ASYSTENT. Podręcznik użytkownika. Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą (wersja 1.02)

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą (wersja 1.02) Jeśli coś może się popsuć w wielu miejscach, to pierwsze uszkodzenie nastąpi tam, gdzie wyrządzi najwięcej szkód. PRAWO MURPHY'EGO D S M ry pute Kom 0 1 Copyright 2007 DMS Komputery

2 Wydawca: DMS Komputery: Elektronika i Informatyka ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 8, Strzelce Opolskie tel. (077) internet: komputery.pl e mail: poczta@dms komputery.pl Copyright 2007 Wszelkie prawa zastrzeżone. All rights reserved. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci czy też przy użyciu jakichkolwiek środków technicznych: graficznych, elektronicznych czy mechanicznych jest zabronione. Wszystkie znaki firmowe bądź towarowe występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami ich właścicieli. Producent zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w oprogramowaniu, w związku z powyższym zakres funkcjonalny dostarczanego oprogramowania może być inny niż wynika to z opisu zamieszczonego w niniejszej publikacji. Zawarty w publikacji zakres funkcjonalny jest obrazem możliwości programu, natomiast dostarczane indywidualne rozwiązania są różne w zależności od zakupionych i wdrożonych modułów.

3 I Spis treści 1 Informacje o programie Wymagania sprzętowe Instalacja Instalacja programu w sieci informacje dla informatyka Pierwsze uruchomienie programu Ponowna instalacja programu Konstrukcja programu Menu programu Menu modułu Menu dokumentu, menu raportu Okno dokumentu Standardowe elementy paska narzędzi Okno wyboru dokumentu Elementy paska narzędzi okna dokumentu otwartego w trybie wyboru Okno formularza Okna dotyczące operacji wydruku Parametry konfiguracyjne Moduł Administracja Bezpieczeństwo Archiwizacja Wykaz zbiorów występujących w katalogu bazy danych Utworzenie kopii Odtworzenie kopii Praca w programie Edycja kartotek i słowników Porządkowanie i wyszukiwanie informacji Moduł PRODUKCJA I USŁUGI Wprowadzenie zlecenia produkcyjnego Bilansowanie i zatwierdzenie zlecenia Uruchomienie zlecenia produkcyjnego Wprowadzenie raportu produkcyjnego Przekazywanie produkcji do magazynu Moduł ZAOPATRZENIE I DYSTRYBUCJA Wystawienie dokumentu magazynowego Przeprowadzenie inwentaryzacji Przygotowanie zamówienia na materiały i opakowania Rejestracja zamówienia złożonego przez klienta Wydruki...62 Indeks ilustracji...63 Indeks alfabetyczny...65

4 II Konwencje typograficzne Przed rozpoczęciem czytania podręcznika użytkownika ważną rzeczą jest zrozumienie terminów i konwencji typograficznych stosowanych w niniejszej dokumentacji. Specjalne informacje wyróżnione są w tekście przez następujące sposoby formatowania: Konwencje formatowania Typ informacji Komunikat błędu Cytowane komunikaty błędów sygnalizowanych przez program ujęte są w cudzysłów i pisane pogrubioną, pochyłą czcionką. Nazwa przycisku Nazwy przycisków widocznych w oknie pisane są pochyłą czcionką, nazwa przycisku ujęta jest też w cudzysłów. Nazwa polecenia Nazwy poleceń menu okna pisane są pochyłą czcionką, nazwa polecenia ujęta jest też w cudzysłów. {Nazwa polecenia 1 Nazwa polecenia 2... Nazwa W nawiasie klamrowym podane są nazwy kolejno wybiepolecenia N} ranych poleceń menu okna lub menu podręcznego oddzielone znakiem strzałki w prawo. Dodatkowe objaśnienia umieszczone na ilustracjach przedstawiających wygląd ekranu podczas pracy systemu ASYSTENT otoczone są obramowaniem, od którego odchodzi strzałka wskazująca na ilustracji opisywany element. Strzałka i obramowanie są w kolorze czerwonym. Konwencje klawiaturowe Wszystkie nazwy klawiszy podane są poprzez ujęcie ich oznakowania pisanego pogrubioną czcionką, w nawiasy kwadratowe np. [Esc]. Kombinacja klawiszy wymagająca jednoczesnego ich naciśnięcia oznaczana jest w podręczniku jako [Ctrl] + [X] (pomiędzy nazwami klawiszy znajduje się znak plus) a kombinacja wymagająca kolejnego naciskania klawiszy oznaczana jest w podręczniku jako [A], [U] (pomiędzy nazwami klawiszy znajduje się przecinek). Należy zwrócić uwagę na znaczenie określeń klawisz oraz przycisk. Klawisze posiada klawiatura, a przyciski są elementami graficznymi widocznymi na ekranie. I w takim znaczeniu w niniejszym podręczniku powyższe określenia są używane. Konwencje dotyczące używania myszy (lub innego urządzenia wskazującego) W podręczniku używane są następujące określenia opisujące działania związane z posługiwaniem się myszą (lub innym urządzeniem wskazującym): wskaż oznacza żądanie ustawienia wskaźnika myszy w takim położeniu aby jego końcówka spoczywała na odpowiednim elemencie ekranu; kliknij oznacza żądanie krótkotrwałego naciśnięcia przycisku myszy bez zmiany jej położenia; przemieść oznacza żądanie wskazania elementu ekranu, naciśnięcie przycisku myszy i przy utrzymywaniu przycisku myszy w tym stanie, przesunięcie wskaźnika myszy w docelowe położenie, po czym zwolnienie przycisku myszy.

5 III Jeśli nie jest wyraźnie podane jaki przycisk myszy należy nacisnąć, operacja odnosi się do lewego przycisku myszy (przy konfiguracji w systemie operacyjnym przycisków myszy dla praworęcznych jest to domyślna konfiguracja w systemie operacyjnym przycisków myszy). Informacje dodatkowe. W trakcie pracy programu, często jeden z elementów okna jest wyróżniony, poprzez jego otoczenie cienką przerywaną linią. O takim elemencie mówi się, że posiada skupienie. Częstokroć element posiadający skupienie jest dodatkowo wyróżniony poprzez wyświetlenie jego zawartości (np. tekstu) na innym tle, którego kolor zależy od ustawień systemu operacyjnego. Domyślne działania np. związane z przyciskaniem klawiszy (poza sekwencjami skrótów klawiszowych) w pierwszej kolejności odnoszą się do elementu posiadającego skupienie.

6

7 Informacje o programie 1 1 Informacje o programie Jednym z istotnych problemów w firmie jest sprawne zarządzanie informacją, jej gromadzenie, udostępnianie oraz wykorzystywanie w działalności biznesowej, w tym kontrola nad jej dostępnością dla poszczególnych osób w firmie. Rozproszenie informacji po oddziałach firmy oraz wśród poszczególnych pracowników firmy a także różne formy przechowywania informacji (dokumentacja elektroniczna przechowywana w różnych programach np. edytorach tekstu, arkuszach kalkulacyjnych, bazach danych, programach CAD itp., dokumentacja papierowa, luźne notatki oraz informacje formalnie nieudokumentowane przechowywane w pamięci poszczególnych osób a mające wpływ na podejmowane działania biznesowe) zwiększają ryzyko niepowodzeń podejmowanych działań. Zarówno brak dostępu we właściwym czasie do odpowiednich informacji, jak i brak pełnej kontroli dostępu do zastrzeżonych lub poufnych informacji, tak w samej firmie, jak i poza nią, mogą być przyczyną niepowodzeń w działalności firmy. Kolejnym zagrożeniem jest możliwość istnienia różnych wersji tej samej informacji (np. różnych wersji dokumentacji technicznej) i związane z tym ryzyko posłużenia się w bieżącej działalności firmy nieaktualną wersją. Rozproszenie informacji komplikuje też jej analizę a korzystanie często z olbrzymich zasobów informacji staje się utrudnione. Program ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą (nazywany w dalszej części dokumentu w skrócie określeniem system ASYSTENT ) opracowany został z myślą o dostarczeniu menedżerom i innym pracownikom firmy narzędzi umożliwiających szybki dostęp do informacji technicznych związanych z szeroko rozumianym procesem produkcyjnym lub procesem usługowym oraz dokumentów związanych z realizacją danego procesu, pozwalających ocenić stan jego realizacji z jednoczesnym zapewnieniem kontroli dostępu do informacji w zależności od uprawnień pracownika. System ASYSTENT wspomaga zarządzanie produkcją (planowanie zasobów produkcyjnych MRP II) i jest wielostanowiskowym programem komputerowym zobacz przykładową konfigurację przedstawioną poniżej, pracującym w środowisku Windows. Posiada budowę modułową i jest aplikacją pozwalającą na jednoczesne przeglądanie wielu dokumentów. Sparametryzowanie pracy programu pozwala na optymalne dostosowanie jego działania do rzeczywistego funkcjonowania firmy, przez którą program jest używany. System ASYSTENT pozwala na zdefiniowanie wielopoziomowej specyfikacji materiałowej, w programie przedstawianej graficznie w postaci drzewa produktu. Kartoteka konstrukcyjna oraz kartoteka technologiczna pozwalają na opisanie norm materiałowych oraz norm technologicznych wyrobów gotowych oraz półproduktów. Informacja o wyrobach gotowych i półproduktach może być uzupełniona rysunkiem technicznym, schematem blokowym, schematem ideowym lub inną informacją w postaci graficznej, wyświetlaną podczas przeglądania tych kartotek. W systemie można też zamieścić informację o wszelkiej dokumentacji technicznej np. opracowanej w komputerowym systemie projektowania (CAD), edytorze tekstowym, arkuszu kalkulacyjnym, zeskanowanej dokumentacji papierowej, związanej z produkcją danego wyrobu gotowego lub półproduktu wraz ze wskazaniem programu, którym ta dokumentacja może być przeglądana. System ASYSTENT pozwala na wyświetlenie opisanej w kartotece technologicznej dokumentacji np. instrukcji wewnętrznej opisującej sposób montażu, podczas przeglądania uruchomionych zleceń produkcyjnych. Przywoływane dokumenty są wyświetlane w domyślnej przeglądarce lub też w programie, którego nazwa przechowywana jest w kartotece technologicznej razem z wyświetlanym dokumentem. Zapewnia to zawsze podczas realizacji zleceń produkcyjnych dostęp do aktualnej dokumentacji technicznej.

8 2 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą System ASYSTENT ułatwia lokalizację miejsc i przyczyn powstawania braków oraz ustalenie czy np. przyczyny częstych reklamacji wyrobu wynikają z przebiegu procesu produkcyjnego (braki technologiczne) czy też wynikają z wadliwych materiałów (braki materiałowe). Ilustracja 1: Przykładowa konfiguracja Niniejszy podręcznik ma na celu przybliżenie użytkownikowi ogólnych zasad korzystania z programu. Program został wyposażony w system podręcznej pomocy kontekstowej udostępniający informacje opisujące możliwości programu w zależności od kontekstu pracy użytkownika. Wywołanie tej pomocy odbywa się zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami poprzez naciśnięcie klawisza [F1]. Z tego też względu w podręczniku opisane są nie same możliwości programu lecz przykładowy sposób ich wykorzystania. Podręcznik użytkownika wraz systemem pomocy kontekstowej stanowią dokumentację użytkownika systemu ASYSTENT. System ASYSTENT w swojej pracy wykorzystuje motor bazy danych Borland Database Engine (BDE) pozwalający na dostęp do lokalnych baz danych. Motor ten pozwala również na dostęp do serwerów SQL oraz wszystkich obiektów osiągalnych sterownikami ODBC. Jednak ze względu na mało wydajny sposób dostępu przez motor BDE do serwerów SQL, system ASYSTENT nie korzysta z tej możliwości motoru BDE. Użytkownicy systemu ASYSTENT nie ponoszą jakichkolwiek dodatkowych kosztów związanych z wykorzystaniem motoru BDE nie muszą nabywać oddzielnej licencji na korzystanie z motoru bazy danych (niezależnie od liczby użytkowników posiadających jednoczesny dostęp do bazy danych). Dane w bazie danych przechowywane są w oddzielnych plikach dla każdej relacji (tabeli) z rozbiciem na plik danych, pliki indeksów oraz pliki pozostałych elementów. W pracy systemu ASYSTENT z motorem bazy danych zastosowano mechanizmy transakcji zmniejszające ryzyko utraty integralności bazy danych np. wskutek zaniku zasilania podczas wystawiania dokumentów. Więcej informacji technicznych dotyczących systemu ASYSTENT zawartych jest w rozdziale zatytułowanym Moduł Administracja. Oferowany program jest rozwiązaniem skierowanym do firm średnich, małych i mikro. Dodatkowym atutem programu jest możliwość dopasowania (rozszerzenia funkcjonalności) programu do specyficznych potrzeb i wymagań użytkownika.

9 Wymagania sprzętowe 3 2 Wymagania sprzętowe Aby móc uruchomić system ASYSTENT, muszą zostać spełnione następujące minimalne wymagania sprzętowe: Dla serwera plików: komputer z procesorem klasy Pentium, 128 MB pamięci operacyjnej, 20 MB (system + motor bazy danych) wolnego miejsca na dysku twardym + dodatkowa przestrzeń na dane, system operacyjny Microsoft Windows 9x/ NT/ 2000/XP. Dla klienta: komputer z procesorem klasy Pentium, 128 MB pamięci operacyjnej, 20 MB (system + motor bazy danych) wolnego miejsca na dysku twardym, system operacyjny Microsoft Windows 9x/ NT/ 2000/XP, karta graficzna SVGA o rozdzielczości min 800x600 (zalecana minimalna rozdzielczość 1024x768), zalecana mysz lub inne urządzenie wskazujące. Program współpracuje z dowolną drukarką obsługiwaną przez system operacyjny. 3 Instalacja Aktualnie wersja instalacyjna dostarczana jest jako plik ściągnięty z internetu bądź otrzymany jako załącznik wiadomości e mail. Opcjonalnie wersja instalacyjna może być dostarczona na płycie CD (DVD). Ściągnięty z internetu lub otrzymany w załączniku wiadomości e mail plik należy zapisać w dowolnym miejscu, np. na pulpicie i stamtąd uruchomić. W przypadku instalacji z płyty CD (DVD) w większości przypadków wystarczy włożyć płytę do napędu, aby uruchomił się automatycznie program instalacyjny. Jeśli tak się nie stanie, należy otworzyć ikonę o nazwie Mój komputer, wskazać napęd CD (DVD), do którego włożono płytę i uruchomić z niego program instalacyjny (setup.exe). W trakcie procesu instalacji można: określić folder, w którym program będzie zainstalowany, wskazać czy z programem mają zostać zainstalowane dodatkowe komponenty tj. pusta baza danych lub przykłady, wskazać folder, który będzie zawierał skrót do programu, ustalić rodzaj zadań związanych z instalacją motoru bazy danych, określić inne dodatkowe zadania wykonywane w czasie instalacji takie jak: usunięcie dotychczasowej bazy danych lub utworzenie na pulpicie ikony wywołującej program. W większości przypadków domyślne ustawienia opcji programu instalacyjnego są właściwe i nie powinny być zmieniane jeśli osoba przeprowadzająca instalację nie dysponuje wiedzą dającą świadomość skutków zmiany opcji. Podczas instalacji, katalog bazy danych zawsze jest zakładany w katalogu głównym pierwszego dysku (ścieżka dostępu do bazy danych to c:\baza. W katalogu bazy danych tworzony jest podkatalog systemu ASYSTENT. By zmienić te domyślne ustawienia należy po instalacji przenieść katalog bazy danych w docelowe miejsce a następnie uruchomić program administracyjny BDE i dokonać odpowiedniej konfiguracji motoru bazy danych wg identycznych zasad jak podczas instalacji

10 4 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą programu w sieci. Należy też pamiętać o określeniu dla użytkowników systemu operacyjnego (nie mylić z użytkownikami systemu ASYSTENT) odpowiednich praw dostępu do nowego katalogu bazy danych zezwalających na modyfikację zawartości katalogu (czyli plików bazy danych). 3.1 Instalacja programu w sieci informacje dla informatyka Program należy zainstalować zarówno na serwerze jak i końcówkach (tymczasowe pliki robocze tworzone są domyślnie w katalogu, w którym znajduje się uruchomiony plik exe i muszą być różne dla każdego stanowiska, na którym program jest uruchomiony), przy czym w trakcie instalacji programu na serwerze należy wskazać instalację zarówno programu jak i bazy danych, a w trakcie instalacji programu na końcówkach należy wybrać tylko instalację programu. Jeśli nie przewiduje się uruchamiania programu bezpośrednio na serwerze, po instalacji można skasować katalog, w którym na serwerze program został zainstalowany. Po instalacji należy dokonać mapowania pod tą samą literą katalogu dysku serwera zawierającego bazę danych na wszystkich końcówkach i po uruchomieniu na serwerze oraz na każdej końcówce programu administracyjnego BDE poprawnie ustawić alias bazy danych systemu ASYSTENT oraz określić położenie katalogu NET DIR. 3.2 Pierwsze uruchomienie programu. Przed pierwszym uruchomieniem programu musi on zostać aktywowany (na każdym stanowisku na którym został zainstalowany). Zasady aktywacji programu opisane są w umowie licencyjnej. Podczas pierwszego uruchomienia programu można zalogować się do systemu na konto jedynego użytkownika o nazwie Administrator (hasło Administratora nie jest określone). W trakcie instalacji systemu ASYSTENT nie jest do niego przyłączana baza danych, a jedynie instalowane są kopie bazy danych, z których w czasie pierwszego uruchomienia systemu można odtworzyć bazę danych. Jedna z kopii zawiera pustą bazę danych a pozostałe zawierają przykłady posługiwania się programem dla różnych branż. Proces odtworzenia bazy danych z kopii, wywołany zostanie podczas pierwszego uruchomienia programu, a poprzedzony będzie wyświetleniem komunikatu: Wymagane odtworzenie kopii bazy danych. Zbiór nie istnieje (11010).... By odtworzyć kopię bazy danych należy otworzyć jeden z zainstalowanych podkatalogów zawierających kopię bazy danych i potwierdzić wykonanie operacji (więcej informacji na temat operacji odtworzenia kopii bazy danych zawiera rozdział Moduł Administracja ). Pracę w programie powinno rozpocząć się od określenia parametrów konfiguracyjnych oraz zdefiniowania użytkowników systemu ASYSTENT i ich uprawnień. 3.3 Ponowna instalacja programu Ponowna instalacja programu przebiega w sposób identyczny jak pierwsza instalacja. Należy tylko pamiętać o wyłączeniu opcji instalatora powodującej usunięcie dotychczasowej zawartości bazy danych lub przed przeprowadzeniem instalacji zachować aktualną bazę danych, poprzez utworzenie jej kopii (więcej informacji na temat operacji utworzenia kopii bazy danych zawiera rozdział Moduł Administracja ). Podobnie jak w przypadku pierwszej instalacji, przed pierwszym uruchomieniem programu musi on zostać aktywowany.

11 Konstrukcja programu 5 4 Konstrukcja programu Program ma budowę okienkową. Wszystkie opcje programu uaktywniane są za pomocą myszki, bądź za pomocą skrótów klawiszowych. Do przemieszczania się pomiędzy aktywnymi elementami okna można wykorzystać klawisz [Tab] lub kliknąć na pożądanym elemencie okna. W budowie programu można wyróżnić kilka charakterystycznych okien oraz ich elementów. Zostaną one opisane w dalszej części tego rozdziału. Wygląd (w tym kolor) poszczególnych elementów, z których złożone są okna zależy od ustawień systemu operacyjnego, pod którym pracuje system ASYSTENT. 4.1 Menu programu Po zalogowaniu się użytkownika, program wyświetli okno zawierające menu programu, przedstawione na poniższej ilustracji. menu okna panel przycisków wyboru modułu Ilustracja 2: Menu programu linia statusu Lewą stronę okna wypełnia panel przycisków wyboru modułu, a pozostałą część okna zajmuje informacja tekstowa, krótko opisująca zawartość każdego modułu. U góry okna widoczne jest menu okna (menu okna zawiera polecenia Aplikacja oraz Pomoc ) udostępniające funkcje techniczne, funkcje konfiguracyjne a także zapewniające niezależny od kontekstu dostęp do pomocy kontekstowej systemu ASYSTENT. Wśród funkcji technicznych udostępnianych przez menu okna znajdują się: funkcja pozwalająca na zmianę ustawień programu (opisana w rozdziale zatytułowanym Parametry konfiguracyjne ), oraz grupa funkcji składająca się na moduł o nazwie Administracja, który nie będąc funkcjonalnie modułem związanym z działalnością

12 6 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą biznesową nie jest dostępny poprzez panel przycisków wyboru modułu (opis modułu znajduje się w rozdziale zatytułowanym Moduł Administracja ). Menu okna dołączane jest do menu, każdego innego okna dokumentu lub okna raportu systemu ASYSTENT oraz opisanego w kolejnym rozdziale okna zawierającego menu modułu. W dole okna znajduje się linia statusu, w której np. wyświetlane są dodatkowe, pomocnicze informacje uzupełniające treść podpowiedzi potocznie zwanych dymkami pojawiających się po najechaniu wskaźnikiem myszy na element okna np. przycisk. Linia statusu widoczna jest pod każdym oknem dokumentu lub oknem raportu systemu ASYSTENT, jak również posiada ją okno zawierające menu modułu opisane w kolejnym rozdziale. Ilustracja 3: Menu okna z rozwiniętym menu modułu Administracja System ASYSTENT jest aplikacją pozwalającą na jednoczesne przeglądanie wielu dokumentów. W trakcie wyświetlania danego dokumentu, menu programu jak również opisane w następnym rozdziale menu modułu nie są widoczne. Dlatego by umożliwić wybór innego dokumentu, menu okna zawiera funkcję pozwalającą na wskazanie każdego z modułów (po wskazaniu modułu, można wskazać dowolny dokument lub raport zawarty w tym module).

13 Konstrukcja programu 7 Ilustracja zamieszczona poniżej przedstawia sytuację wskazania w menu okna, modułu Produkcja i usługi poprzez wybranie z menu okna kolejno poleceń {Aplikacja Wybierz moduł Produkcja i usługi}. Ilustracja 4: Dostęp do modułów programu poprzez menu okna Po wybraniu modułu na ekranie wyświetlone zostanie menu modułu opisane w następnym rozdziale. Powrót do okna menu programu nastąpi po zamknięciu okna zawierającego menu modułu. Ponadto menu programu może zostać przywołane poprzez wybranie kolejno poleceń menu okna {Aplikacja Wybierz moduł ASYSTENT}. 4.2 Menu modułu Po wybraniu modułu na ekranie wyświetlone zostanie menu modułu. Menu modułu zawiera wykaz wszystkich dokumentów oraz raportów udostępnianych przez moduł. Nazwy dokumentów oraz raportów zawartych w menu modułu zależą od wybranego modułu, tym niemniej budowa okna menu modułu jest taka sama dla każdego z modułów. Na ilustracji przedstawionej poniżej widoczne jest menu modułu Produkcja i usługi, na przykładzie którego opisane zostaną elementy okna menu modułu oraz sposoby wskazywania dokumentów lub raportów, które mają zostać wyświetlone.

14 8 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą lista nazw: dokumentów, raportów, grup dokumentów lub grup raportów, należących do wyróżnionej pozycji drzewa wykaz wszystkich dokumentów i raportów udostępnianych przez moduł Ilustracja 5: Menu modułu Produkcja i usługi pole edycyjne Okno składa się z trzech elementów pozwalających na wskazanie dokumentu lub raportu zawartego w module. Lewą, największą część okna zajmuje wykaz wszystkich dokumentów i raportów zawartych w module przedstawiony w postaci drzewa. Przy posługiwaniu się klawiaturą po drzewie można poruszać się korzystając z klawiszy strzałek [ ], [ ], [ ], [ ]. By ułatwić przeglądanie drzewa, dokumenty oraz raporty są pogrupowane na wielu poziomach, a rozwinięcie grupy odbywa się poprzez kliknięcie na znaku plus (lub przy korzystaniu z klawiatury, poprzez naciśnięcie klawisza [ ]) a zwinięcie grupy odbywa się poprzez kliknięcie na znaku minus (lub przy korzystaniu z klawiatury, poprzez naciśnięcie klawisza [ ]). Kliknięcie na danej pozycji drzewa spowoduje wyróżnienie tej pozycji (będzie ona ujęta w prostokątne obramowanie a nazwa dokumentu, raportu, grupy dokumentów lub grupy raportów będzie kolorystyczne wyróżniona np. zapisana czcionką w kolorze białym na niebieskim tle kolory czcionki i tła zależą od ustawień systemu operacyjnego). By przestawić wyróżnienie na inną pozycję drzewa przy pomocy klawiatury, należy skorzystać z klawiszy strzałek [ ] oraz [ ]. Gdy wyróżniona pozycja drzewa odnosi się do nazwy dokumentu lub nazwy raportu, dwukrotne kliknięcie na tej pozycji drzewa lub naciśnięcie klawisza [Enter], spowoduje uaktywnienie operacji wyświetlenie dokumentu lub raportu. Naciśnięcie klawisza [Esc], gdy wyróżnionym elementem okna menu modułu jest drzewo, spowoduje zamknięcie menu modułu i powrót do menu programu. Przy pomocy myszy operację zamknięcia menu modułu wywołuje się poprzez zamknięcie okna (zgodnie z zasadami obowiązującymi w systemie operacyjnym, pod którym pracuje system ASYSTENT). Po prawej stronie wyświetlana jest lista nazw: dokumentów, raportów, grup dokumentów lub grup raportów, znajdujących się na tym samym poziomie w hierarchii drzewa a należących do wyróżnionej pozycji drzewa. W tytule listy podana jest nazwa wyróżnionej pozycji drzewa. Kliknięcie na danej pozycji listy spowoduje wyróżnienie tej pozycji (będzie ona ujęta w prostokątne obramowanie a

15 Konstrukcja programu 9 nazwa dokumentu, raportu, grupy dokumentów lub grupy raportów będzie kolorystyczne wyróżniona np. zapisana czcionką w kolorze białym na niebieskim tle kolory czcionki i tła zależą od ustawień systemu operacyjnego). By przestawić wyróżnienie na inną pozycję listy przy pomocy klawiatury, należy skorzystać z klawiszy strzałek [ ] oraz [ ]. Dwukrotne kliknięcie na wyróżnionej pozycji listy lub naciśnięcie klawisza [Enter], spowoduje: uaktywnienie operacji wyświetlenie dokumentu lub raportu, jeśli wyróżniona pozycja listy odnosi się do nazwy dokumentu lub nazwy raportu; wyświetlenie listy nazw dokumentów, raportów, grup dokumentów lub grup raportów należących do wyróżnionej grupy dokumentów lub grupy raportów na kolejnym poziomie drzewa, jeśli wyróżniona pozycja listy odnosi się do nazwy grupy dokumentów lub nazwy grupy raportów. By ułatwić poruszanie się po liście przy korzystaniu wyłącznie z klawiatury, naciśnięcie klawisza [Esc] spowoduje wyświetlenie listy zawierającej nazwę grupy dokumentów lub nazwę grupy raportów, do której należy aktualnie wyróżniona pozycja listy lub zamknięcie menu modułu i powrót do menu programu, gdy wyróżniona pozycja listy znajduje się na najwyżej w hierarchii drzewa. Uzupełnieniem listy jest znajdujące się pod listą pole edycyjne pozwalające na wprowadzenie numeru pozycji na wyświetlanej liście. W ten sposób można wybrać dowolny dokument lub raport wpisując z klawiatury kolejno numery grup a na koniec numer dokumentu lub raportu, który ma zostać wyświetlony. Po wprowadzeniu kolejnych numerów grup aktualizowana jest informacja wyświetlana na liście. Naciśnięcie klawisza [Esc] powoduje takie samo działanie, jak w przypadku naciśnięcia tego klawisza gdy aktywnym elementem okna menu modułu jest lista. Lista oraz pole edycyjne listy nie są aktywne, jeśli w drzewie wyróżniona jest nazwa dokumentu lub nazwa raportu. Analogicznie by lista oraz pole edycyjne listy była aktywne w drzewie musi być wyróżniona nazwa grupy dokumentów lub nazwa grupy raportów. W celu ograniczenia zakresu widocznych informacji, podczas pierwszego wyświetlenia drzewa, widoczne są tylko nazwy: dokumentów, raportów, grup dokumentów oraz grup raportów znajdujące się najwyżej w hierarchii drzewa. Przed wyświetleniem dokumentów zawierających zapisy wynikłe działalności firmy (np. przed wyświetleniem dziennika produkcji), wymagane jest ustalenie warunków charakteryzujących zakres udostępnianej dokumentacji poprzez określenie roku księgowego, z którego zapisy będą widoczne. W przypadku gdy w ramach roku księgowego dla poszczególnych okresów roku księgowego, zakładana jest oddzielna dokumentacja np. w przypadku ewidencji magazynowej (ilościowo-wartościowej), oprócz określenia roku księgowego należy również ustalić okres w jakim dana dokumentacja obowiązywała. Taka sytuacja przedstawiona jest na poniższej ilustracji. Ilustracja 6: Wybór okresu ewidencji Menu okna zawierającego menu modułu jest takie samo jak menu okna zawierającego menu programu i zostało opisane w poprzednim rozdziale.

16 10 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą 4.3 Menu dokumentu, menu raportu Pod pojęciem menu dokumentu, pojmuje się menu okna wyświetlającego dokument oraz różne menu podręczne przyporządkowane niektórym z elementów okna. Menu dokumentu różni się w zależności od rodzaju wyświetlanego dokumentu. Tym niemniej pewne polecenia zawarte w menu okna wyświetlającego dokument występują w oknach wszystkich dokumentów. Tymi poleceniami są polecenia: Dokument, Widok oraz Okno. Polecenie Dokument udostępnia funkcje pozwalające na różne formy edycji dokumentu zależne od jego rodzaju. Przykładowo, gdy jest to kartoteka, będą to operacje wprowadzenia nowego wpisu, poprawienia lub usunięcia istniejącego wpisu, natomiast w przypadku dokumentu rejestrującego działania firmy, np. dziennika zdarzeń gospodarczych będą to operacje przygotowania, wystawienia lub anulowania dokumentu magazynowego. Polecenie Dokument udostępnia również inne dodatkowe funkcje zależne od rodzaju wyświetlanego dokumentu takie jak: wydruk dokumentu lub wyświetlenie podsumowania. Polecenie Widok, umożliwia zmianę sposobu wyświetlania informacji zawartych w danym dokumencie. Wśród funkcji udostępnianych przez to polecenie są: funkcja zmiany sposobu porządkowania wyświetlanej informacji polecenie menu Porządek ustala pozwalająca na wybór jednego z dostępnych sposobów porządkowania wyświetlanej informacji, funkcja wyszukiwania dowolnej treści zawartej w wybranej kolumnie tabeli zawierającej zapisy dokumentu polecenie menu Wyszukaj oraz zestaw funkcji zależnych od rodzaju dokumentu a umożliwiających selekcję informacji przeznaczonych do wyświetlenia w tabeli wg ustalonych kryteriów (filtrowanie informacji zawartej w dokumencie). Program jest aplikacją pozwalającą na jednoczesne przeglądanie wielu dokumentów. Z tego też powodu, menu okna zawiera polecenie Okno, które umożliwia nawigację pomiędzy otwartymi oknami dokumentów lub raportów oraz określenie sposobu ułożenia tych okien w ramach okna aplikacji. Tak jak zostało to opisane w rozdziale dotyczącym menu programu, menu okna zawierającego menu programu, tj. polecenia Aplikacja oraz Pomoc są dołączane do menu okna wyświetlającego zawartość dokumentu. Struktura menu raportu, jest zgodna ze strukturą menu dokumentu. Menu raportu nie zawiera jednak poleceń związanych z edycją oraz sposobem wyświetlania informacji w oknie tj. poleceń Dokument i Widok. 4.4 Okno dokumentu W systemie ASYSTENT przyjęto następujące nazewnictwo dokumentacji, które wskazuje na sposób edycji, oraz sposób wykorzystania zapisów zawartych w dokumencie: słowniki i spisy zawierają informacje pomocnicze ułatwiające wypełnianie innych dokumentów; kartoteki pozwalają na gromadzenie stałych informacji wykorzystywanych w działaniach związanych z wystawianiem lub rejestracją dokumentów; dzienniki pamiętane są nich wszystkie wystawiane w systemie dokumenty; rejestry służą do rejestracji dokumentów zewnętrznych dostarczonych przez klientów; ewidencje zawierają informacje będące wynikiem operacji związanych z wystawianiem bądź rejestracją dokumentów (nie podlegają bezpośredniej edycji); raporty są generowane na podstawie innej dokumentacji i zawierają wyniki jej analizy.

17 Konstrukcja programu 11 Wygląd okna dokumentu zależy od treści dokumentu wyświetlanego w tym oknie. Ogólna struktura okna dokumentu jest natomiast niezależna od treści dokumentu. Na ilustracjach przedstawionych poniżej widoczne są: okno ewidencji magazynowej dla magazynu materiałów za okres 1/2007, okno kartoteki technologicznej oraz okno przedstawiające listę użytkowników systemu ASYSTENT, na których pokazane są występujące w systemie ASYSTENT elementy struktury okna dokumentu. menu okna pasek narzędzi zakładki z różnymi widokami tabeli tabela zapisów ujętych w dokumencie belka wyróżniająca wybrany zapis tabeli wyróżniona komórka wiersza tabeli zakładki z informacją szczegółową dotyczącą wyróżnionego zapisu dokumentu Ilustracja 7: Okno dokumentu Ewidencja magazynowa linia statusu Jak już wspomniano w rozdziale Menu programu, każde okno dokumentu zawiera menu okna oraz linię statusu. Struktura menu okna dokumentu opisana została w poprzednim rozdziale. Każde okno dokumentu posiada też pasek narzędzi oraz tabelę wyświetlającą zapisy dokumentu. Pozostałe elementy struktury widoczne na wcześniej wymienionych ilustracjach są opcjonalne i zależą od rodzaju dokumentu. Zapisy dokumentu wyświetlone są w tabeli zajmującej centralną część okna dokumentu. Jeden z zapisów tabeli jest wyróżniony poprzez poprzedzenie go symbolem umiejscowionym przed pierwszą kolumną tabeli. Wyróżniony zapis znajduje się w obrębie belki (poziomego paska o długości równej długości wiersza tabeli i o wysokości równej wysokości wiersza tabeli, którego położenie użytkownik może zmienić, zmieniając tym samym wyróżniony zapis tabeli sposoby przemieszczania belki opisane zostały w dalszej części tego rozdziału). W wyróżnionym zapisie dodatkowo jest wyróżniona jedna z komórek wiersza tabeli. To wyróżnienie wskazuje operacji wyszukiwania dowolnego ciągu znaków wywoływanej np. poprzez wybranie kolejno poleceń menu okna {Widok Wyszukaj}, kolumnę tabeli w której operacja wyszukiwania ciągu znaków ma być przeprowadzona. W przypadku gdy liczba zapisów dokumentu jest większa od liczby zapisów możliwych do wy

18 12 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą świetlenia w tabeli a wynikającej z wielkości obszaru przeznaczonego na tabelę, w tabeli widoczna jest tylko mieszcząca się w niej część zapisów umownie określana stroną tabeli. Pozostałe zapisy można wyświetlić korzystając z operacji nawigacyjnych. By wyświetlić następną, aktualnie niewidoczną w tabeli, część zapisów lub przestawić belkę na zapis, który ma być wyróżniony można użyć klawiszy strzałek [ ] i [ ], klawiszy [Page Up] (poprzednia strona) i [Page Down] (następna strona) oraz sekwencji klawiszy: [Ctrl] + [Home] (pierwszy wiersz na stronie), [Ctrl] + [End] (ostatni wiersz na stronie), [Ctrl] + [Page Up] (pierwszy wiersz tabeli) i [Ctrl] + [Page Down] (ostatni wiersz tabeli). Nie wszystkie kolumny tabeli mogą być jednocześnie widoczne na ekranie. Do wskazania wyróżnionej komórki tabeli w ramach wyróżnionego zapisu można użyć klawiszy strzałek [ ] i [ ] oraz klawiszy [Home] (pierwsza kolumna) lub [End] (ostatnia kolumna). Jeśli do komputera jest podłączona mysz można przewijać zawartość tabeli, używając do tego celu suwaków znajdujących się wzdłuż prawej krawędzi tabeli oraz wzdłuż dolnej krawędzi tabeli a także skorzystać z umieszczonego na pasku narzędzi nawigatora opisanego w następnym podrozdziale. menu okna belka wyróżniająca wybrany zapis tabeli tabela zapisów ujętych w dokumencie pasek narzędzi schemat, rysunek dotyczący wyróżnionej pozycji drzewa wykaz pozycji należących do wyróżnionego zapisu tabeli w postaci graficznej (drzewo) zakładki z informacją szczegółową dotyczącą wyróżnionej pozycji drzewa lub wyróżnionego zapisu tabeli Ilustracja 8: Okno dokumentu Kartoteka technologiczna linia statusu Treść jednej z kolumn tabeli wyświetlana jest na innym tle niż treść pozostałych kolumn. Według treści umieszczonej w tej kolumnie uporządkowana jest zawartość tabeli. W przypadku wyszukiwania informacji rozpoczynającej się danym ciągiem znaków w polach kolumny określającej porządek w jakim informacja w tabeli jest wyświetlana, szybszą metodą wyszukania informacji, w porównaniu do przedstawionej wyżej metody wywoływanej poleceniem Wyszukaj, jest wprowadzanie kolejnych znaków ciągu. Ponieważ operacja wyszukiwania wykorzystuje motor bazy danych do wyszukiwania informacji, jej działanie jest znacznie efektywniejsze (szczególnie w przypadku dużej liczby zapisów zawartej w tabeli) niż operacja wyszukiwania sekwencyjnego (wyszukiwanie infor

19 Konstrukcja programu 13 macji wykorzystujące motor bazy danych pozbawione jest jednak elastyczności pozwalającej na wyszukiwanie zadanego ciągu znaków wewnątrz treści zamieszczonej w polu oraz w większości tabel rozróżniania dużych i małych liter). By przeprowadzić tą operację wyszukiwania należy ustalić, korzystając z np. polecenia menu {Widok Porządek ustala (nazwa polecenia wybierającego dany sposób porządkowania informacji)}, porządek w jakim informacja w tabeli ma być wyświetlana, przenieść wyróżnienie na dowolne pole tabeli a następnie wprowadzać kolejne znaki. Wprowadzane znaki wyświetlane są w linii statusu. Po każdym wprowadzonym znaku pierwszy wiersz tabeli zawierający ten ciąg znaków stanie się wierszem bieżącym. W przypadku niektórych rodzajów informacji np. daty, wyszukiwanie nie jest wykonywane po wprowadzeniu każdego znaku ale dopiero po wprowadzeniu całej informacji. menu okna pasek narzędzi tabelaryczny wykaz pozycji należących do wyróżnionego zapisu tabeli belka wyróżniająca wybrany zapis tabeli tabela zapisów ujętych w dokumencie Ilustracja 9: Okno dokumentu Lista użytkowników linia statusu Tak jak widać to na ilustracji przedstawiającej okno dokumentu Ewidencja magazynowa, tabela może mieć zdefiniowane różne widoki przedstawiające w innej formie treść zapisów dokumentu. Każdy widok wyświetlany jest na oddzielnej zakładce i poprzez wybór zakładki określa się rodzaj wyświetlanego widoku. W przypadku złożonych zapisów (zapisów wielopoziomowych) takich jak np. definicja wyrobu gotowego, tabela jest widoczna w formie fragmentarycznej a większa część centralnego obszaru okna zawiera przedstawioną w postaci graficznej informację pokazującą powiązania definiowane przez zapis, tak jak widać to na ilustracji przedstawiającej okno dokumentu Kartoteka technologiczna. Postać graficzna informacji definiowanej przez zapis może być uzupełniona schematem lub rysunkiem, który można powiększyć do rozmiarów pełnego ekranu, ukryć (odpowiednie polecenia uaktywniające te operacje zawiera menu okna danego dokumentu) lub przesunąć w inne położenie ekranu. By przesunąć schemat lub rysunek, należy go uchwycić tzn. wskazać go myszką, następnie równocześnie z klawiszem [Ctrl] nacisnąć lewy klawisz myszki, po

20 14 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą czym przesunąć schemat lub rysunek w żądane położenie i go upuścić tzn. zwolnić naciśnięte klawisze klawiatury i myszki. Jeszcze inna forma wyświetlenia okna dokumentu widoczna jest na ilustracji przedstawiającej okno dokumentu Lista użytkowników. W tym przypadku zapis jest złożony z wielu pozycji, które pokazane są w dodatkowej tabeli zajmującej część okna przeznaczoną na wyświetlenie tabeli podstawowej (tzn. zawierającej zapisy dokumentu). Tabela dodatkowa może być domyślnie widoczna lub ukryta a zmianę tego stanu można uzyskać wywołując polecenie menu okna {Widok (nazwa dodatkowej tabeli)}. W przypadku wielu dokumentów, nawet jeśli nie wymagają one do wyświetlenia użycia jednej z wymienionych wyżej rozszerzonych form prezentacji informacji zawartych w zapisie dokumentu, zakres informacji przechowywanych w jednym zapisie dokumentu może być bardzo obszerny, co w efekcie przeniosłoby się na dużą liczbę kolumn tabeli. Przeglądanie tabel z dużą liczbą kolumn jest niewygodne. Dlatego w tabeli zawarte są najbardziej istotne informacje. Pozostałe informacje dotyczące wyróżnionego zapisu tabeli widoczne są pod tabelą. Informacje te podzielone są na szereg grup, z których każda wyświetlana jest na osobnej zakładce. Zakładki mogą zawierać pola przeznaczone do wyświetlenia pojedynczych informacji lub tabele przeznaczone do wyświetlenia całych grup informacji. Pola lub tabele mogą posiadać tzw. menu wyskakujące, które może określać czy pole ma być automatycznie wypełniane informacją z bazy danych po zmianie wyróżnionego zapisu tabeli (np. w kartotece towarów, wyświetlanie zdjęć jest domyślnie nieaktywne i odpowiednim poleceniem menu można można uaktywnić wyświetlanie zdjęć). W przypadku grup informacji, które są wyświetlane w tabeli, menu zawiera polecenie pozwalające na uwidocznienie domyślnie ukrytych kolumn. System ASYSTENT pozwala na ukrycie panelu zawierającego zakładki (by w tabeli wyświetlić jednocześnie więcej zapisów) więcej informacji na ten temat zawiera rozdział opisujący pasek narzędzi Standardowe elementy paska narzędzi Każde okno dokumentu zawiera pasek narzędzi. Przy korzystaniu z myszki ułatwia on wskazanie polecenia menu okna, która ma zostać wykonane gdyż najistotniejsze z poleceń menu okna dostępne są poprzez przyciski lub inne elementy paska narzędzi (wiele z poleceń menu okna jest też dostępnych przez skróty klawiszowe, których opis jest widoczny bezpośrednio w treści menu). Pasek narzędzi składa się z dwóch części. Pierwsza część zawiera elementy standardowe charakterystyczne dla wielu dokumentów. Druga część zawiera elementy specyficzne jedynie dla danego dokumentu lub dla grupy podobnych dokumentów np. takich jak ewidencje magazynowe dla różnych magazynów. Na poniższej ilustracji pokazany jest pasek narzędzi (część standardowa) wraz z opisem jego elementów. Teksty objaśnień zamieszczonych w opisie zaczynające się od dużej litery, pojawiają się podczas pracy systemu ASYSTENT jako podpowiedzi w formie dymków, w chwili najechania wskaźnikiem myszy na dany element paska narzędzi. Pod ilustracją zamieszczone jest wyjaśnienie, do jakich poleceń menu okna odnoszą się poszczególne elementy paska narzędzi. Elementy paska narzędzi zostały omówione w kolejności w jakiej występują w pasku narzędzi patrząc od lewego brzegu paska. Nawigator składa się z czterech przycisków zmieniających położenie belki wyróżniającej jeden z zapisów tabeli oraz z przycisku pozwalającego na odświeżenie zawartości tabeli (w przypadku jednoczesnej pracy kilku osób na różnych stanowiskach, przycisk odświeżenia danych, spowoduje wyświetlenie w tabeli zapisów z uwzględnieniem zmian wprowadzonych do dokumentu przez inne osoby).

21 Konstrukcja programu 15 Wyszukaj ciąg znaków pole wyboru sposobu porządkowania informacji etykieta pola wyboru nawigator Podgląd wydruku Filtr Drukuj Tabela Odśwież dane Ostatnia pozycja Dołącz pozycję Następna pozycja Popraw pozycję Poprzednia pozycja Usuń pozycję Pierwsza pozycja Dopisz do pozycji Sumuj Analizuj Ilustracja 10: Pasek narzędzi (opcje standardowe) Rozwinięcie opisów paska narzędzi: pierwsza pozycja ustawia belkę wyróżniającą wybrany zapis na pierwszej pozycji tabeli, jeśli tabela jest podzielona na kilka stron wyświetlona zostanie pierwsza strona tabeli; poprzednia pozycja przesuwa belkę wyróżniającą wybrany zapis na poprzednią pozycję tabeli; następna pozycja przesuwa belkę wyróżniającą wybrany zapis na następną pozycję tabeli; ostatnia pozycja ustawia belkę wyróżniającą wybrany zapis na ostatniej pozycji tabeli, jeśli tabela jest podzielona na kilka stron wyświetlona zostanie ostatnia strona tabeli; odśwież dane ponownie pobiera zapisy dokumentu z bazy danych i wprowadza do tabeli; etykieta pola wyboru kliknięcie na etykiecie cyklicznie zmienia sposób uporządkowania wyświetlanej informacji, kolejność w jakiej zmieniany jest sposób uporządkowania wyświetlanej informacji zależy od kolejności w jakiej dostępne sposoby uporządkowania wyświetlanej informacji są widoczne po rozwinięciu pola wyboru opisanego poniżej; pole wyboru sposobu porządkowania informacji pozwala na wskazanie jednego z dostępnych sposobów uporządkowana wyświetlanej informacji; wyszukaj ciąg znaków włącza/wyłącza operację wyszukiwania w treści wybranej kolumny zadanego ciągu znaków; filtr uwidacznia/ukrywa panel umożliwiający określenie warunków filtrowania oraz ustalenie aktywności filtru oraz współdziałania filtru z innymi ustawieniami szybkiej selekcji zapisów dokumentu dostępnymi w menu Widok ; tabela uwidacznia/ukrywa panel z zakładkami zawierającymi szczegółowe informacje dotyczące wyróżnionego zapisu tabeli; dołącz pozycję wywołuje operację wprowadzenia nowego zapisu do dokumentu; popraw pozycję wywołuje operację edycji wyróżnionego zapisu dokumentu; usuń pozycję wywołuje operację usunięcia wyróżnionego zapisu z dokumentu; dopisz do pozycji wywołuje operację wprowadzenia dodatkowej informacji związanej z zapisem (zakres edycji uzależniony jest od rodzaju dokumentu); drukuj wywołuje operację drukowania; podgląd wydruku wywołuje operację wyświetlenia podglądu wydruku; sumuj wyświetla na ekranie podsumowanie dotyczące zapisów ujętych w tabeli; analizuj wywołuje operację analizy zapisów ujętych w tabeli i wyświetlenia wyniku anali

22 16 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą zy w postaci wykresu lub tabeli. Nie w każdym dokumencie występują jednocześnie wszystkie z wymienionych powyżej elementów paska narzędzi. 4.5 Okno wyboru dokumentu W trakcie wprowadzania informacji często zachodzi konieczność wskazania zapisu z innego dokumentu, do którego odwołanie ma zostać wprowadzone w pole wypełnianego dokumentu. Np. podczas wprowadzania do raportu produkcyjnego informacji określającej stan produkcji, należy podać numer zlecenia produkcyjnego oraz jeśli technologia wykonania definiuje operacje, numer operacji dla której wprowadzany jest stan wykonania. Można, o ile się pamięta, wprost wpisać te informacje ale można też wskazać je w tabeli wyświetlającej informacje o uruchomionych zleceniach produkcyjnych. Do wyświetlania dokumentów przeznaczonych do wskazania informacji, która ma zostać przeniesiona do dokumentu, który jest w trakcie edycji, przeznaczone jest specjalne okno. Na ilustracjach przedstawionych poniżej widoczne są: okno wyboru zlecenia produkcyjnego oraz okno wyboru towaru. Okna te widoczne są na tle innych okien, do których mają zostać przekazane informacje dotyczące wskazanego zapisu. Na przykładzie tych dwóch okien, opisane zostaną elementy struktury okna wyboru dokumentu. etykieta pola wyboru pole wyboru sposobu porządkowania informacji belka wyróżniająca wybrany zapis tabeli tabela zapisów ujętych w dokumencie belka wyróżniająca wybrany zapis tabeli zapisów szczegółowych tabela zapisów szczegółowych ujętych w dokumencie linia statusu przycisk zatwierdzenia wyboru przycisk pominięcia wyboru Ilustracja 11: Okno wyboru dokumentu wskazanie zlecenia produkcyjnego pasek narzędzi W swojej konstrukcji okno wyboru dokumentu zawiera większość elementów, jakie występują w oknie dokumentu. Jednak ze względu na inną funkcję okna wyboru dokumentu, niektóre elementy są inaczej rozmieszczone. Również w przypadku okna wyboru dokumentu, część elementów okna

23 Konstrukcja programu 17 jest opcjonalna i nie w każdym oknie wyboru dokumentu jest widoczna. Każde okno wyboru dokumentu zawiera, wymieniając kolejno od góry: etykietę oraz pole wyboru sposobu porządkowania informacji, tabelę wyświetlającą zapisy dokumentu, linię statusu, pasek narzędzi (został on opisany w następnym podrozdziale), przyciski zatwierdzenia oraz pominięcia wyboru. W przypadku gdy wymagane jest wskazanie nie tylko zapisu ale również jednej z pozycji tego zapisu, okno wyboru dokumentu zawiera dodatkową tabelę przeznaczoną do wyświetlenia zapisów szczegółowych związanych z wybranym w tabeli (podstawowej) zapisem dokumentu. Taką sytuację przedstawia pierwsza z zaprezentowanych w tym rozdziale ilustracji. Jeśli jest wyświetlana tabela zawierająca dane szczegółowe, zapisy w tej tabeli zawsze uporządkowane są zgodnie z kolejnością przyporządkowaną im w trakcie wprowadzania tych zapisów. pole wyboru sposobu porządkowania informacji etykieta pola wyboru pole wskazania rodzaju widocznej informacji belka wyróżniająca wybrany zapis tabeli tabela zapisów ujętych w dokumencie przycisk zatwierdzenia wyboru przycisk pominięcia wyboru linia statusu Ilustracja 12: Okno wyboru dokumentu wskazanie towaru pasek narzędzi Zarówno styl prezentacji informacji w każdej z tabel (podstawowej oraz zapisów szczegółowych) jak i sposób obsługi, są identyczne jak w przypadku tabeli wyświetlanej w oknie dokumentu opisanej w poprzednim rozdziale. Okno wyboru dokumentu nie posiada menu. Operację wyszukania dowolnego ciągu znaków (omówioną w rozdziale dotyczącym okna dokumentu), uaktywnia się poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku paska narzędzi. Można ją również uaktywnić korzystając ze skrótu klawiszowego [Ctrl] + [I]. Podobnie operację zmiany porządku wyświetlania informacji, uaktywnia się korzystając z pola wyboru lub etykiety pola wyboru (przy korzystaniu z klawiatury można przenieść skupienie na pole wyboru korzystając z klawisza [Tab]). W przypadku niektórych dokumentów treść zapisów widoczna w tabeli może nie być wystarczająca do wybrania właściwego zapisu. Z tego powodu okno wyboru dokumentu posiada funkcję umożliwiającą wyświetlenie pełnej informacji odnoszącej się do wyróżnionego zapisu. Pełna informacja

24 18 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą wyświetlana jest w identycznej formie jak w przypadku wyświetlania szczegółowych informacji dotyczących wyróżnionego zapisu tabeli okna dokumentu omówionego w poprzednim rozdziale. Pełne informacje dotyczące wyróżnionego zapisu tabeli można przywołać poprzez skrót klawiszowy [Ctrl] + [T] lub korzystając z paska narzędzi. Niektóre dokumenty mogą mieć możliwość ograniczenia zakresu zapisów wyświetlanych w oknie wyboru dokumentu do zapisów należących do kategorii, której rodzaj można określić korzystając z pola przeznaczonego do wskazania rodzaju informacji, która ma być widoczna. Taką sytuację przedstawia druga z zaprezentowanych w tym rozdziale ilustracji. Kliknięcie przycisku zatwierdzania wyboru (lub dwukrotne kliknięcie na zapisie, który ma być wybrany), przeniesie informacje ze wskazanego zapisu w odpowiednie pola wypełnianego dokumentu i jednocześnie zamknie okno wyboru dokumentu. Można też zamknąć okno wyboru dokumentu bez wskazywania informacji, korzystając z przycisku pominięcia wyboru (taki sam efekt uzyskamy też zamykając okno np. sekwencją [Ctrl] + [F4]) Elementy paska narzędzi okna dokumentu otwartego w trybie wyboru Podobnie jak okno dokumentu, również okno wyboru dokumentu posiada pasek narzędzi. Na poniższej ilustracji pokazany jest pasek narzędzi okna wyboru dokumentu wraz z opisem jego przycisków. Teksty objaśnień zamieszczonych w opisie zaczynające się od dużej litery, pojawiają się podczas pracy systemu ASYSTENT jako podpowiedzi w formie dymków, w chwili najechania wskaźnikiem myszy na dany element paska narzędzi. Pod ilustracją zamieszczone jest wyjaśnienie funkcji jakie pełnią poszczególne przyciski paska narzędzi. Usuń pozycję Popraw pozycję Dołącz pozycję nawigator Zatwierdź edycję Porzuć edycję Wyszukaj ciąg znaków Odśwież dane Ostatnia pozycja Następna pozycja Poprzednia pozycja Pierwsza pozycja Pełna informacja Ilustracja 13: Pasek narzędzi okna wyboru dokumentu Przyciski paska narzędzi okna wyboru dokumentu oznaczone identycznymi etykietami (oraz identycznymi obrazkami), jak przyciski paska narzędzi okna dokumentu opisanego we wcześniejszym rozdziale, pełnią tą samą funkcję. Dodatkowe przyciski paska narzędzi okna wyboru dokumentu, służą do: zatwierdź edycję kończy edycję i zapisuje w bazie danych zmiany wprowadzone do dokumentu (przycisk odnosi się do edycji zapisu przeprowadzanej bezpośrednio w wierszu tabeli przycisk można wskazać korzystając z myszki lub z klawisza [Tab]; porzuć edycję kończy edycję, przy czym zmiany wprowadzone do dokumentu nie będą za-

25 Konstrukcja programu 19 pisane (przycisk odnosi się do edycji zapisu przeprowadzanej bezpośrednio w wierszu tabeli przycisk można wskazać korzystając z myszki lub z klawisza [Tab]; pełna informacja wyświetla okno umożliwiające przedstawienie wszystkich informacji odnoszących się do wyróżnionego zapisu tabeli operację wyświetlenia można też przywołać poprzez skrót klawiszowy [Ctrl] + [T]. Nie w każdym oknie wyboru dokumentu występują jednocześnie wszystkie z wymienionych powyżej przycisków paska narzędzi. W przypadku niektórych dokumentów, w trakcie wyboru istnieje możliwość wprowadzenia, poprawienia lub usunięcia informacji, niektóre z dokumentów umożliwiają tylko dopisanie nowej informacji a część dokumentów nie może być edytowana w oknie wyboru dokumentu. O możliwości edycji decyduje: charakter dokumentu (nie można edytować np. dokumentów magazynowych edycja tych dokumentów jest możliwa tylko z poziomu dziennika zdarzeń gospodarczych i przy spełnieniu określonych warunków); forma powiązań występujących pomiędzy dokumentem, do którego wprowadzana jest informacja a dokumentem, z którego informacja jest wybierana; stan w jakim znajduje się dokument, do którego wprowadzana jest informacja w chwili gdy wywoływane jest okno wyboru dokumentu (np. w trakcie edycji kartoteki kontrahentów, wywołane okno wyboru miejscowości, nie ma aktywnych opcji poprawiania oraz usuwania zapisów, natomiast gdy okno wyboru miejscowości wywołane zostanie podczas przeglądania kartoteki kontrahentów, możliwa jest pełna edycja spisu miejscowości takie zachowanie się programu wynika z tego, że nazwa miejscowości stanowi jedno z kryteriów, wg którego może być uporządkowana kartoteka kontrahentów i ewentualna edycja dotychczasowych informacji zawartych w spisie miejscowości wymaga zweryfikowania kartoteki kontrahentów, w celu nadania indeksom tej kartoteki właściwych wartości uwzględniających zmiany wprowadzone w spisie miejscowości). W zależności od złożoności wybieranej informacji edycja może odbywać się bezpośrednio w wierszu tabeli lub też na oddzielnym formularzu zawierającym wszystkie pola dokumentu. Niektóre z dokumentów mogą mieć dostępne obie formy wprowadzania. Wówczas domyślnie wywoływana jest operacja wprowadzenia nowej informacji poprzez oddzielny formularz a operację wprowadzenia nowej informacji bezpośrednio w wierszu tabeli wywołuje się korzystając ze skrótu klawiszowego [Ctrl] + [Insert] (szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc kontekstowa dotyczące danego dokumentu). Spisy są dokumentami, które można edytować tylko w oknie wyboru dokumentu (jako dokumenty mające na celu głównie przyśpieszenie wypełniania innych dokumentów, nie są dostępne w drzewie dokumentów i raportów modułu). 4.6 Okno formularza Formularzami nazywane są specjalne okienka służące do wprowadzania i modyfikacji danych stanowiących treść pewnych dokumentów np. dokumentów magazynowych. Edycja dokumentu wymaga spełnienia określonych warunków, z tego też powodu nie może przebiegać w sposób bezpośredni taki jak edycja kartoteki lub spisu. Okno formularza ma strukturę niezależną od rodzaju formularza. Struktura okna formularza opisana zostanie na przykładzie trzech operacji związanych z edycją dokumentu tj. wystawienia dokumentu wydania na zewnątrz (WZ), wystawienia dokumentu przyjęcia od kooperanta (PZk) oraz potwierdzenia zamówienia. Okna dotyczące tych

26 20 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą formularzy widoczne są na poniższych ilustracjach. przyciski opcji tabela przeznaczona do wprowadzania informacji szczegółowych zakładki pozwalające na wybór widoku wyświetlanej tabeli informacje ogólne (początek dokumentu) informacje ogólne (zakończenie dokumentu) przyciski zakończenia edycji oraz wydruku Ilustracja 14: Wystawienie dokumentu Wydanie na zewnątrz (WZ) Wszystkie formularze zawierają każdy z wymienionych na powyższej ilustracji element okna formularza (wyjątkowo proste formularze mogą nie zawierać tabeli przeznaczonej do wprowadzania informacji szczegółowych). Wypełnienie formularza należy rozpocząć od określenia informacji ogólnych zamieszczonych na początku dokumentu (dla wielu dokumentów są one jednocześnie parametrami określającymi zasady edycji tabeli zawierającej informacje szczegółowe). Następnie można wprowadzać do tabeli dane szczegółowe. Wprowadzenie informacji do tabeli polega na wskazaniu zapisu np. w kartotece towarów, ewidencji magazynowej, rejestrze zamówień, do którego będą się odnosiły dane szczegółowe a następnie uzupełnieniu zapisu w tabeli o pozostałe informacje zgodnie z wymogami formularza skorelowanymi z wymaganiami wystawianego dokumentu. Wprowadzanie informacji do tabeli możliwe jest tylko poprzez widok tabeli udostępniany na pierwszej zakładce. Kolejne zakładki przeznaczone są bądź do uszczegółowienia wprowadzonej informacji, bądź też do przedstawienia podsumowania. W przypadku niektórych dokumentów istnieje dodatkowa zakładka przeznaczona do wprowadzenia danych szczegółowych, np. podczas wystawiania dokumentu przyjęcia od kooperanta (PZk) oprócz wskazania i opisania półproduktów, które są przyjmowane należy również wskazać i opisać materiały i półprodukty wcześniej mu wydane, a które kooperant zużył do wykonania usługi (na podstawie tej informacji nastąpi uznanie w systemie ASYSTENT zużycia tych materiałów i półproduktów na wirtualnym magazynie dotyczącym tego kooperanta).

27 Konstrukcja programu 21 Ilustracja 15: Wystawienie dokumentu Przyjęcie od kooperanta (PZk) Inny przykład wymagający wykorzystania dodatkowej zakładki przeznaczonej do wprowadzania danych szczegółowych występuje podczas operacji potwierdzenia zamówienia. W tym przypadku występowanie dwóch tabel zawierających dane szczegółowe wynika z dwóch faz wystawiania dokumentu (w pierwszej fazie zamówienie jest wystawiane lub rejestrowane i podczas tej fazy edycja tabeli odbywa się na zasadach ogólnych opisanych powyżej a w drugiej fazie zamówienie jest potwierdzane, przy czym operacja potwierdzenia nie ogranicza się jedynie do samego faktu zatwierdzenia ale umożliwia wprowadzenie innej wersji realizacji zamówienia, którą wprowadza się korzystając z widoku udostępnianego przez drugą zakładkę w tym czasie edycja tabeli na pierwszej zakładce nie jest już dostępna). Więcej informacji opisujących treść zakładek zawartych jest w rozdziale Praca w programie w opisach dotyczących wystawiania przykładowych dokumentów.

28 22 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Ilustracja 16: Potwierdzenie zamówienia Informacje ogólne odnoszące się do zakończenia dokumentu, umożliwiają wskazanie osób uczestniczących w transakcji a także opisują kwoty podsumowań wartości wynikających z informacji szczegółowej wprowadzonej do tabeli. Przyciski opcji umożliwiają wykonanie dodatkowych działań związanych z edycją wystawianego lub rejestrowanego dokumentu takich jak: określenie kursu euro związanego z tym dokumentem; wprowadzenie treści uwag, które są drukowane w zakończeniu dokumentu; wprowadzenie treści komentarza, który jest tylko widoczny w systemie a nie jest drukowany; ograniczenie zakresu widocznych danych podczas wskazywania zapisów na potrzeby wprowadzania danych szczegółowych; itp. Dostępne w oknie formularza przyciski opcji zależą od wystawianego lub rejestrowanego dokumentu. Każdy przycisk opcji jest w programie opisany po najechaniu na niego wskaźnikiem myszy. Edycja dokumentu może zostać zakończona poprzez zatwierdzenie, odłożenie (jest to zawieszenie edycji, która może w innym czasie zostać wznowiona lub anulowana dokument odłożony to dokument na etapie przygotowywania) lub anulowanie. Każdy wystawiany dokument otrzymuje numer tymczasowy (zakończony jest znakiem apostrofu), a numer ostateczny nadawany jest podczas zatwierdzenia edycji. Anulowanie edycji dokumentu usuwa przygotowywany dokument (ponieważ przygotowywany dokument do czasu zatwierdzenia edycji ma numer tymczasowy, anulowanie nie narusza spójności zapisów dokumentacji). Należy też rozróżnić operację anulowania edycji od anu

29 Konstrukcja programu 23 lowania dokumentu. Anulowanie dokumentu odnosi się do zatwierdzonego dokumentu i oznacza wykonanie operacji, która wycofa wpływ tego dokumentu na pozostałą dokumentację systemu ASYSTENT, anulowany dokument nie będzie jednak usunięty z dokumentacji lecz oznakowany określeniem anulowano. Anulowanie dokumentu może nie być możliwe, jeśli wycofanie jego wpływu na pozostałą dokumentację naruszyłoby jej spójność np. nie można anulować dokumentu przyjęcia, gdy dla jednej z pozycji przyjętych tym dokumentem odnotowano już rozchód. W przypadku wznowienia edycji odłożonego dokumentu, anulowanie edycji przywraca stan tego dokumentu do postaci jaką on miał przed wznowieniem edycji. Należy jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach całkowite przywrócenie nie będzie możliwe np. jeśli wystawiany był dokument wydania, każda informacja wprowadzona do dokumentu opisująca wydanie powoduje jednocześnie zarezerwowanie odpowiedniej ilości na magazynie, gdy w odłożonym dokumencie podczas wznowienia edycji wydana ilość zostanie zmniejszona, zmniejszona zostanie też ilość zarezerwowana na magazynie, przez co może ona zostać zarezerwowana przez innego użytkownika wystawiającego dokument wydania na innym stanowisku, w takiej sytuacji anulowanie edycji odłożonego dokumentu, nie przywróci dla tej pozycji stanu jaki ją określał przed wznowieniem edycji odłożonego dokumentu. Niektóre zatwierdzone dokumenty mogą być poprawiane, jeśli operacja nie naruszy spójności całej dokumentacji. Można obligatoryjnie zablokować taką możliwość systemu lub ograniczyć zakres osób, które mogą przeprowadzić taką operację. Więcej informacji na ten temat zawiera rozdział Administracja. Operacje anulowania dokumentu oraz poprawienia dokumentu nie są też dostępne, gdy dokument został zamknięty lub zamknięta została cała dokumentacja obowiązująca w danym okresie. Wiele szczegółów dotyczących wystawiania dokumentów zawartych jest w pomocy kontekstowej systemu ASYSTENT, możliwej do wywołania podczas operacji wystawienia danego dokumentu. Podczas edycji dokumentu, można go wydrukować jak również zobaczyć na ekranie wygląd drukowanego dokumentu. Po zatwierdzeniu edycji dokumentu, dokument również można wydrukować i ta możliwość powinna być stosowana, gdyż zatwierdzony dokument będzie posiadał właściwy (ostateczny a nie tymczasowy) numer. Opis okna polecenia wydruku znajduje się w następnym rozdziale. 4.7 Okna dotyczące operacji wydruku Przed rozpoczęciem wydruku można ustalić warunki dotyczące wykonania wydruku. Jeśli operacja wydruku zostanie wywołana w czasie wyświetlania danego dokumentu np. poprzez polecenie menu Zobacz dokument, można dokonać wyboru wskazującego czy mają być drukowane zapisy czy też ma być wydrukowany pojedynczy dokument dotyczący wyróżnionego zapisu. W przypadku wydruku zapisów można ograniczyć zakres drukowanej informacji np. poprzez określenie daty początku i końca okresu, z jakiego zapisy mają być ujęte na wydruku (zakres ograniczeń zależy od rodzaju dokumentu). Operacja wydruku pojedynczego dokumentu pozwala na ustawienie przełączników, określających jedną z możliwych form wydruku jaka w systemie ASYSTENT została zdefiniowana dla danego dokumentu. Poszczególne formy wydruku różnią się szczegółowością zawartej na wydruku informacji np. w widocznym na poniższej ilustracji oknie wyboru formy wydruku dokumentu PZ można określić: czy wydruk dokumentu przyjęcia ma zawierać dla każdej pozycji opisującej całkowitą przyjmowaną ilość rozbicie informujące jaka ilość została przyjęta na poszczególne karty

30 24 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą magazynowe (system ASYSTENT umożliwia rozpisanie dostarczonej ilości na poszczególne karty magazynowe odpowiadające np. przyjmowanym opakowaniom zbiorczym paletom, kartonom itp.); czy jest to wersja wydruku dokumentu, której kopię dajemy dostawcy (wydrukowany dokument nie będzie zawierał wyceny zakupów, natomiast jeśli dostawa dotyczy realizacji zamówienia, wydrukowany dokument będzie zawierał numery zamówień wraz z numerem pozycji, których realizację potwierdza). Ilustracja 17: Wybór formy wydruku dokumentu PZ Jeśli wywołana zostanie operacja wydruku (a nie operacja podglądu wydruku), można wskazać drukarkę, na którą wydruk ma zostać przesłany oraz ustalić czy ma być: wyświetlony podgląd wydruku; wykonany wydruk na aktywnej drukarce; wykonany wydruk do pliku. W przypadku wybrania operacji wydruku lub wydruku do pliku można ustawić dodatkowe parametry np. po wskazaniu operacji wydruku można określić liczbę drukowanych kopii (egzemplarzy wydruku). Okno wyboru wymienionych wyżej ustawień przedstawione jest na poniższej ilustracji. Ilustracja 18: Ustawienie parametrów wydruku Każdy wydruk może być wyświetlony na ekranie monitora. Operacja podglądu wydruku ułatwia ocenę poprawności wystawienia dokumentu na podstawie jego rzeczywistego wyglądu (podczas wystawiania dokumentu edytowany formularz zawiera tylko informacje i pola wymagane do wprowadzenia żądanej informacji a nie zawiera np. danych wystawcy dokumentu, które dołączane są do

31 Konstrukcja programu 25 wydruku), bez konieczności drukowania (oszczędność papieru). Okno podglądu wydruku zostało zaprezentowane na poniższej ilustracji. linijka panel wyświetlający obraz panel opcji Ilustracja 19: Podgląd wydruku dokumentu PZ (domyślna forma wydruku dokumentu PZ) Okno podglądu wydruku składa się z panelu zajmującego większą część okna a przeznaczonego do wyświetlania obrazu oraz panelu opcji umożliwiającego zmianę widocznej strony wydruku oraz ustalenie skali obrazu w jakiej strona wydruku jest widoczna. W celu ułatwienia oceny rzeczywistej wielkości obrazu wzdłuż lewej oraz górnej krawędzi panelu wyświetlającego obraz widoczna jest linijka. Wywołanie operacji wydruku podczas wyświetlania podglądu wydruku, wysyła wydruk bezpośrednio do drukarki z pominięciem operacji określenia ustawień parametrów wydruku (patrz poprzednia ilustracja). Jeśli w systemie operacyjnym nie jest zainstalowana żadna drukarka, polecenie wydruku nie jest aktywne (tak jak to widać na powyższej ilustracji). 5 Parametry konfiguracyjne Jednym z istotnych czynników wpływających na pracę systemu ASYSTENT są ustawienia parametrów konfiguracyjnych. Dostęp do parametrów konfiguracyjnych jest możliwy poprzez wywołanie polecenia menu Ustawienia programu. Parametry konfiguracyjne są podzielone na kategorie (każda kategoria parametrów wyświetlana jest osobno). Większość parametrów opisanych jest jedną wartością. Niektóre z parametrów wymagają opisania zestawem wartości. Te parametry mają wyświetlaną tabelę wartości i ich edycja dostępna jest tylko poprzez tą tabelę. Możliwa jest zmiana tylko wartości dla części parametrów (parametry, których wartość wyświetlona jest w kolorze czerwonym nie podlegają edycji). By móc zmieniać parametry, wszystkie dokumenty poza samym

32 26 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą dokumentem opisującym parametry definiujące pracę programu muszą być zamknięte a zalogowany użytkownik musi posiadać uprawnienia administratora. W systemie ASYSTENT odnotowana jest dla każdego parametru, informacja o użytkowniku, który ostatni zmieniał parametr oraz dacie zmiany. Wykaz parametrów konfiguracyjnych z podziałem na kategorie wraz z opisem wpływu parametrów na pracę systemu ASYSTENT: Systemowe parametry należące do tej kategorii dotyczą technicznych aspektów pracy systemu ASYSTENT Nazwa parametru Opis wpływu na pracę systemu automatyczne wykonywa- ustawienie parametru na tak uaktywnia automatyczne wywoływanie operacji nie kopii bazy danych wykonywania kopii bazy danych w przypadku gdy pracę kończy ostatni z użytkowników; użytkownik może potwierdzić wykonanie operacji bądź nie; kopia jest tworzona w podkatalogu o nazwie zawierającej nazwę systemu i datę utworzenia katalogu (np. ASYSTENT_Kopia_ ); w przypadku gdy istnieje katalog o takiej nazwie i zawiera on już kopię bazy danych operacja wykonania kopii zastąpi poprzednią wersję kopii nadpisywanie poprzedniej parametr określa domyślny stan przełącznika znajdującego się w oknie obsługi kopii bazy danych operacji utworzenia kopii, gdy operacja jest wywoływana poleceniem menu; przed wykonaniem kopii stan przełącznika może zostać zmieniony; jeśli przełącznik nie zezwala na nadpisywanie, a katalog zawiera już kopię bazy danych, system zażąda od użytkownika potwierdzenia wykonania kopii w tym katalogu rejestracja wszystkich ko- ustawienie parametru na tak włącza rejestrację w dzienniku operacji wszystmunikatów błędów w kich błędów zgłaszanych przez system ASYSTENT podczas pracy użytkownika; dzienniku operacji dziennik operacji można wyświetlić wybierając polecenia menu {Aplikacja Administracja Użytkownicy systemu Dziennik operacji} w celu np. wyjaśnienia przyczyny zarejestrowanych błędów Dane firmy jest to kategoria parametrów opisowych, przeznaczonych do przechowywania w systemie ASYSTENT informacji o firmie; powyższe informacje wykorzystywane są przez system podczas drukowania dokumentów; za wyjątkiem parametru nazwa pliku z logo firmy, który określa ścieżkę dostępu do pliku oraz nazwę pliku zawierającego bitmapę z logo firmy, pozostałe parametry przechowują informację tekstową przeznaczoną do natychmiastowego użycia przez system w formie w jakiej została ona wprowadzona; dodatkowe informacje dotyczące wykorzystania znaku logo zawiera pomoc kontekstowa; Oznaczenia dokumentów jest to kategoria parametrów opisowych stworzona z myślą o ułatwieniu odwoływania się w dokumentacji dotyczącej systemu zarządzana jakością (SZJ, QMS) do wydruków generowanych przez system ASYSTENT; każdy rodzaj wydruku możliwy do wygenerowania przez system ASYSTENT może być opatrzony indywidualnym identyfikatorem, wskazującym oznaczenie i numer wersji dokumentu w systemie zarządzania jakością; powyższe oznaczenie zamieszczone jest w stopce każdej drukowanej strony dokumentu; Księgowe Nazwa parametru bieżący okres księgowy Opis wpływu na pracę systemu parametr składa się z dwóch wartości określających rok i miesiąc księgowy; zmiana którejkolwiek wartości jest nieodwracalna; zamknięcie roku powoduje automatyczne ustawienie bieżącego miesiąca księgowego (na styczeń) oraz bie-

33 Parametry konfiguracyjne 27 Nazwa parametru Opis wpływu na pracę systemu żącego numeru ewidencji ilościowo - wartościowej (na numer 1) z jednoczesnym zamknięciem poprzedniej ewidencji ilościowo - wartościowej; zamknięcie miesiąca jeśli jest nim grudzień, uaktywnia operację zamknięcia roku; operacja zamknięcia roku wymaga wyłącznego dostępu do bazy danych; operacje zamknięcia roku lub miesiąca wymagają zakończenia edycji wszystkich dokumentów magazynowych (tzn. zamknięcia rozpoczętych arkuszy spisowych, dokończenia przerwanych operacji anulowania bądź poprawiania wystawionych dokumentów); zmiana okresu księgowego, powoduje zamknięcie dokumentacji odnoszącej się do zamykanego okresu księgowego; zamykana dokumentacja nie podlega żadnej edycji (np. nie można anulować błędnego zapisu korektę błędu należy przeprowadzać wystawiając dokument niwelujący wypływ błędnego zapisu z poprzedniego okresu na bieżącą dokumentację) bieżący numer ewidencji parametr określa numer bieżącej ewidencji ilościowo - wartościowej; zmiana ilościowo - wartościowej wartości jest nieodwracalna; wywołanie operacji zmiany wartości parametru spowoduje zamknięcie bieżącej ewidencji ilościowo - wartościowej i utworzenie nowej ewidencji ilościowo - wartościowej o numerze o jeden większym od numeru bieżącej ewidencji ilościowo - wartościowej; stany początkowe nowej ewidencji ilościowo - wartościowej wyznaczone są na podstawie stanów końcowych zamykanej ewidencji ilościowo - wartościowej; operacja zmiany bieżącego numeru ewidencji ilościowo - wartościowej wymaga wyłącznego dostępu do plików bazy danych przechowujących ewidencje oraz zakończenia edycji wszystkich dokumentów magazynowych (tzn. zamknięcia rozpoczętych arkuszy spisowych, dokończenia przerwanych operacji anulowania bądź poprawiania wystawionych dokumentów) koszty zakupu parametr określa procentową wysokość kosztów zakupu podpowiadanych podczas wprowadzania nowych zleceń produkcyjnych lub domyślnie przyjmowanych przez system ASYSTENT na potrzeby przygotowania kosztorysu w trakcie wykonywania wyżej wymienionych operacji, użytkownik ma możliwość wprowadzenia innej wartości niż podpowiada lub przyjmowana domyślnie koszty stałe parametr określa procentową wysokość kosztów stałych podpowiadanych podczas wprowadzania nowych zleceń produkcyjnych lub domyślnie przyjmowanych przez system ASYSTENT na potrzeby przygotowania kosztorysu w trakcie wykonywania wyżej wymienionych operacji, użytkownik ma możliwość wprowadzenia innej wartości niż podpowiada lub przyjmowana domyślnie zysk parametr określa procentową wysokość zysku podpowiadaną podczas wprowadzania nowych zleceń produkcyjnych lub domyślnie przyjmowaną przez system ASYSTENT na potrzeby przygotowania kosztorysu w trakcie wykonywania wyżej wymienionych operacji, użytkownik ma możliwość wprowadzenia innej wartości niż podpowiada lub przyjmowana domyślnie przeprowadzanie transak- ustawienie parametru na tak uaktywnia opcję wyświetlania w dziennikach, recji w euro jestrach oraz ewidencjach pól dotyczących wartości w euro (przy parametrze ustawionym na nie pola te nie są wyświetlane, by nie pogarszać czytelności tych dokumentów); ustawienie parametru nie wpływa na możliwość skorzystania z pól dotyczących cen w euro jak również nie wpływa na sposób wykonywania wyliczeń; mimo ustawienia tego parametru na nie zawsze można w dokumentach określać oprócz ceny w złotych cenę w euro, która jest przeliczana przez system na cenę w złotych zgodnie z kursem euro pamiętanym razem z tym dokumentem, a niektóre dokumenty mogą być drukowane z podaniem ceny w euro (np. przekazywane dostawcy zamówienie); zasady przeprowadzania wyliczeń wartości w złotych oraz w euro opisane są w pomocy kontekstowej dotyczącej danych doku-

34 28 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Nazwa parametru Opis wpływu na pracę systemu mentów podwójna precyzja przy ustawienie parametru na tak zwiększa precyzję wyliczeń ceny magazynowej, określaniu ceny (wartości) wartości magazynowej oraz wyników obliczeń częściowych (np. podczas przymagazynowej gotowywania kosztorysu) z 1gr do 0,01 gr; zwiększenie precyzji może mieć istotne znaczenie np. w przypadku kalkulacji cen, gdy cena zakupu jest niewielka i materiał jest nabywany w opakowaniach zbiorczych, wówczas wyliczenie ceny materiału użytego w produkcji może być obarczone dużym zaokrągleniem: przykładowo gdy cena opakowania zawierającego 100 sztuk rezystorów wynosi 68gr. to cena jednego rezystora wynosi 68gr/100 co daje bez włączonej opcji podwójnej precyzji wynik 1gr a z włączoną opcją podwójnej precyzji da wynik 0,68gr gdy takich elementów jest dużo (co np. jest charakterystyczne w przypadku urządzeń elektronicznych), wyznaczony np. wynik przygotowania kosztorysu może być obarczony dużym błędem, gdy precyzja wyliczeń nie zostanie zwiększona stała długość części ułam- ustawienie parametru na tak spowoduje, że każda liczba opisująca ilość będzie kowej liczb podana z dokładnością do trzech miejsc po przecinku, a każda liczba opisująca wartość będzie podana do dwóch miejsc po przecinku gdy parametr określający podwójną precyzję jest ustawiony na nie lub do czterech miejsc po przecinku, gdy jest on ustawiony na tak ; w przypadku wyświetlania takich liczb w jednej kolumnie położenie przecinka jest stałe (bo stała jest długość części ułamkowej); gdy parametr jest ustawiony na nie liczby opisujące ilość wyświetlane lub drukowane są z dokładnością do liczby miejsc po przecinku wynikającej z precyzji przypisanej jednostki miary, a wartości są wyświetlane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku lub z dokładnością do czterech miejsc po przecinku gdy wartość ma część ułamkową wymagającą wyświetlenia trzeciej lub czwartej cyfry po przecinku; w przypadku wyświetlania takich liczb nie występują zera nieznaczące podstawa rozliczania ma- parametr określa przyjętą metodę wartościowego rozliczania danego magazynu; gazynu każdy magazyn może być rozliczany w jednej z trzech cen magazynowych: ewidencyjnej cena w jakiej rozliczany jest magazyn jest stała, podczas pierwszego przyjęcia danej pozycji na magazyn gdy cena ewidencyjna nie jest jeszcze ustalona, system ustali cenę ewidencyjną równą cenie podanej w dokumencie patrz poniżej; średnioważonej cena przyjmowana do wyliczenia wartości w jakiej obciążany jest magazyn jest ceną podaną na wystawianym dokumencie magazynowym patrz poniżej, jednocześnie wyliczana jest nowa wartość ceny średnioważonej poprzez podzielenie łącznej wartości przez łączną ilość; pozostałe operacje na magazynie w przeprowadzanych rozliczeniach odnoszą się do tej ceny; zakupu/fabrycznej/rzeczywistej (jest to cena pozyskania, inaczej zakupu lub wytworzenia, różne nazwy ceny wynikają z różnego charakteru magazynów) kolejne przyjęcia zawsze aktualizują cenę magazynową; każde przyjęcie ma przypisaną własną cenę magazynową, zgodnie z którą będzie uznawany magazyn gdy będą wystawiane dokumenty dotyczące rozchodu np. WZ, RW; gdy cena magazynowa jest ustalana na podstawie ceny podanej w dokumencie, przyjmowana jest następująca cena w zależności od rodzaju dokumentu magazynowego, w oparciu o który następuje obciążenie magazynu: cena zakupu, gdy wystawiane są dokumenty PZ i BOm; cena jednostkowa, gdy wystawiane są dokumenty PW, PZk, MM+, PKm (jeśli został zdefiniowany jako dokument przychodu); cena magazynowa, gdy wystawiany jest dokument WZk (obowiązuje w części dotyczącej przyjęcia na wirtualny magazyn kooperacyjny);

35 Parametry konfiguracyjne 29 Nazwa parametru Opis wpływu na pracę systemu korekta ceny magazynowej, wg której dana pozycja magazynowa jest wartościowo rozliczana na magazynie może być przeprowadzona dokumentem przeceny (PKc) Pozostałe Nazwa parametru Opis wpływu na pracę systemu jednostki miar parametr pozwala na zdefiniowanie używanych jednostek miar; na definicję jednostki miary składają się: nazwa, precyzja (maksymalna ilość miejsc po przecinku z jaką można określić ilość) oraz informacja czy jest to zwyczajowa miara ilości (informacja ma znaczenie w przypadku wyznaczania zużycia - jeśli jednostka zużycia nie jest miarą zwyczajową ilości i definicje jednostek miary zużycia dla danej części i np. materiału wchodzącego w jej skład są identyczne, to jako całkowite zużycie materiału przyjmuje się wielkość zużycia części więcej na ten temat zawiera pomoc kontekstowa, zobacz bilansowanie i zatwierdzanie zleceń produkcyjnych); jednostka miary, której definicję zawiera pierwszy wiersz tabeli jest uznawana przez system ASYSTENT za jednostką domyślną forma transportu parametr definiuje nazwy form transportu kryteria oceny dostaw parametr pozwala na zdefiniowanie kryteriów oceny dostaw; definicja kryterium składa się z nazwy, oznaczenia literowego oraz cyfry określającej górny zakres skali ocen (dostawa może być oceniona liczbą całkowitą z przedziału obustronnie domkniętego od zera do liczby określającej górny zakres skali ocen) długość indeksu w karto- określa minimalną ilość znaków, z których składa się indeks pozycji kartoteki; tece... gdy wartość parametru jest większa od zera, pole kartoteki przeznaczone do wprowadzenia indeksu nie jest dostępne do edycji a wartość indeksu jest nadawane przez system ASYSTENT; gdy parametr ma wartość zero, operacja automatycznego nadawania indeksów jest wyłączona, a indeks jest ustalany przez użytkownika w trakcie edycji (należy pamiętać o tym, że w ramach danej kartoteki wartość indeksu musi być niepowtarzalna) Należy pamiętać o tym, że wartości niektórych parametrów nie powinny być zmieniane w trakcie okresu księgowania. Podobnie nie należy zmieniać niektórych parametrów, gdy ewidencja magazynowa zawiera wpisy wynikające z dokumentów magazynowych wystawionych w okresie jej obowiązywania. 6 Moduł Administracja W rozdziale tym nie są opisane poszczególne funkcji modułu, lecz poruszone są sprawy dotyczące zapewnienia niezakłócanej i nieprzerwanej pracy systemu ASYSTENT, wraz z odniesieniem do funkcji udostępnianych przez ten moduł. Opis wszystkich funkcji modułu Administracja zawiera pomoc kontekstowa. 6.1 Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo pracy systemu ASYSTENT należy rozważać w kilku aspektach, których spełnienie zapewnia prawidłowe działanie systemu oraz zachowanie właściwej ochrony informacji

36 30 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą gromadzonej w bazie danych przed jej utratą, kradzieżą lub zafałszowaniem. Aspekty bezpieczeństwa, które należy rozważać to: ogół osób uprawnionych do pracy w programie oraz zakres ich uprawnień w programie; sposoby fizycznego zabezpieczenia serwera przed zanikiem zasilania, przegrzaniem, kradzieżą, dostępem osób nieupoważnionych itp.; zasady udostępniania użytkownikom plików i katalogów serwera (prawa dostępu); zasady wykonywania i postępowania z wydrukami; zasady wykonywania i przechowywania kopii bazy danych. Wymienione wyżej zasady (za wyjątkiem ostatniej, której został poświęcony osobny rozdział) zostaną poniżej omówione. Podczas instalacji systemu ASYSTENT definiowany jest w bazie danych jeden użytkownik o nazwie Administrator nieposiadający hasła. Jednym z pierwszych działań związanych z systemem ASYSTENT powinno być wprowadzenie hasła administratora (polecenie zmiany hasła wywołuje sekwencja poleceń menu {Aplikacja Administracja Użytkownicy systemu Zmiana hasła}). W trakcie wdrażania systemu powinna zostać określona lista użytkowników, którzy mogą pracować w systemie oraz zakres ich uprawnień. Szczegółowy opis działań związanych z wprowadzaniem informacji o użytkownikach systemu ASYSTENT wraz z zakresem ich uprawnień zawiera pomoc kontekstowa dotycząca listy użytkowników. Listę można wyświetlić wybierając kolejno polecenia menu {Aplikacja Administracja Użytkownicy systemu Lista użytkowników}. System rejestruje czas rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego użytkownika, jak również rejestruje w dzienniku operacji wystąpienie zdarzeń istotnych z punktu zapewnienia wiarygodności, integralności i spójności danych, takich jak: sygnalizacja błędów, wykonanie lub odtworzenie kopii bazy danych itp. (dziennik operacji można wyświetlić wybierając kolejno polecenia menu {Aplikacja Administracja Użytkownicy systemu Dziennik operacji}). Spełnienie wymienionych warunków pracy systemu ASYSTENT nie gwarantuje bezpieczeństwa danych jeśli nie będą zachowane wymagania zewnętrzne dotyczące serwera. Serwer jest komputerem, który powinien być zabezpieczony przed tak prozaicznymi zdarzeniami jak zanik zasilania, jak również miejsce w którym serwer się znajduje powinno zapewniać zachowanie wymaganych warunków otoczenia (temperatura, wilgotność), by nie zwiększać ryzyka uszkodzenia serwera i ewentualnej utraty danych. Serwer powinien też być umieszczony w miejscu, do którego dostęp jest ograniczony do wybranej, upoważnionej grupy osób. Zabezpieczenie serwera nie będzie kompletne jeśli katalogi i pliki znajdujące się na dysku serwera są ogólnodostępne lub dostęp do nich nie jest kontrolowany poprzez odpowiednie prawa dostępu. Prawa dostępu do zasobów serwera definiuje się w systemie sieciowym, w którym serwer pracuje. System (sieciowy) serwera pozwala na określenie uprawnień zdefiniowanych w nim użytkowników w dostępie do zasobów na poziomie katalogów lub plików z określeniem praw do zapisywania, odczytywania, kasowania, zakładania itp. Można powiązać użytkowników zdefiniowanych w systemie sieciowym z użytkownikami systemu ASYSTENT, ułatwiając w ten sposób użytkownikom operacje dotyczące logowania (nazwa użytkownika, który zalogował się do sieci jest podpowiadana jako nazwa użytkownika, który loguje się do systemu ASYSTENT). Warto też zwrócić uwagę na kwestię wykonywania wydruków i postępowania z nimi przede wszystkim w odniesieniu do wydruków zawierających szczegółowe informacje. Niepotrzebne już wydruki, jeśli nie zostaną zniszczone lub w inny sposób zabezpieczone, mogą zostać wyniesione z firmy co w przypadku niektórych (strategicznych, wrażliwych) informacji może narazić firmę na realne straty finansowe, utratę wiarygodności, kary (Ustawa o ochronie danych osobowych). Dodatkową cechą programu podnoszącą bezpieczeństwo danych jest wykorzystanie mechanizmu

37 Moduł Administracja 31 transakcji gwarantującego zachowanie spójności informacji w bazie danych w przypadku awarii. Mechanizm ten uznaje serię operacji jako jedną niepodzielną całość, zapewniając tym samym, że albo będą one wszystkie wykonane albo jeśli np. wystąpi błąd lub awaria, żadna operacja nie będzie wykonana (wycofane zostaną zmiany wprowadzone przez wszystkie operacje poprzedzające operację, podczas której wystąpił błąd lub awaria). Zakres operacji traktowanych jako niepodzielna całość jest różny w zależności od rodzaju dokumentu i działań jakie są wykonywane i został ustalony w taki sposób by dodatkowo minimalizować zakres prac, które należy powtórzyć w przypadku wystąpienia błędu lub awarii. 6.2 Archiwizacja Operacje dotyczące archiwizacji bazy danych wiążą się z utworzeniem bądź odtworzeniem kopii bazy danych. System ASYSTENT zawiera jeszcze dwie inne operacje możliwe do wykonania na całej bazie danych. Są to operacje reindeksacji oraz pakowania bazy danych. Operacje te opisane są w pomocy kontekstowej systemu ASYSTENT Wykaz zbiorów występujących w katalogu bazy danych Baza danych systemu ASYSTENT wykorzystuje tabele typu Paradox 7. Językiem tabeli jest Paradox Polish 852. Pliki bazy danych mogą posiadać następujące rozszerzenia:.db,.mb pliki zawierające wprowadzone dane;.px plik z indeksem głównym tabeli;.xg?,.yg? pliki indeksów pomocniczych np. (.XG0, XG1, YG0, YG1);.VAL plik przechowujący cechy kontroli poprawności oraz integralności danych;.ops pomocniczy plik konfiguracyjny o strukturze plików typu.ini zawierający informacje zależne od rodzaju danych zawartych w bazie danych aktualnie w systemie ASYSTENT plik zawiera informacje o branży w jakiej system jest używany i na podstawie tej informacji zawartej w pliku przyjmowane są domyślne ustawienia systemu odpowiednie dla danej branży. Podkatalog Logs zawiera pliki (oddzielne dla każdego stanowiska komputerowego), w których rejestrowane są komunikaty błędów oraz inne istotne zdarzenia takie jak np. utworzenie lub odtworzenie kopii bazy danych Utworzenie kopii Operacja utworzenia kopii bazy danych, polega na wykonaniu kopii tych plików bazy danych, które są wystarczające do odtworzenia bazy danych w stanie jaki miała ona w chwili gdy kopia była wykonywana. W przypadku wywołania polecenia wykonania kopii bazy danych {Aplikacja Administracja Archiwizacja bazy danych Utworzenie kopii} użytkownik może wskazać miejsce oraz określić nazwę folderu, w którym kopia ma zostać stworzona. Przebieg operacji utworzenia kopii opisany jest w pomocy kontekstowej. Jednak ze względu na wagę zagadnienia utworzenia kopii bazy danych na bezpieczeństwo jest on również opisany w tym rozdziale. Operacja utworzenia kopii dostępna jest tylko w przypadku wyłącznego dostępu do bazy danych. Jednocześnie na czas wykonywania operacji nie jest możliwe zalogowanie się do programu innych użytkowników. Wymagane jest też zamknięcie wszystkich dokumentów. Po wywołaniu operacji ukaże się okno w postaci widocznej na poniższej ilustracji.

38 32 ASYSTENT Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą (dysk) folder, w którym zostanie wykonana kopia pole umożliwiające wskazanie dysku informacje dodatkowe aktualna zawartość folderu, w którym ma być wykonana kopia; gdy kopia wykonywana jest pierwszy raz, folder jest pusty pole umożliwiające wskazanie folderu linie statusu nazwa folderu, który będzie utworzony po naciśnięciu przycisku Utwórz folder Ilustracja 20: Utworzenie kopii bazy danych W momencie wywołania operacji program wskazuje miejsce, w którym znajduje się baza danych. Poprzez ustalenie stacji dysków oraz nazwy folderu należy wskazać miejsce zachowania kopii. Można utworzyć katalog, w którym kopia będzie zachowana oraz określić czy, jeśli w miejscu docelowym zapisana jest już kopia bazy danych ma zostać ona uaktualniona (nadpisana). Informacje dodatkowe widoczne w oknie opisują: liczbę plików bazy danych i liczbę plików dodatkowych, które będą zachowane łącznie z plikami bazy danych; objętość wszystkich plików, które będą zachowane; wielkość wolnego miejsca na dysku i całkowitą pojemność dysku, na którym ma być utworzona kopia bazy danych. Linie statusu informują o postępie w wykonaniu operacji. Pierwsza linia przedstawia graficznie w formie rozszerzającego się paska (tzw. termometr) stan realizacji. Druga linia opisuje, który plik jest aktualnie kopiowany. Kopia powinna być wykonywana na tyle często, by w przypadku konieczności skorzystania z kopii, przywrócenie stanu bieżącego nie stanowiło obciążenia paraliżującego działalność firmy. Częstotliwość wykonywania kopii ściśle zależy od ilości wprowadzanych danych. Jednym z rozwiązań tego problemu może być automatyczne wywoływanie operacji utworzenia kopii bazy danych, w chwili gdy pracę w systemie ASYSTENT kończy ostatni użytkownik patrz parametr automatyczne wykonywanie kopii bazy danych. Należy też zwrócić uwagę, że kopia powinna być tworzona jednocześnie w dwóch egzemplarzach i powinny być one przechowywane w innym miejscu niż źródło kopii (tzn. komputer, na którego dysku twardym znajdują się pliki bazy danych). Ponadto miejsca przechowywania każdego z egzemplarzy kopii powinny być różne. Tylko przy takim postępowaniu uznaje się, że ryzyko utraty danych jest dostatecznie małe (prawdopodobieństwo np. uszkodzenia dysku twardego lub kradzieży komputera zawierającego pliki bazy danych i zagubienia lub uszkodzenia kopii jest powszechnie uznawane za wystarczająco małe by procedura archiwizacji bazy danych nie wymagała innych działań). By zabezpieczyć się przed wypłynięciem (kradzieżą) informacji, zawartych w plikach bazy danych umieszczonych na kopii, należy nadzorować przebieg procesu wykonania i przechowywania kopii Odtworzenie kopii By wykonać operację odtworzenia kopii bazy danych należy wywołać polecenia {Aplikacja

39 Moduł Administracja 33 Administracja Archiwizacja bazy danych Odtworzenie kopii}. Przebieg operacji odtworzenia kopii opisany jest w pomocy kontekstowej. W rozdziale tym zawarte są dodatkowe informacje dotyczące operacji odtworzenia kopii, opisujące elementy okna wyświetlanego podczas tej operacji. Na poniższej ilustracji przedstawione jest okno, które ukazuje się po wywołaniu polecenia menu uaktywniającego operację odtworzenia kopii bazy danych. (dysk) folder zawierający kopię bazy danych pole umożliwiające wskazanie dysku informacje dodatkowe lista plików, które zostaną odtworzone pole umożliwiające wskazanie folderu linie statusu Ilustracja 21: Odtworzenie kopii bazy danych W momencie wywołania operacji program wskazuje miejsce, w którym znajduje się baza danych. Poprzez ustalenie stacji dysków oraz nazwy folderu należy wskazać miejsce zawierające kopię bazy danych przeznaczoną do odtworzenia. Należy zwrócić szczególną uwagę na pochodzenie kopii. Opis ścieżki dostępu do plików kopii bazy danych widnieje nad polem przeznaczonym do wyświetlenia listy plików, które zostaną odtworzone (jak widać warto w nazwie folderu, w którym będzie zachowana kopia bazy danych umieścić informację o dacie wykonania kopii system ASYSTENT podpowiada przy tworzeniu nazwy folderu przeznaczonego do zachowania kopii, nazwę zawierającą datę ułatwia to identyfikację kopii). Informacje dodatkowe widoczne w oknie opisują: liczbę plików kopii bazy danych, które będą odtworzone; objętość tych plików; wielkość wolnego miejsca na dysku i całkowitą pojemność dysku, zawierającego bazę danych systemu ASYSTENT. Podobnie jak podczas operacji wykonania kopii bazy danych, linie statusu informują o postępie w wykonaniu operacji. Pierwsza linia przedstawia graficznie w formie rozszerzającego się paska (tzw. termometr) stan realizacji. Druga linia opisuje, który plik jest aktualnie kopiowany. 7 Praca w programie Rozdział ten zawiera przykłady działań przeprowadzanych w programie. W prezentacji tych działań położono większy nacisk na graficzne przedstawienie kolejnych kroków wykonywanych podczas przeprowadzania tych działań niż na tekstowy opis wykonywanych czynności. Ponadto tak jak to już było przytaczane w tym podręczniku, program został wyposażony w system podręcznej pomocy kontekstowej udostępniający informacje opisujące możliwości programu w zależności od kontekstu pracy użytkownika. Pomoc kontekstowa zawiera szczegółowe informacje dotyczące elementów okna (przeznaczenia pól, zasad wypełniania tych pól, zasad zatwierdzania operacji, prze