Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok

Transkrypt

1 Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok Urząd Marszałkowski w Łodzi Regionalnej Łódź, styczeń 2009 Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok

2 Spis treści I. Wstęp... 2 II. Opis planowanych działań... 3 Działanie 1. Komunikacja poprzez publikację materiałów informacyjnych i promocyjnych... 3 Działanie 2. Komunikacja poprzez punkt informacyjny oraz konferencje, seminaria, spotkania informacyjne, szkolenia... 5 Działanie 3. Komunikacja poprzez środki masowego przekazu... 8 II. Wskaźniki produktu III. Harmonogram działań IV. BudŜet Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok

3 I. Wstęp Zarządy Województw - Instytucje Zarządzające Regionalnymi Programami Operacyjnymi oprócz Planów Komunikacji przygotowują Roczne Plany Działań Informacyjnych i Promocyjnych. Obowiązek przygotowywania przez Instytucję Zarządzającą Rocznych Planów Działań Informacyjnych i Promocyjnych wynika z: Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 r. w zakresie informacji i promocji (wydane na postawie art. 35 ust. 3 pkt 6b Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z 6 grudnia 2006 r.); Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata przyjętej przez Komitet Koordynacyjny Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia i Komisję Europejską w dniu 15 października 2008 r. ; Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata ; Planu Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Niniejszy Roczny Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych jest dokumentem o charakterze operacyjnym przygotowywanym przez Instytucję Zarządzającą RPO WŁ w ramach Planu Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata (RPO WŁ). Zawiera on m.in. opis, harmonogram oraz budŝet wszystkich działań planowanych na 2009 rok. Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 2

4 II. Opis planowanych działań Działanie 1. Komunikacja poprzez publikację materiałów informacyjnych i promocyjnych Materiały informacyjne i promocyjne będą umoŝliwiały w atrakcyjnej, przystępnej i łatwo rozpoznawalnej formie poszerzenie wiedzy na temat dostępnej pomocy ze środków EFRR w ramach RPO WŁ, jak równieŝ stanowić będą dodatkowe źródło informacji potrzebne do skutecznego aplikowania o te środki. Wydawane publikacje będą posiadały spójny system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności. Publikacje będą opatrzone informacją: egzemplarz bezpłatny. Opublikowane materiały będą dystrybuowane przede wszystkim przez punkty informacyjne, rozsyłane do instytucji uŝyteczności publicznej, rozdawane podczas spotkań, konferencji i szkoleń itp. Realizacja tego działania będzie polegała przede wszystkim na: - informowaniu o moŝliwościach jakie stwarza EFRR w ramach RPO WŁ i o procedurach obowiązujących w zakresie realizacji programu; - podnoszeniu świadomości na temat korzyści związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WŁ; - informowaniu o procedurach dotyczących aplikowania i realizacji projektów finansowych ze środków EFRR w ramach RPO WŁ; - zwiększeniu zainteresowania beneficjentów o moŝliwościach skorzystania ze środków EFRR w ramach RPO WŁ - przygotowaniu beneficjentów i potencjalnych beneficjentów do składania poprawnych wniosków - budowaniu pozytywnego wizerunku UE poprzez zmianę świadomościową. Podstawowymi narzędziami realizacji działania w szczególności będą: a) publikacje dokumentów programowych (co najmniej w wersji elektronicznej), takich jak: RPO WŁ, Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , zasady kwalifikowalności wydatków objętych dofinansowaniem w ramach RPO WŁ i zasad składających się na system realizacji RPO WŁ; b) publikacje materiałów informacyjnych w postaci: Podręcznik Beneficjenta Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , broszur, ulotek, Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 3

5 folderów, plakatów itd., które zapewnią skondensowaną informację na temat RPO WŁ dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów; c) publikacje periodyków okresowych: Biuletynu Informacyjnego Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata (kwartalnik publikowany na stronie internetowej i w formie papierowej), czasopismo to będzie rozsyłane do instytucji uŝyteczności publicznej oraz dystrybuowane w punktach informacyjnych; d) publikacje materiałów rzeczowych takich jak: wkładki do prasy, płyty CD, pendrivy z nagranymi audycjami radiowymi i telewizyjnymi dotyczącymi RPO WŁ zrealizowanymi przez Departament Polityki Regionalnej, które zawierać będą min.: informację ogólną z odsyłaczami do serwisu internetowego, prezentacje dobrych praktyk, wyjaśnienie kwestii dotyczących rodzajów projektów oraz zasad ich finansowania ze środków EFRR w ramach RPO WŁ; e) wykonanie gadŝetów reklamowych, podnoszących świadomość o funduszach europejskich, budujących pozytywny wizerunek UE min.: etui na telefony komórkowe, etui na płyty CD/DVD, zegary ścienne, lampki USB do laptopa, torby na laptopy, teczki papierowe, komplety biurowe, breloczki, baloniki, czapki, flagi i flagietki, koszulki t-shirt, koszulki polo, bluzy polarowe, krawaty, apaszki, ekskluzywne prezenty dla VIP, cukierki, kalendarze, notatniki, kubki, które będą dystrybuowane wśród potencjalnych beneficjentów i beneficjentów mieszkańów regionu, inwestorów i uczestników szkoleń oraz konferencji; f) wykonanie nośników informacji, takich jak: baner, roll-upy lub standy, sztalugi drewniane i ścianka reklamowa, które będą popularyzować wiedzę na temat środków EFRR w ramach RPO WŁ podczas organizowanych imprez masowych, targów, Jarmarku Wojewódzkiego, szkoleń czy konferencji. Spodziewanym rezultatem działania będzie przede wszystkim podniesienie i popularyzacja wiedzy na temat FE w ramach RPO WŁ. Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 4

6 Działanie 2. Komunikacja poprzez punkt informacyjny oraz konferencje, seminaria, spotkania informacyjne, szkolenia Sprawnie działający Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich na lata przy Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi, obsługujący róŝne programy operacyjne opracowane w ramach Narodowej Strategii Spójności oraz Program Odnowy Obszarów Wiejskich w jednym miejscu, obejmujący swoją polityką komunikacyjną cały obszar województwa stanowi niezwykle waŝny element realizacji polityki informacyjnej. Utworzenie czterech lokalnych punktów informacyjnych na mocy porozumień zawartych w dniu r. z podregionami województwa łódzkiego: Centralnym, Wschodnim, Zachodnim, Północnym ma na celu ułatwienie dotarcia i upowszechnienie wśród mieszkańców danego podregionu informacji o moŝliwościach pozyskania dofinansowania ze środków EFRR w ramach RPO WŁ i programów krajowych. Lokalne Punkty Informacyjne w podregionach województwa łódzkiego będą dystrybuowały materiały informacyjne i promocyjne, a ich lokalizacja usprawni skuteczność kampanii informacyjno - promocyjnej. Organizowane konferencje, seminaria, spotkania informacyjne i szkolenia będą słuŝyć przekazywaniu ogólnych informacji oraz szczegółowej wiedzy na temat moŝliwości wykorzystania środków z EFRR w ramach RPO WŁ a takŝe będą słuŝyć rozpowszechnianiu przykładów dobrych praktyk w zakresie przygotowywania i realizacji projektów. NaleŜy nadmienić, Ŝe przy ustalaniu kierunków udzielania pomocy IZ RPO WŁ będzie rozpoznawać potrzeby beneficjentów m.in. poprzez: stronę internetową FAQ, punkt informacyjny, spotkania robocze, ankiety dot. oceny szkoleń i działań punktu informacyjnego. Realizacja tego działania będzie polegała przede wszystkim na: - upowszechnianiu informacji na temat celów RPO WŁ i zasad jego realizacji; - zapewnianiu dostępu do materiałów informacyjnych i dokumentów związanych z aplikowaniem o środki z EFRR w ramach RPO WŁ; - informowaniu o moŝliwościach uzyskania współfinansowania ze środków EFRR w ramach RPO WŁ; - informowaniu o kryteriach wyboru projektów oraz obowiązujących procedurach; - informowaniu o procedurach dotyczących realizacji projektów; - informowaniu o pracach Komitetu Monitorującego RPO WŁ. Podstawowymi narzędziami realizacji działania w szczególności będą: a) Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich na lata przy Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi. Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 5

7 Głównym jego zadaniem będzie zapewnienie beneficjentom oraz potencjalnym beneficjentom pełnej informacji odnośnie moŝliwości pozyskania środków z EFRR w ramach RPO WŁ oraz programów krajowych. Materiały informacyjne, jak równieŝ porady i informacje udostępniane i udzielane będą bezpłatnie przez przeszkolonych pracowników. Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich na lata przy Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi posiada spójny system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności. b) Lokalne punkty informacyjne utworzone w podregionach: Centralnym, Wschodnim, Zachodnim, Północnym, oznakowane zgodnie ze spójnym systemem identyfikacji wizualnej; c) infolinia, pod którą beneficjenci, potencjalni beneficjenci i opinia publiczna otrzymują informację na temat moŝliwości pozyskania środków z EFRR w ramach RPO WŁ. Do kaŝdego z programów jest stanowisko z oddzielną linią telefoniczną. W związku z utworzeniem punktów informacyjnych w podregionach województwa łódzkiego zostaną utworzone dodatkowe linie do tych punktów. Dodatkowo pytania moŝna zgłaszać za pomocą poczty elektronicznej na podane adresy mailowe. d) Konferencja podsumowująca rok wdraŝania RPO WŁ - organizowana w trakcie realizacji programu, będzie miała na celu omówienie ogólnej tematyki związanej z realizacją RPO WŁ, problemów oraz uwag związanych z aplikowaniem o środki EFRR w ramach RPO WŁ. e) szkolenia dla beneficjentów, potencjalnych beneficjentów - mają na celu zaangaŝowanie w proces pozyskiwania dotacji oraz podnoszenie świadomości beneficjentów i potencjalnych beneficjentów na temat korzyści związanych z aplikowaniem o środki EFRR w ramach RPO WŁ. Organizowane szkolenia będą pogłębiały wiedzę z zakresu m.in. celów programu, zasad aplikowania o środki, zasad realizacji i rozliczania projektów, zarządzania projektami, uregulowań prawnych dotyczących zamówień publicznych. Niezwykle istotne jest by szkolenia kładły równieŝ nacisk na praktyczne wykorzystanie zdobytej wiedzy, dlatego waŝnym elementem szkoleń będą przeprowadzane warsztaty pod nadzorem ekspertów. f) szkolenia dla pracowników instytucji zaangaŝowanych w realizację RPO WŁ będą miały na celu stałe podnoszenie kwalifikacji, wiedzy i umiejętności w/w osób. UmoŜliwi to wymianę doświadczeń pomiędzy poszczególnymi instytucjami a w rezultacie stworzenie profesjonalnych kadr zajmujących się wdraŝaniem programu. Oprócz tematyki dotyczącej: celów programu i zasad jego realizacji, zasad aplikowania o środki, zasad realizacji i rozliczania projektów, zarządzania projektami, uregulowań prawnych z zakresu zamówień publicznych szkolenia będą równieŝ obejmowały tematykę dotyczącą profesjonalnej obsługi klienta oraz zasad Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 6

8 kontaktów z mediami; g) seminaria skierowane do osób posiadających wiedzę na temat RPO WŁ - to spotkania o charakterze warsztatowym, dla nieduŝej grupy osób, organizowane stosownie do potrzeb potencjalnych beneficjentów, ogłaszanych konkursów, w terminach spójnych z harmonogramem zawierania umów i ogłaszania konkursów. h) spotkania informacyjne dla ogółu społeczeństwa mające na celu dostarczenie rzetelnych i zrozumiałych informacji na temat RPO WŁ oraz popularyzację idei Funduszy Europejskich. RównieŜ specjalne spotkania informacyjne, kładące nacisk na poprawną terminologię unijną, przede wszystkim w zakresie tematyki RPO WŁ i EFRR. Spotkania te byłyby przede wszystkim przeznaczone dla tych przedstawicieli ogółu społeczeństwa, którzy mają za zadanie dalsze rozpowszechnianie informacji na temat FE. i) spotkania robocze organizowane w zaleŝności od potrzeb dla indywidualnych beneficjentów (instytucji uŝyteczności publicznej, małych grup docelowych, pojedynczych beneficjentów), zmierzające do wyjaśnienia i rozstrzygnięcia konkretnych problemów. To takŝe spotkania przedstawicieli instytucji wdraŝających ( Instytucji Pośredniczących II stopnia), dotyczące wymiany doświadczeń i własnych poglądów, w celu wypracowania wspólnych stanowisk. Spodziewanym rezultatem działania będzie przede wszystkim zapewnienie wszystkim beneficjentom i potencjalnym beneficjentom dostępu do pełnej, rzeczowej informacji na temat obszarów wsparcia w ramach RPO WŁ. Interaktywność w procesie przekazywania informacji ma na celu ułatwienie dostępu do niej poprzez róŝnorodne formy komunikacji. Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 7

9 Działanie 3. Komunikacja poprzez środki masowego przekazu Współpraca z prasą, radiem i telewizją o zasięgu lokalnym, regionalnym i krajowym będzie jednym z podstawowych narzędzi realizacji Planu Komunikacji, w szczególności w odniesieniu do ogółu społeczeństwa z uwagi na siłę i zakres oddziaływania mediów. Swoistego rodzaju serwisem informacyjnym jest równieŝ portal internetowy redagowany przez Instytucję Zarządzającą RPO WŁ oraz redagowany przez Instytucję Pośrednicząca drugiego stopnia Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (COP). Jest to szybkie, ogólnodostępne źródło informacji dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów RPO WŁ, natomiast dla pozostałych grup docelowych, portal stanowi kompleksowe źródło informacji o osiągnięciach programu i wsparciu ze strony UE na rzecz regionu łódzkiego. Realizacja tego działania będzie polegała przede wszystkim na: - upowszechnianiu wiadomości na temat RPO WŁ; - relacjonowaniu waŝnych wydarzeń związanych z realizacją projektów i programu; - zamieszczaniu dokumentów programowych i aktów prawnych oraz aktualizacji tych dokumentów; - zamieszczaniu informacji na temat zasad aplikowania o środki, harmonogramów konkursów; wybranych do realizacji projektów itd.; - bieŝącej aktualizacji danych dotyczących punktu informacyjnego; - budowanie pozytywnego wizerunku i podnoszenie świadomości m. in. u młodzieŝy szkolnej poprzez róŝnego rodzaju konkursy wiedzy nt. RPO WŁ; - zamieszczanie na stronie internetowej audycji radiowych i telewizyjnych; - ciągłym udoskonalaniu strony uwzględniającej uwagi uŝytkowników, poprawiającym jej czytelność i skuteczność przekazu poszukiwanych informacji. Podstawowymi narzędziami realizacji działania w szczególności będą: a) strony internetowa poświęcone tematyce RPO WŁ. Na stronach dostępne są m.in.: dokumenty programowe; akty prawne oraz opis zmian tych dokumentów; informacje szczegółowe (opis osi priorytetowych i działań RPO WŁ, przykładowe rodzaje projektów); harmonogram konkursów; aktualne informacje o terminach naborów wniosków wraz z danymi teleadresowymi instytucji prowadzących nabory lub przekierowanie do informacji znajdujących się na stronach instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie RPO WŁ; bieŝące dane dotyczące wysokości dostępnych środków i stanu Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 8

10 realizacji RPO WŁ; wykaz beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie, aktualizowany po kaŝdym rozstrzygniętym konkursie, wraz z podaniem wartości i tytułu projektu; aktualizowane na bieŝąco listy teleadresowe punktów informacyjnych; wytyczne dotyczące promocji projektów dla beneficjentów realizujących projekty; odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ), audycje radiowe i telewizyjne, informacje o organizowanych konkursach wiedzy o RPO WŁ. Strony mają spójny system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności. Na stronach umieszczone zostaną takŝe linki do strony Ministerstwa Rozwoju Regionalnego oraz stron poświęconych tematyce FE. Elementem składowym stron jest newsletter. Pozwoli on na szybkie rozpowszechnianie wszelkich informacji dotyczących środków pomocowych, przeznaczonych dla róŝnych grup odbiorców. Zaletą newslettera jest jego dostępność dla kaŝdej osoby zainteresowanej tematyką RPO WŁ; b) współdziałanie z mediami (radiem, prasą i telewizją). Telewizja jest najlepszym przekaźnikiem informacji stąd działania informacyjne i promocyjne w ramach RPO WŁ będą oparte na telewizji regionalnej TVP 3 i lokalnej TOYA. Planowana jest realizacja odcinków cyklicznych rozszerzających wiedzę na temat moŝliwości pozyskania środków EFRR w ramach RPO WŁ. W działaniach związanych ze współpracą z mediami planuje się równieŝ emisję programów informacyjnych w radiu i telewizji oraz publikację płatnych ogłoszeń w prasie. W związku z uzyskanym doświadczeniem w celu zachowania cykliczności planuje się kontynuację długookresowych serii audycji w Radiu Łódź, jako największej rozgłośni docierającej do mieszkańców całego województwa. Ponadto krąg stacji radiowych będzie rozszerzony o regionalne rozgłośnie radiowe. W związku z tym planuje się emisję spotów reklamowych w radiu i telewizji informujących o naborach organizowanych w ramach RPO WŁ i moŝliwościach pozyskania środków na realizację projektów w ramach poszczególnych osi priorytetowych. BieŜąca współpraca ze środkami masowego przekazu opierać się będzie na cyklicznych konferencjach prasowych oraz organizacji briefingów prasowych, w których będą uczestniczyć pracownicy zajmujący się tematyką EFRR w ramach RPO WŁ. Przygotowywany będzie takŝe informacyjny materiał tekstowy dla wykorzystania przez dziennikarzy w mediach. Kontakty z mediami na poziomie krajowym będą prowadzone we współpracy i w uzgodnieniu z IK NSRO. Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 9

11 Spodziewanym rezultatem działania będzie przede wszystkim zapewnienie czytelności i przejrzystości systemu zarządzania środkami EFRR w ramach RPO WŁ. Podniesienie świadomości i promocja Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , ta forma przekazu tworzy pozytywny wizerunek programu RPO WŁ, a cykliczność, róŝnorodność i ilość audycji w radiu i telewizji oraz ogłoszenia prasowe w sposób trwały identyfikują daną markę funduszy europejskich. Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 10

12 II. Wskaźniki produktu Działania Wskaźniki Źródło informacji Wartość docelowa IZ IP II Publikacje dokumentów programowych Liczba wydrukowanych egzemplarzy dokumentów Dokumenty potwierdzające ilość wydrukowanych szt. Publikacje materiałów informacyjnych Publikacje periodyków okresowych Wykonanie gadŝetów reklamowych Wykonanie nośników informacji Punkty informacyjne i infolinia Konferencje Seminaria Szkolenia Spotkania informacyjne Spotkania robocze programowych Liczba wydrukowanych materiałów informacyjnych Liczba wydrukowanych egzemplarzy periodyków okresowych Liczba wykonanych gadŝetów reklamowych Liczba wykonanych nośników informacji Liczba punktów działających w regionie Liczba osób korzystających z punktów Liczba konsultacji elektronicznych Liczba konsultacji telefonicznych Liczba zorganizowanych konferencji Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych seminariów Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych szkoleń Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych spotkań informacyjnych Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych spotkań roboczych Liczba osób uczestniczących dokumentów programowych Dokumenty potwierdzające ilość wydrukowanych materiałów informacyjnych Dokumenty potwierdzające ilość wydrukowanych periodyków okresowych Dokumenty potwierdzające ilość wykonanych gadŝetów reklamowych Dokumenty potwierdzające ilość wykonanych nośników informacji Dokumenty potwierdzające ilość utworzonych punktów informacyjnych Statystyki dotyczące punktów informacyjnych Listy obecności Listy obecności Listy obecności Listy obecności Listy obecności szt szt szt szt szt. 5 szt. 6 szt. 1 punkt osób 250 konsultacji elektronicznych konsultacji telefonicznych 4 punkty w podregionach 4x500 osób 4x250 konsultacji telefonicznych 1 konferencja 70 osób 4 seminaria 40 osób 44 szkoleń 800 osób 12 spotkań 120 osób 16 spotkań 120 osób 1 punkt wspólnie z IZ 400 osób 400 konsultacji elektronicznych konsultacji telefonicznych 2 konferencje 140 osób 20 szkolenia 150 osób 18 spotkań 800 osób Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 11

13 Strona internetowa i newsletter Współdziałanie z mediami Liczba wejść na stronę Liczba zarejestrowanych podmiotów, które otrzymują newsletter Liczba wysłanych newsletterow Liczba wyemitowanych programów, audycji, spotów oraz wydrukowanych artykułów Statystyki strony internetowej Monitoring mediów Dokumenty potwierdzające liczbę wyemitowanych programów telewizyjnych, radiowych, spotów oraz wydrukowanych artykułów wejść 75 osób 50 szt wejść 75 osób 24 szt. 50 szt. 38 szt. Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 12

14 III. Harmonogram działań Lp. Działanie/Nazwa zadania Działanie 1 1. Publikacje dokumentów programowych Termin realizacji/ adresat promocji I-IV kw r. opis zadania (zakres merytoryczny, cele, spodziewane efekty) IZ: publikacje dokumentów programowych (co najmniej w wersji elektronicznej), takich jak: RPO WŁ, Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , Wytyczne dotyczące promocji projektów UE dla beneficjentów RPO WŁ - zasady wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych przez beneficjentów, wzory wniosków i innych dokumentów niezbędnych do aplikowania o środki z RPO WŁ Partnerzy Wskazanie podmiotów realizujących zadania lub sposób wyboru wykonawców Regionalnej 2. Publikacje materiałów informacyjnych I-IV kw r. IZ: publikacje materiałów informacyjnych w postaci: Podręcznika dla beneficjenta RPO WŁ, broszur, ulotek, folderów, plakatów itd., które zapewnią skondensowaną informację na temat RPO WŁ dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów IP II: opracowanie i druk ulotek, folderu informacyjnego podręcznika dla beneficjenta (dla III osi priorytetowej) Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (IP II) zajmująca się tylko III osią priorytetową RPO WŁ Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok

15 3. Publikacje periodyków okresowych 4. Publikacje materiałów rzeczowych I-IV kw r. I-IV kw r. IZ: publikacje periodyków okresowych, Biuletynu Informacyjnego Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata (kwartalnik publikowany na stronie internetowej i w formie papierowej), czasopismo będzie rozsyłane do instytucji uŝyteczności publicznej oraz dystrybuowane w punktach informacyjnych IZ: publikacje materiałów rzeczowych takich jak: wkładki do prasy, płyty CD, pendrivy z nagranymi audycjami radiowymi i telewizyjnymi dotyczącymi RPO WŁ zrealizowanymi przez Regionalnej, które zawierać będą min.: informacje ogólne z odsyłaczami do serwisu internetowego, prezentacje dobrych praktyk, wyjaśnienie kwestii dotyczących rodzajów projektów oraz zasad ich finansowania ze środków EFRR w ramach RPO WŁ Regionalnej, Regionalnej, 5. Produkcja gadŝetów reklamowych I-IV kw r. IZ: wykonanie gadŝetów reklamowych, podnoszących świadomość o funduszach europejskich, budujących pozytywny wizerunek UE min.: etui na telefony komórkowe, etui na płyty CD/DVD, zegary ścienne, lampki USB do laptopa, torby na laptopy, teczki papierowe, komplety biurowe, breloczki, baloniki, czapki, flagi i flagietki, koszulki t-shirt, koszulki polo, bluzy polarowe, krawaty, apaszki, ekskluzywne prezenty dla VIP, cukierki, kalendarze, notatniki, kubki, które będą dystrybuowane m. in. wśród potencjalnym beneficjentów i beneficjentów, mieszkańców regionu, inwestorów i uczestników szkoleń oraz konferencji IP II: zakup gadŝetów reklamowych, kalendarzy, notatniki, kubki, pendrive 6. Nośniki informacji I - IV kw. 2009r. IZ: wykonanie nośników informacji, takich jak: baner, roll-upy, sztalugi drewniane standy i ścianki reklamowe, które będą popularyzować wiedzę na temat środków EFRR w ramach RPO WŁ podczas organizowanych imprez masowych, targów, Jarmarku Wojewódzkiego, szkoleń czy konferencji Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy, Departament Promocji i Współpracy Zagranicznej Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Departament Promocji i Współpracy Zagranicznej Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 14

16 IP II: zakup nośników informacji roll-up, tablice informacyjne, stojak na ulotki. Działanie 2 1. Punkt informacyjny I-IV kw r. IZ, IP II: Głównym jego zadaniem będzie zapewnienie beneficjentom oraz potencjalnym beneficjentom pełnej informacji odnośnie moŝliwości pozyskania środków z EFRR w ramach RPO WŁ i programów krajowych. Materiały informacyjne, jak równieŝ porady i informacje udostępniane i udzielane będą bezpłatnie przez przeszkolonych pracowników. Punkt informacyjny będzie posiadał spójny system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności, co umoŝliwi jego identyfikację przez grupy docelowe. Podobnie w przypadku czterech lokalnych punktów informacyjnych utworzonych w podregionach: Centralnym, Wschodnim, Zachodnim, Północnym, których zadaniem będzie skuteczne dotarcie z informacją w róŝnych częściach województwa łódzkiego 2. Infolinia I-IV kw r. infolinia, pod którą beneficjenci i opinia publiczna otrzymują informację na temat moŝliwości pozyskania środków z EFRR w ramach RPO WŁ. Do kaŝdego z programów operacyjnych jest stanowisko z oddzielną linią telefoniczną. W związku z utworzeniem punktów informacyjnych w podregionach województwa łódzkiego zostaną utworzone dodatkowe linie do tych punktów, przez które pracownicy w podregionach będą mogli udzielać informacji. Ponadto dla zapewnienia pełnej i wyczerpującej wszystkim zainteresowanym moŝliwości uzyskania informacji na temat danego programu podane są do publicznej wiadomości adresy mailowe, pod którym udzielane będą stosowne informacje Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 15

17 3. Konferencja I IV kw r. 4. Szkolenia dla beneficjentów IZ: Konferencja podsumowująca rok wdraŝania RPO WŁ - organizowana w trakcie realizacji programu, będzie miała na celu omówienie ogólnej tematyki związanej z realizacją RPO WŁ, problemów oraz uwag związanych z aplikowaniem o środki EFRR w ramach RPO WŁ IP II: organizacja konferencji dla potencjalnych beneficjentów z regionu łódzkiego II-IV kw r. IZ: szkolenia dla beneficjentów, potencjalnych beneficjentów mające na celu zaangaŝowanie w proces pozyskiwania dotacji oraz podnoszenie świadomości beneficjentów na temat korzyści związanych z aplikowaniem o środki EFRR w ramach RPO WŁ. Organizowane szkolenia będą pogłębiały wiedzę z zakresu: celów programu i zasad jego realizacji, zasad aplikowania o środki, zasad realizacji i rozliczania projektów, zarządzania projektami, uregulowań prawnych dotyczących zamówień publicznych. Niezwykle istotne jest by szkolenia kładły równieŝ nacisk na praktyczne wykorzystanie zdobytej wiedzy, dlatego waŝnym elementem szkoleń będą przeprowadzane warsztaty pod nadzorem ekspertów 5. Seminaria II i III kw r. IZ: seminaria skierowane do osób posiadających wiedzę na temat RPO WŁ (m.in. członków komisji konkursowych, osób piszących wnioski itd.). Będą to spotkania o charakterze warsztatowym, dla nieduŝej grupy osób, organizowane stosownie do potrzeb potencjalnych beneficjentów, ogłaszanych konkursów, w terminach spójnych z harmonogramem ogłaszania konkursów Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy 6. Spotkania informacyjne II-IV kw r. IZ: Spotkania informacyjne dla opinii publicznej mające na celu dostarczenie rzetelnych i zrozumiałych informacji na temat RPO WŁ oraz popularyzację idei Funduszy Europejskich. Stosowne wydaje się równieŝ zorganizowanie specjalnych spotkań informacyjnych, które kładłyby szczególny nacisk na zapoznanie się z poprawną Regionalnej, Departament ds. Regionalnego Programu Operacyjnego, Biuro Prasowe, Centrum Obsługi Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 16

18 terminologią unijną, przede wszystkim w zakresie tematyki RPO WŁ i EFRR. Spotkania te byłyby przede wszystkim przeznaczone dla tych przedstawicieli opinii publicznej, którzy mają za zadanie dalsze rozpowszechnianie informacji na temat Funduszy Europejskich. IP II: spotkania informacyjno-szkoleniowe dla potencjalnych beneficjentów z regionu łódzkiego 7. Spotkania robocze II-IV kw r. IZ: Spotkania robocze organizowane w razie potrzeb dla indywidualnych beneficjentów, zarządów gmin, powiatów i innych małych grup docelowych, zmierzające do wyjaśnienia i rozstrzygnięcia konkretnych problemów 8. Szkolenia dla pracowników Działanie 3 I-IV kw r. IZ, IP II: Szkolenia dla pracowników instytucji zaangaŝowanych w realizację RPO WŁ mające na celu stałe podnoszenie kwalifikacji, wiedzy i umiejętności w/w osób. UmoŜliwi to wymianę doświadczeń pomiędzy poszczególnymi instytucjami a w rezultacie stworzenie profesjonalnych kadr zajmujących się wdraŝaniem programu. Oprócz tematyki omawianej podczas szkoleń dla pracowników będą one równieŝ poruszały m.in. tematykę z zakresu profesjonalnej obsługi klienta oraz zasad kontaktów z mediami 1. Internet I-IV kw r. IZ, IP II: strony internetowa poświęcone tematyce RPO WŁ. Na stronach dostępne są m.in.: dokumenty programowe; akty prawne oraz opis zmian tych dokumentów; informacje szczegółowe (opis osi priorytetowych i działań RPO WŁ, przykładowe rodzaje projektów); harmonogram konkursów; aktualne informacje o terminach naborów wniosków wraz z danymi teleadresowymi instytucji prowadzących nabory lub przekierowanie do informacji znajdujących się na stronach instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie RPO WŁ; bieŝące dane dotyczące wysokości dostępnych środków i stanu realizacji RPO WŁ; uproszczone opisy aplikowania o środki w ramach schematów Przedsiębiorcy Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Regionalnej, Departament Organizacyjny, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Regionalnej, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 17

19 2. Współpraca z mediami I-IV kw r. konkursowych; wykaz beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie, aktualizowany po kaŝdym rozstrzygniętym konkursie, wraz z podaniem wartości i tytułu projektu; aktualizowane na bieŝąco listy teleadresowe punktów informacyjnych; wytyczne dotyczące promocji projektów przez beneficjentów realizujących projekty; odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ), audycje radiowe i telewizyjne, informacje o organizowanych konkursach wiedzy o RPO WŁ. Strony będą miały spójny system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności. Na stronach umieszczone zostaną takŝe linki do strony Ministerstwa Rozwoju Regionalnego oraz stron poświęconych tematyce FE. Elementem składowym stron jest newsletter. Pozwoli on na szybkie rozpowszechnianie wszelkich informacji dotyczących środków pomocowych, przeznaczonych dla róŝnych grup odbiorców. Zaletą newslettera jest jego dostępność dla kaŝdej osoby zainteresowanej RPO WŁ IP II: zakup zdjęć na potrzeby portalu IZ: współdziałanie z mediami (radiem, prasą i telewizją). Telewizja jest najlepszym przekaźnikiem informacji stąd działania informacyjne i promocyjne w ramach RPO WŁ będą oparte na telewizji regionalnej TVP 3 i lokalnej TOYA. Planowana jest realizacja odcinków cyklicznych rozszerzających wiedzę na temat moŝliwości pozyskania środków EFRR w ramach RPO WŁ. W działaniach związanych ze współpracą z mediami planuje się równieŝ emisję programów informacyjnych w radiu i telewizji oraz publikację w prasie płatnych ogłoszeń. W związku z uzyskanym doświadczeniem w celu zachowania cykliczności planuje się kontynuację długookresowych serii audycji m. in. w Radiu Łódź, jako największej rozgłośni docierającej do mieszkańców całego województwa. Ponadto planuje się emisję spotów reklamowych w radiu i telewizji. BieŜąca współpraca ze środkami masowego przekazu opierać się będzie Regionalnej, Biuro Prasowe, Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 18

20 na cyklicznych konferencjach prasowych oraz organizacji briefingów prasowych, w których będą uczestniczyć pracownicy zajmujący się tematyką EFRR w ramach RPO WŁ. Przygotowywany będzie takŝe informacyjny materiał tekstowy dla wykorzystania przez dziennikarzy w mediach. Kontakty z mediami na poziomie krajowym będą prowadzone we współpracy i w uzgodnieniu z IK NSRO IP: współdziałanie z prasą, telewizją i radiem, produkcja spotu reklamowego o tematyce III Osi Priorytetowej RPO WŁ na lata Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok 19

21 IV. BudŜet NAZWA DZIAŁANIA SUMA (zł) IZ IP 2 Działanie 1 Komunikacja poprzez publikację materiałów informacyjnych i promocyjnych , ,00 Zadanie Publikacje dokumentów programowych ,00 Zadanie Publikacje materiałów informacyjnych , ,00 Zadanie Publikacje periodyków okresowych ,00 Zadanie Nośniki informacji 4 300, ,00 Zadanie Produkcja gadŝetów reklamowych , ,00 Działanie 2 Komunikacja poprzez punkt informacyjny oraz konferencje, seminaria, spotkania informacyjne, szkolenia , ,00 Zadanie Punkty informacyjne i infolinia ,00 Zadanie - Konferencja , ,00 Zadanie Szkolenia (dla beneficjentów i pracowników) , ,00 Zadanie Seminaria ,00 Zadanie Spotkania informacyjne , ,00 Zadanie Spotkania robocze 8 000,00 Działanie 3 Komunikacja poprzez środki masowego przekazu , ,00 Zadanie Współpraca z mediami (RPO) , ,00 Zadanie Internet 2 000,00 razem , ,00 RAZEM ,00 Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych RPO WŁ na 2009 rok