Idea One Stop Shop i usługi e-administracji w Portugalii

Transkrypt

1 Idea One Stop Shop i usługi e-administracji w Portugalii Program e-administracji realizowany w Portugalii jest częścią szerokiego Planu Technologicznego, przyjętego i realizowanego przez rząd portugalski. Plan ten został opublikowany w listopadzie 2005 r. i stanowi centralny punkt polityki gospodarczej realizowanej przez rząd obecnego Premiera Portugalii José Sócrates. Obejmuje on działania i wysiłki mające na celu rozwój społeczeństwa informacyjnego w Portugalii oraz zwiększenie konkurencyjności kraju. Plan Technologiczny jest realizowany w ramach trzech kluczowych osi: Wiedza, Technologia i Innowacja i obejmuje działania w zakresie administracji publicznej, publicznych usług dostępnych online oraz usług na rzecz przedsiębiorstw. Od 2007 r. funkcje koordynujące procesu rozwoju e-administracji pełni w Portugalii Agencja Modernizacji Administracji (Agência de Modernização Administrativa) utworzona w ramach Programu Restrukturyzacji Państwowej Administracji Centralnej. Ponadto, w marcu 2006 r. wdroŝony został w kraju urzędowania Program Simplex mający na celu ograniczenie biurokracji, zwiększenie przejrzystości państwa i efektywności administracji publicznej a takŝe usprawnienie komunikacji między obywatelami i podmiotami publicznymi. Simplex koncentruje się na wykorzystaniu informatyki i technologii komunikacyjnych i łączy zagadnienia z obszarów, za które wspólnie odpowiedzialność ponoszą róŝne ministerstwa (np. zdrowie, edukacja, sprawiedliwość i finanse publiczne etc.). Strategia portugalskiego rządu w zakresie rozwoju e-administracji została przedstawiona w dokumencie Plan Działania na rzecz e-administracji (Plano de Acção para o Governo Electrónico) opublikowanym w czerwcu 2003 r., który zakładał: zwiększenie satysfakcji obywateli z usług publicznych (usługi dostępne 24/7 poprzez liczne kanały), zwiększenie efektywności przy jednoczesnym obniŝeniu kosztów tak dla rządu, jak i dla podatników, zwiększenie przejrzystości struktury biurokratycznej, a pośrednio zwiększenie zaufania obywateli do słuŝb publicznych, promowanie zaangaŝowania obywateli w procesach demokratycznych poprzez skuteczniejszą dystrybucję informacji, promowanie rozwoju społeczeństwa informacyjnego poprzez innowacyjny sektor publiczny oraz osiągnięcie międzynarodowego uznania za jakość portugalskiej e-administracji. 1. Ramy organizacyjno - prawne W Portugalii nie istnieje jedno, generalne prawo regulujące zagadnienie e-administracji. Na jej ukształtowanie największy wpływ w zakresie prawnym mają następujące regulacje: Legislacja dot. e-administracji - Uchwała Rady Ministrów nr 137/2005 z 17 sierpnia 2005 r. przewidująca i regulująca kwestię faktur elektronicznych dla usług i organizacji administracji publicznej Legislacja dot. Wolności Informacji - Ustawa dot. dostępu do dokumentów administracyjnych nr 65/93 wprowadzona w Ŝycie w sierpniu 1993 r. oraz uzupełniona ustawami nr 8/95 z 29 marca 1995 r., nr 94/99 z 19 lipca 1999 r. oraz nr 19/2006 z 12 czerwca 2006 r. Ustawa ta daje prawo kaŝdej osobie do zaŝądania dostępu do dokumentów administracyjnych będących w posiadaniu władz państwowych, instytucji publicznych i władz lokalnych. 1

2 Legislacja dot. Ochrony danych/ Prywatności - Ustawa o Ochronie Danych Osobowych przyjęta 26 października 1998 r., która transponuje Dyrektywę 95/46/EC Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 r. Legislacja dot. Handlu Elektronicznego - Dekret na mocy ustawy o Handlu Elektronicznym nr 7/2004 z 7 stycznia 2004 r. oraz Wspólne Rozporządzenie Rady Ministrów, Ministerstwa Finansów i Administracji Publicznej, Ministerstwa Sprawiedliwości, Ministerstwa Gospodarki, Innowacji i Rozwoju, Ministerstwa Robót Publicznych, Transportu i Komunikacji oraz Ministerstwa Zdrowia nr 357/2006, które transponowały do prawa portugalskiego Dyrektywę UE dot. handlu elektronicznego 2000/31/EC. Legislacja dot. e-komunikacji - Ustawa o Komunikacji Elektronicznej nr 5/2004 opublikowana 10 lutego 2004 r., która transponuje większość nowych regulacji UE dot. komunikacji elektronicznej (Dyrektywy 2002/19/EC, 2002/20/EC, 2002/21/EC, 2002/22/EC Parlamentu Europejskiego i Rady z 7 marca 2002 r. oraz dyrektywę Rady nr 2002/77/EC Rady z 16 września). Dyrektywa Europejska 2002/58/EC dot. prywatności i komunikacji elektronicznej została transponowana do prawa portugalskiego w ramach Ustawy nr 41/2004 z 18 sierpnia 2004 r. Legislacja dot. Podpisu Elektronicznego - Dekret na mocy ustawy o Podpisie Elektronicznym nr 62 z 3 kwietnia 2003, mający na celu dostosowanie ram prawnych dla podpisu elektronicznego ustanowionego w Dekrecie na mocy ustawy nr 290-D/99 z 2 sierpnia 1999 r. do Dyrektywy 1999/93/EC Parlamentu Europejskiego i Rady z 13 grudnia 1999 r. dot. ram wspólnotowych dla podpisu elektronicznego. Dalszą legislację w tym zakresie stanowią w Portugalii: Dekret na mocy prawa nr 165/ 2004 z 6 lipca 2004 r. oraz Dekret nr 25/2004 z 15 lipca 2004 r. Legislacja dot. e-zamówień Pierwotny Dekret na mocy ustawy dot. Zamówień Publicznych nr 197/99 z czerwca 1999 r. został uzupełniony Dekretem na mocy ustawy dot. e-zamówień nr 197/99 z kwietnia 2002 r., który przewiduje wykorzystanie kanałów elektronicznych w procesie zamówień publicznych przez niektóre organy publiczne oraz zawiera zasady komunikacji oraz przechowywania danych. Rząd portugalski pracuje nad transpozycją nowych dyrektyw EU dot. zamówień publicznych (2004/17/EC i 2004/18/EC). Wykorzystanie Informacji Sektora Publicznego (PSI) Podstawowe prawo do korzystania z archiwów i rejestrów administracyjnych (z wyłączeniem informacji dot. bezpieczeństwa państwa, dochodzeń kryminalnych i prywatności osobistej) reguluje art. 268 nr 2 Portugalskiej Konstytucji. 7 września 2007 r. Portugalia poinformowała o całkowitej transpozycji unijnej Dyrektywy 2003/98/EC z 17 listopada 2003 r. o ponownym wykorzystaniu informacji sektora publicznego, za pośrednictwem Ustawy nr 46/2007. Kompetencje i odpowiedzialności w zakresie e-administracji rozkładają się pomiędzy róŝne podmioty w zaleŝności od poziomu realizowania inicjatyw. a. Poziom centralny Ustalanie polityki i strategii Minister Kancelarii Premiera, pod którego podlegają bezpośrednio Sekretarz Stanu ds. Modernizacji Administracji oraz AMA. Sekretarz Stanu ds. Modernizacji Administracji jest odpowiedzialny za identyfikację, wybór oraz realizację projektów mających na celu modernizację administracji publicznej, a takŝe monitorowanie i rozpowszechnianie informacji o wynikach prowadzonych działań. Koordynacja Działania w zakresie modernizacji, upraszczanie procedur administracyjnych oraz e-administrację koordynuje AMA. W ramach swojej misji AMA rozwija, koordynuje i ocenia podejmowane działania, programy oraz projekty 2

3 mające na celu modernizację i uproszenie procedur administracji publicznej, administracji elektronicznej oraz dystrybucję usług publicznych. Ponadto, w 2005 r. rząd portugalski powołał Krajowego Koordynatora Strategii Lizbońskiej i Planu Technologicznego, którego zadaniem jest realizacja narodowego planu reform. WdroŜenie AMA, poszczególne resorty i agencje realizujące projekty w ramach własnych kompetencji oraz Centrum Zarządzania Siecią Rządową (Centro de Gestão da Rede Informática do Governo) podmiot zlokalizowany w strukturach Kancelarii Premiera Rządu, który wspiera organy rządowe w zakresie technologii informacyjnych i jest odpowiedzialny za zarządzanie infrastrukturą sieci rządowej, w tym utrzymanie Centrum Przetwarzania Danych, wyposaŝenia technicznego, systemów oraz sieć komunikacji elektronicznej. Audyt Za audyt środków publicznych, dochodów i wydatków publicznych oraz aktywów publicznych odpowiedzialny jest Sąd Audytorów. Celem nadrzędnym działania Sądu jest zapewnienie spójności zarządzania środkami z zasadami obowiązującego prawa oraz zasadami odpowiedzialności finansowej; Ochrona Danych Organem odpowiedzialnym jest Krajowa Komisja ds. Ochrony Danych (Comissão Nacional de Protecção de Dados). b. Poziom lokalny: Ustalanie polityki i strategii Regiony i miasta; Koordynacja Ministerstwo Administracji Wewnętrznej, które jest odpowiedzialne za skoordynowanie polityk rządu centralnego z lokalnymi władzami, WdroŜenie Regiony i miasta; Wsparcie Krajowe Stowarzyszenie Miast Portugalskich (Associação Nacional de Municípios Portugueses). 2. Usługi e-administracji publicznej dla obywateli Infrastruktura Centralną platformą elektroniczną za pośrednictwem której obywatele mogą korzystać z usług administracji publicznej online jest tzw. Portal Obywatela (Portal do Cidadão), który został utworzony w pierwszym kwartale 2004 r. Obecnie portal ten oferuje ponad 900 usług zorientowanych na obywateli i dostępnych 24 h na dobę. Około połowa usług dostępnych na portalu ma charakter informacyjny, 25% interaktywny, a ponad 16% transakcyjny. Portal jest rozpoznawalny juŝ przez 30% obywateli portugalskich, ponad pół miliona z nich korzysta z niego regularnie, a poziom miesięcznych wejść na stronę oscyluje wokół 4 milionów odsłon nie tylko z samej Portugalii, lecz takŝe z ponad 30 krajów na całym świecie. Za pośrednictwem portalu obywatele mają moŝliwość skonsultowania i uzyskania informacji nt kwestii i rozwiązań administracyjnych związanych z Ŝyciem codziennym, tj. narodziny, małŝeństwo, śmierć, czy teŝ z takimi obszarami, jak: zatrudnienie, wymiar sprawiedliwości, system podatkowy, opieka zdrowotna i edukacja. Od momentu powstania portal jest ciągle udoskonalany. Od 2005 roku oferuje moŝliwość korzystania z usług poprzez sms-y i WAP, w tym samym roku została równieŝ uruchomiona platforma płatności elektronicznej za usługi, która umoŝliwia dokonanie płatności w róŝnych formach, np. w bankomacie (poprzez jednolitą sieć Multibanco) lub przez wykorzystanie bankowości internetowej w domu. Serwis jest usprawniany takŝe w ślad za wprowadzeniem tzw. Karty Obywatela (Cartão de Cidadão), za pomocą której dokonuje się uwierzytelnienia usług. Portal do Cidadão jest regularnie zaliczany do dziesięciu najlepszych portugalskich stron internetowych. 3

4 2.1. Podatek dochodowy (złoŝenie deklaracji, rozliczenie) Portugalski system rozliczenia podatkowego umoŝliwia przeprowadzenie całej procedury online. Deklarację podatkową moŝna złoŝyć i rozliczyć online za pośrednictwem Portalu Finansów (Portal das Finanças), zarządzanego przez Generalną Dyrekcję Podatkową (Direcção-Geral dos Impostos), podlegający Ministerstwu Finansów i Administracji Publicznej. Ponadto, Portal das Finanças umoŝliwia uŝytkownikom skonsultowanie ich dotychczasowej dokumentacji podatkowej, statystyk oraz przeprowadzenie symulacji. Dzięki funkcjom portalu deklaracja podatkowa jest od samego początku częściowo wypełniona danymi osobowymi, które naleŝy wprowadzić do systemu w trakcie pierwszego zalogowania się. Zarówno potwierdzenie złoŝenia deklaracji, jak i informacja o ostatecznej wysokości podatku mogą być uzyskane drogą elektroniczną Pośrednictwo w poszukiwaniu pracy Usługi online dla poszukujących pracy oraz pracodawców poszukujących pracowników dostępne są za pośrednictwem portalu nadzorowanego przez portugalski Instytut Zatrudnienia i Szkolenia Zawodowego (Instituto de Emprego e Formação Profisional), a takŝe Portalu Obywatela. Strony oferują poszukującym pracy informacje nt funkcjonowania rynku pracy, udogodnień przy szukaniu pracy zarówno w kraju, jak i zagranicą, a takŝe umoŝliwiają im dostęp do baz kojarzenia pracodawców i pracowników oraz usługi doradztwa personalnego w zakresie przygotowania CV Ubezpieczenia społeczne Jeśli chodzi o wszelkie kwestie związane z zasiłkiem dla bezrobotnych, czy teŝ zasiłkami rodzinnymi informacje i formularze dla obywateli dostępne są na portalu Ubezpieczeń Społecznych (Segurança Social), który koordynuje Ministerstwo Ubezpieczeń Społecznych oraz Pracy. W tym zakresie portal pełni rolę transakcyjno-integracyjną oraz funkcjonuje jako kluczowe źródło kompleksowej informacji. WaŜnym serwisem dostępnym online jest Bezpośrednie Ubezpieczenie Społeczne (Segurança Social Directa), który umoŝliwia komunikację obywateli z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem internetu. Obywatele winni zarejestrować się za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie. Włączenie do systemu bezpośrednich ubezpieczeń społecznych następuje przez internet, online moŝna równieŝ zapoznać się z warunkami ubezpieczenia, dane dostępu akces do systemu przesyłany jest na adres podany przy rejestracji. Za pośrednictwem serwisu Segurança Social Directa ubezpieczeni mogą m.in.: potwierdzic dane identyfikacyjne, zmienić adres zamieszkania, zweryfikować stan wniesionych składek, zmienić numer konta bankowego, wyrobić Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, złoŝyć wniosek o przyznanie zasiłku dla bezrobotnych, złoŝyć wniosek o przyznaniu zasiłku macierzyńskiego, złoŝyć wniosek o przyznanie zasiłku rodzinnego, zweryfikować status procesu przejścia na emeryturę, przesłać dokumenty elektroniczne. W 2007 roku została uruchomiona przez Generalną Dyrekcję Szkolnictwa WyŜszego (Direcção-Geral do Ensino Superior) platforma elektroniczna umoŝliwiająca ubieganie się o stypendia studenckie - 4

5 2.4. Wydawanie dokumentów toŝsamości a. Dowód osobisty W Portugalii odpowiednikiem polskiego dowodu osobistego jest tzw. Karta Obywatela (Cartão de Cidadão), która nie tylko pełni rolę dowodu toŝsamości, lecz takŝe wykorzystywana jest w zakresie opieki społecznej, słuŝby zdrowia, kwestii podatkowych, czy teŝ głosowania. Karta Obywatela jako dokument zinformatyzowany umoŝliwia jej posiadaczowi dostęp do usług skomputeryzowanych oraz do potwierdzania dokumentów elektronicznych. Docelowo Karta Obywatela ma zastąpić i połączyć w jednym szereg funkcjonujących w obiegu dokumentów osobistych tj.: dokument toŝsamości, karta podatnika, karta ubezpieczenia socjalnego, karta głosującego, karta opieki zdrowotnej. Karta Obywatel jest dostępna na terenie całego kraju od października 2008 r. Dowód osobisty, podobnie jak inne dokumenty toŝsamości moŝna wyrobić w Urzędzie Obywatela (Loja da Cidadão) - tzw. urzędzie miejskim drugiej generacji, który funkcjonuje zgodnie z koncepcją One Stop Shop dla obywateli. W celu wyrobienia dowodu osobistego naleŝy umówić się do określonego urzędu drogą mailową lub telefoniczną na konkretny dzień i godzinę. W zgłoszeniu wystarczy podać imię i nazwisko, dokładny termin planowanej wizyty. Potwierdzenie przyjęcia jest przekazane obywatelowi w ciągu 24 h od złoŝenia wniosku. b. Paszport W 2006 r. Portugalia rozpoczęła emisję elektronicznego paszportu. Pełna pula informacji nt paszportu dostępna jest na portalu Portugalskiego Paszportu Elektronicznego. Wniosek o paszport naleŝy składać w ww. Loja da Cidadão. c. Prawo jazdy Wszelkie informacje dot. prawo jazdy oraz formularze dostępne do ściągnięcia znajdują się na portalu portugalskiego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Rejestracja pojazdów (nowych, uŝywanych, importowanych) KaŜdy kto posiada nowy dowód osobisty moŝe dokonać rejestracji pojazdów za pośrednictwem portalu Samochód online (Automóvel online service). Korzystając z portalu moŝliwe jest: złoŝenie online wniosku o rejestrację przekazania własności auta (np. zarejestrowanie nowego właściciela pojazdu w wyniku zakupu samochodu nowego lub uŝywanego), złoŝenie wniosku o konfiskatę administracyjną pojazdu, zweryfikowanie statusu złoŝonych wniosków, złoŝenie wniosku o wydanie dokumentu rejestracyjnego pojazdu. Opisana usługa dostępna jest równieŝ dla prawników i notariuszy. Uwierzytelnianie procedur realizowane jest przez cyfrowy certyfikat zamieszczony na dowodzie osobistym Wydawanie pozwoleń na budowę Pozwolenia na budowę wydawane są przez władze lokalne (poszczególne urzędy miejskie). Informacje o warunkach uzyskania pozwolenia na budowę oraz niezbędne formularze znajdują się na Portal do Cidadão Przyjmowanie zgłoszeń na policję (skarga elektroniczna) Obywatele portugalscy mają moŝliwość złoŝenia skargi - zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa za pomocą internetu poprzez stronę 5

6 koordynowaną przez Ministerstwo Administracji Wewnętrznej. Wypełniając ośmioetapowy raport moŝna zgłosić zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa mającego charakter napaści, przemocy w rodzinie, naduŝycia finansowego czy fikcyjnego małŝeństwa. W raporcie naleŝy podać datę, czas, miejsce popełnienia przestępstwa i domniemanego oskarŝonego. Po sfinalizowaniu, skarga jest przekazywana do odpowiedniego wydziału policji, zgodnie z kompetencjami Dostęp do zasobów bibliotek publicznych W ślad za stworzeniem Narodowej Bazy Bibliograficznej PORBASE - internetowego katalogu zawierającego ponad 1,3 mln tytułów istnieje moŝliwość internetowego wyszukiwania pozycji poprzez stronę Bazy. Znajdują się w niej zbiory portugalskiej Biblioteki Narodowej i ponad 160 bibliotek, zarówno publicznych, jak i prywatnych Wydawanie aktów urodzenia i małŝeństwa Podanie o wydanie odpisów aktów urodzenia i małŝeństwa obywatele portugalscy mogą złoŝyć online za pośrednictwem Portal do Cidadão (korzystając z nowego dowodu osobistego lub po rejestracji na portalu) korzystając z platformy Zaświadczenia Online (Certidões Online). Poprzez portal moŝliwe jest równieŝ rozpoczęcie procesu małŝeństwa, zarówno cywilnego, jak i kościelnego. Procedura jest dostępna jedynie dla obywateli portugalskich i brazylijskich, którzy zostali zrównani w prawach i obowiązkach, mają powyŝej 18 roku Ŝycia, posiadają dowód osobisty i odpowiedni czytnik do niego Zgłaszanie kandydatów na wyŝsze uczelnie W wyniku współpracy rządu portugalskiego, Ministerstwa Nauki, Technologii i Szkolnictwa WyŜszego oraz Generalnej Dyrekcji Szkolnictwa WyŜszego utworzony został portal obejmujący całość zagadnień związanych ze szkolnictwem wyŝszym (programy studiów, warunki przyjęcia na uczelnie) - Za pośrednictwem, platformy Zgłoszenie Online (Candidatura Online) przyszli studenci mogą się zarejestrować i złoŝyć dokumenty online, a takŝe przeprowadzić symulację i sprawdzić, czy mają szansę dostania się na uczelnię w najbliŝszej okolicy Zmiana miejsca zamieszkania Zmianę adresu zamieszkania obywatel portugalski moŝe zakomunikować za pośrednictwem Portalu Obywatela (Portal do Cidadão). Informacja przekazana do portalu zostaje automatycznie przekazana do róŝnych urzędów i instytucji SłuŜba zdrowia W Portugalii uruchomiony został tzw. Portal Zdrowia (Portal da Saúde), koordynowany przez Ministerstwo Zdrowia, za pośrednictwem którego moŝna uzyskać szczegółowe informacje dot. zasad funkcjonowania portugalskiego systemu opieki zdrowotnej. Poprzez portal obywatele mogą skorzystać z trzech platform usług online: esigic serwis umoŝliwiający dostęp do usług online pacjentów zarejestrowanych w Narodowym Systemie Zdrowia, którzy oczekują na zabiegi chirurgiczne/ operacje. eagenda serwis umoŝliwiający zapis online na wizytę lekarską. Rejestracja odbywa się przy uŝyciu dowodu osobistego lub numeru identyfikacyjnego w Narodowym 6

7 Systemie Zdrowia. Następnie petent dostaje informację zwrotną em lub sms-em z nazwiskiem lekarza oraz datą i godziną konsultacji. Do maja 2010 roku w systemie zarejestrowało się osób i w ślad za rejestracją online odbyło się ponad konsultacji w placówkach słuŝby zdrowia. RNU serwis umoŝliwiający weryfikację danych pacjentów zarejestrowanych w Narodowym Systemie Zdrowia. 3. Usługi e-administracji publicznej dla podmiotów gospodarczych Infrastruktura W czerwcu 2006 r. w Portugalii utworzony został specjalny portal poświęcony wszelkim zagadnieniom związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej Portal Przedsiębiorstwa (Portal da Empresa). Portal ten stanowi zintegrowany punkt dostępu do usług publicznych skierowanych do przedsiębiorstw. UmoŜliwia on dostęp do usług publicznych na rzecz podmiotów gospodarczych za pośrednictwem internetu. Portal da Empresa oferuje równieŝ usługi na rzecz organizacji non-profit, spółdzielni oraz organizacji pozarządowych. Wśród usług dostępnych za pośrednictwem portalu jest m.in.: usługa Empresa online (Przedsiębiorstwo online), umoŝliwiająca przeprowadzenie procesu utworzenia firmy przez internet. W ramach portalu funkcjonuje równieŝ platforma płatności elektronicznych, która umoŝliwia dokonywanie płatności na rzecz państwa, równieŝ tych niezbędnych dla utworzenia przedsiębiorstwa Ubezpieczenia społeczne Za pośrednictwem portalu Ubezpieczeń Społecznych portugalscy przedsiębiorcy mają mozliwość złoŝenia deklaracji oraz dokonania płatności składek ubezpieczeń społecznych za zatrudnianych pracowników. Za pośrednictwem serwisu Segurança Social Directa i po zarejestrowaniu się przedsiębiorca moŝe skorzystać z następujących usług online: zgłoszenie przyjęcia nowych pracowników, zerwanie umowy o pracę z pracownikami, zwryfikować stan deklaracji o wynagrodzeniach, zweryfikować status uiszczanych składek, wysłać dokumenty elektroniczne Podatek dochodowy Podatek dochodowy od przedsiębiorstw moŝe zostać zadeklarowany za pośrednictwem Portalu Finansów (Portal das Finanças), którego cześć poświęcona jest podmiotom gospodarczym ( W części tej podmioty gospodarcze mogą uzyskać szczegółowe informacje na temat systemu podatkowego, kalendarza płatności podatków oraz pobrać niezbędne deklaracje i formularze. Portal pozwala firmom na wypełnienie i złoŝenie deklaracji online po uprzednim zalogowaniu się. Za pośrednictwem serwisu podmioty gospodarcze mogą takŝe zweryfkować swoją dotychczasową dokumentację podatkową, statystyki oraz przeprowadzić symulacje. Część deklaracji podatkowych jest juŝ wypełniona, w ślad za rejestracją podmiotu na portalu. Obecnie, zarówno otrzymanie deklaracji jak i informacja o ostatecznej kwocie naleŝnego podatku mogą być teraz potwierdzone elektronicznie. 7

8 3.3. Podatek VAT Podobnie jak w przypadku podatku dochopdowego, podmioty gospodarcze mogą wnioskować o zwrot podatku VAT za pośrednictwem Portal das Finanças Rejestracja działalności gospodarczej Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii oraz prowadzoną modernizacją administracji publicznej w Portugalii, proces podejmowania działalności gospodarczej staje się z roku na rok łatwiejszy. Skupienie kompetencji administracyjnych niezbędnych do przeprowadzenia procesu rejestracji spółki w jednym miejscu ( jedno okienko, one stop shop ) pozwala na wyeliminowanie odrębnego, a w konsekwencji czasochłonnego konsultowania z poszczególnymi instytucjami uczestniczącymi w procesie. Wszelkie informacje dotyczące procesu zakładania i prowadzenia działalności spółki zostały zebrane i umieszczone na portalu Portal da Empresa opisanym powyŝej. Przy wykorzystaniu platformy Empresa Online (Firma Online) moŝliwe jest załoŝenie firmy przez internet. Czas trwania rejestracji firmy online trwa niecałą godzinę, a koszt procesu jest niŝszy niŝ do tej pory. Dodatkowo istnieje moŝliwość zarejestrowania firmy w ramach mechanizmu Empresa na Hora (Firma w godzinę), który umoŝliwia przeprowadzenie całego procesu zakładania spółki w godzinę w punktach zlokalizowanych w całym kraju. Inicjatywa ta została wprowadzona w lipcu 2005 r. i od tego czasu przy jej wykorzystaniu utworzonych zostało ponad 8000 przedsiebiorstw w srednim czasie 58 minut. Czas rejestracji działalności gospodarczej mierzony jest za pomocą elektronicznego systemu komputerowego rejestrującego moment rozpoczęcia obsługi petenta do momentu jej zakończenia. Jeśli chodzi o realizację koncepcji One Stop Shop w Portugalii wszystkich formalności związanych z załoŝeniem firmy moŝna dokonać w jednym miejscu w punktach administracji publicznej Urząd Przedsiębiorstw (Loja da Empresa), które są odpowiedzialne za prowadzenie formalności związanych z tworzeniem, przekształcaniem i rozwiązywaniem spółek. Ich zadaniem jest jednocześnie obsługa oraz udzielanie informacji przedsiębiorcom w celu ułatwienia procedur związanych z zakładaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej. Obecnie w Portugalii działa 10 oddziałów Loja da Empresa. W ich kompetencji znajduje się: tworzenie następujących rodzajów spółek handlowych: spółka cywilna prawa handlowego (sociedade civil sob forma comercial), spółka udziałowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sociedade por quotas) spółka udziałowa jednoosobowa (sociedade unipessoal por quotas); spółka akcyjna (sociedade anónima, SA) spółka komandytowa (sociedade em comandita) spółka w imieniu zbiorowym (sociedade em nome colectivo) podejmowanie działań związanych z przekształcaniem spółek, zmianami umów spółek, cesją udziałów spółek, rozwiązywaniem spółek informowanie, online, nt. procedur związanych z własnością przemysłową oraz koncesjami i pozwoleniami przemysłowymi. KaŜda jednostka Loja da Empresa posiada w swojej strukturze: biuro obsługi technicznej biuro Krajowego Rejestru Osób Prawnych (Registo Nacional de Pessoas Colectivas) biuro notarialne (Cartório Notarial) 8

9 biuro ds. Ubezpieczeń Społecznych, oddział Instytutu Ubezpieczeń Społecznych (Instituto da Segurança Social) biuro Rejestru Handlowego (Gabinete de Apoio ao Registo Comercial) Punkt Obsługi Firma w godzinę" (Posto de Atendimento da Empresa na Hora ) oddział banku Caixa Geral de Depósitos (bank państwowy) Zasoby danych statystycznych Zasoby danych statystycznych będące w posiadaniu Krajowego Instytutu Statystyki (Instituto Nacional da Estatística) są dostępne za pośrednictwem Biblioteki Online. Z dostępnych informacji wynika, Ŝe nie w Portugalii nie istnieje moŝliwość zgłaszania danych do biur statystycznych online Deklaracje celne, zezwolenia i certyfikaty Za pośrednictwem strony Generalnej Dyrekcji ds. Cła i Podatków Specjalnych z tytułu Konsumpcji (Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo) moŝna złoŝyć elektroniczne Deklaracje Celne (Declarações Electrónicas) oraz zrealizować inne operacje po uprzednim zarejestrowaniu się w systemie. Aby przekazać drogą elektroniczną wniosek o zezwolenie w kwestiach związanych z ochroną środowiska naleŝy zarejestrować się na stronie Portugalskiej Agencji ds. Ochrony Środowiska. Po złoŝeniu, wniosek jest rozpatrywany online, online wydawana jest i przekazywana równieŝ decyzja dot. wydania zezwolenia. Na portalu Agencji moŝna ponadto uzyskać informacje odnośnie przepisów związanych z ochroną środowiska, a takŝe obowiązki firm z tytułu kwestii środowiskowych Zamówienia publiczne Organem państwowym odpowiedzialnym za system zamówień publicznych w Portugalii jest Krajowa Agencja Zamówień Publicznych (Agência Nacional de Compras Públicas), która została utworzona na mocy dekretu na mocy ustawy nr 37/ lutego 2007 r. Decyzję o utworzeniu Agencji podjęto w ramach realizowanego Programu Restrukturyzacji Aminstracji Centralnej Państwa (PRACE). Krajowy System Zamówień Publicznych, zarządzany przez ANCP skupia zróŝnicowane struktury zlokalizowane w strukturach róŝnych ministerstw celem m.in. zagwarantowania większego rygou, przejrzystości i konkurencyjności w zakresie zamówień publicznych, a takŝe podniesienia efektywności i racjonalności wydatków oraz odbiurokratyzowania procesów zamówień publicznych. Ogłoszenia o przetargach publicznych są publikowane: w Dzienniku Republiki, w Oficjalnym Dzienniku Unii Europejskiej, na portalu Przetargów Publicznych, na portalu ANCP, poprzez Elektroniczną Platformę Zaopatrzenia ANCP umoŝliwia dostęp do elektronicznej platformy zaopatrzenia publicznego podmiotom takim, jak: ANCP, Ministerialne Jednostki Zakupów (Unidades Ministerial de Compras), podmioty powiązane, podmioty ochotnicze, dostawcy w ramach porozumień ramowych celebrowanych przez ANCP. 9

10 Platforma elektroniczna dostępna na portalu ANCP, w ślad za wcześniejszym zarejestrowaniem się, umoŝliwia dostęp do szczegółów ogłoszonych przetargów. Po zweryfikowaniu i dopełnieniu wymagań konkursowych, podmiot zainteresowany uczestnictwem w przeatrgu zobowiązany jest do ponownego zarejestrowania się na portalu wskazanym przez ANCP w programie przetargu. Dostęp do wszystkich dokumentów przetargu jest moŝliwy online. Ponadto, kandydatura i oferta, a takŝe wszelkie wymagane dokumenty powinny być zaprezentowane za pośrednictwem platformy elektronicznej dostępnej na portalu zdefiniowanym przez ANCP. Dokumenty oferenta powinny być opatrzone podpisem elektronicznym. Za pośrednictwem portalu ANCP moŝliwy jest równieŝ dostęp do Krajowego Katalogu Zamówień Publicznych (Catálogo Nacional de Compras Públicas, CNCP), którego załoŝeniem jest ułatwienie i umoŝliwienie przeprowadzenia całego procesu zakupów, ułatwiającego procedury nabycia dóbr i usług. Dostęp do Katalogu posiadają podmioty zakupujące powiązane (serwisy bezpośredniej administracji państwa, i instytuty publiczne), podmioty nabywcy ochotnicy (podmioty autonomicznej administracji oraz publicznego sektora przedsiębiorstw). Włączenie do katalogu jest bezpłatne, ale wymaga wcześniejszego zarejestrowania się, którego moŝna dokonać online. W Katalogu dostępne są róŝne kategorie produktów i usług, wraz z informacją o sprzedawcach dóbr i dostawcach usług oraz cenach maksymalnych ustalonych w ramach porozumień ramowych Oprac.: Wydział Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Lizbonie 10