USTAWA POLITYKI ANTYKORUPCYJNEJ EUROPY I IZRAELA

Transkrypt

1 USTAWA POLITYKI ANTYKORUPCYJNEJ EUROPY I IZRAELA RGIS Usługi Inwentaryzacyjne Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Puławska 303, Warszawa, Polska Tel: 48 (0) Fax: 48 (0)

2 1. OŚWIADCZENIE WSTEPNE Polityka RGIS Holdings LLC oraz jej spółek zależnych ("RGIS" lub "Spółka") jest prowadzenie działalności w skali globalnej etycznie i zgodnie z przepisami USA, Europy oraz obowiązującymi przepisami zagranicznymi. Dokument ten określa politykę RGIS przeciwko korupcji i przekupstwa ("Ustawa Polityki Antykorupcyjnej"). Zastosowanie sie do tej ustawy jest obowiązkowe. Zasady obowiazuja wszystkich czlonkow personelu kierowniczego Spolki, dyrektorów, pracowników, agentów, przedstawicieli oraz wszystkich osób zatrudnianych (bezpośrednio lub pośrednio) na rzecz Spółki, w tym pracownikow Spolek powiazanych, zależnych, lub innych kontrolowanych przez Spolke, agencje pracy tymczasowej, pracownikow nie pracujacych, lecz dzialajacych w imieniu Spółki, osob zatrudnianych na podstawie umów, niezależnie od ich lokalizacji (łącznie "Firma Personel"). Spółka nie upoważni lub nie będzie tolerować żadnych praktyk biznesowych, które nie są zgodne z tą ustawą. 2. CEL Niniejsza Ustawa Polityki Antykorupcyjnej określa normy etyczne i praktyki postępowania, które należy przestrzegac w zwiazku z pewnymi transakcjami, takimi jak otrzymywanie korzyści finansowych lub innych, w tym pieniędzy, prezentów, posiłków, podróży, noclegów, rozrywek i tym podobnych, składek charytatywnych i politycznych. Transakcje te muszą być zgodne z przepisami o zwalczaniu przekupstwa z całego świata, w tym U.S. Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ") i UK Bribery Act (" BA "), które są właściwe dla spółki i wszystkich spółek personelu. Dla FCPA i BA i praw innych krajów, które podpisały OECD Convention Against Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions staje się przestępstwem wreczanie rzeczy wartościowych w celu zabezpieczenia niedozwolonej korzyści. Wedlug tych praw, w tym praw FCPA i BA, przedsiębiorstwa i osoby fizyczne mogą być oskarżone o przestępstwo, niezależnie czy przekupstwo lub korupcja miała miejsce w kraju lub w innej części świata. Podczas gdy U.S. "FCPA" odnosi się tylko do przekupstwa urzędników spoza USA, "BA" Wielkiej Brytanii jest szerszy i może również odnosić się do kontaktów z klientami i dostawcami (patrz poniżej). Poniżej również określone są przez nas szczegółowo przepisy Stanów Zjednoczonych "FCPA" i Wielkiej Brytanii "BA", ponieważ są one jednym z najsurowszych norm, jakie obowiązują w Europie i nie ma możliwości, aby ustalić odpowiednie przepisy prawne osobno dla każdego kraju. Jeśli chcą Państwo zapoznać się z lokalnymi przepisami obowiązującymi w danym kraju można to znaleźć w wykazie A na końcu tego dokumentu. 3. ZASTOSOWANIE Ustawa ta obejmuje wszystkie transakcje przeprowadzone przez Spółkę i pracowników Spólki na całym świecie. - 2

3 A. Oczekiwania od kierowników/ menedżerów firm: Jako kierownik firmy, należy: Upewnić się, że wszyscy nadzorowani przez Ciebie pracownicy rozumieją ich zobowiązania i procedury wynikające z tej ustawy, Stworzyc warunki, które umożliwia i zachęca pracowników do wnoszenia obaw; Nigdy nie wymagać - bezpośrednio lub pośrednio - osiągnięcia wyników gospodarczych za wszelką cenę od pracownikow Spólki, zwłaszcza kosztem etycznych zobowiązań wynikających z polityki antykorupcyjnej lub prawa; Analizować fakty, zależności, sytuacje, wnioski lub inne kwestie dotyczących istniejących lub przyszłych transakcji które wskazują na możliwe niezgodności z przepisami ("Red Flags") i które wywołują obawy związane z korupcją oraz zatrzymać i zgłosić naruszenie polityki antykorupcyjnej i prawa przez pracowników Spólki, która nadzorujesz Reagowac, w stosownych przypadkach, na pytania i wątpliwości związane z polityka antykorupcyjna, lub skierować pracowników do innej strony firmy, w tym naszego Biura Doradztwa wewnetrznego na Europe, pod numerem lub poczta elektroniczna na adres ecordier@rgis.com. B. Sytuacje wiążące się z przekupstwem i korupcją Problemy Łapownictwa lub korupcji mogą dotyczyczyć wielu różnych sytuacji i działań, w tym na przykład: zapewnianie podróży, noclegów, posiłków, rozrywek lub tym podobnych korzyści krajowym lub zagranicznym urzędnikom lub stronom, z którymi Spółka prowadzi lub może prowadzić działalność gospodarczą; wręczanie prezentów, bezpośrednio lub pośrednio, krajowym lub zagranicznym urzędnikom lub stronom, z którymi Spółka prowadzi lub może prowadzić działalność gospodarczą; dokonywanie wpłat na rzecz krajowych lub zagranicznych urzędników, partii politycznych lub kandydatów politycznych; zapewnianie składek na cele charytatywne i programy społeczne; współpraca z organami rządu do uzyskania licencji, zezwoleń lub innych praw; szukanie i realizacja zamówień publicznych; zatrudnianie urzędników krajowych lub zagranicznych; ułatwieniach płatności, oraz angażowanie partnera joint venture, filii, dystrybutorów, agentów, doradców lub innych stron trzecich działających w imieniu Spółki do pomocy w powyższych działaniach. Jak pokazuje powyższa lista, kwestie etyki i korupcji obejmują wiele działań i sytuacji. W związku z tym, pracownicy Spółki muszą być uświadomieni i działać zgodnie z zobowiązaniami wynikającymi z FCPA, BA, praw pokrewnych, niniejszej Ustawy Polityki Antykorupcyjnej oraz wszelkich procedur walki z korupcją we wszystkich aspektach swojej pracy. - 3

4 Obowiązkiem jest zrozumieć, czy potencjalny sposób działania może mieć znacenie korupcyjne. W razie wątpliwości należy skontaktować się z naszym Biurem Doradztwa Wewnętrznego na Europę (Elise Cordier) pod numerem telefonu lub przez pocztę elektroniczną ecordier@rgis.com. Jak zostanie wyjaśnione bardziej szczegółowo w dalszej części tej Ustawy, Spółka może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za działania osób trzecich, jeżeli są one zaangażowane w praktyki korupcyjne. W związku z tym pracownicy Spółki muszą przeprowadzać tzw. analizę due diligence (Należyta Staranność) wszystkich stron trzecich przed ich zaangażowaniem. Pracownicy Spółki nie muszą przyjąć/ zaangażwać osoby trzeciej, jeżeli istnieje jakiekolwiek podejrzenie, że osoba trzecia może próbować dokonać płatności do zagranicznego urzędników. Wszystkie strony trzecie zaangażowane przez Spółkę muszą wyrazić zgodę na przestrzeganie polityki antykorupcyjnej. Pracownicy Spółki powinni być świadomi, że ryzyko korupcji lub przekupstwo jest większe w niektórych częściach świata. Podczas gdy Pracownicy powinni być nastawieni na poszukiwania czerwonych flag tam gdzie są zatrudnieni muszą być szczególnie świadomi ryzyka w krajach, gdzie korupcja jest wyjątkowo częsta. IV. FCPA A. Przepisy o zwalczaniu przekupstwa FCPA zakazuje oferowania lub dokonywania płatności, lub oferowania jakichkolwiek rzeczy wartościowych, bezpośrednio lub pośrednio, jakimkolwiek przedstawicielom spoza USA dla uzyskania lub utrzymania działalności gospodarczej, lub innej nienależnej korzyści. W momencie składania oferty, płatności lub prezent ma na celu: wpływ na pożądądane działanie; wywołanie aktu niezgodnego z prawem; spowodowanie, że osoba powstrzyma się od działania powodującego naruszenie prawa; zagwarantowanie korzyści, lub wpływ na decyzję rządu lub środek rządu. Jak wskazano, FCPA nie tylko zakazuje płatności w gotówce, ale rowniez zakazuje jakichkolwiek przelewów, zezwoleń lub obiecywania "czegokolwiek wartościowego." Wyrażenie to jest bardzo szeroko stosowane w FCPA i może obejmować: udziały w spółce, dywidendy, opcje, obietnice zatrudnienia, korzystne na warunkach pożyczki, ubezpieczenia, rzeczy majątkowe, takie jak pojazdy lub wyposażenia, nieruchomości w tym budynki lub tereny, datki charytatywne,podróże, noclegi, posiłki, lub rozrywki. Co ważne, zgodnie z ustawą, nie ma progu pieniężnego. W zależności od okoliczności płatności jakiejkolwiek kwoty można uznać za łapówki. Dla ułatwienia termin "płatności" obejmuje "wszystko co jest w cenie". Definicja przedstawiciela publicznego spoza USA jest także szeroka. Departament Sprawiedliwości podkreśla, że to pojecie stosowane przez FCPA, może obejmować, między innymi, - 4

5 pracownika agencji rządowej lub organu legislacyjnego; pracownika przedsiębiorstw państwowych lub kontrolowanych lub pracownika międzynarodowych publicznych organizacji, takich jak ONZ czy Banku Światowego. FCPA zakazuje również dawania łapówek na rzecz partii politycznych, urzędników i kandydatów na urząd polityczny. Mając to na uwadze, niniejsza Ustawa Polityki Antykorupcyjnej przyjmuje następującą definicję przedstawiciela publicznego spoza USA: (i) każdy oficer, agent lub pracownik rzadu, departamenu, agencji lub przedstawicielstwa spoza USA, w tym, w całości lub większości przedsiębiorstw-państwowych lub kontrolowanych; (ii) każdy oficer, agent lub pracownik jakiejkolwiek publicznej organizacji międzynarodowej, takiej jak ONZ czy Bank Światowy; (iii) każdą osobę działającą w charakterze urzędowym dla/lub w imieniu rzadu, departamentu, agencji, przedsiebiorstw lub publicznych organizacji międzynarodowych, nawet jeśli ta osoba nie jest zatrudniona bezpośrednio przez rząd lub publiczne organizacje międzynarodowe; (iv) kazda Partie polityczna spoza USA; (v) każdego urzędnika Partii politycznej spoza USA; (vi) każdy kandydat na biuro polityczne spos USA; (vii) dzieci, małżonka, lub inni bliscy krewni jednej z osób wymienionych powyżej, lub (viii) wszelkie inne osoby, jeżeli istnieje podejrzenie, że osoba będzie lub może zaoferowac lub obietnicac jakiekolwiek płatności z naruszeniem odpowiednich przepisów antykorupcyjnych, ustawowych i wykonawczych, w tym FCPA. Obowiązkiem kazdego jest zrozumieć, czy te osoby, z którymi współdziałaja są przedstawicielami publicznymi spoza USA. W razie wątpliwości, należy skontaktować się z naszym Biurem Doradztwa Wewnętrznego, Elise Cordier, pod numerem lub przez poczte elektroniczna ecordier@rgis.com . Podsumowujac, żaden z pracownikow Spółki nie może nic zaoferować przedstawicielowi publicznemu spoza USA w zamian za korzystne traktowanie. Pracownicy Spółki muszą zastosować się do niniejszej Ustawy Polityki Antykorupcyjnej przed oferowaniem lub świadczeniem innych korzyści dla przedstawiciela publicznego spoza USA. B. Osoby trzecie Spółka może być odpowiedzialna za płatności dokonane przez osoby trzecie (np. agentów, doradców, dystrybutorów lub podwykonawców) do przedstawicieli publicznych spoza USA. Pracownicy Spółki nie mogą świadczyć płatności dla amerykańskich urzędników publicznych pośrednio przez osoby trzecie. W związku z tym pracownicy Spółki muszą przeprowadzać tzw. analizę due diligence (Należyta Staranność) wszystkich stron trzecich przed ich zaangażowaniem. Pracownicy Spółki nie muszą przyjąć/ zaangażwać osoby trzeciej, jeżeli istnieje jakiekolwiek podejrzenie, że osoba trzecia może próbować dokonać płatności do zagranicznego urzędników. Wszystkie strony trzecie zaangażowane przez Spółkę muszą wyrazić zgodę na przestrzeganie polityki antykorupcyjnej. C. Przepisy księgowe - 5

6 FCPA wymaga od spółek publicznych zarejestrowanych na Giełdzie Papierow Wartosciowych USA na przestrzeganie wszystkich zasad rachunkowości zgodnie z Securities and Exchange Commission (SEC). FCPA zabrania fałszowania ksiąg i dokumentów, które musza być utrzymywane przez spółki publiczne,tworzenia jakichkolwiek fałszywych lub wprowadzających w błąd oświadczen jak tez zaniechania istotnych faktów do księgowych lub biegłych rewidentów w związku z przygotowaniem niezbędnych dokumentów. Podczas gdy spółka nie jest spółką akcyjną, obowiazkiem Spółki jest wdrożenie i utrzymanie kontroli wewnętrznej księgowości w oparciu o rzetelne zasady rachunkowości. Wszystkie przewidziane płatności, zgodnie z niniejszą ustawą polityki antykorupcyjnej, oraz wszelkie procedury muszą być aktualne i prawidłowo ujęte w księgach Spółki i jej archiwach. Wszystkie prace muszą zawierać uzasadnione szczegóły tak, aby zapisy księgowe były odzwierciedleniem transakcji. Wszystkie transakcje finansowe muszą nastąpić tylko za zezwoleniem kierownictwa Spółki, oraz muszą byc rejestrowane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, a także być okresowo kontrolowane, aby wykryć i skorygować ewentualne nieprawidłowości, błędy i pominięcia w rachunkowości. Spółka nie będzie tolerować fałszywych, wprowadzających w błąd, niedokładnych i wpisów w księgach Spółki i archiwach. Fałszowanie zapisow księgowych będzie przedmiotem poważnych postępowań dyscyplinarnych, które mogą doprowadzić do zwolnienia. D. Kary Osoby, które naruszają antykorupcyjne przepisy FCPA moga podlegać odpowiedzialności karnej. Naruszenia prawa podlegaja karze grzywny do dolarów USA za naruszenie, pozbawienie wolności na okres do pięciu lat za naruszenie, lub obie. Sankcje cywilne mogą byc również brane pod uwage. Za indywidualne naruszenia mogą grozic wysokie grzywny lub inne kary. V. UK BRIBERY ACT ("BA") A. Przepisy o zwalczaniu przekupstwa UK Bribery Act 2010 otrzymał sankcję królewską w dniu 8 kwietnia 2010 r. i prawdopodobnie wejdzie w życie pod koniec 2010 roku. BA zakazuje zarówno oferowania jak i przekazywania korzyści finansowych lub innych z zamiarem nakłonienia innej osoby do wykonywania określonych funkcji lub niewlasciwej działalności lub wynagrodzenie tej osoby w tym zakresie. BA zakazuje również otrzymywania korzyści finansowej lub innej korzyści w wyniku ktorej funkcje lub działania będę wykonane "niewłaściwie". Podobnie jak FCPA, BA nie tylko zakazuje płatności w gotówce, raczej zakazuje udzielania lub otrzymywania korzyści lub obiecywania takiej możliwości. W odniesieniu do FCPA przykłady tego, co może stanowić korzysc są podobne do tych wymienionych powyzej (patrz str. 3). Podobnie jak FCPA nie ma progu pieniężnego. Płatności jakiejkolwiek kwoty można uznać za łapówki w zależności od okoliczności. - 6

7 W pewnych okolicznościach nawet niektóre rodzaje prawidlowego prowadzenia działalności gospodarczej mogą być uznane za przekupstwo zgodnie z BA. Pracownicy powinni zatem być ostrożni w przypadku świadczenia lub przyjmowania jakiejkolwiek darowizny, premii czy propozycji rozrywki. Należy również rozwazyc, czy rozsądny obywatel uważa dar, napiwek czy rozrywke, o których mowa za niewłaściwe. W razie wątpliwości, czy prezent, napiwek lub szczególna forma rozrywki jest stosowna należy skontaktować się z naszym Biurem Doradztwa wewnetrznego na Europe, Elise Cordier, pod numerem lub przez poczte elektroniczna ecordier@rgis.com po porade. BA zakazuje również przekupstwa przedstawicieli publicznych spoza Wielkiej Brytanii. Zgodnie z BA przekupstwo takiego przedstawiciela ma miejsce wtedy, gdy jest oferowana lub otrzymywana pomoc finansowa lub inne korzyści, zamiarem wywarcia wpływu na przedstawiciela publicznego do uzyskania lub utrzymania działalności. B. Firmowe przestępstwo kryminalne Organizacje komercyjne mogą być również posądzone o przestępstwo na mocy BA, jeśli osoba związana z tą organizacją przekupuje inną w zamiar za uzyskanie lub utrzymanie przewagi firmy oraz firma ta nie może wykazać, że posiada odpowiednie procedury w celu uniknięcia płacenia łapówek. Organizacji handlowa poniesie odpowiedzialnośc na podstawie tego przepisu, za czyny nie tylko swoich pracowników, ale także przedstawicieli, spółek zależnych i zewnętrznych stron trzecich, jak i podwykonawców. Spółka może zostać posądzona w przypadku gdy łapówka jest oferowana stronie trzeciej w celu uzyskania korzyści dla organizacji. W takim przypadku, spółka może być winna popełnienia przestępstwa, nawet jeśli nikt w firmie wiedział o korupcji. C. Strony trzecie Tak jak w FCPA, Spółki może być odpowiedzialna za działania osób trzecich (np. agentów, doradców, dystrybutorów lub podwykonawców). D. Zakres geograficzny BA BA zakazuje aktów korupcji zarówno w Wielkiej Brytanii jak i innych krajach. Przestępstwo popełnione zostanie w Wielkiej Brytanii jesli wszystkie elementy przekupstwa / korupcji maja miejsce w Wielkiej Brytanii. Akty korupcji popełnione poza granicami Wielkiej Brytanii mogą również podlegac BA. Dodatkowo, firmowe przestepstwo kryminalne będzie miało zastosowanie do organizacji komercyjnych, których siedziby znajduja się w Wielkiej Brytanii (niezależnie od tego, czy łapówki są wypłacane w związku z ta działalnościa gospodarcza czy nie). E. Odpowiedzialność członków zarządu spółki - 7

8 Jeżeli Spółka popełnia przestępstwo zgodnie z niniejszą ustawą,oficerowie wyższego szczebla Spółki moga być osobiście odpowiedzialni na mocy prawa karnego, jeśli przestępstwo zostało dokonane za ich zgodą lub porozumieniem. F. Kary Osoby, które indywidualnie naruszają przepisy antykorupcyjne BA moga podlegać odpowiedzialności karnej. Naruszenia podlegaja nieograniczonej karze grzywny w odniesieniu do każdego naruszenia, pozbawienia wolności na okres do dziesięciu lat lub obu. Indywidualne naruszenia prawa mogą narazic Spolke na wysokie grzywny i inne kary. VI. ZGODNOŚĆ STRUKTURY WEWNĘTRZNEJ A. Specjalista ds. Zgodnosci Jako pracownik RGIS, odpowiedzialny za prowadzenie spraw zwykłego zarządu oraz nadzór nad niniejsza ustawa polityki antykorupcyjnej, Nasze Biuro Doradztwa Wewnetrznego na Europe, powinnyobyć głównym punktem kontaktowym dla pracownikow Spolki który dotyczy zgodności. Prosimy o kontakt z jej gdyby masz pytania w odniesieniu do polityki antykorupcyjnej. B. Obowiązki personelu Pracownicy spółki powinni uważać na czerwone flagi i niezwłocznie zgłaszać wszelkie obawy dotyczące ewentualnych naruszeń niniejszej ustawy polityki antykorupcyjnej. Spółka traktuje wszelkie doniesienia o potencjalnych uchybieniach poważnie. Wszelkie sprawozdania będą niezwłocznie zbadane dla ustalenia, czy naruszenie polityki antykorupcyjnej lub prawa mialo miejsce, oraz podejmie zostana niezbędne działania zaradcze. Osoba poproszona o udział w dochodzeniu musi w pełni współpracować i odpowiadac na wszystkie pytania szczerze. Rzetelny raport pracownika lub udział w dochodzeniu nie mogą być podstawą do negatywnego działania na rzecz zatrudnienia. Ponadto personel firmy spełniać następujące obowiązki: brac udział w sesjach szkoleniowych w odniesieniu do niniejszej polityki antykorupcyjnej i stosowania FCPA i BA. podejmowac niezbędne kroki dla upewnienia się, że każda strona działająca w imieniu Spółki rozumie zasady i znaczenie niniejszej ustawy polityki antykorupcyjnej. utrzymanie aktualnych, dokładnych i kompletnych zapisow wszystkich wydatków z funduszy Spółki. znajomość i przestrzeganie polityki innych firm i agencji rządowych, z którymi spółka prowadzi działalność. - 8

9 ZALACZNIK A FRANCJA Przepisy Rozne francuskiego Kodeksu Karnego (cześc legislacyjna) w tym artykuly: , , 433-1, 433-2, do oraz NIEMCY Niemiecki Kodeks Karny sekcje 299, , Ustawa o Regulacji Przestepczosci, Ustawa o Zwalczaniu Przestepczosci u zagranicznych przedstawicieli publicznych w międzynarodowych transakcjac biznesowych (OECD Anti-Bribery Convention), Protokol z dnia 27 września 1996 r. oraz 370 niemieckiego Kodeksu Podatkowego. WLOCHY Ta dziedzine reguluje Dekret 231/2001, mocą ustawy 8 giugno 2001 r., nr 231. POLSKA Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeksu karnego (Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz 708) Centralne Biuro Antykorupcyjne, ustawa z dnia 9 czerwca 2006 r. (Dz. U. z 1997 r. Nr 88, poz 553) Ustawa z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu wprowadzaniu wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł do transakcji finansowych (Dz. U. Nr 116, poz 1216 i z 2001 r. Nr 63, poz 641) Najwyższa Izba Kontroli ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 231, poz 1701) Ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz. U. z 2002 r. Nr 197, poz 1661) HISZPANIA Zbrodne przeciwko administracji publicznej (art. nr z hiszpańskiego Kodeksu Karnego) Przekupstwa (nr ) Negocjacje i zabronione działania prowadzone przez urzędników administracji państwowej oraz nadużycia w ich funkcji, art nr ; Przestępstwa korupcjne międzynarodowego rynku handlu towarowego, artykuł nr 445. BELGIA Ustawa o zapobieganiu przekupstwa 1999, sekcje , s504bis i s504ter belgijskiego Kodeksu Karnego. IRLANDIA Zapobieganie Korupcji (poprawka) Act 2001 oraz Wymiar Sprawiedliwości (Ustawa o Nadużyciach i Przestępstwach Finansowych) 2001 roku. IZRAEL Główna ustawa regulujaca akty przestępstwa, przekupstwa i korupcji jest Prawo Represyjne Izraela z 1977 roku (w szczególności sekcje ), oraz Ustawa o zakazie Falszowania pieniędzy, Ponadto Prawa Spółki, 1999 oraz Ustawy o Papierach Wartościowych z 1968 r. wprowadzaja pewne ograniczenia, lub zawieraja niektóre przepisy, które mają na celu zapobieganie bezprawnym świadczeniom lub pomocy udzielonej kierownictwu lub członkom organów zarządzających Spółki. Również w sektorze publicznym można znalezc dodatkowe przepisy np. Prawie o administracji publicznej z 1979 r., który wymaga od urzędników przekazania jakichkolwiek otrzymanych darowizn dla państwa. WIELKA BRYTANIA BA 2010 Linki do przepisów wymienionych powyżej, można znaleźć na stronie internetowej: - 9