ZARZĄDZENIE NR 162/2016 BURMISTRZA BARCINA. z dnia 30 listopada 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 162/2016 BURMISTRZA BARCINA z dnia 30 listopada 2016 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt dla placówek oświatowych prowadzonych przez Gminę Barcin Na podstawie art. 6 ust. 2d ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U ) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadzam do stosowania w placówkach oświatowych na terenie Gminy Barcin: 1) Instrukcję kancelaryjną, określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia; 2) Jednolity rzeczowy wykaz akt, na podstawie którego dokumentacja powstająca i wpływająca placówek oświatowych jest klasyfikowana i kwalifikowana przez oznaczanie, rejestrację i włączanie w akta spraw albo jej grupowanie (jako dokumentacji nietworzącej akt spraw), stanowiący załącznik nr 2 i załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia; 3) Instrukcję archiwalną określającą organizację i zakres działania składnicy akt oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w składnicy akt, stanowiącą załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. 2. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w placówce przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, o którym mowa w 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem r. Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 1

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 162/2016 Burmistrza Barcina z dnia 30 listopada 2016 r. Instrukcja kancelaryjna (dla szkół i przedszkoli, których organem prowadzącym jest Gmina Barcin) Spis treści: Rozdział I Rozdział II Postanowienia ogólne. Przyjmowanie korespondencji wpływającej. Rozdział III Przeglądanie i przydzielanie korespondencji wpływającej. Rozdział IV System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt. Rozdział V Rejestracja i znakowanie spraw. Rozdział VI Załatwienie spraw, wysyłanie korespondencji. Rozdział VII Prowadzenie teczek aktowych. Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt. Rozdział VIII Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności. Rozdział IX Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi. Rozdział 1. Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Placówkach Oświatowych dla których organem prowadzącym jest Gmina Barcin. 2. Określony w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Placówce Oświatowej. 2. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1. Placówka oświatowa szkoła, przedszkole dla którego organem prowadzącym jest Gmina Barcin, 2. Dyrektor Dyrektora Placówki Oświatowej 3. prowadzący sprawę pracownik załatwiający sprawę merytorycznie, niezależnie od pełnionej funkcji, 4. korespondencja, przesyłka dokumentacja otrzymana i wysyłana przez Placówkę Oświatową w każdy możliwy sposób, także na drodze elektronicznej, 5. nośnik informatyczny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp. Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 1

3 6. akta sprawy dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, w tym elektroniczna zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania, 7. spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych, prowadzony oddzielnie dla każdej teczki spraw, 8. sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości, 9. załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim, 10. rejestr narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, także jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport, w tym dziennik korespondencji, 11. teczka aktowa materiał biurowy służący do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej. 12. naturalny dokument elektroniczny dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej. 13. wykaz akt (jednolity rzeczowy wykaz akt) - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: a) przyjmowanie i rozdział korespondencji i przesyłek, b) prowadzenie ewidencji przesyłek wpływających i wypływających c) powielanie pism i materiałów oraz ich ewidencjonowanie, d) wysyłanie korespondencji (przesyłek), e) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, f) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych. 2. Czynności kancelaryjne w Placówkach Oświatowych wykonują: a) sekretariat, b) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy. Rozdział 2. Przyjmowanie korespondencji wpływającej Dokumentacja wpływająca do Szkoły oraz w niej powstająca dzieli się ze względu na sposób rejestrowania i przechowywania na tworzącą akta spraw i nie tworzącą akta spraw. 2. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 2

4 3. Dokumentacja nie tworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt np. gazety, czasopisma, potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, listy obecności, karty urlopowe, dokumentacja magazynowa, rejestry i ewidencje (środki trwałe, wyposażenia, sprzętu, materiałów biurowych) itp. 4. Korespondencję przyjmuje Sekretariat, wpisując ją do dziennika korespondencji. 5. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe, Sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania i potwierdza odbiór, a jeśli przesyłka jest uszkodzona żąda od pracownika poczty spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 6. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki wpływające i przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym (stanowiskom pracy) z wyjątkiem: a) adresowanych imiennie, które bez otwierania przekazuje adresatom, b) opatrzonych klauzulą tajności, które - zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych - przekazują bez otwierania koperty/opakowania z oznaczeniem klauzuli tajności upoważnionemu pracownikowi. 7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym dołącza się tylko do pism: a) niejawnych, wartościowych, poleconych, priorytetowych, doręczonych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, b) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego) np. skargi, wnioski, itp. c) w których brak nadawcy lub daty pisma, d) mylnie skierowanych, e) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, f) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 8. Potwierdzenie otrzymania pisma Sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. 9. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego (doręczyciela). 10. Na każdym wpływającym piśmie zamieszcza się na pierwszej stronie (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu wraz z datą wpływu Przyjmując przesyłki przekazane drogą elektroniczną, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie, po czym rejestruje się je, drukuje i opatruje pieczęcią wpływu z datą - na zasadach przyjętych w niniejszej Instrukcji. 2. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej np. (nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) należy: a) wydrukować część przesyłki, a jeżeli jest to niemożliwe to sporządzić i wydrukować notatkę, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 3

5 b) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy. Rozdział 3. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji wpływającej Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i wpisaniem przesyłek do rejestru (dziennika korespondencji) sekretariat przekazuje je do dekretacji. 2. Dyrektor lub upoważniona osoba po przejrzeniu przesyłek (korespondencji) określa, które z nich załatwia osobiście i przydziela pozostałe do załatwienia. Na przesyłkach można w razie potrzeby umieścić dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy. 3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący. Rozdział 4. System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt W Placówce Oświatowej obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności Placówki Oświatowej oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Placówki Oświatowej oznaczone w poszczególnych pozycjach wykazu symbolami, hasłami (tytułami) i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. W wykazie akt ustala się kategorię archiwalna dla komórek merytorycznych. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych klasami głównymi (od 0 do 9), w ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum dziesięć, od 00 do 99). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie (od 000 do 999, od 0000 do 9999) - aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw. 4. Końcowe tytuły klas, przy których oznaczono kategorię archiwalną, są tytułami teczek akt. 5. Akta tematycznie jednorodne z różnych komórek organizacyjnych (stanowisk pracy) Placówki Oświatowej posiadają to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy. Identyczne kopie tej dokumentacji traktuje się jako dokumentację manipulacyjną (Bc), która po utracie praktycznego znaczenia może zostać wybrakowana na ogólnych zasadach. 6. W oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt prowadzone są spisy spraw, w których rejestrowane są chronologicznie wszystkie sprawy. Spisy spraw są integralną częścią teczek akt (wzór formularza spisu spraw - załącznik nr 1). 7. Spisy spraw i teczki aktowe zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. W przypadku znikomej ilości spraw w ciągu roku, można prowadzić teczkę aktową przez okres kilku lat. 8. Rozbudowa lub uzupełnianie jednolitego rzeczowego wykazu akt odbywa się na podstawie zarządzenia Burmistrza po uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym. Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 4

6 Rozdział 5. Rejestracja i znakowanie spraw Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej czy rozpoczyna nową sprawę. 2. W pierwszym przypadku prowadzący sprawę nanosi na nią znak sprawy i dołącza do akt tej sprawy w porządku chronologicznym. 3. W przypadku, gdy przesyłka rozpoczyna sprawę prowadzący sprawę rejestruje ją w spisie spraw (wzór załącznik nr 1) i nanosi na nią znak sprawy. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Na znak sprawy składa się : a) symbol Placówki Oświatowej, b) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt Placówki Oświatowej, któremu przypisana jest kategoria archiwalna i okres przechowywania, c) kolejna liczba, pod którą została zarejestrowana sprawa w spisie spraw założonym w danym roku, d) oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła Przykładowy znak: SP (dla szkoły podstawowej) P (dla przedszkola) G (dla gimnazjum) gdzie: SP/P/G - oznacza nazwę Placówki Oświatowej, oznacza symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 3 - liczba określająca trzecią sprawę rozpoczętą w 2011 r. w ramach symbolu klasyfikacyjnego 060, oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 2. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco: SP P G gdzie: SP/P/G - oznacza nazwę Placówki Oświatowej, oznacza symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 3 kolejny numer sprawy pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw, 1 kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 5

7 oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 3. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Rozdział 6. Załatwienie spraw, wysyłanie korespondencji Przy załatwieniu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania. 2. Sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. 3. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisu spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane Przy pisemnym załatwianiu spraw stosuje się następujące formy: a) odręczną, b) korespondencyjną. 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu pisma załatwiającego sprawę. 13. Prowadzący sprawę opracowuje projekt pisma, który przedkłada aprobującemu. Po zaaprobowaniu projektu pisma, prowadzący sprawę sporządza czystopis oraz jego kopię i przedstawia je do podpisu Pismo załatwiające sprawę powinno zawierać: a) nagłówek - druk lub pieczęć firmową, b) znak sprawy, c) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, d) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, e) odbiorcę i jego adres, F. treść załatwienia, 2. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dodatkowe informacje takie jak: liczba przesłanych załączników lub/i lista instytucji czy osób, którym przekazuje się pismo do wiadomości Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez sekretariat. 2. Pisma przeznaczone do wysyłki elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym. Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 6

8 3. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego, zamieszczając informację o sposobie wysyłki. 16. Przesyłki wychodzące wpisuje się do rejestru (dziennika korespondencyjnego). Rozdział 7. Prowadzenie teczek aktowych. Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana. 2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów (wzór- załącznik nr 2): a) pełna nazwa jednostki i komórki organizacyjnej, b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, c) kategoria archiwalna, z określeniem okresu przechowywania dokumentacji, d) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce, e) daty skrajne dokumentacji w teczce, f) numer tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych (na stanowiskach pracy) przez dwa lata, licząc od roku następującego po roku zakończenia spraw. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego po uprzednim uporządkowaniu. 2. Uporządkowanie dokumentacji wewnątrz teczki aktowej polega na : a) ułożeniu akt sprawami w kolejności spisu spraw, począwszy od numer 1 na górze teczki, a w obrębie każdej sprawy chronologicznie, b) opisaniu teczki na okładce zgodnie z 17 ust. 2, c) w stosunku do dokumentacji o dłuższym niż 10-letni okresie przechowywania - usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek itp.). 3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla przekazującego akta, jako dowód przekazania, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt. Spisy zdawczo-odbiorcze należy sporządzić w kolejności zgodnej z jednolitym rzeczowym wykazem akt Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami. Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 7

9 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będąnadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do składnicy akt i zarejestrowania ich w ewidencji tej składnicy, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne. Rozdział 8. Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi 20. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Dyrektora Placówki Oświatowej i polega na kontroli prawidłowości stosowania Instrukcji przez podległych pracowników i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: - prawidłowości prowadzenia spisów spraw oraz teczek, - prawidłowości załatwiania spraw, - terminowości załatwiania spraw, - prawidłowości obiegu akt, - terminowości przekazywania akt do składnicy akt. Załączniki: 1. Wzór formularza spisu spraw. 2. Wzór opisu teczki (strony tytułowej). Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 8

10 Załącznik Nr 1 do do instrukcji kancelaryjnej rok referent symbol kom. org. Lp. oznacz. teczki Od kogo wpłynęła SPRAWA (krótka treść) znak pisma z dnia tytuł teczki wg wykazu akt wszczęcia sprawy Data ostatecznego załatwienia UWAGI (sposób załatwienia ) Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 1

11 Załącznik Nr 2 do (nazwa jednostki organizacyjnej) do instrukcji kancelaryjnej (symbol literowy (kategoria archiwalna) komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji) (roczne daty krańcowe akt) (ewentualnie kolejny numer tomu) (sygnatura archiwalna) Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 1

12 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 162/2016 Burmistrza Barcina z dnia 30 listopada 2016 r. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT (dla przedszkoli, których organem prowadzącym jest Gmina Barcin) SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU 0 Zarządzanie 00 Organy kolegialne 01 Organy kolegialne 02 Organizacja 03 Akty normatywne, obsługa prawna 04 Plany, sprawozdania, statystyka i analizy 05 Informatyka 06 Skargi i wnioski 07 Informacje, publikacje, popularyzacja 08 Współdziałanie z innymi instytucjami 09 Kontrole 1 Kadry 10 Zatrudnianie 11 Nagrody, odznaczenia, kary 12 Ewidencja czasowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 17 Ubezpieczenia osobowe 2 Środki rzeczowe 20 Remonty 21 Administracja nieruchomościami 22 Gospodarka materiałowa 23 Ochrona obiektów i mienia 24 Zamówienia publiczne 3 Obsługa finansowo księgowa Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 1

13 30 Planowanie i realizacja budżetu 31 Rozliczenia płac 32 Inwentaryzacja 4 Oświata 40 Organizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej 41 Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej 42 Wychowankowie 43 Opinie pedagoga lub psychologa 44 Umowy z rodzicami 5 Życie przedszkolne 50 Gazetka przedszkolna 51 Akcje i imprezy wychowanków 52 Imprezy i zajęcia obce na terenie przedszkola Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 2

14 Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi I II III IV ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Rada Pedagogiczna do kategorii - skład, protokoły posiedzeń, wnioski, do kategorii dokumentacja obsługi organizacyjnotechnicznej 001 Rada Rodziców jak w klasie Własne komisje i zespoły stałe i doraźne, jak w klasie 000, 003 Narady pracowników inne niż Rada Pedagogiczna, Rada Rodziców 01 Organizacja 010 Organizacja własnej jednostki 011 Podział czynności między pracowników jednostki 012 Pełnomocnictwa i upoważnienia 013 Organizacja biurowości 0130 Przepisy kancelaryjne i instrukcja przepisy ogólnopaństwowe i samorządowe dotyczące bezpośrednio własnej jednostki, akty erekcyjne, zmiany organizacyjne, likwidacja, łączenie, rejestracja i odpisy z rejestrów nadanie numeru NIP, REGON, statuty i regulaminy itp. okres przechowywania liczy się od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upoważnienia Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 3

15 archiwalne 0131 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji 0132 Ewidencja druków ścisłego zarachowania 0133 Wzory odciskowe pieczęci kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, itp. dzienniki korespondencji, książka pocztowa, rejestry faksów, poczty elektronicznej i innego typu przesyłek, ewidencja pieczęci i pieczątek wraz ze zbiorem ich odcisków. Zamówienia i realizacja przy klasie Prenumerata czasopism 014 Składnica akt przepisy kancelaryjne i archiwalne przy klasie Ewidencja dokumentacji składnicy akt 0141 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 0142 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji 015 Ochrona i dostęp do B2 spisy zdawczoodbiorcze dokumentacji, wykaz spisów zdawczoodbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia dokumentacji. korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 4

16 informacji 0150 Ochrona danych osobowych 0151 Udostępnianie informacji publicznej 02 Akty normatywne, obsługa prawna 020 Akty normatywne organów nadrzędnych 021 Akty normatywne własne okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu komplet zarządzeń dyrektora, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy 022 Opinie prawne Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez własną placówkę, opinie dot. pracowników, kopie odkłada się do akt sprawy, której dotyczą 023 Sprawy sądowe i administracyjne 03 Plany, sprawozdania, statystyka i analizy 030 Plany i sprawozdania z jednostek obcych okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy z wyjątkiem zagadnień ujętych w klasie 4 przesyłane do wiadomości lub wykorzystania krótsze niż roczne do kategorii 031 Plany i sprawozdania własnej jednostki 032 Sprawozdania m.in. dla GUS, MEN, Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 5

17 statystyczne 033 Analizy z działalności własnej jednostki 04 Informatyka 040 Ewidencja stosowanych programów i systemów informatycznych 041 Eksploatacja systemów informatycznych i oprogramowania 042 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów 043 Strony internetowe 05 Skargi i wnioski 050 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio 051 Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości 06 Informacje, publikacje, popularyzacja 060 Informacje własne dla mass mediów, odpowiedzi na krytykę prasową, wycinki prasowe 061 Sponsoring 062 Promocja przedszkola 07 Współdziałanie z innymi instytucjami 070 Programy i projekty zewnętrzne 071 Informacje dla innych władz i jednostek BE10 materiały źródłowe zalicza się do kategorii. własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety w tym bezpieczeństwo systemów informatycznych, umowy, licencje na oprogramowanie, instrukcje okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu w tym rejestr skarg dotyczące działalności własnej placówki, wywiady itp. obejmuje sprawy ogólne niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas w tym ze środków europejskich, wnioskowanie o udział i realizacja, odpowiedzi na zapytania o Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 6

18 072 Umowy i porozumienia z innymi jednostkami. 08 Kontrole 080 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki 081 Kontrole wewnętrzne własnej jednostki 082 Książka kontroli 1 KADRY 10 Zatrudnianie 100 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników B2 101 Staże, praktyki i wolontariat 102 Oceny i opinie o pracownikach 103 Postępowanie w sprawie awansu nauczycieli charakterze porządkowym, bieżąca informacja dotyczące zakresu i sposobu działania placówki oraz dotyczące współpracy, okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń; akta dotyczące zatrudnionych pracowników odkłada się do akt osobowych pracownika jak przy klasie 100 w tym ocena pracy nauczyciela jak przy klasie Prace zlecone i o dzieło ze składką ZUS Dodatki motywacyjne, specjalne w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne 106 Listy premii i nagród 11 Nagrody, odznaczenia, kary 110 Nagrody wnioski i decyzje, kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 7

19 111 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne 112 Postępowanie dyscyplinarne 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe pracowników 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 122 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy 131 Badania lekarskie z medycyny pracy 132 Wypadki przy pracy, w drodze do pracy i z pracy BE50 0 osobowych Wnioski dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy. Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w ślad za przeniesionym pracownikiem. skorowidze, księgi ewidencyjne, karty personalne, rejestry, itp. protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków kwalifikowana jest do kategorii Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 8

20 133 Choroby zawodowe 134 Ocena ryzyka zawodowego 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Dyscyplina pracy 150 Dowody obecności w B3 pracy dotyczy tylko pracowników szkoły (w tym nauczycieli) listy obecności, karty obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowych, pobyt w godzinach pozasłużbowych, 151 Absencja B3 zwolnienia lekarskie kat. jako materiały źródłowe do wynagrodzeń, usprawiedliwienia nieobecności - kat. Bc 152 Urlopy pracownicze B3 karty, plany, wnioski urlopowe, urlopy wychowawcze, dla poratowania zdrowia itp. odkłada się do akt osobowych. 153 Ewidencja delegacji służbowych B3 rachunki kosztów delegacji należą do dowodów księgowych - kategoria w tym godziny nadliczbowe 154 Rozliczenia czasu pracy pracowników 16 Sprawy socjalnobytowe pracowników 160 Dofinansowanie w tym emeryci i świadczeń z funduszu renciści socjalnego 161 Pożyczki mieszkaniowe 162 Inne świadczenia np. świadczenia 163 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników urlopowe nauczycieli w tym ewidencja osobistego wyposażenia pracowników, dokumentacja dot. przyznawania posiłków, odzieży ochronnej itp. Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 9

21 17 Ubezpieczenia osobowe 170 Legitymacje ubezpieczeniowe 171 Wnioski o emerytury i renty 172 Ubezpieczenia zbiorowe 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Remonty 200 Dokumentacja techniczna i prawna obiektów B2 BE Realizacja remontów 21 Administracja nieruchomościami 210 Udostępnianie i najmowanie własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom oraz najmowanie lokali od innych na potrzeby własne 211 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń 22 Gospodarka materiałowa 220 Zaopatrzenie w materiały i pomoce naukowe 221 Gospodarka magazynowa ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp. okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy okres przechowywania u użytkownika przez czas eksploatacji, do kategorii A zalicza się dokumentację techniczną obiektów zabytkowych i nietypowych okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego w tym zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo- Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 10

22 222 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych 223 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych 23 Ochrona obiektów i mienia 230 Ochrona przeciwpożarowa 231 Ubezpieczenia rzeczowe wartościowe dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp., okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka instrukcje, plany ochrony ppoż., protokoły kontroli, oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje straży poż., itp. m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 232 Sprawy obrony cywilnej 24 Zamówienia publiczne w zakresie całej działalności placówki 240 Dokumentacja zamówień publicznych 241 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych 3 OBSŁUGA FINANSOWO KSIĘGOWA 30 Planowanie i realizacja w tym rejestr zamówień publicznych, wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje, protokoły komisji, odwołania, korespondencja Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 11

23 budżetu 300 Przygotowanie projektu planu finansowego 301 Plan finansowy i jego zmiany 302 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu 303 Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu 304 Gospodarka pozabudżetowa 305 Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami 31 Rozliczenia płac zaświadczenia o płacach w klasie Dokumentacja płac dokumentacja źródłowa do obliczania wysokości wynagrodzenia, także kopie dokumentów kadrowych 311 Listy płac i kartoteki wynagrodzeń Dokumentacja potrąceń z płac 32 Inwentaryzacja 320 Spisy, protokoły, sprawozdania z inwentaryzacji zajęcia sądowe, podatki, składki, pożyczki, kary, zaliczki, itp. w tym różnice inwentaryzacyjne 321 Wycena i przecena arkusze kalkulacyjne środków trwałych, tabele amortyzacyjne 4 OŚWIATA 40 Organizacja pracy dydaktycznowychowawczej 400 Plany i programy nauczania i wychowania 401 Arkusze organizacyjne jednostki Organizacja roku szkolnego tygodniowe rozkłady zajęć księgi Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 12

24 zastępstw, dni wolne itp. 403 Innowacje pedagogiczne 404 Nadzór pedagogiczny w tym księgi hospitacji 41 Realizacja pracy dydaktycznowychowawczej 410 Księga wychowanków 411 Księga ewidencji dzieci 412 Dzienniki zajęć 413 Organizacja zajęć dodatkowych w przedszkolu w tym: rytmika, nauczanie j. obcego itp. 414 Turystyka i wypoczynek wycieczki, wyjazdy itp. 42 Wychowankowie 420 Nadzór nad realizacją przez dziecko obowiązku szkolnego 421 Nabór wychowanków 4210 Rekrutacja wychowanków 4211 Opinie o wychowankach 422 Opieka zdrowotna 423 Wypadki wychowanków powiadomienia przedszkoli, postępowanie egzekucyjne w zakresie dopełnienia obowiązku szkolnego w tym karty zgłoszeń w tym arkusze obserwacji wypadki zbiorowe i śmiertelne oraz powodujące inwalidztwo, a także rejestr wypadków kwalifikuje się do 424 Dowóz wychowanków 425 Dożywianie 426 Opieka nad dziećmi dokumentacja dot. kontaktów z rodzinami zastępczymi i adopcyjnymi, dot. opieki nad dziećmi z rodzin zaniedbanych, kontakty z rodzicami 43 Opinie pedagoga lub psychologa 44 Umowy z rodzicami 45 Korespondencja z Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 13

25 rodzicami 5 ŻYCIE PRZEDSZKOLNE 50 Gazetka przedszkolna 51 Akcje i imprezy wychowanków 52 Imprezy i zajęcia obce na terenie przedszkola m.in. widowiska, sztuki teatralne, pogadanki itp. Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 14

26 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 162/2016 Burmistrza Barcina z dnia 30 listopada 2016 r. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT (dla szkół, których organem prowadzącym jest Gmina Barcin) Wykaz klas I i II stopnia podziału: 0 Zarządzanie 00 Gremia kolegialne 01 Organizacja 02 Akty prawne. Obsługa prawna 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy 04 Informatyka 05 Skargi i wnioski 06 Popularyzacja. Informacje. Promocja 07 Współdziałanie z innymi instytucjami 08 Kontrole 1 Kadry 10 Zasady pracy i płacy 11 Zatrudnianie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników ( w tym nauczycieli) 15 dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 17 Ubezpieczenia osobowe 2 Środki rzeczowe 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi 21 Inwestycje i remonty 22 Administracja nieruchomościami 23 Gospodarka materiałowa 24 Eksploatacja środków transportu 25 Ochrona obiektów, mienia. Spawy obrony cywilnej 26 Zamówienia publiczne Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 1

27 3 Ekonomika 30 Przepisy prawne, wyjaśnienia, interpretacje dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej 31 Finansowanie 32 Księgowość finansowa 33 Rozliczenia płąc 34 Księgowość materiałowo-bytowa 35 Koszty i ceny 36 obsługa finansowa funduszy i środków z programów i projektów zewnętrznych 37 Inwentaryzacja 38 Dyscyplina finansowa 4 Nauczanie i wychowanie 40 Zbiór przepisów prawnych, wyjaśnień, interpretacji dotyczących nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej 41 Organizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej 42 Realizacja pracy dydaktyczno-wychowawczej 43 Uczniowie i wychowankowie 44 Poradnia psychologiczno-pedagogiczna 45 Warsztaty szkolne i nauczanie zawodu 5 Środki nauczania. Baza dydaktyczno-wychowawcza 50 Pomoce naukowe 51 biblioteka szkolna 6 Życie szkolne 60 Działalność samorządu uczniowskiego 61 Gazetka szkolna 62 Akcje i imprezy 63 Uroczystości szkolne i rocznicowe 64 Kroniki i monografie Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 2

28 Symbole klasyfikacyjne I II III IV Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwaln a Uwagi ZARZĄDZANIE 00 Gremia kolegialne 000 Rada Pedagogiczna do kat. - skład, protokoły posiedzeń, wnioski, do kat. dokumentacja obsługi organizacyjnotechnicznej 001 Rada Rodziców 0010 Organizacja i posiedzenia Rady Rodziców 0011 Obsługa organizacyjnotechniczna Rady Rodziców skład, protokoły posiedzeń, wnioski itp. 002 Rada Szkoły do kat. - skład, protokoły posiedzeń, wnioski, do kat. dokumentacja obsługi organizacyjnotechnicznej 003 Samorząd Uczniowski do kat. - skład, protokoły posiedzeń, wnioski, dokumentacja dot. działalności w klasie Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) stałe i doraźne, jak w klasie 000, 005 Udział w obcych organach kolegialnych do kategorii zalicza się własne wystąpienia, 006 Narady pracowników inne niż Rada Pedagogiczna, Rada Rodziców i Rada Szkoły 01 Organizacja 010 Organizacja władz i organów nadrzędnych 011 Organizacja własnej przepisy statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych, np. władz samorządowych, Kuratorium Oświaty, itp. Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 3

29 jednostki 012 Podział czynności między pracowników jednostki 013 Pełnomocnictwa i upoważnienia 014 Organizacja biurowości 0140 Przepisy kancelaryjne i archiwalne 0141 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji 0142 Ewidencja druków szkolnych (ścisłego zarachowania) 0143 Wzory odciskowe pieczęci ogólnopaństwowe i samorządowe dotyczące bezpośrednio własnej jednostki, akty erekcyjne, zmiany organizacyjne, tworzenie i likwidacja, łączenie, rejestracja i odpisy z rejestrów nadanie numeru NIP, REGON, statuty i regulaminy itp. w tym bankowe karty wzoru podpisu. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa czy upoważnienia instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt itp. dzienniki korespondencji, książka pocztowa, rejestry faksów, poczty elektronicznej i innego typu przesyłek, ewidencja pieczęci i pieczątek wraz ze zbiorem ich odcisków. Zamówienia i realizacja przy klasie Składnica akt przepisy kancelaryjne i archiwalne w klasie Ewidencja dokumentacji składnicy akt spisy zdawczoodbiorcze dokumentacji, wykaz spisów zdawczo- Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 4

30 0151 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 0152 Przekazywanie dokumentacji do innych jednostek 0153 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji 016 Ochrona i dostęp do informacji 0160 Ochrona danych osobowych i innych danych chronionych 0161 Udostępnianie informacji publicznej 017 Organizacja jakości żywienia 02 Akty normatywne. Obsługa prawna 020 Akty normatywne władz i organów nadrzędnych i innych 021 Akty normatywne własne B2 odbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia dokumentacji. Sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji archiwalnej korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły zniszczenia dokumentacji zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt w tym jadłospisy do kat. okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu komplet zarządzeń dyrektora, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych. Całość akt spraw w teczkach merytorycznych. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy. 022 Opinie prawne opiniowanie projektów aktów prawnych i Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 5

31 023 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy 030 Metodyka planowania i sprawozdawczości 031 Strategia, programy, plany i sprawozdania z jednostek obcych 032 Strategia, programy, plany i sprawozdania własnej jednostki 033 Sprawozdania statystyczne 034 Analizy działalności, analizy ekonomiczne, inne analizy 035 Informacje dla innych władz i jednostek umów zawieranych przez własną placówkę, opinie dot. pracowników, kopie odkłada się do akt sprawy, której dotyczą z wyjątkiem planów, sprawozdań i analiz dotyczących zagadnień ujętych w klasie 4 wytyczne i wskaźniki, okres przechowywania liczy się od utraty mocy prawnej przepisu. przesyłane do wiadomości lub wykorzystania wieloletnie, roczne i jednostkowe, natomiast krótsze niż roczne do kat. dla GUS, MEN, materiały źródłowe do kat. własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety inne niż plany, sprawozdania i analizy, dot. spraw bieżących 036 Ocena ryzyka zawodowego 04 Informatyka zakup i eksploatacja komputerów i infrastruktury w klasie Ewidencja stosowanych programów i systemów informatycznych 041 Eksploatacja systemów informatycznych i oprogramowania w tym umowy i licencje, instrukcje bezpieczeństwo systemów informatycznych 042 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 6

32 043 Strony internetowe 05 Skargi i wnioski 050 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio 051 Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości 06 Popularyzacja. Informacje. Promocja 060 Informacje własne dla mass mediów, odpowiedzi na krytykę prasową, wycinki prasowe 061 Sponsoring 062 Promocja szkoły 07 Współdziałanie z innymi instytucjami 070 Programy i projekty zewnętrzne w tym rejestr skarg dotyczące działalności własnej placówki, wywiady itp. obejmuje sprawy ogólne współpracy niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas w tym ze środków europejskich, wnioskowanie o udział i realizacja; obsługa finansowa w klasie 36 umowy i porozumienia przy klasie Współpraca z instytucjami krajowymi 072 Współpraca z zagranicą umowy, wymiany itp., do kat. dokumentacja obsługi organizacyjnotechnicznej 073 Umowy i porozumienia z innymi jednostkami dotyczące zakresu i sposobu działania placówki oraz dotyczące współpracy okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów 074 Reprezentacja B2 zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania, kondolencje, foldery reklamowe 075 Udział w obcych konferencjach, zjazdach, sympozjach, sesjach BE5 do kat. zalicza się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 7

33 sprawozdania 08 Kontrole planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03; nadzór pedagogiczny przy klasie Kontrole zewnętrzne protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną sprawę, w tym kontrole warsztatów szkolnych i internatów 081 Kontrole wewnętrzne 082 Książka kontroli 1 KADRY 10 Zasady pracy i płacy regulaminy pracy, premiowania i przyznawania nagród, siatki płac, zasady dotyczące stawek i dodatków, wykazy etatów 11 Zatrudnianie 110 Zatrudnianie i zwalnianie 1100 Zapotrzebowanie i zatrudnianie na pracowników 1101 Konkursy i nominacje na stanowiska B2 akta dotyczące zatrudnionych pracowników odkłada się do akt osobowych pracownika w klasie 120 akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych w klasie Zwalnianie pracowników B2 jak przy klasie Staże, praktyki i wolontariat jak przy klasie 1100, staże i praktyki własnych pracowników w klasie Opinie o pracownikach jak przy klasie Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników 113 Prace zlecone i o dzieło 1130 Prace ze składką na ZUS 0 B2 przeniesienia, zastępstwa, awanse, nominacje, przydział; jak przy klasie 1100 Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 8

34 1131 Prace bez składki na ZUS 114 Nagrody, odznaczenia, kary 1140 Nagrody wnioski i decyzje, kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych 1141 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne wnioski 1142 Kary dyscyplinarne i inne kary 1143 Postępowanie dyscyplinarne 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe pracowników 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych BE50 0 okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa, nie dotyczy uczniów dokumentacja postępowania dyscyplinarnego; przy czym dokumentację posiedzeń komisji w klasie 004 dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy. Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w ślad za pracownikiem. skorowidze, księgi ewidencyjne, karty personalne, rejestry, itp. 122 Legitymacje służbowe rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp. Legitymacje uczniowskie klasyfikuje się przy klasie Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 9

35 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy do kat. przepisy zewnętrzne, okres przechowywania od utraty mocy prawnej aktu 131 Środki ochronne przepisy własnej placówki i ich zastosowanie, zaopatrzenie rzeczowe pracowników w klasie Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy 133 Badania lekarskie do utraty ważności 134 Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z pracy protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków kwalifikowana jest do kat. 135 Warunki szkodliwe Rejestry do kat. B Choroby zawodowe 137 Pomoc zdrowotna dla nauczycieli 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników (w tym nauczycieli) 140 Zasady i programy szkolenia i doskonalenia 141 Postępowanie w sprawie awansu nauczycieli jak przy klasie Dokształcanie pracowników studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne instytucje dla własnych pracowników, ewidencja; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych 143 Szkolenia własne do kat. 0 kwalifikuje się ewidencję szkolonych, Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 10

36 144 Staże zawodowe i praktyki szkoleniowe własnych pracowników 15 Dyscyplina pracy 150 Dowody obecności w pracy B3 zaświadczenia, świadectwa nauki, protokoły egzaminacyjne listy obecności, karty obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowych, pobyt w godzinach pozasłużbowych, ewidencja kart magnetycznych 151 Absencja B3 zwolnienia lekarskie kat. jako materiały źródłowe do wynagrodzeń, usprawiedliwienia nieobecności - kat. Bc 152 Urlopy pracownicze B3 karty i listy urlopowe, plany urlopów, wnioski urlopowe; urlopy wychowawcze, dla poratowania zdrowia itp. odkłada się do akt osobowych. 153 Ewidencja delegacji służbowych 154 Zezwolenia na prace dodatkowe B3 B3 rachunki kosztów delegacji należą do dowodów księgowych kat. w tym rejestr pracowników wykonujących prace dodatkowe 155 Rozliczenia czasu pracy w tym godziny nadliczbowe 156 Zachowanie tajemnicy służbowej 16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników 160 Dofinansowanie do wypoczynku 161 Pożyczki 162 Inne świadczenia 163 Mieszkania pracownicze dokumentacja dot. starań o mieszkania zastępcze, służbowe, hotele pracownicze, Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 11

37 164 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników 165 Opieka nad emerytami, rencistami i inwalidami 17 Ubezpieczenia osobowe 170 Przepisy ubezpieczeniowe 171 Ubezpieczenia społeczne, deklaracje rozliczeniowe 172 Legitymacje ubezpieczeniowe np. podania, decyzje, itp. dokumentacja dot. praw i przyznawania stołówek, posiłków, odzieży ochronnej itp. instrukcje i przepisy ZUS, towarzystw ubezpieczeniowych, okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp. zasiłki chorobowe kat Dowody uprawnień do zasiłków 174 Wnioski o emerytury i B2 renty 175 Ubezpieczenia zbiorowe w tym ubezpieczenia uczniów o ile są łączne, okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi 21 Inwestycje i remonty 210 Dokumentacja techniczna i prawna obiektów BE10 BE50 do kat. zalicza się przepisy własne okres przechowywania u użytkownika trwa przez czas eksploatacji; do kat. A zalicza się dokumentację techniczną obiektów zabytkowych i nietypowych 211 Realizacja inwestycji wnioski, opinie rzeczoznawców, umowy, kosztorysy robót, harmonogramy prac, rozliczenia ilościowo-wartościowe, Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 12

38 212 Realizacja remontów 22 Administracja nieruchomościami 220 Nabywanie i zbywanie nieruchomości 221 Udostępnianie i najmowanie własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne 222 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń 223 Podatki i opłaty publiczne 224 Gospodarowanie działkami szkolnymi 23 Gospodarka materiałowa 230 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe 231 Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych (gospodarka magazynowa) 232 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych 233 Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników protokoły odbioru itp., okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji. Ewidencja inwestycji do kat. dokumentacja jest przechowywana przez cały okres posiadania danego obiektu okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego tereny zielone itp. dotyczy środków trwałych i nietrwałych w tym zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami dowody przychodu i rozchodu, kartoteki ilościowo-wartościowe 234 Eksploatacja i likwidacja dowody przyjęcia do Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 13

39 środków trwałych i przedmiotów nietrwałych 235 Dokumentacja technicznoeksploatacyjna środków trwałych 24 Eksploatacja środków transportu 25 Ochrona obiektów, mienia. Sprawy obrony cywilnej 250 Strzeżenie mienia własnej jednostki 251 Ochrona przeciwpożarowa eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp., okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia w tym ewidencja, karty drogowe, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty, użytkowanie obcego transportu plany ochrony obiektów, dokumentacja służby ochrony, przepustki, karty magnetyczne itp. instrukcje, plany ochrony ppoż., protokoły kontroli, oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje straży p.poż., itp. 252 Ubezpieczenia rzeczowe m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 253 Sprawy obrony cywilnej kwalifikacja dokumentacji dokonywana jest w oparciu o odrębne przepisy Id: D2095EA5-8B34-415A-BD2E-CA011B4CD72C Strona 14