SPIS TREŚCI I. Wprowadzenie... 6 II. Zarządzenia i załączniki... 7 III. Terminologia wykaz definicji pojęć i skrótów... 12

Transkrypt

1

2 SPIS TREŚCI I. Wprowadzenie... 6 II. Zarządzenia i załączniki Wykaz zarządzeń i innych dokumentów Wykaz załączników III. ologia wykaz definicji pojęć i skrótów Definicje Skróty używane w dokumencie IV. Dokumenty związane z wdrażaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki V. Struktura organizacyjna Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych Struktura organizacyjna Opis Komórki organizacyjne MJWPU VI. Komórki organizacyjne Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych odpowiedzialne za wdrażanie PO KL opis Komórki wyodrębnione do realizacji PO KL Inne komórki organizacyjne zaangażowane we wdrażanie PO KL - opis VII. Opis procesów Procesy dotyczące zarządzania systemem Instrukcja podpisywania i aneksowania porozumienia IP-MJWPU Instrukcja sporządzania, aktualizacji i zatwierdzania Instrukcji wykonawczych IP Instrukcja sporządzania i aktualizacji Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU Instrukcja dotycząca postępowania w przypadku identyfikacji potrzeby odstąpienia od zatwierdzonych Instrukcji Wykonawczych PO KL lub dokumentów programowych PO KL Instrukcja dotycząca postępowania w przypadku identyfikacji błędu popełnionego w procesach wdrażania PO KL Procesy dotyczące Planów Działań, ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów oraz podpisywania umów o dofinansowanie projektów Instrukcja dotycząca przygotowywania wkładów merytorycznych do Planów Działań Instrukcja dotycząca opracowania i publikowania harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach PO KL Instrukcja wykonawcza dotycząca przygotowania i zatwierdzania dokumentacji konkursowej dla konkursów/naborów projektów systemowych ogłaszanych przez IP Instrukcje dotyczące Komisji Oceny Projektów Instrukcja dotycząca sporządzania regulaminów funkcjonowania Komisji Oceny Projektów i Komisji Oceny Projektów Systemowych w MWJPU Instrukcja wyboru eksperta Instrukcja dotycząca powoływania KOP/KOPS Instrukcja dotycząca naboru wniosków i uzupełnień do wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych w trybie konkursowym zamkniętym lub systemowym i uzupełnień do wniosków Instrukcja dotycząca naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych w trybie konkursowym otwartym i zamkniętym, w trybie systemowym oraz naboru uzupełnień do wniosków i/lub skorygowań i/lub listów intencyjnych składanych w Oddziałach Zamiejscowych MJWPU Instrukcja dotycząca naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów składanych w trybie konkursowym otwartym i systemowym i uzupełnień do wniosków Instrukcja dotycząca postępowania z wystąpieniami Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku lub uzupełnienia do wniosku z dalszych etapów procedury ubiegania się o dofinansowanie Instrukcja dotycząca postępowania z wystąpieniami Beneficjenta w sprawie wycofania wniosku lub uzupełnienia do wniosku z dalszych etapów procedury ubiegania się o dofinansowanie Instrukcja dotycząca oceny formalnej złożonych wniosków o dofinansowanie realizacji projektów konkursowych i systemowych Instrukcja dotycząca oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów konkursowych w Oddziałach Zamiejscowych Instrukcja dotycząca oceny formalnej projektu systemowego w Oddziałach Zamiejscowych Instrukcja dotycząca oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektów zwróconych z oceny merytorycznej

3 2.5 Instrukcja dotycząca oceny merytorycznej oraz wyboru projektów do dofinansowania (tryb konkursowy) Instrukcja dotycząca monitorowania jakości dokonywanych ocen wniosków o dofinansowanie przez członków KOP Instrukcja dotycząca oceny merytorycznej i wyboru do realizacji projektów systemowych Instrukcja dotycząca prowadzenia negocjacji z projektodawcą wnioskodawcą (dot. projektów konkursowych) Instrukcje dotyczące postępowania odwoławczego po wniesieniu środka odwoławczego przez Wnioskodawcę Instrukcja dotycząca postępowania odwoławczego w przypadku protestu złożonego przez Wnioskodawcę Instrukcja dotycząca odwołania składanego przez Wnioskodawcę do wiadomości MJWPU po negatywnym rozpatrzeniu protestu Instrukcja dotycząca oryginału odwołania składanego przez Wnioskodawcę do MJWPU po negatywnym rozpatrzeniu protestu Instrukcja dotycząca postępowania z rozstrzygnięciem odwołania przez IP PO KL Instrukcja dotycząca trybu uruchamiania rezerwy finansowej na odwołania wskutek pozytywnie rozstrzygniętego środka odwoławczego Instrukcje podpisywania umów o dofinansowanie projektów (tryb konkursowy)/umów ramowych Instrukcje dotyczące podejmowania uchwał przez ZW dla projektów systemowych realizowanych przez jednostki samorządu województwa Instrukcja w zakresie realizacji procedury podpisywania umów Instrukcje dotyczące wprowadzania zmian do umowy o dofinansowanie projektu/umowy ramowej Instrukcje dotyczące wprowadzania zmian w projektach systemowych realizowanych na podstawie uchwały ZW przez jednostki samorządu województwa Instrukcje dotyczące wprowadzania zmian do umowy o dofinansowanie projektu/umowy ramowej na wniosek OPR/ZOPR Instrukcje dotyczące rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu Instrukcja zamykania projektu PO KL Instrukcja niszczenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy Instrukcja dotycząca opiniowania wniosków w zakresie zgodności projektów z zasadami udzielania pomocy publicznej Instrukcje dotyczące RPW Instrukcje wystąpienia do MF ze zgłoszeniem podmiotu podlegającemu wpisowi do Rejestru Podmiotów Wykluczonych Instrukcje dotyczące RPW wystąpienie do MF z wnioskiem o weryfikację wnioskodawcy w RPW/MF Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji związanej z procedurą wyboru projektów do dofinansowania Procesy dotyczące sprawozdawczości i monitorowania Instrukcje dotyczące sporządzania i przesyłania okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji Działań Instrukcje dotyczące sporządzania i przesyłanie do IP informacji kwartalnych z realizacji PO KL Instrukcje dotyczące wprowadzania i weryfikacji danych do krajowego systemu informatycznego (KSI) Instrukcje zapewniające bezpieczeństwo systemów informatycznych Instrukcja dotycząca nadawania i zmiany uprawnień użytkownika KSI Instrukcja dotycząca kopii bezpieczeństwa wersji elektronicznej uprawnień Instrukcja dotycząca udostępniania informacji na wniosek KE/ETO Instrukcja dotycząca sporządzania i przesyłania do IP kwartalnych ankiet monitorujących stan zatrudnienia Instrukcje dotyczące pomocy publicznej Instrukcja dotycząca składania sprawozdań z pomocy publicznej i pomocy de minimis Instrukcja dotycząca wydawania zaświadczeń/korekt zaświadczenia o pomocy de minimis Instrukcje dotycząca wprowadzania danych Beneficjentów Ostatecznych do aplikacji PEFS Procesy dotyczące zarządzania finansowego Instrukcje dotyczące weryfikacji wniosku o płatność Beneficjenta (dla projektów konkursowych oraz systemowych realizowanych przez Beneficjentów nie będących jednostkami Samorządu Województwa Mazowieckiego)

4 4.2 Instrukcje dotyczące weryfikacji wniosku o płatność Beneficjenta (dla projektów własnych realizowanych przez jednostki Samorządu Województwa Mazowieckiego) Instrukcja dotycząca dokonywania płatności/przygotowanie zleceń na rzecz Beneficjenta (nie dotyczy projektów własnych realizowanych przez jednostki budżetowe Samorządu Województwa Mazowieckiego) Instrukcje dotyczące zawieszania płatności Instrukcja dotycząca sporządzania zestawień do Poświadczeń i Deklaracji wydatków Instrukcja dotycząca przepływów finansowych Instrukcja dotycząca ewidencji dokumentów księgowych Instrukcja dotycząca zwrotów środków europejskich oraz dotacji ze środków krajowych na r-ek MJWPU i/lub na r-ek BGK Instrukcja dotyczącą wnioskowania o środki dotacji celowej (projekty konkursowe i systemowe niebędące projektami własnymi samorządu województwa) oraz środki przeznaczone na realizację projektów własnych (w ramach wszystkich źródeł finansowania) Instrukcje dotyczące sporządzania rozliczania dofinansowania Instrukcja Sporządzania rozliczania środków dotacji celowej z budżetu krajowego Projekty państwowych jednostek budżetowych wyłonionych w konkursach komponentu regionalnego PO KL Procesy dotyczące nieprawidłowości Instrukcje dotyczące zbierania informacji o nieprawidłowościach / podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości Instrukcja zbieranie informacji o nieprawidłowościach wykrywanych w wyniku kontroli Instrukcja zbieranie informacji o nieprawidłowościach / podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości wykrywanych przez instytucje zewnętrzne uprawnione do stwierdzania naruszenia prawa Instrukcja zbierania informacji o nieprawidłowościach wykrywanych przez pracowników KM Zbieranie informacji przez Stanowisko ds. nieprawidłowości o podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości zgłaszanych przez pracowników KM oraz przez IZe Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej w zakresie zwrotu środków i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej Instrukcja dotycząca sporządzania Decyzji administracyjnej dotyczącej udzielenia ulgi w stosunku do niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publiczno-prawnym oraz stanowiących płatności w ramach komponentu regionalnego PO KL i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej Tworzenie Decyzji administracyjnej, dotyczącej umarzania w całości albo w części, odraczania spłaty, lub rozkładania na raty zobowiązań wynikających z realizacji umowy o dofinansowanie i postępowania w przypadku odwołania się Beneficjenta od otrzymanej decyzji administracyjnej Instrukcja dotycząca monitorowania informacji o nieprawidłowościach Instrukcja dotycząca sporządzania przez MJWPU raportów, zestawień o nieprawidłowościach oraz przekazywania ich do IP Proces dotyczący odzyskiwania środków finansowych Instrukcja odzyskiwania nieprawidłowości finansowych podlegających zwrotowi Instrukcja dotycząca windykacji środków od Beneficjentów Procesy dotyczące kontroli Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania rocznego planu kontroli MJWPU oraz sprawozdań z jego realizacji Instrukcja wykonawcza dotycząca przygotowania, przeprowadzania kontroli, opracowywania informacji pokontrolnej oraz sporządzania i monitorowania zaleceń pokontrolnych Instrukcja dotycząca przygotowania kontroli Instrukcja dotycząca przeprowadzenia kontroli Instrukcja dotycząca przeprowadzenia kontroli krzyżowej horyzontalnej PO KL z PROW / PO RYBY podczas kontroli na miejscu Instrukcja dotycząca prowadzenia postępowania pokontrolnego opracowywania informacji pokontrolnej Instrukcja dotycząca prowadzenia postępowania pokontrolnego opracowywania zaleceń pokontrolnych Instrukcja dotycząca przeprowadzania kontroli doraźnych Instrukcje przeprowadzania kontroli krzyżowych PO KL

5 7.3.1 Przekazywanie danych w KSI SIMIK na potrzeby kontroli krzyżowej programu w ramach PO KL Przekazywanie dokumentacji do właściwych instytucji zewnętrznych na potrzeby prowadzonej kontroli krzyżowej programu w ramach PO KL Postępowanie w przypadku stwierdzenia podwójnego finansowania wydatków w wyniku kontroli krzyżowej programu Przekazywanie właściwych dokumentów podmiotowi przeprowadzającemu kontrole krzyżowe programu w ramach PROW / PO RYBY Procesy dotyczące projektów własnych MJWPU Instrukcja dotycząca projektów własnych MJWPU Procesy związane z realizacją zadań w ramach pomocy technicznej Instrukcja wykonawcza dotycząca opracowywania i aktualizacji Planów Działań PT dla MJWPU Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania sprawozdań MJWPU z realizacji PT Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania wniosku o przekazanie środków na Pomoc Techniczną PO KL Instrukcja wykonawcza dotycząca sporządzania wniosku o płatność w ramach PT IW (MJWPU) Instrukcja dotycząca wydatkowania środków z PT PO KL Procesy dotyczące zamówień publicznych Instrukcja wykonawcza dotycząca realizacji zamówienia publicznego Instrukcja wykonawcza sporządzania opinii dla potrzeb Zespołu ds. Kontroli Projektów PO KL funkcjonującego w Wydziale Kontroli Projektów Procesy dotyczące realizacji działań informacyjno-promocyjnych Instrukcja dotycząca zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących PO KL Instrukcja dotycząca zamieszczania informacji na stronie internetowej dotyczących PO KL przekazywanych wyłącznie drogą ową Instrukcja dotycząca nadania uprawnień redakcyjnych do zamieszczania wybranych informacji na stronie internetowej dotyczących PO KL Instrukcja do procesu przygotowania, realizacji i monitorowania Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych dla PO KL (komponent regionalny) Instrukcja dotycząca prowadzenia informacji i promocji w zakresie zadań realizowanych przez MJWPU, zamieszczania informacji dot. PO KL na stronie internetowej oraz opracowywania i dystrybucji materiałów informacyjnych, publikacji i wydawnictw Instrukcja dotycząca prowadzenia informacji i promocji, organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla Beneficjentów w zakresie zadań realizowanych przez MJWPU w OZ, dystrybucji materiałów informacyjnych, promocyjnych, publikacji i wydawnictw Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma) w Oddziałach Zamiejscowych Procedura konsultacji osobistych i telefonicznych w GPI i LPI Procedura procesu udzielania odpowiedzi na pytania Beneficjentów skierowane drogą pisemną (maile i pisma) w Głównym Punkcie Informacyjnym Instrukcja do procesu dotyczącego Rocznego Harmonogramu współpracy z Mediami Instrukcja do procesu dotyczącego organizowania i prowadzenia szkoleń, warsztatów i seminariów dla potencjalnych Beneficjentów i Beneficjentów Instrukcja do procesu dotyczącego organizowania i prowadzenia konferencji dla Beneficjentów Instrukcja dotycząca szkolenia pracowników w MJWPU Instrukcja dotycząca publikacji ogłoszeń w prasie Procesy dotyczące archiwizacji Instrukcja dotycząca archiwizacji dokumentacji Procesy dotyczące postępowania z wynikami kontroli/audytów (w tym przeprowadzanych przez komórkę audytu wewnętrznego IP II ) Instrukcja dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli i audytów (w tym przeprowadzanych przez komórkę audytu wewnętrznego IP II) do DK i SR Instrukcja dotycząca trybu i terminu przekazywania wyników kontroli/audytów zewnętrznych u Beneficjentów do IP

6 I. Wprowadzenie Instrukcje wykonawcze zawierają opisy procesów zachodzących w strukturze organizacyjnej Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych związanych z wdrażaniem poszczególnych Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Instrukcje wykonawcze zawierają również opis struktury organizacyjnej, zadania i zakres czynności komórek MJWPU zaangażowanych w realizację Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Instrukcja wykonawcza składa się z nagłówków, metryk Instrukcji, rozdziałów oraz załączników, zawierających m.in. wzory dokumentów, wzory pism, opisy stanowisk. Poszczególne Instrukcje posiadają przypisanych im Właścicieli Instrukcji odpowiedzialnych za formalny zapis Instrukcji i mogą być w nich wprowadzane zmiany inicjowane albo przez pracowników albo przez IP co zostało opisane w Rozdziale VIII.1 Procesy dotyczące zarządzania systemem. Pisma wychodzące z IP2 PO KL podpisywane są przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora ds. PO KL (osoba upoważniona). Dyrektor na podstawie pisemnego upoważnienia może upoważnić również innego pracownika IP2 do występowania w imieniu IP2. 6

7 II. Zarządzenia i załączniki 1 1. Wykaz zarządzeń i innych dokumentów. 2 Lp Wykaz zarządzeń i innych dokumentów wewnętrznych Zarządzenie Nr 19/08 Dyrektora MJWPU z dnia 25 lutego 2008 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa, jednolitego rzeczowego wykazu akt dla MJWPU. Zarządzenie Nr 4/10 Dyrektora MJWPU z dnia 15 stycznia 2010 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego MJWPU. Zarządzenie Nr 66/09 Dyrektora MJWPU z dnia 28 maja 2009 r. zmieniające zarządzenie w sprawie utworzenia Komisji Oceny Projektów. Zarządzenie Nr 14/08 Dyrektora MJWPU z dnia 30 stycznia 2008 r. zmieniające Zarządzenie Nr 10/07 z dnia 29 sierpnia 2007 r. wprowadzające Zasady postępowania przy opracowaniu i wnoszeniu pod obrady projektów uchwał Zarządu Województwa Mazowieckiego. Zarządzenie Nr 68/10 Dyrektora MJWPU z dnia 25 maja 2010 r. zmieniające Jednolity rzeczowy wykaz akt MJWPU. Zarządzenie Nr 39/08 Dyrektora MJWPU z dnia 15 maja 2008 r. w sprawie zasad przekazania teczek aktowych do Archiwum MJWPU. Zarządzenie Nr 110/11 Dyrektora MJWPU z dnia 28 września 2011 r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych. Zarządzenie Nr 96/08 Dyrektora MJWPU z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie podziału obowiązków pomiędzy członków kierownictwa MJWPU. Zarządzenie Nr 25/2010 z dnia 23 lutego 2010 r. zmieniające Zarządzenie w sprawie powołania zespołu doradczego ds. odwołań PO KL. Zarządzenie 81/08 Dyrektora MJWPU z dnia 1 października 2008 r. w sprawie wprowadzenia symboli literowych komórek organizacyjnych MJWPU. Zarządzenie Nr 8/09 z dnia 22 stycznia 2009 r. zmieniające Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Instrukcji dla Kancelarii Ogólnej MJWPU w zakresie przyjmowania wniosków o dofinansowanie w ramach RPO Województwa Mazowieckiego bądź PO KL. Zarządzenie Nr 55/09 Dyrektora MJWPU z dnia 13 kwietnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu PPW dla WCPK MJWPU w zakresie przyjmowania wniosków o dofinansowanie w ramach RPO Województwa Mazowieckiego, PO KL i ZPORR. Porozumienie nr SR.EFS.1/MJ/07 zawarte w Warszawie w dniu 14 sierpnia 2007 r. Porozumienie w sprawie dofinansowania Działań w ramach PO KL (z wyłączeniem Działania 6.1). Regulamin funkcjonowania Komisji Oceny Projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki utworzonych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych dla projektów konkursowych. Regulamin funkcjonowania Komisji Oceny Projektów Systemowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki utworzonych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych dla projektów systemowych. Zarządzenia powołujące składy Komisji Oceny Projektów dla poszczególnych priorytetów w przypadku projektów konkursowych. Zarządzenia powołujące składy Komisji Oceny Projektów Systemowych dla poszczególnych priorytetów w przypadku projektów systemowych. 1 W przypadku, gdy regulaminy, zasady postępowania itp. podlegają akceptacji IP, a jednocześnie wydawane są w formie zarządzeń Dyrektora MJWPU, o okresie ich obowiązywania decyduje data wydania zarządzenia Dyrektora MJWPU. 2 Przywoływane w poszczególnych częściach instrukcji i nie stanowiące załączników do IW PO KL. 7

8 Lp. 18. Wykaz zarządzeń i innych dokumentów wewnętrznych Procedura wyboru, wpisania na listę oraz odwołania ekspertów uczestniczących w pracach Komisji Oceny Projektów. Nabór ekspertów KOP. 19. Zasady wyboru oraz wynagradzania ekspertów oceniających wnioski PO KL w MJWPU. Wybór eksperta KOP. 20. Instrukcja kontroli i obiegu dowodów księgowych w MJWPU. 21. Regulamin udzielania zamówień publicznych w Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych. 8

9 2. Wykaz załączników Wykaz opisów stanowisk PO KL w MJWPU. 2. Karta zmian_ Rejestr odstępstw od Instrukcji PO KL lub dokumentów programowych regulujących wdrażanie PO KL. 4. Wzór harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach POKL. 5. Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL_I Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego i indywidualnego PO KL_ Pisma informujące o wyniku weryfikacji formalnej wniosków_ Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego w ramach PO KL_17I A. Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego PO KL składanego w trybie konkursowym_17i Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego w ramach PO KL_17I Deklaracja poufności i bezstronności dla KOP. 10A. Oświadczenie pracownika IOK o bezstronności_ B. Oświadczenie eksperta o bezstronności_ C. Oświadczenie o bezstronności_ Deklaracja poufności i bezstronności dla WOD_ Deklaracja poufności i bezstronności dla OPR ZOPR. 13. Karta weryfikacji protestu. 13a. Lista sprawdzająca do protestów dla konkursów ogłoszonych po 1 stycznia 2011 r. 14. Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL- zgodny z aktualnym SR- po roku dla projektów wyłonionych w konkursach 2010 roku obowiązuje wzór umowy stanowiący załącznik do Dokumentacji Konkursowej, chyba że Beneficjent wyraził pisemną wolę podpisania umowy na nowym wzorze obowiązujący po roku. 14A. Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL dla projektów innowacyjnych - zgodny z aktualnym SR - po roku dla projektów wyłonionych w konkursach 2010 roku obowiązuje wzór umowy stanowiący załącznik do Dokumentacji Konkursowej, chyba że Beneficjent wyraził pisemną wolę podpisania umowy na nowym wzorze obowiązujący po roku. 15. Lista kontrolna do umowy o dofinansowanie b. Lista kontrolna do umowy o dofinansowanie Wzór umowy ramowej - zgodne z aktualnym SR. 17. Lista kontrolna do umowy ramowej. 18. Preferowane formy zabezpieczeń dla poszczególnych form prowadzonej przez Beneficjenta działalności Rejestr zabezpieczeń w ramach PO KL_ a. Protokół przekazania i odbioru zabezpieczenia_ Wzór weksla in blanco. 21. Protokół przekazania formularza PEFS Karta zamknięcia projektu_wzór_3/12/ Schemat organizacyjny 24. Dyspozycja zwrotu dotacji ze środków krajowych Nr / (Dla ZD-F)_ Rejestr uprawnień KSI. 26. Wnioski KSI: o nadanie/zmianę uprawnień do KSI - Wniosek o czasowe wycofanie uprawnień użytkownika w KSI - Wniosek o zablokowanie konta użytkownika w KSI. 27. Wzór kwartalnej Ankiety monitorującej stan zatrudnienia_ Lista kontrolna przy dokonywaniu weryfikacji wniosków beneficjentów o płatność Załącznik usunięty 30. Informacja o wynikach weryfikacji wniosku o płatność Załącznik usunięty. 3 Wzory dokumentów wykorzystywanych we wdrażaniu PO KL oraz inne dokumenty nie regulujące sposobów postępowania w danym zakresie (poza instrukcjami wynikającymi z SR lub pism IZ). 9

10 32. Lista weryfikacji formalno-rachunkowej dyspozycji płatności/zlecenia płatności_18v Zestawienie wniosków zatwierdzonych w danym miesiącu. WOKMS-P (trzy tabele)_ Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków PO KL A. Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków PO KL dla projektów systemowych Dyspozycja płatności 35A. Zlecenie płatności wzór stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów współfinansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U NR 220, poz. 1726). 36. Zestawienie wykorzystanych środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu krajowego w ramach PO KL Wstępne ustalenie administracyjne Rejestr nieprawidłowości Dyspozycja zwrotu środków europejskich Nr / (Dla -ZD-F) Dyspozycja zwrotu dotacji ze środków krajowych Nr / (Dla Departamentu Budżetu i Finansów IP) Lista kontrolna oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu w zakresie zgodności z zasadami pomocy publicznej Stanowisko oceniającego w sprawie budżetu projektu Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Informacja o kontroli_ Informacja o kontroli zmiana_ Informacja wewnętrzna Lista sprawdzająca dla kontroli na miejscu projektu_ Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień Deklaracja poufności i bezstronności_ Aktualizacja oświadczenia o kwalifikowalności VAT Miesięczny harmonogram kontroli Lista sprawdzająca do przeprowadzania wizyty monitoringowej Wstępne uwagi dotyczące realizacji projektu stwierdzone podczas kontroli na miejscu Ankieta dla OO- szkolenia PO KL Informacja pokontrolna Informacja pokontrolna korekta Karta zamknięcia kontroli Zalecenia pokontrolne Sprawozdanie/korekta sprawozdania z realizacji działań w ramach Pomocy Technicznej PO KL Wniosek o przekazanie środków finansowych na realizację wydatków w ramach PT PO KL_ Tabela potwierdzająca prawidłowość rozliczeń finansowych w ramach projektu 62. Lista sprawdzająca do przeprowadzenia kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji projektu przez WPR zwana dalej w skrócie: Lista sprawdzająca ( ) WPR Lista sprawdzająca do przeprowadzenia kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji projektu przez WKP- P zwana dalej w skrócie: Lista sprawdzająca ( ) WKP-P Informacja w zakresie realizacji procedury podpisywania umów_ Informacja o zwrotach środków dotacji celowej dokonanych na rachunki MRR - Załącznik Nr 2 do pisma z dnia znak: DZF-IX JO/10_ Załącznik Nr 3 do pisma z dnia znak: DZF-IX JO/10_ Informacja o zwrotach środków dotacji rozwojowej dokonanych na rachunki MJWPU* - Załącznik Nr 4 do pisma z dnia znak: DZF-IX JO/10_ Pismo dot. zwrotu kwoty mylnie przekazanej na rachunek MF_ Informacja o zwrotach środków dotacji rozwojowej_ Informacja o zwrotach środków dokonanych na rachunek BGK w zakr. budżetu środków europejskich Wzór pisma do Beneficjenta z prośbą o złożenie oświadczenia o spełnieniu kryteriów strategicznych_

11 72. Zestawienie dot. monitorowania jakości oceny wniosków o dofinansowanie dokonywanej przez członków KOP. 73. Protokół wydania zabezpieczenia. 73A. Protokół wydania zabezpieczenia (działalność gospodarcza). 74. Wzór oświadczenia o poinformowaniu gwaranta o modyfikacji treści umowy o dofinansowanie. 75. Lista sprawdzająca do zmian wprowadzanych w projekcie. 76. Rejestr dokumentów w teczce wniosku o dofinansowanie. 77. Wzór protokołu z negocjacji ustnych przeprowadzonych z Wnioskodawcą (załącznik zgodny z aktualnie obowiązujących zarządzaniem Dyrektora MJWPU w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Komisji Oceny Projektów) r. 78. Wzór notatki zawierającej decyzję przewodniczącego KOP w przypadku różnicy stanowisk dwóch oceniających albo jednego z dwóch oceniających i trzeciego oceniającego dotyczących oceny wniosku (załącznik zgodny z aktualnie obowiązujących zarządzaniem Dyrektora MJWPU w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Komisji Oceny Projektów) 2012 r. 79. Wzór harmonogramu dla konkursu zamkniętego 80. Wzór harmonogramu dla konkursu otwartego *Nazwa robocza używana wewnętrznie przez WK. 11

12 III. ologia wykaz definicji pojęć i skrótów 1. Definicje Lp. Nazwa Opis Administrator merytoryczny w Instytucji (AMI) Administrator merytoryczny w IZ (AMIZ) 3. Administrator uprawnień 4. Akceptacja 5. Beneficjent Pracownik instytucji, odpowiedzialny za funkcjonowanie KSI w Instytucji, a także za wprowadzanie danych do KSI. Pracownik Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, odpowiedzialny za funkcjonowanie KSI w Instytucji, a także za wprowadzanie danych do KSI. Pracownik IK NSRO odpowiedzialny za nadawanie uprawnień użytkownikom systemu KSI. Przyjęcie, uznanie danego procesu, czynności, zadania za prawidłowe i wyrażenie na nie zgody. Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowe z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy o dofinansowanie projektu. 6. Dyrektor Dyrektor Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych. 7. Grupa operacji realizowanych w ramach Priorytetu 8. Główny Księgowy Instytucja Pośrednicząca dla PO KL (IP dla PO KL) Instytucja Pośrednicząca II stopnia dla PO KL (IP dla PO KL) Instytucja Zarządzająca PO KL (IZ PO KL) 12. Instytucja Certyfikująca Funkcjonuje w randze Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych (ZD-F) i nadzoruje pracę pionu finansowego Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego, Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych Minister właściwy ds. rozwoju regionalnego, Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym Minister właściwy ds. rozwoju regionalnego - Departament Instytucji Certyfikującej 13. Jednostka Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych 14. Kancelaria Kancelaria Ogólna będąca częścią WO 15. Kierownik 16. Koordynator 17. Komisja Przetargowa Kierownik Wydziału, Oddziału Zamiejscowego lub samodzielne stanowisko pracy bezpośrednio podległe Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora Koordynator Zespołu (będącego w strukturze Wydziału) lub Wieloosobowego stanowiska pracy. zespół co najmniej 3 osób, powołany przez Kierownika Zamawiającego (DJ) do oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz do badania i oceny ofert. 18. Bez zbędnej zwłoki (termin zależny od okoliczności danej sprawy) 19. Opiekun Projektu / Zastępca Opiekuna Projektu OPR / ZOPR 20. Plan Komunikacji 21. Priorytet Priorytet realizowany w ramach PO KL Opiekun Projektu / Zastępca Opiekuna Projektu w Wydziałach Wdrażania Priorytetów VI, VII, VIII i IX, pracownik wyznaczony przez Kierownika Wydziału Wdrażania Priorytetów do opieki nad wnioskiem o dofinansowanie projektu, przygotowuje wszelką korespondencję prowadzoną z Beneficjentem od rozpoczęcia procesu podpisywania umowy o dofinansowanie projektu do za finansowego zakończenia realizacji projektu. Dokonuje weryfikacji formalnomerytorycznej wniosków o płatność składanych przez Beneficjentów, Dokument opracowany przez IZ (MRR) wynikający ze Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata (aktualizowany przez IZ); obowiązujący podczas całego okresu programowania będący podstawą do opracowania Rocznego Planu Działań Informacyjno-Promocyjnych przez WIS. 12

13 22. Program Operacyjny PO KL 23. Ramowy Harmonogram Działań PT PO KL 24. Rejestr obciążeń 25. Roczny Plan Działań Pomocy Technicznej PO KL 26. Właściciel Instrukcji 27. Wykonawca komponent regionalny Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z wyłączeniem Działania 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie. Budżet na PT PO KL w ujęciu kwartalnym. zob. także Ramowy Plan Działań PT PO KL. Rejestr prowadzony w KSI SIMIK przez instytucję zatwierdzającą wnioski o płatność, w którym gromadzone są informacje na temat kwot podlegających zwrotowi. Rejestr obciążeń stanowi podstawę do uwzględnienia informacji na temat kwot podlegających zwrotowi (kwot odzyskanych lub kwot wycofanych) w Poświadczeniu i deklaracji wydatków. W skrócie: RPD PT PO KL budżet PT PO KL w ujęciu rocznym. Zob. także: Ramowy Harmonogram Działań PT PO KL. Na jego podstawie powstaje m.in. Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych WIS. Pożądane, aby był to KKM, odpowiada za przestrzeganie Instrukcji i formalny zapis przydzielonej Instrukcji, wprowadzanie zmian. Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. 13

14 2. Skróty używane w dokumencie. Skrót Pełna nazwa AMI Administrator merytoryczny w Instytucji AMIZ Administrator merytoryczny w IZ BGK Bank Gospodarstwa Krajowego GPI Główny Punkt Informacyjny - nazwa miejsca przeznaczonego do kontaktów z Wnioskodawcami, działający w WIS w MJWPU w Warszawie CZW MJWPU Członek Zarządu Województwa nadzorujący MJWPU DJ Dyrektor MJWPU DBiF Departament Budżetu i Finansów UMWM DSiRR / IP Departament Strategii i Rozwoju Regionalnego UMWM DK Departament Kontroli UMWM EFS Europejski Fundusz Społeczny ETO Europejski Trybunał Obrachunkowy IK NSRO Instytucja Koordynująca NSRO (Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia) IP Instytucja Pośrednicząca (Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego) MJWPU lub IW Instytucja Pośrednicząca 2-go stopnia (IP2), Instytucja Wdrażająca, Jednostka, IZ Instytucja Zarządzająca IZe Instytucje zewnętrzne (np. NIK, UKS, RIO, Prezes UZP, Policja, Prokuratura, IW PROW oraz PO RYBY, tj. ARiMR, inne Instytucje Wdrażające / IP / IP2 PO KL, Instytucje realizujące pośrednio i bezpośrednio projekty współfinansowane z UE, itp.) JSW Samorządu Województwa K Kierownik - skrót K może poprzedzać skrót Wydziału np. KWOKMS-P KE Komisja Europejska KKM Kierownik Komórki Merytorycznej KM Komórki Merytoryczne obejmują: WWF-P, WOM-P, WPP-P, WWP-1 WWP-4, WOKMS-P, WIS, WPT, WOD, WKP-P, WK, WPA, WPR, WZP, WO, WRP, WW, WKR, OZ, OZ.C, OZ.O, OZ.P, OZ.R, OZ.S, WAW, WKW KOP Komisja Oceny Projektów KoOZ Koordynator Oddziałów Zamiejscowych KOZ Kierownik Oddziału Zamiejscowego KS Koordynator Sieci Punktów Informacyjnych KSI Krajowy System Informatyczny SIMIK KKM Kierownik komórki organizacyjnej LSI Lokalny System Informatyczny MF Ministerstwo Finansów MJWPU Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego MPW Miejsce Przechowywania Wniosków w MJWPU MCPW Miejsce Czasowego Przechowywania Wniosków w Oddziałach Zamiejscowych OPR / ZOPR Opiekun Projektu / Zastępca Opiekuna Projektu OSZiK Opis Systemu Zarządzania i Kontroli PO KL w MJWPU OZ OZ.C OZ.O OZ.P OZ.R OZ.S Oddział Zamiejscowy (5 oddziałów regionalnych zamiejscowych): Oddział w Ciechanowie Oddział w Ostrołęce Oddział w Płocku Oddział w Radomiu Oddział w Siedlcach PD Plan Działania LPI Lokalny Punkt Informacyjny - nazwa miejsca przeznaczonego do kontaktów z Wnioskodawcami działająca w OZ. PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki PPW Punkt Przyjmowania Wniosków miejsce wyznaczone w MJWPU w Warszawie w ramach CPK/WIS, utworzone w celu przyjmowania wniosków od Wnioskodawców PROW Program Rozwoju Obszarów Wiejskich PT Pomoc Techniczna PZP Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (z późn. zm.) ROEFS Regionalny Ośrodek Europejskiego Funduszu Społecznego RPD Info. Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych RPD PT Roczny Plan Działań Pomocy Technicznej RPPW Regionalny Punkt Przyjmowania Wniosków funkcjonujący w OZ, merytorycznie koordynowany przez WIS. RPW Rejestr Podmiotów Wykluczonych (na podst. art. 210 ust. 2 o fp.) SION System Informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 14

15 Skrót Pełna nazwa SR System Realizacji PO KL UMWM Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego UOKiK Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów UFP Ustawa o Finansach Publicznych UZP Urząd Zamówień Publicznych ZD-POKL Zastępca Dyrektora ds. Wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ZD-F Zastępca Dyrektora ds. Finansowych Główny Księgowy ZK Zastępca Kierownika ZPW Zespół ds. Projektów Własnych ZRON Zasady raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ZW Zarząd Województwa 15

16 IV. Dokumenty związane z wdrażaniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Lp. Nazwa dokumentu 1. Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia wersja z maja 2007 r., zaakceptowana przez Komisję Europejską 2. Program Operacyjny Kapitał Ludzki przyjęty do realizacji decyzją Komisji Europejskiej nr K (2007) Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U Nr 227, poz z późn. zm.) 4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U Nr 14, poz. 114 z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych (Dz. U nr 175 poz z późn. zm.) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. U. UE z dnia 31 lipca 2006r., L 210/12) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006r. ustanawiające zasady wdrażania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. U. UE z dnia 27 grudnia 2006r., L 371/1) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1681/94 z dnia 11 lipca 1994r. dotyczące nieprawidłowości oraz zwrotu kwot niesłusznie wypłaconych w związku z finansowaniem polityk strukturalnych i organizacją systemów informacyjnych w tej dziedzinie Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego, Warszawa, (aktualnie obowiązujący) 11. System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki aktualnie obowiązujący 12. Wytyczne w zakresie korzystania z pomocy technicznej. aktualnie obowiązujące 13. Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych aktualnie obowiązujące Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata z dnia 2 lipca 2007r. aktualnie obowiązujące Statut Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych stanowiącego załącznik do uchwały Nr 47/07 Sejmiku Województwa Mazowieckiego dnia 19 marca 2007 r. w sprawie utworzenia Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych i nadania jej statutu. Porozumienie nr SR.EFS.1/MJ/07 zawarte w Warszawie w dniu 14 sierpnia 2007 r. Aneks do tego porozumienia: Uchwała Nr 2472/281/09 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia 22 września 2009 r. w sprawie aneksów do porozumień pomiędzy Instytucją Pośredniczącą a Instytucjami Wdrażającymi (IP2) dotyczących dofinansowania działań w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych (RPW) z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowych z udziałem środków europejskich - na podst. art. 210 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 17, poz. 1240). 16

17 V. Struktura organizacyjna Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych 1. Struktura organizacyjna. Strukturę organizacyjną określa Regulamin Organizacyjny Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych, który stanowi załącznik do Zarządzenia Nr 18/10 Dyrektora Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych z dnia 9 lutego 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych. - zob.: Rozdział II. Zarządzenia i załączniki; 1. Wykaz zarządzeń i innych dokumentów podstawowych. Załącznik: 023. Schemat organizacyjny MJWPU. 2. Opis. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych jest samorządową jednostką organizacyjną Samorządu Województwa Mazowieckiego, działającą w formie jednostki budżetowej. MJWPU realizuje powierzone zadania samodzielnie lub za pośrednictwem Oddziałów Zamiejscowych (OZ). Jednostka obejmuje bezpośrednio swoim zasięgiem Miasto St. Warszawa oraz powiaty: garwoliński, grodziski, grójecki, legionowski, miński, nowodworski, otwocki, piaseczyński, pruszkowski, pułtuski, sochaczewski, warszawski zachodni, węgrowski, wołomiński, wyszkowski, żyrardowski. Zadania realizowane są przez Oddziały Zamiejscowe (OZ) z siedzibami w Ciechanowie, Ostrołęce, Płocku, Radomiu i Siedlcach. 3. Komórki organizacyjne MJWPU. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym MJWPU, w ramach struktury organizacyjnej funkcjonują m. in. następujące komórki organizacyjne związane z wdrażaniem PO KL: Nazwa komórki organizacyjnej Skrót nazwy podległe ZD-POKL: Wydział Ogłaszania Konkursów PO KL oraz Monitoringu i Sprawozdawczości PO KL i Priorytetu II ZPORR Wydział Weryfikacji Formalnej Wniosków PO KL Wydział Oceny Merytorycznej Wniosków PO Wydział Pomocy Publicznej PO KL Wydział Wdrażania Priorytetu PO KL (VI, VII, VIII, IX) WOKMS-P WWF-P WOM-P WPP-P WWP-1 / WWP-2 / WWP3 / WWP-4 Wydział Księgowości Wydział Planowania i Analiz Wydział Płatności i Refundacji Wydział Pomocy Technicznej Wieloosobowe Stanowisko ds. Windykacji Wydział Organizacyjny Wydział Odwołań Wydział Radców Prawnych Wydział Kadr Oddziały Zamiejscowe: podległe ZD-F podległe DJ WK WPA WPR WPT WW WO WOD WRP WKR OZ 17

18 Nazwa komórki organizacyjnej w Ciechanowie w Ostrołęce w Płocku w Radomiu w Siedlcach Wydział Audytu Wewnętrznego Wydział Kontroli Wewnętrznej Wydział Zamówień Publicznych Wydział Informacji i Szkoleń Beneficjentów Skrót nazwy OZ.C OZ.O OZ.P OZ.R OZ.S WAW WKW WZP WIS 18

19 VI. Komórki organizacyjne Mazowieckiej Wdrażania Programów Unijnych odpowiedzialne za wdrażanie PO KL opis. 1. Komórki wyodrębnione do realizacji PO KL. W pionie ZD-POKL wyodrębniono, celem zapewnienia prawidłowej realizacji zadań, następujące komórki związane bezpośrednio z wdrażaniem PO KL: Nazwa komórki organizacyjnej Wydziału Ogłaszania Konkursów PO KL oraz Monitoringu i Sprawozdawczości PO KL i Priorytetu II ZPORR (WOKMS-P) Wydział Weryfikacji Formalnej Wniosków PO KL (WWF-P) Opis zadań wg Regulaminu Organizacyjnego MJWPU 1. koordynacja współpracy z IP w zakresie sporządzania Planów Działania; 2. przygotowywanie projektu harmonogramu naborów wniosków o dofinansowanie w ramach PO KL we współpracy z Wydziałem Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS), Wydziałem Weryfikacji Formalnej Wniosków PO KL (WWF-P), Wydziałem Oceny Merytorycznej Wniosków PO KL (WOM-P), Wydziałem Organizacyjnym (WO) oraz Wydziałem Wdrażania Priorytetu VI PO KL (WWP-1), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VII PO KL (WWP-2), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VIII PO KL (WWP-3) i Wydziałem Wdrażania Priorytetu IX PO KL (WWP-4), także proponowanie zmian do harmonogramu; 3. przygotowywanie projektu dokumentacji konkursowej PO KL i projektu ogłoszenia o konkursie we współpracy z Wydziałem Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS) oddziałami zamiejscowymi, Wydziałem Weryfikacji Formalnej Wniosków POKL (WWF-P), Wydziałem Oceny Merytorycznej Wniosków POKL (WOM-P), Wydziałem Organizacyjnym (WO) oraz Wydziałem Wdrażania Priorytetu VI PO KL (WWP-1), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VII PO KL (WWP- 2), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VIII PO KL (WWP-3) i Wydziałem Wdrażania Priorytetu IX PO KL (WWP-4), także proponowanie zmian do dokumentacji konkursowej; 4. przygotowywanie materiałów na Komitet i Podkomitet Monitorujący oraz Planów Działań; 5. prowadzenie konsultacji z IP w zakresie dokumentów konkursowych, o których mowa w pkt. 2-3; 6. sporządzanie informacji miesięcznej z realizacji PO KL; 7. sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji PO KL; 8. sporządzanie analiz i informacji z realizacji PO KL; 9. monitorowanie realizacji Działań i Poddziałań w ramach PO KL; 10. monitorowanie przebiegu ogłoszonych konkursów, w tym zawieszanie i odwieszanie konkursów otwartych we współpracy z Wydziałem Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS) i Wydziałem Oceny Merytorycznej Wniosków POKL (WOM-P); 11. prowadzenie spraw związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem KSI; 12. koordynowanie spraw dotyczących wprowadzania danych do KSI; 13. wsparcie merytoryczne komórek organizacyjnych w zakresie obsługi KSI; 14. nadzór merytoryczny nad Aplikacją PEFS (Podsystem monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego) oraz współpraca z Wydziałem Wdrażania Priorytetu VI PO KL (WWP-1), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VII PO KL (WWP-2), Wydziałem Wdrażania Priorytetu VIII PO KL (WWP-3) i Wydziałem Wdrażania Priorytetu IX PO KL (WWP-4) w zakresie wprowadzania danych do Aplikacji PEFS; 15. współpraca z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w zakresie ochrony danych osobowych; 16. przechowywanie zbiorów osobowych beneficjentów w aplikacji PEFS; 17. koordynowanie procesu sporządzania i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych PO KL; 18. przekazywanie projektów zmian do Instrukcji Wykonawczych PO KL do IP; 19. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniami prawidłowej realizacji umów zawartych w ramach PO KL. 1. Weryfikacja formalna wniosków o dofinansowanie realizacji projektu, złożonych w ramach PO KL; 2. Przekazywanie wniosków pozytywnie zweryfikowanych pod względem formalnym do Wydziału Oceny Merytorycznej Wniosków PO KL (WOM-P); 3. Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego KSI (SIMIK ) oraz Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI) w zakresie zadań Wydziału; 4. Prowadzenie spraw związanych z informowaniem Beneficjentów o wynikach weryfikacji formalnej wniosków; 5. Współpraca z komórkami organizacyjnymi w przygotowywaniu harmonogramów naboru wniosków i dokumentacji konkursowej i innych dokumentów związanych z aplikowaniem o dofinansowanie w ramach PO KL; 6. Wykonywanie innych zadań zgodnych z Instrukcjami Wykonawczymi IP II w zakresie dotyczącym Wydziału Weryfikacji Formalnej Wniosków PO KL (WWF-P). 19

20 Nazwa komórki organizacyjnej Wydział ds. Oceny Merytorycznej Wniosków PO KL (WOM-P) Wydział Pomocy Publicznej PO KL (WPP-P) Wydział Wdrażania Priorytetu VI PO KL (WWP-1) Opis zadań wg Regulaminu Organizacyjnego MJWPU 1. Prowadzenie spraw związanych z oceną merytoryczną wniosków, w tym w szczególności: a) przygotowywanie projektów regulaminów zespołów oceniających wnioski i innych dokumentów niezbędnych do zapewnienia prawidłowego przebiegu oceny merytorycznej wniosków, b) obsługa procesu związanego z powoływaniem zespołów (Komisji Oceny Projektów) dokonujących oceny projektów w ramach PO KL, c) organizacyjno organizacja i obsługa prac KOP PO KL, d) udostępnianie dokumentacji projektów ubiegających się o dofinansowanie zespołom dokonującym oceny, e) przygotowywanie wyników oceny wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach PO KL celem przekazania do zatwierdzenia do IP, a w szczególności przygotowywanie projektów uchwał zatwierdzających wyniki oceny merytorycznej f) ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO KL, g) przygotowywanie projektów informacji dla Beneficjentów i innych komórek organizacyjnych o wynikach oceny wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach PO KL; 2. Współpraca z WOKMS-P; 3. Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego KSI (SIMIK 07-13) oraz Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI), w zakresie zadań Wydziału; 4. Prowadzenie spraw związanych z informowaniem Beneficjentów o wynikach oceny merytorycznej wniosków; 5. Realizacja zadań z zakresu PT przy współpracy z WPT. 6. Wykonywanie innych zadań zgodnych z Instrukcjami Wykonawczymi Instytucji Pośredniczącej II Stopnia w zakresie dotyczącym Wydziału Oceny Merytorycznej Wniosków PO KL (WOM-P); 7. współpraca z Wydziałem Informacji i Szkoleń Beneficjentów (WIS) w zakresie szkolenia ekspertów pracujących przy Jednostce; 8. przygotowywanie zestawień członków KOP oraz projektów umów cywilno-prawnych z ekspertami i przekazywanie ich do Wydziału Kadr (WKR). 1. Opiniowanie wniosków w zakresie zgodności projektów z zasadami udzielania pomocy publicznej; 2. Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania, rozliczania i kontroli projektów w ramach pomocy publicznej; 3. Sporządzanie sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej. 1. Współpraca z Departamentem Strategii i Rozwoju Regionalnego przy tworzeniu dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu VI PO KL; 2. współpraca z pionem Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych Głównego Księgowego w zakresie planowania finansowego i sporządzania sprawozdań z jego realizacji; 3. prowadzenie spraw związanych z zawieraniem, zmianą i rozwiązywaniem umów o dofinansowanie projektu w ramach Priorytetu VI PO KL; 4. przygotowywanie projektów bieżącej korespondencji i prowadzenie konsultacji z Beneficjentami w zakresie właściwej realizacji warunków umowy o dofinansowanie projektów; 5. przechowywanie dokumentów związanych z wdrażaniem Priorytetu VI PO KL; 6. weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków o płatność; 7. sporządzanie dyspozycji przekazania środków na rzecz Beneficjentów; 8. sporządzanie harmonogramów i prognoz wypłat w ramach realizowanych Działań; 9. współudział w przygotowywaniu sprawozdań z realizacji Działań oraz z udzielonej pomocy publicznej na podstawie oświadczeń Beneficjenta; 10. współudział w zakresie sporządzania i wykonywania planu finansowego PO KL; 11. potwierdzenie sald Beneficjentów przy współpracy z Wydziałem Księgowości (WK); 12. wprowadzanie danych do KSI monitorowania oraz LSI w zakresie zadań Wydziału; 13. współpraca z Wydziałem Ogłaszania Konkursów PO KL oraz Monitoringu i Sprawozdawczości PO KL i Priorytetu II ZPORR (WOKMS-P) w zakresie wprowadzania danych do Aplikacji PEFS; 14. współpraca z Wydziałem Ogłaszania Konkursów PO KL oraz Monitoringu i Sprawozdawczości PO KL i Priorytetu II ZPORR (WOKMS-P) w zakresie przyjmowania i zwrotu zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy; 15. przygotowywanie dla Departamentu Strategii i Rozwoju Regionalnego załączników do wniosków o udzielenie dotacji celowej w zakresie działalności Wydziału, we współpracy z Wydziałem Planowania i Analiz (WPA); 16. przygotowywanie załącznika do projektu uchwały budżetowej w zakresie działalności Wydziału, we współpracy z Wydziałem Planowania i Analiz (WPA); 17. wykrywanie nieprawidłowości w realizacji projektów oraz przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do Wydziału Kontroli Projektów PO KL (WKP-P); 18. monitorowanie realizacji projektów; 20