Obieg Faktury

Transkrypt

1 Obieg Faktury

2 Spis treści OBIEG FAKTURY PROCES OBIEGU FAKTURY PROCES OBIEGU FAKTURY Elementy procesu Zdarzenie Przekazanie FV Przekazanie do pracownika Obsługa faktury w wydziale Sprawdzenie formalno -rachunkowe Bramka decyzyjna Zatwierdzenie Zaksięgowanie FV na kontach ZPK Błędy w CRZ Błędy w CRZ Zlecenie płatności Zdarzenie Zdarzenie Kancelaria Sekretariat wydziału merytorycznego Wydział merytoryczny WFN WKS SPRAWDZENIE FORMALNO -RACHUNKOWE Elementy procesu Zdarzenie Czy dokument prawidłowo wystawiony Czy jest podpięta umowa/ zamówienia Czy dokument jest na właściwą kwotę Czy są wymagane podpisy sprawdzające i zatwierdzające Weryfikacja terminu płatności Confidential 2

3 Poprawnie Przesłanie do wyjaśnienia Niepoprawnie Zdarzenie OBSŁUGA FV W WYDZIALE OBSŁUGA FV W WYDZIALE MERYTORYCZNYM Elementy procesu Zdarzenie Bramka decyzyjna wykluczająca (łącząca) Bramka decyzyjna równoległa Celowość Legalność Sprawdzenie formalno-rachunkowe Bramka decyzyjna równoległa (łącząca) Zatwierdzenie pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym Powiązanie z umową Rezerwacja CRZ Weryfikacja terminu płatności pod kątem: VAT, wydatków strukturalnych, projektów unijnych, środków trwałych Dekretacja(przyporządkowanie klasyfikacji budżetowej) Podpisanie FV Zdarzenie końcowe Wyjaśnienia pracownika merytorycznego Zdarzenie Pracownicy merytoryczni Dyrektor wydziału OBSŁUGA FV (PROJEKTY UNIJNE) W WYDZIALE OBSŁUGA FV (PROJEKTY UNIJNE) W WYDZIALE MERYTORYCZNYM Elementy procesu Zdarzenie w zależności od wytycznych w projekcie Confidential 3

4 Zdarzenie końcowe OBSŁUGA FV (WYDATKI STRUKTURALNE) W WYDZIALE OBSŁUGA FV (WYDATKI STRUKTURALNE) W WYDZIALE MERYTORYCZNYM Elementy procesu Zdarzenie Powiązanie z wydatkiem strukturalnym Uzupełnienie kwoty wydatku strukturalnego Uzupełnienie daty Zatwierdzenie sporządzającego Zatwierdzenie Dyrektora Wydziału Zdarzenie końcowe Pracownicy merytoryczni Dyrektor wydziału OBSŁUGA FV Z WROCŁAWSKICH INWESTYCJI W DIG/WIM OBSŁUGA FV WROCŁAWSKICH INWESTYCJI W DIG/WIM Elementy procesu Zdarzenie Rejestracja wpływu dokumentu w systemie Dekretacja na pracownika Przekazanie do Zespołu ds. Ekonomicznych Departamentu i Jednostek Weryfikacja dokumentów Przekazanie do Dyrektora DIG/WIM Zdarzenie końcowe Zwrot dokumentów do WI Zdarzenie OBSŁUGA FV W WIM OBSŁUGA FV W WIM Elementy procesu Zdarzenie Wprowadzenie do systemu Dekretacja Wstępna weryfikacja Confidential 4

5 Zdarzenie Wyjaśnienia Wyjaśnienie, uzupełnienie braków lub doręczenie faktury korygującej Wystawienie noty Zdarzenie Zwrot FV Przekazanie do działu merytorycznego Sprawdzenie poprawności faktury Przekazanie do pracownika prowadzącego umowę Zwrot do zespołu ds. Ekonomicznych Zatwierdzenie pod względem formalno rachunkowym Sprawdzenie poprawności faktury Zatwierdzenie kwoty wypłaty i kwoty wydatków strukturalnych Zdarzenie końcowe Sekretariat Dyrektor ds. Organizacyjno-Ekonomicznych Pracownicy merytoryczni Zespół ds. Ekonomicznych Dyrektor DIG/WIM OBSŁUGA FV W WOU OBSŁUGA FV W WOU Elementy procesu Zdarzenie Dekretacja Dystrybucja FV do pracowników merytorycznych anie faktury Wyliczenie ceny brutto po uwzględnieniu odliczenia podatku VAT Wpisanie wartości do systemu Q-inwentaryzacja 3000 (QBS) Zakwalifikowanie FV pod względem wydatku strukturalnego FV pod względem budżetowym Weryfikacja Confidential 5

6 Przekazanie FV Zatwierdzenie Opieczętowanie faktur VAT Dystrybucja do pracowników merytorycznych Przekazanie faktury VAT do Działu Centralnej Obsługi Finansowej Wydziału Finansowego Zdarzenie końcowe Zdarzenie Kierownik / koordynator Pracownik merytoryczny Dział Planowania, Sprawozdawczości i Analiz Pracownicy merytoryczni w działach Samodzielne stanowisko ds. finansowych / kierownik Dyrektor/ Zastępca Dyrektora WOU Sekretariat OBSŁUGA FV W WI OBSŁUGA FV WE WROCŁAWSKICH INWESTYCJACH Elementy procesu Zdarzenie Odbiór faktury Sprawdzenie zasadności wystawienia FV Sprawdzenie kompletności załączników Zeskanowanie Sprawdzenie zgodnie z list sprawdzającą Zeskanowanie Zatwierdzenie pod kątem merytorycznym Przyjęcie kompletu dokumentów Zatwierdzenie FV Przesłanie do WZF/DIG?? PM DR/DP Confidential 6

7 DM Kierownik DM Confidential 7

8 1 Proces obiegu faktury Confidential 8

9 Version: 1.0 Author: umkawo Proces obiegu faktury Elementy procesu Zdarzenie Istotna data wpływu FV Przekazanie FV Przekazanie do pracownika Rozdysponowanie na pracownika merytorycznego Obsługa faktury w wydziale Sprawdzenie formalno -rachunkowe Go to details Bramka decyzyjna Poprawne Niepoprawne Zatwierdzenie Confidential 9

10 Zaksięgowanie FV na kontach ZPK Błędy w CRZ Wymagana weryfikacja i wyjaśnienie pracownika merytorycznego Błędy w CRZ Wymagana weryfikacja i wyjaśnienia w WKS Zlecenie płatności Zdarzenie Zdarzenie Istotna data pływu FV Kancelaria Sekretariat wydziału merytorycznego Wydział merytoryczny WFN Confidential 10

11 WKS 1.2 Sprawdzenie formalno -rachunkowe Elementy procesu Zdarzenie Czy dokument prawidłowo wystawiony Confidential 11

12 Czy jest podpięta umowa/ zamówienia Czy dokument jest na właściwą kwotę Czy są wymagane podpisy sprawdzające i zatwierdzające Weryfikacja terminu płatności Poprawnie Przesłanie do wyjaśnienia Niepoprawnie Zdarzenie Confidential 12

13 2 Obsługa FV w wydziale Confidential 13

14 Version: 1.0 Author: umkawo Obsługa FV w wydziale merytorycznym Elementy procesu Zdarzenie Bramka decyzyjna wykluczająca (łącząca) Bramka decyzyjna równoległa Celowość Legalność Sprawdzenie formalno-rachunkowe Bramka decyzyjna równoległa (łącząca) Zatwierdzenie pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym Powiązanie z umową Confidential 14

15 Rezerwacja CRZ Weryfikacja terminu płatności pod kątem: VAT, wydatków strukturalnych, projektów unijnych, środków trwałych Dekretacja(przyporządkowanie klasyfikacji budżetowej) Dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej Podpisanie FV Zdarzenie końcowe Wyjaśnienia pracownika merytorycznego Wyjaśnienia niezgodności z kontrahentem Zdarzenie Zgłoszenie błędu do faktury, konieczna weryfikacja przez pracownika merytorycznego Pracownicy merytoryczni Dyrektor wydziału Confidential 15

16 3 Obsługa FV (projekty unijne) w wydziale Confidential 16

17 Version: 1.0 Author: umkawo Obsługa FV (projekty unijne) w wydziale merytorycznym Elementy procesu Zdarzenie w zależności od wytycznych w projekcie W każdym projekcie inne dane Zdarzenie końcowe Confidential 17

18 4 Obsługa FV (wydatki strukturalne) w wydziale Confidential 18

19 Version: 1.0 Author: umkawo Obsługa FV (wydatki strukturalne) w wydziale merytorycznym Elementy procesu Zdarzenie Powiązanie z wydatkiem strukturalnym Uzupełnienie kwoty wydatku strukturalnego Uzupełnienie daty Zatwierdzenie sporządzającego Zatwierdzenie Dyrektora Wydziału Zdarzenie końcowe Pracownicy merytoryczni Dyrektor wydziału Confidential 19

20 5 Obsługa FV z Wrocławskich Inwestycji w DIG/WIM Confidential 20

21 Version: 1.0 Author: umkawo Obsługa FV Wrocławskich Inwestycji w DIG/WIM Elementy procesu Zdarzenie Rejestracja wpływu dokumentu w systemie Dekretacja na pracownika Przekazanie do Zespołu ds. Ekonomicznych Departamentu i Jednostek Weryfikacja dokumentów Przekazanie do Dyrektora DIG/WIM Zdarzenie końcowe Zwrot dokumentów do WI Zdarzenie Dokument nie poprawny, konieczne wyjaśnienia ze strony WI. Confidential 21

22 6 Obsługa FV w WIM Confidential 22

23 Version: 1.0 Author: umkawo Obsługa FV w WIM W zależności od procedur ustalonych dla zadań realizowanych przez jednostki Gminy (ZDiUM, ZIM), wprowadzonych Pismem Okólnym Dyrektora DIG, dla których dysponentem środków jest WIM/DIG obowiązują dwa warianty obiegu dokumentów: WARIANT I (ZADANIA REALIZOWANE PRZEZ JEDNOSTKĘ, W WIM/DIG TYLKO OBSŁUGA EKONOMICZNA) Confidential 23

24 WARIANT II (ZADANIA REALIZOWANE PRZEZ JEDNOSTKĘ, W WIM/DIG OBSŁUGA MERYTORYCZNA I EKONOMICZNA) Elementy procesu Zdarzenie Wprowadzenie do systemu Confidential 24

25 Dekretacja Wstępna weryfikacja Zdarzenie Błędy w dokumentach Wyjaśnienia Wyjaśnienia, zwrot faktury, prośba o korektę, prośba o uzupełnienie, wystawienie noty obciążeniowej, wystawienie noty korygującej Wyjaśnienie, uzupełnienie braków lub doręczenie faktury korygującej Wyjaśnienia, prośba o uzupełnienie, prośba o korektę faktura wstrzymana do czasu złożenia przez Wykonawcę wyjaśnień, uzupełnienia braków lub doręczenia faktury korygującej (powinna być możliwość wprowadzenia do obiegu elektronicznego faktury korygującej oraz uzupełnionych dokumentów). Możliwe pismo do Wykonawcy o wstrzymaniu biegu terminu płatności do czasu wyjaśnienia, uzupełnienia, korekty (powinna być możliwość zmiany terminu płatności w systemie). Czynności mogą wystąpić na etapie weryfikacji: w dziale merytorycznym, u pracownika prowadzącego umowę lub w Zespole ds. Ekonomicznych Wystawienie noty Wystawienie noty obciążeniowej, wystawienie noty korygującej Zespół ds. Ekonomicznych wystawia notę. Dokument powinien być wprowadzony do obiegu elektronicznego wraz z fakturą Zdarzenie Zwrot faktury odesłanie faktury do Wykonawcy. Zwrotu faktury mogą dokonać: Dyrektor ds. Organizacyjno Ekonomicznych, dział merytoryczny, pracownik prowadzący umowę lub Zespół ds. Ekonomicznych Zwrot FV Confidential 25

26 Przekazanie do działu merytorycznego Zatwierdzenie pod względem merytorycznym Sprawdzenie poprawności faktury Przekazanie do pracownika prowadzącego umowę potwierdzający zgodność z umową Zwrot do zespołu ds. Ekonomicznych Zatwierdzenie pod względem formalno rachunkowym Sprawdzenie poprawności faktury nr. CRZ, klasyfikacja budżetowa, nazwa zadania, odliczenie VAT, kwota do wypłaty, kwoty zatrzymane, potrącenia Zatwierdzenie kwoty wypłaty i kwoty wydatków strukturalnych Zdarzenie końcowe Sekretariat Dyrektor ds. Organizacyjno-Ekonomicznych Confidential 26

27 Pracownicy merytoryczni Zespół ds. Ekonomicznych Dyrektor DIG/WIM Confidential 27

28 7 Obsługa FV w WOU Confidential 28

29 Version: 1.0 Author: umkawo Obsługa FV w WOU Elementy procesu Zdarzenie Dekretacja Zaewidencjonowanie faktury VAT w EZD- nadanie numeru. Czynność ta wykonywana jest przez Sekretariat WOU Dystrybucja FV do pracowników merytorycznych anie faktury - numer umowy / zamówienia - data umowy / zamówienia - numer CRZ/SAP wraz z numerem korekty - kwota do zapłaty - liczbowo, słownie - kwota zwrotu - liczbowo, słownie - potwierdzenie terminu płatności - przypisanie wydatków do wydziałów, budynków - netto, stawka VAT, podatek VAT, wartość brutto - przypisanie wydatków do najemców - netto, stawka VAT, podatek VAT, wartość brutto - zatwierdzenie faktury pod względem merytorycznym wraz z podpisem - kontrola dokumentu pod względem legalności, celowości i gospodarności Do każdej faktury podłączone są : zamówienia/umowy, protokoły, kosztorys, 'OT', 'WZ', druki rozliczenia zaliczki, druki delegacji zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta o obiegu dokumentów- finansowo księgowych Wyliczenie ceny brutto po uwzględnieniu odliczenia podatku VAT Confidential 29

30 Zostaje uruchomiony tzw. kalkulator, w którym wpisujemy stawkę podatku VAT-23%, 8%, 5%,0%, wartość netto oraz wartość podatku VAT. Wartość podatku VAT przeliczana jest przez wartość prewspółczynnika 37 % i wartość struktury- 71% (są to wielkości określone przez ustawodawcę). Następnie tworzymy tabelę j.n. F-ra nr FS /2016 z dnia r.- YZX s. j. ilość cena netto 1 szt. cena brutto 1 szt. kwota vat po uwzględnieniu struktury i prewspółczynnika 1 szt. wartość brutto po uwzględnieniu odliczenia podatku VAT (wg struktury i prewspółczynnika) 1 szt. niszczarka X , ,38 145, ,01 0,00 0, Wpisanie wartości do systemu Q-inwentaryzacja 3000 (QBS) Który sprzężony jest z Wydziałem Księgowości. Przyjęcia towaru, usługi, nadanie numeru inwentarzowego wraz z kwotą, wpisanie do kartoteki osobistego wyposażenia pracownika Zakwalifikowanie FV pod względem wydatku strukturalnego Wpisanie wartości wydatku strukturalnego, kodu wydatku strukturalnego, daty, podpis kierownika Działu/ koordynatora/ głównego specjalisty- to należy do właściwości poszczególnych kierowników/ koordynatorów FV pod względem budżetowym Przyjęcie faktury Vat i przydzielenie jej do pracownika Weryfikacja Confidential 30

31 - sprawdzenie pod względem rachunkowym FV oraz prowadzenie analizy porównawczej wydatków z zawieranymi zamówieniami i umowami pod względem wartości i ilości asortymentu lub rodzaju usługi - kontrola dokumentu pod względem legalności, celowości i gospodarności - uzupełnienie - nadanie klasyfikacji budżetowej - dział, rozdział, paragraf, kod dysponenta, analityka do paragrafu, numer zadania, obszar funkcjonalny - odliczenia od podatku VAT od najemców pieczątka o treści: VAT od odliczenia (dane z faktury), podpis pracownika oraz od pozostałych zakupów- opieczętowanie faktury pieczątką, podpis pracownika, data, kwota odliczenia, miesiąc, rok- patrz: Zostaje uruchomiony tzw. kalkulator, w którym wpisujemy stawkę podatku VAT-23%, 8%, 5%,0%, wartość netto oraz wartość podatku VAT. Wartość podatku VAT przeliczana jest przez wartość prewspółczynnika 37 % i wartość struktury- 71% (są to wielkości określone przez ustawodawcę). - Każda faktura jest zaewidencjonowana w arkuszu Excel. Arkusz zawiera szereg kolumn z różnymi danymi. Umożliwia to nam sortowanie danych - i systematyczne tworzenie rejestru sprzedaży i zakupu podatku VAT.Na koniec każdego miesiąca (do 5-go) przygotowywany jest wydruk, który po podpisie Dyrektora WOU przekazywany jest do Wydziału Księgowości -Przekazanie faktury VAT do Dyrektora Wydziału celem zatwierdzenia wydatku strukturalnego oraz kwoty do wypłaty Przekazanie FV Przekazanie FV do Dyrektora/ Zastępcy Dyrektora celem zatwierdzenia wydatku strukturalnego oraz kwoty do wypłaty Zatwierdzenie Zatwierdzenie wydatku strukturalnego oraz kwoty do wypłaty. Dyrektor podpisuje także inne dokumenty finansowo- księgowe wymagane w danym momencie np. OT, LT, druk delegacji, druk zaliczki, Opieczętowanie faktur VAT Opieczętowanie faktur VAT i innych dokumentów finansowo- księgowych Dystrybucja do pracowników merytorycznych Przekazanie faktury VAT do Działu Centralnej Obsługi Finansowej Wydziału Finansowego Zdarzenie końcowe Confidential 31

32 Zdarzenie Kierownik / koordynator Pracownik merytoryczny Dział Planowania, Sprawozdawczości i Analiz Pracownicy merytoryczni w działach Samodzielne stanowisko ds. finansowych / kierownik Dyrektor/ Zastępca Dyrektora WOU Sekretariat Confidential 32

33 8 Obsługa FV w WI Confidential 33

34 Version: 1.0 Author: umkawo Obsługa FV we Wrocławskich Inwestycjach Elementy procesu Zdarzenie Odbiór faktury Sprawdzenie zasadności wystawienia FV Sprawdzenie kompletności załączników Weryfikacja nazwy zadania, danych dotyczących umowy, sprawdzenie pod względem legalności, celowości i gospodarności, podatek VAT do odliczenia, kwota do wypłaty, kwoty zatrzymane, potrącenia Zeskanowanie Sprawdzenie zgodnie z list sprawdzającą zgodność PŚP z fakturą, poprawność obliczeń, kompletność oświadczeń podwykonawców Zeskanowanie Zatwierdzenie pod kątem merytorycznym Confidential 34

35 Przyjęcie kompletu dokumentów wskazanie przez osobę monitorującą dane zadanie klasyfikacji budżetowej, źródła finansowania, dysponenta, nr CRZ, wniosek do BZF o uruchomienie środków - wskazanie rachunku bankowego, wydatek strukturalny, załączenie oryginału umowy jeżeli jest to pierwsza faktura Zatwierdzenie FV Przesłanie do WZF/DIG?? PM Kierownik Projektu DR/DP Dział Realizacji Inwestycji / Dział Przygotowania Inwestycji DM Dział Funduszy Europejskich i Monitoringu Inwestycji Kierownik DM Confidential 35