Rozwiązania informatyczne, stosowane w praktyce szkolnictwa wyższego. Polskie uwarunkowania wdrażania zintegrowanych systemów zarządzania uczelnią.

Transkrypt

1 Rozwiązania informatyczne, stosowane w praktyce szkolnictwa wyższego. Polskie uwarunkowania wdrażania zintegrowanych systemów zarządzania uczelnią. Adam Grzech, Politechnika Wrocławska Międzynarodowe Targi Poznańskie, Poznań 19 kwietnia 2005 roku

2 Plan prezentacji Wprowadzenie Historia informatyzacji polskich uczelni Informatyzacja uczelni państwowych i niepublicznych Funkcje uczelni potencjalny zakres informatyzacji Stan informatyzacji polskich uczelni Przyczyny aktualnego stanu informatyzacji polskich uczelni Informatyzacja w Politechnice Wrocławskiej (reprezentatywny przykład) Przykłady inicjatyw Podsumowanie

3 Wprowadzenie - historia informatyzacji szkół wyższych rozwiązania cząstkowe (własne lub na zamówienie) na przełomie lat 80 i 90-tych wymuszane ciekawością i zmianami w otoczeniu uczelni (banki, ubezpieczenia, itp.), przypadkowe rozwiązania informatyczne finansowane ze środków własnych i różnych programów międzynarodowych, brak kompleksowych koncepcji planowania, wdrażania i finansowania informatyzacji w uczelniach państwowych, różne koncepcje poszukiwania i wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych, uwarunkowania wewnętrzne i zewnętrzne informatyzacji polskich uczelni, różnice w podejściu do zadań informatyzacji w uczelniach państwowych i niepublicznych.

4 Informatyzacja państwowych i niepublicznych polskich szkół wyższych różny stan prawny, nadzór właścicielski, różne regulacje finansowe, Ustawa o Zamówieniach Publicznych, Ustawa o Finansach Publicznych, różne modele zarządzania, wydawanie środków publicznych, czy przedsiębiorczość, różny sposób pozyskiwania i traktowania studentów, dany, czy rekrutowany, różne rozumienie celu działania, misja, czy biznes, różne rozumienie sensu wprowadzania informatyzacji koszt, czy inwestycja.

5 Funkcje uczelni - potencjalne zakresy informatyzacji FUNKCJE UCZELNI PODSTAWOWE POMOCNICZE KULTUROTWÓRCZE EDUKACYJNE KADRY GROMADZENIE WIEDZY NAUKOWE FINANSE UDOSTĘPNIANIE WIEDZY BADAWCZE MAJĄTEK POPULARYZACJA WIEDZY INFRASTRUKTURA PRODUKCJA UDZIAŁ W PRZEMIANACH INNE LOGISTYKA INNE

6 Informatyzacja polskich uczelni - stan aktualny stan informatyzacji uczelni, a transformacja do społeczeństwa informacyjnego (GOW), brak planowo i kompleksowo zinformatyzowanej uczelni państwowej, w uczelniach państwowych dominują rozwiązania dziedzinowe o niewielkim, lub żadnym, stopniu wzajemnej integracji (informatyzacja pozostawiona pasjonatom i hobbystom), różnice w zinformatyzowaniu procesów podstawowych, pomocniczych i kulturotwórczych (dominuje wspieranie pomocniczych, względnie prostych przez powszechnie dostępne systemy), bardzo niski poziom wsparcia rozwiązaniami informatycznymi podstawowych dwóch procesów realizowanych w uczelniach (nauczania i działalności naukowo-badawczej), wolno pojawiające się wymuszenia zewnętrzne z resortu (np. legitymacja studencka), informatyzacji sprzyjają wymuszenia zewnętrzne z otoczenia

7 Stan informatyzacji polskich szkół wyższych - przyczyny aktualnego stanu odporność sektora szkolnictwa wyższego i nauki na transformacje otoczenia gospodarczego i społecznego, monopol uczelni państwowych na kształcenie na poziomie wyższym, sposoby finansowania i zarządzania państwowym szkolnictwem wyższym, federacyjna organizacja uczelni wielo-wydziałowych, traktowanie informatyzacji jako kosztu, a nie jednego ze sposobów uzyskania przewagi konkurencyjnej i efektywności wydatkowania pieniędzy podatnika, sprzeczne koncepcje informatyzacji proponowane (propagowane) przez resort szkolnictwa wyższego, edukacji, nauki i informatyzacji,

8 Stan informatyzacji polskich szkół wyższych - zachodzące zmiany efektywne zarządzanie uczelnią nie jest możliwe bez zintegrowanych systemów informatycznych, posiadanie systemu informatycznego jest elementem budowania przewagi konkurencyjnej oraz utrzymania lub poprawy wizerunku uczelni, efektywna obsługa studentów (klientów uczelni) nie jest możliwa bez systemu informatycznego i rozwiązań teleinformatycznych powszechnych w otoczeniu uczelni, współpraca z otoczeniem gospodarczym i społecznym nie jest możliwa bez systemów informatycznych, budowa, wdrażanie, utrzymywanie i rozwój rozwiązań własnych nie jest rozwiązaniem perspektywicznym i nie ma (najczęściej) ekonomicznego uzasadnienia.

9 Informatyzacja polskich szkół wyższych - różne koncepcje oczekiwanie na rozwiązanie ogólnopolskie, wdrażane mocą zarządzenia i finansowane ze środków centralnych, budowa, utrzymywanie i rozwój systemów informatycznych na poszczególnych uczelniach we własnym zakresie, budowa systemów informatycznych przez spółdzielnie uczelni oraz wdrażanie i utrzymywanie tych systemów przez poszczególnych udziałowców spółdzielni, wdrażanie rozwiązań informatycznych oferowanych przez dostawców zewnętrznych (domy softwerowe lub integratorów systemów) wyłanianych według obowiązujących uczelnie procedur przetargowych,

10 Informatyzacja Politechniki Wrocławskiej. Stan obecny opis. ponad 100 aplikacji o różnym, często zachodzącym na siebie zakresie funkcjonalnym, aplikacje budowane przez różne zespoły i osoby z wykorzystaniem różnych narządzi, metodyk, itd., w wielu przypadkach braki w dokumentacji oprogramowania i kontaktu z autorami, te same aplikacje rozwijane w rozproszeniu w różnych jednostkach organizacyjnych przez różne zespoły, dowolność interpretacji tych samych wewnętrznych regulacji prawnych i zaszywanie tych interpretacji w aplikacjach rozwijanych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, aplikacje trudne lub niemożliwe do zintegrowania, duże (sumarycznie) koszty utrzymania i rozwoju aplikacji oraz duża zależność bezpieczeństwa informacyjnego uczelni od wtajemniczonych,

11 Informatyzacja Politechniki Wrocławskiej. Stan obecny zalety. szybkie reagowanie na zmiany wynikające z potrzeb wewnętrznych i otoczenia, duża sprawność w procesie wprowadzania zmian, względnie niskie (jednostkowe) koszty rozwoju i utrzymania aplikacji, możliwość dopasowania funkcjonalności aplikacji do kwalifikacji pracowników, możliwość odtwarzania indywidualnych procedur i zachowań ukształtowanych przez lata, względnie niskie zagrożenie dla liczby pracowników i dotychczasowego zakresu ich obowiązków

12 Informatyzacja Politechniki Wrocławskiej. Stan obecny wady. logika systemu informacyjnego zaszyta w aplikacjach, trudna, długotrwała i kosztowna migracja i integracja aplikacji i ich wydawnictw (jeżeli w ogóle możliwa), ograniczony zakres funkcjonalny i przestrzenny aplikacji, zagrożenie dla bezpieczeństwa uczelni, przestarzałe narzędzia i własna metodyka realizacji oraz wdrażania aplikacji, brak możliwości specjalizacji kadry, konserwowanie zastanego know-how z zakresu zarządzania, zależność od autorów aplikacji.

13 Koncepcja informatyzacji - założenia rozszerzenie zasięgu systemu na wszystkie jednostki organizacyjne Politechniki, rozszerzenie zakresu funkcjonalnego na większość procesów, uzyskanie możliwości pełnego wsparcia procesów decyzyjnych, podniesienie poziomu dostępności informacji i bezpieczeństwa jej przetwarzania, zapewnienie otwartości i skalowalności systemu, zapewnienie dostępu do wiedzy z zakresu zarządzania i technik informacyjnych, uwzględnienie zmian zachodzących w otoczeniu Politechniki, wdrożenie rozwiązań będących standardem w systemach obsługi (karty mikroprocesorowe, kioski informacyjne, portale, itd.). proces informatyzacji nie jest problemem technicznym jest problemem społecznym.

14 Koncepcja informatyzacji - model szeroki udział kadry Politechniki, w tym obecnych i przyszłych użytkowników, wykorzystanie posiadanych zasobów informacyjnych i wieloletnich doświadczeń eksploatacyjnych, etapowa realizacja potrzeb i oczekiwań kierownictwa, pracowników i studentów oraz otoczenia, wykonawca zewnętrzny: profesjonalny o sprawdzonych osiągnięciach, stabilny rynkowo i ekonomicznie, gwarantujący rozwój systemu, oferujący pakiety akademickie,

15 Koncepcja informatyzacji Politechniki Wrocławskiej opracowanie koncepcji cele, wyróżnione zakresy funkcjonalne zintegrowanego systemu informatycznego, priorytety, etapy - realizacja: wspomaganie zarządzanie w zakresie: finanse i księgowość, kapitał ludzki, rachunkowość zarządcza, Jednolity System Obsługi Studentów, zarządzanie projektami naukowo-badawczymi, zarządzanie wiedzą,...

16 System wspomagania zarządzaniem zakres funkcjonalny: zarządzanie finansami i majątkiem, zarządzanie kapitałem ludzkim, planowanie i kontrola budżetu, wyłonienie wykonawcy: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, dwustopniowy przetarg, organizacja: Komitety Sterujące i Robocze, czas wdrożenia: 24 miesięce od podpisania umowy, dostawa: oprogramowanie użytkowe i narzędziowe, licencje, sprzęt, usługi wdrożeniowe, szkolenia, serwis gwarancyjny.

17 Obsługa Studentów stan obecny 12 autonomicznych systemów obsługi studentów, możliwość implementacji indywidualnych interpretacji regulaminów i kalendarza akademickiego, pogłębiająca się rozbieżność funkcjonalności poszczególnych edycji tych samych systemów, względnie trudna integracja funkcji i wydawnictw systemów, brak możliwości skutecznego i terminowego wykonywania wielu funkcji zarządczych oraz nadzorczych, ograniczone możliwości integracji z innymi systemami informatycznymi (istniejącymi i planowanymi) wspierającymi zarządzanie, względnie duże koszty utrzymywania i rozwoju systemu w relacji do uzyskiwanych korzyści, niski poziom bezpieczeństwa danych i systemu informatycznego.

18 Jednolity System Obsługi Studentów - oczekiwania jeden system (standard) wspomagający obsługę kandydatów na studia, studentów, doktorantów, absolwentów i pracowników (w zakresie dydaktyki), jedna interpretacja Regulaminów wewnętrznych i regulacji zewnętrznych, jeden kalendarz akademicki dla studentów i pracowników, scentralizowanie utrzymywania, aktualizacji i rozwoju systemu, automatyzacja masowych i rutynowych funkcji informacyjnych, integracja z dostępnymi technikami prezentacji i przekazywania informacji (karta mikroprocesorowa, kioski informacyjne, portale, poczta elektroniczna, itd.), pełna integracja z innymi systemami informatycznymi (finanse i księgowość, kadry, gospodarka materiałowa, biblioteka, elektroniczna legitymacja, itd.).

19 Jednolity System Obsługi Studentów rozważane rozwiązania przepisanie użytkowanych rozwiązań, wdrożenie jednego spośród rozwiązań dostępnych na rynku, oferta Microsoft Polska, USOS, implementacja rozwiązań stosowanych w uczelniach poza Polską (SAP, Oracle - E-Business Suit, PeopleSoft, itp.), implementacja systemu klasy CRM (Customer Relationship Management), złożenie systemu przez doświadczonego i wiarygodnego integratora systemów informatycznych, posiadającego stabilną pozycję na rynku polskim.

20 Jednolity System Obsługi Studentów realizacja Stan prac: jest społeczna akceptacja dla tezy, że zasadny i możliwy jest jednakowy sposób obsługi wszystkich studentów Politechniki, jest specyfikacja wymagań i oczekiwań studentów, został wyłoniony wykonawca systemu, trwa społeczna dyskusja w środowisku uczelnianym nad uzupełnieniami specyfikacji projektu, Założenia: zewnętrzny wykonawca otwartego i skalowalnego rozwiązania, pełna integracja z wdrażanym systemem obejmującym finanse, kapitał ludzki i budżetowanie, wykorzystanie dorobku i doświadczeń autorów i użytkowników posiadanych rozwiązań informatycznych, wdrożenie wszelkich dostępnych nowinek teleinformatycznych.

21 Jednolity System Obsługi Studentów rozważane i proponowane opcje jednolity system obsługi studentów akademickich szkół wyższych Wrocławia i Opola, udział banków w finansowaniu budowy, wdrażania i utrzymywania systemu, udostępnianie usług systemu w trybie ASP (Application System Provider) z wykorzystaniem infrastruktury WASK (Wrocławskiej Akademickiej Sieci Komputerowej), integracja z bankowymi systemami płatności masowych, integracja z zapowiadanym Systemem Elektronicznej Legitymacji Studenckiej (w połączeniu z funkcjonalnością karty miejskiej), suplement do dyplomu, itd.

22 Podsumowanie kompleksowa informatyzacja jest warunkiem podniesienia efektywności zarządzania procesami kształcenia i realizacji projektów naukowo-badawczych, informatyzacja jest jednym z czynników pozwalających na osiąganie przewagi jakościowej i wzrost konkurencyjności, informatyzacja uczelni spełnia jednocześnie dwie istotne role: wspomaganie zarządzania szkołą wyższą, edukacja w zakresie korzystania z rozwiązań teleinformatycznych, implementacja i rozwijanie zintegrowanych systemów informatycznych wymaga kompetencji i doświadczenia, którymi Uczelnie nie dysponują, nie jest możliwe zmonopolizowanie rynku przez jednego dostawcę zintegrowanych systemów informatycznych dla potrzeb szkół wyższych.

23 Dziękuję za uwagę