Zasady przeciwdziałania korupcji obowiązujące w firmie Goodyear 1 lipca 2011

Transkrypt

1 Zasady przeciwdziałania korupcji obowiązujące w firmie Goodyear 1 lipca 2011

2 Zasady przeciwdziałania korupcji Firma Goodyear nie zamierza uzyskiwać korzyści handlowych poprzez oferowanie lub przyjmowanie niewłaściwych płatności bądź jakichkolwiek korzyści materialnych, nawet w państwach, w których takie praktyki są dopuszczalne. Amerykańska ustawa dotycząca zagranicznych praktyk korupcyjnych (FCPA), konwencja OECD na temat walki z korupcją wśród przedstawicieli rządów zagranicznych, brytyjska ustawa antykorupcyjna i konwencja Organizacji Narodów Zjednoczonych przeciwko korupcji oraz wiele innych przepisów antykorupcyjnych na całym świecie podkreśla znaczenie przeciwdziałania korupcji na całym świecie. Zasady firmy Goodyear zakładają, że żaden pracownik Goodyear nie będzie oferował, przekazywał, przyjmował ani akceptował niewłaściwych płatności ani jakichkolwiek korzyści materialnych od żadnych osób w dowolnym miejscu na świecie w celu uzyskania lub zachowania możliwości biznesowych bądź uzyskania niewłaściwych korzyści. Zrezygnujemy z realizacji jakiejkolwiek możliwości biznesowej wymagającej przekazania niewłaściwej bądź nielegalnej opłaty, łapówki, podarunku, zniżki, gratyfikacji lub podobnej zachęty. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Stanach Zjednoczonych, FCPA traktuje oferty lub płatności łapówek oraz oferty bądź dokonywanie niewłaściwych płatności na rzecz przedstawicieli rządów zagranicznych w celach uzyskania lub zachowania możliwości biznesowych lub uzyskania niewłaściwych korzyści jako przestępstwo. FCPA zabrania przekazywania lub oferowania płatności bądź korzyści materialnych. Zgodnie z FCPA, i do celów niniejszych zasad, termin przedstawiciel rządu zagranicznego dotyczy funkcjonariuszy, pracowników i agentów rządów zagranicznych, przedsiębiorstw państwowych, międzynarodowych organizacji publicznych (takich jak ONZ) bądź zagranicznych partii politycznych lub ich działaczy, jakichkolwiek zagranicznych kandydatów na urzędy państwowe bądź członków zagranicznych sił zbrojnych. Przeciwwskazania FCPA dotyczą firm amerykańskich oraz ich dyrektorów, funkcjonariuszy, pracowników, agentów lub osób posiadających obywatelstwo bądź prawo stałego pobytu w Stanach Zjednoczonych oraz - w wielu wypadkach - pracowników zagranicznych spółek zależnych od amerykańskich firm. Brytyjska ustawa antykorupcyjna zawiera podobne przeciwwskazania dotyczące działalności korupcyjnej wobec przedstawicieli rządów zagranicznych. Dodatkowo brytyjska ustawa antykorupcyjna zabrania przekazywania lub otrzymywania łapówek komercyjnych (oferowania łapówek osobom lub domagania się łapówek od osób bądź podmiotów niebędących przedstawicielami rządów zagranicznych). W przeciwieństwie do FCPA, ustawa ta nie zezwala na płatności ułatwiające. Od wszystkich pracowników Goodyear oczekuje się postępowania zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami antykorupcyjnymi, w tym między innymi FCPA i brytyjską ustawą antykorupcyjną. Niewłaściwe płatności obejmują między innymi prowizje, zniżki, gratyfikacje, opłaty za konsulting lub inne usługi, specjalne rabaty, pewne formy rozrywek oraz przekazy pieniężne bądź jakiekolwiek inne korzyści materialne, jeśli wiadomo (lub istnieje podejrzenie), że jakakolwiek część takiej sumy zostanie przekazana przedstawicielowi rządu zagranicznego bądź innej osobie w celu pozyskania lub zachowania możliwości biznesowej, uzyskania korzystnej dla firmy decyzji albo uzyskania jakiejkolwiek niewłaściwej korzyści dla firmy. Przedstawiciele stron trzecich Dystrybutorom również zabrania się oferowania bądź przekazywania niewłaściwych płatności lub korzyści materialnych jakimkolwiek osobom w dowolnym miejscu na świecie w celu uzyskania lub zachowania możliwości biznesowych bądź zapewnienia firmie Goodyear jakichkolwiek niewłaściwych korzyści. Niniejsze zasady obowiązują agentów i konsultantów firmy Goodyear w równym stopniu, co pracowników firmy. Płatności zabronione przez te zasady są równie niewłaściwe, gdy są one dokonywane przez lub za pośrednictwem dystrybutora, agenta lub konsultanta, a nie bezpośrednio przez pracownika. Pracownicy firmy Goodyear zobowiązani są do zapewnienia, że przedstawiciele przestrzegają zasad obowiązujących w firmie, ustawy FCPA oraz przepisów lokalnych. W odniesieniu do wyboru i zatrudnienia

3 przedstawicieli pracownicy muszą przestrzegać międzynarodowego przewodnika operacyjnego dotyczącego zgodności z zasadami przeciwdziałania korupcji obowiązującymi w firmie, który jest dostępny na stronie poświęconej regulaminom firmy w serwisie internetowym Goodyear Online (GO). Płatności ułatwiające FCPA zezwala na płatności ułatwiające na rzecz urzędników państwowych niskiego szczebla w celu przyśpieszenia bądź zapewnienia pewnych rutynowych, nieuznaniowych działań władz, do których firma jest upoważniona na podstawie lokalnych przepisów (jak na przykład załatwianie dokumentów rządowych, takich jak wizy, ładowanie/rozładowywanie ładunków, zapewnienie ochrony policyjnej lub wysyłka bądź odbiór poczty.) Mimo że płatności ułatwiające są dozwolone na podstawie FCPA, praktyka ta nie jest dozwolona na podstawie brytyjskiej ustawy antykorupcyjnej i lokalnych przepisów obowiązujących w wielu państwach. W ZWIĄZKU Z POWYŻSZYM, PŁATNOŚCI UŁATWIAJĄCE NIE SĄ DOZWOLONE ZGODNIE Z ZASADAMI PRZECIWDZIAŁANIA KORUPCJI OBOWIĄZUJĄCYMI W FIRMIE GOODYEAR. Jedyny wyjątek od powyższej sytuacji ma miejsce, gdy płatności ułatwiające są konieczne w celu ochrony zdrowia, wolności lub bezpieczeństwa pracownika bądź przedstawiciela. W takich przypadkach suma płatności nie powinna przekraczać 100,00 USD, a pisemna informacja o jej dokonaniu musi zostać przekazana w ciągu 48 godzin Generalnemu Radcy Prawnemu firmy Goodyear i należycie odnotowana w księgach i dokumentacji firmy Goodyear. Wspieranie partii politycznych Jak wskazano powyżej, FCPA zabrania przekazywania jakichkolwiek korzyści materialnych na rzecz zagranicznych partii politycznych lub działaczy partyjnych bądź zagranicznych kandydatów na urzędy państwowe w celu uzyskania lub zachowania możliwości biznesowych, a także w celu uzyskania niewłaściwych korzyści na rzecz firmy. Dodatkowo inne przepisy zabraniają przekazywania środków na rzecz kandydatów do amerykańskich urzędów federalnych, partii politycznych lub komitetów politycznych. Prawo definiuje wspieranie jako, między innymi, wyznaczanie pracowników do pracy bądź zezwalanie na korzystanie z zasobów lub obiektów firmy. Zasady firmy Goodyear wymagają bezpośredniej zgody Generalnego Radcy Prawnego na jakiekolwiek wsparcie partii politycznych, działaczy partii politycznych, komitetów politycznych lub kandydatów do władz stanowych, regionalnych, lokalnych bądź innych. Uprzednia zgoda Generalnego Radcy Prawnego jest również wymagana w przypadku wsparcia jakichkolwiek kwestii wyborczych w Stanach Zjednoczonych. Darowizny na cele charytatywne Pracownicy i przedstawiciele mają obowiązek zadbać, aby darowizny na cele charytatywne oferowane w imieniu firmy były przekazywane jedynie rzetelnym organizacjom charytatywnym i zostały rzeczywiście wykorzystane w celach charytatywnych, a nie spożytkowane w sposób niewłaściwy. Oferowane darowizny na cele charytatywne muszą spełniać następujące kryteria: - Darowizna na cele charytatywne nie jest oferowana wbrew polityce władz państwowych bądź wbrew obowiązującym przepisom i rozporządzeniom lokalnym; - Darowizna na cele charytatywne nie stanowi łapówki ani przekupstwa i nie jest wypłacana w celu uzyskania niewłaściwej korzyści dla firmy; - Darowizna na cele charytatywne jest prawidłowo, w pełni i dokładnie udokumentowana w księgach i dokumentacji firmy; i - Jeśli oferta darowizny charytatywnej została zasugerowana przez przedstawiciela rządu zagranicznego, należy na nią najpierw uzyskać zgodę Zastępcy Generalnego Radcy Prawnego. Te wymagania stanowią dodatek do zasad firmy i jednostek biznesowych dotyczących zatwierdzania, księgowania i dokumentacji darowizn na cele charytatywne. Przejęcia i przedsięwzięcia z kapitałem mieszanym

4 Transakcje dotyczące przejęć lub przedsięwzięć z kapitałem mieszanym wymagają szczególnej staranności i procedur kontrolnych, które są odpowiednie do takich transakcji. Takie procedury należy uzyskać od Generalnego Radcy Prawnego lub Zastępcy Generalnego Radcy Prawnego. Szczególna staranność i kontrole w związku z przejęciami i przedsięwzięciami z kapitałem mieszanym będą wymagały znacznych nakładów pracy i czasu. Z tego powodu istotne jest wczesne zaangażowanie Działu Prawnego. Podarunki, podróże, posiłki i rozrywki dla przedstawicieli rządów zagranicznych Podarunki Zasady przeciwdziałania korupcji obowiązujące w firmie Goodyear nie zabraniają przekazywania podarunków o wartości nominalnej (najlepiej z logo firmy) przedstawicielom rządów zagranicznych. W pewnych sytuacjach przekazanie takiego podarunku może być właściwe, pod warunkiem spełnienia następujących kryteriów: - Podarunki o wartości nieprzekraczającej 100,00 USD można przekazać bez uprzedniej zgody Zastępcy Generalnego Radcy Prawnego; - Podarunek nie składa się z gotówki, bądź jej odpowiednika, np. bonu; - Podarunek nie jest niezgodny z obowiązującą polityką władz państwowych lub z lokalnymi przepisami i rozporządzeniami; - Podarunek jest zgodny z obyczajami obowiązującymi w danych okolicznościach z okolicznościami i nie będzie krępujący dla firmy Goodyear ani osoby obdarowanej; - Podarunek jest oferowany z okazji świąt lub innej wyjątkowej sytuacji albo w celach promocyjnych; - Podarunek nie jest łapówką ani próbą przekupstwa i nie jest oferowany w celu zapewnienia firmie niewłaściwych korzyści; - Podarunek jest niezwłocznie, w pełni, i rzetelnie odnotowany w księgach i dokumentacji firmy; i - Podarunek jest zgłoszony w odpowiednim kosztorysie i podlega zwrotowi kosztów przez Goodyear. Podarunki i darowizny opon Są sytuacje, gdy podarunek opon na rzecz instytucji rządu zagranicznego może mieć wartość promocyjną lub może być korzystny z innych powodów, ale nigdy nie należy podejmować takiej decyzji samodzielnie. Ponadto korzystne może być przekazanie opon lub (zaoferowanie specjalnej zniżki na opony) instytucji rządu zagranicznego na wyposażenie floty pojazdów służbowych, w celach demonstracyjnych oraz próbnych. Wszystkie temu podobno podarunki muszą być zatwierdzone przez przedstawiciela Goodyear i Zastępcę Generalnego Radcy Prawnego. Opony (lub zniżki na opony) nie mogą być oferowane przedstawicielom rządów zagranicznych do użytku w ich pojazdach osobistych lub pojazdach ich rodzin. Podróże i delegacje Zasady przeciwdziałania korupcji obowiązujące w firmie Goodyear nie zabraniają opłacania kosztów podróży i mogą zaistnieć sytuacje, w których należy pokryć koszty podróży przedstawiciela rządu zagranicznego. Należy tego jednak dokonać w dobrzej wierze bez niewłaściwej intencji i nie oczekując wzajemnej przysługi. Wszystkie koszty podróż i wizyt przedstawiciela rządu zagranicznego należy najpierw uzgodnić z szefem Jednostki Biznesowej i Generalnym Radcą Prawnym bądź Zastępcą Generalnego Radcy Prawnego. Należy wypełnić i przekazać do aprobaty listę kontrolną szczególnej staranności dotyczącą podróży przedstawicieli rządów zagranicznych. Formularz załączony jest do niniejszych zasad w Wykazie A. Opłacane podróże przedstawicieli rządów zagranicznych muszą spełniać wszystkie poniższe kryteria: - Podróże muszą zostać uprzednio zaaprobowane pisemnie przez Generalnego Radcę Prawnego lub Zastępcę Generalnego Radcy Prawnego; - Podróż musi odbywać się w rzeczywistych celach związanych z działalnością (np. inspekcja procesów wytwarzania i kontroli jakości w fabryce firmy Goodyear w danym państwie, w ramach starań firmy Goodyear o kwalifikację opon na eksport za granicę);

5 - Wartość podróży powinna być rozsądna (w sensie kosztu, liczby podróżnych, częstości wyjazdów); - Wyjazdy turystyczne i rozrywkowe nie powinny być pokrywane przez firmę; - Koszty związane z członkami rodzin przedstawicieli nie powinny być pokrywane przez firmę; - Diety dzienne nie powinny być wypłacane gotówką; - Członkowie delegacji powinni być wybrani przez klienta (nie przez firmę); - Organizacja zatrudniająca odbiorcę środków powinna zostać uprzednio poinformowana na piśmie o danym wyjeździe; - Wartość i cel podróży jest niezwłocznie, całkowicie i rzetelnie odnotowana w księgach i dokumentacji firmy; i - Zapewnione podróże zostają odnotowane na oddzielnym sprawozdaniu kosztowym i podlegają zwrotowi kosztów przez Goodyear. Posiłki i rozrywka Zasady przeciwdziałania korupcji w firmie Goodyear nie zabraniają opłacania posiłków i rozrywek, i mogą zaistnieć sytuacje, w których należy pokryć koszty posiłków i rozrywek dla przedstawiciela rządu zagranicznego. Należy tego jednak dokonać w dobrej wierze bez niewłaściwej intencji i nie oczekując wzajemnej przysługi. Opłacane posiłki i rozrywki dla przedstawicieli zagranicznych muszą spełniać wszystkie poniższe kryteria: - Posiłek lub rozrywka muszą być bezpośrednio związane z rzeczywistym celem biznesowym, a przypadku rozrywek lokal musi być właściwy do celów biznesowych; - Wartość posiłku i rozrywki powinna być rozsądna (w sensie kosztu, liczby gości, częstości); - Posiłek i rozrywka nie są niezgodne z obowiązującą polityką władz państwowych lub z lokalnymi przepisami i rozporządzeniami; - Posiłek i rozrywka są zgodne z obyczajami obowiązującymi w danych okolicznościach i nie będą krępujące dla firmy Goodyear ani dla osoby obdarowanej; - Posiłek i rozrywka nie są łapówkami lub próbami przekupstwa i nie są oferowane w celu zapewnienia firmie niewłaściwych korzyści; - Personel firmy musi być obecny; - Posiłek i rozrywka są niezwłocznie, całkowicie i rzetelnie odnotowane w księgach i dokumentacji firmy; i - Zapewnione posiłki i rozrywki zostają odnotowane w oddzielnym sprawozdaniu kosztowym i podlegają zwrotowi kosztów przez Goodyear. Podarunki, podróże, posiłki i rozrywka dla przedstawicieli władz Stanów Zjednoczonych Podarunki dla urzędników państwowych w Stanach Zjednoczonych Urzędnicy władz federalnych i stanowych w Stanach Zjednoczonych podlegają specjalnym przepisom i rozporządzeniom ograniczającym przyjmowanie podarunków i gratyfikacji od organizacji, z którymi prowadzą działalność gospodarczą. Pracownicy muszą być świadomi i działać według wszystkich federalnych i stanowych przepisów i rozporządzeń dotyczących podarunków i gratyfikacji, łącznie ze stosownymi limitami i ograniczeniami co do podarunków i gratyfikacji, oraz powinni kontaktować się z Działem Prawnym w razie pytań na ten temat. Pracownicy nie powinni płacić ani oferować płatności za posiłki, podróże, zakwaterowanie i rozrywki dla urzędników państwowych Stanów Zjednoczonych bez uprzedniej zgody Działu Prawnego. Reguły dotyczące podarunków i podróży obowiązujące członków Senatu i Izby Reprezentantów Zasady firmy Goodyear zakładają ścisłe przestrzeganie obowiązujących przepisów i rozporządzeń, obejmujących Prawidłowości Senatu Stanów Zjednoczonych i Reguły Izby Reprezentantów Stanów Zjednoczonych dotyczące zakazów i restrykcji otrzymywania podarunków i opłat za podróże przez członków Senatu Stanów Zjednoczonych oraz członków Izby Reprezentantów Stanów Zjednoczonych i ich pracowników. Jako organizację zatrudniającą lobbystów federalnych, firmę Goodyear obejmuje zakaz przekazywania jakichkolwiek podarunków na rzecz członków lub pracowników Kongresu, bez względu na wartość podarunku, jeżeli podarunek nie spełnia kryteriów jedynego wyjątku od zakazu dotyczącego podarunków. Zgodnie z Regułami, termin podarunek obejmuje wszelkie

6 gratyfikacje, przysługi, zniżki, rozrywki, gościnność, pożyczki, zaniechania lub inne korzyści mające wartość monetarną, a także usługi, szkolenia, transport, zakwaterowanie i wyżywienie świadczone w formie dostawy towaru, przez zakup biletu, płatności zaliczki lub zwrotu. Zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie, wszyscy pracownicy są zobowiązani przestrzegać reguł kongresowych dotyczących podarunków, bez względu na to czy są oni lobbystami. [Patrz Kodeks Etyki, Reguły Senatu i Izby Reprezentantów dotyczące podarunków i podróży na stronie poświęconej regulaminom firmy w serwisie internetowym Goodyear Online (GO)]. Zgodność Żadne nadużycie tej niniejszych zasad, FCPA lub jakichkolwiek innych przepisów antykorupcyjnych nie będzie tolerowane, nawet jeżeli przestępstwo nie zostanie udowodnione bądź osoba nie zostanie oskarżona na podstawie obowiązujących przepisów i nawet jeżeli dana płatność jest zgodna z obyczajami danego państwa Pracownicy i przedstawiciele łamiący niniejsze zasady podlegają działaniom dyscyplinarnym, włącznie z rozwiązaniem umowy o pracę. Zgłaszanie nadużyć Wszyscy pracownicy i agenci, konsultanci, przedstawiciele i dystrybutorzy podejrzewający łamanie zasad przeciwdziałania korupcji obowiązujących w firmie Goodyear powinni niezwłocznie skontaktować się z przełożonym lub z członkiem Działu Prawnego firmy Goodyear. Pracownicy mogą również zawiadomić Infolinię Rzetelności pod numerem lub adresem internetowym Przełożeni otrzymujący zgłoszenia o podejrzeniach łamania zasad przeciwdziałania korupcji obowiązujących w firmie Goodyear muszą niezwłocznie zgłosić takie podejrzenie Radcy Prawnemu Goodyear US. Firma zabrania jakichkolwiek form odwetu wobec osób w dobrzej wierze zgłaszających podejrzenie nadużycia.

7 Wykaz A Lista kontrolna szczególnej staranności dotycząca podróży przedstawicieli rządów zagranicznych INSTRUKCJE: Formularz musi zostać całkowicie wypełniony przed zatwierdzeniem opłacanych przez firmę wydatków na podróże dla przedstawicieli rządów zagranicznych oraz powiązanych kosztów. 1. Wypełnić Część A tego formularza. Część ta powinna zostać całkowicie wypełniona przez osobę odpowiedzialną za proponowaną podróż lub przez osobę przez nią wyznaczoną. 2. Złożyć formularz [derektorowi Jednostki Biznesowej] do przeglądu i zatwierdzenia zgodnie z opisem w Części B. 3. Po zatwierdzeniu przez [dyrektora Jednostki Biznesowej] wysłać formularz do Działu Prawnego do zatwierdzenia przez Zastępcę Generalnego Radcy Prawnego lub Generalnego Radcę Prawnego zgodnie z opisem w Części C. Część A (do wypełnienia przez wnioskodawcę lub osobę wyznaczoną) 1. Identyfikacja pracownika Goodyear, który zaproponował wydatek związany z podróżą. a. Nazwisko b. Stanowisko c. Państwo 2. Identyfikacja każdego zagranicznego urzędnika państwowego, którego podróże lub związane z nimi koszty mają zostać pokryte przez firmę, w całości lub w części. Nazwisko osoby Stanowisko Instytucja / Agencja 3. Podać całkowity proponowany budżet i wyjaśnić w poniższej tabeli wszystkie odrębne koszty, zawarte w całości. Opis oddzielnych kosztów Koszt Koszt (USD) CAŁKOWITY BUDŻET: 4. Załączyć kopię proponowanej trasy podróży lub wpisać ją w polu poniżej.

8 5. Jaki jest cel biznesowy podróży? Dlaczego firma powinna pokryć koszty tej podróży? Szczegółowo opisać. Dołączyć dodatkowe arkusze w ramach potrzeby. 6. Czy plan podróży obejmuje przystanki w miejscach, w których firma Goodyear nie posiada siedziby lub nie prowadzi jakiejkolwiek innej bieżącej działalności? Tak Nie Jeśli tak, wyjaśnić cel biznesowy zatrzymania się w takim miejscu. 7. Proszę określić standard podróży i zakwaterowania. Lotnicze: Klasa ekonomiczna Klasa biznes Hotel: Klasa biznes Inny Nie dotyczy Jeśli zaplanowana jest podróż lotnicza w klasie biznes, proszę wytłumaczyć, dlaczego jest to uzasadnione w tych okolicznościach. 8. Czy istnieją niezbędne kroki, które należy podjąć, aby podróż była zgodna z lokalnymi przepisami lub przepisami wewnętrznymi organizacji przedstawiciela rządu zagranicznego? Tak Nie Jeśli tak, proszę opisać i określić, czy wymagana zgoda została uzyskana. 9. Proszę potwierdzić następujące: a. Podróż nie jest przeznaczona jako zachęta do lub w zamian bądź jako nagroda za nienależną korzyść biznesową dla firmy Goodyear. b. Podróż nie ma przynieść osobistej korzyści przedstawicielowi rządu zagranicznego. c. Uczestnicy podróży zostali wybrani przez agencję rządową, a nie przez firmę Goodyear. d. Organizacja zatrudniająca uczestników wyjazdu została uprzednio pisemnie poinformowana o tym wyjeździe. e. Członkowie rodzin uczestników wyjazdu nie będą podróżować na koszt firmy Goodyear.

9 Podpis: Nazwisko: Data: Stanowisko : [WYSŁAĆ WYPEŁNIONY FORMULARZ PREZESOWI FIRMY] Część B (do wypełnienia przez Prezesa Jednostki Biznesowej (lub jego odpowiednik) Przejrzałem/-am powyższe informacje i w razie konieczności zebrałem/-am dodatkowe informacje. Na podstawie mojej recenzji prośba o dofinansowanie została ZATWIERDZONA ODRZUCONA Podpis Prezesa Jednostki Biznesowej: Data: Nazwisko: Stanowisko : [WYSŁAĆ WYPEŁNIONY FORMULARZ DO DZIAŁU PRAWNEGO] Część C (do wypełnienia przez Zastępcę Generalnego Radcy Prawnego lub Generalnego Radcę Prawnego) Przejrzałem/-am powyższe informacje i w razie potrzeby zebrałem/-am dodatkowe informacje. Na podstawie mojej recenzji prośba o wyjazd została ZATWIERDZONA ODRZUCONA Podpis Działu Prawnego: Data: Nazwisko: Stanowisko :