ZAPYTANIE OFERTOWE. zapewnienie i wypożyczanie Audioprzewodników dla odwiedzających Punkt widokowy na Stadionie Narodowym w okresie do

Transkrypt

1 Warszawa, r. ZAPYTANIE OFERTOWE na zapewnienie i wypożyczanie Audioprzewodników dla odwiedzających Punkt widokowy na Stadionie Narodowym w okresie do (adres: Stadion Narodowy: Al. Ks. J. Poniatowskiego 1; Warszawa ) 1

2 WSTĘP Na podstawie Umowy dzierżawy i powierzenia zarządzania Stadionem Narodowym w Warszawie zawartej przez PL sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej również jako PL lub Spółka) ze Skarbem Państwa Ministerstwem Sportu i Turystyki w dniu 20 grudnia 2012 roku (dalej jako Umowa Operatorska ), Spółka prowadzi działania zmierzające do optymalnego wykorzystania potencjału Stadionu Narodowego w Warszawie, jako jednego z najnowocześniejszych obiektów wielofunkcyjnych w Europie, w tym maksymalizacji zysków wypracowanych w oparciu o jego infrastrukturę. I. Przedmiot zapytania Zamawiający zamierza powierzyć Wykonawcy prowadzenie usługi polegającej na wypożyczaniu oraz zapewnieniu Audioprzeowdników dla osób odwiedzających Punkt Widokowy na Stadionie Narodowym. Główną grupą klientów są osoby indywidualne z Polski i z zagranicy. 1. Główne obowiązki Wykonawcy: 1.1. zapewnienie minimum 20 sztuk Audioprzewodników wraz z wymaganym sprzętem zasilającym każdego dnia działania Punktu Widokowego, 1.2. zapewnienie jednorazowych słuchawek dedykowanych dla Audioprzewodnika, 1.3. zapewnienie smyczy do zawieszenia na szyi Audioprzewodnika, 1.4. Wymagania dotyczące urządzeń: a) ergonomiczny kształt dla jak największej wygody zwiedzania, b) wypukłe przyciski, oznaczenie klawisza nr 5 dla osób niedowidzących, c) przyciski stop, play, pauza, głośność oznaczone symbolami, d) wbudowany głośnik, dodatkowe, drugie gniazdo słuchawek, e) min 8 GB pamięci, f) zasilanie zapewniające min. 10 godzin bez przerwy korzystania z nagrania, 1.5. Zapewnienie audycji wgranej na urządzenia w 2 wersjach językowych (j.polski i j. angielski), w szczególności: a) Przygotowanie scenariusza we współpracy z Zamawiającym, b) audycja o czasie trwania między 11 a 15 minut, c) zapewnienie profesjonalnych lektorów dla obu wersji językowych (głosy zaakceptowane przez Zamawiającego), 2

3 d) audycja w formie słuchowiska z wykorzystaniem: nagrań lektorskich, muzyki, efektów dźwiękowych charakterystycznych dla wydarzeń organizowanych na stadionie sportowym, e) realizacja nagrania angielskiego z akcentem brytyjskim, f) nagrania lektorskie, wykorzystanie ilustracji muzycznej (dowolna liczba utworów wokalno instrumentalnych i instrumentalnych), g) wykorzystanie efektów dźwiękowych uzgodnionych wcześniej w scenariuszu, h) całkowitą realizację, i) mastering Prowadzenie odpłatnego wypożyczenia Audio Guide dla osób posiadających bilety na punkt widokowy Zapewnienie kasy fiskalnej przeznaczonej do wypożyczenia Audioprzewodników Prowadzenie wypożyczenia we wszystkie dni oraz godziny dostępności punktu widokowego Prowadzenie procesu reklamacji Serwis i utrzymanie Audio Guide Oznakowanie stanowiska sprzedaży Audioprzewodników po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego Wydawanie i odbieranie Audioprzewodników od odwiedzających Punkt Widokowy Zapewnienie bezpiecznego sposobu przechowywania urządzeń w miejscu wskazanym przez Zamawiającego Współpraca z przewodnikami Stadionu Narodowego, kasjerami, oraz pracownikami operatora Stadionu Narodowego Przygotowanie tekstów promocyjnych oraz zdjęć do zamieszczenia na stronie Stadionu Narodowego Przekazanie Zamawiającemu praw autorskich i wyłącznej, pełnej i dożywotniej licencji na wykorzystanie nagrania dedykowanego do Audio Guide na wszelkich znanych polach eksploatacji w chwili przekazania utworu. 2. Miejsce dedykowane na prowadzenie sprzedaży: Zamawiający udostępni jedno stanowisko zlokalizowane przy kasach lub przy Recepcji Głównej Stadionu Narodowego. Zamawiający zapewni miejsce dedykowane na przechowanie urządzeń wraz z wymaganym sprzętem. 3

4 3. Liczba odwiedzających klientów indywidualnych na podstawie analogicznego okresu z 2014 roku wraz z liczbą dni dostępności Punktu Widokowego. lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień Łącznie Frekwencja punktu widokowego - kliencie indywidualni Dni dostępności dla odwiedzających Punkt Widokowy na Stadionie Narodowym jest czynny w godz , w okresie wakacyjnym do Zamawiający będzie przekazywać harmonogram dostępnych dni z wyprzedzeniem maksymalnie 2 miesięcy. 4. Cena Cenę wypożyczenia Audioprzewodnika dla klienta końcowego ustala Zamawiający. Cena dla klienta końcowego przez pierwsze 3 miesiące sprzedaży będzie wynosić 5 zł brutto dla jednorazowego wypożyczenia Audioprzeowdnika oraz 2,50 zł brutto za sprzedaż jednej pary słuchawek jednorazowych. Po 2 miesiącach sprzedaży Wykonawca może wniosek z uzasadnianiem do Zamawiającego o zmianę ceny. 5. Kryterium wyboru Wykonawcy Kryterium wyboru jest wartość wyrażona procentowo od ceny brutto sprzedaży jednego urządzenia. Zamawiający oczekuje, że złożone oferty będą nie mniejsze niż 30 % przychodu brutto od ceny wypożyczenia jednego Audioprzewodnika. 6. Dokumentacja przygotowawcza po wyborze Wykonawcy Po podpisaniu umowy Wykonawca przedłoży do akceptacji najpóźniej na 5 dni roboczych przed pierwszym dniem sprzedaży następujące materiały: a) projekt oznakowania miejsca sprzedaży, m.in.: wykorzystywane nośniki, zakres informacji, sposób montażu, b) projekt stroju osoby prowadzącej wypożyczenie zbliżony do stroju kasjerów Stadionu Narodowego. 4

5 II. Termin realizacji zamówienia Zamawiający oczekuje, że umowa będzie realizowana od daty jej podpisania do r. III. Osoba uprawniona do kontaktów: Paweł Aleksandrowicz Al. Ks. J. Poniatowskiego Warszawa Kom Fax pawel.aleksandrowicz@2012plus.pl IV. Złożenie ofert. Uprzejmie prosimy o złożenie oferty obejmującej realizację przedmiotu zamówienia opisanego w pkt. 1 niniejszego zapytania. 1. Przesłana oferta powinna zawierać: a) Proponowaną wartość procentową od sprzedaży 1 Audioprzewodnika. b) Proponowany harmonogram realizacji zamówienia z uwzględnieniem następujących zadań: i. przedstawienie scenariusza audycji wraz z efektami dźwiękowymi, oprawą muzyczną, propozycją głosów lektorów dla obu wersji językowych oraz propozycją treści nagrania, ii. przedstawienie pierwszej wersji audycji, iii. przedstawienie drugiej wersji audycji, uwzględniającej wytyczne Zamawiającego, iv. przedstawienie terminu gotowości audycji wraz z urządzeniami do sprzedaży. Termin ten nie może być późniejszy niż c) Specyfikację urządzenia Audioprzewodnik wraz ze zdjęciem oraz specyfikacją urządzeń powiązanych. d) regulamin korzystania z Audioprzewodników, w tym zasady wypożyczania i sposób reklamacji. 2. Forma Oferty Wymagana forma dokumentacji składającej się na ofertę: 1 (jedna) kopia dokumentacji w formie elektronicznej przesłana na adres mailowy z pkt 3. Dopuszczalny format plików: doc, xls, pdf. lub forma pisemna złożona w siedzibie Zamawiającego wskazanej w pkt. 3. 5

6 3. Termin przesłania oferty Prosimy o przesłanie oferty pod wskazany w pkt. III lub do siedziby Zamawiającego (adres wskazany w pkt. 3) w terminie do do godz Wymagania formalne Zamawiający oczekuje, że wszelkie informacje wynikające z niniejszego zaproszenia będą traktowane jako poufne. Informacje dotyczące faktu zaproszenia do udziału w postępowaniu ofertowym, faktu złożenia oferty, prowadzenia negocjacji oraz zawartych umów mogą być udzielane jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody PL sp. z o.o. na ujawnienie takich informacji. 6

7 WZÓR FORMULARZA OFERTY NA NAJEM POWIERZCHNI PRZEZNACZONEJ POD PROWADZENIA ATRAKCJI POD NAZWĄ "FOTOBUDKA" PEŁNA NAZWA FIRMY: OSOBA KONTAKTOWA: Zakres oferty Proponowana wartość % od jednorazowego wypożyczenia jednego Audioprzewodnika. Proponowana wartość % od jednorazowego wypożyczenia jednego Audioprzeowdnika Załączamy również: proponowany harmonogram realizacji zamówienia, specyfikację Audioprzewodnika wraz ze zdjęciem, regulamin korzystania z Audioprzewodników, w tym zasady wypożyczania i sposób reklamacji. DATA PODPIS 7