Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 FUNDACJA INICJATYW MENEDŻERSKICH Załącznik Nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Strona 1 PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych Przedmiot zamówienia obejmuje zakup oprogramowania portalu KUS na potrzeby realizacji projektu PI Nowoczesne zarządzanie outsourcingiem usług społecznych współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Zapraszamy do składania ofert na zakup oprogramowania portalu KUS. Fundacja Inicjatyw Menedżerskich, Lublin, ul. I Armii Wojska Polskiego 5/7 tel./fax: (+48) ; tel.: (+48) ; biuro@fim.org.pl; NIP: ; KRS: ; Organ rejestrujący: Sąd Rejonowy Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowy Rejestr Sądowy

2 ZAKRES PROJEKTU 1. Szczegółowy zakres prac: a) Opracowanie oprogramowania do portalu KUS. b) Opracowanie dokumentacji technicznej i funkcjonalnej oprogramowania. c) Wykonanie oprogramowania w oparciu o założenia i parametry techniczne, koncepcje, strukturę danych, określone w specyfikacji funkcjonalnej i projekcie technicznym. d) Wykonanie oprogramowania zgodnie z założeniami projektowymi zawartymi w Podręczniku i Wymaganiach portalu KUS oraz zgodne z wytycznymi POKL. e) Udostępnienie kodu źródłowego oprogramowania na środowisku dostawcy w trakcie prowadzenia prac programistycznych dla osób wskazanych przez Zamawiającego. f) Zapewnienie dostępności zespołu programistycznego w okresie 6 miesięcy od odbioru prac dla realizacji drobnych modyfikacji (rozwoju) Systemu. g) Instalacja i uruchomienie portalu w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. h) Świadczenie usług wsparcia technicznego (gwarancyjnego) dla portalu. i) Zapewnienie dzierżawy serwera wirtualnego dla portalu w centrum hostingowym. j) Współpraca z koordynatorem projektu po stronie Zamawiającego. k) Zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych w trakcie realizacji projektu, a w szczególności takich, które stanowią bądź mogą stanowić tajemnicę służbową i handlową. l) Umieszczenie kalkulatora kosztów ekonomicznych, kalkulatora użyteczności społecznej. Strona 2 2. Oprogramowanie portalu powinno służyć jako: a) Narzędzie wspomagające przygotowanie i komunikację po spotkaniach RADAR. b) Narzędzie wspomagające tworzenie studiów celowości. c) Narzędzie do tworzenia benchmark na podstawie kalkulatorów oraz zarządzania listą wskaźników usług społecznych. d) Narzędzia wspierających proces oceny jakości usług przez urzędników, wykonawców(matryca). e) Narzędzie do upublicznienia artykułów zawierających informację o wyborze wykonawców, uzyskanej ocenie wielowymiarowej. f) Zapewnienie repozytorium dokumentacji szkoleniowej i metodyki KUS. g) Zapewnienie platformy komunikacji pomiędzy członkami zespołów ds. kontraktowania usług społecznych. h) Zapewnienie repozytorium dla katalogu aktualnych usług oraz matrycy usług. i) Umieszczenie bazy wiki oraz linków do dokumentów strategicznych, które odnoszą się do usług i problemów społecznych. j) Baza danych Samorządowego Banku Pomysłów Społecznych.

3 3. Produkty prac: 1. Dokumentacja techniczna portalu. 2. Przekazanie praw autorskich do wytworzonego oprogramowania. 4. Zakładana funkcjonalność portalu Strona 3 Celem oprogramowania portalu będzie automatyzacja procesów oraz wsparcie w komunikacji pomiędzy użytkownikami innowacyjnego narzędzia opracowanego w celu wsparcia zarządzania usługami społecznymi świadczonymi w formie outsourcingu w samorządach gminnych i powiatowych Podkarpacia i Lubelszczyzny. Główną funkcją systemu informatycznego jest wspieranie uczestników procesu biznesowego. Wspieranie to odbywa się poprzez automatyzację działań, przechowywanie informacji, umożliwienie współpracy na odległość z wykorzystaniem sieci Internet. 5. Opis wymagań funkcjonalnych portalu dla każdego z kroków Poniższa tabela zawiera opis wymagań funkcjonalnych, przyporządkowanych do każdego z kroków procesu głównego, które powinny być bezwzględnie realizowane przez system informatyczny. I Podproces organizacyjno - administracyjny Faza 1 organizacyjna 1.1 Powołanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych System informatyczny KUS powinien posiadać funkcjonalność rejestrowania użytkowników wraz z możliwością uzupełniania informacji w postaci profilu użytkownika. Opcja rejestracji służyć będzie dodawaniu nowego konta użytkownika do systemu Pola formularza rejestracyjnego powinny być jednakowe dla poszczególnych grup uczestników: urzędnik: identyfikator, hasło, imię, nazwisko, adres , numer telefonu użytkownik: identyfikator, hasło, imię, nazwisko, adres , numer telefonu odbiorca: identyfikator, hasło, imię, nazwisko, adres , numer telefonu Po dokonaniu obowiązkowej rejestracji każdy z użytkowników będzie mógł edytować informacje o sobie m.in. poprzez uzupełnianie dodatkowych informacji na swoim profilu, np. nazwa instytucji: typ instytucji (do wyboru: firma, urząd, inkubator przedsiębiorczości, organizacja pozarządowa), nazwa instytucji, strona WWW itd. Do każdej wypełnianej w ten sposób wizytówki będzie również możliwe dodanie pliku graficznego Rejestracja dokonywana powinna być w każdym przypadku przez osobę zainteresowaną, jednak dla celów administracyjnych należy stworzyć funkcjonalność tworzenia konta przez administratora systemu. W ramach tej funkcjonalności każdy użytkownik wybiera dla siebie identyfikator i hasło, potrzebne by zalogować się do systemu. Poprawne wypełnienie i zatwierdzenie formularza rejestracyjnego spowoduje przesłanie wiadomości do administratora, który będzie mógł zatwierdzić kandydaturę i utworzyć nowe konto. Następnie na wskazany w formularzu rejestracyjnym adres poczty internetowej będzie wysyłana automatycznie wiadomość zawierająca link aktywujący konto

4 Rejestracji do systemu informatycznego KUS dokonuje się tylko za pierwszym razem jego użytkowania. Przy każdej następnej chęci skorzystania z portalu należy skorzystać z opcji logowania przez podanie identyfikatora i hasła. Jeśli weryfikacja danych przebiegnie prawidłowo użytkownik powinien uzyskać dostęp do systemu, co pozwoli mu na korzystanie z pełnej, przewidzianej dla grupy logującego się użytkownika, funkcjonalności. W przypadku błędu logowania system powróci na stronę logowania i będzie możliwe powtórzenie czynności jeszcze trzykrotnie. Dostęp do danych systemu informatycznego KUS będą mieć tylko użytkownicy zalogowani. System informatyczny powinien posiadać funkcjonalność wysyłania zaproszeń do użytkowników za pomocą wiadomości Strona 4 I Podproces organizacyjno - administracyjny Faza 1 organizacyjna 1.2 Przeprowadzenie szkoleń System informatyczny (portal KUS) powinien mieć możliwość generowania listy obecności na potrzebę przeprowadzenia szkoleń System informatyczny powinien mieć możliwość przechowywania materiałów szkoleniowych (doc, pdf, pliki wideo) System informatyczny powinien umożliwić użytkownikowi zalogowanemu dostęp do materiałów szkoleniowych oraz możliwość pobrania materiałów I Podproces organizacyjno - administracyjny Faza 2 administracyjna 2.1 Utrzymanie systemu informatycznego i dokumentacji System powinien udostępniać interfejs dostępny dla zalogowanego Administratora pozwalający na: dodawanie, usuwanie, blokowanie / odblokowywanie, zmianę uprawnień poszczególnych użytkowników systemu informatycznego. System powinien udostępniać interfejs umożliwiający archiwizację historycznych wpisów, System powinien udostępniać interfejs umożliwiający tworzenie kopii zapasowej. I Podproces organizacyjno - administracyjny Faza 2 administracyjna 2.2 Organizacja spotkań RADAR System informatyczny powinien posiadać funkcjonalność wysyłania zaproszeń do użytkowników za pomocą wiadomości System informatyczny powinien mieć możliwość generowania oraz zarządzania listą uczestników spotkań RADAR System informatyczny powinien mieć możliwość przechowywania materiałów na spotkania RADAR (doc, pdf, pliki wideo) System informatyczny powinien umożliwić użytkownikowi zalogowanemu dostęp do materiałów oraz możliwość ich pobrania System powinien umożliwiać stworzenie wielu niezależnych notatek zarówno przez urzędnika, użytkownika. odbiorcę System informatyczny powinien mieć możliwość głosowania i wyboru najważniejszych obszarów interwencji, System informatyczny powinien mieć możliwość głosowania i priorytetyzacji zgłoszonych inicjatyw,

5 System informatyczny powinien mieć możliwość tworzenia raportów podsumowujących spotkania, II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Pierwsze spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych z możliwością dodania załącznika. Strona 5 II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza RADAR 1 z możliwością dodania załącznika. II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Drugie spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych z możliwością dodania załącznika. II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Trzecie spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych System powinien udostępniać formularz pozwalający na opracowanie listy usług, które wchodzą do procesu outsourcingu; System powinien udostępniać formularz pozwalający na indywidualne opracowanie wskaźników do każdej usługi II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza RADAR II System powinien umożliwiać przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej oceniającej podmioty chcące świadczyć usługi społeczne; II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza 3

6 1.6 Czwarte spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych z możliwością dodania załącznika. System powinien udostępniać formularz umożliwiający opracowanie listy podmiotów zewnętrznych chcących świadczyć usługi społeczne, System powinien udostępniać formularz umożliwiający opracowanie kalkulatora kosztów ekonomicznych i kosztów użyteczności społecznej dla wybranych usług świadczonych metodą dotychczasową z użyciem wybranych wskaźników. Strona 6 II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Piąte spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Zwołanie rady II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Szóste spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Pierwsze spotkanie Komisji Przetargowej II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Siódme spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych

7 System powinien udostępniać formularz pozwalający na opracowanie Studium Celowości, którego zadaniem jest porównanie dotychczas stosowanej metody świadczenia usługi społecznej z metodą zaproponowaną przez podmioty zewnętrzne w odpowiedzi na zapytanie ofertowe i dokonanie oceny opłacalności zmiany na metodę outsourcingową. Strona 7 II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Drugie spotkanie Komisji Przetargowej II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Ósme spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych System powinien udostępniać formularz umożliwiający przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej dla każdej usługi społecznej świadczonej przez podmiot zewnętrzny w oparciu o zidentyfikowane na etapach wcześniejszych wskaźniki II Podproces wyboru usług, realizacji i ewaluacji Faza Dziewiąte spotkanie zespołu ds. kontraktowania usług społecznych Podproces III utrzymania banków inicjatyw i stworzenie benchmarkingu 6.1 Bank inicjatyw i metod świadczenia usług społecznych Moduł Bank Inicjatyw jest dostępna dla wszystkich użytkowników. Każdy użytkownik ma możliwość zarządzania wyświetlania Listy Inicjatyw za pomocą filtrów: o o o Kategoria Status Data zgłoszenia System umożliwia dodanie inicjatywy przez każdego zalogowanego użytkownika portalu. Każda inicjatywa posiada tytuł, opis oraz przypisanie do odpowiedniej kategorii.

8 System umożliwia nadania 4 fazy (status) rozwoju inicjatywy: o Zgłoszona o W fazie studium celowości o Realizowana o Zrealizowana System musi mieć możliwość komentowania oraz oceny zgłoszonych inicjatyw Podproces III utrzymania banków inicjatyw i stworzenie benchmarkingu Strona Studia Celowości Dla każdej inicjatywy (rozumianej jako sposób na realizację usługi społecznej) system musi umożliwić stworzenie studium celowości za pomocą dedykowanego przycisku w opisie inicjatywy. Portal musi umożliwić stworzenie kilku studium celowości dla jednej inicjatywy. Stworzenie studium celowości jest możliwe tylko dla zalogowanego użytkownika portalu. Wyróżnia się dwie fazy tworzenia studium: o o Faza robocza, w której Redaktor naczelny wraz z zespołem pracują nad studium. W tej fazie studium nie jest widoczne dla pozostałych użytkowników. Wszelkie opisy i komentarze są dostępne wyłącznie z poziomu zespołu roboczego. Faza publiczna, w której studium lub jego poszczególne rozdziały są widoczne dla wszystkich użytkowników, którzy mogą je oceniać i dodawać komentarze zarówno do całego studium jak i do poszczególnych jego części. Formularz studium celowości zbudowany jest z dowolnej liczby rozdziałów oraz podrozdziałów. Twórca studium celowości staje się właścicielem dokumentu. System musi umożliwić właścicielowi nadanie praw edycji dla innych użytkowników portalu do poszczególnych rozdziałów i podrozdziałów. System musi umożliwić wersjonowanie poszczególnych rozdziałów i podrozdziałów dokumentu. System musi rejestrować login użytkownika dokonywującego edycję oraz datę modyfikacji. System musi umożliwić właścicielowi dokumentu podgląd wszystkich wersji rozdziałów oraz w razie potrzeby przywrócenia poprzedniej wersji. Poniższa tabela zawiera opis wymagań funkcjonalnych, przyporządkowanych do każdego z kluczowych zadań portalu KUS, które powinny być realizowane przez system informatyczny. Zapewnienie platformy komunikacji pomiędzy członkami zespołów ds. kontraktowania usług społecznych System powinien udostępnić formularze do komunikacji pomiędzy użytkownikami portalu System powinien umożliwić udostępnianie katalogów oraz plików z repozytorium innym wskazanym użytkownikom System powinien mieć możliwość rozmowy (czat) z innymi zalogowanymi użytkownikami

9 portalu Zapewnienie repozytorium dokumentacji szkoleniowej i metodyki KUS System powinien mieć możliwość zakładania drzewa katalogowego w repozytorium dokumentów System powinien umożliwić nadanie uprawnień do katalogu lub pliku w repozytorium System musi mieć możliwość dodawania wszelkiego rodzaju plików do repozytorium (pdf, xls, doc, pliki wideo) Strona 9 Zapewnienie repozytorium dla katalogu aktualnych usług oraz matryca usług i problemów społecznych System powinien mieć możliwość zakładania drzewa katalogowego w repozytorium dokumentów System powinien umożliwić nadanie uprawnień do katalogu lub pliku w repozytorium System musi mieć możliwość dodawania wszelkiego rodzaju plików do repozytorium (pdf, xls, doc, pliki wideo) Baza wiki oraz linki do dokumentów strategicznych, które odnoszą się do usług i problemów społecznych System powinien mieć możliwość zakładania wątków do określonych słów kluczowych System powinien mieć możliwość dodawania załączników do wątków wiki System powinien mieć możliwość nadania uprawnień przez Administratora do poszczególnych wątków np. edycja, publikacja, usuwanie Narzędzie wspomagające przygotowanie i komunikację po spotkaniach RADAR System powinien udostępnić formularze do komunikacji pomiędzy użytkownikami portalu System powinien umożliwić udostępnianie katalogów oraz plików z repozytorium innym wskazanym użytkownikom System powinien mieć możliwość rozmowy (czat) z innymi zalogowanymi użytkownikami portalu Portal będzie zawierał kalkulator kosztowy i kalkulator efektywność społecznej usług System musi umożliwić dodawanie oraz edycję wskaźników

10 Narzędzie do tworzenia benchmark na podstawie kalkulatorów oraz zarządzania listą wskaźników usług społecznych System musi umożliwić dodawanie oraz edycję wskaźników Narzędzie wspierające proces oceny jakości usług przez urzędników, wykonawców, beneficjentów, i inne podmioty wskazane do oceny (Arkusz Oceny Wielowymiarowej; Metryka Użyteczności, Efektywności i Jakości Usług Społecznych, zwaną Metryką Skuteczności ) System musi mieć możliwość uzupełniania Arkusza Oceny Wielowymiarowej Strona 10 Upublicznianie artykułów zawierający informację o wyborze wykonawców, uzyskanej ocenie wielowymiarowej System musi mieć możliwość umieszczania artykułów System musi mieć możliwość nadawania uprawnień do umieszczania artykułów System musi mieć możliwość dodawania załączników do artykułów Baza danych Samorządowego Banku Pomysłów Społecznych Każdy użytkownik ma możliwość zarządzania wyświetlania listy za pomocą filtrów: o Kategoria o Status o Data zgłoszenia System umożliwia dodanie pomysłu przez każdego zalogowanego urzędnika portalu. Każdy pomysł posiada tytuł, opis oraz przypisanie do odpowiedniej kategorii. 6. Architektura Systemu Architektura systemu powinna przedstawiać się następująco:

11 Strona 11 Architektura podzielona została na cztery podstawowe warstwy: 1. Warstwę usług sieci Internet 2. Warstwę usług infrastrukturalnych 3. Warstwę usług funkcjonalnych 4. Warstwę interfejsów 1. Warstwa usług sieci Internet obejmuje: 1.1. usługi dostępu do sieci oraz transmisji danych pomiędzy klientem (przeglądarką WWW uruchomioną na komputerze podłączonym do sieci) a serwerem (serwisem WWW uruchomionym na serwerze). 2. Warstwa usług infrastrukturalnych obejmuje: 2.1. Infrastrukturę sprzętową (bądź usługi infrastruktury sprzętowej) 2.2. System operacyjny serwera (Microsoft Windows Server), bazę danych (SQL Server), Serwer WWW Windows Serwer 2008 R2 SQL Serwer Express 2008 IIS Bazę użytkowników. Baza ta zawiera informacje o wszystkich użytkownikach korzystających z sytemu informatycznego z podziałem na cztery rodzaje kont: Administrator Urzędnik Użytkownik Odbiorca Baza zawierać powinna zarówno dane niezbędne do zalogowania użytkownika do systemu (adres oraz szyfrowane hasło), dane niezbędne do komunikacji z użytkownikiem: adres i telefon a także dane umieszczone przez użytkownika w indywidualnym profilu: nazwę instytucji którą reprezentuje, plik graficzny (zdjęcie lub logo instytucji) dodatkowe komentarze. 2.4 Bazę danych relacji i komunikacji. Baza ta zawiera zapisy dotyczące wszystkich spotkań i kontaktów mających miejsce pomiędzy poszczególnymi użytkownikami systemu. Baza ta stanowi swoisty CRM (system zarządzania relacjami) w który odnotowywane są zarówno poszczególne kontakty jak i notatki i załączniki z nimi związane.

12 3. Warstwa usług funkcjonalnych obejmuje: 1.1 Moduł komunikacji, którego zadaniem jest obsługa wszystkich funkcjonalności związanych z realizacją komunikacji pomiędzy uczestnikami procesu, w szczególności moduł ten zapewnia możliwość tworzenia indywidualnych notatek po każdym ze spotkań, możliwość załączania plików z materiałami pomocniczymi. Moduł komunikacji obsługuje także integrację systemu z usługami poczty elektronicznej oraz zewnętrznymi usługami zarządzania czasem (zewnętrznymi kalendarzami) 1.2 Moduł Bazy Inicjatyw, która służy do kompleksowego zarządzania inicjatywami, począwszy od zgłaszania inicjatyw przez użytkowników, poprzez dokonywanie ocen i ich priorytetyzację. 1.3 Moduł Studium Celowości, którego zadaniem jest udostępnienie narzędzia do tworzenia Studium Celowości dla poszczególnych inicjatyw. Za pomocą prostych narzędzi możliwe będzie opracowanie Studium Celowości, którego zadaniem jest porównanie dotychczas stosowanej metody świadczenia usługi społecznej z metodą zaproponowaną przez podmioty zewnętrzne w odpowiedzi na zapytanie ofertowe i dokonanie oceny opłacalności zmiany na metodę outsourcingową. 1.4 Moduł ankiety, która ma formę e-formularza służącego do szybkiego badania opinii. 1.5 Moduł radar, który ma pomóc w organizacji i przeprowadzaniu spotkań RADARowych oraz zbieraniu i analizowaniu ustaleń i wyników tych spotkań. Dzięki modułowi możliwe będzie przeprowadzenie kolejnych spotkań w logiczny i uporządkowany sposób krok po kroku. 1.6 Moduł kalkulator kosztów ekonomicznych, który udostępni katalog wskaźników umożliwiających pomiar wydajności usług społecznych w sensie ekonomicznym. 1.7 Moduł kalkulator kosztów użyteczności społecznej, który stanowi zestaw wskaźników ułatwiających pomiar efektywności usług (społecznych) w aspekcie ich użyteczności społecznej. 4. Warstwa interfejsów obejmuje: Interfejs dla Administratora Systemu Strona 12 Interfejs dla Gościa Interfejs dla Urzędnika Interfejs dla Użytkownika Uzupełnieniem funkcjonalnej części interfejsu jest cześć informująca o tym, że projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej, umieszczona w dolnej części interfejsu na stronie głównej oraz zakładce pomoc. 7. Wymagania funkcjonalne System musi w pełni obsługiwać proces opisany w załączonym podręczniku KUS (Załącznik nr 4 do SIWZ).

13 8. Wymagania na interfejsy Portal powinien składać się z interfejsów WWW inspirowanych stylizacją zastosowaną w najnowszych typach interfejsów takich jak Windows 8, Android czy IOS (interfejs kafelkowy). Interfejsy powinny być ergonomiczne i proste w użyciu. Dostęp do wszystkich funkcjonalności powinien być intuicyjny i łatwy do zapamiętania. Strona 13