1.0 v4. SAD EC Win - Modu Faktura VAT

Transkrypt

1 Usugi Informatyczne i Elektroniczne mgr in. Jacek Cenzartowicz ul.poudniowa 25 pok PL Szczecin, tel. ( ) , , tel./fax (+48 91) / sad@pro.onet.pl, j.cenzartowicz@sadec.pl INSTRUKCJA OBSUGI SAD EC Win - Modu Faktura VAT 1.0 v4 Autor programu: Jacek Cenzartowicz Szczecin,

2 Spis treci 1. Wstp Opis moduu fakturowanie Parametry moduu fakturowanie Zakadka Dane faktury/wystawcy Dodanie konta bankowego Edycja danych konta bankowego Zakadka Lista usug/towarów Dodawanie nowego towaru/usugi do bazy Edycja pozycji na licie towarów i usug Usuwanie pozycji listy Towarów i usug Zarzdzanie grupami usug Zakadka Informacje dodatkowe Zakadka Informacje dodatkowe TWORZENIE DOKUMENTÓW SPRZEDAY Lista DOKUMENTÓW SPRZEDAY Wyszukiwanie i edycja utworzonych dokumentów Korekta faktury Wystawienie dokumentu do Paragonu/Proformy Potwierdzanie wpat dla faktur przelewowych Rejestr sprzeday Tworzenie rejestrów sprzeday dokumenty KASOWE i KW/KP Tworzenie nowego dokumentu kasowego Raport Kasowy Podgld i edycja dokumentów kasowych Baza kontrahentów Informacje dodatkowe dotyczce moduu Fakturowania Pocztowa ksika nadawcza

3 1. WSTP Program fakturowanie sprzeday usug/ towarów jest moduem programu SadEC Win i stanowi jego opcjonaln cz nie wystpuje on w podstawowej wersji programu SAD System wystawiania faktur VAT ma moliwo uywania danych dotyczcych klientów z systemu SAD EC Win, oraz pozwala na edycj oraz dodawanie nowych klientów. Zawiera definiowan przez uytkownika list usug oraz cennik wspólny dla wszystkich klientów, a take cennik indywidualny dla kadego z klientów. Kada pozycja towarowa moe mie ceny wyraone w trzech dowolnych walutach. Dokumentami zwizanymi ze sprzeda wystawianymi przez program s: Faktura VAT PLN Faktura dewizowa Refaktura/ nota obcieniowa PLN Refaktura/ nota obcieniowa dewizowa Refaktura/ nota wewntrzna PLN Dokumenty kasowe KP/KW Paragon fiskalny Dokumenty sprzeday Proforma (Faktura VAT, Faktura dewizowa oraz Refaktura) Wszystkie dokumenty posiadaj automatyczn numeracj z moliwoci zmiany daty sprzeday, oraz uzupenienia dokumentu o opis dodatkowy. Program umoliwia równie generowanie za wybrany okres rónych zestawie pozwalajcych midzy innymi na rozliczanie patnoci i analiz sprzeday. Zestawienia generowane przez program: Rejestr sprzeday dokumentów Rejestr wystawionych dokumentów gotówkowych Rejestr wystawionych dokumentów przelewowych Zestawienie niezapaconych dokumentów przelewowych Zestawienie struktury wpywów z podziaem na poszczególne rodzaje usug Raport kasowy Kopie dokumentów sprzeday atnoci dla dokumentów przelewowych mona potwierdzi i rozlicza. Dla tych dokumentów mona równie wydrukowa zestawienia wszystkich niezapaconych dokumentów przelewowych. 3

4 2. OPIS MODUU FAKTUROWANIE Po zainstalowaniu programu na pasku menu programu pojawi si funkcja Fakturowanie. Ta nowa opcja menu zawiera nastpujce funkcje: Nowy dokument sprzeday wystawienie nowej faktury VAT, faktury dewizowej lub dokumentu refaktura (nota obcieniowa). Moliwy jest równie wydruk paragonu fiskalnego Lista dokumentów sprzeday przegld wystawionych dokumentów oraz potwierdzenie zapaty dla dokumentów przelewowych, powtórzenie wydruku dla wybranego rodzaju dokumentu, wydruk duplikatu dowolnego dokumentu sprzeday, wyszukiwanie wszystkich wystawionych dokumentów dla wybranego klienta lub w zadanym okresie czasu. Za pomoc tej opcji moliwe jest równie anulowanie dokumentu sprzeday oraz wystawienie dokumentu korygujcego. Rejestr sprzeday wykonanie rejestru sprzeday VAT za wybrany okres dla faktur VAT, dokumentów dewizowych lub refaktur, wykonanie zestawie dodatkowych za wybrany okres czasu, takich jak: rejestr wszystkich dokumentów przelewowych i gotówkowych, rejestr przelewów do zapaty, zestawienie struktury wpywów z podziaem na poszczególne usugi/towary Nowy dokument KP/KW wpisanie do raportu kasowego dodatkowych dokumentów gotówkowych wpywajcych na stan kasy wpaty i wypaty z kasy, opaty manipulacyjne Nowy dokument Proforma wystawienie nowego dokumentu proforma Raport Kasowy podgld raportów kasowych, a take wydruk obecnych i poprzednich raportów kasowych, przegldanie treci i kwot wprowadzonych do komputera operacji gotówkowych. Parametry - funkcja dostpna jest po wczeniu opcji administracyjnych dla fakturowania w ustawieniach uytkownika 4

5 Ustawienia uytkownika Przed rozpoczciem pracy z programem fakturowanie konieczne jest ustawienie dostpnoci moduu fakturowanie dla uytkowników programu. W tym celu naley: 1. Zalogowa si jako uytkownik z prawami administracyjnymi 2. Wej w opcj uytkownika (Narzdzia -> Uytkownicy) 3. Z listy wybra uytkownika, któremu chcemy przydzieli uprawnienia klikajc na niego dwa razy lub zaznaczajc go na licie i klikajc przycisk <Edycja> 4. Ustawi odpowiednie uprawnienia dla uytkownika ( cztery ostanie pozycje dotycz moduu fakturowanie) Poszczególne funkcje oznaczaj: Obsuga moduu faktura VAT pozwala uytkownikowi na korzystanie z moduu Fakturowanie jeeli opcja bdzie wyczona to dla tego ytkownika modu bdzie niedostpny. Edycja zarejestrowanych dokumentów pozwala uytkownikowi edytowa dokumenty ju zarejestrowane i wydrukowane. UWAGA!!! Nie naley wcza tej opcji dla wszystkich uytkowników, opcja powinna by dostpna tylko dla osoby odpowiedzialnej za fakturowanie i rozliczenia z klientami (typowo jest to kierownik oddziau). Administracja w module Faktura VAT umoliwia ustawianie i zmian parametrów moduu. Jeeli opcja bdzie wyczona, to dla tego ytkownika okno Parametry bdzie niedostpne. Raporty w module Faktura VAT osoba z tym uprawnieniem bdzie miaa dostp do funkcji Raportów sprzeday. 5. Po ustawieniu uprawnie uytkownika naley klikn przycisk <Zapis>. 5

6 3. PARAMETRY MODUU FAKTUROWANIE Przed rozpoczciem tworzenia dokumentów w module fakturowania, musz zosta uzupenione parametry programu. Jest to opcja bezwzgldnie potrzebna, poniewa po zainstalowaniu program nie posiada adnych danych dotyczcych wystawcy dokumentów czy listy wiadczonych usug itd. Konfiguracja moduu jest dostpna dla uytkowników z uprawnieniami administracyjnymi dla moduu fakturowanie. Aby przej do konfigurowania moduu naley wej w Parametry Fakturowanie -> Parametry. Jeli uywany by modu fakturowania w programie SAD EC (wersja DOS), program SAD EC Win moe odczyta list dokumentów sprzeday oraz list usug z poprzedniej wersji programu SAD. Funkcja importu danych z programu SAD EC jest dostpna w menu Narzdzia/Parametry /Import z SAD EC. UWAGA!!! Po wykonaniu importu danych naley nada w parametrach fakturowania numery kolejnych dokumentów. 3.1 Zakadka Dane faktury/wystawcy W zakadce Dane faktury / wystawcy naley uzupeni dane ogólne, które b uywane przy tworzeniu dokumentów z moduu Faktura VAT. 6

7 to: miejsce wystawienia miejscowo, która bdzie uywana jako miejsce wystawienia faktury VAT (lub innego dokumentu), sprzedawca nazwa, adres oraz inne dane sprzedawcy, podane tu dane b drukowane na dokumentach sprzeday i innych dokumentach ksigowych, NIP - NIP sprzedawcy. Grupa numeracja dokumentów umoliwia dostosowanie do potrzeb ewidencyjnych numerów faktur. Program prowadzi osobn numeracj dla kadego rodzaju dokumentów. Moliwa jest równie wspólna numeracja dokumentów zotówkowych i dewizowych (opcja dostpna na zakadce Informacje dodatkowe). W polu numeracja w cyklu naley wybra, w jakim cyklu (miesicznym czy rocznym) maj by numerowane dokumenty sprzeday. Pola szablony numeru pozwalaj na zdefiniowanie, w jaki sposób ma by tworzony peny numer faktury. Pola Prefix i Sufix pozwalaj ustawi tre jaka powinna pojawi si odpowiednio przed i po numerze kolejnym faktury. Dopuszczalne jest stosowanie liter, cyfr i znaków specjalnych takich jak np. /. Dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych w polach Prefix i Sufix. RR - rok wystawienia dokumentu w dwucyfrowym formacie RRRR - rok wystawienia dokumentu w czterocyfrowym formacie MM - miesic wystawienia dokumentu WWW - trzycyfrowy symbol waluty dokumentu Przykadowo format 030/ /WWW/RR zostanie zamieniona dla dokumentu o numerze kolejnym 156 w walucie EUR z rokiem daty sprzeday 2008 na numer: 030/000156/EUR/08. Zmiana numeru kolejnego opcja moe by uyta do zmiany numeracji dokumentów. Opcja powinna by stosowana tylko podczas pierwszej konfiguracji np. w celu kontynuacji numeracji wczeniej prowadzonej w innym programie. Po wciniciu przycisku zmiana numeru kolejnego zostanie odblokowana edycja numeru kolejnego. 7

8 Podane numery musz by wiksze od najwikszych numerów faktur nadanych ju w biecym roku kalendarzowym, ma to na celu uniknicie dublowania numerów w cigu roku kalendarzowego. Zakadka dokument korygujcy zawiera informacje te same dane co zakadka dokument sprzeda, ale w odniesieniu do korekt odpowiednich dokumentów. UWAGA!!! Naley pamita o ustawieniu numerów kolejnych po imporcie dokumentów z programu SAD EC. Lista kont bankowych Lista kont bankowych przedstawia dane zdefiniowanych kont bankowych. Program pozwala na zdefiniowanie dowolnej iloci kont dla kadej waluty w której b wystawiane dokumenty sprzeday. Mona równie wybra, które z kont jest kontem domylnym Dodanie konta bankowego Aby doda konto bankowe do listy naley 1. Uaktywni zakadk Dane Faktury/wystawcy : Fakturowanie->Parametry 2. Wcisn przycisk <Dodaj> znajdujcy si pod list. 3. Po wywietleniu formularza Dane konta bankowego, naley w polu waluta wprowadzi walut dla której prowadzony jest rachunek bankowy. 4. W polu nazwa banku wprowadzi nazw banku prowadzcego rachunek bankowy. 5. W polu numer konta wprowadzi numer konta 6. Jeeli konto ma by domylnie wybrane dla danej waluty naley zaznaczy opcj domylne konto bankowe dla waluty. 7. Po wprowadzeniu wszystkich danych nale wcisn przycisk <Zapis>. 8

9 Moliwa jest równie obsuga wirtualnych kont bankowych dla firm, które stawiaj na maksymalne zautomatyzowanie procesu ksigowania patnoci kontrahentów. Do obsugi konta wirtualnego konieczne jest zdefiniowanie szablonu konta. Program po podaniu w polu numer konta liter BB (pierwsze 2 znaki) modyfikuje okno do obsugi konta wirtualnego. Powyszy rysunek zawiera przykadow definicj wirtualnego numeru konta. W szablonie stosowane s nastpujce symbole: BB numer szablonu musi musi rozpoczyna si literami BB w wygenerowanym numerze wirtualnym BB jest zamieniany na sum kontroln IBAN XXXX znaki zostan zamienione numerem konta bankowego kontrahenta Konto wirtualne jest tworzone z numeru F-K zapisanego w danych kontrahenta. Jeli w danych kotrahentów nie okrelono numeru F-K kontrahenta, albo uyto jeden z numerów podanych w polu dotyczy numerów klientów, wówczas na fakturze zostanie umieszczony numer konta podany w polu rzeczywisty numer konta Edycja danych konta bankowego Aby uzupeni lub zmieni dane utworzonego wczeniej konta lub ustawi je jako domylne naley 1. Uaktywni zakadk Dane Faktury/wystawcy : Fakturowanie->Parametry 2. Wej w funkcj edycji danych konta bankowego klikajc dwa razy na wybranym koncie z listy kont bankowych lub zaznaczajc konto lewym klawiszem myszy i klikajc przycisk <Edycja>. 3. Po wywietleniu formularza naley dokona poprawek. 4. Wcisn przycisk <Zapis>, aby zapisa nowe dane konta bankowego. UWAGA!!! Zmiany, które dokonamy b dotyczy tylko nowo utworzonych lub edytowanych faktur. 9

10 3.2 Zakadka Lista usug/towarów Lista usug i towarów przedstawia wprowadzone do bazy towary/ usugi, których sprzeda bdzie wykonywana z uyciem moduu fakturowania. List mona filtrowa wedug zdefinowanych grup usug / towarów, pole po lewej stronie nad list szczegóy dotyczce grup zostay opisane w rozdziale Zarzdzanie grupami usug.. Do kadej wprowadzonej pozycji listy usug / towarów moliwe jest zdefiniowanie: symbol usugi pozwala na zdefiniowanie krótkiego kodu umoliwiajcego szybki wybór towaru przy tworzeniu faktury, bez potrzeby wchodzenia do listy wszystkich towarów. nazwa towaru/usugi opisowa nazwa towaru/usugi pod któr bdzie drukowany/drukowana na fakturze jednostka jednostka miary, w której bdzie prowadzona sprzeda danej pozycji (szt, mb, m, godz. ) stawka VAT - stawka VAT odpowiedniej dla danego towaru/usugi, UWAGA!!! Moliwe jest wprowadzenie tylko tych stawek, które zostay ustawione w parametrach fakturowania zakadce Informacje dodatkowe. Poza stawkami procentowym dostpne s stawki specjalne: - zw dla towarów zwolnionych z podatku VAT - xx nie podleganie ustawie o podatku VAT - np sprzeda/dostawa wspólnotowa 10

11 kod PKWiU kod Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usug cena jednostkowa moliwe jest wprowadzenie ceny w trzech walutach, b one pobierane odpowiednio wedug waluty tworzonego dokumentu sprzeday. (Moliwe jest take zdefiniowanie ceny jednostkowej dla konkretnego Kontrahenta rozdzia baza kontrahentów) grupa usug pozwala na zakwalifikowanie towaru do wybranej grupy usug / towarów. Po zdefiniowaniu grup towarów / usug moliwe jest szybsze odszukiwanie pozycji cennika kada grupa usug moe by dodatkowo oznaczona na licie innym (zdefiniownym przez uytkownika) kolorem Dodawanie nowego towaru/usugi do bazy Aby doda nowy towar /usug do listy naley: 1. Uaktywni zakadk Lista usug /towarów w parametrach moduu fakturowanie (Fakturowanie -> Parametry) 2. Klikn przycisk <Dodaj> znajdujcy si pod list 3. W otwartym formularzu wpisa kod usugi (kod ten bdzie pónej uywany do szybkiego wprowadzania pozycji do faktury) Uwaga!!! kody usug musz by unikalne dla oddziau 4. W polu nazwa wpisa pe nazw towaru/usugi, w polu nazwa obca mona wpisa nazw obc, która bdzie drukowana na dokumentach dwujzycznych 5. W polu podatek VAT wprowadzi jedn z wczeniej zdefiniowanych procentowych stawek VAT (zakadka Informacje dodatkowe) lub wpisa jedn ze stawek specjalnych 6. W polu PKWiU mona poda kod Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usug pole musi by wypenione dla stawek innych ni 22% 7. W polu cena jednostkowa mona zdefiniowa do 3 cen jednostkowych netto dla walut, w których b wystawiane dokumenty sprzeday. Jeli w danych kontrahenta podano inne ni zdefiniowane na licie usug ceny jednostkowe, yte zostan ceny z danych kontrahenta. 8. Jeli usluga jest usug prowizyjn, mona wówczas zaznaczy pole usuga prowizyjna. Jeli pole zostanie zaznaczone, wówczas zamiast pól ceny 11

12 jednostkowe pojwi si pola do okrelenia stawki prowizji oraz kwoty minimalnej. 9. Opcjonalnie mona przypisa zdefiniowan uprzedno grup usug (patrz Zarzdzanie grupami usug. ) 10. Nacisn przycisk <Zapis> aby zapisa zdefiniowany Towar/Usug Edycja pozycji na licie towarów i usug. Program umoliwia edycj towarów lub usug wczeniej wprowadzonych. Aby wyedytowa pozycj listy Towarów i Usug naley: 1. Uaktywni zakadk Lista usug /towarów w parametrach moduu fakturowanie (Fakturowanie -> Parametry) 2. Klikn dwa razy pozycj do edycji lub zaznaczy za pomoc kliknicia lewym klawiszem myszy pozycj któr chcemy edytowa i wcisn przycisk <Edycja> (Mona wyszuka pozycj za pomoc klawisza F2 i wpisaniu tekstu, który wystpuje w nazwie Towaru/Usugi) 3. W okienku, które si wywietli wprowadzi zmiany do danych towaru/usugi. Pamitajc, e kod usugi nie moe by taki sam jak innej wprowadzonej wczeniej pozycji, oraz e w polu Stawka VAT musi by wprowadzona stawka wczeniej zdefiniowana w zakadce Informacje dodatkowe 4. Zapisa zmiany klikajc przycisk <Zapis> Usuwanie pozycji listy Towarów i usug. Usunicie pozycji z Listy towarów i usug powinno by wykonywane jedynie w przypadkach szczególnych. Nie zalecamy usuwania towarów z listy usug, poniewa usunie to równie opisy usug z powtórnie drukowanych dokumentów sprzeday (oczywicie tylko dla usunitych pozycji towarowych). Aby usun towar / usug z bazy naley: 1. Wej na zakadk Lista usug /towarów w parametrach moduu fakturowanie (Fakturowanie -> Parametry) 2. Zaznaczy za pomoc kliknicia lewym klawiszem myszy pozycj do usunicia (Mona wyszuka pozycj za pomoc klawisza F2 i wpisaniu poszukiwanego tekstu) 3. Wcisn przycisk <Usu> 12

13 3.2.4 Zarzdzanie grupami usug. Jak zaznaczono poprzenio, program pozwala na grupowanie usug wedug zdefiniowanych przez uytkownika kategorii. Kategoriami mog by np. usugi dotyczce importu/eksportu/tranzytu/usugi Intrastat itp. Kada z kategorii usug moe mie ponadto zdefinowany wasny kolor. Przewidziana zostaa moliwo przypisania usugi do 1 grupy. Dostp do zarzdzania grupami usug wymaga dostpu do parametrów moduu faktruowania. Przycisk <Zarzdzanie grupami> znajduje si po prawej stronie nad list usug w parametrach fakturowania. Po wypenieniu pól kod grupy oraz opis, mona wybra kolor jakim b wyrónione usugi z wybranej grupy. W celu wyboru koloru naley klikn lewym klawiszem myszy na prostokt na prawo od napisu kolor, a nastpnie wybra jeden z kolorów podstawowych (lewy rysunek) lub u przycisku <Definiuj kolory niestandardowe> (prawy rysunek). Za pomoc suwaka nasycenia koloru (prawy rysunek pionowy pasek po prawej stronie), mona szybko zmieni nasycenie/intensywno wybranego koloru. 13

14 3.3 Zakadka Informacje dodatkowe Na zakadce moemy zdefiniowa opcje standardowe oraz ograniczy niektóre moliwe do wprowadzenia w dokumentach dane. Na zakadce tej naley uzupeni nastpujce opcje: W polach dopuszczalne stawki VAT naley zdefiniowa stawki VAT jakie b mogy by ywane przy tworzeniu faktur VAT. Moliwe jest wprowadzenie do piciu stawek podatku, stawki zwolniona (zw), niepodleganie pod ustaw o podatku VAT (xx) oraz dostawy unijne (np) s zdefiniowanie automatycznie. Program nie pozwoli na uycie stawki VAT innej oprócz tych które zostay zdefiniowane jako dopuszczalne w parametrach fakturowania. Naley te uzupeni równie domylne ustawienia dla tworzonych dokumentów sprzeday. S to: Podstawowa metoda patnoci naley wybra jedn z trzech moliwych: gotówka, przelew, inne. Bdzie ona wybieranie domylnie dla nowoutworzonego dokumentu. Pole moe pozosta puste, wówczas kadorazowo podczas wystawiania dokumentu konieczne dzie podanie metody patnoci. Jeli w danych kontrahenta podano inn ni zdefiniowana w parametrach programu metod patnoci, uyta zostanie metoda atnoci z danych kontrahenta. Standardowy termin patnoci termin ten bdzie ustawiany jako domylny dla faktur przelewowych. Naley wprowadzi liczb dni w cigu których kontrahent musi uregulowa zobowizanie. Moliwe jest zdefiniowanie terminu patnoci osobno dla 14

15 kadego kontrahenta, ustawienie w danych kontrahenta jest nadrzdne w stosunku do ustawie z parametrów moduu fakturowania. Podany jako opcja ustala, w jaki sposób standardowy termin patnoci ma zosta wydrukowany na fakturze. Jeeli wybierzemy opcje data na wydruku zostanie wydrukowana data, do której zobowizanie powinno zosta uregulowane, jeeli wybierzemy opcje liczba dni, na wydruku zostanie umieszczona liczba dni jaka zostaa wprowadzona w polu standardowy termin patnoci. Liczony od daty opcja ustala, od której daty ma by liczony termin patnoci. Naley wybra jedn z opcji : wystawienia / sprzeday. Jeeli sprzeda bdzie prowadzona równie w innych walutach ni PLN, naley zaznaczy opcj Obsuga dokumentów dewizowych. Po zaznaczeniu tej opcji pojawiaj si dwa pola dotyczce faktur dewizowych. to: Dopuszczalne waluty w polu tym naley wprowadzi symbole walut, w jakich sprzeda dzie prowadzona. Symbole walut naley wprowadza oddzielajc je przecinkami. Program uniemoliwi wykonywanie sprzeday w innych walutach ni wprowadzone w tym polu. Wspólna numeracja dokumentów dewizowych z dokumentami w PLN po zaznaczeniu tej opcji tworzone faktury b numerowane kolejno bez rozrónienia, czy faktury s tworzone w zotych czy w walucie. Jeeli odznaczymy t opcj faktury w PLN i walucie numerowane osobno. Jeeli modu fakturowania bdzie uywany do wystawiania dokumentów obciajcych kontrahentów za nalenoci celno-podatkowe (refaktury nalenoci), naley zaznaczy opcj Obsuga dokumentu REFAKTURA oraz zdefiniowa w polu Nazwa dokumentu - nazw jaka ma by drukowana na dokumencie refaktury (np. Nota obcieniowa, Refaktura nalenoci). Podobnie jeli uywany bdzie dokument Nota wewntrzna (obcianie innych oddziaów firmy), naley wczy opcj Obsuga dokumentu Nota wewntrzna. W przypadku przeliczania wartoci pozycji dokumentu sprzeday z waluty na PLN, program umieci informacj o zastosowanym kursie i numerze tabeli kursów w jednym z wybranych pól (uwagi dla pozycji lub uwagi do faktury). Program pozwala na wystawianie paragonów na podczonej drukarce fiskalnej. Wybór rodzaju drukarki oraz portu COM jest zwizany z nazw komputera do której urzdzenie jest podczone. Pola z informacj masa koperty oraz masa kartki A4 s dostpne tylko jeli zainstalowany jest opcjonalny modu Pocztowa ksika nadawcza. 15

16 3.4 Zakadka Informacje dodatkowe Na zakadce tej mona zdefiniowa standardowe teksty drukowany na fakturze pod podsumowaniem sprzeday. Przewidziano moliwo definiowania tekstu wspólnego dla wszystkich dokumentów, z moliwoci ograniczenia go tylko dla dokumentów przelewowych. Naley go wprowadzi w polu Dodatkowy tekst drukowany w podsumowaniu faktury. Jeeli tekst ten ma dotyczy tylko faktur przelewowych naley zaznaczy opcj Wydruk tylko dla dokumentów przelewowych. Pozostae pola mona wykorzysta do zamieszczania dodatkowych informacji dotyczcych warunków stosowania poszczególnych stawek VAT lub zwolnienia. 16

17 4. TWORZENIE DOKUMENTÓW SPRZEDAY Program umoliwia tworzenie czterech typów dokumentów: faktura VAT PLN, faktura VAT Dewizowej, nota/refaktura i paragon fiskalny. W celu utworzenia nowego dokument sprzeday, naley przej do okna edycji nowego dokumentu sprzeday. Mona tego dokona na dwa sposoby: 1. Poprzez ikon znajduj si na pasku narzdzi: F dla faktury VAT PLN, D dla faktury dewizowej, N- dla noty/refaktury PLN, ND dla noty/refaktury dewizowej Ikony mog by niedostpne, jeli uytkownik nie ma uprawnie do obsugi moduu fakturowania usug. 2. Przez menu : Fakturowanie -> Nowy dokument sprzeday i wybranie z otwartego okienka odpowiedniego rodzaju dokumentu sprzeday. Jeli w parametrach programu wybrano tylko jeden rodzaj obsugiwanego dokumentu sprzeday (np. tylko faktury VAT w PLN), wówczas pominity zostanie krok z wyborem rodzaju dokumentu sprzeday Dla paragonu fiskalnego nie jest dostpny dodatkowy przycisk na pasku narzdzi. Wystawienie jest moliwe poprzez funkcj Nowy dokument sprzeday z menu fakturowanie. Po wykonaniu wyboru rodzaju dokumentu program przechodzi do utworzenia i edycji nowego dokumentu. 17

18 Kolejny rysunek przedstawia okno edycji dokumentu sprzeday (faktury VAT, faktury dewizowe i refaktury nalenoci). W oknie nowego dokumentu sprzeday naley wypeni nastpujce pola: 1. Dla faktur dewizowych naley poda walut faktury oraz jeli nie zosta pobrany aktualny kurs NBP kurs, wedug którego ma zosta przeliczony naleny podatek VAT na PLN. Jeli kurs nie zosta odnaleziony w tabeli kursów NBP/A program wywietli stosowny komunikat. Podanie kursu waluty jest obligatoryjne, poniewa zgodnie z ustaw VAT warto podatku VAT musi dla dokumentów dewizowych by przeliczona na PLN. 2. Dane nabywcy dla klientów jednorazowych mona wprowadzi rcznie, natomiast dla klientów istniejcych w bazie kontrahentów mona je odczyta z listy kontrahentów wciskajc przycisk znajdujcy si z prawej strony pola nazwy klienta. Po otwarciu listy klientów naley zaznaczy wybranego kontrahenta i klikn przycisk <Uyj danych klienta>. Tylko w takim przypadku, program bdzie pobiera z danych kontrahenta informacje o sposobie i terminie zapaty, oraz ceny z indywidualnego cennika kontrahenta. 18

19 Jeeli kontrahent nie zosta jeszcze zarejestrowany w bazie programu SAD EC Win, mona go doda na stae do bazy stosujc procedur opisan w instrukcji obsugi SAD EC Win wraz z dodatkowymi informacjami z rozdziau 9.1 tej instrukcji. Jeli dokumenty sprzeday s wysyane poczt w kopertach z okienkiem i adres korespondencyjny kontrahenta jest inny ni adres nabywcy, wówczas mona pola <Adres korespondencyjny> (adres mona poda na stae w danych kontrahenta zakadka kontakt). 3. W razie potrzeby naley zmieni pole data sprzeday data wystawienia faktury zostanie wypeniona automatycznie wedug daty systemowej komputera. 4. Doda pozycje dokumentu aby doda towar lub usug do dokumentu sprzeday naley klikn przycisk <Dodaj> znajdujcy si pod list pozycji. Po otwarciu okienka Pozycja dokumentu sprzeday naley wybra towar z wczeniej zdefiniowanej listy towarów i usug. Wyboru moemy dokona poprzez wpisanie kodu usugi z klawiatury lub wywietlenie listy poprzez wcinicie przycisku znajdujcego si po prawej stronie pola. Jeli wybrane zostao wywietlenie listy usug naley na niej zaznaczy wciw pozycj, a nastpnie nacisn przycisk <Uyj kod usugi>. Podczas tworzenia tworzymy noty/refaktury na licie b widoczne tylko usugi/towary, dla których podana zostaa stawka VAT xx. Dopuszczalne jest uycie na fakturze VAT PLN/dewizowej usugi ze stawk xx, takie pozycje towarowe zostan wydrukowane po czci podlegajcej podatkowi VAT. Jeeli towar lub usuga nie zostaa wczeniej wprowadzona do bazy, naley po wciniciu przycisku listy towarów i usug, postpowa wedug kroków opisanych w punkcie Dodawanie nowego towaru/usugi do bazy. Po wypenieniu pola kodu usugi zostanie wywietlona jego pena nazwa, stawka VAT i jeeli bya wczeniej zdefiniowana cena netto. Cena netto jeeli zostaa zdefiniowana pobierana jest w pierwszej kolejnoci z ustawie kontrahenta, dopiero w dalszej kolejnoci pobierana jest z bazy towarów i usug. Naley uzupeni pole Ilo i jeeli ma by uyta inna cena ni cena z cennika ogólnego/kontrahenta - cen netto. 19

20 Pola opcjonalne tj.: rabat wypeniamy, wtedy gdy do danej pozycji dokumentu sprzeday udzielany jest rabat procentowy. opis dodatkowy wypeniamy wtedy gdy oprócz nazwy na wydruku faktury pod dan pozycj ma zosta wydrukowana dodatkowa informacja (np. numer dokumentu SAD) Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych danych pozycji fakturowej naley klikn przycisk <Zapis>. Pod list pozycji dokumentu sprzeday znajduj si równie przyciski <Edycja> i <Usu> które umoliwiaj odpowiednio: Edycja po wyborze wczeniej dodanej pozycji towarowej - jej edycj/zmian Usu po wyborze wczeniej dodanej pozycji towarowej jej usunicie z dokumentu. Dla dokumentów wystawianych w PLN, program umoliwia wykonanie przeliczenia ceny z wartoci dewizowej na PLN. Sy do tego przycisk <Przelicz z ceny w walucie>. Przeliczenie jest wykonywane wedug kursu z odpowiedniej tabeli NBP. Jeli odnaleziona tabela kursów nie jest tabel z dnia sprzeday, wówczas program w dolnym prawym rogu okna przeliczania wywietla informacj o uytej tabeli kursów. Istnieje równie moliwo okrelenia ceny jednostkowej dla dokumentów wystawianych w PLN na podstawie cennika zdefiniowanego w walucie innej ni PLN. Jeli wybrana usuga posiada ceny zdefiniowane w innych walutach ni PLN (dotyczy to cennika ogólnego oraz indywidualnego dla klienta), wówczas w oknie z danymi pozycji fakturowej dostpne b przyciski pozwalajce na przeliczenie ceny w walucie na cen wyraon w PLN. Na poniszym rysunku znajduje si okno z danymi pozycji fakturowej, dla której okrelono ceny jednostkowe w USD, EUR i JPY 20

21 Po umieszczeniu kursora na przycisku EUR/USD/JPY pojawi si dymek z informacj o cenie jednostkowej zdefiniowanej w odpowiedniej walucie. Po naciniciu przycisku przeliczenia program umieci odpowiedni cen netto PLN przeliczon z biecej tabeli NBP. W polu opis dodatkowy umieszczony zostanie opis z informacja o numerze tabeli kursów oraz uytym kursie waluty. 5. Po dodaniu pozycji do dokumentu mona w pewnych przypadkach uzupeni pole odbiorca. Jeeli metoda patnoci ma by inna ni ustawiona domylnie w parametrach kontrahenta lub ogólnych naley zmieni j wybierajc z pola Sposób zapaty. 6. Pole wystawca jest domylnie wypeniane danymi zalogowanego uytkownika. Mona zmieni dane wystawcy dokumentu wpisujc z klawiatury do tego pola inne dane inne lub wybierajc go z listy po kliknicie przycisku znajdujcego si obok pola wystawca (lub klawisz F2). 7. Na zakadce Informacje dodatkowe moliwa jest: Zmiana ustawionego jako domylny dla wybranej waluty rachunku bankowego który ma zosta umieszczony na fakturze. Dodanie dodatkowej informacji która ma zosta umieszczona na wydruku faktury poniej listy usug. 8. Program umoliwia zapis dokumentu sprzeday w dwóch trybach: Po naciniciu przycisku <Zapis> - dokument zostaje zapisany do póniejszej edycji, bez zapisywania faktury do rejestru sprzeday i bez nadania numeru kolejnego. Póniejsza edycja bdzie moliwa poprzez wybranie faktury z listy faktur równie dla uytkowników nie majcych uprawnie do edycji zarejestrowanych dokumentów. Proponowany numer dokumentu jest zwalniany i bdzie uyty w innym dokumencie. Po naciniciu przycisku <Zapis i wydruk> dokument ma nadawany wciwy numer kolejny i jest dodawany do rejestru sprzeday. Dokumenty gotówkowe s automatycznie dodawane do raportu kasowego (jeli raport kasowy jeszcze nie istnieje program zaproponuje nadanie nowego numeru kolejnego raportu). Po zakoczeniu zapisu danych, program przechodzi do wydruku dokumentu. 21

22 Jeeli tworzony bdzie dokument sprzeday dla klienta, dla którego na licie faktur istnieje nieopacony inny dokument przelewowy, pojawi si komunikat ostrzegajcy, e dany kontrahent zalega z patnociami, jednoczenie umoliwiajc wydruk zalegych dokumentów oraz ich rejestru. UWAGA!!! niezapacone dokumenty s odszukiwane wedug numeru NIP Kolumna stat zawiera informacj o statusie dokumentu. Ikona z zegarkiem oznacza, e dokument jest nieopacony jednak nie min jeszcze termin patnoci, ikona z X oznacza, e termin patnoci upyn. Poniej przykadowy wydruk rejestru patnoci. Analogicznie jest wykonywana edycja dokumentu Proforma. Jedyn rónic jest sposób zapisu i ewidencjonowania dokumentów. Proforma nie jest zapisywana do raportu kasowego, nie wystpuje równie w adnych zestawieniach dotyczcych dokumentów sprzeday. Podczas edycji paragon fiskalnego cz danych wystpujcych w fakturze VAT jest zbdna. Z tego powodu, przygotowane zostao osobne okno edycji paragonu fiskalnego. 22

23 Program pobiera informacj o numerze kolejnego paragonu z urzdzenia fiskalnego i umieszcza j w polu numer paragonu (pole nie jest edytowalne). Jeli podczas komunikacji z drukark fiskaln wystpiy bdy lub istniej warunki uniemoliwiajce wystawienie nowego dokumentu (np. niezakoczony raport fiskalny, brak nagówka lub brak stawek VAT) program wywietli odpowiedni komunikat. Przykadowy komunikat znajduje si na poniszym rysunku i dotyczy bdów komunikacji z drukark (przekroczony limit czasu komunikacji). Edycja pozycji towarowych paragonu przebiega identycznie jak dla dokumentu Faktura VAT (moliwa jest równie edycja opisu dodatkowego do kadej pozycji, przy czym nie jest on drukowany ma paragonie). Paragon fiskalny moe by zapisany do dalszej edycji przycisk zafiskalizowany za pomoc przycisku <Zapis i Fiskalizacja>. <Zapisz> lub Kady zafiskalizowany paragon fiskalny jest automatycznie dodawany do biecego raportu kasowego. 23

24 5. LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAY Lista dokumentów sprzeday moduu fakturowanie umoliwia przegldanie, edycj, korekt i ponowny wydruk faktury oraz potwierdzanie zapaty za faktury przelewowe (klawisz F5) Lista przedstawiona jest w formie tabeli, w której kolumnach oprócz wprowadzonych wczeniej w fakturach danych takich jak : data wystawienia, nazwa nabywcy, NIP nabywcy, miasto nabywcy, warto netto, warto brutto; znajduj si take kolumny dodatkowe uatwiajce ich identyfikacje. Do takich dodatkowych kolumn nale: Typ w kolumnie tej za pomoc skrótu literowego przedstawiony zosta rodzaj dokumentu: - F - faktura VAT PLN - D - faktura VAT dewizowa - R - refaktura nalenoci - P - paragon fiskalny - Prof. <Typ> - proforma do dok. którego typ jest podany po sowie Prof. Status dokumentu w kolumnie umieszczona jest informacja o korekcie lub anulowaniu dokumentu. Kolumna moe zawiera nastpujce wartoci: - korekta - dla dokumentów korygujcych - dokument skorygowany dokument przed korekt (skorygowany) - anulowany dla anulowanych dokumentów sprzeday 24

25 SZ w tej kolumnie przedstawiony zosta z a pomoc skrótu literowego rodzaj atnoci. I tak G oznacza gotówk P przelew I inny rodzaj patnoci. Data zapaty w kolumnie tej przedstawiony jest status zapaty za dokument sprzeday, mog wystpi w niej nastpujce wartoci: dla faktury gotówkowej zawsze bdzie to wpis gotówka (dokument jest jednoczenie ujty w raporcie kasowym), dla faktury z metod patnoci przelew i inne bdzie wystpowa: - pole puste jeeli nie zostao wprowadzone potwierdzenia zapaty (punkt 5.4 Potwierdzanie wpat dla faktur przelewowych) - czciowa wpata jeeli kwota wprowadzona w potwierdzeniu wpaty jest mniejsza od wartoci brutto faktury - data jeeli kwota wprowadzona w potwierdzeniu wpaty jest równa/wiksza ni warto brutto faktury. Dokumenty na licie mog by zaznaczane rónymi kolorami: czarny normalny dokument sprzeday, czarny pochyy dokument sprzeday bez numeru (niezarejestrowany), niebieski dokument korekta, niebieski pochyy dokument korekta, czerwony dokument anulowany. Kolorem brzowym s oznaczane dokumenty proforma. 5.1 Wyszukiwanie i edycja utworzonych dokumentów Dziki rozbudowanemu systemowi filtrów moliwe jest atwe wyszukanie dokumentów sprzeday. Mona je wyszukiwa okrelajc: Rodzaj dokumentu pozwala ograniczy zakres wyszukiwanych faktur do okrelonego typu. Do wyboru przewidziano cztery moliwoci: Faktura Vat PLN Faktura Dewizowa Refaktura/Nota Paragon fiskalny Wszystkie Za okres od.. do ogranicza zakres dokumentów do wstawionych w zadanym okresie czasu Nr/nazwa/nip/miasto pozwala ograniczy zakres wywietlanych dokumentów wedug wartoci wystpujcej w odpowiednich kolumnach listy. Przy wypenianiu tego pola mona skorzysta z listy kontrahentów klikajc przycisk Lista kontrahentów obok pola. 25

26 Wyszukiwane s teksty wedug dowolnego fragmentu wartoci odpowiedniej kolumny. Oznacza to, e odszukujc faktur o numerze A MP/2008 wystarczy poda 170. Oczywicie, jeli na licie znajduje si dokument o numerze A MP/2008, zostanie on równie wywietlony po zastosowaniu filtra. Kadorazowa zmiana warunków filtrowania listy wymaga zatwierdzenia zmian za pomoc przycisku <Filtruj>. Dokumenty proforma s widoczne dla odpowiedniego typu dokumentu podstawowego, oznacza to, e proforma Faktury VAT PLN bdzie widoczna na licie tylko dla rodzaju dokumentu wszystkie lub Faktura VAT PLN. Jeli zmieniona zostao którekolwiek pole warunków filtrowania listy, jest ono zaznaczone kolorem tym. Po zastosowaniu filtru kolor zmienia si na zielony. Przewidziano równie bardzo prost metod odszukiwania innych dokumentów kontrahenta ni zaznaczony obecnie na licie. Wystarczy po zaznaczeniu dokumentu na licie nacisn przycisk <NIP nabywcy>. Spowoduje to przeniesienie numeru NIP z biecego dokumentu do pola nr/nazwa/nip/miasto i automatyczne zastosowanie filtru z nowym numerem NIP. Pod lista dokumentów sprzeday znajduj si przyciski, które umoliwiaj przeprowadzenie nastpujcych operacji: Edycja edycja przez dowolnego uytkownika dokumentów zapisanych z nienadanym numerem (niezarejestrowanych). Dla uytkownika z nadanymi uprawnieniami moliwa jest take edycja dokumentów ju wydrukowanych i zarejestrowanych. Nowy dokument tworzenie nowego dokumentu sprzeday. Usu tylko dla dokumentów bez nadanego numeru (niezarejestrowanych) usuwa dokument z listy. Anuluj dla dokumentów zarejestrowanych anuluje zarejestrowany dokument Przywró tylko dla dokumentów anulowanych przywraca anulowan faktur Korekta pozwala wystawi korekt dla dokumentów ju zarejestrowanych. Wydruk wydrukowanie dokumentu lub jego duplikatu. 26

27 5.2 Korekta faktury Aby skorygowa zarejestrowan faktur naley 1. Przej do listy dokumentów sprzeday Fakturowanie -> Lista dokumentów sprzeday 2. Zaznaczy na licie dokument dla którego ma by wystawiona korekta 3. Klikn przycisk <Korekta> znajdujcy si pod list faktur 4. W otwartym okienku edycji dokument wprowadzidane poprawki. 5. Klikn <Zapis i wydruk> aby zapisa i wydrukowa skorygowany dokument Nie ma moliwoci zapisu dokumentu korygujcego bez rejestracji. Wydruk korekty faktury bdzie podzielony na dwie czci Przed korekt i Po korekcie. Dokument korygowany na licie faktur bdzie wyróniony niebiesk czcionk, korekta oprócz wyrónienia niebiesk czcionk bdzie miaa numer koczcy si znakami /K. Take w kolumnie status dokumentu pojawi si dodatkowy opis pozycji korekta / dokument korygowany 5.3 Wystawienie dokumentu do Paragonu/Proformy Program umoliwia szybkie i bezbdne wystawienie dokumentu sprzeday do istniejcego dokumentu proforma lub do wystawionego paragonu fiskalnego. Na licie dokumentów, po wybraniu paragonu lub dokumentu proforma, pojawia si przycisk <Wystawienie faktury VAT> - dla paragonów lub <Wystawienie dokumentu sprzeday> - dla dokumentu proforma. Po naciniciu tego przycisku, program otwiera okno nowego dokumentu sprzeday i przenosi dane z paragonu (przenoszony jest te numer paragonu do pola uwagi do faktury) lub proformy. 27

28 5.4 Potwierdzanie wpat dla faktur przelewowych Program pozwala na rejestracj wpat dla dokumentów przelewowych znajdujcych si na licie dokumentów. Dziki tej funkcji uytkownik posiada aktualizowan na bieco informacj o dokumentach przelewowych pozostajcych do zapaty przez kontrahentów. Rejestracja atnoci przelewowej jest bardzo prosta i ogranicza si do podania kwoty, daty przelewu i opcjonalnie numeru wycigu lub operacji. Jeli dokument przelewowy zostaje opacony gotówk, naley wystawi odpowiedni dokument KP, a przy rejestracji patnoci w numerze wycigu wpisa numer KP. Aby zarejestrowa wpat dla faktury przelewowej naley: 1. Zaznaczy faktur przelewow na Licie dokumentów sprzeday i wcisn klawisz F5 (mona równie skorzysta z podrcznego menu prawy klawisz myszy na wybranym dokumencie). 2. Po otwarciu okienka Rejestracja patnoci pole kwota zapacona bdzie automatycznie wypeniona kwot brutto dokumentu. Mona zmieni kwot w przypadku np. patnoci czciowej. Jeeli wpisana kwota bdzie nisza od wartoci brutto faktury program przyjmie, e jest to wpata czciowa. 3. Poda dat wpaty (oczywicie dla daty biecej wystarczy w polu z dat nacisn klawisz D (data bieca). 4. Poda nr wycigu lub opis. 5. Klikn przycisk <Zapis>. 28

29 6. REJESTR SPRZEDAY Program umoliwia wykonywanie rejestru sprzeday za podany okres czasu lub/i dla kontrahenta okrelonego numerem NIP. Dziki temu mona wykonywa wiele przekrojowych zestawie, w tym z moliwoci eksportu do pliku HTML. Pliki HTML mog by przesyane poczt i otwierane na kadym komputerze wyposaonym w przegldark internetow. Rejestr jest wykonywany dla kadego z dostpnych typów dokumentów oddzielnie. Co oznacza, e przed wykonaniem rejestru Konieczny jest wybór rodzaju dokumentu. Program pozwala na wykonywanie opisanych poniej zestawie: Rejestr sprzeday VAT rejestr dokumentów zgodnie z naonymi ograniczeniami czasowymi (za okres od do) lub/i numerem NIP nabywcy. Rejestr zawiera wszystkie niezbdne informacje dotyczce sprzeday i moe by uywany bezporednio do ksigowania sprzeday. Jeli wystpuj dokumenty korygujce, po wciwym rejestrze sprzeday jest drukowany automatycznie rejestr dokumentów korygujcych. Rejestr dokumentów gotówkowych zestawienie wystawianych w zadanym okresie gotówkowych dokumentów sprzeday. Rejestr dokumentów przelewowych zestawienie wystawionych w zadanym okresie dokumentów przelewowych. Dokumenty przelewowe do zapaty wydruk nieopaconych dokumentów przelewowych. Podany zakres dat dotyczy daty wystawienia dokumentu, a nie terminu atnoci. Zestawienie struktury sprzeday wydruk zestawienia z podziaem na poszczególne usugi/towary wraz z iloci i wartoci sprzeday w zadanym okresie. 29

30 Kopie dokumentów sprzeday zestawienie zawiera wydruk wszystkich kopii dokumentów za podany przez uytkownika okres czasu. Funkcja moe by bardzo przydatna, jeli wystawiane s tylko oryginay dokumentów sprzeday, a na koniec miesica/innego okresu rozliczeniowego drukowane s automatycznie kopie dokumentów. 6.1 Tworzenie rejestrów sprzeday Aby utworzy jedno z dostpnych zestawie naley: 1. Wej do rejestru sprzeday Fakturowanie -> Rejestr sprzeday. 2. Wybra rodzaj dokumentów. 3. Zaznaczy rodzaj/rodzaje zestawie do wykonania (zaznaczenie lub odznaczenie wszystkich opcji uatwia przycisk <Wcz>/<Wycz>). 4. W polach za okres od do wprowadzi wciwe daty. 5. Jeeli zestawienie ma dotyczy dokumentów tylko dla wybranego kontrahenta, naley uzupeni pole NIP lub wybra go z listy kontrahentów klikajc przycisk znajdujcy si obok pola NIP. 6. Wybra w jakiej postaci chcemy uzyska zestawienie klikajc odpowiedni przycisk znajdujcy si w dolnej czci okna. 30

31 7. DOKUMENTY KASOWE I KW/KP Modu Fakturowanie umoliwia tworzenie oraz wydruk dokumentów potwierdzajcych wykonanie operacji gotówkowych. Operacjami takimi mog by opaty manipulacyjne, zakupy towaru, delegacje wypacane pracownikom bezporednio z kasy, zaliczki, wpata b wypata rodków. Wszystkie dokumenty kasowe s automatycznie zapisywane do raportu kasowego. Program posiada 4 rodzaje dokumentów kasowych - KP - dokument Kasa Przyjmie - KW - dokument Kasa Wypaci - wpata - wpata na podstawie innego dokumentu ni KP - wypata - wypata na podstawie innego dokumentu ni KW 7.1 Tworzenie nowego dokumentu kasowego Aby utworzy nowy dokument KP/KW naley: 1. Wej w opcje Nowy dokument KW/KP: Fakturowanie -> Nowy dokument KW/KP 2. Wybra rodzaj dokumentu z czterech moliwych (wypata, wpata, KP wpata, KW wypata 3. Jeeli wybrany zosta jeden z dwóch pierwszych dokumentów naley uzupeni pole numer, dla dokumentu KP i KW pole to zostanie wypenione automatycznie. 4. W polu dla naley wprowadzi dane wpacajcego b wypacajcego lub wybra kontrahenta z listy klikajc przycisk znajdujcy si obok pola nazwa. 5. Jeeli istnieje potrzeba utworzenia dodatkowego opisu dla dokumentu, naley umieci go w polu tre.. 6. Wprowadzi kwot transakcji, oraz walut jeeli jest ona inna ni PLN. 7. Klikn przycisk <Zapis i wydruk>. Jeeli wykonujemy operacje KP lub KW zostanie wydrukowany odpowiedni dokument, a operacja zostanie dodana do raportu kasowego. Na wydruku dokumentu KP/KW zostanie umieszczony nr kolejny raportu oraz pozycja w raporcie kasowym. Jeeli wykonywana bya wpata lub wypata bez dokumentu KP/KW operacja zostanie tylko dodana do raportu kasowego. Dokumenty kasowe mog by edytowane przez uprawionych uytkowników w funkcji Raport kasowy. 31

32 8. RAPORT KASOWY Wszelkie dokumenty gotówkowe tworzone w module fakturowanie dodawane s do rejestru kasowego. Dotyczy to równie dokumentów sprzeday. Dla kadej waluty, dla której prowadzone s operacje gotówkowe prowadzony jest osobny raport kasowy. Raporty kasowe s wywietlone w postaci tabelarycznej. Nad list raportów kasowych znajduje si pole wyboru tylko raporty aktywne (niezakoczone). Jeli pole jest zaznaczone, lista zawiera tylko i wycznie raporty do których mog by dopisywane nowe dokumenty gotówkowe. Po wyczeniu zaznaczenia opcji, lista zawiera wszystkie wystawione do tej pory raporty kasowe. Dla listy raportów kasowych dostpne s operacje: Edycja (wywietlenie i edycja dokumentów kasowych nalecych do wybranego raportu kasowego). Wydruk raportu wydruk wybranego raportu kasowego, drukowany jest raport kasowy w biecym stanie. Dla raportów niezakoczonych drukowana jest informacja Raport niezakoczony. Raporty zakoczone nie posiadaj tej informacji, a dodatkowo wypeniony jest kocowy okres obowizywania raportu. Zakoczenie raportu zakoczenie wybranego na licie raportu kasowego i rozpoczcie nowego. Podczas tworzenia nowego raportu kasowego, program przenosi stan kasy z poprzedniego. UWAGA!!! Program uniemoliwia usuwanie raportów oraz usuwanie dokumentów kasowych dodanych do raportu. 32

33 8.1 Podgld i edycja dokumentów kasowych Po przejciu do edycji raportu kasowego (przycisk <Edycja> na licie raportów kasowych), wywietlone zostaje na ekranie okno zawierajce wszystkie dokumenty zwizane z wybranym raportem kasowym. Lista operacji gotówkowych zawiera podstawowe informacje dotyczce pozycji raportu kasowego, i dodatkowo stan kasy po kadym dokumencie. Domylnie lista jest uporzdkowana numerem porzdkowym pozycji raportu kasowego kolumna lp. Jeeli zalogowany uytkownik zosta uprawniony do edycji zarejestrowanych dokumentów (uprawnienia uytkownika) moe on edytowa dokumenty ju zarejestrowane, poprzez dwukrotne kliknicie na pozycji listy lub zaznaczeniu pozycji i klikniciu przycisku <Edycja>. Nie dotyczy to pozycji raportu kasowego powizanych z gotówkowymi dokumentami sprzeday. Przy próbie edycji takiego dokumentu, na ekranie zostaje wywietlona informacja: Zmiana takiego dokumentu jest moliwa tylko poprzez edycj dokumentu sprzeday. Przy zmianie sposobu zapaty dla dokumentu sprzeday z gotówki na przelew 33

34 odpowiadajca mu pozycja raportu kasowego jest usuwana z raportu kasowego, a stan kasy dla wszystkich nastpujcych pozycji jest przeliczany od nowa. W przypadku zmiany metody patnoci z przelewu na gotówk, do wciwego raportu kasowego jest dodawana nowa pozycja i nastpuje przeliczenie wszystkich nastpujcych pozycji raportów kasowych. Edycja dokumentu kasowego, podobnie jak w przypadku dokumentów sprzeday powoduje przeliczenie stanu kasy. 34

35 9. BAZA KONTRAHENTÓW 9.1 Informacje dodatkowe dotyczce moduu Fakturowania Operacje dodawania, edycji i usuwania klientów s takie same jak opisane w instrukcji do programu SAD EC Win. Nie b one tu przytaczane ponownie. W stosunku do programu bez moduu fakturowania, okno z danymi klienta posiada dodatkow zakadk fakturowanie. Zawarte s na niej informacje dotyczce obsugi fakturowania dla kadego z kontrahentów. Edycja cennika klienta jest identyczna jak edycja cennika ogólnego, z tym wyjtkiem, e nie ma tu moliwoci podania opisu usugi, symbolu PKWiU czy stawki VAT. ytkownik musi poda jedynie kod usugi, oraz ceny jednostkowe. Podczas wystawiania dokumentu sprzeday dla nabywcy wybranego z bazy klientów, program bdzie korzysta ze zdefiniowanych tu indywidualnych parametrów fakturowania. 35

36 10. POCZTOWA KSIKA NADAWCZA Modu pocztowej ksiki nadawczej jest moduem dodatkowym (opcjonalnym) do aplikacji faktura VAT i nie wystpuje standardowo w aplikacji faktura VAT. Pozwala on na prowadzenie pocztowej ksiki nadawczej (osobno dla listów zwykych i poleconych) i pobieranie danych z wystawionych za dany okres dokumentów sprzeday. Do ksiki s przenoszone informacje o wystawionych fakturach VAT, oraz notach / refakturach. Oczywywicie moliwe jest dopisywanie biecej korespondecji bez uycia funkcji odczytu dokumentów sprzeday. Wpisy do ksiki mog by dokonywane cyklicznie np. raz na 2-3 czy wicej dni. Jeli w danym cyklu wystpuj dokumenty sprzeday dla tych samych podmiotów (wedug nazwy i numeru NIP), program pogrupuje odpowiednie dokumenty i wykona do ksiki nadawczej 1 wpis dla wielu dokumentów. Przy zainstalowanej ksice nadawczej w danych kotrahenta na zakadce kontakt pojawi si pole sposób wysyki. Pole sy do zdefiniowania preferowanego sposobu wysyki dokumentów sprzeday kontrahenta. Dostpne s dwie wartoci: list zwyky i list polecony. Podczas wystawiania dokumentu sprzeday, program przeniesie cznie z danymi nabywcy informacj o sposobie wysyki. Dziki temu, podczas dodawania wpisu do ksiki nadawczej, program umieci dokument we wciwej ksice. Informacja o sposobie wysyki przy kadym dokumencie sprzeday moe by po odczycie danych z bazy kontrahentów zmieniona przez uytkownika (pole sposób wysyki znajduje 36

37 si poniej pola <Adres korespondencyjny> i jest dostpne jedynie dla dokumentów przelewowych. Ksika nadawcza jest dostpna z menu Fakturowanie. Po wybraniu pozycji Ksika nadawcza, na ekranie zostanie wywietlone gówne okno ksiki nadawczej. Pozwala ono na przegld/edycj/wydruk zarejestrowanych pozycji ksiki nadawczej. Edycja pozycji ksiki nadawczej jest przeprowadzana analogicznie jak w przypadku innych list dokumentów dostpnych w programie. ytkownik ma moliwo przeszukiwania wpisów wedug dowolnego fragmentu nazwy lub adresu odbiorcy, numeru nadawczego (listy polecone) oraz numeru faktury. 37

38 Moliwe jest równie filtrowanie zawartoci listy wedug rodzaju listów, do wyboru; listy zwyke, polecone, wszystkie. Dodatkowe funkcje dostpne dla listy pozycji ksiki nadawczej: <Dodaj faktury> Po wybraniu tej funkcji na ekranie zostanie wywietlone okno z danymi do wykonania wpisu do ksiki nadawczej. Zadaniem uytkownika jest podanie zakresu dat z jakiego maj by przeniesione dane o wystawionych dokumentach sprzeday oraz pocztkowego numeru nadawczego dla listów poleconych. Kady kolejny wpis do ksiki nadawczej listów poleconych bdzie posiada numer zaczynajcy si od podanego numeru nadawczego i bdzie zwikszany automatycznie o jeden. W polu adresat b umieszczane dane nabywcy lub adres korespondencyjny, jeli zosta podany. Program wykonuje równie oblicze masy listu na podstawie danych zawartych w parametrach moduu fakturowania (opisane w rozdziale 3.3 instrukcji). Jeli w parametrach zdefiniowano mas koperty i kartki A4, wówczas program do kadej pozycji przypisuje mas wynikaj z masy koperty i iloci faktur umieszczonych w licie. Dla listów o masie poniej 50g przyjmowana jest masa 50g. Dokument sprzeday umieszczony za pomoc tej funkcji w ksice nadawczej nie zostanie umieszczony w niej ponownie, nawet jeli zostanie podany zakres dat obejmujcy taki dokument. 38

39 <Usu wedug daty> Po wybraniu tej funkcji na ekranie zostanie wywietlone okno, w którym naley poda szczegóy dotyczce wpisów usuwanych z ksiki nadawczej. Zbiorcze usunicie wpisów dotyczy tylko wpisów dokonanych na podstawie dokumentów sprzeday za pomoc funkcji <Dodaj faktury>. Usunicie dotyczy wpisów z jednego dnia, przy czym mona je wykona dla listów zwykych, poleconych lub wszystkich. Po usuniciu wpisów, dokumenty sprzeday mog by znów uyte w ksice nadawczej. <Zmiana numeracji R> Funkcja pozwala na szybkie wykonanie zmiany numeracji numerów nadawczych. Moe by niezbdna jeli naklejki z numerami nadawczymi s naklejane z rolki i nastpi jedna z poniszych sytuacji Usunito z ksiki nadawczej 1 pozycj i nie ma cici numeracji (konieczne byo by pilnowanie który z numerów nadawczysz wyrzuci) Skoczya si seria z biecej rolki i nadane zostay nie istniejce numery Przed wykonaniem zmiany numeracji naley poda dat oraz zakres numerów. Zakres numerów moe by zakresem otwartym, co oznacza e mona pola z numerem pozostawi puste (zmiana numeracji dla caego podanego dnia) lub wystarczy poda tylko numer od lub numer do. Numer pocztkowy to numer od którego b nadawane nowe numery dla wpisów speniajcych warunek okrellony 39

40 <Edycja>/<Dodaj> Funkcja pozwala na edycj zapisanych ju pozycji ksiki nadawczej lub dodanie nowych. W trybie edycji / dodania ytkownik moe edytowa wszystkie pola. Naley przy tym pamita, e usunicie dokumentu sprzeday (np. faktury z pola numery/ miejsce nie jest równoznaczne z zaznaczeniem, e faktura nie znajduje si ju w ksice nadawczej. W celu usunicia dokumentu sprzeday z listy naley u przycisku po prawej stronie od pola numery/miejsca (dolny). Po naciniciu przycisku <Usunicie dokumentu z ksiki> pojawi si lista dokumentów zwizanych z edytowan pozycj ksiki nadawczej. Ponisze okno odpowiada usuniciu dokumentów z pozycji widocznej na poprzednim rysunku. Nacinicie klawisza DEL lub przycisku <Usu>, spowoduje usunicie wybranego dokumentu z biecej pozycji ksiki nadawczej. Sam dokument pozostanie nadal na licie dokumentów i dzie mona go doda np. do innej pozycji ksiki. ytkownik moe do kadej pozycji ksiki nadawczej doda inny dokument adresata (program do identyfikacji adresata uywa numeru NIP w dokumentach ju przypisanych do pozycji ksiki nadawczej). Aby doda kolejny dokument naley w oknie edycji pozycji ksiki nadawczej nacisn przycisk <Dodanie dokumentu> - po prawej stronie od pola numery/miejsca (górny). Wywietlona wówczas zostanie lista dokumentów biecego adresata (lub jeli nie przyporzdkowano jeszcze adnych dokumentów sprzeday, wówczas lista nie bdzie filtrowana numerem NIP), które nie zostay jeszcze wpisane do ksiki nadawczej. 40