Przemyśl, dnia r. OKK.II

Transkrypt

1 OKK.II Przemyśl, dnia r. Dyrektor Zespołu Szkół Elektronicznych i Ogólnokształcących im. prof. Janusza Groszkowskiego w Przemyślu ul. Kilińskiego 10 Wystąpienie pokontrolne Przeprowadzona przez Wydział Organizacji Kadr i Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu kontrola problemowa w Zespole Szkół Elektronicznych i Ogólnokształcących im. prof. Janusza Groszkowskiego w Przemyślu mieszczącym się przy ul. Kilińskiego 10, wykazała pewne uchybienia. Zakres kontroli obejmował realizację budżetu w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 31 grudnia 2013 r. Szczegółowe ustalenia kontroli opisane zostały w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W poniższym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym zwrócić uwagę na następujące uchybienia powstałe w toku realizacji zadań objętych zakresem przeprowadzonej kontroli. 1) W zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników stwierdzono, że: a) zaświadczenia lekarskie (orzeczenia) o przeprowadzonych badaniach dla celów sanitarno-epidemiologicznych nie są składane do akt osobowych pracowników znajdują się w odrębnym zbiorze, wraz z tzw. książeczkami zdrowia. b) w decyzjach dyrektora o przyznanych pracownikom ZSEiO nagrodach nie wyszczególniono kwot przyznanej nagrody. 2) Nieruchomości oddane w trwały zarząd na podstawie dowodów PT (protokoły przekazaniaprzejęcia środka trwałego sporządzone przez Urząd Miejski) zostały ujęte w ewidencji księgowej zgodnie z klasyfikacją rodzajową wyszczególnioną w protokołach (rodzaj 050). Należy zauważyć, że ujęty w protokole przekazania-przejęcia środka trwałego PT symbol klasyfikacji rodzajowej grupa 050 nie znajduje odzwierciedlenia w stanie faktycznym. W Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wprowadzonej w życie rozporządzeniem Rady Ministrów z 10 grudnia 2010 r. wprowadzono objaśnienia szczegółowe do poszczególnych rodzajów środków trwałych. Z objaśnień do rodzaju 050 (grupa 0, podgrupa 05 Tereny różne, rodzaj 050 Tereny różne) wynika co następuje: Rodzaj ten obejmuje wszystkie pozostałe tereny, których nie można zaliczyć do innych rodzajów użytków, takie jak: a) grunty przeznaczone do rekultywacji (np. nieczynne hałdy, wysypiska, zapadliska, tereny po działalności przemysłowej i górniczej oraz po poligonach wojskowych, dla których właściwe organy zatwierdziły projekty rekultywacji), b) niezagospodarowane grunty zrekultywowane, c) wały ochronne nieprzystosowane do ruchu kołowego. Powyższy opis nie odpowiada stanowi faktycznemu, ani opisowi nieruchomości wynikającej z rejestru gruntów. Stan rzeczywisty gruntów jest taki jak w rejestrze gruntów, natomiast w protokołach przekazania PT środka trwałego wpisano rodzaj 050 Tereny różne nie odpowiadający ani danym wynikającym z rejestru gruntów prowadzonym w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru Urzędu Miejskiego-, ani też stanowi faktycznemu. Nieruchomości te, to faktycznie grunty zajęte pod budynki i urządzenia związane z oświatą, a więc powinny figurować w rejestrze

2 jako Inne tereny zabudowane, a w związku z tym winny być sklasyfikowana w rodzaju 032. Opisane rozbieżności między stanem faktycznym, a stanem wynikającym z ewidencji Rejestr gruntów prowadzonej przez Prezydenta Miasta Przemyśla, należy -na wniosek ZSEiO- uzgodnić. 3) W 2013 r. w kontrolowanej jednostce wystąpiły problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań z tytułu składek ZUS i zaliczek na podatek do Urzędu Skarbowego. Przyczyną nieterminowego regulowania zobowiązań wobec ZUS i US było nieotrzymanie w wymaganej wysokości i w terminie wynikającym z harmonogramu środków z Urzędu Miasta Przemyśla. Dodatkową trudność w realizacji budżetu przez ZSEiO powodowały zobowiązania wymagalne z poprzedniego roku, które wynosiły ,86 zł, i które zostały uregulowane ze środków przeznaczonych na realizację planu finansowego w roku ) Odsetki od nieterminowej zapłaty składek ZUS oraz podatku w 2013 r. ze względu na brak środków finansowych w 2013 r. zostały naliczone i opłacone w dniu r. w następujących wysokościach: od składek na ubezpieczenie społeczne 2 240,00 zł od składek na ubezpieczenie zdrowotne 590,00 zł, od składek na Fundusz Pracy 166,00 zł, od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycz ,00 zł. Zgodnie z brzmieniem 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) - Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Z uwagi na to, że kontrolowana jednostka nie dysponowała ani wolnymi środkami na opłacenie odsetek, ani też kwot na zapłatę odsetek nie przewidywał plan finansowy ZSEiO, zostały one naliczone i opłacenie w 2014 r. Nienaliczenie na koniec kwartału odsetek przysługujących ZUS i US spowodowało, że ta część zobowiązania jednostki nie została uwzględniona w księgach rachunkowych jednostki, a zatem nie była też wykazana w sprawozdawczości budżetowej. Sytuacja ta wystąpiła na skutek nietrafnej interpretacji przepisów, tj. przeświadczeniu jednostki, że odsetki ujmuje się w księgach rachunkowych tylko w momencie ich zapłaty. 5) Brak na rachunku bankowym środków na wydatki budżetowe powodował, że kontrolowana placówka angażowała na wydatki budżetowe (głównie na opłatę składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych) środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS). W celu uniknięcia naruszenia dyscypliny finansów publicznych kontrolowana jednostka dokonywała operacji niezgodnych z przepisami prawa, polegających na pożyczaniu środków z rachunku bankowego wyodrębnionego dla celów gromadzenia środków ZFŚS. Środki ZFŚS były przelewane z tego rachunku bankowego na rachunek wydatków budżetowych najczęściej w celu uregulowania zobowiązań jednostki budżetowej wobec ZUS. Czynności 2

3 pożyczania środków z ZFŚS były niezgodne z zasadami gospodarowania środkami ZFŚS przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592 j. t.) określenie działalność socjalna oznacza usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportoworekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Podejmowanie działań niezgodnych z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych lub niewykonywanie przepisów tej ustawy podlega karze grzywny (podst.: art. 12a ust. 1 wymienionej ustawy). Operacje pożyczania środków ZFŚS z wyodrębnionego na ten cel rachunku bankowego na rachunek bankowy przeznaczony do realizacji wydatków budżetowych były ewidencjonowane za pośrednictwem konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Właściwym kontem do ewidencji tego typu rozrachunków jest konto 240 Pozostałe rozrachunki. Z Komentarza do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (autorstwa M. Augustowskiej) wynika, że konto 240 może być używane -między innymi- do ewidencji pożyczek i różnych rozliczeń, a także krótkoi długoterminowych należności funduszy celowych. 6) W zakresie gospodarowania majątkiem trwałym ustalono co następuje: a) W niektórych książkach obiektu budowlanego nie wpisano przeprowadzonych kontroli obiektu, a także dokonanych remontów (np. wymiany okien). b) Nie przeprowadzono kontroli, której obowiązek przeprowadzenia istnieje co najmniej raz na 5 lat, w zakresie stanu technicznego budynków (posadzki, ściany, stropy, konstrukcja i poszycie dachu). Dyrektor kontrolowanej jednostki wyjaśnił, że ZSEiO zamierzał przeprowadzić tę kontrolę, jednakże ze względu na brak możliwości finansowych (niewystarczający plan wydatków budżetowych na lata 2012, 2013 i 2014) nie można było wypełnić należycie tego obowiązku. Brak wystarczającej kwoty (zarówno w planie wydatków, jak i faktycznie środków na rachunku bankowym), którą należałoby przeznaczyć na kontrolę stanu technicznego budynków (elementów konstrukcyjnych) może spowodować podleganie właściciela (Gminy Miejskiej Przemyśl) lub zarządcy (ZSEiO) karze grzywny stosownie do art. 93 pkt 8 w związku z art. 61 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz z późn. zm.). c) Książki obiektu budowlanego prowadzone w ZSEiO nie odpowiadają wzorowi książki, który został określony w załączniku do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134). Rozporządzenie Ministra Infrastruktury określa wzór książki obiektu budowlanego oraz sposób jej prowadzenia. Istotne informacje, które należy umieszczać w książce obiektu budowlanego zostały wyszczególnione w 5 wymienionego rozporządzenia. Przy zakładaniu następnego tomu Książki obiektu budowlanego należy zwrócić uwagę na obowiązek posiadania planu sytuacyjnego obiektu, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określający również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła, gdyż dotychczas prowadzone książki obiektów nie zawierają takich planów. 3

4 d) Księga szczegółowa środków trwałych (rachunkowa) w części, która dotyczy grupy I Budynki nie jest prowadzona przejrzyście, gdyż w pozycji dotyczącej danego budynku znajdują się wpisy dotyczące różnych okresów. W kolumnie 11 zatytułowanej Zmiany wartości inwentarzowej, przypisy, umorzenia, remonty kapitalne itp. figurują kwoty dotyczące przeszacowania środków trwałych dokonane w 1994 r., a także zwiększenia wartości budynków z tytułu ulepszenia (związanego np. z przebudową, rozbudową, rekonstrukcją, adaptacją, modernizacją lub doposażeniem w części składowe i peryferyjne) uwidocznione w latach 1998, 1999, 2010, Ewidencja szczegółowa środków trwałych powinna umożliwić ustalenie wartości -zarówno poszczególnych środków trwałych, jak i grup czy też podgrup- w każdym okresie, a zwłaszcza na koniec danego roku obrotowego. W związku z powyższym po zamknięciu dotychczasowej księgi środków trwałych, należałoby w nowozakładanej księdze dla przejrzystości zapisów zarezerwować dla każdego budynku odrębną kartę (stronę). Taki sposób ewidencji pozwala na szybszą analizę dokonanych zmian (zwiększeń lub zmniejszeń) wartości środków trwałych w danym roku, a także pozwala na szybkie określenie wartości danego środka trwałego w żądanym okresie. W celu usunięcia wyżej opisanych uchybień zobowiązuję Pana Dyrektora do podjęcia następujących działań: 1) Składania orzeczeń, zaświadczeń lekarskich wydanych w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, do akt osobowych pracowników (w części B), zgodnie z 6 ust. 2 pkt 2 lit. i rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 2) Określania w decyzjach składanych do akt osobowych kwoty przyznanej nagrody. 3) Skierowania wniosku do Prezydenta Miasta o sprostowanie protokołu przekazaniaprzejęcia środka trwałego (PT) w części dotyczącej symbolu klasyfikacji rodzajowej nieruchomości (jest: grupa 050, winno być: grupa 032), tj. o naniesienie zmiany uwzględniającej stan faktyczny zagospodarowania nieruchomości oraz stan zgodny z Rejestrem gruntów prowadzonym w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru Urzędu Miejskiego. 4) Kontynuacji monitorowania sytuacji finansowej ZSEiO w celu terminowego regulowania zobowiązań. 5) Ujmowania w księgach rachunkowych jednostki odsetek od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. 6) Wykorzystywania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, a nie na przekazywanie tych środków na rachunek bankowy wydatków budżetowych w celu pokrywania wydatków z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i inne zobowiązania. 4

5 7) Stosowania w ewidencji księgowej konta 240 do ewidencji pożyczek i różnych rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych. 8) W zakresie gospodarowania majątkiem trwałym i jego ewidencjonowania zobowiązuję do wykonania następujących zaleceń: a) uzupełnienia prowadzonych książek obiektu budowlanego w szczególności w zakresie przeprowadzonych kontroli obiektu i dokonanych remontów, b) dokonania kontroli obiektów w zakresie stanu technicznego budynków, której obowiązek przeprowadzenia istnieje co najmniej raz na 5 lat, c) po zakończeniu aktualnie prowadzonych książek obiektu budowlanego, założenia następnych tomów książek obiektu budowlanego według wzoru określonego w obowiązującym rozporządzeniu (aktualnie: rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134), d) prowadzenia ewidencji szczegółowej środków trwałych (w szczególności grupy I Budynki ) w przejrzysty sposób, tj. umożliwiający ustalenie wartości -zarówno poszczególnych środków trwałych, jak i grup czy też podgrup- w każdym okresie, a zwłaszcza na koniec danego roku obrotowego. Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym w terminie siedmiu dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. W razie uznania zasadności zastrzeżeń (lub nieuwzględnienia zastrzeżeń) w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przekażę na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem. W terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych zobowiązuję do poinformowania mnie o sposobie wykonania zaleceń lub przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zmierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do zaleceń zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, termin o którym mowa wyżej biegnie od daty otrzymania ostatecznego stanowiska zarządzającego kontrolę. Niniejsze zalecenie pokontrolne sporządzone zostało w czterech jednobrzmiących egzemplarzach. Otrzymują: 1. Adresat, 2. Wydział Edukacji i Sportu, 3. Wydział Finansowo-Księgowy, 4. aa Anonimizacji dokonała Krystyna Pankiewicz główny specjalista w OKKII 5