I. PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ

Transkrypt

1 1 Załącznik Nr 1 Do zarządzenia Dyrektora nr 4/2005 Z dnia r. I. PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ 1 1. Instrukcja reguluje sposób i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz określa zasady postępowania z dokumentacją w Instytucie Geografii i Przestrzennego Zagospodarowania im. Stanisława Leszczyckiego Polskiej Akademii Nauk, od chwili jej wpływu lub wytworzenia w toku bieżącej pracy do momentu przekazania do archiwum zakładowego lub do brakowania. 2. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z dokumentacją jawną. 3. Przez użyte w instrukcji terminy należy rozumieć: - jednostka organizacyjna Instytut Geografii i Przestrzennego Zagospodarowania im. Stanisława Leszczyckiego Polskiej Akademii Nauk zwany dalej Instytutem, - komórka merytoryczna jest to właściwa komórka organizacyjna, do zadań której - zgodnie z regulaminem organizacyjnym - należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy i która powinna posiadać całość materiałów w tym zakresie, - komórki inne pozostałe komórki organizacyjne jednostki przechowujące akta o tym samym haśle klasyfikacyjnym co w komórce merytorycznej, lecz stanowiące materiał cząstkowy, pomocniczy lub powtarzalny, - akta dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma, zapisu, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej, - akta sprawy całokształt lub wybór akt dotyczących określonej sprawy zebranych w kancelarii lub instytucji w osobny plik, zeszyt, wolumin lub szereg woluminów, - jednostka archiwalna odrębna fizycznie jednostka dokumentacji (mapa, dyskietka, kaseta, teczka) zazwyczaj stanowiąca jednostkę inwentarzową, - jednolity rzeczowy wykaz akt wykaz haseł wyrażający rzeczową klasyfikację dokumentacji twórcy zespołu niezależnie od jego struktury organizacyjnej, oparty o dziesiętny sposób sygnowania haseł klasyfikacyjnych oraz zawierający kwalifikację archiwalną akt, - kancelaria wewnętrzna komórka organizacyjna wykonująca czynności kancelaryjne takie jak: przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom organizacyjnym i referentom, ekspedycja przesyłek wychodzących itp., - makulatura wybrakowana dokumentacja twórcy zespołu przeznaczona do zniszczenia, - referent pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę lub przygotowujący wnioski do decyzji przełożonych, - sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, jak również podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, - spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w Instytucie, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw określonych wykazem akt, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt,

2 2 - teczka aktowa teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp., służący do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, - znak akt zespół symboli określający przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy z rzeczowego wykazu akt, - znak sprawy zespół symboli oznaczających jednostkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej klasy rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki aktowej. II. SYSTEM KANCELARYJNY I ZASADY PODZIAŁU AKT 2 1. W Instytucie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Rzeczowy wykaz akt stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia nr 4/2005 Dyrektora Instytutu z dnia r. 2. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie rejestruje się poszczególnych pism dotyczących tych spraw) w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej, zakładanej zgodnie z rzeczowym wykazem akt Rzeczowy wykaz akt jest to tematyczny podział dokumentacji wpływającej do Instytutu i powstającej w toku jego działalności oznaczony w poszczególnych symbolach cyfrowych hasłem klasyfikacyjnym i określeniem kategorii archiwalnej. 2. Rzeczowy wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Całość akt wytwarzanych przez Instytut została podzielona na klasy I rzędu oznaczone symbolami od 0 do 4. W ramach każdej z tych klas wprowadzono klasy II rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy I rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, a w ich ramach wprowadzono klasy III rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy II rzędu znów jednej z cyfr od 0 do 9 itd. 3. Budowa rzeczowego wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej Instytutu, wskutek tego akta jednorodne tematycznie pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą miały takie same symbole i hasła klasyfikacyjne (wyróżnikiem będą symbole literowe nazw komórek organizacyjnych określonych w schemacie organizacyjnym). 4. Każda komórka organizacyjna powinna sporządzić do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie hasła wykazu akt z odpowiadającymi im symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacyjnymi. Jeden egzemplarz wyciągu z wykazu akt należy przekazać do archiwum zakładowego. 5. Kierownicy komórek organizacyjnych mogą rozbudować końcowe klasy III i dalszych rzędów w wykazie akt, tworząc klasy bardziej szczegółowe, nie zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania ustalonego w rozbudowywanej klasie wykazu (za zgodą Dyrektora Instytutu na wniosek Kierowników komórek organizacyjnych). 6. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu klasy I i II rzędu lub wprowadzeniu nowych symboli i haseł w tych klasach mogą być wprowadzone za

3 3 zgodą Dyrektora Instytutu, po uzgodnieniu z Archiwum PAN i zatwierdzeniu przez Archiwum Akt Nowych. 7. Aktualizacji w wykazie akt dokonuje się w miarę bieżących potrzeb na podstawie wniosków kierowników komórek organizacyjnych Instytutu składanych w Dziale Administracyjnym do dnia 31 marca każdego roku Dokumentacja wytworzona i gromadzona w komórkach organizacyjnych Instytutu dzieli się, ze względu na wartość archiwalną, na dwie kategorie: a/ materiały archiwalne b/ dokumentację niearchiwalną. 2. Materiały archiwalne są to akta mające wartość historyczną i z tego względu przeznaczono je do wieczystego przechowywania. Wchodzą one w skład państwowego zasobu archiwalnego i po upływie 25 lat od momentu ich sporządzenia (zakończenia sprawy), archiwum zakładowe Instytutu przekazuje je do Archiwum PAN. Do oznaczenia materiałów archiwalnych używa się symbolu kwalifikacyjnego A. 3. Dokumentacja niearchiwalna są to akta mające wyłącznie czasową wartość praktyczną. Do oznaczania kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu kwalifikacyjnego B, w szczególności zaś: - symbolem B z dodaniem cyfr arabskich, określających lata kalendarzowe przechowywania, oznacza się kategorię dokumentacji niearchiwalnej, która po oznaczonym okresie przechowywania może zostać przekazana do brakowania, po uprzednim zaopiniowaniu przez Archiwum PAN i uzyskaniu zgody AAN. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta spraw załatwionych w 2000 roku, oznaczone symbolem B5 mogą być przekazane do brakowania po 1 stycznia 2006 roku), - symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie właściwego okresu jej przechowywania podlega ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza (po zaopiniowaniu przez Archiwum PAN), Archiwum Akt Nowych, które może zakwalifikować tę dokumentację do materiałów archiwalnych kategorii A, - symbolem Bc oznacza się dokumentacje mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Dokumentację tę można przekazać na makulaturę lub zniszczyć w komórce organizacyjnej po całkowitym jej wykorzystaniu, jednak za wiedzą pracownika archiwum zakładowego, z zachowaniem obowiązującej procedury brakowania. III. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE I OBIEG DOKUMENTACJI 5 1. Obieg pism (dokumentacji) powinien być szybki, pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz. 2. Obieg akt w Instytucie odbywa się w zasadzie bez pokwitowania, z wyjątkiem przesyłek wartościowych oraz przesyłek, których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

4 Czynności kancelaryjne wykonywane są przez: a/ dział Administracyjny, b/ sekretariat Instytutu c/ dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych, d/ referentów spraw (pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy), e/ wyznaczonych pracowników w zakładach terenowych. 2. Do typowych czynności kancelaryjnych działu Administracyjnego należy w szczególności: a/ odbieranie korespondencji z portierni budynku, b/ przyjmowanie wpływów, sprawdzanie ich, opatrywanie stemplem wpływu oraz segregacja, c/ dystrybucja korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych, d/ przyjmowanie korespondencji wychodzącej i jej ekspedycja. 3. Do typowych czynności kancelaryjnych sekretariatu należy w szczególności: a/ przedkładanie przełożonym korespondencji do wglądu i dekretacji, b/ przekazywanie korespondencji zgodnie z dekretacją do kierowników komórek organizacyjnych lub referentów spraw, c/ rejestrowanie spraw, zakładanie teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwianych bezpośrednio przez Dyrektorów, d/ przekazywanie przechowywanej dokumentacji akt spraw załatwianych do archiwum zakładowego. 4. Do typowych czynności kancelaryjnych dyrektorów komórek organizacyjnych należy w szczególności: a/ dekretacja korespondencji do załatwienia przez komórki organizacyjne lub referentów spraw; umieszczanie obok stempla z datą wpływu, dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy oraz daty dekretacji i skrótu podpisu, b/ podpisywanie korespondencji. 5. Do typowych czynności kancelaryjnych kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności: a/ dekretacja korespondencji na referentów spraw (poszczególnych pracowników merytorycznych), b/ podpisywanie pism zgodnie z upoważnieniem c/ zatwierdzanie protokołów przekazania teczek aktowych do archiwum. 6. Do typowych czynności kancelaryjnych referentów spraw należy w szczególności: a/ rejestrowanie spraw w spisach spraw i nadawanie znaku sprawy, b/ zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych, c/ załatwianie spraw merytorycznie, zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy, d/ przygotowanie projektów pism i przedstawienie ich do akceptacji przełożonym, e/ sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym, f/ przekazywanie podpisanych czystopisów do Działu Administracji celem ekspedycji, g/ przygotowanie przechowywanej dokumentacji i przekazanie jej do archiwum zakładowego.

5 5 7. Do typowych czynności wydzielonych pracowników w zakładach terenowych należy w szczególności: a/ przyjmowanie i sprawdzanie wpływającej korespondencji, b/ umieszczanie stempla wpływu na pismach wymagających merytorycznego załatwienia, c/ rejestrowanie spraw w spisach spraw i nadawanie znaku sprawy, d/ zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przekazywanie akt spraw załatwionych, e/ załatwianie spraw merytorycznie, zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy, f/ przygotowanie projektów pism i przedstawienie ich do akceptacji przełożonym, g/ sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym, h/ ekspedycja czystopisów do adresatów, i/ przygotowanie przechowywanej dokumentacji i przekazanie jej do archiwum zakładowego, j/ inne czynności zlecone w zakresie obsługi biurowej. IV. REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE AKT I ZAKŁADANIE TECZEK AKTOWYCH 7 1. Zarejestrowanie sprawy w systemie bezdziennikowym polega na wpisaniu jej do spisu spraw (załącznik nr 1). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak. 2. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego załatwia się w roku następnym, bez wpisywania ich do nowych spisów spraw i bez zmiany dotychczasowego ich znaku. 3. W przypadku wznowienia sprawy ostatecznie załatwionej i odłożonej do właściwej teczki, należy odnotować pod jej numerem w spisie spraw przeniesiono do teczki symbol... rejestrując ją jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak sprawy. 4. Sprawy wymagające specjalnej formy ewidencji np.: wyciągi bankowe, raporty kasowe nie podlegają rejestracji w spisie, lecz są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw. 5. Komórki organizacyjne Instytutu stosują również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism. 6. Nie podlegają rejestracji: - publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, książki itp.) oraz inne druki nie - życzenia, zaproszenia, zawiadomienia i pisma o podobnym charakterze, - potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, - rachunki i faktury.

6 6 7. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe formy ewidencji (dzienniki podawcze, kontrolki wpływów, skorowidze itp.), służące do kontroli obiegu pism, nie mające jednak wpływu na znak sprawy Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się on z czterech części: a/ symbolu literowego nazwy komórki organizacyjnej, określonego w schemacie organizacyjnym Instytutu, b/ liczbowego symbolu hasła według rzeczowego wykazu akt, c/ kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, d/ dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw. 2. Trzy pierwsze składniki znaku, powinny być od czwartego kreską pionową a od siebie kreską poziomą np.: DK-140-1/05 DK Dział Kadr 140 dowody obecności w pracy 1 numer sprawy 05 rok Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej, założonej według klasyfikacji z jednolitego rzeczowego wykazu akt. 2. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt, zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw. W sytuacji znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku, można prowadzić teczki ze spisami spraw przez kilka lat. Odnosi się to także do akt, których charakter wymaga łączenia przez dłuższy czas, np. zbiorów normatywów. 3. Teczka aktowa (wobec dużej ilości akt o tym samym symbolu i haśle kwalifikacyjnym oraz kategorii archiwalnej) może zostać podzielona na tomy. 4. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych Każda teczka aktowa powinna być opisana i zawierać następujące oznaczenia na stronie tytułowej: a/ na środku u góry pełną nazwę Instytutu oraz nazwę komórki organizacyjnej, b/ w lewym górnym rogu znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej (stanowiska pracy) i symbolu liczbowego hasła według wykazu akt, c/ w prawym górnym rogu kategorię archiwalną akt; w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B ) również okres jej przechowywania. d/ na środku tytuł teczki tj. pełne hasło z wykazu akt e/ pod tytułem daty skrajne podane w latach, np.( ) (wzór opisu teczki załącznik nr 6). Do oznaczania akt kategorii A stosujemy kolor czerwony.

7 7 V. ODBIÓR, OTWIERANIE I SEGREGOWANIE KORESPONDENCJI Do odbioru przesyłek adresowanych do Instytutu upoważniony jest Dział Administracyjny oraz wyznaczeni pracownicy w podległych zakładach terenowych. 2. W przypadku konieczności pilnego załatwienia sprawy lub potrzeby osobistych wyjaśnień, przesyłki mogą być odbierane przez sekretariat lub komórki organizacyjne. 3. Przy odbiorze przesyłek od doręczającego należy sprawdzić prawidłowość adresu oraz stan opakowania przesyłki a w przypadku naruszenia opakowania sporządzić, w obecności doręczającego protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki. Protokół, po podpisaniu przez pracownika odbierającego i doręczającego, należy przekazać kierownikowi komórki organizacyjnej, której przesyłka dotyczy, celem nadania sprawie dalszego biegu (wniesienia reklamacji, uzyskania odszkodowania itp.). 4. Przesyłki wartościowe odbierane są przez upoważnionego pracownika za pokwitowaniem. 5. Przesyłki mylnie skierowane należy zwrócić nadawcy lub przesłać do właściwego adresata. 6. Faksy oraz przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną a także przesyłki pilne należy niezwłocznie po ich otrzymaniu przekazać adresatowi. 7. Przesyłki adresowane imiennie i z napisem do rąk własnych doręcza się adresatowi w nienaruszonym stanie Dział Administracyjny otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: a/ adresowanych imiennie. b/ adresowanych bezpośrednio do danej komórki organizacyjnej. 2. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności okaże się, że zawiera ona dokumentacje niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. 3. Po otwarciu koperty sprawdza się: a/ czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, b/ czy dołączono wszystkie wymienione załączniki, c/ czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie. 4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub kopercie (opakowaniu), którą dołącza się do pisma. 5. Koperty należy dołączyć do akt w następujących przypadkach: a/ do korespondencji w sprawach sądowych (wraz z dowodem doręczenia), z którym wiąże się termin prekluzyjny, b/ do przesyłek wartościowych, c/ do przesyłek, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu lub gdy dane są nieczytelne, d/ do przesyłek oznaczonych klauzulą zastrzeżone,

8 8 e/ do przesyłek poleconych, f/ do przesyłek mylnie skierowanych. 6. Na przesyłkach lub kopertach (opakowaniach) przesyłek w stanie zamkniętym, dział Administracyjny umieszcza odcisk pieczęci wpływu z datą otrzymania przesyłki (załącznik nr 2). 7. Pieczęć wpływu powinna zawierać: a/ nazwę jednostki organizacyjnej, b/ datę wpływu, c/ miejsce na wpisanie znaku sprawy. 8. Nie umieszcza się pieczątek wpływu na dokumentach księgowych, osobistych, załącznikach, drukach itp. oraz na przesyłkach nie wymagających merytorycznego załatwienia. VI. FORMY ZAŁATWIANIA SPRAW I PODPISYWANIA PISM Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej. 2. W przypadku ustnego załatwienia sprawy pracownik odpowiedzialny za jej załatwienia sporządza (jeśli zachodzi taka potrzeba) odpowiednią notatkę zawierającą informacje o sposobie załatwienia, nazwisko lub nazwę strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego. 3. Dla każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią winno zawierać: a/ imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres, b/ znak rozpoznawczy sprawy, c/ datę wysyłki pisma, d/ datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy, e/ podpis w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko uprawnionego do podpisu, f/ inicjały pracownika, który sporządził pismo lewej strony pod treścią, g/ liczbę załączników z lewej strony pod treścią. 4. W przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma, po zwrocie otrzymują albo do wiadomości, wymienia się adresatów z lewej strony. 5. Czystopisy pism wysyłanych z Instytutu sporządza się na drukach firmowych dostępnych w dziale Administracyjnym. 6. Format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu. 7. W dacie pisma należy umieścić jedynie rok i miesiąc, dzień miesiąca wpisuje podpisujący. 8. Dyspozycje dotyczące sposobu wysłania pisma (np. polecony, priorytet) podaje się w lewym dolnym rogu koperty Uprawnienia do podpisywania określa statut Instytutu. 2. Jeśli podpisujący działa z upoważnienia Dyrektora Instytutu lub kierownika komórki organizacyjnej, zamieszcza przed stanowiskiem znak z up., jeżeli

9 9 pismo podpisuje osoba pełniąca obowiązki znak p.o., a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie znak w.z. 3. W sytuacji podpisywania większej ilości pism tej samej treści, można podpis ręczny zastąpić fascimile imienia i nazwiska, bądź powielić pismo, po okazaniu podpisanego oryginału, który pozostaje w aktach sprawy. 4. Fascimile nie należy umieszczać na pismach posiadających charakter dokumentów: decyzji, zaświadczeń, orzeczeń, umów, poleceń wypłat. VII. WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH KANCELARYJNYCH Dopuszcza się szerokie wykorzystanie rozwiązań informatycznych (programów, aplikacji, systemów, baz danych, edytorów w tekstów itp.) w czynnościach kancelaryjnych pod warunkiem, że rozwiązania te spełniają wymogi bezpieczeństwa ochrony danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli gromadzenie ich i udostępnianie dopuszcza ustawa. 2. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych dotyczących informacji niejawnych określają odrębne przepisy. 3. Wykorzystanie informatyki ma na celu usprawnienie i polepszenie prac kancelaryjnych oraz działalności merytorycznej Instytutu w zakresie: a/ przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, b/ przesyłania wiadomości wewnątrz Instytutu pocztą elektroniczną, c/ prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Instytutu, 1. d/ tworzenia, przetwarzania i przechowywania niezbędnych dokumentów, e/ monitorowania i kontroli realizacji zarządzeń i poleceń przełożonych, f/ monitorowania obiegu dokumentacji wewnątrz Instytutu, g/ umieszczania na stronach internetowych stale aktualizowanej informacji o Instytucie i jego kompetencjach, h/ informowania petentów o wymaganych procedurach przy załatwianiu wybranych typów spraw. 4. Wykorzystanie rozwiązań informatycznych w Instytucie odbywa się przez: a/ udostępnianie upoważnionym pracownikom: - zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego itp..; - zakupionych baz danych a w szczególności: prawnych, adresowych, statystycznych i innych; - utworzonych w Instytucie baz danych a w szczególności: ewidencji zarządzeń Dyrektora, ewidencji wydanych decyzji, adresowych, itp., b/ współdziałanie z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie komórki organizacyjne Instytutu.

10 10 16 Administrowanie siecią teleinformatyczną oraz kierowanie procesem informatyzacji w Instytucie należy powierzyć osobie z wykształceniem informatycznym Dane operacyjne i archiwalne gromadzone na elektronicznych nośnikach informacji powinny być chronione i zabezpieczone przed ich utrata. 2. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: - dopuszczenie do ich dostępu wyłącznie osób upoważnionych - odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 3. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: - system haseł identyfikujących pracownika, - system haseł ograniczający dostęp do wybranych obszarów osobom nie posiadających odpowiednich uprawnień. 4. Dane gromadzone w pamięci komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: - przechowywanie zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu, - archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięci komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym miejscu, - archiwizowanie w cyklu miesięcznym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu. 5. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w Instytucie ogranicza się przez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie używania nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej Instytutu i z zainstalowanym programem antywirusowym). 6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. VIII PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI Dokumentację spraw załatwionych należy przechowywać w teczkach aktowych założonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Teczki aktowe układa się w kolejności poszczególnych pozycji wykazu akt. 2. Dokumentacja wytworzona w toku działalności powinna być ułożona w teczce aktowej w kolejności liczb porządkowych spisu spraw a w obrębie spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.

11 11 3. Teczki aktowe powinny być opisane zgodnie z postanowieniami 10 ust.1 niniejszej instrukcji, uzupełnione o datę roczną najpóźniej sporządzonych dokumentów w teczce oraz numer tomu (jeżeli teczkę podzielono na tomy). 4. Dokumentację spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres nie dłuższy niż 5 lat, chyba, że akta te służą do pracy bieżącej. IX. PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Akta spraw zakończonych komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego wyłącznie w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie należy rozumieć: a/ ułożenie akt wewnątrz teczek zgodnie z postanowieniami 18 ust. 2 niniejszej instrukcji, b/ opisanie teczek aktowych zgodnie z postanowieniami 10 ust.1 niniejszej instrukcji, c/ ułożenie teczek w porządku zgodnym z wykazem akt, d/ wyłączenie z teczek zawierających materiały archiwalne (akta kategorii A ) powtarzających się egzemplarzy i usunięcie części metalowych, e/ ponumerowanie ołówkiem stron (prawy górny róg) materiałów archiwalnych (akta kategorii A ), f/ złączenie akt w teczkach materiałów archiwalnych plastikowym klipsem biurowym lub związanie bawełnianym sznurkiem. 2. Dokumentację zapisaną na nośnikach informatycznych (CD-R, DVD-R) przekazuje się na opisanych nośnikach informatycznych, odpowiednio zabezpieczonych przed wpływem czynników zewnętrznych; opis winien zawierać szczegółową tematykę oraz nazwę i wersję zastosowanego edytora tekstu; do opisywania tego typu dokumentacji należy używać specjalnych pisaków, których tusz nie zawiera rozpuszczalników mogących uszkodzić płytę. 3. Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego akta spraw zakończonych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 3). 4. Spisy zdawczo odbiorcze sporządza się osobno dla materiałów archiwalnych (akt kategorii A ) w czterech egzemplarzach i osobno dla dokumentacji nie archiwalnej (akt kategorii B ) w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz zatrzymuje, po poświadczeniu przez archiwistę, komórka organizacyjna przekazująca akta, dwa kat. B i trzy kat. A są przeznaczone dla archiwum zakładowego. 5. Komórki organizacyjne przekazują akta kompletnymi rocznikami. Dokumentację potrzebną do pracy bieżącej można pozostawić w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia z archiwum zakładowego po dokonaniu formalności jej przekazania tj. umieszczeniu w spisie zdawczo-odbiorczym odpowiedniej adnotacji. 5. Do przekazywanych akt należy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne: repertoria, księgi, rejestry, kartoteki, skorowidze itp. 6. Dokumentację kategorii Bc po pełnym jej wykorzystaniu, brakuje się na

12 12 podstawie protokołu brakowania (załącznik nr 4 i 5) w komórce organizacyjnej, bez konieczności przekazywania jej do archiwum zakładowego, jednak za wiedzą i zgodą pracownika archiwum. X. KONTROLA PRAC BIUROWYCH Kierownicy komórek organizacyjnych Instytutu mają obowiązek systematycznego kontrolowania prawidłowości wykonywania prac kancelaryjnych przez podległych im pracowników. 2. Kontrola polega na sprawdzeniu: a/ terminowości załatwiania spraw, b/ prawidłowości obiegu dokumentacji, c/ prawidłowości rejestrowania i znakowania pism, d/ terminowości i prawidłowości przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego. XI. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ ORAZ USTANIA DZIAŁALNOŚCI INSTYTUTU Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji, przekazuje akta spraw nie zakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki) na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, których jedną kopię przekazuje do archiwum zakładowego. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, przekazuje do archiwum zakładowego. 2. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej postępowanie z dokumentacją określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacja, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U nr 167 poz.1375) oraz Decyzja nr 31/02 Prezesa PAN z dn. 5 grudnia 2002 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w jednostkach i komórkach archiwalnych Polskiej Akademii Nauk.