Protokół. Kontrolę przeprowadził Zespół Kontrolujący złożony z pracowników Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi ŁUW w Łodzi, w składzie:

Transkrypt

1 Łódź, dnia grudnia 2010 roku Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 10 grudnia 2010 roku w zakresie potwierdzenia prawidłowości wykorzystania przyznanej i przekazanej dotacji na zadanie majątkowe, z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone powiatom ustawami, finansowane ze środków pochodzących z budżetu państwa na 2010 rok, pod nazwą Uruchomienie Środowiskowego Domu Samopomocy w Chróścinie. Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli: 1. ustawa z dnia r o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz ze zmianami), 2. ustawa z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz.U. z 2009 r. Nr 31 poz. 206 ze zmianami), 3. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 czerwca 2009 roku w sprawie kontroli prowadzonej przez wojewodów (Dz.U. z 2009 r. Nr 106 poz. 884), 4. ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2007r. Nr 223 poz ze zmianami), 5. ustawa z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 25 stycznia 2005r. Nr 14 poz. 114 ze zmianami), 1. Jednostka kontrolowana: Starostwo Powiatowe w Wieruszowie Adres : Wieruszów, ul. Rynek 1/7 NIP: REGON: Obowiązki Starosty w dniu przeprowadzenia kontroli pełnił Pan Andrzej Szymanek. 2. Kontrolujący : Kontrolę przeprowadził Zespół Kontrolujący złożony z pracowników Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi ŁUW w Łodzi, w składzie: - Magdalena Biłek Przewodnicząca zespołu kontrolującego, starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Rozwoju Regionalnego i Inwestycji, na podstawie upoważnienia Nr FE.V.0939/28/10 z dnia 3 grudnia 2010 roku (zał. nr 1a), Beata Skrydalewicz Członek zespołu kontrolującego, specjalista w Oddziale Realizacji i Kontroli Projektów, na podstawie upoważnienia Nr FE.V.0939/29/10 z dnia 3 grudnia 2010 r (zał. nr 1b). Kontrolujący dokonali wpisu do Książki Kontroli w siedzibie Starostwa Powiatowego w Wieruszowie w dniu roku pod pozycją 8/

2 3. Informacji udzielała Pani Justyna Konieczna inspektor w Wydziale Rozwoju i Promocji Starostwa Powiatowego w Wieruszowie, Pani Violetta Lis Kierownik ŚDS w Chróścinie. Kontrolę przeprowadzono zgodnie z zatwierdzonym w dniu 3 grudnia 2010 roku Programem kontroli (zał. nr 2). 4. Przedmiot kontroli : Przedmiotem kontroli problemowej było zweryfikowanie prawidłowości wykorzystania przyznanej i przekazanej dotacji celowej na zadanie inwestycyjne z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone powiatom ustawami, finansowane ze środków pochodzących z budżetu państwa na 2010 rok pod nazwą Uruchomienie Środowiskowego Domu Samopomocy w Chróścinie. Zgodnie z decyzją Wojewody Łódzkiego Nr FN.I /2010 z dnia 13 lipca 2010 roku Powiatowi Wieruszowskiemu przyznano dotację celową na w/w zadanie w kwocie ,00 zł. 1.Dokumentacja finansowa (zał. nr 3) Powiat Wieruszowski przedłożył 1 (jeden) wniosek o wypłatę dotacji na kwotę ,99 zł (wypłacono ,98 zł), do którego załączono potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów: - Faktura VAT Nr 5/2010 z dnia roku na kwotę ,23 zł brutto, wystawiona przez firmę ENVIRO-serwis sc, Sieradz, ul. Polna 6 za roboty budowlane etap II, wystawiona na podstawie umowy Nr RP/103/2008 z dnia roku oraz notę korygującą Nr 1/2010 z dnia roku do w/w faktury dotyczącą nazwy zadania zafakturowano: za roboty budowlane etap II, winno być: za roboty budowlane etap III, - Faktura VAT Nr 6/2010 z dnia roku na kwotę ,25 zł brutto, wystawiona przez firmę ENVIRO-serwis sc, Sieradz, ul. Polna 6 za roboty budowlane roboty dodatkowe, wystawiona na podstawie umowy na roboty dodatkowe z dnia roku. Do w/w faktur dołączono protokół odbioru końcowego sporządzony w dniu r. - Faktura VAT Nr 16/2010 z dnia roku na kwotę ,57 zł brutto, wystawiona przez firmę ENVIRO-serwis sc, Sieradz, ul. Polna 6 za roboty budowlane wykonanie wyjścia ewakuacyjnego, wystawiona na podstawie umowy z dnia roku. Do faktury dołączono protokół odbioru robót sporządzony w dniu r. - Faktura VAT Nr FZ/287/RD3/2/2010 z dnia roku na kwotę 2 085,13 zł brutto, wystawiona przez ENERGA OPERATOR SA, Kalisz, al. Wolności 8, za przyłączenie budynku do sieci elektroenergetycznej, wystawiona na podstawie umowy Nr 8907/RD3/2009 z dnia roku. - Rachunek Nr 1/2010 z dnia roku na kwotę ,80 zł wystawiony przez Stanisława Brzezińskiego, Wieruszów, ul. Kilińskiego 10, za wykonanie nadzoru technicznego robót budowlanych, wystawiony na podstawie umowy RP/102/2008 z dnia roku. Do powyższych faktur dołączone zostały potwierdzenia dokonania zapłat wyciągi bankowe: Nr 36 z r., Nr 62 z r., Nr 125 z r., Nr 144 z r., 2

3 i dokument przyjęcia środka trwałego z dnia r. nr OT 12/2010 wraz z załącznikiem Nr 1 do OT 12/2010. Kontrolujący po zweryfikowaniu powyższych dokumentów pod względem formalnym i merytorycznym oraz porównaniem kserokopii załączonych do wniosku z oryginałami, stwierdzili, że wartość przedstawionych do rozliczenia faktur wynosi ,98 zł, natomiast kwota przekazanej dotacji ,99 zł. 2. Dokumentacja przetargowa (zał. nr 4 ): Kontrolującym udostępniono następującą dokumentację przetargową dotyczącą w/w zadania: 1) uchwały Rady Powiatu Wieruszowskiego w/s uchwalenia budżetu: nr XXVII/138/08 z dnia roku i nr XLV/230/09 z dnia roku, 2) ogłoszenie o zamówieniu Przebudowa wraz z rozbudową o łącznik i kotłownię budynków Środowiskowego Domu Samopomocy w Chróścinie zamieszczone na portalu Urzędu Zamówień Publicznych numer ogłoszenia z dnia roku oraz zamieszczone w BIP Starostwa Powiatowego w Wieruszowie, 3) specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdzoną przez Starostę Wieruszowskiego w dniu roku, 4) kosztorys ofertowy na Przebudowę wraz z rozbudową o łącznik i kotłownię budynków Środowiskowego Domu Samopomocy w Chróścinie przedstawiony przez firmę ENVIRO Serwis s.c. z Sieradza, 5) formularz ofertowy (zał. nr 1 do SIWZ) wybranej oferty przedstawiony przez firmę ENVIRO Serwis s.c. z Sieradza, na kwotę ,80 zł brutto (w tym VAT), 6) zawiadomienie o wyborze oferty z dnia roku przesyłane do uczestników postępowania, wskazujące firmę ENVIRO Serwis s.c. z Sieradza jako podmiot, któremu udzielono zamówienia, 7) protokół ZP 2 postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego wraz załącznikami ZP-12, ZP 17, ZP 21, ZP 11, ZP 18, ZP 19, ZP 20, 8) ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczone na portalu Urzędu Zamówień Publicznych numer ogłoszenia z dnia roku, 9) umowę na Przebudowę wraz z rozbudową o łącznik i kotłownię budynków Środowiskowego Domu Samopomocy w Chróścinie zawartą w dniu roku pomiędzy Powiatem Wieruszowskim z siedzibą w Wieruszowie ul. Rynek 1-7, reprezentowanym przez Andrzeja Szymanka Starostę Wieruszowskiego i Mirosława Urbasia Wicestarostę Wieruszowskiego, a firmą ENVIRO Serwis s.c. z siedzibą ul. Polna 6, Sieradz, reprezentowaną przez Szczepana Gajderowicza i Władysława Dziemidkiewicza wspólników spółki cywilnej ENVIRO Serwis, na kwotę ,80 zł brutto, termin realizacji I i II etapu inwestycji do dnia roku. Do umowy dołączono Aneks Nr 1 z dnia r. na przesunięcie terminu realizacji I etapu inwestycji, Aneks Nr 2 z dnia r. na przesunięcie zakresu robót pomiędzy etapami I i II oraz Aneks Nr 3 z dnia r. wydzielający z określonego w umowie zakresu robót etap III z terminem realizacji r. Z wykonawcą zawarto również umowę na roboty dodatkowe w dniu roku na kwotę ,24 zł brutto, termin realizacji umowy r. Zakres robót określa Protokół konieczności z dnia roku (m.in. sufity podwieszane, hydrant ppoż, barierka ochronna). oraz umowy zawarte w oparciu o 4 pkt. 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. Nr 223 poz ze zmianami): 3

4 1) umowa Nr RP/60/2010 z dnia r. na wykonanie wyjścia ewakuacyjnego zawarta pomiędzy Powiatem Wieruszowskim z siedzibą w Wieruszowie ul. Rynek 1-7, reprezentowanym przez Andrzeja Szymanka Starostę Wieruszowskiego i Mirosława Urbasia Wicestarostę Wieruszowskiego, a firmą ENVIRO Serwis s.c. z siedzibą ul. Polna 6, Sieradz, reprezentowaną przez Szczepana Gajderowicza i Władysława Dziemidkiewicza wspólników spółki cywilnej ENVIRO Serwis, na kwotę ,57 zł brutto z terminem realizacji rok. 2) umowa Nr RP/102/2008 z dnia r. na pełnienie nadzoru inwestorskiego w trakcie realizacji inwestycji, zawarta pomiędzy Powiatem Wieruszowskim z siedzibą w Wieruszowie ul. Rynek 1-7, reprezentowanym przez Andrzeja Szymanka Starostę Wieruszowskiego i Mirosława Urbasia Wicestarostę Wieruszowskiego, a Panem Stanisławem Brzezińskim zam. ul. Kilińskiego 10, Wieruszów, prowadzącym działalność pod nazwą Obsługa Techniczna Budownictwa; Aneks Nr 1 z dnia roku i Aneks Nr 2 z dnia roku określające wysokość wynagrodzenia za poszczególne etapy inwestycji. Ponadto dołączono dokumentację z zakresu wyłonienia inspektora nadzoru zaproszenie do złożenia oferty cenowej z dnia r. oraz oferty jakie wpłynęły do Starostwa w odpowiedzi na w/w zaproszenie od Pana Henryka Marciniaka (23 586,40 zł) i Stanisława Brzezińskiego (13 189,64 zł). 3) umowa o przyłączenie do sieci elektroenergetycznej Energa Operator SA Nr 8907/RD3/2009 z dnia r. zawarta pomiędzy Powiatem Wieruszowskim z siedzibą w Wieruszowie ul. Rynek 1-7, reprezentowanym przez Andrzeja Szymanka Starostę Wieruszowskiego i Mirosława Urbasia Wicestarostę Wieruszowskiego, a firmą Energa Operator SA z/s w Kaliszu al. Wolności 8 reprezentowaną przez Pana Ignacego Dymacza Dyrektora Rejonu Dystrybucji w Kępnie, na kwotę 4 170,27 zł brutto. Pierwsza rata płatna w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy. Kontrolujący w sprawdzonym zakresie nie wnoszą do w/w dokumentów uwag. 1. Zakres rzeczowy zadania (zał. nr 6) Kontrolującym udostępniono niżej wymienione dokumenty związane z realizacją inwestycji: Decyzja pozwolenie na budowę Nr 688/08 z dnia roku wydana przez Starostę Wieluńskiego zatwierdzająca projekt budowlany i udzielająca pozwolenie na przebudowę wraz z rozbudową o łącznik i kotłownię budynków Środowiskowego Domu Samopomocy w Chróścinie, Dziennik budowy Nr 658/08 wydany w dniu r. - kserokopia strony tytułowej, oświadczenie o pełnieniu funkcji przez inspektora nadzoru i kierownika budowy Oświadczenie kierownika budowy z dnia roku o zakończeniu robót budowlanych, zgodności wykonania robót z projektem, pozwoleniem na budowę i o doprowadzeniu placu budowy do należytego stanu, Decyzja pozwolenie na użytkowanie Nr 31/2010 z dnia roku wydana przez PINB w Wieruszowie. Kontrolujący w sprawdzonym zakresie nie wnoszą uwag do w/w dokumentów. Kontrolujący w miejscu realizacji inwestycji, tj. na terenie Środowiskowego Domu Samopomocy w Chróścinie, przy udziale Pani Justyny Koniecznej inspektora w Wydziale 4

5 Rozwoju i Promocji Starostwa Powiatowego w Wieruszowie oraz Pani Violetty Lis Kierownika ŚDS w Chróścinie dokonali kontroli wykonanego zakresu rzeczowego zadania. Zgodnie ze złożonym w ŁUW w Łodzi Programem inwestycyjnym oraz dokumentacją dołączoną do wniosku o wypłatę dotacji celowej na zadanie inwestycyjne pod nazwą Uruchomienie Środowiskowego Domu Samopomocy w Chróścinie, zakres rzeczowy robót w 2010 roku obejmuje: - roboty budowlane w obrębie łącznika i kotłowni (układanie posadzek, tynków wewnętrznych, malowanie i stolarka drzwiowa wewnętrzna), - roboty budowlane w obrębie budynku A (układanie posadzek, tynków wewnętrznych, instalacja sufitów, malowanie i stolarka okienna), - roboty budowlane w obrębie budynku B (układanie posadzek, tynków wewnętrznych, malowanie i stolarka okienna), - wewnętrzne instalacje elektryczne, - instalacje wodne. Kontrolujący w trakcie wizji na miejscu inwestycji dokonali przeglądu pomieszczeń budynków A i B, łącznika oraz kotłowni i stwierdzili, że: - w pomieszczeniach łącznika zostały ułożone płytki ceramiczne (w wiatrołapie, korytarzu, biurze kierownika, toalecie i brudowniku), a także w kotłowni oraz wykładzina PVC (w biurze księgowej i w pokoju ogólnym); w pomieszczeniach tych wykonano prace tynkarsko malarskie i zainstalowano ościeżnice i drzwi wewnętrzne we wszystkich pomieszczeniach, - w pomieszczeniach budynku A ułożone zostały płytki ceramiczne i Gres (w toaletach, pomieszczeniu socjalnym, korytarzu, szatni i pomieszczeniu gospodarczym) oraz wykładzina PVC (w pokoju ogólnym, jadalni, pomieszczeniu do rozdzielania posiłków i śluzie sanitarnej); w pomieszczeniach tych wykonano prace tynkarsko malarskie i zainstalowano ościeżnice i drzwi wewnętrzne we wszystkich pomieszczeniach, - w pomieszczeniach budynku B ułożone zostały płytki ceramiczne (w toalecie, zmywalni, pomieszczeniu do nauki życia w kuchni i pomieszczeniu do zajęć plastycznych i stolarskich) oraz wykładzina PVC (w pokoju rehabilitacji ruchowej i korytarzach); w pomieszczeniach wykonano prace tynkarsko malarskie i zainstalowano ościeżnice i drzwi wewnętrzne we wszystkich pomieszczeniach, - we wszystkich pomieszczeniach ŚDS zostały zainstalowane gniazda instalacyjne oraz oprawy oświetleniowe, w wybranych pomieszczeniach sprawdzono działanie instalacji elektrycznej, w toaletach i pomieszczeniach sanitarnych zainstalowano miski ustępowe, baterie umywalkowe, umywalki i baterie prysznicowe; w pomieszczeniach kuchennych znajdują się zlewozmywaki; w pomieszczeniach sanitarnych działają wentylatory sufitowe. Kontrolujący zapoznali się również z problemem wykonania przyłącza do sieci elektroenergetycznej ŚDS w Chróścinie. W dniu roku Starostwo Powiatowe w Wieruszowie przesłało wyjaśnienie w powyższej kwestii, z którego wynika, że zgodnie z umową zawartą pomiędzy Starostwem Wieruszowskim, a firmą Energa Operator SA, przyłącze powinno zostać wykonane w 2010 roku. Umowa zobowiązywała starostwo do przekazania przedpłaty na wykonanie robót (rozliczana faktura VAT Nr FZ/287/RD3/2/2010 z dnia roku). Rozpoczęcie robót w zakresie budowy przyłącza uzależnione było od wpłaty zaliczki. Na podstawie przesłanych dokumentów można stwierdzić, że nastąpiły trudności z wykonaniem dokumentacji projektowej przyłącza, co uniemożliwiło zakończenie robót w roku bieżącym. 5

6 Reasumując, należy stwierdzić, że działania inwestycyjne podjęte przez Beneficjenta w kontrolowanej placówce pozwoliły na utworzenie ŚDS w miejscu, gdzie istniało rzeczywiste zapotrzebowanie na tego typu usługi z zakresu pomocy społecznej. Utworzona placówka przyjmuje codziennie 25 pensjonariuszy. W pobliżu zamieszkuje jeszcze kilka osób oczekujących na przyjęcie do ośrodka. Pensjonariusze znajdują się pod fachową opieką pięciu opiekunów, mając do dyspozycji pracownię plastyczną, stolarską i komputerową. ŚDS w Chróścinie zatrudnia siedem osób. Należy stwierdzić, że prace wykończeniowe w całej placówce zostały wykonane starannie i fachowo, co umożliwia pensjonariuszom przebywanie w miłym, estetycznym otoczeniu. Pani Kierownik ŚDS poinformowała, że placówka zostanie dodatkowo wyposażona w niezbędny, drobny sprzęt typu wieszaki i półeczki oraz dekoracje obrazki i kwiaty (placówka została otwarta w maju br.). Kontrolujący w zakresie możliwym do zweryfikowania potwierdzają faktyczne wykonanie w/w zakresu rzeczowego zadania inwestycyjnego pod nazwą Uruchomienie Środowiskowego Domu Samopomocy w Chróścinie. 5. Ustalenia końcowe : 1. Kontrolujący potwierdzają, że dotacja w wysokości ,98 zł przekazana dla Powiatu Wieruszowskiego w 2010 roku na w/w zadanie została wykorzystana prawidłowo i zgodnie z przeznaczeniem. 6. Pouczenie : 1. Protokół kontroli podpisuje i parafuje na każdej stronie kierownik podmiotu kontrolowanego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania; 2. Kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy; 3. Kierownikowi podmiotu kontrolowanego lub osobie upoważnionej, podpisującej protokół w imieniu kontrolowanego, przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, uzasadnionych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie w terminie do 7 dni od dnia otrzymania protokołu; 4. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w pkt 3, kontrolujący są obowiązani dokonać ich analizy i, w miarę potrzeby, podjąć dodatkowe czynności kontrolne. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń kontrolujący są obowiązani zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu kontrolnego; 5. Kierownik jednostki kontrolującej odrzuca zastrzeżenia, jeśli zostały zgłoszone przez osobę nieuprawnioną, z pominięciem formy pisemnej lub po upływie terminu; 6. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, kierownik jednostki kontrolującej przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej na piśmie stanowisko w sprawie zastrzeżeń; 7. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego; 8. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń termin odmowy podpisania protokołu wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia kierownikowi podmiotu kontrolowanego stanowiska kierownika jednostki kontrolującej wobec zastrzeżeń. 6

7 Dowodami stanowiącymi podstawę do ustaleń zawartych w przedmiotowym protokole są załączniki wymienione w treści niniejszego protokołu i dołączone do niego zgodnie z powyższą numeracją. Załączniki znajdują się w siedzibie jednostki kontrolującej. Protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, każdy na prawach oryginału, po jednym dla stron. Kontrolujący: Przewodnicząca Zespołu Kontrolującego Magdalena Biłek... Członek Zespołu Kontrolującego Beata Skrydalewicz... Kierownik Jednostki Kontrolującej: Kierownik Jednostki Kontrolowanej: Akceptuję: Akceptuję : data... podpis... data... podpis... 7