ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW

Transkrypt

1 ROCZNY PLAN KOMUNIKACYJNY PROW od 7 września do końca roku 2007 sporządzony dla Samorządu Województwa Opolskiego 1. Cele Działań Podstawowym celem działań informacyjnych i promocyjnych Samorządu Województwa Opolskiego w roku 2007 było i jest przekazanie potencjalnym beneficjentom ogólnej informacji o Programie, o moŝliwościach wsparcia obszarów wiejskich w ramach Programu Obszarów Wiejskich na lata (PROW) oraz stanu przygotowania do uruchomienia działań wdraŝanych przez Samorząd Województwa Opolskiego. 2. Kategorie Grup Docelowych Rodzaj i forma podejmowanych działań informacyjnych jest uzaleŝniona od grup beneficjentów, do których jest kierowana informacja w województwie opolskim. Działania te są skierowane przede wszystkim do: a) wójtów b) starostów c) stowarzyszeń i fundacji (przyszłych lokalnych grup działania) d) Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Opolu e) liderów Programu Odnowy Wsi f) koordynatorów gminnych Programu Odnowy Wsi g) przedstawicieli Ośrodka Doradztwa Rolniczego h) przedstawicieli Oddziału Regionalnego ARiMR 1

2 3. Opis planowanych Działań Informacyjnych i Promocyjnych oraz sposób ich realizacji, w tym wizualizacji A. Konferencje i seminaria informacyjne W pierwszym półroczu 2007 roku zorganizowano akcje informacyjne i promocyjne Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata (PROW) wspólnie przez Marszałka Województwa Opolskiego i Wojewodę Opolskiego w starostwach, gdzie na spotkaniach z wójtami, burmistrzami, starostami, informowano o planowanych działaniach wynikających z nowego okresu programowania w ramach RPO, PROW i innych. Podsumowanie tych akcji odbyło się na konferencji zorganizowanej przez Marszałka Województwa Opolskiego w Urzędzie Marszałkowskim. Dla potencjalnych beneficjentów zorganizowano w miesiącu wrześniu jedną konferencję na temat Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata (PROW) oraz stanie przygotowań do uruchomienia działań wdraŝanych przez samorządy województw. Cykl konferencji i spotkań w zakresie informacji i promocji Programu przewidziany jest na rok 2008, z uwagi na opóźnienia Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi związane z opracowaniem rozporządzeń wykonawczych o ustawy z dnia 7 marca 2007 o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, dotyczących szczegółowych warunków i trybu przyznawania pomocy finansowej, w ramach poszczególnych działań wdraŝanych przez Samorząd Województwa. W roku 2007 przewiduje się prezentowanie PROW na lata na konferencjach, spotkaniach organizowanych przez Departament Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz inne departamenty Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. Podczas konferencji i spotkań rozprowadzane są broszury nt. PROW oraz przykładów wykorzystania funduszy w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Restrukturyzacja i modernizacja sektora Ŝywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich, przekazane przez MRiRW. Liczba konferencji - 2 Liczba spotkań

3 B. Publikacja materiałów informacyjnych W roku 2007 nie przewiduje się opracowań i materiałów informacyjnych nt. PROW. Broszury nt. PROW oraz przykładów wykorzystania funduszy w ramach SPO Restrukturyzacja i modernizacja sektora Ŝywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich, rozprowadzane są na spotkaniach organizowanych przez Departament Rolnictwa i Rozwoju Wsi, oraz zostały wyłoŝone w ogólnodostępnych i oznaczonych miejscach w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego. Materiały zostały równieŝ wysłane do wszystkich grup docelowych wskazanych w pkt 2 niniejszego planu. W roku 2007 planuje się zakup materiałów promocyjnych tj. teczek kartonowych, długopisów, kalendarzy oznaczonych logo UE, SWO, oraz PROW, które rozprowadzane zostaną podczas organizowanych konferencji i spotkań w roku Liczba kalendarzy 200 Liczba teczek kartonowych 500 Liczba długopisów Liczba broszur przekazane przez MRiRW jako materiał informacyjno-promocyjny. C. Punkty informacyjne Informacji na temat Programu, szczegółowych wyjaśnień dotyczących warunków przyznawania pomocy i bezpośrednich wskazówek związanych z procedurą ubiegania się o pomoc w zakresie działań PROW , moŝna uzyskać osobiście, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie. Adres oraz numery telefonów pod którymi udziela się informacji, dostępne są na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego w zakładce PROW/kontakt. Jeden punkt informacyjny do bezpośredniego kontaktu z klientem powstanie do końca roku w Departamencie Rolnictwa i Rozwoju Wsi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. Informacja na ten temat umieszczona zostanie na stronie internetowej urzędu. Liczba udzielonych informacji telefonicznych - 50 Liczba udzielonych informacji bezpośrednich -10 3

4 D. Publikacja aktualnych danych i informacji dotyczących, Programu na stronach internetowych podmiotu wdraŝającego, w tym równieŝ informacji o planowanych i zrealizowanych działaniach w ramach rocznego planu komunikacyjnego danej jednostki Na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego w zakładce PROW, umieszczane będą aktualne informacje dotyczące: a) dokumentów programowych i aktów prawnych b) informacji ogólnych na temat programu, działań, listy beneficjentów, rodzajach operacji oraz poziomie ich dofinansowania c) wdraŝania i realizacji działań, w tym informacji o wysokości dostępnych środków oraz stanie realizacji działań d) ogłoszenia o naborze wniosków e) formularzy i instrukcji w wersji elektronicznej z moŝliwością ich pobrania f) listy rankingowej operacji zatwierdzonych g) listy beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie Na stronie internetowej umieszczone zostaną linki do innych stron internetowych instytucji zaangaŝowanych w realizację Programu. E. Współpraca ze środkami masowego przekazu na poziomie lokalnym i regionalnym W roku 2007 nawiązano współpracę z Telewizją TV3 i Radiem, celem zapoznania lokalnych dziennikarzy z ogólnymi informacjami i działaniami na temat PROW PowyŜsza akcja ma na celu promocje informacji, która wpłynie na pełniejsze wykorzystanie pomocy finansowej w ramach Programu. F. Promocja Programu podczas ogólnopolskich, lokalnych lub regionalnych imprez poświęconych rolnictwu i obszarom wiejskim W czasie imprez rolniczych organizowanych w roku 2007, udzielono okazjonalnych wywiadów w do Telewizji Regionalnej TV3, Radia, w trakcie których informowano o planowanych działaniach związanych z PROW

5 4. Opis systemu wdraŝania planu komunikacyjnego z uwzględnieniem zadań wykonywanych przez właściwe jednostki organizacyjne podmiotów wdraŝających. Na podstawie art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 7 marca 2007 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (Dz. U. nr 64, poz.427) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi jako Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich w latach delegował do samorządów województw jako Podmiotów WdraŜających zadania w zakresie wdraŝania działań: OŚ I Poprawa konkurencyjności sektora rolnego i leśnego 1. Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowaniem rolnictwa i leśnictwa: Schemat I scalanie gruntów Schemat II gospodarowanie rolniczymi zasobami wodnymi OŚ III Jakość Ŝycia na obszarach wiejskich i róŝnicowanie gospodarki wiejskiej 1. Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej 2. Odnowa i rozwój wsi ÓŚ IV Leader 1. WdraŜanie lokalnych strategii rozwoju 2. WdraŜanie projektów współpracy 3. Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja oraz informowanie i rozpowszechnianie informacji o Programie w tym o zasadach i trybie przyznawania pomocy finansowej w ramach Programu oraz o obowiązkach beneficjentów wynikających z przyznania tej pomocy. 5

6 Zgodnie z 18 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 sierpnia 2007r., w sprawie szczegółowego sposobu sprawowania nadzoru nad podmiotami, które wykonują jako delegowane zadania instytucji zarządzającej w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata , Podmioty WdraŜające zobowiązane zostały do opracowania i przyjęcia corocznych planów komunikacji dotyczących informowania i rozpowszechniania informacji o Programie, po ich zatwierdzeniu przez Ministra. Minister zatwierdza plany w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, a jeŝeli zgłosi zastrzeŝenia do tych planów po ich uwzględnieniu. Wykonywanie delegowanych zadań Instytucji Zarządzającej PROW w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego powierzono Referatowi Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich Departamentu Rolnictwa i Rozwoju Wsi, na podstawie uchwały nr 542/2007 Zarządu Województwa Opolskiego z dnia 21 maja 2007r. w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. Referat Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich odpowiedzialny jest za opracowanie i realizację Planu Komunikacji PROW Wszystkie działania informacyjno-promocyjne przedstawione w poszczególnych punktach Planu Komunikacji prowadzone będą przez pracowników Sekcji Pomocy Technicznej przy wsparciu merytorycznym pracowników innych sekcji tego Referatu co przedstawia poniŝej schemat 6

7 Schemat struktury organizacyjnej Departamentu Rolnictwa i Rozwoju Wsi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego w odniesieniu do działań informacyjnych i promocyjnych PROW Departament Rolnictwa i Rozwoju Wsi DYREKTOR Z-ca DYREKTORA IV. Referat Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich KIEROWNIK Sekcja WdraŜania Sekcja Realizacji, Kontroli i Raportowania Sekcja Autoryzacji Płatności Sekcja Monitoringu i Sprawozdawczości Sekcja Pomocy technicznej Opracowanie i Realizacja Planu Komunikacji PROW Prowadzenie punktu informacyjnego dla beneficjentów Organizacja konferencji, spotkań informacyjnokonsultacyjnych itp. Prowadzenie kampanii informacyjnopromocyjnej 7

8 Osobą odpowiedzialną za realizację zadań oraz upowaŝnioną do kontaktów jest: Pani Alicja Kłopeć - Kierownik Referatu Rozwoju Obszarów Wiejskich Tel. (077) Ramowy harmonogram 21 września 2007 roku Departament Rolnictwa i Rozwoju Wsi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego zorganizował jedną konferencję nt. Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata oraz stanu przygotowania do uruchomienia działań wdraŝanych przez SW. Konferencja była współfinansowana ze środków Sektorowego Programu Operacyjnego Restrukturyzacja i modernizacja sektora Ŝywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich Sekcja Orientacji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej. W IV kwartale br. zostaną zakupione teczki kartonowe, długopisy, kalendarze. Materiały promocyjne będą wykonane w ramach Pomocy technicznej PROW RAMOWY HARMONOGRAM DZIAŁAŃ NA ROK 2007 Rok 2007 Lp. Działanie I kw. II kw. III kw. IV kw. 1 2 Organizacja i obsługa konferencji Opracowanie, wydanie oraz dystrybucja materiałów promocyjnych na temat Programu 8

9 6. Indykatywny BudŜet Finansowanie działań informacyjnych w oparciu o Plan Komunikacji PROW na rok 2007 odbywać się będzie w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich przy udziale środków UE w wysokości 75 % oraz budŝetu państwa w wysokości 25 % kosztów kwalifikowanych. Do czasu uruchomienia Pomocy technicznej, wydatkowanie środków następuje z budŝetu samorządu województwa. INDYKATYWNY BUDśET ROCZNEGO PLANU KOMUNIKACYJNEGO ROK L.p. Działanie I kw. II kw. III kw. IV kw 1 Organizacja i obsługa konferencji Udział UE 75% Udział budŝetu państwa 25 % Kwota ogółem 2 Opracowanie, wydanie oraz dystrybucja materiałów promocyjnych na temat Programu Sposób ewaluacji działań W roku 2007 nie będzie się przeprowadzać oceny skuteczności prowadzonych działań informacyjno-promocyjnych. 8. Zasady sprawozdawczości ze stopnia realizacji działań promocyjno-informacyjnych i szkoleniowych Raport dotyczący stopnia realizacji działań informacyjno-promocyjnych przesłany będzie do instytucji zarządzającej w okresach półrocznych, w terminie 30dni po zakończeniu okresu sprawozdawczości. Sprawozdanie roczne przekazane będzie do ARiMR w terminie określonym w 4 ust. 1 Rozporządzenia MRiRW z dnia 5 czerwca 2007r. w sprawie zakresu sprawozdań z wykonywania zadań instytucji zarządzającej, dotyczących realizacji PROW na lata , oraz trybu i terminów przekazywania tych sprawozdań. Sporządzili: 1. Wiesława Deręg 2. Marek Pietruszka 9