INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Transkrypt

1 POWIATOWY URZĄD PRACY w KRAPKOWICACH INSTRUKCJA KANCELARYJNA obowiązująca w Powiatowym Urzędzie Pracy Krapkowicach Krapkowice 2005

2 SPIS TREŚCI Rozdział 1. Postanowienia ogólne 1. Przedmiot i cel. 2 Podstawa prawna. 3. Znaczenie pojęć użytych w instrukcji. Rozdział 2. System kancelaryjny 1. System kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne. 2. Ogólne czynności kancelaryjne. 3. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych. Rozdział 3. Szczegółowe ustalenia dotyczące wykonywania czynności kancelaryjnych 1. Odbiór przesyłek, otwieranie i sprawdzanie wpływów. 2. Rejestrowanie i dekretowanie korespondencji. 3. Rejestrowanie i znakowanie spraw. 4. Zakładanie teczek aktowych. Przechowywanie akt. 5. Załatwienie spraw oraz podpisywanie pism. 6. Terminy załatwienia spraw oraz ponaglenia. 7. Wysyłanie korespondencji. 8. Przechowywanie akt. 9. Przekazywanie akt do składnicy akt urzędu. 10. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej. 11. Kontrola i nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi.

3 Rozdział 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Przedmiot i cel 1.1 Instrukcja kancelaryjna zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Krapkowicach. 1.2.Określony w instrukcji tryb i zasady zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (akt) oraz ochronę przed ich zniszczeniem bądź utratą. 1.3 W postępowaniu z dokumentami jawnymi stanowiącymi tajemnicę służbową (poufne) stosuje się niniejszą instrukcję z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową. 1.4 Postępowanie z aktami zawierającymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy. 2. Podstawa prawna 2.1. Instrukcja została opracowana na podstawie następujących przepisów: Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity - Dz. U. Nr 171, poz z 2002 r. z późniejszymi zmianami); Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375); rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074); Instrukcji organizacyjnej (zał. Nr 1), Rzeczowego Wykazu Akt (zał. Nr 2) oraz Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych i składnicy akt (zał. Nr 3) jednostek organizacyjnych systemu urzędów pracy (załączniki do zarządzenia nr 8 Prezesa Krajowego Urzędu Pracy z dnia 16 czerwca 1997 r. Warszawa 1997r.) uchwały Nr 314/2005 Zarządu Powiatu Krapkowickiego z dnia r. w sprawie uchwalenia- Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Krapkowicach i schematu organizacyjnego; Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. Nr 98, poz z 2000 r. z późniejszymi zmianami); 3. Znaczenie pojęć użytych w instrukcji akta sprawy cała dokumentacja dotycząca danej sprawy (obejmująca: pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki kserokopie i itp.), zawierająca dane, informacje czy wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy jej rozpatrywaniu; aprobata wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy; dekretacja skierowanie sprawy do referenta w celu jej załatwienia;

4 dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (świadectwo pracy, orzeczenie, wyrok itp.) dokumentacja niearchiwalna część dokumentacji nie stanowiąca materiałów archiwalnych (kat. B ) oraz dokumenty mające krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po pełnym wykorzystaniu przekazywane są na makulaturę (kat. Bc); dokumenty BE dokumenty podlegające ekspertyzie po określonym okresie przechowywania; dyrektor Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Krapkowicach; kierownika działu kierownika działu lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie; komórka organizacyjna - dział lub inne stanowisko pracy (jedno lub wieloosobowe) w jednostce organizacyjnej; kontrolka wpływu, kontrolka wysyłanej korespondencji pomoce kancelaryjne (księgi kancelaryjne, dzienniki korespondencyjne, książki ewidencyjne), służące do ewidencjonowania kontroli i obiegu korespondencji wpływającej oraz wysyłanej; korespondencja każde pismo wpływające do PUP lub wysyłane przez urząd; materiały archiwalne część dokumentacji posiadająca wartość historyczną, wchodzącą w skład państwowego zasobu archiwalnego (kat. A ); nośnik informatyczny dyskietka, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym umieszczono bądź zapisano treść dokumentu, pisma itp.; nośnik papierowy arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.; parafa skrócony podpis osoby wyrażającej zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy; pieczęć stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.; pomocnicze urządzenie ewidencyjne np. terminarz; poprzedniki akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie; przesyłka każdy oddzielnie zapieczętowany list, pismo, dokumenty oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp. oraz otrzymywane i nadawane telegramy, faksy i telefaksy; punkt zatrzymania każde stanowisko, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonania czynności związanych z jej załatwieniem; referent sprawy pracownik opracowujący (załatwiający) merytorycznie sprawę oraz przechowujący dokumentację w trakcie jej załatwiania; registratura miejsce rejestracji spraw i przechowywania akt w komórkach organizacyjnych do czasu przekazania tych akt do składnicy akt lub na makulaturę; sekretariat samodzielna, wyodrębniona komórka organizacyjna, do której zakresu działania należy obsługa kancelaryjna dyrektorów urzędu, jak również wykonywanie czynności związanych z przyjmowaniem, rejestrowaniem, przechowywaniem, rozdzielaniem i wysyłaniem przesyłek zawierających dokumenty jawne (oraz ewentualnie zawierające tajemnicę służbową oznaczone klauzulą zastrzeżone ); spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie; sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, wyrażających się między innymi w tworzeniu akt; teczka aktowa (spraw) teczka, skoroszyt, segregator itp. pomoce służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt w komórce organizacyjnej, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, zamykana zazwyczaj na koniec roku kalendarzowego i stanowiąca przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;

5 termin okres czasu lub konkretna data, wynikająca z obowiązujących przepisów lub ustaleń jednostek nadrzędnych i przełożonych, wyznaczająca czas załatwienia sprawy; terminarz urządzenie kancelaryjne do przechowywania akt spraw terminowych (np. dekadowych, tygodniowych, dziennych) lub zapis komputerowy spraw terminowych w systemie kalendarzowym; Urząd Powiatowy Urząd Pracy w Krapkowicach; wykaz akt rzeczowy wykaz akt, stanowiący tematyczną klasyfikację dokumentacji urzędu pracy wraz z kwalifikacją archiwalną; załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.); znak akt zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego z wykazu akt; znak sprawy stała cecha rozpoznawcza sprawy i wszystkich pism tej sprawy dotyczących, określająca przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy sprawy;

6 Rozdział 2 SYSTEM KANCELARYJNY 1. System kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne 1.1. W Powiatowym Urzędzi Pracy w Krapkowicach obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na tematycznym podziale spraw. Tematyczną klasyfikacją dokumentacji powstającej w toku działalności PUP, zawierającą klasyfikację archiwalną (ocenę wartości archiwalnej) jest rzeczowy wykaz akt W komórkach organizacyjnych w oparciu o rzeczowy wykaz akt prowadzone są spisy spraw, w których rejestrowane są chronologicznie wszystkie sprawy. Spisy spraw są integralną częścią teczek (akt) Rzeczowy Wykaz akt stanowi jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności Powiatowego Urzędu Pracy w Krapkowicach oraz zawierającą ich kwalifikacje archiwalne. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone symbolami, hasłami oraz kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt Rzeczowy wykaz akt określa w sposób zróżnicowany wartość archiwalną akt zależnie od tego, czy zostały one wytworzone w komórce merytorycznej czy też w innych komórkach. Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych akt Przez komórkę inną niż merytoryczna należy rozumieć tę komórkę organizacyjną, w której występują akta dotyczące tej samej klasy zagadnień co w komórce merytorycznej, ale stanowią jedynie dokumentację pomocniczą lub powtarzalną Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Całość akt wytwarzana w PUP została podzielona na klasy I-go rzędu, oznaczone symbolem jednocyfrowym (od 0 do 9). W ramach każdej z tych klas wprowadzono klasy II-go rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klas I rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Według tej zasady wyodrębniono klasy III-go i IV-go rzędu. Końcowe tytuły klas będą tytułami teczek jednorodnych lub pokrewnych tematycznie spraw Akta tematycznie jednorodne pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą tylko symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu (uzupełniane o odpowiednie rodzaje dokumentacji spraw przez siebie załatwianych) oraz symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek W uzasadnionych przypadkach Dyrektor PUP może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej i okresów przechowywania ustalonych w rozbudowanej klasie wykazu akt Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać: - nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej; - pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych;

7 1.11. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu klas pierwszego i drugiego rzędu lub wprowadzenia nowych symboli w tych klasach mogą być dokonane (wprowadzone) tylko na podstawie zarządzenia Dyrektora PUP w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje do archiwum Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenia kategorii archiwalnej akt, które dzieli się na: materiały archiwalne oznaczone symbolem A, materiały niearchiwalne oznaczone symbolem B Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania - po upływie określonego w rzeczowym wykazie akt czasu przechowywania do archiwum państwowego Dokumentację niearchiwalną oznaczona się symbolem B, z tym że: a) symbolem B z dodanie cyfr arabskich oznacza się kategorią dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu: okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych; b) symbolem Bc oznacz się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę; c) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne Brakowanie i niszczenie akt niearchiwalnych kategorii B, których upłynął okres przechowywania, odbywa się zgodnie z Instrukcją o organizacji i zakresie działania składnicy akt. 2. Ogólne czynności kancelaryjne 2.1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: przyjmowanie wpływów (korespondencji), segregowanie, umieszczanie pieczątki wpływu na przesyłkach itp.; przedstawienie przyjętej korespondencji dyrektorowi urzędu; prowadzenie ewidencji dokumentów; rejestrowanie pism oraz ich rozdzielanie za pokwitowaniem; sporządzanie czystopisów pism i ich kopiowanie; wysyłanie korespondencji oraz jej ewidencja, przyjmowanie i wysyłanie telegramów (przekazywanie na pocztę) i faksów, udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych działów lub stanowisk pracy; 2.2. Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy wykonują następujące prace kancelaryjne: - rejestrowanie spraw w spisach spraw; - nadawanie znaku sprawy; - przygotowywanie projektów pism i przekazania przełożonym do aprobaty oraz przedkładanie czystopisów do podpisu; - zakładanie teczek aktowych, przechowywanie dokumentacji, przekazywanie akt spraw

8 załatwionych do składnicy akt; 2.3. Podstawowe czynności pracowników urzędu są określone w indywidualnych zakresach obowiązków Zgodnie ze schematem organizacyjnym stosuje się następujące symbole literowe komórek organizacyjnych: DR Dział Rynku Pracy i Promocji Zatrudnienia DP - Dział Pośrednictwa Pracy i Poradnictwa Zawodowego DF - Dział Finansowo - Księgowy DO - Dział Organizacyjno-Administracyjny, DE Dział Informacji, Rejestracji, Ewidencji i Świadczeń BP Biuro Projektów RP - Samodzielne Stanowisko ds. Prawnych, Zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną wykaz symboli i nazw komórek organizacyjnych oraz inicjałów pracowników merytorycznych i funkcjonalnych w miarę potrzeb będzie aktualizowany. 2.5 Symbole komórek organizacyjnych (literowe i liczbowe) zgodnie oraz schemat organizacyjny przedstawia załącznik Nr Przestrzeganie postanowień niniejszej instrukcji jest obowiązkiem wszystkich pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Krapkowicach. 3. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 3.1 Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędzie, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. 3.2 Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej; 2) przesyłanie informacji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną; 3) udostępnianie upoważnionym pracownikom: a. zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych oprogramowania antywirusowego, b. zakupionych baz danych, a w szczególności: prawnych, baz adresowych, baz danych statystycznych, 4) współdziałanie z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy administracji publicznej; 5) tworzenie, przekształcanie i przechowywanie niezbędnych dokumentów; 6) umieszczanie na wykupionych stronach internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie; 7) informowanie interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw Kierowanie procesem informatyzacji w Urzędzie powierza się osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej ds. organizacji urzędu Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

9 a. dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników; b. odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych; 3.5. Dostęp do zbiorów danych zawartych w formie komputerowej ogranicza się przez: a. system haseł identyfikujących pracownika, b. system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień; c. nadanie upoważnień zezwalających na dostęp i przetwarzanie danych osobowych; 3.6 Dane gromadzone w pamięci komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą poprzez: a. przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania: operacyjnego, narzędziowego, aplikacyjnego. b. archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, c. archiwizowanie codziennych zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym miejscu i zabezpieczonym pomieszczeniu, d. archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu. 3.7 Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych ( z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym). 3.8 Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych. 3.9 W przypadku gromadzenia danych osobowych należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z 1997 r.) Podstawową rzeczą podczas wykorzystania informatyki w czynnościach kancelaryjnych jest stosowanie przepisów Instrukcji dot. zarządzania systemem informatycznym w urzędzie.

10 Rozdział 3 SZCZEGÓŁOWE USTALENIA DOTYCZĄCE WYKONYWANIA CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH 1. Odbiór przesyłek, otwieranie i sprawdzanie wpływów 1.1 Korespondencję oraz przesyłki z zewnątrz dostarcza pracownik urzędu pocztowego do sekretariatu Powiatowego Urzędu Pracy w Krapkowicach. 1.2 Sekretariat urzędu przyjmuje również przesyłki doręczone bezpośrednio z zewnątrz przez interesantów oraz osoby trzecie potwierdzając w miarę potrzeb wpłynięcie pisma czy przesyłki. 1.3 Przy odbiorze telegramów, faxów oraz pism terminowych i pilnych istnieje obowiązek zanotowania daty i godziny ich odbioru, oraz powiadomienie telefoniczne zainteresowanej, właściwej osoby o nadejściu przesyłki. 1.4 Paczki wydziela się z przesyłki po uprzednim sprawdzeniu stanu opakowania i dokonaniu odpowiedniej adnotacji na opakowaniu o jego uszkodzeniu, a następnie przekazuje się właściwym osobom za pokwitowaniem w rejestrze kancelaryjnym. To samo dotyczy zawiadomień pocztowych o nadejściu przekazów gotówkowych, telegramów itp., o których niezwłocznie należy powiadomić adresata. 1.5 Przesyłki adresowane do innej instytucji zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego Wszystkie przesyłki przyjmuje i otwiera pracownik sekretariatu z wyjątkiem przesyłek: poufnych jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz klauzulą poufne znajduje się pismo poufne, należy niezwłocznie powiadomić adresata i przekazać mu dane pismo za pokwitowaniem w księdze kancelaryjnej bez otwierania koperty wewnątrz; pieniężnych i wartościowych ujawnione w przesyłkach nie oznaczonych jako wartościowe; ofert przetargowych adresowanych imiennie od Dyrektora PUP lub jego z-cy Dyrektora lub do poszczególnych pracowników; adresowanych imiennie do poszczególnych pracowników; pisma z klauzulą tajne przekazywane są Dyrektorowi PUP 1.7. Po otwarciu koperty i wyjęciu zawartości sprawdza się, czy nie zawiera ona mylnie skierowanego pisma oraz czy dołączone są wyszczególnione w piśmie załączniki. Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwym adresem, zawiadamiając o tym nadawcę lub zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku Jeżeli w przesyłce zbiorczej brak jest pisma, którego znak podano na kopercie lub opakowaniu, sekretariat zobowiązany jest bezzwłocznie zawiadomić o tym nadawcę Otrzymane przy pismach przedmioty wartościowe i waluty sekretariat przekazuje niezwłocznie po powiadomieniu Dyrektora urzędu do działu finansowo - księgowego za pokwitowaniem, który jest zobowiązany przedmioty wartościowe zabezpieczyć, a środki pieniężne wpłacić na konto urzędu Koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym dołącza się do pism: jeśli przesyłka była uszkodzona (razem ze stosownym protokołem); których doręczenie wywołuje skutki prawne, oznaczone terminem; poufnych, wartościowych, poleconych lub za dowodem doręczenia; stanowiących skargę, wniosek czy pismo anonimowe itp.; w których brak jest nazwy (nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma;

11 w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością oraz, gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego; przy których przesłano pieniądze lub przedmioty wartościowe; Pozostałe koperty przekazuje się na makulaturę lub dokładnie niszczy. 2. Rejestrowanie i dekretowanie korespondencji 2.1 Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu. Wzór pieczątki wpływu stanowi załącznik Nr Otrzymane dokumenty rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym, przy czym liczba porządkowa w rejestrze stanowi jednocześnie numer wchodzący pisma. Numer ten umieszcza się w stosownym miejscu pieczątki wpływu. 2.3 Nie podlegają koniecznej rejestracji: wydawnictwa legislacyjne (dziennik Ustaw, Monitor Polski, Dzienniki Urzędowe); czasopisma, gazety, ogłoszenia, druki reklamowe, prospekty, ogłoszenia itp.; potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy; zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze; pisma mylnie skierowane; 2.4 Całość korespondencji przedstawiana jest do wglądu dyrektorowi urzędu w celu zapoznania się i zadekretowania. 2.5 Dyrektor dokonując przeglądu korespondencji wyznacza komórki organizacyjne lub pracowników do załatwienia poszczególnych spraw. W razie potrzeby zamieszcza na poszczególnych pismach dyspozycje dotyczące sposobu, terminu załatwienia sprawy, czy też inne uwagi dotyczące pisma. 2.6 Dekretując pisma oraz wydając odpowiednie dyspozycje używa się następujących skrótów: - p.m. proszę mówić - a.a. ad acta, sprawę należy odłożyć do akt. 2.7 Pracownik sekretariatu przekazuje pracownikom zadekretowaną korespondencję zgodnie z dekretacją. 2.8 Przeglądanie, rozdzielanie i doręczanie korespondencji pracownikom powinno być traktowane jako jedna z pilniejszych czynności. 3. Rejestrowanie i znakowanie spraw 3.1 Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Sprawę (ale nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 3.2 Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej założonej według klas wykazu akt. 3.3 W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne (księgi ewidencyjne, kartoteki, skorowidze itp.). 3.4 Sprawy wymagające specjalnej formy ewidencji nie podlegają rejestracji w spisie spraw, lecz są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw. 3.5 Pracownik po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy już wszczętej, czy tez rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy

12 (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. 3.6 Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielania określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów bądź spraw w układzie numerowym. 3.7 W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny rejestr, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. PUP.DO /05). 3.8 Dla ułatwienia pracy pracownicy mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazy akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej Spisy spraw do teczek symbol.... Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt. 3.9 Cechą rozpoznawczą sprawy jest jej znak. Składa się on z poszczególnych części: skrótu literowego urzędu symbolu rozpoznawczego komórki organizacyjnej w postaci symbolu nazwy komórki organizacyjnej (zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym Urzędu); symbolu klasyfikacji (oznaczenie liczbowe) dla określonego hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt; kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw; inicjałów pracownika (imienia i nazwiska) referenta sprawy; dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została zarejestrowana; 3.10 Trzy pierwsze części znaku sprawy powinny być od siebie oddzielone kropkami pozostałe części powinny być oddzielone kreską ukośną. Przykład znaku sprawy: PUP.DO.112/1/IK/05 Poszczególne części znaku oznaczają; PUP - Powiatowy Urząd Pracy w Krapkowicach DO Dział organizacyjno administracyjny; 112 symbol liczbowy hasła według rzeczowego wykazu akt (opinie oraz ocena pracowników) 1 sprawa wpisana jako pierwsza w spisie spraw; IK inicjały pracownika 05 rok Znak sprawy należy wpisać powyżej treści pisma z lewej strony. Dopuszczalne jest umieszczenie w znaku sprawy dodatkowego składnika (numeru ewidencyjnego kontrolki wpływu korespondencji) Akta spraw niezakończonych w ciągu roku załatwia się w roku następnym, nie zmieniając dotychczasowego ich znaku i nie wpisując do nowego spisu spraw. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo (zewnętrzne lub wewnętrzne) dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku W przypadku wszczęcia sprawy, która była już ostatecznie załatwiona, a jej akta odłożono do właściwej teczki w roku ubiegłym, przenosi się ją do spisu spraw roku bieżącego, umieszczając stosowną uwagę w poprzednim spisie spraw.

13 4. Zakładanie teczek aktowych. Przechowywanie akt 4.1 Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji czy dokumentacji wytworzonej w ciągu roku, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 4.2 Końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka aktowa zawierająca dokumentacje o tym samym haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej, wobec dużej ilości dokumentacji teczka może zostać podzielona na tomy. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce dokumentacji o różnej wartości archiwalnej. 4.3 Każda teczka aktowa powinna zawierać na stronie tytułowej następujące dane: na środku u góry pełną nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której powstały akta; w lewym górnym rogu znak akt złożony z symbolu nazwy komórki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt; w prawym górnym rogu kategorie archiwalną akt (kat. A ), a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej akt (kat. B ) również okres ich przechowywania; na środku tytuł akt, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj akt zawartych w teczce; pod tytułem - rok kalendarzowy założenia teczki; Wzór opisu teczki aktowej stanowi załącznik nr 4 do instrukcji Jeżeli dokumentację gromadzi się i przechowuje w segregatorach, to wymienione w punkcie 4.3. oznaczenia powinny być umieszczone na grzbietach segregatorów W teczkach, dokumentacja spraw układana jest w kolejności spisu spraw a w ramach spraw chronologicznych W przypadku potrzeby wyjęcia dokumentacji z teczki, należy w jej miejsce włożyć kartkę z adnotacją podając datę i nazwisko pracownika u którego znajduje się dokumentacja oraz termin jej zwrotu. 4.7 Sprawy (pisma, przesyłki) w toku załatwienia oraz przydzielone do załatwienia przechowują w oddzielnych teczkach referenci spraw. 4.8 Akta spraw ostatecznie załatwionych, niepotrzebnych, przechowuje się w komórkach organizacyjnych lub u referentów spraw przez okres najwyżej dwóch lat, po upływie których przekazuje się akta spraw do składnicy akt urzędu. 5. Załatwianie spraw oraz podpisywanie pism 5.1 Przy załatwianiu spraw należy stosować najprostsze i najbardziej celowe metody, mające na celu załatwienie sprawy bez zbędnej zwłoki. 5.2 Załatwienie sprawy może być ustne lub pisemne. Należy szeroko stosować formę ustnego załatwienia sprawy. Fakt takiego załatwienia sprawy należy odnotować na piśmie lub w szczególnych przypadkach sporządzić szczegółową notatkę służbową o sposobie i dacie załatwienia sprawy Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: - odręczną, - korespondencyjną, - inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 5.4 Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób załatwienia. 5.5 Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma

14 załatwiającego sprawę Załatwienie sprawy może być: - tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego; - ostateczne gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji; 5.7 Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr.. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak Oz, który oznacza ostatecznie załatwione. 5.8 Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane ta drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do właściwej sprawy. 5.9 Przy sporządzaniu kserokopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę Stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę i podpis osoby stwierdzającej zgodność treści Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku, oznaczając je znakiem sprawy Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) do podpisania Podpis na czystopisach umieszcza się w obrębie napisu określającego imię, nazwisko, i stanowisko służbowe względnie w obrębie odpowiedniej pieczątki Referent sprawy oraz osoba aprobująca treść pisma umieszczają swoje podpisy na kopii pisma z lewej strony pod tekstem Pismo przed podpisaniem powinno być oznaczone znakiem sprawy Podpis powinien znajdować się pod tytułem służbowym osoby aprobującej. Gdy podpisujący pismo działa w zastępstwie aprobującego, zamieszcza pod stanowiskiem znak w.z. (w zastępstwie), jeśli podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia do podpisywania pisma, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak z.up. ( z upoważnienia, gdy natomiast pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego stawia się przed stanowiskiem aprobującego znak p.o. ( pełniący obowiązki ) Pod imieniem i nazwiskiem podpisującego w zastępstwie i z upoważnienia aprobującego zamieszcza się tyt. służbowy podpisującego Uprawnienia do popisywania pism w granicach ustalonego zakresu działania posiadają: dyrektor, z-a dyrektora oraz inni pracownicy, stosownie do posiadanych uprawnień Kompetencje w zakresie aprobaty projektów pism oraz pisma, które mają być powielone w większej licznie ustala Dyrektor urzędu lub upoważniona osoba Pisemne pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: a) nagłówek druk z podłużną pieczęć nagłówkową, b) znak sprawy, c) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, d) datę podpisania przez osobę upoważnioną, e) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, f) treść pisma,

15 g) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) 5.21 Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: a) parafę referenta i datę sporządzenia pisma ( z lewej strony pod treścią pisma), b) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: - pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczę przesyłanych załączników lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr... do pisma znak...) - adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą Otrzymują do wiadomości jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i zakopertowane przekazuje w celu wysłania. 6. Terminy załatwienia sprawy i ponaglenia 6.1. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza organ Terminy załatwienia sprawy wynikają z obowiązujących przepisów prawa lub ustaleń jednostek nadrzędnych albo z poleceń zwierzchników Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania Organy wyższego stopnia mogą określać rodzaj spraw, które załatwiane są w terminach krótszych iż wyżej określone Sprawy wymagające terminowego załatwienia przez poszczególnych referentów spraw, nadesłane przez inne jednostki lub komórki organizacyjne, odpowiedzi lub wyjaśnienia do załatwianych w komórce spraw jak również sprawy wymagające wznowienia w określonych terminie należy ewidencjonować w komórkach organizacyjnych w odpowiednich terminarzach. Formy terminarzy powinny być dostosowane do indywidualnych potrzeb komórek organizacyjnych. 6.6 Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwienia spraw należy do referentów spraw oraz do osób, który podlegają służbowo O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie istnieje obowiązek zawiadomienia zainteresowanych stron, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. W przypadku, gdy inna jednostka lub organ, który nie załatwił przedmiotowej sprawy w wyznaczonym terminie, referent sprawy jest zobowiązany przeprowadzić odpowiednią interwencję celem ostatecznego załatwienia sprawy Pracownicy, którym powierzono określone czynności, sprawy czy dokumenty są odpowiedzialni za należyte i terminowe załatwienia spraw a w razie ich niedopełnienia podlegają odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.

16 7. Wysyłanie korespondencji 7.1. Korespondencja może być przekazywano odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: przesyłką listową; faksem; na nośniku informatycznym - pocztą elektroniczną; 7.2. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje się w komórce organizacyjnej załatwiającej sprawę merytorycznie Przygotowanie korespondencji do wysyłki polega na: sprawdzeniu, czy pisma są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono do nich stosowne załączniki; dokonaniu adnotacji na kopii pisma (lub w odpowiednim zbiorze na nośniku informatycznym) o jego wysyłce, zakopertowaniu i zaadresowaniu przesyłek listowych, przekazaniu przesyłek do sekretariatu; 7.4 Do obowiązków sekretariatu należy: wpisanie w ogólny rejestr wysyłanej korespondencji; wpisanie listów poleconych oraz za dowodem doręczenia w pocztową książkę nadawczą; sporządzenie rozliczenia ilościowo wartościowego wysyłanej korespondencji; przekazanie korespondencji do właściwego urzędu pocztowego; 7.5 Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, do rąk własnych). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysyłane jako przesyłka zwykła. 7.6 Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 7.7 Korespondencję wysyła się w danym dniu, a dostarczenie jej do sekretariatu powinno nastąpić do godz Dostarczona korespondencja po godz wysłana zostanie dnia następnego. 7.8 Szczegółowe zasady i tryb doręczania pism w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks Postępowania Administracyjnego oraz inne przepisy proceduralne. 8. Przechowywanie akt 8.1 Akta spraw w toku załatwiania powinny być przechowywane w teczkach z napisem do załatwienia i ułożone w kolejności wpływu, poza kolejnością załatwiane są sprawy pilne. 8.2 Akta spraw zakończonych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt. Wewnątrz teczek powinny się znajdować akta ułożone w kolejności według liczb porządkowych spisu spraw danej teczki a w ramach spraw - chronologicznie. 8.3 Teczki akt zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniem niniejszej instrukcji. 8.4 W przypadku wyjęcia akt z teczki należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą lub informację dotyczącą znaku sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub adres i nazwę jednostki, do której pismo wysłano. 8.5 Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórce organizacyjnej do końca roku kalendarzowego, w którym sprawę zakończono, a także przez następny rok kalendarzowy a następnie przekazuje się do składnicy akt.

17 9. Przekazywanie akt do składnicy akt urzędu 9.1 W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urząd prowadzi składnicę akt, w których akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się na nośnikach papierowych. 9.2 Po upływie określonego okresu przechowywania akt, w pierwszym kwartale każdego roku poszczególni, odpowiedzialni za przekazanie z komórek organizacyjnych pracownicy przekazują akta spraw zakończonych i niepotrzebnych do składnicy akt. 9.3 Przekazanie spraw odbywa się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego (stanowiącego załącznik nr 5), sporządzonego przez komórkę organizacyjną, w której powstała, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się: takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy występowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw, poczynając od najwcześniejszej sprawy z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębi sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę; wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii BC; ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt; odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych; w odniesieniu do akt kategorii A przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce; 9.4 Spisy zdawczo odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden egzemplarz z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt. 9.5 Spisy zdawczo odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według wykazu akt. 9.6 Spisy zdawczo odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący składnicę akt 9.7 Dokumentację przekazuje się do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami. Jeżeli część dokumentacji jest nadal potrzebna do prac bieżących pozostawia się ją w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia z archiwum z adnotacją w spisie zdawczo odbiorczym o miejscu oraz osobie posiadającej brakującą dokumentację. 9.8 Do przechowywanej dokumentacji należy dołączyć związane z nią pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze itp. 9.9 Szczegółowy tryb postępowania przy przekazaniu akt do składnicy akt, układ akt, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w składnicy akt oraz zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego określa instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt. 10. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej 10.1 W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej dokumentację spraw zakończonych, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami instrukcji, należy przekazać do składnicy akt W przypadku spraw nie załatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przejmuje komórka, która jest następcą prawnym komórki likwidowanej. Kopie spisu przekazuje się do składnicy akt urzędu.

18 10.3 W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej materiały archiwalne kat. A przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. Materiały niearchiwalne kat. B przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym. 11. Kontrola i nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi Ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do dyrektora lub z-cy dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy, lub osób bezpośrednio przez nich wyznaczonych Obowiązki sprawujących nadzór oraz kontrolę polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników oraz udzielania im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek; prawidłowości załatwiania spraw; terminowości załatwiania spraw, prawidłowego obiegu akt; prawidłowego stosowania pieczęci; terminowego przekazywania akt do składnicy akt; 11.3 Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego referenta podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane). S P O R Z Ą D Z I Ł: A K C E P T A C J A:......