Przemyśl, dnia 5 maja 2016 r. OKK Dyrektor Przedszkola Nr 11 z Oddziałami Integracyjnymi w Przemyślu. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 Przemyśl, dnia 5 maja 2016 r. OKK Dyrektor Przedszkola Nr 11 z Oddziałami Integracyjnymi w Przemyślu Wystąpienie pokontrolne Przeprowadzona przez Wydział Organizacji, Kadr i Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu kontrola problemowa w Przedszkolu Nr 11 z Oddziałami Integracyjnymi w Przemyślu mającym siedzibę przy ul. Wyb. Ojca Św. Jana Pawła II 68 wykazała pewne uchybienia. Zakres kontroli obejmował realizację budżetu w okresie 2015 roku w szczególności: - realizację wydatków ponoszonych w celu wypełnienia celów i zadań w sposób efektywny, oszczędny i terminowy, - legalność wydatków w wybranych paragrafach klasyfikacji budżetowej, - prowadzenie ewidencji rzeczowych składników majątku. Szczegółowe ustalenia kontroli opisane zostały w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w Przedszkolu Nr 11 z Oddziałami Integracyjnymi. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym w szczególności zwrócić uwagę na uchybienia powstałe w toku realizacji zadań objętych zakresem przeprowadzonej kontroli. Poniżej przedstawiam stwierdzone przez kontrolę uchybienia i wskazuję sposób ich usunięcia. W zakresie wydatków budżetowych: 1. Zakup artykułów żywnościowych w Przedszkolu nr 11 w pewnych przypadkach realizowany był z naruszeniem wewnętrznych regulacji zawartych w Zarządzeniu Nr 6/2014 Dyrektora Przedszkola Nr 11 z dnia r. wprowadzającym Regulamin zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty euro w Przedszkolu Nr 11 z Oddziałami Integracyjnymi w Przemyślu, i tak: przedmiotem zamówienia była dostawa produktów żywnościowych z podziałem na 6 pakietów. Zgodnie z 9 przyjętego w P 11 Regulaminu stosuje się podział na 5 pakietów, zaproszenia do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego organizowanego w trybie zapytania ofertowego Przedszkole skierowało do kontrahentów w dniach r. W dokumentacji jednostki brak potwierdzenia otrzymania zapytań przez wykonawców. w zapytaniu ofertowym wyznaczono m. innymi miejsce składania ofert: Przedszkole Nr 11 z Oddziałami Integracyjnymi w Przemyślu i termin do r. do godz

2 Z dokumentacji nie wynika w jakim dniu dokonano otwarcia ofert oraz wyboru najkorzystniejszej z ofert. realizacja dostaw artykułów żywnościowych odbiegała w kilku przypadkach od złożonej oferty - ceny na niektóre artykuły spożywcze różniły się od cen zaproponowanych zamawiającemu (P 11) w formularzu cenowym (ofercie); Sytuacja dotyczyła przeważnie dostaw na artykuły z pakietu I mięso, wędliny, drób. Jednostka decydując się na uproszczony tryb udzielania zamówienia określony (wewnętrznymi regulacjami) Zarządzeniem nr 6/2015 z dnia r. Dyrektora Przedszkola Nr 11 w Przemyślu, zobligowana jest do ścisłego jego przestrzegania. 2. Jednostka nieprawidłowo ujęła w ewidencji księgowej odsetki od nieterminowej zapłaty składek należnych ZUS. Odsetki w wysokości 15 zł z tytułu składek za miesiąc październik 2014 r., wynikające z wezwania do zapłaty nr WDZ15/ z dnia 25 maja 2015 r. zostały ujęte w ewidencji księgowej w 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników. Zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014, poz z późn. zm.) odsetki od nieterminowych wpłat składek ZUS ujmuje się w 4570 Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu pozostałych podatków i opłat. 3. Jednostka ponosiła w roku 2015 wydatki na okresową konserwację dźwigu towarowego. Faktury za ww. usługę wystawiane były w okresach miesięcznych przez firmę Elektromechanika Dźwigowa Elektro-Instalatorstwo na kwotę 110,70 zł za miesiąc. Powyższą usługę jednostka kwalifikowała jako wydatek sfinansowany z 4300 Zakup usług pozostałych (oprócz dowodu księgowego nr 0590). Zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014, poz z późn. zm.) usługi obce o charakterze przemysłowym, m.in. usługi konserwacyjne i naprawcze powinny być ujmowane 4270 Zakup usług remontowych. 4. Niewłaściwie ujmowano w ewidencji księgowej operacje dotyczące refundacji poniesionych kosztów z tytułu wynagrodzeń i części składek na ubezpieczenie pokrywanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu. Otrzymane z PUP w Przemyślu środki, będące zwrotem poniesionych przez przedszkole wydatków na wynagrodzenia i składki ubezpieczenia społecznego księgowano następująco: - wpływ środków na rachunek bankowy Wn konto 130 w szczegółowości klasyfikacji budżetowej 4010 i 4110, Ma konto 201 (kontrahent PUP), - na podstawie polecenia księgowania Wn konto 201 (kontrahent PUP) i Ma konto i konto Odnośnie konta 404 i 405 zaksięgowanie operacji po stronie Ma tych kont wpływu środków z PUP powoduje zmniejszenie sald tych kont. Taki sposób korekty kosztów zniekształca obraz wprowadzonych wcześniej zdarzeń. Aby nie zawyżać obrotów na kontach należy zastosować zapis techniczny polegający na ewidencji po obu stronach tego samego konta takich samych kwot, lecz ze znakiem ujemnym. Stosuje się go dla zachowania czystości obrotów na kontach oraz dla przywrócenia kontom ich charakteru. Korygowanie zapisów w ten sposób powoduje, że obroty na kontach nie dostarczają mylących informacji o przebiegu operacji gospodarczych. Stosowanie zapisu technicznego wskazane jest przede wszystkim do kont wynikowych. Zastosowanie zapisu technicznego 2

3 będzie opisywało rzeczywisty obraz poniesionych kosztów, zrealizowanych wydatków lub osiągniętych dochodów (przychodów). W zakresie gospodarowania majątkiem trwałym: 5. Łączna wartość środków trwałych figurujących w ewidencji szczegółowej na dzień r. wynosiła ,40 zł. W ewidencji księgowej w księdze głównej wartość środków trwałych opiewała na kwotę ,40 zł. Wartość środków trwałych ujętych w ewidencji szczegółowej była niezgodna z wartością salda konta 011. Różnica dotyczyła wartości gruntu na kwotę ,00 zł. Jednostka nie wprowadziła do ewidencji pomocniczej wartości gruntu. Podkreślić należy, że jednostka powinna ująć w ewidencji pomocniczej środków trwałych prawidłowo zakwalifikowaną nieruchomość (działkę) otrzymaną w trwały zarząd następująco: grupa 0 grunty podgrupa 03 grunty zabudowane i zurbanizowane rodzaj 032 inne tereny zabudowane. 6. Analiza figurujących w ewidencji szczegółowej środków trwałych niektórych pozycji wykazała, że są one niewłaściwie zarejestrowane. Środki trwałe pod nazwą: - zmywarka do naczyń o wartości początkowej 6.028,02 zł - kuchnia gazowa o wartości początkowej ,64 zł - zmywarka 3-faz.o wartości początkowej 5.679,10 zł - obieraczka do jarzyn + separator obierzyn o wartości początkowej 6.319,60 zł figurują w ewidencji szczegółowej środków trwałych w grupie 6 bez wskazania podgrupy i rodzaju. Środki te umarzane były według stawki amortyzacji 10 %. Ponadto, środek trwały pod nazwą budowla (ogrodzenie) o wartości początkowej ,34 zł ujęty został w ewidencji szczegółowej w grupie 2 bez zakwalifikowania do odpowiedniej podgrupy i rodzaju. Środek ten umarzany był według stawki 4 %. Z zapisów rozporządzenia RM z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych wynika, że jednostka powinna zakwalifikować ten środek trwały do grupy 2 Obiekty inżynierii lądowej i wodnej podgrupy 29 Pozostałe obiekty inżynierii lądowej i wodnej rodzaju 291 Pozostałe obiekty inżynierii lądowej i wodnej gdzie indziej niesklasyfikowane. Stawka amortyzacji przewidziana dla tego typu obiektu wynosi 4,5%. 7. Kontrola wykazała, że w księdze inwentarzowej środków trwałych oraz w księdze głównej figurowały środki, których wartość początkowa brutto jest niższa niż zł. Uregulowania wewnętrzne jednostki przyjęte w Polityce rachunkowości wskazują, że pozostałe środki trwałe, których cena jednostkowa jest niższa niż zł, ale nie przekracza kwoty 200 zł amortyzowane i umarzane są jednorazowo. W świetle przyjętych przez jednostkę wewnętrznych przepisów rzeczowe aktywa trwałe o wartości powyżej zł jednostka powinna ujmować w ewidencji księgowej na koncie 011 środki trwałe podstawowe, natomiast te środki które są wyszczególnione w 6 ust. 3 cytowanego powyżej rozporządzenia przedszkole powinno ujmować na koncie 013 pozostałe środki trwałe oraz w oddzielnej księdze inwentarzowej prowadzonej dla pozostałych środków trwałych. 8. Kontrolowana jednostka prowadzi szczegółową ewidencję środków trwałych prowadzoną w formie książki środków trwałych, stanowiącą równocześnie ewidencję umorzenia poszczególnych środków trwałych. Poszczególne środki trwałe wyszczególnione w książce środków trwałych (ewidencja szczegółowa), nie mają przypisanego rodzaju i podgrupy. Wedle obowiązku wynikającego 3

4 z ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) kontrolowana jednostka nie prowadzi ewidencji środków trwałych w podziale na grupy, podgrupy i rodzaje. 9. W aktach osobowych głównej księgowej brak aktualnej oceny okresowej. Ostatnia ocena okresowa przeprowadzona została w dniu r. Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych Oceny na piśmie dokonuje bezpośredni przełożony pracownika samorządowego, nie rzadziej niż raz na 2 lata i nie częściej niż raz na 6 miesięcy.. W celu usunięcia wyżej opisanych nieprawidłowości zobowiązuję Panią Dyrektor do podjęcia następujących działań: 1. Zachowywać przy dokonywaniu zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości euro stosowne procedury określone zarządzeniem Dyrektora Przedszkola. Starannie przygotowywać i prowadzić dokumentację z przebiegu zakupu żywności. 2. Ujmować w ewidencji księgowej w 4570 Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu pozostałych podatków i opłat odsetki od nieterminowej spłaty składek należnych ZUS. 3. Usługi obce o charakterze przemysłowym, m.in. usługi konserwacyjne i naprawcze ujmować w ewidencji księgowej w 4270 Zakup usług remontowych. 4. Przestrzegać przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014, poz z późn. zm.). 5. Stosować w celu wyeliminowania zawyżonych obrotów, tzw. zapis techniczny. Polega on na dokonywaniu po obu stronach tego samego konta zapisu takich samych kwot, lecz ze znakiem ujemnym. Wskazane jest stosowanie zapisu technicznego przede wszystkim w przypadku korygowania, za pomocą storna czarnego, zapisów na kontach wynikowych. 6. Wprowadzić do ewidencji pomocniczej środków trwałych wartość gruntu (działki otrzymanej w trwały zarząd) następująco: grupa 0 grunty podgrupa 03 grunty zabudowane i zurbanizowane rodzaj 032 inne tereny zabudowane. 7. Właściwie przerejestrować środki trwałe pod nazwą: zmywarka do naczyń, kuchnia gazowa, zmywarka 3-faz., obieraczka do jarzyn, budowla (ogrodzenie) do stosownych do opisu tych rodzajów środków trwałych grup, podgrup i rodzajów. Obliczyć właściwą kwotę umorzenia na dzień r. i dokonać korekty w księgach 2016 roku. 8. Przeksięgować środki trwałe o wartości początkowej brutto niższej niż zł na konto 013 pozostałe środki trwałe. 9. Przestrzegać przepisów Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z 2010 r. Nr 242, poz. 1622) w zakresie symboli oznaczeń środków trwałych określonych w załączniku do rozporządzenia. 10. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych w zakresie oceny okresowej pracowników. 4

5 Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. W razie uznania zasadności zastrzeżeń (lub nieuwzględnienia zastrzeżeń) w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przekażę na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem. W terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych zobowiązuję do poinformowania mnie o sposobie wykonania zaleceń lub przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zmierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do zaleceń zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, termin o którym mowa wyżej biegnie od daty otrzymania ostatecznego stanowiska zarządzającego kontrolę. Niniejsze zalecenie pokontrolne sporządzone zostało w czterech jednobrzmiących egzemplarzach. Otrzymują: 1. Adresat 2. Wydział Edukacji i Sportu 3. Wydział Finansowo-Księgowy 4. a/a 5