Szczegółowe zasady rozliczania kosztów wynagrodzeń podstawowych w projektach realizowanych w ramach Programu Horyzont 2020 lub Euratom WSTĘP

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 55/16 Dyrektora Instytutu Chemii Fizycznej PAN z dnia r. Szczegółowe zasady rozliczania kosztów wynagrodzeń podstawowych w projektach realizowanych w ramach Programu Horyzont 2020 lub Euratom 1 WSTĘP 1. Niniejszy dokument (dalej: Zasady ) określa szczegółowe zasady kalkulowania i zaliczania w poczet kosztów wynagrodzeń podstawowych pracowników Instytutu Chemii Fizycznej Polskiej Akademii Nauk (dalej: "Instytut" lub IChF PAN ) realizujących zadania w projektach w ramach programów Horyzont 2020 lub Euratom 1 (dalej: Projekt ), a także tryb kierowania pracowników do pracy oraz zasady ewidencjonowania czasu pracy w tych projektach. 2. W zakresie nieuregulowanym niniejszym dokumentem stosuje się właściwe przepisy prawa, zapisy umów zawartych pomiędzy Instytutem a Komisją Europejską (dalej: Umowa grantowa ) oraz wewnętrzne regulacje Instytutu. 2 KIEROWANIE DO PROJEKTU I EWIDENCJA CZASU PRACY W PROJEKTACH 1. Na wniosek Kierownika Projektu Dyrektor Instytutu kieruje pracownika do pracy w Projekcie i powierza mu realizację określonych zadań. 2. We wniosku, o którym mowa w ust. 1, Kierownik Projektu zamieszcza informację o maksymalnej liczbie godzin, jaką pracownik może poświęcić na realizację Projektu we wskazanym we wniosku okresie, przy czym liczba ta w przeliczeniu na 1 pełny etat w okresie jednego roku nie może przekroczyć przyjętej w Instytucie liczby rocznych produktywnych godzin, o których mowa w 3 ust. 7 (dalej: Liczba Rocznych Produktywnych Godzin ). Wzór Wniosku o skierowanie do pracy w projekcie stanowi Załącznik nr 1 do niniejszych Zasad. 3. Osoby, którym powierzono realizację zadań w Projekcie, o którym mowa w 1 ust. 1 są zobowiązane do rejestrowania całego czasu pracy przeznaczonego na realizację tego Projektu, w karcie czasu pracy, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszych Zasad. Karty czasu pracy przedkładane są co miesiąc do zatwierdzenia przez Kierownika Projektu. Karty czasu pracy Kierownika Projektu zatwierdza jego bezpośredni przełożony, Dyrektor Instytutu lub osoba przez niego upoważniona. 4. Obowiązek wypełniania kart czasu pracy, o którym mowa w ust. 3, nie dotyczy osób zatrudnionych wyłącznie do realizacji Projektu przez okres co najmniej 1 pełnego miesiąca kalendarzowego. Osoby, o których mowa powyżej, składają Kierownikowi 1 Niniejszych Zasad nie stosuje się do projektów realizowanych w ramach tzw. Działań Maria Skłodowska- Curie (Marie Sklodowska-Curie Actions (MSCA)), w których wynagrodzenia ustalane są na podstawie stawek jednostkowych (unit costs). 1

2 Projektu na koniec każdego okresu sprawozdawczego oświadczenie o pracy wyłącznie na rzecz Projektu według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do niniejszych Zasad. W danym okresie sprawozdawczym może zostać złożone tylko jedno oświadczenie na osobę. W okresie nieobjętym oświadczeniem osoby te zobowiązane są do wypełniania kart czasu pracy. Podpisane oświadczenie przechowywane jest w dokumentacji Projektu. 3 ROZLICZANIE KOSZTÓW OSOBOWYCH 1. Projekt obciążany jest kosztami wynagrodzenia podstawowego pracownika proporcjonalnie do rzeczywistego zaangażowania tego pracownika w realizację zadań w Projekcie bezpośrednio po zakończeniu każdego miesiąca, w którym Projekt był realizowany. Maksymalny koszt, który może obciążyć Projekt jest obliczany poprzez pomnożenie rzeczywistej liczby godzin przepracowanych przez pracownika w Projekcie wynikających z indywidualnych kart czasu pracy pracownika (dalej: Liczba Faktycznie Przepracowanych Godzin ), przez Indywidualną Stawkę Godzinową, wyliczoną zgodnie z ust Do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie, Kierownik Projektu lub upoważniona przez niego osoba, przekazuje Specjaliście ds. osobowych wypełnione i podpisane karty czasu pracy osób realizujących zadania w ramach Projektu. 3. Specjalista ds. osobowych kontroluje poprawność otrzymanych kart czasu pracy, ich zgodność z Roczną Kartą Ewidencji Obecności w Pracy oraz Wnioskiem o skierowaniu do pracy w Projekcie, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zasad. 4. Podstawą obciążenia Projektu kosztami wynagrodzeń podstawowych pracowników wykonujących zadania w Projekcie jest nota księgowa, której wzór stanowi Załącznik nr 4 do Zasad. Nota księgowa jest przygotowywana przez Specjalistę ds. osobowych i Specjalistę ds. Rachuby Płac, następnie weryfikowana pod kątem zgodności z Umową grantową przez Kierownika Projektu. 5. W celu obciążenia Projektu kosztami wynagrodzeń podstawowych Specjalista ds. osobowych oblicza Indywidualną Stawkę Godzinową odrębnie dla każdego pracownika zaangażowanego w realizację Projektu. Indywidualna Stawka Godzinowa wyliczana jest na podstawie danych księgowych z miesiąca, którego dotyczy kalkulacja (okres objęty kartą czasu pracy), w następujący sposób: Indywidualna Stawka Godzinowa = Rzeczywisty Miesięczny Koszt Pracownika Liczba Rocznych Produktywnych Godzin Rzeczywisty Miesięczny Koszt Pracownika stanowi suma, powiększonych o pozapłacowe koszty pracy (po stronie pracownika i pracodawcy), następujących składników wynagrodzenia danego pracownika: wynagrodzenie zasadnicze, premia regulaminowa, dodatek za wysługę lat, 2

3 nagroda jubileuszowa, dodatek funkcyjny, wynagrodzenie za czas choroby, dodatek za prace wykonywane w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych, inne jeśli stanowi wynagrodzenie podstawowe w rozumieniu Umowy grantowej. Rzeczywisty Miesięczny Koszt Pracownika oblicza Specjalista ds. Rachuby Płac. Do obliczeń nie bierze się pod uwagę wynagrodzeń z innych projektów badawczych. 7. Przyjęta w Projektach w Instytucie Liczba Rocznych Produktywnych Godzin przypadających na1 pełen etat wynosi h. W odniesieniu do pracowników, którzy są zatrudnieni w Instytucie w niepełnym wymiarze czasu pracy lub zostali częściowo oddelegowani do pracy na rzecz innych projektów, w ramach których otrzymują wynagrodzenie projektowe, Liczbę Rocznych Produktywnych Godzin ustala się proporcjonalnie. 8. Budżet projektu obciążany jest kosztami osobowymi, o których mowa w ust. 1, z uwzględnieniem podziału na Pakiety Pracy (Work Package - WP) w następujący sposób: Koszty osobowe obciążające WP nr = = Liczba Faktycznie Przepracowanych Godzin w WP nr Indywidualna Stawka Godzinowa, przy czym Liczba Faktycznie Przepracowanych Godzin w poszczególnych pakietach pracy musi być zgodna z kartą czasu pracy pracownika, z zastrzeżeniem ust. 9. Kalkulacji dokonuje Specjalista ds. osobowych. 9. W przypadku osób, o których mowa w 2 ust. 4, za Liczbę Faktycznie Przepracowanych Godzin przyjmuje się liczbę godzin wyliczoną zgodnie ust. 7 podzieloną przez Specjalista ds. osobowych przekazuje Notę księgową, o której mowa w ust. 4, do Działu Finansowo-Księgowego, który dokonuje obciążenia Projektu. 11. Niniejsze Zasady rozliczania kosztów wynagrodzeń podstawowych są stosowane do wszystkich Projektów, w tym również Projektów rozpoczętych przed dniem wejścia Zasad w życie. 3

4 Załącznik nr 1 Warszawa, dnia WNIOSEK O SKIEROWANIE DO PRACY W PROJEKCIE Application for assignment of the employees to the Project Dyrektor IChF PAN (w miejscu) Zwracam się z prośbą o skierowanie następujących osób do realizacji zadań w Projekcie/ I request to assign the following persons to carry out the tasks under the Project: tytuł projektu/ project title: akronim / acronym:.. nr umowy grantowej / No. of grant agreement:.. realizowanego w ramach programu / carried out under:.. (nazwa, np. Horyzont 2020) (dalej: Projekt / hereinafter: the Project ) Lp. Imię, nazwisko i stanowisko pracownika [Name, surname, and position of an employee] Okres, na który pracownik jest kierowany do pracy w Projekcie [Period of employee s assignment to work on the Project] (dd/mm/yy dd/mm/rr) Maksymalna liczba godzin pracy pracownika w Projekcie 2 [Max no. of employee s working hours under the Project] Nr WP [WP No.] Zadania realizowane w projekcie [Tasks under the Project] Zadania [Tasks] 1 2 oraz obciążenie Projektu kosztami wynagrodzeń tych pracowników obliczonych zgodnie z 3 Załącznika 1. do Zarządzenia nr 55/16 w sprawie szczegółowych zasad rozliczania kosztów wynagrodzeń podstawowych związanych z realizacją projektów w Programie Horyzont 2020 lub Euratom / and to debit remunerations of the abovementioned employees to the Project account, calculated pursuant to 3 of the Appendix No. 1 to the Director s ordinance No. 55/16 on detailed principles of settling the cost of a basic salaries resulting from carrying out projects under the Horizon 2020 and the Euratom Programme. Wyrażam zgodę na skierowanie ww. osób do pracy w Projekcie / I agree to assign the abovementioned persons to the Project (podpis kierownika projektu).. (pieczęć i podpis Dyrektora IChF PAN) 2 Liczba Rocznych Produktywnych Godzin przypadających na 1 pełen etat wynosi h, średniomiesięcznie: 143,33 h, zaś średniotygodniowo: 33,07 h. Do czasu pracy osób wykonujących pracę w projekcie w mniejszym wymiarze czasu pracy niż pełen etat powyższe wartości stosuje się proporcjonalnie. 4

5 Karta czasu pracy / TIME SHEET miesiąc i rok/ month and year:.. Imię, nazwisko i stanowisko pracownika / Name, surname and position of an employee Pełna nazwa beneficjenta / The beneficiary's full name Tytuł i akronim projektu / Title and acronym of a project Źródło finansowania projektu / Funding source of the project Nr umowy grantowej / No. of grant agreement INSTYTUT CHEMII FIZYCZNEJ POLSKIEJ AKADEMII NAUK (IChF PAN) Załącznik nr 2 Niniejszym oświadczam, że w ostatnim miesiącu poświęciłem następującą liczbę godzin na realizację ww. projektu / I hereby declare that in last month I spent the following no. of hours working for the project: WP/ Task 1 Dzień / Day Godziny / Hours Suma / Total Suma/ Total 0 Realizowane zadania/ Accomplished tasks * UWAGA: w przypadku projektów finansowanych z programu H2020/Euratom pracownik wykazuje w karcie wyłącznie godziny faktycznie przepracowane na rzecz projektu, z wyłączeniem w szczególności: urlopu, okresu pozostawania na zwolnieniu lekarskim, czy okresu odbywania podróży służbowej niezwiązanej z realizacją zadań w ramach tego projektu. Imię i nazwisko pracownika/ Employee s name and surname: Imię i nazwisko przełożonego/ Superior(s) name and surname: Podpis pracownika/ Signature of the employee: Podpis przełożonego/signature of the superior(s): Data/date: Data/date: 5

6 Załącznik nr 3 Tytuł działania (akronim) Title of the action (acronym) Deklaracja pracownika pracującego wyłącznie na rzecz działania H2020 Declaration on a person working exclusively on a H2020 action Działanie Action Numer umowy grantowej Grant Agreement number Nazwa beneficjenta / strony trzeciej Beneficiary s /linked third party s name INSTYTUT CHEMII FIZYCZNEJ POLSKIEJ AKADEMII NAUK (IChF PAN) Numer okresu sprawozdawczego Reporting period number Okres sprawozdawczy, którego dotyczy deklaracja Reporting period covered by this declaration 1 od (data) from (date) do (data) to (date) Niniejszy dokument potwierdza, że... 2 pracował(a) na rzecz beneficjenta wyłącznie w ramach wymienionego wyżej działania Horyzont 2020 w czasie (proszę wybrać jedno z poniższych): This document certifies that 2 has worked for the beneficiary/linked third party exclusively on the above-mentioned H2020 action during (chose one below): podczas całego okresu sprawozdawczego / the whole reporting period od /from 3 do / until.. 4 (Okres musi obejmować co najmniej jeden pełny miesiąc kalendarzowy / This period must cover at least one full natural month) 5 Krótki opis zadań wykonywanych podczas okresu, który obejmuje deklaracja Short description of the activities carried out during the period covered by this declaration Umiejscowienie / Reference (np. pakiet pracy) / (e.g. work package) Zadania Activities PODPISY / SIGNATURES Przedstawiciel beneficjenta (przełożony) For the beneficiary (supervisor) Imię i nazwisko / Name: Data / Date: / / Podpis / Signature: Osoba pracująca wyłącznie w ramach działania For the person working exclusively on the action Data / Date: / / Podpis /Signature: 1 W każdym okresie sprawozdawczym może być złożona tylko jedna deklaracja na osobę pracującą w ramach działania /.Only one declaration can be made per reporting period for each person working in the action. 2 Wpisać imię i nazwisko osoby / Insert name of the person. 3 Wpisać datę / Insert date. 4 Wpisać datę / Insert date. 5 Osoba jest zobowiązana do wypełniania kart czasu pracy dla jakichkolwiek godzin przepracowanych na rzecz działania w okresie nieobjętym niniejszą deklaracją / The person must keep timesheets for any hours worked for the action outside the period indicated herein. 6

7 NOTA OBCIĄŻENIOWA / DEBIT NOTE Załącznik nr 4 Projekt - akronim / Project acronym Miesiąc / month [uzupełnia Specjalista ds. Rachuby Płac] [uzupełnia Specjalista ds. osobowych] [uzupełnia Specjalista ds. osobowych] [uzupełnia Kierownik Projektu] (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Lp. Imię i nazwisko Name Stanowisko Position Rzeczywisty Miesięczny Koszt Pracownika* Actual Monthly Personnel Cost Liczba Rocznych Produktywnych Godzin No. of Annual Productive Hours Indywidualna Stawka Godzinowa Individual Hourly Rate [uzupełnia Specjalista ds. osobowych] Nr WP WP No. Liczba Faktycznie Przepracowanych Godzin w WP No. of Actual Hours Worked in WP Max. koszty osobowe, które mogą obciążyć WP Max. personnel costs debiting WP Koszty osobowe obciążające WP Actual personnel costs debiting WP WP SUMA kosztów osobowych obciążających WP Personnel costs debiting WPs total Podpisy/ signatures: Specjalista ds. osobowych HR Specialist Specjalista ds. Rachuby Płac Specialist for Salaries Calculations 4 7 Kierownik Projektu Project Manager SUMA