OKK.II Przemyśl, dnia 11 marca 2014 r. Pani

Transkrypt

1 OKK.II Przemyśl, dnia 11 marca 2014 r. Pani Dyrektor Przedszkola Nr 19 w Przemyślu ul. Ofiar Katynia 4a Przemyśl Wystąpienie pokontrolne Przeprowadzona przez Wydział Organizacji, Kadr i Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu w okresie od dnia 20 stycznia do dnia 18 luty 2014 r. kontrola problemowa w Przedszkolu Nr 19 w Przemyślu mieszczącym się przy ul. Ofiar Katynia 4a wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia. Zakres kontroli obejmował realizację budżetu w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2013 r. Szczegółowe ustalenia kontroli opisane zostały w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym w szczególności zwrócić uwagę na nieprawidłowości i uchybienia powstałe w toku realizacji zadań objętych zakresem przeprowadzonej kontroli. Poniżej przedstawiam stwierdzone przez kontrolę nieprawidłowości i uchybienia i wskazuję sposób ich usunięcia. W zakresie wydatków budżetowych 1) W Przedszkolu nr 19 w rozdziale Stołówki szkolne i przedszkolne w 4210 i 4260 nie wykazano wydatków z tytułu m. innymi energii elektrycznej, zużycia gazu i wody czy też środków czystości pomimo ich ponoszenia. Stołówka była czynna w 2013 r. i z całą pewnością część kosztów zużycia energii elektrycznej, cieplnej, wody, a także środków myjących, czy narzędzi pracy dotyczyła działalności stołówki. W planie finansowym na rok 2013 wydatki z tego tytułu zaplanowano w rozdziale Przedszkola i ich realizacja również była kwalifikowana do rozdziału ) Na dzień r. kontrolowana jednostka posiadała zobowiązania na kwotę ,26 zł w tym zobowiązania wymagalne w wysokości ,91 zł. Zobowiązania wymagalne wystąpiły głównie z tytułu: 1) składek należnych ZUS ,72 zł, 2) podatku dochodowego od osób fizycznych należnego US ,00 zł, 3) zaległości wobec kontrahentów ,19 zł w tym zaległość wobec ,89 zł. 3) Kontrola terminowości regulowania składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy oraz podatku dochodowego od osób fizycznych wykazała, że w 2013 r. wymienione zobowiązania zostały regulowane nieterminowo lub nie w pełnej 1

2 wysokości. Szczegółowe naliczenie i odprowadzenie składek za poszczególne miesiące 2013 r. przedstawione zostało w załączniku do protokołu kontroli. Przedszkole Nr 19 w Przemyślu nie odprowadziło: a) w okresie od dnia 5 luty 2013 r. do dnia 1 marca 2013 r. (opóźnienie 28 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 9.098,13,00 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2.336,13, składek na Fundusz Pracy w kwocie 610,42 zł b) w okresie od dnia 5 marca 2013 r. do dnia 6 marca 2013 r. (opóźnienie 1 dzień) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 8.063,25 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2.066,79 zł, składek na Fundusz Pracy w kwocie 527,02 zł c) w okresie od dnia 5 kwietnia 2013 r. do dnia 8 kwietnia 2013 r. (opóźnienie 3 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie ,52 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 4.190,18 zł, składek na Fundusz Pracy w kwocie 1.028,01 zł d) w okresie od dnia 6 maja 2013 r. do dnia 17 maja 2013 r. (opóźnienie 11 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 1.829,86 zł; w okresie od dnia 6 maja 2013 r. do dnia 18 czerwca 2013 r. (opóźnienie 43 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 3.495,35 zł i składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 1.884,98 zł; w okresie od dnia 6 maja 2013 r. do dnia 27 czerwca 2013 r. (opóźnienie 52 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 2.150,16 zł i składek na Fundusz Pracy w kwocie 433,93; w okresie od dnia 6 maja 2013 r. do dnia 28 czerwca 2013 r. (opóźnienie 53 dni) składek na Fundusz Pracy w kwocie 42,42 zł e) w okresie od dnia 5 czerwca 2013 r. do dnia 27 czerwca 2013 r. (opóźnienie 22 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 8.384,17 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2.107,91, składek na Fundusz Pracy w kwocie 544,58 zł f) w okresie od dnia 5 lipca 2013 r. do dnia 8 lipca 2013 r. (opóźnienie 3 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 8.160,70 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2.062,38 zł, składek na Fundusz Pracy w kwocie 519,06 zł g) w okresie od dnia 5 sierpnia 2013 r. do dnia 13 sierpnia 2013 r. (opóźnienie 8 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 7.786,27 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 1.964,80 zł, składek na Fundusz Pracy w kwocie 488,21 zł h) w okresie od dnia 5 września 2013 r. do dnia 11 września 2013 r. (opóźnienie 6 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 7.647,51 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 1.928,35 zł, składek na Fundusz Pracy w kwocie 482,59 zł i) w okresie od dnia 7 października 2013 r. do dnia 15 października 2013 r. (opóźnienie 8 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 8.928,95 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2.244,11 zł, składek na Fundusz Pracy w kwocie 570,40 zł j) w okresie od dnia 5 listopad 2013 r. do dnia 9 styczeń 2014 r. (opóźnienie 65 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 9.562,43 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2.399,21 zł, składek na Fundusz Pracy w kwocie 659,10 zł k) w okresie od dnia 5 grudnia 2013 r. do dnia 9 styczeń 2014 r. (opóźnienie 35 dni) składek na ubezpieczenie społeczne w kwocie 9.888,85 zł, składek na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2.258,77 zł, składek na Fundusz Pracy w kwocie 623,98 zł Kontrolowana jednostka nieterminowo zapłaciła podatek dochodowy od osób fizycznych w okresie: a) od dnia 20 luty 2013 r. do dnia 4 marca 2013 r. (opóźnienie 15 dni) w wysokości 2.018,00 zł b) od dnia 20 marca 2013 r. do dnia 21 marca 2013 r. (opóźnienie 1 dzień) w wysokości 1.709,00 zł 2

3 c) od dnia 22 kwietnia 2013 r. do dnia 22 maj 2013 r. (opóźnienie 30 dni) w wysokości 2.537,00 zł; od dnia 22 kwietnia 2013 r. do dnia 27 maj 2013 r. (opóźnienie 35 dni) w wysokości 1.570,00 zł d) od dnia 20 maj 2013 r. do dnia 27 czerwca 2013 r. (opóźnienie 38 dni) w wysokości 1.530,00 zł e) od dnia 20 czerwca 2013 r. do dnia 28 czerwca 2013 r. (opóźnienie 8 dni) w wysokości 1.746,00 zł f) od dnia 20 września 2013 r. do dnia 23 września 2013 r. (opóźnienie 3 dni) w wysokości 1.604,00 zł; od dnia 20 września 2013 r. do dnia 27 września 2013 r. (opóźnienie 7 dni) w wysokości 935,00 zł g) od dnia 21 października 2013 r. do dnia 9 stycznia 2014 r. (opóźnienie 80 dni) w wysokości 1.934,00 zł h) od dnia 20 listopad 2013 r. do dnia 9 stycznia 2014 r. (opóźnienie 50 dni) w wysokości 1.934,00 zł 4) Kontrolowana jednostka nie naliczyła i nie zaewidencjonowała w księgach rachunkowych w 2013 r. kosztów odsetek od nieterminowo regulowanych w 2013 r. składek wobec ZUS oraz nieterminowe odprowadzanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do US. Do naliczania i ewidencjonowania odsetek od nieterminowych płatności nie później niż na koniec każdego kwartału zobowiązują jednostkę przepisy art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885).W księgach rachunkowych odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Tak wynika z 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Jednostka zobowiązana jest więc do naliczania i ewidencjonowania w księgach rachunkowych odsetek od niewpłaconych w terminie należności w momencie ich zapłaty, a w przypadku braku zapłaty - nie rzadziej niż na koniec kwartału. 5) Brak niezbędnego poziomu środków na rachunku bankowym dotyczącym wydatków budżetowych P nr 19 spowodował, że w celu uniknięcia naruszenia dyscypliny finansów publicznych kontrolowana jednostka dokonywała operacji niezgodnych z przepisami prawa, polegających na pożyczaniu środków z rachunku bankowego wyodrębnionego dla celów gromadzenia środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Środki ZFŚS były przelewane z tego rachunku bankowego na rachunek wydatków budżetowych w celu uregulowania zobowiązań jednostki budżetowej wobec pracowników z tytułu wydatków na wynagrodzenia za pracę. Operacji tzw. pożyczania środków z rachunku ZFŚS i przekazywania ich na rachunek bieżący jednostki w celu pokrycia wydatków budżetowych, nie są zgodne z zasadami gospodarowania środkami ZFŚS przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 592 j. t.) określenie działalność socjalna oznacza usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach 3

4 wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Podejmowanie działań niezgodnych z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych lub niewykonywanie przepisów tej ustawy podlega karze grzywny (podst.: art. 12a ust. 1 wymienionej ustawy). 6) W 2013 r. w kontrolowanej jednostce nie wystąpiła konieczność dokonania zamówień, których wartość przekraczałaby euro. W Przedszkolu podjęto jednakże decyzję, że do realizacji zamówień nieprzekraczających wartości euro będzie stosowany tryb wynikający z przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Pzp (art. 69). Pomimo określenia w dokumentacji przetargowej, iż postępowanie prowadzi się na podstawie art. 69 ustawy Pzp, praktycznie jednak kontrolowana jednostka stosowała procedury wynikające z zarządzenia nr 320/07 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 6 grudnia 2007 r. w sprawie zasad udzielania zamówień w Urzędzie Miejskim w Przemyślu niepodlegającym przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych, zmienionego zarządzeniem nr 136/2008 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 16 czerwca 2008 r. w tej samej sprawie, a następnie zmienionego zarządzeniem nr 63/2009 z dnia 2 kwietnia 2009 r. Wobec powyższego, można przyjąć, iż gdyby w kontrolowanej jednostce wskazano podstawę prawną zarządzenie Prezydenta Miasta Przemyśla nr 136/2008, to można byłoby uznać, że dostawy artykułów spożywczych były realizowane zgodnie z przyjętym porządkiem obowiązującym w procedurze uproszczonej (z zastrzeżeniem braku notatek służbowych sporządzanych z prowadzonego rozeznania rynku wykonawców w formie telefonicznej). 7) Analiza dokumentów stanowiących specyfikację zamówienia wykazała, że niektóre pozycje wymienione w formularzu cenowym wskazywały konkretny produkt konkretnego producenta (np. jogurt Gratka, sok Kubuś, wafelki Grześki). Według brzmienia art. 29 ustawy Pzp, przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, tj. opisywać między innymi przez wskazanie znaków towarowych (konkretnych marek), lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy lub równoważny. W zakresie spraw osobowych i wypłaty wynagrodzeń Przegląd akt osobowych Pani. dyrektora Przedszkola Nr 19 w Przemyślu - prowadzonych przez Urząd Miejski w Przemyślu wykazał brak aktu nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego wydanego przez Podkarpackiego Kuratora Oświaty. Faktycznie Pani.. uzyskała stopień awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego w dniu 31 sierpnia 2010 r., jednakże w/w dokument nie został dostarczony do akt osobowych. W konsekwencji Pani. zostało ustalone wynagrodzenie zasadnicze angażem OR.I /10 z dnia r. od dnia r. w wysokości 2.647,00 zł odpowiadające kwocie dla stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego. Kontrola list wynagrodzeń w jednostce wykazała, że Pani wypłacano w 2013 r. wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3.109,00 zł odpowiadające kwocie jak dla stopnia awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego. Wypłaty dokonywano w oparciu o dostarczony do pracownika ds. kadrowo-płacowych przez Panią. akt nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego. 4

5 Zgodnie z art. 39 ust 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 poz. 191 t.j.) zmiana wysokości wynagrodzenia w czasie trwania stosunku pracy w związku z uzyskaniem kolejnego stopnia awansu zawodowego nauczyciela następuje z pierwszym dniem roku szkolnego po roku szkolnym, w którym nauczyciel uzyskał wyższy stopień awansu. W celu usunięcia wyżej opisanych nieprawidłowości zobowiązuję Pana Dyrektora do podjęcia następujących działań: 1) Przewidywać w sporządzanych planach finansowych kwot na wydatki w rozdziale Stołówki szkolne i przedszkolne w 4210 Zakup materiałów i wyposażenia i w 4260 Zakup energii z uwagi na faktyczne ich zużywanie w tej działalności. 2) Przestrzegać przepisu art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych /Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz z późn. zm/ w zakresie zaciągania zobowiązań. Dokonywać wydatków budżetowych w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z zaplanowanym przeznaczeniem. 3) Przekazywać na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składki opłacane zarówno przez pracownika jak i pracodawcę w terminach przewidzianych przepisami art. 47 ust.1 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych /Dz. U. z 2013 r., poz. 1442/. 4) Przekazywać na rachunek Urzędu Skarbowego podatek dochodowy od osób fizycznych w terminie przewidzianym przepisami art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm./. 5) Przestrzegać terminów zapłaty obowiązkowych składek do budżetu (ZUS i US ) oraz przestrzegać terminów zapłaty za dostawy i usługi celem niedopuszczania do zapłaty odsetek. 6) Przestrzegać przepisu art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885) oraz przepisu 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) w zakresie naliczania i ewidencjonowania odsetek od nieterminowych płatności. 7) Przeznaczać środki pieniężne gromadzone na rachunku bankowym ZFŚS wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych /Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z poźn. zm./. 8) Konsekwentnie stosować procedury przy realizacji zamówień publicznych, tj. zachowywać przy dokonywaniu zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości euro stosowne procedury określone zarządzeniem Prezydenta Miasta Przemyśla lub przy przyjęciu zaostrzonych kryteriów określonych ustawą Prawo zamówień publicznych stosować w całości wybrane procedury (bez odstępstw). 9) Opisywać przedmiot zamówienia w sposób, który nie utrudniałby uczciwej konkurencji tj. bez wskazywania konkretnych marek /znaków towarowych/, a w przypadku ich podania należy w opisie przedmiotu zamówienia dodać wyrazy lub równoważny. 10) Niezwłocznie przekazywać do Urzędu Miejskiego dokumenty mające wpływ na ustalenie wysokości wynagrodzenia dyrektora przedszkola. 5

6 Kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. W razie uznania zasadności zastrzeżeń (lub nieuwzględnienia zastrzeżeń) w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przekażę na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem. W terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych zobowiązuję do poinformowania mnie o sposobie wykonania zaleceń lub przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zmierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do zaleceń zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, termin o którym mowa wyżej biegnie od daty otrzymania ostatecznego stanowiska zarządzającego kontrolę. Niniejsze zalecenie pokontrolne sporządzone zostało w czterech jednobrzmiących egzemplarzach. Otrzymują: 1. Adresat 2. Wydział Edukacji i Sportu 3. Wydział Finansowo-Księgowy 4. a/a 6