ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/WSB/JAK/2014

Transkrypt

1 Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu ul. Młodzieżowa 31 A Toruń Toruń, r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/WSB/JAK/2014 dot. zakupu i wdrożenia rozszerzenia dotychczasowego oprogramowania SAP ERP w zakresie rozwiązań wsparcia systemu informacji zarządczej dla WSB Toruń oraz przeszkolenie pracowników WSB Toruń z obsługi ww. oprogramowania Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu w ramach projektu Nowa jakość kształcenia i zarządzania w Wyższej Szkole Bankowej w Toruniu (umowa nr UDA-POKL /11-00) współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Poddziałania 4.1.1, przesyła zapytanie ofertowe z poszukiwaniem wykonawcy usługi. I. Postanowienia ogólne 1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późn. zm.). 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim oferentom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn. 4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający podejmuje negocjacje w celu odpowiedniego uszczegółowienia i uzgodnienia sposobu wykonania zamówienia. 5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu do zawarcia umowy. 6. W ramach niniejszego zapytania Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert cząstkowych ani wariantowych. II. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie rozszerzenia dotychczasowego oprogramowania SAP ERP w zakresie rozwiązań wsparcia systemu informacji zarządczej dla WSB Toruń oraz przeszkolenie pracowników WSB Toruń z obsługi ww. oprogramowania. 2. Okres realizacji zamówienia w okresie od r r.

2 Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Szkolenie pracowników 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a. Przygotowanie automatycznego generowania raportu statystycznego F-01/s z programu SAP ERP spełniającego wymogi ustawy o statystyce publicznej oraz uwzględniającego specyfikę działalności Szkół Wyższych - przygotowanie i instalacja raportu zawierającego nazwy pozycji występujące w sprawozdaniu F-01/s wraz z kwotami generowanymi z systemu SAP ERP za okresy kwartalne (zgodne z kwartałami kalendarzowymi), roczne oraz dowolnie definiowalne pełne okresy rozliczeniowe, - automatyczne generowanie raportu z oprogramowania SAP ERP zainstalowanego na wyznaczonym przez WSB serwerze, - szkolenie użytkowników z zakresu korzystania z raportu- w wymiarze jednego dnia szkoleniowego (8 godzin dydaktycznych (45 min.). b. Przygotowanie automatycznego generowania raportów z programu SAP ERP wyspecyfikowanych w Załączniku nr 3 za okresy kwartalne (zgodne z kwartałami kalendarzowymi), roczne oraz dowolnie definiowalne pełne okresy rozliczeniowe - przygotowanie i instalacja raportów zgodnych z wzorami przedstawionymi w Załączniku nr 3 gotowych do automatycznego generowania z oprogramowania SAP ERP zainstalowanego na wyznaczonym przez WSB serwerze, - szkolenie użytkowników z zakresu korzystania z raportu- w wymiarze jednego dnia szkoleniowego (8 godzin dydaktycznych (45 min.). III. Szczegóły zamówienia 1. Termin realizacji zamówienia: r r. 2. Wykonawca akceptuje formę płatności przelew. IV. Kryteria dostępu 1. Zamawiający wyklucza z postępowania podmioty powiązane z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

3 2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert przez oferentów spełniających poniższe wymagania: a) warunek posiadania wiedzy i doświadczenia: -Wykonawca w okresie ostatnich pięciu lat kalendarzowych (2009, 2010, 2011, 2012, 2013) zakończył realizację minimum czterech wdrożeń związanych ze stworzeniem raportów z systemu SAP ERP wspierających system informacji zarządczej, w tym minimum trzech w szkołach wyższych b) warunek dysponowania odpowiednim potencjałem osobowym zdolnym do realizacji zamówienia: -Wykonawca oddeleguje do realizacji zamówienia zespół, którego członkowie posiadają doświadczenie w minimum trzech wdrożeniach w zakresie rozwiązań wsparcia systemu informacji zarządczej, w tym minimum jednego w szkole wyższej c) warunek przekazania przez Wykonawcę praw autorskich do projektu (funkcjonalnego, graficznego i kodu źródłowego) na własność Zamawiającego. V. Kryteria wyboru ofert: 1. Od oferentów wymagane jest spełnienie wszystkich wskazanych kryteriów dostępu. Niespełnienie chociażby jednego z tych warunków powoduje odrzucenie złożonej oferty. 2. Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, który uzyska najwyższą liczbę punktów. Jeżeli kilku oferentów uzyska taką samą liczbę punktów i sytuacja ta uniemożliwi wybranie tylko jednego Wykonawcy, Zamawiający będzie podejmował negocjacje cenowe. 3. Punkty można uzyskać za: a. Cenę brutto za zakup i wdrożenie rozszerzenia dotychczasowego oprogramowania SAP ERP w zakresie rozwiązań wsparcia systemu informacji zarządczej dla WSB Toruń oraz przeszkolenie pracowników WSB Toruń z obsługi ww. oprogramowania (maksymalnie 30 punktów). Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca przy realizacji zamówienia. Kryteria cenowe będą rozpatrywane na podstawie ceny brutto (tj. z VAT). Punkty przyznane poszczególnym ofertom za kryterium cenowe będą obliczane w następujący sposób: - pozyskana oferta o najniższej cenie otrzymuje maksymalną liczbę punktów. Cena ta staje się ceną bazową dla oceny pozostałych ofert, - punkty przyznawane każdej ofercie o cenie wyższej będą wyliczane według poniższego wzoru: P = CN / C * PM, gdzie: P liczba przyznanych punktów za cenę, zaokrąglona do pełnych jedności C cena oferowana (wyższa od ceny bazowej) CN cena bazowa (najniższa) PM maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów. b. Termin realizacji zamówienia (rozumiany jako dostawa oraz wdrożenie rozszerzenia dotychczasowego oprogramowania SAP ERP w zakresie rozwiązań wsparcia systemu informacji zarządczej dla WSB Toruń zgodnie z opisem zamieszczonym wyżej w punkcie II liczony w dniach roboczych (rozumianych jako pełnych 8h pracy) od momentu podpisania umowy po realizację usługi (podpisanie protokołów odbioru usługi) (maksymalnie 30 punktów). Punkty przyznane poszczególnym ofertom za kryterium będą obliczane w następujący sposób:

4 - pozyskana oferta o najniższej liczbie dni roboczych otrzymuje maksymalną liczbę punktów. Liczba ta staje się liczbą bazową dla oceny pozostałych ofert, - punkty przyznawane każdej ofercie o większej liczbie dni roboczych będą wyliczane według poniższego wzoru: P = DN / D * PM, gdzie: P liczba przyznanych punktów za liczbę dni, zaokrąglona do pełnych jedności D oferowana liczba dni (wyższa od bazowej liczby dni) DN bazowa liczba dni (najniższa) PM maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów. c. Liczba zakończonych wdrożeń o analogicznym zakresie, realizowanych w ramach oprogramowania SAP ERP, o 15 i więcej wdrożeń zgodnych ze specyfikacją: 40 punktów o wdrożeń zgodnych ze specyfikacją: 30 punktów o 8-11 wdrożeń zgodnych ze specyfikacją: 20 punktów o 5-7 wdrożeń zgodnych ze specyfikacją: 10 punktów o 4 i mniej wdrożeń zgodnych ze specyfikacją: 0 punktów 4. Zamawiający poinformuje o wyniku postępowania wszystkich Oferentów, którzy złożą ofertę w postępowaniu. VI. Istotne informacje dotyczące przebiegu postępowania. 1. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 2. Zaproszenie do negocjacji nie oznacza przyjęcia przez Zamawiającego oferty Oferenta. 3. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności ani jakichkolwiek kosztów związanych z przygotowaniem oferty przez Oferenta, a w szczególności związanych z przystąpieniem do procesu ofertowego, przygotowaniem i złożeniem oferty, negocjacji, przygotowaniami do zawarcia umowy. 4. Zamawiający nie jest zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji w przypadku odrzucenia oferty. VII. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na formularzu stanowiącym Załącznik nr Do oferty należy dołączyć dokumenty potwierdzające spełnienie kryteriów dostępu: a) wykaz wykonanych przez Wykonawcę wdrożeń związanych ze stworzeniem raportów z systemu SAP ERP wspierających system informacji zarządczej, w tym minimum trzech w szkołach wyższych, zrealizowanych w okresie ostatnich pięciu lat kalendarzowych (2009, 2010, 2011, 2012, 2013) wraz z dokumentami potwierdzającymi właściwą realizację usługi (referencje) Uwaga: -W celu spełniania kryterium Oferent wykazać powinien wyłącznie wdrożenia polegające na stworzeniu raportów z systemu SAP ERP wspierających system informacji zarządczej w obszarze: zarządzanie finansami, zarządzanie majątkiem, wynagrodzeń i kontrolingu. -Oferent wykazać powinien wyłącznie wdrożenia zakończone, rozumiane jako pełne wdrożenie rozwiązania każdorazowo związanego ze stworzeniem w/w raportów z SAP ERP. b) oświadczenie Wykonawcy o oddelegowaniu do realizacji zamówienia zespołu, którego członkowie posiadają doświadczenie w minimum trzech wdrożeniach w

5 zakresie rozwiązań wsparcia systemu informacji zarządczej, w tym minimum jednego w szkole wyższej - kryterium będzie weryfikowane na podstawie CV dołączonych do oferty (wg załączonego wzoru załącznik nr 2) c) oświadczenie o przekazaniu praw autorskich do projektu (funkcjonalnego, graficznego i kodu źródłowego) na własność Zamawiającego (w treści oferty). 3. Zamawiający ma prawo zażądać od oferentów dokumentów potwierdzających spełnienie powyższych kryteriów dostępu (np. umowy/ rachunki/ faktury/ referencje itp.). 4. Miejsce i sposób złożenia oferty: podpisaną przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta ofertę należy: przesłać pocztą (Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu, Biuro Projektów, ul. Dekerta 26-28, Toruń, pokój 252) w odpowiednio oznaczonej kopercie (tj. zawierającej nr postępowania i datę otwarcia ofert); Uwaga! decyduje data dostarczenia dokumentacji do siedziby Zamawiającego lub złożyć w siedzibie Zamawiającego (Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu, Kancelaria, ul. Dekerta 26-28, Toruń, pokój 260) lub skan podpisanej oferty wysłać mailem na adres jolanta.michalek@wsb.torun.pl lub skan podpisanej oferty wysłać faxem na nr Ocenie będą podlegać tylko oferty poprawne formalnie tj.: sporządzone w języku polskim oraz złożone na formularzu ofertowym będącym załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i dostarczone we wskazanym niżej terminie. 5. Termin złożenia oferty w siedzibie Zamawiającego: do dnia 14 lutego 2014 r. do godziny Oferty, które zostaną złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. 6. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Oferentami: Jolanta Michałek jolanta.michalek@wsb.torun.pl. Zamawiający będzie odpowiadał na pytania tylko zadane w formie pisemnej za pomocą maila. Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego zapytania ofertowego jako poufne.

6 Załącznik 1. Wzór formularza oferty FORMULARZ OFERTY do ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 1/WSB/JAK/2014 Oferta stanowi odpowiedź na zapytanie ofertowe nr 1/WSB/JAK/2014 w ramach projektu Nowa jakość kształcenia i zarządzania w Wyższej Szkole Bankowej w Toruniu (umowa nr UDA- POKL /11) i dot. zakupu i wdrożenia rozszerzenia dotychczasowego oprogramowania SAP ERP w zakresie rozwiązań wsparcia systemu informacji zarządczej dla WSB Toruń oraz przeszkolenie pracowników WSB Toruń z obsługi ww. oprogramowania. 1. Dane oferenta: a. Nazwa:.. b. Adres siedziby: c. NIP:... d. Osoba uprawniona do kontaktowania się z Oferentem (imię i nazwisko, telefon, mail): imię i nazwisko: telefon: adres 2. Oświadczam, iż: Kryterium dostępu (wypełnia Oferent) a. Firma, którą reprezentuję, zakończyła realizację minimum czterech wdrożeń w zakresie rozwiązań wsparcia systemu informacji zarządczej w tym minimum trzy w szkołach wyższych, w tym następujące: Spełnienie kryterium (TAK/NIE) (wypełnia Oferent) Wdrożenie 1: (wypełnia Oferent) a) przedmiot wdrożenia:... b) data wykonania:... Wdrożenie 2 (w uczelni wyższej): (wypełnia Oferent) a) przedmiot wdrożenia:... b) data wykonania:... Wdrożenie 3 (w uczelni wyższej): (wypełnia Oferent) a) przedmiot wdrożenia:... b) data wykonania:...

7 Wdrożenie 4 (w uczelni wyższej): (wypełnia Oferent) a) przedmiot wdrożenia:... b) data wykonania:... W załączeniu referencje potwierdzające właściwą realizację w/w usług. b. Do realizacji zamówienia oddeleguję zespół, którego członkowie posiadają doświadczenie w minimum trzech wdrożeniach w zakresie rozwiązań wsparcia systemu informacji zarządczej w tym minimum jedno w szkołach wyższych (Załączam CV oddelegowanego zespołu) c. Po wdrożeniu oprogramowania u Zamawiającego prawa autorskie do oprogramowanie zostaną przekazane na własność Zamawiającego 3. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z następującymi parametrami: Kryterium wyboru ofert Cena (wypełnia oferent) a) Cena brutto za zakup i wdrożenie rozszerzenia dotychczasowego oprogramowania SAP ERP w zakresie rozwiązań wsparcia systemu. informacji zarządczej dla WSB Toruń oraz przeszkolenie Słownie: pracowników WSB Toruń z obsługi ww. oprogramowania opisanych... szczegółowo w zapytaniu ofertowym nr 1/WSB/JAK/ b) Liczba dni roboczych, w ciągu których zostanie zrealizowane zamówienie zgodne z opisem zamieszczonym w zapytaniu ofertowym nr 1/WSB/JAK/ dni roboczych Słownie:... dni roboczych c) Liczba zakończonych wdrożeń o analogicznym zakresie, realizowanych w ramach oprogramowania SAP ERP Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 5. Oświadczam, iż wszystkie informacje przedstawione w ofercie są prawdziwe. Przyjmuję do wiadomości, że w przypadku poświadczenia przeze mnie nieprawdy, oferta zostanie odrzucona. 6. Niniejszym oświadczam, iż nie jestem powiązany/(-a) kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

8 pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli...., dn.... Podpis i pieczęć osoby uprawnionej

9 Załącznik 2. Wzór życiorysu zawodowego 1. Nazwisko: 2. Imię: 3. Data urodzenia: 4. Wykształcenie: Instytucja Data: od (miesiąc/ rok) do (miesiąc/ rok) Uzyskane stopnie lub dyplomy: 5. Znajomość języków obcych: Podaj stopień znajomości w skali od 1 do 5 (1 bardzo dobry; 5 podstawowy) Język obcy Czytanie Mowa Pisanie 6. Członkostwo w organizacjach zawodowych: 7. Inne umiejętności: (np. pisanie komputerowe, itp.) 8. Obecne stanowisko w firmie: 9. Liczba lat pracy w obecnej firmie: 10. Kluczowe kwalifikacje (związane z programem): 11. Doświadczenie zawodowe: Daty: od (m-c/rok) do (mc/rok) Miejsce Firma Stanowisko Opis obowiązków Inne ( np. publikacje, odbyte szkolenia, itp.)