OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Ceremonia Otwarcia 10. Światowych Igrzysk Sportowych The World Games 2017

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Ceremonia Otwarcia 10. Światowych Igrzysk Sportowych The World Games 2017 W dniach lipca 2017 r. we Wrocławiu odbędą się 10. Światowe Igrzyska Sportowe The World Games 2017 (zwane dalej Igrzyskami TWG 2017). W dniu 20 lipca 2017 r. o godz na Stadionie Wrocław planowana jest Ceremonia Otwarcia Igrzysk TWG 2017 (zwana dalej Ceremonią Otwarcia) transmitowana przez polskie i międzynarodowe stacje telewizyjne. W związku z organizacją Ceremonii Otwarcia, Zamawiający poszukuje Wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za jej kompleksową organizację przy zapewnieniu jak największej atrakcyjności wydarzenia dla osób zebranych na Stadionie, widzów telewizji Polsat oraz widzów międzynarodowych telewizji zainteresowanych transmisją Ceremonii. Podstawowy zakres świadczeń WYKONAWCY 1. Opracowanie przez WYKONAWCĘ koncepcji Ceremonii Otwarcia z uwzględnieniem: a. briefu marketingowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, b. wytycznych International World Games Association (IWGA) stanowiących załącznik nr 2 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, c. wytycznych Biura Promocji Miasta i Turystki Urzędu Miejskiego Wrocławia stanowiących załącznik nr 3 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, d. Key Visual u Igrzysk TWG 2017 stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, e. wytycznych w zakresie ekspozycji maskotki Igrzysk TWG 2017 stanowiących załącznik nr 5 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, f. wytycznych technicznych dotyczących Stadionu Wrocław stanowiących załącznik nr 6 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, g. wytycznych w zakresie minimalnej ekspozycji sponsorów podczas Ceremonii Otwarcia stanowiących załącznik nr 7 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, 1

2 h. wytycznych w zakresie możliwości brandingowych na Stadionie Wrocław stanowiących załącznik nr 8 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, i. wytycznych w zakresie zapewnienia dostępu do Internetu na Stadionie Wrocław stanowiących załącznik nr 9 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, j. raportu z badania Postawy Wrocławian wobec The World Games 2017 stanowiącego załącznik nr 10 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, k. prezentacji dotyczącej Igrzysk TWG 2017 stanowiącej załącznik nr 11 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, l. harmonogramu rozgrywek podczas Igrzysk TWG 2017 stanowiącego załącznik nr 12 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 2. Doprecyzowanie i uszczegółowienie koncepcji i scenariusza Ceremonii Otwarcia we współpracy z ZAMAWIAJĄCYM i jego partnerami w terminie nie później niż 90 dni od daty podpisania umowy na organizację Ceremonii Otwarcia. 3. Realizacja przez WYKONAWCĘ Ceremonii Otwarcia zgodnie z przedstawioną w ofercie WYKONAWCY i zaakceptowaną przez ZAMAWIAJĄCEGO koncepcją Ceremonii Otwarcia na Stadionie Wrocław w dniu 20 lipca 2017 r. od godz Organizacja Ceremonii Otwarcia mająca na celu maksymalizację liczby uczestników widzów Ceremonii Otwarcia, zainteresowania mediów, w tym międzynarodowych oraz maksymalizację przychodów ze sprzedaży biletów. 5. Współpraca z partnerami ZAMAWIAJĄCEGO mająca na celu sprawną organizację Ceremonii Otwarcia, a w szczególności: a. współpraca z partnerem komercjalizacji ZAMAWIAJĄCEGO oraz partnerem komercjalizacji IWGA mająca na celu realizację świadczeń sponsorów The World Games 2017, b. współpraca z partnerem ticketingowym mająca na celu sprawną obsługę osób, które kupiły bilety na Ceremonię Otwarcia oraz kontrolę biletów na Ceremonię Otwarcia, c. współpraca z partnerami telewizyjnymi mająca na celu realizację odpowiedniego przekazu telewizyjnego zgodnego z wymaganiami ZAMAWIAJĄCEGO oraz wymaganiami IWGA, d. współpraca z partnerem gastronomicznym i merchandisingowym mająca na celu maksymalizację przychodów ZAMAWIAJĄCEGO z organizacji Ceremonii Otwarcia, e. współpraca z partnerami zapewniającymi usługi z zakresu ochrony i zabezpieczania medycznego mająca na celu zapewnienie bezpieczeństwa uczestników Ceremonii Otwarcia, 2

3 f. współpraca z polskimi i zagranicznymi służbami bezpieczeństwa mająca na celu zapewnienie bezpieczeństwa gościom oficjalnym (w tym protokolarnym) obecnym na Ceremonii Otwarcia, g. współpraca z przedstawicielami Zarządzającego Stadionem Wrocław w zakresie wykorzystania obiektu na potrzeby organizacji Ceremonii Otwarcia, h. współpraca z przedstawicielami Urzędu Miejskiego Wrocławia w zakresie uszczegółowienia koncepcji i organizacji Ceremonii Otwarcia. 6. Współpraca z zespołem roboczym ZAMAWIAJĄCEGO, a w szczególności osobami odpowiedzialnymi za: a. realizację Ceremonii Otwarcia z ramienia ZAMAWIAJĄCEGO, b. transport i logistykę podczas Ceremonii Otwarcia, c. bezpieczeństwo podczas Ceremonii Otwarcia, d. zabezpieczenie medyczne podczas Ceremonii Otwarcia, e. wolontariat podczas Ceremonii Otwarcia, f. produkcję telewizyjną podczas Ceremonii Otwarcia, g. obsługę gości oficjalnych podczas Ceremonii Otwarcia, h. obsługę mediów podczas Ceremonii Otwarcia, i. obsługę sportowców podczas Ceremonii Otwarcia, j. obsługę sponsorów podczas Ceremonii Otwarcia, k. komunikację i promocję Ceremonii Otwarcia, l. akredytacje podczas Ceremonii Otwarcia, m. ticketing podczas Ceremonii Otwarcia, n. catering dla widzów podczas Ceremonii Otwarcia. 7. Zapewnienie brandingu Stadionu Wrocław z uwzględnieniem wytycznych w zakresie minimalnej ekspozycji sponsorów podczas Ceremonii Otwarcia określonych w załączniku nr 7 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Możliwości w zakresie brandingu Stadionu Wrocław zostały określone w załączniku nr 8 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 8. Zabezpieczenie murawy Stadionu Wrocław przed zniszczeniem zgodnie z wytycznymi technicznymi dotyczącymi obiektu, stanowiącymi załącznik nr 6 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 9. Zapewnienie dostępu do Internetu na Stadionie Wrocław w strefie Klubu Biznesowego i Klubu Diamentowego, w strefie mediów oraz w pomieszczeniach przeznaczonych dla ZAMAWIAJĄCEGO, zgodnie z wytycznymi stanowiącymi załącznik nr 9 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 3

4 10. Zorganizowanie i kompleksowa obsługa strefy Klubu Biznesowego, Klubu Diamentowego oraz przeznaczonych do wynajęcia lóż na Stadionie Wrocław, w szczególności w zakresie: aranżacji strefy, cateringu, obsługi strefy wejściowej i recepcji, zapewnienia hostess i innych osób niezbędnych do obsługi gości. 11. Zorganizowanie i kompleksowa obsługa strefy mediów w szczególności w zakresie: cateringu, przygotowania i wyposażenia stanowisk do pracy dziennikarzy, przygotowania materiałów dla dziennikarzy, zapewnienia min. 3 osób do obsługi mediów we współpracy z przedstawicielem prasowym ZAMAWIAJĄCEGO. 12. Koordynacja sportowców biorących udział w Ceremonii Otwarcia przez WYKONAWCĘ od momentu przekroczenia bram Stadionu Wrocław aż do opuszczenia obiektu. 13. Koordynacja współpracy z Zarządcą Stadionu Wrocław w zakresie wynajmu obiektu na potrzeby zorganizowania Ceremonii Otwarcia, przy założeniu, że za opłacenie kosztów wynajmu Stadionu odpowiada ZAMAWIAJĄCY. 14. Zapewnienie przez WYKONAWCĘ infrastruktury tymczasowej niezbędnej dla zabezpieczenia Ceremonii Otwarcia, zgodnie z zaproponowaną przez WYKONAWCĘ koncepcją Ceremonii. 15. Współpraca WYKONAWCY z Zarządcą Stadionu Wrocław w zakresie zarządzania ruchem na terenie Stadionu Wrocław, w szczególności zapewnienie, w uzgodnieniu z Zarządcą Stadionu Wrocław i ZAMAWIAJĄCYM, parkingu dla widzów, zaproszonych gości oficjalnych, mediów, pracowników ZAMAWIAJĄCEGO i jego partnerów oraz dla max. 60 autobusów transportujących sportowców i 3 wozów transmisyjnych. 16. Przygotowanie, opłacenie i pozyskanie przez WYKONAWCĘ w imieniu ZAMAWIAJĄCEGO wszystkich wymaganych prawem dokumentów, zgód i zezwoleń niezbędnych do organizacji Ceremonii Otwarcia. 17. Wyliczenie i pokrycie kosztów ZAIKS oraz wszystkich pozostałych kosztów związanych z organizacją Ceremonii Otwarcia oraz transmisją Ceremonii Otwarcia w stacjach telewizyjnych, w przypadku kiedy te koszty powinien pokryć organizator Ceremonii Otwarcia. 18. Bieżące doradztwo WYKONAWCY w zakresie organizacji Ceremonii Otwarcia, uczestnictwo w spotkaniach roboczych we Wrocławiu oraz prezentacja koncepcji Ceremonii Otwarcia na spotkaniach wskazanych przez ZAMAWIAJĄCEGO. ZAMAWIAJĄCY zastrzega sobie prawo do zorganizowania dwóch spotkań za granicą, na których WYKONAWCA będzie zobligowany przedstawić koncepcję Ceremonii Otwarcia i pokryć koszty związane ze swoją obecnością na ww. spotkaniach. ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się, że spotkania nie odbędą się poza obszarem Europy. 4

5 19. Zapewnienie przez WYKONAWCĘ od momentu podpisania umowy dedykowanego stałego zespołu do współpracy przy organizacji Ceremonii Otwarcia. Przynajmniej jedna osoba z zespołu dedykowanego przez WYKONAWCĘ powinna płynnie władać językiem angielskim i być obecna min. 2 dni w tygodniu w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO. Informacje uzupełniające oraz pozostałe zadania WYKONAWCY 1. Formalno-prawnym organizatorem Ceremonii Otwarcia jest ZAMAWIAJĄCY. 2. Wynajem Stadionu Wrocław przez ZAMAWIAJĄCEGO i przekazanie obiektu do dyspozycji WYKONAWCY przewidziane jest w okresie lipca 2017r.; jednocześnie ZAMAWIAJĄCY zastrzega, że w trakcie podanego okresu wynajmu będą odbywały się montaże telewizyjne oraz pozostałe działania ZAMAWIAJĄCEGO, które nie będą miały znaczącego wpływu na montaż i próby Ceremonii Otwarcia przeprowadzane przez WYKONAWCĘ. 3. Ceremonia Otwarcia powinna trwać nie krócej niż 150 min i nie dłużej niż 210 min. 4. Ceremonia Otwarcia ma być prowadzona dwujęzycznie w języku polskim i angielskim. 5. W koncepcji Ceremonii Otwarcia WYKONAWCA ma obowiązek uwzględnić: a. wszystkie oficjalne elementy ceremoniału zgodnie z wytycznymi IWGA stanowiącymi załącznik nr 1 do niniejszego Opisu Przedmiotu Zamówienia, b. elementy artystyczne, w szczególności związane z promocją Wrocławia, prezentacją i promocją sportów Igrzysk TWG2017 oraz partycypacją mieszkańców Wrocławia w przygotowaniu i realizacji Ceremonii Otwarcia. 6. Koncepcja Ceremonii Otwarcia powinna być opracowana w taki sposób, aby ewentualne opady deszczu nie wpłynęły znacząco na przebieg Ceremonii. 7. WYKONAWCA powinien zapewnić zabezpieczenie na wypadek awarii prądu agregaty, które pozwolą na realizację bez przeszkód Ceremonii Otwarcia. 8. ZAMAWIAJĄCY szacuje, że w Ceremonii Otwarcia weźmie udział około widzów. 9. ZAMAWIAJĄCY szacuje maksymalną liczbę gości obecnych w trakcie Ceremonii Otwarcia w Klubie Biznesowym, Klubie Diamentowym oraz wynajętych lożach na Stadionie Wrocław na 1500 osób łącznie (w tym około 100 gości specjalnych i honorowych). 10. ZAMAWIAJĄCY szacuje obecność około 240 dziennikarzy (w tym około 120 fotoreporterów) akredytowanych na Ceremonię Otwarcia. 5

6 11. ZAMAWIAJĄCY szacuje, że w Ceremonii Otwarcia będzie brało udział do sportowców z 31 federacji sportowych, reprezentujących około 100 krajów. 12. ZAMAWIAJĄCY szacuje, że do dyspozycji WYKONAWCY może oddelegować około 100 wolontariuszy do udziału w pochodzie sportowców podczas Ceremonii Otwarcia (dokładna liczba wolontariuszy będzie równa liczbie reprezentacji krajów uczestniczących w pochodzie), 60 wolontariuszy do obsługi Ceremonii Otwarcia (z wyłączeniem prac montażowych) oraz 1 koordynatora wolontariatu. Dodatkowo około 50 wolontariuszy będzie oddelegowanych do obsługi transportu sportowców. 13. ZAMAWIAJĄCY informuje WYKONAWCĘ, że sportowcy oraz wolontariusze zapewnieni przez ZAMAWIAJĄCEGO wystąpią w trakcie Ceremonii Otwarcia nieodpłatnie. 14. Wybrany WYKONAWCA ma obowiązek przekazania ZAMAWIAJĄCEMU wykazu miejsc na trybunach Stadionu Wrocław, które muszą być wyłączone ze sprzedaży, w szczególności ze względu na złą widoczność Ceremonii Otwarcia oraz ustawienie kamer, w terminie nie później niż 90 dni od daty podpisania umowy na organizację Ceremonii Otwarcia. 15. ZAMAWIAJĄCY nie przewiduje montażu przenośnych studiów telewizyjnych na arenie Stadionu Wrocław. 16. W zakresie współpracy z Zarządcą Stadionu Wrocław ZAMAWIAJĄCY określa że: a. zabezpieczenie murawy na Stadionie Wrocław przed uszkodzeniami musi być dostosowane do zakresu planowanych działań związanych z organizacją Ceremonii Otwarcia; ostateczna opinia odnośnie sposobu zabezpieczenia murawy wydana zostanie przez przedstawiciela Zarządcy obiektu po zapoznaniu się z koncepcją i scenariuszem Ceremonii, b. wszelkie fizyczne ingerencje w strukturę Stadionu Wrocław (wiercenia, wykopy, itp.) muszą być uzgadniane w formie pisemnej z Zarządcą obiektu, z zastrzeżeniem iż na powierzchni murawy nie ma możliwości prowadzenia tego typu działań, c. meble z Klubu Biznesowego, Klubu Diamentowego oraz lóż na Stadionie Wrocław nie mogą być wynoszone poza ich strefę, a jeśli w ramach strefy będą przestawiane, po zakończeniu Ceremonii Otwarcia muszą wrócić na swoje miejsce, d. istnieje możliwość podświetlenia membrany Stadionu Wrocław za pomocą 2 rzędów lamp LED dostępnych na Stadionie Wrocław, e. operatorem parkingu na terenie Stadionu Wrocław jest Zarządca obiektu, który ponosi koszty obsługi parkingu i jemu należą się przychody z tego tytułu. 6

7 17. W zakresie współpracy z partnerami telewizyjnymi ZAMAWIAJĄCY określa że: a. transmisja telewizyjna w telewizji Polsat rozpocznie się na żywo o godzinie 19:30 i potrwa od 45 minut do 60 minut, jednocześnie ZAMAWIAJĄCY zastrzega sobie prawo do wydłużenia lub skrócenia czasu transmisji w zależności od ustaleń z partnerami telewizyjnymi, b. Ceremonia Otwarcia może być transmitowana przez międzynarodowe stacje telewizyjne, a także za pośrednictwem Internetu. WYKONAWCA powinien uwzględnić powyższe założenie w negocjowaniu i ustalaniu z wykonawcami oraz artystami występującymi podczas Ceremonii kwestii dotyczących praw autorskich, c. scenariusz Ceremonii Otwarcia powinien być skonstruowany w taki sposób, aby transmitowana część Ceremonii była jak najbardziej atrakcyjna dla widzów przed telewizorami, zawierała zarówno elementy części oficjalnej, jak i części artystycznej, a także uwzględniała promocję miasta Wrocław oraz ideę Igrzysk TWG 2017, d. partnerzy telewizyjni w porozumieniu z WYKONAWCĄ oraz ZAMAWIAJĄCYM zapewnią oprawę graficzną transmisji telewizyjnej z Ceremonii Otwarcia w tym m.in. czołówkę, bumpery, jingle graficzne, tytułówkę oraz inne elementy graficzne wchodzące w skład transmisji telewizyjnej, e. podczas Ceremonii Otwarcia planowane jest wykorzystanie co najmniej 16 kamer, w tym 2 bezprzewodowych steadycam, f. wybrany WYKONAWCA ma obowiązek uzgodnić plan kamerowy z partnerami telewizyjnymi oraz zabezpieczyć infrastrukturę tymczasową niezbędną do ustawienia i prawidłowej pracy kamer w celu zapewnienia jak najbardziej atrakcyjnej transmisji Ceremonii Otwarcia; zakres niezbędnej infrastruktury tymczasowej do ustawienia i prawidłowej pracy kamer partner telewizyjny ustali z WYKONAWCĄ po zaakceptowaniu scenariusza i koncepcji Ceremonii Otwarcia, g. ostateczne wytyczne w zakresie wymagań partnerów telewizyjnych powinny zostać ustalone przez WYKONAWCĘ oraz partnerów telewizyjnych ZAMAWIAJĄCEGO w terminie nie później niż 90 dni od daty podpisania umowy na organizację Ceremonii Otwarcia, h. podczas organizacji i realizacji Ceremonii Otwarcia WYKONAWCA jest zobowiązany do współpracy z ZAMAWIAJĄCYM oraz jego partnerami telewizyjnymi na polu merytorycznym i technicznym. 7

8 18. W zakresie zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom Ceremonii Otwarcia ZAMAWIAJĄCY informuje, że: a. przewiduje obecność w trakcie Ceremonii Otwarcia służb mundurowych, przedstawicieli Biura Ochrony Rządu oraz przedstawicieli innych zagranicznych jednostek mundurowych mających na celu ochronę gości oficjalnych (specjalnych, honorowych, protokolarnych), b. przewiduje obecność Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, której zadaniem będzie należyte zabezpieczenie Ceremonii Otwarcia, w tym kontrola w zakresie potencjalnych zagrożeń terrorystycznych, c. ZAMAWIAJĄCY zapewnia ochronę i zabezpieczenie medyczne w czasie trwania imprezy masowej (Ceremonii Otwarcia) oraz ochronę na czas montaży, demontaży i prób, d. ZAMAWIAJĄCY będzie współdziałał z WYKONAWCĄ w zakresie przygotowania dokumentów oraz uzyskania w imieniu ZAMAWIAJĄCEGO wszystkich wymaganych przepisami prawa opinii, zgód i zezwoleń koniecznych do przeprowadzenia Ceremonii Otwarcia jako imprezy masowej, w tym w szczególności zobowiązuje się udzielać WYKONAWCY wszelkich niezbędnych informacji, e. WYKONAWCA ma obowiązek współdziałać ze wszystkimi służbami bezpieczeństwa i partnerami ZAMAWIAJĄCEGO, o których mowa w powyższych punktach, umożliwiając im pełnienie obowiązków służbowych polegających na zapewnieniu bezpieczeństwa uczestnikom Ceremonii Otwarcia, f. WYKONAWCA uzgodni szczegółową koncepcję zabezpieczenia Ceremonii Otwarcia z osobami odpowiedzialnymi po stronie ZAMAWIAJĄCEGO za bezpieczeństwo i zabezpieczenie medyczne podczas Ceremonii Otwarcia. 19. W zakresie cateringu ZAMAWIAJĄCY informuje że: a. WYKONAWCA zobowiązany jest do współpracy z partnerem gastronomicznym ZAMAWIAJĄCEGO w celu zapewnienia w jak największym zakresie możliwości sprzedaży gastronomii dla widzów Ceremonii Otwarcia, b. WYKONAWCA zobowiązany jest do zapewnienia cateringu w Klubie Biznesowym, Klubie Diamentowym oraz w wynajętych lożach (w tym alkohole), przy czym catering w Klubie Diamentowym oraz w lożach powinien mieć wyższy standard, c. zaplecze kuchenne na Stadionie Wrocław w strefie Klubu Biznesowego, Klubu Diamentowego oraz lóż jest w wyłącznej dyspozycji operatora cateringowego wybranego przez Zarządcę Stadionu Wrocław; WYKONAWCA ma obowiązek uzgodnić z tymże operatorem cateringowym 8

9 możliwość oraz warunki dotyczące skorzystania z jego usług lub udostępnienia zaplecza kuchennego na czas Ceremonii Otwarcia, d. WYKONAWCA zobowiązany jest do zapewnienia podstawowego cateringu (kawa, herbata, woda, soki, ciastka, przekąski) dla dziennikarzy, e. WYKONAWCA zobowiązany jest do zapewnienia podstawowego cateringu (kawa, herbata, woda, soki, ciastka, przekąski) dla sportowców i wolontariuszy biorących udział w próbach i w Ceremonii Otwarcia, f. WYKONAWCA zobowiązany jest do zapewnienia podstawowego cateringu (kawa, herbata, woda, soki, ciastka, przekąski) dla wolontariuszy obsługujących Ceremonię Otwarcia oraz transport sportowców, g. WYKONAWCA zobowiązany jest do zapewnienia podstawowego cateringu (kawa, herbata, woda, soki, ciastka, przekąski) dla osób pracujących w punkcie dowodzenia imprezą masową (ok. 20 osób), h. WYKONAWCA zobowiązany jest do uzgodnienia z wyznaczonymi przedstawicielami ZAMAWIAJĄCEGO menu dla wymienionych w powyższych punktach grup odbiorców. 20. W zakresie transportu i logistyki ZAMAWIAJĄCY informuje, że: a. ZAMAWIAJĄCY nie wymaga od WYKONAWCY zapewnienia miejsc parkingowych w ilości większej niż standardowa ilość dostępnych miejsc na terenie Stadionu Wrocław, b. parking dla widzów będzie dodatkowo płatny, przy założeniu, że cena nie będzie odbiegała od średniej ceny za parking obowiązującej podczas eventów organizowanych na Stadionie Wrocław, c. sportowcy będą dowiezieni na Stadion Wrocław autobusami z miejsc zakwaterowania z podziałem wg federacji sportowych; za transport odpowiada ZAMAWIAJĄCY, po przejechaniu bram Stadionu, sportowców przejmuje pod opiekę WYKONAWCA, d. po zakończeniu Ceremonii Otwarcia WYKONAWCA ma obowiązek doprowadzić sportowców w wyznaczone miejsce na Stadionie Wrocław i ulokować w odpowiednich autobusach z podziałem wg federacji sportowych oraz miejsc zakwaterowania; autobusy zapewnia ZAMAWIAJĄCY, e. WYKONAWCA ma obowiązek zabezpieczyć miejsce do postoju autobusów na terenie Stadionu Wrocław oraz wspólnie z osobami odpowiedzialnymi po stronie ZAMAWIAJĄCEGO za transport i logistykę, wolontariat oraz obsługę sportowców podczas Ceremonii Otwarcia uzgodnić koncepcję dowozu i wywozu sportowców ze Stadionu, 9

10 f. transport gości oficjalnych na Stadion Wrocław będzie zapewniony przez ZAMAWIAJĄCEGO; WYKONAWCA ma obowiązek przygotować obiekt do przyjazdu ww. gości, w szczególności: zapewnić odpowiednią liczbę miejsc parkingowych, wyznaczyć miejsce wysiadania gości z samochodów odjeżdżających ze Stadionu i drogi dojazdowe, dostosować obiekt do wymagań obsługi gości specjalnych i honorowych (w tym protokolarnych), służb mundurowych i służb specjalnych. 21. W zakresie obsługi sportowców ZAMAWIAJĄCY informuje, że: a. sportowcy będą mogli uczestniczyć w Ceremonii Otwarcia na podstawie specjalnych biletów, których wzór zostanie przedstawiony WYKONAWCY, b. sportowcy będą dowiezieni na Stadion Wrocław nie wcześniej niż 2 godziny przed rozpoczęciem Ceremonii Otwarcia, c. WYKONAWCA ma obowiązek zorganizować i zapewnić obsługę strefy oczekiwania sportowców i wolontariuszy na przemarsz przez arenę Stadionu Wrocław, w szczególności: przygotować odpowiednie pomieszczenie, zapewnić miejsce do spoczynku i catering, d. WYKONAWCA ma obowiązek skoordynować przemarsz sportowców i towarzyszących im wolontariuszy przez arenę Stadionu Wrocław podczas Ceremonii Otwarcia oraz wyposażyć reprezentacje poszczególnych krajów w odpowiednie tabliczki i flagi, e. ZAMAWIAJĄCY zastrzega, że WYKONAWCA zobowiązany jest do zapewnienia sportowcom możliwości oglądania na żywo Ceremonii Otwarcia; w tym celu WYKONAWCA wspólnie z partnerem ticketingowym ZAMAWIAJĄCEGO zapewni miejsca dla sportowców i towarzyszących im wolontariuszy na trybunach Stadionu Wrocław. 22. W zakresie obsługi gości oficjalnych ZAMAWIAJĄCY informuje, że: a. goście oficjalni będą mogli wchodzić do Klubu Biznesowego, Klubu Diamentowego oraz do wynajętych lóż na Stadionie Wrocław na podstawie specjalnych biletów i opasek, których wzór zostanie przedstawiony WYKONAWCY, b. ZAMAWIAJĄCY zapewnia koordynatorów gości oficjalnych, c. przy doborze personelu do obsługi strefy Klubów i lóż, WYKONAWCA powinien uwzględnić fakt, iż część gości pochodzi z zagranicy; osoby wyznaczone do obsługi tej strefy powinny posługiwać się min. językiem angielskim na poziomie umożliwiającym wykonywanie przydzielonych im zadań, d. WYKONAWCA zobowiązany jest do przeszkolenia osób wyznaczonych do obsługi strefy Klubów i lóż w zakresie przydzielonych im zadań przy udziale przedstawiciela ZAMAWIAJĄCEGO, 10

11 e. WYKONAWCA zobowiązany jest do dystrybucji gadżetów dla gości oficjalnych; zakup i dostarczenie gadżetów do WYKONAWCY jest po stronie ZAMAWIAJĄCEGO, f. aranżacja strefy Klubów powinna być spójna z koncepcją artystyczną Ceremonii Otwarcia, g. szczegółową koncepcję w zakresie obsługi Klubu Biznesowego, Klubu Diamentowego oraz wynajętych lóż WYKONAWCA uzgodni z osobą odpowiedzialną po stronie ZAMAWIAJĄCEGO za gości oficjalnych podczas Ceremonii Otwarcia. 23. W zakresie obsługi strefy mediów ZAMAWIAJĄCY informuje, że: a. przedstawiciele mediów będą mogli wchodzić do strefy mediów na podstawie akredytacji, których wzór zostanie przedstawiony WYKONAWCY, b. WYKONAWCA zobowiązany jest zapewnić min. 3 osoby do obsługi mediów we współpracy z przedstawicielem prasowym ZAMAWIAJĄCEGO, posiadające min. 3 letnie doświadczenie w zakresie współpracy z mediami i posługujące się płynnie językiem angielskim i przedstawić ich nazwiska do akceptacji ZAMAWIAJĄCEGO najpóźniej 30 dni przed Ceremonią Otwarcia. c. WYKONAWCA zobowiązany jest przygotować min. 120 stanowisk do pracy dziennikarzy wyposażonych w dostęp do Internetu i prądu oraz stworzyć warunki do pracy i odpowiednio oznakować fotoreporterów, d. WYKONAWCA zobowiązany jest do przygotowania pomieszczenia dla dziennikarzy wyposażonego w 2 urządzenia biurowe wielofunkcyjne, e. szczegółową koncepcję w zakresie obsługi strefy mediów WYKONAWCA uzgodni z osobą odpowiedzialną po stronie ZAMAWIAJĄCEGO za obsługę mediów podczas Ceremonii Otwarcia. 24. W zakresie wolontariatu ZAMAWIAJĄCY informuje, że: a. wolontariusze będą mogli wejść na Stadion Wrocław na podstawie akredytacji lub biletów, których wzór zostanie przedstawiony WYKONAWCY, b. wolontariusze mogą zostać oddelegowani do współpracy z WYKONAWCĄ w terminie nie wcześniej niż 2 dni przed Ceremonią Otwarcia, natomiast koordynator wolontariatu nie wcześniej niż 2 miesiące przed Ceremonią Otwarcia, c. wolontariusze wyznaczeni do obsługi transportu sportowców będą im towarzyszyć od wyjazdu z miejsc zakwaterowania aż do przyjazdu na Stadion Wrocław; na Stadionie sportowców przejmą wolontariusze przypisani do reprezentacji poszczególnych krajów (uczestniczący wraz z nimi w pochodzie sportowców w trakcie Ceremonii Otwarcia), 11

12 d. obsługa sportowców od momentu przekroczenia bram Stadionu aż do jego opuszczenia jest po stronie WYKONAWCY, wolontariusze mogą być zaangażowani do pomocy WYKONAWCY, e. wolontariusze oddelegowani do współpracy z WYKONAWCĄ będą przeszkoleni w zakresie znajomości założeń Igrzysk TWG 2017, dodatkowo WYKONAWCA ma obowiązek przeszkolić wolontariuszy w zakresie przydzielonych im zadań związanych z organizacją Ceremonii Otwarcia przy udziale przedstawiciela ZAMAWIAJĄCEGO, f. WYKONAWCA ma obowiązek zapewnić pomieszczenie, w którym dostępny będzie catering i miejsce do odpoczynku dla wolontariuszy obsługujących Ceremonię Otwarcia oraz transport sportowców; g. szczegółową koncepcję w zakresie wykorzystania wolontariuszy na potrzeby Ceremonii Otwarcia WYKONAWCA uzgodni z osobą odpowiedzialną po stronie ZAMAWIAJĄCEGO za wolontariat podczas Ceremonii otwarcia. 25. Dodatkowo WYKONAWCA zobowiązany jest do: a. wydzielenia stref dostępu na Stadionie Wrocław, b. oznakowania pomieszczeń i ścieżek komunikacyjnych, c. zapewnienia 2 pomieszczeń roboczych dla ZAMAWIAJĄCEGO oraz dwóch salek VIP do pełnej dyspozycji ZAMAWIAJĄCEGO, d. zachowania protokołu dyplomatycznego, e. zapewnienia tłumaczy na potrzeby Ceremonii Otwarcia, f. sprzątania Stadionu Wrocław w dni montaży, demontaży i prób, g. zapewnienia dodatkowych kontenerów i wywozu śmieci powstałych w trakcie montaży, demontaży i prób. 26. Wszystkie zmiany w koncepcji, wizualizacje, propozycje rozmieszczenia brandingu oraz inne elementy mające wpływ na przebieg i odbiór Ceremonii Otwarcia powinny być przedkładane do akceptacji ZAMAWIAJĄCEGO. ZAMAWIAJĄCY, z wyłączeniem szczegółowej koncepcji Ceremonii Otwarcia, ma 3 dni robocze na akceptację materiałów przedłożonych przez WYKONAWCĘ. 27. ZAMAWIAJĄCY zastrzega możliwość dokonywania zmian w koncepcji Ceremonii Otwarcia wybranej w drodze postępowania przetargowego. Wszelkie zmiany w koncepcji wymagają zgody ZAMAWIAJĄCEGO i WYKONAWCY. W przypadku gdy zaakceptowane zmiany spowodują wzrost wartości zamówienia ZAMAWIAJĄCY przewiduje możliwość udzielenia zamówienia dodatkowego. 12

13 Zakres zadań ZAMAWIAJĄCEGO 1. Organizacja i zapewnienie grupy roboczej uwzględniającej wszystkie strony procesu niezbędnego do realizacji Ceremonii Otwarcia (przedstawiciele jednostek miejskich, przedstawiciele Zamawiającego odpowiedzialni za poszczególne obszary działania, przedstawiciele IWGA). 2. Wynajem i opłacenie Stadionu Wrocław wraz z podstawowymi serwisami: a. zapis i przechowywanie przebiegu imprezy masowej, b. obsługa CCTV w czasie trwania imprezy masowej, c. sprzątanie obiektu w dniu imprezy masowej, d. zapewnienie dodatkowych kontenerów i wywóz śmieci po zakończeniu imprezy masowej, e. zapewnienie mediów przez cały okres wynajmu obiektu, f. obsługa techników obiektu, g. zapewnienie punktów depozytowych, h. obsługa parkingu dla widzów - przy założeniu, że Zarządca Stadionu Wrocław ponosi koszty obsługi parkingu i czerpie przychody z tego tytułu. 3. Zapewnienie dodatkowego transportu publicznego dla widzów Ceremonii Otwarcia (linie autobusowe i tramwajowe). 4. Zapewnienie transportu sportowców i gości oficjalnych na miejsce Ceremonii Otwarcia. 5. Obsługa osobowa gości oficjalnych (koordynatorzy gości oficjalnych). 6. Koordynacja obsługi dziennikarzy (rzecznik prasowy). 7. Zapewnienie ochrony w czasie trwania imprezy masowej (Ceremonii Otwarcia) oraz na czas montaży, demontaży i prób. 8. Zapewnienie zabezpieczenia medycznego w czasie trwania imprezy masowej (Ceremonii Otwarcia). 9. Zapewnienie wolontariuszy do transportu sportowców na Stadion Wrocław oraz do obsługi Ceremonii Otwarcia i pochodu sportowców podczas Ceremonii Otwarcia. 10. Zapewnienie Stadionu Wrocław wolnego od reklam. 11. Przygotowanie materiałów graficznych pod branding Stadionu Wrocław zgodnie z ustaloną wcześniej koncepcją. 12. Zapewnienie transmisji telewizyjnej. 13. Zapewnienie obsługi cateringowej dla osób będących widzami podczas Ceremonii Otwarcia. 14. Zapewnienie obsługi biletowej wraz z obsługą i punktami kontrolnymi. 15. Zapewnienie obsługi systemu akredytacji. 13

14 16. Promocja Ceremonii Otwarcia. 17. Zapewnienie materiałów i gadżetów, w szczególności: zaproszeń, kart parkingowych, opasek dla gości oficjalnych, identyfikatorów, itp. 18. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej organizatorów imprez masowych. 19. Współpraca z WYKONAWCĄ w zakresie dostarczenia wszystkich informacji niezbędnych do realizacji zadania. 14