Regulamin projektu. Sopockie Centrum Organizacji Pozarządowych wzmocnienie potencjału i skuteczności działań III sektora

Transkrypt

1 Regulamin projektu Sopockie Centrum Organizacji Pozarządowych - wzmocnienie potencjału i skuteczności działań III sektora współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Priorytet: V Dobre rządzenie Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie Rozwój dialogu obywatelskiego, zgodnie z umową o dofinansowanie nr UDA-POKL /10 z dnia 26 października 2010 r. 1 Postanowienia ogólne 1. Zakres przedmiotowy Regulaminu Niniejszy dokument określa zasady i zakres wsparcia, zasady rekrutacji, warunki uczestnictwa, prawa i obowiązki grupy docelowej oraz realizatora projektu Sopockie Centrum Organizacji Pozarządowych - wzmocnienie potencjału i skuteczności działań III sektora. 2. Definicje obowiązujące Ilekroć w regulaminie jest mowa o: a) Projekt rozumie się przez to projekt Sopockie Centrum Organizacji Pozarządowych - wzmocnienie potencjału i skuteczności działań III sektora b) Grupa docelowa rozumie się przez to bezpośrednich odbiorców projektu - 70 przedstawicieli 40 organizacji pozarządowych, działających na rzecz Miasta Sopotu i/lub jego Mieszkańców c) Realizator projektu rozumie się przez to Stowarzyszenie Na Drodze Ekspresji (zwane SNDE) d) Partner projektu rozumie się przez to Gminę Miasta Sopotu e) Zespół Zarządzający projektem rozumie się przez to zespół, w składzie: prezes SNDE, koordynatorka projektu, specjalista ds. finansowo-kadrowych oraz przedstawiciel partnera, odpowiedzialny za przygotowanie, wdrożenie nadzór nad realizacją, monitorowanie i ewaluację projektu f) Zespół Projektowy rozumie się przez to personel projektu, w składzie: doradca ds. organizacji pozarządowych, coach ds. organizacji pozarządowych, doradca ds. wolontariatu, prawnik, księgowy, animator organizacji pozarządowych, zespół specjalistów-praktyków: kadra szkoleniowa, zatrudniony do merytorycznej realizacji oferty wsparcia SCOP g) Biuro projektu rozumie się lokal położony w Sopocie przy ulicy Czyżewskiego 16 h) Sopockie Centrum Organizacji Pozarządowych, zwane SCOP - rozumie się projekt, realizowany w lokalu położonym w Sopocie przy ulicy Czyżewskiego 16, na który składa się oferta wsparcia przedstawicieli organizacji pozarządowych i) Oferta wsparcia rozumie się przez to działania zaplanowane w projekcie, w skład których wchodzą: Punkt Wsparcia Organizacji Pozarządowych, Sopocka Szkoła Aktywności Organizacji Pozarządowych oraz Animowanie aktywności III sektora, gwarantujące długotrwałe i kompleksowe wsparcie w zakresie zarządzania organizacją pozarządową j) Zamknięta oferta wsparcia rozumie się przez to ograniczony czasowo oraz liczbowo nabór organizacji pozarządowych do Indywidualnych Planów Rozwoju Organizacji oraz Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych k) Otwarta oferta wsparcia rozumie się przez to otwarty (ciągły) nabór organizacji pozarządowych do korzystania z oferty Punktu Wsparcia Organizacji Pozarządowych (z wyjątkiem Indywidualnych Planów Rozwoju Organizacji) oraz Animowania aktywności III sektora Strona1

2 l) Organizacja pozarządowa rozumie się przez to niebędące jednostkami sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia (zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) m) Wolontariat rozumie się przez to świadczenia wolontariuszy, odpowiadające świadczeniu pracy na rzecz organizacji korzystających z oferty wsparcia SCOP n) Wolontariusz - rozumie się przez to osobę fizyczną, która dobrowolnie, ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia, na rzecz organizacji, o których mowa w pkt. l) 3. Czasowy i terytorialny zakres projektu Projekt jest realizowany od do roku. Obszarem działania projektu jest miasto na prawach powiatu Sopot. 4. Cel projektu Celem ogólnym projektu jest wzrost aktywności i potencjału w zakresie zarządzania organizacją pozarządową u 37 kobiet (K) i 33 mężczyzn (M) - przedstawicieli/ek organizacji pozarządowych działających na terenie Sopotu, w okresie 27 miesięcy. Cele szczegółowe projektu: a) Wzmocnienie kapitału organizacyjnego i kadrowego sopockich organizacji pozarządowych poprzez korzystanie 70 przedstawicieli/ek organizacji pozarządowych z oferty Punktu Wsparcia Organizacji Pozarządowych i/lub udział w Sopockiej Szkole Aktywności Organizacji Pozarządowych. b) Wzrost wiedzy i umiejętności 40 przedstawicieli/ek organizacji pozarządowych z zakresu zarządzania organizacją pozarządową poprzez udział w Sopockiej Szkole Aktywności Organizacji Pozarządowych oraz korzystanie z indywidualnego doradztwa w ramach Punktu Wsparcia Organizacji Pozarządowych. c) Wzrost poziomu współpracy i wymiany doświadczeń pomiędzy organizacjami pozarządowymi oraz sektorami: pozarządowym i publicznym poprzez animowanie aktywności III sektora (animację działań) i realizację Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych. 5. Uczestnictwo w projekcie Projekt zakłada uczestnictwo 70 przedstawicieli z 40 organizacji pozarządowych, działających na rzecz Miasta Sopotu i/lub jego Mieszkańców, zakwalifikowanych do korzystania z oferty wsparcia na podstawie zgłoszenia potrzeby objęcia wsparciem, w okresie zależnym od indywidualnych potrzeb, jednakże mieszczącym się w terminie od 3 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. W przypadku otwartej oferty wsparcia umożliwia się korzystanie z oferty większej od zaplanowanej ilości przedstawicieli organizacji pozarządowych - zgodnie z ich bieżącymi potrzebami, co może przyczynić się do zwiększenia potencjału reprezentowanych przez nich organizacji. W przypadku korzystania ze wsparcia prawnego umożliwia się udział w projekcie osobom fizycznym planującym założenie organizacji pozarządowej. 6. Oferta wsparcia grupy docelowej Projektu Na ofertę wsparcia organizacji pozarządowych w Sopockim Centrum Organizacji Pozarządowych składają się: I Punkt Wsparcia Organizacji Pozarządowych (PW) Strona2

3 Stacjonarna oferta mająca na celu wsparcie organizacji pozarządowych w ich codziennej działalności, w zależności od bieżących potrzeb. W ramach oferty organizacje mogą korzystać z: a) Indywidualnego doradztwa i konsultacji w zakresie: Pozyskiwania środków finansowych Wsparcie doradcy ds. organizacji pozarządowych w zakresie poszukiwania środków finansowych (krajowych, zagranicznych i unijnych) na realizację zadań organizacji pozarządowej. Oferta wzmocniona elektronicznym biuletynem Sopocki Dwumiesięcznik Pozarządowy. Zarządzania projektem Wsparcie doradcy ds. organizacji pozarządowych w zakresie planowania projektu, przygotowywania wniosków aplikacyjnych, tworzenia harmonogramów, budżetowania, promocji inicjatyw oraz rozliczania dotacji. Prawnych aspektów funkcjonowania organizacji pozarządowych dyżur prawnika Wsparcie prawnika polegające na udzielaniu doradztwa i poradnictwa w zakresie: zakładanie organizacji pozarządowych warunki formalne formy organizacyjno-prawne organizacji pozarządowych funkcjonowanie organizacji pozarządowych, w szczególności obowiązki sprawozdawcze i możliwości zlecania pracy (umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenie) uzyskanie statusu pożytku publicznego warunki formalne organizacja zbiórki publicznej warunki formalne organizacja imprezy masowej, zgromadzeń publicznych, imprez zwykłych - warunki formalne procedura zamówień publicznych zasada konkurencyjności działalność statutowa (nieodpłatna, odpłatna) i gospodarcza w organizacjach pozarządowych ochrona danych osobowych Wsparcie prawne, w zależności od preferencji przedstawicieli organizacji pozarządowych lub osób fizycznych, realizowane będzie w formie dyżuru prawnika: elektronicznego ( , kontakt telefoniczny) stacjonarnego (spotkania w Sopockim Centrum Organizacji Pozarządowych lub w miejscu uzgodnionym z korzystającym ze wsparcia) Księgowości w organizacjach pozarządowych dyżur księgowej Wsparcie doradcy ds. księgowych polegające na udzielaniu doradztwa i poradnictwa w zakresie: zasady rachunkowości dla jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzącymi działalności gospodarczej. plan kont i polityki rachunkowości zwolnienia podatkowe w podatkach dochodowych koszty działalności organizacji pozarządowej (koszty statutowe, koszty działalności) przychody organizacji pozarządowych (dotacje, składki, działalność statutowa odpłatna, działalność gospodarcza) obowiązki sprawozdawcze organizacji pozarządowych, w tym: bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa, CIT-8, CIT8O podatek VAT w działalności statutowej, odpłatna działalność statutowa i działalność gospodarcza Wsparcie księgowe, w zależności od preferencji przedstawicieli organizacji pozarządowych, realizowane będzie w formie dyżuru księgowej (doradcy ds. księgowych): Strona3

4 elektronicznego ( , kontakt telefoniczny) stacjonarnego (spotkania w Sopockim Centrum Organizacji Pozarządowych lub w miejscu uzgodnionym z korzystającym ze wsparcia) W zakresie tematyki indywidualnego doradztwa oferta wsparcia może zostać poszerzona o grupowe spotkania informacyjno-szkoleniowe oraz szkoleniowe. Forma grupowa będzie realizowana w przypadku zainteresowania udziałem w doradztwie co najmniej 10 osób. Udział w spotkaniach informacyjno-szkoleniowych oraz szkoleniach nie wyklucza możliwości korzystania z indywidualnego doradztwa i konsultacji. Spotkania informacyjno-szkoleniowe i szkoleniowe będą realizowane w ścisłej współpracy z partnerem projektu, który udostępni sale szkoleniowe na potrzeby ich organizacji. b) Przygotowania Indywidualnego Planu Rozwoju Organizacji Zindywidualizowana oferta polegająca na przygotowaniu i wprowadzeniu w życie Indywidualnego Planu Rozwoju Organizacji Pozarządowej, przy aktywnym wsparciu coacha ds. organizacji pozarządowych oraz doradcy ds. organizacji pozarządowych. Stworzenie planu (w oparciu o kwestionariusz rekrutacyjny i kwestionariusz wywiadu), obejmie zdefiniowanie celu, jaki organizacja korzystająca z tej formy wsparcia pragnie osiągnąć, analizę aktualnej sytuacji, określenie możliwości oraz ustalenie planu działania, ze wskazaniem możliwego zakresu wsparcia ze strony SCOP. Przygotowanie Indywidualnych Planów Rozwoju Organizacji obejmie procedurę, w wyniku której organizacja będzie miała okazję do przyjrzenia się sobie - poznania swoich mocnych i słabych stron, a przede wszystkim ukierunkowania rozwoju i zdynamizowania swojej działalności. c) Wsparcia kadrowego, polegającego na: Pozyskiwaniu i przygotowywaniu wolontariuszy do współpracy z organizacjami i instytucjami, w tym: warsztaty / szkolenia dla przyszłych wolontariuszy spotkania wspierająco - motywujące dla wolontariuszy koordynacja pracy wolontariuszy Przygotowywaniu organizacji do podjęcia współpracy z wolontariuszami, w tym: diagnoza potrzeb wolontarystycznych organizacji spotkania informacyjno - szkoleniowe dla organizacji doradztwo w zakresie wymogów formalnych dotyczących wolontariatu wsparcie koordynatorów wolontariatu Pośrednictwie w nawiązywaniu współpracy z wolontariuszami w ramach wolontariatu długoterminowego oraz akcyjnego Wsparcie następuje na podstawie złożenia formularza zapotrzebowania na pracę wolontarystyczną. Animacji środowiska lokalnego Polegającej na pomocy w podejmowaniu społecznej aktywności oraz w realizacji przedsięwzięć przynoszących społeczny pożytek. Organizacji działań promujących wolontariat i działalność społeczną, m.in.: Dzień Wolontariusza Konkurs Sopocki Wolontariusz Roku Zobaczyć więcej - kierunek wolontariat : konkurs na akcję wolontarystyczną dla dzieci i młodzieży Warsztaty na temat aktywności społecznej i wolontariatu dla klas szkolnych Strona4

5 d) Wsparcia organizacyjnego, polegającego na możliwości bezpłatnego: wypożyczenia sprzętu: projektora multimedialnego, ekranu projekcyjnego, składanych krzeseł (30 sztuk), termosów (4 sztuki), plenerowych zadaszeń (16 sztuk). skorzystania ze stanowiska komputerowego wydruku dokumentacji konkursowej oraz konsultowanego w SCOP wniosku o dofinansowanie projektu. Wsparcie organizacyjne następuje na podstawie zgłoszonej potrzeby skorzystania z ww. form. Zgłoszenie wypożyczenia sprzętu lub skorzystania ze stanowiska komputerowego, jednoznaczne z rezerwacją, może nastąpić drogą mailową lub telefoniczną, na co najmniej 3 dni przed planowanym terminem skorzystania z ww. oferty. Skorzystanie z oferty wsparcia organizacyjnego możliwe jest wyłącznie dla potrzeb realizacji działań statutowych organizacji pozarządowej. W przypadku wypożyczenia sprzętu przedstawiciel organizacji pozarządowej zobligowany jest do złożenia oświadczenia o przejęciu pełnej odpowiedzialności materialnej za wypożyczony sprzęt. Wypożyczając sprzęt pracownik SCOP w obecności wypożyczającego sprawdza jego kompletność i funkcjonalność. Po dokonaniu zwrotu wypożyczonego sprzętu pracownik SCOP w obecności wypożyczającego sprawdza jego kompletność i funkcjonalność. Sprawność i kompletność sprzętu potwierdza własnoręcznym podpisem na formularzu oświadczenia o przejęciu pełnej odpowiedzialności za sprzęt. e) Sopockiego Dwumiesięcznika Pozarządowego Elektroniczny biuletyn dostępny każdego kolejnego miesiąca na stronie SCOP, w biurze projektu, a także rozsyłany mailowo do organizacji znajdujących się w bazie organizacji pozarządowych SCOP, zawierający informacje dotyczące dostępnych funduszy, konkursów oraz szkoleń dla organizacji pozarządowych. II Sopocka Szkoła Aktywności Organizacji Pozarządowych Oferta szkoleniowa z zakresu zarządzania organizacją pozarządową, złożona z 10 modułów szkoleniowych (102 h 17 dni), planowanych do realizacji w dwóch edycjach w okresie kwiecień grudzień 2011 i 2012 r. W każdej edycji wsparciem zostanie objętych 20 przedstawicieli/ek z 20 organizacji pozarządowych. Szkolenia prowadzone przez specjalistów-praktyków, zgodnie z chronologią i w zakresie: a) Planowania strategicznego rozwoju organizacji pozarządowych b) Finansowania działań - źródła wsparcia organizacji pozarządowych c) Pracy metodą projektową d) Partnerstw na poziomie lokalnym e) Organizacji wydarzeń lokalnych (festyny, parady, happeningi) f) Zarządzania finansami w organizacji pozarządowej g) Promocji i marketingu w organizacji pozarządowej h) Zarządzania zasobami ludzkimi - planowanie i alokacja zasobów ludzkich i) Wolontariatu w organizacji pozarządowej j) Monitoringu i ewaluacji Po każdym module szkoleniowym zaplanowano możliwość korzystania z indywidualnych konsultacji ze specjalistąpraktykiem (prawo do korzystania z indywidualnych konsultacji przysługuje wszystkim uczestnikom szkoleń zainteresowanym pogłębieniem tematu/materiału z danego modułu szkoleniowego). W przypadku braku możliwości uczestnictwa w szkoleniu uczestnik Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych zobowiązany jest do powiadomienia o tym fakcie pracownika SCOP najpóźniej na dzień przed realizacją szkolenia, a także do dołożenia należytej staranności przy zapewnieniu zastępstwa z organizacji, którą reprezentuje. Strona5

6 Podczas realizowanych zajęć uczestnicy otrzymają materiały szkoleniowe (w pakiecie: segregator, długopis, notatnik, torba bawełniana) wraz z materiałami edukacyjnymi, sukcesywnie przygotowywanymi przez szkoleniowców-praktyków kolejnych modułów. Uczestnicy podczas wszystkich dni szkoleniowych mają zapewniony catering, w ramach którego przysługują 4 przerwy kawowe oraz jednodaniowy obiad. III Animowanie aktywności III sektora Działanie polegające na animowaniu aktywności sektora pozarządowego, poprzez organizację i wspieranie: Seminariów Dialogu Obywatelskiego Spotkania realizowane średnio 1x/4 m-ce, mają na celu rozwijanie współpracy pomiędzy organizacjami pozarządowymi a instytucjami publicznymi Miasta Sopotu. Panele dyskusyjne służyć będą wymianie informacji i aktualności w zakresie funkcjonowania III sektora, a także planowanych inicjatyw i dobrych praktyk organizacji pozarządowych. Wypracowane podczas seminariów wnioski mogą także stanowić źródło aktualizacji Programu Współpracy Gminy Miasta Sopotu z Organizacjami Pozarządowymi. Sopockiego Banku Dobrych Praktyk Bank utworzony na stronie stanowi narzędzie aktywnej wymiany wiedzy i doświadczeń w zakresie zrealizowanych przez organizacje pozarządowe inicjatyw-projektów. Bank może stanowić także źródło nawiązania dialogu i współpracy pomiędzy organizacjami, a w przyszłości realizacji partnerskich inicjatyw. Akcji Sopocianie sopocianom 1% (luty-kwiecień 2011 i 2012 r.) Akcja realizowana we współpracy z Urzędem Miasta oraz Urzędem Skarbowym w Sopocie ma na celu zachęcenie mieszkańców Sopotu do przekazania 1% podatku na rzecz sopockich organizacji pożytku publicznego. Akcja łączy ideę wzmacniania aktywności mieszkańców i wspierania lokalnych organizacji pożytku publicznego (OPP) poprzez promowanie ich działalności. W tym celu zostaną przygotowane plakaty i ulotki społeczne, a także zostanie opublikowany artykuł w lokalnej gazecie. Ponadto w akcję zostaną włączeni wolontariusze, którzy pełniąc dyżury w Urzędzie Skarbowym będą pomagać w prawidłowym wypełnieniu deklaracji podatkowej PIT, w części dotyczącej 1%. Targów Organizacji Pozarządowych (sierpień/wrzesień 2011 i 2012 r.) Inicjatywa zmierzająca do integracji sopockiego III sektora, stanowiąca jednocześnie okazję do promocji działalności organizacji pozarządowych, a także pozyskania nowych członków oraz wolontariuszy. W ramach Targów zostanie także wydany folder informacyjny o sopockich organizacjach pozarządowych uczestnikach imprezy. Dnia Wolontariusza (listopad-grudzień 2011 i 2012 r.) Obchody święta Wolontariuszy stanowić będą przestrzeń spotkań organizacji pozarządowych oraz wzajemnej wymiany doświadczeń w zakresie wolontariatu. Organizacja konkursu Sopocki Wolontariusz Roku, do którego zostaną zaproszone wszystkie sopockie organizacje pozarządowe oraz instytucje publiczne korzystające ze wsparcia wolontariuszy, stanowić może okazję do uhonorowania osób, których zaangażowanie i aktywność przynoszą społeczny pożytek. Podczas obchodów Dnia Wolontariusza zostanie także zorganizowana debata na temat kondycji wolontariatu - jego potencjału i możliwości rozwoju. Sopockiej Rady Organizacji Pozarządowych Strona6

7 Współpraca polegająca na wsparciu technicznym (udostępnianie miejsca zebrań, założenie podstrony projektu, prowadzenie dokumentacji Rady) oraz merytorycznym poprzez animowanie dialogu i współpracy pomiędzy Radą, Urzędem Miasta Sopotu oraz SCOP. 7. Informacje o przebiegu realizacji projektu Informacje dostępne są na stronie internetowej oraz bezpośrednio w biurze projektu. 8. Zasady podejmowania decyzji Decyzje w działaniach operacyjnych podejmuje Zespół Zarządzający zwykłą większością głosów, pod warunkiem uczestnictwa w spotkaniu co najmniej 3 członków Zespołu Zarządzającego, w tym prezesa SNDE lub koordynatorki. W przypadku równej liczby głosów decydujący głos ma koordynatorka. 2 Kryteria uczestnictwa w projekcie 1. Grupę docelową stanowią przedstawiciele organizacji pozarządowych, których działalność prowadzona jest na rzecz Miasta Sopotu i/lub jego mieszkańców, niezależnie od miejsca siedziby. Organizacje te zgłaszają potrzebę wsparcia w związku z niedostateczną i/lub zdezaktualizowaną wiedzą, generującą trudności w zakresie: angażowania członków w prowadzoną działalność, pozyskiwania wolontariuszy i współpracy z wolontariuszami, współpracy z innymi podmiotami, pozyskiwania finansowania, zarządzania projektami, aspektów prawnych funkcjonowania organizacji, aspektów księgowych funkcjonowania organizacji i/lub aspektów organizacyjno-technicznych. 2. W celu promocji projektu (oferty wsparcia) oraz powiadomienia o rekrutacji zostaną podjęte następujące działania: a) przeprowadzenie akcji mailowej oraz pocztowej rozesłanie do organizacji pozarządowych z bazy kontaktów SCOP i Pełnomocnika Prezydenta ds. Organizacji Pozarządowych zaproszenia do korzystania z oferty wsparcia (informacja o projekcie wraz z formularzem rekrutacyjnym oraz zaproszeniem na spotkanie informacyjno-rekrutacyjne; przełom stycznia i lutego 2011 i 2012 r.) b) organizacja spotkania informacyjno-rekrutacyjnego dla organizacji pozarządowych szczegółowe omówienie oferty wsparcia i zaproszenie do współpracy (luty 2011 r. i 2012 r.) ulotki promujące projekt oraz ankiety rekrutacyjne c) przeprowadzenie akcji ulotkowo-plakatowej umieszczenie plakatów i ulotek w biurze projektu oraz w Urzędzie Miasta Sopotu, a plakatów także na sopockich słupach ogłoszeniowych Urzędu Miasta i firm (styczeń marzec 2011 i 2012 r.). 3. Okres rekrutacji: a) Rekrutacja do projektu (korzystanie z otwartej oferty wsparcia) prowadzona będzie w sposób ciągły, co oznacza, że formularz rekrutacyjny może zostać złożony przez osobę upoważnioną do reprezentowania organizacji w dowolnym terminie, jednakże najpóźniej w dniu pierwszego skorzystania z oferty SCOP. b) Termin rekrutacji do Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych oraz do Indywidualnych Planów Rozwoju Organizacji Pozarządowych (oferta zamknięta) upływa w pierwszej edycji w dniu 18 marca 2011 r., Strona7

8 a w drugiej edycji w dniu 10 marca 2012 r., co oznacza, że formularz rekrutacyjny musi wpłynąć do biura SCOP najpóźniej w ww. dniach. Termin rekrutacji może ulec zmianie, o czym Realizator projektu poinformuje w sposób zwyczajowo przyjęty. c) Rekrutacja do działania animowanie aktywności III sektora prowadzona będzie w terminach określonych każdorazowo w kartach zgłoszeniowych. 4. Zasady przyjmowania zgłoszeń grupy docelowej: a) Formularz rekrutacyjny dostępny będzie na stronie internetowej projektu: w biurze projektu, a także zostanie rozesłany pocztą elektroniczną i tradycyjną do wszystkich organizacji pozarządowych znajdujących się w bazie kontaktów SCOP i Pełnomocnika Prezydenta ds. Organizacji Pozarządowych. Formularz będzie także dostępny podczas spotkania informacyjno-rekrutacyjnego dla organizacji pozarządowych. b) Formularz rekrutacyjny ma na celu rozpoznanie zainteresowania ofertą SCOP i ocenę jej przydatności dla rozwoju organizacji pozarządowych. Ponadto zawiera pytania o podstawowe dane organizacji, poziom aktywności organizacji oraz preferowane formy wsparcia w ramach SCOP. c) Formularz rekrutacyjny powinien zostać: wypełniony czytelnie, podpisany przez osobę upoważnioną dostarczony do biura projektu: osobiście lub pocztą tradycyjną: Sopockie Centrum Organizacji Pozarządowych, ul. Czyżewskiego 16, Sopot pocztą elektroniczną: scop@scop.sopot.pl lub faxem: (w dniu korzystania ze wsparcia konieczne jest własnoręczne podpisanie formularza) d) Każda zakwalifikowana organizacja deleguje swoich przedstawicieli (członków zarządu, członków zwykłych, wolontariuszy) do bezpośredniego korzystania z oferty wsparcia w ramach SCOP. Każdy przedstawiciel organizacji pozarządowej korzystający z oferty wsparcia w ramach Punktu Wsparcia Organizacji Pozarządowych (z wyjątkiem biuletynu Sopocki Dwumiesięcznik Pozarządowy) oraz Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych, do formularza rekrutacyjnego zobligowany jest dołączyć podpisaną metryczkę personalną (dane uczestnika korzystającego ze wsparcia w ramach EFS), deklarację uczestnictwa w projekcie oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Zapisy 2 pkt. 4 lit. c) stosuje się odpowiednio. e) Korzystając ze wsparcia kadrowego organizacja pozarządowa zobligowana jest ponadto do dostarczenia formularza zapotrzebowania na pracę wolontarystyczną (dostępna na stronie oraz w biurze projektu. Zapisy 2 pkt. 4 lit. c) stosuje się odpowiednio. f) Korzystając ze wsparcia organizacyjnego organizacja pozarządowa zobligowana jest do dostarczenia, najpóźniej w dniu wypożyczenia oświadczenia o przejęciu pełnej odpowiedzialności materialnej za wypożyczony sprzęt (rzutnik, ekran, krzesła, termosy, plenerowe zadaszenia). Oświadczenie wypełniane i podpisywane jest w obecności pracownika SCOP. Zapisy 2 pkt. 4 lit. c) stosuje się odpowiednio. g) Korzystając ze wsparcia w ramach działania Animowanie aktywności III sektora (oferta otwarta) organizacje zobligowane są do wypełnienia kart zgłoszeniowych, udostępnionych organizacjom pozarządowym drogą elektroniczną ( e, strona projektu). Zapisy 2 pkt. 4 lit. c) stosuje się odpowiednio. 5. Komisja rekrutacyjna Komisja rekrutacyjna w składzie: animator organizacji pozarządowych, doradca ds. organizacji pozarządowych oraz koordynatorka projektu (głos decydujący) prowadzi rekrutację do zamkniętej oferty wsparcia; do komisji rekrutacyjnej może zostać powołany coach ds. organizacji pozarządowych. Kwalifikacja do otwartej oferty wsparcia następuje przez właściwych merytorycznie pracowników SCOP, na podstawie formularza rekrutacyjnego, formularza zapotrzebowania Strona8

9 na pracę wolontarystyczną, oświadczenia o przejęciu pełnej odpowiedzialności materialnej za wypożyczony sprzęt lub kart zgłoszeniowych w ramach działania Animowanie aktywności III sektora. W przypadku wątpliwości co do możliwości udzielenia wsparcia organizacji pozarządowej pracownicy SCOP konsultują się z koordynatorką projektu. 6. Zasady kwalifikacji do udziału w projekcie a) W celu zakwalifikowania do udziału w projekcie niezbędne jest złożenie formularza rekrutacyjnego oraz spełnienie kryteriów formalnych i merytorycznych. b) Ocenę spełnienia kryteriów formalnych i merytorycznych dokonuje komisja rekrutacyjna (zamknięta oferta wsparcia) oraz merytoryczni pracownicy SCOP (otwarta oferta wsparcia). c) Ocena spełnienia kryteriów polega na weryfikacji zebranych danych na podstawie formularzy rekrutacyjnych; fakultatywnie na podstawie rozmów przeprowadzonych podczas indywidualnych spotkań. d) Kryteria formalne: działalność organizacji pozarządowej obejmuje swoim oddziaływaniem Miasto Sopot i/lub jego mieszkańców (niezależnie od miejsca siedziby organizacji) na podstawie podpisanego oświadczenia organizacji, wiek organizacji (z pierwszeństwem traktowane organizacje nowopowstałe, w etapie zakładania, opierające swą działalność na kapitale młodzieży i/lub wolontariuszy), w przypadku zamkniętej oferty wsparcia - nieprzekraczalny termin złożenia formularza rekrutacyjnego. e) Kryteria merytoryczne: motywacja do rozwoju organizacji, przydatność oferty wsparcia dla rozwoju organizacji. f) Realizator projektu zastrzega sobie prawo do podjęcia suwerennej decyzji o przyjęciu organizacji do zamkniętej oferty wsparcia, jeżeli istnieją przesłanki (w tym wiedza i doświadczenie realizatora dotyczące dotychczasowej współpracy z konkretną organizacją), na podstawie których domniemuje zwiększone ryzyko projektowe związane z konkretną organizacją. g) Przedstawiciel komisji rekrutacyjnej, w ciągu 7 dni od zebrania komisji rekrutacyjnej sporządza raport z przeprowadzonej rekrutacji do zamkniętej oferty wsparcia. Raport zawiera listę osób zakwalifikowanych i niezakwalifikowanych oraz listę rezerwową. W przypadku otwartej oferty wsparcia pracownik merytoryczny na podstawie spełnienia kryteriów uczestnictwa kwalifikuje osobę do korzystania z oferty i wpisuje ją na listę organizacji korzystających ze wsparcia w danym okresie rozliczeniowym. h) Raport z przeprowadzonej rekrutacji do zamkniętej oferty wsparcia zostaje zamknięty po ostatecznej weryfikacji deklaracji korzystania z oferty wsparcia przez wytypowane organizacje pozarządowe. Weryfikację deklaracji korzystania z oferty wsparcia przeprowadza przedstawiciel komisji rekrutacyjnej mailowo lub telefonicznie. i) Wynikiem pozytywnie zakończonej rekrutacji do projektu będzie objęcie wsparciem 70 przedstawicieli/ek z 40 organizacji pozarządowych, z czego w 2011 i 2012 r. zostanie zakwalifikowanych co najmniej: po 20 przedstawicieli z 20 organizacji pozarządowych (łącznie 40 przedstawicieli reprezentujących 40 organizacji pozarządowych) do Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych po 5 organizacji pozarządowych (łącznie 10 organizacji pozarządowych) do Indywidualnych Planów Organizacji Pozarządowych po 15 przedstawicieli organizacji pozarządowych (łącznie 30 przedstawicieli organizacji pozarządowych) do Punktu Wsparcia Organizacji Pozarządowych po 10 organizacji pozarządowych (łącznie 20 organizacji pozarządowych) do działania Animowanie aktywności III sektora j) Najpóźniej na 2 dni przed korzystaniem z oferty wsparcia organizacje pozarządowe zostają powiadomione telefonicznie lub mailowo o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu do korzystania z oferty wsparcia. k) W przypadku rezygnacji z korzystania z oferty wsparcia przez przedstawiciela organizacji pozarządowej w jego miejsce z pierwszeństwem wchodzi osoba wytypowana przez tę organizację w zastępstwie. W przypadku rezygnacji z oferty wsparcia przez organizację w jej miejsce wchodzi kolejna organizacja pozarządowa z listy Strona9

10 rezerwowej. Włączenie do projektu osoby z listy rezerwowej za zgodą Zespołu Zarządzającego może nastąpić na każdym etapie realizacji projektu. 7. Zgodność z zasadami polityk wspólnotowych a) Proces rekrutacji prowadzony będzie z zachowaniem zasady równych szans, w tym zasady przeciwdziałania dyskryminacji ze względu na płeć, rasę, pochodzenie etniczne, religię, światopogląd, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną. b) W związku z malejącym angażowaniem mężczyzn w działalność III sektora, w przypadku delegowania z danej organizacji pozarządowej do korzystania z oferty członków i wolontariuszy zarówno płci żeńskiej, jak i męskiej delegacje mężczyzn będą miały pierwszeństwo nad delegacjami kobiet. W ramach organizowanych spotkań organizacje będą zachęcane, by do korzystania ze wsparcia delegowały swoich przedstawicieli, płci męskiej. 3 Zasady uczestnictwa w projekcie 1. Grupa docelowa przystępując do udziału w projekcie akceptuje zasady monitoringu i ewaluacji projektu, co poświadcza własnoręcznym podpisem na deklaracji uczestnictwa w projekcie oraz oświadczeniu uczestnika projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. 2. Aby pozytywnie ukończyć udział w projekcie grupa docelowa jest zobowiązana do korzystania z zadeklarowanej oferty wsparcia z zastrzeżeniem, iż: korzystanie z oferty Punktu Wsparcia Organizacji Pozarządowych (z wyłączeniem Indywidualnych Planów Rozwoju Organizacji) jest dobrowolne i zależne od bieżących potrzeb utworzone Indywidualne Plany Rozwoju Organizacji zostaną wdrożone w organizacji pozarządowej w wymiarze co najmniej 55% zaplanowanych rezultatów frekwencja w zajęciach Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych zostanie utrzymana na poziomie 80%, co stanowi obligatoryjny udział przedstawiciela organizacji pozarządowej w 14 dniach szkoleniowych korzystanie z oferty Animowanie aktywności III sektora jest dobrowolne i zależne od potrzeb 3. W przypadku korzystania przez organizacje z oferty wsparcia, wymagającej indywidualnego spotkania z pracownikiem SCOP, realizator dopuszcza usprawiedliwienie nieobecności spowodowanej chorobą lub ważnymi sytuacjami losowymi. Niemniej w przypadku Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych i braku możliwości uczestnictwa w zajęciach wydelegowanego uczestnika, realizator obliguje organizację do dołożenia należytej staranności w wyznaczeniu i zapewnieniu zastępstwa za uczestnika ze swojej organizacji. 4. W przypadku wystąpienia znacznego ryzyka lub przekroczenia dozwolonego limitu nieobecności w ramach Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych oraz Indywidualnych Planów Rozwoju Organizacji, realizator zastrzega sobie możliwość skreślenia organizacji pozarządowej z listy uczestników projektu. Wyłącznie za zgodą Zespołu Zarządzającego organizacja pozarządowa skreślona z listy Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych i/lub Indywidualnych Planów Rozwoju Organizacji może korzystać z pozostałej oferty projektu. 5. Organizacja pozarządowa zostaje skreślona z listy uczestników projektu w przypadku: a) złożenia przez osobę upoważnioną do reprezentowania organizacji pisemnej rezygnacji z uczestnictwa w projekcie b) nieusprawiedliwionego przekroczenia dozwolonego limitu nieobecności i nie uzyskania zgody od Zespołu Zarządzającego na kontynuację uczestnictwa w projekcie Strona10

11 c) rażącego i notorycznego naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu i/lub zasad współżycia społecznego d) wykrycia przez realizatora niekwalifikowalności organizacji pozarządowej i/lub uczestnika, w wyniku dostarczenia oświadczeń dotyczących spełnienia kryteriów uprawniających do udziału w projekcie niezgodnych z prawdą 6. Skreślenie organizacji pozarządowej z listy uczestników projektu automatycznie generuje skreślenie jej reprezentanta/ów z listy osób zakwalifikowanych do udziału w projekcie. 7. W przypadku skreślenia organizacji pozarządowej z listy uczestników projektu z przyczyn określonych w 3 pkt. 6 jej miejsce zajmuje kolejna organizacja znajdująca się na liście rezerwowej. W przypadku wyczerpania organizacji z listy rezerwowej realizator organizuje dodatkowy nabór dopełniający listę uczestników projektu. 4 Zasady rezygnacji z uczestnictwa w projekcie 1. W przypadku rezygnacji uczestnika reprezentującego zakwalifikowaną organizację pozarządową do udziału w projekcie przed rozpoczęciem korzystania z oferty wsparcia, uczestnik ten zostaje zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia biura projektu (telefonicznie bądź za pośrednictwem poczty ) o swojej rezygnacji oraz o wydelegowanym przez organizację, którą reprezentuje, zastępstwie. 2. W przypadku rezygnacji uczestnika reprezentującego zakwalifikowaną organizację pozarządową do udziału w projekcie w trakcie jego trwania osoba upoważniona do reprezentowania organizacji w porozumieniu z tym uczestnikiem niezwłocznie powiadamia biuro projektu poprzez złożenie pisemnej rezygnacji z uczestnictwa wraz z oświadczeniem dotyczącym przyczyn rezygnacji (uzasadnienie rezygnacji). 3. Brak wydelegowanego zastępstwa z zakwalifikowanej organizacji pozarządowej w przypadkach określonych w 4 punkt 1-2 powoduje, iż jej miejsce zajmuje kolejna organizacja znajdująca się na liście rezerwowej. W przypadku wyczerpania organizacji z listy rezerwowej realizator organizuje dodatkowy nabór dopełniający listę uczestników projektu. 4. W przypadku wykrycia niekwalifikowalności organizacji pozarządowej i/lub uczestnika reprezentującego tę organizację, rażącego i notorycznego naruszenia postanowień niniejszego regulaminu i/lub zasad współżycia społecznego oraz nieuzasadnionej rezygnacji z udziału w projekcie przez reprezentanta/ów zakwalifikowanej organizacji pozarządowej realizator w drodze powództwa cywilnego może dochodzić od tej organizacji pozarządowej zwrotu środków w wysokości 100% wartości świadczeń otrzymanych przez uczestnika w ramach projektu. 5 Reklamacje i skargi 1. Wszelkie reklamacje i/lub skargi dotyczące udziału w projekcie powinny być składane w formie pisemnej w ciągu 7 dni od wystąpienia reklamowanej/skarżonej przyczyny na adres realizatora projektu Stowarzyszenie Na Drodze Ekspresji, ul. Czyżewskiego 16, Sopot. 2. Reklamacje i/lub skargi powinny zawierać imię, nazwisko i dokładny adres nadawcy oraz opis podstaw reklamacji lub skargi. Strona11

12 3. Reklamacje i/lub skargi rozpatrywane będą przez Zarząd SNDE wraz z koordynatorką, chyba że reklamacja i/lub skarga dotyczyć będzie koordynatorki projektu, w ciągu 10 dni roboczych od daty ich dostarczenia. 4. O wyniku rozpatrzenia reklamacji i/lub skargi wnoszący zostanie poinformowany listem poleconym. 6 Prawa i obowiązki grupy docelowej (uczestników projektu) 1. Grupa docelowa projektu ma prawo do: nieodpłatnego korzystania z oferty wsparcia w ramach projektu bezpłatnego korzystania z poczęstunku w ramach oferty wsparcia otrzymania materiałów promocyjno-szkoleniowych (notatników, długopisów, teczek) podczas korzystania z oferty wsparcia, a w przypadku uczestników Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych do jednego kompletu materiałów szkoleniowych (segregator, długopis, notatniki, torba bawełniana) wraz z materiałami edukacyjnymi 10 modułów szkoleniowych uzyskania dyplomu (zaświadczenia) ukończenia Sopockiej Szkoły Aktywności Organizacji Pozarządowych, w przypadku udziału w co najmniej 80% zajęć rezygnacji z udziału w projekcie i ponoszenia konsekwencji tej decyzji na zasadach określonych w 4 punkt 4 ochrony danych osobowych oraz wglądu do swoich danych osobowych, uzupełniania, uaktualniania i ich sprostowania składania skarg i reklamacji na zasadach określonych w 5 swobody wyrażania myśli i przekonań rozwijania umiejętności interpersonalnych i zwiększania swojego potencjału zawodowego w ramach uczestnictwa w projekcie 2. Grupa docelowa zobowiązana jest do: udostępnienia danych organizacji pozarządowej, którą reprezentuje oraz uczestnika projektu, otrzymującego wsparcie w ramach EFS, dostarczenia deklaracji uczestnictwa w projekcie oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych uczestnika najpóźniej w pierwszym dniu skorzystania z oferty wsparcia korzystania z oferty wsparcia (zgodnie z zadeklarowanymi potrzebami objęcia wsparciem oraz z kwalifikacją do objęcia wsparciem), w tym punktualnego uczestnictwa, przestrzegania ustalonego czasu i porządku zajęć potwierdzania skorzystania ze wsparcia poprzez składanie podpisów na listach obecności oraz wypełnianie kart oceny oferty wsparcia (ankiety ewaluacyjne ze szkoleń, seminariów, doradztwa indywidualnego, spotkań grupowych), z którego skorzystała potwierdzania podpisem odbioru materiałów szkoleniowych przestrzegania zasad bhp i pp przestrzegania zasad współżycia społecznego dbania o mienie w miejscach realizacji projektu wypełniania kart oceny wsparcia (ankiet ewaluacyjnych ze szkoleń, seminariów, doradztwa indywidualnego, spotkań grupowych) oraz udzielenia wywiadów dla potrzeb działań ewaluacyjnych projektu przestrzegania zasad niniejszego Regulaminu 1. Realizator projektu ma prawo do: 7 Prawa i obowiązki Realizatora Projektu Strona12

13 prowadzenia monitoringu i ewaluacji efektów działań projektowych weryfikacji danych podanych przez uczestników w procesie rekrutacji zmiany harmonogramu projektu, w przypadku wystąpienia przyczyn niezależnych od niego 2. Realizator projektu ma obowiązek: rzetelności w organizacji form wsparcia i stałego nadzoru metodycznego i organizacyjnego nad realizacją działań projektowych realizacji działań w ustalonej liczbie godzin, zgodnie z przyjętym harmonogramem projektu zapewnienia w ramach projektu poczęstunku i materiałów szkoleniowych oraz równego dostępu do nich organizacji zajęć w komfortowych warunkach ochrony danych osobowych Beneficjentów, zgodnie z ustawą z dnia r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych 8 Proces monitoringu i oceny 1. Grupa docelowa podlega procesowi monitoringu, mającemu na celu ocenę skuteczności działań podjętych w ramach projektu. 2. W celu bieżącego monitoringu i oceny projektu grupę docelową projektu zobowiązano do wypełnienia list obecności, kart oceny oferty wsparcia (ankiet ewaluacyjnych ze szkoleń, seminariów, doradztwa indywidualnego, spotkań grupowych) oraz udzielania wywiadów dla potrzeb działań ewaluacyjnych projektu. 3. Nadzór nad całością realizacji projektu sprawuje koordynatorka projektu, która jest odpowiedzialna za jego monitoring w oparciu o sprawozdawczość pracowników. Koordynatorka sporządza kwartalne raporty monitorujące stanowiące źródło wniosków o płatność oraz ewaluacji. 4. Odpowiedzialność zespołu projektowego za monitoring działań: Zarządzanie jakością i ryzykiem projektu w zakresie obowiązków prezesa SNDE Zarządzanie zespołem projektowym i zespołem zarządzającym w zakresie obowiązków koordynatorki projektu Promocja i rekrutacja w zakresie obowiązków prezesa SNDE Punkt Wsparcia Organizacji Pozarządowych - w zakresie obowiązków doradcy ds. organizacji pozarządowych, ze szczególnym uwzględnieniem: indywidualne doradztwo, Sopocki Dwumiesięcznik Pozarządowy, wsparcie organizacyjne w zakresie obowiązków doradcy ds. organizacji pozarządowych Indywidualne Plany Rozwoju Organizacji Pozarządowych - wsparcie zindywidualizowane - w zakresie obowiązków coacha ds. organizacji pozarządowych wsparcie kadrowe w zakresie obowiązków doradcy ds. wolontariatu Sopocka Szkoła Aktywności Organizacji Pozarządowych w zakresie obowiązków doradcy ds. organizacji pozarządowych Animowanie aktywności III sektora - w zakresie obowiązków animatora organizacji pozarządowych, ze szczególnym uwzględnieniem: Seminaria Dialogu Obywatelskiego - w zakresie obowiązków doradcy ds. organizacji pozarządowych Strona13

14 Sopocki Bank Dobrych Praktyk - w zakresie obowiązków coacha ds. organizacji pozarządowych Akcja Sopocianie sopocianom 1% - w zakresie obowiązków coacha ds. organizacji pozarządowych Targi Organizacji Pozarządowych - w zakresie obowiązków animatora organizacji pozarządowych Dzień Wolontariusza - w zakresie obowiązków doradcy ds. wolontariatu Sopocka Rada Organizacji Pozarządowych - w zakresie obowiązków animatora organizacji pozarządowych 5. Zespół Zarządzający dokona oceny postępu realizacji projektu poprzez przeprowadzenie autoewaluacji: środokresowej (mid-term listopad-grudzień 2011 r.) w oparciu o kwartalne raporty monitorujące końcowej (ex-post listopad-grudzień 2012 r.) w oparciu o raport śródokresowej ewaluacji, kwartalne raporty monitorujące, wywiady zogniskowane na próbie uczestników/czek projektu oraz z doradcą ds. organizacji pozarządowych i coachem ds. organizacji pozarządowych. 6. Proces monitoringu i ewaluacji projektu szczegółowo określają Zasady monitoringu i ewaluacji projektu. 9 Postanowienia końcowe 1. Regulamin zostaje uchwalony na czas określony, obejmujący okres od dnia 3 stycznia 2011 r. (właściwe rozpoczęcie realizacji oferty wsparcia) do dnia 28 lutego 2013 r. i wchodzi w życie z dniem 3 stycznia 2011 r. 2. Realizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w każdym czasie, w sytuacji zmiany wytycznych, warunków realizacji projektu lub dokumentów programowych. 3. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu wymagają zawarcia Aneksu z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Zespół Zarządzający. 5. Regulamin Projektu dostępny jest na stronie internetowej projektu oraz w Biurze Projektu. Strona14