przyjęcie informacji o dokonanej operacji finansowej z banku (wyciąg bankowy). Księgowanie wyciągów bankowych w rejestrze wyciągów w systemie FK Przekazanie na podstawie Wyciągów Bankowych raz w miesiącu zbiorczej informacji na temat dokonanych wydatków w Wykonawca czynności księgowości ogólnej księgowości ogólnej Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny WK, Bank Wyciąg bankowy Rejestr wyciągów bankowych w systemie FK WPR, WK, WPA, WWR Mechanizm kontrolny Czas Niezwłocznie po otrzymaniu wyciągu bankowego Wyciąg bankowy Pismo wraz z tabelą Po sporządzeniu sprawozdania Uwagi Strona 190

191 ramach RPO WM budżetowego 3. Przygotowanie zgodnie z polityką rachunkowości jednostki oraz na podstawie zbiorczej informacji na temat dokonanych wydatków w ramach RPO WM miesięcznego i kwartalnego sprawozdania z realizacji budżetu (gdzie sprawozdanie za IV kwartał jest sprawozdaniem rocznym) i przekazanie do Zarządu Województwa Mazowieckiego księgowości ogólnej / planowania i analiz WK, WPA, GK, Zarząd Województwa Mazowieckiego (IZ) Informacja zbiorcza na temat płatności dokonanych w ramach RPO WM ; Rejestr wyciągów bankowych z systemu FK i planu finansowego MJWPU Sprawozdanie budżetowe Podpis GK i Dyrektora MJWPU Do 10-go każdego miesiąca Archiwizacja dokumentu 6.7 Procedura monitorowania wydatków zgodnie z zasadą n+3 i n+2 w celu uniknięcia automatycznego anulowania przez KE zobowiązań Zasada n+3/n+2 jest jedną z podstawowych reguł zarządzania finansowego funduszami pomocowymi Unii Europejskiej. Instytucja Pośrednicząca II-stopnia RPO WM monitoruje wydatki zgodnie z zasadą n+3/n+2 na podstawie danych wygenerowanych z KSI (SIMIK 07-13) dotyczących Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową, Prognozy wniosków o płatność, informacji miesięcznych/sprawozdań z realizacji Priorytetów RPO WM oraz informacji pozyskanych z Wydziałów Wdrażania RPO WM oraz Wydziału Kontroli Projektów. Instytucja Pośrednicząca II monitoruje wydatki w ramach Priorytetów RPO WM co miesiąc za pomocą zestawień wygenerowanych z KSI (SIMIK 07-13), zestawień dotyczących złożonych Wniosków o dofinansowanie oraz Wniosków o płatność Ponadto IP II sporządza tabelę monitoringową dotyczącą stanu realizacji projektów kluczowych w ramach RPO WM, według stanu na koniec każdego miesiąca, nie później niż 6 dnia kalendarzowego miesiąca oraz informację o wypłaconych i rozliczonych zaliczkach według stanu na koniec każdego miesiąca. Ww. tabela monitoringowa oraz informacje o zaliczkach sporządza Wydział Monitoringu i Sprawozdawczości RPO WM i Działania 3.4 ZPORR. Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 191

192 Pozyskanie informacji z Komórek Merytorycznych RPO WM danych dotyczących konkursów, projektów, projektów kluczowych, zatwierdzonych projektów do realizacji przez Zarząd WM, zaliczek przekazanych Beneficjentom w ramach projektów, złożonych przez Beneficjentów wniosków o płatność i wniosków o płatność zaliczkową oraz wygenerowanie stosownych raportów z KSI (SIMIK 07-13) Weryfikacja otrzymanych informacji i wypełnienie zestawienia złożonych wniosków o dofinansowanie, złożonych, wniosków o płatność, tabeli monitoringowej dot. projektów kluczowych oraz informacji o wypłaconych i rozliczonych zaliczkach Przekazanie w wersji elektronicznej do IZ (na wskazane przez IZ adresy) informacji w zakresie: -tabeli monitoringowej dot. projektów kluczowych, - złożonych Wniosków o dofinansowanie projektów (na podstawie danych z WPCK) w podziale na konkursy, - złożonych Wniosków o płatność (w podziale na Działanie i typ wniosku), - informacji o wypłaconych i rozliczonych zaliczkach. monitorowania i sprawozdawczości monitorowania i sprawozdawczości monitorowania i sprawozdawczości WMS-R, WWR, WKP- R raporty z KSI (SIMIK 07-13), informacje z KM dotyczące wdrażania RPO WM WMS-R raporty z KSI (SIMIK 07-13), informacje z KM dotyczące wdrażania RPO WM WMS-R, WWR, IZ Tabela monitoringowa dot. projektów kluczowych zestawienia wniosków, materiały źródłowe, informacja o zaliczkach Sporządzona: - zestawienie złożonych Wniosków o dofinansowanie projektów - zestawienie złożonych Wniosków o płatnośćtabela monitoringowa dot. projektów kluczowych, - informacja o wypłaconych i rozliczonych zaliczkach Akceptacja KWMS- R Potwierdzenie przekazania 1 dzień WWR na bieżąco monitorują realizację projektów m.in. na podstawie umów o dofinansowa nie projektów i wniosków o płatność WMS-R IP II przekazuje do IZ: 1) - informację na temat złożonych Wniosków o dofinansowa nie i wniosków o płatność na koniec każdego miesiąca, nie później niż 6 dnia Strona 192

193 4. 5. Analiza zestawień przygotowanych przez WMS-R pod względem ryzyka niezrealizowania projektów i w konsekwencji utraty środków, identyfikacja ewentualnych projektów o opóźnionej realizacji W przypadku wystąpienia zagrożenia utraty środków lub otrzymania pisma od IZ o takim niebezpieczeństwie, zlecenie kontroli doraźnej/wizyty sprawdzającej z realizacji projektu, dla którego została podpisana z beneficjentem umowa o dofinansowanie obsługi projektów obsługi projektów WWR WWR, WKP- R, IZ Tabela monitoringowa, dot. projektów kluczowych zestawienia wniosków, materiały źródłowe, informacja o zaliczkach Materiały źródłowe, pismo z IZ Pismo do WKP-R 1 dzień 2 dni kalendarzow ego miesiąca; 2) według stanu na koniec każdego miesiąca, nie później niż 6 dnia kalendarzow ego miesiąca -tabelę monitoringo wą dotyczącą projektów kluczowych; 3) 5 dnia kalendarzow ego po upływie miesiąca: - informację przekazanyc h i rozliczonych zaliczkach.- Strona 193

194 6. 7. projektu, mającej na celu wykrycie przyczyny zagrożenia utraty środków Przeprowadzenie kontroli/wizyty sprawdzającej i sporządzenie informacji pokontrolnej. Przekazanie do WWR Przekazanie do IZ informacji o podjętych działaniach naprawczych na poziomie projektu. W przypadku dalszego występowania niebezpieczeństwa utraty środków przekazanie informacji do IZ o podjęcie odpowiednich decyzji na poziomie Działań i Priorytetów kontroli projektów obsługi projektów WKP-R, WWR WWR, IZ Pismo zlecające przeprowadzenia kontroli Informacja i zalecenia pokontrolne. Informacja i zalecenia pokontrolne. Pismo do IZ Akceptacja i podpis KWWR, Zastępcy Dyr. ds. RPO WM, Dyrektora MJWPU 14 dni 1 dzień Działania IP II polegają na przeprowadzeniu kontroli/wizyty sprawdzającej w miejscu realizacji projektu (dla którego została podpisana z Beneficjentem umowa), mająca na celu wykrycie przyczyny zagrożenia utraty środków. Kontrola/wizyta sprawdzająca jest zakończona informacją pokontrolną. W przypadku stwierdzenia przez IP II, iż projekt z różnych względów nie jest realizowany, IP II zaleca podjęcie działań naprawczych, określając termin ich realizacji lub podejmuje decyzję o cofnięciu dofinansowania danego projektu i podejmuje działania w celu przekazania środków na kolejny projekt z listy rezerwowej. O podjętych działaniach i ich wynikach IP II informuje IZ. Jeżeli IP II stwierdzi, że mimo podjęcia odpowiednich działań przez Beneficjentów i samą IP II, nadal istnieje możliwość utraty środków, wówczas przekazuje tę informację do IZ w celu podjęcia odpowiednich decyzji na poziomie Działań i Priorytetów. 6.8 Ewidencja dokumentów księgowych Na podstawie informacji otrzymanych z Banku (wyciągi bankowe) oraz decyzji sporządzonych przez Wydział Kontroli Projektów RPO WM (dotyczy kwot do odzyskania) Wydział Księgowości ewidencjonuje operacje gospodarcze dotyczące przepływów finansowych dotacji celowej na odpowiednich kontach księgi głównej, zgodnie z Polityką rachunkowości w systemie finansowo księgowym Procedura dotycząca ewidencji dokumentów księgowych Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki źródłowy, w tym system wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 194

195 1. Otrzymanie informacji o operacji finansowej (wyciąg bankowy) Księgowanie wyciągów bankowych w systemie finansowo-księgowym: a) wpływ dotacji celowej od IZ księgowości ogólnej księgowości ogólnej powiązane informatyczny WPR, WK Wyciąg bankowy System Finansowo- Księgowy WK Wyciąg bankowy System Finansowo- Księgowy 2 dni 1 dzień b) zwrot dotacji celowej do IZ 2. c) przekazanie dotacji celowej Beneficjentowi zwrot dotacji celowej na rachunek bankowy przez Beneficjenta (w bieżącym roku budżetowym) wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej w nadmiernej wysokości księgowanie na pomniejszenie wydatków zwrot dotacji celowej na rachunek bankowy przez Beneficjenta (udzielonej w poprzednich latach) niewykorzystanej, wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranej w nadmiernej wysokości księgowanie na dochodach zwrot dochodów do IZ d)wpływ odsetek od r-ku bankowego zwrot odsetek od r-ku bankowego do IZ Procedura dotycząca ewidencji zleceń płatności Na podstawie informacji o przekazanych do BGK i zrealizowanych zleceniach płatności oraz informacji o dokonanych zwrotach Wydział Księgowości ewidencjonuje operacje gospodarcze dotyczące środków europejskich na odpowiednich kontach zgodnie z Polityką rachunkowości w systemie finansowo księgowym. Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 195

196 Otrzymanie od WPR informacji o przekazanych do BGK i zrealizowanych zleceniach płatności Otrzymanie od BGK informacji o dokonanych zwrotach Otrzymanie wyciągów bankowych dotyczących dokonanych zwrotów księgowości ogólnej księgowości ogólnej księgowości ogólnej WPR, WK, WWR Zlecenie płatności System finansowoksięgowy WPR, WK, WWR informacja o dokonanych zwrotach System finansowoksięgowy Niezwłocznie po zakończonym miesiącu Na bieżąco WPR, WK Wyciąg bankowy Na bieżąco Weryfikacja zwrotów pod względem prawidłowości rozliczenia projektu Przekazanie dyspozycji zwrotów/pisma na rzecz: - MF (należność główna) - MRR (odsetki, inne dochody BP) - UM WM (należność główna dotacja) - Beneficjenta (mylne wpłaty) Ewidencja zleceń płatności oraz zwrotów zgodnie z zapisami w Polityce rachunkowości obsługi projektów obsługi projektów księgowości ogólnej WWR, WK, WPR Wyciąg bankowy, decyzja, informacja o prawidłowej weryfikacji Dyspozycja Niezwłocznie WWR, WK, WPR Dyspozycja Niezwłocznie WPR, WK informacja o przekazanych do BGK i zrealizowanych zleceniach płatności ; informacja o dokonanych zwrotach System finansowoksięgowy Do 10 dnia następnego miesiąca Strona 196

197 7 PROCES POSTĘPOWANIA Z NIEPRAWIDŁOWOŚCIAMI Uczestnicy procesu: Sposób postępowania z nieprawidłowościami w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 określają Wytyczne w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania Ministerstwa Rozwoju Regionalnego oraz Procedura informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach , zatwierdzona przez Ministerstwo Finansów - Pełnomocnika Rządu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę Rzeczypospolitej Polskiej lub Unii Europejskiej. Strona 197

198 y dotyczące nieprawidłowości przechowywane są nieupoważnionym. przez osoby do tego upoważnione, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom 7.1 Zbieranie informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa Lp. Czynność 1. Otrzymanie informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa 2. Weryfikacja otrzymanej informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa i Wprowadzenie danych do Rejestru kontroli zewnętrznych z uwzględnieniem czy wystąpiły nieprawidłowości 3. Sporządzenie pisma informującego o wynikach weryfikacji otrzymanej informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa. 4 Przekazanie pisma WWR i WKW Wykonawca czynności KWKP-R, Stanowisko ds. nieprawidłowości (WKP-R) nieprawidłowości (WKP-R), Stanowisko ds. kontroli ( WKP-R) nieprawidłowości. (WKP-R) nieprawidłowości Miejsce oraz jednostki powiązane KM,podmioty zewnętrzne (NIK, UKS, UZP itp.) WKP-R KWKP-R KWWR, KWKW źródłowy, w tym system informatyczny wyniki kontroli instytucji zewnętrznych, wyniki kontroli instytucji zewnętrznych, wyniki kontroli instytucji zewnętrznych, wyniki kontroli instytucji wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Rejestr kontroli zewnętrznych ( załącznik nr 7.1_1 ) Pismo informujące o wynikach weryfikacji otrzymanej informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa. Pismo informujące o wynikach weryfikacji Potwierdzenie wpływu Wpis do rejestru kontroli zewnętrznych. Zaakceptowane pismo informujące o wynikach weryfikacji otrzymanej informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa. 5 dni roboczych od momentu otrzymania Najpóźniej 5 dnia od momentu otrzymania. Potwierdzenie wpływu. Najpóźniej 5 dnia od Strona 198

199 informującego o wynikach weryfikacji otrzymanej informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa. (WKP-R) zewnętrznych, otrzymanej informacji o podejrzeniu naruszenia prawa/naruszeniu prawa. momentu otrzymania.. 5. Umieszczenie wyniku kontroli zewnętrznej w przygotowanym do tego celu segregatorze i (jeżeli projekt znajduje się w WKP- R), w teczce kontroli projektu. nieprawidłowości (WKP-R), Stanowisko ds. kontroli. WKP-R wyniki kontroli instytucji zewnętrznych, Najpóźniej 5 dnia od momentu otrzymania. Rejestr kontroli zewnętrznych jest to dokument wewnętrzny WKP-R umieszczony na dysku wspólnym Procedura sporządzania Informacji o naruszeniu prawa (IONP) Lp. Czynność 1. Stwierdzenie wystąpienia nieprawidłowości 2. Dokonanie wstępnego ustalenia administracyjnego Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KM. acja projektu KM Pierwsze źródło wystąpienia nieprawidłowości wtórny Wstępne ustalenie administracyjne Mechanizm kontrolny Ocena wniosków o dofinansowanie/kontrola/weryfi kacja wniosków o płatność Wstępne ustalenie administracyjne Czas Uwagi Strona 199

200 3. Sporządzenie Informacji o naruszeniu prawa 4. Przekazanie Informacji o naruszeniu prawa w dwóch egzemplarzach (wraz z wstępnym ustaleniem administracyjnym i dokumentacją potwierdzającą wystąpienie nieprawidłowości potwierdzoną za zgodność z oryginałem) KM KM. nieprawidłowości (WKP-R) KWKPR, WKP-R stanowisko ds. nieprawidłowości Wstępne ustalenie administracyjne, Informacja o naruszeniu prawa (załącznik nr 7.1.1_1). Informacja o naruszeniu prawa (wraz z wstępnym ustaleniem administracyjnym,dokumentacją potwierdzającą wystąpienie nieprawidłowości potwierdzoną za zgodność z oryginałem) Uzupełniona Informacja o naruszeniu prawa wraz z dokumentacją potwierdzającą wystąpienie nieprawidłowości Zaakceptowana Informacja o naruszeniu prawa (wraz z wstępnym ustaleniem administracyjnym,dokumentacją potwierdzającą wystąpienie nieprawidłowości potwierdzoną za zgodność z oryginałem) Uzupełniona Informacja o naruszeniu prawa wraz z dokumentacją potwierdzającą wystąpienie nieprawidłowości 5 dni roboczych od momentu dokonania wstępnego ustalenia administracyj nego. Potwierdzenie odbioru Najpóźniej 5 roboczego dnia od momentu dokonania wstępnego ustalenia administracyj nego Procedura postępowania w przypadku pozyskania Informacji o naruszeniu prawa (IONP) Lp. Czynność Wykonawca Miejsce, jednostki powiązane 1. Otrzymanie Informacji o naruszeniu prawa w dwóch egzemplarzach (wraz z wstępnym ustaleniem administracyjnym i dokumentacją potwierdzającą wystąpienie KWKP-R, nieprawidłowości (WKP-R) KM źródłowy wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Potwierdzenie wpływu do WKP-R Jeżeli stwierdzenie naruszenia prawa wskazuje na popełnienie przestępstwa, Strona 200

201 nieprawidłowości potwierdzoną za zgodność z oryginałem) 2. Weryfikacja otrzymanej Informacji o naruszeniu prawa nieprawidłowości (WKP-R) kontroli (WKP-R), KM Informacja o naruszeniu prawa. Druga para oczu Stanowisko ds. nieprawidłowości 3 dni robocze od momentu otrzymania komórka merytoryczna zgłaszająca naruszenie prawa zobowiązana jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie organy ścigania. 3. Potwierdzenie wystąpienia nieprawidłowości: Jeśli TAK przejście pkt. 4 i 5, Jeśli NIE zwrot IONP do osoby sporządzającej z adnotacją braku wystąpienia nieprawidłowości nieprawidłowości (WKP-R) WKP-R, KM. Informacja o naruszeniu prawa, Lista sprawdzająca kwalifikująca nieprawidłowość. (załącznik nr 7.1.2_1 ) Wypełniona Lista sprawdzająca kwalifikująca nieprawidłowość Druga para oczu Stanowisko ds. nieprawidłowości 3 roboczego dnia od momentu otrzymania Potwierdzony egzemplarz IONP wraz z wstępnym ustaleniem administracyjny m, dokumentacją potwierdzającą wystąpienie nieprawidłowoś ci potwierdzoną za zgodność z oryginałem pozostaje u stanowiska ds. nieprawidłowoś ci, drugi potwierdzony egzemplarz oddawany jest osobie Strona 201

202 sporządzającej 4. Zakwalifikowanie nieprawidłowości do raportu/zestawienia nieprawidłowości (WKP-R) WKP-R. Lista sprawdzająca kwalifikująca nieprawidłowość Druga para oczu Stanowisko ds. nieprawidłowości 3 roboczego dnia od momentu otrzymania IONP 5. Wprowadzenie danych z IONP do Rejestru nieprawidłowości ( załącznik nr 7.1.2_2 ) nieprawidłowości (WKP-R) Druga para oczu- nieprawidłowości (WKP-R) Informacja o naruszeniu prawa. Uzupełniony rejestr Wpis do rejestru 1 dzień roboczy 7.2 Sporządzenie i przekazywanie raportów dotyczących nieprawidłowości podlegających raportowaniu do Komisji Europejskiej Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 202

203 1. Sporządzenie w systemie IMS (Information Management System) Raportów bieżących/ kwartalnych/ kwartalnych o działaniach następczych 2. Weryfikacja formalna i merytoryczna sporządzonych Raportów bieżących/ kwartalnych/ kwartalnych o działaniach następczych 3. Przesłanie za pośrednictwem systemu IMS (Information Management System) na poziom IZ raportów nieprawidłowości. (WKP-R) nieprawidłowości (WKP-R) nieprawidłowości (WKP-R) WKP-R, druga prawa oczu- nieprawidłowości. KWKP-R IZ Informacja o naruszeniu prawa wraz z listą sprawdzającą, kwalifikującą nieprawidłowość Raporty bieżące/ kwartalne/ kwartalne o działaniach następczych, formularz - Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji Raportu bieżącego dotyczącego nieprawidłowości/ (Załącznik 7.2._1) dla raportu kwartalnego/ raportu kwartalnego o działaniach następczych, (Załącznik 7.2_2). Raporty bieżące/ kwartalne/ kwartalne o działaniach następczych. Raporty bieżące/ kwartalne/ kwartalne o działaniach następczych. Wypełniona Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji Raportu bieżącego dotyczącego nieprawidłowości / dla raportu kwartalnego/ raportu kwartalnego o działaniach następczych Wypełniony formularz raportu na podstawie Instrukcji sporządzania raportu dotyczącego nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach , Instrukcja obsługi systemu IMS (Information Management System). Akceptacja drugiej pary oczu nieprawidłowości oraz zatwierdzenie przez KWKP-R/, Z- cę KWKP R IMS (Information Management System). Raporty bieżące niezwłocznie, nie później niż w ciągu 5 dni od daty otrzymania IONP/ Raporty kwartalne/ kwartalne o działaniach następczych w ciągu 20 dni od zakończenia każdego kwartału. Dzień sporządzenia raportów Najpóźniej 20 dnia od daty zakończenia każdego kwartału Podgląd raportu możliwy tylko w systemie IMS. Raport bieżący - tylko w przypadku wykrycia lub podejrzenia nieprawidłowości w związku z którymi: 1) zastosowano nową nieprawidłową praktykę, 2) istnieją obawy, że mogą mieć w bardzo krótkim czasie negatywne następstwa poza terytorium RP. Strona 203

204 bieżących/ kwartalnych/ raportów kwartalnych o działaniach następczych. 4. Sporządzenie pisma przekazującego kopie Informacji o naruszeniu prawa (wraz z wstępnym ustaleniem administracyjnym, dokumentacją potwierdzającą wystąpienie nieprawidłowości potwierdzoną za zgodność z oryginałem), na podstawie których sporządzono raporty dotyczące nieprawidłowości. nieprawidłowości (WKP-R) Projekt pisma przewodniego Projekt pisma przewodniego Projekt pisma przewodniego Najpóźniej 20 dnia od daty zakończenia każdego kwartału. Strona 204

205 5. Akceptacja i przekazanie do IZ kopii Informacji o naruszeniu prawa (wraz z wstępnym ustaleniem administracyjnym, dokumentacją potwierdzającą wystąpienie nieprawidłowości potwierdzoną za zgodność z oryginałem), na podstawie których sporządzono raporty dotyczące nieprawidłowości. nieprawidłowości (WKP-R) Dyrektor MJWPU, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, KWKP-R Projekt pisma przewodnie Zaakceptowane pismo przewodnie Potwierdzenie wpływu do IZ. Najpóźniej 20 dnia od daty zakończenia każdego kwartału. 6. Informacja IZ w systemie IMS o akceptacji przesłanych raportów. Jeśli zwrot w celu poprawy - dokonanie odpowiednich korekt raportów, następnie postępowanie zgodnie z pkt. 1 i pkt. 3 niniejszej nieprawidłowości. (WKP-R) IZ Akceptacja/zwrot raportu w IMS Korekta raport ów bieżących/ kwartalnych/ raportów kwartalnych o działaniach następczych IMS (Information Management System), Druga para oczu- nieprawidłowości. (WKP-R 3 dni robocze. Po otrzymaniu uwag prowadzone są konsultacje z IZ w celu poprawnego sporządzenia raportów. Strona 205

206 procedury 7. Sporządzenie pisma przekazującego wydruki raportów zatwierdzonych w systemie IMS. 8. Przekazanie do WWR wydruku raportów zatwierdzonych w systemie IMS. nieprawidłowości. (WKP-R) nieprawidłowości. (WKP-R) KWKP-R Wydruk raportów z IMS. Pismo przekazujące. KWKP-R, KWWR,. Zatwierdzone raporty bieżące/ kwartalne/ kwartalne o działaniach następczych. Pismo przekazujące Zatwierdzone raporty bieżące / kwartalne/ kwartalne o działaniach następczych. Zaakceptowane pismo przekazujące. Potwierdzenie wpływu. W ciągu 5 dni roboczych od daty zatwierdzenia raportów w systemie IMS. W ciągu 5 dni roboczych od daty zatwierdzenia raportów w systemie IMS Sporządzanie i przekazywanie Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do Komisji Europejskiej oraz Zestawienia nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 206

207 1. Sporządzenie Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE oraz Zestawienia nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM 2. Weryfikacja formalna, rachunkowa i merytoryczna Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE nieprawidłowości. (WKP-R) nieprawidłowości. (WKP-R) WKP-R, druga para oczu - nieprawidłowości Informacja o naruszeniu prawa wraz z Listą sprawdzającą kwalifikującą nieprawidłowość, formularz - Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE ( załącznik nr 7.2.1_1) oraz formularz - Zestawienie nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM (załącznik nr 7.2.1_2). Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE, formularz - Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do Komisji Europejskie (załącznik 7.2.1_3) Kwartalne zestawienie nieprawidłowoś ci niepodlegającyc h raportowaniu do KE oraz Zestawienie nieprawidłowoś ci w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM Lista sprawdzająca przy dokonywaniu weryfikacji Kwartalnego zestawienia nieprawidłowoś ci niepodlegającyc h raportowaniu do Komisji Europejskiej Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE oraz Zestawienie nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM, wypełnione na podstawie Instrukcji do Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE oraz Pisma IZ. Akceptacja drugiej pary oczu stanowisko ds. nieprawidłowości oraz zatwierdzenie przez KWKP-R, W ciągu 40 dni od zakończenia każdego kwartału Dzień sporządzenia zestawienia Strona 207

208 3. Weryfikacja Zestawienia nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM. nieprawidłowości. (WKP-R) Zestawienie nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM, KSI SIMIK Zweryfikowane Zestawienie nieprawidłowoś ci w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM Zweryfikowane Zestawienie nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM przez drugą parę oczu nieprawidłowości Dzień sporządzenia zestawienia. 4. Sporządzenie pisma przekazującego Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE oraz Zestawienia nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM.. nieprawidłowości (WKP-R) Projekt pisma przewodniego Projekt pisma przewodniego Projekt pisma przewodniego Najpóźniej 40 dnia od daty zakończenia każdego kwartału. 5. Akceptacja i przekazanie do IZ sporządzonego Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE oraz Zestawienia nieprawidłowości w trakcie procedury nieprawidłowości. (WKP-R) Dyrektor MJWPU, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, KWKP-R Projekt pisma przewodnie Zaakceptowane pismo przewodnie Potwierdzenie wpływu do IZ. Najpóźniej 40 dnia od daty zakończenia każdego kwartału. Zestawienia przekazujemy wraz z kopiami Informacji o naruszeniu prawa ( wraz z wstępnym ustaleniem administracyjnym,dokumentacją potwierdzającą wystąpienie nieprawidłowości potwierdzoną za zgodność z oryginałem), na podstawie których sporządzono Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu Strona 208

209 usuwania - IP II RPO WM w wersji elektronicznej (CD-R). do KE. 6. Informacja IZ o akceptacji przekazanego Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE oraz Zestawienia nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM. W przypadku uwag dokonanie odpowiednich korekt i postępowanie zgodnie z pkt. 1 5 nieprawidłowości (WKP-R) IZ Akceptacja/ uwagi IZ Korekta Kwartalnego zestawienie nieprawidłowoś ci niepodlegającyc h raportowaniu do KE oraz Zestawienie nieprawidłowoś ci w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM. Druga para oczu nieprawidłowości. 3 dni robocze. Po otrzymaniu uwag ( w celu przyspieszenia procedury uwagi przekazywane są jedynie drogą ową) prowadzone są konsultacje z IZ w celu poprawnego sporządzenia Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE oraz Zestawienia nieprawidłowości w trakcie procedury usuwania - IP II RPO WM lub uwag. Strona 209

210 7. Sporządzenie pisma przekazującego zatwierdzonego przez IZ Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE nieprawidłowości. (WKP-R) KWKP-R, Zatwierdzone przez IZ Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE. Pismo przekazujące Zaakceptowane pismo przewodnie. W ciągu 5 dni roboczych od daty zatwierdzenia przez IZ Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE. 8. Przekazanie zatwierdzonego przez IZ Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE nieprawidłowości (WKP-R) KWWR, Zatwierdzone Kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE Pismo przekazujące zatwierdzone Kwartalne zestawienie nieprawidłowoś ci niepodlegającyc h raportowaniu do KE Potwierdzenie wpływu. W ciągu 5 dni roboczych od daty zatwierdzenia przez IZ Kwartalnego zestawienia nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE. 7.3 Procedura monitorowania usuwania nieprawidłowości MJWPU uczestniczy w usuwaniu nieprawidłowości w szczególności poprzez sporządzanie zaleceń pokontrolnych, wystawianiu decyzji administracyjnych, informowaniu Beneficjenta o konieczności i sposobie usunięcia nieprawidłowości, wstrzymywaniu płatności w ramach projektu, odzyskiwaniu środków, pomniejszaniu kolejnej płatności o kwotę nieprawidłowości. Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki źródłowy, w tym system Dokumen t wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 210

211 1. Otrzymanie informacji o bieżącym stanie nieprawidłowoś ci. 2. Wprowadzenie nowych informacji do rejestru nieprawidłowoś ci, archiwizacja w dokumentacji nieprawidłowoś ci. 3. Bieżąca weryfikacja dokonywanych zmian w KSI SIMIK (rejestr obciążeń, karty umów, karty wniosków o płatność ) w przypadku nowych informacji przejście do pkt. 2 nieprawidłowości (WKP-R) nieprawidłowości (WKP-R). nieprawidłowości (WKP-R) powiązane WWR, WPR, IZ. WKP-R, WWR, WPR. informatyczny Kopia zaleceń pokontrolnych, informacja od Beneficjenta o wyrażeniu zgody na pomniejszenie płatności Decyzja o zwrocie środków, pismo z WWR, rejestr dłużników, kopie przelewów, pisma IZ Kopia zaleceń pokontrolnych, informacja od Beneficjenta o wyrażeniu zgody na na pomniejszenie płatności Decyzja o zwrocie środków, pismo z WWR, rejestr dłużników, kopie przelewów KSI - SIMIK Zaktualizowa ny rejestr nieprawidłow ości. Zweryfikowan y KSI-SIMIK. Potwierdzenie odbioru. Zaktualizowany rejestr nieprawidłowości. Zmiany w KSI- SIMIK (rejestr obciążeń, karty umów, karty wniosków o płatność) 2 dni robocze od momentu otrzymania informacji o bieżącym stanie nieprawidłowości. Monitorowanie usuwania nieprawidłowości prowadzi się aż do całkowitego usunięcia nieprawidłowości. Strona 211

212 4. Sporządzenie pisma z zapytaniem o stan usunięcia nieprawidłowoś ci w projektach znajdujących się w rejestrze nieprawidłowoś ci 5. Przekazanie pisma z zapytaniem o stan usunięcia nieprawidłowoś ci 6. Otrzymanie informacji o stanie nieprawidłowoś ci i przejście do pkt.2 i 3 nieprawidłowości (WKP-R) nieprawidłowości (WKP-R) KWKP-R, nieprawidłowości (WKP-R KWKP-R, WWR, WPR KWKP-R, KWWR, KWPR KWWR, KWPR Rejestr nieprawidłowości Pismo z zapytaniem o stan usunięcia nieprawidłowości Pismo z zapytaniem o stan usunięcia nieprawidłowości Projekt pisma z zapytaniem o stan usunięcia nieprawidłow ości Informacja o usunięciu nieprawidłow ości Zaakceptowane pismo z zapytaniem o stan usunięcia nieprawidłowości. Potwierdzenie przekazania. Data otrzymania Najpóźniej do 10 dnia po zakończeniu każdego kwartału Najpóźniej do 10 dnia po zakończeniu każdego kwartału Termin wyznaczony przez WKP-R Procedura postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości przez WWR na etapie weryfikacji Wniosku o płatność lub przez Instytucję Audytową, lub inne upoważnione do kontroli podmioty zewnętrzne Lp. Czynność Wykonawca Miejsce, jednostki powiązane 1 Stwierdzenie podejrzenia naruszenia prawa, skutkującego powstaniem faktycznej lub potencjalnej szkody w budżecie UE w sytuacji obsługi projektów, WWR WWR, WKP-R, WKW, IA lub inne źródłowy acja projektu w tym zwłaszcza wnioski o płatność, Informacje i zalecenia po kontroli projektów pozyskane od wtórny Mechanizm kontrolny Zgodnie z zasadą dwóch par oczu Czas Uwagi Stwierdzenie wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości lub pozyskanie informacji o podejrzeniu Strona 212

213 wykrycia nieprawidłowości w trakcie weryfikacji wniosku o płatność lub innej dokumentacji dot. projektu 2 lub otrzymanie pisma z WKP-R informującego o sporządzeniu informacji o podejrzeniu naruszenia prawa ze wskazaniem kwot nieprawidłowości. 1 1.Sporządzenie informacji o podejrzeniu naruszenia prawa i przekazanie do WKP-R 2. Analiza przekazanej informacji o podejrzeniu naruszenia prawa. 2 Sporządzenie pisma do Beneficjenta informującego o konieczności dokonania zwrotu nienależnie pobranego dofinansowania zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie. obsługi projektów, WWR obsługi projektów, WWR WWR, WKP-R, WKW, inne Beneficjenta lub IA lub innych uprawnionych instytucji 1. acja projektu w tym zwłaszcza wnioski o płatność, Informacje i zalecenia po kontroli projektów pozyskane od Beneficjenta lub IA lub innych uprawnionych instytucji 1. Informacja o podejrzeniu naruszenia prawa 2. brak 2. Pismo informujące sporządzeniu Informacja o podejrzeniu naruszenia prawa WWR, KWWR j.w. Pismo do beneficjenta o zwrot 1. Akceptacja KWWR 2 brak Akceptacja KWWR, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM 1. 5 dni od wykrycia nieprawidłowości 2. Zgodnie z terminem wskazanym w informacji pokontrolnej na odniesienie się do przedstawionych wyników kontroli instytucji kontrolujących (IA lub inne uprawnione) 14 dni (W przypadku konsultacji termin ten może ulec stosownemu wydłużeniu do czasu pozyskania opinii) naruszenia prawa wstrzymuje wszelkie płatności na rzecz Beneficjenta oraz zatwierdzanie wniosków o płatność w ramach projektu w którym stwierdzono uchybienia o czym beneficjent jest informowany w piśmie o wynikach weryfikacji wniosku o płtność/ wniosku o płatność zaliczkową. Dotyczy sytuacji gdy beneficjentowi wypłacono nienależnie dofinansowanie. W sytuacji gdy nie było jeszcze płatności na rzecz Beneficjenta dokonywane jest Strona 213

214 3 Wprowadzenie danych do KSI 4 W przypadku, gdy Beneficjent nie zastosuje obsługi projektów, WWR obsługi projektów, WWR WWR, KWWR, WPR, WRP Pismo do Beneficjenta o zwrot Pismo do Beneficjenta o zwrot, informacja o Wypełniona Karta informacyjna obciążeń na projekcie Kwoty do odzyskania/kwoty wycofane Pismo do Beneficjenta Walidacja karty przez system Akceptacja KWWR,Parafowani 5 dni od sporządzenia pisma do beneficjenta o zwrot Niezwłocznie po uzyskaniu informacji. pomniejszenie płatności wynikającej z następnego wniosku o płatność przez potrącenie po uzyskaniu stosownej zgody od Beneficjenta. Opiekun projektu może się w tym czasie skonsultować z innymi komórkami merytorycznymi MJWPU lub IZ Co do zasady środki do zwrotu kwalifikuje się jako środki do odzyskania. Uznanie kwot za podlegające procedurze wycofania odbywa się w sytuacjach szczególnych, gdy konieczne jest pomniejszenie deklaracji wydatków do KE (np. na polecenie IZ, IPOC) Nr sprawy/decyzji o zwrocie, pod którym dana sprawa została zarejestrowana w systemie KSI należy dopisać pod sygnaturą na piśmie wychodzącym do Beneficjenta. Brak zwrotu jest potwierdzany przez Strona 214

215 się do informacji zawartych w piśmie o zwrot sporządzane jest pismo o wszczęciu procedury zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego Przekazanie do WKP-R, informacji o braku zwrotu środków - procedura W sytuacji dokonania zwrotu przez Beneficjenta przejście do procedury nr 8.1 WWR obsługi projektów, WWR WWR, KWWR, WKP-R, WPR braku dokonanego zwrotu z WPR, BGK, lub od Beneficjenta Pismo do Beneficjenta o zwrot, informacja o braku dokonanego zwrotu z WPR, BGK, lub od Beneficjenta, pismo do Beneficjenta o wszczęciu procedury zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego Pismo przekazujące sprawę do WKP-R, WPR wraz z kopią dokumentacji dotyczącej niedokonanego zwrotu e przez WRP, Akceptacja Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Akceptacja KWWR 2 dni do wysłania pisma do beneficjenta o wszczęciu procedury. WPR Procedura postępowania w przypadku zmiany kwot uprzednio przekazanych nieprawidłowości Lp. Czynność Wykonawca czynności 1. Otrzymanie korekty KWKP-R, Stanowisko Informacji o ds. nieprawidłowości naruszeniu prawa w (WKP-R) dwóch egzemplarzach (wraz z dokumentem potwierdzającym zasadność dokonania korekty potwierdzonym za zgodność z oryginałem). Postępowanie zgodnie z procedurą 7.1.2, przejście do pkt. 2 Miejsce, jednostki powiązane WKP-R, WWR źródłowy wtórny Mechanizm kontrolny Czas Potwierdzenie wpływu Strona 215

216 2. Sporządzenie Załącznika zmian dotyczących nieprawidłowości niepodlegających/ podlegających raportowaniu do KE, które zostały zgłoszone do IZ RPO WM ( załącznik 7.3.2_1) 3. Sporządzenie pisma przekazującego Załącznik zmian dotyczących nieprawidłowości niepodlegających/ podlegających raportowaniu do KE, które zostały zgłoszone do IZ RPO WM. nieprawidłowości ( WKP-R) nieprawidłowości (WKP-R) WKP-R, druga para oczu stanowisko ds. nieprawidłowości Korekta Informacji o naruszeniu prawa, formularz Załącznika zmian dotyczących nieprawidłowości niepodlegających/ podlegających raportowaniu do KE, które zostały zgłoszone do IZ RPO WM Projekt pisma przewodniego Załącznik zmian dotyczących nieprawidłowości niepodlegających/ podlegających raportowaniu do KE, które zostały zgłoszone do IZ RPO WM. Projekt pisma przewodniego Wypełniony Załącznik Zmian dotyczących nieprawidłowości niepodlegających/ podlegających raportowaniu do KE, które zostały zgłoszone do IZ RPO WM. Projekt pisma przewodniego Niezwłocznie Niezwłocznie 4. Akceptacja i przekazanie do IZ Załącznika zmian dotyczących nieprawidłowości niepodlegających/ podlegających raportowaniu do KE, które zostały zgłoszone do IZ RPO WM oraz kopii korekty informacji o naruszeniu prawa (wraz z dokumentem potwierdzającym zasadność dokonania nieprawidłowości (WKP-R) Dyrektor MJWPU, Z- ca Dyrektora ds. RPO WM, KWKP-R, IZ Pismo przewodnie Zaakceptowane pismo przewodnie Potwierdzenie wpływu Niezwłocznie Strona 216

217 korekty potwierdzoną za zgodność z oryginałem) Procedura sporządzania decyzji administracyjnej w ramach Priorytetów I-VII RPO WM Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych na podstawie zawartego porozumienia dotyczącego powierzenia części zadań związanych z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego z Zarządem Województwa Mazowieckiego, wystawia Decyzje Administracyjne. Decyzje Administracyjne wydawane są zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego oraz zgodnie z Ustawą o finansach publicznych. Lp. Czynność Wykonawca Miejsce, jednostki powiązane Sporządzenie Decyzji Administracyjnej Akceptacja Decyzji Administracyjnej. kontroli projektów (WKP-R) obsługi projektów (WWR), Radca Prawny KWKP-R, KWWR, Radca Prawny, Z- ca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor WKP-R, WWR, WRP,/ Kancelaria Prawna WKP-R, KWWR, WRP/, Kancelaria Prawna źródłowy wtórny Mechanizm kontrolny Zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego, dokumentacja projektu Projekt Decyzji Administracyjnej Projekt Decyzji Administracyjnej Decyzja Administracyjna Projekt Decyzji Administracyjnej Pieczęć urzędowa Czas Do 30 dni od dnia wszczęcia postępowania W ramach czasowych określonych w punkcie 1 Uwagi Strona 217

218 MJWPU 3. Przekazanie Beneficjentowi Decyzji Administracyjnej kontroli projektów (WKP-R) obsługi projektów (WWR) WKP-R, Beneficjent, IZ,WPR, WWR,WW Decyzja Administracyjna Decyzja Administracyjna Potwierdzenie odbioru Niezwłocznie po akceptacji z pkt. 2 kopia decyzji przekazywana jest do IZ, WPR, WWR, WKP-R, WW Procedura postępowania w sytuacji złożenia przez Beneficjenta odwołania od decyzji administracyjnej. Lp. Czynność Wykonawca Miejsce, jednostki powiązane 1. Otrzymanie Odwołania od Decyzji Administracyjnej źródłowy wtórny KWKP-R, KWWR WKP-R, WWR Dekretacja Dyrektora MJWPU, data wpływu do MJPWU Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Niezwłocznie 2. Weryfikacja Odwołania od Decyzji Administracyjnej pod kątem uznania (w całości lub części) lub podtrzymania wydanej decyzji. W przypadku zmiany decyzji przejście do pkt.3-5. W przypadku kontroli projektów (WKP-R), obsługi projektów (WWR), Radca Prawny WKP-R, WWR, WRP,/Kancelaria Prawna Decyzja Administracyjna, Odwołanie od Decyzji Administracyjnej. Opinia Radcy Prawnego Niezwłocznie Strona 218

219 podtrzymania decyzji przejście do pkt Sporządzenie Decyzji Administracyjnej uchylającej lub zmieniającej zaskarżoną decyzję Akceptacja Decyzji Administracyjnej Przekazanie Decyzji Administracyjnej do Beneficjenta kontroli projektów (WKP-R) obsługi projektów (WWR), Radca Prawny KWKP-R, Radca Prawny, Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor MJWPU kontroli projektów (WKP-R) obsługi projektów (WWR) WKP-R, WWR, WRP/Kancelaria Prawna WKP-R,WWR, WRP,/Kancelaria Prawna. WKP-R, Beneficjent, IZ,WPR, WWR,WW Odwołanie od decyzji, akta sprawy Projekt Decyzji Administracyjnej. Decyzja Administracyjna. Projekt Decyzji Administracyjnej Decyzja Administracyjna. Decyzja Administracyjna. Projekt Decyzji Administracyjnej Akceptacja Radcy Prawnego i Dyrektora MJWPU Potwierdzenie odbioru Do 7 dni od wpłynięcia odwołania Najpóźniej 7 dnia od wpłynięcia odwołania. Najpóźniej 7 dnia od wpłynięcia odwołania. kopia decyzji przekazywana jest do IZ, WPR, WWR, WKP-R,WW Sporządzenie uzasadnienia podtrzymania decyzji w I instancji w odniesieniu do argumentów podniesionych w odwołaniu Akceptacja uzasadnienia podtrzymania decyzji w I instancji w odniesieniu do argumentów podniesionych w odwołaniu kontroli projektów (WKP-R) obsługi projektów (WWR), Radca Prawny KWKP-R, KWWR, Radca Prawny, Z- ca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor MJWPU WKP-R, WWR, WRP/ Kancelaria Prawna WKP-R, WWR, WRP/ Kancelaria Prawna Odwołanie od decyzji, akta sprawy Projekt uzasadnienia podtrzymania decyzji w I instancji w odniesieniu do argumentów podniesionych w odwołaniu Projekt uzasadnienie podtrzymania decyzji w I instancji w odniesieniu do argumentów podniesionych w odwołaniu Uzasadnienie podtrzymania decyzji w I instancji w odniesieniu do argumentów podniesionych w Projekt uzasadnienia podtrzymania decyzji w I instancji w odniesieniu do argumentów podniesionych w odwołaniu Uzasadnienie podtrzymania decyzji w I instancji w odniesieniu do argumentów podniesionych w odwołaniu Do 7 dni od wpłynięcia odwołania 1 dzień Strona 219

220 odwołaniu Przekazanie odwołania wraz z uzasadnieniem i dokumentacją sprawy do organu odwoławczego (ZWM) Otrzymanie Uchwały ZWM w sprawie odwołania Beneficjenta od decyzji: Jeśli skierowano do ponownego rozpatrzenia: - przejście do pkt. 3-5 Jeśli nie przejście do pkt Przekazanie kopii Decyzji ZWM do WPR. Oczekiwanie na uprawomocnienie się Decyzji ZWM. kontroli projektów (WKP-R) obsługi projektów (WWR) WKP-R, WWR, WPR, IZ, WW Odwołanie od decyzji, akta sprawy KWKP-R, KWWR WKP-R, WWR Pismo przekazujące Decyzję ZWM. nieprawidłowości (WKP-R). nieprawidłowości (WKP-R), Stanowisko ds.kontroli projektów ( WKP- R), obsługi projektów, (WWR) KWKP-R, KWPR,Z-ca Dyrektora ds. finansowych IZ, WKP-R, WWR, Decyzja ZWM. Potwierdzenie odbioru odwołania przez IZ Dekretacja Dyrektora MJWPU, data wpływu do MJPWU Potwierdzenie wpływu. Najpóźniej 7 dnia od wpłynięcia odwołania Niezwłocznie Kopia odwołania przekazywana jest do WPR, WWR, WKP-R, WW Decyzja ZWM. 30 dni. Beneficjent w ciągu 30 dni od daty otrzymania Decyzji ZWM ma prawo złożyć skargę do NSA. Strona 220

221 12. Przekazanie informacji do WPR i WW o uprawomocnieniu się Decyzji ZWM. nieprawidłowości, WPR, WKP-R, WWR,WW Decyzja ZWM. Informacja o uprawomocnieniu Decyzji ZWM. Potwierdzenie wpływu informacji. Niezwłocznie po uprawomocnieniu się Decyzji ZWM. Strona 221

222 8 PROCES ODZYSKIWANIA KWOT Uczestnicy procesu: Strona 222

223 8.1 Odzyskiwanie kwot Na podstawie Porozumienia zawartego między Zarządem Województwa a MJWPU przekazano Jednostce realizację zadań związanych z Odzyskiwaniem kwot. Wydział Płatności i Refundacji MJWPU na podstawie kopii wezwań do zwrotu, zaleceń pokontrolnych, decyzji administracyjnych wydanych przez IP II, -; przyjmuje i rejestruje informacje o zwrotach środków od Beneficjentów. W przypadku konieczności odzyskania kwot wydatkowanych niezgodnie z zasadami wydatkowania dotacji przyznanej w ramach RPO WM, wszczynana jest procedura odzyskiwania kwot i windykacji. Na podstawie informacji od Opiekuna Projektu/ Informacji z WKP-R, zaleceń pokontrolnych, kopii, wezwania do zapłaty kopii decyzji administracyjnej wydanej przez IP II, WPR monitoruje i weryfikuje wpływy środków od Beneficjentów na odpowiedni rachunek. WPR pozyskuje informacje na podstawie wyciągów bankowych z WK. W przypadku, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu na wskazany przez MJWPU rachunek bankowy informacje o zwrotach mogą być pozyskiwane z potwierdzeń z BGK o wpływie środków. Ponadto WPR wprowadza dane do prowadzonego Rejestru Dłużników i przekazuje wydruk z rejestru do WK stan na ostatni dzień miesiąca w celu zaewidencjonowania należności i do WWR oraz WKP-R w celu potwierdzenia zgodności stanu należności. W przypadku, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu środków na odpowiedni rachunek bankowy po otrzymaniu informacji od Opiekuna Projektu/ Informacji z WKP-R, zaleceń pokontrolnych, wezwania do zapłaty, zostaje wystawiona decyzja,(wwr, WKP-R) na podstawie której Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu środków na odpowiedni rachunek bankowy w terminie 14 dni od jej otrzymania. W przypadku braku zwrotu następuje przejście do procedury Windykacji. Rejestr obciążeń na projekcie monitoruje WPR, zaś WWR przekazuje do IZ wszelkie informacje/wyjaśnienia w sprawie projektu umieszczonego w rejestrze na podstawie posiadanej dokumentacji w tym zakresie Procedura odzyskiwania kwot Lp. 1. Czynność Wprowadzenie do Rejestru Dłużników przypisu kwot do zwrotu Wykonawca czynności weryfikacji, WPR Miejsce oraz jednostki powiązane WWR, WKP-R źródłowy, w tym system informatyczny Kopia wezwań do zwrotu, zaleceń pokontrolnych, decyzji wtórny Mechanizm kontrolny Czas niezwłocznie 2. Pozyskanie z WK informacji o zwrocie środków WK Wyciąg bankowy z 1 dzień roboczy Wyciąg Uwagi Strona 223

224 3. 4 przez Beneficjenta Przekazanie informacji o dokonaniu zwrotu przez Beneficjenta Rejestr Dłużników według stanu za dany miesiąc do WWR i WKP-R w celu potwierdzenia zgodności stanu należności oraz do WK w celu zaewidencjonowania Wprowadzenie informacji o kwotach odzyskanych do KSI (SIMIK 07-13) weryfikacji, WPR weryfikacji, WPR obsługi projektów, WWR WPR, WWR, WKP-R, WK WWR,i WK WK Wyciąg bankowy z WK Elektroniczna informacja z WK dot. zwrotu środków budżetowych; oraz środków unijnych Informacje wprowadzone do KSI (SIMIK 07-13) Walidacja systemu KSI 5 dni od otrzymania informacji o zwrocie WK bankowy z WK jest potwierdzeniem dokonania zwrotu środków na rachunek MJWPU przez Beneficjenta. W przypadku, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu na wskazany przez MJWPU rachunek bankowy informacje o zwrotach mogą być pozyskiwane z potwierdzeń z BGK o wpływie środków. Po wypełnieni karty KSI odzyskane należy dokonac stosownych korekt wniosków o płatność w KSI Strona 224

225 8.2 Windykacja środków od Beneficjentów W przypadku braku zwrotu środków ze strony Beneficjenta lubbraku możliwości pomniejszenia kolejnej transzy dofinansowania po upływie 14 dni od odbioru decyzji MJWPU lub po przekazaniu przez WKP-R informacji o uprawomocnieniu się decyzji administracyjnych wydanych przez organ II instancji IZ. stanowisko ds. weryfikacji przekazuje Informację do WWR i WKP-R. Ponadto WWR przekazuje do WW (Wieloosobowe Windykacji) konieczną do windykacji dokumentacje projektu: wezwania, prawomocne decyzje I instancji ( wraz z potwierdzeniem odbioru) i II instancji oraz ewentualne wyroki sądowe w celu podjęcia czynności prawnych zmierzających do odzyskania środków Procedura windykacji środków od Beneficjentów Lp. Czynność Wykonawca Po upływie 14 dni od odbioru decyzji MJWPU lub po przekazaniu przez WKP-R informacji o uprawomocnieniu się decyzji administracyjnych wydanych przez organ II instancji IZ. Sporządzenie pisma z informacją o nie zwróconych środkach przez Beneficjenta / braku możliwości pomniejszenia środków i przekazanie do WWR Przekazanie dokumentacji ( wezwania, decyzje, posiadane potwierdzenia odbioru oraz wyroki) windykowanego projektu do WW weryfikacji, WPR obsługi projektów, WWR Miejsce, jednostki powiązane WKP-R, WWR WRP, WKP-R źródłowy Informacja o nie zwróconych środkach wtórny Pismo przekazujące informację o nie zwróconych środkach Mechanizm kontrolny Akceptacja przez KWPR i GK Akceptacja przez KWWR, Zastępcy Dyrektora ds. RPO WM Czas Uwagi 5 dni roboczych Przekazanie kopii pisma do WKP-R 3 dni robocze 3 Weryfikacja dokumentacji z WWR - WW,, GK, Dyrektor WWR, WPR Akceptacja GK, 5 dni roboczych Strona 225

226 4 5 dotyczącej windykowanego projektu pod względem formalno-prawnym. W przypadku zgłoszenia uwag następuje przejście do pkt. 1. lub 2. Jeśli nie ma uwag zostaje wysłane upomnienie do Beneficjenta zgodnie z art ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. W przypadku zwrotu następuje przejście do procedury Jeśli Beneficjent nie dokona zwrotu w terminie 7 dni od odbioru upomnienia następuje przekazanie tytułu wykonawczego do właściwego organu egzekucyjnego i przekazanie informacji o tym fakcie do IZ, WWR, WPR, WKP- R. Otrzymanie informacji o wyniku postępowania egzekucyjnego oraz zwrocie lub braku zwrotu środków przez Beneficjenta MJWPU WW WW WRP, Naczelnik Urzędu Skarbowego, IZ, WWR, WPR, WKP-R WPR, WKP-R, WWR, WK acja zgodnie z Ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji Informacja o zwrocie środków Pismo przekazujące dokumentację zgodnie z Ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji podpis Dyrektora MJWPU Akceptacja przez, Dyrektora MJWPU Rejestracja pisma 10 dni roboczych Zgodnie z art Postępowania egzekucyjnego w administracji Naczelnik urzędu skarbowego jest organem egzekucyjnym uprawnionym do stosowania wszystkich środków egzekucyjnych w egzekucji administracyjnej należności pieniężnych Strona 226

227 9 PROCES KONTROLI Uczestnicy procesu: Kontrole, procesy ich przygotowywania oraz postępowania pokontrolne odbywają się zgodnie z aktualnie obowiązującymi: wytycznymi Instytucji Zarządzającej w zakresie zasad przeprowadzania kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (dalej zwane wytycznymi kontroli), Strona 227

228 wytycznymi Instytucji Zarządzającej w zakresie monitorowania projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego w okresie trwałości oraz przeprowadzania kontroli obszarów szczególnego ryzyka i kontroli trwałości (zwane dalej wytycznymi trwałości), wskazaniami dotyczącymi przeprowadzania kontroli projektów i postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego dla Wydziału Kontroli Projektów RPO WM Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych. 9.1 Roczny plan kontroli IP II Procedura sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II Lp Czynność Otrzymanie od IZ RPO WM pisma z nowymi wytycznymi w zakresie sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP II na następny rok Sporządzenie projektu Rocznego Planu Kontroli IP II zgodnie z aktualnie obowiązującymi wytycznymi kontroli Wykonawca czynności KWKP-R Miejsce oraz jednostki powiązane WKP-R, IZ RPO WM źródłowy, w tym system informatyczny Wytyczne w zakresie sporządzania rocznego Planu Kontroli IP II na następny rok KWKP-R WKP-R Analiza ryzyka, wytyczne w zakresie wtórny Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II Mechanizm kontrolny dekretacja Dyrektora Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II Czas Na 5 dni przed terminem przekazania do IZ Uwagi W kolejnych latach, w przypadku nie sporządzenia przez IZ RPO WM nowych wytycznych w terminie do 15 września roku poprzedzającego, za wiążące przyjmuje się wytyczne z roku poprzedniego Z uwzględnieniem Strona 228

229 Akceptacja poprawności sporządzenia projektu Rocznego Planu Kontroli IP II - jeżeli TAK: przejście do pkt. 5, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3. Przekazanie projektu Rocznego Planu Kontroli do IZ RPO WM celem zatwierdzenia Otrzymanie od IZ RPO WM pisma ws. zatwierdzenia projektu Rocznego Planu Kontroli IP II Jeśli TAK: realizacja (9.3.1) Jeśli NIE: przejście do pkt. 2 z uwzględnieniem uwag IZ RPO WM i terminu na ich wprowadzenie określonych przez IZ Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor KWKP-R KWKP-R WKP-R, Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor WKP-R, IZ RPO WM WKP-R, IZ RPO WM sporządzania RPK, wytyczne kontroli Analiza ryzyka, wytyczne w zakresie sporządzania RPK, wytyczne kontroli Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II Pismo przewodnie do IZ RPO WM przekazujące projekt Rocznego Planu Kontroli IP II Roczny plan kontroli Akceptacja projektu przez Z- ca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor Pieczęć wpływu do IZ Dekretacja Dyrektora RPO WM, określonym w pkt. 4 1 dzień Do 1 października roku poprzedzającego rok objęty Planem nd przeglądu czynników ryzyka w ramach metodologii doboru próby projektów do kontroli..dopuszczalne jest uzupełnienie RPK IP II o harmonogramu kontroli zgodnie z warunkami określonymi w planie. 9.2 Zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II Procedura wprowadzenia zmian do Rocznego Planu Kontroli IP II niepodlegających zatwierdzeniu IZ RPO WM Roczny Plan Kontroli IP II co do zasady nie powinien ulegać zmianom. Poprzez zmiany niepodlegające zatwierdzeniu przez IZ RPO WM rozumie się uzupełnienie Rocznego Planu Kontroli o harmonogramy kontroli w terminach wskazanych w zaakceptowanym planie oraz przesunięcia terminów kontroli czy zmiana ich ilości. Strona 229

230 Lp Czynność Powzięcie informacji o konieczności wprowadzenia nie podlegających zatwierdzeniu IZ zmian do Rocznego Planu Kontroli IP II w zakresie sposobu jego realizacji Wprowadzenie niepodlegającej zatwierdzeniu IZ zmiany do Rocznego Planu Kontroli IP II, w zakresie sposobu jego realizacji Sporządzenie pisma do IZ RPO WM zawierającego informację wraz z uzasadnieniem dla wprowadzonej zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II Akceptacja Rocznego Planu Kontroli IP II oraz pisma - Jeżeli TAK: przejście do pkt. 5 - Jeżeli NIE: przejście do pkt. 3 lub 2 Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KWKP-R WKP-R, WWR Roczny Plan Kontroli IP II, dokumenty zawierające informację powodującą konieczność zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II KWKP-R WKP-R Roczny Plan Kontroli IP II, dokumenty zawierające informację powodującą konieczność zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II KWKP-R Z-ca Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor WKP-R, IZ RPO WM WKP-R, IZ RPO WM, Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektor Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II Pismo do IZ RPO z uzasadnieniem dla zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II, Roczny Plan Kontroli IP II wtórny Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II Pismo do IZ RPO WM zawierające informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II Zaakceptowane Pismo do IZ RPO z uzasadnieniem dla zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II, Roczny Plan Mechanizm kontrolny Potwierdzenie wpływu do WKP- R Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II Pismo do IZ RPO WM zawierające informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II Akceptacja Z-cy Dyrektora ds. RPO WM, Dyrektora Czas Nie później niż do 3 dni przed terminem określonym w pkt. 5 Nie później niż 2 dni przez terminem określonym w pkt. 5 Nie później niż 1 dzień przed terminem określonym w pkt. 5 Uwagi Pierwsza zmiana dotyczy uzupełnienia harmonogramów kontroli będących załącznikami do RPK. Terminy uzupełnienia harmonogramów reguluje RPK. Strona 230

231 5. Przekazanie do IZ RPO WM pisma zawierającego informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II niepodlegającej zatwierdzeniu IZ KWKP-R WKP-R, IZ RPO WM Zaakceptowane pismo do IZ RPO z uzasadnieniem dla zmiany Rocznego Planu Kontroli IP II Kontroli IP II Pismo do IZ RPO WM zawierające informację wraz z uzasadnieniem dla zmiany sposobu realizacji Rocznego Planu Kontroli IP II Pieczęć wpływu do IZ Do 7 dni po kwartale, którego dotyczy zmiana nie wymagająca zatwierdzenia Lp Procedura analizy ryzyka do kontroli trwałości Czynność Otrzymanie syntetycznych wyników weryfikacji sprawozdań trwałości od Wydziałów wdrażania Przeprowadzenie analizy ryzyka do kontroli trwałości Typowanie do kontroli Wykonawca czynności kontroli projektów, obsługi kontroli, KWKP-R, Z-ca KWKP-R kontroli projektów, obsługi kontroli kontroli projektów, obsługi kontroli Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny WKP-R, WWR Pismo z WWR Podpis KWKP-R - WKP-R WKP-R Syntetyczne wyniki sprawozdań trwałości, RPK IP II protokół z analizy ryzyka Analiza ryzyka, protokół z analizy ryzyka Wykaz wytypowanych projektów protokół z analizy ryzyka Wykaz wytypowanych projektów Czas Do 14 dni od momentu otrzymania syntetycznej informacji z WWR Do 5 dni Uwagi Kontroli podlegają projekty z największą ilością punktów, w przypadku projektów o tej samej ilości punktów ryzyka o kolejności Strona 231

232 4 Sporządzenie protokołu z typowania kontroli projektów obsługi kontroli WKP-R Wykaz wytypowanych projektów Protokół z przeprowadzoneg o losowania Protokół z przeprowadzoneg o losowania 1 dzień ale ni e później niż do końca lutego decyduje wartość projektu. Protokół jest podstawą do sporządzenia harmonogramu planowanych kontroli trwałości do RPK IP II (procedura 9.1.1) oraz miesięcznych harmonogramów kontroli (procedura 9.3.1) Procedura analizy ryzyka dla kontroli ex-ante prawidłowości realizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego Lp Czynność Uzyskanie informacji o podpisanych umowach w ramach poszczególnych list rankingowych Przeprowadzenie analizy ryzyka do kontroli exante Wykonawca czynności kontroli projektów, obsługi kontroli, KWKP-R, Z-ca KWKP-R kontroli projektów, Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny WKP-R, WWR Lista rankingowa Rejestr podpisanych umów WKP-R Rejestr podpisanych umów Analiza ryzyka, protokół z analizy ryzyka protokół z analizy ryzyka Czas Do 3 dnia roboczego danego miesiąca Do 14 dni od momentu powzięcia informacji o Uwagi Progi zasadności wykonania analizy ryzyka to Strona 232

233 3. 4 Typowanie do kontroli Sporządzenie protokołu z typowania obsługi kontroli kontroli projektów, obsługi kontroli kontroli projektów obsługi kontroli WKP-R WKP-R protokół z analizy ryzyka Analiza ryzyka wniosku o dofinansowanie projektu osiągnięciu wskazanego w RPK progu zasadności wykonania kolejnej analizy ryzyka 20%, 50% i 100% podpisanych umów w ramach danej listy rankingowej Wyniki typowania Wyniki typowania Do 5 dni Typowanie odbywa się zgodnie z zasadą określoną w aktualnie obowiązującym RPK Protokół z przeprowadzoneg o losowania Protokół z przeprowadzoneg o losowania 1 dzień Protokół jest podstawą do tworzenia miesięcznych harmonogramów kontroli (procedura Wprowadzenie zmian do Rocznego Planu Kontroli IP II podlegających zatwierdzeniu IZ RPO WM Poprzez zmianę podlegającą zatwierdzeniu IZ RPO WM rozumie się wszelkie zmiany powiązane z metodologią doboru projektów do kontroli. Lp Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny Otrzymanie pisma o konieczności zmiany KWKP-R WKP-R, IZ pismo o konieczności zmiany Wprowadzenie zmiany do Rocznego planu kontroli KWKP-R WKP-R pismo o konieczności zmiany wtórny Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II w części, która podlega Mechanizm kontrolny Dekretacja Dyrektora Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II w części, która podlega - Czas Na 16 dni przed przewidywanym terminem rozpoczęcia Uwagi Strona 233

234 Sporządzenie pisma do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Akceptacja pisma z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Jeśli TAK przejście do pkt. 4 Jeśli NIE przejście do pkt. 2 Przekazanie do IZ RPO WM pisma z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Otrzymanie od IZ RPO WM pisma zatwierdzającego zmianę - jeżeli TAK: realizacja Rocznego Planu Kontroli IP II - jeżeli NIE: stosowanie obowiązującego Rocznego Planu Kontroli IP II. - jeżeli uwagi to przejście do pkt 2 z uwzględnieniem uwag IZ RPO WM w terminie wskazanym przez IZ RPO WM KWKP-R Z-ca Dyrektora, Dyrektor KWKP-R KWKP-R WKP-R, IZ RPO WM WKP-R WKP-R, IZ RPO WM WKP-R, IZ RPO WM Projekt Rocznego Planu Kontroli IP II w części, która podlega zatwierdzeniu IZ Pismo do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Zaakceptowane pismo do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany zatwierdzeniu IZ zatwierdzeniu IZ pierwszej kontroli wytypowanej z zastosowaniem zmiany podlegającej zatwierdzeniu IZ Pismo do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Zaakceptowane pismo do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Zaakceptowane pismo do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Pismo do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany Podpis Dyrektora Zaakceptowane pismo do IZ RPO WM z wnioskiem o zatwierdzenie zmiany dekretacja Dyrektora Na 16 dni przed przewidywanym terminem rozpoczęcia pierwszej kontroli wytypowanej z zastosowaniem zmiany podlegającej zatwierdzeniu IZ 1 dzień Na 14 dni przed przewidywanym terminem rozpoczęcia pierwszej kontroli wytypowanej z zastosowaniem zmiany podlegającej zatwierdzeniu IZ Załącznikiem do wniosku jest projekt rocznego planu y przekazywane są do IZ RPO WM w formie papierowej i elektronicznej Strona 234

235 9.2.3 Procedura aktualizacji Wskazań dotyczących przeprowadzania kontroli projektów i postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego dla Wydziału Kontroli Projektów RPO WM Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych (dalej zwane wskazaniami) Lp Czynność Powzięcie informacji o konieczności zmiany wskazań Wykonawca czynności KWKP-R Miejsce oraz jednostki powiązane WKP-R, KM, IZ RPO WM, inne podmioty uprawnione źródłowy, w tym system informatyczny Informacja o konieczności zmiany wskazań Sporządzenie projektu aktualizacji wskazań KWKP-R WKP-R Informacja o konieczności zmiany wskazań, Wytyczne kontroli wtórny Projekt aktualizacji wskazań Mechanizm kontrolny Informacja o konieczności zmiany wskazań Projekt aktualizacji wskazań Nd Czas Do 21 dni przed datą przeprowadzenia kontroli zgodnie z nowymi wskazaniami. Uwagi Wskazania (dokument regulujący przebieg kontroli, zawierający w szczególności listy sprawdzające używane do kontroli) powstają tylko raz, dalej podlegają jedynie aktualizacji. Powodem aktualizacji Wskazań może być w szczególności zmiana Wytycznych IK NSRO/ IK RPO lub IZ RPO WM albo Strona 235

236 Akceptacja wskazań/aktualizacji Przekazanie wskazań/aktualizacji do IZ RPO WM Otrzymanie informacji o zatwierdzeniu wskazań/aktualizacji Jeśli TAK stosowanie nowych wskazań Jeśli NIE przejście do pkt. 3 z uwzględnieniem uwag IZ lub odstąpienie od zmian. Z-ca Dyrektora, Dyrektor obsługi kontroli, kontroli projektów KWKP-R WKP-R, Z-ca Dyrektora, Dyrektor WKP-R WKP-R, IZ RPO WM Projekt wskazań Zaakceptowane wskazania Zaakceptowane wskazania Zaakceptowane zaktualizowane wskazania Potwierdzenie nadania Akceptacja Dyrektora Pieczęć wpływu do IZ Dekretacja Dyrektora Do 15 dni przed datą przeprowadzenia kontroli zgodnie z nowymi wskazaniami. 1 dzień Nd wniosek IZ RPO WM. 9.3 Miesięczny harmonogram kontroli Procedura sporządzenia miesięcznego harmonogramu kontroli Lp. 1. Czynność Sporządzenie miesięcznego harmonogramu kontroli Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KWKP-R WKP-R Roczny Plan Kontroli IP II wraz z rocznym harmonogramem planowanych kontroli. Wniosek o przeprowadzenie kontroli (Załącznik 9.3.1_1), protokoły z typowania wtórny Projekt miesięcznego harmonogramu kontroli (Załącznik 9.3.1_2) Mechanizm kontrolny Projekt miesięcznego harmonogramu kontroli Czas Do 6 dni przed rozpoczęciem pierwszej kontroli planowej lub na 2 dni przed rozpoczęciem kontroli doraźnej zawartej w harmonogramie, 12 dni przed Uwagi Harmonogram jest tworzony narastająco. Nie jest wymagane planowanie z góry całego miesiąca, wręcz zalecane jest aby terminy kontroli były Strona 236

237 Wstępne zatwierdzenie miesięcznego harmonogramu kontroli, - jeżeli TAK: przejście do pkt. 3, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Zatwierdzenie miesięcznego harmonogramu kontroli, - jeżeli TAK: przejście do pkt. 4, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Przekazanie zatwierdzonego miesięcznego harmonogramu kontroli (wersja elektroniczna) WO, WK, jeżeli w harmonogramie zaplanowano kontrolę projektu dużego to wykonanie procedury 9.5 Otrzymanie informacji o konieczności dokonania zmian w miesięcznym harmonogramie kontroli przejście do procedury pkt 1 projektów do kontroli (kontrola trwałości i ex-ante) Z-ca Dyrektora WKP-R Projekt miesięcznego harmonogramu kontroli Dyrektor WKP-R Projekt miesięcznego harmonogramu kontroli KWKP-R WKP-R, WO, WK Miesięczny harmonogram kontroli KWKP-R komórki merytoryczne MJWPU, KE, IC, Informacja o konieczności zmian, wnioski o kontrolę Wstępnie zatwierdzony miesięczny harmonogram kontroli Zatwierdzony miesięczny harmonogram Zatwierdzenie Z- cy Dyrektora Zatwierdzenie Dyrektora MJWPU rozpoczęciem kontroli projektu dużego tego samego dnia tego samego dnia kontroli nie później niż na 2 dni przed pierwszą kontrolą Projekt miesięcznego harmonogramu Dekretacja realne i oparte o bieżące obciążenie pracą Zespołów kontrolujących. Kontrole trwałości oraz kontrole ex-ante są wszczynane przez KWKP-R w oparciu o protokoły z losowania projektów do kontroli trwałości i ex-ante Stanowiska ds. kontroli mają stały dostęp do harmonogramu poprzez sieć lokalną MJWPU oraz połączenie IP VPN. Przejście do procedury i Strona 237

238 IK RPO, IK NSRO, IA, IZ RPO WM, inne podmioty zewnętrzne kontroli zmiana 9.4 Przygotowanie oraz przeprowadzenie kontroli Procedura przygotowania kontroli Procedura wnioskowania o kontrolę Lp. Czynność Wykonawca czynności 1. Powzięcie informacji o okolicznościach wskazujących na konieczność przeprowadzenia kontroli obsługi projektu (WWR) 2. Sporządzenie wniosku o przeprowadzenie kontroli obsługi projektu (WWR) 3. Akceptacja wniosku o przeprowadzenie kontroli KWWR, Z-ca Dyrektora, Dyrektor Miejsce oraz jednostki powiązane komórki merytoryczne MJWPU, KE, IC, IK RPO, IK NSRO, IA, IZ RPO WM, inne podmioty zewnętrzne WWR, WKP-R WWR źródłowy, w tym system informatyczny Donos, wyniki kontroli instytucji zewnętrznych, załączniki do umowy o dofinansowanie, wnioski o płatność, złożenie wniosku o płatność końcową, listy rankingowe, preumowy, etap realizacji projektu. Informacja o okolicznościach wskazujących na konieczność przeprowadzenia kontroli Wypełniony wniosek o wtórny Wypełniony wniosek o wszczęcie kontroli (załącznik nr 9.3.1_2) Zaakceptowany wniosek o Mechanizm kontrolny Informacja o okolicznościach wskazujących na konieczność przeprowadzenia kontroli Wypełniony wniosek o wszczęcie kontroli Akceptacja, KWWR, Z-cy Czas Do 10 dni od powzięcia informacji o okolicznościach wskazujących na konieczność przeprowadzenia kontroli Uwagi.Z wyjątkiem kontroli ex-ante i kontroli trwałości które są inicjowane przez KWKP-R 1 dzień Wniosek wymaga Strona 238

239 4. Przekazanie Wniosku do WKP-R obsługi projektów (WWR) 5. Sporządzenie/zmiana miesięcznego harmonogramu kontroli zgodnie z procedurą WWR, WKP-R przeprowadzenie kontroli Zaakceptowany wniosek o przeprowadzenie kontroli KWKP-R WKP-R Wniosek podpisany przez KWKP-R lub obsługi kontroli, lub stanowisko ds. kontroli przeprowadzenie kontroli Wniosek podpisany przez KWKP-R lub obsługi kontroli, lub stanowisko ds. kontroli Miesięczny harmonogram kontroli/zmiana Dyrektora, Dyrektora Wniosek podpisany przez KWKP-R lub obsługi kontroli, lub stanowisko ds. kontroli Akceptacja Zc-y Dyrektora ds. RPO WM 1 dzień Zgodnie z procedurą akceptacji KWWR, akceptacje Z-cy Dyrektora i Dyrektora są opcjonalne i podnoszą priorytet wniosku Procedura informowania o kontroli Lp. Czynność 1. Sporządzenie i podpisanie deklaracji bezstronności i poufności Wykonawca czynności obsługi kontroli Miejsce oraz jednostki powiązane WKP-R źródłowy, w tym system informatyczny Deklaracja poufności i bezstronności (Załącznik _1) Miesięczny harmonogram wtórny Podpisana przez zespół kontrolujący Deklaracja poufności i bezstronności Mechanizm kontrolny Podpisy kontrolujących Czas Sporządzenie najpóźniej w dniu określonym w pkt. 2, podpisanie najpóźniej na 1 dzień przed kontrolą Uwagi Strona 239

240 2. Sporządzenie informacji o kontroli obsługi kontroli WKP-R kontroli / zmiana Druk informacji o kontroli (Załącznik _2), Harmonogram/zmia na, dokumenty z systemu SEZAM Projekt - informacji o kontroli Projekt - informacji o kontroli 3. Zatwierdzenie informacji o kontroli KWKP-R WKP-R Projekt - informacji o kontroli Informacja o kontroli Informacja o kontroli 4. Wysłanie beneficjentowi Informacji o kontroli WKP-R Informacja o kontroli Potwierdzenie obsługi kontroli wysłania 5. Otrzymanie odpowiedzi na informację od beneficjenta: Jeżeli zgoda - dalsze postępowanie zgodnie z procedurą pkt. 3 Jeżeli wniosek o zmianę terminu: przejdź do pkt. 6 Jeżeli brak odpowiedzi: przejdź do pkt Rozpatrzenie wniosku o zmianę terminu kontroli oraz poinformowanie beneficjenta, Jeżeli zmiana powyżej 3 dni roboczych to Sporządzenie / zmiana miesięcznego harmonogramu kontroli zgodnie z procedurą Jeżeli odrzucenie wniosku dalsze postępowanie zgodnie z procedurą pkt Telefoniczne rozpoznanie sprawy: Jeżeli zgoda przejście do procedury pkt. 3 Jeżeli brak zgody, oczekiwanie na wniosek z pkt. 6 (o przesuniecie terminu), jeżeli brak wniosku o zmianę terminu kontroli - przejście do procedury pkt. 3 obsługi kontroli obsługi kontroli, KWKP-R obsługi kontroli, KWKP-R WKP-R WKP_R Wniosek o zmianę terminu kontroli Informacja dla beneficjenta o wyniku rozpoznania sprawy Potwierdzenie wpływu Potwierdzenie wysłania Najpóźniej na 5 dni przed rozpoczęciem kontroli, powiadomienie nie jest konieczne w przypadku kontroli doraźnej. W terminie określonym w pkt. 2 W terminie określonym w pkt. 2 1 dzień 1 dzień od otrzymania wniosku WKP_R Informacja o kontroli Notatka służbowa Notatka służbowa Na 3 dni przed terminem kontroli Rozpoczęcie kontroli bez zachowania 5 dniowego terminu jest możliwe po akceptacji jednostki kontrolowanej. Możliwe drogi powiadomienia: , Fax Możliwe drogi powiadomienia: , Fax Strona 240

241 Procedura upoważnienia do przeprowadzenia kontroli Lp Czynność Sporządzenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli Akceptacja poprawności sporządzenia oraz zatwierdzenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli Wykonawca czynności obsługi kontroli Miejsce oraz jednostki powiązane WKP-R źródłowy, w tym system informatyczny Miesięczny harmonogram kontroli/zmiana, (Załącznik _1) KWKP-R WKP-R Projekt upoważnienia, Miesięczny harmonogram kontroli wtórny Projekt upoważnienia Mechanizm kontrolny Projekt upoważnienia Upoważnienie Upoważnienie 1 dzień Czas Co najmniej 1 dzień przed planowaną kontrolą Uwagi Procedura przeprowadzenia kontroli i sporządzenia informacji pokontrolnej Procedura przeprowadzania kontroli Lp Czynność Poinformowanie Kierownika jednostki kontrolowanej lub osoby przez niego upoważnionej, o prawach i obowiązkach Kierownika jednostki kontrolowanej Przeprowadzenie kontroli projektu i/lub postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawca czynności Kierownik zespołu kontrolującego Stanowisko ds. kontroli Miejsce oraz jednostki powiązane WKP-R, Beneficjent WKP-R źródłowy, w tym system informatyczny Informacja o prawach i obowiązkach kontrolującego i kontrolowanego (Załącznik _1) Wskazania dokumenty wtórny Podpisana Informacja o prawach i obowiązkach kontrolującego i kontrolowanego Wypełnione listy sprawdzającej Mechanizm kontrolny Podpisana Informacja o prawach i obowiązkach kontrolującego i kontrolowanego Podpisanie listy sprawdzającej Czas Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych 1-7 dni (w uzasadnionych Uwagi Stanowisko ds. kontroli Strona 241

242 3. 4. publicznego oraz sporządzenie list sprawdzających. Przeprowadzenie oględzin. Sporządzenie protokołu przyjęcia ustnych wyjaśnień. projektów Stanowisko ds. kontroli projektów Stanowiska ds. kontroli projektów. WKP-R WKP-R udostępnione przez kontrolowanego Protokół z oględzin (Załącznik _2) Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień ( _3ącznik ) przez członków Zespołu Kontrolującego Spisany Protokół z oględzin Podpisany protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień przez członków Zespołu Kontrolującego Podpisany Protokół z oględzin Podpisany przez zespół kontrolujący oraz osobę przypadkach kontrola może trwać dłużej niż 7 dni) W trakcie kontroli W trakcie kontroli projektów w trakcie kontroli, dla udokumentowani a zastanego stanu faktycznego, powinien zebrać dowody kontroli. W toku każdej kontroli w miejscu realizacji weryfikacji pod kątem podwójnego finansowania w sposób określony w procedurze Kontroli podlega 100% faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej oraz duplikaty ww. dokumentów O przeprowadzeniu oględzin decyduje Zespół kontrolujący, uregulowane we wskazaniach Kontrolujący ma prawo przyjąć również pisemne wyjaśnienia Strona 242

243 5 Weryfikacja akt kontroli i podjęcie decyzji o zakończeniu kontroli. Przejście do procedury kontroli projektów WKP-R acja z kontroli Oświadczenie o kompletności/ niekompletności dokumentacji przedstawionej do kontroli (Załącznik _4, _5) lub notatka o wstrzymaniu kontroli upoważnioną ze strony Beneficjenta protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień Oświadczenie o kompletności/ niekompletności dokumentacji przedstawionej do kontroli lub notatka o wstrzymaniu kontroli W trakcie kontroli Jeżeli analiza informacji zebranych w trakcie kontroli wskazuje na konieczność powołania eksperta zewnętrznego, kontrola jest przerywana do czasu powołania właściwego eksperta Procedura sporządzania informacji pokontrolnej Lp. 1. Czynność Sporządzenie informacji pokontrolnej Wykonawca czynności kontroli projektów (Zespół kontrolujący) WKP-R Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny Akta kontroli, Informacja pokontrolna (Załącznik _1) wtórny Informacja pokontrolna Mechanizm kontrolny Informacja pokontrolna Czas Nie później niż 21 dni od zakończenia kontroli (wskazane jest aby powstała w trakcie kontroli) Uwagi Termin 21 dni może w uzasadnionych (np. konieczność uzyskania opinii prawnej) przypadkach zostać przedłużony, warunkiem jest poinformowanie o tym beneficjenta. Strona 243

244 2. Sporządzenie pisma przewodniego do informacji pokontrolnej 3. Akceptacja i wysłanie pisma przewodniego do beneficjenta Otrzymanie podpisanej informacji pokontrolnej: Jeżeli Informacja zwrócona, bez zastrzeżeń 4. przejście do pkt. 5 Jeżeli Informacja zwrócona, są zastrzeżenia przejście do procedury Jeżeli Informacja nie zwrócona przejście do procedury Wprowadzenie danych dotyczących kontroli do KSI-SIMIK Jeżeli Informacja zwrócona, brak nieprawidłowości przejście do procedury dla kontroli przed podpisaniem umowy lub dla pozostałych kontroli 5. Jeżeli Informacja zwrócona, są nieprawidłowości, przejście do procedury lub dla kontroli przed podpisaniem umowy. obsługi kontroli WKP-R Informacja pokontrolna, akta kontroli Pismo przewodnie Pismo przewodnie W terminie określonym w pkt. 1 Pieczęć wysłania 1 dzień KWKP-R, Z-ca Dyrektora WKP-R, Beneficent Pismo przewodnie Zaakceptowane pismo przewodnie KWKP-R WKP-R Dekretacja Dyrektora kontroli WKP-R ostateczna wersja informacji pokontrolnej Wpis do KSI- SIMIK Wpis do KSI- SIMIK 7 dni od daty otrzymania przez beneficjenta 5 dni od daty otrzymania Do KSI zgodnie z instrukcją wprowadzane są tylko dane dotyczące kontroli na miejscu (kontrola rzeczowej realizacji projektu potwierdzona protokołem oględzin) oraz kontrole na zakończenie (poza kompetencją WKP-R). Wpis musi być zgodny z instrukcją KSI aktualną na dzień dokonywania wpisu Procedura w przypadku braku odpowiedzi beneficjenta (brak zwrotu informacji pokontrolnej) Lp. Czynność 1. Sporządzenie pisma ponaglającego do zwrotu informacji pokontrolnej Wykonawca czynności obsługi kontroli WKP-R Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny Zwrotne potwierdzenie wtórny Projekt pisma ponaglającego Mechanizm kontrolny Projekt pisma ponaglającego Czas 21 dnia od otrzymania Uwagi Strona 244

245 Akceptacja i wysłanie pisma ponaglającego do zwrotu informacji pokontrolnej Otrzymanie informacji pokontrolnej Jeśli TAK przejście do procedury pkt. 4 Jeśli nie przejście do pkt. 4 Sporządzenie notatki o braku zwrotu informacji pokontrolnej co nie wstrzymuje wydania zaleceń Wprowadzenie danych dotyczących kontroli do KSI-SIMIK Jeżeli są nieprawidłowości to przejście do procedury Jeżeli brak nieprawidłowości przejście do procedury obsługi kontroli, KWKP-R, Z-ca Dyrektora, Dyrektor obsługi kontroli obsługi kontroli obsługi kontroli WKP-R WKP-R WKP-R WKP-R odbioru Projekt pisma ponaglającego Zwrotne potwierdzenie nadania Zwrotne potwierdzenie nadania Informacja pokontrolna Pismo ponaglające Informacja pokontrolna Pieczęć wysłania Informacja pokontrolna lub jej brak informacji pokontrolnej przez beneficjenta Tego samego dnia Do 7-go dnia od otrzymania ponaglenia przez beneficjenta Notatka Notatka 1 dzień Skan pisma jest niezwłocznie przekazywany do beneficjenta mailem. Wpis w KSI-SIMIK 5 dni Do KSI zgodnie z instrukcją wprowadzane są tylko dane dotyczące kontroli na miejscu (kontrola rzeczowej realizacji projektu potwierdzona protokołem oględzin) oraz kontrole na zakończenie (poza kompetencją WKP-R). Wpis musi być zgodny z instrukcją KSI aktualną na dzień dokonywania wpisu Procedura odpowiedzi na zastrzeżenia do informacji pokontrolnej Lp. Czynność Wykonawca Miejsce oraz Mechanizm Czas Uwagi Strona 245

246 Odniesienie się do zastrzeżeń beneficjenta i sporządzenie nowej informacji pokontrolnej. Sporządzenie pisma przewodniego wraz z niezmienioną/ zmienioną po uznaniu zastrzeżeń informacją pokontrolną Akceptacja i wysłanie pisma przewodniego do beneficjenta wraz z niezmienioną/ zmienioną po uznaniu zastrzeżeń informacją pokontrolną Wprowadzenie danych dotyczących kontroli do KSI-SIMIK Jeżeli są nieprawidłowości to przejście do procedury Jeżeli brak nieprawidłowości przejście do procedury czynności kontroli projektów obsługi kontroli KWKP-R, Z-ca Dyrektora, Dyrektor kontroli WKP-R WKP-R WKP-R WKP-R jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny Akta kontroli, zastrzeżenia do informacji pokontrolnej, Informacja pokontrolna po zastrzeżeniach (załącznik _1) Informacja pokontrolna po zastrzeżeniach, akta kontroli Projekt pisma przewodnie Informacja pokontrolna po zastrzeżeniach wtórny Informacja pokontrolna po zastrzeżeniach Projekt pisma przewodnie Zaakceptowane pismo przewodnie kontrolny Informacja pokontrolna po zastrzeżeniach Projekt pisma przewodnie Pieczęć nadania Do 14 dni od otrzymania zastrzeżeń W terminie określonym w pkt. 1 1 dzień Termin może w uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej) zostać przedłużony, warunkiem jest poinformowanie o tym beneficjenta. Wpis w KSI-SIMIK 5 dni Do KSI zgodnie z instrukcją wprowadzane są tylko dane dotyczące kontroli na miejscu (kontrola rzeczowej realizacji projektu potwierdzona protokołem oględzin) oraz kontrole na zakończenie (poza kompetencją WKP-R). Wpis musi być zgodny z instrukcją KSI aktualną na dzień dokonywania wpisu. Strona 246

247 Procedura sporządzania zaleceń pokontrolnych Lp Czynność Sporządzenie zaleceń pokontrolnych Akceptacja i wysłanie zaleceń pokontrolnych, przejście do procedury oraz do pkt. 3 Wprowadzenie nieprawidłowości do rejestru obciążeń na projekcie Wykonawca czynności Zespół kontrolujący / wizytujący KWKP-R, Z-ca Dyrektora, Dyrektor Zespół kontrolujący / wizytujący Miejsce oraz jednostki powiązane WKP-R, WWR WKP-R, WWR, WPR WKP-R, WWR źródłowy, w tym system informatyczny Akta kontroli, zastrzeżenia do informacji pokontrolnej, informacja pokontrolna Zalecenia pokontrolne Zalecenia pokontrolne wtórny Zalecenia pokontrolne (Załącznik _1) Zaakceptowane zalecenia pokontrolne Wpis do KSI- SIMIK Mechanizm kontrolny Zalecenia pokontrolne Pieczęć nadania Wpis do KSI- SIMIK Czas do 14 dni od otrzymania ostatecznej wersji informacji pokontrolnej W terminie wskazanym w pkt. 1 Do 5 dni od daty wysłania Uwagi Termin może w uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej) zostać przedłużony, warunkiem jest poinformowanie o tym beneficjenta. Zalecenia są wysyłanie do wiadomości właściwego WWR i WPR Procedura sporządzania rekomendacji Lp. 1. Czynność Sporządzenie Rekomendacji Wykonawca czynności kontroli projektów WKP-R Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny Akta kontroli, zastrzeżenia do informacji pokontrolnej, informacja pokontrolna, Rekomendacja (Załącznik wtórny Wypełniona rekomendacja Mechanizm kontrolny Wypełniona rekomendacja Czas do 14 dni od otrzymania ostatecznej wersji informacji pokontrolnej Uwagi Rekomendacja jest substytutem zaleceń pokontrolnych, powstaje jedynie w przypadku kontroli przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. Strona 247

248 2. Przekazanie rekomendacji do właściwego WWR kontroli projektów,. obsługi kontroli WKP-R, WWR _1) Wypełniona rekomendacja Potwierdzenie otrzymania rekomendacji Potwierdzenie otrzymania rekomendacji W terminie określonym w pkt. 1 Dalsze postępowanie zgodnie z procedurą Procedura zawierania umów Procedura weryfikacji wykonania zaleceń pokontrolnych Lp Czynność Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych Jeżeli wykonane to przejście do procedury Jeżeli niewykonane to przejście do pkt. 2 Jeżeli wymagana kontrola sprawdzająca to przejście do procedury Sporządzenie pisma z informacją o wykonaniu/nie wykonaniu zaleceń do Stanowiska ds. nieprawidłowości, WWR i WPR Przekazanie informacji o wykonaniu/nie wykonaniu zaleceń do Stanowiska ds. nieprawidłowości, WWR i WPR Wykonawca czynności kontroli projektów, obsługi kontroli, obsługi projektów (dla wizyt monitorujących) kontroli projektów, obsługi kontroli, obsługi projektów (dla wizyt monitorujących) kontroli projektów, obsługi kontroli, obsługi projektów (dla wizyt monitorujących) Miejsce oraz jednostki powiązane WKP-R, WPR, WWR, Beneficjent WKP-R, WWR WKP-R, WWR, WPR źródłowy, w tym system informatyczny Zalecenia pokontrolne Informacja o wykonaniu / niewykonaniu zaleceń Informacja o niewykonaniu zaleceń wtórny Informacja o wykonaniu / niewykonaniu zaleceń Projekt pisma z informacją o wykonaniu/ nie wykonaniu zaleceń Informacja o niewykonaniu zaleceń Mechanizm kontrolny Informacja o wykonaniu / niewykonaniu zaleceń Projekt pisma z informacją o wykonaniu/ nie wykonaniu zaleceń Informacja o niewykonaniu zaleceń Czas W terminie zadanym w zaleceniach pokontrolny ch Do 5 dni od potwierdzen ia informacji o nie wykonaniu zaleceń Uwagi Strona 248

249 Sporządzenie informacji o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu środków Akceptacja informacji o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu środków Przekazanie informacji o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu środków kontroli projektów, obsługi kontroli, obsługi projektów (dla wizyt monitorujących) KWKP-R, Z-ca Dyrektora, Dyrektor kontroli projektów, obsługi kontroli, obsługi projektów (dla wizyt monitorujących) WKP-R, WWR WKP-R, WWR WKP-R, WWR Informacja o niewykonaniu zaleceń, Zalecenia pokontrolne Projekt informacji o wszczęciu postępowania administracyjnego Informacja o wszczęciu postępowania administracyjnego Projekt informacji o wszczęciu postępowania administracyjnego Informacja o wszczęciu postępowania administracyjnego Informacja o wszczęciu postępowania administracyjnego Akceptacja KWKP-R Akceptacja Dyrektora Pocztowe potwierdzenie odbioru Do 5 dni od potwierdzen ia informacji o nie wykonaniu zaleceń Do szóstego dnia od potwierdzen ia informacji o niewykonani u zaleceń Do szóstego dnia od potwierdzen ia informacji o niewykonani u zaleceń Procedura sporządzania karty zamknięcia Lp. 1. Czynność Sporządzenie Karty zamknięcia Wykonawca czynności obsługi kontroli WKP-R Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny informacja pokontrolna, zalecenia pokontrolne, informacja o wtórny Karta zamknięcia (Załącznik _1) Mechanizm kontrolny Karta zamknięcia Czas Do 14 dni od otrzymania ostatecznej informacji Uwagi Strona 249

250 2. Przekazanie Karty zamknięcia obsługi kontroli wykonaniu zaleceń pokontrolnych WWR, WPR Karta zamknięcia Karta zamknięcia Potwierdzenie przekazania pokontrolnej Tego samego dnia Procedura przeprowadzenia kontroli krzyżowej (horyzontalnej) z PROW / PO RYBY podczas kontroli w miejscu realizacji projektu/ siedzibie Beneficjenta oraz w trakcie wizyty monitorującej Lp Czynność Otrzymanie od Beneficjenta oświadczenia o duplikatach faktur Sprawdzenie 100 % faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej pod kątem opisu sugerującego możliwość rozliczenia przedmiotowej faktury w ramach PROW 07-13/ PO RYBY Jeżeli stwierdzono podejrzenie przejście do pkt. 3 Jeżeli nie stwierdzono podejrzenia to koniec procedury Wykonawca czynności Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny WKP-R, Beneficent/ Analiza ryzyka. Podpisane oświadczenie WKP-R Faktury/ duplikaty lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej Lista sprawdzająca Wypełniona lista Czas Przed rozpoczęcie m działań kontrolnych w trakcie trwania kontroli Uwagi Oświadczenie ma na celu ustalenie ilości duplikatów faktur, które Beneficjent przedstawił/ zamierza przedstawić do refundacji. Wykonawca: kontroli projektów w trakcie kontroli obsługi projektów w trakcie wizyt Przedłożenie do refundacji duplikatu również rodzi podejrzenie podwójnego finansowania. Strona 250

251 Pobranie kopi duplikatów faktur w celu weryfikacji ewentualnego rozliczenia przedmiotowej faktury w ramach PROW 07-13/ PO RYBY Wystosowanie wniosku do IZ w sprawie przekazania raportu pogłębionego, celem uzyskania informacji o statusie wniosku o płatność w PROW 07-13/ PO RYBY 07-13, w ramach którego przedstawiono do rozliczenia wydatki ujęte w kontrolowanej fakturze/duplikacie lub innym dokumencie o równoważnej wartości dowodowej. Akceptacja i wysłanie wniosku do IZ Otrzymanie raportu pogłębionego od IZ Weryfikacja podwójnego finansowania Jeżeli zostanie stwierdzone podwójne finansowanie to przejście do pkt. 12 Jeżeli zostanie stwierdzony brak podwójnego finansowania to koniec procedury Jeżeli nie będzie możliwości wiarygodnej Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów Z-ca Dyrektora, Dyrektor Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów WKP-R Duplikaty faktur dowody zebrane w toku kontroli WKP-R WKP-R WKP-R, IZ WKP-R dowody zebrane w toku kontroli Projekt wniosku o potwierdzenie rozliczenia środków PROW / PO RYBY na podstawie wskazanych faktur (o raport pogłębiony) Wniosek o potwierdzenie refundacji środków na podstawie wskazanych faktur (o raport pogłębiony) Wniosek o potwierdzenie refundacji środków na podstawie wskazanych Projekt wniosku o potwierdzenie rozliczenia środków PROW / PO RYBY na podstawie wskazanych faktur (o raport pogłębiony) Wniosek o potwierdzenie rozliczenia środków PROW / PO RYBY na podstawie wskazanych faktur (o raport pogłębiony) dowody zebrane w toku kontroli, Projekt wniosku o potwierdzenie rozliczenia środków PROW / PO RYBY na podstawie wskazanych faktur Podpis Dyrektora, pieczęć nadania Dekretacja Dyrektora w trakcie trwania kontroli Do 2 dni roboczych po zakończeniu kontroli na miejscu Dowody kontroli Dowody kontroli Do czasu wysłania informacji pokontrolnej W przypadku stwierdzenia faktu występowania duplikatów faktur kontrola będzie przedłużona do momentu otrzymania odpowiedzi z IZ 1 dzień Status zakończony w OFSA PROW lub aplikacji RYBY oznacza, że wniosek o płatność w ramach PROW/ PO RYBY został zatwierdzony. Strona 251

252 oceny to przejście do pkt. 8 Wystąpienie do właściwego podmiotu w ramach PROW 07-13/ PO RYBY (instytucji wdrażającej) z wnioskiem o przekazanie w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia doręczenia wniosku, poświadczonych za zgodność z oryginałem (za zgodność z odpisem) kopii wskazanych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Akceptacja i wysłanie wystąpienia do właściwego podmiotu w ramach PROW 07-13/ PO RYBY Otrzymanie odpowiedzi/ dokumentacji od właściwego podmiotu w ramach PROW 07-13/ PO RYBY (instytucji wdrażającej) Weryfikacja dokumentów pod kątem podwójnego finansowania: Jeżeli stwierdzono podwójne finansowanie to przejście do pkt. 12 Jeżeli nie stwierdzono podwójnego finansowania to koniec procedury Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów Z-ca Dyrektora, Dyrektor Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów WKP-R, podmiot właściwy w ramach PROW/ PO RYBY WKP-R WKP-R, podmiot właściwy w ramach PROW/ PO RYBY faktur (o raport pogłębiony), dowody kontroli Dowody kontroli Projekt wniosku o potwierdzenie rozliczenia środków PROW / PO RYBY na podstawie wskazanych faktur (o raport pogłębiony) Odpowiedź od właściwego podmiotu w ramach PROW / PO RYBY (instytucji wdrażającej) Projekt wniosku o przekazanie potwierdzonych za zgodność faktur lub innych dowodów księgowych o równoważnej wartości Wniosek o przekazanie potwierdzonych za zgodność faktur lub innych dowodów księgowych o równoważnej wartości Dowody kontroli Projekt wniosku o przekazanie potwierdzonych za zgodność faktur lub innych dowodów księgowych o równoważnej wartości Podpis Dyrektora, pieczęć nadania Dekretacja Dyrektora Do 2 dni od dnia otrzymania raportu pogłębioneg o WKP-R Dowody kontroli Dowody kontroli, Dowody kontroli Do 2 dni od dnia otrzymania odpowiedzi od właściwego podmiotu w 1 dzień Status zakończony w OFSA PROW lub aplikacji RYBY oznacza, że wniosek o płatność w ramach PROW/ PO RYBY został zatwierdzony. W przypadku konieczności kontaktu z podmiotem właściwym w ramach PROW 07-13/ PO RYBY (instytucji wdrażającej) kontrola jest wydłużana do momentu otrzymania odpowiedzi od ww. podmiotu Właściwy podmiot w ramach PROW / PO RYBY ustalany jest np. poprzez sprawdzenie w załączniku nr 4 lub 4a do porozumienia o dostępie Strona 252

253 ramach PROW (instytucji wdrażające) do OFSY lub aplikacji RYBY 07-13, które z działań PROW / PO RYBY potencjalnie krzyżują się z działaniem/ oddziałaniemrpo WM, a następne zidentyfikowanie instytucji wdrażającej dane działanie PROW/ PO RYBY Instytucją właściwą w zakresie dokumentów dotyczących PT PROW/ PO RYBY jest ARiMR 12. Sporządzenie pisma do właściwych instytucji o wykryciu podwójnego finansowania Stanowisko ds. kontroli projektów, obsługi projektów WKP-R akta kontroli Projekt pisma Projekt pisma Równolegle do wysłania Zaleceń Pokontrolny ch W przypadku, gdy nie zachodzi podwójne finansowanie i stwierdzono rozliczenie danego wydatku w ramach PROW/ PO RYBY 07-13, wydatek nie może być rozliczony w ramach RPO WM W przypadku, gdy IP II w toku przeprowadzanej kontroli i ww. czynności wykryje podwójne finansowanie wydatków przez Beneficjenta realizującego projekty w ramach NSRO (RPO WM) i PROW 07-13/ PO RYBY 07-13, informacja na temat dokonanych ustaleń obligatoryjnie Strona 253

254 przekazywana jest przez IP II do następujących instytucji: a) właściwego podmiotu w ramach PROW 07-13) / PO RYBY 07-13, b) agencji płatniczej PROW 07-13/ PO RYBY (jeśli ta jest różna od instytucji udostępniającej dokumenty), c) IPOC, d) IZ RPO WM (KO oraz do wiadomości SR). 13. Akceptacja i wysłanie pisma do właściwych instytucji o wykryciu podwójnego finansowania Z-ca Dyrektora, Dyrektor WKP-R Pismo do właściwych instytucji o wykryciu podwójnego finansowania Pismo do właściwych instytucji o wykryciu podwójnego finansowania Podpis Dyrektora, pieczęć nadania 1 dzień finansowania, informuje o poczynionych ustaleniach ww. instytucje fakultatywnie, w ramach dobrej praktyki 9.5 Informowanie o planowanym przeprowadzeniu kontroli projektu dużego Lp. 1. Czynność Sporządzenie pisma do IZ RPO WM z informacją o planowanej kontroli projektu dużego Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KWKP-R WKP-R Miesięczny harmonogram wtórny Projekt pisma do IZ RPO WM Mechanizm kontrolny Projekt pisma do IZ RPO WM Czas Co najmniej 10 dni przed planowaną Uwagi Strona 254

255 2. Akceptacja i wysłanie pisma do IZ RPO WM z Informacją o kontroli projektu dużego. Z-ca Dyrektora, Dyrektor WKP-R, IZ RPO WM kontroli Projekt pisma do IZ RPO WM Pismo do IZ RPO WM Akceptacja Dyrektora, pieczęć nadania datą kontroli 1 dzień Lp Procedura zgłoszenia do Ministerstwa Finansów podmiotu podlegającego wpisowi do Rejestru Podmiotów Wykluczonych. Czynność Podejrzenie naruszenia art. 207 ustawy o finansach publicznych Wypełnienie list sprawdzających zasadność wpisu do rejestru (załącznik 9.6.1_1 i 9.6.1_2) Wypełnienie formularza zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru (załącznik 9.6.1_3). Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KM MJWPU, KM wniosek o dofinansowanie, wniosek o płatność oraz dokumenty wyczerpujące zapisy art. 207 UoFP, wstępne ustalenia administracyjne KM MJWPU, KM acja projektowa, Lista sprawdzająca podmiotowa (załącznik 9.6.1_1) Lista sprawdzająca przedmiotowa (załącznik 9.6.1_2) KM MJWPU, KM Lista sprawdzające, dokumenty wyczerpujące zapisy art. 207 UoFP, dokument źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Wypełnione listy sprawdzające Formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do Mechanizm kontrolny Druga para oczu Wypełnione listy sprawdzające Zaakceptowanie formularza zgłoszenia przez Kierownika KM Czas Niezwłocznie ale nie dłużej niż 1 dzień po stwierdzeniu podejrzenia naruszenia art. 207 UoFP Niezwłocznie ale nie dłużej niż 2 dni po stwierdzeniu okoliczności mogących skutkować koniecznością wprowadzenia podmiotu do rejestru. Niezwłocznie ale nie dłużej niż 2 dni po zweryfikowaniu zasadności Uwagi Za treść merytoryczną i jej poprawność odpowiada kierownik komórki wykrywającej nieprawidłowość, nie Strona 255

256 Akceptacja formularza Kierownik KM MJWPU, KM Formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru Przekazanie formularza do WKP-R KM MJWPU, KM, WKP- R Zaakceptowany formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru Weryfikacja formalna formularza WKP-R WKP-R Zaakceptowany przez kierownika KM formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru Akceptacja poprawnego formularza zgłoszenia Przekazanie formularza zgłoszenia do MF Z-ca Dyrektora, Dyrektor WKP-R, Formularz poprawny formalnie WKP-R MJWPU, KM, Zaakceptowany formularz zgłoszenia rejestru (załącznik 9.6.1_3). Zaakceptowan y formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru Zaakceptowan y formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru Formularz poprawny formalnie, Notatka w przypadku błędnie wypełnionego formularza Zaakceptowan y formularz Formularz zgłoszenia i lista sprawdzająca Akceptacja Kierownika KM wpływ do WKP- R wpisu do rejestru Niezwłocznie ale nie dłużej niż 2 dni po zweryfikowaniu kwalifikowalności wpisu do rejestru. Niezwłocznie ale nie dłużej niż 1 dzień 2 para oczu Niezwłocznie ale nie dłużej niż 2 dni Akceptacja w dniu weryfikacji Dyrektora MJWPU WKP-R Nie dłużej niż 1 dzień po akceptacji przez Dyrektora podlega ona dalszej weryfikacji z racji niskiej rzetelności w przypadku weryfikacji przez osoby nie powiązane bezpośrednio ze sprawą. Przekazanie formularza wraz z ewentualnymi załącznikami następuje wraz z przekazaniem informacji o naruszeniu prawa. W przypadku nie wypełnionych wszystkich pól zwrot do KM. Strona 256

257 Otrzymanie informacji od MF o dokonaniu wpisu do rejestru podmiotów wykluczonych Jeżeli tak do przejście do pkt. 10 Jeżeli błędne zgłoszenie to zwrot do KM i przejście do pkt. 2. Wprowadzenie danych beneficjenta do wewnętrznej bazy podmiotów zgłoszonych do RPW WKP-R MJWPU, Informacja o dokonaniu wpisu WKP-R KM, Informacja o dokonaniu wpisu Dekretacja Dyrektora Zaakceptowany przez Kierownika Wydziału Strona 257

258 10 PROCES REALIZACJI ZADAŃ W RAMACH POMOCY TECHNICZNEJ (PT) Uczestnicy procesu: Strona 258

259 10.1 Opracowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej (Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej) Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego dokonuje podziału alokacji środków w ramach PT RPO WM pomiędzy Beneficjentów. IP II na podstawie przekazanej przez IZ informacji o wysokości limitu środków na realizację zadań w ramach Pomocy Technicznej, przygotowuje Roczny Plan Działań Pomocy Technicznej oddzielnie dla każdego z Działań Priorytetu VIII (8.1 oraz 8.2), zgodnie z wzorem określonym przez IZ i w formie wniosku o dofinansowanie jego realizacji składa do IZ. IZ dokonuje weryfikacji złożonego wniosku o dofinansowanie realizacji RPD PT i w przypadku stwierdzenia jego poprawności akceptuje go. IZ przedstawia zaakceptowany RPD PT Zarządowi Województwa Mazowieckiego do zatwierdzenia. Pomoc Techniczna realizowana jest na podstawie zatwierdzonych RPD PT Procedura opracowywania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej (Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej) Lp Czynność Otrzymanie informacji o alokacji środków na PT dla IP II wraz z prośbą o opracowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej Zebranie od poszczególnych KM planów działań dla zadań planowanych do realizacji w ramach pomocy technicznej Wykonawca czynności Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej Miejsce oraz jednostki powiązane WPT oraz IZ WPT oraz WO, WIS, WKR, WKP-R, WOM- R źródłowy, w tym system informatyczny Pismo z IZ informujące limicie środków wraz z prośbą o opracowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej Informacje od KM o planowanych działaniach w ramach PT wtórny Mechanizm kontrolny Data wpływu pisma do IP II i nadanie numeru w rejestrze korespondencji Data wpływu informacji do WPT Czas W ciągu 10 dni po uchwaleniu przez Zarząd Województwa Mazowieckiego podziału alokacji Termin podany przez WPT w piśmie skierowanym do KM Uwagi Strona 259

260 Sprawdzenie informacji przekazanych przez KM o planowanych zadaniach do realizacji w ramach PT pod względem kwalifikowalności Przygotowanie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej, w którym przedstawione są założenia do realizacji w danym roku budżetowym (podział środków na wybrane zadania) Zaakceptowanie przygotowanego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej, - jeżeli TAK: zatwierdza, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Zatwierdzenie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej, - jeżeli TAK: zatwierdza, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Przekazanie do IZ w wersji papierowej i elektronicznej zatwierdzonego przez Dyrektora MJWPU wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej, Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej Zastępca Dyrektora ds. Finansowych Główny Księgowy WPT WPT WPT Informacje od KM o planowanych działaniach w ramach PT. Pismo od IZ o wysokości limitu środków oraz informacje od KM o planowanych działaniach w ramach PT Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT Dyrektor MJWPU WPT Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT Pomocy Technicznej WPT Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT Zaakceptowany przez Zastępcę Dyrektora wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT Zatwierdzony przed Dyrektora MJWPU wniosek o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT Kontrasygnata przez GK wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej lub zwrot do WPT i zgłoszenie uwag Zatwierdzenie przez Dyrektora wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT Data i potwierdzenie złożenia w IZ wersji papierowej i elektronicznej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach PT 7 dni roboczych W przypadku stwierdzeni a ujęcia wydatków niekwalifiko walnych przejście do pkt. 2 1 dzień roboczy 1 dzień roboczy Do 15 sierpnia roku poprzedzająceg o rok objęty RPD PT Strona 260

261 8. 9. Otrzymanie od IZ informacji o wyniku weryfikacji wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej, Otrzymanie od IZ informacji o zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Mazowieckiego wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej WPT oraz IZ WPT oraz IZ Otrzymana informacja o wyniku weryfikacji Kopia Uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego Data wpływu do WPT Data wpływu do WPT Ostateczną decyzję o kwalifikowal ności wydatków podejmuje IZ RPO WM. W przypadku uwag przejście do pkt Zgłoszenie do WPA projektu planu finansowego zgodnego z projektem systemowym w ramach Pomocy Technicznej Archiwizacja wniosku o dofinansowanie realizacji projektu systemowego w ramach Pomocy Technicznej i Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej WPT WPT Kopia Uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego Wniosek o dofinansowanie i dokumentacja z nim związana Projekt planu finansowego zgodny z projektem systemowym w ramach Pomocy Technicznej Data przekazania do WPA Ujęcie wydatków wynikającyc h z projektu systemowe go w planie finansowym MJWPU zostało uwzględnio ne w procesach Pionu Finansoweg o Strona 261

262 dokumentacji z nim związanej 10.2 Dokonywanie zmian w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej IP II Zmiany w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej mogą być dokonywane w ramach określonej alokacji rocznej na Priorytet VIII i mogą dotyczyć: przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi instytucjami (IZ / IP II) przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi typami operacji w RPD PT, przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi RPD PT w danej instytucji, przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków w ramach jednego typu operacji, usunięcia / dodania kategorii wydatków. Konieczność dokonania zmian w RPD PT wymaga uzyskania zgody Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego i zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Mazowieckiego. W przypadku braku takiej zgody, wydatki przekraczające kwotę odpowiedniej pozycji RPD PT, stanowią wydatki niekwalifikowane i nie podlegają refundacji. Konieczność dokonania zmian w RPD PT IP II zgłasza pisemnie wraz z propozycją i uzasadnieniem zmian. Zmiany w RPD PT mogą być dokonywane nie częściej niż raz na kwartał, z wyjątkiem zmian zgłaszanych w związku z wnioskowaniem o środki niewygasające z końcem roku budżetowego Procedura dokonywania zmian w Rocznym Planie Działań Pomocy Technicznej IP II Lp Czynność Otrzymanie przez WPT od poszczególnych KM informacji o konieczności zmian w RPD PT opisem zmian i uzasadnieniem Sprawdzenie i uzgodnienie z KM zmian w RPD PT, przygotowanie projektu zmian w RPD PT Wykonawca czynności Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej Miejsce oraz jednostki powiązane WO, WKR, WIS, WKP-R, WOM-R, WPT WPT oraz WO, WIS, WKR, WKP-R, WOM- R źródłowy, w tym system informatyczny Pisma od KM zawierające opis zmian w RPD PT wraz z uzasadnieniem Pisma od KM zawierające opis zmian w RPD PT wraz z uzasadnieniem wtórny Projekt zmian w RPD PT Mechanizm kontrolny Data wpływu zgłoszonych zmian w RPD PT do WPT Czas Uwagi Strona 262

263 Zaakceptowanie przez Zastępcę Dyrektora projektu zmian w RPD PT - Jeżeli TAK: zatwierdza, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2. Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU przygotowanego projektu zmian w RPD PT, - Jeżeli TAK: zatwierdza, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2. Przekazanie do IZ w wersji papierowej i elektronicznej zatwierdzonego przez Dyrektora MJWPU projektu zmian w RPD PT Otrzymanie od IZ informacji o wyniku weryfikacji projektu zmian RPD PT Otrzymanie od IZ informacji o zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Mazowieckiego projektu zmian w RPD PT Archiwizacja dokumentacji dotyczącej zmian w RPD PT Zastępca Dyrektora ds. Finansowych Główny Księgowy WPT Projekt zmian w RPD PT Zaakceptowany przez Zastępcę Dyrektora projekt zmian w RPD PT Dyrektor MJWPU WPT Projekt zmian w RPD PT Zatwierdzony przed Dyrektora MJWPU projekt zmian w RPD PT Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej Kontrasygnata przez GK projektu zmian w RPD PT lub zwrot do WPT i zgłoszenie uwag Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU projektu zmian w RPD PT 1 dzień roboczy 1 dzień roboczy WPT oraz IZ Projekt zmian w RPD PT Nadanie numeru w rejestrze korespondencji i data wpływu złożenia pisma z projektem zmian w RPD PT do Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego WPT oraz IZ Pismo od IZ Data wpływu pisma do WPT W przypadku uwag przejście do pkt. 2 WPT oraz IZ Projekt zmian w RPD PT Data wpływu do WPT Zgłoszenie do WPA ewentualny ch zmian do planu finansoweg o wynikającyc h ze zmian w RPD PT WPT acja dotycząca zmian w RPD PT Strona 263

264 10.3 Rozliczenie wydatków z realizacji RPD PT za pomocą wniosków o płatność Wydatki związane z realizacją RPD PT realizowane są przez IP II z wyodrębnionego rachunku bankowego, na który będą przekazywanie przez IZ środki finansowe, których źródłem pokrycia jest zarówno dotacja celowa jak i środki budżetu województwa na dokonywanie płatności. Rozliczanie wydatków poniesionych na realizację Działań w ramach RPD PT prowadzone jest na podstawie wniosków o płatność składanych przez IP II do IZ. Wniosek o płatność sporządzany jest zgodnie z wzorem określonym przez IZ składany jest za pełne miesiące oraz nie rzadziej niż raz na kwartał nie może obejmować wydatków z dwóch Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej Procedura dotycząca rozliczenia wydatków z realizacji RPD PT za pomocą wniosków o płatność Lp Czynność Otrzymanie pisma wraz kserokopiami dokumentacji księgowej związanej z Pomocą Techniczną do WPT Sporządzenie wniosku o płatność rozliczającego wydatki poniesione w ramach Pomocy Technicznej przez MJWPU zgodnie z wzorem i instrukcją wypełniania opracowaną przez IZ Wykonawca czynności Stanowisko do spraw pomocy technicznej Pomocy Technicznej Miejsce oraz jednostki powiązane WPT, WK WPT, WK źródłowy, w tym system informatyczny Kserokopie dokumentacji potwierdzających poniesienie wydatków w ramach Pomocy Technicznej wraz z pismem przekazującym. acja księgowa przekazana przez WK wtórny Wniosek o płatność Mechanizm kontrolny Data wpływu dokumentacji do WPT Przekazanie sporządzonego wniosku o płatność do WK Czas Do 10 dnia każdego miesiąca Uwagi Wniosek o płatność sporządza WPT przy udziale KM realizujących PT. KM są odpowiedzialne za wypełnienie części merytorycznej wniosku w zakresie danej KM Strona 264

265 3. Sprawdzenie pod względem zgodności z zapisami księgowymi wniosku o płatność z realizacji PT, - i przekazanie do Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych, księgowości WK Wniosek o płatność 2 dni robocze Zaakceptowanie wniosku o płatność - Jeżeli TAK: zatwierdza, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2 Zatwierdzenie sporządzonego wniosku o płatność z PT i pisma przekazującego do IZ, - Jeżeli TAK: zatwierdza, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i następuje przejście do pkt. 2 Przekazanie pisma i zatwierdzonego wniosku o płatności do IZ Otrzymanie informacji od IZ o wyniku weryfikacji wniosku o płatność Zastępca Dyrektora ds. Finansowych WPT Kontrasygnowany przez GK Wniosek o płatność Kontrasygnowany wniosek o płatność przez GK Dyrektor MJWPU WPT Pismo i wniosek o płatność Zatwierdzone pismo i wniosek o płatność Pomocy Technicznej Kontrasygnowanie wniosku przez GK Zatwierdzenie pisma i wniosku o płatność przez Dyrektora MJWPU WPT, IZ Pismo i wniosek o płatność Data złożenia pisma i wniosku o płatność do IZ WPT WPT, IZ Pismo od IZ o wyniku weryfikacji Data wpływu pisma 1 dzień roboczy 1 dzień roboczy W ciągu 30 dni każdego miesiąca W razie otrzymania uwag od IZ przejście do pkt Procedura dotycząca wykrycia nieprawidłowości przez IZ/IP II 1 Lp. Czynność Wykonawca czynności Otrzymanie informacji od IZ o wykryciu nieprawidłowości podczas weryfikacji wniosku o płatność lub wykrycie przez IP II nieprawidłowości WPT Miejsce oraz jednostki powiązane WPT, IZ źródłowy, w tym system informatyczny Pismo od IZ o wyniku weryfikacji wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Data wpływu pisma Strona 265

266 2 Sporządzenie korekty wniosku o płatność rozliczającego wydatki poniesione w ramach Pomocy Technicznej przez MJWPU zgodnie z wzorem i instrukcją wypełniania opracowaną przez IZ pomniejszonym o wykryte nieprawidłowości Pomocy Technicznej WPT, WK acja księgowa przekazana przez WK oraz pismo od IZ o wykryciu nieprawidłowości Wniosek o płatność Przekazanie sporządzonej korekty wnioski o płatność do WK Kolejny etap procedury to procedura pkt Procedura dotycząca trybu przekazywania kwot wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystanych z naruszeniem procedur, pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości na podstawie wykrytych nieprawidłowości przez IZ po zatwierdzeniu wniosku o płatność/po zakończeniu realizacji projektu przez jednostki kontrolujące Lp. Czynność Wykonawca czynności Otrzymanie informacji o wykryciu nieprawidłowości wraz z wysokością kwoty niekwalifikowalnej Przekazanie do KM (dysponentów środków finansowych) informacji o wykrytych wydatkach niekwalifikowanych Przekazanie przez KM pisma do WPT z prośbą o zwrot środków niekwalifikowanych Przekazanie przez WPT do WPR i WK zweryfikowanego pisma dotyczącego wydatków niekwalifikowalnych oraz ewentualnych odsetek Dokonanie polecenia przelewu zwrotu środków Stanowisko do spraw pomocy technicznej Stanowisko do spraw pomocy technicznej Miejsce oraz jednostki powiązane WPT, IZ, instytucje kontrolujące WPT, WO, WIS, WKR, WKP-R, WOM-R źródłowy, w tym system informatyczny Pismo od IZ o wyniku weryfikacji wniosku o płatność/zalecenia pokontrolne Pismo od IZ o wyniku weryfikacji wniosku o płatność/zalecenia pokontrolne wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Pismo do KM Data wpływu pisma/zaleceń pokontrolnych Data wpływu pisma do KM KM KM, WPT Pismo od KM Pismo do WPT Data wpływu pisma do WPT Stanowisko do spraw pomocy technicznej płatności i WPT, WPR, WK WPR Pismo od KM Pismo do WPR i WK Zweryfikowane pismo od KM Wyciąg bankowy dokumentujący Data wpływu zweryfikowanego pisma od KM do WPR i WK Data dokonania przelewu Strona 266

267 6 7 niekwalifikowanych refundacji zwrot środków niekwalifikowanych Dokonanie przeksięgowań kwot niekwalifikowanych księgowości WK Pismo do WPR i WK Dowód księgowy Przekazanie informacji do IZ Stanowisko do Pismo do WPR i WK, RPO WM o dokonanym zwrocie spraw pomocy WPT wyciąg bankowy wydatków niekwalifikowalnych technicznej Data dokonania zapisu w księgach rachunkowych Data przekazania pisma 10.4 Procedura sporządzania sprawozdań IP II z realizacji Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej Do sprawozdawania na temat postępów z realizacji Priorytetu VIII zobowiązana jest Instytucja Zarządzająca (Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego). IP II zobowiązana jest do sprawozdawania z realizacji projektu za pomocą wniosku o płatność. Nie jest zatem zobowiązana do przedstawiania odrębnych sprawozdań. Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego, do którego Koordynator Pomocy Technicznej dla Urzędu Marszałkowskiego oraz IP II składają wnioski o płatność, sporządza na ich podstawie sprawozdanie. Czynność tę wykonuje stanowisko ds. pomocy technicznej w SR Przygotowanie wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej na realizację wydatków w ramach RPD PT RPO WM Procedura przygotowania wniosku o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej na realizację wydatków w ramach RPD PT RPO WM Lp. 1. Czynność Zebranie informacji od KM o wysokości środków potrzebnych na pokrycie wydatków (Załącznik Wykonawca czynności Pomocy Technicznej Miejsce oraz jednostki powiązane WO, WIS, WKR, WKP-R, WOM-R źródłowy, w tym system informatyczny Informacje od KM o wysokości środków potrzebnych na pokrycie wtórny Mechanizm kontrolny Data wpływu do WPT Czas Uwagi Strona 267

268 10.5.1_1) wydatków Sporządzenie Wniosku. o przekazanie środków finansowych pochodzących z dotacji celowej na realizację wydatków w ramach RPO WM , zwanego dalej Wnioskiem... Kontrasygnowanie przez Zastępcę Dyrektora ds. Finansowych Główny Księgowy, - Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i następuje przejście do pkt. 2 Zatwierdzenie przygotowanego wniosku o przekazanie środków finansowych - Jeżeli TAK: zatwierdzenie, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i następuje przejście do pkt. 2 Przekazanie zatwierdzonego wniosku o przekazanie środków finansowych do IZ Przekazanie przez WPR do WPT informacji elektronicznej o wysokości otrzymanych środków finansowych Pomocy Technicznej Pomocy Technicznej Dyrektor MJWPU Pomocy Technicznej Płatności i Refundacji WPT Zastępca Dyrektora ds. Finansowych Główny Księgowy, WPR, WPA, WPT Zastępca Dyrektora ds. Finansowych Główny Księgowy, WPT Zastępca Dyrektora ds. Finansowych Główny Księgowy, WPR Informacje od KM o zapotrzebowanych środkach do wydatkowania Sporządzony przez WPT wniosek o przekazanie środków finansowych oraz informacje od KM o zapotrzebowanych środkach do wydatkowania Wniosek o przekazanie środków finansowych Wniosek o przekazanie środków finansowych Wniosek o przekazanie środków finansowych Kontrasygnowany przez ZD-F wniosek o przekazanie środków finansowych Zaakceptowany przez Dyrektora MJWPU wniosek o przekazanie środków finansowych Nadanie numery w rejestrze wniosków Kontrasygnowany wniosek o przekazanie środków finansowych przez ZD-F oraz zatwierdzenie wniosku o przekazanie środków finansowych przez Dyrektora MJWPU. Data wpływu wniosku o przekazanie środków finansowych do IZ i nadanie numeru w rejestrze korespondencji 5 dni roboczych 3 dni robocze 1 dzień roboczy Do 10 każdego miesiąca WPR, WPT Wyciąg bankowy Wyciąg bankowy Niezwłocznie W przypadku zgłoszenia uwag przez IZ następuje przejście do pkt. 1 Strona 268

269 11 PROCES ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Uczestnicy procesu: Strona 269

270 11.1 Realizacja zamówień publicznych. Przeprowadzanie postępowań o zamówienie publiczne w związku z potrzebami wynikającymi z obsługi RPO WM. Postępowanie o zamówienie publiczne zostaje wszczęte na podstawie sporządzonego i przedłożonego do Wydziału Zamówień Publicznych wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Postępowanie odbywa się zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych Procedura realizacji zamówień publicznych. Lp. 1. Czynność Identyfikacja potrzeby udzielenia zamówienia i przygotowanie pisma o zgodę na zakup Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny KM Plan zamówień Projekt pisma Zgodność z planem zamówień Czas Ze stosownym wyprzedzeniem wynikającym z przyjętego trybu Uwagi Zatwierdzenie pisma o zgodę na zakup, - Jeżeli TAK: zatwierdzenie, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1. Po otrzymaniu pisemnej zgody na zakup przygotowanie wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz uzyskanie podpisów wg wzoru stanowiącego załącznik do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w MJWPU Sprawdzenie wniosku o przeprowadzenie postępowania pod względem kompletności złożonych podpisów, załączników, - Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU, Dyrektor MJWPU KM KWZP MJWPU Zastępca Dyrektora ds. RPO WM Pismo o zgodę na zakup, Regulamin udzielania zamówień Regulamin udzielania zamówień (Załącznik _1) Wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zgodność z Regulaminem udzielania zamówień Regulamin udzielania zamówień 1 dzień 1-7 dni 1 dzień Strona 270

271 Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Zatwierdzenie wniosku o zamówienie publiczne, - jeżeli TAK: zatwierdzenie, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Rejestracja wniosku o przeprowadzenie postępowania i przekazanie Przewodniczącemu lub Sekretarzowi Komisji Przetargowej Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z PZP oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU Przygotowanie protokołu postępowania. Sprawdzenie protokołu postępowania, - Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8 Zatwierdzenie protokołu postępowania, - jeżeli TAK: zatwierdzenie, - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8 Przygotowanie zawiadomienia o wyniku postępowania, wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty Wykonawców i innych instytucji przewidzianych w PZP. Następnie procedura zgodnie z pkt. 10 Przekazanie pismem kopii dokumentacji przetargowej Prezesowi UZP w przypadkach przewidzianych w PZP (kontrola uprzednia). Następnie procedura zgodnie z pkt. 10 Dyrektor MJWPU KWZP Komisja Przetargowa Komisja Przetargowa KWZP Dyrektor MJWPU KWZP KWZP MJWPU WZP MJWPU Regulamin udzielania zamówień w MJWPU Regulamin udzielania zamówień oraz Ustawa Prawo Zamówień Publicznych Ustawa Prawo Zamówień Publicznych Zatwierdzony protokół postępowania, Prawo Zamówień Publicznych Ustawa Prawo Zamówień Publicznych Protokół postępowania Zawiadomienie o wyniku postępowania, wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty Zgodność z Regulaminem udzielania zamówień Zgodność z PZP i Regulaminem udzielania zamówień Zgodność z PZP i Protokołem postępowania Zgodność z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych 1 dzień Zgodnie z terminami określonym w PZP 1 dzień 1 dzień 1-7 dni 1-3 dni 13. Przygotowanie umowy zgodnie z projektem dołączonym do SIWZ oraz treścią oferty. Przekazanie do KM wnioskującej o zakup w celu wniesienia uwag, następnie złożenie podpisów przez Zastępcę Dyrektora ds. RPO WM, GK, KWZP KM acja z postępowania Projekt umowy Zgodność z ofertą Po uprawomocnieniu się wyniku postępowania, 1-7 dni Strona 271

272 KWPA. Po otrzymaniu z właściwych KM umowy z kompletem podpisów przekazanie do podpisu do Dyrektora MJWPU Podpisanie umowy z Wykonawcą Zawiadomienie Wykonawcy o terminie i miejscu podpisania umowy Przekazanie po 1 egz. Umowy Wykonawcy GK oraz archiwizacja dokumentacji postępowania zgodnie z PZP Dyrektor MJWPU MJWPU Oferta 1 dzień KWZP Projekt pisma Nie wcześniej niż 7 dni od zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub po zakończeniu kontroli uprzedniej KWZP Ustawa Prawo 1 dzień Zamówień Publicznych Strona 272

273 12 PROCES DZIAŁAŃ INFORMACYJNO-PROMOCYJNYCH Uczestnicy procesu: Strona 273

274 12.1 Przygotowanie i realizacja Planu komunikacji RPO WM MJWPU w porozumieniu z IZ i na podstawie porozumienia o przekazanie spraw związanych z realizacją RPO WM , przygotowuje i realizuje Plan komunikacji RPO WM Procedura przygotowania Planu komunikacji RPO WM Lp. 1. Czynność Przygotowanie projektu Planu komunikacji RPO WM (Załącznik _1) będącego podstawą prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych w obrębie RPO WM Wykonawca czynności informacji Miejsce oraz jednostki powiązane IZ źródłowy, w tym system informatyczny Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce , Wytyczne -Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. wtórny Projekt Planu Komunikacji RPO WM Mechanizm kontrolny Czas Zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. Uwagi 2. Sprawdzenie poprawności przygotowanego projektu Planu komunikacji RPO WM -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 KWIS niezwłocznie 3. Zatwierdzenie przygotowanego projektu Planu komunikacji RPO WM -Jeżeli TAK: zatwierdzenie -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Dyrektor MJWPU niezwłocznie Przekazanie do IZ zatwierdzonego projektu Planu niezwłocznie 4. komunikacji RPO WM informacji 5. Wprowadzenie uwag do projektu Planu komunikacji niezwłocznie Strona 274

275 przekazanych przez IZ informacji 6. Sprawdzenie poprawności wprowadzonych zmian do projektu Planu komunikacji RPO WM Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6. KWIS niezwłocznie Zatwierdzenie wprowadzonych zmian do projektu Planu komunikacji RPO WM, -Jeżeli TAK: zatwierdzenie, -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 5 Przekazanie do IZ zatwierdzonego po zamianach projektu Planu komunikacji RPO WM Archiwizacja dokumentacji (projekty, korespondencja itp.) Dyrektor MJWPU informacji informacji Plan Komunikacji RPO WM niezwłocznie Na bieżąco Procedura aktualizacji Planu komunikacji RPO WM Lp Czynność Przygotowanie propozycji aktualizacji Planu komunikacji RPO WM na (Załącznik _1) Sprawdzenie poprawności propozycji aktualizacji Planu komunikacji RPO WM Wykonawca czynności informacji KWIS Miejsce oraz jednostki powiązane IZ źródłowy, w tym system informatyczny Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce , Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. wtórny Projekt aktualizacji Planu komunikacji RPO WM Mechanizm kontrolny Czas Zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. niezwłocznie Uwagi Strona 275

276 3. -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Zatwierdzenie propozycji aktualizacji Planu komunikacji RPO WM -Jeżeli TAK: zatwierdzenie i przekazanie aktualizacji Planu Komunikacji do IZ -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Dyrektor MJWPU niezwłocznie Przekazanie do IZ zatwierdzonej propozycji aktualizacji Planu Komunikacji RPO WM Wprowadzanie uwag IZ i przekazanie poprawionej propozycji aktualizacji do IZ po uzyskaniu akceptacji KWIS i Dyrektora MJPWU informacji informacji niezwłocznie W ciągu 10 dni roboczych od otrzymania uwag 12.2 Przygotowanie i aktualizacja Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych MJWPU przygotowuje Roczny plan działań informacyjno promocyjnych, w ramach którego realizowane działania finansowane będą ze środków z Pomocy Technicznej. RPO WM. Roczny plan jest podstawą prowadzenia w ciągu jednego roku działań informacyjno-promocyjnych w ramach RPO WM Roczne plany przygotowywane są w IV kwartale roku poprzedzającego rok, którego dokument dotyczy. Natomiast jego aktualizacje bądź modyfikacje ((po uprzedniej akceptacji IK NSRO) mogą zostać dokonane do dwóch razy w ciągu roku, jednak w nieprzekraczalnym terminie do 30 września 14 danego roku, którego Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych dotyczy Procedura przygotowania Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi 14 Przy czym data 30 września oznacza ostateczną datę złożenia pisma i projektu aktualizacji przez IZ w IK NSRO. Strona 276

277 1. Przygotowanie projektu Rocznego planu działań informacyjno - promocyjnych w ramach RPO WM informacji IZ Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r. Plan komunikacji RPO WM Projekt Rocznego planu działań informacyjnopromocyjnych w ramach RPO WM. Zgodnie z wytycznymi IZ 2. Sprawdzenie poprawności projektu Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM, -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1. KWIS niezwłocznie 3. Zatwierdzenie projektu Rocznego planu działań informacyjno - promocyjnych w ramach RPO WM oraz pisma przewodniego, - jeżeli TAK: zatwierdzenie Projektu - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Dyrektor MJWPU niezwłocznie Przekazanie do IZ zatwierdzonego projektu Rocznego planu działań informacyjno-promocyjnych w ramach RPO WM Wprowadzanie uwag IZ i przekazanie poprawionego projektu do IZ po uzyskaniu akceptacji KWIS i Dyrektora MJPWU Stanowisko ds. informacji informacji niezwłocznie W ciągu 10 dni roboczych od otrzymania uwag Procedura aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM Lp. Czynność Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny Czas Uwagi Strona 277

278 Przygotowanie propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM Sprawdzenie poprawności propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM na , -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1. Zatwierdzenie propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM na , -Jeżeli TAK: zatwierdzenie -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1. Przekazanie do IZ zatwierdzonej propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM na informacji KWIS Dyrektor MJWPU informacji IZ Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce , Wytyczne - Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 10 czerwca 2010 r.plan komunikacji RPO WM Projekt aktualizacji Rocznego planu działań informacyjnopromocyjnych w ramach RPO WM W zależności od potrzeb nie później niż do 15 września) niezwłocznie niezwłocznie niezwłocznie 5. Wprowadzenie uwag IZ i przekazanie poprawionej propozycji aktualizacji Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM do IZ po uzyskaniu akceptacji KWIS i Dyrektora MJWPU informacji Roczny plan działań informacyjnopromocyjnych w ramach RPO WM W ciągu 10 dni roboczych od otrzymania uwag(nie później niż do 25 września) Strona 278

279 12.3 Sprawozdania okresowe, kwartalne i roczne z działań informacyjno promocyjnych MJWPU systematycznie przekazuje sprawozdania miesięczne, kwartalne i roczne z działań informacyjno promocyjnych do IZ. Lp Czynność Przygotowanie statystyk oraz sprawozdań miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych w swoim zakresie Przygotowanie statystyk oraz sprawozdań miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych w swoim zakresie wg wzoru przekazanego z WIS; a następnie po sprawdzeniu poprawności przygotowanych dokumentów dot. sprawozdań okresowych oraz po zatwierdzeniu przez kierownika przesłanie wersji elektronicznej wkładu do sprawozdań do pracownika WIS sporządzającego dokument zbiorczy Przygotowanie sprawozdania miesięcznego, kwartalnego lub rocznego z realizacji działań informacyjno promocyjnych na podstawie przesłanych sprawozdań WIS i OZ (Załącznik 12.3_1) Sprawdzenie i zatwierdzenie poprawności przygotowanego sprawozdania miesięcznego, kwartalnego lub rocznego, -jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU -jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 3 Sprawdzenie i zatwierdzenie poprawności przygotowanego sprawozdania miesięcznego, kwartalnego lub rocznego, -Jeżeli TAK: zatwierdzenie sprawozdania WIS OZ Wykonawca czynności informacji KWIS Dyrektor MJWPU Miejsce oraz jednostki powiązane OZ źródłowy, w tym system informatyczny Analizy okresowe z działań, informacje zbiorcze wtórny Mechaniz m kontrolny Czas Nie później niż do 5 dnia po okresie sprawozdawczym niezwłocznie po zakończeniu okresu sprawozdawczego 3 dni od otrzymania sprawozdań od wszystkich pracowników uczestniczących w realizacji działań informacyjnopromocyjnych niezwłocznie niezwłocznie Uwagi Strona 279

280 Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 lub 3 w zależności od charakteru uwag Przekazanie do IZ zatwierdzonego sprawozdania miesięcznego, kwartalnego lub rocznego Archiwizacja sprawozdań okresowych, kwartalnych i rocznych informacji Stanowisko ds. informacji Sprawozdania: miesięczne, kwartalne, roczne - zestawienie miesięczne do 10 dnia następnego miesiąca w wersji elektronicznej; - zestawienie kwartalne do 14 dni po zakończenia kwartału w wersji elektronicznej; - zestawienie roczne do 21 stycznia następnego roku w wersji elektronicznej. Wersje papierowe dokumentów zostaną dosłane niezwłocznie najbliższą pocztą kurierską przesyłaną przez MJWPU do IZ RPO WM Na bieżąco 12.4 Prowadzenie działań informacyjno promocyjnych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych MJWPU inicjuje i realizuje działania informacyjne i promocyjne w ramach RPO WM poprzez sporządzenie wszelkich dokumentów niezbędnych do sprawnej i prawidłowej realizacji działania Procedura organizowania i prowadzenia konferencji dla Beneficjentów Lp. Czynność Wykonawca Miejsce oraz źródłowy, wtórny Mechanizm Czas Uwagi Strona 280

281 Przygotowuje dokumenty niezbędne do udzielenia zamówienia publicznego i zakup usługi w związku z realizacją konferencji dla Beneficjentów, zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU: wniosek, uzasadnienie, projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Sprawdzenie i akceptacja dokumentów - Jeżeli: TAK: zatwierdzenie i przekazanie dokumentów Dyrektorowi MJWPU -Jeżeli: NIE: zgłoszenie uwag i przejście do punktu 1 Zatwierdzenie dokumentów: -Jeżeli: TAK: zatwierdzenie i wyrażanie zgody na rozpoczęcie postępowania - Jeżeli: NIE: zgłoszenie uwag i przejście do punktu 1 Przekazanie dokumentów niezbędnych do udzielenia zamówienia publicznego i zakup usługi w związku z realizacją konferencji dla Beneficjentów do odpowiednich KM Realizuje działanie poprzez przygotowywanie niezbędnych dokumentów do zorganizowania konferencji, m.in.: listy gości i prelegentów, przygotowanie i zamieszczenie informacji o planowanych konferencjach na stronie internetowej MJWPU bądź w prasie, przygotowywanie materiałów konferencyjnych, ankiety ewaluacyjnej.. Sprawdzenie przygotowanych dokumentów do zorganizowania konferencji: - Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 5 Akceptacja i zatwierdzenie niezbędnych dokumentów do zorganizowania konferencji: - Jeżeli TAK: przekazanie do KWIS - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.6 Wdraża zatwierdzone działania - organizuje, koordynuje, prowadzi konferencje. czynności informacji KWIS Dyrektor MJWPU Stanowisko ds. informacji Stanowisko ds. informacji, KWIS Dyrektor MJWPU informacji jednostki powiązane w tym system informatyczny Plan komunikacji RPO WM , Roczny plan działań informacyjnopromocyjnych Roczny plan działań informacyjnopromocyjnych w ramach RPO WM , Harmonogram naboru wniosków RPO WM Lista Beneficjentów Materiały konferencyjne, informacja na stronie internetowej MJWPU kontrolny Zgodnie z Rocznym planem działań informacyjnopromocyjnych Na bieżąco Niezwłocznie Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Zgodnie z Rocznym plan działań informacyjno- Strona 281

282 Przygotowuje informacje i dane przeznaczone do zamieszczenia na stronie MJWPU nt. organizowanych konferencji po uzyskaniu akceptacji KWIS Archiwizuje dokumenty potwierdzające działanie informacji informacji Listy obecności, ankiety ewaluacyjne, dokumentacja fotograficzna, dokumentacja finansowoksięgowa promocyjnych w ramach RPO WM Procedura opracowywania i dystrybucji materiałów informacyjnych, publikacji i wydawnictw MJWPU przygotowuje koncepcje lub oferty produkcji materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw oraz prowadzi dystrybucję materiałów. Lp Czynność Przygotowuje dokumenty niezbędne do udzielenia zamówienia publicznego i zakup usługi na produkcję materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw, zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU Sprawdzenie i akceptacja dokumentów - Jeżeli: TAK: zatwierdzenie i przekazanie dokumentów Dyrektorowi MJWPU -Jeżeli: NIE: zgłoszenie uwag i przejście do punktu 1 Akceptacja dokumentów -Jeżeli TAK: akceptacja i przekazanie do KWIS Wykonawca czynności informacji KWIS Dyrektor MJWPU Miejsce oraz jednostki powiązane KM źródłowy, w tym system informatyczny Plan komunikacji RPO WM , Roczny plan działań informacyjno-promocyjnych w ramach RPO WM wtórny y związane z szacowaniem kosztów zamówienia, wniosek, uzasadnienie, projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.. Mechanizm kontrolny Czas Zgodnie z harmonogramem przewidzianym w Rocznym panem działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM niezwłocznie niezwłocznie Uwagi Strona 282

283 Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1. Realizacja koncepcji przekazanie Wykonawcy odpowiednich materiałów i wytycznych w celu opracowania projektów graficznych; składu; redakcji itd. Sprawdzenie poprawności projektów przygotowanych przez Wykonawcę. Sprawdzenie poprawności projektów przygotowanych przez Wykonawcę: -Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 5. Akceptacja projektów -Jeżeli TAK: akceptacja i przekazanie do WIS -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6. Przekazanie projektu do IZ (Biuro Marki i Wizerunku) w celu konsultacji Uwzględnienie uwag IZ - Jeżeli są przejście do pkt Jeżeli nie ma rozpoczęcie realizacji koncepcji projektu ostatecznego Przygotowanie projektu do ostatecznej akceptacji Sprawdzenie poprawności makiety publikacji z wcześniej zaakceptowanymi projektami -Jeżeli TAK: rozpoczęcie produkcji -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 10. Realizacja koncepcji odbiór i sprawdzenie poprawności wyprodukowanych materiałów Sprawdzenie poprawności wyprodukowanych materiałów Stanowisko ds. informacji informacji KWIS Dyrektor MJWPU Stanowisko ds. informacji Stanowisko ds. informacji Stanowisko ds. informacji KWIS Stanowisko ds. informacji KWIS KM, IZ KM, IZ KM, Wykonawca Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze, Makieta publikacji Na bieżąco Na bieżąco Niezwłocznie Niezwłocznie Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Strona 283

284 Jeżeli TAK: przejście do pkt. 14 -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 12. Przekazanie stosownych dokumentów do odpowiednich KM/Wykonawców. Archiwizacja dokumentów. Dystrybucja, wysyłka materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw zgodnie z przeznaczeniem. informacji Stanowisko ds. informacji KM, Wykonawcy KM, OZ, Wykonawcy Beneficjenci Zatwierdzona dokumentacja księgowofinansowa i merytoryczna Listy dystrybucyjne, wpisy w kartotece przekazanych materiałów Na bieżąco Na bieżąco Procedura opracowywania i dystrybucji biuletynu informacyjnego o RPO WM Lp Czynność Przygotowuje dokumenty niezbędne do udzielenia zamówienia publicznego i zakup usługi na produkcję materiałów informacyjnych, promocyjnych i wydawnictw, zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU: wniosek, uzasadnienie, projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Sprawdzenie i akceptacja dokumentów - Jeżeli: TAK: zatwierdzenie i przekazanie dokumentów Dyrektorowi MJWPU -Jeżeli: NIE: zgłoszenie uwag i przejście do punktu 1 Akceptacja dokumentów -Jeżeli TAK: akceptacja i przekazanie do KWIS -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1. Wykonawca czynności informacji KWIS Dyrektor MJWPU Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny Plan komunikacji RPO WM Roczny plan działań informacyjnopromocyjnych w ramach RPO WM wtórny zawierający opis działań informacyjnopromocyjnych acja księgowofinansowa Mechanizm kontrolny Czas Zgodnie z harmonogramem przewidzianym w Rocznym planie działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM niezwłocznie niezwłocznie 4. Przekazanie dokumentów niezbędnych do Na bieżąco Uwagi Strona 284

285 , udzielenia zamówienia publicznego i zakup usługi w związku z realizacją konferencji dla Beneficjentów do odpowiednich KM Przygotowanie koncepcji zawartości biuletynu (oraz projektów graficznych biuletynu - winieta, layout, akceptowane tylko przy 1 numerze) Sprawdzenie i akceptacja koncepcji zawartości biuletynu Akceptacja koncepcji -Jeżeli TAK: akceptacja i przekazanie do WIS -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag Opracowanie materiałów tekstowych zgodnie z zaakceptowaną koncepcją, wybór zdjęć itp., przekazanie odpowiednich materiałów do Wykonawcy przygotowanie biuletynu do ostatecznej akceptacji Akceptacja koncepcji -Jeżeli TAK: akceptacja i przekazanie do WIS -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 8 Wykonanie, dystrybucja i wysyłka biuletynu zgodnie z przeznaczeniem Archiwizacja biuletynu informacji Informacji KWIS Dyrektor MJWPU informacji Dyrektor MJWPU Informacji Informacji Wykonawca, Beneficjenci, Oddziały Zamiejscowe Zatwierdzona dokumentacja księgowofinansowa i merytoryczna Szpigiel biuletynu Lista dystrybucyjna Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Procedura zamieszczania na stronie internetowej informacji dotyczących RPO WM MJWPU zamieszcza informacje dotyczące RPO WM na stronie internetowej. Strona 285

286 Procedura dotycząca zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących RPO WM L p. 1. Czynność Otrzymanie od KM informacji na stronę internetową MJWPU, na formularzu Karty publikacji informacji na stronie (załącznik _1) Wykonawca czynności informacji, Dyrektor MJWPU, Zastępca Dyrektora ds. RPO WM, Zastępca Dyrektora ds. Finansowych Miejsce oraz jednostki powiązane KM, WIS źródłowy, w tym system informatyczny Pismo i mail z informacją na stronę (w wersji papierowej i elektronicznej Dokumen t wtórny Mechanizm kontrolny Data wpływu informacji, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego pismo, rejestracja sprawy Czas Na bieżąco. Uwagi Pracownik na stanowisku ds. informacji na bieżąco monitoruje stronę i aktualizuje ją na bieżąco przy współdziałani u z komórkami merytoryczny mi. Pismo i mail z informacją na stronę (w wersji papierowej i elektronicznej musi zawierać: miejsce publikacji zgodne z tzw. mapą strony, tytułem publikacji, tekstem publikacji, innymi Strona 286

287 2. Wprowadzenie zatwierdzonej informacji na stronę internetową MJWPU albo zwrot informacji do KM z podaniem uzasadnienia w przypadku błędów, uchybień czy braków w przekazanym materiale. W sprawach informacji WIS, KM, KWIS j.w. Mail potwierdzaj ący publikację albo mail opisujący przyczyny nie opublikowa nia informacji Korespondencja Na bieżąco. Czas realizacji jest zależny od złożoności dyspozycji.. materiałami w wersji możliwej do przetworzenia ) zaakceptowan ej przez KKM Dyrektora MJWPU, odpowiednieg o Zastępcę Dyrektora/oso bę upoważnioną. Każdorazowo odpowiedzialn ą za zawartość informacji przekazanej do WIS jest KM. Materiały należy przekazywać najpóźniej do godz w przypadku konieczności zamieszczeni a w tym samym dniu roboczym. Materiały przekazane po godz mogą być zamieszczone na stronie Strona 287

288 3. spornych kieruje sprawę do KWIS. Katalogowanie zatwierdzonej informacji o zamknięciu poszczególnyc h konkursów w dokumentach WiS informacji WIS j.w. + mail potwierdzający publikację albo mail opisujący przyczyny nie opublikowania informacji Spis spraw 1 dzień internetowej w kolejnym dniu roboczym Procedura zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących RPO WM przekazywanych wyłącznie drogą ową Lp. Czynność Wykonawca czynności 1. Otrzymanie od KM pisma z wnioskiem o przyznanie uprawnienia do przekazywania informacji do publikacji na stronę internetową MJWPU wyłącznie drogą mailową. Wniosek powinien zawierać zakres Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny informacji KM, WIS Pismo z wnioskiem o przyznanie uprawnienia do przekazywania informacji do publikacji na stronę internetową MJWPU wyłącznie drogą mailową. wtórny Mechanizm kontrolny Data wpływu informacji, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego pismo, rejestracja sprawy Czas Uwagi 1 dzień Pracownik na stanowisku ds. informacji na bieżąco monitoruje stronę i aktualizuje ją na bieżąco przy współdziałani u z komórkami merytoryczny mi. Strona 288

289 2. 3. publikowanych informacji, dane pracowników/a wysyłających dyspozycje, przewidywane miejsce publikowanych informacji na stronie www. Przekazanie wniosku, zaopiniowanego przez WIS, o nadanie uprawnień do zatwierdzenia przez Dyrektora MJWPU. Dyrektor MJWPU podejmuje decyzję o nadaniu uprawnień. Otrzymanie od KM maila z prośbą o publikację. Mail powinien być zgodny z wyrażoną zgodą Dyrektora MJWPU na publikację e- mailową. Każdorazowo, odpowiedzialna za zawartość KWIS, Dyrektor MJWPU KM, WIS j.w. Pismo przekazujące, zaakceptowa ne bądź odrzucone przez Dyrektora MJWPU Informacji KM, WIS Mail z dyspozycją. Odpowiedź mailowa Data wyjścia pisma przekazującego Data wysłania odpowiedzi mailowej. Do trzech dni roboczych. Niezwłocznie Mail z informacją na stronę musi zawierać: miejsce publikacji zgodne z tzw. mapą strony, tytułem publikacji, tekstem publikacji, innymi materiałami w Strona 289

290 informacji przekazanej do WIS jest KM. Informacja przekazana jest na formularzu Karty publikacji informacji na stronie www. (załącznik _1) wersji możliwej do przetworzenia) zaakceptowan ej przez KKM Dyrektora MJWPU, odpowiednieg o Zastępcę Dyrektora/oso bę upoważnioną. Każdorazowo odpowiedzialn ą za zawartość informacji przekazanej do WIS jest KM. 4. Wprowadzenie zatwierdzonej informacji na stronę internetową MJWPU lub zwrot informacji do KM z podaniem uzasadnienia w przypadku błędów, uchybień czy braków w przekazanym materiale. W sprawach spornych kieruję sprawę do Informacji KM, WIS j.w. Odpowiedź mailowa Data wysłania odpowiedzi mailowej. Na bieżąco. Czas realizacji jest zależny od złożoności dyspozycji. Materiały należy przekazywać najpóźniej do godz w przypadku konieczności zamieszczeni a w tym samym dniu roboczym. Materiały przekazane po godz mogą być zamieszczone na stronie internetowej w kolejnym dniu Strona 290

291 5. KWIS. Katalogowanie zatwierdzonej informacji o zamknięciu poszczególnych konkursów w dokumentach WiS informacji WIS j.w. + mail potwierdzający publikację albo mail opisujący przyczyny nie opublikowania informacji Spis spraw 1 dzień roboczym Procedura dotycząca nadania uprawnień redakcyjnych do zamieszczania wybranych informacji na stronie internetowej dotyczących RPO WM Lp Czynność Otrzymanie od KKM pisma o nadanie uprawnień redakcyjnych do bezpośredniego zamieszczenia wybranych informacji. Pismo powinno zawierać wskazanie osoby skierowanej do redagowania, zakres redagowanych treści, okres nadania uprawnień. Przekazanie wniosku, zaopiniowanego przez WIS, o nadanie uprawnień do zatwierdzenia przez Dyrektora MJWPU. Wykonawca czynności Stanowisko ds. informacji KWIS, Dyrektor MJWPU, Informacji Miejsce oraz jednostk i powiąza ne KM źródłowy, w tym system informatyczny Pisma o nadanie uprawnień redakcyjnych do bezpośredniego zamieszczenia wybranych informacji. wtórny KM, WIS j.w. Pismo przekazujące, zaakceptowane bądź odrzucone przez Dyrektora Mechanizm kontrolny Data wpływu informacji, podpis i pieczątka imienna pracownika przyjmującego pismo, rejestracja sprawy Data wyjścia pisma przekazującego Czas Do trzech dni roboczyc h. Do trzech dni roboczyc h. Uwagi Pismo o nadanie uprawnień, powinno zawierać wskazanie osoby skierowanej do redagowania, zakres redagowanych treści, okres nadania uprawnień. Strona 291

292 3. Podjęcie decyzji o nadaniu uprawnień. Nadanie uprawnień za zgodą, Dyrektora MJWPU albo przekazanie informacji do KM o negatywnej decyzji, Dyrektora MJWPU. Katalogowanie zatwierdzonej informacji o zamknięciu poszczególnych konkursów w dokumentach WiS informacji WIS j.w. + mail potwierdzający publikację albo mail opisujący przyczyny nie opublikowania informacji MJWPU Spis spraw 1 dzień Procedura zamieszczania ogłoszeń prasowych o aktualnych naborach w ramach RPO WM Lp Czynność Przekazanie do KWIS zaakceptowanej przez Dyrektora MJWPU treści ogłoszenia oraz przesłanie wersji elektronicznej na adres KWIS i pracownika odpowiedzialnego za publikację ogłoszeń Przygotowanie zlecenia zamieszczenia ogłoszenia w dzienniku ogólnopolskim lub regionalnym po otrzymaniu od KWIS treści oraz wersji elektronicznej ogłoszenia. Przesłanie Wykonawcy treści ogłoszenia. Sprawdzenie poprawności przygotowanego zlecenia ogłoszenia - Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do Wykonawca czynności WOKWF-R informacji i KWIS Miejsce oraz jednostki powiązane Dyrektor MJWPU, IZ WZP źródłowy, w tym system informatyczny Ustawa z dn. 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, art. 29, Harmonogram naboru wniosków, acja konkursowa Zaakceptowana przez Dyrektora MJWPU treść ogłoszenia wtórny Zaakceptowana przez Dyrektora MJWPU treść ogłoszenia Mechanizm kontrolny Czas Niezwłocznie (nie później jednak niż na 7 dni przed datą zamieszczenia ogłoszenia w prasie Na bieżąco Niezwłocznie Uwagi Strona 292

293 4. 5. pkt.2 Zatwierdzenie przygotowanego zlecenia ogłoszenia - jeżeli TAK: zatwierdzenie - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 2 Wysłanie zatwierdzonego zlecenia ogłoszenia do redakcji dziennika. Dyrektor MJWPU, Dyrektor Finansowy informacji Niezwłocznie Niezwłocznie (nie później jednak niż na 1 dzień przed publikacją) 12.5 Procedura prowadzenia działań informacyjno promocyjnych w ramach RPO WM przez Oddziały Zamiejscowe Lp Czynność Przekazanie do realizacji zatwierdzonych materiałów i działań informacyjno - promocyjnych w ramach RPO WM do właściwego OZ Przekazanie do realizacji pracownikom zatwierdzonych materiałów i działań informacyjno - promocyjnych w ramach RPO WM Realizowanie działań informacyjno - promocyjnych Wykonawca czynności WIS KOZ Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, Stanowisko ds. szkoleń Miejsce oraz jednostki powiązane Siedziba MJWPU w Warszawie, WIS, OZ OZ, WIS OZ, WIS Beneficjenci, Wykonawcy źródłowy, w tym system informatyczny Roczny plan działań informacyjno promocyjnych dla RPO WM wtórny acja potwierdzająca wykonanie i realizowanych działań informacyjno -promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM Mechanizm kontrolny Informowanie KOZ o realizacji zatwierdzonych i działań informacyjno - promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez OZ MJWPU w ramach RPO WM 2 dni Czas Na bieżąco wg harmonogra mu Uwagi Strona 293

294 Przygotowanie dokumentacji potwierdzającej zrealizowanie działań informacyjno promocyjnych Sprawdzenie poprawności dokumentacji potwierdzającej wykonanie realizowanych działań informacyjno -promocyjnych -Jeżeli TAK: przekazanie do KWIS, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4 Przekazanie zatwierdzonej dokumentacji potwierdzającej wykonanie zrealizowanych działań informacyjno - promocyjnych w OZ MJWPU do WIS Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, Stanowisko ds. szkoleń i promocji, OZ, WIS, Beneficjenci, Wykonawcy Przygotowanie projektu dokumentacji ze zrealizowanych działań KOZ OZ acja potwierdzająca wykonanie działań informacyjno - promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez OZ MJWPU w ramach RPO WM Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków, Stanowisko ds. szkoleń i promocji, OZ, KWIS, WIS acja potwierdzająca wykonanie działań informacyjno - promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez OZ MJWPU w ramach RPO WM wynikających z Rocznego planu działań informacyjno promocyjnych dla RPO WM Informowanie KOZ o postępach w przygotowaniu dokumentacji potwierdzającej wykonanie propozycji i realizowanych działań informacyjno - promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez OZ MJWPU w ramach RPO WM oraz przygotowanie projektu sprawozdania z zakresu przeprowadzonych działań Zatwierdzenie przygotowanej dokumentacji ze zrealizowanych działań acja potwierdzająca przekazanie dokumentów na bieżąco 1 dzień Na bieżąco, 12.6 Organizowanie i prowadzenie szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów MJWPU organizuje i prowadzi szkolenia, warsztaty i seminaria dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów. Strona 294

295 Procedura organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych Lp Czynność Przygotowanie dokumentów niezbędnych do udzielenia zamówienia publicznego i zakup usługi w związku z realizacją szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów, zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych w MJWPU: wniosek o wszczęcie postępowania, uzasadnienie, projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Sprawdzenie i akceptacja przygotowanych dokumentów - Jeżeli TAK: zatwierdzenie, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1. Przekazanie opracowanych dokumentów niezbędnych do realizacji zakupu usług związanych z realizacją szkoleń, warsztatów seminariów do innych KM zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów finansowoksięgowych w MJWPU, uzyskuje niezbędne akceptacje KM (lub innych osób wyznaczonych). Przekazanie opracowanych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do WZP Przygotowanie harmonogramu szkoleń wraz z listą osób prowadzących, Wykonawca czynności informacji, KWIS lub zastępca KWIS informacji, informacji, informacji, Miejsce oraz jednostki powiązane WIS WIS WIS, WPT, WZP, WPA, DJ WIS źródłowy, w tym system informatyczny Plan udzielania zamówień publicznych Roczny plan działań informacyjno wtórny wniosek o wszczęcie postępowania, uzasadnienie, projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Mechanizm kontrolny Czas Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco Uwagi Strona 295

296 wyznaczanie osób do prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów spośród pracowników WIS, KOZ wyznacza pracownika OZ do prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów Akceptacja harmonogramu szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów - Jeżeli TAK: zatwierdzenie, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 5. Przygotowanie propozycji szkolenia (tytuł, program, regulamin rekrutacji na szkolenie itp.). Akceptacja koncepcji szkolenia - Jeżeli: TAK: zatwierdzenie i przekazanie informacji Stanowisku ds. informacji - Jeżeli: NIE: zgłoszenie uwag i przejście do punktu 7.. Przygotowywanie informacji i danych zamieszczanych na stronie MJWPU (materiały dotyczące szkoleń w OZ przygotowują pracownicy OZ). Realizacja działań związanych z organizacją oraz realizacją szkoleń m.in. rozpoczęcie KWIS lub zastępca KWIS informacji, KWIS lub zastępca KWIS informacji informacji WIS WIS WIS, OZ promocyjnych w ramach RPO WM , Harmonogram naboru wniosków RPO WM, Plan komunikacji RPO WM , Roczny plan działań informacyjno Na bieżąco Na minimum 7 dni przed datą szkolenia zamieszczenie na stronie internetowej MJWPU informacji o szkoleniu. W uzasadnionych przypadkach termin zamieszczenia może być skrócony (np. podczas organizacji pierwszego szkolenia w ramach danego konkursu, gdy jest duże zainteresowanie tą tematyką, itp.) Na bieżąco Strona 296

297 rekrutacji uczestników na szkolenie, przygotowanie list uczestników szkolenia, ankiet oceny szkolenia. Opracowanie materiałów szkoleniowych i przedłożenie do akceptacji KWIS lub zastępcy KWIS (pracownicy OZ przedstawiają do akceptacji KOZ) Sprawdzenie i zatwierdzenie materiałów szkoleniowych,(koz zatwierdza materiały szkoleniowe OZ) - Jeżeli TAK: zatwierdzenie, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt Prowadzenie i organizowanie szkoleń, warsztatów i seminariów. informacji, OZ KWIS lub zastępca KWIS, KOZ informacji, OZ WIS, OZ WIS, OZ WIS, OZ promocyjnych y źródłowe RPO WM Projekt materiałów szkoleniowych Roczny plan działań informacyjno promocyjnych, Harmonogram naboru wniosków Projekt materiałów szkoleniowych Materiały szkoleniowe dla uczestników szkoleń Raporty z przebiegu szkoleń Zatwierdzenie materiałów przez KWIS lub zastępcę KWIS, KOZ Wypełnienie raportów z przebiegu szkoleń przez osobę odpowiedzialną, prowadzenie kart wizytacji szkolenia Zgodnie z Rocznym Planem Działań Informacyjno Promocyjnych W ciągu 3 dni od otrzymania projektu materiałów Na bieżąco Sporządzanie raportów ze szkoleń. Sprawdzanie i zatwierdzanie raportów z przebiegu szkoleń Beneficjentów (KOZ zatwierdza raporty ze szkoleń prowadzonych przez pracowników OZ). informacji, OZ KWIS lub zastępca KWIS, KOZ WIS, OZ Ankiety oceny szkolenia, lista uczestników szkolenia Raport Sporządzenie raportu Raport Raport Zatwierdzenie raportu przez KWIS lub zastępcę KWIS. KOZ Na bieżąco, ciągu 5 dni roboczych od szkolenia W ciągu 3 dni od otrzymania raportu 16.. Archiwizacja materiałów szkoleniowych, informacji, dokumentów, prezentacji oraz materiałów informacyjnych, sprawozdań okresowych i rocznych. informacji WIS, OZ Materiały szkoleniowe, informacje, dokumenty, prezentacje oraz materiały informacyjne, sprawozdania okresowe i roczne Materiały szkoleniowe, informacje, dokumenty, prezentacje oraz materiały informacyjne, sprawozdania okresowe i roczne Wpis w ewidencji archiwum WIS W ciągu 2 dni od otrzymania dokumentu Strona 297

298 17.. Prowadzenie kart wizytacji szkoleń celem ewaluacji wewnętrznej podejmowanych działań, sprawdzenie skuteczności i jakości szkoleń. informacji KWIS lub zastępca KWIS, KOZ WIS, OZ Arkusze wizytacji szkoleń Rejestr wizytacji szkoleń adnotacja w Rejestrze wizytacji szkoleń W ciągu 2 dni od daty wizytowanego szkolenia 18. Przekazywanie do realizacji zatwierdzonych i aktualizowanych działań dotyczących organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów zgodnie z Rocznym Planem Działań Informacyjno Promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM do właściwego OZ. KWIS lub zastępca KWIS, Stanowisko ds. informacji OZ Roczny plan działań informacyjno promocyjnych Roczny plan działań informacyjno promocyjnych Na bieżąco Procedura organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów w Oddziałach Zamiejscowych MJWPU Lp. 1. Czynność Przekazanie do realizacji zatwierdzonych i aktualizowanych działań dotyczących organizowania i prowadzenia szkoleń podstawowych dostosowanych do harmonogramu naboru wniosków z RPO WM oraz szkoleń specjalistycznych, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem oraz Rocznym Planem Działań Informacyjno Promocyjnych w zakresie działań i zadań realizowanych przez MJWPU w ramach RPO WM do właściwego OZ Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechanizm kontrolny KWIS WIS, KOZ, OZ 2 dni Czas Uwagi Strona 298

299 Przekazanie do realizacji zatwierdzonych działań w zakresie prowadzenia szkoleń (podstawowych i specjalistycznych), warsztatów oraz seminariów dla Beneficjentów pracownikom w OZ Przygotowywanie przez OZ informacji i danych do zamieszczenia na stronie MJWPU z zakresu organizowania i prowadzenia szkoleń podstawowych, szkoleń specjalistycznych, warsztatów oraz seminariów dla Beneficjentów Sprawdzenie poprawności przygotowanej informacji i danych do zamieszczenia na stronie MJWPU - jeżeli Tak, przekazanie przez OZ do WIS - jeżeli Nie, zgłoszenie uwag i przejście do pkt 3 Akceptacja przekazanych dokumentów zawierających informacje i dane do zamieszczenia na stronie internetowej MJWPU oraz przekazanie do KOZ Stanowisko ds. szkoleń KOZ OZ OZ OZ, Stanowisko ds. szkoleń i promocji, OZ. KWIS, WIS acja zawierająca informacje przygotowane do zamieszczenia na stronę internetową MJWPU KWIS WIS, OZ acja zawierająca informacje przygotowane do zamieszczenia na acja potwierdzająca przygotowanie informacji na stronę internetową MJWPU Zatwierdzenie dokumentacji potwierdzającej przygotowanie informacji na stronę internetową MJWPU Zatwierdzenie dokumentacji zawierającej informacje przygotowane do zamieszczenia na stronę Zgodnie z Rocznym Planem Działań Informacyjn o Promocyjny ch w zakresie działań i zadań realizowany ch przez MJWPU w ramach RPO WM praz harmonogra mem naboru wniosków z RPO WM Na bieżąco Na bieżąco Strona 299

300 zamieszczenia na stronie internetowej MJWPU Opracowanie materiałów szkoleniowych na organizowane i prowadzone szkolenia podstawowe przez OZ Sprawdzenie przygotowanych materiałów na szkolenie podstawowe - akceptacja - brak akceptacji, przejście do pkt 6 Organizowanie oraz prowadzenie szkoleń podstawowych Przygotowanie dokumentacji potwierdzającej z przeprowadzonych szkoleń podstawowych, kart wizytacji - szkoleń specjalistycznych, Sprawdzenie poprawności dokumentacji potwierdzającej Stanowisko ds. szkoleń i promocji, OZ stronę internetową MJWPU przekazane przez OZ y źródłowe RPO WM KOZ OZ Projekt materiałów szkoleniowych Stanowisko ds. szkoleń i promocji, Stanowisko ds. szkoleń OZ Roczny plan działań informacyjnopromocyjnych oraz harmonogram naboru wniosków Projekt materiałów szkoleniowych Materiały szkoleniowe dla uczestników szkoleń internetową MJWPU przekazane przez OZ Zatwierdzenie przygotowanych materiałów szkoleniowych przez KOZ Przygotowanie sprawozdania z przeprowadzonego szkolenia podstawowego OZ Projekt sprawozdania Informowanie KOZ o postępach w przygotowaniu dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie szkoleń podstawowych, szkoleń specjalistycznych, warsztatów oraz seminariów wykonanie KOZ OZ, KWIS, WIS Sprawozdanie potwierdzające przeprowadzenie Sprawozdanie potwierdzające przeprowadzenie szkoleń podstawowych, szkoleń Zatwierdzenie dokumentacji potwierdzającej Zgodnie z Rocznym Planem Działań Informacyjn o Promocyjny ch oraz harmonogra mem naboru wniosków z RPO WM nie później niż 3 dni przed szkoleniem Na bieżąco Na bieżąco Na bieżąco 1 dzień Strona 300

301 6. przeprowadzenie szkoleń podstawowych, szkoleń specjalistycznych, warsztatóworaz seminariów dla Beneficjentów - Akceptacja: przekazanie przez OZ do KWIS - Brak akceptacji: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 9 Przekazanie do WIS zatwierdzonej dokumentacji potwierdzającej wykonanie zrealizowanych działań Stanowisko ds. szkoleń szkoleń podstawowych, szkoleń specjalistycznych, warsztatów oraz seminariów specjalistycznych, warsztatów oraz seminariów przeprowadzenie szkoleń podstawowych, szkoleń specjalistycznych, warsztatów oraz seminariów Na bieżaco 12.7 Współpraca z mediami Instrukcja wykonawcza dotycząca przekazania informacji do mediów Lp. Czynność Przyjmowanie zapytania od przedstawiciela mediów. Przygotowanie, w oparciu o materiał otrzymany od komórek merytorycznych, propozycji odpowiedzi oraz formy przekazu* Wykonawca czynności WIS informacji Miejsce oraz jednostki powiązane WIS źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechaniz m kontrolny Czas Na bieżąco Uwagi 1. *W przypadku zapytania o dane, informacje, które były wcześniej przedmiotem odpowiedzi lub gdy odpowiedz taka powstaje na podstawie dokumentów i informacji publikowanych na pracownik WIS udziela bezpośrednio informacji, tj. bez powtórnej akceptacji KWIS /Dyrektora/ Zastępcy Dyrektora Strona 301

302 Sprawdzenie poprawności przygotowanej odpowiedzi - Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU/Zastępcy Dyrektora - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt.1 Zatwierdzenie przygotowanej odpowiedzi: - jeżeli TAK: zatwierdzenie - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Przekazanie do Dyrektora MJWPU lub Zastępcy Dyrektora, w zależności od zakresu pytania, propozycji odpowiedzi W przypadku wywiadu: umówienie terminu i miejsca spotkania w celu udzielenia wywiadu. Przeprowadzenie wywiadu. W przypadku maila/ rozmowy telefonicznej: przesłanie/przekazanie informacji KWIS Dyrektor MJWPU/ Zastępca Dyrektora WIS informacji WIS informacji WIS WIS Niezwłocznie Niezwłocznie Niezwłocznie Na bieżąco 6. Autoryzacji otrzymanego materiału.. WIS WIS Niezwłocznie 7. Archiwizacja przekazanych materiałów WIS WIS Niezwłocznie Instrukcja wykonawcza dotycząca organizacji briefingów prasowych Lp. 1. Czynność Przygotowanie, we współpracy z KM zakresu tematycznego i terminu briefingu, przekazanie propozycji do KWIS/* W przypadku organizacji briefingu w ramach Wykonawca czynności WIS informacji Miejsce oraz jednostki powiązane WIS źródłowy, w tym system informatyczny wtórny Mechaniz m kontrolny Czas Na bieżąco Uwagi Strona 302

303 realizacji Informacji na ZWM dot. planowanych terminów podpisywania umów z beneficjentami na realizacje zadań współfinansowanych ze środków UE, bezpośrednia organizacja wszystkich czynności z tym związanych Akceptacja przekazanego materiału; - Jeżeli TAK: przekazanie do Dyrektora MJWPU/Zastępcy Dyrektora; - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1 Zatwierdzenie przygotowanego materiału. - jeżeli TAK: organizacja briefingu - jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 1. Organizacja briefingu (przygotowanie informacji i zaproszenia dla mediów, zaproszenia uczestników, w tym prelegentów, wysyłka, przekazanie informacji do Rzecznika Prasowego UMWM; przygotowanie informacji na stronę ; współpraca z KM w zakresie wsadu merytorycznego (KM przygotowują materiał), zabezpieczenie przez WIS materiałów informacyjno promocyjnych dla uczestników, zapewnienie przez WO sali, sprzętu, poczęstunku Przygotowanie zaproszenia dla mediów, przygotowania informacji prasowej dla mediów/ prowadzenie briefingu, przygotowanie informacji na stronę o odbytym briefingu Zamieszczenie informacji na stronie KWIS Dyrektor MJWPU/Zastępca Dyrektora WIS Informacji WIS Informacji WIS informacji KWIS KM, WIS WO WIS Niezwłocznie Niezwłocznie Niezwłocznie Niezwłocznie Niezwłocznie Strona 303

304 13 PROCES SIECI PUNKTÓW INFORMACUJNYCH FUNDUSZY EUROPEJSKICH W WOJEWÓDZTWIE MAZOWIECKIM Uczestnicy procesu: Strona 304

305 13.1 Prowadzenie Głównego Punktu Informacyjnego, Lokalnego Punktu Informacyjnego i konsultacji indywidualnych z Beneficjentami Procedura udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma)w Oddziałach Zamiejscowych. Zgodnie z porozumieniem w sprawie funkcjonowania na terenie województwa mazowieckiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich w MJWPU uruchomiono Główny Punkt Informacyjny (Warszawa) i Lokalne Punkty Informacyjne ( Oddziiały Zamiejscowe). W GPI i LPI są również konsultanci, którzy szczegółowo udzielają odpowiedzi w ramach RPO WM Lp. 1. Czynność Pisemne pytania Beneficjentów wpływają za pośrednictwem: - adresów mailowych, -formularza e-konsultant zamieszczonego na stronie MJWPU - listownie bądź złożone osobiście - pismem, - na numer faxu. Wstępna dekretacja otrzymanego pytania w formie pisemnej od Beneficjenta drogą mailową na: Pracowników WIS, -OZ (LPI) KM Dekretacja otrzymanego maila, który bezpośrednio wpłynie do OZ na: OZ (LPI) Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KWIS, KOZ, KS MJWPU Wytyczne MRR w zakresie informacji i promocji Plan Komunikacji RPO WM wtórny Wstępnie zadekretowany mail z pytaniem Beneficjenta Mechanizm kontrolny Czas Na bieżąco Uwagi Dekretacja może uwzględniać więcej niż jedną KM, w przypadku pytań zawiłych i specjalistycznych. Koordynacja prac LPI OZ w zakresie: - poprawności udzielania informacji Beneficjentom, - jakości i poziomu obsługi Beneficjentów Strona 305

306 w LPI W przypadku pytań dot. KM bezpośrednio skierowanych na adres mailowy OZ przekazanie ich do KS. Nadanie numeru sprawy przez OZ Nadzór merytoryczny nad LPI we współpracy z KS Przekazanie zadekretowanego pytania Beneficjenta do przygotowania odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM do stanowiska ds. informacji promocji i przyjmowania wniosków w OZ W przypadku, kiedy w mailu Beneficjent podaje numer telefonu Pracownik na stanowisku informacji, promocji i przyjmowania wniosków OZ kontaktuje się z Beneficjentem w celu udzielenia odpowiedzi telefonicznej. Z przeprowadzonej rozmowy sporządza notatkę i przekazuje do WIS. W sytuacji, kiedy po konsultacji telefonicznej Beneficjent oczekuje potwierdzenia uzyskanej informacji w formie maila, pracownik OZ przygotowuje odpowiedz W przypadku, braku numeru telefonu lub możliwości skontaktowania się z Beneficjentem pracownik OZ przygotowuje odpowiedzi na maila na podstawie dokumentów dot. RPO WM. W przypadku pisma przygotowanie odp. na pismo na KOZ WIS Zadekretowany mail z pytaniem Beneficjenta, informacji promocji i przyjmowania wniosków OZ Zadekretowany i zarejestrowany mail z pytaniem Beneficjenta Na bieżąco KOZ, KS OZ Na bieżąco KOZ WIS, OZ Informowanie o ew. problemach w przygotowaniu odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM Stanowisko ds. informacji, promocji i przyjmowania wniosków WIS, OZ, Projekt odpowiedzi na maila lub notatka z przebiegu rozmowy telefonicznej Informowanie o ew. problemach w przygotowaniu odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM Na bieżąco Na bieżąco nie dłużej niż w ciągu 3 dni roboczych, 10 dni roboczych, w przypadku pytań wymagającyc h uzyskania dodatkowych informacji (w tej sytuacji Beneficjent jest informowany o wydłużanym Strona 306

307 7. podstawie dokumentów dot. RPO WM. Sprawdzenie poprawności projektu odpowiedzi na maila lub pismo na podstawie dokumentów dot. RPO WM. -Jeżeli TAK: przejście do pkt. 8, -Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6 KOZ OZ terminie odpowiedzi). Na bieżąco 8. Akceptacja poprawności odpowiedzi na maila na podstawie dokumentów dot. RPO WM. - Jeżeli TAK: przejście do pkt.11 - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6 KOZ OZ Sprawdzony projekt odpowiedzi Na bieżąco 9. Akceptacja projektu odpowiedzi napismo: -Jeżeli tak: przejście do pkt. 10 -Jeżeli nie: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6 KOZ OZ Zatwierdzona odpowiedź na pytanie Beneficjenta Na bieżąco 10 Zatwierdzenie projektu odpowiedzi na pismo Jeżeli tak: przejście do pkt. 11 -Jeżeli nie: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 6 Dyrektor MJWPU MJWPU Odpowiedź na pytanie Beneficjenta Na bieżąco Wysłanie odpowiedzi na pytanie mailowe do Beneficjenta na odpowiednim szablonie i przekazanie do ukrytej wiadomości KS Wysłanie odpowiedzi na pismo do Beneficjenta przez pracownika OZ Przechowywanie zarejestrowanego pytania z odpowiedzią. W przypadku wykrycia błędów, braków w odpowiedzi na maila KS/KWIS informuje LPI o błędach; przejście do pkt 5 informacji, informacji,promocji i przyjmowania wniosków MJWPU Odpowiedź na pytanie Beneficjenta Na bieżąco KWIS, KS WIS, OZ Na bieżąco Strona 307

308 Procedura konsultacji osobistych i telefonicznych w GPI i LPI Lp. 1. Czynność Udzielenie konsultacji i odpowiedzi na pytania Beneficjentów za pośrednictwem: osobistych spotkań w GPI i LPI oraz telefonicznie Wykonawca czynności informacji. informacji, promocji i przyjmowania wniosków Miejsce oraz jednostki powiązane MJWPU, OZ, KM, IZ źródłowy, w tym system informatyczny Wytyczne MRR w zakresie informacji i promocji Plan Komunikacji RPO WM wtórny Mechanizm kontrolny Okresowe sprawdzanie aktualnej wiedzy. Czas Na bieżąco Uwagi Beneficjenci zgłaszający się osobiście do GPI i LPI są obsługiwani przez konsultantów W przypadku braku możliwości udzielenia wyczerpującej odpowiedzi Beneficjentowi, pracownik WIS, OZ,GPI, LPI prosi numer telefonu od Beneficjenta i po konsultacji z KM, a w razie potrzeby z IZ oddzwania w celu udzielenia pełnej odpowiedzi Koordynacja pracy LPI we współpracy z KS w zakresie: - poprawności udzielania informacji Beneficjentom, - jakości i poziomu obsługi Beneficjentów w LPI. informacji, informacji, promocji i przyjmowania wniosków MJWPU, OZ, KM, IZ Na bieżąco KWIS, KOZ, KS WIS OZ Na bieżąco KOZ: sprawują bezpośredni nadzór merytoryczny i organizacyjny nad LPI oraz konsultacjami z Beneficjentami - w szczególności poprawności udzielanych informacji telefonicznych i osobistych w OZ. KWIS Strona 308

309 sprawują bezpośredni nadzór merytoryczny i organizacyjny nad GPI oraz konsultacjami z Beneficjentami - w szczególności poprawności udzielanych informacji telefonicznych i osobistych w GPI MJWPU 13.2 Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma) w Głównym Punkcie informacyjnym Lp. Czynność Wykonawca czynności 1. Wstępna dekretacja otrzymanej wiadomości mailowej od Beneficjenta na: Pracowników WIS- Pracowników GPI, - OZ (LPI) - KM. Pisemne pytania Beneficjentów wpływają za pośrednictwem: - adresu mailowego, - formularza e-konsultant zamieszczonego na stronie MJWPU Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KWIS, KS MJWPU, OZ Wytyczne MRR w zakresie informacji i promocji Plan Komunikacji RPO WM wtórny Wstępne zadekretowany mail z pytaniem Beneficjenta Mechanizm kontrolny Czas Na bieżąco Uwagi Dekretacja może uwzględniać więcej niż jedną KM w Wniosków przypadku pytań zawiłych i specjalistycznyc h Strona 309

310 - listownie bądź złożone osobiście - pismem, - na numer faxu Jednostki. Przekazanie wstępnej dekretacji do potwierdzenia przez Kierownika WIS Nadzór i kierowanie pracami GPI w zakresie: - organizacji i funkcjonowania GPI, - poprawności udzielania informacji Beneficjentom, - jakości i poziomu obsługi w LPI. Potwierdzenie lub zmiana wstępnej dekretacji KWIS pytań Beneficjentów nadesłanych drogą mailową.(w przypadku pytań do innych KM) Dekretacja pisma na WIS z pytaniami Beneficjentów Przekazanie zadekretowanego pytania w formie pisemnej lub mailowej Beneficjenta do przygotowania odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM do stanowiska ds. informacji Nadanie numeru sprawy W przypadku, kiedy w mailu Beneficjent podaje numer telefonu następuje kontakt z Beneficjentem w celu udzielenia odpowiedzi telefonicznej. Sporządzenie notatki z przeprowadzonej rozmowy. W sytuacji, kiedy po konsultacji telefonicznej Beneficjent oczekuje potwierdzenia uzyskanej informacji w formie maila, przygotowanie projektu odpowiedzi na Dyrektor MJWPU MJWPU Zadekretowany mail lub pismo z pytaniem Beneficjenta Na bieżąco KWIS MJWPU Na bieżąco informacji MJWPU Projekt odpowiedzi lub notatka na temat przebiegu rozmowy telefonicznej Informowanie o ew. problemach w przygotowaniu odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM Na bieżąco nie dłużej niż w ciągu 3 dni roboczych, 10 dni roboczych w przypadku pytań wymagających uzyskania dodatkowych informacji (w tej sytuacji Dekretacja może uwzględniać więcej niż jedna KM Strona 310

311 podstawie dokumentów RPO WM. W przypadku, braku numeru telefonu lub możliwości skontaktowania się z Beneficjentem przygotowanie projektu odpowiedzi na podstawie dokumentów dot. RPO WM. Beneficjent jest informowany o wydłużanym terminie odpowiedzi) W przypadku pisma przygotowanie projektu odpowiedzi na pismo Sprawdzenie poprawności projektu odpowiedzi na maila i pisma na podstawie dokumentów dot. RPO WM. -jeżeli TAK: przejście do pkt. 6, -jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4. W przypadku notatki Zatwierdzenie na podstawie dokumentów dot. RPO WM Akceptacja poprawności odpowiedzi na maila i pismo na podstawie dokumentów dot. RPO WM (w przypadku maila) - Jeżeli TAK: - przejście do pkt.8, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4. (w przypadku pisma) - Jeżeli TAK: - przejście do pkt. 7, - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4 Zatwierdzenie projektu odpowiedzi na pismo - Jeżeli TAK: przejście do pkt. 8 - Jeżeli NIE: zgłoszenie uwag i przejście do pkt. 4 KWIS, KS MJWPU KWIS MJWPU Sprawdzony projekt odpowiedzi Dyrektor MJWPU Zatwierdzona odpowiedź na pytanie Beneficjenta Na bieżąco Na bieżąco Strona 311

312 8. Wysłanie odpowiedzi na pytaniedo Beneficjenta i przechowywanie zarejestrowanego pytania z odpowiedzią. informacji MJWPU, OZ Odpowiedź na pytanie Beneficjenta Na bieżąco W przypadku pisma oryginał zostaje wysłany do Beneficjenta, zarejestrowana kopia zostaje w WIS Strona 312

313 14 PROCES AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Uczestnicy procesu: Strona 313

314 14.1 Sporządzanie i przesyłanie półrocznych sprawozdań z wykonania planu audytu (za I półrocze oraz rocznego) IP II do Biura Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego Procedura sporządzania i przesyłania sprawozdań sprawozdania z wykonania planu audytu (za I półrocze oraz rocznego) IP II do Biura Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego Lp Czynność Sporządzenie sprawozdania dotyczącego audytów RPO WM Wydanie polecenia sporządzenia projektu pisma przekazującego sprawozdanie wyznaczonemu pracownikowi WAW Sporządzenie projektu pisma przekazującego sprawozdanie Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny Kierownik WAW WAW Uchwała Nr 1473/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku Nr 249, poz z późn. zm.) Kierownik WAW WAW Uchwała Nr 1473/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku Nr 249, poz z późn. zm.) Pracownik WAW WAW Uchwała Nr 1473/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr wtórny Sprawozdanie Projekt pisma przekazującego sprawozdanie Projekt Pisma przekazującego sprawozdanie Mechanizm kontrolny Weryfikacja pod względem merytorycznym - zatwierdzenie Weryfikacja pod względem merytorycznym - zatwierdzenie Weryfikacja pod względem merytorycznym - Czas Sprawozdani za I półrocze do 15 lipca każdego roku; Sprawozdanie roczne do 31 stycznia każdego roku Sprawozdani za I półrocze do 15 lipca każdego roku; Sprawozdanie roczne do 31 stycznia każdego roku Sprawozdani za I półrocze do 15 lipca każdego roku; Uwagi Strona 314

315 Przekazanie projektu pisma do Kierownika WAW Sprawdzenie pod względem merytorycznym przygotowanego projektu pisma przekazującego sprawozdanie: - Jeżeli TAK: przekazanie pisma do akceptacji Dyrektora MJWPU - Jeżeli NIE: przekazanie uwag i przejście do pkt. 3 Przekazanie do akceptacji pisma Dyrektorowi MJWPU, - Jeżeli TAK: przekazanie zaakceptowanego pisma Kierownikowi WAW - Jeżeli NIE: przekazanie pisma z poprawkami Kierownikowi WAW, przejście do pkt /64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku Nr 249, poz z późn. zm.) Pracownik WAW WAW Uchwała Nr 1473/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku Nr 249, poz z późn. zm.) Kierownik WAW WAW Uchwała Nr 1473/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku Nr 249, poz z późn. zm.) Kierownik WAW WAW Uchwała Nr 1473/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych Projekt Pisma przekazującego sprawozdanie Projekt Pisma przekazującego sprawozdanie Projekt pisma przekazującego sprawozdanie zatwierdzenie Weryfikacja pod względem merytorycznym - zatwierdzenie Weryfikacja pod względem merytorycznym - zatwierdzenie Weryfikacja pod względem merytorycznym - akceptacja Sprawozdanie roczne do 31 stycznia każdego roku Sprawozdani za I półrocze do 15 lipca każdego roku; Sprawozdanie roczne do 31 stycznia każdego roku Sprawozdani za I półrocze do 15 lipca każdego roku; Sprawozdanie roczne do 31 stycznia każdego roku Sprawozdani za I półrocze do 15 lipca każdego roku; Sprawozdanie roczne do 31 stycznia każdego roku Strona 315

316 7. 8. Odebranie od Dyrektora MJWPU zaakceptowanego pisma Wysłanie pisma wraz ze sprawozdaniem półrocznym do Biura Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego (Dz.U. z 2005 roku Nr 249, poz z późn. zm.) Pracownik WAW WAW Uchwała Nr 1473/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku Nr 249, poz z późn. zm.) Pracownik WAW WAW Uchwała Nr 1473/63/07 ZWM z dnia 19 lipca 2007 r oraz Uchwała Nr 1475/64/07 ZWM z dnia 20 lipca 2007 r. Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku Nr 249, poz z późn. zm.) Pismo przekazujące sprawozdanie Pismo przekazujące sprawozdanie Sprawozdani za I półrocze do 15 lipca każdego roku; Sprawozdanie roczne do 31 stycznia każdego roku Sprawozdani za I półrocze do 15 lipca każdego roku; Sprawozdanie roczne do 31 stycznia każdego roku 14.2 Analiza wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających oraz udzielenie odpowiedzi instytucji kontrolującej/audytującej Procedura analizy wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających oraz udzielania odpowiedzi instytucji kontrolującej/audytującej Strona 316

317 Lp Czynność Otrzymanie wyniku z kontroli/audytu. Przekazanie sprawy pracownikowi WKW/WAW Analiza dokumentu. Sporządzenie pisma przekazującego wynik do komórek merytorycznych z prośbą o analizę wyniku z kontroli/audytu i przygotowanie odpowiedzi w wyznaczonym terminie. Zatwierdzenie pisma - Jeżeli tak - podpisanie - Jeżeli nie, zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 2 Otrzymanie odpowiedzi od KM. Przekazanie pracownikowi WKW/WAW w celu sporządzenia dokumentu stanowiącego odpowiedź na wynik z kontroli/audytu Przygotowanie projektu odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu i przekazanie Kierownikowi WKW/WAW do akceptacji Sprawdzenie poprawności, analiza i akceptacja odpowiedzi: - Jeżeli tak: parafowanie i przekazanie do podpisu Dyrektora MJWPU; - Jeżeli nie: zgłoszenie uwag i powrót do pkt.5 Analiza i zatwierdzenie odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu. - Jeżeli tak: podpisanie, - Jeżeli nie: zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 5 Wysłanie zatwierdzonej odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu do instytucji Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KWKW/KWAW WKW/WAW Wynik z kontroli/audytu Pracownik WKW/WAW WKW/WAW Wynik z kontroli/audytu wtórny Projekty pism Mechanizm kontrolny Data wpływu do MJWPU Nadanie numeru (znak pisma) KWKW/KWAW WKW/WAW Projekty pism Pisma Zatwierdzenie pisma KWKW/KWAW WKW/WAW Odpowiedzi z KM Data wpływu do WKW/WAW Pracownik WKW/WAW WKW/WAW KWKW/KWAW WKW/WAW Projekt odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu Dyrektor MJWPU MJWPU Projekt odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu KWKW/KWAW lub Pracownik Instytucja kontrolująca i IZ Projekt odpowiedzi na wynik z kontroli/audytu Odpowiedź na wynik z kontroli/audytu Weryfikacja projektu odpowiedzi Akceptacja Kierownika WKW/WAW Zatwierdzenie Dyrektora MJWPU Data przekazania 1 dzień Czas Do 2 dni od otrzymania wyniku z kontroli/audytu 1 dzień 1 dzień Nie później niż w terminie określonym w wyniku z kontroli/audytu bądź innych przepisach Do 2 dni od przekazania przez pracownika 1 dzień. Do 2 dni od zatwierdzenia przez Uwagi Strona 317

318 kontrolującej/audytującej. WKW/WAW Dyrektora MJWPU. Nie później niż w terminie określonym w wyniku z kontroli/audytu bądź w innych przepisach Procedura dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli/audytów zewnętrznych lub wizyt sprawdzających do IZ Lp Czynność Otrzymanie ostatecznego wyniku z kontroli/audytu. Przekazanie pracownikowi WKW/WAW Sporządzenie pisma przekazującego ostateczny wynik z kontroli/audytu do IZ i przekazanie Kierownikowi WKW/WAW do akceptacji Sprawdzenie poprawności, analiza i akceptacja pisma przewodniego: - Jeżeli tak: parafowanie i przekazanie do podpisu Dyrektora MJWPU; - Jeżeli nie zgłoszenie uwag i powrót do pkt.2. Zatwierdzenie pisma przewodniego przekazującego ostateczny wynik z kontroli/audytu: - Jeżeli tak: podpisanie, - Jeżeli nie, zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 2 Wykonawca czynności Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny KWKW/KWAW WKW/WAW Ostateczny wynik kontroli/audytu Pracownik WKW/WAW WKW/WAW Ostateczny wynik kontroli/audytu WZKW/KWAW WKW/WAW Projekt pisma przewodniego przekazującego ostateczny wynik z kontroli/audytu Dyrektor MJWPU MJWPU Projekt pisma przewodniego przekazującego ostateczny wynik z kontroli/audytu wtórny Projekty pism przekazujących ostateczny wynik z kontroli/audytu Mechanizm kontrolny Data wpływu do MJWPU Nadanie numeru (znak pisma) Akceptacja przez Kierownika WKW/WAW Zatwierdzenie przez Dyrektora MJWPU 1 dzień Czas Do 2 dni od otrzymania wyniku z kontroli/audytu. Do 3 dni od dnia otrzymania wyniku z kontroli/audytu 5. Wysłanie pisma wraz z poświadczonymi za KWKW/KWAW IZ Pismo przewodnie Data przekazania Nie później niż 5 dni 1 dzień. Uwagi Strona 318

319 zgodność z oryginałem kopiami ostatecznych wyników kontroli/audytu do IZ. lub Pracownik WKW/WAW przekazujące poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie ostatecznych wyników kontroli/audytów wraz z załącznikami roboczych od dnia wpływu do IP II ostatecznego wyniku kontroli/audytu Procedura wdrażania działań zapobiegawczych i korekcyjnych w sytuacji wykrycia błędów systemowych Lp Czynność Podejrzenie/ Stwierdzenie wystąpienia błędu systemowego Sporządzenie pisma informującego o stwierdzonym błędzie systemowym do WAW Zatwierdzenie pisma - Jeżeli tak - podpisanie - Jeżeli nie, zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 2 Przekazanie pisma informującego o stwierdzonym błędzie systemowym do WAW oraz do wiadomości Dyrektora MJWPU i Z-cy Dyrektora ds. RPO WM Analiza stwierdzonego błędu systemowego, wydanie rekomendacji dla KM, będącej źródłem powstania błędu systemowego Przygotowanie przez KM, w której stwierdzono powstawanie błędu Wykonawca czynności Pracownik/ Kierownik KM Pracownik KM KKM KM Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny uzależniony od etapu, na którym wykryto błąd projekty pisma wraz z niezbędnymi załącznikami wtórny Mechanizm kontrolny Nadanie numeru (znak pisma) Zatwierdzenie pisma Czas 3 dni od stwierdzenia błędu 3 dni od stwierdzenia błędu 1 dzień Pracownik KM WAW 1 dzień Pracownik/ kierownik WAW Pracownik KM/ kierownik KM WAW/ KM Rekomendacja dla KM, będącej źródłem powstania błędu systemowego Projekt IW 5 dni 5 dni Uwagi Strona 319

320 7. 8. systemowego korekty dotychczasowej procedury, lub przygotowanie nowej procedury zapewniającej wyeliminowanie błędu systemowego Zatwierdzenie pisma przekazującego projekt IW do WMS-R - Jeżeli tak - podpisanie - Jeżeli nie, zgłoszenie uwag i powrót do pkt. 2 Przekazanie pisma przekazującego projekt IW do WMS-R KKM WMS-R Projekt pisma przekazującego IW KWKW/KWAW lub Pracownik WKW/WAW 1 dzień 1 dzień Procedura postępowania komórek organizacyjnych MJWPU w przypadku dokonywania korekt finansowych wymaganych w związku z pojedynczymi lub systemowymi nieprawidłowościami stwierdzonymi w operacjach lub programach operacyjnych Lp Czynność Stwierdzenie wystąpienia pojedynczej lub systemowej nieprawidłowości w operacji lub programie operacyjnym. Sporządzenie pisma informującego o stwierdzeniu nieprawidłowości oraz określenie przez komórkę merytoryczną, która wykryła daną nieprawidłowość (KM), korekty finansowej, jaką należy w danym Wykonawca czynności Pracownik / Kierownik każdej komórki merytorycznej mogącej zidentyfikować taką nieprawidłowość (KM) Pracownik każdej komórki merytorycznej mogącej zidentyfikować KM Miejsce oraz jednostki powiązane źródłowy, w tym system informatyczny Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia r. wtórny Uzależnione od etapu, na którym wykryto nieprawidłowość. KM jw. Projekt pisma wraz z uzasadnieniem wymierzonej korekty. Mechanizm kontrolny Nadanie numery sprawie (znak pisma). Czas 7 dni roboczych od stwierdzenia błędu Uwagi KM dokonuje korekt finansowych wymaganych w związku z pojedynczymi lub systemowymi nieprawidłowościa mi stwierdzonymi w operacjach lub programach operacyjnych. Korekty dokonywane przez KM polegają na Strona 320

321 przypadku zastosować wraz z uzasadnieniem. Sprawdzenie pisma pod względem formalnym i merytorycznym oraz zatwierdzenie pisma. Jeżeli tak podpisanie pisma; Jeżeli nie powrót do kroku 2. Przekazanie pisma informującego o stwierdzeniu nieprawidłowości oraz wymierzonej korekcie finansowej wraz z uzasadnieniem do WAW. Wydanie opinii na temat zastosowanej wysokości korekty finansowej oraz przedłożenie jej do zatwierdzenia Kierownikowi WAW. Sprawdzenie opinii pod względem formalnym i merytorycznym oraz jej zatwierdzenie. Jeżeli tak podpisanie opinii; Jeżeli nie powrót do kroku 5. Przekazanie opinii w zakresie wysokości zastosowanej korekty finansowej komórce merytorycznej, która wystąpiła do WAW z prośbą o opinię. Realizacja wymierzonej korekty finansowej przez komórkę merytoryczną, która zidentyfikowała daną nieprawidłowość. taką nieprawidłowość (KM) Kierownik KM KM jw. Pismo wraz z uzasadnieniem wymierzonej korekty Pracownik KM KM, WAW jw. Pismo wraz z uzasadnieniem wymierzonej korekty Pracownik WAW jw. Opinia w zakresie wysokości zastosowanej korekty finansowej. Kierownik WAW jw. Opinia w zakresie wysokości zastosowanej korekty finansowej. Pracownik WAW jw. Opinia w zakresie wysokości zastosowanej korekty finansowej. KM jw. Pismo informujące w sprawie korekty finansowej. 1 dzień roboczy 1 dzień roboczy 7 dni roboczych 1 dzień roboczy 1 dzień roboczy 3 dni robocze anulowaniu części lub całości wkładu publicznego w ramach programu operacyjnego. KM bierze pod uwagę charakter i wagę nieprawidłowości oraz straty finansowe poniesione przez fundusze. Strona 321

322 15 PROCES ARCHIWIZACJI Uczestnicy procesu: Strona 322